Manual de Actas

ACTAS de EELL
Gestión de Documentación de EELL para su remisión a la AGE
Manual de usuario
Manual: Manual de usuario
Versión: v.2.9
Fecha de revisión: 15.06.2017
Realizado por: Sist. Desarrollo.

Contenido
1 Control de versiones .................................................................................................... 3
2 Objetivo del documento. ............................................................................................. 5
3 Ámbito geográfico. ...................................................................................................... 5
4 Plazos. .......................................................................................................................... 5
5 Acceso al sistema. ........................................................................................................ 5
5.1 Requisitos previos. ................................................................................................... 5
5.1.1 Recomendaciones de navegador. ........................................................................ 6
5.1.2 Certificado digital ................................................................................................. 6
5.1.3 Autenticación en la aplicación. ............................................................................ 6
5.1.4 Autorización en la aplicación. .............................................................................. 6
5.2 Perfiles de usuarios y acciones. ............................................................................... 7
5.3 Perfiles de usuarios y tipos de usuarios autorizados. .............................................. 8
5.4 Solicitud de acceso. .................................................................................................. 8
5.5 Acceso al Sistema de Actas de EELL. ........................................................................ 9
5.6 Solicitud de baja. .................................................................................................... 11
6 Introducción de datos................................................................................................ 11
6.1 Cambio entre Unidades. ........................................................................................ 11
6.2 Inicio. ...................................................................................................................... 12
6.2.1 Sede. ................................................................................................................... 13
6.2.2 Documentos. ...................................................................................................... 13
6.2.2.1 Ver documentos: ............................................................................................ 14
ACTAS Gestión de Documentación de EELL para su remisión a la AGE

Manual de usuario v.2.9
1
6.2.2.1.1. Listado de documentos: .................................................................................. 15
Ver información: ............................................................................................................... 17
Editar/Registrar: ............................................................................................................... 20
Ver requerimientos pendientes: ...................................................................................... 23
Eliminar: ............................................................................................................................ 24
6.2.2.1.1.1 Estado: ........................................................................................................ 26
6.2.2.1.1.2. Carácter: .................................................................................................. 27
6.2.2.1.1.3. Tipo: ......................................................................................................... 27
6.2.2.1.1.4. Desde el día / hasta el día: ...................................................................... 28
6.2.2.1.2. Nuevo documento: ........................................................................................... 29
6.2.2.1.2.1. Creación del documento: ............................................................................. 29
6.2.2.1.2.2. Incorporación de los anexos y ficheros adjuntos: ................................... 32
6.2.2.1.2.3. Firmar y registrar ..................................................................................... 36
6.2.3 Requerimientos. ................................................................................................. 41
6.2.3.1 Listado de requerimientos. ............................................................................ 42
6.2.3.1.1 Responder requerimientos. ............................................................................ 43
6.2.3.1.2 Ver requerimientos. ....................................................................................... 47
6.2.3. Soporte. .............................................................................................................. 50
6.2.3.2. Enviar una consulta. ....................................................................................... 50
6.2.3.3. Seguir una consulta. ....................................................................................... 53
6.2.4. Salir. .................................................................................................................... 54

2
1 Control de versiones
Versión Autor Fecha Cambios
0.1 VRI 07/09/2016 Formateado y actualización de documento.
0.2 VRI 26/09/2016 Actualización de documento.
0.3 VRI-JCM 10/10/2016 Actualización de documento.
0.4 VRI 11/10/2016 Actualización de documento.
0.5 JCM 24/10/2016 Revisión general.
0.6 VRI 03/11/2016 Incorporación de información.
0.7 VRI 08/11/2016 Revisión general del documento y modificación de
términos.
0.8 VRI-JCM 14/11/2016 Revisión y actualización general del documento.
1.0 VRI 22/11/2016 Actualización general del documento.
1.7 JCM 30/11/2016 Versión final.
1.8 JCM 30/11/2016 Corrección de errata en ámbito geográfico.
1.9 VRI 02/12/2016 Incorporación de información relativa al apartado:
Incorporación de los anexos y ficheros adjuntos.
2.0 JCM 05/12/2016 Errata en redacción. Reordenamiento.
2.1 VRI 07/12/2016 Actualización de información en apartado:
Incorporación de los anexos y ficheros adjuntos.
2.2 JCM 14/12/2016 Errata: Información repetida.
2.3 VRI 11/01/2017 Corrección de información repetida y actualización
general del documento.
2.4 VRI 20/01/2017 Arreglo del formato de distribución de las imágenes en el
documento.
3
2.5 VRI 03/02/2017 Actualización de información en el apartado: Nuevo
documento y arreglo del formato de distribución de
imágenes en el documento.
2.6 VRI 28/02/2017 Revisión general y arreglo de las imágenes de todo el
documento.
2.7 VRI 14/03/2017 Actualización del apartado: Perfiles de usuarios y tipos
de usuarios autorizados: Incorporación del perfil
“Secretario (Ayuntamiento)”.
2.8 VRI 06/04/2017 Revisión y actualización general del documento y arreglo
de los apartados: Incorporación de los anexos y ficheros
adjuntos y Creación de documentos.
2.9 JCM 15/06/2017 Versión entregable.

4
2 Objetivo del documento.
El Sistema de Gestión de Documentación de EELL para su remisión a la AGE (Sistema de
Actas de EELL) facilita la recopilación de documentos (actas, decretos, inventarios,
resoluciones, entre otros) que se realizan en las distintas Administraciones Públicas.
Este documento constituye una guía de ayuda para el uso general del Sistema de Actas de
EELL.
3 Ámbito geográfico.
El Sistema de Actas de EELL tiene como ámbito geográfico todo el territorio español
incluyendo una única gran diferencia para todas las provincias de la Comunidad de
Asturias y para la Comunidad Autónoma Uniprovincial, Comunidad Autónoma de la
Región de Murcia, que consiste en permitir el envío de una copia de los documentos
registrados a su respectiva comunidad.
4 Plazos.
El Sistema de Actas de EELL no tiene plazos establecidos para su uso y carga de
información, su uso es continuado y depende de la demanda de cada entidad.
5 Acceso al sistema.
5.1 Requisitos previos.
Para un correcto funcionamiento es necesario cumplir con los siguientes requisitos

previos:

5
5.1.1 Recomendaciones de navegador.
Los navegadores y versiones soportados por el Sistema de Actas de EELL son:
• Mozilla Firefox, superior a versión 26.0 (recomendado)

• Google Chrome, superior a la versión 48.0
• Microsoft Internet Explorer
5.1.2 Certificado digital
Para el proceso de autenticación es necesario contar con un certificado digital válido.
Para obtener un certificado digital puede consultar la información disponible en la url:

https://www.sede.fnmt.gob.es/certificados/
5.1.3 Autenticación en la aplicación.
El Sistema de Actas de EELL utiliza Cl@ve como sistema de autenticación de usuarios.

Para poder autenticarse es necesario estar dado de alta previamente en Cl@ve con el
certificado digital:
http://clave.gob.es
5.1.4 Autorización en la aplicación.
Para acceder a la aplicación es necesario contar con autorización en el Sistema de Actas

de EELL dentro del Portal de Entidades Locales. La autorización puede venir dada por:
• Contar con un cargo en la entidad que permite el uso del Sistema de Actas de
EELL.
• Contar con permiso de usuario de aplicación del Sistema de Actas de EELL.

6
Importante
Para conocer los cargos autorizados y los usuarios de aplicación del

Sistema de Actas de EELL consulte el apartado Perfiles de usuarios y
Tipos de usuarios autorizados.
5.2 Perfiles de usuarios y acciones.
En el Sistema de Actas de EELL se define el siguiente perfil de usuarios:

• Gestor de documentos.
Las acciones permitidas son las siguientes:

Perfil Gestor de
Acciones documentos
Crear documentos. ✓
Consultar documentos. ✓
Modificar documentos. ✓
Subir documentos. ✓
Descargar documentos. ✓
Aclarar o ampliar información. ✓
Firmar documento. ✓
Cancelar firma. ✓
Descargar justificantes. ✓
Guardar. ✓

7
5.3 Perfiles de usuarios y tipos de usuarios autorizados.
En el Sistema de Actas de EELL se autoriza el acceso asignándole el perfil de Gestor de

Documentos a los siguientes cargos:
Perfil Gestor de
Cargo/Usuario documentos
Alcalde (Ayuntamientos). ✓
Entidad ✓
Gestor de actas / Usuario de aplicaciones de GA ✓
Gestor Designado (Ayuntamientos). ✓

Secretario (Ayuntamiento) ✓
Secretario Accidental (Ayuntamientos). ✓
Secretario con habilitación estatal ✓
(Ayuntamientos).
Secretario de Diputación, Cabildo o Consejos ✓
Insulares.
Secretario Interino (Ayuntamientos). ✓
Secretario Interventor / Tesorero Estatal ✓
(Ayuntamientos).
5.4 Solicitud de acceso.
Si usted pertenece a una entidad y no tiene acceso al Portal, podrá solicitar el alta
pulsando el enlace Solicitar alta en el portal, ubicado en la sección Área de Usuario del
lateral derecho del Portal. (Para mayor información consultar el manual de usuario del
Portal de EELL).
La petición será atendida a la brevedad posible y se le comunicará vía email el resultado

de su solicitud.

8
5.5 Acceso al Sistema de Actas de EELL.
La url de acceso al Sistema de Actas de EELL es la siguiente:

https://ssweb.seap.minhap.es/actaseell/
Sin embargo, es necesario estar autenticado previamente, proceso que dependiendo del
organismo al que pertenece debe realizar de la siguiente manera:
Como entidad local ell acceso al Sistema de Actas de EELL debe realizarlo a través del
Portal de EELL,, ubicado en la siguiente url:
https://ssweb.seap.minhap.es/portalEELL/

9
Importante
Consulte el Manual de Usuario del Portal de EELL donde se detallan

los pasos a seguir para el acceso al mismo.
Una vez autenticado en ell portal,

p en la sección Aplicaciones pulse sobre el enlace Gestión
de Documentación de EELL para su remisión a la AGE.
AGE

10
Si el acceso ha sido correcto se mostrará la pantalla de inicio.
5.6 Solicitud de baja.
En el caso de que desee solicitar la baja del Sistema de Actas de EELL puede realizar una
petición mediante el formulario descrito en el apartado Enviar una consulta,
consulta tipo de
consulta Problemas con la aplicación y realizar un comentario indicando
ando que desea ser
dado de baja.
6 Introducción de datos.
6.1 Cambio entre Unidades.

Unidades
Es posible que un usuario pueda ser Gestor de documentos de varias eentidades. Para
cambiar entre las distintas unidades, una vez dentro del
de Listado de documentos del
Sistema de Actas EELL, dispone
dispon de un desplegable de unidades el cual se expande al
situar el cursor encima de la unidad actualmente seleccionada.

11
6.2 Inicio.
La pantalla de inicio dispone de un menú principal con las siguientes opciones:

12
Menú Descripción
Sede Acceso al Portal de Sede Electrónica.
Documentos Nuevo documento: permite el registro de la información de un
nuevo tipo de documento.
Ver documentos: permite ver la lista de documentos registrados o
en proceso de edición.
Requerimientos Ver requerimientos: permite ver los requerimientos enviados por
la Subdelegación de Gobierno o la Comunidad Autónoma.
Soporte Formulario para crear o seguir una incidencia.
Salir Permite salir del portal.
6.2.1 Sede.
Al pulsar sobre la opción del menú Sede será redirigido a la Sede electrónica (Acceda).
Nota
El acceso a Acceda está ubicado en el menú principal de la aplicación del
Sistema de Actas de EELL, de manera que los usuarios puedan ingresar de
forma rápida de ser necesario.
6.2.2 Documentos.
Página de inicio por defecto del Sistema de Actas de EELL. Un documento es un

instrumento que sirve para registrar el acta, decreto, planilla, registro, entre otros, de
una reunión. En el documento se deja constancia de los temas tratados y los acuerdos a
los que se han llegado en una sesión.

13
Para ingresar por primera vez a Documentos seleccione
eleccione en el desplegable la entidad con
la que desea usar el Sistema de Actas de EELL y pulse el botón Entrar.
6.2.2.1 Ver documentos:
Contiene información sobre los distintos tipos de documentos del Sistema de Actas de
EELL.

14
6.2.2.1.1. Listado de documentos:
documento
Permite ver el Listado

istado de documentos.
documento
El listado de documentos contiene

c las siguientes columnas:
Columna Descripción
Descripción Descripción del documento.
Tipo de acta Tipo de contenido del documento

registrado.
Carácter Carácter de la sesión.
Fecha Fecha de sesión en la que se elaboró el

documento.
Estado Estado en el que se encuentra el documento.

15
Archivada Informa si está archivado o no el
documento.
Indica si al realizar la edición del documento

se agregó algún comentario u observación
por parte de la Subdelegación de Gobierno
o la Comunidad Autónoma.
Indica si el documento ha sido corregido por

la Subdelegación de Gobierno a la que fue
enviado.
CCAA Indica si el documento ha sido enviado con

copia a su CCAA.
Acciones
Ver información.
Editar/Registrar
Ver requerimientos pendientes
Eliminar
Importante
Una de las columnas del listado de documentos corresponde a las Acciones (esta
columna no está identificada con nombre).

16
Ver información: Permite ver la información de los documentos ya registrados
(datos del documento, ficheros adjuntos que pueden ser descargados y justificante de
registro).
Nota
La opción Ver información se encuentra disponible únicamente una vez
que los documentos han sido registrados y/o archivados.
Una vez abierto el documento puede descargar el justificante pulsando

ulsando en el botón
Descargar justificante de registro.
registro

17
Seguidamente en la ventana emergente pulse Aceptar.

18
Seguidamente see descargará
descarg el justificante de registro, similar al que se muestra a
continuación:

19
Editar/Registrar: Permite editar y/o registrar el documento que aún no ha sido
registrado.
Nota
La opción Editar/Registrar se encuentra disponible únicamente cuando los
documentos no han sido registrados y/o archivados.
Se abrirá la pantalla Datos del documento donde podrá editar las opciones que se
requieran,
n, así como también rellenar y registrar la información que aún no haya sido
completada (Ver apartado Nuevo Documento).

20
21
Seguidamente pulsar el botón Guardar cambios.

22
Ver requerimientos pendientes: Permite ver los requerimientos pendientes por
responder que han sido enviados por la Subdelegación de Gobierno.
Nota
La opción Ver requerimientos pendientes se encuentra disponible
únicamente si la Subdelegación de Gobierno ha enviado algún
requerimiento.
Para consultar y responder requerimientos consulte el apartado Requerimientos.

Requerimientos

23
Eliminar: Permite eliminar un documento que aún esté en proceso de edición y no
haya sido registrada y/o archivada.
archivada
Nota
La opción Eliminar está disponible únicamente si el documento aún está
siendo editado y no ha sido registrado ni archivado.
Si se ha eliminado el documento correctamente el sistema le confirmará con el siguiente

mensaje: El documento se ha guardado
guarda correctamente.

24
El listado de documentos presenta un paginador. Por defecto se pueden visualizar diez
(10) resultados. Si desea cambiar esta configuración a un número mayor podrá configurar
la cantidad de documentos a mostrar en 5, 10, 25 o 50. Además,, si hay más de una
página, esta opción también permite ir de una página del listado a otra de forma rápida y
automática.
Para hacer una búsqueda más detalla

detallada de los documentos se dispone de un filtro con las
siguientes opciones para facilitar su búsqueda:

25
6.2.2.1.1.1 Estado: Permite filtrar los documentos por el
el estado en el que se encuentran.
Los estados en los que puede estar un documento, son los siguientes:
Estado Descripción
Archivada Se finalizó la edición y tramitación del documento.
documento
Editándose Documento en edición de la información contenida.
Impugnada Documento revisado e impugnado por la Subdelegación de
Gobierno.
Registrada Documento registrado correctamente por parte de la
Subdelegación de Gobierno.
Requerida La Subdelegación de Gobierno ha solicitado ampliación de
información del documento.
Requerida_CCAA La Comunidad Autónoma ha solicitado ampliación de
información del documento.
Req_Anulación Se ha solicitado la anulación del documento por parte de la
Subdelegación de Gobierno o por parte de la Comunidad
Autónoma.
Revisada Documento revisado.

26
6.2.2.1.1.2. Carácter: Permite filtrar los documentos de acuerdo al carácter de la
sesión.
Carácter Descripción
Extraordinaria Son aquellas sesiones convocadas cualquier día por
iniciativa de algún alto cargo o por petición de integrantes
de la institución.
Extraordinaria Son aquellas sesiones que se realizan para tratar casos
urgente urgentes o especiales.
No aplica La sesión no posee un carácter específico.
Ordinaria Son aquellas sesiones que se realizan regularmente y en
fechas convenidas.
6.2.2.1.1.3. Tipo: Permite filtrar el tipo de información que contiene el documento.
Tipo Descripción
Junta de Gobierno /Consejo Documentos emitidos de acuerdo a las sesiones hechas
de Administración en Junta de Gobierno/Consejo de Administración
(Presidente, diputados)
Decreto Documentos en la que se aprueba una decisión de
27
carácter general.
Inventario Documento en la que se lista una serie de bienes.
Junta Municipal de Distrito Documentos elaborados por la Junta de distrito de un
determinado barrio de una ciudad.
Liquidaciones Documentos de liquidaciones de contratos, productos,
servicios…
Otros Cualquier otro tipo de documento no denominado
denominad en
esta tipificación.
Plantilla Documentos que contienen información de la plantilla
de personal y sus modificaciones.
Pleno/ Asamblea General Documentos que corresponden a las de un pleno o
asamblea general, realizada regularmente por un
organismo o institución.
Presupuesto General Documentos de los presupuestos generales de las EELL.
Resolución Documentos de las resoluciones,, cualquiera sea su tipo
(judiciales, penales, procesales...).
6.2.2.1.1.4. Desde el día / hasta el día: Permite filtrar los documentos

ocumentos por un rango de
fechas (ambas fechas inclusive). Para introducir los días pulse el ícono de
calendario y seleccione las fechas correspondientes.

28
Una vez introducidos los datos para buscar el documento que desea pulse sobre el botón
Filtrar.
Para reiniciar el filtro pulse sobre el ícono de papelera ubicado al lado del botón Filtrar.
6.2.2.1.2. Nuevo documento:

documento
Permite crear un Nuevo Documento. El proceso de creación de un documento se realiza

en tres partes:
6.2.2.1.2.1. Creación del documento:

Para crear un documento introduzca los detalles del documento:
Datos de un nuevo documento Descripción
Descripción Descripción del nuevo documento.
Carácter de la sesión Carácter de la sesión del nuevo documento (Ver
apartado Carácter).
Tipo de documento Tipo de información del nuevo documento (Ver
apartado Tipo).
Fecha de sesión Fecha en la que se realizó la sesión.
sesión Puede ser
tanto de la fecha en que se crea el nuevo
29
documento o de otra fecha.
E-mail de aviso Correo/s electrónico/ss donde se notificará
acerca de la creación del documento,
requerimientos, cuando son modificados los
estados y cualquier acción ejercida sobre el
documento.
Comentarios Casilla en la que puede agregar algún
comentario u observación acerca del nuevo
documento que se va a crear.
Casilla enviar copia a la CCAA Opción disponible para enviar copias
únicamente a las Comunidades de Asturias y
Murcia.
Una vez introducidos los datos pulse el botón Dar de alta.

30
Importante
Técnicamente puede ingresar, en una misma ficha de nuevo

documento, datos de eventos con sesiones de fechas diferentes. Sin
embargo, se recomienda realizar los registros de eventos y/o
sesiones por separado, es decir, un registro nuevo por cada sesión o
documento a registrar (Ej: El decreto del 10 de mayo, sesión
extraordinaria del 19 de mayo, resolución del 10 de mayo, etc…)
aunque se vayan a archivar un mismo día para evitar que las
delegaciones y subdelegaciones rechacen, por forma, el registro de
un documento.
Importante
Si desea enviar el email de aviso a varias direcciones de correo

electrónico las direcciones deben ir separadas por comas.
Importante
La Comunidad de Asturias y la Comunidad de Murcia son las únicas
que tienen disponible la opción de Enviar copia a la CCAA.

31
Una vez dado de alta el documento
ocumento el sistema le confirmará con el siguiente m
mensaje: El
documento se ha guardado correctamente.
6.2.2.1.2.2. Incorporación de los anexos y ficheros adjuntos:

adjuntos
Como segundo paso, en
n la misma pantalla pero con el formulario ampliado,
ampliado aparecerá
también la opción de Asociar archivos al documento
documento.. Para ello debe cumplir con los
siguientes pasos:
En la ampliación del formulario an
anexe los archivos que soportan el documento. Para
P ello y
con cada archivo de soporte, seleccione el tipo de documento, indique la descripción,
coloque las observaciones,
observaciones adjunte el archivo correspondiente y pulse finalmente el
botón Guardar archivo.

32
Los archivos a adjuntar pueden estar en los siguientes formatos:
Tipos Textos Imágenes/gráficos Presentaciones Hojas Otros
de
cálculo
Extensiones .docx .jpg .odp .xlsx .xml
.pdf .jpeg .pptx .ods .xsig
.txt .png
.rtf .tiff
.svg
.odg
Si adjunta un archivo que contenga una extensión diferente a las que aparecen en la tabla
anterior el sistema el arrojará el siguiente mensaje: Problemas con el servicio Rgeco:
Error en la petición al Rgeco: anexo: error anexo inválido. El documento adjuntado ha de
ser de tipo: .jpg, .jpeg, .odt, .odp, .ods, .odg, .docx, .xlsx, .pptx, .pdf, .png, .rtf, .svg, .tiff,
.txt, .xml o .xsig

33
Importante
El tamaño individual de los ficheros adjuntos al documento no puede superar en su tamaño los
4MB. Si lo supera el Sistema le arrojará el siguiente mensaje: El error al subir el fichero. Compruebe
C
que su tamaño no excede los 4MB.
Importante
El tamaño total de todos los ficheros adjuntos al documento no puede superar en su tamaño los
30MB. Si lo supera el Sistema le arrojará el siguiente mensaje: El tamaño total del acta no puede
superar los 30MB.
Como confirmación el sistema mostrará una ventana emergente indicando: El archivo se

ha adjuntado correctamente;
correctamente seguidamente pulse el botón Aceptar.

34
Para descargar un documento adjunto pulse sobre el botón Descargar.
Si desea eliminar un documento adjunto pulse sobre el botón Eliminar.

Eliminar

35
Como confirmación el sistema mostrará una ventana emergente indicando: El archivo se
ha eliminado con éxito; seguidamente pulse el botón Aceptar.
6.2.2.1.2.3. Firmar y registrar:

registrar
Como tercer y último paso se encuentra la firma y registro del
el documento.
documento
Sii desea realizar algún cambio en el documento, permitiéndole seguir con su edición antes
de firmarlo, pulse el botón Guardar cambios.

36
Al guardar los cambios el sistema le confirmará con el siguiente m
mensaje:
ensaje: El documento se
ha guardado correctamente.
correctamente
Si está de acuerdo con la información del documento marque la casilla: Declaro que los
documentos aportados corresponden con los originales firmados por los responsables
pertinentes en el Acta/Pleno/Comisión, los cuales se encuentran
encuentran a su disposición en
e la
propia Entidad Local.

37
A continuación pulse el botón Firma en servidor.
En la siguiente pantalla es necesario que confirme la siguiente información: Confirmo que

la información anterior es correcta y la aceptación del proceso de identificación en
Cl@ve para realizar la remisión efectiva. Si no está de acuerdo pulse el botón Cancelar.

38
En caso contrario marque la casilla: Confirmo que la información anterior es correcta y la
aceptación del proceso de identificación en Cl@ve para realizar la remisión efectiva
efectiva. Y
pulse el botón Firmar y REGISTRAR.
Al finalizar el registro del documento el sistema le confirmará con el siguiente mensaje:

m El
documento se ha registrado correctamente. Si lo desea puede descargar el PDF. Para
descargar el justificante pulse el botón Descargar.

39
Adicionalmente puede descargar
descar el justificante a través del botón Descargar justificante
de registro.

40
Si desea descargar los ficheros
fichero adjuntos al documento pulse el botón Descargar.
Descargar
6.2.3 Requerimientos.
En el menú principal pulse

se sobre la opción Requerimientos.

41
6.2.3.1 Listado de requerimientos.
Permite Ver requerimientos solicitados por la Subdelegación de Gobierno o la

Comunidad Autónoma.
El listado de requerimientos contiene las siguientes columnas:

Columna Descripción
Acta Nombre o descripción del documento.
Tipo de acta Tipo de contenido del documento registrado.
Carácter Carácter de la sesión.
Fecha de requerimiento Permite ver la fecha en que se realizó un

requerimiento a un documento.
Fecha de respuesta Permite ver la fecha en que se dio respuesta al

requerimiento hecho a un documento.
Estado Estado en el que se encuentra el requerimiento

realizado a un documento:
Abierto: Aún no se ha dado respuesta al

requerimiento.
Cerrado: Ya se emitió respuesta al requerimiento

solicitado.
En espera de ser firmado: En espera de ser firmado

el documento por la Subdelegación de Gobierno.
CCAA Indica si el documento ha sido enviado con copia a su

CCAA.
Acciones Responder: El documento tiene requerimientos

pendientes y debe ser respondido.
Ver: Puede ver el documento completo, ya que tiene

el estado cerrado y ya no tiene requerimientos
pendientes.

42
Importante
Una de las columnas del listado de documentos corresponde a las Acciones (esta
columna no está identificada con nombre).
6.2.3.1.1 Responder requerimientos.

requerimientos
Para responder un requerimiento de la lista pulse el botón Responder de la columna de
acciones.

43
En el campo Descripción se presenta la información del
el requerimiento solicitado por la
Subdelegación de Gobierno o CCAA. En el campo Respuesta escriba la contestación al
requerimiento. Para adjuntar un aarchivo pulse el botón Examinar y adjunte el documento.

44
Para regresar al documento pulse sobre el botón Volver al acta.
Para registrar y enviar la respuesta pulse sobre el botón Firmar en servidor.

45
A continuación es necesario que verifique la información y confirme si está de acuerdo
marque la casilla: Confirmo que la información anterior es correcta y la aceptación del
proceso de identificación de Cl@ve para la
la realizar la remisión efectiva.
efectiva
Si existiera algún error o no está de acuerdo con la confirmación pulse el botón Cancelar.
Si los datos son correctos y está de acuerdo con la confirmación, marque la casilla:
Confirmo que la información anterior es correcta y la aceptación del proceso de
identificación de Cl@ve para lla realizar la remisión efectiva. Para terminar con el proceso
pulse sobre el botón Firmar y REGISTRAR.

46
6.2.3.1.2 Ver requerimientos.
requerimientos
Para ver el requerimiento así como también la respuesta que se dio al mismo pulse sobre
el botón Ver. Esta opción sólo está visible una vez se haya dado respuesta al
requerimiento.
Para descargar el archivo de la respuesta pulse sobre el botón Descargar archivo

respuesta.

47
Para descargar el comprobante de registro pulse sobre el botón Descargar comprobante
de registro.
Para regresar al documento pulse sobre el botón Volver al acta.

48
Para filtrar los requerimientos puede realizarlo por los siguientes parámetros
parámetros:
Tipo de filtro Descripción
Respondido antes del día Permite filtrar los requerimientos que han sido
respondidos antes de la fecha señalada.
Respondido después del día Permite filtrar los requerimientos que han sido
respondidos después de la fecha señalada.
Enviado antes del día Permite filtrar los requerimientos enviados por la
Subdelegación de Gobierno o la CCAA antes del día
señalado.
Enviado después del día Permite filtrar los requerimientos enviados por la
Subdelegación de Gobierno o la CCAA después del día
señalado.
Descripción del acta Descripción que identifica un documento.
Estados de los • Abierto: Aún no se ha dado respuesta al
requerimientos requerimiento.
• Cerrado: Ya se emitió respuesta al requerimiento
solicitado.
• En espera de ser firmado: Pendiente de ser
firmado el documento a por la Subdelegación de
Gobierno.
Acciones de los • Ver: Puede ver el documento completo, ya que
requerimientos tiene el estado cerrado y ya no tiene
requerimientos pendientes.
• Responder: El documento tiene requerimientos
requerimiento
pendientes y debe ser respondido.
Para realizar la búsqueda pulse el botón Filtrar.

49
Si desea borrar los datos del filtro pulse sobre el ícono de la papelera.
6.2.3. Soporte.
Permite acceder al formulario de Soporte del sistema. Si desea solucionar algún problema
o realizar consulta pulse sobre la opción del menú principal Soporte.
6.2.3.2. Enviar una consulta.
En el caso de algún problema, error, consulta o sugerencia sobre la aplicación de

del Sistema
de Actas de EELL,, puede enviar una consulta a través de laa opción del menú principal
Soporte.

50
Para enviar una consulta rellene todos los datos del formulario: Unidad DIR3, Nombre,
Primer apellido, Segundo apellido, NIF, etc, seleccionando con la mayor precisión el Tipo
de consulta que presenta, lo que ayudará a brindarle una respuesta más rápida y
acertada.
Tipo de consulta
Problemas con la aplicación Para problemas relacionadas con la aplicación y forma de usar
la misma.
Problemas con la firma Para problemas relacionadas con la firma de los documentos.
Una vez completado el formulario, incluyendo el código de la imagen, pulse el botón

Enviar.

51
Como confirmación se presentará la información relativa a los datos de la incidencia que
ha generado, los cuales también son enviados al correo electrónico
electróni facilitado en el
formulario.
Importante
Estos datos serán necesarios para poder realizar seguimientos de
su consulta.

52
6.2.3.3. Seguir una consulta.
Si desea realizar seguimiento a su consulta pulse la opción Seguir una consulta

consulta.
Introduzca los datos relativos a su correo electrónico, identificador de consulta o

incidencia y número de seguimiento,
seguimiento finalmente pulse el botón Enviar.
Como respuesta se presentará una pantalla con el estado de la incidencia, en la que puede
realizar alguna consulta al tramitador escribiendo su petición en el recuadro Enviar un
mensaje al tramitador y pulsando en el botón Enviar.

53
Importante
La creación de más incidencias no acelerará el tiempo de respuesta ni la
resolución del problema que pueda estar presentando. Al contrario, afecta el
desempeño de los equipos resolutores.
Por favor no reporte más de una vez el mismo problema.
6.2.4. Salir.
Permite salir del sistema.

54
Es importante señalar que salir de manera correcta del Sistema de Actas de EELL
mantiene la confidencialidad de la información suministrada en los cuestionarios.
Asimismo, una vez haya salido correctamente del Sistema de Actas de EELL,
EELL es
recomendable también, si no va a cambiar de aplicación, que finalice la sesión del Portal
de Entidades Locales pulsando la opción Cerrar sesión.

55

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ACTAS de EELL

Gestión de Documentación de EELL para su remisión a la AGE

Manual: Manual de usuario

Fecha de revisión: 15.06.2017

Realizado por: Sist. Desarrollo.

1 Control de versiones .................................................................................................... 3

2 Objetivo del documento. ............................................................................................. 5

3 Ámbito geográfico. ...................................................................................................... 5

5 Acceso al sistema. ........................................................................................................ 5

5.1 Requisitos previos. ................................................................................................... 5

5.1.1 Recomendaciones de navegador. ........................................................................ 6

5.1.2 Certificado digital ................................................................................................. 6

5.1.3 Autenticación en la aplicación. ............................................................................ 6

5.1.4 Autorización en la aplicación. .............................................................................. 6

5.2 Perfiles de usuarios y acciones. ............................................................................... 7

5.3 Perfiles de usuarios y tipos de usuarios autorizados. .............................................. 8

5.4 Solicitud de acceso. .................................................................................................. 8

5.5 Acceso al Sistema de Actas de EELL. ........................................................................ 9

5.6 Solicitud de baja. .................................................................................................... 11

6.1 Cambio entre Unidades. ........................................................................................ 11

6.2 Inicio. ...................................................................................................................... 12

6.2.1 Sede. ................................................................................................................... 13

6.2.2 Documentos. ...................................................................................................... 13

6.2.2.1 Ver documentos: ............................................................................................ 14

ACTAS Gestión de Documentación de EELL para su remisión a la AGE

Ver información: ............................................................................................................... 17

Ver requerimientos pendientes: ...................................................................................... 23

6.2.2.1.1.1 Estado: ........................................................................................................ 26

6.2.2.1.1.2. Carácter: .................................................................................................. 27

6.2.2.1.1.3. Tipo: ......................................................................................................... 27

6.2.2.1.1.4. Desde el día / hasta el día: ...................................................................... 28

6.2.2.1.2. Nuevo documento: ........................................................................................... 29

6.2.2.1.2.1. Creación del documento: ............................................................................. 29

6.2.2.1.2.2. Incorporación de los anexos y ficheros adjuntos: ................................... 32

6.2.2.1.2.3. Firmar y registrar ..................................................................................... 36

6.2.3 Requerimientos. ................................................................................................. 41

6.2.3.1 Listado de requerimientos. ............................................................................ 42

6.2.3.1.1 Responder requerimientos. ............................................................................ 43

6.2.3.1.2 Ver requerimientos. ....................................................................................... 47

6.2.3. Soporte. .............................................................................................................. 50

6.2.3.2. Enviar una consulta. ....................................................................................... 50

6.2.3.3. Seguir una consulta. ....................................................................................... 53

6.2.4. Salir. .................................................................................................................... 54

ACTAS Gestión de Documentación de EELL para su remisión a la AGE

ACTAS Gestión de Documentación de EELL para su remisión a la AGE

5.1 Requisitos previos.

Para un correcto funcionamiento es necesario cumplir con los siguientes requisitos

ACTAS Gestión de Documentación de EELL para su remisión a la AGE

Los navegadores y versiones soportados por el Sistema de Actas de EELL son:

• Mozilla Firefox, superior a versión 26.0 (recomendado)

5.1.2 Certificado digital

Para el proceso de autenticación es necesario contar con un certificado digital válido.

Para obtener un certificado digital puede consultar la información disponible en la url:

5.1.3 Autenticación en la aplicación.

El Sistema de Actas de EELL utiliza Cl@ve como sistema de autenticación de usuarios.

5.1.4 Autorización en la aplicación.

Para acceder a la aplicación es necesario contar con autorización en el Sistema de Actas

• Contar con permiso de usuario de aplicación del Sistema de Actas de EELL.

ACTAS Gestión de Documentación de EELL para su remisión a la AGE

Para conocer los cargos autorizados y los usuarios de aplicación del

5.2 Perfiles de usuarios y acciones.

En el Sistema de Actas de EELL se define el siguiente perfil de usuarios:

Las acciones permitidas son las siguientes: