EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN

I. CONCEPTO

De acuerdo al Artículo 7° de la Ley de Contrataciones del Estado, El Expediente de Contratación

se inicia con el requerimiento del área usuaria. Dicho Expediente debe contener la información
referida a las características técnicas de lo que se va a contratar, el estudio de las posibilidades que
ofrece el mercado, el valor referencial, la disponibilidad presupuestal, el tipo de proceso de
selección, la modalidad de selección, el sistema de contratación, la modalidad de contratación a
utilizarse y la fórmula de reajuste de ser el caso.

II. FINALIDAD E IMPORTANCIA

La finalidad de la formulación del Expediente de Contratación es contar con la base técnica y

económica que permita a la Entidad obtener una oferta idónea, con la calidad requerida o mejorada
y a un costo o precio adecuado, en el momento oportuno.

A su vez, la debida formulación del Expediente de Contratación nos permitirá:

 Cumplir las metas y objetivos de la Entidad, según lo establecido en sus planes estratégicos
y operativos.
 Aplicar los principios de eficacia, eficiencia y celeridad.
 Contar con un abastecimiento oportuno para la satisfacción de las necesidades.
 Maximizar el valor del dinero.

Por tanto, el éxito de la contratación dependerá de una adecuada Formulación del Expediente de
Contratación; tanto de una debida definición de las características técnicas y demás requerimientos
mínimos, como de un apropiado cálculo del valor referencial.

III. BASE LEGAL

 Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado, en adelante la Ley.
 Decreto Supremo N° 350-2015-EF, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, en
adelante el Reglamento.
 Directivas del OSCE.
 Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y de Acceso a la Información Pública.
 Decreto Supremo Nº 008-2008-TR, Reglamento de la Ley MYPE.
 Decreto Supremo N° 304-2012-EF, TUO de la Ley General del Sistema Nacional del

Expedientes de Contratación 1
 Presupuesto.
 Decreto Supremo Nº 013-2013-PRODUCE - Texto Único Ordenado de la Ley de Impulso al
Desarrollo Productivo y al Crecimiento Empresarial.
 Decreto Supremo N° 006-2017-JUS, TUO de la Ley N° 27444 – Ley del Procedimiento
Administrativo General.
 Código Civil.

IV. PRIMERA FASE DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL: FASE DE PROGRAMACIÓN Y ACTOS

PREPARATORIOS
5.1. SUB FASE DE PROGRAMACIÓN

Los instrumentos de gestión estratégica de las Entidades, tales como el PESEM (Plan Estratégico
Sectorial Multianual), PEI, POI, y PIA (entre otros como PLADES, PDC) se interrelacionan con el
PAC que es el instrumento de gestión logística que sirve para programar, difundir y evaluar la
atención de las necesidades de bienes, servicios y obras que una entidad requiere para el
cumplimiento de sus fines, cuyos procesos de selección se encuentran financiados y serán
convocados durante el año fiscal.

PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES

5.2. SUB FASE DE ACTOS PREPARATORIOS

Durante esta sub fase se elabora el expediente de contratación y se desarrollan una serie de pasos
que tienen por objeto alcanzar el objetivo de llevar adelante la contratación de bienes, servicios y
obras en los mejores términos de calidad y precio.

EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

Comprende todas aquellas actuaciones que debe realizar una Entidad, teniendo por finalidad la
definición de la necesidad, la determinación del costo de satisfacción, la verificación de existencia
de recursos, entre otros aspectos. En esta sub fase se encuentran comprendidas las siguientes
actividades:

1. Inicia con el Requerimiento del Área Usuaria, el mismo que llegará acompañado de las
características técnicas mínimas de los bienes, servicios u obras.
2. Una vez recibido el requerimiento, el OEC de la Entidad procederá a elaborar el Estudio de
Posibilidades que ofrece el Mercado, donde entre otros puntos, se determinará el valor

Expedientes de Contratación 2
 referencial del proceso de selección.
3. Posteriormente, deberá solicitarse la Disponibilidad Presupuestal al área correspondiente
de la Entidad.
4. Contando con el presupuesto para la contratación, la Entidad deberá incluir el proceso de
selección en su Programa Anual de Contrataciones, siempre que el proceso no hubiera
estado programado originalmente.
5. Acto seguido, la Entidad deberá Aprobar El Expediente de Contratación y designar al
Comité Especial u OEC para la elaboración de las bases y realización del proceso de
selección.
6. Finalmente el Comité Especial deberá instalarse, Elaborar las Bases (Reglas) del
Proceso de Selección, Solicitar su Aprobación y una vez Aprobadas las Bases,
convocar el proceso a través del Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado
(SEACE).

Expedientes de Contratación 3
V. SEGUNDA FASE DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL: FASE DE PROCESO DE SELECCIÓN

Comprende todas las acciones que desde la convocatoria del proceso de contratación hasta la
suscripción del contrato.

Cabe precisar que estas actuaciones están a cargo del Órgano Encargado de las Contrataciones de
la Entidad o de un Comité Especial, esto dependerá de la cuantía del valor referencial del proceso
de selección, así como la respectiva designación que efectúe internamente la Entidad.

5.1. CONVOCATORIA

Se realiza a través de su publicación en el SEACE de conformidad con lo señalado en el Artículo 33

del Reglamento, en la fecha señalada en el calendario del procedimiento de selección, debiendo
adjuntar las bases y resumen ejecutivo.

5.2. TIPOS DE PROCESO DE SELECCIÓN

Los tipos de procesos de selección contemplados en la normativa sobre contrataciones del
Estado son los siguientes:

Expedientes de Contratación 4
 5.3. MONTOS PARA LOS PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN CONTRATACIÓN DE
BIENES, SERVICIOS Y OBRAS

5.4. BASES DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN

Las bases constituyen las reglas del proceso de selección, son elaboradas por el Comité
Especial o en su caso, por el Órgano encargado de las Contrataciones de la Entidad y
deben ser aprobadas por el Titular de la Entidad o por el funcionario al que le hayan
delegado esta facultad.
La aprobación de las Bases debe ser por escrito, ya sea mediante resolución, acuerdo o
algún otro documento en el que exprese de manera indubitable la voluntad de aprobación.
En ningún caso esta aprobación podrá ser realizada por el Comité Especial o el órgano a
cargo del proceso de selección.
Las Entidades utilizarán obligatoriamente las Bases estandarizadas que aprobará el OSCE y
divulgará a través del SEACE.

5.5. EL COMITÉ ESPECIAL

Encargado de la realización del proceso de selección, debe elaborar las bases del proceso,
para ello cuenta con las Bases Estandarizadas las que están divididas en dos (2)
secciones, la Sección General que no puede ser modificada, pero que sirven al interesado
como una guía resumen para los interesados en participar en el proceso de selección, y una
Sección Especifica que si puede ser modificada por el encargado de la realización del

Expedientes de Contratación 5
 proceso, solo dentro de los parámetros que propone el OSCE.

5.6. SISTEMAS DE CONTRATACIÓN

En cuanto a los sistemas de contratación, debemos indicar que ellos son los siguientes:

Expedientes de Contratación 6
 5.7. MODALIDADES DE EJECUCIÓN CONTRACTUAL
Cuando se trate de bienes u obras, las bases indicarán la modalidad en que se realizará la
ejecución del contrato, pudiendo ésta ser:

5.8. MODALIDADES ESPECIALES DE SELECCIÓN

En cuanto a las modalidades de selección, se pueden dar las siguientes:

Expedientes de Contratación 7
 5.9. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN

1. CONVOCATORIA
La convocatoria del proceso de selección se realiza a través de su publicación en el SEACE, la
cual deberá realizarse en día hábil y da inicio a la segunda fase de la contratación estatal
conocida con el nombre de Fase de Selección.
Junto con la convocatoria, debe registrarse:
 Las bases del proceso de selección y
 Un resumen ejecutivo del estudio de posibilidades que ofrece el mercado, El resumen
ejecutivo deberá ser elaborado por el Órgano encargado de las Contrataciones de la
Entidad y en ningún caso por el comité especial a cargo del proceso de selección.

2. REGISTRO DE PARTICIPANTES
El registro de participantes se lleva a cabo desde el día siguiente de la convocatoria hasta
antes del inicio de la presentación de ofertas, de forma ininterrumpida. En el caso de un
consorcio, basta que se registre uno (1) de sus integrantes.
El registro de participantes es gratuito y electrónico a través del SEACE.
El proveedor que desee participar en el presente procedimiento de selección debe registrarse
como participante, debiendo contar para ello con inscripción vigente en el RNP, conforme al
objeto de la contratación.
Recuerde que una vez registrado en el proceso de selección, el participante obtiene
ciertos derechos como: hacer consultas, observaciones y presentar su propuesta al
proceso de selección.

3. PRESENTACIÓN DE CONSULTAS
Al día hábil siguiente de la convocatoria, se iniciará también la presentación de consultas por
parte de los participantes que se registren, conforme a lo previsto en el punto anterior.

4. ABSOLUCIÓN DE CONSULTAS
El comité especial responderá las consultas presentadas por los participantes del proceso de
selección dentro de los plazos previstos para cada tipo de proceso de selección.

5. PRESENTACIÓN DE OBSERVACIONES
En el caso de las Adjudicaciones Directas y de Menor Cuantía para obras y consultoría de

Expedientes de Contratación 8
 obras, junto con las consultas, los participantes podrán realizar observaciones a las bases.
Tratándose de licitaciones públicas y concursos públicos la etapa de presentación de
observaciones a cargo de los participantes del proceso se llevará a cabo luego que la Entidad
absuelva las consultas formuladas.

A. LOS PLAZOS PARA PRESENTAR CONSULTAS Y/O OBSERVACIONES:

1. En Licitaciones y Concursos Públicos: No menor a cinco (05) días hábiles,
contados a partir del día hábil siguiente de la convocatoria.
2. En Adjudicaciones Directas Públicas y Selectivas: No menor a tres (03) días
hábiles, contados a partir del día hábil siguiente de la convocatoria.
3. En Adjudicaciones de Menor Cuantía: No menor a dos (02) días hábiles, contados
a partir del día hábil siguiente de la convocatoria. Es importante resaltar que en
este tipo de procesos de selección, únicamente se podrá presentar consultas
cuando su objeto se encuentre referido a la ejecución y consultoría de obras.

B. LOS PLAZOS PARA ABSOLVER CONSULTAS Y/O OBSERVACIONES:

1. En Licitaciones y Concursos Públicos: No mayor a cinco (05) días hábiles,
contados a partir del día hábil siguiente a la fecha en que venció el plazo para la
presentación de observaciones por parte de los participantes.
2. En Adjudicaciones Directas Públicas y Selectivas: No mayor a tres (03) días
hábiles, contados a partir del día hábil siguiente a la fecha en que venció el plazo
para la presentación de observaciones por parte de los participantes.
3. En Adjudicaciones de Menor Cuantía: No mayor a dos (02) días hábiles, contados
a partir del día hábil siguiente a la fecha en que venció el plazo para la
presentación de observaciones por parte de los participantes.

6. ELEVACIÓN DE OBSERVACIONES
El plazo para solicitar la elevación de observaciones al Titular de la Entidad y al OSCE, según
corresponda, en los casos y dentro de los límites establecidos en el Artículo 28° de la Ley es
de tres (3) días hábiles, computados desde el día siguiente de la notificación del pliego
absolutorio a través del SEACE.

7. INTEGRACIÓN DE LAS BASES

Las bases integradas constituyen las reglas definitivas del procedimiento de selección. Estas

Expedientes de Contratación 9
 incorporan obligatoriamente, las modificaciones que se hayan producido como consecuencia de
las consultas, observaciones, la implementación del pronunciamiento emitido por el OSCE, así
como las modificaciones requeridas por el OSCE en el marco de sus acciones de supervisión, y
se publican en el SEACE en la fecha establecida en el calendario del procedimiento.
Las bases integradas no pueden ser cuestionadas en ninguna otra vía ni modificadas por
autoridad administrativa alguna, bajo responsabilidad del Titular de la Entidad, salvo las
acciones de supervisión a cargo del OSCE. Esta restricción no afecta la competencia del
Tribunal para declarar la nulidad del procedimiento por deficiencias en las bases.
El comité de selección no puede continuar con la tramitación del procedimiento de selección si
no ha publicado las bases integradas en el SEACE, bajo sanción de nulidad de todo lo actuado
posteriormente conforme lo establece el Artículo 52 del Reglamento.

8. PRESENTACIÓN Y APERTURA DE OFERTAS

La presentación de propuestas en las Licitaciones Públicas, Concursos Públicos y
Adjudicaciones Directas Públicas deberá llevarse a cabo en acto público, en tanto que para las
Adjudicaciones Directas Selectivas Adjudicaciones de Menor Cuantía, el acto podrá realizarse
en acto privado, a criterio del comité especial.
Cuando la presentación de propuestas se realice en acto público, el comité especial deberá
iniciar el acto en la fecha y hora señalada en el cronograma, llamando a cada participante en el
estricto orden en que se registraron para que presenten sus propuestas técnica y económica.
Tratándose de personas jurídicas, la persona a cargo de la presentación de las propuestas
técnica y económica del postor, deberá acercarse a la mesa donde se encuentra el comité
especial, notario público o Juez de Paz y el representante del Órgano de Control Institucional
para presentar la propuesta, llevando consigo la documentación que lo acredita como
representante legal o en su caso como apoderado de la persona jurídica que se está
presentando como postor.

9. CALIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROPUESTAS

Las propuestas deberán ser evaluadas verificando que se haya cumplido con la presentación
de los documentos obligatorios, calificando el cumplimiento de los requisitos técnicos mínimos y
evaluando según los factores de evaluación.
Una vez calificadas y evaluadas las propuestas técnicas presentadas, se procederá a abrir los
sobres económicos de aquellos postores que hayan pasado a la etapa de evaluación
económica, alcanzando cuando menos el puntaje señalado en el párrafo anterior.

Expedientes de Contratación 10
 La propuesta económica de monto más bajo obtendrá 100 (cien) puntos en tanto que a las
demás se les aplicará la fórmula prevista en el Reglamento de la Ley de Contrataciones del
Estado.
Dicha fórmula se contempla en el Artículo 70 del citado reglamento y es la siguiente:

Obtenidos los puntajes económicos, se procederá con la sumatoria de los puntajes técnicos y
económicos obtenidos por cada propuesta presentada, considerando el coeficiente de
ponderación establecido por el comité especial en las bases del proceso de selección.
ETAPA DE EVALUACIÓN TÉCNICA:
 El Comité Especial evaluará cada propuesta de acuerdo con las Bases y conforme a
una escala que sumará cien (100) puntos.
 Para acceder a la evaluación de las propuestas económicas, las propuestas técnicas
deberán alcanzar el puntaje mínimo de sesenta (60), salvo en el caso de la contratación
de servicios y consultoría en que el puntaje mínimo será de ochenta (80). Las
propuestas técnicas que no alcancen dicho puntaje serán descalificadas en esta etapa.

ETAPA DE EVALUACIÓN ECONÓMICA:

El puntaje de la propuesta económica se calculará siguiendo las pautas del artículo 70, donde
el puntaje máximo para la propuesta económica será de cien (100) puntos.

DETERMINACIÓN DEL PUNTAJE TOTAL:

Una vez evaluadas las propuestas técnica y económica se procederá a determinar el puntaje
total de las mismas. Tanto la evaluación técnica como la evaluación económica se califican
sobre cien (100) puntos.

El puntaje total de la propuesta será el promedio ponderado de ambas evaluaciones, obtenido

Expedientes de Contratación 11
 de la aplicación de la siguiente fórmula:

Los coeficientes de ponderación deberán cumplir con las siguientes condiciones:

A. La suma de ambos coeficientes deberá ser igual a la unidad (1.00).
B. Los valores que se aplicarán en cada caso deberán estar comprendidos dentro de los
márgenes siguientes:
a) En todos los casos de contrataciones se aplicará las siguientes ponderaciones:

0.60 < c1 < 0.70; y

0.30 < c2 < 0.40

b) Sólo en el caso de servicios de consultoría se aplicará las siguientes

ponderaciones:

0.70 < c1 < 0.80; y

0.20 < c2 < 0.30

La propuesta evaluada como la mejor será la que obtenga el mayor puntaje total.

10. OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO Y CONSENTIMIENTO DE LA BUENA PRO

La buena pro se otorgará al postor que obtuvo el máximo puntaje total. El Reglamento antes
indicado, ha previsto las soluciones que se darán ante eventuales empates, dos aplicables
soluciones exclusivas para las Adjudicaciones Directas y Adjudicaciones de Menor Cuantía y
las otras tres aplicables a cualquier proceso de selección.
En efecto, el artículo 73 del Reglamento ha previsto las siguientes soluciones, dependiendo del
tipo de proceso de selección convocado:

Expedientes de Contratación 12
 1. Si el proceso de selección convocado es una Adjudicación Directa o una
Adjudicación de Menor Cuantía:
a) En primer lugar, a favor de las microempresas y pequeñas empresas integradas
por personas con discapacidad o a los consorcios conformados en su totalidad por
estas empresas, siempre que acrediten tener tales condiciones de acuerdo con la
normativa de la materia. Esta acreditación deberá realizarse mediante un
certificado del Consejo Nacional para la Integración de la Persona con
Discapacidad – CONADIS.
b) En caso persistiera el empate, la buena pro será otorgada a favor de las
microempresas y pequeñas empresas o a los consorcios conformados en su
totalidad por éstas, siempre que acrediten tener tal condición de acuerdo con la
normativa de la materia.
2. En caso el proceso de selección convocado sea una Licitación o Concurso Público:
a) favor del postor que haya obtenido el mejor puntaje económico, en el caso de
bienes u obras; o el mejor puntaje técnico, tratándose de servicios; o
b) A prorrata entre los postores ganadores, de acuerdo con el monto de sus
propuestas, siempre que el objeto de la contratación sea divisible y aquellos
manifiesten su voluntad de cumplir la parte correspondiente del contrato. Este
criterio no será de aplicación para el caso de consultoría en general, consultoría y
ejecución de obras; o
c) A través de sorteo en el mismo acto.

Una vez otorgada la buena pro, los postores que hayan sido descalificados o que se encuentren
disconformes con el resultado final obtenido tendrán el derecho de presentar un recurso de
apelación, dentro de los plazos legalmente previstos dependiendo del tipo de proceso de selección.

En caso, nadie presente recurso de apelación dentro del plazo indicado, la buena pro quedará
consentida.

Los plazos para el consentimiento de la buena pro son los siguientes:

 Para Licitaciones y Concursos Públicos: Ocho (08) días luego de notificado el

otorgamiento de la buena pro, el mismo que se entenderá realizado en la fecha que se
realice el acto público sin admitir prueba en contrario.
 Tratándose de Adjudicaciones Directas y Adjudicaciones de Menor Cuantía: Cinco (05)
días luego de notificado el otorgamiento de la buena pro, el mismo que se entenderá

Expedientes de Contratación 13
 realizado en la fecha de publicación en el SEACE.

VI. TERCERA FASE DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL: FASE DE EJECUCIÓN

CONTRACTUAL
6.1. FIRMA DE CONTRATO

La última fase de la contratación estatal, denominada Fase de Ejecución Contractual se inicia

con la firma del contrato para lo cual debe llevarse a cabo un procedimiento regulado en el
Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

Cuando la buena pro se encuentra consentida o administrativamente firme, se procede en un

plazo máximo de dos días hábiles a citar al postor adjudicatario de la buena pro.
En la citación debe indicarse:
 Fecha, hora y lugar en el que se realizará la firma del contrato, otorgándole al
adjudicatario de la buena pro un plazo no menor a cinco (5) ni mayor a diez (10) días
hábiles luego de recibida la citación. El plazo definitivo debe estar consignado en las
bases del proceso de selección.
 Los documentos que el adjudicatario deberá llevar consigo para la firma de contrato.

Expedientes de Contratación 14
 Al día siguiente de la firma del contrato, se inicia su vigencia la cual culminará con la
conformidad de entrega de los bienes o de prestación de servicios y el pago a favor del
contratista.
El plazo de vigencia del contrato debe diferenciarse del plazo de ejecución de la prestación a
cargo del contratista, los cuales en muchos casos se inician juntos, pero no siempre es así.
Igualmente, la culminación de la prestación a cargo del contratista siempre será anterior a la
fecha en que vence el contrato.

VII. CONCLUSIONES

IX. BIBLIOGRAFIA

Expedientes de Contratación 15
X. ANEXOS

Expedientes de Contratación 16