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AYACUCHO – PERÚ
2018
INTRODUCCIÓN
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INDICE:
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................ 2
1. PASOS A SEGUIR CUANDO COMPRE ........................................................................................ 4
2.1. PROCESO DE COMPRAS........................................................................................................ 4
Definición ............................................................................................................................................. 4
Compra ................................................................................................................................................ 4
a. Función de Compras: ................................................................................................................. 4
b. Importancia de Compras: .......................................................................................................... 4
c. Organización de Compras: ........................................................................................................ 5
2. DIAGNÓSTICO EN PASOS A SEGUIR CUANDO COMPRE .................................................... 5
PASO 1. AVERIGUE LO QUE SU EMPRESA NECESITA ............................................................. 5
PASO 2. OBTENGA INFORMACIÓN SOBRE DIFERENTES PROVEEDORES. ....................... 6
2.1. Proveedor. Persona natural o jurídica que suministra bienes o servicios, con plena disposición
para construir relaciones armoniosas y productivas con la empresa, que cumple con las exigencias
establecidas por la organización basada en la confianza y en la mutua colaboración. ............................. 6
Averigüe que proveedores venden los artículos o equipos que necesita. Existen muchas maneras de
averiguarlo: ............................................................................................................................................... 6
PASO 3. CONTACTE A LOS PROVEEDORES ................................................................................ 9
PASO 4. ELIJA LOS MEJORES PROVEEDORES PARA SU EMPRESA .................................... 9
PASO 5. HACER EL PEDIDO ............................................................................................................ 10
PASO 6. VERIFIQUE LOS ARTÍCULOS INMEDIATAMENTE ................................................. 10
PASO 7. VERIFIQUE LA FACTURA ............................................................................................... 11
PASO 8. PAGO ..................................................................................................................................... 12
EN CONCLUSIÓN ................................................................................................................................... 13
BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................................................ 14
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1. PASOS A SEGUIR CUANDO COMPRE
2.1.PROCESO DE COMPRAS
Definición
Según (Caamaño) , las empresas no son autosuficientes, éstas dependen de terceros o
elementos externos. Para abastecer sus operaciones y actividades, las Empresas
necesitan materias primas, materiales, máquinas, equipos, servicios, y un sin número
de insumos que provienen del ambiente exterior.
El proceso de compra es una serie de actividades que permiten poder realizar
efectivamente la compra de un producto específico o de varios. De este modo, se
conseguirá proveedores, el cual consiste en una búsqueda exhaustiva de los
suministradores de mercancía; para ello, se tendrá en cuenta ciertos criterios como: la
calidad, los precios y los plazos de solicitud y entrega del producto.
Los pasos que debe seguir la empresa, al momento de realizar la compra son los
Compra
La compra es aquella operación que involucra todo el proceso de ubicación de
proveedor o fuentes de abastecimiento, adquisición de materiales a través de
negociaciones de precio y condiciones de pago con el proveedor elegido y la recepción
de las mercaderías correspondientes para controlar y garantizar el suministro de la
adquisición.
a. Función de Compras:
Es aquella que relaciona a las distintas áreas de la empresa con los diferentes
proveedores externos, es decir, el Departamento de Compras o Encargado de
Compras, es el intermediario para cubrir las necesidades de la Empresa con sus
proveedores.
b. Importancia de Compras:
Se manifiesta principalmente en asegurar el abastecimiento normal de las
necesidades de insumos y materiales de la empresa. Además la colaboración en la
administración de los recursos materiales y financieros de la Empresa, es decir,
saber a quién, cómo y cuándo comprar, puede traer consigo mayores economías y
ganancias para la Empresa.
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c. Organización de Compras:
Todas las Empresas son diferentes por lo tanto sus necesidades también van a ser
diferentes, ya sea por su giro, tamaño, organización y situación geográfica.
Los pasos que debe seguir la empresa, al momento de realizar la compra son
los siguientes:
PASO 1. Averigüe lo que su empresa necesita.
PASO 2. Obtenga información sobre diferentes proveedores.
PASO 3. Contacte a los proveedores
PASO 4. Elija los mejores proveedores para su empresa
PASO 5. Hacer el pedido.
PASO 6. Verifique los artículos inmediatamente.
PASO 7. Verifique la factura.
PASO 8. Pago
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¿Qué materiales o quipo necesita si fabrica artículos para vender?
¿Qué artículos necesita si revenden artículos terminados?
¿Qué cantidades necesita?
¿Qué precios están dispuestos a pagar?
PASO 2. OBTENGA INFORMACIÓN SOBRE DIFERENTES
PROVEEDORES.
2.1.Proveedor. Persona natural o jurídica que suministra bienes o servicios, con plena
disposición para construir relaciones armoniosas y productivas con la empresa, que
cumple con las exigencias establecidas por la organización basada en la confianza y en
la mutua colaboración.
Averigüe que proveedores venden los artículos o equipos que necesita. Existen muchas
maneras de averiguarlo:
Revise en los periódicos, revistas y publicaciones industriales. Algunas
veces, existe una lista de empresas en la parte posterior de la guía
Telefónica. Averigüe todo lo que pueda con respecto a los artículos,
materiales o equipos que ofrecen precios y descuentos, créditos, entregas,
etc. Trate de averiguar a través de otras personas que tan confiable es cada
proveedor. Por ejemplo:
Por lo general, ¿el proveedor efectúa las entregas de manera puntual?
¿El proveedor acepta productos o materiales devueltos?
¿Cuán responsable es el proveedor con respecto a la calidad de los
productos o materiales?
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• Servicio al cliente. Si, por ejemplo, son capaces de brindarnos rápidamente toda
la información que requiramos.
• Situación económica
• Tamaño:
Las características mostradas anteriormente son los más importantes y las que más
debemos tener en cuenta al momento de evaluar y seleccionar un proveedor; sin
embargo, también existen otros factores que siempre es bueno considerar:
La principal ventaja de los fabricantes con respecto a los mayoristas son sus bajos
precios, pero su principal desventaja es que probablemente no puedan ofrecer la
variedad de productos que sí podría ofrecernos un mayorista, sobre todo, al hacer
pedidos pequeños.
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relación, se les da a conocer con anticipación el plan de requisiciones para que ellos
se encarguen de ejecutarlo de acuerdo con las condiciones establecidas de calidad,
costo, plazo y servicio postventa; por lo que su participación será activa y por lo
tanto; las partes obtendrán beneficios mutuos; a partir de la premisa “GANAR –
GANAR”, pero para llegar a la situación comentada; es necesario generar
“confianza”, ya que de esta manera, la cadena de suministro resulta fortalecida, lo
que se traduce en costos bajos y por ende una mejora en competitividad.
El precio:
Plazo de entrega
La calidad:
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que interese al comprador en ese momento. También se utilizan criterios de calidad
cuando el producto ha de responder a unas características técnicas determinadas.
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Lea cuidadosamente las cotizaciones que ha recibido
Trate de negociar con los proveedores
Elija los mejores proveedores para su empresa
¿Pocos o muchos proveedores?
Tenga más de un proveedor para que siempre pueda conseguir lo que necesite. Pero,
no tenga demasiados proveedores, ni tampoco cambie de proveedores muy a
menudo. Si compra regularmente a uno o dos proveedores y les paga puntualmente,
usualmente consigue mejor servicio de ellos. Y Pueden ayudarlo cuando haya
escasez o cuando necesite una entrega urgente.
¿Cuántos proveedores tiene su empresa? ¿Cuántos necesita?
PASO 5. HACER EL PEDIDO
Cuando haya decidido a que proveedor comprar, haga su pedido por medio de una
visita, una llamada telefónica, un fax o una carta. Lo más conveniente es siempre
hacer su pedido por escrito. Un pedido por escrito le ayuda a recordar que ordenó
y además constituye una prueba de que efectuó dicho pedido.
Si el proveedor no tiene formatos de pedido, hágalo usted mismo. Elabore usted
mismo un formato de pedido simple. Envíe el original al proveedor, pero recuerde
guardar una copia para usted.
Si ha recibido una cotización, menciónela en su pedido. No tiene que pedir todo lo
que contiene la cotización. Sólo ordene lo que necesite. Piense cuidadosamente que
cantidades de artículos o materiales, necesita:
PASO 6. VERIFIQUE LOS ARTÍCULOS INMEDIATAMENTE
Si usted recoge los artículos o materiales, entonces verifique el tipo y la cantidad
antes de llevárselos. Cuándo los artículos o materiales son entregados, el proveedor
le envía una guía de remisión junto con los artículos o materiales. La nota de
remisión le ofrece información detallada sobre los artículos. Antes de firmar la guía
de remisión, siempre verifique el tipo y la cantidad apropiada.
Cuando reciba sus productos:
Inmediatamente verifique los artículos con la guía de remisión.
Antes de firmar la nota de remisión, asegúrese de que haya recibido:
Los artículos que solicitó.
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La cantidad que solicitó.
Los artículos en buen estado.
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PASO 8. PAGO
Pague por lo que compra ya sea al contado o al crédito. Las condiciones de pago le
informan cuánto debe pagar.
Asegúrese que siempre reciba una boleta de pago o factura como prueba que
efectuó el pago.
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EN CONCLUSIÓN
La práctica de una correcta gestión de compras asegura que la empresa tenga los mejores
proveedores para abastecer los mejores productos y servicios, al mejor valor total. Dado
que la compra es un elemento estratégico de la organización, hoy más que nunca resulta
necesario conocer las aristas fundamentales referidas a esta temática. Y, por ello, los pasos
que debe seguir la empresa, al momento de realizar la compra es: averiguar lo que su
empresa necesita, obtener información sobre diferentes proveedores, contactar a los
proveedores, elegir los mejores proveedores para su empresa, y, posteriormente, hacer el
pedido, y después verificar los artículos inmediatamente, también verificar la factura y, por
ultimo realizar el pago respectivo.
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BIBLIOGRAFÍA
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