ADMINISTRACIÓN ALCANCE DE PROYECTOS

ORGANIZACIÓN DE OBRAS
ALCANCE DEL PROYECTO

Editado por Jorge E. Rodríguez P. Ing. Civil ECI Febrero-14

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DEFINICIÓN DE ALCANCE
REFERENCIA EN PM: Desde el contexto
de proyectos, el término alcance se refiere al
trabajo necesario para crear un producto de
acuerdo a las funciones y características
especificadas.

ALCANCE DEL PRODUCTO: son las

características y funciones que caracterizan
un producto, servicio o resultado
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¿QUÉ ES LA GERENCIA DEL

ALCANCE DEL PROYECTO?
La Gerencia del Alcance del Proyecto
incluye los procesos requeridos para
asegurar que el proyecto incluya todo el
trabajo que se requiera, y solamente el
trabajo requerido para completar el
trabajo satisfactoriamente.
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• La Gerencia del alcance del proyecto se ocupa

de los procesos encargados de definir y
controlar aquello que debe o no debe quedar
incluido dentro del proyecto.
• Para que un proyectos de Construcción sea,
exitoso, la planeación del alcance del proyecto
debe involucrar a todos los interesados en
todos los niveles: el Propietario, el Consultor,
el Contratista General, los subcontratistas, los
proveedores. Aunque cada uno se involucra
en su respectiva área, el éxito se incrementa
con la interacción
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HERRAMIENTAS Y TECNICAS
PARA OBTENER RESULTADOS
OPTIMOS EN CONSTRUCCION

•INGENIERIA DE VALOR (Value engineering)

•ANALISIS DEL PRODUCTO (Constructibility)
•CONSTRUCCION SIN PERDIDAS (Lean
construction)
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5.1 INICIACIÓN
5. PROCESOS
DE LA 5.2 PLANEACION
ADMINISTRACIÓN (DEFINICION)
DEL ALCANCE
DEL ALCANCE
DEL PROYECTO
5.3 PRECISIÓN DEL ALCANCE

5.4 VERIFICACIÓN

5.5 CONTROL DE CAMBIOS

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5.1 INICIACIÓN
(PLANEACION DEL ALCANCE)
Proceso de reconocer formalmente que
existe un proyecto nuevo o
que un proyecto existente debe continuar
hacia la siguiente fase.
En términos prácticos, “es comprometer a la
organización para el comienzo de la
siguiente fase del proyecto”.
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ESTRATEGIA DEL PROYECTO

• La estrategia del proyecto es un documento
que formalmente reconoce la existencia del
proyecto y consigna, como mínimo, sus
objetivos generales, los lineamientos a
seguir, los actores del proyecto y sus
responsabilidades.
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• El contrato firmado debe seguir

estrictamente los lineamientos definidos
en la estrategia.
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5.2 PLANEACION
(DEFINICION) DEL ALCANCE
Proceso de desarrollar un documento
base para las decisiones futuras,
específicamente para determinar las
etapas del proceso y los criterios de
calidad y entrega de los mismos
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5.3 PRECISION DEL ALCANCE

(CREACION DE EDT’S O WBS)
Dividir las etapas del proyecto en
componentes más pequeños, detallados y
manejables que permitan:
• Mejorar la precisión del costo, tiempo y recursos.
• Definir los objetivos de medición de desempeño y
control.
• Definir claramente las responsabilidades de los
miembros del equipo de trabajo
• Repaso a estándares de calidad
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EDT= ESTRUCTURA DETALLADA DE

TRABAJO (WBS)
Es una representación gráfica tipo
multinivel del proyecto, desarrollado hasta
el grado necesario para una efectiva
planeación y control del mismo. Debe
incluir todas los trabajos definidos en el
alcance y las tareas que se llevarán a cabo.
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EDT= ESTRUCTURA
DETALLADA DE TAREAS
Proyecto

Frente 1 Frente 2 Frente 3 Frente X

Actividad Actividad Actividad

1.1 1.2 1.Y

Tarea Tarea Tarea

1.1.1 1.1.2 1.1.Z
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Figura 5-4. Estructura de Desglose de Trabajo De Ejemplo para una Planta de Tratamiento de Aguas Residuales

Planta De Tratamiento
De Aguas Residuales

Fases tempranas Diseño Construcción Fases sucesivas

Administración del Administración del

Proyecto Proyecto

Dibujos Civiles Trabajos de

Cabecera
Dibujos
arquitectónicos Pozos de
Aireación
Dibujos
Estructurales Estación de
Bombeo de
Dibujos Efluente
Mecánicos
Edificio de
Dibujos de Manejo de Aire
Aire acondicionado
Edificio de
Dibujos Lodos
de plomería

Dibujos de
Instrumentación

Dibujos
Eléctricos

Este WBS es ilustrativo y su intención no es representar el alcance total de cualquier proyecto específico,
tampoco implica que esta es la única forma de organizar el WBS en este tipo de proyecto.
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Figura 5-3. Estructura de Desglose de Trabajo de Ejemplo Organizada por Fase

Producto de Software
Versión 5.0

Administración Requerimientos Detalle de Construcción Integración

Del Proyecto Del Producto Diseño Y Ensayos

Planeación Software Software Software Software

Documentación Documentación Documentación Documentación

Administración Del Usuario Del Usuario Del Usuario Del Usuario

Materiales del Materiales del Materiales del Materiales del

Administración Programa de Programa de Programa de Programa de
Entrenamiento Entrenamiento Entrenamiento Entrenamiento

Este WBS es ilustrativo y su intención no es representar el alcance total de cualquier proyecto específico,
tampoco implica que esta es la única forma de organizar el WBS en este tipo de proyecto.
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VERIFICACION DE LOS
GRADOS DE DISCRIMINACION
• ¿Son los ítems de bajo nivel tanto
necesarios como suficientes para la
terminación del ítem de descompuesto?
Sino, los elementos constitutivos deberán
ser modificados (se le agrega a, se le resta
a, o se redefine).
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• ¿Esta cada ítem completa y claramente

definido? Sino, las descripciones deberán ser
revisadas o expandidas.
• ¿Podrá ser cada ítem programado
adecuadamente? ¿Presupuestado?
¿Asignado a una unidad organizacional
específica (e.g., departamento, equipo, o
persona) que aceptará la responsabilidad
para la terminación satisfactoria del ítem?
Sino, serán necesarias revisiones que
provean un control administrativo adecuado.
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PRINCIPIOS BÁSICOS PARA LA

CREACIÓN DE ESTRUCTURAS
DETALLADAS DE TRABAJO
• Un proyecto es la suma total de todos
los elementos que constituyen la EDT.
De tal manera que cualquier elemento
que no esté contenido en la EDT, no
forma parte del proyecto.
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• Por consiguiente, cualquier trabajo que no

pueda ser identificado como parte de la
EDT requiere autorización para ser llevado
a cabo, ya sea que se reconozca como
una omisión real o una orden de cambio
aprobada.
• Los primeros dos o tres niveles de la EDT
definen la manera cómo el desempeño del
programa y el presupuesto objetivo serán
monitoreados y controlados.
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• Los niveles inferiores por su parte, reflejarán

la manera cómo se ejecutarán los trabajos.
La EDT deberá ser consistente y servir de
herramienta práctica a los miembros del
equipo.
• Los miembros del equipo deberán participar
en el desarrollo de la EDT con el fin de
garantizar consistencia y compromiso con los
objetivos trazados.
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• Cada tarea de la EDT deberá quedar

debidamente documentada para garantizar
una comprensión precisa del alcance del
trabajo y de lo que incluye y no incluye
cada ítem.
• La EDT deberá ser lo suficientemente
flexible para acomodar los cambios
inevitables del proyecto, a la vez que
garantice el control del contenido de los
trabajos del proyecto objetivo.
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FORMAS DE CREAR EDT’S

1. Se pueden organizar de acuerdo a las fases
del ciclo de vida del proyecto (Inicio,
Planificación, Ejecución, Control y Cierre),
mostrando cada fase como un elemento del
nivel más alto.
2. Otra forma organizarla es teniendo en cuenta
las responsabilidades funcionales.
•
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• Nota 1: Hay que recordar es que la EDT

documenta el alcance del proyecto, no su
plan de ejecución.

• NOTA 2: Un buen consejo para crear una

EDT es que sea lo suficientemente
detallada como para poder asignar una
parte del trabajo a un tercero, y que su
estado se monitoree adecuadamente
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NOTA 3: Una buena medida práctica de la

profundidad que debe alcanzar la EDT es
preguntarse si el nivel al que se ha
llegado permite definir con claridad las
variables tiempo y costo. Si aún no se
pueden determinar en el nivel en que se
está, deberá subdividirse aún más. Este
trabajo asignado podría convertirse en
una nueva EDT subalterna de la anterior.
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EDT EJEMPLO: PINTURA DE LOS

MUROS DE UNA HABITACION
“se considera que los mismos habitantes la
pintan”
DEFINICION DE LAS TAREAS DE NIVEL
SUPERIOR:
P-1 PREPARAR MATERIALES, EQUIPO,
HERRAMIENTA
P-2 PREPARAR LA HABITACIÓN
P-3 PINTAR LA HABITACIÓN
P-4 LIMPIAR LA HABITACIÓN
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DETALLE DE LA EDT “PINTURA DE LOS

MUROS DE UNA HABITACION”
P-1 PREPARAR MATERIALES, HERRAMIENTAS Y
EQUIPOS
P 1.1 Comprar pintura (previa definición del tono).
P 1.2 Conseguir escalera, andamio, planchones
P 1.3 Comprar brochas, rodillos, lija, estuco para
reparación, yeso, mortero, cinta de enmascarar
P 1.4 Comprar el removedor del papel de colgadura.
P 1.5 Conseguir papel periódico, plásticos, cartones,
sábanas
P 1.6 Identificar los posibles depósitos temporales para
los muebles
P 1.7 Traer los suministros y el equipo auxiliar
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P.2 PREPARAR LA HABITACIÓN

P 2.1 Quitar el papel de colgadura
P 2.2 Quitar la decoración desmontable:
cuadros, muebles, lámparas
P 2.3 Cubrir el piso con cartón, papel
periódico viejo y plástico
P 2.4 Cubrir los interruptores de la luz,
cerraduras, bordes en madera con cinta de
enmascarar
P 2.5 Cubrir los muebles con sábanas ó
plásticos y/o Retirar los muebles.
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P-3 PINTAR LAS PAREDES DE LA

HABITACIÓN
P 3.1 Resanes a fisuras.
P 3.2 Reparación de filos/dilataciones con
estuco y yeso.
P 3.3 Detallado de fisuras.
P 3.4 Preparación de superficie (limpieza, etc.)
P 3.5 Aplicación de pintura ( 3 “manos” de
pintura previo secado de cada una)
P 3.4 Detallado de superficies
P 3.6 Dejar secar la pintura aireando la
habitación
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P-4 LIMPIAR LA HABITACIÓN

P 4.1 Desechar o guardar la pintura sobrante
P 4.2 Limpiar las brochas y rodillos
P 4.3 Desechar los cartones, periódicos,
plásticos, cintas
P 4.4 Aseo general con escoba, aspiradora
P 4.5 Quitar las sábanas/ plásticos y traer los
muebles.
P 4.6 Reinstalar mobiliario y decoración
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5.4 VERIFICACIÓN DEL ALCANCE

Proceso de obtener la aprobación del
alcance del proyecto formalmente, por
parte de los miembros del equipo de
trabajo.
Requiere revisar los “entregables” y los
resultados del proyecto para garantizar
que fueron concluidos de manera
completa y satisfactoria.
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La verificación del alcance del proyecto

es diferente al aseguramiento de
calidad en el sentido que se ocupa con
la aceptación de los resultados del
proyecto, mientras que el control de
calidad se ocupa de qué tan correctos
fueron los mismos.
No obstante, estos procesos se llevan a
cabo simultáneamente.
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5.5 CONTROL DE CAMBIOS:

“Los cambios son inevitables”
El control de cambios define los
procedimientos a través de los cuales el
alcance del proyecto puede ser modificado
así como el control del impacto de los
cambios.
Incluye los sistemas de seguimiento,
niveles de aprobación y documentos
necesarios para autorizar los cambios y el
aseguramiento de que los cambios y las
acciones correctivas se han realizado.
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CAUSAS DE LAS
SOLICITUDES DE CAMBIOS
• Un evento externo (P.e. un cambio en una
regulación gubernamental).
• Un error u omisión en la definición del
alcance de un producto (P.e., una falla al
no incluir un diseño requerido de un
sistema de telecomunicaciones).
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• Un error u omisión al definir el alcance de

un proyecto (P.e., usar una lista de
materiales en vez de una estructura de
desglose de trabajo).
• Un cambio de valor agregado (P.e., un
proyecto de mitigación ambiental es capaz
de reducir costos al tomar ventaja de
tecnología que no esta disponible cuando el
alcance fue originalmente definido).
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