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Objectifs de la formation
II - ATTENTES CLIENTS
Les différentes attentes clients
Explicites
Implicites
Latentes
III - IDENTIFICATION DES PROCESSUS
a) Processus de réalisation
b) Processus de support
c) Processus de management
d)Cartographie des processus
Présentation de la formation (suite)
IV - LA DESCRIPTION DU PROCESSUS
CONCLUSION
Introduction
ISO 9001:2008
Structure de la nouvelle norme
Section 4
Système de management
ISO 9001:2000
de la qualité
APPROCHE PROCESSUS
Prévention Communication
des erreurs entre entités
Circuits
d ’information et
de décisions
définis
c - QUELQUES DEFINITIONS
1-Processus
1-Processus
Le processus est un enchaînement d ’ activités , réalisé à
l ’aide de moyens (personnel, équipement/matériel,
informations) et dont le résultat final attendu est un produit
2-Approche processus
Identification et management méthodique des processus utilisés
dans un organisme, et plus particulièrement interactions entre
ces processus
(Source :Norme ISO 9000 Version 2005,
chapitre 2.4 Approche processus) .
3-Produit
Résultat d’un processus (Source :Norme ISO 9000 Version 2005,
chapitre 3.4.2) .
c - QUELQUES DEFINITIONS(suite)
4-Client
5-Procédure
R= REALISER, P = PREVOIR,
DO PLAN
Exécuter les Les objectifs, les
tâches définies méthodes, les
D P procédures
V = VERIFIER , A = AMELIORER,
CHECK C A
ACT
Mesurer les
résultats obtenus Accomplir les
actions
nécessaires
d - Approche processus selon l’ISO 9001/2008
AMELIORATION CONTINUE DU SYSTEME
DE MANAGEMENT DE LA QUALITE
Responsabilité S
C de la direction a C
t
i
l s l
E Mesures, f
x Management
analyse, a i
i i des ressources c
g
amélioration
t
e e i e
n o
c n
n e n
s Réalisation
Produit/
t du produit service
t
Elément (et/ou service)
d’entrée Elément
de sortie
Activités ajoutant de la valeur Flux d ’informations
d - Approche processus selon l’ISO 9001/2008
ISO 9001 : VERSION 2000
L’approche processus repose sur une méthodologie en 4 étapes clés:
identifier et décrire
-faire la cartographie des processus
1 les processus - décrire chaque processus
-Analyse des attentes des clients
évaluer &
consolider mesurer &
analyser
améliorer
II - ATTENTES CLIENTS
LES DIFFERENTES ATTENTES
DES CLIENTS
POURQUOI ?
Détecter les composantes de la satisfaction
client
Définir les points à améliorer
COMMENT ?
Enquêtes téléphoniques,
Questionnaires de satisfaction,
Remontée d’informations commerciaux ...
Service consommateur, SAV...
Salons...
LES DIFFERENTES ATTENTES
DES CLIENTS (suite)
- implicites:
Conformité à la commande (type et nombre de produits, respect du délai)
Respect de la réglementation dans la fabrication des meubles (ex: utilisation de matériaux adaptés aux contraintes
d ’hygiène, à la chaleur, l ’humidité...)
Respect de la réglementation dans l ’implantation (ex: flux de circulation des matières, séparation zones propres/zones
sales…)
Livraison des produits dans des emballages adaptés
Compétence des formateurs, etc...
- latentes:
Proposition accessoires de cuisine ( boîtiers pour savons liquides, dérouleurs papier essuie-tout…)
Informations sur l ’évolution des contraintes réglementaires impliquant une adaptation des équipements ou des
schémas d’implantation
Veille technologique sur les meubles (nouveaux matériaux) et les équipements
Extension des conditions et durées de garantie, etc...
III - IDENTIFICATION
DES PROCESSUS ?
TROIS GRANDES FAMILLES
a - PROCESSUS DE REALISATION
(OU OPERATIONNELS)
b - PROCESSUS DE SUPPORT
(OU DE SOUTIEN)
c - PROCESSUS DE MANAGEMENT
(OU DE DIRECTION)
a - PROCESSUS DE REALISATION
DE
Détection du Satisfaction du
besoin client REALISATION besoin client
PROCESSUS DE
Externes:
écoute/satisfaction MANAGEMENT Décisions
client + Actions engagées
Internes: Affectation des ressources
données issues du
fonctionnement Ce sont des processus
interne du SMQ
de pilotage
Ils peuvent inclure les activités telles que:
Ecoute client, politique et objectifs qualité, planification du
SMQ, audits internes et externes, revues de processus,
satisfaction client, revue de direction, actions correctives et
préventives
d) Cartographie des processus
PROCESSUS DE REALISATION
PROCESSUS SUPPORT
L’identification des processus
par où commencer ?
1 Décrire l’entreprise toute entière comme un macro-processus
exemple : éléments
éléments
entrants :
une fabrique des produits agro-alimentaires sortants :
Marché
Marché
catalogue
de
besoins
produits
LA MISSION :
Clients
Clients concevoir, fabriquer devis
demandes
de prix et commercialiser Produits fini
expédiés
commandes
Des produits agro-
agro- Fournisseurs
Fournisseurs
alimentaires commandes
MATIERES matières
2 Identifier les processus qui prennent en charge les entrées
Marché Marché
MARKETING
analyser les besoins catalogue
besoins du marché et de
déterminer l’offre
produit cahier des produits
Clients charges
demandes COMMERCIAL Clients
de prix réaliser les devis et
devis
valider les
commandes
commandes commandes
acceptées
Fournisseurs LOGISTIQUE LOGISTIQUE
ENTRANT Produits SORTANT Produits fini
matières contrôler, emballer
MATIERES réceptionner,
acceptées fabriqués expédiés
contrôler et stocker et expédier les
?
les matières produits finis
Fournisseurs
APPRO
besoins déclencher les commandes
matières commandes matières
matières
ETUDES
cahier des concevoir des dossier de
charges produits fabrication
PROSPECTION nouveaux
devis à
Clients trouver les clients
réaliser coût et
potentiels
faisabilité Clients
demandes
de prix COMMERCIAL
réaliser les devis et devis
commandes valider les commandes
commandes
acceptées
LOGISTIQUE
LOGISTIQUE prévisions
Fournisseurs SORTANT
ENTRANT FABRICATION contrôler,
MATIERES réceptionner, matières réaliser les Produits Produits.
emballer et Produits fini
contrôler et acceptées commandés fabriqués
stocker les
expédier les expédiés
produits finis
matières planning fab.
PLANIFICATION
planifier l’exécution
des commandes
retour info spécifications BE
qualité besoins matières Fournisseurs
fournisseurs
ACHATS APPRO
propositions sélectionner fourn. déclencher les commandes
fournisseurs et évaluer agréés commandes de matières
fournisseurs matières
demandes de
prix
ETUDES
cahier des concevoir des dossier de
charges produits fabrication
PROSPECTION nouveaux
devis à
Clients trouver les clients
réaliser coût et
potentiels
faisabilité Clients
demandes
de prix COMMERCIAL
réaliser les devis et devis
commandes valider les commandes
commandes
acceptées
LOGISTIQUE
LOGISTIQUE prévisions
Fournisseurs SORTANT
ENTRANT FABRICATION contrôler,
MATIERES réceptionner, matières réaliser les Produits Produits.
emballer et Produits fini
contrôler et acceptées commandés fabriqués
stocker les
expédier les expédiés
produits finis
matières planning fab.
PLANIFICATION
planifier l’exécution
des commandes
retour info spécifications BE
qualité besoins matières Fournisseurs
fournisseurs
ACHATS APPRO
propositions sélectionner fourn. déclencher les commandes
fournisseurs et évaluer agrées commandes de matières
fournisseurs matières
Entreprise xxxxxxxxxxx CARTOGRAPHIE DES
PROCESSUS
SMQ ISO 9001-00
Processus de Satisfacti
Ecoute client
C
management
(P01)
Processus de
on
C
L E
communication
interne (P02) L
P
I
X
I
Processus de
maintenance (P05)
r
I
G
o
E E
N
Processus de GRH
(P03)
Processus O. V.S. (P07) d
E
u
N
C
E Processus OC (P08)
i
N
S
t
T
Processus O N (P09)
Processus
de
s
T
Processus O .N.F.G. f
S Processu
Processu
(P10)
Processus Agrumes (P11)
Amélioratio
n Contenue
(P15) i
S
s relatif
aux s achat n
clients(P (P04) Processus O.A (P12)
06) i
Processus P.A (P13) s
Processus Conf AB et
marmelade (P14)
Processus
Processus De Processus support
Opérationnels
direction
les macro-
macro-processus d’une concession automobile
(cartographie de niveau 1)
Infos
macro--processus de PILOTAGE
macro clients
« piloter la concession »
orientations indicateurs
générales
les macro-
macro-processus de REALISATION
ressources besoins en
disponibles macro--processus SUPPORT
macro
« fournir les ressources nécessaires» ressources
analyse du macro-
macro-processus vente VN
les processus élémentaires (cartographie de niveau 2)
délais
CONSTRUCTEUR CONSTRUCTEUR
PREPARATION
COMMERCIAL &
besoin analyser COMMANDE LIVRAISON
d’un le besoin contrat commander véhicule à véhicule
véhicule VN préparer livré
et réaliser le VN préparer
la vente le véhicule
Exercice n°2
EXERCICE N° 2
ELABORATION D’UNE CARTOGRAPHIE DE PROCESSUS
ENONCE (page 1)
L ’entreprise PROCUISINES, dont l ’activité est décrite ci-après, est une entreprise spécialisée dans
l ’équipement de cuisines professionnelles.
Les clients de PROCUISINES sont les restaurants, les collectivités, les mairies, les écoles, la restauration
d ’entreprise, les traiteurs etc…
• service commercial est chargé de toutes les relations avec les clients, depuis l’établissement de l’offre , en
•Le
passant par le suivi de la commande et des avenants éventuels. Il suit les réclamations clients et met en œuvre les
méthodes d ’écoute et de mesure de la satisfaction des clients.
• Le bureau d ’études étudie les schémas d ’implantation, selon les demandes du service commercial, en tenant
compte des exigences réglementaires relatives à l ’hygiène. Il établit des dossiers décrivant les types de meubles et
équipements prévus, les schémas d ’alimentation relatifs à l ’eau, l ’électricité, le gaz etc…
•Le service ressources humaines assure, en fonction des besoins des différents processus, le recrutement et de
l ’intégration des personnes, la gestion des compétences, la construction et la mise en œuvre des plans de formation
EXERCICE N° 2
ENONCE (page 3)
•Le service achats est divisé en 2 pôles:
•un pôle NEGOCE qui s ’occupe de tous les achats d ’équipements électroménagers professionnels
(fours, congélateurs, réfrigérateurs, plaques de cuisson etc…), qui peuvent être proposés aux clients, dans
le cadre du point 2 de l ’offre de l ’entreprise
•un pôle ACHATS qui s ’occupe de tous les autres achats liés à la fabrication (matières premières,
emballages…) ou à l ’installation ( outillage pour les installateurs par ex) .
•Ce service assure le suivi qualité de tous les fournisseurs
•Le service production fabrique les meubles sur mesure selon les indications fournies par le bureau d ’études. Ce
service est sous auto contrôle, et s ’assure de la conformité des produits en cours de fabrication, et des produits finis.Il
assure la maintenance de ses équipements de production
Le service intervention clientèle assure l ’installation et la formation des utilisateurs chez le client (point 3 de l ’offre
de l ’entreprise), ainsi que le SAV
CONSIGNE :
L ’exercice consiste, pour les stagiaires, à traduire les éléments qui leur
sont fournis, sous forme de cartographie faisant apparaître les processus, et leur
répartition entre:
Les processus de réalisation
Les processus support
Les processus de management
Ainsi que les interactions entre ces processus
CARTOGRAPHIE DES PROCESSUS
PROCESSUS DE REALISATION
PROCESSUS SUPPORT
IV - LA DESCRIPTION DU
PROCESSUS ?
a) les 6 questions du processus
LES 6 QUESTIONS A SE POSER
SUR LE PROCESSUS
Formation,
Equipements savoir-faire et E
N Installations savoir-être X
O (avec quoi ?) I
(avec qui ?)
S G
E
ENTREES N
(qu’est-ce E C SORTIES
qu’on doit X PROCESSUS E (que dois-je
I (intitulé) S fournir ?)
me
G
fournir?) E C
N L
C I
E
Consignes, E
Objectifs du
S instructions, N
processus
procédures T
(Indicateur ?) S
(Comment ?)
LES 6 QUESTIONS A SE POSER
SUR LE PROCESSUS
EQUIPEMENTS
INSTALLATIONS
E (avec quoi ?) E
ENTREES
(Qu’est-ce X X SORTIES
qu’on doit me I I (Que dois-je
fournir ?) G G fournir ?)
E PROCESSUS E
N (intitulé) N
C C
E E
S S
FORMATION, SAVOIR-FAIRE
et SAVOIR-ETRE
Equipements
(Avec qui ?)
Installations
(Avec quoi ?)
ENTREES E E
(Qu’est-ce X X SORTIES
qu’on doit I I (Que dois-je
me fournir?) G G fournir ?)
E PROCESSUS
E
N (intitulé)
N
C C
E E
S S
Moyens Acteurs
(Equipements, (pilote du processus, différentes
installations...) fonctions dans l’entreprise… )
Fournisseur(s) Client(s) du
du processus processus
Données Valeur ajoutée (interne,
Données
externe)
d’entrée de sortie
Exigences définies Exigences
par le client du client
processus satisfaites
Méthodes
Objectifs du processus Les décrire en s’appuyant
(indicateurs) sur ce schéma, en partant
des documents et
enregistrements déjà
existants
c) La fiche processus
Référence fiche:
LOGO ENTREPRISE FICHE PROCESSUS Version : Page :1/x
Intitulé du processus:
Finalité du processus, objectif(s) attendu(s):
Activités concernées:
Début
Étape 1
•Compléments
d’informations
Acteurs
•Renvoi vers des
concernés Test
procédures, instructions,
formulaires etc...
Étape 2 Étape 3
Étape 4
Fin
Référence fiche:
LOGO ENTREPRISE FICHE PROCESSUS Version : Page :n/x
Moyens de mesure ou de surveillance de l’efficacité du processus (indicateurs):
-
-
-
Documents associés:
procédures, instructions, formulaires...
MODIFICATIONS
Version Nature de la modification Date
Dans l ’entreprise PROCUISINES, nous allons étudier plus particulièrement le processus PR1 FABRICATION DES
MEUBLES DE CUISINE
Les éléments suivants vous sont fournis pour décrire ce processus :
Le service commercial assure la prospection du marché. Il réceptionne les appels d ’offre des clients, émet des offres (à
l ’aide d’une fiche devis type), traite les commandes en concertation avec le bureau d ’études et le service production. Il
dispose d’un logiciel de suivi des offres et des commandes. Il transmet les bons de commande validés au bureau d’études.
Le bureau d’études travaille, à partir les informations fournies par le service commercial, sur les schémas d’implantation , et
les plans des meubles. Il utilise un logiciel CAO. Il transmet ses dossiers au service production, et au service intervention
clientèle si une installation est prévue.
• Le service production planifie ( à partir d’un logiciel GPAO), et déclenche la
fabrication des meubles, à l’aide de modes opératoires de fabrication applicables
aux différents postes de travail (correspondant aux différentes machines présentes
dans l’atelier de fabrication). L’ensemble des matières premières et emballages lui
est fourni via le processus achats qui déclenche les commandes auprès des
fournisseurs. Le service production assure la traçabilité de ses fabrications via des
fiches suiveuses et réalise les contrôles sur les produits en cours de fabrication, et
les produits finis, selon des modes opératoires de contrôle.
L’objectif global du processus est d’assurer la satisfaction du client par la fabrication de meubles conformes à
ses besoins et livrés dans les délais.
L’efficacité du processus est mesurée par des indicateurs associés à chacune des grandes étapes du processus:
CONSIGNES :
• Faire l’analyse du processus (entrées, sorties, moyens matériels, humains, méthodes, indicateurs)
sous forme d’un schéma de processus.
• Puis décrire les grandes étapes ce processus sous forme d’une fiche processus.
Processus de fabrication de meubles cuisines
EXERCICE N°3 (Moyens) (Acteurs)
………………….. …………………..
………………….. …………………..
………………….. …………………..
………………….. …………………..
(Données
(Fournis- (Données de sortie) (Clients)
seurs) d’entrée) …………… ……………
…………… …………… …………… ……………
…………… …………… …………… ……………
…………… …………… …………… ……………
…………… …………… (activités)
(Objectifs/ (Méthodes)
Indicateurs) Liste des documents et
………………….. enregistrements déjà existants:
………………….. …………………..
………………….. …………………..
………………….. …………………..
…………………..
Activités concernées:
Documents associés:
MODIFICATIONS
Version Nature de la modification Date
Etablissement dossiers
interne:
externe • exigences Commande processus
• Client clients de meubles, PR3 s’il y
externe exprimées conforme a instal-
dans la aux attentes lation
commande du client, externe:
interne • matières livrée dans client final
• Processus premières, les délais
PS3 emballages prévus
•Processus •véhicules ...
PS2 Objectifs/Indicateurs Méthodes
•offres acceptées Documents existants:
•dossiers BE complets procédure PRO/03, instructions
•produits conformes INS01 à INS05, modes
•commandes sans erreurs opératoires de fabrication et de
•délais respectés contrôle, fiche devis, bon de
commande, dossiers études,
Exercice : schématisation d’un processus.
fiches suiveuses...
Exercice n°3:Corrigé
Référence fiche: FP-PR1
LOGO ENTREPRISE FICHE PROCESSUS Version : a Page :1/5
Intitulé du processus: Fabrication de meubles de cuisine professionnels
Finalité du processus, objectif(s) attendu(s): Assurer la satisfaction du client
par la fabrication de meubles conformes à ses besoins et livrés dans les délais,
tout en respectant les objectifs fixés (voir page 5/5)
Activités concernées: commercial, études, fabrication et contrôle, stockage
et expédition des produits
Modes opératoires
Service de fabrication +
production Fabrication des meubles Matières 1ères 1nstruc-
Machines fabrication tion
Fiches suiveuses INS04
Service
production Contrôles associés à la fabrication Modes opératoires
de contrôle
Exercice n°3:Corrigé
Référence fiche: FP-PR1
LOGO ENTREPRISE FICHE PROCESSUS Version :a Page :4/5
DESCRIPTION DU PROCESSUS
Fin
Exercice n°3:Corrigé
Référence fiche: FP-PR1
LOGO ENTREPRISE FICHE PROCESSUS Version : a Page :5/5
Moyens de mesure ou de surveillance de l’efficacité du processus (indicateurs):
- nombre d’offres acceptées/ nombre d’offres émises objectif: > 55%
- nombre de dossiers incomplets émis par le bureau d’études et ayant entraîné des retards de fabrication objectif: < à 10%
- nombre de produits non-conformes / nombre de produits fabriqués objectif: < à 5%
- nombre d’erreurs de commandes/ nombre de commandes livrées objectif: < à 8%
- pourcentage de délais de livraison non respectés objectif: < à 25%
MODIFICATIONS
Version Nature de la modification Date
a Création de la fiche processus 15/03/04
D Application
C A Pilotage et amélioration
C, A
des processus
Le pilote n’est pas une fonction traditionnelle de l ’organigramme
Organigramme Cartographie
« Notion d ’autorité hiérarchique » « Notion d ’autorité fonctionnelle »
Direction
PROCESSUS DE MANAGEMENT
PM1 PM2
•Responsable Pilote : Pilote :
hiérarchique (1) Resp. (2) Resp. (3) Resp. (4)
•Service (1) Serv. (2) Serv. (3) Serv. (4)
PROCESSUS DE REALISATION
PROCESSUS SUPPORT
PS1 PS2
Pilote : Pilote :
Le pilote est :
•Désigné par la direction.
Le pilote s ’assure de :
• L’application du processus (par des résultats
d’audits, le bilan des dysfonctionnements, etc.)
• L’efficacité : indicateurs, non-conformités,
satisfaction clients du processus, audits, etc.
• L’efficience : adéquation ressources-résultats.
• L’adaptation du processus : aux évolutions de son
environnement (écoute clients, nouvelles exigences,
évolution des processus en interface etc.).
a - Rôle du pilote du processus
(suite)
Le pilote :
• S ’assure du traitement des dysfonctionnements du
processus.
• Engage les actions correctives et préventives
associées.
• Met en œuvre les plans d’amélioration.
• Rend compte des résultats à l’équipe dirigeante.
b - Revue du processus
Son rôle :
• Garantir en permanence la satisfaction des besoins et
attentes des clients du processus.
• Identifier les dérives et actions correctives.
• Identifier les opportunités d’amélioration du
processus.
Fréquence : variable selon l’incidence et la « mâturité »
du processus
Participants: pilote, acteurs (ou leurs représentants) du
processus concerné et des processus en interface
b - Revue du processus
(suite)
Ordre du jour :
Données de sortie :
ETAT D’AVANCEMENT
Type N° de la Objet de Resp.
d’action fiche l’action De A mettre en En cours A Vérifiée Soldée Non soldée :
AC/AP l’action œuvre le : d’appli- vérifier le : n° Nelle
AA cation le : fiche :
PROCESSUS
PROCEDURE = Approche DYNAMIQUE
= Approche STATIQUE
QUI FAIT QUOI COMMENT?
QUI FAIT QUOI COMMENT? +
•QUELLES INTERFACES?
•QUELS OBJECTIFS?
•QUELS RESULTATS
CONSTATES?
les 3 cycles de l’amélioration continue
stratégie, niveau
objectifs…
STRATEGIQUE
§ 5.2
(cycle annuel)
revues de à organisation,
direction
§ 5.6 moyens…
§8.2
indicateurs,
audits… processus
niveau
« Management
sphère d’intervention
de la direction
amélioration mise en oeuvre Opérationnel »
§ 8.4 (cycle mensuel)
§ 8.5
supervision
travail
à
sphère d’intervention réaliser
du management
intermédiaire corrections production
niveau « fil de l’eau » § 8.3
(cycle quotidien) (auto)
contrôle
les 3 cycles d’amélioration continue transformés en processus :
la cartographie des processus de pilotage
propositions
d’amélioration
informations
processus
(cycle annuel)
(indicateurs) ORIENTATIONS
GENERALES
informations
- politique
diverses
- objectifs
informations
suivi actions - plans d’action
-budget
- lettres
clients
ECOUTER CLIENTS informations sur d’objectifs
& MESURER LEUR les attentes et la
satisfaction des
SATISFACTION clients
informations
suivi actions
Pour terminer, les erreurs à ne pas commettre
• confondre cartographie des processus et organigramme
– La cartographie n’est pas un organigramme bis, même si la cohérence entre organisation
et processus doit être surveillée
• confondre processus et produit
– Un même processus peut générer différents produits.
• confondre processus et procédure
– Un processus est un concept (un ensemble d’activités cohérentes…). Les procédures sont un des
moyens de maîtrise des processus.
• rester trop macroscopique…
– Avec seulement un ou deux processus identifiés, vous ne pouvez pas tirer profit de la
démarche.
• …ou rentrer trop dans le détail
– Si vous trouvez plus d’une douzaine de processus de réalisation, vous êtes descendus trop
bas pour en faire un outil efficace pour la direction générale.
Engagement de l’encadrement
Sensibilisation du personnel
Hiérarchisation des processus à analyser
Planification
Maintien d’une dynamique
En résumé, l’approche processus permet
de: