Guía N° 2

Administración de bodega

EL CICLO DE LAS COMPRAS

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Analizar las fases del ciclo de compras y los documentos que se generan en un
procedimiento de compras.

DOCUMENTACIÓN MERCANTIL

ORDEN DE COMPRA

La orden de compra es el documento por medio del cual una empresa pide a su
proveedor le despachen las mercaderías que la orden de compra indica, bajo las
condiciones que el mismo documento señala.

Uso de la orden de compra

La orden de compra puede tener su origen en una orden de pedido (documento de

uso interno, por la cual los jefes de departamento o secciones solicitan al jefe de compra
o a la persona que cumple esa función. El diseño, los datos que contienen y su operatoria
varían de empresa en empresa).

La orden de compra se extiende en tantos ejemplares como sean las necesidades de la

empresa: original y una copia para el vendedor, quien al devolver copia firmada, da
testimonio de su aceptación; otra de las copias debe ser enviado a bodega para control en
la recepción, y una tercera copia es para el departamento de compras.

Requisitos mínimos que debe contener la orden de compra

• N° de la orden de la compra
• Fecha de emisión
• Rut del comprador y del vendedor
• Nombre del comprador y del vendedor
• Condiciones de la venta
• Detalle de las mercaderías ( artículos) a adquirir
• Precio unitarios y totales
• Fecha de entrega
• Firma de la persona responsable de la compra
Términos y condiciones anexas a la orden de compra

Es habitual que las medianas y grandes empresas impriman sus ordenes de compra
estipulando en su reverso ciertos términos y condiciones especiales que el proveedor
debe respetar, como por ejemplo:

Calidad las mercaderías recibidas están sujetas a inspección, pudiendo ser rechazadas
si no cumplen con las especificaciones prescritas por la empresa

Transporte: no se aceptan recargos por flete

Despacho: se debe efectuar de acuerdo a lo estipulado en esta orden de compra.

FACTURA

Documento que la ley obliga a emitir en triplicado. El original y la segunda copia o copia
adicional se deben entregar al cliente, la primera copia debe quedar en poder del
vendedor, para su revisión posterior del S.I.I.

Las facturas deben presentar las características y datos que se menciona a

continuación:

1. Datos que deben contener antes de ser emitida.

Nombre completo o razón social del contribuyente
Numero del RUT del emisor
Domicilio del establecimiento
Comuna o nombre del lugar, según corresponda
Giro del negocio
Número telefónico y casilla, cuando corresponda
Numeración en forma correlativa
Nombre o razón social del impresor de los textos ( pie de imprenta)
La frase “COPIA DE FACTURA NO DA DERECHO A CREDITO FISCAL” impresa
diagonalmente y en caracteres destacados tanto en duplicado como en las otras
copias.
Sello oficial del S.I.I. (timbre)

2. Datos que debe contener la factura en su emisión

Fecha que se extiende

Nombre completo o razón social del comprador
Número de R.U.T
Domicilio del comprador y comuna
Giro del negocio
Número telefónico y casilla, cuando proceda
Detalle de la mercadería transferida, precio unitario y monto de la operación
Indicar separadamente la cantidad de recarga por concepto de impuesto, cuando
proceda
Señalar número y fecha de la guía de despacho, cuando proceda
Expresar las condiciones de venta: al contado, con letra, en cuenta corriente, etc..

3. Dimensiones

Las facturas deben tener, como mínimo: 21,5 cm de ancho por 15 cm de alto; sin
embargo, no existe inconveniente en que su tamaño sea superior, respetando las
medidas mínimas

Características del papel en que se deben imprimir

El papel del original debe ser de color blanco, en cambio las copias pueden ser de otros
colores o tintas diferentes del original, pero no deben llevar impresos ningún tipo de
fondo.
El original de la factura debe llevar impreso un fondo de color celeste u otro que se
asemeje, tipo 290c ó 290 u, con las siguientes frases
1. “SU BOLETA ES BENEFICIO PARA TODOS, EXIJALA”
2. IMPRIMIO EL FONDO...... (Nombre o razón social del impresor del fondo, su dirección
completa, comuna y número del RUT)...... y así sucesivamente.

Estas dos frases deben abarcar toda la superficie del original de la factura e intercaladas
de cinco líneas cada una, impresas con letra mayúsculas de color celeste y con sesgo o
corrimiento hacia la derecha, respecto de la línea superior, con un espacio aproximado de
una letra.

Ejemplo:

SU BOLETA ES BENEFICIO PARA TODOS, EXIJALA, SU BOLETA ES BENEFICIO

PARA TODOS, EXIJALA, SU BOLETA ES BENEFICIO PARA TODOS, EXIJALA SU
BOLETA ES BENEFICIO PARA TODOS, EXIJALA, SU BOLETA ES BENEFICIO PARA
TODOS, EXIJALA, SU BOLETA ES BENEFICIO PARA TODOS, EXIJALA, SU BOLETA
ES BENEFICIO PARA TODOS, EXIJALA, SU BOLETA ES BENEFICIO PARA TODOS,
EXIJALA, SU BOLETA ES BENEFICIO PARA TODOS, EXIJALA, SU BOLETA ES
BENEFICIO PARA TODOS, EXIJALA, SU BOLETA ES BENEFICIO PARA TODOS
IMPRMIO EL FONDO, IMPRENTA LOPE< LTDA, AV ITALIA 3456 SANTIAGO, RUT 9.
234.567 –5 IMPRIMIO EL FONDO
IMPRMIO EL FONDO, IMPRENTA LOPE< LTDA, AV ITALIA 3456 SANTIAGO, RUT 9.
234.567 –5 IMPRIMIO EL FONDO
IMPRMIO EL FONDO, IMPRENTA LOPE< LTDA, AV ITALIA 3456 SANTIAGO, RUT 9.
234.567 –5 IMPRIMIO EL FONDO
IMPRMIO EL FONDO, IMPRENTA LOPE< LTDA, AV ITALIA 3456 SANTIAGO, RUT 9.
234.567 –5 IMPRIMIO EL FONDO
IMPRMIO EL FONDO, IMPRENTA LOPE< LTDA, AV ITALIA 3456 SANTIAGO, RUT 9.
234.567 –5 IMPRIMIO EL FONDO
SU BOLETA ES BENEFICIO PARA TODOS, EXIJALA, SU BOLETA ES BENEFICIO
PARA TODOS, EXIJALA, SU BOLETA ES BENEFICIO PARA TODOS, EXIJALA SU
BOLETA ES BENEFICIO PARA TODOS, EXIJALA, SU BOLETA ES BENEFICIO PARA
TODOS, EXIJALA, SU BOLETA ES BENEFICIO PARA TODOS, EXIJALA, SU BOLETA
ES BENEFICIO PARA TODOS, EXIJALA, SU BOLETA ES BENEFICIO PARA TODOS,
EXIJALA, SU -----

4. RUT DEL EMISOR, NOMBRE DEL DOCUMENTO Y SU NÚMERO CORRELATIVO.

Estos elementos deberán ser impresos en un recuadro de 4 cm de altura por 8 cm de

largo. Enmarcado por un filete de 1mm de grosor. Este recuadro debe ir el ángulo
superior derecho, a 0,5 cm del corte y será de color rojo.

UNIDAD DEL SERVICIO DE IMPUESTOS INTERNOS

Inmediatamente debajo del recuadro, deberá anotarse la unidad del servicio de impuestos
internos donde debe efectuarse el timbraje respectivo

R.U.T 89.000.454 – 4

FACTURA

N° 2345
S.I.I – ÑUÑOA

5. DESTINO DE LAS COPIAS

El destino de las debe estar impreso en el vértice inferior de la factura y en dirección

horizontal, ejemplo:
ORIGINAL: CLIENTE
DUPLICADO: SERVICIO IMPUESTOS INTERNOS
TRIPLICADO: CONTROL TRIBUTARIO

6. COPIADO DE LAS COPIAS

Se debe usar sólo papel carbón o por procedimiento químico autocopiativo

7. PRESENTACIÓN DE RUT DE LA EMPRESA

Cada vez que se realice una compra, se debe presentar el RUT de la empresa o una
fotocopia legalizada ante notario, la persona autorizada a realizar la compra de firmar
factura, anotando el RUT y nombre.

Ejercicio demostrativo
Complete la factura con los siguientes datos:
Proveedor: Automotriz Asc. Ltda.
RUT: 777.152.090- 1
Coquimbo 290 Fono 44418187 Santiago
Cliente: Teca Ltda.
RUT: 778888111-1
Domicilio: Inglaterra 820. Qta Normal
Fono: 42093812
Fecha: 8 de junio 2003
Giro capacitación
La factura queda:
 automotriz importadora RUT 777152090-1
Coquimbo 2290F A C T U R A
Logo
santiago .chile 
Fono 44418187 N° ..76790....

S.I.I. ÑUÑOA
Santiago __08_____ de junio____________ de _2003_________
Señor(es) _TECA__S.ltda___________________R.U.T 778888111-1____
Dirección: Inglaterra 820________________________ Comuna Qta NormaL_
Giro _capacitación____________________________ Cuidad Santiago______
Cond. Venta contado _____ Guía __________ Teléfono_42093812_____

Por lo siguiente:
CANTIDAD DETALLE PRECIO
UNITARIO TOTAL

1 127rh R14 29400 29440

Son: veinte y nueve mil cuatrocientos NOMBRE F. Reyes. NETO $ 24.915

......................................PESOS C.I 234.456.879.................. 18% I.V.A. $ 4.485
firma ......................................... TOTAL 29.400

GUIA DE DESPACHO

La guía de despacho, es el documento que la ley obliga a emitir cuando se hubiere

optado en postergar el otorgamiento de la factura o bien cuando existe traslado de bienes.
De acuerdo a las disposiciones legales e instrucciones dadas por el S.I.I., la guía de
despacho debe contener la siguiente información y cumplir con las características que se
detallan a continuación:

Emitirse con triplicado, el original y el triplicado debe acompañar a las

mercaderías, el duplicado debe quedar en manos del emisor con la finalidad de realizar
la facturación posteriormente. LA guía de despacho debe cumplir con los mismos
requisitos de la factura.

LA NOTA DE DEBITO

La nota de débito es el documento que conforme al Art. 57 del D.L. N° 825 de 1974, debe
emitirse por aumento del impuesto facturado.

1. USO DE LA NOTA DE DÉBITO

Este documento se utiliza cuando se producen diferencias de precios a favor de la firma
vendedora o prestadora del servicio, también se utiliza cuando se envían las facturas a
los clientes sin incluir los gastos de transporte, embalaje u otros, para cargar estos gastos
al cliente, que s la vez conllevan un mayor impuesto a beneficio fiscal, el vendedor debe
emitir una nota de débito.

2. REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR LA NOTA DE DEBITO.

Conforme a las disposiciones legales vigentes, las notas de débito, deben cumplir con los
mismos requisitos de una factura.

Ejercicio de aplicación

Complete la nota de débito, con los siguientes datos

Proveedor : MARMITTE HNOS, S.A.

Fecha de operación : 14 / 03 /2003
Factura : 12345 de 05/ 03/2003
Motivo de abono : Devolución parcial de mercadería
Vendedor : Luis Morales
CLIENTE : IRMA ROJAS Y CIA LTDA
Dirección : Teniente Montt 2345 Rancagua
R.U.T. : 1.345.786-0
Cta Cte Comercial : N° 234.567 –987-0

La nota de débito queda de la siguiente forma

Marmitti Marmitti S.A. RUT 2.456.890 - 2

MaquinariaNOTA DE DEBITO
Logo
Av.matta 231 
Fono 324567 N° 345
Santiago

S.I.I. ÑUÑOA
14 03 2003

Señor(es) _ IRMA ROJAS ________________ Factura : 12345

Dirección teniente montt 2345_____________ vendedor Luis Morales
Casilla ----------------- Ciudad Rancagua ____ R.U.T 1.345.786 - 0
Cta Cte 234.567-987-0

Hemos debitado a su cuenta corriente lo siguiente:

DETALLE VALOR TOTAL

Comprobante N° 3334 Fecha 14/03/03

Interes $9.490
_________________________I.V.A 18% 1.708
_________________________Total 11.198

Son : ONCE MIL CIENTO NOVENTA Y OCHO PESOS

ORIGINAL: CLIENTE

V.B. .........................................
FIRMA
LA NOTA DE CREDITO
La nota de crédito es el documento que conforme al articulo 57 del D.L N° 825 de 1874,
debe emitirse por los descuentos o bonificaciones otorgadas con posterioridad a la
facturación.

USO DE LA NOTA DE CREDITO

Las firmas comerciales cuando reciben mercaderías devueltas por sus clientes ( Fallas en
algunas unidades, deficiencia en la calidad, etc), debe emitirse una nota de crédito para
abonar en la cuenta del cliente el respectivo valor. Con mayor frecuencia se emplea la
nota de crédito, cuando en la factura no se consideró un descuento, o cuando el cliente
anticipa su pago y que según convenio le corresponde un abono proporcional los días que
anticipó dicho pago.

REQUISITO QUE DEBE CUMPLIR LA NOTA DE CREDITO

De acuerdo a las disposiciones legales vigentes, la nota de crédito, debe cumplir con los
mismos requisitos exigidos para las facturas, y solamente puede ser emitida al mismo
comprador o beneficiario del servicio para modificar facturas otorgadas con anterioridad.
Ejercicio de aplicación
Complete la nota de débito, con los siguientes datos
Proveedor : MARMITTE HNOS, S.A
Fecha de operación : 15/ 04 /2003
Factura : 13345 de 10/ 04/2003
Motivo de abono : Devolución parcial de mercadería
Vendedor : Luis Morales
CLIENTE : IRMA ROJAS Y CIA LTDA
Dirección : Teniente Montt 2345 Rancagua
R.U.T. : 1.345.786-0
Cta Cte Comercial : N° 234.567 –987-0

La nota de crédito queda de la siguiente forma

Marmitti Marmitti S.A. RUT 2.456.890 - 2

MaquinariaNOTA DE CREDITO
Logo
Av.matta 231 
Fono 324567 N° 345
Santiago

S.I.I. ÑUÑOA
15 04 2003

Señor(es) _ IRMA ROJAS ________________ Factura : 13345

Dirección teniente montt 2345_____________ vendedor Luis Morales
Casilla ----------------- Ciudad Rancagua ____ R.U.T 1.345.786 - 0
Cta Cte 234.567-987-0

Hemos ABONADO a su cuenta corriente lo siguiente:

DETALLE VALOR TOTAL
Comprobante fact. N° 13345 Fecha 10/04/03

Devolución parcial de mercaderia $163.605

_________________________I.V.A 18% 29.449
_________________________Total 193.054

Son: ciento noventa y tres mil cincuenta y cuatro pesos

ORIGINA: CLIENTE
V.B. .........................................
FIRMA