Apresentação em tema: "ORGANIZAÇÕES, SISTEMAS E

MÉTODOS"— Transcrição da apresentação:

1 ORGANIZAÇÕES, SISTEMAS E MÉTODOS
MANUAIS ADMINISTRATIVOSJulio Morais - CESFManaus – AM / 2003

2 Conceito“É todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, políticas, objetivos,

instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos executivos e funcionários da
empresa, bem como a forma como estes devem ser executados, quer seja individualmente, quer seja
em conjunto.”Djalma de Oliveira

3 Conceito“São documentos elaborados dentro de um empresa com a finalidade de uniformizar

procedimentos que devem ser observados nas diversas áreas de atividade.”Antônio Cury

4 Requisitos Básicos Necessidade real da empresa;

Redação simples, clara e eficiente;Ter índice e sumário;Ter instruções suficientes;Ser distribuído a
todos que dele necessitam;Flexibilidade;Processo contínuo de revisão, atualização e distribuição

5 Vantagens do Uso de Manuais

Importante fonte de informação;Facilita a efetivação das normas e procedimentos institucionais;Fixa
critérios e padrões, uniformiza terminologia;Evita discussões e equívocos formais;Possibilita o
treinamento aos novos e antigos funcionários;Instrumento efetivo de consulta;Restringe a
improvisação;Revisão e avaliação objetivas das práticas e dos processos existentes.

6 Desvantagens dos Manuais

Não é solução para todos os problemas organizacionais;Quando mal elaborado traz inconvenientes
para o funcionamento normal da empresa;O custo pode ser elevado (custo x benefício);Pouco
flexível;Só incluem aspectos formais da empresa;Um freio para a iniciativa e criatividade;Uma
linguagem prolixa pode tornar seu uso prejudicado e difícil.

7 TIPOS DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS

De organização;Normas e Procedimentos;Políticas e Diretrizes;Instruções especializadas;Do
empregado;Finalidade Múltipla

8 Manual de Organização Estabelecer as unidades administrativas;

Identificar como a empresa está organizada;Estabelecer os níveis de autoridade e
responsabilidade;Base para avaliação do plano organizacional

9 Conteúdo do MDO Objetivos Gerais e setoriais; Organograma Geral;

Relação das principais funções;Relação de linha e assessoria;Grau de autoridade.

10 MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS

Veicular instruções corretas aos executores;Proporcionar a execução uniforme dos serviços;Facilitar
a coordenação das atividades das diversas unidadesFacilitar o treinamento

11 Anexos (tabelas, figuras e reproduções)

CONTEÚDO DO MNPNormasProcedimentosFormuláriosFluxogramasAnexos (tabelas, figuras e
reproduções)

12 MANUAL DE POLITICASCriar condições para um adequado nível de delegação;Facilitar a

concentração de esforços, visando os objetivos gerais;Melhor avaliação do plano organizacional;
13 CONTEÚDO DO MP Políticas de Tecnologia; Políticas de Marketing
Políticas de Logística;Políticas de Recursos HumanosPolíticas de ProduçãoPolíticas de Finanças

14 M. INSTRUÇÃO ESPECIALIZADA
Facilitar treinamento a um determinado grupo de profissional;Guia de consulta para um grupo de
profissional.

15 CONTEÚDO DO MIE Objetivos básicos; Informações sobre o cargo;

Relação das tarefas básicas;Instruções básicas para execução das tarefas;Instruções básicas para
avaliação das tarefas;Instruções de conduta de comportamento para o cargo.

16 MANUAL DO EMPREGADO Propiciar rápido entendimento referente a empresa;

Propiciar bom clima;Explicitar direitos e deveres;Facilitar o treinamento do novo empregado

17 CONTEÚDO DO ME Atividades da empresa; Histórico da empresa;

Objetivos gerais da empresa;Regime de incentivo;Direitos e obrigações do empregado;Normas de
comportamento básicos;Serviços que a empresa presta aos empregados

18 MANUAL DE FINALIDADE MULTIPLA

Informar os empregados sobre variados assuntos da empresa;Servir para o treinamento e de
avaliação do plano organizacional.

19 CONTEÚDO DO MFM Título; Índice; Prefácio; Histórico da empresa;

Políticas gerais;Aspectos básicos da organização;Unidades organizacionais da empresa;Regulamento
Interno;Observações Gerais sobre direitos e deveres

20 ESTRUTURA DO MANUAL Índice Numérico; Apresentação; Instrução para uso;

Conteúdo básicoApêndice;Glossário;Índice temático;Bibliografia.

21 FASES DE ELABORAÇÃO Definição do objetivo; Escolha dos responsáveis;

Análise preliminar;Planejamento;Levantamento da empresa;Elaboração propriamente
dita;Distribuição;instrução aos usuários;Acompanhamento do uso.

22 PROCESSO DE ATUALIZAÇÃO
REVISÃO – é uma nova impressão das folhas corrigidas. As folhas revistas substituem as de
números correspondentes.REEMISSÃO – é uma nova edição completa do corpo, que substitui a
publicação original e inclui todas as revisões. Ocorre sempre que as revisões afetarem 2/3 da
publicação anterior.CANCELAMENTO – Ocorre com a publicação da folha de cancelamento.

23 Lista de controle, contendo as seguintes questões:

AVALIAÇÃO DOS MANUAISLista de controle, contendo as seguintes questões:Qual a opinião
dos usuários?O título do Manual é adequado?É de fácil leitura?Encadernação adequada?Em que
casos é consultado?Contém índice temático? Está bem ordenado? Facilita a localização?O sistema
de codificação é adequado?

24 AVALIAÇÃO DOS MANUAIS Está sempre atualizado?

A diagramação é adequada?Existe glossário, ele é suficiente?Existe numero suficiente de
exemplares?Suas dimensões permitem fácil manuseio?O que é feito com as normas
substituídas?Foram previstos espaços em branco para inclusão de novos parágrafos?

25 TÉCNICAS DE REDAÇÃOAo citar unidades, cargos instrumentos de comunicação, iniciar

com letra maiúscula;Após a denominação das unidades e formulários utilizar sigla ou
abreviatura;Codificar os anexos em algarismo romanos, na seqüência que aparecer no
texto;Apresentar as informações na seqüência lógica;Facilitar as revisões e atualizações;Linguagem
acessível a quem realmente necessita;Atender aos questionamentos:- O QUE / QUANDO / ONDE /
QUEM / COMO / POR QUE ?

26 MANUAL DE PROCEDIMENTOS INSTRUÇÕES OPERACIONAIS REGISTROS DA

QUALIDADE
ISO 9000MANUAL DA QUALIDADEMANUAL DE PROCEDIMENTOSINSTRUÇÕES
OPERACIONAISREGISTROS DA QUALIDADE
MANUALIZAÇÃO Elaboração e Uso de Manuais
Prof. VirginiaOSM11

2 PreliminarTrataremos de manuais vinculados à movimentação de processos.Esses manuais

apontam o como fazer.Os indicadores para o uso de manuais estão ligados aos processos
de:DivulgaçãoCoordenaçãoAnáliseTreinamentoProf. VirginiaOSM11

3 ObjetivosPermitir que a reunião de informações dispostas de forma sistematizada, criteriosa e

segmentada atue como instrumento facilitador do funcionamento da organização.O manual vale
como instrumento de permanente consulta, sem ser o único no qual executivos e executantes devem
pautar seu trabalho.Prof. VirginiaOSM11

4 Estratégia para a Manualização

Itemizar os modelos manualizados: antes da aplicação de modelos, é necessário que sejam
identificados os vários tipos de manual que a organização demanda.Qualificar a Manualização:
detalhamento do que será manualizado, ou seja, serão selecionados os modelos.Elaborar o manual: é
a colocação em prática dos estudos realizados anteriormente;Distribuir o manual.Prof.
VirginiaOSM11

5 Tipos e Técnicas de Manualização (1)

Manual de Organização, Manual de estrutura: tem como escopo a própria organização.Manual de
Instruções, Manual de Normas e Procedimentos, Manual de Processo, Manual de Serviços: definem
normas diretrizes e o detalhamento de como fazer o trabalho de natureza burocrática.Prof.
VirginiaOSM11

6 Tipos e Técnicas de Manualização (2)

Manual de Formulários: define a finalidade, o preenchimento, a distribuição e a utilização dos
formulários em uso na empresa.Manual de Normas: semelhante a qualquer regulamento interno ou
regimento.Manual de seqüência Administrativa: descreve as fases e as operações de cada processo,
citando os órgãos e as pessoas que as executam, bem como os volumes de trabalho em cada fase
(não é o manual que mais se recomenda no Brasil).Prof. VirginiaOSM11

7 Tipos de Manuais (1) Manual de Instruções Instruções Origem

Áreas de OperaçãoJustificativas das InstruçõesManual de Normas e
ProcedimentosObjetivoClassificação dos AssuntosPreparo e Emissão de NormasPadrões para
redação de comunicações normativasModificação de NormasProf. VirginiaOSM11

8 Tipos de Manuais (2) Manual de Processo Manual de Serviços (a)

Normas BásicasProcessoInterfaceManual de Serviços (a)Normas básicasRoteiro de
ExecuçãoRoteiro de supervisãoManual de Serviços (b)Normas legaisFormuláriosRoteiro de
SupervisãoProf. VirginiaOSM11

9 Tipos de Manuais (3) Manual de Formulários

ObjetivosFreqüênciaPreenchimentoFluxogramaInterfaceAnexosManual de Seqüência
administrativaProcessoFormuláriosVolumeEspaço FísicoCuidados na SupervisãoProf.
VirginiaOSM11

10 Recomendações FinaisO manual é elaborado para quem não sabe. Quem sabe não o
consulta.Elabore o manual em folhas soltas, para melhor atualização.É fundamental a existência de
um padrão estético que inclua obrigatoriamente a redação e a apresentação de cada manualÉ
interessante a adoção de um sistema de modificação que permita uma fácil referência e/ou
busca.Prof. VirginiaOSM11
11 Formulação e Análise Estrutural
MANUALIZAÇÃOFormulação e Análise EstruturalProf. VirginiaOSM11

12 Objetivos (1)Explicar os objetivos e diretrizes básicas da empresa, sua penetração no mercado e

na sociedade em geral.Relatar a história da empresa, desde sua fundação até a atualidade.Demonstrar
de forma coordenada e organizada, a estrutura organizacional da empresa necessária para conseguir
os objetivos e diretrizes traçadas.Definir a função, a posição hierárquica, as responsabilidades, as
relações e a autoridade dos cargos decorrentes desta estruturaProf. VirginiaOSM11

13 Objetivos (2)Atender às exigências das normas internacionais (série ISO 9000). Ou mesmo da
série ISSO que trata das questões ambientais.Em termos de Manualização no plano estrutural, é a
inclusão de alguns itens que assegurem uma leitura e interpretação sistêmica da organização.Prof.
VirginiaOSM11

14 Tipos e Técnicas de Manualização 1. Manual de Política

Processo decisório (unidades de direção)Delegação de autoridadeProcesso decisório (unidades de
assessoramento e de execução de 1o. e 2o. Níveis).Coordenação globalIntervenção ambientalProf.
VirginiaOSM11

15 2. Manual de Organização (a)

Políticas e diretrizes organizacionais.Estrutura orgânicaCompetênciasEstatutos e regimentos
internosQuadro de pessoalProf. VirginiaOSM11

16 2. Manual de Organização (b)

IntroduçãoObjetivos do manualDefinição das finalidades e objetivos da organizaçãoOrganogramas
parciais e globalDescrição por unidadesDescrição de cargosProf. VirginiaOSM11

17 2. Manual de Organização (c)

ObjetivoEstrutura InternaLinhas de autoridadeAscendenteDescendenteFunçõesProf. VirginiaOSM11

18 2. Manual de Organização (d)

PreliminaresQuadro OrganizacionalPlanos de açãonatureza estratégicanatureza
operacionalEnvolvimento ambientalcircunstancialpermanenteAtuação individual-conceitualProf.
VirginiaOSM11

19 Recomendações Finais (1)

A elaboração do manual deve incluir: uma abertura do texto; sumário de assuntos; gráficos
explicativos.Forma de impressão do texto.Desenho do gabarito da folha.Qualidade do papel.Cor do
papelPerfuração da folha (quando for o caso)Formato da folha padrãoProf. VirginiaOSM11

20 Recomendações Finais (2)

Para a capa do manual deve ser considerado (quando for o caso):tamanhogravaçãoferragensO uso de
divisórias para separar os vários segmentos é interessante.O manual deve ser visto como um
documento que subsidia os trabalhos de cada pessoa na empresa.A linguagem escrita tem de estar ao
alcance de quem lê e usa o manual.Prof. VirginiaOSM11