You are on page 1of 12

BRSM 

Systems:QMS ISO 9001 (2008) 

AssessmentReport/Checklist 
Form 009 

 
CLIENT‐ORGANIZATION (NAME):    REEM AL BAWADI RESTAURANT & CAFÉ   

PHYSICAL LOCATION(s):   SheikhZayed Road, Dubai, UAE 

Phase II Audit Date(s):    9 July 2015 

Phase I Audit Date(s):    28 Jun 2015 

NAICS (or NACE) CODE 56.10 

ISO 9001 EXCLUSIONS:    7‐3 

 
Assessment objectives: Attesting that the requirements of ISO 9001 
have been met in client’s system to protect 
consumers and meet legal requirements 
 
 
ASSESSMENT TEAM INFORMATION 
Assessment Team Leader, ATL Akbar Shams 
Assessor 2 Abgoon 
Assessor 3  
Assessor 4
Assessor 5
Assessor 6
 
 
 
Note: Adjusting the language within this form to the type of activity and nature of the organization is acceptable.
REFERENCE, AS
This Clause

APPLICABLE1 
Has been
REFERENCE CRITERIA FOR GUIDANCE TO FOLLOW UPS – PLEASE WRITE ANNOTATION OR X TO INDICATE SPECIAL Verified,
  Reference Clause  ATTENTION WILL BE REQUIRE   please Tick
mark √ 
 

We pursuit to assure that client‐organization adheres to the protection of communities and consumers. This is to 
1  follow the intent to the substitution of the word “identify” to the word “determine” as part of the importance to 
the processes being capable of achieving desired outputs (including consumer’s well‐being). 

2  Scope of activities  Restaurant and café  

BRSM requires that the organization’s legal obligations and regulatory 
3  Legal status  are met as part of granting certification. The restaurant is legally  √ 
registered in Dubai Municipality 
4  Quality Management System 
General 
Requirements – 
Theorganization has implemented quality management systems 3 years 
4.1  What is the  √
ago. , all required procedures have been designed
implementation / 
transition date? 
Based on the audit in Phase I, organization has developed procedure for 
Documentation  controlling the documents and records.documents and records of the 
4.2  Requirements  QMS system are under control by Document and records Procedure for  √ 
(includes records)  all documents a version has been defined and for forms procedure and 
work instructions a coding system has been defined.

Organization has developed the quality manual, the clause 7.3 has been 
4.2.2  Quality Manual √ 
excluded. Quality manual has been approved by Restaurant manager  

Control of 
4.2.3  Control documents and control record Procedure P1 is established. The  √ 
Documents 
method of developing, approving and obsoleting the documents has 
been defined. The method code assignment to documents and records 
has been identified. Master list (F1) including determining documents 
Control of  distribution was observed. F2 Record retention has been determined in 
4.2.4  Records – Are  this procedure   √ 
records… 

Management has committed to provide all needed resources


Organization Chart objectives policy/00.
Management  The policy includes increase of hygiene
5  √ 
Commitment  Increase of satisfaction through versatility of service
Manager is also committed to provide resources , human resources and
training and infrastructure

FORM‐009_V4_QMS                                      Issued: July 9, 2003                                                               Revised: March 2013                                                       Page 2 of 12 
REFERENCE, AS
This Clause

APPLICABLE1 
Has been
REFERENCE CRITERIA FOR GUIDANCE TO FOLLOW UPS – PLEASE WRITE ANNOTATION OR X TO INDICATE SPECIAL Verified,
  Reference Clause  ATTENTION WILL BE REQUIRE   please Tick
mark √ 
 

Customer  Focus  – 
5.2  (may  relate  to  In clauses 7.2.1 and 8.2.1 customer Focused is explained in detail.  √
7.2.1 and 8.2.1) 

Quality Policies with the contexts such as  the commitment to quality is 
constant concern,  Increase of satisfaction through versatility of service 
5.3  Quality Policy √
Manager is also committed to provide resources , human resources and 
training and infrastructure 
Quality  objectivesare  determined  and  monitored  in  internal  audit  and 
Planning;5.4.1 management  review  meetings;  objectives  for  current  year  has  been 
Quality determined such as: 
Objectives/5.4.2 Increasing salads diversity ( at least 3 new types) 
5.4  √
quality Opening new branches in region  
management Executing breakfast delivery in UAE branches 
system planning
Increase the hygiene concerns to prevent any NCs from Municipality 

5.5 

Job description (F15)and organization Chart is define properly. 
Restaurant manager has approved Organizational Chart and 
responsibility and authority documents. 
Responsibility,  The job description of the supervisor observed,  Gorge Eccles is 
5.5.1  √
Authority   responsible to oversee staff activities, such as cooking of foods, 
preparation of the foods, storage inventory and quality of purchased 
ingredients, maintenance of the ovens and air conditioners and fridges 
Cleanliness of the restaurant and kitchen 

Restaurant Manager has appointed Mrs. Macasinag as Management 
Management 
5.5.2  Representative. To establish system and to report on the performance to  √
Representative 
management 

Internal Internal communication is Done through wireless telephones 
5.5.3  √
Communication Verbal communication and face to face contacts 

5.6  Management review
Management reviews  done every 4 month, 
The lastmanagement review meeting was conducted 02 May, 2015 .all 
5.6.1  General  inputs  are  covered  within  4  meetings  during  the  year.  Minute  of  the  √
meeting  was  observed.    The  management  review  is  done  for  all 
branches at once . 

FORM‐009_V4_QMS                                      Issued: July 9, 2003                                                               Revised: March 2013                                                       Page 3 of 12 
REFERENCE, AS
This Clause

APPLICABLE1 
Has been
REFERENCE CRITERIA FOR GUIDANCE TO FOLLOW UPS – PLEASE WRITE ANNOTATION OR X TO INDICATE SPECIAL Verified,
  Reference Clause  ATTENTION WILL BE REQUIRE   please Tick
mark √ 
 

All Inputs have been discussed. At the meeting such as results of audits; 
customer feedback; process performance and product conformance 
status of corrective and preventive actions; 
5.6.2  Review Inputs  √
follow‐up action from earlier management reviews; 
changes that could affect the QMS,  
recommendations for improvement 

Some outputs are as follows 
5.6.3  Review Output Serving breakfast delivery in UAE branches   √
Adapting ISO 9001:2015 Version,  

6  Resource Management

6.1  Refer to 6.2 ,6.3, 7.4 ,8.2.1


6.2  Human Resources 

they have determined job description (F15) for all job positions defined 
6.2.1  General  in  organization  chart.  For  each  job  position,  they  have  determined 
required qualifications, authorities and infrastructures. 
.the training plan F17 was observed.
They have service training manual for new personnel. 
Competence,   In  2015,  4  courses  were  planned.  Two  of  them  (requirements  FOOD 
6.2.2  Awareness  and  service  manners)  conduct,  and  other(  personal  hygiene  and  health  √
Training  principles ) will be conduct in next months in accordance the plan. 
For requirements Of QMS the score of QC manager was 95%. 
The  records  of  evaluation  ofthis  training  course  were  observed  .the 
evaluation results for QC manager was 90%. 
Entrance, reception, dining spaces, kitchen and all related place 
Observed. Cooking equipment has been provided, properly established 
and placed for proper operation, maintenance, adjustment and 
cleaning. Meat freezer has a detector so of temperature become more 
than ‐18 it will ring and notifies organization. 
6.3  Infrastructure  According to Preventive Maintenance ProcedureW8, I checked the  √   
oven, refrigerator for vegetables, dish washer profiles. Also I observed 
the preventive maintenance actions schedule for current year. 
Cleaning program Is observed. Meat grinder was clean and sanitized
after work in April 2015 by Mr Nadim.
 

FORM‐009_V4_QMS                                      Issued: July 9, 2003                                                               Revised: March 2013                                                       Page 4 of 12 
REFERENCE, AS
This Clause

APPLICABLE1 
Has been
REFERENCE CRITERIA FOR GUIDANCE TO FOLLOW UPS – PLEASE WRITE ANNOTATION OR X TO INDICATE SPECIAL Verified,
  Reference Clause  ATTENTION WILL BE REQUIRE   please Tick
mark √ 
 

The approval of the municipality letter about the GMP & infrastructure 
situation was observed; the latest visit of municipality inspector records 
was  checked.  No  nonconformity  of  organization  performance  in 
accordance to the regulationswas recorded. 

There was no direct sunlight toward kitchen or warehouse of kitchen. 
All  kitchen  personnel  wore  white  clothes  and  all  waiters  wore  purple 
clothes. 
In kitchen, there was an air shower. 
Kitchen hood have nets. 
All Drainage Ditches have been closed properly. 
There is a special place for, unwashed, washed and ready for serve 
usages. 
 
Work 
6.4  There was a sign of “no entry” in the entrance of kitchen.  √   
Environment  
Door  of  Bins  were  washable  and  were  perfectly  closed.  It  was  clean  at 
8:00 Am in based on the developed cleaning schedule. 
Records of checklist of opening of kitchen have been checked and one of 
its items was related to cleanliness of kitchen. 
 
They  have  assigned  specified  bins  for  food  waste,  raw  material  waste 
that are transferred from municipality contractor twice a day. 
Restrooms; there were 2 separated areas for male and female staff. All 
restrooms  are  separated  from  food  maintaining  and  processing.  Staffs 
have to change their shoes for entering rest rooms. For entering to the 
food processing area from rest rooms, they have installed hand hygiene 
liquid for sanitizing. The usage method of this hand sanitizer is installed 
and is very clear to apply. 

7  Product Realization 
As customers ask for order, the waiter confirms the order with chef to 
see if they have food or not. After that, they give the written order to 
kitchen from a specified corridor to kitchen so they can plan for 
Planning of  preparing food.(also one orders is given to Cheshire in order to save in 
7.1  Product  software ) They have developed a menu, which is including fix food that  √   
Realization  are available every day and special day‐food. The chef in consultation 
plans their raw material purchase order and at the beginning of each 
shift organizes its kitchen staff to prepare food. The safety stock for 
meat, chicken and fish is 8%.   

FORM‐009_V4_QMS                                      Issued: July 9, 2003                                                               Revised: March 2013                                                       Page 5 of 12 
REFERENCE, AS
This Clause

APPLICABLE1 
Has been
REFERENCE CRITERIA FOR GUIDANCE TO FOLLOW UPS – PLEASE WRITE ANNOTATION OR X TO INDICATE SPECIAL Verified,
  Reference Clause  ATTENTION WILL BE REQUIRE   please Tick
mark √ 
 

The  customer  requirements  are  determined  based  on  marketing 


Determination of 
researches. They customer desire chilly food which contained Garlic, the 
Requirements 
7.2.1  considered  this  items  in  their  recipe.  As  clients  select  their  foods  from  √   
Related to the 
Menu,  the  waiters  ask  from  clients  the  way  they  want  their  food  for 
Product  
example over cooked, tender  

7.2  Customer‐Related Processes 
Review of 
the Food is cooked and serve  based on menusand   customers’ orders, 
Requirements 
7.2.2  the records of orders were kept in cashier software,the records of  √   
Related to the 
orders on assessment day seen. 
Product  
The Staffs are very nice and ethical to the customers. 
Recall center should handle all compliant NORMAL cases and for 
ABNORMAL cases they call to Restaurant’s manager and Restaurant’s QA 
manager simultaneously. 
I checked call centers logged on 10‐04‐2015 and 11‐04‐2015  
There  was  no  any  abnormal  complaint  in  Recent  period.  2  type  of 
satisfaction form are designed. Onsite form and delivery customer from 
. The method for collecting 
The feedback of onsite customers is executed by waiters and for delivery 
customer, the cashiers are responsible some records were observed. 
such as:  
Customer  Mr/MsJeiran: All items excellent, Comment: excellent service 
7.2.3  √  
Communication  Mr/MrsGhubani: all items excellent, comment: food were delicious  
Under  the  card  there  is  a  note:  for  any  complaints  please  go  to  our 
website 
According to the Customer Feedback Procedure   RAB‐P17, at the end of 
the shift the supervisor check all feedback form if there is any 
considerable items, promptly takes appropriate actions and if not at the 
end of each month, he/she will prepare a report including bar‐chart 
graph for the MR. 
April Bar char indicate 92 score(the acceptable score is 85) 

7.3  Design and Developmentexcluded 

Design and 
7.3.1  Development    N/A   
Planning 

FORM‐009_V4_QMS                                      Issued: July 9, 2003                                                               Revised: March 2013                                                       Page 6 of 12 
REFERENCE, AS
This Clause

APPLICABLE1 
Has been
REFERENCE CRITERIA FOR GUIDANCE TO FOLLOW UPS – PLEASE WRITE ANNOTATION OR X TO INDICATE SPECIAL Verified,
  Reference Clause  ATTENTION WILL BE REQUIRE   please Tick
mark √ 
 

N/A 
7.3.2  D & D Inputs     

N/A 
7.3.3  D & D Outputs     

D & D  N/A 
7.3.4     
Reviewing 
N/A 
7.3.5  Verification     

Control of (D & D)  N/A 
7.3.6     
Changes 
Control of (D & D)  N/A 
7.3.7     
Changes 
7.4  Purchasing 
Purchasing  Purchasing procedure is established. 
7.4.1  Supplier  evaluation  form  (F10),  has  been  designed  base  on  two  factors:  √  
Process 
Purchasing  market prices and quality 
7.4.2  three samples of material were chose  √  
Information  
Item  Supplier’s name Date of  Assessme Legal  Qc 
purcha nt  paper paper
se  s  s 

Milk  All Dairies are supplied  8 Jun  Yes grade  Yes  Yes 


(pictur from Almarai dairy  2015  A 

Green  Khaledfooda 7 Jun  Yes Grade  Yes  Yes 

PR13 / 02/02
Apple  2015  A 
Is supplier of all fruits and 
Verification of 
7.4.3  vegetables in last 14 years  √
Purchases 
Sanitiz ECOLAB Yes Grade  Yes  Yes 
ers  B 

The approved supplier list and black list of suppliers were checked. For, 
the method for approving suppliers is having approval by the Emirates 
municipality  and  approving  of  QC  responsible  by  an  official  letter  and 
initial evaluation forms. 

FORM‐009_V4_QMS                                      Issued: July 9, 2003                                                               Revised: March 2013                                                       Page 7 of 12 
REFERENCE, AS
This Clause

APPLICABLE1 
Has been
REFERENCE CRITERIA FOR GUIDANCE TO FOLLOW UPS – PLEASE WRITE ANNOTATION OR X TO INDICATE SPECIAL Verified,
  Reference Clause  ATTENTION WILL BE REQUIRE   please Tick
mark √ 
 

7.5  Production and Service Provision 

 
Control checklist and forms are established 
Kitchen checklist has two checklist as below: 
Checklist1: opening checklist: verify all staff members on premises are punched 
in by MrHamzah @ 21/1/2014 and MsAdrine and Mscaterine for Crumbs branch
Checklist2: closing checklist: ensuring all sections have available checklist for the 
morning shift. Mr Michael F ghaly @ 22‐1‐2014 
Raw material control : 0.5 Liters on the table of crumbs, has been bought on Jan 
Control of  22 2014 @ 8:53 has been received by Mr. Pappachen,  
7.5.1  Production and  Test report were observed   
Service Provision  Raw material of lunchcontrol: chicken, Halal certificate No. 426900 and Official 
Meat inspection certificate no: 00707/730/13 were observed. 
Supplier name: bought from carfare 
 
In accordance the customer orders the food process is done base on recipe. 
Here are comparisons that I did while auditing from recipe and my observations. 
MrManooj Case, Shavarma meat 
MrManooj Case, Shavarma meat 

FORM‐009_V4_QMS                                      Issued: July 9, 2003                                                               Revised: March 2013                                                       Page 8 of 12 
REFERENCE, AS
This Clause

APPLICABLE1 
Has been
REFERENCE CRITERIA FOR GUIDANCE TO FOLLOW UPS – PLEASE WRITE ANNOTATION OR X TO INDICATE SPECIAL Verified,
  Reference Clause  ATTENTION WILL BE REQUIRE   please Tick
mark √ 
 

Observation for 100 kg of shavarma  Recipe for 63 kg of shavarma 

Yogurt 10 kg  Yogurt 5 kg 

White pepper 200 gr  White pepper 200 gr 

Jinger 200 gr  No mention to ginger 

And …  And … 

STUFFED VINE LEAVES CASE:     
Observation of STUFFED VINE  Recipe of STUFFED 
Validation of  LEAVES  VINE LEAVES 

recipes 
Processes for 
7.5.2 
Production and  Confirmed  confirmed
AR
Service Provision 
 
CURRY CASE:     
Observation of curry  Recipe of curry

180 gram chicken 200 gram chicken

200 gram sauce  100 gram sauce 

 
There was difference between performance and recipe in cooking of shawerma 
 
They have records of the bills base on the number of the bill and dates; 
they can understand who made the food and what is the raw material 
Identification  and  and their supplier. 
7.5.3  √  
Traceability  The bill number 0122 on 4 April 2015 was chose, the supplier of meet 
was Abeghorme purchased in 2 April 2015 .and the chief was 
MrfoazAlrashed.
Customer  If customer miss the staff in Restaurant they keep in safe places or if they have 
7.5.4  √  
Property  the telephone or address they inform customers soon as possible 

FORM‐009_V4_QMS                                      Issued: July 9, 2003                                                               Revised: March 2013                                                       Page 9 of 12 
REFERENCE, AS
This Clause

APPLICABLE1 
Has been
REFERENCE CRITERIA FOR GUIDANCE TO FOLLOW UPS – PLEASE WRITE ANNOTATION OR X TO INDICATE SPECIAL Verified,
  Reference Clause  ATTENTION WILL BE REQUIRE   please Tick
mark √ 
 

Ware houses: There was no wooden row, shelf or pallet. 
All places have been identified with a label, such as vinegars and sugar, 
all bottles for sugar, salt or powder were closed or sealed in an 
appropriate manner. The storage responsible records all inputs & 
outputs items in determined forms; I checked the inventory of vinegar 
bottles in. No. of egg in warehouse 20 Boxes, exp on 29th June  2015 
They have separated the layout of food raw material and non‐edible 
Preservation of 
7.5.5  items in storage. They have installed cleaning schedule of storage. The  √  
Product 
records of cleaning of storage were maintaining in storage and I 
observed the records for April‐2015. 
The places for keeping meats are separated for higher accessibility and 
food safety. The FIFO method is executing in storages, refrigerators and 
freezers. 
Such as there is separate section for refrigeration and defrost for raw 
materials completely labeled. 
Control of 
Calibration labels were on each refrigerator and data is logging twice  a 
Monitoring and 
7.6  day.  Thermometer  certificate  No.  GCLC/2014/0306‐30  on  Jan  20th  √  
Measuring 
2015annually by General Construction Lab Calibration Company. 
Devices 
8  Measurement, Analysis and Improvement 
8.1  General       
8.2  Monitoring and Measuring 
Customer 
8.2.1  Refer to 7.2.3   
satisfaction 
Last Internal Audit on 11 April  2015 by Mr.  
For GMP non‐conformities and conformities (that were NC in last audit),.
Company has a regular audit program which QA managers and in head 
of all them, Mr. George Eccles, check QMS system implementation. 
8.2.2  Internal Audits  √  
FOH was clean. 
No  compliant from customers  
 
 
Monitoring  and  The process measurements are under control by process indices where 
8.2.3  Measurement  the results of process measures are shown in data analysis table and if  √  
Process  the criteria is not met , corrective action is considered 
Monitoring  and  Refer to 7.2.1 and 7.2.2
8.2.4  Measurement  of  After the preparation chef taste the food. also customer feed backs is √  
Product  considered

FORM‐009_V4_QMS                                      Issued: July 9, 2003                                                               Revised: March 2013                                                       Page 10 of 12 
REFERENCE, AS
This Clause

APPLICABLE1 
Has been
REFERENCE CRITERIA FOR GUIDANCE TO FOLLOW UPS – PLEASE WRITE ANNOTATION OR X TO INDICATE SPECIAL Verified,
  Reference Clause  ATTENTION WILL BE REQUIRE   please Tick
mark √ 
 

no non‐conforming food was detected during past year if any 
nonconforming product/services is detected Corrective and Preventive 
Control of Non‐
Form F5 is available in all units to use, if the corrective action was 
8.3  Conforming  √  
applicable for other processes, it would be applied for other similar 
Product 
processes to prevent the happening of same problem. 

According to the Data Analysis & Process Monitoring Procedure they 
have developed a from for processes criteriathe record of data analysis 
and process monitoring was observed for examplecustomer satisfaction 
8.4  Analysis of Data  √

 
average of 90% and criteria of 80%, supplier evaluation average of 82.5% 
and criteria of 85%, delay in food delivery with average of .05% and 
criteria of 15 days in 1% 

8.5  Improvement 

Continual  They considered feed backs and done marketing research to improve the 
8.5.1  √   
Improvement  taste of food by modifying recipe 
Corrective and Preventive Form F5 is available in all units to use, if the 
8.5.2  Corrective Action  √   
corrective action was applicable for other processes, it would be applied 
for other similar processes to prevent the happening of same problem. 
the records of recent corrective action was observed .the cleaning  check 
8.5.3  Preventive Action  list had not been completed(on Jan 2015) ,the corrective action is take,  √   
the checklist were completed and related staff  retrained. 
 

FORM‐009_V4_QMS                                      Issued: July 9, 2003                                                               Revised: March 2013                                                       Page 11 of 12 
By exception, we indicate the specific Strengths and weakness of the organization in light of the management system, as we perceive and seen through
processes in reference to requirements of the criteria being ascribed as these apply and relate to the assessment plan and planning of the assessment.
This aspect relates to Accreditation Body as it does to the protection of consumers in the client-organization’s role within their respective supply – chain.

Disclaimers: (1) herein, we reiterate that any suggestion or opinion that the assessment team expresses does not construe to be a contractual
requirement. (2) The degree of certainty in conclusions increases by the competence of the assessment team as well as the attestation within the
assessment protocol, values, mission and vision under which we operate for the protection of consumers, still remains a certain level of uncertainty.

Strength Weakness

Cleaning and personal hygiene Mismatching recipe and Preparing food 
 

action Request Type I Form-008 – as we indicate and that each of the RA addresses the basic four (4) questions
as seen in Form-008:

action Request Type II Form-008 – as we indicate and that each of the AR addresses the basic four (4) questions
as seen in Form-008:

There was difference between performance and recipe in some cases Shawarma in central Kitchen case: operator used 
ginger but there were no ginger in documented recipe

Observation Form-018 – with uniquely specific identification:

ATL: Akbar Shams DATE: 9 July 2015

END of REPORT
 

FORM-014 – Opening Meeting Checklist FORM-009 – MS Reporting,


FORM-017 – Closing Meeting Checklist FORM-008 – RA / AR, as requires
FORM-005 – Participants of opening & closing meetings FORM-018 – OBS, as requires
FORM-004 – Assessment Plan FORM-010 – As requires, recommendation for CoR
FORM-007 – Planning onto -004, as process determined FORM-026 – Assessment documents check-sheet, optional

You might also like