Departamento de Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería

Escuela Universitaria de Ingeniería de Vitoria-Gasteiz

Tema 8

SEGUIMIENTO, CONTROL Y CIERRE DEL PROYECTO

Índice:

SEGUIMIENTO

1.- Introducción

2.- Origen de los datos

3.-¿De donde obtenemos los datos para la planificación?

3.1.- Procedimiento para la obtención de los datos iniciales

4.- ¿Por que es necesario el seguimiento del proyecto?

4.1.-¿ Dónde obtenemos los datos para la actualización?

4.2.- ¿Cómo los conseguimos?

5.- Comunicación del programa

5.1.- Documentos

5.2.- Frecuencia de la actualización

CONTROL DEL PROYECTO

6.- Documentos necesarios para la información y toma de decisión del jefe de proyecto

6.1.- Visualización de las desviaciones en plazos

6.2.- Diagrama para la comparación de sucesivas estimaciones de la

fecha de realización de una etapa

6.3.- Visualización de las desviaciones en gasto

7.- CIERRE DEL PROYECTO

1.- Introducción

En los capítulos anteriores hemos presentado los aspectos "teóricos" de la

planificación de proyectos mediante grafos. En este capitulo vamos a efectuar algunas
puntualizaciones sobre la utilización de dicha teoría junto con otras consideraciones
prácticas sobre el seguimiento. control y cierre de los proyectos.

2.- Origen de los datos

Sin datos (técnicos, históricos, estimaciones, etc) no es posible realizar ninguna

planificación y menos su seguimineto. Aunque en los ejemplos desarrollados hasta el
momento, hemos supuesto que todos los datos necesarios estaban disponibles, raramente es
así en la práctica. Los datos, si existen, están dispersos y celosamente guardados por
quienes se creen sus propietarios, cuyo deseo más claro es no compartirlos, a pesar de que
se trata de un bien que puede cederse sin dejar de poseerlo.

Por dicha circunstancia empezaremos tratando de cómo puede obtener los datos,
para el equipo de planificación y seguimiento, a las ordenes del jefe de proyecto

3.- ¿De donde obtenemos los datos para la planificación?

Los datos de partida para la realización de la planificación tienen su origen,

fundamentalmente, en los elementos técnicos implicados en el desarrollo del proyecto,
aunque la palabra "técnicos" debe entenderse en una acepción muy amplia. Para la
obtención de los datos es conveniente proceder de la siguiente forma:

3.1.- Procedimiento para la obtención de los datos iníciales

1. Difundir información lo más completa y extensa posible sobre los objetivos,

métodos, procedimientos y herramientas del equipo de planificación a todos los
niveles de los entes implicados, comenzando preferentemente por los más
elevados. Se recurrirá a reuniones, conferencias, cursillos, folletos, manuales,
demostraciones, etc. El objetivo es sensibilizar a todos los participantes y hacerles
comprender los fines perseguidos.

2. Descomponer el proyecto en partes o subproyectos coherentes. Los criterios

de descomposición más utilizables son: la funcionalidad, el tipo de tecnología
involucrada en el diseño o en la construcción y la situación geográfica en la
realización. El organigrama técnico puede servir de guía en la descomposición.
Cada parte se estudia aisladamente en detalle antes de proceder a las
consideraciones finales de conjunto.

3. Obtener datos sobre cada una de las partes, relativos a descripción del
subproyecto, su funcionalidad, actividades principales que comprende su
realización, plazos de realización, problemas principales probables o posibles, etc.
La forma de obtener esta información es a través de la información y documentación
existente relativa a otros proyectos semejantes y que sin duda habrá sido recogida
en la fase de definición. El objetivo es tener un nivel de conocimiento suficiente
sobre el proyecto, para que las entrevistas que se celebren a continuación con los
responsables de los distintos departamentos sean fructíferas, gracias al empleo de
un mismo lenguaje.

4. Elegir una nomenclatura para la codificación de la información que va a

obtenerse; en especial para decidir la codificación de las actividades. Siendo
habitual el empleo de un ordenador en forma interactiva, las características del
programa disponible en el mismo influirán grandemente en dicha codificación.

5. Celebrar entrevistas con los diferentes responsables de la construcción para

recabar la información correspondiente a la descomposición en actividades,
precedencias y duración. En las primeras entrevistas puede centrarse el interés en
las dos primeras cuestiones, a fin de evitar el efecto pernicioso que puede tener la
superposición de los conceptos duración y plazo.

6. Establecer actas de las entrevistas, en forma muy somera, en las que se

indiquen las conclusiones a que se ha llegado. De hecho estas conclusiones se
pueden reflejar de dos formas:

a) Fichas de actividad. Estas fichas están destinadas a contener no sólo los datos
necesarios para la planificación, sino otros auxiliares.

b) Grafos PERT o ROY (en principio, uno por subproyecto) con indicación de las
precedencias. Tampoco aquí debe tenerse la pretensión de alcanzar nunca un
nivel definitivo, por lo que debe utilizarse procedimientos rápidos de
elaboración y modificación de los gráficos, incluso una vía manual.
Diagrama Gantt de seguimiento o simulación:
7. Difundir las actas y recoger las reacciones si no se producen espontáneamente,
provocarlas.

8. Cuando se disponga de suficiente información realizar algunos supuestos de

planificación, discutiendo los resultados con los entes implicados, con el fin de llegar
a un primer conjunto de datos depurados.

4.- ¿Por que es necesario el seguimiento del proyecto?

A medida que transcurre el tiempo y va avanzando la realización del mismo van

variando las estimaciones sobre las realizaciones futuras:

1. El conocimiento que se posee sobre estas tareas ha mejorado debido a la

experiencia o al incremento de atención que les proporciona la inmediatez (que las
ha transformado de un asunto importante en un asunto urgente).

2. Han podido variar las condiciones existentes y por consiguiente haberse

decidido el empleo de un metodo diferente del inicialmente previsto, lo que repercute
en definiciones y duraciones.

3. La marcha del proyecto obliga a secuenciar las actividades en una forma

diferente a la establecida inicialmente.

4. Se han producido o se prevee que se producirán incidentes que han repercutido

en variaciones de la duración de algunas actividades respecto a lo previsto.

Todo esto provoca que el programa base no refleje la situación real del proyecto.
4.1.-¿ Dónde obtenemos los datos para la actualización?

Los datos para la actualización se encuentran en:

1. La propia realización del proyecto

2. Los equipos técnicos de los departamentos que intervienen en la

realización.

3. En los trabajadores directos que realizan una determinada tarea

4.2.- ¿Cómo los conseguimos?

Las formas de conseguirlos son:

1. La observación directa de la realización, siempre interesante por dar un

contenido físico a algo que de otra forma se quedaría en unas inscripciones en unos
papeles. La información obtenida sobre el terreno puede registrarse en un estadillo
ficha de obra.

2. Entrevistas con los responsables.

3. Las reuniones de seguimiento del proyecto.

FICHA DE OBRA

i j
(nombre de la actividad)
EMPRESA FECHA DE
COMIENZO
INCIDENCIAS FECHA DE
TERMINACIÓN
 ESTIMACION DE
EJECUCIÓN A
FIN DE MES EN
%

Observaciones:

5.- Comunicación del programa

Tiene mucha menos importancia confeccionar la programación, que la labor y el esfuerzo

de seguimiento durante el cual se detectan los problemas, se analizan las soluciones y se
toman decisiones.

5.1.- Documentos

Es conveniente que después de cada actualización y en el plazo más breve posible el equipo
de planificación difunda ampliamente un documento que podemos denominar estado de la
planificación.

5.2.- Frecuencia de la actualización

Es útil hacer coincidir la revisión de la programación con la emisión del documento: estado
de la planificación, con las reuniones de seguimiento del proyecto.

ESTADO DE LA PLANIFICACIÓN
 0.- Numero de documento y fechas de emisión y datos

1.- Situación actual

1.1.- Actividades (importantes) terminadas desde el documento anterior
1.2.- Actividades iniciadas
1.3.- Actividades que continúan
1.4.- Problemas (relevantes) encontrados
1.5.- Desviaciones (relevantes) producidas, sus causas y líneas de
solución adoptadas

2.- Previsiones para el plazo inmediato

2.1.- Etapas a alcanzar dentro de un horizonte cercano (antes de la
próxima revisión)
2.2.- Posibles problemas y soluciones. Actividades criticas y
subcriticas
2.3.- Modificaciones de la planificación

3.- Previsiones a largo plazo

3.1.- Estimación de la fecha de realización de las etapas
características
3.2.- Desviaciones respecto a la planificación anterior

4.- Estimación cualitativa del responsable de la planificación (si no es posible

obtener la del jefe del proyecto) fundada en los aspectos cuantitativos
anteriores y otra información de que pudiera disponerse

Para mejor comunicar dicha información debe recurrirse a diversos

procedimientos tabulares, gráficos, etc.

6.- Documentos necesarios para la información y toma de decisión del

jefe de proyecto

Los documentos indispensables para la actuación del jefe de proyecto en su labor

de seguimiento y control son de cuatro tipos:
1. Documentos sobre los costes, gastos y presupuestos. Compromisos y pagos
realizados desde el inicio del proyecto y desde inicio del año en curso, presentado
por bloques de actividades y conceptos; previsiones hasta fin de años y hasta fin
del proyecto.

2. Documentos que muestran el estado de avance. Documento estado de la

planificación vigente

3. Documentos sobre personal y plantilla. Personal existente, seleccionado por

especialidades y afiliación; previsiones periodificadas hasta final de año y hasta final
de proyecto.

4. Documentos sobre características técnicas. Especificaciones y su

evolución

Estos documentos deben permitir comparar las especificaciones exigidas y previstas

con las realizaciones concretas. Tanto en los que se refiere a las características técnicas,
como a los datos fácilmente mesurables de costes y plazos, es preciso cuantificar o por lo
menos normalizar la información, dándole la forma de tablas o gráficos.

Estas tablas o gráficos, además de describir la situación en el momento de su

emisión, deben permitir comparaciones y deben mostrar tendencias de forma clara.

Podemos por tanto distinguir tres tipos de documentos (tablas y/o gráficos):

1. Documentos de base en el que se recoge la estimación más fiable en la fecha

de emisión.

2. Documentos de actualización en el que se recoge la nueva versión del anterior,

o la información que ha sufrido modificación.

3. Documentos de comparación que permite seguir y analizar la evolución de las

estimaciones.

Documentos y/o gráficos necesarios para el seguimiento de un proyecto

Documentos de base Actualización Análisis
comparativo
 Planes anuales Nuevo presupuesto Gráficos de
desviación
y mensuales
(presupuesto)
Estado de gastos
Costes
Curvas de gastos

Nuevas previsiones
Estado de costes Curvas de tendencia
estimados
Fechas Diagrama de Gantt Informes por Diagrama
excepción actualizado
Grafo PERT

Modificación del grafo Curvas de evolución

Plantilla Estadillo de plantillas Estudio de Curvas de evolución
necesidades y
previstas
Técnica Especificaciones Informes normalizados Tablas de evolución

6.1.- Visualización de las desviaciones en plazos

Periódicamente se realizan actualizaciones de la planificación, y como resultado se

obtienen estimaciones, algunas veces iguales a las precedentes, otras distintas, de las
fechas en las que se alcanzarán ciertas etapas, hitos importantes del proyecto. Estas
estimaciones se difunden a los diversos responsables, no sólo para su información, sino
para que actúen en consecuencia. Por ello es extremadamente útil que aparezcan en forma
clara las desviaciones, si existen, en los plazos. Recordando que cada estimación de una
fecha tiene asociada además otra fecha, que es la de la realización de la estimación, una
forma posible es la utilización de un diagrama en el que en abscisas figure la fecha de
realización de la estimación, y en ordenadas el valor estimado (fecha mínima, máxima o
ambas).
6.2.- Diagrama para la comparación de sucesivas estimaciones de la fecha de
realización de una etapa

La bisectriz del primer cuadrante constituye el lugar de los puntos ciertos

cuando se confunden estimación y realización.

1. Estabilidad completa
La etapa x presenta una estabilidad completa en cuanto a las
estimaciones. Prolongando la línea de tendencia de las mismas
obtendremos el punto x´
2. Inestabilidad imprevisible
No se aprecia una tendencia clara en el desarrollo de esta actividad, que
ha estado sujeta a continuas medidas correctivas. Se hace imprescindible
tener un especial cuidado con las actividades de este tipo. Sólo podremos
bajar la guardia cuando la proximidad del final de la actividad haga casi
imposible la desviación con respecto a la estimación.

3. Deslizamiento con tendencia

La etapa Z sufre un progresivo deslizamiento en su fecha de realización
estimada. Prolongando la tendencia alcanzaremos el punto Z´, que
presenta un retraso con respecto a la estimación inicial por lo que se hace
necesario adoptar medidas.
 4. Deslizamiento uniforme
La etapa U se retrasa con el tiempo de forma uniforme, de seguir las
cosas como están nunca se realizara. Aunque la situación parece
incoherente, se han vivido situaciones de este tipo. Este deslizamiento de
las estimaciones oculta algún problema crónico que conviene hacer
aflorar y resolver.

No es necesario indicar que aquí la actuación es absolutamente necesaria y urgente,

aunque no es fácil de encontrar.

6.3.- Visualización de las desviaciones en gasto

Más difícil es presentar la evolución de los gastos ocasionados por el proyecto de

forma que puedan adoptarse medidas correctoras rápidamente.
 La línea escalonada P corresponde al presupuesto
acumulado

La C al calendario de gastos acumulados estimados

La R a los gastos acumulados contabilizados

Dada la desviación de R respecto de C, su prolongación E constituye el nuevo

calendario de gastos estimados

Suele resultar conveniente representar también la evolución del gasto comprometido

para tener una mejor referencia de la evolución del proyecto.

La situación se complica si tenemos en cuenta dos hechos que influyen en lo anterior:

El valor añadido al proyecto no es proporcional al tiempo, y es respecto a dicho valor

que debemos evaluar la desviación en el gasto.
El calendario inicial de gastos acumulados se hizo de acuerdo con un calendario de
realización de actividades. En el momento actual pueden haberse producido desviaciones
en estas realizaciones (y tal vez un aumento de la duración estimada del proyecto). Los
retrasos influyen en el valor realizado del proyecto y en el calendario de gastos, que se
extienden sobre una duración mayor.

Definición Valor ganado ( ver ampliación)

1. La definición Valor Ganado como sistema de control, básicamente requiere de la

instrumentación de tres indicadores;

 Costo Actual del Trabajo Realizado CATR (ACWP Actual Cost for Work Performed).
 Costo Presupuestado del Trabajo Realizado CPTR (BCWP Budgeted Cost for Work
Performed).
 Costo Presupuestado del Trabajo Planificado CPTP (BCWS Budgeted Cost for Work
Scheduled).

Así como, de los siguientes índices de ejecución, los cuales nos permiten analizar la productividad
y eficiencia con la cual se está desarrollando el proyecto;
  Productividad del Costo Actual PCA (CPI Cost Performance Index).
 Efectividad sobre la Planificación Realizada EPR (SPI Schedule Performance Index).
 Productividad del Costo al Fin del proyecto PCF (ACPI At Completion Cost
Performance Index).

Proyección del calendario de gastos acumulados teniendo en cuenta las desviaciones

de duración y de presupuesto.
 Monitorización estado del proyecto

7.- Cierre del proyecto

El cierre del proyecto incluye la aceptación oficial del proyecto y la finalización del mismo.
Las actividades administrativas de incluir el archivo de los expedientes y la documentación
de todo lo aprendido a lo largo de la ejecución del proyecto.
Se realiza través de reuniones (videoconferencias) con el cliente, donde se levanta acta de
recepción del proyecto y condiciones de garantías.
En el transcurso de cualquier proyecto se realizan cambio, que deben de valorarse y
adjuntase en el cierre del proyecto. El cambio es una parte normal y prevista del proceso de
ejecución del proyecto. Los cambios pueden ser el resultado de las necesarias
modificaciones de diseño, las diferentes condiciones del lugar, la disponibilidad de
material, contratista de cambios solicitados, el valor de ingeniería y de impacto por parte de
terceros, por citar algunos. Más allá de la ejecución de los cambios en el terreno, el cambio
normalmente es necesario documentar para mostrar lo que de hecho se construye. Por lo
tanto, el propietario por lo general requiere de un acta final para mostrar todos los cambios
o, más concretamente, cualquier cambio que modifica la parte tangible de la obra
terminada. El registro se hace en el pliego de cláusulas administrativas, por lo general,
pero no necesariamente se limita a ello, también se debe de reflejar en el diseño de los
dibujos. El producto final de este esfuerzo es lo que el cliente debe ver en el apartado de,
"asbuilts.". Este es un requisito que se debe de proporcionarse en los contratos de
construcción.