BASC

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MANUAL DE SEGURIDAD BASC
Vigente desde: 01/02/2018
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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD BASC
NORMA BASC VERSION 4-2012

ESTÁNDARES INTERNACIONALES BASC VERSION 4-2012
Elaboró: Hugo Armando Vallejo G. Revisó: Mario Alonso Castaño Estrada Aprobó: Mauricio Muñoz Aristizábal
Coordinador del Sistema de Gestión Gerente de Operaciones Gerente de Desarrollo de Proyectos
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en el sitio oficial de la documentación del SGC.
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COMPAÑÍA CAFETERA LA MESETA S.A
1. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
01 08/04/2010 Creación del Manual de seguridad
02 04/07/2011 Actualización del Manual de seguridad
03 08/10/2015 Actualización del Manual de seguridad

Actualización mapa de procesos, codificación,
04 18/11/2016 estructura de acuerdo a la norma, resumen estadístico
de exportaciones
Actualización del Manual de seguridad, cambios
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menores y logos
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CONTENIDO.
1. INTRODUCCIÓN
2. OBJETIVO DEL MANUAL

2.1 Objetivo General del Manual
2.2 Objetivos Específicos
3. INFORMACIÓN GENERAL DE LA COMPAÑÍA

3.1 Reseña Histórica
3.2 Misión
3.3 Visión
3.4 Estructura Gerencial de la Compañía
3.5 Productos y Actividad que desempeña
3.6 Resumen estadístico de Exportaciones
NORMA BASC VERSIÓN 4 DE 2012
4. REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN
4.1 GENERALIDADES
4.2 POLÍTICA DE CONTROL Y SEGURIDAD
4.3 PLANEACIÓN
4.3.1 Generalidades
4.3.2 Objetivos del Sistema de Gestión en Control y Seguridad
4.3.3 Gestión de Riesgos
4.3.4 Requisitos Legales y de otra Índole
4.3.5 Previsiones
4.4 IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN

4.4.1 Estructura, Responsabilidad y Autoridad
4.4.2 Entrenamiento, Capacitación y Toma de Conciencia
4.4.3 Comunicación
4.4.4 Documentación del Sistema de Gestión en Control y Seguridad
4.4.5 Control de Documentos
4.4.6 Control Operacional
4.4.7 Preparación y Respuesta a Eventos Críticos
4.5 VERIFICACIÓN
4.5.1 Seguimiento y Medición
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4.5.2 Auditorias
4.5.3 Control de Registros
4.6 MEJORAMIENTO CONTINUO

4.6.1 Mejora Continua
4.6.2 Acción Correctiva y Preventiva
4.6.3 Compromiso por la Dirección
ESTÁNDARES DE SEGURIDAD - BASC
1. REQUISITOS DE LOS ASOCIADOS DE NEGOCIOS

1.1 Procedimientos de Seguridad
1.2 Punto de Origen
1.3 Participación/Certificación en un programa de seguridad de la cadena de suministro administrado por
una autoridad extranjera – N/A
1.4 Procedimientos de Seguridad durante el transporte
1.5 Otros criterios internos para la selección
1.6 Prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo
2. SEGURIDAD DEL CONTENEDOR Y DE LA CARGA

2.1 Integridad del Contenedor - N/A
2.2 Inspección del Contenedor y Furgón - N/A
2.3 Inspección del Furgón o Remolque
2.4 Inspección del Camión o Tractor
2.5 Sellos de Contenedor y Furgón
2.6 Almacenaje del Contenedor y Furgón - N/A
3. CONTROLES DE ACCESO FISICO

3.1 Empleados
3.2 Visitantes / Vendedores / Proveedores de Servicio
3.3 Identificación de personal de entregas y correos
3.4 Inspecciones
3.5 Identificación y Retiro de Personas no Autorizadas
4. SEGURIDAD DEL PERSONAL PROPIO, SUBCONTRATADO Y SUMINISTRADO

4.1 Verificación preliminar al Empleo
4.2 Verificación e investigación de antecedentes
4.3 Procedimientos de terminación de empleo
5. SEGURIDAD EN LOS PROCESOS

5.1 Procedimientos para la documentación e información
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5.2 Procedimientos para asegurar manifiestos oportunos y exactos

5.3 Recepción y despacho de carga
5.4 Discrepancias en la carga
5.5 Control de materias primas y material de empaque
6. SEGURIDAD FISICA
6.1 Seguridad del perímetro
6.2 Puertas y casetas
6.3 Estacionamiento de vehículos
6.4 Estructura de los edificios
6.5 Control de cerraduras y llaves
6.6 Iluminación
6.7 Sistemas de alarmas y videocámaras de vigilancia
6.8 Otros criterios de seguridad
7. SEGURIDAD EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

7.1 Protección con Contraseña
7.2 Responsabilidad
7.3 Protección a los Sistemas y Datos
8. ENTRENAMIENTO DE SEGURIDAD Y CONCIENTIZACION SOBRE AMENAZAS

8.1 Capacitación
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1. INTRODUCCIÓN
Teniendo en cuenta la constante evolución del comercio Internacional, se hace evidente la necesidad de mejorar
los procesos dentro de las empresas tanto en la parte industrial como los procesos logísticos que permitan no
solo garantizarle al cliente la entrega de un producto de acuerdo a sus exigencias sino lograr elevados
estándares de competitividad y efectividad en la cadena logística de exportación.
Conscientes de la importancia de proteger el buen nombre del café colombiano, se hace necesario colaborar con
las autoridades oficiales del orden nacional e internacional, es por ello que la Compañía Cafetera la Meseta S.A.
(Exportadores de café) implementó normas y estándares de seguridad que ayudan a generar confianza y
credibilidad en nuestras actividades nacionales e internacionales.
Comprometidos con el programa BASC-CAFÉ y la UIAF (Unidad de Información y Análisis Financiero de

Colombia) se ha requerido que la alta dirección y el personal tomen consciencia de la ejecución, promoción y
desarrollo de las actividades preventivas destinadas a darle transparencia a las operaciones de comercio
exterior; acción que ha sido primordial para garantizar el éxito del proyecto y que ha conllevado a la empresa al
mejoramiento de sus procesos con la colaboración permanente de un equipo humano organizado, honesto y
comprometido con la razón de ser de la empresa.
2. OBJETIVO DEL MANUAL
2.1 OBJETIVO GENERAL DEL MANUAL

Establecer los procedimientos y mecanismos adecuados para garantizar la seguridad de las operaciones de
comercio nacional e internacional, con el fin de evitar la utilización del producto para el tráfico de ilícitos y
lavado de activos generando un ambiente de trabajo confiable y seguro.
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

La Compañía Cafetera La Meseta S.A. se ha visto en la necesidad de implementar y divulgar un Sistema de
Gestión en Control y Seguridad que brinde la posibilidad de ejecutar las correcciones necesarias para mitigar
cualquier desviación que pudiera ocurrir en la cadena productiva y de exportación; es por esto que la empresa
se encuentra trabajando con estándares internacionales aceptados y reconocidos; fijando en la empresa:
Directrices e indicadores de gestión.

Responsabilidades y funciones al personal.
Documentando los procesos o tareas a realizar y manteniendo la documentación controlada.
Planificando actividades y tareas para llevar a cabo el logro de los objetivos.
Efectuando mediciones y seguimientos a los procesos.
Llevando registros como evidencia de las actividades ejecutadas, siendo estas fuentes de información
que nos permiten medir los indicadores de gestión.
Tomando precauciones para controlar aquellos resultados o procesos que presentan no conformidades.
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3. INFORMACIÓN GENERAL DE LA COMPAÑÍA
3.1 RESEÑA HISTORICA

A partir de 1983, en la finca la Meseta, se comienza la compra de café verde a productores vecinos que debían
desplazarse hasta Chinchiná para venderlo a compradores locales. Se observa la posibilidad de mejorar los
precios que los caficultores recibían por su café, además de un ahorro en costos de desplazamiento, tiempo y
facilidad en la entrega; dado que nuestra ubicación permitía la atención todos los días sin restricción de horario.
La infraestructura que se tenía era incipiente, el beneficio se hacía artesanalmente y el secado se realizaba en el
patio a cielo abierto para aprovechar el buen clima de la zona.
En 1989 el negocio exigió la construcción del primer silo, necesario para la atención de los ahora 46 productores
y un volumen de 4.800 @ de café al año. Así se consolidó el Beneficiadero La Meseta con un posicionamiento
importante al acopiar la producción de la zona cafetera de Villamaría, a la vez que la comercialización de café
seco se realizaba a través de la Cooperativa de Caficultores de Manizales, la cual permitía trasladar mayores
beneficios a nuestros proveedores y vecinos.
Con el rompimiento del pacto cafetero, la crisis del sector golpea la industria siendo el más afectado el pequeño
productor que ve disminuir sus ingresos y por consiguiente el deterioro de su nivel de vida. Esta situación le
exige buscar fuentes alternas de ingresos y dejar su unidad productiva. Con la firme creencia en la expansión
moderada de la frontera agrícola en la zona, se realizó la adquisición de una finca colindante de 5 hectáreas.
Con la premisa de la unión familiar y bajo la razón social Jorge Hernán Muñoz Castaño, gerente de la
organización se continuó el fortalecimiento del negocio en la finca y beneficiadero la Meseta, así como la
expansión moderada de la frontera agrícola.
En el año 1997 se adquiere el Beneficiadero la Ínsula, ubicado en el kilómetro 7 vía Chinchiná-Marsella, posición
estratégica al ser el único centro de acopio de café verde y cereza, con cobertura de la zona más cafetera de la
región. Con la adquisición de la Ínsula, se genera un desarrollo acelerado del negocio, creando la infraestructura
industrial exigida por los productores vinculados y el cambio de la cultura en la comercialización del café seco
por el de cereza y café mojado.
La modernización actual, permite atender la recepción y despacho de café las 24 horas del día, los 7 días de la
semana.
Este complejo agroindustrial de beneficio de café, es considerado como el de mayor envergadura del país, tanto
en el acopio y procesamiento de cereza y café mojado, como en el número de caficultores atendidos generando
22 empleos directos en la actualidad.
Con base en la experiencia de la comercialización nacional, la infraestructura, el gran número de proveedores

activos y con el propósito de darle un mayor valor agregado a la comercialización; a finales del año 2003 se
adquiere la Trilladora La Meseta ubicada en el municipio de Chinchiná, incursionando en el sector exportador y
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consolidando la integración vertical del negocio. En esta etapa se invierten 2 años a través de un proceso de
investigación de mercados, obtención de la licencia de exportadores, asesoría comercial y de logística.
Esta expansión ha propiciado una mejora en precios para los cultivadores, generación de empleado y desarrollo
de la zona de influencia.
En el año 2006 se dio apertura al Centro de Acopio Santa Rosa, una bodega de 300 metros cuadrados ubicada
en el Municipio de Santa Rosa de Cabal-Risaralda, con el fin de ampliar la cobertura de café de buena calidad y
garantizar el aprovisionamiento de materia prima para la Central de Beneficio y la Trilladora acogiendo
proveedores de esta importante zona cafetera del país.
En el año 2.007 se da comienzo en la trilladora La Meseta a la compra de café pergamino seco comercializando
la cantidad de 167.500@ con origen en los diversos sitios cafeteros del país. Así mismo se incursionó en el
mercado de inferiores o pasillas comercializando la cantidad de 37.500@. Año a año se ha seguido creciendo y
los volúmenes, tanto de compra de materias primas para producción de excelsos y pasillas así como para la
exportación han llegado a cifras tan elevadas como más de 4 millones de @ de café pergamino seco comprado
en el año 2016.
En la actualidad la Compañía Cafetera La Meseta S.A. genera 170 empleos directos, más 100 de empleos
indirectos y en época de cosecha se puede llegar hasta los 800 empleados.
CAMBIO DE RAZÓN SOCIAL
A mediados del año 2008 la empresa Jorge Hernán Muñoz Castaño inicia su transición para convertirse en
Sociedad Anónima con la creación de la Sociedad Compañía Cafetera La Meseta S.A, teniendo en cuenta el
crecimiento constante a través de los años, el nivel de ventas manejado en la actualidad así como su transición
hacia el mercado externo; buscando además una mayor organización y eficiencia en los procesos empresariales,
mayor respaldo frente a terceros y una visión de permanencia en el largo plazo.
La Compañía Cafetera La Meseta ha alcanzado en su desarrollo el montaje de una estructura administrativa

familiar con accionistas activos, compuesta por los 6 hermanos Muñoz Castaño con la Gerencia en cabeza de
Jorge Hernán y una distribución de funciones como se describe a continuación.
NOMBRE FUNCIÓN
Jorge Hernán Muñoz Gerente General
Castaño
José Fernando Muñoz Gerente Comercial
Castaño
Carlos Alberto Muñoz Administrador Central de
Castaño Beneficio La Ínsula
Juan David Muñoz Castaño Gerente de Aprovisionamiento
Gloria Clemencia Muñoz Administradora Finca La
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Castaño Meseta
Luz Estella Muñoz Castaño Jefe de compras de café
3.2 MISIÓN
Ser un ejemplo de que sí es posible consolidar y hacer prevalecer una compañía cafetera de talla mundial desde
origen, con disciplina, humildad y compromiso generando un alto impacto social.
3.3 VISIÓN
La Meseta S.A se proyecta a 2020 como una compañía multinacional líder en la comercialización de café,
reconocida por la alta calidad de sus productos y procesos y comprometida con el mejoramiento continuo.
3.4 ESTRUCTURA GERENCIAL DE LA COMPAÑÍA CAFETERA LA MESETA S.A
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3.5 PRODUCTOS Y ACTIVIDAD QUE DESEMPEÑA
El objeto principal de Compañía Cafetera La Meseta S.A se puede sintetizar en el cultivo, la compra de café
pergamino, cereza, o mojado y el beneficio con destino a la trilla y venta en los mercados internacionales y
nacionales.
Asimismo, la empresa dentro de su objeto social se puede destinar a:
I) La compra, venta, importación, exportación, comercialización, distribución, representación y agencia de

toda clase de mercancías nacionales o extranjeras;
II) La organización, explotación, administración y operación de establecimientos de comercio destinados a
la comercialización de toda clase de mercancías y, especialmente la producción de café, su trilla, y la
compra, venta y exportación de café en todas sus presentaciones;
III) La cereza resultante del beneficio del café podrá procesarla con destino a la obtención del producto final
HUMUS (ABONO ORGÁNICO), para enajenarlo en los mercados nacionales e internacionales;
IV) Servicio nacional de transporte de carga.
De esta manera, la empresa participa en el ciclo de la cadena de producción, comercialización y distribución de

café trillado y de sus derivados que son distribuidos a través de ventas directas utilizando el canal de
importadores en USA, EUROPA Y ASIA y el canal de tostadores, y el canal de las ventas nacionales a empresas
que transforman el café.
Para el desarrollo de este objeto, la empresa se encuentra facultada para realizar todo tipo de transacciones
que le permitan el cabal cumplimiento de su objeto social.
Nuestra trayectoria en la actividad cafetera se remonta a 35 años como productores, 30 años como
comercializadores en el mercado nacional y 13 años en la actividad exportadora; donde los logros obtenidos
satisfacen las expectativas de clientes, propietarios y vinculados estratégicos, así como exportadores de la
región, sectores bancario y comercial.
La Compañía Cafetera La Meseta S.A. se encuentra inscrita en la Cámara de Comercio de Chinchiná, Caldas,
bajo la Matricula Mercantil N. 00017440 de fecha Julio 6 de 2009, con las siguientes actividades económicas:
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CODIGO CIUU ACTIVIDAD ECONOMICA PRIORIDAD EN LA ACTIVIDAD

ECONOMICA
1061 TRILLA DE CAFÉ PRINCIPAL
4620 COMERCIO AL POR MAYOR DE SECUNDARIA
MATERIAS PRIMAS AGROPECUARIAS Y
ANIMALES VIVOS.
0123 CULTIVO DE CAFÉ ADICIONAL
4923 TRANSPORTE DE CARGA POR ADICIONAL
CARRETERA
3.6. RESUMEN ESTADÍSTICO DE EXPORTACIONES
CRECIMIENTO DE LA COMERCIALIZACIÓN DE CAFÉ EXCELSO EN LACOMPAÑÍA CAFETERA LA

MESETA S.A
En el siguiente gráfico se presenta el record histórico, de la evolución de sacos de café excelsos exportados por
la Compañía Cafetera La Meseta S.A.
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La Compañía Cafetera La Meseta S.A cuenta en la actualidad con aproximadamente 2.000 proveedores activos,
desde comercializadores hasta productores grandes medianos y pequeños ubicados en toda la geografía
cafetera nacional.
Por otra parte, la Compañía ha expandido su frontera agrícola productiva propia llegando en la actualidad a
contar con 567 hectáreas. Desde el año 2008 cuenta con certificación UTZ Certifed además desde el 2014
contamos con la certificación Rain Forest Alliance dando cuenta de las buenas prácticas de manufactura en el
cultivo del café, generando un mayor valor agregado.
4. REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD (SGCS)
4.1 GENERALIDADES
ALCANCE
El Sistema de Gestión en Control y Seguridad (SGCS) - BASC aplica para todos los procesos de la Compañía
Cafetera La Meseta S.A tanto administrativos como operativos y en su actividad de exportación. Limitamos su
alcance sin incluir el proceso de producción agrícola y enfocamos el cumplimiento de los requisitos del SGCS en
todos los procesos de transformación que damos al interior de la planta de producción hasta el despacho de
producto terminado.
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MAPA DE PROCESOS
ENFOQUE DE LOS PROCESOS A LA SEGURIDAD
La Compañía Cafetera La Meseta S.A pretende mejorar la eficiencia y eficacia del SGCS para alcanzar los
objetivos definidos, lo que implica a su vez aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus
requisitos.
Por esto se centra en el cumplimiento de los siguientes aspectos:

• Lograr los resultados deseados previstos mediante la integración y alineación de los procesos.
• Ayudar a focalizar los puntos críticos en los procesos, para priorizar su intervención.
• Aportar confianza a los clientes y demás partes interesadas en cuanto al desempeño de la organización.
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• Ofrecer transparencia en las operaciones de la organización.

• Proporcionar mejores resultados, más coherentes y predecibles.
• Facilitar oportunidades para priorizar las iniciativas de mejora, lo que consigue estimular la participación
del personal y la clarificación de sus responsabilidades.
4.2 POLÍTICAS
4.2.1 Politica de Control y Seguridad BASC
La Compañía Cafetera La Meseta S.A. se dedica a la producción y comercialización de café excelso y

subproductos, controlando cada detalle de las operaciones que nos llevan al resultado final, manteniendo
procedimientos seguros en cada uno de los procesos de la empresa, para garantizar la transparencia y legalidad
de nuestra actividad, conservar la imagen de nuestro producto mediante la implementación de la norma y
estándares internacionales en seguridad BASC y política UIAF para prevenir las actividades ilícitas, creando en
cada ente de la Compañía una cultura de mejoramiento continuo.
4.2.2. Política para la Prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
LA MESETA cumplirá con su objeto social de participar en el ciclo de la cadena de producción desde la
adquisición, transformación, y comercialización del café y subproductos; exportando café de calidad que cumpla
con las normas nacionales e internacionales, gestionando políticas eficientes que minimicen a través del Sistema
de Prevención de Riesgos ALA/CFT la consolidación de conductas que permitan introducir a su entorno de
negocios recursos provenientes de estos delitos. LA MESETA implementará lineamientos, reglas de conducta y
procedimientos que orientarán su actuación con miras a evitar situaciones vulnerables para la consolidación de
delitos de LA/FT velando siempre por la mejora continua en sus procesos de prevención.
4.3 PLANEACIÓN
4.3.1 Generalidades
Compañía Cafetera La Meseta S.A se propone el mantenimiento de un Sistema de Gestión en Control y

Seguridad, involucrando a toda la organización en el cumplimiento de su Política de Control y Seguridad. Para
garantizar esto se realizará la planeación del sistema de gestión con el apoyo de la alta dirección, delegando un
representante de la empresa quien se convierte en el pilar principal para la planeación y revisión del sistema,
formando un equipo de trabajo constituido por el Líder BASC, un jefe de seguridad, así como un equipo de
auditores internos formados, a fin de verificar el cumplimiento de los requisitos y estándares del sistema. Con
el fin de diseñar un Sistema de Gestión en Control y Seguridad útil y aplicable, contando con una serie de
procedimientos documentados para la gestión del riesgo que le permite a la Compañía identificar sus puntos
críticos y áreas prioritarias de intervención, complementando las exigidas por la norma.
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4.3.2 Objetivos del SGCS
• Realizar seguimientos y establecer controles a nuestros procesos de manera que se minimicen los riesgos
que afectan nuestra seguridad y la del producto.
• Seleccionar personal competente que asegure un ambiente de trabajo sano y eficiente.
• Capacitar a los colaboradores en la estructura y el cumplimiento de la norma BASC vigente y los estándares
que nos aplican.
• Mejorar continuamente sobre la eficacia de nuestro SGCS.
4.3.3 Gestión de Riesgos
Compañía Cafetera La Meseta S.A documentó el “Procedimiento Gestión del Riesgo” PR-GR-06 en donde
establece la identificación, análisis, evaluación, tratamiento, monitoreo y comunicación de los riesgos.
4.3.4 Requisitos Legales y de otra Índole
Compañía Cafetera La Meseta S.A ha establecido el “Procedimiento para identificar, actualizar, implementar y
comunicar requisitos legales – PR-GR-09” con el fin de dar cumplimiento a esta norma BASC, así como los
requisitos legales a los que está obligado la Compañía.
4.3.5 Previsiones
Compañía Cafetera La Meseta S.A cuenta con las siguientes previsiones, las cuales abastecen a tiempo las
necesidades de cada área y/o proceso, con el fin de tomar medidas preventivas y efectivas frente a los riesgos y
vulnerabilidades que pueden afectar los procesos operativos a lo largo de toda la cadena logística de la
Compañía.
-Para el desarrollo y cumplimiento de la política en control y seguridad, se planifican actividades y tareas

para llevar a cabo el Sistema de Gestión y lograr los objetivos planteados.
- Tener un equipo de trabajo con conocimiento, habilidad y experiencia en control y seguridad con el fin
de administrarlos de manera segura y confiable, de acuerdo a los requisitos legales.
-Fomentar planes operacionales para implementar las medidas de control de los riesgos identificados y
aplicarlos con total transparencia.
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4.4 IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN
4.4.1 Estructura, Responsabilidad y Autoridad
Compañía Cafetera La Meseta S.A. ha establecido el “Acta de Comité de Seguridad” en donde se concreta quién
será el Representante por la Alta Dirección, el Jefe de Seguridad, Líder BASC y el Líder Auditor de la empresa y
adicional a eso se especifican sus responsabilidades y autoridad, de la cual podrán disponer para la verificación
de la implementación, aplicabilidad y cumplimiento del Sistema de Gestión en Control y Seguridad.
4.4.2 Entrenamiento Capacitación y Toma de Conciencia
Compañía Cafetera La Meseta S.A. ha establecido el “Procedimiento para el entrenamiento, capacitación,

divulgación y toma de conciencia del personal en seguridad BASC - PR-RH-01” donde se establecen los
lineamientos para lograr que todo el personal que participa en los procesos este plenamente consciente de su
responsabilidad en el control y seguridad.
4.4.3 Comunicación
La Compañía Cafetera La Meseta S.A define mecanismos de comunicación, que sean eficaces y acordes a los
procesos de la organización, para así garantizar el funcionamiento del Sistema de Gestión en Control y
Seguridad y la participación de la empresa.
VER. “Memorando SGCS” y “Matriz de Comunicación – OTD-SGC-02”.
4.4.4 Documentación del Sistema de Gestión en Control y Seguridad
La empresa Compañía Cafetera La Meseta S.A dentro de su documentación del SGCS incluye el Manual de SGCS
(MN-SD-01), sus procedimientos documentados y registros requeridos por esta norma y sus estándares; y otros
documentos propios con los cuales aseguramos la eficacia del SGCS.
4.4.5 Control de Documentos
Compañía Cafetera La Meseta S.A estableció la “Guía para la elaboración de documentos – GU-SGC-01” y a su
vez se vincula con el “Procedimiento para el control de documentos y registros PR-SGC-06” donde se
establecieron los parámetros para la estructuración de los documentos, incluye los listados maestros de
documentos y de registros, se hace referencia a la forma como se administran y se conservan los documentos,
con el fin de implementar de manera efectiva el Sistema de Gestión en Control y Seguridad, priorizando la
conservación, estandarización, manejo de los documentos y las políticas de firmas y sellos, que autoricen los
diferentes procesos, así como la disposición de copias con información sensible de la organización.
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4.4.6 Control Operacional
La Compañía Cafetera La Meseta S.A en su interés de cumplimiento de la norma y estándares BASC para la
implementación y ejecución del SGCS, ha desarrollado una identificación y control a aquellas operaciones y
actividades relacionadas con los aspectos de seguridad significativos en prevención de actividades ilícitas. La
empresa debe identificar actividades y procesos, asociados con impactos en la cadena de suministro, asociados
de negocio, contratistas y proveedores.
La planificación de estas actividades es para asegurar un completo cubrimiento en las situaciones críticas, ya
que la ausencia de los controles operacionales puede conllevar a desviaciones en el cumplimiento de la política
en control y seguridad y los respectivos objetivos.
La norma requiere que se concreten las responsabilidades para que este control se efectúe de manera eficaz, y
que todas las actividades de control se lleven a cabo de forma coordinada. El objetivo será controlar la actividad
crítica identificada, con los programas de gestión y los controles operacionales, siendo estas herramientas claves
para demostrar una mejora en el desempeño del sistema de gestión, de forma que siempre que se considere
que existe una amenaza a las medidas de seguridad establecidas, estas se puedan tener bajo control y se
verifiquen las acciones tomadas.
Los planes de control pueden incluir algunos de estos aspectos:
-Puntos que hay que controlar

-Medidas de control
-Responsable
-Ejecución de la medida de control y realización del registro
-Procesos de producción y mantenimiento de las medidas establecidas
4.4.7 Preparación y Respuesta a Eventos Críticos
Con el fin de identificar, prevenir y dar respuesta a una situación de emergencia, controlarla, evitar lesiones y
pérdidas humanas, materiales y económicas, haciendo uso de los recursos existentes en las instalaciones,
Compañía Cafetera La Meseta S.A estableció el “Plan de prevención, preparación y respuesta a emergencias”
OTD-GR-02
La Compañía adicional al Plan que ha implementado, realiza unos simulacros para evaluar y verificar la eficacia
de los planes de emergencia y contingencia de los riesgos identificados como críticos.
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4.5 VERIFICACIÓN
4.5.1 Seguimiento y Medición
Con el objetivo de establecer el método para el seguimiento y medición de los indicadores establecidos en la
empresa La Compañía Cafetera La Meseta S.A se estableció el “Procedimiento de Seguimiento y Medición” PR-
SGC-08.
4.5.2 Auditorias
La empresa Compañía Cafetera La Meseta S.A documentó el "Procedimiento para la Realización de Auditorías
internas PR-SGC-01”, por objeto de evaluar y verificar que el SGCS de la compañía cumpla con los requisitos y
los estándares de seguridad BASC; incluye las responsabilidades y los formatos para la planificación y correcta
realización de estas.
4.5.3 Control de Registros
Se unifica con el numeral 4.4.5 Control de Documentos, donde se encuentra vinculado el “Procedimiento para el
control de documentos y registros” PR-SGC-06 donde se establecen los parámetros para la estructuración de los
documentos, incluye los listados maestros de documentos y de registros.
4.6 MEJORAMIENTO CONTINUO
4.6.1 Mejora Continua
La Compañía Cafetera La Meseta S.A revisa, verifica y evalúa continuamente el funcionamiento del SGCS
implementado, para garantizar la eficacia y mejora continua de todos los procesos que aseguren el
cumplimiento de nuestra Política de Control y Seguridad.
4.6.2 Acción Correctiva y Preventiva
La Compañía Cafetera La Meseta S.A documentó el “Procedimiento para toma de acciones correctivas,
preventivas y de mejora – PR-SGC-03” el cual se aplica cuando se evidencian no conformidades, riesgos
potenciales u oportunidades de mejora evaluando sus causas y determinando el plan de acción a ejecutar y se
asigna el responsable de aplicar la acción para que también realice el adecuado seguimiento.
4.6.3 Compromiso por la Dirección
Con el fin de asegurar el funcionamiento del Sistema de gestión en control y seguridad BASC, La alta dirección
de la Compañía Cafetera La Meseta S.A cuenta con el "Procedimiento para la revisión por la alta dirección - PR-
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GG-01” con el propósito de verificar el adecuado cumplimiento de la política de control y seguridad y la eficacia
del sistema.
ESTÁNDARES DE SEGURIDAD - BASC
1. REQUISITOS DE LOS ASOCIADOS DE NEGOCIOS
Compañía Cafetera La Meseta S.A en cumplimiento de los estándares BASC, estableció el “Procedimiento
asociados del negocio – PR-GR-07” en donde se establecen los parámetros para seleccionar clientes y
proveedores nacionales e internacionales (asociados de negocio).
1.1 Procedimientos de Seguridad
Según lo establecido en el procedimiento asociado del negocio y con el objetivo de cumplir con la normatividad
BASC, Compañía Cafetera La Meseta S.A solicita la documentación pertinente para la confrontación y verificación
de la certificación BASC del cliente/proveedor de la empresa; en caso tal que el asociado del negocio no sea
certificado BASC la empresa documenta un acuerdo, con el fin de dar a conocer los criterios de seguridad y de
igual forma garantizar su cumplimiento.
1.2 Punto de Origen
Compañía Cafetera La Meseta S.A con el propósito de implementar la seguridad en toda su cadena logística y
mantener la integridad de la carga, ha documentado acuerdos de seguridad, en donde se establecen unas
buenas prácticas de control y seguridad, con el objetivo de prevenir actividades ilícitas y así garantizar la
confiabilidad del producto y la transparencia de los procesos aplicados en la Compañía.
1.3 Participación/Certificación en un programa de seguridad de la cadena de suministro

administrado por una autoridad extranjera
Dentro de los formatos de vinculación de Asociados de Negocio, La Compañía Cafetera La Meseta S.A solicita
información sobre la participación en programas de seguridad reconocidos internacionalmente.
1.4 Procedimientos de Seguridad durante el transporte
Compañía Cafetera La Meseta S.A solo contrata sus operaciones de transporte con empresas certificadas BASC y
asegura la calidad de sus procesos en los protocolos y trazabilidad que garantizan estos Asociados de Negocio.
1.5 Otros criterios internos para la selección.
Según el procedimiento Asociados del Negocio, las pautas de selección y actualización de información para
proveedores, se debe realizar cada dos años adjuntando los soportes correspondientes.
Integral de Calidad
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1.6 Prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
En el “Manual de políticas y procedimientos del Sistema Integral de prevención y administración del riesgo,
Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT) MN-SD-02” se establecen los lineamientos generales
que debe adoptar La Compañía Cafetera La Meseta S.A. en relación con el Sistema de Administración del Riesgo
LA/FT. Las políticas que se adoptan permitirán el eficiente, efectivo y oportuno funcionamiento del sistema de
gestión de riesgos LA/FT y se traducen en reglas de conducta y procedimientos que orientan la actuación de los
funcionarios de la entidad.
2. SEGURIDAD DEL CONTENEDOR Y DE LA CARGA
2.1 Integridad del Contenedor - N/A
2.2 Inspección del Contenedor y Furgón - N/A
2.3 Inspección del Furgón o Remolque
La Compañía Cafetera La Meseta S.A estableció el “Procedimiento para el ingreso, inspección y salida de
vehículos y contenedores” PR-GR-01 con el objetivo de controlar el acceso, estadía y salida de vehículos de
carrocería, comerciales, contenedores y de cualquier tipo de vehículo que esté en las instalaciones de la
Compañía.
2.4 Inspección del Camión o Tractor
Se unifica con el estándar 2.3 Inspección del Furgón o Remolque, donde se encuentra vinculado el
“Procedimiento para el ingreso, inspección y salida de vehículos y contenedores” PR-GR-01
2.5 Sellos de Contenedor y Furgón
La Compañía Cafetera La Meseta S.A dentro de su “Procedimiento para el despacho de excelso” PR- LG -01
estableció políticas y actividades en las cuales se especifica el adecuado uso y cantidad de precintos que se
deben emplear en el despacho de vehículos en la Compañía.
2.6 Almacenaje del Contenedor y Furgón - N/A
NOTA: Los numerales 2.1, 2.2 y 2.6 no aplican porque en nuestras operaciones no realizamos cargue en
contenedores para exportación.
3. CONTROLES DE ACCESO FISICO
La Compañía Cafetera La Meseta S.A estableció un “Procedimiento de Control Interno y de Seguridad” PR-GR-04
Integral de Calidad
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3.1 Empleados
Compañía Cafetera La Meseta S.A estableció el “Procedimiento para el ingreso y salida de empleados” PR-GR-08
con el fin de controlar y lograr la administración del tiempo de los empleados y evitar el acceso de intrusos a las
instalaciones de la Compañía.
3.2 Visitantes / Vendedores / Proveedores de Servicio
Compañía Cafetera La Meseta S.A documentó el “Procedimiento para el ingreso y salida de visitantes,
contratistas, clientes y proveedores” PR-GR-02 con el fin de disminuir el riesgo de seguridad que pueda
generarse por acceso de personal no autorizado a las instalaciones de la Compañía.
3.3 Identificación de personal de entregas y correos
Compañía Cafetera La Meseta S.A contrata sus servicios de vigilancia con la empresa Celar que es certificada
BASC, asegurando la calidad de sus procesos en el ingreso tanto de personal como de correo y paquetes
recibidos antes de ser distribuidos.
3.4 Inspecciones
Se unifica con el estándar 2.3 Inspección del Furgón o Remolque y 2.4 Inspección del camión o tractor, donde
se encuentra vinculado el “Procedimiento para el ingreso, inspección y salida de vehículos y contenedores” PR-
GR-01, con el estándar 3.1 Empleados “Procedimiento para el ingreso y salida de empleados” PR-GR-08 y con el
estándar 3.2 Visitantes/ Vendedores / Proveedores de Servicio “Procedimiento para el ingreso y salida de
visitantes, contratistas, clientes y proveedores” PR-GR-02 manteniendo registros de ingreso y salida de personas
y vehículos en la Compañía Cafetera La Meseta S.A.
3.5 Identificación y Retiro de Personas no Autorizadas
Se establece un procedimiento en el que se protocoliza la identificación y el retiro de personas no autorizadas.
4. SEGURIDAD DEL PERSONAL PROPIO, SUBCONTRATADO Y SUMINISTRADO
4.1 Verificación preliminar al Empleo
4.2 Verificación e investigación de antecedentes
NOTA: Compañía Cafetera La Meseta S.A documentó e implementa el “Procedimiento de reclutamiento,

selección, contratación e inducción de personal a la Compañía Cafetera La Meseta S.A” PR-RH-03 con el fin de
dotar a la empresa del recurso humano idóneo para el cumplimiento de las funciones, identificando de manera
correcta las necesidades de las áreas, el cumplimiento de los requisitos definidos en la descripción y perfil de
puesto correspondiente y, en lo posible evitar riesgos que pudieran afectar la calidad y consistencia del servicio
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e incluso a la seguridad de la organización; esto con el propósito de dar cumplimiento al estándar 4. Seguridad
del personal propio, subcontratado y suministrado con sus numerales 4.1 Verificación preliminar al empleo y 4.2
Verificación e investigación de antecedentes.
Igualmente, desde Gestión del Talento Humano, damos cumplimiento a todos los numerales contenidos en el
4.2 mediante actividades, programas y pruebas necesarias, tal y como lo pide el estándar. El “Procedimiento
para la elaboración y pago de Nómina, Seguridad Social y Prestaciones Sociales del Personal directo de la
Compañía Cafetera La Meseta S.A.” PR-RH-02.
4.3 Procedimientos de terminación de empleo
Compañía Cafetera La Meseta S.A documentó el “Procedimiento para la Desvinculación Laboral” PR-RH-05 con el
fin de disminuir el riesgo de seguridad que pueda generarse por acceso de personal no autorizado a las
instalaciones de la Compañía.
5. SEGURIDAD EN LOS PROCESOS
5.1 Procedimientos para la documentación e información
5.2 Procedimientos para asegurar manifiestos oportunos y exactos
Compañía Cafetera La Meseta S.A. estableció el “Procedimiento para el Control y Seguridad Documental” PR-
SGC-09, donde garantiza que toda la información y documentación utilizada en sus procesos que tienen relación
directa con el producto de exportación, sea legible, completa, exacta y protegida. Se establecen las políticas de
firmas y sellos a todos los procesos de preparación de documentos e incluye los procedimientos para que la
información recibida de los Asociados de Negocio en cuanto a la integridad de la carga, sea reportada en forma
exacta y oportuna.
5.3 Recepción y despacho de carga
5.4 Discrepancias en la carga
La Compañía Cafetera La Meseta S.A. dentro de su “Procedimiento para el despacho de excelso” PR- LG -01
estableció políticas y actividades en las cuales se especifica el adecuado despacho del producto de exportación
de acuerdo al estándar.
5.5 Control de materias primas y material de empaque
En el control de materias primas, la Compañía estableció el “Procedimiento para Recepción de Materia Prima –
Café Pergamino Seco” PR-OP-01, con sus respectivas políticas. En cuanto al material de empaque se estableció
el “Procedimiento para la Administración de Empaque Nuevo” PR-OP-07, en el cual se establecen todas las
políticas para la administración de este procedimiento.
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6. SEGURIDAD FISICA
Los procesos de recepción de materia prima, transformación, almacenamiento y despacho de la Compañía

Cafetera La Meseta S.A, se realizan al interior de bodegas cerradas, construidas con materiales apropiados;
cuenta con una puerta de acceso para vehículos que descargan materia prima al interior de la bodega, otra
puerta de acceso para el ingreso de vehículos para cargue de producto terminado al interior de la bodega y una
sola puerta de acceso para entrada y salida de personas. Cuenta con un sistema de cámaras de vigilancia para
supervisar y monitorear las áreas críticas y las puertas de acceso; se tiene un procedimiento que relaciona todos
los numerales del estándar y su periodicidad de inspección. “Procedimiento de Control Interno y Seguridad” PR-
GR-04.
7. SEGURIDAD EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
Compañía Cafetera La Meseta S.A estableció una “Política de Seguridad de la Información” OTD-GSR-01. Tiene
como objetivo establecer las normas y requisitos de seguridad que permitan garantizar la confidencialidad,
integridad y disponibilidad de los sistemas de información de la empresa. Cumplir los requisitos legales que sean
aplicables en la empresa. Gestionar las incidencias de seguridad de forma adecuada. Disponer de un plan de
contingencia que permita a la empresa recuperarse en caso de desastre o discontinuidad de los sistemas.
Informar a los empleados de sus obligaciones con respecto a la seguridad de los sistemas, y los procedimientos
definidos que les afectan. Formar a los empleados en los principales conceptos de la gestión de la seguridad de
los sistemas.
8. ENTRENAMIENTO DE SEGURIDAD Y CONCIENTIZACION SOBRE AMENAZAS
8.1 Capacitación
Compañía Cafetera La Meseta S.A estableció el “Procedimiento para el entrenamiento, capacitación, divulgación
y toma de conciencia del personal en seguridad BASC” PR-RH-01 con el fin de lograr que los colaboradores
tomen conciencia de la ejecución, promoción y desarrollo de las actividades preventivas destinadas a darle
transparencia a las operaciones de comercio exterior; utilizando los mecanismos adecuados para garantizar la
seguridad de las operaciones de comercio Nacional e Internacional.
Integral de Calidad

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD BASC

NORMA BASC VERSION 4-2012

COMPAÑÍA CAFETERA LA MESETA S.A

01 08/04/2010 Creación del Manual de seguridad

02 04/07/2011 Actualización del Manual de seguridad

03 08/10/2015 Actualización del Manual de seguridad

2. OBJETIVO DEL MANUAL

3. INFORMACIÓN GENERAL DE LA COMPAÑÍA

NORMA BASC VERSIÓN 4 DE 2012

4. REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN

4.2 POLÍTICA DE CONTROL Y SEGURIDAD

4.4 IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN

4.6 MEJORAMIENTO CONTINUO

ESTÁNDARES DE SEGURIDAD - BASC

1. REQUISITOS DE LOS ASOCIADOS DE NEGOCIOS

2. SEGURIDAD DEL CONTENEDOR Y DE LA CARGA

3. CONTROLES DE ACCESO FISICO

4. SEGURIDAD DEL PERSONAL PROPIO, SUBCONTRATADO Y SUMINISTRADO

5. SEGURIDAD EN LOS PROCESOS

5.2 Procedimientos para asegurar manifiestos oportunos y exactos

7. SEGURIDAD EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

8. ENTRENAMIENTO DE SEGURIDAD Y CONCIENTIZACION SOBRE AMENAZAS

Comprometidos con el programa BASC-CAFÉ y la UIAF (Unidad de Información y Análisis Financiero de

2. OBJETIVO DEL MANUAL

2.1 OBJETIVO GENERAL DEL MANUAL

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Directrices e indicadores de gestión.

3. INFORMACIÓN GENERAL DE LA COMPAÑÍA

3.1 RESEÑA HISTORICA

Con base en la experiencia de la comercialización nacional, la infraestructura, el gran número de proveedores

CAMBIO DE RAZÓN SOCIAL

La Compañía Cafetera La Meseta ha alcanzado en su desarrollo el montaje de una estructura administrativa

3.4 ESTRUCTURA GERENCIAL DE LA COMPAÑÍA CAFETERA LA MESETA S.A

3.5 PRODUCTOS Y ACTIVIDAD QUE DESEMPEÑA

Asimismo, la empresa dentro de su objeto social se puede destinar a:

I) La compra, venta, importación, exportación, comercialización, distribución, representación y agencia de

De esta manera, la empresa participa en el ciclo de la cadena de producción, comercialización y distribución de

CODIGO CIUU ACTIVIDAD ECONOMICA PRIORIDAD EN LA ACTIVIDAD

3.6. RESUMEN ESTADÍSTICO DE EXPORTACIONES

CRECIMIENTO DE LA COMERCIALIZACIÓN DE CAFÉ EXCELSO EN LACOMPAÑÍA CAFETERA LA

4. REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD (SGCS)

ENFOQUE DE LOS PROCESOS A LA SEGURIDAD

Por esto se centra en el cumplimiento de los siguientes aspectos:

• Ofrecer transparencia en las operaciones de la organización.

4.2.1 Politica de Control y Seguridad BASC

La Compañía Cafetera La Meseta S.A. se dedica a la producción y comercialización de café excelso y

Compañía Cafetera La Meseta S.A se propone el mantenimiento de un Sistema de Gestión en Control y

4.3.2 Objetivos del SGCS

4.3.3 Gestión de Riesgos

4.3.4 Requisitos Legales y de otra Índole

-Para el desarrollo y cumplimiento de la política en control y seguridad, se planifican actividades y tareas

4.4 IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN

4.4.1 Estructura, Responsabilidad y Autoridad

4.4.2 Entrenamiento Capacitación y Toma de Conciencia

Compañía Cafetera La Meseta S.A. ha establecido el “Procedimiento para el entrenamiento, capacitación,

VER. “Memorando SGCS” y “Matriz de Comunicación – OTD-SGC-02”.

4.4.4 Documentación del Sistema de Gestión en Control y Seguridad

4.4.5 Control de Documentos

4.4.6 Control Operacional

Los planes de control pueden incluir algunos de estos aspectos:

-Puntos que hay que controlar

4.4.7 Preparación y Respuesta a Eventos Críticos

4.5.1 Seguimiento y Medición