CÓDIGO P-07-04CS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS FECHA 01/11/2016

VERSIÓN 14

OBJETIVO DEL MANUAL:

Definir los procedimientos que realiza el Departamento de Compras para la adquisición de bienes y/o servicios
requeridos por las diferentes unidades académicas y administrativas de la Universidad, mediante un esquema que
asegure estándares de calidad, eficiencia y oportunidad estableciendo relaciones que generen valor agregado a la
institución.

ALCANCE DEL MANUAL:

Aplica a los procedimientos para la adquisición de bienes y servicios en la ciudad de Bogotá.

1. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS

A continuación se describen los procesos y procedimientos que se tienen dentro de la gestión de compras, los actores
involucrados en los mismos y los pasos a seguir para asegurar la efectividad del mismo.

2.1. APROBACIONES DE GASTO:

Toda compra de bien o servicio será verificada por la Vicerrectoría Administrativa, quien emitirá su concepto y
entregará a los autorizadores de gasto para las respectivas aprobaciones acorde a las cuantías, los cuales han sido
establecidos en los Estatutos: Resolución No 17118 del 16 de Octubre de 2014 y el Acuerdo No 004 del 27 de Junio
de 2017.

2.3. GESTIÓN DE COMPRAS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS:

Tiene por objeto describir las actividades que se llevan a cabo para realizar los procesos de adquisición de acuerdo al
tipo de bien o servicio, para ello se han definido los procedimientos necesarios de acuerdo al tipo de solicitud.

2.3.1. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE COMPRAS:

Este procedimiento aplica para las compras de bienes y/o servicios de todas las áreas solicitantes a excepción de la
Biblioteca.

2.3.1.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES: En caso de requerir citación a proveedores, con el fin de definir
especificaciones técnicas del bien o servicio para la presentación de ofertas económicas en igualdad de condiciones,
el proceso inicia con la solicitud de citación a proveedores. De lo contrario, inicia con la generación del suministro
(pedido) en el sistema de información Iceberg.

No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

SOLICITUD DE CITACIÓN A PROVEEDORES:
1. Envía correo electrónico a compras@ugc.edu.co, solicitando citación a
proveedores especificando lugar, fecha, hora, objetivo y persona que atiende la
USUARIO
1 visita. Se deberá realizar con mínimo 48 horas de anticipación.
SOLICITANTE
Nota: Cuando el usuario solicitante cuente con la información suficiente y clara del
material que requiere, iniciará su proceso de adquisición con la actividad No. 5:
Generación de Suministro (Pedido).
PERSONAL DE CITACIÓN A PROVEEDORES:
2 COMPRAS Y 1. Envía correo a los proveedores realizando la correspondiente citación.
SUMINISTROS
REUNIÓN O RECORRIDO CON PROVEEDORES:
1. Confirma vía telefónica o por correo electrónico la asistencia a la citación,
3 PROVEEDOR indicando el personal que asistirá y su respectivo documento de identificación.
2. Asiste a la reunión o recorrido dirigida por el usuario solicitante y un
representante del Departamento de Compras.

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electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
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3. Firma formato planilla de asistencia proveedores

REQUISITOS Y ESPECIFICACIONES:
USUARIO
4 1. Durante la reunión o recorrido informa los requisitos y especificaciones al
SOLICITANTE
proveedor sobre el bien y/o servicio que requiere.
GENERACIÓN DE SUMINISTRO (PEDIDO):
1. Genera el suministro (pedido) a través del sistema de información Iceberg/módulo
USUARIO de suministros indicando las especificaciones técnicas o características propias del
5 SOLICITANTE bien y/o servicio, luego procede a radicarlo físicamente en el Departamento de
Compras en estado confirmado, con sello presupuestal y debidamente firmado por
parte del director, jefe o decano según corresponda*

REVISIÓN DEL SUMINISTRO (PEDIDO):

1. Revisa que la solicitud de suministro se encuentre en estado confirmado.
2. Compara y verifica que el suministro contenga sello presupuestal y la firma del
PERSONAL DE
director, jefe o decano registrada en el listado de firmas y
6 COMPRAS Y
Envía correo electrónico a solicitudes.compras@ugc.edu.co informando el número
SUMINISTROS
de suministro (pedido).
3. Si la solicitud de suministro no cuenta con las condiciones anteriormente
mencionadas es rechazada y devuelta al usuario solicitante.
GENERACIÓN DE REQUISICIÓN
1. Revisa que la solicitud de suministro contenga todas las especificaciones
completas y claras.
2. Verifica que los datos de fuente función, fondo, destino, responsable y centro de
costos sean los correctos. Además, que en el campo de observaciones contenga la
justificación de la solicitud.
3. Si todos los datos son correctos, realiza alguno de los siguientes trámites:
3.1. Si se cuenta con stock del material realiza la entrega de producto y genera la
PERSONAL DE salida* de almacén, la cual debe ser firmada a satisfacción de quien recibe. Para
7 COMPRAS Y ello el usuario deberá presentar el carné que lo acredita como funcionario de la
SUMINISTROS Universidad.
3.2 Si no se cuenta con stock del material procede a generar un número de
requisición de compra, el cual es informado por correo electrónico al usuario
solicitante y al personal encargado de realizar la adquisición
4. Si los datos son incorrectos rechaza la solicitud en físico e informa por correo
electrónico al usuario solicitante y al personal de compras las inconsistencias
evidenciadas.
Nota: *En caso de que el usuario no firme el documento de salida como soporte de
recibido, será válida la firma en la solicitud de suministro (pedido).
SOLICITUD DE COTIZACIÓN*:
1. Consulta el correo electrónico para verificar el número de requisición generado
PERSONAL DE
para el suministro radicado por el área solicitante.
8 COMPRAS Y
2. Envía a los proveedores las necesidades a cotizar mediante correo electrónico y
SUMINISTROS
en los casos que considere adjunta el formato de cotización de productos o
servicios
PRESENTACIÓN DE COTIZACIÓN:
1. Revisa la información contenida en el formato de cotización de productos o
servicios enviado por correo electrónico.
9 PROVEEDOR
2. Realiza la cotización dentro de los tiempos establecidos, y la envía por correo
electrónico en formato de cotización de productos o servicios o formato institucional
mediante archivo adjunto.
REVISIÓN Y ANÁLISIS DE COTIZACIONES:
PERSONAL DE 1. Revisa las cotizaciones que fueron enviadas por el por correo electrónico.
10 COMPRAS Y 2. Elabora el cuadro de comparativo de acuerdo a las cotizaciones recibidas y
SUMINISTROS condiciones propuestas por los proveedores con el fin de elegir el proveedor para la
compra*.

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Nota: *Se solicitará concepto del usuario solicitante en los casos que se requieran,
como por ejemplo temas de tecnología.
Habrá excepción de realizar cuadro de adjudicación en los siguientes casos:
 Sea proveedor único para la compra.
APROBACIÓN CUADRO DE ADJUDICACIÓN O DOCUMENTO SOPORTE:
1. Revisa el cuadro comparativo o documento soporte verificando que la
JEFE DPTO. DE
11 información este completa y correcta.
COMPRAS
2. Lleva todas las solicitudes con los respectivos soportes para su correspondiente
aprobación por parte del autorizador del gasto.
JEFE DPTO. DE APROBACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA:
12 COMPRAS 1. Aprueba a través del sistema de información Iceberg la orden de compra,
teniendo como soporte la aprobación escrita de los autorizadores de gasto.
ENVÍO DE ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR:
PERSONAL DE 1. Envía al proveedor mediante archivo adjunto a través de correo electrónico la
14 COMPRAS Y orden de compra o servicio escaneada.
SUMINISTROS 2. Valida la fecha de entrega con el proveedor e informa al almacén para realizar
seguimiento y asegurar cumplimiento en las entregas.
AGENDA Y ENTREGA DE MATERIAL:
1. Se comunica con el personal de compras y suministros una vez sea notificado
15 PROVEEDOR sobre la orden de compra, a fin de agendar cita para realizar la entrega.
2. Entrega los elementos con remisión, acta de entrega o documento soporte en el
lugar, fecha y hora pactados.
REVISIÓN Y RECEPCIÓN DE MATERIAL:
1. Reciben los elementos verificando que corresponda a lo solicitado en la orden de
compra, si esta correcto procede a firmar* la remisión, acta de entrega o documento
soporte de recibido a satisfacción**.De lo contrario devuelven el producto según sea
el caso.
2. El Personal de compras y suministros recibe la factura o cuenta de cobro emitida
por el proveedor confrontando que la información coincida con la orden de compra y
que se encuentre adjunta la remisión, acta de entrega o documento soporte firmado
a satisfacción por el usuario o por el almacén.
PERSONAL DE No se recibirá la factura o cuenta de cobro si se presenta alguno de los siguientes
COMPRAS Y casos.
16 SUMINISTROS 2.1. La factura o cuenta de cobro no cumpla con los requisitos legales o con lo
Y/O USUARIO especificado en la orden de compra. 2.2. No se encuentre adjunta la remisión, acta
SOLICITANTE de entrega o documento soporte firmado a satisfacción por parte del usuario o
personal del almacén.
3. Realiza la entrada de almacén a través del sistema de información Iceberg de
acuerdo a la orden de compra relacionando número de factura, cuenta de cobro,
remisión, acta de entrega o documento soporte.
4. Informa por correo electrónico al usuario que los productos ya están en
disponibilidad para ser retirados del almacén en los casos que aplica, ejemplo:
toners, elementos de ferretería y eléctricos, entre otros.
**Para los casos de proyectos integrados, el usuario solicitante puede recibir los
productos en sitio para asegurar la entrega a satisfacción.
SALIDA DE ALMACÉN:
1. Genera la salida de almacén a través del sistema de información Iceberg,
PERSONAL DE anexando como soporte la remisión, acta de entrega o documento soporte firmado
17
ALMACÉN a satisfacción por parte del usuario solicitante.
Para el caso de la dotación el empleado firmará el documento soporte
correspondiente.
TRÁMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
1. Genera a través del Sistema de Información Iceberg, número de radicación de
PERSONAL DE
18 pago.
ALMACÉN
2. Diligencia en Excel el formato “listado de pagos”.
3. Envía los documentos para el trámite de pago a compras para su respectiva

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revisión. (Factura o cuenta de cobro, entrada de almacén, orden de compra, cuadro

de adjudicación o documento soporte con la respectiva aprobación).
RECEPCIÓN DE PAGOS:
PERSONAL DE
19 1. Revisa que la relación de documentos concuerde con los documentos físicos
COMPRAS
recibidos del almacén, de lo contrario se realizan las correcciones pertinentes.
JEFE DPTO. DE REVISIÓN DE PAGOS:
20
COMPRAS 1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato.
RADICACIÓN DE PAGOS EN EL ÁREA CONTABLE:
PERSONAL DE
21 1. Hace entrega al área contable de los documentos para su respectivo trámite de
COMPRAS
pago.

NOTAS ACLARATORIAS:
 Las solicitudes de cotización y citación se realizan inicialmente con los proveedores que se encuentran
registrados en la base de datos, sin embargo, constantemente se revisan portafolios enviados y se invitan a
participar de las citaciones y cotizaciones.
 Se requerirá solo de una (1) cotización cuando :

 La adquisición del producto o servicio no supere la cuantía de $1.500.000.

 Corresponda a un proveedor y/o producto exclusivo.
 Para aquellos casos en que se necesite realizar adquisiciones derivadas de proyectos en ejecución.
 Existan negociaciones de largo plazo.

2.3.1.2. FLUJOGRAMA

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USUARIO AUTORIZADO COMPRAS Y SUMINISTROS PROVEEDOR

INICIO

SOLICITUD DE
CITACIÓN A CITACIÓN A
PROVEEDORES PROVEEDORES

REUNIÓN O
REQUISITOS Y
RECORRIDO CON
ESPECIFICACIONES
PROVEEDORES

GENERACIÓN DE
REVISIÓN DEL
SUMINISTRO
SUMINISTRO
(PEDIDO)
(PEDIDO)

NO
SI

SOLICITUD DE PRESENTACIÓN
COTIZACIÓN DE COTIZACIÓN

SE LE INFORMA
AL USUARIO
REVISIÓN Y
ANÁLISIS DE
COTIZACIONES

GENERACIÓN
ORDEN DE
COMPRA

APROBACIÓN DE
CUADRO DE
NO ADJUDICACIÓN Y/
O DOCUM ENTO
SOPORTE

SI

APROBACIÓN
ORDEN DE
COMPRA

ENVÍO ORDEN DE AGENDA Y

COMPRA ENTREGA DEL
MATERIAL

REVISIÓN Y RECEPCIÓN DE
MATERIAL (ALMACÉN Y/O
USUARIO)

FIRM A DE ACTA DE
ENTREGA O REMISIÓN A
SATISFACCIÓN (ALMACÉN
Y/O USUARIO)

RADICACIÓN DE
FACTURA O
CUENTA DE
COBRO

RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS

ENTRADA AL SALIDA DE
ALMACEN. ALMACEN.
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE COMPRAS EN GENERAL

TRÁMITE DE
FACTURA O
NO
CUENTA DE
COBRO

REVISIÓN DE RECEPCIÓN DE
PAGOS PAGOS

RADICACIÓN DE
PAGOS EN EL
SI
ÁREA CONTABLE

FIN

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2.3.3. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN PARA MATERIAL BIBLIOGRÁFICO SOLICITADO POR

BIBLIOTECA: Este procedimiento aplica a la compra de libros para consulta en Biblioteca y material audiovisual
entre otros.

2.3.3.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES

No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
GENERACIÓN DE SUMINISTRO (PEDIDO):
1. Genera el suministro (pedido) a través del sistema de Información Iceberg/
módulo de suministros indicando las especificaciones técnicas o características
propias del material bibliográfico, luego procede a enviar a los correos electrónicos
compras@ugc.edu.co , solicitudes.compras@ugc.edu.co el número de los
PERSONAL DE suministros y el nombre de los proveedores a los cuales les ha sido asignada la
1
BIBLIOTECA compra.
El usuario solicitante debe anexar el oficio con las respectivas aprobaciones de la
compra de este material.
Nota: En caso de presentarse ausencia del Jefe, es necesario, que notifique al
correo del Jefe de compras con copia a compras@ugc.edu.co el nombre de la
persona que quedara autorizado para firmar.
REVISIÓN DEL SUMINISTRO (PEDIDO):
1. Revisa que la solicitud de suministro contenga todas las especificaciones
completas y claras.
PERSONAL DE
2. Verifica que los datos de fuente función, fondo, destino, y centro de costos sean
2 COMPRAS Y
los correctos. Además, que en el campo de observaciones contenga la justificación
SUMINISTROS
de la solicitud.
3. Si los datos son incorrectos informa por correo electrónico al usuario solicitante,
las inconsistencias evidenciadas.
ELABORACIÓN ORDEN DE COMPRA:
PERSONAL DE
1. Elabora la orden de compra de acuerdo a la información reportada en el
3 COMPRAS Y
suministro adjuntando el oficio con las respectivas aprobaciones de la compra de
SUMINISTROS
este material.
PERSONAL DE ENVIÓ ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR Y BIBLIOTECA:
4 COMPRAS Y 1. Envía por correo electrónico la orden de compra escaneada al proveedor con
SUMINISTROS copia al Departamento de Biblioteca.
AGENDA Y ENTREGA DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO:
1. El proveedor se comunica con el personal de Biblioteca una vez sea notificado
5 PROVEEDOR sobre la orden de compra, a fin de agendar cita para realizar la entrega.
2. Entrega los elementos en el lugar, fecha y hora pactados con remisión, acta de
entrega o documento soporte y factura o cuenta de cobro.
REVISIÓN Y RECEPCIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO:
1. El personal de biblioteca confirma al almacén fecha de entrega del material
bibliográfico por parte del proveedor.
2. El usuario solicitante recibe el material verificando que corresponda a lo solicitado
en la orden de compra.
2.1 si está correcto, firma la remisión, acta de entrega o documento soporte de
recibido a satisfacción
2.2 Devuelve el producto según sea el caso.
USUARIO
3. El personal del almacén recibe la factura o cuenta de cobro confrontando que la
6 SOLICITANTE Y
información coincida con la orden de compra y que se encuentre adjunta la remisión,
ALMACÉN
acta de entrega o documento soporte firmado a satisfacción por el usuario. No se
recibirá la factura o cuenta de cobro si se presenta alguno de los siguientes casos.
3.1. La factura o cuenta de cobro no cumpla con los requisitos legales o con lo
especificado en la orden de compra 3.2. No se encuentre adjunta la
remisión, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfacción por parte del
usuario.
4. El personal de almacén realiza la entrada de almacén a través del sistema de
información Iceberg de acuerdo a la orden de compra relacionando número de
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factura, cuenta de cobro, remisión, acta de entrega o documento soporte.

SALIDA DE ALMACÉN:
PERSONAL DE 1. Genera la salida de almacén a través del sistema de información Iceberg,
7
ALMACEN anexando como soporte la remisión firmada a satisfacción por parte del Usuario
Solicitante.
TRÁMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
1. Genera a través del Sistema de Información Iceberg, número de radicación de
pago.
PERSONAL DE
8 2. Diligencia en Excel el formato “Facturas a Presupuesto”.
ALMACÉN
3. Envía los documentos para el trámite de pago a compras para su respectiva
revisión. (Factura o cuenta de cobro, entrada de almacén, orden de compra, cuadro
de adjudicación o documento soporte con la respectiva aprobación).
PERSONAL DE RECEPCIÓN DE PAGOS:
9 COMPRAS Y 1. Revisa que la relación de documentos concuerde con los documentos físicos
SUMINISTROS recibidos del almacén, de lo contrario se realizan las correcciones pertinentes.
JEFE DPTO. DE REVISIÓN DE PAGOS:
10
COMPRAS 1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato “Listado de pagos”.
PERSONAL DE RADICACIÓN DE PAGOS EN EL ÁREA CONTABLE:
11 COMPRAS Y 1. Hace entrega al área contable de los documentos para su respectivo trámite de
SUMINISTROS pago.

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BIBLIOTECA COMPRAS Y SUMINISTROS PROVEEDOR

INICIO

GENERACIÓN DE
SUMINISTRO
(PEDIDO)

REVISIÓN DEL
NO SUMINISTRO
(PEDIDO)

SI

ELABORACIÓN
ORDEN DE
COMPRA

ENVIÓ ORDEN DE
COMPRA AL
PROVEEDOR Y
BIBLIOTECA

AGENDA Y
ENTREGA DE
MATERIAL
BIBLIOGRAFICO

REVISION Y
RECEPCION DE
MATERIAL
BIBLIOGRAFICO (
PERSONAL COM PRAS
Y BIBLIOTECA).

RECEPCION DE
DOCUMENTOS.

ENTRADA DE
ALMACEN.

SALIDA DE
ALMACÉN
ADQUISICIÓN PARA MATERIAL BIBLIOGRÁFICO SOLICITADO POR BIBLIOTECA

TRÁMITE DE
FACTURA O
CUENTA DE
NO
COBRO

REVISIÓN DE
PAGOS RECEPCIÓN DE
PAGOS

SI RADICACIÓN DE
PAGOS EN EL
ÁREA CONTABLE

FIN

2.5. DEFINICIONES:

 AREAS FILTRO: Son aquellas dependencias administrativas y académicas en las que se centran las
solicitudes de compra de acuerdo a la naturaleza del producto o servicio.
 COMPRAS OCASIONALES: corresponde a aquellas compras de menor cuantía ($90.000) que no requieren
aprobación del ordenador de gasto por ser adquiridas por caja menor y sin los correspondientes
procedimientos de adquisición.
 COTIZACIÓN: documento emitido por el proveedor en donde se presenta la respectiva propuesta económica
y condiciones comerciales.
 ORDEN DE COMPRA: es el documento que emite el Departamento de Compras para solicitar bienes al
proveedor indicando cantidad, detalle, precio y lugar de entrega.
 ORDENADOR DE GASTO: persona facultada por la máxima autoridad de la Universidad para aprobar una
compra de un bien o servicio.

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 PROVEEDOR: persona natural o jurídica que cumpliendo los requisitos mínimos establecidos por la
Universidad La Gran Colombia suministra bienes y servicios acorde a las necesidades de las dependencias
usuarias.
 SOLICITUD DE PAGO: es el documento que emite el Departamento de Compras para contratar servicios o
bienes intangibles.
 SUMINISTRO-PEDIDO: es el documento generado en el sistema de información Iceberg para solicitar un bien
o servicio.
 USUARIO SOLICITANTE: es la persona autorizada por el Director Jefe o Decano, para elaborar suministros
(pedidos) en el sistema de información Iceberg.

3. CONTROL DE CAMBIOS:

No
FECHA DESCRIPCIÓN
REV.

01/07/2010 Emisión inicial

1. Se incluyó metodología para medir la satisfacción de los usuarios del
departamento de compras y suministros.
1 22/11/2010
2. Se incluyó metodología para las compras de biblioteca y
publicaciones debido a su necesidad de conocimiento de la compra.
Se incluyó al manual de procesos los procedimientos de adquisiciones
2 01/09/2011 Planta Física, igualmente se disgregó en dos procedimientos las
adquisiciones del material bibliográfico y la adquisición de publicidad.
Se actualiza el manual en los literales 2.2.2 por cambio en la inscripción de
3 24/01/2012
proveedores y literal 2.7 por inclusión de nuevas líneas de proveedores.
Actualizamos publicaciones
4 01/03/2012 Cambios los criterios de la evaluación de proveedores

 Literal 2.1.1 Las compras hasta ($70.000) setenta mil pesos m/cte
clasificadas como urgentes se diligenciaran directamente por la
Secretaría del proceso de Compras y suministros
 Literal 2.2.1 Nota: No será necesario realizar el procedimiento de
inscripción y selección para aquellos proveedores que se les haga
5 22/10/2012
compras ocasionales. Entiéndase por ocasional aquellas compras en las
que se genera hasta dos (2) órdenes de compra. A estos proveedores se
les exige únicamente Rut y/o cámara de comercio y certificación
bancaria.
 Mejora al procedimiento de adquisición de publicidad. Literal 2.6.
Literal 2.1
Se actualizó el nombre CUANTÍAS PARA APROBACIÓN DE COMPRAS

Literal 2.1.1
COMPRAS DE CAJA MENOR:
Todas aquellas compras ocasionales hasta $ 70.000 se tramitan a través de
la secretaria del departamento de Compras y suministros. Los criterios para
6 17/06/2013 realizar esta compra son los siguientes:

- No es obligatorio que el proveedor este registrado en el listado de

proveedores.
- Las facturas deben tener los requisitos mínimos legales exigidos.
- Debe ser consultada y autorizada por el Director de Compras y
Suministros.

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Literal 2.1.3 – 2.1.4 se eliminaron porque se creó un documento para realizar

la inscripción, selección, evaluación y certificación de proveedores.

Literal 2.3
Se actualizó el literal separando cada metodología de acuerdo a bien o
servicio que se compre:
- Adquisición de compras en general
- Adquisición de servicios en general
- Adquisición para biblioteca
- Adquisición de obra civil e inmobiliario
- Adquisición publicidad impresa
- Adquisición elementos para bienestar universitario
- Adquisición para centro de medios audiovisuales

Literal 2.6
Se eliminó la evaluación de proveedores porque se creó un documento para
realizar la inscripción, selección, evaluación y certificación de proveedores.

Literal 2.3
Se actualizó el literal separando cada metodología de acuerdo a bien o
servicio que se compre:
- Adquisición de compras en general
- Adquisición de servicios en general
- Adquisición para biblioteca
7 21/09/2013 - Adquisición de obra civil e inmobiliario
- Adquisición publicidad impresa
- Adquisición elementos para bienestar universitario
- Adquisición para centro de medios audiovisuales
- Adquisición de material para eventos (nuevo)
- Adquisición de material de laboratorios. (nuevo)
- Procedimiento de producto no conforme
En la actividad RECEPCIÓN ELEMENTOS * realiza la evaluación de
8 31/03/2014 proveedores (Sello de evaluación), se eliminan las palabras Sello de
evaluación ya que lo que se realiza es un seguimiento de proveedores.
Se agrega compra de caja menor por eventos.
Se realiza cambio en todos los procedimientos
9 01/06/2014 Se genera procedimiento para tratamiento de devolución de producto.
Se genera procedimiento para tratamiento de garantías. Se incluye el
registro de garantías.
Actualización de los diagramas de flujo de los procedimientos que conforman
10 10/07/2014
el manual.
COMPRAS DE CAJA MENOR POR EVENTOS: se añade Habrá eventos
que no cumplan con el procedimiento de diligenciamiento del formato
CODIGO: R-07-11EV REGISTRO: SOLICITUD DE EVENTOS, por ser
considerados extraordinarios; pero deberán contener la firma de autorización
de la Vicerrectoría Administrativa en el documento soporte de la compra,
factura, cuenta de cobro o equivalentes (será opcional el diligenciamiento del
registro)
11 27/10/2014
En todo el documento se cambia estado GRABADO a GENERADO

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA ELEMENTOS SOLICITADOS

POR DESARROLLO HUMANO: se añade hacer firmar el listado de entrega
de dotación

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA PROYECTOS SOLICITADOS

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POR CEMAV: se modifica (ver documento adjunto)

Se añade VERIFICACION: La verificación del producto estará a cargo del

usuario que solicita el elemento, pues él es quien lo va usar y
conoce las características técnicas. Esta actividad aplica para
aquellas dependencias o facultades a las que por la naturaleza de
sus solicitudes se les asigne un procedimiento específico. Para las
demás compras la verificación estará a cargo del personal de
almacén y dependiendo del producto se le solicitara el concepto al
personal de servicios generales.

ENCUESTA SATISFACCION: se amplió la aplicación de la encuesta para

todas las áreas de la universidad, ya que solo se realizaba a las áreas filtro
La encuesta de satisfacción se realiza para ver la percepción que se tiene
de la gestión de compras y saber si fueron alcanzadas las expectativas en
relación al producto o servicio entregado a las aéreas de la universidad

Se añaden la definición de AREAS FILTRO: Son aquellas a través de las

cuales se solicitan elementos específicos teniendo en cuenta que son ellas
quienes son las expertas en el producto o servicio a solicitar.

Se cambia las cuantías para aprobación de compras de gasto:

Toda compra de bien o servicio será verificada por la Vicerrectoría
Administrativa, quien emitirá y entregará a los autorizadores del gasto para
las respectivas aprobaciones acorde a las cuantías; los cuales han sido
establecidos en los estatutos. Resolución No. 17118 del 16 de octubre de
2014 y acuerdo no. 006 de agosto 02 de 2011.

Compras de caja menor:

Se modifica el literal d. no requiere evaluación de proveedores.

Compras caja menor por eventos:

Eliminación del procedimiento.

Adquisición de compras en general:

Se realizan cambios en las actividades y se integran los procedimientos de
publicidad impresa, elementos solicitados por Bienestar Universitario,
elementos solicitados por servicio médico, elementos solicitados por
12 20/08/2015 Desarrollo Humano, proyectos solicitados por CEMAV, elementos para
proyectos de laboratorios.

Adquisición para elementos solicitados por Biblioteca:

Se realizan cambios en el procedimiento y se adicionan actividades de
recepción de pagos, revisión de pagos y radicación en el área contable.

Adquisición para obra civil y proyectos inmobiliarios:

Se realizan cambios en el procedimiento y se adicionan actividades de
recepción de pagos, revisión de pagos y radicación en el área contable.

Producto no conforme:
Se traslada para el manual del almacén.

Tramites de garantías:
Eliminación de procedimiento, la actividad se incluye en el manual de
almacén.

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Evaluación de la gestión de compras:

Cambio en los responsables de las tareas a ejecutar.
13 01/04/2016 Se adiciona NOTA ACLARATORIA: Las solicitudes de cotización y citación
se realizan inicialmente con los proveedores que se encuentran registrados
en la base de datos, sin embargo, constantemente se revisan portafolios
enviados y se invitan a participar de las citaciones y cotizaciones.
Se adiciona 1. Genera el suministro (pedido) a través del sistema de
información Iceberg/módulo de suministros indicando las especificaciones
técnicas o características propias del bien y/o servicio, luego procede a
radicarlo físicamente en el Departamento de Compras en estado
confirmado, con sello presupuestal y debidamente firmado por parte del
director, jefe o decano según corresponda*

 Las solicitudes de papelería y tóner se deben radicar directamente en el

almacén o enviar al correo electrónico solicitudes.compras@ugc.edu.co,
en estado confirmado debidamente firmadas por parte del director, jefe o
decano según corresponda*.

14 01/11/2016 Se realizan ajuste generales al documento, se suprime introducción.

15 28/11/2017 Se elimina gestión de anticipos, servicios generales y licenciamiento.

Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o
electrónica se considera como copia NO CONTROLADA