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PROCESOS ADMINISTRATIVOS
(ON LINE)
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GESTION Y MEJORA DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS(I)
Destinatarios: Profesionales que quieran mejorar sus métodos y habilidades de su
práctica diaria. En especial, orientado a mandos de responsabilidad intermedia,
personas con liderazgo y aquellas que tengan interés sobre los fundamentos de la
dirección de personas y gestión de procesos administrativos
Objetivos:
Objetivo general:
- Dotar de conocimientos teóricos y prácticos para la mejora de los procesos
administrativos
Objetivos específicos:
- Desarrollar habilidades para la intervención y motivación para el cambio
- Aplicar la gestión del tiempo para la autoorganización.
- Incorporar la capacidad para autoanalizarse en la vida diaria
- Claves para tener éxito en un proceso negociador
- Utilización práctica de las herramientas de planificación y gestión
administrativas
Capacidades:
- Preparación de proyectos atractivos
- Trasladar la mejora en la gestión del propio tiempo y tareas para optimizar a el
tiempo y tareas de otras personas
- Utilizar la argumentación fundamentada
- Elaborar informes comprensibles, con los ítems mínimos para su seguimiento
Competencias:
- Saber priorizar y ordenar la demanda urgente
- Mejorar la toma de decisiones, incorporando la argumentación fundada
- Saber realizar un análisis críticos de proyectos propios y ajenos
SYLABUS
1. Gestión práctica: Frases y actitudes que te impedirán mejorar los procesos administrativos. cultura de
servicio; vigilancia individua; obsesión por la productividad y lo inmediato. Procesos estratégicos. innovación
operacional o de distribución innovación de productos y servicios innovación en el modelo de negocio
Innovación en la arquitectura industrial
5. Ejercicio práctico Business Inteligent. Herramientas, ejemplos y puesta en marcha. Tipos de procesos.
Planificación de proyectos. Gestionar la imprevisibilidad Case business
EVALUACIÓN
De todos ellos, es obligatorio la superación con al menos el 90% de las preguntas
acertadas en la evaluación tipo test. Dispones de una oportunidad para su realización.
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La resolución de casos cortos y ejercicios, así como el ejercicio práctico final (cap.5)
te ayudará a conseguir los objetivos del texto, sobre todo, una inicial prueba práctica.
PRESENTACIÓN
GESTION Y MEJORA DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS(I), trata de exponer aquello
que no suele incluirse en los textos. Documentar procedimiento, delimitar procesos, en
general, todo lo relacionado con lo técnico no es muy difícil de comprender. Es incluso
lógico. Documentar, evaluar, preguntar, no nos resultará nada extraño. Sin embargo,
en este primer acercamiento, queremos mostrar todo aquello que rodea a la mejora
de los procesos. Todo lo emocional es clave a la hora de implantar mejoras. Y es
justamente aquí donde queremos lograr tu complicidad. Entender que lo obvio, para
nosotros, no puede serlo para otros. Entender que nuestra experiencia, siempre escasa,
no puede ser el argumento para implantar mejoras, nos llevará a entender porqué en
ocasiones esa obviedad para nosotros, no lo es para otros.
Nada se puede hacer desde la soledad para mejorar un proceso. Alguien que tenga
claro lo que hay que hacer, pero no gaste tiempo en exponer “su claridad” y sobre
todo, obtener la complicidad de los demás para trabajar en esa mejora no logrará
más que documentar un procedimiento.
Se trata de hacer, con otros, para mejorar (por tanto, implica medir). Si le añadimos
además la eficiencia, implica que la mejora busca los mejores resultados, al mejor
precio. Nada nuevo por otra parte, tratar de hacer lo que hay que hacer, cuando
toca hacerlo, con la mejor satisfacción de los clientes y a un coste asumible.
A esta primera edición sucederán otros dos cursos de especialización, para la mejora y
práctica de procesos mediante técnicas específicas y por último en una tercera
entrega, veremos la gestión de proyectos, con el fin de conocer, en qué consiste y
cuál es la ciencia que hay detrás de gestores de proyectos.
- Email:info@escueladegestionsanitaria.com
- Modelo de email: 1er parrafo (no más 2 líneas”) asunto y justificación; 2 párrafo (una línea) qué
quiero conseguir. 3 párrafo: (5 palabras) en cuánto tiempo 4 párrafo (3 líneas), cómo lo quiero
conseguir.
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NOVEDADES EN ESTA EDICIÓN
- En cada tema figura un resumen, palabras claves y una frase que trata de ser el lema
de todo el texto
- Para la evaluación se introducen las siguientes novedades:
- una parte corresponde a la cumplimentación de un Cuestionario de evaluación de
opción múltiple, cuya solución tiene una única respuesta
- respuestas a preguntas abiertas,
- la justificación o no de un texto,
- mini caso práctico que busca llevar a la realidad aquellos ítems más destacados.
Por último, en la bibliografía puedes encontrar textos comentados. Además, se divide
según los textos sean escritos o acceso on line, junto con su aproximación a los básicos
o a la excelencia en el conocimiento de los textos.
En cada MODULO podrás encontrar una ficha didáctica
Palabras clave:
RESUMEN:
Evaluación.
CASO PRÁCTICO:
Autores:
TEST:
PARA SABER +:
En aquellos apartados en los que aparezca esta indicación, son textos complementarios. Con una
tipología y estructura distintas se añaden para una visión más completa. Por tanto, opcionales en su
comentario y no evaluables, salvo indicación contraria expresa.
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INDICE
Ejercicio introductorio
- El inicio de la mejora
- Los pilares del servicio
- La organización para la mejora permanente
- Productividad y competitividad
- El sistema de mejora permanente
- Roles en la gestión de la innovación
- Los problemas como ventaja
5: Ejercicio práctico
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GESTION Y MEJORA DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS
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EJERCICIO INTRODUCTORIO
Con este supuesto, queremos que veas la utilidad que puede tener la gestión por
procesos en la vida diaria.
Señala al menos tres oportunidades de mejora. Cómo evaluarías esa mejora.
“El Ministerio de Educación facilitó este año los trámites para solicitar una beca
universitaria, de manera que todo el procedimiento pudiese llevarse a cabo a través
de Internet. Pero lo que pretendía ser un mecanismo más cómodo para el alumnado
acabó dejando a cientos de jóvenes sin ayudas.
El proceso no finalizaba hasta que la Administración central, una vez facilitada toda la
documentación, remitía un nuevo correo electrónico, en el que se indicaba un paso
final para confirmar la solicitud de beca. En algunos casos, los universitarios no
entendieron este trámite final, se despistaron o incluso este correo entró directamente
en la bandeja de no deseado, con lo que no formalizaron la petición”.
1 http://www.lavozdegalicia.es/sociedad/2011/12/09/0003_201112G9P28991.htm
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EJERCICIOS POR TEMA
T-1
EJERCICIO: Lista los cambios que se han producido en las siguientes empresas y
organizaciones (Documenta tu búsqueda con datos)
T-2
EJERCICIO 2-1: Selecciona un proceso que te haya ocurrido este día. Defínelo, e
identifica al menos tres momentos de la verdad.
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T-3
EJERCICIO 3-1
UN EJEMPLO DE (AUTO)PLANIFICACIÓN: Establezca un día fijo a la semana en la que
leerá su agenda, entenderá que ha escrito, comprenderá que se le pide y cuándo lo
debe hacer.
Haga el ejercicio y ordene sus próximos siete días (incluya lo ordinario y lo relacionado
con su familia y trabajo)
ASUNTO:
DÍA (DD.MM.AA)/HORA(00:00):
ACCIÓN:
Destaque de estos compromisos, qué es imprescindible (escríbalo) y aquello que es
cuello de botella (destáquelo):
Ejercicio:3-2
PREPARAR UNA ENSALADA:
Para quién es la ensalada. Qué lugar ocupa en la comida.
Liste los requerimientos (productos, menaje y utensilios) que necesitará
Haga un pequeño flujograma (da igual, por ahora, la simbología), sobre la sucesión de
los requerimientos (si es más fácil, numere los mismos)
A lo anterior, añádele la variable (requerimiento), que entre los clientes hay una
personas alérgica a las aceitunas, y para una variable mayor, entre esos clientes, está
su suegra-o.
EJERCICIO:3-3
A las alternativas anteriores, otorgue un nombre que trate de definir el proceso… Por
ejemplo, PREPARACION DE UNA ENSALADA TIPO “LTC” (Lechuga, tomate y cebolla) o
PREPARAR UNA ENSALADA DE ATUN, LECHUGA Y TOMATE para servir en una mesa con
la yema sin romper y antes de diez minutos”
- ¿Qué diferencias observas entre los anteriores enunciados?
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- ¿Qué consecuencias se derivan de una precisión o una generalidad a la hora
de enunciar un proceso?
T-5
2. Si existe una columna donde se incluye fechas, puedes calcular el tiempo entre
ellas mediante fórmulas de Excel (repasa cómo se debe calcular la diferencia
de fechas)
4. Selecciona datos (clica botón dcho y agrega los datos) de la tabla del punto 1
CASOS CORTOS: No tienen una sola respuesta adecuada, y sobre todo, la respuesta
tiene que ser adaptada al terreno en el que se desenvuelve la acción. Todo aquello
que consideres necesario (edades, conocimientos, actitudes…) puedes creárselo a
cada personaje para trata de orientar el caso
LA LLAMADA A DESHORA
EL JEFE DE SECCIÓN NO SABE CÓMO GESTIONAR UN BUEN DATO
LA COMPAÑIA Gund Inc
EJERCICIO 5-2:
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1: Gestión práctica: Frases y actitudes que te impedirán
mejorar los procesos administrativos
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- qué actitudes y valores pueden intervenir a la hora de implantar un proceso de
mejora
- el papel del conocimiento y de las emociones de las personas
- qué es un proceso estratégico
Evaluación.
La frase: “No busques una perfección que en nada te beneficia ni nadie te pide”
Una mala gestión de los procesos trae aparejados altos costes, baja productividad, e
inadecuados tiempos de respuesta frente a las oportunidades y las amenazas. En
épocas de recortes económicos tener optimizados los procedimientos, permiten
reducir considerablemente el gasto en su gestión y mejora. Estamos en un momento
en el que la optimización de los procedimientos administrativos es fundamental para
obtener una buena gestión futura y reducción del gasto. Los procesos administrativos,
en general, ha llevado a situaciones muchas veces absurda, complicando y
duplicando procesos (ver ejercicio introductorio). Se necesita un análisis crítico para
identificar los procesos que se pueden optimizar, automatizar o eliminar y revisar los
trámites que pueden ser optimizados, también por, medios telemáticos.
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Existía una directiva que pretendía reducir en un 30 por 100 antes de 2012, las cargas
derivadas de la normativa vigente y evitar nuevas cargas en la normativa que se
aprobara a partir del 1 de enero de 2009. Este Plan marcaba seis áreas prioritarias para
la simplificación administrativa: derecho de sociedades, legislación fiscal, estadísticas,
contratación pública, medio ambiente y entorno laboral-relaciones laborales
Se necesitan jefes que hablen claro, con reglas de juego claras, que no manipulen y
que aparezcan menos, que manden menos por presencia y tengan más poder por
ausencia. Tenemos que elegir en qué partido queremos jugar. Cuándo sepamos bien
dónde y con quién queremos jugar, se verá que jugadores se necesitan. Cuando se
comienza un proyecto de implantación son necesarios mensajes claros, en el
momento preciso, tratando de ponerse en situación del que escucha. No se trata de
cantos genéricos (“somos todos muy buenos”), o declinar responsabilidades. El
“escaqueo” se espera (en muchas menores proporciones que la que se suele predicar
pero en la medida justa de “más menos dos desviaciones estándar”). Se agradece
encontrar que alguien “piensa en qué pensamos”, escuchando sobre todo y que
utilice un canal que esperamos, que busque el momento adecuado para informar. No
basta con contar algo, sino que se necesita un sello personal que inspire credibilidad,
confianza en suma. Siendo honesto con los demás, sin irse por las ramas y con un estilo
cercano es como se consigue confianza. Por tanto, un nuevo estilo de relaciones
reclama más confianza y menos control. El esfuerzo y los costes dedicados a
supervisión, esconde en ocasiones visiones a corto plazo y desconfianza. Aunque eses
supuestos escaqueo existe no obliga a una fiscalización. Los jefes apenas conocen
entre el 25-50% del trabajo que realizan sus profesionales2 , el otro porcentaje depende
del propio trabajador que quiera y se sienta, por sí mismo y por el ambiente en el que
trabajo, impelido a aportar más.
Hay tres atributos humanos que impiden aprender:
- énfasis en la vigilancia individual. El controlador puro y duro. Está ahí para
resolver pero continúan planteándose los problemas en origen;
- obsesión por la productividad y lo inmediato. Con ello, la cuenta de resultados
es lo importante, no el futuro de la organización;
- “no-empowerment” o cómo conceder (supuesta) “capacidad de delegación”
sin dar un marco adecuado. Es una situación disfuncional (“eh, todo lo que se
toque en esa reunión, me tienes informado”) ofrecer funciones sin estructura
(“eres mi segundo”) puede lleva a perder oportunidades clave (“la inteligencia
de otros”). Y claro, cuando alguien ofrece esta desconfianza, lastra cualquier
posterior intento de delegación.
Recuerda la máxima de no solicitar una exactitud que a nadie importa y que en nada
beneficia. Para saber dónde está el límite del “hagámoslo bien” observa al cliente al
que te diriges. No es lo mismo, un cliente externo que un cliente interno, por ejemplo.
Es una máxima habitual “si vamos a hacerlo, hagámoslo bien”. Ese hagámoslo bien,
necesita una rápida matización porque podremos estar dando vueltas a una
perfección que no es necesaria y en la que no reparamos.
Los procesos hay que mejorarlos, esto es, añadirles valor. Se busca la calidad en la
satisfacción del cliente, por lo que implica cliente, personas y procesos, y una
evaluación de los procesos.
“Necesitamos formación”
Tenemos que ir a un curso para gestionar procesos- apunta un compañero. Llevamos
reuniéndonos desde hace unas semanas y no sé si estamos formados para continuar.
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de un don innato. Están dotados de esfuerzo superior a los demás, como lo constataba
en la Academia de Música de Berlín.
Geoff Colvini, cita el ejemplo de Mozart, no como talento precoz, sino como el
resultado de un estudio intensivo impulsado por su padre, que solo lograr componer
verdaderas obras maestras, tras 18 años de esfuerzo.
Falta de constancia
Matthew Weiner es el guionista de la exitosa serie Mad Men. La creación de unos
publicistas machistas y bebedores, son un vivo retrato de su experiencia. A pesar de
que el guionista nació en el 65, quedó fascinado por la vivencia de sus madres en los
años 50.
“Tenía 35 años y había conseguido todo lo que quería en la vida: una
mujer preciosa, tres hijos, una casa. Y me encontré preguntándome, a
mi mismo ¿Por qué soy infeliz?”. Esa podría ser una buena excusa para
portarse muy mal”. Y en esta simple existencia vital, explica el
personaje de Don Draper, de Mad Men, está la base del éxito. Un
(supuesto) idealista, con un perfecto leiv motiv pero que, en realidad,
es un antihéroe.
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Falta de implicación
Para mejorar hay que seguir unos valores mínimos, entre los que están la necesidad de
compromiso. No se trata de estar, hacer o reunirse. Se hace, está y se reúnen las
personas para lograr resultados, en determinado tiempo y con una metodología
reconocible.
Tenemos que sentir la necesidad del cambio. Los instrumentos para tocar esta partitura
son sencillos. Por ejemplo, una reflexión sobre la situación que se considera un
problema o una oportunidad. O el análisis de la relación entre las personas, qué hace
cada uno y cómo se ven. En aspectos personales (pruebas de responsabilidad). En lo
profesional por ejemplo, feed back 360 (comparar mi opinión con la que tienen los
demás sobre mi), análisis de relaciones…o sencillamente, examinar las reclamaciones.
El análisis no es un opción es una obligación; no se trata de empezar pronto sino de
empezar sabiendo. La implicación es una forma imprescindible para alcanzar mejoras.
Para ello deben de participar los profesionales implicados, tener como orientación al
cliente y la eficiencia. Hay que extraer lo que se quiere saber porque ayuda a definir la
capacidad; si no se conocen los procesos, es difícil que se pueda hablar de dotación
de recursos (espacio, tecnología, RR HH, etc.) y mucho menos de previsiones ni a
corto, ni a medio ni a largo plazo. Cuando no hay diseños “limpios”, o al menos que se
han mandado al tinte, en alguna ocasión, para extraer lo importante que tienen, no
hay recursos que lleguen. Siempre hay que ver los resultados de nuestras propuestas,
ya sea de forma preventiva (a la entrada), durante el proceso (mientas se hace) o a
través de los resultados (a la salida del proceso).
Falta de dirección
Robert Caro, en su completa biografía sobre Lyndon B Johson, el presidente
americano que tuvo que gestionar el conflicto de Vietnam. Cuando accedió a la
presidencia tras el asesinato de John F. Kennedy , quiso reactivar una ley sobre
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derechos civiles. Sus asesores le aconsejaron no abordar tal tarea por los previsibles
conflictos. “Bueno, y entonces, ¿para qué diablos es la presidencia’”.
En una gestión por procesos deben gestionarse los procesos operativos, estratégicos y
de soporte, siguiendo la atención integral con los servicios y productos que genera, el
tipo de actividades con sus responsables y el momento más oportuno.
Los procesos estratégicos están ligados a lo que quiere ser la organización, a su misión
y visión de sí misma, por lo que orientan al resto de procesos. Necesitan de una
implicación de la Dirección en toda su extensión e intención, no solo como
presentación de intenciones que quedan guardadas en el cajón, sino que ante la
priorización ayuda a tomar decisiones. Un proceso estratégico lo es por la repercusión
que tiene en el usuario final, no por la presentación formal realizado por una
consultora; tienen que utilizar lo bueno que tiene la organización para lograr
resultados. Así, cuando se hace un seguimiento de resultados, si se ha orientado hacia
la calidad total, tiene que primar sobre todo, esa calidad y su medición, en la
confianza que esa orientación estratégica traerá los mejores resultados. Hay por tanto,
que invertir tiempo en la comunicación (otro proceso estratégico) para ganarse la
confianza de los demás. Si la planificación figura dentro de lo estratégico, antes de
pedirla, hay que hacerla y enseñarla. Por tanto, comunicación, planificación, calidad,
etc. no están para estar, sino para atravesar a toda la organización en su
funcionamiento.
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4. Ausencia de recursos=oportunidad perdida: Claro que no habrá un acuerdo
entre los recursos ideales o los máximos posibles, pero es cierto, que si no se
dispone de unos recursos mínimos de talento, de medios técnicos y
económicos, las personas comprometidas que incluso habrán participado en
grupos focales, diseño de sistemas de alerta o mejoras en los procesos
asistenciales, se sentirán decepcionadas, frustradas sería la palabra exacta. En
esta situación son los líderes quienes deben de dar explicaciones de la
situación y distinguir entre lo malo y lo bueno y entre lo excelente y lo mejor.
Ayudar a distinguir las alarmas de las alertas, para no perder el esfuerzo de
participación de los profesionales. No hay duda alguna, que frustrar a
profesionales, tiene muy mal pronóstico para la propia organización.
5. Ausencia de acción: sueño. La implicación que se requiere de los profesionales,
implica que se asuman riesgos, y por ello, implica errores. Y ahí deben de estar
los directivos que pedían esa implicación, para ayudar a que no se produzcan
y en el más probable que la decisión no sea la adecuada, a ayudar en la
mejora
Falta de innovación
La “inteligencia fluida” se relaciona con la creatividad, con amplio desarrollo entre los
25-35 años, trata de buscar soluciones nuevas. En cambio la “inteligencia cristalina”
tiene relación con la sabiduría, encontrar esas soluciones a partir del armario lleno de
conocimientos, con un desarrollo a lo largo de la vida.
EJERCICIO: Lista los cambios que se han producido en las siguientes empresas y
organizaciones (Documenta tu búsqueda con datos)
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horarios son adecuados a los clientes?. ¿Quién queda fuera del horario de
atención?
- Cuál es el trato que dan los profesionales de “primer contacto” que son la
cara de la organización”. O qué profesionales son claves en el proceso. (p.ej.,
cómo es el trato recibido en un punto de seguridad, puede condicionar la
actitud de los clientes hacia el resto del departamento)
- ¿Existe participación del usuario para definir las mejoras? Hay algo previsto o
surge de forma espontánea. En suma, se utilizan la satisfacción y opinión del
cliente para generar planes de acción y rediseñar objetivos
PARA SABER +:
Hay varios niveles de innovación (Gary Hamel, uno de los habituales gurús de las ferias de managment, con
sus conceptos habituales (intención estratégica, competencias centrales), señala los siguientes:
- innovación de productos y servicios. Un producto o servicio que, o bien no existe, o aporta una
novedad en la forma en que se ofrece (televisiones de plasma). Ole Evinrude en el verano de 1906,
mientras navega en un pequeño lago de Milwaukee, su novia Bess Cary, le pidió un helado. Fue
Evinrude a por él, pero en el camino se le derritió. Entonces pensó que si el barco hubiera llegado
antes, por ejemplo, con un motor, no se habría derretido. Al año siguiente comenzó a diseñar el
primer motor fueraborda, que en 1909, comenzó a comercializarse con el lema “Deshazte de los
remos de tu embarcación”, y se suponía que iba a permitir ir a buscar un helado.
- innovación en el modelo de negocio. Zara o Ikea, que también combinan otras modalidades de
cambio tales como distribución o nuevos productos, pero que tienen una base fundamental en la
forma de hacer negocio. Desde atender a pie de campo las tendencias del mercado, a la filosofía
de dar calidad a buen precio.
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- Innovación en la arquitectura industrial: Ejemplos como Apple que tiene claro que innovar
constantemente y aprovechar las oportunidades es la clave de su éxito. Así, la idea inicial sobre
una máquina con disquette de plástico semirígido y entorno de ventanas fue de Xerox, pero fu
Apple quien la patentó. Además, apostó por justo lo contrario que hacían las demás empresas del
sector. Itunes es el medio, pero el verdadero cambio son las empresas discográficas que venden
sus productos a través de un nuevo canal. Así, hizo compatible sus ordenadores con el resto. Otro
ejemplo es Toyota, con su forma nueva de hacer todo, con la preocupación por la participación
de los profesionales. Así, busca dentro de la clientela de su gama media, aquellos que puedan
comprar sus productos de gama alta (Lexus).
- PARA SABER +:
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2: Gestión de personas: El sistema de mejora
permanente
Al final de este texto, deberías de responder a preguntas como:
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- ¿Cuáles son los pilares de un servicio?
El inicio de la mejora
Hay que analizar lo que se promete para después pasar a comprobar cómo se
gestiona a través de la caja de operaciones.
- ¿Cómo se articula esa mejora de los procesos?. Puede ser de forma gradual,
partiendo de la mejora de lo que se hace, con una maduración en el tiempo y
con menos riesgos. En cambio la implantación radical lleva a olvidar lo que
hacemos y proponer un rediseño innovador, como una amnesia colectiva.
Tiene enormes riesgos porque tendremos que contar con personas que
llevaban procesos ya consolidados y ese tiempo les refuerza en sus razones. “Es
que se llevan haciendo así toda la vida…”. El grupo necesita de directivos
también amnésicos”, con facilitadores externos que den otro punto de vista. Es
muy arriesgado porque a nadie le gusta el “harakiri”. En realidad, cuando debe
de plantearse una reforma radical es precisamente cuando las cosas van bien
pero existen indicios de que puede haber cambios (P.ej., Canal +). La forma en
que se plantea es básico. Necesita de un liderazgo fuerte con personas que
escuchen, que vean y que comuniquen a un nivel de primera división. Las
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empresas son horizontales, y el análisis también, porque el servicio tiene sentido
cuando lo utiliza un usuario.
- Orientarse hacia los procesos estratégicos busca sustituir las funciones,
haciéndolo más horizontal y más multidisciplinar al tratar de integrar a las
personas por lo que saben hacer no por sus funciones. Hay que compartir
logros, pero también riesgos. Aquellos que tienen algo que decir
(stakeholders), tienen que ponerse de acuerdo para prestar la mejor atención
posible.
En todas las encuestas de satisfacción, la pregunta que recibe más valoración por
parte de los gestores es aquella que solicita la opinión sobre si el servicio recibido se
recomienda a otras personas. También los clientes clave son muy importantes. De ahí
la importancia en una empresa de servicios de dar apoyo al que toma decisiones. La
información tiene que volver y tener apoyo para entender que el proceso que se ha
producido para llegar a una solución más fiable; es un apoyo al que resuelve. En el
momento que se produce una problemática es el agente encargado de resolver la
solución, no de dar la solución sino de resolver, de cómo resuelva, depende en parte
la solución final. Así, la no existencia de un producto en una tienda, puede ser resuelta
de varias formas, desde el simplemente, “no lo tenemos” a la disculpa y señalar al
cliente que tan pronto se reciba, “no dude en que nos pondremos en contacto y le
tendremos reservado el producto”. Se aprende más de un error que de algo bien
hecho, los errores se suelen hacer sistemáticos y esa sistematización en el error se
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convierte en una niebla que impide cambiar. Así, si alguien en esa tienda sigue
diciendo ante la falta de un producto, que no lo tenemos como única respuesta, es
posible que otros tengan la tentación de utilizar esta respuesta como la respuesta de la
organización. Ahora bien, si se invita a tomar iniciativas, y la respuesta es la que se
sugirió en segundo lugar (la toma de datos, disculpa y
propuesta de solución), debe transmitirse a la organización
porque es un ciclo de generación “térmica”, encierra un calor
que necesita ser canalizado por canales (chimenea) que
permitan aprender de la mejora. No hay que perder la
perspectiva que cuando se da la iniciativa se da de verdad,
tiene difícil retorno (salvo el habitual ordeno y mando). Y abrir
esta caja, en ocasiones, es como Forrest Gump, no se sabe
que bombón va a tocar… y a veces, el sabor no es
agradable. El entorno donde la gente puede resolver
problemas para la mejora del servicio implica disminución,
formal, del poder del directivo, sobre todo, a ojos de la propia
organización que lo puede identificar como un síntoma de
debilidad. Ahí es cuando el líder se la juega. En resumen, hay que tener bien
identificada la estructura operativa, el stock de conocimientos, cómo se da apoyo
para tomar decisiones y cómo se mantiene en el tiempo esa dinámica.
Necesitamos un sistema que nos diga quién sabe, además debe valorar lo que saben
y lo que deben saber; se trata de asignar al puesto por lo que sabe no por dónde está.
Es clave saber qué necesita el servicio, preguntar quién sabe de qué. Cuando se
pregunta qué necesita el servicio siempre se responde pensando en estructura, en
tangibles, en mesas, en aparataje, y poco en capacidades para hacer lo que se
hace; no se trata solo de capacidad científica sino habilidades de relación con el
paciente, con el resto de compañeros. Y lo principal no es solo que le falta a la
persona para ese puesto, sino que requiere ese puesto que no aporta la persona.
Las estructuras en entornos intensivos de capital humano tienen que ser cada vez más
flexibles porque se necesita una reducción del tiempo de respuesta. No es posible hoy
en día que ante una solicitud de entrevista con el director que la cita se dilate días, sin
mediar pregunta ni interés. Las personas lo guardan y lo apuntan para otra ocasión,
como el disco duro de un ordenador, está ahí presente la dilación en la atención, que
saltará en cualquier momento.
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Los sistemas de información necesarios para afrontar los problemas tienen que ser
claros y adaptados a las necesidades de decisión de cada uno de los agentes,
elemento de diferenciación de lo que cada uno sabe, debería saber, no sabe y
debería saber para el servicio que está prometiendo. No todos necesitamos conocer
lo mismo de lo que formalmente es lo mismo. Aquí aparece la formación como un pilar
clave para poder generar el conocimiento que se necesita para el servicio. La
generación de conocimiento es crítico para la prestación del servicio.
Productividad y competitividad
En el sistema de mejora el punto de partida es lo que hacemos, las operaciones, la
caja de operaciones, lo que da la realidad al cliente. Las operaciones son lo que hace
la excelencia del servicio. ¿Cuál es mi operación diferencial?, ¿qué es higiénico y qué
diferencial?. En los años 70 eran la funcionalidad y el coste. Se hacía hincapié en ser
flexibles, costes adecuados, calidad e innovación, porque una mezcla de todo, en
realidad, lo mejor de todo, nos aseguraría él éxito en el servicio al usuario. Sin
embargo, ahora el diferencial es el uso eficiente del recurso, entender lo que pasa
para mejorar las operaciones, comprender qué quiere ese usuario y no otro que nos
pide servicios a medida. Es necesario saberlo y usarlo. Todos ellos son el conocimiento,
es el motor de hacer las cosas mejor cada día.
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EJERCICIO 2-1: Selecciona un proceso que te haya ocurrido este día. Defínelo, e
identifica al menos tres momentos de la verdad.
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Hay que “fusilar” los problemas. Para ello, es obligatorio definir qué decisiones toma
cada cual y qué información se necesita. Productividad no implica mañana disminuir
la competitividad, matar el mañana, sino hacer más eficiente el uso se los recursos. El
conocimiento entendido como, promesas y sus componentes (composición caja
operaciones); momentos de la verdad (sistema de mejora).
Hay que identificar cuáles son los elementos críticos. Gestión enfocada a problemas,
(problem driven management). ¿Qué tengo que hacer para mejorar?. Hay varios
componentes claves para esa mejora de los procesos:
Las personas tienen que recibir el conocimiento necesario para hacer las cosas mejor.
Muchas personas hacen cosas en contra de las prioridades porque nadie ha
transmitido qué es lo que se quiere. La combinación de sistemas de conocimiento
informal y formal busca las mejores prácticas posibles (best practices). Querer
(voluntad), método (un sistema). Se necesita que el cliente vuelva cuando lo necesite
de ahí que la interacción tiene que ser exitosa. El trabajador con una actitud positiva y
que entiende lo que se pretende, provoca que el cliente vuelva desde la lealtad, no
desde la mentira. Sabemos identificar de sobra cuando nos toman el pelo, y también
cuando en un taller de mecánica nos dicen que hay que cambiar tantas piezas y se
aprovechan de nuestra ignorancia; no somos tontos aunque nos tomen por tales.
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por tiempo, ni por volumen de ventas sino por rentabilidad, y puede que no coincida
con las orientaciones de cada uno de los Departamentos.
En cada promesa hay que dar reglas de decisión. Se generan conflictos entre lo que
se marca como prioridad y el contenido que tiene. No pueden ser cantos al sol, o
deseos genéricos. Tienen que tener fundamento, como Arguiñano. Dar prioridad
implica que detrás vengan las reglas; todas las promesas se pueden desagregar en
cinco dimensiones. Si se identifica un problema como prioritario después buscamos la
causa a través de herramientas como por ejemplo, el diagrama de Ishikawa, que
analiza las causas de las causas. De todas ellas, hay que localizar las más relevantes y,
entonces, hacer acciones sobre las muy relevantes con el consenso del grupo. Se trata
de transmitir metodología, por hechos, no por estómago (salario), o por pelotas.
¿Cuáles son los momentos críticos a la hora de ofrecer un servicio?. ¿La organización
aprende de cada uno de los pasos críticos? ¿Se convierte ese conocimiento en planes
de acción? La organización tiene que tener claramente identificado qué es lo que
sabe y lo que no sabe con el objetivo de mejorar la interacción con el cliente.
También tiene que tener claramente identificada la unidad que es excelente y qué es
lo que la convierte en tal. ¿Lo que sabe la organización sirve para algo?; ¿el
conocimiento que tiene la hace mejor?. Es necesario valorar qué grado de
conocimientos se tiene y en qué nivel se está con esos grados que son críticos. ¿La
zona de ventaja es estática o dinámica? ¿qué da valor a la organización?, ¿Cuánto
tiempo tendrá ese conocimiento que le sirve para tener ventaja?. ¿Entiende las
variables de acción y almacenando información (datos con estructura),
conocimiento?. La información y razonamiento se adquiere cuando se identifica el
problema al cual esa información puede ser aplicada. Cada problema puede ser
relevante por lo que a las personas hay que ayudarles a hacer las cosas mejor cada
día. El conocimiento se genera a través de la solución de problemas; cuando
aprendemos se incrementa la base de conocimiento que debe implantarse porque
sino se pierde, si se generan ideas y no se innova, las personas se pueden frustrar. Se
necesita tener todo esto bien definido para resolver problemas y así aprender de los
errores, más, y de los aciertos, menos. Es clave saber lo que las personas tienen, y por
ello, se necesita un sistema que aporte generación de conocimiento.
Una vez que conoce lo que se sabe, interesa saber qué conocimientos aportan
ventaja: sus procesos o sus decisiones. Al elegir se resuelven problemas y se aporta
conocimiento para resolver problemas. Las personas valen por lo que saben pero
sobre todo por su capacidad de aprender porque el entorno es cambiante y se trata
de tener la capacidad de saber más y más rápido, es clave. De ahí la importancia de
tener claramente definido el “gap” entre el conocimiento que se tiene y cuál se
necesita. Qué se tiene que saber puede esta claro, pero los problemas pueden venir
por la gestión día a día, aparte de la (core competente) competencia esencial, que
en Sanidad es la buena asistencia, la buena medicina, la buena enfermería. El reto es
mejorar el servicio. Por todo ello la decisión crítica el PROCESO BASE o principal que
está en la naturaleza de la organización, aquello que si no existe la organización pasa
a ser otra cosa distinta. Todo aquello que dé valor a ese proceso base se dice que
está en línea con el negocio, con el core business, es la esencia del operation
managment.. Aquel que es capaz de darle más valor y quitarle lo superfluo al proceso
base es capaz de entender perfectamente a qué se dedica. Ese proceso base se
vincula a una decisión clínica, que en entornos públicos se relaciona con una iniciativa
individual en la que nadie puede entrar, una especie de garantía para el paciente y
sobre todo sin rendir cuentas a nadie. Otra vez aparece que la decisión de las
unidades no hace un buen conjunto. El núcleo de las decisiones no puede estar
solamente en la cabeza de las personas; una cadena es tan dura como el más débil
de sus eslabones. De ahí que la calidad del conjunto de decisiones va a determinar en
24
una parte la calidad percibida pero no basta sino que hay un entorno que devuelve la
calidad hacia los usuarios empezando por el que presta la atención desde el teléfono
(ver momentos de la verdad). Al analizar la eficiencia se pone de manifiesto los
problemas reales de la práctica y las lagunas de calidad; la gestión no puede ser de
individuos sino de equipos con corresponsabilización de roles. Todo esto condiciona la
calidad con la que se percibe la asistencia sanitaria. La calidad ha de enseñar a las
personas metodología para resolver problemas y sobre todo utilizar el conocimiento
para generar ideas e innovar. Se trata de utilizarla para que genere ideas e
implemente estas innovaciones; es necesario dejar que las personas piensen, incluso
que lleven la contraria, si se deja pensar es tener opciones. Hay gente que quiere que
la gente que plantea problemas con experiencias, apoyos, alternativas, conocimiento.
Se trata de ver lo que sea idea. Hay una parte de docencia en la gestión, se trata de
combinar el ejemplo con los conocimientos, una especie de directivos- educadores
porque para ayudar a los demás hay que enseñar a enfocar y apoyar a la gente para
resolver. Método y enfoque.
Ahora bien, las innovaciones tiene distintos papeles, quién la propone (el innovador
fetén), el que la desarrolla e implanta (el gestor de la innovación) y el que la sufre (el
receptor de la innovación). La expectativa de cada uno es distinta por lo que hay
tener presente a los tres, desde el que propone desde la teoría hasta el que sufre el
desarrollo de esa innovación. Cada cambio necesita una coherencia porque no todos
actúan igual. De ahí que no se puede implantar de igual forma para todos, hay que
tener en cuenta a las personas y sus roles; cada uno ve el mundo de una manera, de
una forma lógica para sí mismo pero hay cuatro variables para incentivar el reto.
Tienen que existir retos adecuados para buscar la excelencia en el servicio. Así, la
forma en la que se resuelven los problemas ayuda a mejorar el servicio y generan
ventajas competitivas porque al menos aprenderemos de las meteduras de pata.
Claro que todos tenemos un punto de egoísmo, buscar lo bueno para nosotros y luego
los demás. Esto es el círculo externo.
Hay que clasificar los problemas para mejorar; se necesitan objetivos, incentivación y
un sistema de información que nos retroalimente (feed back). Los problemas tienen
que ser relevantes, con verdadera importancia. La información relevante sirve como
exploración de conocimientos; la información no sólo está en la última tecnología sino
también en un post it. La formación ayuda para generar conocimiento aunque esos
conocimientos (los de la formación y los que se descubren) son cambiantes. Tiene
elevado grado de iniciativa y necesita delegar por confianza, y ello requiere la
pérdida de poder.
Los cambios tienen que darse con una visión colectiva; la coherencia del directivo de
nivel intermedio es el que debe darse cuenta qué necesita un cambio él mismo. Si está
convencido que necesita potenciar los talentos de los demás debe de buscar qué
alguien potencie su talento. ¿Tienen los directivos capacidad, de hacer y de querer,
para cambiar lo que hacen y el estado de casos? ¿Utilizan las herramientas que
tienen, o buscan herramientas que no tienen? o sencillamente se “flota”.
Los objetivos no son el fin, son una herramienta para cambiar sirven como excusa para
desarrollar a las personas y al colectivo. Tener objetivos comunes y cómo se implantan
es la clave; el destino no es lograr el mejor objetivo, sino la mejor negociación y
participación para lograrlo. Hay que conseguir la mejor estrategia no el mejor
objetivo.
Sí:
- A la Capacidad de aprendizaje;
- Liderazgo e influencia;
- La orientación a resultados;
- A conocer el entorno.
No:
- Adaptar el entorno a uno mismo;
- falta de capacidad de análisis y de visión global;
- A crear los problemas que se dice resolver;
- A no tomar decisiones de verdad.
26
3: Análisis y mejora de procesos
Al final de este texto, deberías de responder a preguntas como:
- ¿Cuáles son los requerimientos necesarios para una gestión por procesos?
RESUMEN: Antes de decidir en qué gastar o qué inversiones hacer, hay que identificar
claramente dónde está el cuello de botella y qué tiempo se quiere mejorar. La
tentación siempre es ampliar la capacidad. Por ejemplo, a modo de lista de
comprobación para mejorar deberíamos: identificar el cuello de botella/ explotar al
máximo la utilización del cuello/ subordinar-sincronizar/ elevar- aumentar la
capacidad
Evaluación.
CASO PRÁCTICO: En una reunión se plantea la mejora de los procesos. Asistes a este
intercambio de opiniones. Valora en menos de 3 líneas qué están proponiendo.
JUSTIFICA O REFUTA LA SIGUIENTE AFIRMACIÓN: “No se trata de hacer bien las cosas,
sino de hacer las cosas que hay que hacer, y bien”
27
eterno victimista es el camino para la mejora de los procesos. “Hacer e iniciar mil
cosas”, que al final, no tienen una concreción, no es solo una procrastinación en
palabra de José Antonio Marina, sino que es sencillamente el peor adjetivo que se
puede asociar al trabajo de una persona, grupo o empresa. Cuando tratamos de
poner método la incertidumbre pasa a ser certidumbre, las dudas sobre los plazos no
desaparecen, pero los compromisos se asumen de otra manera porque tenemos un
método, por tanto, oro puro.
PARA SABER +:
EJERCICIO 3-1
UN EJEMPLO DE (AUTO)PLANIFICACIÓN: Establezca un día fijo a la semana en la que
leerá su agenda, entenderá que ha escrito, comprenderá que se le pide y cuándo lo
debe hacer.
Haga el ejercicio y ordene sus próximos siete días (incluya lo ordinario y lo relacionado
con su familia y trabajo)
ASUNTO:
DÍA (DD.MM.AA)/HORA(00:00):
ACCIÓN:
Destaque de estos compromisos, qué es imprescindible (escríbalo) y aquello que es
cuello de botella (destáquelo):
28
La mejora de los procesos trata de identificar aquellos procesos clave o a través de la
definición de las necesidades de los usuarios para optimizar los recursos que se utilizan.
Se trata de reducir costes, sin perder calidad, ya sea acortando plazos y modificando
ciclos, o incluso, mejorando la calidad percibida por los usuarios.
- Definir el alcance: son los límites que ponemos. Desde dónde empieza recorrido
y dónde termina. No es lo mismo si en un proceso incluyo los proveedores o no.
29
Identificar entradas, salidas (en el siguiente ejemplo, para alérgicos), recursos
(“lechuga, tomate, cebolla, cuenco, cucharón, aceite, sal..”)
Ejercicio:3-2
PREPARAR UNA ENSALADA:
Para quién es la ensalada. Qué lugar ocupa en la comida.
Liste los requerimientos (productos, menaje y utensilios) que necesitará
Haga un pequeño flujograma (da igual, por ahora, la simbología), sobre la sucesión de
los requerimientos (si es más fácil, numere los mismos)
A lo anterior, añádele la variable (requerimiento), que entre los clientes hay una
personas alérgica a las aceitunas, y para una variable mayor, entre esos clientes, está
su suegra-o.
La definición de proceso implica una definición funcional, identificar los límites del
proceso y asignar un responsable.
EJERCICIO:3-3
A las alternativas anteriores, otorgue un nombre que trate de definir el proceso… Por
ejemplo, PREPARACION DE UNA ENSALADA TIPO “LTC” (Lechuga, tomate y cebolla) o
PREPARAR UNA ENSALADA DE ATUN, LECHUGA Y TOMATE para servir en una mesa con
la yema sin romper y antes de diez minutos”
- ¿Qué diferencias observas entre los anteriores enunciados?
Tiempo de proceso, dentro del alcance que se ha definido, desde que se inicia la
petición del usuario hasta que recibe la respuesta.
Para calcular el tiempo final debemos describir cada actividad, y medir cada paso,
pero no equivale a una suma de todos los tiempos. Hay que analizarlos porque
podemos encontrar actividades que son:
- Unitarias: la que se repite cada vez que arranco el proceso
- Frecuencia: aquella actividad que hago cada cierta frecuencia (p.ej., tiempo
medido partido por la frecuencia)
- Simultáneas: (mientras espero la respuesta de un email, puedo estar
atendiendo a una llamada). Es importante este punto, porque es muy distinto
tratar de separar lo que hago “mientras” de aquello que hago “después de”.
Alguna actividad simultánea puede causar problemas (recuerde que nos
somos multitareas). Si es así, es mejor utilizar el mayor tiempo de los simultáneos.
PARA PENSAR:
“La Unidad de Hospitalización a Domicilio bate récord de visitas”
PARA SABER +:
La teoría de las limitaciones, que tomó didáctica con el libro “La Meta” de Eliyahu Gloldratt, se basa en el
principio DBR (Drum, Buffer, Rope). El ritmo (Drum) de producción lo marcan aquellos cuellos de botella
identificados. Según se pretenda forzar el cuello de botella, hay que decidir cuánto antes hay que llegar al
procesamiento. Sería el Buffer (p.ej., tiempo), que sumado a la cuerda (Rope) que se lanza hasta el final del
proceso nos obliga a modificar el ritmo según podamos o no modificar el cuello de botella. Para mejorar ese
cuello de botella se pueden mejorar la eficiencia global, evitar que lleguen al cuello de botella artículos que
no deben, o externalizar a otro , etc.
31
4: Equipos de trabajo. Gestión de la
capacidad
Al final de este texto, deberías de responder a preguntas como:
- ¿Qué es el modo FIFO en la gestión de colas?
4
- ¿Qué medidas se pueden utilizar para la gestión de la capacidad?
Palabras clave: Diagrama de Gant. Business Inteligent. Herramientas, ejemplos y
puesta en marcha. Tipos de procesos. Planificación de proyectos. Gestionar la
imprevisibilidad. Disciplina FIFO EPC (Cadena de Procesos guiada por Eventos
Know how Proceso de Poisson o Markov
RESUMEN: El trabajo en equipo dentro de una organización, supone la
incorporación de las personas a la mejora
El grupo necesita conocer objetivos, reglas de juego y normas. Qué se espera, cómo,
cuándo, con qué medios. Aquí asomarán la necesidad de perfiles distintos y no un
perfil único que se ajuste a la norma. Que haya personas distintas, y no un patrón al
que haya que acercarse obliga a reconocer que las personas tienen carencias. A la
hora de crear un grupo de trabajo para acometer un proyecto, se deberán escoger
personas, profesionales que pueden desarrollar la misma o diferentes funciones, que
habrán de ser dinamizados y convertidos en un equipo coordinado de trabajo.
El trabajo en equipo dentro de una organización, supone la incorporación de las
personas a la mejora.(“Los recursos humanos son el principal activo de una
organización”). La participación, la comunicación, compartir valores, son tan
importante3 como el resultado técnico de un trabajo en equipo. Esta es una máxima
que no se debe olvidar ninguna organización cuyo objetivo último sea llegar a ser
excelente. Si la calidad es considerada como sinónimo de excelencia, la concepción
de un Programa de Mejora de los procesos no debe estar basada únicamente en
aspectos técnicos, materiales u operativos. Hay que diseñar y ejecutar programas
concretos de mejora y sistemas que no penalicen a las personas. Para tratar de
alcanzar éxito debe de estar apoyado en Recursos Humanos de la organización
porque depende directamente de la implicación que tenga todo el personal de la
organización en los niveles y en las responsabilidades que a cada uno le competen.
Otra vez surge lo habitual, la organización, el liderazgo, el tratamiento de las iniciativas,
3 Makary MA, Sexton JB, Freischlag JA et al. Operating room teamwork among physicians and nurses.
Teamwork in the eye of the beholder. J Am Coll Surg 2006;202:746-52
32
los recursos empleados, la gestión de los procesos, los resultados, la orientación a la
mejora.
Gestionar por procesos, con sus propios circuitos mejora el rendimiento; identificar los
puntos críticos y las oportunidades de mejora contribuye a una visión distinta de la
propia actividad. Tiene un importante impacto en las condiciones de trabajo y en los
usuarios. Señalar los criterios que hacen prioritario ocuparse de algo respecto a su
alternativa implica preguntarse si tiene trascendencia real en la calidad asistencial y si
son fáciles de implantar las medidas que se pretendan establecer. Con una sencilla
representación gráfica del proceso que se quiere cambiar basta ya para darse cuenta
de modificaciones que mejorarían el proceso valorado.
Cada uno de los pasos que se tienen que dar, recepción del aviso, comunicación ,
demoras en los ascensores, número de puertas y forma en la que se abren las puertas
de acceso, la comunicación del traslado efectivo, la recepción, etc., tienen un
impacto tremendo. De ahí que las iniciativas sobre qué hacer y cómo resolver los
problemas que se presentan así como su difusión al resto de implicados y la evaluación
de lo que se hace tienen que estar también en este nivel asistencial.
33
Tipos de equipos de trabajo
Existen múltiples tipos de Equipos de Trabajo, tantos como problemáticas a tratar se
puedan presentar. Los más comunes son:
- Propósito compartido: todo el grupo tiene claro el trabajo que hay que hacer.
Existe una clara asignación de responsabilidades y papelesç
34
- PARA SABER +:
La intensidad y duración de las etapas varía de un equipo a otro. A veces, la etapa de pleno
funcionamiento se alcanzará rápidamente; otras veces llevará más tiempo. Ser consciente de las
etapas de crecimiento evitará pesimismos desmesurados ante problemas normales y el establecimiento
de expectativas no realistas que sólo añaden frustración.
- Fases de desarrollo de un grupo de trabajo: Todos los grupos atraviesan ciclos buenos y malos en el
tiempo. Así, las fases de desarrollo de un Equipo son las siguientes:
Fase 1: Orientación
Fase 2: Insatisfacción.
Fase 3: Resolución.
Fase 4: Producción.
Gestión de la capacidad
Los promedios no nos dicen gran cosa sobre lo que ocurre en realidad, sobre la
demanda y la variabilidad. Así hay más factores a tener en cuenta que el meramente
estadístico para tomar decisiones. Entre otros, hay que valorar la importancia de los
efectos psicológicos, y así, la Psicología de las colas nos permite:
35
- gestionar el tiempo ocioso: se percibe como más largo, así hay que entretener
la espera como los hacen los parques de atracciones que organizan la espera
con tiempos, entretenimientos, etc.;
- espera antes del servicio se percibe más que dentro del sistema;
- espera sin explicación, es definitivamente, el principal motivo para que alguien
de entrada ya esté en nuestra contra;
- esperas injustas, y lo peor, sin explicación sobre los motivos de esa injusticia
sentida;
- esperas a solas: el tiempo se percibe más.
Las colas suelen tener una longitud ilimitada; con una disciplina que señala el criterio
de las unidades que esperan entrar en él. Mecanismo de servicios cuando se vacía
otra unidad. Lo más usual es la disciplina FIFO, la primera unidad es la que dará el
mecanismo de servicio, es la más justa si las unidades en la cola son todas iguales. Pero
si hay diferencias entre las unidades que forma la cola, habrá que priorizar. Otra
característica es el fenómeno de la impaciencia, se sale del sistema; si ocurre con
frecuencia hay que considerarlo si no se crean distorsiones.
36
Se pueden tomar medidas como
- redistribuir los recursos en base a la demanda: por ejemplo, ante una
avalancha de solicitudes en lista de contratación, agilidad a la hora de
redistribuir personas de atención al público
- formación: que ayuda a la mejora de los procesos para eliminar redundancias
y aprender a identificar ineficacias que no ayudan en nada al destinatario del
servicio. P. ej., entender que estandarizar cuidados es mejor que no tener nada
reglado, en realidad, hacer las cosas sistemáticamente bien es mejor para
todos, y sobre todo, para el paciente. Se requiere formación e iniciativa;
- incentivar productividad. La forma en que se recompense genera cultura de
empresa (y no se trata solo de dinero)
- valorar los flujos del proceso (EPC (Cadena de Procesos guiada por Eventos se
emplean para el modelado de procesos de negocios))
- valorar si la ubicación de los recursos es la adecuada;
- modular la respuesta (es el sentido del overbooking, tratar de utilizar la
capacidad posible, aún, como en las compañías aéreas, con el riesgo de
penalizaciones).
En un sistema en que los usuarios llegan y hacen cola, con una longitud y disciplina de
funcionamiento propia de cada cola. Lo más habitual es la disciplina FIFO, first in first
out; la primera unidad sale antes que la segunda porque todas los que están en la
cola son iguales; si se considera que no son así, hay que priorizarlas, típicamente en
Sanidad.
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- PARA SABER +:
Proceso de Poisson o Markov de llegada al servicio. La característica más importante de las entradas es
su probabilidad de ajustarse a la ley de Poison para variables discretas o enteras. Si se conoce esa
probabilidad de las llegadas (media, mediana, función de distribución, desviación típica, varianza, etc.)
Son tasas de llegada lambda, relacionado con la capacidad de servicio (m) p=k/m. Cuando llegan o
forman cola o entran en el servicio. La cola que se forma puede ser infinita o tener un valor finito.
Herramientas
PARA SABER +:
Debes de realizarla con un equipo. No es necesario un desarrollo académico, sino sobre todo,
hacer preguntas concretas. Cuándo no sepamos muy bien por dónde arrancar, pensemos en
qué afecta al usuario, la propuesta.
MATRIZ DAFO:
Análisis de las Debilidades, Fortalezas, Amenazas y Oportunidades. En las dos primeras solemos
tener un control, mientras que con las amenazas y oportunidades el control no suele ser fácil.
Sigue los siguientes pasos: define claramente el proyecto (o proceso, si es aislado) que quieres
mejorar. Identifica el entorno y la situación interna (en ambos,aquellos factores que pueden ser
positivos o ir en contra de la mejora).
Quizás sea menos conocido, el análisis CAME que se deriva de la matriz DAFO.
- Corregir las Debilidades
ANALIZIS DAFO/CAME
ANÁLISIS
Fortalezas Debilidades
Oportunidades ESTRATEGIAS OFENSIVAS (Se usan las ESTRATEGIAS DE REORIENTACIÓN
fuerzas para aprovechar las debilidades (Se superan las debilidades aprovechando las
oportunidades
Amenazas ESTRATEGIAS DEFENSIVAS (Se usan las ESTRATEGIAS DE SUPERVIVENCIA (Se busca
fuerzas para evitar las amenazas reducir debilidades y salvar las amenazas)
39
40
5: Ejercicio práctico
- Aplicación práctica de los conceptos, habilidades y competencias adquiridas.
5
Se señalan experiencias de gestión de procesos que han tenido éxito. Tras una
atenta revisión de la documentación que se aporta, se trata de que extraigas
ideas o propuestas para tu trabajo práctico (voluntario, por tanto, de mejora
personal).
- Palabras clave:
- Business Inteligent. Herramientas, ejemplos y puesta en marcha. Tipos de
procesos. Planificación de proyectos. Gestionar la imprevisibilidad.
LA LLAMADA A DESHORA….
Es que no falla, son las dos de la tarde y siempre llama- señala Beatriz, mientras dirige la
mirada hacia la puerta.
Ya lo ves, ahí llega, es que no falla, siempre igual.
En ese momento, aparece el nombre de Marta Rodríguez, en la pantalla del teléfono.
Ves, no te lo dije, ahí está, la llamada de siempre, a última hora.
- Sí, dime Marta.
- Beatriz, necesito con urgencia que hagas una llamada urgente a la jefa de
sección del otro departamento. ( Y por qué no lo hará ella directamente,
farfullaba Beatriz).
- Trato de localizarla en un momento y te la paso.
Soluciones:
- ¿Se han llevado a cabo algún tipo de medidas para esa mejora?
- ¿Cómo están el resto de servicios similares?
- ¿Qué significa alcanzar un 10?
42
Ejemplo para revisar: Universidad Miguel Hernández. Departamento de Calidad.
43
UNIDAD DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA de la GERENCIA DEL AREA DE SALUD DE
BADAJOZ
(http://www.areasaludbadajoz.com/datos/economica/Manual%20de%20gestion%20de%20procesos.pdf)
Identifica un proceso y destaca los aspectos más importantes (señala al menos 3).
Utilizalo como modelo para la mejora de tu proceso, si te parece adecuado
CASO PRÁCTICO:
Planifica:
44
- (DESCRIBE) Diagrama el proceso (utiliza alguna de las herramientas o la habitual de
flujogramas – tema 4, ejemplo genérico).
Registros de
Realización de un proceso calidad
Conservacion durante 3
años de los registros, si Realizar copias de seguridad
procede
Hay si Acciones
NC de Mejora
no
Estadísticas y
Explotación de los registros
Análisis
Fin de proceso
Realiza una ficha de proceso que incluya (Nombre del proceso, Descripción, Objetivo,
Responsable, Destinatario, Inicio, Fin, Entradas, Salidas, Indicadores) (ejemplo)
45
logo PROYECTO DE MEJORA
Fecha:
PROCESO: Realizado por
CODIGO PROCESO
NOMBRE PROCESO
DESCRIPCION
RESPONSABLE
DESTINATARIO
INICIO FIN
ENTRADAS
SALIDAS
INDICADORES
OBSERVACIONES
46
- (MIDE) Cómo se evalúa (indicadores), esta sería una ficha mínima, pero tienes
ejemplos5 más sofisticados.
NOMBRE INDICADOR
Código
Fórmula
Definición
Fuentes
información
Periodicidad
Observaciones
5
http://www.femp.es/files/566-269-archivo/P%C3%A1ginas_de_Gu%C3%ADa_6_(cuarta_parte).pdf
47
descarga gratuita sobre la metodología de gestión por procesos, múltiples ejemplos.
En este mismo capítulo te recomendamos que hagas un ejemplo de mejora de
proceso en tu entorno. Ahora bien, lo que de verdad queremos transmitir es que la
dificultad no es técnica, es táctica. Esto es, la vida misma. Poner en marcha una
mejora de un proceso tiene que ver con gestión de personas, negociación, diálogo,
ceder, ofrecer…como te comentamos la vida misma. Una reciente6 investigación
establece que la inteligencia puede estar relacionada con las conexiones neuronales
entre la región prefrontal lateral izquierda con el resto de las partes del cerebro. Esta
parte controla e influye en el resto, ya que es la responsable de recordar la
instrucciones sobre cómo realizar una tarea. Por tanto, no es un tema de muchos
conocimientos, sino que se trata de poner en marcha un proyecto, a través de mejora
de los procesos que los componen.
De ahí, que el siguiente paso, tras una lectura de gestión por procesos, vendría por la
mejora de proyectos, empezando por la presentación de los mismos. El diagrama de
Gantt es una herramienta elemental pero muy útil. Como todo, si la hacemos con
cierto rigor, y nos tomamos en serio, que lo que consta en el diagrama se cumple. Por
ello, nuevamente, volvemos a la importancia de negociar, poner en marcha, romper
prejuicios. No esperes que para poner en marcha una mejora de proceso tengas todo
en la mano, ni todas las herramientas, ni siquiera todos los conocimientos.
Habitualmente suele ser al revés, pocos medios, mucho impulso y poca perspectiva.
7. Si existe una columna donde se incluye fechas, puedes calcular el tiempo entre
ellas mediante fórmulas de Excel (repasa cómo se debe calcular la diferencia
de fechas)
9. Selecciona datos (clica botón dcho y agrega los datos) de la tabla del punto 1
6
http://libro.ugr.es/bitstream/10481/901/1/16052882.pdf
48
La reducción de cargas y optimización de recursos son dos cosas complementarias aunque distintas y BPM
favorece ambos, así como la racionalización de los procedimientos. BPM (Business Process Management )
permite adaptarse rápidamente a los cambios en los procesos internos. Son herramientas que engloban a
todos los procesos integrantes del ciclo de vida de un negocio, permitiendo su modelización, ejecución,
monitorización y optimización permanente y automática
Los sistemas BPM (Business Process Management), aportan un método para adaptarse rápidamente a los
cambios en los procesos internos. Son herramientas que engloban a todos los procesos integrantes del ciclo
de vida de un negocio, permitiendo su modelización, ejecución, monitorización y optimización permanente
y automática. Básicamente, son técnicas y herramientas software para modelizar, gestionar y optimizar los
procesos de negocio de la organización. Su implantación aporta beneficios como la reducción de plazos
en los procesos de soporte al negocio, la optimización de costes , la Integridad y calidad de procesos así
como la integración de terceras partes en los procesos. BPM ayudan a las empresas u Organizaciones a
redefinir y automatizar sus procesos de negocio simplificándolos, acortando su duración y reduciendo el
gasto y obteniendo más calidad en el servicio. Claro que puede ayudar a conseguir estos beneficios, pero,
como siempre, tengamos en cuenta que es un cambio cultural y se necesita volver a rediseñar todo los
procedimientos administrativos (muchos de ellos difícil de conocer internamente y su relación con otros, y
sobre todo, que obliga a aquellos que los han utilizado a que hay otras formas (mejores) de hacer lo que es
habitual). EL ROI (retorno de la inversión) de las mejores prácticas de proyectos BPM en el ámbito público,
oscila entre el 40% y el 60%, aunque realmente no es fácil su implantación. En definitiva, BPM son técnicas y
herramientas software para modelizar, gestionar y optimizar los procesos de negocio de la organización. que
facilitan que una Organización sea capaz de redefinir y automatizar sus procesos de negocio
simplificándolos, acortando su duración y reduciendo el gasto y obteniendo más calidad en el servicio. BPM
puede ayudar a conseguir estos beneficios, pero es, sobre todo, un cambio cultural que lleve a rediseñar los
procedimientos administrativos (algunos difíciles de conocer internamente y , más aún, su relación con
otros).
EJERCICIO 5-2:
1 EMPRESA-ORGANIZACIÓN:
1 EMPRESA-ORGANIZACIÓN
49
2
PARA SABER +:
De acuerdo con el plan de Desarrollo de la Ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los
Servicios Públicos para la Administración del Estado, se establece una cuarta línea estratégica, denominada
Acciones horizontales . intervienen de una forma u otra el conjunto de las Administraciones, Estatal,
Autonómica y Local, tanto en la creación del Esquema de interoperabilidad y de seguridad como en el plan
de formación y Observatorio de la Administración Electrónica.
A.- Servicios centrados en el ciudadano
· Atención integral al ciudadano (Red 060)
· Ventanillas únicas sectoriales
· Participación ciudadana
· Creación de sedes electrónicas
· Difusión de los servicios electrónicos
B.- Adaptación de procedimientos a la Ley
· Actualización de la relación de procedimientos adaptados a la LAECSP.
· Calendario de adaptación de procedimientos
· Servicios de soporte al proceso de adaptación.
C.- Infraestructuras y servicios comunes
· Infraestructura Común de Comunicaciones (SARA)
· Sistema de validación de certificados digitales y firma electrónica
· Identificación y autenticación electrónica de sedes, órganos y empleados públicos
· Creación de una Plataforma modular de tramitación electrónica
· Plataforma de Intermediación de Servicios
· Archivo Electrónico
· Sistema de Interconexión de Registros
· Plataforma de asistencia a la traducción
D.- Acciones horizontales
Esquema Nacional de
Interoperabilidad y Seguridad
Plan de Formación
Centro de Transferencia de Tecnología
Observatorio de Administración electrónica
50
Bibliografía
http://www.cefe.gva.es/eva/docs/calidad/formacio/ies_melva_30_04_09.pdf
(Ejemplo de mejora en un centro educativo: bien explicado, sencillo y
práctico)
51
http://www.cefe.gva.es/eva/docs/calidad/publicaciones/es/guia_planif.pdf
(Análisis estratégico. Útil para repasar matriz DAFO-CAME, y otras metodologías
de posicionamiento estratégico).
http://www.uca.es/web/estudios/pl_docente/Certificacion_ISO_9001/Disegno/s
gcpd-a-01-11-10/procedimiento-especifico-tutorias.pdf
- Todd Henry. Creatividad práctica. ED. Conecta 2012(Separarse del día a día,
nos permite un trabajo creativo. Es necesario pensar en innovación, no como
algo inspirativo sino como un trabajo, incluso rutinario, con su propio método)
- Eduardo García Erquiaga. Saber decidir. Guía práctica para tomar buenas
decisiones. Ed Andavira 2012. (una suma de capacidad ejecutiva, prudencia,
humildad)
- Douglas McEnroe. Cocinando liderazgo. Deusto, 2009. (Los mejores ingredientes
para la mejor dirección. Ediciones Deusto. Utilizando la cocina que conoce por
experiencia propia. Utiliza símiles entre el mundo de la empresa y el
gastronómico para promover el cambio. Así el liderazgo es la pieza estratégica
que lleva a una organización a transformase y mejorar. Este ingrediente
principal, en caldos, que serían como el valor de la compañía, que practica y
que todos tienen asumidos. El primer plato, una vez puesto a andar lo previsto,
trata de conseguir la atención del comensal, por el propio plato y por el
siguiente, el plato definitivo. El postre, sería en el mundo de la empresa el
coaching. Cada cocinero-líder tiene sus propias especias y saldas. Es bueno
saber los ingredientes de otros, aunque a veces las cocinas no sean
homologables.
BIBLIOGRAFÍA de consulta
- J. Sánchez Pérez. Aproximación didáctica a la gestión de las organizaciones.
Ed. 2004. Excelente libro que nos ayuda a aprender de las propias
experiencias.
- Anna García Hom. Negociar el riesgo. Ed. Ariel, 2005. (La sociedad tiene que
participar en la gestión del riesgo)
- Pablo Triana. Corporate Derivatives: A praciticoner´s guide. Editorial Risk Books.
2005. (La editorial especializada en libros sobre gestión de riesgos).
52
-Sackett D. Chosing the best research design for each question. BMJ
1997;315:1636.
Webs de gestión de procesos:
- Peiroptimum – www.perioptimum.com
- Healthcare IT- www.healthcareit.com
- Picis;Navicare systems- www.navicare.com
- Surgical Information Systems- www.orsoftware.com
- Versus Technology- www.versustech.com
- Radianse – www.radianse.com
53