KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Kuasa karena berkat
rahmat-Nya kami dapat menyelesaikan makalah Farmasi klinik & RS yang berjudul “Sistem
pengadaan obat di RS” ini. Makalah ini diajukan guna memenuhi tugas mata kuliah
Farmasi klinik & RS.

Kami menyadari makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu sangat
diharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan makalah ini.
Semoga makalah ini memberikan informasi bagi seluruh mahasiswa Farmasi bahkan
masyarakat dan bermanfaat untuk pengembangan ilmu pengetahuan bagi kita semua.
Akhirnya besar harapan kami kiranya makalah ini dapat membantu teman-teman.

Jakarta, 18 April 2018

Penyusun

Farmasi klinik & RS Page 1

 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ........................................................................................... 1

DAFTAR ISI .......................................................................................................... 2

BAB I : PENDAHULUAN .................................................................................... 3

1.1 Latar Belakang ........................................................................................... 3
1.2 Perumusan Masalah ………………………………………………………. 4
1.3 Tujuan ......................................................................................................... 4

BAB II : PEMBAHASAN ..................................................................................... 5

2.1 Pengertian Analisis Data ............................................................................ 5

2.2 Jenis Analisis Data ..................................................................................... 6
2.3 Teknik Analisis Data.................................................................................. 7
2.4 Langkah Analisis Data ............................................................................... 18
2.5 Pelaporan Hasil Analisis Data ................................................................... 21

BAB III : PENUTUP ............................................................................................. 26

3.1 Kesimpulan ……………………………………………………………… 26

DAFTAR PUSTAKA ……………………………………………………………. 27

Farmasi klinik & RS Page 2

 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Upaya kesehatan merupakan kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan

bertujuan untuk mewujudkan derajat kesehatan yang optimal bagi masyarakat. Upaya
kesehatan diselenggarakan dengan pendekatan pemeliharaan, peningkatan kesehatan
(promotif), pencegahan penyakit (preventif), penyembuhan penyakit (kuratif) dan pemulihan
kesehatan (rehabilitatif) yang dilaksanakan menyeluruh, terpadu, serta berkesinambungan.
Upaya kesehatan dilakukan melalui sarana kesehatan yang meliputi balai pengobatan, pusat
kesehatan masyarakat (Puskesmas), Rumah Sakit Umum, Rumah Sakit Khusus, praktik
dokter, praktik dokter gigi, praktik dokter spesialis, praktik dokter gigi spesialis, praktik
bidan, toko obat, apotek, Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS), Pedagang Besar Farmasi
(PBF), pabrik obat dan bahan obat, laboratorium kesehatan dan sarana kesehatan lainnya.
Dalam penyelenggaraan upaya kesehatan, selain sarana kesehatan juga diperlukan sediaan
farmasi.

Menurut Undang−Undang Kesehatan Nomor 36 tahun 2009 yang dimaksud dengan

sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetika. Sediaan farmasi
merupakan komponen paling penting dari pelayanan kesehatan di apotek, terutama obat.
Mengingat pentingnya sediaan farmasi dalam pelayanan kesehatan, maka diperlukan sistem
manajemen yang baik dan berkesinambungan terkait pengelolaannya. Kekurangan jumlah
sediaan farmasi, terutama obat di sarana pelayanan kesehatan akan menurunkan tingkat
kepercayaan konsumen terhadap suatu apotek, oleh sebab itu sistem manajemen pengadaan
menjadi hal penting untuk dikelola dengan baik.

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 58 tahun 2014, pengadaan merupakan

kegiatan yang dimaksud untuk merealisasikan perencanaan kebutuhan. Pengadaan yang
efektif harus menjamin ketersediaan, jumlah dan waktu yang tepat dengan harga yang
terjangkau dan sesuai standar mutu. Pengadaan dilakukan untuk menjamin kualitas pelayanan
kefarmasian, maka pengadaan sediaan farmasi harus melalui jalur resmi.

Farmasi klinik & RS Page 3

 Pelaksanaan pengadaan harus tersedia dalam jumlah yang cukup pada waktu yang tepat
dan harus diganti dengan cara teratur berdasarkan ketentuan yang berlaku. Awal dari proses
pengadaan adalah menentukan kebutuhan. Penentuan kebutuhan merupakan dasar atau
landasan bagi kegiatan pengadaan. Dalam menentukan kebutuhan perlu diperhatikan bahwa
barang yang dibutuhkan itu memerlukan waktu agar proses pengadaan tersebut dapat
dilaksanakan.

Penentuan kebutuhan sangat penting karena merupakan landasan kerja bagi pelaksanaan
pengadaan. Apabila terjadi kesalahan dalam menentukan kebutuhan dapat menimbulkan
pemborosan dan kerugian, baik itu pemborosan waktu kerja juga kerugian material berupa
uang. Kerugian semacam ini sering terjadi dikarenakan kurangnya informasi mengenai
persediaan barang dalam gudang yang diakibatkan kesalahan dalam perencanaannya.

Pengadaan merupakan kegiatan yang berkesinambungan dimulai dari pemilihan,

penentuan jumlah yang dibutuhkan, penyesuaian antara kebutuhan dan dana, pemilihan
metode pengadaan, pemilihan pemasok, penentuan spesifikasi kontrak, pemantauan proses
pengadaan dan pembayaran.

Tujuan dari pengadaan yaitu untuk memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan
dalam jumlah yang cukup dengan kualitas harga yang dapat dipertanggung jawabkan, dalam
waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien, menurut tata cara dan ketentuan yang
berlaku. Sistem pengelolaan obat mempunyai empat fungsi dasar untuk mencapai tujuan
yaitu :

1. Perumusan kebutuhan atau perencanaan (selection)

2. Pengadaan (Procure ment)
3. Distribusi (Distribution)
4. Penggunaan (Use)

Keempat fungsi tersebut didukung oleh sistem penunjang pengelolaan yang terdiri dari :

1. Organisasi (Organitation)
2. Pembiayaan dan kesinambungan (Financing and Sustainnability)
3. Pengelolaan informasi (Information Management)
4. Pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia (Human Resorces Management)

Farmasi klinik & RS Page 4

 Keempat tahap pengelolaan obat tersebut dapat didefinisikan sebagai :

1. Seleksi dan perumusan kebutuhan, yaitu kegiatan menyusun kebutuhan perbekalan

farmasi yang tepat dan sesuai kebutuhan, mencegah terjadinya kekosongan atau
kekurangan perbekalan farmasi serta meningkatkan penggunaan perbekalan farmasi
yang efektif dan efisien.
2. Pengadaan yaitu proses penyediaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan kesehatan.
3. Distribusi yaitu suatu proses penyebaran obat secara merata yang teratur kepada yang
membutuhkan pada saat diperlukan.
4. Penggunaan yaitu proses peresepan dan penyerahan obat dan informasi berdasarkan
resep kepada dokter.

Instalasi farmasi merupakan satu-satunya unit yang bertugas merencanakan,

mengadakan, mengelola, dan mendistribusikan obat untuk Rumah Sakit secara
keseluruhan. Perencanaan pengadaan obat harus sesuai dengan formularium yang telah
ditetapkan oleh Panitia Farmasi dan Terapi (PFT) dan Instalasi Farmasi Rumah Sakit
(IFRS). Obat yang akan dibeli atau diadakan harus direncanakan secara rasional agar jenis
dan jumlahnya sesuai sehingga merupakan produk atau bahan yang terbaik, meningkatkan
penggunaan yang rasional dengan harga yang terjangkau atau ekonomis.

B. Rumusan Masalah

Bagaimana alur proses pengadaan sediaan farmasi dan hal−hal apa saja yang terkait
dengan pengadaan sediaan farmasi tersebut?

C. Tujuan

Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut.

1. Mengetahui macam−macam bentuk sediaan farmasi.

2. Memahami alur atau proses pengadaan sediaan farmasi, serta hal−hal yang terkait
didalamnya.

Farmasi klinik & RS Page 5

 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Perbekalan Farmasi

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan No. 922/MENKES/PER/X/1993 tentang

ketentuan dan tata cara pemberian izin apotik, yang dimaksud dengan perbekalan farmasi
adalah obat, bahan obat, obat asli Indonesia (Obat Tradisional), bahan obat asli Indonesia
(bahan Obat Tradisional), alat kesehatan dan kosmetika. Kemudian dalam Keputusan Menteri
Kesehatan No. 1121/MENKES/SK/XII/2008 tentang pedoman teknis pengadaan obat publik
dan perbekalan kesehatan untuk pelayanan kesehatan dasar, perbekalan kesehatan adalah
semua bahan dan peralatan yang diperlukan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan.

B. Perencanaan

1. Pengertian Perencanaan

Berdasarkan Permenkes No. 58 tahun 2014, perencanaan kebutuhan merupakan

kegiatan untuk menentukan jumlah dan periode pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan,
dan Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan untuk menjamin
terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan efisien. Perencanaan
dilakukan untuk menghindari kekosongan Obat dengan menggunakan metode yang dapat
dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain
konsumsi, epidemiologi, kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi dan disesuaikan
dengan anggaran yang tersedia. Beberapa tokoh mengemukakan pengertian perencanaan
sebagai berikut :

1.1 Billy E. Goetz, yang mengemukakan bahwa perencanaan adalah kemampuan untuk

memilih dari berbagai kemungkinan yang tersedia dan yang dipandang paling tepat

untuk mencapai tujuan.

1.2 Drucker, mengemukakan bahwa perencanaan adalah suatu proses kerja yang

terus−menerus meliputi pengambilan keputusan yang bersifat pokok dan penting yang

akan dilaksanakan secara sistematik, melakukan perkiraan−perkiraan dengan

Farmasi klinik & RS Page 6

 mempergunakan segala pengetahuan yang ada tentang masa depan, mengorganisir

secara sistematik segala upaya yang dipandang perlu untuk melaksanakan segala

keputusan yang telah ditetapkan, serta mengukur keberhasilan dari pelaksanaan

keputusan tersebut dengan membandingkan hasil yang dicapai terhadap target yang

telah ditetapkan melalui pemanfaatan umpan balik yang diterima dan yang telah disusun

secara teratur dan baik.

1.3 Menurut Levey dan Loomba, perencanaan adalah suatu proses menganalisis dan

memahami sistem yang dianut, merumuskan tujuan umum dan tujuan khusus yang

ingin dicapai, memperkirakan segala kemampuan yang dimiliki, menguraikan segala

kemungkinan yang dapat dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan,

menganalisis efektivitas dari berbagai kemungkinan tersebut, menyusun perincian

selengkapnya dari kemungkinan yang terpilih, serta mengikatnya dalam suatu sistem

pengawasan yang terus−menerus sehingga dapat dicapai hubungan yang optimal antara

rencana yang dihasilkan dengan sistem yang dianut.

Perencanaan sediaan farmasi adalah suatu proses kegiatan seleksi sediaan farmasi

untuk menetapkan jenis dan jumlah obat, bahan obat, jamu atau kosmetik yang sesuai dengan

pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan dasar termasuk program kesehatan yang

telah ditetapkan.

Berdasarkan Permenkes RI Nomor 35 Tahun 2014 dalam membuat perencanaan

pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai perlu diperhatikan

pola penyakit, pola konsumsi, budaya dan kemampuan masyarakat.

Farmasi klinik & RS Page 7

 2. Tujuan Perencanaan

Adapun tujuan perencanaan secara umum diantaranya sebagai berikut :

2.1 Membantu para pelaksana dalam melaksanakan program dengan perencanaan yang baik

maka setiap pelaksana akan memahami rencana tersebut dan akan merangsang para

pelaksana untuk dapat melakukan beban tugas masing−masing dengan sebaik−baiknya.

2.2 Membantu para pelaksana untuk membuat perencanaan pada masa depan, jadi hasil

yang diperoleh dari suatu pekerjaan perencanaan pada saat ini dapat dimanfaatkan

sebagai pedoman untuk menyusun rencana kerja pada masa depan dan demikian

seterusnya.

2.3 Sebagai upaya pengaturan baik dalam bidang waktu, tenaga pelaksana, sarana, biaya,

tujuan, lokasi serta macam organisasi pelaksananya.

2.4 Guna memperoleh dukungan baik berupa dukungan legislatif (melalui peraturan

ataupun perundang−undangan), dapat berupa dukungan moril (persetujuan masyarakat

ataupun dukungan materiil dan finansial (biasanya dari para sponsor).

Dengan demikian dapat disimpulkan adapun tujuan perencanaan sediaan farmasi adalah

sebagai berikut :

1) Mengetahui jenis dan jumlah sediaan farmasi yang tepat sesuai dengan kebutuhan.

2) Menghindari terjadinya kekosongan sediaan farmasi, terutama obat.

3) Meningkatkan penggunaan obat secara rasional.

4) Meningkatkan efisiensi penggunaan sediaan farmasi, terutama obat.

Adapun yang menjadi pedoman dalam perencanaan pengadaan sediaan farmasi yaitu

DOEN, formularium rumah sakit, standar terapi rumah sakit, ketentuan setempat yang

berlaku, data catatan medik, anggaran yang tersedia, penetapan prioritas, siklus penyakit,

sisa persediaan, data pemakaian periode yang lalu, serta rencana pengembangan.

Farmasi klinik & RS Page 8

 3. Pertimbangan Perencanaan

Pedoman perencanaan harus mempertimbangkan :

3.1 anggaran yang tersedia

3.2 penetapan prioritas

3.3 sisa persediaan

3.4 data pemakaian periode yang lalu

3.5 waktu tunggu pemesanan

3.6 rencana pengembangan

4. Tahap-Tahap Perencanaan

4.1 Tahap Pemilihan/Seleksi

Fungsi pemilihan adalah untuk menentukan obat yang benar-benar diperlukan sesuai
dengan pola penyakit. Untuk mendapatkan perencanaan obat yang tepat, sebaiknya diawali
dengan dasar-dasar seleksi kebutuhan obat yang meliputi :

4.1.1 Obat dipilih berdasarkan seleksi ilmiah, medik dan statistik yang memberikan efek
terapi jauh lebih baik dibandingkan resiko efek samping yang akan ditimbulkan.
4.1.2 Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin, hal ini untuk menghindari duplikasi dan
kesamaan jenis. Apabila terdapat beberapa jenis obat dengan indikasi yang sama dalam
jumlah banyak, maka kita memilih berdasarkan Drug of Choice dari penyakit yang
prevalensinya tinggi.
4.1.3 Jika ada obat baru, harus ada bukti yang spesifik untuk efek terapi yang lebih baik.
4.1.4 Hindari penggunaan obat kombinasi kecuali jika obat tersebut mempunyai efek yang
lebih baik dibandingkan obat tunggal.
4.1.5 Obat merupakan kebutuhan untuk sebagian besar populasi penyakit.
4.1.6 Obat mempunyai mutu yang terjamin baik ditinjau dari segi stabilitas maupun
bioavaibilitasnya.
4.1.7 Biaya pengobatan mempunyai rasio antara manfaat dengan biaya yang baik.
4.1.8 Mudah diperoleh dengan harga terjangkau.

Farmasi klinik & RS Page 9

4.1.9 Obat sedapat mungkin merupakan sediaan tunggal.

Pada tahap seleksi sediaan farmasi harus pula dipertimbangkan dampak administratif,

biaya yang ditimbulkan, kemudahan dalam mendapatkan, kemudahan dalam penyimpanan,

kemudahan untuk didistribusikan, dosis yang sesuai dengan kebutuhan terapi, sediaan farmasi

yang dipilih sesuai dengan standar terjamin. Guna menghindari risiko yang dapat terjadi

harus pula mempertimbangkan kontra indikasi, peringatan dan perhatian juga efek samping

dari sediaan farmasi yang dipilih.

4.2 Tahap Kompilasi Pemakaian

Kompilasi pemakaian obat adalah rekapitulasi data pemakaian obat di unit pelayanan

kesehatan, yang bersumber dari Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO).

Kompilasi pemakaian obat dapat digunakan sebagai dasar untuk menghitung stok optimum.

Informasi yang didapatkan dari kompilasi pemakaian sebagai berikut.

 Jumlah pemakaian sediaan farmasi.

 Persentase pemakaian sediaan farmasi terhadap total pemakaian setahun.

 Pemakaian rata−rata tiap jenis sediaan farmasi untuk tingkat kabupaten/kota.

Manfaat dari informasi−informasi yang didapat yaitu sebagai sumber data dalam

menghitung stok atau persediaan pengaman dalam rangka mendukung penyusunan rencana

distribusi.

4.3 Tahap Perhitungan Kebutuhan

Dalam merencanakan kebutuhan obat perlu dilakukan perhitungan secara tepat.

Perhitungan kebutuhan obat dapat dilakukan dengan menggunakan metode konsumsi dan
atau metode morbiditas.

4.3.1 Metode Konsumsi

Metode konsumsi adalah metode yang didasarkan atas analisa data konsumsi obat tahun
sebelumnya. Untuk menghitung jumlah obat yang dibutuhkan berdasarkan metode konsumsi
perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

Farmasi klinik & RS Page 10

 1) Pengumpulan dan pengolahan data.
2) Analisa data untuk informasi dan evaluasi.
3) Perhitungan perkiraan kebutuhan obat.
4) Penyesuaian jumlah kebutuhan obat dengan alokasi dana.
Untuk memperoleh data kebutuhan obat yang mendekati ketepatan, perlu dilakukan
analisa trend pemakaian obat 3 (tiga) tahun sebelumnya atau lebih. Data-data yang perlu
dipersiapkan untuk perhitungan dengan metode konsumsi.

1) Daftar obat
2) Stok awal, sisa stok, stok pengaman
3) Penerimaan, pengeluaran
4) Hilang,kadaluarsa,rusak
5) Kekosongan obat
6) Pemakaian rata2 obat pertahun
7) Waktu tunggu
8) Perkembangan pola kunjungan

Rumus perhitungan metode konsumsi :

A = ( B+C+D)- E

A = Rencana pengadaan C = Stok pengaman 10 % – 20 %

B = Pemakaian rata-rata x 12 bulan D = Waktu tunggu 3 – 6 bulan
E = Sisa stok

4.3.2 Metode Morbiditas

Metode morbiditas adalah perhitungan kebutuhan berdasarkan pola penyakit, perkiraan

kenaikan kunjungan dan lead time. Langkah−langkah dalam metode ini adalah dengan

menentukan jumlah penduduk yang akan dilayani, menentukan jumlah kunjungan kasus

berdasarkan frekuensi penyakit, menyediakan standar atau pedoman pengobatan yang

digunakan, menghitung perkiraan kebutuhan dan penyesuaian dengan alokasi dana yang

tersedia.

Farmasi klinik & RS Page 11

 Data yang perlu dipersiapkan untuk perhitungan dengan menggunakan metode

morbiditas yaitu perkiraan jumlah populasi, menetapkan pola morbiditas penyakit

berdasarkan kelompok umur dan penyakit, frekuensi kejadian masing−masing penyakit per

tahun untuk seluruh populasi pada kelompok umur yang ada, menghitung perkiraan jumlah

dan masing−masing jenis sediaan farmasi untuk setiap diagnosa yang dibandingkan dengan

standar pengobatan, menggunakan pedoman pengobatan yang ada untuk menghitung jenis,

jumlah, dosis, frekuensi dan lama pemberian obat.

Menurut pedoman pengadaan dapat dilakukan sebagai berikut. Menghitung

masing−masing jumlah yang diperlukan tiap penyakit berdasarkan pada pedoman

pengobatan, pengelompokkan dan penjumlahan masing−masing sediaan farmasi, menghitung

jumlah kebutuhan yang akan datang dengan mempertimbangkan factor peningkatan

kunjungan, lead time, dan stok pengaman (buffer stock), menghitung jumlah yang harus

diadakan pada tahun anggaran yang akan datang dengan rumus : kebutuhan obat yang akan

datang – sisa stok.

Buku defekta harus dipersiapkan pada tahap ini untuk mencatat sediaan farmasi apa saja

yang habis stoknya. Dari buku defekta inilah, seorang apoteker mengambil keputusan untuk

pemesanan barang. Metode perencanaan yang paling sering digunakan adalah metode

epidemiologi, konsumsi, kombinasi dan just in time.

4.3.3 Metode Kombinasi

Merupakan gabungan dari metode konsumsi dan metode epidemiologi. Dalam metode
ini, anggaran yang diperlukan disesuaikan dengan yang tersedia. Penyusunan perencanaan
mengacu pada :

1. DOEN, formularium, standar treatmen, kebijakan setempat

2. Data catatan medik / rekam medik
3. Anggaran
4. Penetapan prioritas
5. Pola penyakit

Farmasi klinik & RS Page 12

 6. Sisa persediaan
7. Data penggunaan periode yang lalu
8. Rencana pengembangan

4.3.4 Metode Anggaran

Data yang diperlukan rawat jalan dan rawat inap :

 Pasien Rawai Inap :

Perlu data BOR (tempat tidur terpakai) : jumlah pasien RI x biaya obat/tempat
tidur

 Pasien Rawat Jalan

Perlu data kunjungan : jumlah kunjungan x biaya obat/kunjungan

4.4 Tahap Proyeksi Kebutuhan

Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah sebagai berikut :

4.4.1 Menetapkan rancangan stok akhir periode yang akan datang.

Rancangan stok akhir diperkirakan sama dengan hasil perkalian antara waktu tunggu

dengan estimasi pemakaian rata−rata tiap bulan ditambah stok penyangga (buffer

stock).

4.4.2 Menghitung rancangan pengadaan periode tahun yang akan datang.

Perencanaan pengadaan tahun yang akan datang dapat dirumuskan sebagai berikut :

a=b+c+d–e–f

Keterangan :

a : Rancangan pengadaan tahun yang akan datang

b : Kebutuhan untuk sisa periode berjalan ( Januari–Desember)

c : Kebutuhan untuk tahun yang akan datang

d : Rancangan stok akhir

e : Stok awal periode berjalan per stok per 31 Desember di gudang

Farmasi klinik & RS Page 13

 f : Rencana penerimaan pada periode berjalan (Januari–Desember)

4.4.3 Menghitung rancangan anggaran untuk total kebutuhan.

Rancangan anggaran untuk total kebutuhan obat dihitung dengan melakukan analisis

ABC−VEN, menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian, serta menyusun

prioritas kebutuhan dasar dan penyesuaian kebutuhan berdasarkan data 10 penyakit

terbesar.

4.4.4 Pengalokasian kebutuhan obat per sumber anggaran.

Dilakukan melalui kegiatan penetapan kebutuhan anggaran untuk masing−masing

sediaan farmasi bersumber per anggaran, menghitung persentase belanja untuk

masing−masing sediaan farmasi terhadap masing−masing sumber anggaran, serta

menghitung persentase anggaran masing−masing sediaan farmasi terhadap total

anggaran dari semua sumber.

4.5 Tahap Penyesuaian Rencana Pengadaan

Dengan melaksanakan penyesuaian rencana pengadaan obat dengan jumlah dana

yang tersedia maka informasi yang didapat adalah jumlah rencana pengadaan, skala
prioritas masing-masing jenis obat dan jumlah kemasan, untuk rencana pengadaan obat
tahun yang akan datang. Beberapa teknik manajemen untuk meningkatkan efektivitas
dan efisiensi penggunaan dana dalam perencanaan kebutuhan obat adalah dengan cara :

4.5.1 Analisa ABC

Berdasarkan berbagai pengamatan dalam pengelolaan obat, yang paling banyak

ditemukan adalah tingkat konsumsi pertahun hanya diwakili oleh relatif sejumlah
kecil item. Sebagai contoh, dari pengamatan terhadap pengadaan obat dijumpai
bahwa sebagian besar dana obat (70%) digunakan untuk pengadaan, 10% dari
jenis/item obat yang paling banyak digunakan sedangkan sisanya sekitar 90%
jenis/item obat menggunakan dana sebesar 30%. Oleh karena itu analisa ABC
mengelompokkan item obat berdasarkan kebutuhan dananya, yaitu :

Kelompok A : Adalah kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana pengadaannya
menunjukkan penyerapan dana sekitar 70% dari jumlah dana obat keseluruhan.

Farmasi klinik & RS Page 14

 Kelompok B : Adalah kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana pengadaannya
menunjukkan penyerapan dana sekitar 20%.

Kelompok C : Adalah kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana pengadaannya
menunjukkan penyerapan dana sekitar 10% dari jumlah dana obat keseluruhan.

Langkah-Langkah menentukan kelompok A, B dan C.

1. Hitung jumlah dana yang dibutuhkan untuk masing-masing obat dengan cara
mengalikan kuantum obat dengan harga obat
2. Tentukan rankingnya mulai dari yang terbesar dananya sampai yang terkecil
3. Hitung persentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan
4. Hitung kumulasi persennya
5. Obat kelompok A termasuk dalam kumulasi 70%
6. Obat kelompok B termasuk dalam kumulasi > 70% s/d 90%
7. Obat kelompok C termasuk dalam kumulasi > 90% s/d 100%

4.5.2 Analisa VEN

Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi penggunaan dana obat yang terbatas
adalah dengan mengelompokkan obat yang didasarkan kepada dampak tiap jenis
obat pada kesehatan. Semua jenis obat yang tercantum dalam daftar obat
dikelompokkan kedalam tiga kelompok berikut :
Kelompok V : Adalah kelompok obat yang vital, yang termasuk dalam kelompok ini
antara lain:
 Obat penyelamat (life saving drugs).
 Obat untuk pelayanan kesehatan pokok (vaksin, dll).
 Obat untuk mengatasi penyakit-penyakit penyebab kematian terbesar.
Kelompok E : Adalah kelompok obat yang bekerja kausal, yaitu obat yang bekerja
pada sumber penyebab penyakit.
  Kelompok N : Merupakan obat penunjang yaitu obat yang kerjanya ringan dan
biasa dipergunakan untuk menimbulkan kenyamanan atau untuk mengatasi
keluhan ringan.
Penggolongan obat sistem VEN dapat digunakan untuk :

1. Penyesuaian rencana kebutuhan obat dengan alokasi dana yang tersedia.

Obat-obatan yang perlu ditambah atau dikurangi dapat didasarkan atas pengelompokan
obat menurut VEN.

Farmasi klinik & RS Page 15

2. Dalam penyusunan rencana kebutuhan obat yang masuk kelompok V agar
diusahakan tidak terjadi kekosongan obat. Untuk menyusun daftar VEN perlu ditentukan
lebih dahulu kriteria penentuan VEN. Kriteria sebaiknya disusun oleh suatu tim. Dalam
menentukan kriteria perlu dipertimbangkan kondisi dan kebutuhan masing-masing wilayah.

Kriteria yang disusun dapat mencakup berbagai aspek antara lain:

a. Klinis
b. Konsumsi
c. Target kondisi
d. Biaya

Langkah-langkah menentukan VEN :

1. Menyusun kriteria menentukan VEN

2. Menyediakan data pola penyakit
3. Merujuk pada pedoman pengobatan

4.5.3 Analisis ABC−VEN

Selain menggunakan analisis ABC dan VEN dalam penyesuaian jumlah sediaan

farmasi berupa obat dengan dana yang tersedia untuk mengatasi perkiraan kebutuhan

yang lebih besar dari dana yang tersedia dapat digunakan pula analisis ABC−VEN

yang merupakan penggabungan analisis ABC dan VEN kedalam suatu matriks,

sehingga analisis menjadi lebih tajam. Matriks dapat dibuat seperti berikut.

Matriks Analisis ABC−VEN

A B C
V VA VB VC
E EA EB EC
N NA NB NC

Matriks diatas dapat dijadikan dasar untuk menetapkan prioritas, dalam rangka

penyesuaian anggaran atau perhatian dalam pengelolaan persediaan. Jenis barang

yang bersifat vital (VA, VB, VC) merupakan pilihan utama untuk dibeli atau

memerlukan perhatian khusus, sebaliknya barang yang non esensial tetapi menyerap

Farmasi klinik & RS Page 16

 anggaran banyak (NA) dijadikan prioritas untuk dikeluarkan dari daftar belanja.

Hasil analisis ABC dan VEN dapat digunakan dalam menghemat biaya dan

meningkatkan efisiensi misalnya dalam pengelolaan stok, penetapan harga satuan

obat, penetapan jadwal pengiriman, pengawasan stok dan monitoring umur pakai

obat.

C. PENGADAAN OBAT

1. Definisi Pengadaan Obat

Pengadaan merupakan proses penyediaan obat yang dibutuhkan di Rumah

Sakit dan untuk unit pelayanan kesehatan lainnya yang diperoleh dari pemasok

eksternal melalui pembelian dari manufaktur, distributor, atau pedagang besar

farmasi.

2. Siklus Pengadaan Obat

Pada siklus pengadaan tercakup pada keputusan-keputusan dan tindakan

dalam menentukan jumlah obat yang diperoleh, harga yang harus dibayar, dan

kualitas obat-obat yang diterima. Siklus pengadaan obat mencakup pemilihan

kebutuhan, penyesuaian kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan,

penetapan atau pemilihan pemasok, penetapan masa kontrak, pemantauan status

pemesanan, penerimaan dan pemeriksaan obat, pembayaran penyimpanan,

pendistribusian dan pengumpulan informasi penggunaan obat. Proses pengadaan

dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai

dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan.

3. Jenis Pengadaan Obat di Rumah Sakit

Farmasi klinik & RS Page 17

 Jenis pengadaan obat di Rumah Sakit dibagi menjadi :

a. Berdasarkan dari penngadaan barang, yaitu :

• Pengadaan barang dan farmasi

• Pengadaan bahan dan makanan

• Pengadaan barang-barang dan logistik

b. Berdasarkan sifat penggunaannya :

• Bahan baku, misalnya : bahan antibiotika untuk pembuatan salep

• Bahan pembantu, misalnya : Saccharum lactis untuk pembuatan racikan puyer

• Komponen jadi, misalnya : kapsul gelatin

• Bahan jadi, misalnya : bukan kapsul antibiotika, cairan infus

c. Berdasarkan waktu pengadaan, yaitu :

• Pembelian tahunan (Annual Purchasing), Merupakan pembelian dengan selang

waktu satu tahun

• Pembelian terjadwal (Schedule Purchasing, Merupakan pembelian dengan

selang waktu tertentu, misalnya 1 bulan, 3 bulan ataupun 6 bulan

• pembelian tiap bulan, Merupakan pembelian setiap saat di mana pada saat obat

mengalami kekurangan.

Sistem pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama ketersediaan obat

dan biaya total kesehatan. Manajemen pembelian yang baik membutuhkan tenaga

medis. Proses pengadaan efektif seharusnya :

- Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat

- Memperoleh harga pembelian serendah mungkin

- Yakin bahwa seluruh obat yang dibeli standar kualitas diketahui

- Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala (dalam waktu

tertentu), menghindari kelebihan persediaan maupun kekurangan persediaan

Farmasi klinik & RS Page 18

 - Yakin akan kehandalan penyalur dalam hal pemberian serius dan kualitas

- Atur jadwal pembelian obat dan tingkat penyimpanan yang aman untuk

mencapai total lebih rendah.

4. Metode Pelaksanaan Pengadaan Obat

Terdapat banyak mekanisme metode pengadaan obat, baik dari pemerintah,

organisasi non pemerintahan dan organisasi pengadaan obat lainnya. Sesuai dengan

keputusan Presiden No. 18 Tahun 2000 tentang Pedoman Pelakasanaan Barang dan

Jasa Instansi Pemerintah, metode pengadaan perbekalan farmasi di setiap tingkatan

pada sistem kesehatan dibagi menjadi 5 kategori metode pengadaan barang dan jasa,

yaitu :

1. Pembelian

a. Pelelangan (tender)

b. Pemilihan langsung

c. Penunjukan langsung

d. Swakelola

2. Produksi

a. Kriterianya adalah obat lebih murah jika diproduksi sendiri

b. Obat tidak terdapat dipasaran atau formula khusus Rumah Sakit

c. Obat untuk penelitian

3. Kerjasama dengan pihak ketiga

4. Sumbangan

5. Kriteria Umum Pemilihan Pemasok

Kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk Rumah Sakit, adalah :

Farmasi klinik & RS Page 19

 - Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk melakukan produksi

dan penjualan (telah terdaftar)

- Telah terakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan iso 9000.

- Suplier dengan reputasi yang baik.

- Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya sebagai pemasok produk

obat.

- Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajiabnya sebagai pemasok produk

obat.

BAB III

CONTOH ALUR PENGADAAN DI RUMAH SAKIT

Farmasi klinik & RS Page 20

 BAB IV

PENUTUP

Farmasi klinik & RS Page 21

 4.1 Kesimpulan
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 58 tahun 2014, pengadaan
merupakan kegiatan yang dimaksud untuk merealisasikan perencanaan kebutuhan.
Pengadaan yang efektif harus menjamin ketersediaan, jumlah dan waktu yang tepat
dengan harga yang terjangkau dan sesuai standar mutu. Pengadaan dilakukan untuk
menjamin kualitas pelayanan kefarmasian, maka pengadaan sediaan farmasi harus
melalui jalur resmi.
Tujuan dari pengadaan yaitu untuk memperoleh barang atau jasa yang
dibutuhkan dalam jumlah yang cukup dengan kualitas harga yang dapat
dipertanggung jawabkan, dalam waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien,
menurut tata cara dan ketentuan yang berlaku. Sistem pengelolaan obat mempunyai
empat fungsi dasar untuk mencapai tujuan yaitu :
1. Perumusan kebutuhan atau perencanaan (selection)
2. Pengadaan (Procure ment)
3. Distribusi (Distribution)
4. Penggunaan (Use)
Keempat fungsi tersebut didukung oleh sistem penunjang pengelolaan yang
terdiri dari :
1. Organisasi (Organitation)
2. Pembiayaan dan kesinambungan (Financing and Sustainnability)
3. Pengelolaan informasi (Information Management)
4. Pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia (Human
Resorces Management)

Farmasi klinik & RS Page 22

 DAFTAR PUSTAKA

1. Notoatmojo, Soekidjo, Ilmu Kesehatan Masyarakat. Jakarta : Rineka Cipta, 1997

2. Muninjaya, Gde AA, Manajemen Kesehatan,ed.2. Jakarta : EGC, 2004
3. Departemen kesehatan RI, Direktorat Jendral Pengawasan Obat dan
Makanan,”Pedoman Pengelolaan Obat Tingkat II’’, JAKARTA 1996.
4. Departemen kesehatan RI, Diektorat Jendral Pelayanan Kefarmasian dan Alat
Kesehatan,” Pedoman teknis Pengadaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan untuk
Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD)’’, Jakarta 2002.
5. Departemen Kesehatan RI, Badan Pengawasan Obat dan Makanan, “ Pengolahan
Obat Kabupaten/kota”, Jakarta 2001.
6. Siregar Charles, J.P., Lia Amalia, “Teori & Penerapan Farmasi Rumah
Sakit”,Penerbit Buku Kedokteran, EGC.

Farmasi klinik & RS Page 23

 FARMASI KLINIS
Sistem Pengadaan Obat di Rs

Dra.Lili Musnelina MSi. Apt.

Disusun oleh :

Kelompok 4
Devi Indah S (15334002)
Hanindini Fadilah (15334003)
Rendy Bagus S (15334004)

Farmasi klinik & RS Page 24

 Yosifah Natasya (15334005)
Abdurrahman Hakim (15334051)
Feni Oktasari (16334728)

PROGRAM STUDI FARMASI

INSTITUT SAINS DAN TEKNOLOGI NASIONAL
JAKARTA
2018

Farmasi klinik & RS Page 25