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Índice
1. INTRODUCCION
2. OBJETIVO DEL MANUAL
3. MISION
4. VISION
5. VALORES
6. ESTRUCTURA ORGANICA
7. ORGANIGRAMA
8. OBJETIVO Y FUNCIONES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
1.1 Notario
1.2 Notario Adscrito
1.3 Director Administrativo
1.4 Recepción y caja
1.5 Gestoría
1.6 Auxiliar Jurídico
1.7 Archivo
1.8 Servicios generales
INTRODUCCION
El presente Manual de Organización, refleja la importancia de la
funcionalidad que debe existir dentro de una organización sea pública o privada. El
presente manual de organización será una herramienta de trabajo para lograr el
buen funcionamiento dentro de los puestos administrativos dentro la Notaria número
7 del municipio de Tizayuca Hidalgo.
Su contenido permite reflejar un conocimiento exacto de la estructura
orgánica, organigramas, descripción de objetivos y funciones de cada uno de los
puestos que integran.
A través del presente se tendrá una base tangible donde la administración
tendrá un sustento. Pues, las organizaciones requiere innovación y mejora
continua, generando retos para ofrecer sus servicios y funciones, con mayor calidad
y poder estar en condiciones de responder funcionalmente a las innovaciones que
su propio y mejora continua, generando retos para ofrecer sus servicios y funciones,
con mayor calidad y poder estar en condiciones de responder de manera óptima a
las necesidades que su propio entorno demanda, por lo que el contenido del
presente Manual estará en una revisión constante a fin de que presente la
organización actualizada de la Notaria número 7.
VALORES
ESTRUCTURA ORGANICA
Commented [DAR2]: Se mostrara los puestos que en
base a sus aptitudes y experiencias las personas
ocuparan en la notaria
Commented [DAR3R2]:
Commented [DAR4R2]:
Commented [DAR5R2]:
Notario *
Notorio adscrito
Director Administrativo
Recepción y caja
Gestoría
Auxiliar Jurídico
Archivo
NOTARIO
ADSCRITO
DIRECTOR DE
ASESOR JURIDICO
ADMINISTRACION
SERVICIOS
RECEPCION Y CAJA GESTORIA ARCHIVO
GENERALES
Director Administrativo
Objetivo:
Supervisar y gestionar los recursos económicos y financieros de la Notaria
para poder trabajar con las mejores condiciones de coste, liquidez, rentabilidad y
seguridad. Además de verificar, desarrollar y supervisar los procedimientos
operativos en la administración
Subordinado (a):
Departamento de gestoría, recepción y caja, archivo y servicios generales.
Perfil de ocupante:
Ser ciudadano en pleno goce de sus derechos políticos y civiles.
Contar con título profesional orientado a la administración.
Titulación universitaria Superior preferentemente en área de economía o
administración de empresas.
Conocimientos de contabilidad, matemáticas financieras, legislación
mercantil y fiscal.
Experiencia en habilidades para la negociación de 6 meses.
Tener flexibilidad mental a la hora de toma de decisiones.
Habilidades para la obtención y análisis de información.
Tolerancia a la presión.
Descripción de responsabilidades:
Diseñar, instaurar y controlar las estrategias financieras de la empresa.
Coordinar las tareas de contabilidad, tesorería, auditora interna y análisis
financiero.
Realizar y mantener negociaciones con las entidades financieras y otros
proveedores.
Objetivo:
Atender, tratar y canalizar al cliente, ser el primer filtro en la recepción de los
clientes y/o documentos para la notaria.
Puesto superior inmediato (a):
Director administrativo
Subordinado (a):
--------
Perfil de ocupante:
Ser ciudadano en pleno goce de sus derechos políticos y civiles.
Contar con carrera técnica, carrera trunca o estudios superiores enfocados a
la administración.
Facilidad para la atención al público atreves de la empatía y la comunicación
efectiva.
Capacidad de organización para distribuir en su área de trabajo todo lo
recibido y canalizarlo al área designada si es el caso.
Buen trato por teléfono.
Gestión del material de papelería para la función de su área.
Habilidad para resolver problemas con clientes y/o compañeros de trabajo.
Conocimientos administrativos.
Descripción de responsabilidades:
Recibir las llamadas entrantes y canalizarlas a las distintas áreas de la
empresa.
Efectuar las llamadas que le sean requeridas, en tiempo oportuno,
manteniendo informados a los usuarios del status de su solicitud.
Enviar, recibir y archivar fax, correos electrónicos y documentos varios.
Mantener un registro en bitácora de llamadas.
Gestionar la distribución de la correspondencia externa recibida.
Recibir a los visitantes, propiciando la atención por parte de la persona
requerida, cuidando los aspectos de seguridad establecidos en la empresa para el
ingreso de visitantes.
Cajera
Objetivo:
Culminar en forma eficiente las transacciones entre la Notaria y los clientes,
cumpliendo normas y procedimientos, recibiendo los recursos financieros
involucrados, registrándolos y custodiándolos apropiadamente durante el tiempo
indicado.
Puesto superior inmediato (a):
Director administrativo
Subordinado (a):
-------
Perfil de ocupante:
Descripción de responsabilidades:
Efectuar la apertura de caja e ingresar al sistema el saldo del día anterior con
la supervisión del director administrativo.
Realizar operaciones de caja, conteo de efectivo, cobros a clientes, pagos
con autorización del director administrativo.
Realizar el proceso diario de cobros en la gestión que los clientes requieran
dentro de la Notaria.
Mantener un volumen adecuado de efectivo en la caja, conforme a sus
necesidades de operación y a los límites establecidos.
Realizar el cierre de caja y su cuadratura, solicitando el visado al director
administrativo y guardar finalmente el efectivo entregándolo al mismo.
Objetivo:
Subordinado (a):
Descripción de responsabilidades:
Objetivo:
Subordinado (a):
Perfil de ocupante:
Descripción de responsabilidades:
Objetivo:
Subordinado (a):
Perfil de ocupante:
Descripción de responsabilidades: