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Gráficos ilustrativos
para complementar y
facilitar la comprensión
de temas claves.
Para facilitar el uso y aprovechamiento de esta herramienta indispensable para su labor como examinador y poder garantizar el cumplimiento de los procedimientos
a seguir en las diferentes etapas de la prueba, hemos modificado la estructura de este manual incluyendo diferentes recursos que explicaremos a continuación:
Este manual está organizado en secciones, las cuales a su vez tienen divisiones Por su parte, las secciones secundarias se mostrarán en un recuadro junto al
internas de contenido. Usted reconocerá las secciones principales identificadas personaje de su rol.
con una barra horizontal y un ícono.
Para ayudarle a ilustrar y aclarar algunos conceptos y procedimientos puntuales, A lo largo de este manual encontrará información destacada que le permitirá
se han dispuesto diversos recursos gráficos. Revíselos y preste atención a cada ampliar, profundizar o complementar los diferentes procedimientos descritos.
uno de ellos. Los encontrará identificados con este ícono. La reconocerá por este ícono.
En los procedimientos donde se requiera diligenciar, tener en cuenta o consultar Como guía de las principales actividades asignadas a su rol, en la última página de este
formatos, informes, recibos, planillas o demás documentos, encontrará un globo manual encontrará un paso a paso de las mismas con casillas vacías para que señale
con este ícono. progresivamente las que vaya completando en el desarrollo de cada etapa de la aplicación.
Sabemos que este manual será su principal recurso de consulta y preparación para convertirse en el mejor examinador de esta prueba.
Antes de iniciar:
Recuerde cómo está organizado nuestro equipo de examinadores para esta prueba:
¡SU ROL!
Es esencial que siga al pie de la letra y sin omisiones las instrucciones de este manual, y que las
aplique desde el momento de la preparación de la aplicación hasta el momento en que le devuelve
el material de examen aplicado al operador de transporte.
Usted deberá permanecer en la oficina del delegado Contenedores. Estos vienen debidamente sellados con
custodiando y ejerciendo estricta vigilancia y control sobre precintos de seguridad identificados con un código único y
el material de examen con el propósito de evitar la pérdida, contienen tulas asignadas al sitio de aplicación, dentro de las
extravío, fotocopiado o sustracción parcial o total de este cuales se encuentra el material de examen. Cada contenedor
material, y desalentar o detectar posibles fraudes o intentos está identificado con un rótulo en el que se muestran los datos
de copia. Si descubre que se está presentando alguna del sitio de aplicación, la sesión de examen y la cantidad
situación que ponga en riesgo la custodia del material o de total de contenedores asignados al sitio de aplicación. Por
sus preguntas, deberá avisarle de inmediato al delegado, su contenido, se clasifican como contenedor de material de
puesto que este material tiene el carácter de documento examen o de hojas de respuestas.
confidencial del Estado y es de uso exclusivo del Icfes.
Tulas de seguridad. Vienen debidamente selladas con
precintos de seguridad identificados con un código
Recuerde que: único y contienen las bolsas de seguridad asignadas
por salón al sitio de aplicación, las cuales tienen, en su
interior, el material de examen en cada sesión.
Cualquier pérdida de material o fuga de información dentro del sitio de
aplicación será responsabilidad del operador de logística de aplicación, al Bolsa de seguridad. Contiene los paquetes de cuadernillos
cual usted representa en el sitio, por lo que es importante que esté atento a: organizados por salón. Usted también deberá verificar
Importante: que las bolsas de seguridad estén debidamente selladas.
Identificar cualquier conducta sospechosa que se presente el día de la prueba.
Aplicativo:
1 Material de examen
El operador de logística de aplicación le hará entrega de
Cuadernillos. Para las sesiones de aplicación un enlace y unas credenciales para acceder al APP de
del examen, cada examinando recibirá un seguimiento de la operación por parte del Icfes, usted deberá
paquete individual (bolsa plástica sellada) que estar muy atento a las alertas que irán apareciendo con el
contiene un Cuadernillo, con su respectiva Hoja fin de dar respuesta positiva o negativa en cada caso. Las
de respuestas y Hoja para operaciones alertas están programadas para aparecer en ciertas horas
y cuentan con intervalos de 15 a 30 minutos para dar la
El material de examen se almacena en tres tipos de empaque: respuesta, algunas de las alertas que deberá responder son:
4 PREPARACIÓN DE LA APLICACIÓN
¿Todo bien?: Si / No. Esta alerta aparecerá a las 6:00 a.m., entre la 1:30 p.m. y las 2:00 p.m. en segunda sesión. Busca
refleja que el grupo de examinadores pudieron entrar al sitio de identificar los sitios de aplicación que por alguna razón no
aplicación y a la oficina del delegado sin mayores contratiempos. se han abierto, de este modo el coordinador de nodo se
pondrá de inmediato en contacto con el coordinador del sitio
¿El operador de transporte ya hizo entrega del material?: para que se proceda a abrir las puertas.
Si / No. Esta alerta aparecerá entre las 6:15 a.m. y
6:30 a.m. en primera sesión y entre las 12:45 p.m. y Informe la cantidad de ausentes: Registrar cantidad. Esta
1:00 p.m. en la segunda sesión. Con ella se busca alerta aparecerá entre las 9:00 a.m. y las 10:00 a.m.,
identificar los sitios de aplicación donde el transportador usted deberá tener consolidada la cantidad de ausentes en
no se ha hecho presente, de modo que se pueda el sitio para registrar el valor en el APP.
realizar una gestión rápida desde el Icfes en Bogotá.
¿El operador de transporte ya recogió el material?: Esta
¿Se presentaron novedades con el material?: Si/No. Esta alerta aparecerá entre las 12:30 p.m. y la 1:30 p.m. al
alerta estará disponible entre las 6:30 a.m. y las 6:45 a.m. finalizar la primera sesión y entre las 6:30 p.m. y las 7:30
en primera sesión, y entre la 1:00 p.m. y la 1:15 p.m. en p.m. al finalizar la segunda sesión.
segunda sesión; busca identificar problemas relacionados con
el material registrado en los recibos o formatos, o cuando este De igual forma, el APP cuenta con un módulo para reportar
no coincide con las cantidades efectivamente recibidas en el las novedades como cambios de material de examen,
sitio de aplicación. Si usted identifica una novedad de este asignación de holguras, reporte de anulados, entre otros,
tipo, deberá realizar el recuento como mínimo dos veces más, que le serán presentados durante el taller práctico.
con el fin de asegurar que efectivamente hay un faltante.
Es importante que tenga en cuenta que usted deberá ejecutar
. ¿Ya se dio apertura al sitio?: Si/No. Esta alerta aparecerá algunas funciones administrativas que le asignará el operador
entre las 7:00 a.m. y las 7:30 a.m., en primera sesión y de logística de aplicación.
PREPARACIÓN DE LA APLICACIÓN
Recuerde que, como requisito para ejercer el rol de encargado de aseguramiento y control,
usted debe haber realizado las siguientes actividades antes de la aplicación:
Completar el proceso formativo virtual en la plataforma Moodle y aprobar la evaluación
para ser invitado al taller práctico.
Descargar el certificado que lo acredita para tomar el taller práctico.
Leer y estudiar su manual, elaborando un listado de las dudas e inquietudes que se le
presenten durante el curso virtual.
Asistir al taller práctico con el coordinador de nodo , donde recibirá el manual y la credencial
con su escarapela, además de los datos del sitio de aplicación, del operador de transporte y del
delegado asignado al sitio, de la cantidad de examinandos citados, cantidad de salones, etc.
Verifique, con el operador de transporte, las condiciones Recuerde que está prohibido el uso de celulares o aparatos electrónicos
y horarios de llegada y entrega del material de examen dentro del sitio y durante toda la jornada de aplicación. Es por ello que,
al sitio de aplicación. para el control de tiempos, debe utilizar reloj de pulso.
EJECUCIÓN DE LA APLICACIÓN
ANTES
ANTES
Una vez se encuentre en el sitio de aplicación correspondiente (6:00 a.m.),
diríjase a la oficina del delegado y realice las siguientes actividades: 6:00 a.m.
Recuerde: a partir de este momento, no está permitido que abandone el sitio de aplicación.
A continuación, se describen las actividades a desarrollar con el material de examen antes de la prueba:
1 Recepción y verificación del material de examen por parte del operador de transporte y
de examen asignado al sitio de reporte en el APP que el mismo ya hizo entrega del
material. Verifique la información de la Guía de entrega
aplicación y recolección de contenedores contra el rótulo que
identifica a cada uno de los contenedores, teniendo en
Las actividades que se describen a continuación cuenta la siguiente información:
deberá realizarlas en presencia del delegado quien, al
terminarlas, deberá firmar los recibos correspondientes
en señal de aceptación de la información en ellos Prueba. Ciudad.
registrada. Sesión. Departamento.
Fecha de aplicación. Dirección del sitio.
En la oficina del delegado, a Sitio de aplicación. Cantidad total de
las 6:00 a.m. en primera sesión Código del sitio. contenedores del sitio.
y a la 12:30 p.m. en segunda 6:00 - 6:15 a.m.
sesión, reciba el material
6 EJECUCIÓN DE LA APLICACIÓN
2.Número de precinto.
Cuando el delegado se lo
solicite (aproximadamente entre
3.Tipo de contenedor (material de examen u hojas de 6:15 - 6:30 a.m.
las 6:15 a.m. y las 6:30 a.m.
respuestas).
para la primera sesión, y entre
las 12:45 p.m. y la 1:00 p.m.,
para la segunda sesión), realice las siguientes actividades,
Adicionalmente, registre:
en el orden en que se mencionan:
a.Hora de entrega del material.
1. Rompa los precintos de todos los contenedores.
b.Novedades con contenedores (si las hay) y
2. Abra el contenedor denominado Hojas de respuestas
repórtelas al delegado para que este a su vez las
y saque el Recibo de entrega y recolección de material
informe al coordinador de nodo; y luego repórtelas
de examen.
en el APP. En caso de diferencias en las cantidades,
recuerde notificar de inmediato al delegado y hacer
3. Realice la verificación de la información correspondiente
al menos dos verificaciones antes de que se realice
a cada contenedor según el Recibo de entrega y
el reporte al coordinador de nodo, con el fin de
recolección de material de examen (cantidad de tulas,
estar seguros de los faltantes.
número y precinto), utilizando la parte de “Entrega”
del mismo.
Verificación del material de examen asignado:
4. En caso de evidenciar inconsistencias, registre la
observación en el Recibo de entrega y recolección
de material de examen y notifique al delegado,
quien, a su vez, deberá informarle al coordinador
a. de nodo.
Elementos en el contenedor de hojas de respuestas: delegado, firme y solicite al delegado su firma, entréguele
una copia del recibo y conserve la otra. Estos kits deben
ANTES
empacarse y retornar en la misma forma en que llegaron.
Kits tiflológicos:
Contenedor
Para la población con discapacidad visual se ha En cada sesión, saque las tulas de cada contenedor
dispuesto la entrega de kits tiflológicos asignados al sitio teniendo cuidado de no desprender el GPS, evitando
de aplicación en donde están citados estos examinandos. perder su custodia y siguiendo el orden que aparece
Dicho material debe ser entregado y devuelto el mismo en el Recibo de entrega y recolección de material de
día de la aplicación, en las condiciones en las que examen, verificando que la información coincida.
se entregó; por lo cual, es muy importante hacer esta Luego, apoye al delegado en las siguientes actividades:
recomendación al personal de apoyo encargado de
usar estos equipos. Tenga en cuenta que estos elementos
tienen un costo alto. 1. Rompa el precinto de cada tula.
El delegado le indicará a quiénes debe entregar este kit,
para que realice el registro correspondiente en el Recibo 2. Saque las bolsas de seguridad que contienen el
de entrega y recolección de kits tiflológicos, el cual debe material de examen por salón y organícelo teniendo
ser firmado por la persona que lo recibe. Al finalizar en cuenta la asignación de los coordinadores de
el examen, usted deberá recibir los kits tiflológicos salones.
nuevamente por parte del personal de apoyo a quien se
lo entregó y solicitar la firma del correspondiente recibo.
3. Revise que las bolsas de seguridad donde vienen
Tan pronto reciba este material debe revisar y comparar empacados los cuadernillos de examen para cada
los elementos y las cantidades devueltas. Si el material salón se encuentran debidamente selladas con la
está completo, firme el recibo, solicite la firma del apoyo cinta de seguridad.
que los tenía a cargo y solicite al delegado su firma;
entréguele una copia del recibo y usted conserve la otra.
4. Asegúrese de que el número que viene impreso en
Si el personal de apoyo no devuelve el kit tiflológico la cinta de seguridad de cada bolsa corresponde al
completo, haga la anotación en la casilla de número impreso en la misma bolsa.
Observaciones de este mismo recibo, informe al
8 EJECUCIÓN DE LA APLICACIÓN
5. Verifique que el número de seguridad de la bolsa reportarlo de inmediato al delegado y dejar evidencia de
coincida con lo registrado en el Recibo de entrega y la novedad en el APP en la alerta correspondiente.
recolección de material de examen.
ANTES
Recuerde que:
6. Una vez termine este proceso, proceda a entregar al
delegado las bolsas de seguridad sin abrir. Solo hasta que los coordinadores de salones hayan contado el material
de examen en cada sesión, el delegado firmará el Recibo de entrega
y recolección del material de examen; asegúrese de que el delegado
Si se encuentra alguna alteración en la cinta o en los firme en el espacio correspondiente. Usted y él deberán quedarse con
números que identifican cada bolsa, infórmele al delegado, una copia del Recibo
quien debe informar de inmediato al coordinador de nodo
Le debe informar claramente al delegado y a los coordinadores de
y dejar constancia en Recibo de entrega y recolección de
salones que el material de examen deberá permanecer bajo custodia
material de examen que usted le entregó, de igual manera en la oficina del delegado, hasta tanto los examinandos se encuentren
deje evidencia en el reporte del APP. ubicados dentro de los salones.
DURANTE
Manejo del sistema biométrico encargado de aseguramiento y control (usted) le haga
la respectiva toma de impresión dactilar en el sistema
Usted será el encargado de manejar el sistema biométrico y diligencie el Acta de toma de impresión
biométrico. Recuerde que este procedimiento se debe dactilar con lector biométrico (si por alguna razón o
adelantar en cada sesión, para lo cual el operador de falla no es posible hacer la toma de impresión dactilar
logística de aplicación le dará las indicaciones precisas con el lector biométrico, se debe realizar manualmente
que debe tener en cuenta para hacer el registro dactilar. en el Acta de toma de impresión dactilar sin lector
biométrico). Posteriormente, usted deberá notificarle
Los examinados que requieren del registro biométrico al examinando la autorización de ingreso al salón
son todos aquellos que, al momento del ingreso al salón, de aplicación, con la cual el examinando deberá
cuentan con un documento válido pero que no tiene foto desplazarse inmediatamente al aula correspondiente.
o huella (incluido el denuncio por hurto o constancia por El jefe de salón deberá recibir la autorización del
pérdida de documentos). El jefe de salón enviará a estos examinando para ser entregada al coordinador de
examinados a la oficina del delegado para que allí, el salones (o de sitio), al finalizar la sesión.
DURANTE
Tenga en cuenta que, para las actividades de control del material durante y después de
la aplicación, usted deberá utilizar el Recibo de entrega y recolección de material de
examen (parte de Recolección).
1. Realice el conteo del material para verificar que las abrir hasta la finalización de cada sesión y que nadie
cantidades de cuadernillos y de hojas de respuestas está autorizado para abrir esta tula una vez haya sido
sean iguales; si los totales no coinciden, revisen sellada. La apertura de tulas selladas solo podrá hacerse
nuevamente con el delegado, los cuadernillos y con la autorización del Icfes, para lo cual el delegado
localicen las hojas de respuestas faltantes. debe informar al coordinador de nodo, quien, a su vez,
solicitará la debida autorización a esta entidad.
DESPUÉS
DESPUÉS
Una vez finalizada la prueba en su sitio de aplicación, deberá llevar a cabo ciertas
actividades para garantizar un adecuado cierre de la jornada.
Organización y empaque
de los cuadernillos: registrar los números en la Guía de entrega y
recolección de contenedores.
AU
SEN
TES
Precintos:
PR
ESE
NT
ES
Acta de sesión
parte superior
Bolsa de
seguridad
Retirar, de la tula de material de examen de ausentes, En primera sesión, se deberá guardar en el contenedor
DESPUÉS
el paquete de hojas de respuestas de los examinandos de hojas de respuestas lo siguiente:
ausentes y ubicarlo encima de la torre de hojas de
respuestas de presentes, colocando un cartón que La tula de hojas de respuestas.
debe tener los siguientes datos: la palabra “Ausentes”, El Recibo de entrega y recolección de material
el código del sitio, el nombre del sitio y del municipio. de examen, verificando que esté completamente
Adicionalmente, si existen casos especiales, deberá diligenciado. Recuerde que debe quedarse con una
colocarlos en la parte superior de esta torre, separados copia.
por un cartón que debe tener los siguientes datos: las
palabras “Casos especiales”, el código del sitio, el En la última sesión, se deberá guardar en el contenedor
nombre del sitio y del municipio. de hojas de respuestas lo siguiente:
Adicionalmente, registre:
Recuerde que todas las situaciones especiales se deben registrar siempre en la sección
de Observaciones de los formatos físicos correspondientes, según sea el caso y que,
además, las debe notificar inmediatamente al delegado.
Día del taller práctico del nivel 2 1. 30 minutos después de iniciada la sesión, apoye al delegado en el
procedimiento de recepción y organización del material de examen
1. Asista a la sesión del taller práctico. de ausentes.
2. Reciba la información sobre el sitio de aplicación por parte del 2. Realice el procedimiento de empaque y custodia del material de
coordinador de nodo. ausentes con apoyo del Recibo de entrega y recolección de material
3. Reciba su manual, la credencial que lo acredita como encargado de de examen.
aseguramiento y control, y los datos del sitio de aplicación. 3. Reporte en APP hora de recolección de material de ausentes.
4. En comunicación telefónica con el delegado verifique la información
de contacto del representante del operador de transporte asignado
al sitio de aplicación e indague si la institución ha establecido algún Después
esquema especial para el ingreso del material de examen.
5. En comunicación telefónica con el representante del operador de 1. Entregue al delegado la tula con el material de los examinandos
transporte, verifique las condiciones y horarios de llegada y entrega ausentes. Este deberá verificar los datos de la tula en el Recibo de
del material de examen al sitio de aplicación. entrega y recolección de material de examen.
2. Apoye al delegado en el procedimiento de conteo, verificación y
empaque de cuadernillos usando el Recibo de entrega y recolección
EJECUCIÓN DE LA APLICACIÓN - (día de la prueba) de material de examen.
3. Apoye al delegado en el procedimiento de conteo, verificación
Antes y empaque de las hojas de respuestas con el Recibo de entrega y
recolección de material de examen y luego fírmelo.
1. Llegue al sitio de aplicación a las 6:00 a.m. y diríjase a la oficina del 4. Entregue los contenedores con el material de examen al representante
delegado, preséntese con este y con el coordinador de sitio. del operador de transporte.
2. Verifique las condiciones de seguridad de la oficina y establezca su 5. Verifique la información de la Guía de entrega y recolección de
área de trabajo. contenedores y fírmela.
3. Realice el procedimiento de recepción y verificación del material de 6. Revise y confirme que haya diligenciado todos los formatos a su
examen contra la Guía de entrega y recolección de contenedores. cargo, de manera exacta, completa y clara.
4. Reporte en el APP la hora de llegada del material. 7. Reporte en el APP la hora de cierre de la aplicación.
5. Revise y firme la Guía, junto con el representante del operador de 8. Organice y entregue al delegado los documentos que soportan la
transporte. ejecución de sus actividades.
6. Lleve a cabo el procedimiento de verificación del material en los
contenedores contra el Recibo de entrega y recolección de material
de examen.
7. Realice el procedimiento de recepción, organización y entrega del RECOMENDACIONES ADICIONALES
material de apoyo (kits tiflológicos) con ayuda del Recibo de entrega
y recolección de kits tiflológicos (si aplica). 1. Prepárese con tiempo, de forma completa, consciente y responsable.
8. Efectúe el procedimiento de organización, conteo y entrega del 2. Asista puntualmente al sitio de aplicación, portando la credencial que lo
material de examen al delegado, usando el Recibo de entrega y identifica como encargado de aseguramiento y control.
recolección de material de examen. 3. Lleve siempre con usted el manual y controle la realización de sus
9. Acompañe al delegado en la verificación del material de examen actividades con ayuda de la guía paso a paso.
entregado por él a los coordinadores de salones. Confronte la 4. Permanezca en la oficina del delegado en todo momento. Ese será su
información contra el Recibo de entrega y recolección de material de lugar de trabajo.
examen. 5. Sea estricto con la organización, conteo y registro del material, para así
10. Una vez haya entregado, contado y verificado el material de facilitar el trabajo de toda la jornada.
examen, firme el Recibo de entrega y recolección de material de 6. Consulte en su manual el tratamiento que debe dar a las diferentes
examen (Entrega). situaciones especiales.
11. Verifique la entrega del material de examen a los coordinadores de 7. Ejerza permanente custodia del material de examen, ya que esta es su
salones por parte del delegado, en su oficina, para que estos, a su principal responsabilidad.
vez, lo entreguen a cada jefe de salón en el momento indicado y en 8. Apoye al delegado en los procedimientos de organización, conteo y
el aula correspondiente. empaque del material de examen.
12. Reporte en el APP la hora de apertura del sitio. 9. Nunca delegue a otros las responsabilidades asignadas a su rol.
10.Diligencie cada uno de los formatos a su cargo garantizando que la
información sea: veraz, clara, precisa, legible, completa, y coherente.