Revisión : 11

P-FM-01
Aprobación : 01/07/2016
: Jefe de
Elaborado
Operaciones
SOPORTE A LOS CONTRATOS DE SC : Sub-Gerente
Revisado
FACILITIES MANAGEMENT de FM.
: Gerente de
Aprobado
Segmento

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para el adecuado soporte del personal de la

Gerencia de Operaciones a los Áreas Operacionales de SC Facilities
Management, en las etapas de pre-operacional, operacional y/o cierre de
actividades.

2. ALCANCE

Se aplica en todas las negociaciones y operaciones de Facilities Management a

nivel nacional.

3. RESPONSABILIDADES

Gerente de Segmento

 Tiene la responsabilidad de desarrollo del segmento logrando rentabilizar los

puntos de operación.

Gerente de Facilities Management

 Soporte de operaciones actuales.

 Supervisión de todos los contratos de FM cada que se requiera.
 Selección de personal operativo cada que se requiera.
 Reunión periódica con clientes, cada que sea requerida.

Jefe de Operaciones o Supervisor de Operaciones

 Supervisar el buen servicio en las operaciones asignadas alineado al

estándar y los valores Sodexo.
 Asegurar los cumplimientos contractuales para cada operación en términos
de alcances del servicio, responsabilidades, ANS pactado y entregables
definidos.
 Coordinar con las distintas áreas del "back office" lo requerido para la
implementación y/o apertura de nuevas operaciones.
 Participar activamente en las reuniones mensuales con el cliente para revisar
el "Client Report" y los acuerdos que se generen. Supervisar el cumplimiento
de estos acuerdos a través del acta de reunión.
 Asegurar el liderazgo del ADC y velar por la integración de todo el equipo.
 Evaluar el desempeño del personal a cargo y coordinar las rotaciones o
movimientos de personal necesario.
 Generar reuniones de coordinaciones con los ADC para la revisión de
resultados económicos.

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Segmento
Administrador de Contrato

 Velar por el cumplimiento de los ANS (Acuerdos de nivel de servicio) del

contrato.
 Atender los requerimientos del cliente.
 Generar la mayor cantidad de órdenes de compra refacturables para Sodexo.
 Supervisar personal a su cargo dentro de la operación.
 Comunicación constante con Back Office Sodexo para apoyarlos en su
operación actual.
 Generación de documentos de sustento de gestión para el cliente: Client
Report, Indicadores de Gestión.
 Controlar presupuesto mensual de su contrato y reportar a la gerencia de FM
mes a mes las ventas y manejo de costos de su operación.

4. PROCEDIMIENTO

4.1. ETAPA PRE-OPERATIVA

Una vez terminada la negociación, se procede a la confirmación de los

servicios a través de Buena Pro(S/C) en caso sea requerida por ambas partes,
o correo electrónico confirmando la aceptación de la propuesta donde se
especifican claramente las condiciones bajo las cuales se prestará el servicio.
Posteriormente se procederá a la elaboración y firma del contrato con el cliente
u Orden de Compra(S/C) en casos particulares.

Es tarea del Gerente y/o Jefe de Operaciones comercial informar con claridad
al área de operaciones el alcance y variables económicas del negocio
contratado.

En esta Etapa el Back Office de Facilities Management, da soporte a los

Contratos de acuerdo a la información que deberá manejar el contrato para su
próximo funcionamiento. En la “Matriz de Soporte de Back Office a los
Contratos de Facilities Management” DOC-FM-05.

4.2. ETAPA OPERATIVA

En esta etapa de ejecución y seguimiento el contacto con las áreas de soporte

es permanente. Los responsables del seguimiento de esta etapa son: Gerente
de Facilities Management, personal de Back Office.

En esta Etapa el Back Office de Facilities Management, da soporte a los

Contratos de acuerdo a la información que deberá manejar el contrato durante
su funcionamiento. En la “Matriz de Soporte de Back Office a los Contratos de
Facilities Management” DOC-FM-05.

La implementación de una operación se registra en el R-FM-01-1 Plan de

implementación de servicios.

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Segmento
4.3. ETAPA DE CIERRE

El cierre de una operación se puede dar por estos motivos:

 Cuando el cliente por iniciativa propia cancela el contrato.

 Cuando Sodexo por iniciativa propia cancela el contrato.
 Cuando el contrato vence y no se renueva.

El Administrador de Contrato realizará las coordinaciones en esta etapa. Estas

coordinaciones están especificadas en la “Matriz de Soporte de Back Office a
los Contratos de Facilities Management” DOC-FM-05.
El cierre de una operación se registra en el R-FM-01-2 Plan de cierre.

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS

DOC-FM-01 Manual de Operaciones

Sin Código Presentación en Power Point.
Sin Código Contrato Servicio Integral Sodexo.

6. REGISTROS ASOCIADOS

DOC-FM-05 Matriz de Soporte de Back Office a los contratos de FM

Sin código Propuesta Técnica-Económica.
()
R-FM-01-1 Plan de implementación de Servicios.
R-FM-01-2 Plan de cierre

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