MANUAL DE PROCESOS

GESTION LOGISTICA

FICHA 1565222
PRESENTADO POR
SILVIA LISETH BAUTISTA VARGAS

JULIO 2018
 COLANTA

DEPENDECIA: DISTRIBUCION
MANUAL DE INVENTARIOS
FECHA DE ELABORACION: 23-07-2018
INDICE
DOCUMENTACION DE UN INVENTARIO
RECURSO HUMANO
AREA A INVENTAREAR
HAND HELD (SAP)
PAPELERIA
FUNCIONES GENERALES DE LOS PARTICIPANTES
CONTEO FISICO-SAP
PROCEDIMIENTO FINAL- POST INVENTARIO
INTRODUCCION
PLANTEAR EL PASO A PASO PARA REALIZAR LA TOMA FISICA DE
UN INVENTARIO TENIENDO EN CUENTA LAS POLITICA
ORGANIZACIONAL Y PROCEDIMIENTOS ESTANDAR DE LA
EMPRESA
OBJETIVOS GENERAL
DESARROLLAR, REALIZAR EL INVENTARIO DE FORMA
ADECUADA QUE GARANTICE LA COMFIABILIDAD DE
MOVIMIENTOS CARGADOS AL SISTEMA DE INFORMACION (SAP)
PARA SUS RESPECTIVOS AJUSTES
PREPARACION DEL INVENTARIO-PREINVENTARIO
DOCUMENTACION
Por ningún motivo se debe omitir una labor tan importante y relevante
como el corte de documentos acorde con las fechas programadas para
la toma física del inventario, tales como entradas y salidas del almacén,
facturas, recibo de cajas, así como el kardex de productos, labor que
debe ser adelanta por el área contable o en su defecto, por la persona
delegada por la administración para el inventario, por cuanto es un
procedimiento necesario para una adecuada confrontación de los
registros contables con la toma fisica.
RECURSO HUMANO
Se deben designar las personas que van a participar en el proceso de
inventario dentro de los cuales debe participar como mínimo un
funcionario del departamento de contabilidad, uno de la gerencia de
producción y uno del área administrativa a cargo del control y custodia
de los bienes de la empresa, entre otros (personal de conteo,
anotadores, coordinadores, jefe de inventario, etc.) Conformando como
mínimo dos grupos de conteo para toma fisica
Es importante divulgar e instruir al personal de la forma como se va a
proceder para la toma fisca del inventario aras de eficiencia, eficacia y
la economía de la empresa, o se debe designar el personal que asuma
la responsabilidad y supervisión de la toma fisica.
AREA A INVENTAREAR

Ordenar previamente y adecuadamente las existencias para facilitar un

efectivo conteo, en la medida posible de tal manera que se encuentren
un solo sitio cada bien y no disperso en varios sitios. Esta actividad es
sumamente importante, ya que del alistamiento depende la efectividad
y menor tiempo para realizar el conteo. Los ítems a inventariar deben
previamente, clasificarse e identificarse claramente, mediante la
colocación de etiquetas o rotulación apropiada que permita su
identificación. Aislar debidamente los productos y/o elementos dañados,
obsoletos y demás para dar de baja
HAND HELD (SAP)
Mediante el uso de terminales de radiofrecuencia y dirigido por el
sistema de información (SAP) mediante una programación de conteo
de confiabilidad se procede a al conteo físico con la información que
posee el sistema y se compara con lo físico para su respectivos ajustes
según la justificación del centro de distribución

PAPELERIA

Preparar planillas de toma fisica de inventario adecuado, las cuales

deben contener información básica, como por ejemplo; fecha en la cual
se está realizando el inventario, ubicación, participantes de la toma
fisica. Dentro del cuerpo de la planilla se debe incluir campos que
permitan identificar plenamente los bienes, dentro los cuales podemos
mencionar; rotulo, código del producto, descripción del producto, estado
y cantidades. Como
procedimiento de control interno, por cuanto a las personas que
participen en el conteo físico, se deben realizar dos conteos con las
consecuentes verificaciones que resulten entre el primer y segundo
conteo, finalmente el jefe de inventario debe retroalimentar todo el
proceso de pre-inventario para asegurar que la toma fisica de inventario
se lleve a cabo sin contratiempos.

FUNCIONES GENERALES DE LOS PARTICIPANTES

Por regla general y como medida de control interno, los funcionarios
que participen en la toma fisica del inventario no deben ser los mismos
que tienen bajo su custodia los inventarios ni el control de
documentación sobre los mismos.

Se deben conformar dos grupos de compuesto por una persona de

conteo, un anotador, un coordinador y el jefe de inventario con las
siguientes funciones.
Anotador: verificar en los listados la existencia del número del rotulo
confirmando que concuerde con el bien que se está inventariando,
trasladar la información pertinente a la planilla haciendo las
observaciones que haya lugar.
Coordinador: si evidencia que el bien no está registrado, procede a
incluirlo en la planilla tomando nota de toda la información de rigor con
el respectivo rotulo que se le esta asignando, de presentarse
inconsistencias procede a verificar personalmente.
Jefe de inventario: es el funcionario designado para garantizar que se
cumplan los objetivos propuestos por la empresa para la toma fisica del
inventario durante todo el proceso.
CONTEO FISICO-SAP
Durante la toma fisica se debe evitar a toda costa, el movimiento de
entradas y salidas de productos, la labor debe coordinarse previamente
(Ventas, Compras, Remisiones, etc.) Debe haber una adecuada y
directa supervisión a los encargados de efectuar el conteo para
garantizar su efectividad.
El anotador por su parte, verifica que aparezca registrado el bien y
traslada a la planilla el número de rotulo, nota la misma información que
no aparezca en los listados o que sea errada y toma nota del estado y
observaciones que estime conveniente.
Los registros deben ser claros, concisos, legibles y no presentar
tachones ni enmendaduras, si hay lugar a correcciones en las planillas
por su mal diligenciamiento, el coordinador es la única persona que
estará autorizada para anular el registro y convalidarlo correctamente.
PROCEDIMIENTO FINAL- POST-INVENTARIO
Como parte del procedimiento de la toma fisica de inventario, se debe
tener en cuenta el “Post-Inventario” fase durante la cual se procede a
hacer las conciliaciones entre el conteo físico y SAP dejando evidencia
de las correspondientes conciliaciones
Una vez realizado el inventario, el jefe de inventario procederá a realizar
las siguientes actividades junto con el funcionario administrativo a cargo
del control, custodia y salvaguarda los bienes, al departamento de
contabilidad y la gerencia. El jefe de inventario estará a cargo de
recopilar, organizar y clasificar la información resultante de inventario,
junto con el funcionario administrativo a cargo de control, una vez
cotejado el inventario con el área administrativa y obtenido el inventario
valorizado, se procederá a conciliar dichos resultados entre el ERP y
WMS
Finalmente, el jefe de inventario en coordinación con el departamento
de contabilidad y el funcionario administrativa a cargo del control,
custodia y salvaguarda los bienes, determinan los ajusten necesarios
para dar un informe final del inventario

INVENTARIO DOCUMENTOS RECURSO

HUMANO

AREA PAPELERIA FUNCIONES

POST-
CONTEO INVENTARIO INFORME