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Caso Negocio:
Determina si el proyecto vale o no la
inversión requerida (análisis costo
beneficio).
Acuerdos:
En caso el proyecto sea respuesta a una
convocatoria del cliente externo
Desarrollo del acta de constitución del Proyecto:
Factores ambientales:
Factores culturales
Cultura organizacional
Normas gubernamentales o industriales
Tolerancia al riesgo de los interesados
Factores creados
Infraestructura(capacidad instalada):
Técnica y humana.
Sistema de autoridad
Factores de información
Sistema de Administración de personal
Condiciones del mercado
Sistema de información de Gerencia de
Proyectos
Base de datos Comerciales
Desarrollo del acta de constitución del Proyecto:
Juicio de expertos:
Experiencia previa en………
Cuando está documentada es confiable.
Se encuentra disponible a través de
diferentes fuentes como consultores,
clientes, patrocinadores, asociaciones
profesionales, PMO (Expertos en la
materia.
Técnicas de facilitación:
Tormenta de ideas, resolución de
conflictos, solución de problemas y
gestión de reuniones
Desarrollo del acta de constitución del Proyecto:
El plan para la dirección del proyecto define la manera en que el proyecto se ejecuta, se
monitorea, se controla y se cierra.
El contenido del plan para la dirección del proyecto es variable en función del área de
aplicación y de la complejidad del proyecto.
Se desarrolla a través de una serie de procesos integrados que se extienden hasta el cierre
del proyecto.
Este proceso da lugar a un plan para la dirección del proyecto que se elabora progresivamente
por medio de actualizaciones, y que se controla y aprueba a través del proceso.
Factores culturales
Cultura organizacional
Normas gubernamentales o
Industriales.
Tolerancia al riesgo de los
interesados
Factores creados
Infraestructura(capacidad instalada): Técnica y humana.
Sistema de autoridad
Factores de información
Sistemas de Administración de personal
Condiciones del mercado
Sistemas de información de Gerencia de Proyectos
Base de datos comerciales
Desarrollo del Plan para la Dirección del Proyecto
Activos de los procesos de la organización
Procesos y procedimientos de la
Organización
Políticas y normas
Guías, instrucciones de trabajo,
criterios de evaluación de propuestas
y criterios de medición del rendimiento
estándares.
Plantillas (Cronogramas)
Requerimientos de comunicación de la organización.
Procedimientos
Control financiero
Gestión de problemas y defectos
Control de cambios
Control de riesgos
Aprobación y emisión de autorizaciones de trabajo
Desarrollo del Plan para la Dirección del Proyecto
Juicio de expertos :
Se utiliza para evaluar las entradas necesarias para dirigir y gestionar la
ejecución del plan para la dirección del proyecto
El Juicio y la experiencia se aplican a todos los detalles técnicos y gestión
Uso de conocimientos o capacitación especializados.
Puede obtenerse experiencia adicional de muchas fuentes entre otras:
- Otras unidades dentro de la organización
- Consultores y otros expertos en la materia (int o ext)
- Interesados, incluidos clientes, proveedores y patrocinadores y
- Asociaciones profesionales y técnicas
3. Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto (Ejecución)
Reuniones :
Durante la ejecución del proyecto el DP y los miembros de su equipo se reúnen
para intercambiar información , evaluar alternativas y tomar decisiones.
Una reunión efectiva requiere:
Todos los participantes tengan una agenda clara predefinida con los temas de la
orden del día y objetivos
Al finalizar la reunión debería documentarse:
Las decisiones tomadas
Las acciones a realizar
Las fechas límite para cumplir dichas acciones y resp. de cada acción.
3. Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto (Ejecución)
Entregables :
Un entregable es cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio,
único y verificable, que debe producirse para terminar un proceso, una fase o un
proyecto.
Datos del desempeño del trabajo:
Son las observaciones y mediciones identificadas durante la ejecución de las
actividades.
Incluyen por ejemplo el trabajo completado, los indicadores clave de desempeño,
las medidas de desempeño técnico, las fechas de comienzo y finalización de las
actividades planificadas, el número de solicitudes de cambio, el número de
defectos, los costos reales, las duraciones reales, etc.
3. Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto (Ejecución)
Solicitudes de cambio :
Es una propuesta formal para cualquier documento, entregable o pedir un cambio
en la línea base
Puede ser directa o indirecta, originadas interna o externamente, opcionales u
obligatorias (ya sea por ley o por contrato) y puede abarcar:
Acción correctiva: realinear el desempeño del plan
Acción preventiva: asegurar el desempeño futuro se alinea al plan
Reparación de defectos: modificar un producto o componente de producto no
conforme.
Actualizaciones: cambio en los elementos formalmente controlados del
proyecto, como documentos, planes, etc, para reflejar ideas o contenidos que se
han modificado o añadido.
3. Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto (Ejecución)
Evaluar las mediciones y las tendencias que van a permitir efectuar mejoras al
proceso
El monitoreo permite conocer la salud del proyecto e identificar las áreas que
puedan requerir una atención especial.
Se ocupa de:
Comparar el desempeño real con lo planificado
Evaluar el desempeño para determinar la necesidad de una acción preventiva o
correctiva
Identificar nuevos riesgos y analizar, revisar y monitorear los riesgos existentes
del proyecto
Mantener una base de información precisa y oportuna y su documentación
relacionada.
Proporcionar la información necesaria en el informe de estado, el avance a las
fecha y las proyecciones.
Proporcionar pronósticos que permitan actualizar el costo y cronograma
actuales
Monitorear la implementación de los cambios aprobados
Informar adecuadamente sobre el avance del proyecto y su estado al dirección
del programa, cuando el proyecto forma parte de un programa global.
5. Monitorear y controlar el trabajo (Monitoreo y control):
Análisis de datos:
Análisis de alternativas: evaluar diferentes opciones para la implementación de acciones
correctivas o preventivas.
Análisis costo-beneficio: seleccionar las mejores acciones correctivas o preventivas en función
de la eficiencia (lograr el objetivo al menor costo posible) o justificación económica de
implementar ese cambio.
Análisis del valor ganado: evaluar de manera integral el desempeño del alcance-tiempo-costo.
Análisis de la causa-raíz: investigar cuál es la principal causa de los problemas.
Análisis de tendencias: en función de la información histórica y presente del proyecto, estimar
tendencias y posibles resultados futuros.
Análisis de la variación: evaluar las diferencias entre el estado actual del proyecto y las líneas
base del plan original
6. Realizar control integrado de cambios (Monitoreo y control):
Prácticamente es muy difícil que un proyecto se ejecute exactamente igual a lo
planificado originalmente, por lo tanto, el DP debería ser flexible para administrar
los cambios.