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10 maneiras de otimizar
a gestão financeira da
sua empresa
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Sumário

Introdução..................................................................................................................................................................... 3
Principais erros na gestão financeira................................................................................................................ 4
Solução para todos os problemas: sistema de gestão.............................................................................. 12
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1. Introdução

O lucro é um dos principais objetivos de qualquer empreendedor, e alcançá-lo é

tarefa que exige planejamento e dedicação. Por outro lado, nem sempre esta receita
é suficiente para garantir a lucratividade de uma empresa, se nela o ingrediente da
gestão financeira não for considerado na devida importância.

Mas o que difere as empresas que apresentam alta lucratividade daquelas que têm
que se esforçar de maneira extrema para cobrir os custos e garantir algum lucro?
As respostas podem ser variadas, mas, certamente, uma delas diz respeito à gestão
financeira que, em muitos casos, nem sempre consegue aumentar as receitas e
reduzir custos e despesas e maximizar o retorno.

Afinal, existem inúmeras considerações que precisam ser feitas com relação ao
resultado, que vão além da receita, do custo e do lucro aferido nas negociações.
O controle de caixa, a gestão de estoque, a administração dos custos, enfim, tudo
o que diz respeito a qualquer operação empresarial gera um sistema que pode
se tornar complexo demais para quem tenta seguir fórmulas ultrapassadas, não
investe de maneira adequada na gestão financeira ou desconhece os mecanismos
que permitem que ela seja feita de forma precisa.

Esse ebook se dedica a facilitar a relação do empreendedor com esse aspecto

fundamental para o desenvolvimento de uma empresa. Nele serão verificados os
principais erros cometidos na gestão das finanças, bem como serão apresentadas
as soluções para problemas específicos, abordando as vantagens que a automação
dos processos inclui. Continue acompanhando e tenha uma ótima leitura!

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2. Principais erros na gestão financeira

Conhecer o próprio segmento de mercado, oferecer produtos ou serviços

diferenciados, com alto padrão de qualidade e apresentar excelência no
atendimento aos clientes, garantindo uma logística perfeita nas entregas e até um
pós-venda de alto padrão, não são garantias absolutas de sucesso e isso é válido
para qualquer negócio.

Afinal, se erros primordiais foram cometidos durante o processo de gestão

financeira, os desvios poderão causar confusões de valores, percepções
equivocadas de receitas e uma série de outras inconveniências que deverão atingir
com gravidade a saúde financeira da empresa.

Este tópico verificará, portanto, quais são os erros primitivos que os empresários
cometem.

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2. Principais erros na gestão financeira

2.1. Não controlar o fluxo de caixa diariamente

Registrando a entrada, a saída de recursos, a origem e o destino do dinheiro, o caixa

da empresa é o indicador mais imediato da saúde financeira do negócio, e deixar
de controlá-lo significa que o empresário está abrindo mão deste indicador.

Sem este expediente, torna-se improvável que a origem dos recursos seja
identificada de maneira apropriada, permitindo que o dinheiro obtido nos
recebimentos por negociações realizadas seja confundido com investimentos. Ao
mesmo tempo, não haverá como definir qual a quantidade de dinheiro saiu do
caixa e para qual finalidade as quantias se destinaram.

Além de permitir controlar detalhadamente o movimento de capital na empresa,

o fluxo de caixa é essencial para a identificação de informações estratégicas,
essenciais para o planejamento do negócio.

Por exemplo, a partir deste controle é possível reconhecer o comportamento de

clientes quanto às formas de pagamento, o que permite oferecer tratamentos
diferenciados para cada caso. Ao mesmo tempo, conferindo os volumes e as
frequências de pagamentos a fornecedores é possível identificar quais são aqueles
que devem oferecer vantagens em negociações.

Se você quiser se aprofundar mais no assunto, nós indicamos que leia também:
Para entender capital de giro e fluxo de caixa

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2. Principais erros na gestão financeira

2.2. Não projetar o fluxo de caixa

Além do fluxo de caixa diário, é fundamental que seja feita a previsão das contas
a pagar e dos recebimentos previstos para o futuro, o que é essencial para um
planejamento de médio e de longo prazo. Sem esta previsão o empresário não tem
como se preparar para novos cenários.

2.3. Não analisar e não planejar a situação financeira da empresa mensalmente

Aliás, os cenários de mercado que uma empresa enfrenta mudam constantemente,

o que exige que o empresário esteja atento para as variações, para que possa
corrigir cursos e adotar iniciativas. Sem fazer um planejamento mensal e sem fazer
a análise periódica da situação financeira da empresa o empresário não tem como
enfrentar estas variações com segurança.

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2. Principais erros na gestão financeira

2.4. Abrir mão do DRE

O Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE) é uma ferramenta muito útil para

aquela análise e planejamento mencionados acima. Da mesma forma que sem
fazer o fluxo de caixa da empresa não é possível compreender a situação diária,
sem o DRE fica difícil ter um conhecimento preciso sobre os rendimentos mensais
da empresa, não sendo possível perceber o lucro ou saber de que operação ele veio.
Também não há como saber quanto saiu do caixa, quando saiu e qual destino que
foi dado para os recursos.

Se você quiser se aprofundar mais no assunto, nós indicamos que leia também: O
que é Demonstrativo de Resultado (DRE) e como fazer em sua empresa?

2.5. Misturar as finanças pessoais com as da empresa

Por serem donos do empreendimento, com acesso livre ao caixa e às contas da

empresa, não é raro os sócios recorrerem ao dinheiro disponível no negócio para
pagar despesas pessoais. Mesmo que por um período breve, esta prática pode criar
distorções nos dados da empresa, com reflexos negativos sobre o desempenho da
atividade.

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2. Principais erros na gestão financeira

2.6. Não controlar o estoque

Não controlar o estoque de maneira rigorosa impede que o empresário reconheça

como as mercadorias giram, o que é essencial para a programação das compras e
para a promoção de vendas. Desta forma, é possível que ele invista em aquisições
desnecessárias ou que deixe de adquirir produtos essenciais, de alto giro ou de
boa lucratividade, e também que deixe de se esforçar para vender determinadas
mercadorias.

Quando abre mão do controle de estoque o empresário se coloca na mão

do destino, ficando à mercê da necessidade de compras emergenciais, que
podem significar gastos excessivos e descontrolados, ao mesmo tempo em
que mercadorias podem ficar encalhadas, o que representa dinheiro parado e a
possibilidade delas se tornarem obsoletas.

Se você quiser se aprofundar mais no assunto, nós indicamos que leia também: O
que fazer para ter um controle de estoque eficiente

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2. Principais erros na gestão financeira

2.7. Não saber calcular o preço ideal de venda das mercadorias

Na hora de remarcar mercadorias ou de precificar um produto ou serviço, o

empresário deve ter em mente os custos de aquisição, de mão-de-obra e os custos
fixos. Não basta arbitrar uma margem de lucro qualquer, que, muitas vezes, pode
ser enganosa.

Em algumas situações, a precificação errada pode criar a ilusão de uma boa

lucratividade, mas que impede a circulação adequada das mercadorias, dos
produtos ou dos serviços. Em outros casos, ela pode ser insuficiente para cobrir os
custos ou para oferecer uma lucratividade compatível com o negócio.

Há até aquelas situações em que o desconhecimento do preço de vendas ideal

impede a prática de descontos, que podem favorecer as negociações, ou permite
que descontos excessivos sejam dados, o que pode mesmo causar prejuízos.

Se você quiser se aprofundar mais no assunto, nós indicamos que leia também:
Clico Responde: Como fazer a precificação de produtos e serviços?

2.8. Não conhecer os custos e as despesas

Sem conhecer detalhadamente os custos operacionais e de produção e as demais

despesas que uma empresa gera, fica impossível definir a política de preços ideal,
como vimos anteriormente.

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2. Principais erros na gestão financeira

2.9. Não administrar o lucro de maneira apropriada

O título “empresário rico de empresa pobre” é muito indesejável. Mesmo assim, não
é raro uma empresa explorar um bom negócio, apresentando alta lucratividade,
mas não conseguir deslanchar no mercado, simplesmente porque toda a
lucratividade acaba sendo direcionada para os sócios.

Assim, enquanto a lucratividade é utilizada em benefícios pessoais, a empresa

míngua, sem investimentos na produção, na aquisição de novos equipamentos,
no treinamento de pessoal, no aprimoramento do atendimento a clientes, na
busca por novos nichos de mercado, no desenvolvimento de novos produtos ou
em qualquer outra iniciativa que signifique melhora no desempenho do negócio e
ampliação da capacidade empresarial.

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2. Principais erros na gestão financeira

2.10. Abrir mão de um sistema de gestão financeira

A gestão financeira exige um controle contínuo de uma grande variedade de

dados. Tradicionalmente, tudo era feito no papel, arquivado em pastas, colecionado
em extensos arquivos físicos.

Com a informatização e o uso das planilhas eletrônicas, tornou-se mais

fácil manipular as informações, minimizando o espaço necessário para o
armazenamento dos dados. Porém, a lógica de gerenciamento permaneceu mais
ou menos igual àquela utilizada nos tempos do papel, servindo o computador para
realizar funções que vão pouco mais além do ponto em que iam as máquinas de
escrever, as calculadoras e os arquivos de pasta suspensa.

Muitas empresas continuam atuando de acordo com as técnicas primitivas,

prescindindo do uso de sistemas de gestão financeira informatizados. Assim,
todos os erros vistos acima ficam potencializados. Mesmo com o ajuda de um
computador é constante a possibilidade das falhas e a necessidade de retrabalhos.

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3. Solução para todos os

problemas: sistema de gestão
Nesse ponto, já é possível concluir que a gestão financeira é determinante do
sucesso de uma empresa e que cometer erros nos processos envolvidos pode
comprometer a lucratividade de um negócio ou até mesmo inviabilizá-lo.

Por outro lado, também já há informações suficientes para deduzir que a gestão
financeira envolve tarefas que apresentam relativa complexidade, incluindo rotinas
repetitivas e que exigem organização, atenção e boa capacidade para lidar com
números.

Diante desses fatos, o empresário pode se sentir inseguro quanto à capacidade que
tem para conduzir estas tarefas e também apreensivo pelo fato de não poder criar
uma estrutura de gestão financeira compatível com as necessidades que possui.

Porém, com a disponibilidade tecnológica hoje existente, a solução para todos os

problemas pode ser facilmente alcançada, a partir da aquisição de um sistema de
gestão informatizado, como será verificado neste capítulo.

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3. Solução para todos os

problemas: sistema de gestão
3.1. Vantagens de automatizar a gestão

Em linhas gerais, é possível destacar que uma das primeiras vantagens que um
software de gestão oferece é permitir que, por meio de procedimentos bastante
intuitivos, toda uma gama de tarefas que envolvem complexidade e repetição seja
realizada de maneira bastante simplificada e segura.

Isso significa que o encarregado dos procedimentos não precisará ser um

especialista em finanças para dar andamento aos processos, o que torna a
relação custo/benefício bastante compensadora, considerando que ela dispensa
a contratação de um profissional com alta qualificação para gerir as finanças da
empresa.

Também é importante ressaltar que a administração financeira precisa que o

software permite oferece as condições ideais para que todas as demais vantagens
de um negócio se manifestem na forma de lucratividade e bom desempenho, o
que pode ser visto de maneira mais detalhada, a seguir.

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3. Solução para todos os

problemas: sistema de gestão
3.2. Exatidão e acessibilidade

Mesmo que já tenha abandonado a papelada, muitas vezes o empresário é

confrontado pela dispersão das informações em diferentes bancos de dados que
são difíceis de organizar e de acessar. Desta forma, a possibilidade de visualização
imediata destas informações — o que é essencial para subsidiar e dar agilidade para
a tomada de decisões — se torna completamente inviável.

Assim, por exemplo, o controle de estoque, quando é feito, não tem nenhuma
conexão com o caixa e as duas tarefas ocorrem de maneira independente, como se
fossem estranhas entre si.

Por outro lado, um software de gestão centraliza todas as informações em um

único ambiente e inter-relaciona umas com as outras, criando uma rede de
informações totalmente conectada e de fácil acesso. Armazenados em um
único local, os dados se apresentam com consistência muito maior e podem
ser visualizados de maneira imediata e ampla, a partir de uma interface bastante
intuitiva e prática.

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3. Solução para todos os

problemas: sistema de gestão
3.3. Controle do caixa

Um dos maiores erros do empresário visto no capítulo anterior é não fazer o

controle diário do fluxo de caixa, o que ocorre por motivos variados. O excesso de
atividades que a rotina diária impõe, a falta de organização e até a indisposição
para realizar procedimentos rotineiros são alguns deles.

Com um software de gestão, o controle de caixa pode ser feito de maneira rápida e
com precisão muito maior. Para tanto, basta cruzar os valores existentes no caixa
com o relatório do dia, sendo dispensado o uso de calculadora, de caneta ou de
livro.

3.4. Organização e controle sobre as despesas

A gestão financeira informatizada cria um ambiente no qual a organização é

simples de ser feita e acontece de maneira automatizada. Com isso, a ordenação
das contas a pagar é facilmente distribuída de acordo com os centros de custo, com
as categorias das despesas e com as datas de vencimento, que são avisadas por um
alerta disparado pelo sistema, quando estão próximas.

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3. Solução para todos os

problemas: sistema de gestão
3.5. Suporte às decisões e ao planejamento estratégico

A velocidade com a qual um empresário toma a decisões e define as estratégias

de ação que adotará diante das variáveis do mercado é extremamente importante
para quem deseja se manter à frente da concorrência e em plena capacidade de
aproveitar as oportunidades, tão logo elas se apresentem.

Como o software permite visualizar com exatidão e agilidade todos os dados

– tanto os do passado, quanto os do presente e os projetados para o futuro –, o
empreendedor pode decidir e se planejar a partir do conhecimento perfeito de
todas as variáveis que o negócio implica.

Assim, é possível identificar quais são os compromissos assumidos, quais são as

perspectivas de recebimentos e qual o desempenho previsto para os próximos
meses, entre outras informações que devem pesar nas decisões.

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3. Solução para todos os

problemas: sistema de gestão
3.6. Controle de estoque

Como vimos no capítulo anterior, a exatidão do controle de estoque é importante

para que o empresário saiba de maneira precisa como ocorre o giro de produtos e
de mercadorias, permitindo que assim eles se planeje de acordo com o andamento
do negócio.

No lugar de adotar planilhas de conferência complexa, que precisam ser

preenchidas de tempos em tempos, o que cria a chance de erros, o software de
gestão financeira viabiliza um controle automatizado e imediato.

Com ele, as mercadorias são incluídas no estoque logo no recebimento, a partir de

um cadastro que é feito com base em dados como lote, número de pedido, entre
outros, fazendo a ordenação dos itens da maneira como o empresário considerar
mais conveniente.

Quando a mercadoria é vendida e a nota de venda é emitida, automaticamente

ela é baixada do estoque, que é atualizado também de maneira automática. Assim,
os dados permanecem sempre consistentes, o que facilita bastante a conferência
física do estoque, que é mantido sempre em dia.

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3. Solução para todos os

problemas: sistema de gestão
3.7. Facilidade na emissão de relatórios

O software de gestão mantém todos os dados organizados e disponíveis para

serem consultados a qualquer momento. Portanto, é possível emitir relatórios com
extrema facilidade, o que possibilita que mesmo os desempenhos mais complexos
possam ser verificados imediatamente, tão logo surja a necessidade.

Desta maneira, é possível visualizar o desempenho dos vendedores, ranquear

os clientes, verificar a rotina de pagamento para fornecedores, o andamento
das despesas, além de uma série de outras informações importantes para a
administração do negócio.

3.8. Redução de custos

A gestão não automatizada exige tempo e pessoal dedicado, o que significa um

custo importante que é dispensado pelo uso de um software de gestão.

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3. Solução para todos os

problemas: sistema de gestão
3.9. Eliminação de erros e da necessidade de retrabalho

Com um software de gestão, os dados são inseridos no sistema assim que são
gerados, como no momento de uma venda, por exemplo. A partir deste expediente,
a maior parte dos erros com anotações em planilhas e transferências é eliminada.
Sem erros, também é eliminada a necessidade de correções e de retrabalhos.

3.10. Melhor fluxo de informações e eliminação da redundância

Como o software de gestão conecta as informações geradas pelos vários

departamentos da empresa, elas fluem de maneira mais eficiente e nítida. Assim,
grande parte da redundância de tarefas é eliminada.

Por exemplo, quando um vendedor lança no sistema a venda de uma mercadoria,

de maneira imediata é dada a baixa no estoque, em uma única operação, o que
elimina a necessidade desta tarefa ser realizada pelo estoquista novamente.

E para te ajudar a entender mais sobre softwares de gestão, basta ler: Quando e
como implantar um software de gestão na minha empresa?

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Conclusão
Após a leitura deste ebook, fica fácil perceber a importância da gestão financeira
para qualquer negócio, independentemente do tamanho ou da área de atuação.
Alguns erros muito comuns cometidos por empreendedores pouco experientes
neste processo podem comprometer o desenvolvimento de uma empresa e, por
isso, é preciso estar atento a cada detalhe da gestão.

Ao gerir uma empresa, muitos são os desafios e existem procedimentos um

tanto quanto complexos, como é o caso da parte financeira do negócio — um
ponto delicado e que costuma envolver alguma burocracia. Porém, esses
desafios podem ser facilmente administrados e contornados a partir da adoção
de um software de gestão. Conte com uma ferramenta como essa e veja seu
empreendimento decolar e conquistar o sucesso no mercado!

Caso tenha ficado com alguma dúvida, entre em contato que nossos
consultores poderão te auxiliar na escolha e implementação de um sistema
de gestão específico para seu negócio. Ligue quando quiser para 3003-0560.

Desejamos a todos os gestores boa sorte em seus negócios.

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