Enfoque Clásico

Importancia de las formas impresas:

Por lo general, las operaciones administrativas que se efectúan en una en una organización
requieren documentos para dejar constancia de su ejecución. Cuando estas operaciones son
numerosas y repetitivas se utilizan formas impresas, cuyo uso incide de manera directa tanto en la
simplificación del trabajo como en la calidad de la información que se maneja, es necesario tener
en cuenta los siguientes aspectos:

 Su contenido
 La cantidad que de ellas se utiliza
 El costo que representan

Análisis

Cuando se analizan las condiciones materiales de una forma, deben considerarse los aspectos que
siguen.

 Formas cuyas dimensiones no coinciden con el tamaño de los equipos en que se procesan
o son excesivas para los datos que contienen.
 Duplicación de formas de poco uso
 Formas con un número de copias innecesario.

Fuentes de información:

Por lo general, las fuentes a las que recurre una organización suelen ser diversas. Entre las más
comunes se pueden mencionar:

 De su uso interno
 Diseñadas para presentar resultados
 De uso comercial común.

Requerimientos para su uso:

En una organización, la existencia en mayor o menor medida de formas obedece a sus

necesidades específicas de trabajo, en función de los factores siguientes:

Internos:

 La determinación de objetivos y programas.

 La definición de procesos
 El establecimiento de estrategias de negocio

Externos:

 Por cambios en las condiciones del entorno

 Por decisiones tendientes a la globalización
 Por pactos o convenios nacionales o internacionales.
Diseño:

Preparación de una forma considerando su objeto, tipo de información que contendrá, origen,
método de llenado, procedimiento en el que se utilizará, número de copias, usuarios y resultados
operativos.

Elementos Funcionales

Identificación:

 Logotipo de la organización
 Titulo
 Fecha

Orden de los componentes:

 Secuencia de datos:

 Flujo de trabajo
 Cuerpo (datos principales)
 Instrucciones al pie o en el dorso, o colaboración de números entre paréntesis en cada
espacio que se bebe llenar; se anexa el instructivo.

Condiciones para su llenado:

 Manual
 En máquina
 En impresoras de equipo de cómputo
Clases de formas:

 De línea: es la clase de forma más sencilla que existe, pues su contenido se basa en datos
fijos que van seguidos de una línea sobre el cual se anotaran los datos variables:
 Solo se emplea cuando la información es mínima y se anota preferentemente a mano:
 De casillas: Esta clase se utiliza para formas cuya información es muy abundante. Consiste
en encerrar un dato fijo dentro de un cuadro o rectángulo llamado casilla, preferentemente
en el ángulo superior izquierdo u con letra pequeña pero legible:
 Combinado: Este tipo de forma incluye en su composición más de un alternativa de
presentación por lo que puede combinar casillas y bloques:
 Unidad: Debe existir unidad de trazo para que mantenga una imagen homogénea y
proporcional:
 División modular: El módulo permite ordenar y estandarizar los datos en función de la
saturación de la forma:

 Claridad: Una distribución correcta y accesible facilita tanto el llenado como la comprensión
y empleo de los datos:
 Agrupación y Jerarquización: La distribución de datos en una forma debe efectuarse de
acuerdo con su importancia, utilidad y naturaleza general o específica:

 Saturación: La delineación de una forma debe prever sólo la integración de los datos, para
evitar que se recargue en exceso:
 Movimiento: La distribución lógica facilita el llenado de una forma, en ese sentido, el
movimiento espiral imprime agilidad a su contenido:

 Ritmo: La distribución de datos en la forma debe contar con un ritmo que permita al lector
percibir su secuencia:
  Imagen residual: La estructura de una forma debe ser tan versátil que permita agregarle
diversos apoyos e imágenes para fijar en la memoria del usuario cualquier dato o
referencia:

Selección de producto y presentación:

  Hojas extras: Son hojas simples, sin papel carbón intercalado, que se pueden incluir
sueltas o en forma de block.
 Juegos engomados: Conjuntos individuales de dos o más partes de papel bond.

Elementos materiales:

 Papel: como materia prima base de una forma, debe considerarse el tipo de uso que se le
va a dar; el número de copias deseadas.
 Tintas y presentaciones: Estos elementos complementan el concepto y desarrollo de la
imagen de una forma.

Opciones para su colaboración:

 Offset: Mediante este proceso se prepara un negativo fotográfico de los originales que
después se pasa a una placa metálica, la cual imprime por medio de una prensa.
 Mimeógrafo: En el proceso se emplean esténciles o plantillas hechas con máquina,
impresora o a mano.
 A maquina: Es un trabajo de mecanografía preparado con máquina de escribir eléctrica o
mecánica.

Utilización:

 Uso normal: Las formas constituyen un elemento básico en la dinámica administrativa de

cualquier institución. Su uso generalizado se ha convertido en un recurso casi automático,
por lo que modificar su estructura es un paso natural, que no requiere de autorizaciones
múltiples o de estudios exhaustivos.
 Cambio: cuando los procesos, procedimientos o estructuras organizacionales se modifican
de manera radical, se necesita implementar un proceso más depurado y de mayor
contenido técnico para ajustar las formas.

Responsables de su manejo y control

En forma especializada:

 Nivel directivo
 Unidades de apoyo técnico
 Unidades encargadas de la administración de los recursos

Instrumentos de control:

 Cuestionario para el análisis de formas

 Catálogo de formas
 Tarjeta para el control interno de forma
 Unidades de almacenamiento