UNIT KERJA : Subdit Sistem Penyedian Air Minum Perdesaan Direktorat Pengembangan Sistem Penyediaan Air Minum

IDENTIFIKASI ISU : - Belum baiknya sistem dokumentasi notulen rapat yang sudah ada

ISU YANG DIANGKAT : Ketidakjelasan Sistem Dokumentasi Notulen Rapat di Subdit SPAM Perdesaan
DAMPAK ISU : - Resiko kerusakan atau kehilangan notulen rapat
- Kesulitan untuk mengakses notulen rapat yang telah dibuat pada keadaan tertentu

GAGASAN PEMECAHAN ISU : Peningkatan Kualitas Sistem Dokumentasi Notulen Rapat untuk Mendukung Pelaksanaan Tugas Subdit SPAM Perdesaan

KONTRIBUSI PENGUATAN
KETERKAITAN SUBSTANSI
NO KEGIATAN TAHAPAN KEGIATAN OUTPUT/HASIL TERHADAP VISI- NILAI
MATA PELATIHAN
MISI ORGANISASI ORGANISASI
1 2 3 4 5 6 7

1. Melakukan diskusi dengan

penanggungjawab dokumentasi
notulen rapat Adanya gambaran mengenai sistem
Tahap Awal Rencana
1 yang sudah ada dalam kegiatan Etika Publik
Aktualisasi
2. Meminta berkas notulen rapat yang dokumentasi notulen rapat
sudah didokumentasikan oleh
penanggungjawab

1. Melakukan pengumpulan notulen

rapat
Persiapan Dokumentasi Adanya kejelasan mengenai sistem
2 Akuntabilitas
Notulen Rapat pengelompokan notulen rapat
2. Melakukan pengelompokan notulen
rapat

1. Melakukan proses digitalisasi

notulen rapat dengan sistem scan Menghasilkan berkas notulen rapat Kegiatan ini
Pelaksanaan Dokumentasi dalam bentuk softcopy agar bisa memberikan
3 Akuntabilitas
Notulen Rapat 2. Membuat sistem folder di dalam disimpan di dalam sistem folder kontribusi terhadap
komputer untuk pengumpulan hasil komputer salah satu Misi
scan notulen rapat PUPR yaitu : Kegiatan ini akan
"Meningkatkan tata memberikan
kelola sumber daya penguatan nilai
organisasi bidang organisasi meliputi
nilai : Integritas,
PUPR yang
Profesional,
1. Penyimpanan berkas fisik (hardcopy) meliputi Sumber
Orientasi Misi,
notulen rapat di dalam map yang sudah Daya Manusia,
Menghasilkan sistem dokumentasi Visioner dan Etika
ditentukan pengelompokannya Pengawasan dan
Tahap Akhir Dokumentasi notulen rapat yang jelas dan mudah Akhlakul Karimah
4 Akuntabilitas Pengendalian,
Notulen Rapat diakses setiap pegawai Subdit kesekertariatan,
2. Penyimpanan berkas non-fisik
SPAM Perdesaan
(softcopy) notulen rapat ke dalam dan Penelitan
sistem folder yang ada di komputer Pengembangan "

Sosialisasi kepada penanggungjawab

Terjaganya sistem dokumentasi
dokumentasi notulen rapat untuk 1. Etika Publik
Pengontrolan Sistem notulen rapat yang baik, aman dan
5 melakukan pengecekan sistem secara
Dokumentasi Notulen Rapat bisa diakses oleh seluruh pegawai
berkala 2. Manajemen ASN
Subdit SPAM Perdesaan

Adanya gambaran pelaksanaan

Melakukan diskusi dengan
penanggungjawab tentang
6 Evaluasi Kegiatan Aktualisasi
pelaksanaan sistem dokumentasi
notulen rapat yang telah dibuat
sistem dokumentasi notulen rapat
sehingga dapat ditentukan metode
yang lebih efektif dan efisien dalam Komitmen Mutu
penerapan selanjutnya dalam
lingkungan kerja Subdit SPAM
Perdesaan