CORPORACION UNIVERSITARIA DE SABANETA

UNISABANETA

Administración de empresas
Contaduría publica

Asignatura: Informática y comunicaciones

Ensayo: Sistema EDI

Presentan:

Daniela Román Restrepo

CC. 1.047.995.400

Diana María Grajales

CC. 39.388.758

Heidy Johanna Salazar Murillo

CC 1.036.627.279

Docente
Manolo José Pájaro Borras

Septiembre 09 de 2017
Tabla de contenido ii

1. Ensayo Sistema EDI ............................................................................................................... 1

1.1. Definición del sistema EDI ............................................................................................. 1
1.2. En qué consiste ............................................................................................................... 2
1.3. Beneficios del Sistema EDI ............................................................................................ 4
2. Bibliografía ........................................................................................................................... 10
 iii
Lista de figuras

Figura 1 1 ........................................................................................................................................ 8

Figura 2 1 ........................................................................................................................................ 8

Figura 3 1 ........................................................................................................................................ 9
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1. Ensayo Sistema EDI

A través del tiempo nos hemos dado cuenta cómo la tecnología está presente en

casi todas las actividades de la sociedad actual, “la tecnología es de gran importancia

tanto así que influye en todo nuestros aspectos, Proporciona una gran cantidad de

conveniencia en agilizar las transacciones personales y de negocios”

El sistema EDI es un software que abarca una seria de compontes que ayuda a

reducir errores y agilizar el proceso de comunicación. En el desarrollo del ensayo se

analizarán las partes que compone este software. En ello se conjugan facturas, órdenes de

compra, Avisos de recepción, mercancía, Reportes de venta, inventarios y desglose de

pagos, que luego de desarrollados y analizados nos daremos cuenta de lo importante que

es saber manejar y conocer este tipo de software.

1.1.Definición del sistema EDI

Es un software que está conformado por programas, procedimientos y

documentación requerida, como ejemplo una cadena de producción, un sistema

financiero y tecnología que permite el manejo de datos e información reduciendo errores

y agilizando el proceso de comunicación. Ver figura 1

“El Software llamado EDI, es el intercambio electrónico de datos por medio de

mensajes estandarizados desde una aplicación a otra” ejemplo enviar información desde

un sistema interno al sistema de un socio comercial en unos segundos, sin necesidad de

que haya interrupciones o errores constantes.

En el día a día son demasiados los documentos que se deben ingresar como

pedidos, facturas, inventario, ya que han sido ingresados manualmente como en Excel,
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correos postal, fax y e-mail, estos son los medios que se utilizan actualmente. El software

EDI ofrece potenciales de mejoras para suministrar la información y datos en la

eventualidad de que se puedan presentar errores.

“El sistema EDI acelera los procesos, ayuda a encargarse mejor de los inventarios y

evita errores ya que el sistema es muy fácil de usar, mediante la automatización de

intercambio de información manual o la creación de procesos, reduciendo tiempo y

costes”

“EDI se basa en normas y documentos desarrollados por las Naciones Unidas y

recogidos en "ISO 9735 - Intercambio Electrónico de Datos para la Administración,

Comercio y Transporte (EDIFACT) - Reglas de aplicación de la sintaxis" (en 29735). En

otros dominios regionales o sectoriales se utilizan otras reglas de sintaxis (no

normalizadas), EDIFACT es la única sintaxis normalizada. “

1.2.En qué consiste

Este Software consiste en transmitir electrónicamente documentos comerciales y

administrativos entre aplicaciones informáticas en un formato normalizado, de tal forma

que los datos sean reales en la operación de la compañía como ejemplo tenemos

materiales en bodegas, status de la producción, inventarios, envíos a clientes y órdenes de

compra lo cual permite que la información llegue en un tiempo oportuno a las empresas

y pueda ser suministrada, procesada, con el fin de realizar intercambio de datos en

producción, agenda y control de los mismos.

El sistema EDI incluye una serie de características específicas que está

conformado de la siguiente manera: El mensaje, el software EDI y la comunicación:

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El mensaje: Para operar vía EDI, es necesario un acuerdo sobre el estándar del

mensaje. Con el objetivo de ampliar la trazabilidad de sus operaciones comerciales y

optimizar la cadena logística.

El Software EDI: Está compuesto de conectores y un conversor. El conversor es el

corazón del software EDI que traduce los datos (mensajes) desde un formato interno de la

empresa a un estándar EDI y viceversa y los conectores ofrecen la posibilidad de

gestionar de manera eficaz todo el intercambio electrónico de documentos.

La comunicación: Después de que los datos (mensaje) han sido traducidos del

formato interno al formato estándar por el software EDI, necesita ser enviado al

destinatario deseado. Ver figura 2

Algún software soportan canales de comunicación como por ejemplo: redes de

valor añadido, conexión analógica punto a punto, intranet y la mayoría de las extranet de

mercados específicas.

En el sistema EDI, las interacciones entre las partes tienen lugar por medio de

aplicaciones informáticas que actúan a modo de interfaz con los datos locales y pueden

intercambiar información comercial; el EDI establece cómo se estructuran, para su

posterior transmisión, los datos de los documentos electrónicos y define el significado

comercial de cada elemento de datos. Para transmitir la información necesita un servicio

de transporte adicional (por ejemplo, un sistema de tratamiento de mensajes o de

transferencia de ficheros).
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Se debe mencionar que el sistema EDI respeta la autonomía de las partes

involucradas, no impone restricción alguna en el procesamiento interno de la información

o en los mecanismos de transmisión.

Los principales campos de aplicación del sistema EDI son: el intercambio de

información industrial, comercial, financiera, medica, administrativa u otras que tengan

información estructurada en formatos que pueden ser procesados por las aplicaciones

informáticas; por medio de EDI se minimizan las transacciones sobre papel y la

intervención humana reduciendo las tareas, impresión y envió de documentos vía correo

como ejemplo “facturas, órdenes de compra, declaraciones de aduanas.”

Básicamente el sistema EDI proporciona las reglas que definen los documentos

electrónicos estructurados y un número cada vez mayor de mensajes EDI acordados

internacionalmente.

1.3.Beneficios del Sistema EDI

El establecimiento de una solución EDI en una compañía aporta grandes ventajas

competitivas, entre ellas cabe destacar:

• Integración de las comunicaciones con los sistemas informáticos internos de las

empresas.

• Procesamiento de las transacciones comerciales de forma automática.

• Optimización de los procesos administrativos, logísticos y de gestión de las

compañías.

• Reducción de los tiempos de recepción y entrega de las mercancías.

• Incremento de la seguridad y confidencialidad en las comunicaciones.

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En cuanto a la optimización de procesos logísticos, para que las compañías

puedan tener la capacidad de responder a los requisitos de la internacionalización y

competitividad que exige un mercado globalizado, se mencionan los siguientes ítems

como puntos benéficos cuando se implementa el EDI:

• Al ser una transacción colaborativa entre socios, el intercambio electrónico de

documentos facilita y proporciona una disminución en la operatividad.

• El intercambio electrónico de documentos disminuye el uso de papel, también

facilita el manejo de la calidad de la información en todo momento.

• EDI ayuda a reducir el tiempo administrativo del comprador y a su vez permite al

consumidor tomar mejores decisiones.

• El sistema proporciona mejor información sobre el estado de la orden de compra y

disminuye las devoluciones de productos.

• Brinda confianza al consumidor de que la información de los productos está bien y

por ende propicia que todos los procesos sean más ágiles al momento de la compra.

Esto brinda confiabilidad en los clientes quienes son la razón de ser de cada

empresa

Otro aspecto a tener en cuenta en las operaciones o actividades que se desarrollan

en la empresa es la integración entre un ERP (conjunto de sistemas de información

que permite la integración de ciertas operaciones de una empresa,) y un sistema EDI.

Cuando se observan problemas en el intercambio electrónico de datos, se presenta un

impacto negativo en la imagen de marca, así como en la evaluación con las cadenas
 6

comerciales. Para esto se plantea un intercambio electrónico de datos eficientes lo cual

es vital para entablar y mantener relaciones sanas entre socios comerciales.

Cuando estos dos sistemas están en sincronía, las empresas obtienen una mayor

visibilidad de la cadena de suministro. Además, la integración de EDI con el ERP ayuda

a procesar pedidos más rápido, reducir el tiempo de espera, acelerar el ciclo de pedidos

hasta el cobro y facilitar la incorporación de nuevos clientes.

Se resalta un incremento en las ventas, para lo cual se evidencia el envío de

órdenes de compra inmediatamente a un proveedor. .Cuando se emite una factura, se

decepciona y se incorpora automáticamente al sistema. El proveedor podrá hacer envíos

y recepción de catálogos de productos y se tendrá mayor control de stocks e inventario.

Ver figura 3

A modo de conclusión, es importante resaltar que las empresas por muy pequeñas

que sean cuenta con áreas donde manejan información como facturas, órdenes de compra,

recibos y remisiones, ahora las empresas podrán implementar un sistema llamado EDI

que sirve como sistema contable donde estén unidos los programas de contabilidad que

son utilizados a diario, tenemos tesorería, nómina y que estos datos se han procesados

rápidamente con el fin de lograr la formalización de los procesos y mejorar la calidad

obteniendo buenos resultados agilidad y minimizando errores.

Con la implementación del sistema EDI en las organizaciones, se logra una mayor

optimización de los procesos, lo cual favorece la efectividad en los productos y servicios

que se ofrecen en las mismas y por ende la satisfacción del cliente que es la razón de ser.
 7

EDI fue creado con el fin de optimizar y agilizar los procesos, este es un sistema

amigable que proporciona a sus proveedores la planificación de información en la

empresa por medio de intercambio de datos electrónicos y de esta forma integrar varios

de los sistemas de las diferentes áreas que conforman la empresa.

 8

Figuras

Figura 1 1

Figura 2 1
 9

Figura 3 1
 10

2. Bibliografía

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Hípola, P. M. (2007). Proyectos EDI y normalización documental. Recuperado el 09 de
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Seeburger Business integration. (s.f.). Recuperado el 09 de 09 de 2017, de
http://www.seeburger.es/business-integration-suite/que-es-el-edi.html

Muy buen trabajo conservan las normas apa, les falto la conclusión

4.7