GESTIÓN DOCUMENTAL GD-GDC 01

Versión 01
Mayo/2017
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Página 1 de 7

1. OBJETIVO

Definir los lineamientos que se deben seguir para la elaboración de los documentos
internos del Sistema Integrado de Gestión de Distribuidora Córdoba S.A.S., estableciendo
parámetros que permitan la uniformidad en todos los documentos.

2. ALCANCE

Esta guía aplica a los manuales, procedimientos, guías, formatos y demás documentos
internos del Sistema Integrado de Gestión.

3. RESPONSABLE

El responsable de la adecuada aplicación de este documento es el Jefe de Métodos y

Procedimientos.

4. CONDICIONES/NORMATIVAS

a. Los documentos se trabajan en tamaño carta, con las herramientas de un

procesador de palabras, en letra Trebuchet MS tamaño 12, en las tablas el
tamaño de letra puede ser de 10 a 12 y con redacción sencilla, clara y coherente.
b. Siempre que por normatividad legal, adopción de modelos de gestión o políticas
internas se requiera documentar alguna actividad para el sistema de gestión, ésta
debe realizarse, en cualquiera de sus categorías, siguiendo los lineamientos de
esta guía.
c. Todos los documentos correspondientes al Sistema Integrado de Gestión, son
identificados y elaborados por los responsables de los procesos describiendo
acciones y actividades reales. En la elaboración de la documentación debe
participar el personal involucrado, con el fin de obtener consenso y aplicabilidad
en las disposiciones incluidas en dicha documentación.

5. CONTENIDO
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5.1. ESTRUCTURA Y DESCRIPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Las categorías de documentos del sistema integrado de gestión de Discordoba, se

encuentra estructurada por jerarquías de la siguiente manera: manual, procedimiento,
instructivos, guías, formatos, programas y planes.

a. Manuales: Documentos que describen de forma general un sistema de gestión o un

aspecto del mismo, sirve de guía de orientación para todas las personas
involucradas. Permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la
información de una organización.
b. Procedimientos: Documento que sirve para describir la forma específica de llevar
a cabo una seria de actividades secuenciales que hacen parte de un proceso.
c. Instructivos: Documento que describe detalladamente los pasos para realizar una
actividad inherente a un procedimiento.
d. Guías: Documento que orienta y establece pautas para desarrollar una actividad
de un proceso o procedimiento. Se puede considerar como punto intermedio entre
los procedimientos y los instructivos. Se utiliza en los casos que se requiere
unificar criterios y enfoque de aplicación.
e. Formatos: Documentos diseñados para la recolección de información a fin de
proporcionar evidencia de una acción, puede diseñarse en medio digital o
impreso. Un formato se convierte en registro cuando se ingresan los datos
correspondientes.
f. Planes: Documentos que establecen las actividades a desarrollar para dar
cumplimiento a políticas y objetivos de la empresa, que buscan dar conformidad
con los requisitos propios o de organismos externos regulatorios.
g. Programas: Son documentos escritos que definen con claridad los objetivos de una
organización y describe los métodos que se van a emplear para alcanzar dichos
propósitos.

5.2. DESCRIPCIÓN DEL CUERPO DEL DOCUMENTO

Para lograr cierto grado de uniformidad en los documentos, su contenido se encuentra

descripto en la siguiente tabla:
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Instructivos y Programas y
Elemento Manual Procedimientos
Guías Planes
1. Presentación Documento
Portada X X
Tabla de contenido X X
Introducción X X
2. Cuerpo del Documento
Objetivo X X X X
Alcance X X O O
Responsable X X O O
Definiciones O X O O
Condiciones/Normativas O X O O
Contenido (Abierto) X X X X
Referencias O X O O
Control de Registros O X O O
Control de Cambios X X X X
Anexos O O O
Flujograma O
3. Aspectos de Forma
Encabezado X X X X
Pie de Pagina X X X X
Convenciones: X= Aplica O= Opcional
Tabla 1: Estructura de la Documentación

5.2.1. Presentación Documento

a. Portada: Para documentar los manuales, planes y programas, la portada debe

contener el logo de la compañía centrado, el nombre del documento, el nombre del
proceso, la fecha expresada en mes y año.
b. Tabla de contenido: En formato de tabla, se relacionan las grandes divisiones
temáticas del documento y sus correspondientes subdivisiones, indicando en cada
caso la página en la cual se encuentran.
c. Introducción: Explicación general del documento.
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5.2.2. Cuerpo del documento

a. Objetivo: Es la descripción clara y coherente del propósito del documento, su

redacción inicia con un verbo en infinitivo. Debe describir de manera clara el "Por
qué" y el "Qué" del documento.
b. Alcance: Establece el cubrimiento y propósito del documento. Debe indicar tanto las
áreas como las situaciones donde el documento debe ser usado, además de hacer sus
excepciones (es decir lo que excluye).
c. Responsable: Se describe los cargos de los funcionarios que tenga responsabilidad en
el desarrollo o aplicación del proceso o actividad que se está detallando.
d. Definiciones: Se explican términos y definiciones que no son de conocimiento común
y que son necesarios para la comprensión y aplicación del documento, se relacionan
alfabéticamente.
e. Condiciones/Normativas: Se refiere a las políticas de operación, comentarios
relevantes u observaciones que se deben tener en cuenta para la aplicación del
documento. Todos aquellos patrones, normas, estándares, especificaciones u otros
documentos y procedimientos que le soportan y/o complementan.
f. Contenido (Abierto): Es la descripción propia del documento y su contenido depende
de la temática a describir y de las necesidades de la dependencia, preservando
siempre la simplicidad y el entendimiento por parte de los usuarios de la
documentación. Para la redacción del contenido se utiliza tiempo presente modo
indicativo, lenguaje sencillo, claro, breve, uniforme y coherente. Se enumeran las
gráficas o tablas utilizadas, referenciando el nombre y origen.
g. Referencias: Referirá todos aquellos documentos que hayan sido consultados o se
mencionen en el documento. Debe indicar el código y nombre del documento.
h. Control de Registros: Corresponde a los resultados o evidencias de actividades
desarrolladas que se generan al aplicar los procedimientos o instructivos, siempre y
cuando estén activos en las respectivas dependencias.

Lugar y Medio de Tiempo de Responsable de

Código Nombre Disposición
Almacenamiento Conservación Conservarlo
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 Código: Se refiere al código del formato donde se diligencia el registro. En

caso en que el registro no se elabore en un formato preestablecido se indica
con las letras N.A que significa No Aplica.
 Nombre: Denominación del registro.
 Lugar y Medio: Dependencia donde se archiva el registro y forma en que se
almacena por ejemplo: Coordinación Administrativa/digital.
 Tiempo de Conservación: Establece el tiempo de retención de los registros en
el archivo del área, según se estime que pueda requerirse su consulta o según
lo disponga La Ley. Para cada registro el responsable del documento que lo
genera determina dicho tiempo.
Cuando hay disposiciones legales, en cuanto a tiempo de retención de un
registro, éstas deben cumplirse.
 Responsable de Archivo: Rol o cargo de la persona que debe archivar y
mantener el registro.
 Disposición: Es el destino final del registro, una vez vencido el tiempo de
retención. Ejm: Destrucción/Reciclaje/Archivo Institucional

i. Control de cambios: Evidencia los cambios de versión del documento y la descripción

del mismo.

Versión Fecha Descripción del Cambio

 Versión: Numero arábigo consecutivo de dos dígitos, que indica el número de

versión modificada correspondiente.
 Fecha: Corresponde al mes y año en que se aprobó la versión vigente.
 Descripción del Cambio: se realiza una presentación clara y concreta de las
modificaciones realizadas al documento.

j. Anexos: Se refiere a la relación de documentos tales como flujogramas, graficas,

entre otros, que sirve de ayuda al responsable de aplicar el documento. Siempre que
se aplique el Flujograma debe corresponder al Anexo 1.
k. Flujograma: Es una representación gráfica de la secuencia de las actividades y
decisiones que hacen parte de un procedimiento
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5.2.3. Aspectos de Forma

a. Encabezado: Debe poseer el logotipo de la empresa, nombre del proceso, nombre de

documento que se está elaborando, código de identificación del documento, número
de versión, última fecha de vigencia y el número de página individual y total, de
acuerdo con el siguiente diseño:

NOMBRE DEL PROCESO Código

Versión xx
Mes/año
NOMBRE DEL TIPO DE DOCUMENTO
Página x de 8

b. Pie de Página: Se refiere al control del documento en cuanto a elaboración, revisión

y aprobación antes de su publicación. Todas las hojas de los documentos llevarán en
el pie de página la siguiente tabla y nota inferior.

Elaboro: Reviso: Aprobó:

Cargo: Cargo: Cargo:
Firma: Firma: Firma:

Nota: Si este documento es fotocopiado o impreso debe tener sello de “COPIA CONTROLADA”

5.2.4. Estructura de los Formatos/Registros

Para la elaboración de formatos se debe considerar que la información que se va a

registrar pueda ser estandarizada, es decir que siempre se requieran los mismos datos y
que la información solicitada requiera una secuencia.

Los formatos de los registros deben tener el siguiente encabezado para su correcta
presentación: Logo de la empresa, título del registro, código del registro, versión y
número de páginas la cual puede ir en el pie de página.

Código
TITULO DEL REGISTRO Versión xx
Página 1 de x
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5.3. CODIFICACIÓN

Los documentos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión de Distribuidora
Córdoba S.A.S., se identifican mediante un código alfanumérico, el cual está compuesto
por caracteres con los cuales se identifica el proceso, el tipo de documento y el
consecutivo, en el siguiente orden:

a. Los primeros caracteres corresponden a la identificación del proceso al cual

pertenece el documento. En letras mayúsculas seguido de guion (-). En el Anexo 1
se establecen la lista de códigos asignados a los procesos y al tipo de documento.
b. Se establece el tipo de documento en letras en mayúscula, seguido por un espacio
y el consecutivo en número.
c. El consecutivo asignado para el documento es de dos dígitos y empieza desde 01.

Abreviatura Abreviatura Tipo

Guion Consecutivo Ejemplo
del Proceso de Documento
PE - PDC 01 Procedimiento Planeación Estratégica 01

Nota: La Codificación será asignada únicamente por el Jefe de Métodos y Procedimientos

y los códigos que sean eliminados no podrán volverse a utilizar.

6. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción del Cambio

1 Mayo/2017 Elaboración del documento.

7. ANEXOS

Anexo No.1: Listado de procesos y tipos de documentos del Sistema de Gestión.

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ANEXO NO. 1 Mayo/2017

Anexo No.1: Listado de procesos y tipos de documentos del Sistema de Gestión.

Procesos del Sistema Integrado de Gestión:

Tipo de
Proceso Codificación
Proceso
Planeación Estratégica PE
Gestión Documental GD
Estratégicos Gestión Ambiental SGA
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
SST
Trabajo
Compras y Comercio Exterior C
Claves Gestión Logística GL
Gestión Comercial GC
Gestión Administrativa GA
Gestión de Servicio Técnico GST
Gestión de Mercadeo y Desarrollos GMD
Soporte
Gestión Cartera y Tesorería GCT
Gestión Costos e Inventarios GCI
Gestión de Sistemas y Telecomunicación GSTL
Tabla 1: Abreviaturas para la identificación de los procesos.

Listado de Documentos:

Tipo de Documento Codificación

Manual MDC
Procedimiento PDC
Instructivo IDC
Guía GDC
Programa PR
Plan PL
Formato FDC
Procedimiento Seguro de Trabajo PST
Tabla 2: Codificación de documentos

Si este documento es fotocopiado o impreso debe tener sello de “COPIA CONTROLADA”