‫‪Issue: 1‬‬

‫‪Warehousing Procedure‬‬
‫‪Revision: 0‬‬
‫‪Date: September 2018‬‬
‫‪FI-P01‬‬

‫إجراء التخزين‬

‫‪QM-P01‬‬ ‫رقم الوثيقة‪:‬‬

‫هذه الوثيقة ملك لمجموعة ريتشموند مصر (‪ .)RGE‬يجب أال يتم نسخها أو استنساخها بأي شكل من األشكال‬
‫دون إذن مجموعة ريتشموند‪.‬‬

‫‪QHSE Department‬‬ ‫‪Warehousing Procedure‬‬ ‫‪Page 1 of 8‬‬

 ‫‪Issue: 1‬‬
‫‪Warehousing Procedure‬‬
‫‪Revision: 0‬‬
‫‪Date: September 2018‬‬
‫‪FI-P01‬‬

‫التصديق علي الوثيقة واإلصدار (‪)Document and Version Control‬‬

‫الموافقة علي إصدار اإلجراء‬ ‫معد الوثيقة‬

‫اإلصدار‬
‫التوقيع‬ ‫تاريخ‬ ‫االسم‬ ‫المنصب‬ ‫تاريخ‬ ‫االسم‬ ‫المنصب الوظيفي‬
‫اإلصدار‬ ‫الوظيفي‬ ‫اإلصدار‬

‫‪2018/9/1‬‬ ‫راندال باركس‬ ‫المدير‬ ‫‪2018/9/1‬‬ ‫سيد درويش‬ ‫مدير الجودة والصحة‬ ‫‪1‬‬
‫التنفيذى‬ ‫والسالمة المهنية‬

‫‪QHSE Department‬‬ ‫‪Warehousing Procedure‬‬ ‫‪Page 2 of 8‬‬

 ‫‪Issue: 1‬‬
‫‪Warehousing Procedure‬‬
‫‪Revision: 0‬‬
‫‪Date: September 2018‬‬
‫‪FI-P01‬‬

‫فهرس المحتويات‪:‬‬

‫‪ -1‬التوزيعات‬
‫‪ -2‬الغرض من الوثيقة‬
‫‪ -3‬نطاق اإلستخدام‬
‫‪ -4‬المراجع‬
‫‪ -5‬الهدف من العملية‬
‫‪ -6‬مسئولية التطبيق‬
‫‪ -7‬مسئولية التسجيل والحفظ‬
‫‪ -8‬االجراءات و العمليات‬
‫‪ -9‬الملفات الداعمة‬
‫‪ -10‬المخاطر والفرص‬
‫‪ -11‬تحسين العملية‬
‫‪ -12‬الموارد المطلوبة‬
‫‪ -13‬سجــــل التعـــديـــالت‬
‫‪ -14‬قائمة تــوزيـــع الــوثيقـــــة‬

‫‪QHSE Department‬‬ ‫‪Warehousing Procedure‬‬ ‫‪Page 3 of 8‬‬

 ‫‪Issue: 1‬‬
‫‪Warehousing Procedure‬‬
‫‪Revision: 0‬‬
‫‪Date: September 2018‬‬
‫‪FI-P01‬‬

‫‪ -1‬التوزيعات‬
‫‪ ‬يتم التوزيع على جميع االقسام فى الشركة ‪.‬‬

‫‪ -2‬الغرض من الوثيقة‬
‫ضمان أن‪:‬‬
‫‪ ‬المنتجات ‪ /‬المواد ‪ /‬الخامات يتم تخزينها بطريقة صحيحة بما يحقق الحفاظ علي مستوي جودتها ‪.‬‬
‫‪ ‬المنتجات يتم تحميلها ووصولها للعميل بالحالة التي تفي بالمتطلبات التعاقدية ‪.‬‬

‫‪ -3‬نطاق اإلستخدام‬
‫‪ ‬من استالم المخزونات (المواد ‪ /‬الخامات)من قسم المشتريات اومن المورد (الواردات) اومن خط االنتاج إلى‬
‫تسليم المواد لخط اإلنتاج (خامات ) اوتسليمها للعميل (منتجات ) ‪.‬‬

‫‪ -4‬المراجع‬
‫‪ ‬المواصفة القياسية الدولية ‪2015-9001‬‬

‫‪ -5‬الهدف من العملية‬
‫‪ ‬حفظ المخزونات من التلف او السرقات وتحديد القيمه االقتصادية للمخزونات ‪.‬‬

‫‪ -6‬مسئولية التطبيق‬
‫‪ 6-1‬مسئول المخازن مسئول هذا اإلجراء (‪ )Process Owner‬وكفاءة تطبيقه ويكون مسئوال" عن‪:‬‬
‫‪ ‬استالم ومراجعة األصناف فور ورودها للمخازن ‪.‬‬
‫‪ ‬تخزين المواد والمنتجات والخامات طبقا لقواعد وشرط التخزين ‪.‬‬
‫‪ ‬مراجعة طلبات الصرف ‪.‬‬
‫‪ ‬صرف المواد ‪ /‬المنتجات ‪ /‬الخامات طبقا لطلبات الصرف المعتمدة ‪.‬‬
‫‪ 2-6‬محاسب المخازن مسئول عن‪:‬‬
‫‪ ‬الجرد الشهري والسنوي للمخزونات‬

‫‪QHSE Department‬‬ ‫‪Warehousing Procedure‬‬ ‫‪Page 4 of 8‬‬

 ‫‪Issue: 1‬‬
‫‪Warehousing Procedure‬‬
‫‪Revision: 0‬‬
‫‪Date: September 2018‬‬
‫‪FI-P01‬‬

‫‪ -7‬مسئولية التسجيل والحفظ‬

‫تحفظ النسخة األصلية من هذه الوثيقة مع مسئول رقابة الوثائق والبيانات وتوزع نسخة مرقمة ومختومة منها على‬
‫مستخدمى الوثيقة طبقا ً لكشف التوزيع المرفق وتكون مسئولية الحفاظ عليها مسئولية مستلميها ‪.‬‬

‫‪ -8‬االجراءات و العمليات‬
‫يتم استخدام هذه الوثيقة في جميع إدارات وأقسام الشركة وتبدأ مراحل تطبيق هذه الوثيقة من مرحلة استالم المخزونات‬
‫( األصناف ‪ /‬المواد ‪ /‬الخامات)من قسم المشتريات اومن المورد (الواردات) اومن خط االنتاج إلى مرحلة تسليم المواد‬
‫لخط اإلنتاج (خامات ) اوتسليمها للعميل (منتجات )‪.‬‬

‫‪ 8-1‬إستقبال وتفتيش المواد الموردة ( فحص الواردات ) ‪:‬‬

‫‪ 8-1-1‬تقوم إدارة المشتريات بإرسال صورة من أمر التوريد إلى أمين المخزن ‪ /‬البوابة لتحديد التوريدات‬
‫المتوقع وصولها وكمياتها وفي حالة الشراء باألمر المباشر يتم إبالغهم شفويا ‪.‬‬

‫‪ 8-1-2‬قبل الميعاد المحدد لشحن األصناف ‪ /‬التوريدات ‪ ,‬يقوم مندوب من الشركة بمعاينة األصناف بمخازن‬
‫المورد قبل شحنها ( وذلك في بعض الحاالت التي تتطلب ذلك) ‪.‬‬

‫‪ 8-1-3‬عند ورود األصناف الي الشركة ‪ ،‬يقوم مسئول األمن بالشركة بإثبات بيانات السيارة ‪ /‬السيارات بدفتر‬
‫حركة البوابة وساعة دخولها وخروجها وحمولة السيارة ‪.‬‬

‫‪ 8-1-4‬يقوم مسئول المخازن باستالم األصناف الموردة وإبالغ مديرالجهة الطالبة لتحديد الشخص او األشخاص‬
‫المسئولون عن التفتيش على األصناف ويتم حصر الكميات الموردة ومطابقتها مع صورة أمر التوريد أو‬
‫ما تم اإلبالغ عنه شفويا وتحديد صالحيتها وتحرير والتوقيع علي محضر فحص أصناف ( واردات ) مع‬
‫ذكر األسباب في حالة الرفض ووضع كارت ‪ /‬لوحة تمييز علي المرفوضات وإبالغ قسم المشتريات‬
‫بصورة من محضر الفحص ‪.‬‬

‫‪ 8-1-5‬إذا كانت االصناف الموردة عبارة عن (خامات أو مستلزمات انتاج) يتم ابالغ إدارة الجودة لفحص‬
‫الواردات عن طريق نموذج فحص واردات (بدون كود) يوضح نتيجة الفحص – القرار المتخذ –التجاوز‬
‫فى حالة الرفض ويتم ارفاق هذا النموذج مع محضر فحص أصناف‪.‬‬

‫‪QHSE Department‬‬ ‫‪Warehousing Procedure‬‬ ‫‪Page 5 of 8‬‬

 ‫‪Issue: 1‬‬
‫‪Warehousing Procedure‬‬
‫‪Revision: 0‬‬
‫‪Date: September 2018‬‬
‫‪FI-P01‬‬

‫‪ 8-1-6‬في حالة عدم قبول األصناف الموردة أو بعضها يقوم مسئول المشتريات بإعادة التوريدات إلى المورد‬
‫لتوريد بدالً منها ‪.‬‬

‫‪ 8-2‬إضافة األصناف للمخازن ‪:‬‬

‫‪ 8-2-1‬فى حالة قبول المواد ‪ /‬األصناف الموردة يقوم مسئول المخزن بتحرير إذن وارد مخازن واعتماده من‬
‫مدير المخازن‪.‬‬
‫‪ 8-2-2‬يقوم مسئول الخازن بإرسال أصل إذن وارد مخازن وصورة محضر الفحص الي قسم الحسابات خالل‬
‫‪ 48‬ساعة حتى يتم صرف قيمة الفاتورة الي المورد وصورة الي المخازن وصورة بالملفات وصورة‬
‫حفظ بالدفتر‪.‬‬
‫‪ 8-2-3‬يقوم مسئول المخازن بقيد أذن وارد مخازن بكارت صنف علي الحاسب األلي‪.‬‬

‫‪ 8-3‬إضافة المنتج التام للمخازن ‪:‬‬

‫‪ 8-3-1‬يقوم مسئول المخازن باستالم المنتج التام بعد فحصه بواسطة مراقبة الجودة ووضع األستيكر الخاص‬
‫بقبول المنتج وبياناته وهي‪:‬‬

‫‪ ‬تاريخ ورقم أذن االستالم والوردية‪.‬‬

‫‪ ‬أسم المنتج ‪ /‬كود المنتج ‪ /‬اللون ‪ /‬رقم الماكينة ‪.‬‬
‫عدد األكياس ‪ /‬العبوة ‪ /‬عدد المنتجات‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫‪* ‬رقم أمر الشغل ‪ /‬رقم أمر البيع‪.‬‬
‫‪ 8-3-2‬ويقوم مهندس الجودة ومهندس اإلنتاج بالتوقيع علي أذن اإلستالم وكذا مسئول المخازن‪.‬‬

‫‪ 8-4‬صرف األصناف من المخازن ‪:‬‬

‫‪ 8-4-1‬فى حالة طلب صرف األصناف ‪ ،‬تقوم الجهة الطالبة بتحرير إذن صرف وتقديمه لمسئول المخازن‪.‬‬
‫‪ 8-4-2‬يقوم أمين المخزن بصرف األصناف ثم التسجيل في كارت الصنف‪.‬‬
‫‪ 8-4-3‬يقوم أمين المخزن بإعداد تقرير أسبوعى عن حركة األصناف وتقديمه إلى مدير المخازن‪.‬‬
‫‪ 8-4-4‬يقوم مدير المخازن باعداد تقرير شهري خاص بتحليل ارصدة المخازن ‪.‬‬

‫‪QHSE Department‬‬ ‫‪Warehousing Procedure‬‬ ‫‪Page 6 of 8‬‬

 ‫‪Issue: 1‬‬
‫‪Warehousing Procedure‬‬
‫‪Revision: 0‬‬
‫‪Date: September 2018‬‬
‫‪FI-P01‬‬

‫‪ 8-5‬الجرد الشهري ‪ /‬السنوى ‪:‬‬

‫‪ 8-5-1‬بناء على تعليمات رئيس مجلس اإلدارة تقوم اللجنة المشكلة للجرد بأعمال الجرد السنوي على كافة‬
‫المخازن‪.‬‬
‫‪ 8-5-2‬تقوم لجنة الجرد بالجرد الفعلي لكل األصناف الموجودة بالمخازن أو أماكن التخزين الخاصة بالخامات‬
‫وتسجيل ذلك في خانة الكميات الفعلية بكشف الجرد وتسجيل الحالة الفنيةلها وصالحيتها في خانة‬
‫المالحظات علي كشف جرد المخازن ‪.‬‬

‫‪ 8-5-3‬تقوم لجنة الجرد بمراجعة دفتر أستاذ الصنف مع قطع ( تقفيل) الصفحة الخاصة بكل صنف ومراجعة الرصيد‬
‫ومطابقة األرصدة الدفترية على األرصدة الفعلية وتسجيل العجز أو الزيادة في الخانة المخصصة لها ‪.‬‬
‫‪ 8-5-4‬إذا اتضحححححححح أنه يوجد اختالف في المطابقة فيتم بحه أسحححححححبابها وذلك بالرجوع إلى دفاتر مراقبة المخازن‬
‫والتقارير األولية الم ستخرجة لأل صناف ‪،‬فإذا ات ضح أن الخطأ في الت سجيل فيتم الت صحيح والتنبيه على أمين‬
‫المخزن وإنذاره وإذا كان االختالف بسبب أخطاء في التسليم فيتم توثيق ذلك في التقرير الذي يرفع إلى مدير‬
‫عام الشركة إلتخاذ الالزم‪.‬‬
‫‪ 8-5-5‬يقوم مراقب المخازن وأمين المخزن بالتوقيع على محضر الجرد ويعتمد من مدير عام الشركة‪.‬‬

‫‪ -9‬الملفات الداعمة‬
‫‪ ‬سجل التحكم في درجة الحرارة التخزين‬

‫‪ -10‬المخاطر والفرص‬
‫‪ ‬الحماية من الحرائق وتطبيق نظام االمن الصناعي‪.‬‬
‫‪ ‬الحماية من التلف المترتب على التخزين الغير سليم ‪.‬‬
‫‪ ‬حماية المنتج من االفات وتطبيق نظام مكافحة الحشرات‪.‬‬
‫‪ ‬عمالة غير مدربة على استخدام معدات المخازن‪.‬‬

‫‪QHSE Department‬‬ ‫‪Warehousing Procedure‬‬ ‫‪Page 7 of 8‬‬

 ‫‪Issue: 1‬‬
‫‪Warehousing Procedure‬‬
‫‪Revision: 0‬‬
‫‪Date: September 2018‬‬
‫‪FI-P01‬‬

‫‪ -11‬تحسين العملية‬
‫‪ ‬يتم تحسين العملية عن طريق نتائج المراجعات على العملية وتنفيذ االجراءات التصحيحية في حالة وجود عدم‬
‫مطابقات‪.‬‬
‫‪ ‬يتم عمل )‪ (benchmarking‬المقارنه باالفضل كلما امكن وذلك لتحسين مستوي االداء للعملية مع الجهات‬
‫المناظرة التي تنفذ عمليات مشابهة للحصول علي احسن ممارسات لتنفيذ العملية ‪.‬‬

‫‪ -12‬الموارد المطلوبة‬
‫‪ ‬مكان ذا سعة كافية للتخزين‬
‫‪ ‬مكان جيد التهوية‬
‫‪ ‬أفراد مدربين‬
‫‪ ‬معدات إطفاء وأجهزة حرائق‬
‫‪ ‬وسائل نقل وتداول‬

‫‪ -13‬سجــــل التعـــديـــالت‬

‫التعديل‬ ‫تاريخ التعديل‬ ‫رقم اإلصدار‬

‫‪ -14‬قائمة تــوزيـــع الــوثيقـــــة‬

‫اإلدارة‬ ‫المستلم‬ ‫رقم النسخة‬

‫‪QHSE Department‬‬ ‫‪Warehousing Procedure‬‬ ‫‪Page 8 of 8‬‬