MATRIZ DE COMUNICACIÓN

(FLUJO DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA)

Identificar el flujo de la comunicación, para determinar las dinámicas de la misma, tanto interna como externamente, para divulgar los actos administrativos, las
OBJETIVO decisiones y las acciones que se desprenden de la gestión en los diversos procesos.

ACTIVIDAD/
QUE SE COMUNICA QUIEN LO COMUNICA A QUIEN LO COMUNICA CUANDO LO COMUNICA
PROCESO
Durante la Implementación del
Compromiso frente al
Alta Dirección Sistema
Sistema de Gestión de la
Responsable del SGI Todo el personal Cuando se diseñe y modifique
Calidad
Jefe Inmediato En campañas de motivación y
(Políticas y Objetivos)
concientización.

Gerentes - Jefes de área,

Desempeño y cambios del SGI Direccion General Cuando aplique
Coordinadores

Alta Dirección Dependencia a la cual asignaron

Asignación de recursos Cuando amerite
Administración/ Compras los recursos

Director general /Coordinador

Planes de mejora Al personal asignado Cuando aplique
administrativo

GESTIÓN SGI Modificación de los contenidos,

Responsabilidades y Alta Dirección
A todo el que le interese cambio de funciones,
Autoridades del SGI Representante del SGI
inducción y re inducción.

Representante del SGI -

Identificación Riesgos Representantes de área - Coordinador Administrativo Cuando aplique
coordinadores

Normas Internacionales Organismos acreditados Empresas en general Cuando se actualicen

Requisitos legales y
Servidores Públicos /privados Empresas en general Cuando aplique
reglamentarios

Documentación SGI: Alta Dirección

En el proceso de inducción y
(Manuales, procodimientos, Representante del SGI Todo el personal
reinduccion
instructivos, formatos., Etc) Jefe Inmediato
 Identificar el flujo de la comunicación, para determinar las dinámicas de la misma, tanto interna como externamente, para divulgar los actos administrativos, las
OBJETIVO decisiones y las acciones que se desprenden de la gestión en los diversos procesos.

ACTIVIDAD/
QUE SE COMUNICA QUIEN LO COMUNICA A QUIEN LO COMUNICA CUANDO LO COMUNICA
PROCESO

Sistema de Gestión Integral

Cuando se diseñe, modifique
(Desempeño de los Representante del SGI
Todo el personal En el proceso de inducción y
procesos, procesos y Jefe Inmediato
reinduccion
procedimientos)

Dirección General / Gerente de

Cuando termine un proyecto y/o
Recomendaciones Cliente operaciones/ Responsable del
servicio
MEDICIÓN, SGI/ Coordinadores
ANÁLISIS Y
MEJORA No Conformidades y Planes de Representante del SGI Dependencia a la cual se le
Cuando amerite
mejoramiento Líder del Proceso levanto la no conformidad

Representante del SGI

Plan de auditoria Todos los procesos Anual

Evaluacion y seguimiento de la Despues de una evaluacion al

Ventas - Representante del SGI Encargados de procesos
satisfacción del cliente cliente, cuando aplique

PRECONTRACTUAL Identificación de las

Gerentes Al encargado del cliente A criterio de la Dirección
Y CONTRACTUAL necesidades del cliente

Ejecución de la planeación En el momento en que surja la

Gerentes Coordinadores
Nuevos clientes necesidad

Director general, Gerente

Portafolio de servicios comercial, Gerente de Cliente Cuando aplique
PRESTACIÓN Y operaciones, coordinador
SEGUIMIENTO DEL
SERVICIO Pagos por concepto de Conforme el programa de
Cliente Coordinador
servicios facturación

Nuevos nombramientos de
En el momento en que surja la
encargados de clientes Gerentes Coordinadores
necesidad
Cambios que se surjan

Novedades de nómina Recursos Humanos Departamento de contabilidad Permanente

En la inducción y reinduccion del

Perfil de puestos Recursos Humanos Todo el personal
personal

Plan de entrenamiento
Recursos Humanos Todo el personal Permanente
(Formación y Capacitación)

Programa de salud ocupacional Coordinador de Salud ocupacional Todo el personal Anual

 Identificar el flujo de la comunicación, para determinar las dinámicas de la misma, tanto interna como externamente, para divulgar los actos administrativos, las
OBJETIVO decisiones y las acciones que se desprenden de la gestión en los diversos procesos.

ACTIVIDAD/
QUE SE COMUNICA QUIEN LO COMUNICA A QUIEN LO COMUNICA CUANDO LO COMUNICA
PROCESO

Organigrama / jerarquías/ Director general /RH/ Jefes/ Cuando se ajuste / cuando

RECURSOS Al personal que lo requiera
Nuevos ingresos. Coordinadores aplique.
HUMANOS

Decisiones de la Dirección
sobre el personal
(Horarios, Actividades a Recursos Humanos Todo el personal Permanente, cuando amerite
desarrollar, notificaciones
disciplinarias)

Período vacacional Recursos Humanos Todo el personal Anual

Recursos Humanos - Jefes

Evaluación del desempeño Todo el personal Anual
inmediatos

Mantenimiento recursos
Representante del SGI Alta dirección Permanente, cuando amerite
tecnológicos

GESTIÓN DE Orden de compra Dirección Proveedor del producto o servicio Permanente

RECURSOS
TECNOLÓGICO E Existencia de insumos y
INSUMOS Compras Administración Permanente
materiales

Evaluación y Reevaluación de
Representante del SGI Al proveedor Anual
proveedores

Coordinador y/o representantes de

Necesidad servicio sistemas Proveedor de sistemas Cuando aplique
área

Necesidad servicios de
OTROS Coordinador de Operaciones Proveedor de contabilidad Cuando aplique
contabilidad

Necesidad servicios de Proveedor de gestión de talento

Coordinador de Operaciones Cuando aplique
Recursos Humanos y administración
 Código: FORMA-SGI-20
Rev. Original
Fecha: Agosto 28, 2018

actos administrativos, las

COMO LO COMUNICA

Reuniones
Presentaciones.
Manual del SGI
Correo electrónico
Página web
Juntas estrategica,
Indicadores, correos
elestronicos
Acta de Revisión por la
Dirección
Correo electrónico y/o
Comunicación verbal

Juntas estratégicas.

Perfil de puestos
Organigrama
Procesos y
Procedimientos

Presencial o correo
electrónico

Pagina web

Pagina web

Documento Impreso
Correo Electrónico
actos administrativos, las

COMO LO COMUNICA

Capacitaciones
Presentaciones
Documentos del Sistema

Carta de recomendación

Correo Electrónico

Correo electrónico

Juntas, correos
electrónicos, encuesta de
satisfacción

Comunicación verbal

Comunicación verbal
Correo
electrónico

Presentación de
servicios

Correo electronico,
llamada

Comunicación verbal
Correo
electrónico

Correo electrónico

Documento Impreso

Documento Físico
Correo Electrónico

Correo electrónico
actos administrativos, las

COMO LO COMUNICA

Juntas estratégicas,
correos electronicos,
Carpeta compartida.
Reunión
Carteleras-
Presentaciones

Comunicaciones internas
Correo
electrónico
Documento impreso
correo
electrónico
Documento impreso
Reunión
personal
Documento impreso
Correo electrónico

Documento impreso

Documento impreso

Correo Electrónico

Correo electronico,
llamada

Correo electronico,
llamada
Correo electronico,
llamada, requisición de
personal