Az auditálás

Jelentése hallgatás, tágabb értelemben megfigyelésből áll

A minőségirányítási rendszereknél szokásos technika, módszerei bármely szervezet más szempontú értékelésére is
alkalmas.

A belső audit a cég, a szervezet belső vizsgálata. A vezetés rendeli el, tervszerű tevékenység és a minőségirányítási
vezető irányításával végzik. A belső audit tapasztalatait hasznosítani kell munkavégzés során.

A tanúsítási folyamat szereplői

- első fél: maga a tanúsítandó vállalat

- második fél: a tanúsítandó vállalattal kapcsolatban álló üzleti partnerek,ők is kezdeményezhetik a tanúsítást

- harmadik fél: a tanúsítást végző tanúsító cég

A tanúsító személye

A vevők bizalmának elnyerése egyben a vevők tanúsítók iránti bizalmának figyelembevételét is szükségessé teszi.

Amikor a dönt a cégvezetés, nem csak azt kell figyelembe venni, hogy a tanúsító a cégnek megfelelő legyen, hanem
azt, hogy a tanúsító cég a vevők bizalmát élvezze. Ezért a vevők és a célpiacok, a potenciális vevők értékítéletét kell
megismerni. Gyakran maga a vevő közli, hogy kinek a tanúsítványát fogadja el. Nagy cégek esetén régiótól
függetlenül határozzák meg a tanúsító cégeket.

Az akkreditálás

A tanúsítók elfogadottsága az akkreditálással, illetve az érdekeltek megelégedettségét bizonyító referenciákkal

bővíthető. Lényegében a tanúsító tanúsítása, kérhető, de megszerzése nem kötelező hazánkban a nagy nemzetközi
tanúsító cégek általában német vagy angol akkreditálás alapján dolgoznak

Vállalati feladatok a tanúsítási folyamatban

- döntés a szervezet tanúsításra való alkalmasságáról, felkészültségéről

- lehetséges tanúsítók kiválasztása, ajánlatkérés, döntés a tanúsító cégről a beérkezett ajánlatok alapján
- szerződéskötés a tanúsítóval, a tanúsítás napjának kiválasztása
- auditálási folyamatban való közreműködés (dokumentumok átadása átvizsgálásra, a helyszíni audit)
- a tanúsított rendszer folyamatos működtetése, fenntartása, a tanúsító felügyeleti tevékenységének lehetővé
tétele

Minőségügyi audit

- rendszeres és független vizsgálat célja annak megállapítása, hogy a minőségügyi tevékenység és annak
eredményei összhangban állnak a tervezett intézkedésekkel, ezek az intézkedések hatékonyan valósulnak-e
meg és alkalmasak-e a célkitűzések elérésére.

A minőségirányítási rendszer auditálása

Részei:
 -dokumentumelemzés,
- a dokumentumok értékelése,
- a megfigyelés és
- a megfigyelés értékelése (helyszíni ellenőrzés)

Az értékelés alapja az ISO 9001: 2008-as szabvány szempontrendszere.

Az audit a gyakorlatban

a szervezet, illetve a szervezeti egység munkafolyamatai szabályozottságának ellenőrzése, összehasonlítása a

vonatkozó szabvány követelményekkel, az előírások alkalmazásának megfigyelése annak érdekében, hogy a
rendszerben lévő hibákat feltárják, megszüntessék, és ez által a rendszert folyamatosan fejlesszék a már kiépített és
a működő minőségirányítási rendszer estében lehet kérni.

Az auditálás részei

1.Megfelelőségi audit

2.Teljesítés-audit

A megfelelőségi audit

Azt a mértéket határozza meg, amennyire a minőségügyi rendszer részeként létező dokumentumokban (kézikönyvek,
utasítások, eljárások) meghatározott rendszer kielégíti az auditálás alapját képező követelményrendszert.

(a szabvány követelményeinek és a rendszer dokumentumainak összevetéséről van szó)

A teljesítés audit

Annak meghatározására irányul, hogy a dokumentumot alkalmazók, a munkatársak mennyire értették meg a
dokumentált rendszert, milyen mértékben valósítják meg, illetve tartják be a rendszer előírásait.

(az auditor összehasonlítja a tervezett intézkedéseket és ezen intézkedések megvalósulását)

Az auditálás típusai

- Előaudit: ekkor a kiépített irányítási rendszer előzetes vizsgálata történik.

- Tanúsítási audit: független tanúsító testületek által végzett ellenőrzés.

- Felügyeleti audit: a sikeres tanúsítást követőn is folytatódik a tanúsító és a tanúsított szerződéses kapcsolata.
A tanúsítást követő ellenőrzés az úgynevezett felügyeleti audit.

- Megújító audit (újratanúsítás): a felügyeleti audit időtartamának lejárta után egy újabb felügyeleti ciklus
veszi kezdetét, a cég minőségirányítási rendszerét újra tanúsítják.

A jó auditor jellemvonásai

diplomatikus, udvarias, jó kommunikációs készségű, türelmes: az emberi kapcsolatokban és az információszerzésben,

jó kapcsolatteremtő, jó ítélőképességű, állhatatos, fáradhatatlan, lankadatlan figyelemmel bír, van önfegyelme –
udvarias,elfogulatlan, nyitott gondolkodású, elemző képességgel bír: az ok-okozati összefüggések szisztematikus
elemzésére képes, nyitott, kíváncsi, érdeklődő, rugalmas, professzionális, szakképzett.
Az auditorral szembeni alapelvek

nem igaz, hogy ő a legokosabb,

nem szabad kritizálnia, objektív megállapításokat kell tennie

nem érezteti, hogy felette áll az auditált terület személyiségeinek,

a kérdezés nem kérdőre vonás, hanem a tények megismerésére való törekvés, ugyanis nem szabad összekeverni a
tények megállapítását a felelősségre vonással.

Az audit tervezése

1. Az auditálandó területet és a vonatkozó követelményeket megismerése

2. Az auditált területen használt eljárásokat és ezek kapcsolatát.
3. Jegyzetek, ellenőrző listák, emlékeztetők készítése
4. Az audit kérdőív (a részfeladatok megfogalmazása)
5. Az audit-kérdőíven a globálisan megfogalmazott célokat bontják le részcélokká és az auditorok ezek
ellenőrzése révén igazolhatják a globális célok teljesülését.
6. A kérdésekre adott válaszok és a saját megfigyelési tapasztalatok alapján tud válaszolni az auditor a globális
kérdésekre.

Az audit végrehajtás szakaszai

A dokumentumok átvizsgálása. Ellenőrzik, hogy a vonatkozó minőségügyi dokumentumok megfelelnek-e a

szabványsorozat illetve a vonatkozó törvényi előírásoknak.

A helyszíni auditálás. A pontos jegyzetelés, a tapasztalt, feltárt eltérések pontos leírása a jó auditjelentés alapja

Az audit-jelentés: annak összefoglalása, hogy a szervezet milyen mértékben teljesíti a vele szemben támasztott
követelményeket.

Az audit-jelentésnek egyrészt tartalmazza azokat a megállapításokat, amelyek a követelményeknek megfelelnek,

másrészt pedig azokat a tevékenységeket, amelyek nem a követelmények szerintiek (ez a rész a hibajegyzék, az
eltérések felsorolása).

Az audit végrehajtás szakaszai

Az eltérések megfogalmazása: csak tényekkel alátámasztott, bizonyítható hiányosságokat tartalmazhat. A

jelentésnek rövidnek és tény megállapítónak kell lennie.

A jelentés elemei:
Megfigyelés – az eltérés megfogalmazása – precíz, pontos legyen!
Hivatkozás – a szabványra, az MK előírásaira történjen!
Magyarázat - miért nem megfelelő a vizsgált terület, tevékenység

A minőség tanúsítása: az audit akkor tekinthető lezártnak, ha a felismert eltéréseket a szervezet munkatársai
kijavították.

Ha szükséges, az auditor újabb helyszíni auditálást tart.

 Az audit értékelése

Tipikus audit-eltérések:

A minőségirányítási rendszer kialakításával kapcsolatos eltérések

A vezetés tevékenységével összefüggő eltérések
Az erőforrásokkal való gazdálkodáshoz kapcsolódó eltérések
A termék-előállítás területével kapcsolatos eltérések
A mérés, elemzés és fejlesztés területével kapcsolatos eltérések
Az auditot követő záró értekezleten értékelik a cég minőségirányítási rendszerét.

A vezetés tevékenységével összefüggő eltérések

elkötelezettség hiányából
a vezetői elkötelezettség ki nem nyilvánításából
minőségi célok nem kellő ismeretéből: a dolgozók nincsenek tudatában a minőségi célokkal
tisztázatlan hatáskörökből, így a felelősség sem állapítható meg

Az erőforrásokkal való gazdálkodáshoz kapcsolódó eltérések

rend, tisztaság nem megfelelő
személyi, tárgyi feltételek elégtelenek

A termék-előállítás területével kapcsolatos eltérések

technológiai fegyelem sérül
azonosítatlan terméket találnak
mérőeszközök nem hitelesítettek
a vevő eszközeit, tulajdonát nem megfelelően kezelik
bizonytalanság van az előírások terén
kiszolgáló folyamatok elégtelenek

A mérés, elemzés és fejlesztés területével kapcsolatos eltérések

vevői visszajelzések nem hasznosulnak
auditprogram hiányzik
ellenőrzés nem teljes körű
a hibás termékek kezelése nem szabályozott
az adatok elemzése elmarad
helyesbítés helyett is javítás történik

A minőségirányítási rendszer kialakításával kapcsolatos eltérések

dokumentálás hiányzik
kizárásokról a döntés elmaradt
a rendszer kiegyensúlyozatlan
fogalmi zavarok, hibás hivatkozások fordulhatnak elő

A tanúsítvány

Az ISO 9001:2008 szabvány által leírt minőségirányítási rendszert kiépítése után külső független (akkreditált) tanúsító
testület megvizsgálja megfelelőségi okiratot állít ki célja, hogy a tanúsító a vevők számára, a gyártótól és a vevőktől
független félként kinyilvánítsa, hogy a tanúsított szervezet minőségirányítási rendszere megfelel az ISO 9001
szabványnak.
A tanúsítvány

a bizalomerősítés eszköze a tanúsítvány fenntartásának szigorú szabályai vannak, amelyek mind a tanúsított
szervezetre, mind a tanúsítóra meghatározott feladatokat rónak tanúsítási szerződés kötelezi a szervezetet saját
rendszereinek és eljárásainak ellenőrzésére, megfelelő helyesbítő intézkedések elvégzésére

Ha a tanúsított szervezet elmulasztja a feltárt nem megfelelőségek megszüntetéséhez szükséges helyesbítő

intézkedések megtételét, akkor a tanúsítónak vele szemben különböző szankciókat kell alkalmazni:

a tanúsítvány felfüggesztése, visszavonása

Tanúsítási jelek, logók használata

A tanúsító testület tanúsítványát a tanúsítvány érvényességi ideje alatt lehet használni szerződésben vagy
dokumentumban rögzítik minden olyan dokumentumon feltüntethető, amelyet a tanúsított szervezet a tanúsított
tevékenységével összefüggésben alkalmaz.

A felhasználás konkrét módját a tanúsító szervezetnek jóvá kell hagynia termékek, szolgáltatások jelölésére,
reklámozására nem használhatók, csak a szervezet tanúsított minőségirányítási rendszerére utalva lehet őket
használni. A használatot a tanúsító testület ellenőrzi a szerződésben meghatározott módon vagy sajtófigyelés útján.
A tanúsítási állapot felfüggesztésekor vagy megszűnésekor a tanúsítási jel használatát minden dokumentumon
szüneteltetni kell.

A tanúsítás ára
a felkészítés költségei
az előaudit,
a tanúsítási audit,
a helyszíni auditok
közvetlen és járulékos költségei
a tanúsítvány kiállításának költségei
felügyeleti audit költségei