ACTIVIDAD 2

PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

DIANA MARCELA GONGORA RINCONES

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CURSO VIRTUAL ADMINISTRACION DOCUMENTAL
EN EL ENTORNO LABORAL
AGOSTO 06 DE 2018
IBAGUE TOLIMA
 ACTIVIDAD 2
PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

DIANA MARCELA GONGORA RINCONES

TUTOR: JOSE RICHARD RAMIREZ MAJUL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CURSO VIRTUAL ADMINISTRACION DOCUMENTAL
EN EL ENTORNO LABORAL
AGOSTO 06 DE 2018
IBAGUE TOLIMA
Documento “Paralelo Clases de Documentos” De acuerdo con
los conocimientos adquiridos en la presente actividad de
aprendizaje, el aprendiz debe entregar un paralelo, colocando
las clases de documentos, su diferencia con respecto al otro, y
explicar el uso de cada documento

Los documentos constituyen instrumentos, escrituras o escritos con

que se prueba, confirma o justifica alguna cosa, al menos, que se
aduce con Tal propósito, los mismos, por su naturaleza se pueden
clasificar en públicos o privados. El documento público, que el
otorgado o autorizado, con las solemnidades requeridas por la ley,
por un registrador, notario, secretario judicial u otro público
competente para acreditar algún hecho, la manifestación de una o
varias voluntades y la fecha en que se producen. En cuanto al
documento privado; redactado por las partes interesadas, son testigo
o sin ellos, pero sin ser intervenidos de registrador, notario u otro
funcionario público que le de fe o autoridad. En la actividad
administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por
reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la
mencionada actividad. Los documentos son el soporte en el que se
materializan los distintos actos de Administración y la forma externa
de dicho actos.
El documento asegura la pervivencia de las actuaciones
administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza
así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su
existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios, así Como el
derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.

CLASE DE DOCUMENTOS
Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez
medio y comunicación de información y conocimiento, de manera
que su principal caracterización lo configura en las siguientes
dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e información
que conlleva y la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese
conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se pueden identificar
y resumir dos clases de documentos. Documento de Archivo:
determinado por el lugar donde se encuentra toda la información
producida o recibida por una entidad pública o privada, en razón de
sus actividades o funciones.
DOCUMENTOS SONOROS
• Este tipo de documentos son todos aquellos que se almacenan en algún soporte
magnetofónico o que registre y almacene sonido. Por lo tanto, estamos hablando de
documentos que se basan principalmente en el lenguaje oral o en sonidos como piezas
musicales. Para grabarlos se necesita de algún medio tecnológico como una grabadora de
sonidos

• EJEMPLO:
• Este tipo de documentos pueden tener un soporte físico, como cintas, o más recientemente se
pueden almacenar digitalmente, lo que no ocupa espacio. Como lo decíamos, estos archivos
pueden ser música, entrevistas, historias de vida, etc.

DOCUMENTOS AUDIOVISUALES
• Este tipo de documentos, tal y como lo indica su nombre, son todos aquellos que se basan en
imagen y sonido, por lo que se almacena igualmente en cintas. Evidentemente se trata de
videos donde se registra algún hecho o evento con ayuda de una cámara de video.

• EJEMPLO:
• En este caso podemos mencionar como ejemplos las películas, la programación que emiten
las televisoras, videos caseros, etc.

DOCUMENTOS TEXTUALES
• como su nombre lo indica, este tipo de documentos son todos aquellos que se basan en el
lenguaje escrito. Es decir, que contienen información escrita sobre algún aspecto.
Evidentemente, los documentos de este tipo tienen un soporte en papel, lo que los hace
perecederos e incluso difíciles de almacenar

• EJEMPLO:
• libros, revistas, actas de nacimiento y matrimonio, historiales médicos y académicos, etc.
Estos documentos, por sus características, se les suele almacenar en grandes archivos.

DOCUMENTOS FOTOGRAFICOS
• Es más que obvio que este tipo de documentos se refieren a fotografías que se hayan tomado
mediante la utilización de cualquier tipo de técnica, ya sea análoga o, más recientemente,
digital. Las fotografías, al igual que los demás documentos, transmiten un mensaje o
información relacionada con algún evento o hecho concreto.

• EJEMPLO: fotos publicitarias, fots y mensajes virtuales etc

DOCUMENTOS DIGITALES
• Debido a los avances tecnológicos los documentos se pueden almacenar digitalmente, además
de que se pueden producir de esa manera. Hoy en día podemos crear documentos textuales
por medio de procesadores de texto, grabar sonidos a través de la computadora y tomar
fotografías con cámaras digitales. Es por ello que este tipo de almacenamiento se está
volviendo muy popular. La gran ventaja de estos documentos es que no ocupan espacio físico,
por lo que es más fácil guardarlos y llevarlos a todas partes.

• EJEMPLO: correspondendia virtual, etc

DOCUMENTOS ELECTRONICOS
• Un documento electrónico, también conocido como documento digital, es un documento cuyo
soporte material es un dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está
codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o
reproducido mediante sensores electrónicos (magnéticos, ópticos o mecánicos).

• EJEMPLO: información generada enviada, recibida o almacenada en algún medio

electrónico. estos docmentos son correos electronicos, enlaces de paginas web, publicidad
electronica etc
 DOCUMENTO DE DOCUMENTO SIMILITUD DIFERENCIA
ARCHIVO ELECTRONICO
En el documento de archivo:
Determinado por el Toda la información Similitud en la
lugar donde se generada, enviada , organización de El registro se encuentra en un
encuentra toda la recibida, almacenada los documentos. medio cuya información es
información producida o acumulada por accesible a través de la
o recibida por una medio electrónico, Tiene el mismo escritura manual y se mantiene
entidad pública o también se objetivo el cual es en papel.
privada en razón a sus encuentran mantener la
actividades o funciones documentos información El contenido no se puede
electrónicos de organizada y separar de su soporte, por lo
archivo que cumplen protegida, a fin de cual se garantiza la integridad
su acción durante que sea fácil su de la información en el
todo el ciclo vital localización en el documento.
documental, como momento de que
son los archivos de sea requerida la El valor documental se puede
gestión, central e información. determinar por su autenticidad,
histórico. entre ellas por la firma.
Se debe disponer
de los elementos Los documentos se mantienen
necesarios de en carpetas tangibles, que se
equipo espacio y archivan en archivadores.
personal para el
desarrollo de la En el documento electrónico:
función
archivística. La información se recibe en un
medio cuyos símbolos solo
Igualmente se puede ser leído por medio de la
deben crear computadora.
archivos para
clasificar la Su contenido puede ser
información, desglosado de su texto original,
tanto la que se para llevarse a otro documento,
produce como la siendo así más fáciles de
que se vulnerar su contenido
recepciona. alterándolos o perdiendo la
información.
Se realiza la
misma Los documentos se archivan en
clasificación carpetas electrónicas o virtuales
documental. y se conservan en formatos
digitales.

La autenticidad del documento

depende del programa en el
cual se haya creado.