Brief

“Despierta tu gran cambio” Natura

Silvina Almonacid Organización de eventos IV

14/04/2012

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Índice:

Evento Pág. 2

Metas y Objetivos del evento Pág. 3

Planeamiento del Evento Pág. 4

Desarrollo del Plan de acción Pág. 8

Identidad e Imagen Pág. 9

Plan de Comunicación para el evento Pág. 11

Relaciones Publicas y Difusión Pág. 12

Planificación Pág. 14

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Evento: Lanzamiento de la nueva Fragancia “Intuición” de Natura.

Nombre: “Despierta tu gran cambio”

Lugar: Náutico Escobar Country Club

Fecha: Día sábado 16 de Septiembre del 2011

Hora: 17.30 hs y tendrá una duración de 4 horas aproximadamente

Cantidad de Invitados: 100 invitados

Descripción del evento: Se trata de un evento, en donde se busca presentar la nueva fragancia de
Natura, agasajando a las consumidoras de los productos de Natura y dando una hermosa
bienvenida a la primavera de la mano de este lanzamiento tan esperado. Tiene como objetivo la
presentación de este producto en el mercado como lo hace con toda su gama de productos y a su
vez dar a conocer el proyecto de sustentabilidad con el que cuenta.

 Metas y objetivos del evento

Objetivos: Natura tiene el objetivo principal dar a conocer su nuevo producto que está
especialmente dirigido a las amantes de las fragancias, las mujeres. Otro de su objetivo es el
posicionamiento de dicho producto junto a la difusión de sus proyectos de sustentabilidad que
posee la empresa.

Metas: Lograr que el producto se posicione en primer lugar dentro del mercado de las fragancias,
teniendo la referencia de que la empresa está muy bien posicionada en todas sus gamas de
productos.

Por último, fidelizar a todos sus clientes y generar nuevos gracias a la realización de este evento
y destacar el compromiso que tienen con el desarrollo sustentable, ya que ha mostrado el camino,
despertando mentes, abriendo puertas y acelerando las decisiones políticas.

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Estrategias: Como estrategia Natura opto por la realización de un evento de lanzamiento, ya que
abarcaría todas las herramientas necesarias para lograr un lanzamiento especial y que se
comunique de manera eficaz. Hablamos de herramientas de comunicación, por eso la realización
del evento, primera herramienta. Otra de ellas sería la prensa que concurra al evento, la grafica
que estará en la ambientación, y por último, las personas que asistan. Donde podrán difundir por
sus propios medios todo lo tratado en el evento.

Target: Va dirigido a mujeres entre 18 y 50 años con un nivel socioeconómico medio/alto

(ABC1C2). Esta fragancia está orientada principalmente para aquellas mujeres amantes de los
aromas naturales y para ellas que optan por un cambio tanto interno como externo.

Perfil: Esta dedicado a aquellas mujeres llenas de felicidad, chispeantes y llenas de optimismo.
Está pensado para ellas que buscan un bien estar consigo mismas y sobre todo, el bien estar del
medio ambiente.

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  Planeamiento del evento

Diagnostico Situacional: En cuanto a la situación externa se puede destacar la temporada baja en

materia de realización de eventos, donde próximamente a esa fecha se verá la abundancia de los
mismos, mientras tanto para la fecha determinada de dicho evento, no se notara la abundancia.
Lo único que se puede destacar muy importante, es la celebración en el mismo lugar donde se
realizara el evento, Escobar donde se realiza el festival del “Día de la flor”.

En cuanto a lo interno, los recursos humanos, la predisposición de la empresa optando por un

cambio, llevando un mensaje de suma importancia como es minimizar el impacto ambiental, lo
logra a través de la ambientación seleccionada. Los contactos previos con la prensa que concurrirá
al evento, fotógrafos son herramientas a favor.

División de aéreas de trabajo:

Una vez que se determinó la temática del evento se procede a clasificar las diferentes áreas de
trabajo que se dividirán de modo estratégico según importancia, duración en cuando al tiempo y
por temática. Una de ellas será el Servicio de Catering quien contará con un encargado de área,
luego un asistente general se encargará de la Asistencia mozos, animador, cantante y
promotoras, un encargado para el área de valet parking, otro encargado general para el servicio
de limpieza, un encargado de área para la ambientación/decoración, fletes y carpa. Y por
último, el área Grafica, quién contará con un responsable de área que se encargará de las
invitaciones, su diseño, su envío y del fotógrafo.

Cada encargado general del área asignado va a ser el responsable de comunicar cualquier
inconveniente al organizador, su rol será de vocero de su área hacia el organizador.

El área de Catering tendrá una persona asignada responsable, quien se encargará de averiguar los
presupuestos, recibir el catering el día del evento y corroborar sus tareas.

El área que engloba a los mozos, animador, cantante y promotoras, tendrá la función de averiguar
presupuestos de cada mozo y de la agencia de promotoras, y si esta ultima contienen el vestuario
adecuado para el evento. Y con respecto al cantante, si cuenta con el estilo de música que pide el
cliente.

En el área de decoración y ambientación, el responsable tendrá que averiguar presupuestos,

recolectar el inmobiliario acordado con el cliente (reciclado) y corroborar si lo recolecta para el
día pactado. Contratar al flete quien llevara el inmobiliario hasta la sede, en simultáneo contratara

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las carpas blancas como plan b para el evento y las flores será el último detalle del encargado ya
que son naturales y de la localidad de Escobar.

Por último, el área Grafica, se basara en la realización de la lista de invitados, averiguar

presupuesto sobre la impresión de las invitaciones en papel reciclado. Y para finalizar su función,
se encargará de la contratación de un fotógrafo para el evento. Dentro de esta área, contaran con
un Relacionista Público quien estará encargado de la única tarea, corroborar todo comunicado
que salga a los medios y por último, contactar a los famosos para que asistan al evento.

Plan de acción por aéreas de trabajo:

Una vez determinadas las ideas que van a construir el evento, se dará inicio al armado de
presupuesto.

Ya cerrado el presupuesto, se da inicio a la construcción del eventos comenzando por cada área
de trabajo, donde cada área contra con un encargado y supervisor de tareas.

Se llega al día del eventos y unas horas antes (dos aprox.) se realiza una prueba de ensayo, para
poder detectar con anterioridad alguna falla.

El horario de apertura será a las 17.30 hs y las encargadas de recibirlas y de su acreditación serán
las 10 promotoras que entregaran a todas las damas presentes una pulsera floreal en
representación y bienvenida a la primavera, con el aroma único de la nueva fragancia de Natura.

Mientras los invitados estén entrando, en simultáneo habrá una cantante que les brindara un show.
También se notara la presencia de un locutor que dará la bienvenida a cada situación del evento.

Una vez finalizado el show, es el momento de los mozos, ellos entregaran una copa de champagne
Chandon a modo de bienvenida. Simultáneamente los mozos del catering bandejearan diferentes
bocados frutales. Todo esto se realizará en el sector semi-cubierto durante los primeros 45 minutos
aproximadamente.

Cuando la mayoría de los invitados haya llegado, se dará la bienvenida al evento e invitará a las
personas a pasar al espacio descubierto donde se podrá apreciar el atardecer al aire libre, donde
estarán ubicados las mesas, sillas y sillones. Lugar en donde podrán disfrutar, relajarse y hablar.
Mientras los mozos y el locutor permanecen en el lugar.

Luego se pasará un video institucional de la empresa encargado del sonidista y se realizará la

presentación oficial del perfume donde hablará el Gerente General de Natura del nuevo producto.

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En este momento también se dará a conocer la responsabilidad social empresaria que mantiene a
la empresa, y cuáles son sus proyectos a seguir.

Finalizada la presentación se podrán apreciar de un segundo show que brindara la cantante.

.una vez finalizado el show se procederá a la degustación de las dos fondues, que estará a cargo
de los mozos, quienes le brindaran una entrada muy llamativa. Luego las promotoras se colocarán
en la salida para entregar el regalo empresarial.

Aproximadamente 15 minutos antes de finalizar el evento, cada invitado podrá llevarse de

recuerdo una foto con el perfume, encargado del fotógrafo del lugar, donde se podrá apreciar un
fondo de Natura. Y por último, el locutor dará por finalizado el evento.

Análisis FODA del evento: Con respecto al evento que es el Lanzamiento de la Nueva fragancia
de Natura “Intuición”, podemos decir que como fortaleza del evento seria la temática estructural
ya que se hace hincapié en el cuidado del medio ambiente y eso se ve en las sillas, mesas,
invitaciones, mantelería, en el valet parking, catering, flores y en el minimizar el uso de energía.
Ya que son momentos en el evento en el que se ve la temática del cuidado del medio ambiente.

Como oportunidad del evento seria en este caso la promoción de dicho Producto de Natura y a la
vez, la concientización a través de este medio sobre el cuidado del medio ambiente.

Las debilidades que podemos tener serian que al tener un inmobiliario usado y reciclado a los
invitados no les agrade mucho la idea, aunque estos objetos son trabajados para que se luzcan de
la mejor manera posible y por lo tanto queden a tono con el evento.

Y por ultimo como amenaza, podría ser que a no todos los invitados les haya gustado el menú del
catering ya que solo será frutal, y solo como bebida alcohólica seria el Chandon, también
podríamos tener problemas con los shows.

Análisis FODA de la empresa: El análisis con respecto a la empresa que es Natura, podemos
destacar como Fortaleza su gran trayectoria en el mercado, y como la rentabilidad de sus
productos dan resultado, ya que su precio es muy elevando, pero las mujeres que pueden acceder
al mismo lo consumen y mucho. También como fortaleza podemos detectar la gran temática de
sus productos, haciendo referencia al bien estar y a la sustentabilidad.

Como oportunidad, los proyectos de sustentabilidad abren puertas a la administración de los

recursos de la Tierra. Este punto como oportunidad ya este mundo brinda unos hermosos recursos

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y uno de los principios se rigen por que todos estén beneficiados por ellos y que puedan gozar de
los mismos.

Tanto las debilidades como las amenazas irán de la mano en este caso, ya que se corre el riego de
que el target apuntado no comparta la política de Natura, y disminuyan las ventas. Por eso se
refuerza la empresa en el área de comunicación, abriendo puertas a aquellas personas que no estén
al tanto de los proyectos a futuro, donde se podrá conocer, consultar y hasta ayudar.

 Desarrollo del plan de acción

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Logística: Las invitadas serán citadas a las 17.30 hs y serán recibidas por las 10 promotoras que
entregaran a todas las damas presentes una pulsera floreal en representación y bienvenida a la
primavera, con el aroma único de la nueva fragancia de Natura.

Mientras los invitados estén entrando, habrá una cantante que les brindara un show en vivo a los
invitados, donde también se contara con la presencia de un locutor que dará la bienvenida a cada
situación del evento. Los mozos entregaran una copa de champagne Chandon a modo de
bienvenida. Simultáneamente los mozos del catering bandejearan diferentes bocados frutales.
Todo esto se realizará en el sector semi-cubierto.

Aproximadamente a las 18.15 hs cuando la mayoría de los invitados haya llegado, se dará la
bienvenida al evento e invitará a las personas a pasar al espacio descubierto donde se podrá
apreciar el atardecer. Alii al aire libre estarán ubicados las mesas, sillas y sillones. Lugar en
donde podrán disfrutar, relajarse y hablar. En éste sector los invitados podrán acomodarse y tomar
asiento donde gusten, mientras los mozos seguirán sirviendo en bandejas diferentes tipos de
bocados y bebidas.

A las 19.30 hs se pasará un video institucional de la empresa y se realizará la presentación oficial

del perfume donde hablará el Gerente General de Natura del nuevo producto. En este momento
también se dará a conocer la responsabilidad social empresaria que mantiene a la empresa, y
cuáles son sus proyectos a seguir.

Alrededor de las 20.15 hs las invitadas podrán apreciar de un segundo show que brindara la
cantante.

Alrededor de las 21.00hs se procederá a la degustación de las dos fondues, que estará a cargo de
los mozos, quienes le brindaran una entrada muy llamativa. Y luego se les dará comienzo a la
degustación.

Luego las promotoras se colocarán en la salida para entregar el regalo empresarial el cual constará
de una muestra del perfume en miniatura, con el fin de que los invitados puedan probarlo, junto
a un cálido mensaje de la empresa hacia sus clientas.

Aproximadamente a las 21.30 hs cada invitado podrá llevarse de recuerdo una foto con el
perfume, donde se podrá apreciar un fondo de Natura.

Y por último, a las 21.45hs el locutor dará por finalizado el evento.

 Identidad e Imagen

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Posicionamiento: Natura determino que su posicionamiento no sea tomar más espacio dentro del
“market share” sino de abrir un espacio de “market share” nuevo. Por eso, todos sus productos
son diferenciados del mercado de las fragancias por el simple hecho de ser naturales, donde
combina distintos aromas florales como la Fresia, narciso, flor de naranjo y suave notas verdes
con alcohol vegetal orgánico. Estos son los atributos diferenciadores que toma Natura, dando
lugar a posicionarse como lo es actualmente en el “top of mind” en fragancias y cremas.

Competencia: El mercado de la venta directa en Argentina es muy amplio, ya que emplea a más
de 700.00 revendedoras que trabajan para 20 compañías. Argentina hoy en día es el tercer
mercado en venta directa posicionándose de tras Brasil y México. En el caso de Brasil donde
proviene Natura que desde hace 12 años que compiten en el mercado nacional en el segmento de
los cosméticos, fragancias y artículos de tocador, afirman que su desarrollo ha sido muy elevado
lo que los ha posicionado entre las diez compañías más importante en el rubro.

De esta manera se da a conocer su máxima competencia que es Avon, la cual cuenta con más de
120 años de trayectoria, y se define como los lideres en la venta directa en el rubro de productos
de belleza.

De esta manera, son dos compañías muy fuertes en su localidad y en diversos países, de esta
manera se enfrentan a competir tratando de apuntar a los países de orígenes de cada uno. Dando
así una competencia en los rubros y por sobre todo, de marca.

Imagen de la empresa:

La empresa Natura proyecta una imagen muy ecológica junto a su gama de productos con alta
calidad y buena demanda de los mismos. Dejando bien en claro su razón de ser, que es crear,
comercializar los productos y servicios que promuevan el Bienestar/Estar Bien.

Cuenta con un enfoque fuera del oportunismo y la moda. Sus intereses son ubicar la producción
y sus iniciativas en todo el ciclo de vida. Dado que se sienten responsables del impacto ambiental
ya sea por la extracción de las materias primas, el vehículo que las traslada hasta el uso y desecho
de los envases de los mismos. De esta manera, Natura ha construido su imagen junto a la
producción y el cuidado del medio ambienta, llevándolo a ser la primera empresa del cambio en
Brasil, donde apuntan a expandirlo por todos los países, produciendo y concientizando.

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Imagen del evento: Gracias a toda la información de la empresa, desde su razón de ser, sus
políticas, filosofías entre otras. Este evento tiene que estar acorde a sus proyecciones, por eso
mismo la imagen del evento refleja la misma que la empresa, la concientización del medio
ambiente son dejar de lado, el lanzamiento de su nueva fragancia Intuición. Se lo va lograr a través
de la ambientación, y de cada mensaje que se dé a comunicar por parte de la empresa.

 Plan de comunicación para el evento

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Objetivos de comunicación: La misma debe estar enfocada dentro del eje salud-bien estar- estar
bien. Se debe buscar resaltar las bondades que posee la nueva fragancia de Natura como ser, que
ahora es posible darse un pequeño lujo de llevarlo puesto y a la vez, poder ayudar a minimizar el
impacto ambiental.

También debe resaltar la sensualidad de esta fragancia, que combina todas las sensaciones en
distintos tipos de flores como ser la Fresia, narciso y flor naranjo junto a suaves notas verdes con
alcohol vegetal orgánico. Una combinación esencial para la piel.

Estrategias: El producto está enfocado a las mujeres que disfrutan de las nuevas fragancias
florales y para ello apelaron a un recurso conocido, las celebridades, valiéndose de protagonistas
con imagen de mujer moderna que disfruta tanto de la fragancia y del medio ambiente donde se
observan imágenes de la naturaleza con mucho verde y al aire libre. También, curiosamente se
selecciono figuras de entre 18 y 50 años, intuyendo que para sentirse bien y ayudar al medio
ambiente no importa la edad, enfocando a que pequeñas generaciones copiarían esta conducta
proyectada al futuro.

Soporte de comunicación: Se contratará a una empresa que proveerá 10 promotoras las cuales
estarán distribuidas con el objetivo de recibir a los invitados, acreditarlos, asistirlos durante el
evento y permanecer como imagen de la marca.

Usarán un vestido color piel, hasta la rodilla adelante y un poco más largo detrás con volados.
Todos los vestidos tendrán bordado el logo del perfume a la altura del pecho. Además, utilizarán
la fragancia Intuición para que el mismo pueda ser apreciado por las personas mientras circulan.

El regalo empresarial constará de una muestra del perfume en miniatura, con el fin de que los
invitados puedan probarlo, junto a un cálido mensaje de la empresa hacia sus clientas. Y por
último, cada invitado podrá tomarse una foto con el fondo de Natura, llevándose así un recuerdo
del evento.

Promoción: Durante el día de la ejecución del evento, se contara con ciertos elementos
promocionales. Uno de ellos será la promoción del producto, en donde las promotoras llevaran
puesto el perfume en lanzamiento. Otro de ellos será la presencia de marca que invadirá en el
evento, como ser los banners y los paneles en donde cada invitado podrá tomarse una foto con
dicha marca.

 Relaciones Públicas y difusión

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Forma de difusión: Además de las invitadas principales, se podrá observar la presencia de
distintos medios que estarán invitados para cubrir dicha ocasión. Se invitará a medios gráficos
que se relacionen con la temática del mismo, como ser OHLALA!, Cosmopolitan, y algunos otros
canales locales relacionados con la moda.

Lista tentativa de invitados: Entre las 100 invitadas que concurrirán al evento, entre ellas se
convocarán algunas modelos y actrices conocidas, con el fin de disfrutar de su presencia y obtener
prensa para el producto.

 Planificación

Descripción de las Actividades y Tareas: Dentro de la planificación del evento, nos encontramos
con la primer tarea, que consiste en el relevamiento de sedes, que estará a cargo de una persona y
su tiempo límite será de tres días, ya que se visitan tres sedes tipos.

Una vez realizada esa actividad se procede a una reunión con todos los encargados de área para
determinar si -depende las necesidades de cada área- varía la contratación de la sede.

Una vez selecta la sede, se manda el pedido de presupuesto que tardaran unos dos días
aproximadamente, mientras tanto se abre otra tares que es la decoración.

Esta tarea consiste con una series actividades, como ser determinar qué tipo de ambientación se
va a utilizar para el evento, donde para decidir esto, se convocara a otra reunión. Las siguientes
tareas son: caminos de arpillera, diseñar la ambientación, presupuestar el total y por ultimo
comprar los elementos para realizar la ambientación. Estas actividades duraran 2 o 3 días como
máximo, sumando un día más por si sirgue algún inconveniente.

Otra tarea relacionada con la ambientación son los arreglos florales, que se enviara el pedido de
presupuesto y tardara aproximadamente unos tres días.

Con respeto a las mesas y sillas, es un tema más complejo. Ya que la temática del evento es
ecológica, se opto por arreglar mesas y sillas en desuso, en donde se lijaran y pintaran hasta
obtener un producto nuevo. Entonces la recolección de estos objetos nos llevara bastante tiempo,
su inicio es unos 5 meses antes aproximadamente. Y con el tema del flete se pedirá presupuesto
del mismo.

La contratación de las promotoras abarcaran, seleccionar la vestimenta adecuada para el evento,

por lo tanto se tendrá que diseñar, presupuestar y comprar las telas. Son en total 10 promotoras
de una agencia, donde la misma nos proveerá todos sus datos y medidas para hacer la actividad
más ligera.

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Las últimas tareas son más sencillas y menos duraderas con respecto a los días, son contrataciones
directas, como ser: la contratación del fotógrafo que asistirá al evento, la contratación de la
cantante, la contratación del valet parking y por último la contratación de las carpas.

Estas contrataciones se harán en sinergia, y su pedido de presupuesto se hará en simultáneo.

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