Manual de Altas 1/46

Este documento ejemplifica el proceso de altas mediante el uso de pantallas y textos

adjuntos que llevan de la mano al operador a generador una alta en Aula24Horas.Com,
El ejemplo tomado es lo mas cercano a la realidad posible y los directorios los vigentes
en el servidor.

Los tipos de altas conocidos son los siguientes:

I. Tipos de Altas

a) Alta Nueva: Clave ( 1 )

Significa alta de alumno nuevo responsable nuevo (padre o tutor). En Chile y
Brasil es Apoderado y en USA es Parent.

b) Alta ( 4 )
Alumno nuevo, responsable existente

El Procedimiento inicia con el mail de petición de Alta enviado por el Dinamizador de

Aula24Horas en el Colegio, Escuela, Universidad o Instituto en donde se encuentre y es
recibido en el buzón del personal de soporte.

Pasos Introductorios

Paso 1.- Guardar y analizar el archivo incluido (datos específicos completos) en el

mail enviado por el Dinamizador. (Ver tabla de prioridad de campos)

Acción
Se salva el archivo XLS que viene en el mail en la carpeta, Altas \ Pendientes,

Paso 2.- Reorganizar el archivo enviado.

Por reorganizar se entiende que hay que verificar que el archivo enviado por el
dinamizador contiene todos los campos con los requisitos establecidos en la tabla de
Prioridad de los campos, cumpliendo con los campos obligatorios necesarios para
hacer el proceso de altas de manera completa.

Acción
Adaptar el archivo enviado al formato que se encuentra en la siguiente
dirección \\calificacionesyaltas\altas\ejemplo.xls

Para sistematizar este paso se puede realizar un copy paste del archivo original que
envía con las prioridades necesarias del archivo original al archivo ejemplo en la
hoja 3 (sheet 3) Pegar contenido del archivo original sin el nombre de los campos
Manual de Altas 2/46

desde el primer contenido de Estado o Estatus hasta el último registro tomando en

cuenta que las fórmulas nos ayudarán a reorganizar la información en la Hoja 1 de el
archivo EJEMPLO:XLS en Excel (Sheet 1).

Paso 3.- Vaciar los campos a EJEMPLO.XLS y renombrar el archivo

Aquí en este paso se copian los registros del archivo original a la hoja 3 de
EJEMPLO.XLS y luego se verifican que hayan sido capturados automáticamente en
la Hoja 1 del mismo archivo (Sheet 1) de ser necesario se copiaran las fórmulas
contenidas en las celdas de la Hoja 1 en los renglones siguientes al 14.

Nota importante: en este paso verificar que el contenido de origen (del archivo
enviado por el dinamizador) se encuentro los datos capturados de manera correcta
de lo contrario se incurrirá en duplicidad de información reflejada en nombres de
grupos duplicados y escritos de forma diferente a la del ADMIN.

Para evitar esto hay que entrar al portal y verificar los nombres de los grupos en:

http://www.aula24horas.com/admin

y dar clic en grupos Password del admin: master@aula24horas.com Contraseña:

Mas48Horas

Tabla de Prioridad de Campos

La siguiente tabla ayuda a conocer los campos que son obligatorios y/u opcionales para
la reorganización del archivo enviado.

La finalidad de esta tabla es servir como apoyo para conocer los campos del FORMATO
ALTAS.XLS que se envía a los dinamizadores.

Prioridad de los campos

(Los errores ortográficos se dejaron para guardar la autenticidad del nombre del campo)

Obligatorio Estatus
Obligatorio Nombre completo del alumno(s)
Obligatorio Apellido Paterno
Obligatorio Apellido Materno
Obligatorio Seccion
Obligatorio Grado
Obligatorio Grupo
Obligatorio SEXO
Opcional Calle
Opcional Colonia
Opcional Ciudad
Obligatorio Estado NUMERICO
Obligatorio Pais
Opcional Codigo Postal
Opcional Cuenta
Opcional Password
Manual de Altas 3/46

Obligatorio Nombre padre de familia o Tutor (s)

Obligatorio Apellido Paterno
Obligatorio Apellido Materno
Blanco No. Familia
Obligatorio cuando el Padre ya esta registrado en Aula por tener un hijo o más en la
escuela.

Obligatorio SEXO
Opcional Calle
Opcional Colonia
Opcional Ciudad
Obligatorio Estado
Obligatorio Pais
Opcional Codigo Postal
Opcional Teléfono
Opcional Cuenta
Obligatorio si el Padre o Tutor ya existe.

Opcional Password
Obligatorio si el Padre o Tutor ya existe.

Fin de la tabla.

Notas importantes:

1. Archivo: Formato de Altas – Es el que hay que entregar a los dinamizadores

cuando me están pidiendo un formato de Altas.
2. Generar un acceso directo (MAP) en drive Z del directorio MASALTO,
AULA24TS, Calificacionesyaltas.
3. Salvar archivo(s) de alta en dicho acceso en directo, en el directorio ALTAS,
PENDIENTES
4. Se abren los archivos de EJEMPLO y el que Salve (Guarde) ejemplo:
AltasalpespreescolarB.xls y se salva en PENDIENTES con el nombre del
colegio y la fecha Ejemplo: ALPES02112004.xls
Nota: nunca grabar con el mismo nombre de EJEMPLO (porque se pierde)

Una vez considerado los 3 pasos introductorios que nos llevan a comprender la
necesidad de tener nuestro archivo inicial listo para trabajar, el encargado de generar
una alta se puede disponer a iniciar a el proceso en base a la siguiente serie de pantallas
que lo llevarán de la mano en la generación de una alta satisfactoria.
Pantalla 1 – Abrir el Mail de petición de altas por parte del dinamizador
Manual de Altas 4/46

Pantalla 2 – Abrir el Archivo enviado por dinamizador en el mail de la pantalla 1,

Ejemplo: (AltasalpespreescolarB.xls)
Manual de Altas 5/46

El archivo deberá incluir todos los datos que la tabla de prioridades demande.

Pantalla 3 – Verificar la Prioridad de los campos, ver archivo (tabla de prioridades)

Pantalla 4 – Observar el Modelo de Formato de Altas.XLS, en caso de que no cumpla

con las suficientes especificaciones de este archivo se deberá devolver el mail al
dinamizador con una copia adjunto de el documento base Formato de Altas.XLS para
que siga el mismo modelo.
Manual de Altas 6/46

Pantalla 5 – En el Archivo EJEMPLO.XLS es donde hay que empatar la información

contenida en el archivo AltasalpespreescolarB.xls
Manual de Altas 7/46

Pantalla 6 - Registros seleccionados en archivo enviado de Altas

Para sistematizar este paso se puede realizar un copy paste del archivo original que
envía con las prioridades necesarias del archivo original al archivo ejemplo en la hoja 3
(sheet 3) Pegar contenido del archivo original sin el nombre de los campos desde el
primer contenido de Estado o Estatus hasta el último registro tomando en cuenta que las
fórmulas nos ayudarán a reorganizar la información en la Hoja 1 de el archivo
EJEMPLO:XLS en Excel (Sheet 1).

Pantalla 7 – Registros por copiar en EJEMPLO.XLS

Manual de Altas 8/46

Pantalla 8 – Archivos copiados en EJEMPLO.XLS en la Hoja 3 (Sheet 3)

Manual de Altas 9/46

Pantalla 9 – Vista de la Hoja 1 (sheet 1) del archivos de Ejemplo.XLS

Nota importante: en caso de que no aparezcan nombres copiar las formulas de los
campos hacia abajo, pues Ejemplo.XLS solo tiene fórmulas válidas hasta el renglón 14.

Pantalla 10 – Después hay que verificar que la información capturada en los campos
ALU_TURMA, ALU_SERIE, ALU_ESCOLARIDADE corresponda de manera
idéntica a los grupos ya capturados en el ADMIN haciendo la búsqueda de el colegio en
cuestión, para verificar lo anterior nos valemos de la siguiente página:
Manual de Altas 10/46

Pantalla 11 – Es necesario hacer clic en grupos y luego buscamos el Instituto Alpes de

Piedras Negras (mencionado necesariamente en el mail del dinamizador que nos envió
el archivo original):
Manual de Altas 11/46

Pantalla 12 – Se selecciona el colegio en este caso es: Instituto Alpes de Piedras Negras
Manual de Altas 12/46

De esta manera se visualizan los grupos existentes en la caja de la derecha. Así se puede
visualizar cuantos y con que nombre están dados de alta los grupos y evitar la
duplicidad de información.

Pantalla 13 – Luego de verificar completamente la información y cerciorarse de que

estén los datos necesarios capturados de manera correcta, se procede a eliminar las
fórmulas de la siguiente manera.

Se selecciona toda el área que contiene datos y se sombrea para dar un copy
Manual de Altas 13/46

Pantalla 14 – Luego se procede a dar un Paste especial de Values sobre la misma área…
Manual de Altas 14/46

Pantalla 15 – Luego usar un Find/Replace que cambie los 0 (ceros) por un espacio en
blanco, repetir el proceso para los espacios vacíos reemplazarlos igualmente por un
espacio en blanco también, tener cuidado de seleccionar Siempre la casilla de
Options/Advanced Match entire cell contents. Después Clic en Replace All en ambos
casos. Finalmente revisar que en las columnas REGPRO y RES_CPF no existan
espacios en blanco pues de lo contrario no se podrá realizar exitosamente la asignación
de Matrículas a los alumnos.

Pantalla 17 – Después de dar clic en Replace All dar clic a la ventana de diálogo que
aparece a continuación en OK. Y cerrar la ventana de Find/Replace.
Manual de Altas 15/46

Pantalla 18 – Verificar que ALU_ESTADO y RES_ESTADO, tenga dos dígitos Ejemplo

si dice “7” únicamente cambiar a “’07” (apóstrofe, 0, 7).
Manual de Altas 16/46

Pantalla 19 - Para finalmente quedar así.

Manual de Altas 17/46

Pantalla 20 – Luego de terminar la verificación de que los campos capturados tengan el

tipo de datos que se necesitan para el proceso de altas se procede a guardar el archivo de
EJEMPLO.XLS con un nuevo nombre en la carpeta de PENDIENTES. El nuevo
nombre debe de incluir el nombre del colegio y la fecha en la que se esta efectuando la
alta.

Pantalla 21 – Ahora ya tenemos el archivo enviado en el formato que necesitamos, los

cambios necesarios a los campos han sido efectuados y el archivo renombrado de
EJEMPLO.XLS a ALPES 02-nov-2004.XLS , a un directorio de paso llamado,
PENDIENTES. Cierro los archivos en Excel abiertos y Cierro Excel, Luego abro el
explorador de Windows y renombro el archivo al formato estándar que se tiene en el
directorio SUBIDAS A BASE DE DATOS que consiste en el nombre de el colegio y la
fecha en la que se dio la alta. Ejemplo: Alpes de Piedras Negras 02 Nov 04.xls
Manual de Altas 18/46

Pantalla 22 – Darle copy al nombre del archivo presionando F2 y después botón derecho
del Mouse sobre el nombre del archivo renombrado Alpes de Piedras Negras 02 Nov
04.xls, como se muestra en la pantalla siguiente.
Manual de Altas 19/46

Pantalla 23 – Arrastrar el archivo a la carpeta Altas\Cartas Terminadas\Subidas a bases

de datos\ en ese directorio buscar el archivo Copy (#) of Mejorada.mdb y renombrar
con el nombre del archivo que copiamos anteriormente que es Alpes de Piedras Negras
02 Nov 04 (sin la extensión XLS, porque debe quedar con el MDB) como lo muestra la
pantalla siguiente:
Manual de Altas 20/46

Pantalla 24 – Finalmente tendremos un archivo que se llame Alpes de Piedras Negras 02

Nov 04.mdb en la carpeta \\Altas\Cartas Terminadas\Subidas a Base de datos\

Nota importante: cuidar que nunca se terminen los templates de Copy (#) of
Mejorada.mdb
Manual de Altas 21/46

Pantalla 25 – Copiar el nombre del archivo en caso de que se haya perdido en el

Clipboard con F2 y ctrl. + C. De tal forma que tendremos en memoria lo siguiente:
Alpes de Piedras Negras 02 Nov 04 sin la extensión.
Manual de Altas 22/46

Pantalla 26 – Después dar doble-clic sobre el archivo Alpes de Piedras Negras 02 Nov
04.mdb para iniciar el proceso de alta en Access, Si el office es diferente a la versión en
la que fue creado (original) mostrará un mensaje como el que se muestra a continuación
en el que se deberá de contestar con un clic en OPEN.
Manual de Altas 23/46

Pantalla 27 – A continuación dar doble-clic en donde dice Anexa Alumnos

Manual de Altas 24/46

Pantalla 28 – Copiar el nombre del archivo que traemos almacenado en el clipboard

desde la pantalla 25 sin la extensión en la cajita que aparece después de darle doble-clic
a Anexa Alumnos.

Pantalla 29 – Después dar clic en Importa Archivo y dar doble clic en Pre_cadastro
Manual de Altas 25/46

Pantalla 30 – En esta pantalla se puede verificar que la migración de la información se

halla realizada de manera óptima y se procede a eliminar los espacios en blanco que se
hayan podido generar durante el proceso de altas.
Manual de Altas 26/46

Pantalla 31 – A la pregunta siguiente de borrar los registros de espacios en blanco

contestar “Yes” y cerrar la ventana de Pre_cadastro: Table
Manual de Altas 27/46

Pantalla 32 – Después cerrar la Pantalla de Anexa Alumnos y dar clic en Forms del lado
izquierdo (panel)

Pantalla 33 – Dar doble clic en Claves de Papa para que nos muestra la siguiente
pantalla.
Manual de Altas 28/46

Pantalla 34 – Abrir el archivo de Matriculas.XLS ubicado en \ALTAS

Manual de Altas 29/46

Pantalla 35 – Al abrir Matricula.XLS tenemos la siguiente pantalla y para conocer las

equivalencias necesarias tenemos la siguiente relación respecto al cuadro de la pantalla
35. Equivalentes de Matrícula en paréntesis ( ), ALU_EMAIL (CLAVE
ALUMNO_seguimiento), MATRICULA (Matricula Final_Matriculas), RES_CPF
(CPF_seguimiento), RES_EMAIL (CLAVE PAPA_seguimiento). Recordar que en la
hoja de Seguimiento los números que se toman son los últimos de la lista mientras en la
hoja de Matrículas es el número de la derecha del colegio en cuestión en nuestro caso es
el Instituto Alpes de Piedras Negras por consiguiente nuestro número sería 40789:

Nota: Los colegios que tienen La Matrícula Final fueron separados en el transcurso del
servicio del Aula24Horas y debera de copiarse la misma Matrícula Final en los que
tengan el mismo color cuando se termine el proceso y tengamos la nueva Matrícula
Final.

Pantalla 35 – De tal forma tenemos que se transfieren los datos de las listas a la caja
correspondiente y tenemos el siguiente resultado
Manual de Altas 30/46

En donde ALU_EMAIL era E8524828 y RES_EMAIL era P185102 como se observa

fueron removidos la E (de estudiante) y la P (de Padre) para evitar conflictos en la alta
ya que no son admitidos caracteres de letra solo numéricos.

Pantalla 36 – Se da clic en Aceptar al terminar de capturar los números,

Manual de Altas 31/46

Y luego clic en la ventana de diálogo “Ya he terminado de asignar las claves” en OK.

Pantalla 37 – Se procede a actualizar los números ROJOS en el archivo de

Matrículas.XLS agregándoles un número más por ejemplo: E8524845 escribir en el
archivo de Excel E8524846 (más 1 registro, que es donde empezará el siguiente proceso
de altas.) Incluyendo el total de registros (18) que se obtiene del panel de Tables, doble
clic Pre_Cadastro, en la parte de abajo. A continuación se muestra como quedaría el
archivo de matrículas_seguimiento antes de ser salvado con la información del
movimiento.
Manual de Altas 32/46

Pantalla 38 – Matricula _ matricula, ver número de Matricula _ final del colegio:

Manual de Altas 33/46

Pantalla 39 – Después nos vamos a Access y doy clic en Forms y doble clic en Exporta

Pantalla 40 – Escribo en la pantalla el consecutivo que aparece a la izquierda del

nombre del colegio en Matricula_seguimiento, en este caso 1192 y doy clic en Exportar
Alumnos y Padres.
Manual de Altas 34/46

Pantalla 41 – Escribir en la cajita que aparece a continuación el nombre del colegio tal y
como esta en el archivo de Matrículas.XLS en la hoja de Seguimiento.
Manual de Altas 35/46

Pantalla 42 – Después dar clic en OK y darle clic en OK al cuadro con el Mensaje “El
Archivo del Alumno se ha grabado correctamente”. Este proceso es para generar
archivos de imprenta así como las fuentes que se utilizan para la generación de cartas
electrónicas.

Pantalla 43 – Se repite el proceso para los papas de los alumnos.

Manual de Altas 36/46

Pantalla 44 – Y dar clic en OK a la pantalla de ““El Archivo del Papá se ha grabado

correctamente”
Manual de Altas 37/46

Pantalla 45 – El siguiente paso es convertir la base de datos a Access 97 que se subirá al

site, éste archivo se grabará en el siguiente directorio temporal
\\CoordinacionJuanPablo\Altas\Aprobadas. para que siga el Proceso el Ing. Juan Pablo
Lara.

El Formato será el siguiente, Número de Colegio, Nombre del Colegio, Día, Mes y Año.

Pantalla 46 – El número de ID se obtiene del archivo Matrícula.XLS y el nombre del

archivo será por ejemplo: 124 Alpes de Piedras Negras 02 Nov 04
Manual de Altas 38/46

Pantalla 47 – Con lo anterior tenemos la pantalla siguiente, y le damos clic en Save.

Manual de Altas 39/46

Pantalla 48 – Y le damos clic en OK a las siguientes 2 pantallas.

Manual de Altas 40/46

Se repiten los pasos de la pantalla 45 a la 48 en delante para el directorio \\Altas\Cartas

Terminadas\Subir\ , para un respaldo de Soporte.

Pantalla 49 – Para la generación de carta electrónicas se abre el archivo en Word de la

siguiente dirección \\Altas\Cartas Formatos\ seleccionando el archivo carta
niñopallevar_finales.doc

Pantalla 50 - Se le da clic a YES

Manual de Altas 41/46

Pantalla 51 - Y luego clic en Find Data Source

Manual de Altas 42/46

Pantalla 52 - Selecciono el archivo Niños1192.XLS (correspondiente a Alpes) y se

busca en la carpeta \\Altas\Cartas Terminadas\Archivo Modificado\

Pantalla 53 - A la siguiente pantalla se le da clic en OK

Manual de Altas 43/46

Pantalla 54 - Se abre un documento en Word y se le da clic a la opción Merge to New

Document
Manual de Altas 44/46

Pantalla 55 - Después se selecciona en el cuadro de diálogo siguiente All y se da clic en

OK

Pantalla 56 - Cuando se genera un nuevo archivo de Word con los nombres de los papas
éste tendrá el nombre de Letters1, hay que seleccionar la opción de File, Save As…, y
luego el directorio \\Altas\Cartas en Word\ y ponerle el nombre común Cartas Niños
1192.doc (1192 este número es el del seguimiento y por lo tanto aumenta y varía).
Manual de Altas 45/46

Pantalla 57 - Una vez guardado el archivo cerrar la carta modelo SIN GRABAR los
cambios, Dar clic NO a la carta Modelo al cerrar.
Manual de Altas 46/46

Acciones Finales:

a) Al final se repite el proceso para las Cartas de los Papas buscando la fuente del
archivo Papas 1192.XLS y asignado en nombre Carta Papas 1192.doc al final.
b) Al terminar el proceso los archivos de Cartas Niños 1192.doc y Cartas Papas
1192.doc se envían al dinamizador que envío el archivo original. Informándole
que el proceso de altas quedará terminado en un plazo de 24 Horas (Juan Pablo),
por Aula24.

Fin de documento.