Funciones de Validación, consideraciones de Diseño y Controles Técnicos de las Hojas de

Cálculo.
N° Descripción de funciones de validación, Cómo implementar con las Obligatorio/
consideraciones de Diseño o Control funciones estándar (sin usar VBA) Opcional
Bloqueo de celdas. Las celdas de entrada
Uso de la función de protección de
de datos deben ser desbloqueadas. Todas
1 celdas para bloquear o Obligatorio
las demás celdas de la hoja de datos
desbloquear una celda.
deben ser bloqueadas.
Bloqueo de Gráficos. Los gráficos deben Uso de las propiedades del gráfico
2 Obligatorio
ser bloqueados. para bloquear los gráficos.
Uso de funciones de protección
Protección. Protección con contraseñas de para proteger la hoja de cálculo,
3 Obligatorio
la hoja de cálculo, macros y código VBA. macros y código programado con
VBA.
Título del Libro de trabajo. Cada hoja de Ingresar el título de la hoja de
4 Obligatorio
cálculo debe contener el título. cálculo en una celda.
Versión y fecha de vigencia de la hoja de
Ingresar el número de versión y la
cálculo. La versión y la fecha de vigencia
5 versión de la hoja de cálculo en las Obligatorio
de la hoja de cálculo deben estar impresas
celdas.
en cada reporte u hoja de cálculo.
Fecha y hora de impresión. La fecha y hora Uso de las funciones estándar en
6 de impresión deben estar impresas en las celdas, encabezado o pie de Obligatorio
cada reporte u hoja de cálculo. página.
Numeración de páginas. El número de
Uso de la función de la página y
página y el número de páginas deben ser
7 número de páginas en el pie de Obligatorio
impresos en cada reporte u hoja de
página (o encabezado).
cálculo.
Ubicación y nombre del archivo: La
ubicación y el nombre del archivo deben Uso de las funciones de celda para
8 Obligatorio
estar impresos en cada reporte u hoja de ver la ruta y el nombre del archivo.
cálculo.
Fuente de los datos ingresados: La
información del origen de los datos
ingresados debe ser impresa en la hoja de
cálculo (a menos que esté incluida en el
paquete con los resultados de la hoja de
cálculo). Puede incluir lo siguiente: Uso del rango de celdas o cuadro
9 Obligatorio
nombre del procedimiento o método de texto.
estándar que se utiliza en la hoja de
cálculo, fecha de ejecución/fecha de
análisis, ID de ejecución, ID de la corrida,
ID del instrumento, Bitácora de análisis o
ID de la hoja de trabajo del laboratorio.
Espacio para firmas. Cada hoja de cálculo
impresa debe tener un espacio para
firma/fecha de: (1) la persona que generó Uso del rango de celdas o un
10 Obligatorio
los datos ingresados; (2) la persona que cuadro de texto.
revisó y aprobó todas las entradas de
datos.
11 Rastreo de cambios. La función Rastrear Uso de la función Rastreo de Obligatorio (Si

Ing. Miguel Angel Romero Vilchis Página 1 de 3

N° Descripción de funciones de validación,
consideraciones de Diseño o Control
Cambios (Track Changes) debe ser
utilizada como el historial electrónico
generado por el Sistema (audit trail) para
los datos ingresados.
NOTA: Cuando las macros personalizadas
no permitan el uso de la función de
rastreo de cambios, se debe usar un
mecanismo alternativo.
Validación de entradas: Validación de
datos (validación de entradas). Si existen
restricciones en los datos, verificar el tipo
12
correcto de dato (número/texto/fecha) y
verificar si el dato está dentro de los
límites especificados.
Validación del # de decimales. Verificar el
13 número máximo de decimales que
pueden ser ingresados.
Mostrar resultados. Los resultados de los
14 cálculos solo se pueden mostrar si todos
los datos están disponibles.
Errores. Evitar errores, como ‘#DEV/0!’, Si
15
no se ingresan datos.
16 Etiquetas de los campos de datos
17 Etiquetas de Unidades de Medida.
18 Campos de Comentarios o Notas.
Ing. Miguel Angel Romero Vilchis
Cómo implementar con las Obligatorio/
funciones estándar (sin usar VBA) Opcional
Cambios (track changes) las copias de
trabajo del
libro de
trabajo se
guardan como
hojas de
cálculo
Categoría 2)
Obligatorio
Uso de la función de validación de
para datos con
entrada de datos estándar.
restricciones
Uso de la función personalizada de
Recomendado
validación de entrada de datos.
Uso de las funciones SI...
ENTONCES en las fórmulas de las Opcional
celdas.
Uso de las funciones SI...
ENTONCES en las fórmulas de las Opcional
celdas.
Cada celda de entrada de datos o
resultados debe tener una etiqueta
adyacente a esta (la práctica
estándar se encuentra sobre la
Obligatorio
celda o hacia su izquierda). La
etiqueta del campo debe
especificar claramente qué datos
se esperan.
Cuando aplique, la unidad de
medida para los datos numéricos
esperados (entrada y salida) debe
estar claramente identificada, ya
sea como parte de la etiqueta del Recomendado
campo o como una etiqueta de las
unidades por separado ubicada
hacia la derecha de la celda de
datos.
Cuando las opciones de formato
deseado, apariencia y rango de los
datos requeridos se pueden
explicar y ser menos ambiguas para
Recomendado
los usuarios, la función de
comentarios o notas de la hoja de
cálculo puede ser usada y se
muestra cuando una celda de datos
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N° Descripción de funciones de validación, Cómo implementar con las Obligatorio/
consideraciones de Diseño o Control funciones estándar (sin usar VBA) Opcional
es seleccionada.
La fuente de los datos debe ser
clara: si se requieren entradas
manuales, el fondo de la celda
generalmente es blanco (sin
relleno), indicando que es
necesario que el usuario ingrese un
dato. Si la fuente de datos es
externa (desde un software o
interfaz) o es calculada por la hoja
de cálculo, el fondo generalmente
es de color: una nota o etiqueta
puede indicar dónde y cómo se
obtienen los datos.
El formato numérico de las celdas
de datos debe ser seleccionado
como sea apropiado para los datos
esperados (p. ej., el número de
lugares decimales si es numérico,
unidad de moneda, entrada
alfanumérica que se muestra “tal
como está” por medio de un
formato de texto). Las fechas
19 Celdas o campos con datos Recomendado
deben mostrarse con el orden
díames-año, preferentemente
como “dd-mmmaaaa” (p. ej., 02-
Feb-2002).
Se deben seleccionar las opciones
adecuadas de estilo y color de la
fuente, alineación de celdas, ajuste
del texto, ancho de las columnas,
altura de filas y bordes de las
celdas para asegurar que la
información de la celda se visualice
de forma clara y sin ambigüedades,
mientras que también se debe
tener en cuenta la longitud
promedio de los datos esperados.
Siempre que sea posible, se deben
configurar las propiedades de
validación de los datos para
restringir datos fuera del rango o
evitar la entrada de datos inválidos.
Los mensajes de error para ayudar
a los usuarios serán de gran valor.

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