Manual de Contrataciones

Plantilla 2.
MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Dirección de Recursos Humanos
Guatemala, abril de 2018

Índice
Introducción _____________________________________________________________________ 5
Propósito del manual ______________________________________________________________ 5
Normas, procesos y procedimientos __________________________________________________ 6
1. DOTACIÓN DEL RECURSO HUMANO ______________________________________________________6
RECLUTAMIENTO PARA ASCENSO __________________________________________________________________ 6
REVISIÓN DE RESULTADOS DEL PROCESO POR ASCENSO _______________________________________________ 15
RECLUTAMIENTO EXTERNO ______________________________________________________________________ 19
RECLUTAMIENTO EXTERNO CON CARGO AL RENGLÓN PRESUPUESTARIO 021 ______________________________ 27
CONTRATACIONES Y ASCENSOS PARA PERSONAL PERMANENTE CON CARGO AL RENGLÓN 011 _______________ 33
CONTRATACIÓN DE PERSONAL POR CONTRATO CON CARGO AL RENGLÓN 021 y 022 ________________________ 40
CONTRATACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS O PROFESIONALES CON CARGO AL RENGLÓN 029 __________________ 48
CONTRATACIÓN DE OTROS ESTUDIOS Y/O SERVICIOS CON CARGO AL SUBGRUPO 18 ________________________ 56
RESCISIÓN DE CONTRATO PARA RENGLÓN 029 _______________________________________________________ 64
RESCISIÓN DE CONTRATO PARA SUBGRUPO 18 ______________________________________________________ 72
PROCEDIMIENTO EMISIÓN DE GAFETES _____________________________________________________________ 79
PROCEDIMIENTO PARA REGISTRO Y ASIGNACION DE PRÁCTICAS SUPERVISADAS ___________________________ 85
GASTOS DE REPRESENTACIÓN ____________________________________________________________________ 89
CAMBIO DE ESPECIALIDAD _______________________________________________________________________ 95
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ANUAL ____________________________________________________________ 100
REASIGNACIÓN DE PUESTOS Y MODIFICACIÓN DE JORNADA DE TRABAJO ________________________________ 111
TRASLADO PRESUPUESTARIO ____________________________________________________________________ 121
CONFIRMACIÓN EN EL PUESTO Y/O DECLARACIÓN COMO EMPLEADO REGULAR __________________________ 126
GESTIÓN DE ASIGNACIÓN Y/O MODIFICACIÓN DE COMPLEMENTO PERSONAL AL SALARIO __________________ 130
CREACIÓN DE PUESTOS 011 Y 022, SUPRESIÓN-CREACIÓN DE PUESTOS __________________________________ 136
CREACIÓN DE PUESTOS 021 _____________________________________________________________________ 146
DECLARACIÓN DE UN PUESTO EN EL SERVICIO EXENTO _______________________________________________ 155
REINCORPORAR UN PUESTO EN EL SERVICIO POR OPOSICIÓN __________________________________________ 163
PROCESO DE ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS
HUMANOS ___________________________________________________________________________________ 168
PROCESO DE ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE LAS
DEPENDENCIAS DEL MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS _____________________________________________ 172
3. DESARROLLO Y MEDICIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES _________________________________ 176

PLANIFICACIÓN DE CAPACITACIÓN ________________________________________________________________ 176
EJECUCIÓN DE CAPACITACIÓN ___________________________________________________________________ 180
INDUCCIÓN GENERAL PARA LOS TRABAJADORES DE PRIMER INGRESO ___________________________________ 186
INDUCCIÓN AL PUESTO _________________________________________________________________________ 189
APLICACIÓN A BECA DE ESTUDIOS SUPERIORES, GESTIONADAS POR LA DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS ___ 192
4. GESTIONES ADMINISTRATIVAS DE PERSONAL ___________________________________________ 199

MOVIMIENTO DE PERSONAL POR TOMA DE POSESIÓN Y ENTREGA DE PUESTO ____________________________ 199
EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS _____________________________________________________ 206
GESTIÓN DE LICENCIAS _________________________________________________________________________ 210
GESTIÓN DE PERMISOS _________________________________________________________________________ 217
GESTIÓN DE VACACIONES _______________________________________________________________________ 220
ADMINISTRACIÓN DE TIEMPO EXTRAORDINARIO ____________________________________________________ 224
CÁLCULO DE DÍAS PARA EL PAGO DE VACACIONES ___________________________________________________ 233
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Recursos Humanos Página 2
5. ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y SALARIOS ____________________________________________ 236
LIQUIDACIÓN DE NÓMINA ______________________________________________________________________ 236
PROYECCIÓN DEL GASTO DE NÓMINA _____________________________________________________________ 242
FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA DE NÓMINA DE RENGLONES 011, 021 Y 022 ____________________________ 245
DESCUENTOS JUDICIALES _______________________________________________________________________ 249
REINTEGRO DE SALARIOS _______________________________________________________________________ 253
GESTIÓN DEL PAGO DE PRESTACIONES LABORALES __________________________________________________ 259
LIQUIDACIÓN DE NÓMINA DEL RENGLÓN 029_______________________________________________________ 265
BLOQUEO Y DESBLOQUEO TEMPORAL DE SUELDO ___________________________________________________ 275
6. DEPARTAMENTO DE RELACIONES LABORALES ___________________________________________ 279

ELABORACIÓN DE CONTRATOS DE ESTUDIOS O BECAS ________________________________________________ 279
OPINIONES JURÍDICAS EN MATERIA LABORAL _______________________________________________________ 283
PROCESOS JUDICIALES EN MATERIA LABORAL _______________________________________________________ 285
ANÁLISIS Y RESOLUCIÓN DE SOLICITUDES DE LICENCIAS CON GOCE DE SALARIO DE LOS COLABORADORES DEL
MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS LICENCIAS CON GOCE DE SALARIO __________________________________ 288
PROCEDIMIENTO PAGO DE PRESTACIONES POST MORTEM ____________________________________________ 290
7. ADMINISTRACIÓN DE ÓRDENES JUDICIALES EN MATERIA LABORAL __________________________ 292

REINSTALACIÓN DE PERSONAL ___________________________________________________________________ 292
SANCIONES Y DESPIDO DE TRABAJADORES _________________________________________________________ 294
DESVINCULACIÓN POR RENUNCIA, REMOCIÓN DEL CARGO Y SEPARACIÓN DEL CARGO EN PERÍODO DE PRUEBA 301
8. ADMINISTRACIÓN DE PROGRAMAS DE BIENESTAR Y BENEFICIOS LABORALES. _________________ 303

DESARROLLAR ACTIVIDADES RECREATIVAS EN EL CENTRO RECREATIVO FINANCISTA -CERF- _________________ 303
ATENCIÓN DE EVENTOS EN EL CENTRO RECREATIVO FINANCISTA (CERF) _________________________________ 307
GESTIÓN DE CARNÉ PARA USO DEL CENTRO RECREATIVO FINANCISTA (CERF) O DE LOS CENTROS RECREATIVOS DEL
ESTADO _____________________________________________________________________________________ 312
ADMINISTRACIÓN DE SEGUROS __________________________________________________________________ 315
RECLAMOS DE SEGUROS DE VIDA Y GASTOS MÉDICOS ________________________________________________ 322
RECLAMO DE SEGURO FUNERARIO _______________________________________________________________ 324
SUBSIDIO DE ANTEOJOS ________________________________________________________________________ 327
SUBSIDIO DE ALMUERZO________________________________________________________________________ 330
ATENCIÓN MÉDICA, ODONTOLÓGICA Y OFTALMOLÓGICA _____________________________________________ 335
SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE LABORAL ___________________________________________________________ 341
GESTIÓN DE SERVICIO DE LA MARIMBA ____________________________________________________________ 345
ACTIVIDADES SOCIALES, CULTURALES Y DEPORTIVAS _________________________________________________ 347
EVALUACIÓN DEL CLIMA LABORAL ________________________________________________________________ 350
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DEL JARDIN INFANTIL ______________________________ 354
ATENCIÓN MÉDICA A LOS NIÑOS DEL JARDÍN INFANTIL _______________________________________________ 357
COMPRAS CON FONDOS PRIVATIVOS DEL JARDÍN INFANTIL ___________________________________________ 360
COMPRAS DE ALIMENTOS PARA EL JARDÍN INFANTIL _________________________________________________ 363
INSCRIPCION DE ALUMNOS _____________________________________________________________________ 367
CAJA CHICA JARDIN INFANTIL ____________________________________________________________________ 370
9. GESTIÓN ADMINISTRATIVA INTERNA __________________________________________________ 373

Planificación registro y control de la ejecución del presupuesto _______________________________ 373
Elaboración, actualización y seguimiento del plan operativo anual y multianual ___________________________ 373
Elaboración del anteproyecto de presupuesto ______________________________________________________ 380
Programación indicativa anual __________________________________________________________________ 386
Programación, reprogramación y ejecución de metas ________________________________________________ 388

Reprogramación de subproductos ________________________________________________________________ 394
Programación y reprogramación financiera ________________________________________________________ 398
Constitución, manejo, reposición y liquidación del Fondo Rotativo Interno ______________________________ 401
Ejecución por acreditamiento en cuenta __________________________________________________________ 410
CONSTITUCIÓN, REPOSICIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA ________________________________ 414
Elaboración de caja fiscal de unidad ejecutora ______________________________________________________ 421
ADMINISTRACIÓN DE TIEMPO EXTRAORDINARIO ____________________________________________________ 425
RECONOCIMIENTO DE GASTOS POR SERVICIOS TÉCNICOS O PROFESIONALES INDIVIDUALES PRESTADOS _______ 431
Vinculación Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) para Dependencias con
Departamento de Servicios Administrativos Internos _________________________________________________ 437
Planificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones para Dependencias con Departamento de
Servicios Administrativos Internos ________________________________________________________________ 442
Procedimientos de Adquisiciones ________________________________________________________________ 454

Procedimiento de Compras de Baja Cuantía / Compra Directa _________________________________________ 454
Compra por Contrato Abierto para Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos ____ 473
Compra por Cotización de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos____________ 479
Compra por Licitación de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos ____________ 501
Gestión interna para la precalificación de proveedores de bienes o servicios para Dependencias con Departamento
de Servicios Administrativos Internos _____________________________________________________________ 523
SUBASTA ELECTRÓNICA INVERSA PARA DEPENDENCIAS CON DEPARTAMENTO DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
INTERNOS ____________________________________________________________________________________ 529
Manejo de Activos Fijos y Bienes Fungibles ________________________________________________ 551

Normas para la administración de los activos fijos y bienes fungibles ___________________________________ 551
Registro y asignación de inventario _______________________________________________________________ 555
Egreso de inventario ___________________________________________________________________________ 580
NORMAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE ALMACÉN __________________________________________________ 596
INGRESO DE ALMACÉN _________________________________________________________________________ 605
EGRESO DE ALMACÉN __________________________________________________________________________ 618

Introducción
El presente manual de normas, procesos y procedimientos de la Dirección de Recursos Humanos del
Ministerio de Finanzas Públicas se elaboró considerando la importancia de definir y estandarizar los criterios y
procedimientos para gestionar los procesos, y dar cumplimiento a lo estipulado por las Normas Generales de
Control Interno Gubernamental y Ley de Acceso a la Información Pública.
Las autoridades de la dependencia son responsables de custodiar, divulgar, actualizar y capacitar a su personal
sobre el contenido de este manual, para su correcta aplicación en el ámbito de sus responsabilidades para el
logro eficiente y eficaz de los objetivos asignados, y de esta manera contribuir a los resultados institucionales
que buscan producir un impacto positivo en el desarrollo de Guatemala.
Propósito del manual

Ser un instrumento administrativo de orientación para el usuario, de utilidad para la gestión interna
institucional y el correcto desarrollo de las labores del personal de la Dirección de Recursos Humanos.
Asimismo, es una fuente de información oficial para los demás funcionarios de la institución y otras partes
interesadas, que detalla el propósito, las actividades y su secuencia, responsables y normatividad aplicable a
los procedimientos de la dependencia de acuerdo al marco legal que establece su competencia y funciones.

Normas, procesos y procedimientos
1. DOTACIÓN DEL RECURSO HUMANO
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
DOTACIÓN DEL RECURSO HUMANO 04 1 de 9
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
RECLUTAMIENTO PARA ASCENSO
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer las normas y actividades que permitan la captación de candidatos potenciales a nivel interno que cumplan las
competencias para ocupar los puestos vacantes en el Ministerio de Finanzas Públicas. Inicia: La Dirección de Recursos
Humanos recibe requisición de convocatoria interna y prueba técnica por parte de la Dependencia interesada. Finaliza: El
Técnico de Reclutamiento y Selección archiva expediente de convocatoria.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Ley de Servicio Civil y su Reglamento
b) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas
c) Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo del Ministerio de Finanzas Públicas vigente
d) Manual de Especificaciones de Clases de Puestos de la Oficina Nacional de Servicio Civil
e) Acuerdo Ministerial de aprobación de Secciones y Unidades del Ministerio de Finanzas Públicas.
f) Plan Anual de Salarios vigentes
g) Manual de Gestión del Empleo de la ONSEC, guías y formatos
h) Manual de Puestos y Funciones de las Dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas vigentes
i) Resolución D-97-89 Modificación a los requisitos mínimos para optar a los Puestos de Trabajo cubiertos por el Plan
de Clasificación del Organismo Ejecutivo
j) Acta de Factores de Evaluación de Ascenso vigente
k) Acuerdo Ministerial 76-2012 y sus reformas
l) Decreto 11-73 Ley de Salarios de la Administración Pública
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Los criterios que se deben tomar en cuenta para poder realizar el procedimiento de Reclutamiento para Ascenso
son los siguientes:
a. Haber declarado el puesto vacante.
b. Disponibilidad financiera.
c. El renglón presupuestario del puesto a reclutar.
d. Las directrices estratégicas de la Dirección de Recursos Humanos.
2) El candidato que participe en las convocatorias para ascenso debe postularse por el portal de GUATEmpleo y la
recepción de documentación será el día y hora programados.
3) Los expedientes para participar en la convocatoria se conformarán con la siguiente documentación:
a. Oferta de Servicios generada a partir del CV en línea

b. Copia confrontada del DPI de ambos lados
c. Copia confrontada de constancias de estudios según el requerimiento de la convocatoria para la plaza que
se está aplicando: 6to Primaria, Tercero Básico, Diversificado, Certificación de Cursos Aprobados, Título
Universitario
d. Dos constancias originales de colegiado activo y copia confrontada (únicamente para puestos profesionales)
e. Copia confrontada de constancias laborales que acrediten la experiencia laboral afín al puesto en otras
organizaciones en los casos que no se cuente con experiencia interna (firmadas y selladas por la entidad que
las extiende)
f. Copia confrontada de diplomas, seminarios, talleres y otras capacitaciones relacionadas con el puesto
g. Copia confrontada del Finiquito de la Contraloría General de Cuentas con vigencia de 1 año (Constancia
Transitoria de Inexistencia de Reclamación de Cargos).
h. Copia confrontada del último nombramiento funcional emitido por la Dirección de Recursos Humanos o
reporte de las funciones asignadas por el Director de la Dependencia o jefe inmediato que incluya fecha de
inicio
i. Solicitud de participación generada en SIARH

j. Formulario Anexo a la Oferta de Servicios
k. Copia confrontada de licencias o permisos especiales vigentes, según corresponda los requerimientos del
puesto, las cuales pueden ser:
i. Licencia de Conducir (Tipo A, B, C, M )
ii. Licencia de Portación de Armas
iii. Tarjeta de Salud
iv. Tarjeta de Pulmones
v. Permiso para Preparar o Manipular Alimentos
Nota: para la confrontación de los documentos definidos en los numerales anteriores se requerirá que el candidato
presente el original correspondiente, el cual será devuelto posterior a su confrontación.
4) Los expedientes que se conforman durante el proceso de convocatoria interna y no sean elegidos serán
presentados a la Comisión calificadora y quedarán en resguardo de la Dirección de Recursos Humanos por la
vigencia de la elegibilidad (1año).
5) Se dará trámite a las solicitudes de candidatos que pertenezcan al renglón presupuestario 011 y 022
6) Las pruebas técnicas serán definidas por las Dependencias solicitantes, las cuales podrán ser escritas o prácticas, en
el caso de las escritas las Dependencias deberán enviar las respuestas de las mismas, para su calificación en el
Departamento, en el caso de las prácticas las dependencias deberán solicitar que un representante de RRHH brinde
acompañamiento en el proceso y en la calificación de las mismas.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

Recibe requisición de convocatoria interna y prueba técnica por parte de la
1. Dirección de Recursos Humanos
Dependencia interesada.
Traslada requisición al Departamento de Dotación de Recursos Humanos para
su revisión y análisis.
Jefe del Departamento de
3. Recibe requisición y margina al Analista de Reclutamiento y Selección.
Dotación
Analiza la viabilidad de la publicación de la plaza vacante, revisa el contenido de Analista de Reclutamiento y
4.
la requisición y los requisitos del numeral 1 de “Disposiciones Internas”. Selección
Registra la vacante en el SIARH, asigna estado de “Convocatoria Interna en
Analista de Reclutamiento y
5. Preparación” e ingresa la información contenida en la requisición para su
Selección
publicación.
Solicita a la Dirección de Comunicación Social la elaboración de comunicados
Jefe de Departamento de
6. para la convocatoria y la publicación en la Intranet, con visto bueno de las
Dotación
Autoridades de la Dirección de Recursos Humanos.
Revisa información ingresada en estado Convocatoria Interna en Preparación en
7. el SIARH, publica convocatoria interna y asigna estado de “Convocatoria Interna
Selección
Publicada”.
Publica la convocatoria en carteleras de la Dirección de Recursos Humanos,
Técnico de Reclutamiento y
8. Sindicatos, jardín infantil, centro recreativo, cafetería y Taller Nacional de
Selección
Grabados en Acero.
Verifica en el SIARH si hay participación de candidatos en el puesto indicado,
¿hay participación de candidatos?
9. Sí: Recibe expedientes de candidatos en la (s) fecha (s), lugar y horario según los
Selección
mecanismos y requisitos establecidos en la convocatoria.
No: Elabora acta para declarar convocatoria desierta y continúa en el
procedimiento de convocatoria externa y finaliza procedimiento.
Confronta contra los originales los documentos que conforman el expediente,
clasifica los expedientes conforme al cumplimiento de los requisitos, elabora Técnico de Reclutamiento y
10.
base codificada de expedientes. Devuelve a candidato los documentos Selección
originales utilizados para la confrontación.

Elabora Acta de Cierre de Convocatoria, según modelo establecido y solicita las Analista de Reclutamiento y
11.
firmas correspondientes. Selección
12. Solicita record laboral al Departamento de Gestión y Compensaciones.
Selección
Coordina la programación de evaluaciones psicométricas, prueba técnica y Analista de Reclutamiento y
13.
entrevista para el(los) candidato(s) que cumple(n) con los requisitos. Selección
14. Asigna Pruebas psicométricas en el Sistema correspondiente.
Selección
Coordina con el Departamento de Formación de Recursos Humanos la
15. disponibilidad del Laboratorio o Salón y prepara la documentación para la
Selección
aplicación de pruebas técnicas y entrevista.
16. Cita al colaborador para entrevista y prueba técnica.
Selección
17. Aplica prueba técnica a colaboradores.
Selección
18. Realiza entrevista a colaboradores.
Selección
19. Codifica pruebas técnicas y elabora informe de prueba técnica.
Selección
Recibe y califican pruebas técnicas, firman y elaboran informe de pruebas y Comisión calificadora para
20.
trasladan al Departamento de Dotación de Recursos Humanos ascenso
21. Recibe e ingresa la nota de las pruebas técnicas al informe final de valuación.
Selección
Solicita referencias laborales y verifica resultados de la evaluación del Analista de Reclutamiento y
22.
desempeño del año anterior. Selección
23. Elabora informe final de evaluación.
Selección
24. Revisa informe final de evaluación.
Dotación
Imprime informe de evaluación final y traslada a Técnico de Reclutamiento y Analista de Reclutamiento y
25.
Selección para integrar expediente. Selección
Programa reunión de la Comisión Calificadora para Ascenso para la evaluación Jefe de Departamento de
26.
de los expedientes de los colaboradores que aplicaron a la convocatoria interna. Dotación
Califica a los candidatos según criterios establecidos en el Pacto Colectivo de Comisión Calificadora para
27.
Condiciones de Trabajo y Manual de Gestión del Empleo de la ONSEC. Ascenso
Elabora Acta de Convocatoria Interna adjudicada o desierta según corresponda Analista de Reclutamiento y
28.
y solicita firmas de los responsables de la Comisión Calificadora para Ascenso. Selección
29. Ingresa resultados en SIARH.
Selección
30. Revisa resultados ingresados en SIARH.
Dotación
31. Notifica resultados del proceso a los candidatos a través del SIARH.
Dotación
Transcurridos los tres días establecidos se verifica si existen solicitudes de
revisión de resultados.
32. Sí: Resuelve según procedimiento “Revisión de Resultados de Proceso de
Dotación
Ascenso”.
No: continúa procedimiento en paso No. 33.

¿El puesto fue adjudicado?
Sí: Continúa paso No. 34.
33. No: Cambia estado en el SIARH a “Convocatoria interna desierta” e informa por
Dotación
escrito a la Autoridad correspondiente solicitando indicar y aprobar si se
procede con la “Convocatoria Externa”.
34. Escanea y adjunta documentos requeridos en SIARH del candidato ganador.
Selección
Escanea y adjunta documentos de soporte de la convocatoria en SIARH
a. Requisición de Convocatoria
35. Técnico de Reclutamiento y
b. Convocatoria Publicada
Selección
c. Acta del Proceso de Convocatoria Interna
Revisa los documentos de soporte, previo envío del expediente a calificación
de elegibilidad de la ONSEC a través del SIARH.
36. ¿Los documentos de soporte están correctos?
Dotación
Sí:Envía expediente a ONSEC a través de SIARH, cambiando el estado a
“expediente remitido a la ONSEC”.
No:Corrige y envía a ONSEC.
37. Da seguimiento en el SIARH a los expedientes remitidos a ONSEC.
Dotación
Recibe en SIARH, certificación de “elegibilidad” o “no elegibilidad” del Jefe de Departamento de
38.
candidato. Dotación
Completa la información del formato “Formulario de Control del proceso de
reclutamiento para ascenso” y traslada a Sección de Contrataciones con visto
39. bueno del Jefe de Departamento de Dotación de Recursos Humanos, para
Selección
continuar con el procedimiento “Contrataciones y Ascensos para Personal
Permanente con Cargo al Renglón 011 o 022”.
Asigna estado al expediente en el SIARH: convocatoria concluida con plaza Analista de Reclutamiento y
40.
adjudicada. Selección
41. Archiva expediente de convocatoria y finaliza procedimiento.
Selección

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO PARA ASCENSO

(1 DE 5)
Jefe del Departamento de Analista de Reclutamiento y

Dotación Selección
Inicio
Recibe requisición de
convocatoria interna y
prueba técnica por parte
de la Dependencia
interesada.
Analiza la viabilidad de la
Traslada requisición al
publicación de la plaza
Departamento de Recibe requisición y
vacante, revisa el contenido
Dotación de Recursos margina al Analista de
de la requisición y los
Humanos para su Reclutamiento y Selección.
requisitos del numeral 1 de
revisión y análisis.
Disposiciones Internas .
Solicita a la Dirección de
Comunicación Social la Registra la vacante en el
elaboración de SiARH, asigna estado de
comunicados para la Convocatoria Interna en
convocatoria y la Preparación e ingresa la
publicación en la Intranet, información contenida en
con visto bueno de la la requisición para su
Autoridades de la Dirección publicación.
de Recursos Humanos.
Revisa información
ingresada en estado de
Convocatoria Interna en
Preparación en el SiARH,
publica convocatoria
interna y asigna estado de
Convocatoria Interna
Publicada

(2 DE 5)
Técnico de Reclutamiento y Selección
Selección
Publica la convocatoria en carteleras de

la Dirección de Recursos Humanos,
Sindicatos, Jardín Infantil, Centro
Recreativo, cafetería y Taller Nacional
de Grabados en Acero.
Verifica en el SiARH si hay participación

de candidatos en el puesto indicado.
¿Hay participación de candidatos?
NO
Sí:
Recibe expediente de Elabora acta para

candidatos en la (s) declarar la
fecha (s), lugar y convocatoria 2
horario según los desierta y continúa
mecanismos y en el procedimiento
requisitos de convocatoria
establecidos en la externa y finaliza
convocatoria. procedimiento.
Elabora Acta de Cierre de

Convocatoria, según modelo
establecido y solicita las firmas
correspondiente.
Solicita record laboral al

Departamento de Gestión y
Confronta contra los originales los Compensaciones.
documentos que conforman el expediente,
clasifica los expedientes conforme al
cumplimiento de los requisitos, elabora
base codificada de expedientes. Devuelve a
candidato los documentos originales
utilizados para la confrontación.
Coordina la programación de
evaluaciones psicométricas, prueba
técnica y entrevista para el (los)
candidato(s) que cumple(n) con los
requisitos.
Asigna Prueba psicométricas en el

Sistema correspondiente.

(3 DE 5)
Jefe de
Técnico de Analista de
Comisión Calificadora Departamento de
Reclutamiento y Reclutamiento y
para Ascenso Dotación
Selección Selección
Coordina con el
Departamento de
Formación de
Recursos Humanos la
disponibilidad del
Laboratorio o Salón y
prepara la
documentación para
la aplicación de
pruebas técnicas y
entrevista.
Cita al colaborador
para entrevista y
prueba técnica.
Aplica prueba técnica Realiza entrevista a

a colaboradores. colaboradores
Reciben y Califican
pruebas técnicas,
firman y elaboran
Codifica pruebas informe de pruebas y
técnicas y traslada a trasladan al
Comisión calificadora Departamento de
para ascenso. Recibe e ingresa la Dotación de Recursos
notas de Humanos
pruebastécnicas al
informe final de
evaluación
Revisa informa
final del
Solicita referencias evaluación.
laborales y verifica
resultados de la
evaluación del
desempeño del año
anterior
Programa
reunión de la
Comisión
Calificadora para
Ascenso para la
Eabora informe final evaluación de los
de evaluación expedientes de
los colaboradores
que aplicaron a la
convocatoria
interna.
Imprime informe de
evaluación final y
traslada a Técnico
de Reclutamiento y 4
Selección para
integrar
expediente.

(4 DE 5)
Analista de Técnico de
Comisión Calificadora Jefe de Departamento de
Reclutamiento y Reclutamiento y
para Ascenso Dotación
Elabora Acta de
Califica a los candidatos
Convocatoria Interna
según criterios
adjudicada o desierta
establecidos en el Pacto
según corresponda y Ingresa resultados en Revisa resultados
Colectivo de
solicita firmas de los SiARH. ingresados en SiARH.
Condiciones de Trabajo
responsables de la
y Manual de Gestión del
Comisión Calificadora para
Empleo de la ONSEC.
Ascenso.
Notifica resultados del

proceso a los candidatos a
través del SiARH.
Transcurrido los tres días

establecidos se verifica si
existen solicitudes de
revisión de resultados.
Resuelve según
procedimiento Revisión de
Resultados de Proceso de
Ascenso .
Continúa procedimiento en
paso No. 34.
¿El puesto fue

adjudicado?
SI NO
Cambia estado
en el SiARH a
Continua paso Convocatoria
No. 34 interna
desierta e
informa por
escrito a la
Autoridad
correspondiente
solicitando
indicar y
aprobar si se
5
procede con la
Convocatoria
Externa .

(5 DE 5)
Analista de
Técnico de Reclutamiento y Selección Jefe de Departamento de Dotación Reclutamiento y
Selección
Escanea y adjunta documentos

requeridos en SIARH del
candidato ganador.
Revisa los documentos de soporte,

previo envío del expediente a
calificación de elegibilidad de la
ONSEC a través del SiARH.
de soporte de la convocatoria en
SiARH
A. Requisición de Convocatoria.
B. Convocatoria Publicada.
C. Acta del Proceso de
Convocatoria Interna.
¿Los documentos de
soporte están correctos?
5
SI NO
Envía
expediente a
ONSEC a través
de SiARH,
Corrige y envía a
cambiando el
ONSEC.
estado a
expediente
remitido a la
ONSEC .
Da seguimiento en el SiARH a los

expedientes remitidos a ONSEC.
Completa la información del

formato Formulario de Control
del proceso de reclutamiento Recibe en SiARH, certificación de
para ascenso y traslada a elegibilidad o no elegibilidad
Sección de Contrataciones con del candidato.
visto bueno del Jefe del
Asigna estado al
Departamento de Dotación de
expediente en el SIARH:
Recursos Humanos, para
convocatoria concluida
continuar con el procedimiento
con plaza adjudicada.
Contrataciones y Ascensos para
Personal Permanente con Cargo
al Renglón 011 o 022
Archiva expediente de
convocatoria y finaliza
procedimiento.
2 Fin

REVISIÓN DE RESULTADOS DEL PROCESO POR ASCENSO
Describir los criterios y actividades necesarias para atender y resolver las solicitudes de revisión de los resultados de
procesos de ascenso, en el marco de la normativa aplicable. Inicia: La Dirección de Recursos Humanos recibe solicitud
de revisión de resultados por parte del colaborador. Finaliza: El Asistente de Reclutamiento y Selección recibe y archiva
expediente.
b) Manual de Especificaciones de Clases de Puestos de la Oficina Nacional del Servicio Civil
d) Plan Anual de Salarios y otras disposiciones relacionadas con la Administración de Recursos Humanos
1) El candidato debe presentar su solicitud de revisión de resultados de la convocatoria dentro de un plazo de 3
días a partir de la fecha de notificación.
2) La Comisión Calificadora para Ascenso, resolverá en un plazo de 5 días a partir de la recepción de la solicitud de
revisión de resultados de la convocatoria.
3) Mientras se resuelve la revisión de resultados de la convocatoria, el nombramiento de la persona a la que le fue

adjudicado el puesto tendrá el carácter de temporal.
4) Si lo resulto por la Comisión Calificadora para Ascenso, fuere desfavorable, el trabajador podrá impugnar el
resultado ante la ONSEC, de conformidad con el artículo 80 de la Ley de Servicio Civil.
5) La toma de posesión del ascenso será de acuerdo al artículo 35 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil.

Recibe solicitud de revisión de resultados por parte del colaborador y traslada al
1. Departamento de Dotación de Recursos Humanos
Recibe solicitud y registra en el sistema el candidato o los candidatos que
solicitan revisión de resultados y adjunta la solicitud al archivo electrónico del Jefe del Departamento de
2. SIARH y cambia el estado del expediente de la convocatoria a “Convocatoria con Dotación
solicitud(es) de revisión de resultados”.
Solicita al Técnico de Reclutamiento y Selección recopilar información de la Jefe del Departamento de
3.
convocatoria. Dotación
Recibe solicitud y recopila la información generada durante el procedimiento Técnico de Reclutamiento y

4.
para que se lleve a cabo la revisión por la Comisión Calificadora para Ascenso. Selección
Convoca a reunión a los integrantes de la Comisión Calificadora para Ascenso y Jefe de Departamento de
5.
entrega la (s) solicitud (des) respectivas. Dotación
Conoce la(s) solicitud(es), y analiza la información relacionada a la inconformidad
6. planteada, los criterios y parámetros evaluados y resuelve en el plazo
Ascenso
establecido.
7. Elabora acta de revisión del proceso de ascenso, según formato establecido.
Selección

8. Firma acta de lo resuelto en el proceso de revisión de resultados.
Ascenso
Recibe Acta de Revisión del proceso para Ascenso, actualiza en el SIARH estado
“resultado satisfactorio” o “resultado insatisfactorio” según corresponda de
acuerdo con la revisión realizada. Jefe del Departamento de
9.
Dotación
Elabora oficio de notificación al candidato (s) de resultado de la revisión, gestiona
firmas y traslada al Analista de Reclutamiento y Selección.
Valida estado de candidato en el SIARH y traslada para continuar con el Jefe de Dotación de Recursos
10.
procedimiento de convocatoria. Humanos
Asistente de Relaciones
11. Recibe y notifica a los interesados los resultados de la revisión y archiva.
Laborales

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DE RESULTADOS DEL PROCESO POR ASCENSO

(1 DE 2)
Dirección de Recursos Jefe del Departamento Técnico de Reclutamiento Comisión Calificadora

Humanos de Dotación y Selección para Ascenso
Inicio
Recibe solicitud y
registra en el sistema
el candidato o los
candidatos que
Recibe solicitud de
solicitan revisión de
revisión de resultados
resultados, adjunta la
por parte del
solicitud al archivo
colaborador y
electrónico del SiARH
traslada al
y cambia el estado
Departamento de
del expediente de la
Dotación de Recursos
convocatoria a
Humanos
Convocatoria con
solicitud(es) de
revisión de
resultados .
Recibe solicitud y
recopila la información
Solicita al Técnico de
generada durante el
Reclutamiento y
procedimiento para
Selección recopilar
que se lleve a cabo la
información de la
revisión por la
convocatoria.
Comisión Calificadora
para Ascenso.
Conoce la(s)
Convoca a reunión a solicitud(es) y analiza
los integrantes de la la información
Comisión relacionada con la
Calificadora para inconformidad
Ascenso y entrega la planteada, los criterios
(s) solicitud (des) y parámetros
respectivas. evaluados y resuelve
en el plazo establecido.

PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DE RESULTADOS DEL PROCESO POR ASCENSO
(2 DE 2)
Analista de
Comisión Calificadora Jefe del Departamento de Departamento de
Reclutamiento y
para Ascenso Dotación Relaciones Laborales
Selección
Recibe Acta de
Revisión del proceso
para Ascenso,
actualiza en el SiARH
estado resultado
satisfactorio o
resultado
insatisfactorio
según corresponda
de acuerdo con la
Elabora acta de revisión realizada.
Firma acta de lo
revisión del
resuelto en el
proceso de Elabora oficio de Recibe y notifica a
proceso de
ascenso, según notificación al los interesados de
revisión de
formato candidato (s) de los resultados de la
resultados.
establecido. resultado de la revisión y archiva
revisión, gestiona
firmas y traslada al
Analista de
Reclutamiento y
Selección.
FIN
Valida estado de
candidato en el
SiARH y traslada
para continuar con
el procedimiento
de convocatoria.

RECLUTAMIENTO EXTERNO
Establecer las normas y actividades que permitan la captación de candidatos potenciales externos, que cumplan con los
requisitos para ocupar los puestos vacantes en el Ministerio de Finanzas Públicas (MINFIN).
Inicia: La Dirección de Recursos Humanos recibe requisición de convocatoria externa, prueba técnica y cuando
corresponda respuesta de la prueba técnica por parte de la Dependencia interesada. Finaliza: El Técnico de
Reclutamiento y Selección verifica que la documentación esté actualizada y completa, utilizando listado de verificación y
traslada a Sección de Contrataciones.
c) Manual de Especificaciones de Clases de Puestos de la Oficina Nacional del Servicio Civil
d) Manual de Puestos y Funciones de las Dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas vigente
e) Manual de Gestión del Empleo de la ONSEC, guías y formatos
f) Acuerdo Ministerial No. 76-2012 y sus Reformas
g) Resolución D-97-89 Modificación a los requisitos mínimos para optar a puestos de trabajo cubiertos por el plan
de clasificación del Organismo Ejecutivo
h) Plan Anual de Salarios vigente.
1) Para iniciar el procedimiento de Reclutamiento Externo deben agotarse las posibilidades de reclutamiento para
ascenso (convocatoria interna).
2) Los requisitos a considerarse para que pueda iniciarse un procedimiento de Reclutamiento Externo son:
a. Haber declarado el puesto desierto
b. Disponibilidad financiera
c. El renglón presupuestario del puesto a reclutar y
d. Las directrices estratégicas de la Dirección de Recursos Humanos.
3) Para la realización del anuncio de oferta de plazas vacantes deberá utilizarse el portal de GUATEmpleo u otro
medio que defina la Oficina Nacional de Servicio Civil, por medio del cual los candidatos interesados en presentar
ofertas de trabajo deben postularse.
4) Debe verificarse en el SIARH la existencia de candidatos elegibles por parte de la ONSEC para ser incluidos en un
nuevo proceso de Convocatoria Externa.
5) El expediente del postulante para el proceso de convocatoria externa debe estar conformado por la siguiente
documentación:
b. Oferta de Servicios generada a partir del CV en línea
c. Copia confrontada del DPI de ambos lados
d. Copia confrontada de documento de afiliación al IGSS reciente(si el candidato ya se encuentra registrado en
el IGSS)
e. Registro Tributario Unificado actualizado y ratificado
f. Boleta original de antecedentes Penales y Policiacos vigentes (no más de 6 meses de haber sido emitidos)
g. Copia confrontada de constancias de estudios según el requerimiento de la convocatoria para la plaza que
Universitario
h. Dos constancias originales de colegiado activo y copia confrontada (únicamente para puestos profesionales)
i. Copia confrontada de constancias laborales que cubran el tiempo de experiencia requerido en la
convocatoria (firmadas y selladas por la entidad que las extiende)
j. Copia confrontada de diplomas, seminarios, talleres u otras capacitaciones relacionadas con el puesto
(cuando corresponda)
k. Copia confrontada de Boleto de Ornato del año en curso se exceptúan los generados electrónicamente.

l. Solvencia Fiscal de no más de dos meses de haber sido emitida
m. Copia confrontada del Finiquito de la Contraloría General de Cuentas con vigencia de 1 año (constancia
Transitoria de inexistencia de Reclamación de Cargos)
n. Solicitud de participación generada en SIARH
o. Formulario Anexo a la Oferta de Servicios
p. Copia confrontada de licencias o permisos especiales, según corresponda los requerimientos del puesto, las
cuales pueden ser:
a) Licencia de Conducir (Tipo A, B, C, M )
b) Licencia de Portación de Armas
c) Tarjeta de Salud
d) Tarjeta de Pulmones
e) Permiso para Preparar o Manipular Alimentos
Nota: para la confrontación de los documentos definidos en el numeral anterior se requerirá que el candidato presente
el original correspondiente, el cual será devuelto posterior a su confrontación.
6) Los expedientes que se conforman durante el proceso de convocatoria externa, quedarán en resguardo de la
Dirección de Recursos Humanos por la vigencia de la elegibilidad (1 año)
7) Debe evaluarse únicamente a los candidatos que cumplan con los requisitos establecidos en la convocatoria
publicada.
8) Las pruebas técnicas serán definidas por las Dependencias solicitantes, las cuales podrán ser escritas o prácticas.
en el caso de las escritas las dependencias deberán enviar las respuestas de las mismas para su calificación en la
Dependencia solicitante, en el caso de las prácticas las dependencias deberán solicitar que un representante de
RRHH brinde acompañamiento en el proceso y en la calificación de las mismas.
9) Finalizado el proceso de Convocatoria Externa, el Director de la Dependencia donde se encuentra el puesto

desierto deberá realizar entrevista técnica a los candidatos declarados elegibles por la ONSEC, notificando por
escrito a la Dirección de Recursos Humanos sobre la mejor opción para ocupar el puesto desierto con visto bueno
del Despacho Ministerial.

Recibe requisición de convocatoria externa y prueba técnica con su respectiva
respuesta por parte de la Dependencia interesada.
Traslada requisición al Departamento de Dotación de Recursos Humanos para su
revisión y análisis.
3. Recibe requisición y margina al Analista de Reclutamiento y Selección.
Dotación
Analiza la viabilidad de la publicación de la plaza desierta, verifica la existencia de
4. vacante por convocatoria interna desierta en el SIARH, revisa el contenido de la
Selección
requisición y los requisitos del numeral 2 de “Disposiciones Internas”.
Registra la vacante en el SIARH, asigna estado de “Convocatoria Externa en
5. Preparación” e ingresa la información contenida en la requisición para su
Selección
publicación.
Revisa información ingresada en estado Convocatoria Externa en Preparación en
6. el SIARH, publica convocatoria externa y asigna estado de “Convocatoria Externa
Selección
Publicada”.
Ingresa al portal de GUATEMPLEO, crea o actualiza su CV en línea y postula a la
7. El candidato
plaza vacante de su interés.
Presenta solicitud de participación y documentación solicitada en Convocatoria
8. El candidato
Externa en fecha, horario y lugar establecido.
Verifica que el candidato se postuló en el Sistema, ¿la información de la solicitud
es correcta?
Sí: Confronta documentos entregados para determinar si la persona cumple con

9. Técnico de Dotación
los requisitos establecidos en la convocatoria y coloca en el Sistema: “Solicitud de
Participación Recibida”.
No: Orienta al candidato para su postulación en el Sistema y toma nota en
registro respectivo.
Entrega al Analista de Reclutamiento y Selección la base de convocatoria
10. Técnico de Dotación
codificada y expedientes de candidatos que cumplen requisitos.
Coordina programación de evaluaciones psicométricas, prueba técnica y Analista de Reclutamiento y
11.
entrevista para el(los) candidato(s) que cumple(n) con los requisitos. Selección
12. Asigna Pruebas psicométricas en el Sistema correspondiente.
Selección

13. disponibilidad de Laboratorio o Salón y prepara la documentación para la
Selección
aplicación de pruebas técnicas y entrevista.
14. Cita al(los) candidato(s) para realizar primera entrevista y prueba técnica.
Selección
15. Aplica prueba técnica a candidato(s).
Selección
16. Realiza primera entrevista a candidato(s).
Selección
17. Traslada al Jefe del Departamento de Dotación para realizar calificación.
Selección
18. Califica pruebas , firma y traslada informe de prueba técnica.
Dotación de Recursos Humanos
19. Solicita referencias, laborales y personales.
Selección
20. Elabora informe final de evaluación e ingresa resultados en el SIARH.
Selección
Imprime informe de evaluación final e informe de SIARH, y traslada a Técnico de Analista de Reclutamiento y
21.
Reclutamiento y Selección para integrar expediente. Selección
Escanea y adjunta documentos requeridos en SIARH de candidatos con
22. Técnico de Reclutamiento
resultados satisfactorios.
Elabora acta del Proceso de Convocatoria Externa y gestiona las firmas Analista de Reclutamiento y
23.
correspondientes. Selección
Escanea y adjunta documentos de soporte de la convocatoria en SIARH:
a. Requisición de Convocatoria Técnico de Reclutamiento y
24.
b. Convocatoria Publicada Selección
c. Acta del Proceso de Convocatoria Externa
25. Notifica resultados a candidatos a través del SIARH.
Revisa los documentos de soporte, previo envío del expediente a calificación de
elegibilidad de la ONSEC, ¿los documentos de soporte están correctos?
26. Sí: Envía expediente a ONSEC a través de SIARH, cambiando el estado a
“expediente remitido a la ONSEC”.
No: Corrige y envía a ONSEC.

27. Da seguimiento en el SIARH a los expedientes remitidos a ONSEC.
Recibe en SIARH certificación de “elegibilidad” o “no elegibilidad” de cada Jefe del Departamento de
28.
candidato. Dotación de Recursos Humanos
Coordina con Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia solicitante Jefe de Departamento de
29.
horario de entrevista técnica del o los candidatos elegibles. Dotación de Recursos Humanos
Cita a candidato(s) elegibles para realizar entrevista técnica con Autoridad Técnico de Reclutamiento y
30.
Administrativa Superior de la Dependencia solicitante. Selección
Conforma expediente de candidato(s) elegible(s) para envío a Autoridad Técnico de Reclutamiento y
31.
Administrativa Superior de la Dependencia Solicitante. Selección
Elabora oficio para traslado de expediente a Autoridad Administrativa Superior Jefe del Departamento de
32.
de la Dependencia solicitante. Dotación de Recursos Humanos
Envía oficio y expediente a Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia Jefe del Departamento de
33.
solicitante para soporte de entrevistas. Dotación de Recursos Humanos
Recibe respuesta de la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia
solicitante, indicando el candidato elegido y adjuntando el expediente enviado Jefe del Departamento de
34.
para entrevista, traslada al Técnico de Reclutamiento y Selección para contactar Dotación de Recursos Humanos
al candidato.
Contacta al candidato elegido para verificar disponibilidad, ¿está disponible el
candidato?
35. Sí: Asocia al candidato elegido en el puesto vacante en el SIARH y registra estado
Selección
“Resultado Satisfactorio”.
No: Informa a la Autoridad Superior de la Dependencia solicitante y continúa en
el paso No.31.
Completa la información del formato “Formulario de Control del proceso de
reclutamiento externo” y traslada a Sección de Contrataciones con visto bueno
36. del Jefe del Departamento de Dotación de Recursos Humanos, para continuar
Selección
con el procedimiento “Contrataciones y Ascensos para Personal Permanente
con Cargo al Renglón 011 o 022”.

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO EXTERNO

(1 DE 4)
Dirección de Recursos Jefe del Departamento de Analista de Reclutamiento y

Humanos Dotación de Recursos Humanos Selección
Inicio
Recibe requisición de
convocatoria externa y prueba
técnica con su respectiva
respuesta por parte de la
Dependencia interesada.
Analiza viabilidad de la publicación

de la plaza desierta, verifica la
Traslada requisición al existencia de vacante por
Recibe requisición y margina al
Departamento de Dotación de convocatoria interna desierta en el
Recursos Humanos para su SiARH, revisa el contenido de la
Selección.
revisión y análisis. requisición y los requisitos del
numeral 2 de Disposiciones
Internas .
Registra la vacante en el SiARH,

asigna estado de Convocatoria
Externa en Preparación e
ingresa la información contenida
en la requisición para su
publicación.
Revisa información ingresada en

estado Convocatoria Externa en
Preparación en el SiARH, publica
convocatoria externa y asigna
estado de Convocatoria Externa
Publicada .

(2 DE 4)
Analista de Técnico de
El candidato Técnico de Dotación Reclutamiento y Reclutamiento y
Ingresa al portal
de
GUATEMPLEO,
crea o actualiza
su CV en línea y
postula a plaza
vacante se su
interés.
Verifica que el
candidato se
postuló en el
Sistema.
Presenta
Solicitud de
participación y
documentación
solicitada en
Convocatoria
Externa en fecha,
horario y lugar ¿La información de la
establecido. solicitud es correcta?
SI
NO
Confronta
documentos Coordina con el
entregados Departamento de
para Formación de
Orienta al determinar si Recursos Humanos
candidato la persona la disponibilidad de
para su cumple con Laboratorio o Salón
postulación en los requisitos y prepara la
el Sistema y establecidos documentación
toma nota en en la para la aplicación de
registro convocatoria pruebas técnicas y
respectivo. y coloca en el entrevista.
Sistema:
Solicitud de
Participación
Recibida
Cita al(los)
candidato(s) para
Entrega al Analista Coordina
realizar primera
de Reclutamiento programación de
entrevista y prueba
y Selección la base evaluaciones
técnica.
convocatoria psicométricas, prueba
codificada y técnica y entrevista
expedientes de para el(los)
candidatos que candidato(s) que
cumplen cumple(n) con los
requisitos. requisitos.
Aplica prueba
técnica a
candidato(s).
Asigna Pruebas
psicométricas en el
Sistema
correspondiente.

(3 DE 4)
Analista de Reclutamiento y Técnico de Reclutamiento y Jefe de Departamento de

Selección Selección Dotación de Recursos Humanos
Traslada al Jefe del Califica pruebas firma y

Realiza primera entrevista a
Departamento de Dotación traslada informe de prueba
candidato(s).
para realizar calificación. técnica.
Solicita referencias, laborales y

personales.
Elabora informe final de

evaluación e ingresa resultados
en el SIARH.
Imprime informe de evaluación

final e informe de SiARH, y
requeridos en SiARH de
traslada a Técnico de
candidatos con resultados
Reclutamiento y Selección para
satisfactorios.
integrar expediente.
Notifica resultados a candidatos a
través del SiARH.
Escanea y adjunta documentos de

soporte de la convocatoria en
Elabora acta del Proceso de
SiARH:
Convocatoria Externa y
A) Requisición de Convocatoria.
gestiona las firmas
B) Convocatoria Publicada.
correspondientes. Revisa los documentos de
C) Acta del Proceso de
Convocatoria Externa. soporte, previo envío del
expediente a calificación de
elegibilidad de la ONSEC.
¿Los documentos de soporte

están correctos?
SI NO
Envía
expediente a
ONSEC a través
del SiARH, Corrige y
cambiando al envía a
estado a ONSEC
expediente
remitido a la
ONSEC

(4 DE 4)
Jefe del Departamento de Dotación

Técnico de Reclutamiento y Selección
de Recursos Humanos
Cita a candidato(s) elegibles para

Da seguimiento en el SiARH a los realizar entrevista técnica con
expedientes remitidos a ONSEC. Autoridad Administrativa Superior
Dependencia Solicitante.
Rec ibe en SiARH certificac ión de

elegibilidad o no elegibilidad de
cada candidato.
Conforma expediente de candidato(s)

elegible(s) para envío a Autoridad
Administrativa Superior de la
Coordina con Autoridad Administrativa Dependencia Solicitante.
Superior de la Dependencia solicitante
horario de entrevista técnica del o los
candidatos elegibles.
Elabora oficio para traslado de

expediente a Autoridad Administrativa
Superior de la Dependencia solicitante.
Contacta al candidato elegido para

Envía oficio y expediente a Autoridad verificar disponibilidad.
Dependencia solicitante para soporte de
entrevistas.
¿Está disponible el candidato?

Recibe respuesta de la Autoridad
Dependencia solicitante, indicando el SI NO
candidato elegido y adjuntando el
expediente enviado para entrevista,
traslada al Técnico de Reclutamiento y
Selección para contactar al candidato Asocia al candidato
elegido en el puesto Informa a la Autoridad
vacante en el SiARH y Superior de la Dependencia
registra estado solicitante y continúa en el
Resultado paso No. 31.
Satisfactorio .
Completa la información del formato

Formulario de Control del proceso de
reclutamiento externo y traslada a Sección de
Contrataciones con visto bueno del Jefe del
Departamento de Dotación de Recursos
Humanos, para continuar con el procedimiento
Contrataciones y Ascensos para Personal
Permanente con Cargo al Renglón 011 o 022
Fin

RECLUTAMIENTO EXTERNO CON CARGO AL RENGLÓN PRESUPUESTARIO 021
Establecer las normas y actividades que permitan la captación de candidatos potenciales externos, que cumplan con los
requisitos para ocupar los puestos vacantes en el Ministerio de Finanzas Públicas (MINFIN). Inicia: La Dirección de
Recursos Humanos recibe requisición de personal y prueba técnica con su respectiva respuesta. Finaliza: El Técnico de
Reclutamiento y Selección recibe oficio de solicitud de contratación, conforma y traslada el expediente del candidato
seleccionado a la Sección de Contrataciones.
b) Plan Anual de Salarios y Normas para su Aplicación en las Instituciones del Organismo Ejecutivo.
c) Acuerdo Ministerial 76-2012 y sus Reformas
d) Decreto 11-73 Ley de Salarios de la Administración Pública
1) Los requisitos a considerarse para que pueda iniciarse un procedimiento de Reclutamiento Externo para
realizar la contratación con cargo al renglón presupuestario 021 son:
a. Disponibilidad presupuestaria y financiera en el renglón presupuestario correspondiente.
b. Confirmación del puesto vacante en el renglón presupuestario 021
c. Las directrices estratégicas de la Dirección de Recursos Humanos
2) El expediente del postulante para el proceso de reclutamiento externo con cargo al renglón presupuestario
021, debe estar conformado por original y copia, se devolverá al interesado los originales que corresponda, de la
siguiente documentación:
a. Oferta de Servicios generada a partir del CV en línea
b. Formulario Anexo a la Oferta de Servicios
c. Copia confrontada DPI de ambos lados
d. Original y copia de documento de afiliación al IGSS (si el candidato ya se encuentra registrado en el IGSS),
copia confrontada.
e. Registro Tributario Unificado actualizado y ratificado
f. Boleta original de antecedente Penales y Policiacos vigentes (no más de 6 meses de haber sido emitidos
g. Constancias de estudios según la requisición para la plaza que se está aplicando: 6to Primaria, Tercero Básico,
Diversificado, Certificación de Cursos Aprobados, Título Universitario, copia confrontada
h. Dos constancias originales de colegiado activo (únicamente para puestos profesionales)
i. Copia confrontada de las constancias laborales que cubran el tiempo de experiencia requerido en la
requisición (firmadas y selladas por la entidad que las extiende),
j. Diplomas, seminarios, talleres u otras capacitaciones relacionadas con el puesto, copia confrontada.
k. Copia confrontada del Boleto de Ornato del año en curso.
l. Solvencia Fiscal de no más de dos meses de haber sido emitida.
m. Copia confrontada del Finiquito de la Contraloría General de Cuentas con vigencia de 1 año (constancia
Transitoria de inexistencia de Reclamación de cargo),
n. Licencias o permisos especiales, según corresponda los requerimientos del puesto, (copia confrontada), las
cuales pueden ser:
f) Licencia de Conducir (Tipo A, B, C, M )
g) Licencia de Portación de Armas
h) Tarjeta de Salud
i) Tarjeta de Pulmones
j) Permiso para Preparar o Manipular Alimentos
NOTA: Para la confrontación de los documentos definidos en los numerales anteriores se requerirá que el candidato
presente el original correspondiente, el cual será devuelto posterior a su confrontación.
3) Debe evaluarse únicamente a los candidatos que cumplan los requisitos establecidos en el perfil de puesto
según cuestionario de clasificación de puestos de la ONSEC.

4) Para el reclutamiento de candidatos potenciales a nivel externo se debe considerar como primera opción la
página de GUATEEMPLEO, en caso de no encontrar candidatos que cumplan con los requisitos, la segunda
opción será utilizar otros medios, tales como: colegios profesionales, banco de recursos humanos de las
universidades, páginas de las Instituciones y redes sociales; los cuales serán ingresados para la base de datos
del Ministerio de Finanzas Públicas.
5) Si la necesidad persiste para el siguiente ejercicio fiscal, en los casos donde la denominación, ubicación de los
puestos y salarios se mantengan en las mismas condiciones en las cuales fueron aprobados los puestos por la
ONSEC, siempre que se trate del mismo servidor, se procederá a realizar los contratos administrativos y el
Acuerdo de Aprobación sin necesidad de evaluaciones técnicas o psicométricas.
6) Las pruebas técnicas serán definidas por las Dependencias solicitantes, las cuales podrán ser escritas o
prácticas, en el caso de las escritas las Dependencias deberán enviar las respuestas de las mismas, para su
calificación en el Departamento, en el caso de las prácticas las dependencias deberán solicitar que un
representante de RRHH brinde acompañamiento en el proceso y en la calificación de las mismas.

Elabora oficio de solicitud de contratación, requiere el visto bueno del Director de la dependencia
1.
Despacho Ministerial y traslada a la Dirección de Recursos Humanos. solicitante
Recibe propuesta de contratación de personal y prueba técnica con su
respectiva respuesta por parte de la Dependencia interesada.
Traslada requisición al Departamento de Dotación de Recursos Humanos
3. para su revisión y análisis así como expediente de candidato propuesto por Dirección de Recursos Humanos
la dependencia interesada
Recibe requisición y expediente. Margina al Analista de Reclutamiento y Jefe del Departamento de
4.
Selección. Dotación
Recibe requisición de personal y verifica estatus del puesto según los
requisitos establecidos en el numeral 1 de “Disposiciones Internas”, ¿el
puesto cumple con los requisitos?
Sí: Analista de Reclutamiento y
5.
Continúa procedimiento en el paso No. 6. Selección
No:
Informa a la Dependencia solicitante que no se cuenta con puesto vacante o
disponibilidad financiera y finaliza procedimiento.
Realiza análisis del expediente del candidato para verificar si es elegible
¿El candidato es elegible?
Sí: Selecciona al candidato y traslada expedientes al Jefe del Departamento Analista de Reclutamiento y
6.
de Dotación de Recursos Humanos. Selección de Personal
No: Informa al Jefe del Departamento de Dotación de Recursos Humanos
para que establezca directrices.
Coordina con Analista de Reclutamiento y Selección de Personal, Técnico de
7. Reclutamiento y Selección la programación de evaluaciones psicométricas,
Dotación
prueba técnica y entrevista para el candidato propuesto
8. Asigna pruebas psicométricas en el Sistema correspondiente
Selección
9. disponibilidad de Laboratorio o Salón y prepara la documentación para la
Selección
aplicación de pruebas técnicas y entrevista
10. Cita al candidato para entrevista y aplicación de prueba técnica
Selección

Asistente de Reclutamiento y
11. Aplica prueba técnica a candidato
Selección
Profesional de Reclutamiento y
12. Realiza entrevista a candidato
Selección
Asistente de Reclutamiento y
13. Elabora formato de informe de evaluación técnica.
Selección
14. Solicita referencias laborales y personales.
Selección
15. Elabora informe final.
Selección
16. Revisa informe final.
Dotación
Elabora oficio de notificación de resultados con visto bueno de la
17. Subdirección de Gestión y Dirección de Recursos Humanos y traslada a la
Dotación
Dependencia solicitante.

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO EXTERNO CON CARGO AL RENGLÓN PRESUPUESTARIO 021

(1 DE 3)
Jefe del Analista de

Director de la Dirección de Recursos
Departamento de Reclutamiento y
Dependencia solicitante Humanos
Dotación Selección
Inicio
Recibe propuesta
de contratación de
personal y prueba
técnica con su
respectiva
respuesta por
Elabora oficio de parte de la
solicitud de contratación, Dependencia
requiere el visto bueno interesada
del Despacho Ministerial Recibe requisición de
y traslada a la Dirección personal y verifica
de Recursos Humanos status del puesto
según los requisitos
establecidos e el
numeral 1 de
Traslada Disposiciones
requisición al Internas
Departamento de
Dotación de Recibe requisición y
Recursos expediente. Margina
1
Humanos para su al analista de
revisión y análisis Reclutamiento y
así como Selección
expediente de ¿El puesto cumple con
candidato los requisitos?
propuesto por la
dependencia SI
interesada NO
Informa a la
Dependencia
solicitante que
no se cuenta Continúa
con puesto procedimien
vacante o to en el paso
disponibilidad No. 6.
financiera y
finaliza
procedimiento
1
2

PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO EXTERNO CON CARGO AL RENGLÓN PRESUPUESTARIO 021
(2 DE 3)
Analista de Reclutamiento y Técnico de Reclutamiento y
Humanos
Realiza análisis
del expediente
del candidato
para verificar si es
elegible
¿El candidato es
elegible?
SI NO
Selecciona al
Informa al Jefe
candidato y
del
traslada
Departamento
expedientes al
de Dotación de
Jefe del
Recursos
Departamento
Humanos para
de Dotación de
que establezca
Recursos Coordina con
directrices.
Humanos Analista de
Reclutamiento y
Selección de
Personal, Técnico
de Reclutamiento
y Selección la
programación de
valuaciones
psicométricas,
prueba técnica y
entrevista para el
candidato
propuesto
Coordina con el
Departamento de
Formación de Recursos
Asigna pruebas Humanos la
psicométricas en el Sistema disponibilidad de
correspondiente Laboratorio o Salón y
prepara la
documentación para la
aplicación de pruebas
técnicas y entrevista
Cita al candidato para

entrevista y aplicación
de prueba técnica

PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO EXTERNO CON CARGO AL RENGLÓN PRESUPUESTARIO
021-022
(3 DE 3)
Asistente de Profesional de Analista de Jefe del Departamento

Reclutamiento y Reclutamiento y Reclutamiento y de Dotación de
Selección Selección selección Recursos Humanos
Aplica prueba Realiza entrevista a

técnica al candidato candidato
Elabora formato de Solicita referencias

informe de laborales y
evaluación técnica personales
Elabora informe
Revisa informe final
final
Elabora oficio de
notificación de
resultados con visto
bueno de la
Subdirección de
Gestión y Dirección de
Recursos Humanos y
traslada a la
Dependencia
solicitante
Fin

CONTRATACIONES Y ASCENSOS PARA PERSONAL PERMANENTE CON CARGO AL RENGLÓN 011
Describir los criterios y actividades necesarias para realizar la contratación de personal permanente, ya sea por
cambio de renglón presupuestario, ascenso, reingreso o primer ingreso a la institución, en el marco de las leyes y
normas aplicables.
Inicia: El Jefe de la Sección de Contrataciones recibe el expediente de la persona a contratar o ascender. Finaliza: El
Analista de Dotación verifica que el expediente contenga los documentos según lista de verificación y traslada al
Departamento de Gestión y Compensaciones.
b) Ley de Probidad y Responsabilidad de Funcionarios Públicos
d) Manual de Clasificación Presupuestaria para el Sector Público de Guatemala
e) Acuerdo Ministerial 76-2012 y sus Reformas
f) Decreto 11-73 Ley de Salarios de la Administración Pública
l. El expediente del postulante para contrataciones debe estar conformado por la siguiente documentación:
a. Reportes de GUATENOMINAS (Ocupación histórica del puesto o reporte de vacante).
b. Formulario de Requisición de Personal firmado por la Autoridad Superior de la Dependencia
c. Oferta de Servicios generada a partir del CV en línea
d. Formulario Anexo a la Oferta de Servicios
e. Informe Individual de Evaluación (generado en SiARH)
f. Constancia de elegibilidad extendida por la ONSEC (Se exceptúan los casos de puestos de Directores,
Subdirectores y puestos exentos)
g. Oficio de autorización de contratación emitida por la Dependencia con visto bueno del Despacho Ministerial
h. Copia del DPI de ambos lados confrontada
i. Copia de documento de afiliación al IGSS confrontada (si el candidato ya se encuentra registrado en el IGSS)
j. Registro Tributario Unificado actualizado
k. Boleta original de antecedente Penales y Policiacos vigentes (no más de 6 meses de haber sido emitidos)
l. Copias confrontadas de constancias de estudios según el requerimiento de la convocatoria para la plaza que
Universitario
m. Dos constancias originales de colegiado activo y una copia confrontada (únicamente para puestos
profesionales)
n. Copias confrontadas de diplomas, seminarios, talleres u otras capacitaciones relacionadas con el puesto
o. Copia de constancias laborales (firmadas y selladas por la entidad que las extiende)
p. Copia de Boleto de Ornato confrontada (se exceptúan los generados electrónicamente)
q. Solvencia Fiscal de no más de 2 meses de haber sido emitida al momento de presentarla en el proceso de
convocatoria externa.
r. Copia confrontada del Finiquito de la Contraloría General de Cuentas con vigencia de 1 año (constancia
Transitoria de inexistencia de Reclamación de cargos)
s. Copia de convocatoria publicada y de acta de adjudicación por convocatoria externa
t. Copia confrontada de licencias o permisos especiales vigentes, según corresponda los requerimientos del
2. El expediente para ascensos debe estar conformado por la siguiente documentación:

a. Reportes de GUATENOMINAS (Ocupación histórica del puesto o reporte de vacantes)

b. Oferta de Servicios generada a partir del CV en línea
c. Oficio de autorización de contratación emitida por la Dependencia solicitante con visto Bueno del Despacho
Ministerial.
d. Formulario Anexo a la Oferta de Servicios
e. Informe Individual de Evaluación (generada en SiARH)
f. Constancia de elegibilidad extendida por la ONSEC
g. Copia convocatoria publicada y de acta de adjudicación de puesto por ascenso
h. Copia confrontada del DPI de ambos lados
i. Copias confrontadas de constancias de estudios según el requerimiento de la convocatoria para la plaza que
Universitario
j. Dos constancias originales de colegiado activo y una copia confrontada (únicamente para puestos
profesionales)
k. Copias confrontadas de diplomas, seminarios, talleres y otras capacitaciones relacionadas con el puesto
l. Copias de constancias laborales que acrediten la experiencia laboral afín al puesto en otras organizaciones
en los casos que no se cuente con experiencia interna (firmadas y selladas por la entidad que las extiende)
m. Copia confrontada del Finiquito de la Contraloría General de Cuentas con vigencia de 1 año (Constancia
Transitoria de Inexistencia de Reclamación de cargos)
n. Copia confrontada del último nombramiento funcional emitido por la Dirección de Recursos Humanos o
reporte de las funciones asignadas por el Director de la Dependencia o jefe inmediato que incluya fecha de
inicio
o. Copias confrontadas de licencias o permisos especiales vigentes, según corresponda los requerimientos del

Recibe el expediente de la persona a contratar o ascender, ¿está
completo el expediente?
Jefe del Departamento de Dotación
1. Sí: Traslada a Analista de Dotación.
de Recursos Humanos
No: Devuelve el expediente a Jefe del Departamento de Dotación de
Recursos Humanos para gestionar complemento de la papelería.
Recibe, expediente y elabora el Acuerdo Ministerial, Nombramiento Analista de Dotación
2. Funcional y cuadro Resumen de Traslado con firma respectiva.
Traslada al Jefe de la Sección de Contrataciones.
Revisa Acuerdo Ministerial, Nombramiento Funcional y cuadro Jefe del Departamento de Dotación
Resumen de Traslado, ¿requiere realizar correcciones? de Recursos Humanos
Sí: Devuelve a Analista o Técnico de Contrataciones para realizar
3. correcciones.
No: Rubrica el Acuerdo Ministerial, Nombramiento Funcional y firma
el cuadro Resumen de Traslado y entrega a Jefe del Departamento de
Dotación de Recursos Humanos.
Revisa Acuerdo Ministerial, Nombramiento Funcional cuadro Jefe del Departamento de Dotación
Resumen de Traslado y, ¿requiere realizar correcciones? de Recursos Humanos
Sí: Devuelve a Analista o Técnico de Contrataciones para realizar
4. correcciones.
No: Rubrica el Acuerdo Ministerial y Nombramiento Funcional firma
el cuadro Resumen de Traslado y entrega al Analista o Técnico de
Contrataciones.
Conforma expediente con la documentación según corresponda: Analista de Dotación
5.
1. Para nombramiento:

a) Cuadro Resumen de Traslado,
b) Copia de oficio de autorización de contratación,
c) Acuerdo Ministerial,
d) Informe Final de Evaluación.
e) Informe Individual de Evaluación
f) Nombramiento Funcional
2. Para ascenso:
a) Cuadro Resumen de Traslado,
b) Acuerdo Ministerial,
c) Copia de acta de adjudicación de puesto por ascenso
d) Nombramiento Funcional
Traslada a la Dirección de Recursos Humanos para firma.
Revisa, firma el cuadro Resumen de Traslado, rubrica el Acuerdo Autoridad Administrativa
6. Ministerial y Nombramiento Funcional, devuelve al Analista o Técnico superior de la Dirección de
de Contrataciones. Recursos Humanos
Traslada expediente correspondiente al Vice Despacho de Analista de Dotación
7. Administración Interna y Desarrollo de Sistemas o en ausencia del
mismo al Vice Despacho asignado.
Refrenda el Acuerdo Ministerial y traslada al Despacho Ministerial Viceministro de Administración
8.
para firma. Interna y Desarrollo de Sistemas
Autoriza y firma Acuerdo Ministerial y Nombramiento Funcional y
9. Autoridad Nominadora
devuelve a la Dirección de Recursos Humanos.
Recibe y traslada al Departamento de Dotación de Recursos
10. Subdirección de Recursos Humanos
Humanos.
Elabora Oficio de Probidad (cuando aplique) y oficio de apertura de
cuenta dirigida al banco Crédito Hipotecario Nacional (aplica
únicamente cuando es contratación externa), de acuerdo a los
formatos establecidos.
11. Analista de Dotación
Traslada a Dirección de Recursos Humanos para firma.
Nota 1: Cuando dentro del expediente se cuente únicamente con el
recibo de pago de solicitud del Finiquito de la CGC, se elabora oficio
de requerimiento.
Firma oficios y devuelve al Departamento de Dotación de Recursos
12. Subdirección de Recursos Humanos
Humanos.
Entrega al empleado los siguientes documentos:
a) Oficio de nombramiento funcional
b) Oficio de solicitud de probidad
c) Oficio de apertura de cuenta (cuando aplique)
Recibe y firma oficio de nombramiento funcional y oficio de solicitud
14. de probidad. Empleado
Realiza la apertura de cuenta en CHN cuando corresponda.
Entrega al Analista o Técnico de Contrataciones la constancia de Empleado
15.
apertura de cuenta en CHN.
Verifica que expediente contenga los documentos según lista de Analista de Dotación
verificación y traslada al Departamento de Gestión y
Compensaciones. Finaliza el procedimiento.
Nota 2: Para trasladar el expediente al Departamento de Gestión y
16. Compensaciones no se enviarán dentro del mismo los documentos
que mencionan las literales a) y b).

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIONES Y ASCENSOS PARA PERSONAL PERMANENTE CON CARGO
AL RENGLÓN 011
(1 DE 4)
Jefe de la Sección de Contrataciones Analista de Dotación
Inicio
Recibe el expediente de la persona a

contratar o ascender.
¿Está completo el
NO expediente?
SI
Recibe expediente y elabora

el Acuerdo Ministerial,
Devuelve el expediente al Jefe del Nombramiento funcional y
Departamento de Dotación de Traslada al Analista de Dotación cuadro resumen de Traslado
Recursos Humanos para gestionar con firma respectiva.
complemento de la papelería. Traslada al Jefe de la Sección
de Contrataciones.
Revisa Acuerdo Ministerial,

Nombramiento funcional y cuadro
Resumen de Traslado.
¿Requiere realizar
correcciones?
NO SI
Rubrica el Acuerdo Ministerial,

Devuelve a Analista o
Nombramiento funcional y firma Técnico de
el cuadro Resumen de Traslado y Contrataciones para 4
entrega a Jefe del Departamento realizar correcciones.
de Dotación de Recursos
Humanos.
2 3

AL RENGLÓN 011
(2 DE 4)
Autoridad
Administrativa
Jefe del Departamento de Dotación de
Analista de Dotación Superior de la
Recursos Humanos
Dirección de Recursos
Humanos
Revisa Acuerdo
Ministerial,
Nombramiento
funcional y Cuadro
Resumen de Traslado.
¿Requiere realizar 3
correcciones?
NO SI
Conforma expediente Revisa, firma el cuadro

con la documentación Resumen de Traslado,
Rubrica el Acuerdo según corresponda: rubrica el Acuerdo
Ministerial, Devuelve al Jefe de la 1. Para nombramiento: Ministerial y
Nombramiento Sección de A) Cuadro Resumen de Nombramiento
Funcional y firma el 4 Contrataciones / Traslado, Funcional, devuelve al
cuadro Resumen de Analista De Dotación B) Copia de oficio de Analista De Dotación
Traslado y entrega para realizar autorización de
al Analista de correcciones. contratación. C) Acuerdo
Dotación. Ministerial,
D) Informe Final de
Evaluación.
E) Informe Individual de
Evaluación.
F) Nombramiento
funcional.
2. Para ascenso:
A) Cuadro Resumen de
Traslado.
B) Acuerdo Ministerial.
C) Copia de acta de
adjudicación de Puesto
por ascenso.
D) Nombramiento
funcional.
Traslada a la Dirección
de Recursos Humanos
para firma.
Traslada expediente
correspondiente al
Vice Despacho de
Administración
Interna y Desarrollo
de Sistemas o en
ausencia del mismo al
Vice Despacho
asignado.

AL RENGLÓN 011
(3 DE 4)
Viceministro de
Subdirección de
Administración Interna Autoridad
Gestión de Recursos Analista de Dotación
y Desarrollo de Nominadora
Humanos
Sistemas
5
Elabora oficio de
Probidad (cuando
aplique), y oficio de
Apertura de cuenta
dirigida al Banco Crédito
Hipotecario Nacional (
aplica únicamente
Autoriza y firma cuando es contratación
Refrenda el Acuerdo
Acuerdo Ministerial externa), de acuerdo a
Ministerial y Recibe y traslada al
y Nombramiento los formatos
traslada al Departamento de
Funcional y establecidos.
Despacho Dotación de
devuelve a la
Ministerial para Recursos Humanos.
Dirección de Traslada a Dirección de
firma.
Recursos Humanos. Recursos Humanos para
firma. Nota 1: Cuando
dentro del expediente
se cuente únicamente
con el recibo de pago de
solicitud del finiquito de
las CGC, se elabora
oficio de requerimiento.
Firma oficios y
devuelve al
Departamento de
Dotación de
Recursos Humanos.
Entrega al empleado
los siguientes
documentos:
A) Oficio de
nombramiento
funcional.
B) Oficio de solicitud de
probidad.
C) Oficio de apertura
de cuenta (cuando
aplique)

PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIONES Y ASCENSOS PARA
PERSONAL PERMANENTE CON CARGO AL RENGLÓN 011
(4 DE 4)
Empleado Analista de Dotación
Recibe y firma oficio de

nombramiento funcional y
oficio de solicitud de
probidad.
Realiza la apertura de
cuenta en CHN cuando
corresponda.
Verifica que expediente

contenga los documentos
según lista de verificación y
traslada al Departamento de
Gestión y Compensaciones.
Finaliza el procedimiento.
Entrega al Analista de
Nota 2: Para trasladar el
Dotación la constancia de
expediente al Departamento
apertura de cuenta en
de Gestión y
CHN.
compensaciones no se
enviarán dentro del mismo
los documentos que
mencionada las literales A y
B.
Fin

1 de 8
DOTACIÓN DEL RECURSO HUMANO 03
CONTRATACIÓN DE PERSONAL POR CONTRATO CON CARGO AL RENGLÓN 021 y 022

Describe los pasos o etapas necesarias para realizar la contratación de Personal por Contrato, de acuerdo a la normativa
aplicable. Inicia: El jefe de la Sección de Contrataciones recibe el expediente de la persona seleccionada para contratar.
Finaliza: El Analista de Dotación traslada al Departamento de Gestión y Compensaciones el expediente.
a) Ley de Servicio Civil y su reglamento

b) Ley de Probidad y Responsabilidad de Funcionarios Públicos
c) Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo del Ministerio de Finanzas Públicas vigente (cuando aplique)
e) Acuerdo Ministerial 76-2012 y sus Reformas
f) Acuerdo Ministerial 158-2012 y sus Reformas
El expediente del postulante debe estar conformado por la siguiente documentación:

El expediente del postulante para contrataciones debe estar conformado por la siguiente documentación:
a) Reportes de GUATENOMINAS (Ocupación histórica del puesto o reporte de vacante)
b) Formulario de Requisición de Personal firmado por la Autoridad Superior de la Dependencia
c) Oferta de Servicios generada a partir del CV en línea
d) Formulario Anexo a la Oferta de Servicios
e) Informe Individual de Evaluación (generado en SiARH) únicamente aplica para el renglón 022
f) Informe Individual de Evaluación técnica, únicamente aplica para el renglón 021
g) Oficio de autorización de contratación emitida por la Dependencia con visto bueno del Despacho Ministerial
h) Copia del DPI de ambos lados confrontada
i) Copia de documento de afiliación al IGSS confrontada (si el candidato ya se encuentra registrado en el IGSS)
j) Registro Tributario Unificado actualizado
k) Boleta original de antecedente Penales y Policiacos vigentes (no más de 6 meses de haber sido emitidos)
l) Copias confrontadas de constancias de estudios según el requerimiento de la convocatoria para la plaza que
Universitario
m) Dos constancias originales de colegiado activo (únicamente para puestos profesionales)
n) Copias confrontadas de diplomas, seminarios, talleres u otras capacitaciones relacionadas con el puesto
o) Copia de constancias laborales (firmadas y selladas por la entidad que las extiende)
p) Copia de Boleto de Ornato confrontada (se exceptúan los generados electrónicamente)
q) Solvencia Fiscal de no más de 2 meses de haber sido emitida al momento de presentarla en el proceso de
convocatoria externa.
r) Copia confrontada del Finiquito de la Contraloría General de Cuentas con vigencia de 1 año (constancia
Transitoria de inexistencia de Reclamación de cargos)
s) Certificación de elegibilidad extendida por la ONSEC al personal contratado bajo el renglón presupuestario
022 con excepción de los puestos de Subdirectores y puestos exentos así como el renglón presupuestario
021 por no ser parte del Plan de Clasificación de Puestos de la ONSEC.
t) Copia confrontada de licencias o permisos especiales vigentes, según corresponda los requerimientos del
vi. Licencia de Conducir (Tipo A, B, C, M )

vii. Licencia de Portación de Armas
viii. Tarjeta de Salud
ix. Tarjeta de Pulmones
x. Permiso para Preparar o Manipular Alimentos
Recibe el expediente de la persona a contratar

¿Está completo el expediente? Jefe de la Sección de
1.
Sí: Traslada al Analista de Dotación. Contrataciones
No: Devuelve el expediente al Jefe del Departamento de Dotación de
Recursos Humanos para completar la papelería.
Recibe, revisa expediente e identifica que tipo de contratación es de

acuerdo al renglón presupuestario elabora el proyecto de contrato,
2.
Acuerdo Ministerial, Nombramiento Funcional y cuadro resumen para Analista de Dotación
trasladarlo al Jefe de la Sección de Contrataciones para su revisión.
Revisa proyecto de contrato, Acuerdo Ministerial, Nombramiento

Funcional y cuadro resumen
3. ¿Existen correcciones? Jefe de la Sección Contrataciones
Sí: Devuelve a Analista de Dotación para correcciones.
No: Valida los documentos y traslada a Analista de Dotación para que sean
impresos los documentos
Recibe documentos, realiza las correcciones, imprime para firma y localiza
a la persona a contratar para firma del contrato.
5. Recibe y firma contrato Empleado
Recibe contrato firmado, adjunta el Acuerdo Ministerial, Nombramiento

6. Funcional y firma el cuadro Resumen de Traslado para validación y firma Analista de Dotación
del Jefe de la Sección de Contrataciones
Recibe, contrato, rubrica el Acuerdo Ministerial, Nombramiento funcional y

valida firmando el cuadro Resumen de Traslado. Traslada documentos al
Jefe del Departamento de Dotación de Recursos Humanos. Jefe de la Sección de
7.
¿Existen correcciones? Contrataciones
Sí: Devuelve los documentos al Analista de Dotación para correcciones.
No: Valida y traslada documentos a Jefe del Departamento de Dotación de
Recursos Humanos.
Recibe contrato, rubrica el Acuerdo Ministerial, Nombramiento funcional y
valida firmando el cuadro Resumen de Traslado. Jefe del Departamento de
8.
¿Existen correcciones? Dotación de Recursos Humanos
Sí: Devuelve los documentos al Analista de Dotación para correcciones.
No: Valida y traslada documentos a Jefe de Sección de Contrataciones.
Recibe y traslada documentos a la Dirección de Recursos Humanos para
firma

Revisa, contrato, Acuerdo Ministerial, Nombramiento funcional y Cuadro
de resumen de traslado
¿Existen correcciones?
10.
Sí: Regresa al Jefe del Departamento de Dotación, para las modificaciones Subdirección de Gestión
No: Valida, contrato, rubrica Acuerdo Ministerial nombramiento funcional
y firma cuadro de Resumen de Traslado y devuelve al Jefe Departamento
de Dotación.
Traslada documentos al Viceministerio de Administración Interna y
11. Desarrollo de Sistemas o en ausencia del mismo al Viceministerio
Analista de Dotación
asignado.
Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas (o el que

corresponda en caso de ausencia) Firma contrato y traslada documentos a
Viceministro de Administración
12. viceministro del área que se designe para refrendar el Acuerdo Ministerial
Interna y Desarrollo de Sistemas
y traslada al Ministro para firma de aprobación de Acuerdo Ministerial y
Nombramiento Funcional.
Autoriza y firma Acuerdo Ministerial y Nombramiento Funcional y traslada

13. Autoridad Nominadora
a la Dirección de Recursos Humanos los documentos.
14. Recibe y traslada al Departamento de Dotación de Recursos Humanos Dirección de Recursos Humanos
Elabora Oficio de Probidad (cuando aplique) y oficio de apertura de cuenta

dirigida al banco Crédito Hipotecario Nacional de acuerdo a los formatos
establecidos.
Traslada a Subdirección de Gestión para firma.
Nota 1: Cuando dentro del expediente se cuente únicamente con el recibo

de pago de solicitud del Finiquito de la CGC, se elabora oficio de
requerimiento.
Firma oficio y devuelve al Departamento de Dotación de Recursos
Humanos
Entrega al empleado los siguientes documentos:

Analista de Dotación/ Asistente de
17. a) Oficio de nombramiento funcional
b) Oficio de solicitud de probidad Dotación
c) Oficio de apertura de cuenta (cuando aplique)
Recibe y firma oficio de nombramiento funcional y oficio de solicitud de
probidad.
18. Empleado
Realiza la apertura de cuenta en el CHN cuando corresponda
19. Entrega al Analista de Dotación la constancia de apertura de cuenta Empleado

en CHN.

Verifica que expediente contenga los documentos según lista de
verificación y traslada al Departamento de Gestión y
Compensaciones. Finaliza el procedimiento.
Nota 1: Para trasladar el expediente al Departamento de Gestión y
Compensaciones, no se adjuntarán dentro del mismo los
documentos que mencionan las literales a) y b)

PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL POR CONTRATO CON CARGO AL
RENGLÓN 021 Y 022
(1 DE 5)
Jefe de la Sección de Contrataciones Analista de Dotación
Inicio
Recibe el expediente de la persona

a contratar o ascender
¿Está completo el
expediente?
Sí: NO
Devuelve el expediente
Traslada al Analista de al Jefe de Departamento
Dotación de Dotación para
completar papelería.
Recibe, revisa expediente

e identifica que tipo de
contratación es de
acuerdo al renglón
presupuestario elabora el
2 proyecto de contrato,
Acuerdo Ministerial,
Nombramiento Funcional
y cuadro resumen para
trasladarlo al Jefe de la
Sección de Contrataciones
para su revisión.

PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL POR CONTRATO CON CARGO AL RENGLÓN
021 Y 022
(2 DE 4)
Jefe del Departamento de Analista de

Jefe de la Sección de Contrataciones
Dotación de Recursos Humanos. Dotación
¿Requiere realizar
correcciones?
SI NO
Rúbrica el
Acuerdo de
Nombramiento,
Devuelve a firma el cuadro
Analista de Resumen de Revisa acuerdo de
Dotación Traslado y nombramiento y 5
para entrega a Jefe cuadro resumen de
correcciones del traslado
. Departamento
de Dotación de
Recursos
Humanos.
2
¿Requiere realizar
correcciones?
SI
NO
Recibe y
Valida y
traslada
Devuelve al traslada
documentos a
Analista de documentos a
la Dirección de
Dotación para Jefe de Sección
Recursos
correcciones de
Humanos para
Contrataciones
firma

PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL POR CONTRATO CON
CARGO AL RENGLÓN 021 Y 022
(3 DE 5)
Subdirección de Gestión de Recursos

Humanos
Revisa, Contrato, Acuerdo

Ministerial, Nombramiento
funcional y cuadro de resumen de
traslado
SI NO
Valida contrato,
rubrica acuerdo
ministerial,
Regresa al Jefe nombramiento
del funcional y firma
Departamento cuadro de
para las resumen de
modificaciones traslado y
devuelve al Jefe
de
Departamento
de Dotación
Traslada documentos al
Viceministerio de
Administración interna
5 y Desarrollo de sistemas
o en ausencia del
mismo al Viceministerio
Asignado

PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL POR CONTRATO CON CARGO AL RENGLÓN
021 Y 022
(4 DE 5)
Viceministro de
Administración Interna Autoridad Dirección de Recursos
y Desarrollo de Nominadora Humanos
Sistemas
4 Elabora Oficio de
Probidad (cuando
aplique) y oficio de
apertura de cuenta
dirigida al banco
Crédito Hipotecario
Viceministro de Nacional de acuerdo
Administración Interna y a los formatos
Desarrollo de Sistemas establecidos.
(o el que corresponda en
caso de ausencia) Firma Recibe y traslada al Traslada a
Autoriza y firma Departamento de Subdirección de
contrato y traslada
Acuerdo Ministerial Dotación de Gestión para firma.
documentos a
y Nombramiento Recursos Humanos
viceministro del área
Funcional y traslada Nota 1: Cuando
que se designe para
a la Dirección de dentro del
refrendar el Acuerdo
Recursos Humanos expediente se
Ministerial y traslada al
los documentos. cuente únicamente
Ministro para firma de
aprobación de Acuerdo con el recibo de
Ministerial y pago de solicitud
Nombramiento del Finiquito de la
Funcional. CGC, se elabora
oficio de
Firma oficio y requerimiento.
devuelve al
Departamento de
Dotación de
Recursos Humanos

PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL POR CONTRATO CON
CARGO AL RENGLÓN 021 Y 022
(5 DE 5)
Analista de Dotación/
Empleado Analista de Dotación
Asistente de Dotación
Entrega al
empleado los Recibe y firma oficio
siguientes de nombramiento
documentos: funcional y oficio de
solicitud de
a) Oficio probidad.
de nombramiento
funcional
b) Oficio Realiza la apertura

de solicitud de
de cuenta en el CHN
probidad
cuando corresponda
c) Oficio
de apertura de
cuenta (cuando
aplique) Verifica que
expediente
contenga los
documentos según
lista de verificación
y traslada al
Entrega al Técnico Departamento de
de Contrataciones la Gestión y
constancia de Compensaciones.
apertura de cuenta Finaliza el
en CHN. procedimiento.
Nota 1: Para
trasladar el
expediente al
Departamento de
Gestión y
Entrega al Analista Compensaciones,
de Dotación la no se adjuntarán
constancia de dentro del mismo
apertura de cuenta los documentos que
en CHN. mencionan las
literales a) y b)
FIN

CONTRATACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS O PROFESIONALES CON CARGO AL RENGLÓN 029
Describe los pasos o etapas para realizar una contratación de Servicios Técnicos o Profesionales con cargo al renglón
029, de conformidad con la normativa interna y leyes aplicables. Inicia: La Dependencia contratante elabora solicitud
por escrito de contratación de Servicios Técnicos o Profesionales con cargo al renglón 029, para aprobación de la
Autoridad Superior del Despacho Ministerial. Finaliza: El Analista de Dotación graba información del contrato en
GUATENÓMINAS y GUATECOMPRAS.
a) Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento
b) Ley de Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado
c) Ley de Colegiación Profesional Obligatoria
e) Acuerdo Ministerial de delegación de firma a Viceministros, Directores, Tesorero Nacional, para la suscripción
de contratos
f) Acuerdo Ministerial 1-2014”C” y sus Reformas
g) Acuerdo Ministerial 76-2012 y sus Reformas
h) Acuerdo Ministerial 158-2012 y sus Reformas
i) Circular conjunta del Ministerio del MFP-ONSEC-CONTRALOGÍA GENERAL DE CUENTAS
j) Acuerdo Contraloría General de Cuentas A-038-2016 (Portal CGC)
1) Los documentos que deben formar parte del expediente del contratista son:
– Hoja de vida
– Una fotografía
– Copia de Documento Personal de Identificación -DPI-
– Constancia de Estudios:
o Copia de título, constancia de cierre de estudios o documento que certifique la finalización de estudios a
nivel diversificado avalado por el MINEDUC en caso de Servicios Técnicos cuando aplique.
o Copia de constancia de cursos aprobados o cierre de pensum de la universidad, en caso de servicios
técnicos, cuando aplique
o Copia de título universitario o acta de graduación, en caso de servicios profesionales
o En el caso de los estudios realizados en el extranjero, documento que acredite el grado académico
obtenido a nivel universitarios ante el Consejo Superior Universitario y a nivel medio certificado por el
Ministerio de Educación de Acuerdo a la normativa vigente.
– Original de Constancia de Colegiado Activo (en caso de servicios profesionales)
– Original de documento de “Carencia de Antecedes Penales”, no mayor de 6 meses de emisión
– Original de documento de “Carencia de Antecedentes Policiacos”, no mayor de 6 meses de emisión
– Copia de la constancia de Registro Tributario Unificado -RTU- , se exceptúan los generados electrónicamente.
– Solvencia fiscal emitida por la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT-, con 2 meses de vigencia.
– Copia de boleto de ornato, según tabla vigente, se exceptúan los generados electrónicamente.
– Constancia de Registro de Proveedor en GUATECOMPRAS
– Copia de documento que acredite la existencia de una cuenta de depósitos monetarios en el Banco Crédito
Hipotecario Nacional (cheque anulado o movimiento de cuenta o constancia de apertura de cuenta)
– Acta de Declaración jurada del contratista debidamente certificada por un abogado y notario:
o Que los datos consignados en el proceso de contratación son ciertos y exactos y que los documentos
entregados son auténticos
o Que no está sujeto a las prohibiciones reguladas en el Artículo 80 de la Ley de Contrataciones del Estado
o Que carece de vínculos de parentesco dentro de los grados de Ley normados, con funcionarios o
empleados del Ministerio de Finanzas Públicas
o Que no labora en relación de Dependencia en otra institución gubernamental, bajo los renglones 011,
021, 022 o 023
2) Los documentos que acrediten estudios, identidad, registro tributario unificado (RTU), deben de ir
confrontados por el Departamento de Dotación de la Dirección de Recursos Humanos, que colocará el sello
correspondiente.
3) El procedimiento de contratación se iniciará en la Dirección de Recursos Humanos hasta contar con el
expediente completo.
Elabora solicitud escrita acompañada de la hoja de vida del oferente,
1. Términos de Referencia y envía a las autoridades superiores del Dependencia contratante
Despacho Ministerial, para aprobación.
Recibe solicitud de contratación.
¿Autoriza la contratación?
Autoridad Superior del Despacho
2. Sí: firma de autorizado en la solicitud y devuelve a la Dependencia
Ministerial
contratante.
No: devuelve documentación a la Dependencia contratante.
Solicita al Contratista la documentación para integrar el expediente
3. Dependencia contratante
respectivo según normativa.
Traslada el expediente en físico y los términos de Referencia (TDRs) a la
4. Dirección de Recursos Humanos, con solicitud de contratación Dependencia contratante
autorizada por el Despacho Ministerial.
Recibe expediente en físico y los términos de referencia (TDRs), traslada
Director o Subdirector de
5. al Departamento de Dotación de Recursos Humanos, para revisión y
Recursos Humanos
análisis.
Recibe, analiza y cuando aplique margina con las anotaciones Jefe del Departamento de
6.
correspondientes y traslada al Jefe de la Sección de Contrataciones. Dotación de Recursos Humanos
Recibe, analiza y asigna al Analista de Dotación para continuar Jefe de la Sección de
7.
procedimiento. Contrataciones
Recibe expediente y verifica cumplimiento de requisitos.
¿Cumple requisitos?
Sí: Elabora proyecto de contrato en el Sistema Informático que
corresponda y traslada al Jefe de Sección de Contrataciones.
No: Informa al Jefe de Sección de Contrataciones, para realizar las
acciones correspondientes.
Revisa proyecto de contrato.
¿Hay correcciones? Jefe de la Sección de
9.
Sí: regresa y solicita modificaciones al Técnico de Contrataciones. Contrataciones
No: valida proyecto de contrato y traslada a Técnico de Contrataciones.
10. Imprime contrato. Analista de Dotación
11. Firma contrato y compra el seguro de caución. El Contratista
Traslada contrato firmado por contratista a la Dependencia contratante
para firma de la Autoridad Administrativa Superior.
Presenta el seguro de caución original a la Sección de Contrataciones de
13. El Contratista
la Dirección de Recursos Humanos.
Recibe contrato firmado por la Autoridad Administrativa Superior de la Analista de Dotación
14.
Dependencia contratante.
15. Elabora el proyecto de Acuerdo Ministerial y resumen de traslado. Analista de Dotación
Revisa proyecto de Acuerdo Ministerial y resumen de traslado.
Jefe de la Sección de
16. Sí: Devuelve al Técnico de Contrataciones para correcciones.
Contrataciones
No: Valida y traslada proyecto de Acuerdo Ministerial al Técnico de
Contrataciones.
Imprime proyecto de Acuerdo Ministerial y resumen de traslado, para
revisión del Jefe del Departamento de Dotación.
Revisa proyecto de Acuerdo Ministerial y resumen de traslado.
Sí: Devuelve documentos al Técnico de Contrataciones para Jefe del Departamento de
18.
correcciones. Dotación
No: valida y rubrica Acuerdo, firma resumen de traslado y remite los
documentos al Técnico de Contrataciones.

Envía cuadro de resumen, contrato y Acuerdo Ministerial a Director o
Subdirector de Recursos Humanos.
Revisa cuadro de resumen, contrato y Acuerdo Ministerial.
Sí: Regresa al Técnico de Contrataciones, para las modificaciones Director o Subdirector de
20.
respectivas. Recursos Humanos
No: Valida, firma cuadro de resumen y remite al Técnico de
Contrataciones.
Envía contrato, Acuerdo Ministerial y cuadro de resumen a Viceministro
de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas.
Refrenda Acuerdo Ministerial y traslada al Despacho Superior, Viceministro de Administración
22.
adjuntando contrato y cuadro de resumen. Interna y Desarrollo de Sistemas
Recibe Acuerdo Ministerial, contrato y resumen de traslado
¿Autoriza?
Sí: Firma Acuerdo Ministerial y envía Acuerdo, contrato y cuadro de
23. resumen de al Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Ministro
Sistemas.
No: Envía al Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de
Sistemas, para lo procedente.
Recibe cuadro de resumen, contrato y Acuerdo Ministerial y traslada a Viceministro de Administración
24.
Dirección de Recursos Humanos. Interna y Desarrollo de Sistemas
Recibe cuadro de resumen, contrato y Acuerdo Ministerial y traslada al Director o Subdirector de
25.
Departamento de Dotación de Recursos Humanos. Recursos Humanos
Recibe y remite copia de contrato y Acuerdo Ministerial de aprobación a Analista de Dotación
26. la Unidad de Registro de Contratos de la Contraloría General de Cuentas,
dentro de los 30 días hábiles siguientes a la aprobación del contrato.
Conforma expediente para archivo y envía copia de los documentos de Analista de Dotación
27. respaldo, según procedimiento de Liquidación de Nómina del Renglón
029, al Departamento de Gestión y Compensaciones.
Graba información de contratación en el sistema GUATENÓMINAS y Analista de Dotación
28. GUATECOMPRAS.

Plantilla 2.1
Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS O PROFESIONALES CON CARGO AL

RENGLÓN 029
(1 DE 5)
Jefe del
Director o
Dependencia Autoridad Superior del Departamento de
Subdirector de
Contratante Despacho Ministerial Dotación de
Recursos Humanos
Recursos Humanos
Inicio
Elabora solicitud
escrita acompañada
de la hoja de vida
del oferente,
Términos de
Recibe solicitud de
Referencia y envía a
contratación.
las autoridades
superiores del
Despacho
Ministerial, para
aprobación.
¿Autoriza la
contratación?
NO SI
Solicita al Firma de
Devuelve
Contratista la autorizado en
documentación
documentación la solicitud y
a la
para integrar al devuelve a la
Dependencia
expediente Dependencia
contratante.
respectivo según contratante.
normativa.
Traslada el
expediente en físico Recibe Expediente
Recibe, analiza y
y los términos de en físico y los
cuando aplique
referencia (TDRs), a términos de
margina con las
la Dirección de referencia (TDRs), al
anotaciones
Recursos Humanos, Departamento de
correspondientes
con solicitud de Dotación de
y traslada al Jefe
contratación Recursos Humanos,
fe la Sección de
autorizada por el para revisión y
Contrataciones.
Despacho análisis.
Ministerial.
1
PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS O PROFESIONALES CON CARGO AL RENGLÓN 029
(2 DE 5)
Jefe de la Sección de Contrataciones Analista de Dotación El Contratista
Recibe expediente y verifica cumplimiento de

Recibe, analiza y asigna al Analista de
requisitos
Dotación para continuar
procedimiento
NO
SI
Informa al Jefe de Elabora proyecto de

Revisa proyecto de contrato Sección de Contrato en el
Contrataciones para Sistema Informático
realizar las acciones que corresponda y
correspondientes traslada al Jefe de
Sección de
Contrataciones
¿Hay correcciones?
NO SI
Valida Firma contrato y compra el seguro de

proyecto de Regresa y solicita Imprime contrato.
caución.
contrato y modificaciones al
traslada a Analista de
Dotación.
Traslada contrato firmado por contratista a la Presenta el seguro de caución original a

Dependencia contratante para firma de la la Sección de Contrataciones de la
Autoridad Administrativa Superior. Dirección de Recursos Humanos.
Recibe contrato firmado por la Autoridad

Administrativa Superior de la Dependencia
contratante.

PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS O PROFESIONALES CON CARGO AL RENGLÓN
029
(3 DE 5)
Analista de Dotación Jefe del Departamento de Dotación
Contrataciones.
Revisa proyecto de Acuerdo

Elabora el proyecto de Acuerdo
Ministerial y resumen de
Ministerial y resumen de traslado.
traslado.
SI
NO
Valida y traslada
proyecto de
Devuelve al Analista Acuerdo
de Dotación para Ministerial al
correcciones. Analista de
Dotación. Revisa proyecto de Acuerdo
Ministerial y resumen de
traslado.
Imprime proyecto de Acuerdo

Ministerial y resumen de traslado,
para revisión del Jefe del
Departamento de Dotación. ¿Existen correcciones?
SI NO
Valida y rubrica
Devuelve al Acuerdo, firma
Analista de resumen de
Dotación para traslado y remite
correcciones. los documentos
al Analista de
Dotación.
3
4

PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS O PROFESIONALES CON CARGO AL
RENGLÓN 029
(4 DE 5)
Viceministro de
Subdirector De Gestión
Administración
Analista de Dotación de Recursos Humanos Ministro
de Sistemas
Envía cuadro de
resumen, contrato y Revisa cuadro de resumen,
Acuerdo Ministerial a contrato y Acuerdo
Director o Subdirector Ministerial,
¿Existen
correcciones?
NO SI
Valida, firma Regresa al

cuadro de Analista de
resumen y Dotación para 4
remite al las Recibe Acuerdo
Analista de modificaciones Ministerial, contrato y
Dotación respectivas. resumen de traslado.
Envía contrato, Acuerdo
Refrenda Acuerdo
Ministerial y cuadro de
Ministerial y traslada
resumen a Viceministro
al Despacho Superior,
de Administración
adjuntando contrato y
Interna y Desarrollo de
cuadro de resumen.
Sistemas.
¿Autoriza?
NO SI
Firma Acuerdo
Recibe, escanea y 5 Ministerial y
graba en el sistema de Envía al envía Acuerdo,
la Unidad de Viceministro de contrato y
Digitalización y Administración cuadro de
Resguardo de Interna y resumen de al
Contratos de la Desarrollo de Viceministro
Contraloría General de Sistemas, para de
Cuentas contrato y Recibe cuadro de lo procedente. Administración
Acuerdo Ministerial de resumen, contrato y Recibe cuadro de Interna y
aprobación, dentro de Acuerdo Ministerial y resumen, contrato y Desarrollo de
los 30 días siguientes a traslada al Acuerdo Ministerial y Sistemas
la aprobación del Departamento de traslada a Dirección de
contrato Dotación de Recursos Recursos Humanos.
Humanos.

PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN
DE SERVICIOS TÉCNICOS O
PROFESIONALES CON CARGO AL
RENGLÓN 029
(5 DE 5)
Conforma expediente para

archivo y envía copia de los
documentos de respaldo, según
procedimiento de Liquidación de
Nómina del Renglón 029, al
Compensaciones.
Graba información de contratación

en el sistema GUATENÖMINAS y
GUATECOMPRAS.
5 Fin

1 de 8
DOTACIÓN DEL RECURSO HUMANO 04
CONTRATACIÓN DE OTROS ESTUDIOS Y/O SERVICIOS CON CARGO AL SUBGRUPO 18

Describe los criterios y actividades necesarias para realizar contratación de servicios técnicos, profesionales,
consultoría y asesoría, relacionados con estudios, investigaciones, análisis, auditorías, servicios de traducción
simultánea, actualizaciones artísticas y deportivas, capacitación y sistemas computarizados, prestados al Estado con
carácter estrictamente temporal y sin relación de Dependencia, con cargo al subgrupo 18. Inicia: La Dependencia
contratante es responsable por la solicitud de contratación de otros estudios y/o servicios con cargo al subgrupo 18, y
solicita la aprobación de la Autoridad Superior del Despacho Ministerial. Finaliza: El Analista de Dotación publica la
información del contrato solicitado por la Dependencia contratante o solicitante en GUATECOMPRAS.
a) Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento

b) Ley de Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado
c) Ley de Colegiación Profesional Obligatoria
e) Acuerdo Ministerial de delegación de firma a Viceministros, Directores, Tesorero Nacional, para la suscripción
de contratos
f) Acuerdo Ministerial 1-2014 “C” y sus Reformas
g) Acuerdo Ministerial 76-2012 y sus Reformas
h) Acuerdo Ministerial 158-2012 y sus Reformas
i) Acuerdo Contraloría General de Cuentas A-038-2016 (Portal CGC)
1) Los documentos que deben formar parte del expediente del contratista son:
– Hoja de vida
– Una fotografía
– Copia de Documento Personal de Identificación -DPI-
– Constancia de Estudios:
o Copia de título, constancia de cierre de estudios o documento que certifique la finalización de estudios a
nivel diversificado, avalado por el Ministerio de Educación, en caso de servicios técnicos, cuando aplique
o Copia de constancia de cursos aprobados o cierre de pensum de la universidad, en caso de servicios
técnicos, cuando aplique
o Copia de título universitario o acta de graduación, en caso de servicios profesionales
o En el caso de los estudios realizados en el extranjero, documento que acredite el grado académico
obtenido a nivel universitario ante el Consejo Superior Universitario y a nivel medio certificado por el
Ministerio de Educación de acuerdo a la Normativa vigente
– Original de Constancia de Colegiado Activo (en caso de servicios profesionales)
– Original de documento de “Carencia de Antecedes Penales”, no mayor de 6 meses de emisión
– Original de documento de “Carencia de Antecedentes Policiacos”, no mayor de 6 meses de emisión
– Copia de la constancia de Registro Tributario Unificado -RTU- se exceptúan los generados electrónicamente.
– Solvencia fiscal emitida por la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT-, no mayor a 2 meses de
emisión.
– Copia de boleto de ornato, según tabla vigente, se exceptúan los generados electrónicamente
– Constancia de Registro de Proveedor en GUATECOMPRAS
– Copia de documento que acredite la existencia de una cuenta de depósitos monetarios en el Banco Crédito
Hipotecario Nacional (cheque anulado, movimiento de cuenta o constancia de apertura de cuenta)
– Acta de declaración Jurada del contratista debidamente certificada por un abogado y notario:
o Que los datos consignados en el proceso de contratación son ciertos y exactos y que los documentos
entregados son auténticos

o Que no está sujeto a las prohibiciones reguladas en el Artículo 80 de la Ley de Contrataciones del Estado
o Que no labora en relación de Dependencia en otra institución gubernamental, bajo los renglones 011,
021, 022 o 023
2) Los documentos que acrediten estudios, identidad, registro tributario unificado (RTU), deben de ir
confrontados por el Departamento de Dotación de la Dirección de Recursos Humanos, que colocará el sello y
aval correspondiente.
3) El procedimiento de contratación se iniciará en la Dirección de Recursos Humanos hasta contar con el
expediente completo.

La Dependencia Contratante será la responsable de justificar la
contratación y elaboración de los términos de referencia para ello
deberá elaborar una solicitud escrita acompañada de la hoja de vida del
1. oferente, Términos de Referencia, los documentos de acreditación Dependencia contratante
correspondiente conforman el expediente y los envían al viceministro
del área que corresponda y al Ministro, para la aprobación y visto bueno
de la contratación.
Recibe solicitud de contratación.
¿Autoriza la contratación?
2. Viceministro del área o Ministro
No: devuelve documentación a Dependencia contratante.
Sí: firma de autorizado en la solicitud y devuelve a Dependencia

contratante.
Solicita al Contratista la documentación para integrar el expediente

respectivo según normativa.
Traslada el expediente en físico y los términos de referencia (TDRs) con

la solicitud de contratación autorizada por el Despacho Ministerial a la
Dirección de Recursos Humanos para que inicie la gestión de elaboración
del contrato y acuerdo de aprobación.
Recibe expediente en físico y los términos de referencia (TDRs), traslada

5. al Departamento de Dotación de Recursos Humanos, para revisión y
Recursos Humanos
análisis.
Jefe del Departamento de Dotación de Recursos Humanos recibe y

margina con las anotaciones correspondientes. Jefe del Departamento de
6.
Luego lo traslada al Jefe de la Sección de Contrataciones.
Recibe expediente y verifica cumplimiento de requisitos.
7. No: Informa a Jefe de Departamento de Dotación de RH, para realizar las
acciones correspondientes. contrataciones
Sí: Elabora proyecto de contrato y traslada a Jefe de Departamento de

Dotación de RH.
8. Recibe, analiza y asigna al Analista de Contrataciones para continuar el Jefe de la Sección de

procedimiento. Contrataciones
¿Hay correcciones? Jefe de Sección de

9.
Contrataciones
SI: regresa y solicita modificaciones al Analista de Dotación..
No: valida proyecto de contrato y traslada a Analista de Dotación..
Imprime contrato y contacta al contratista para que se presente a firmar

el contrato.
11. Firma contrato y compra el seguro de caución. El Contratista
Traslada contrato firmado por contratista a la Dependencia contratante

para firma de la Autoridad Administrativa Superior.
Presenta el seguro de caución original al Departamento de Dotación de

13. El Contratista
RH de la Dirección de Recursos Humanos.
Recibe contrato firmado por la Autoridad Administrativa Superior de la

14. Dependencia contratante. Y recibe el seguro de caución original por Analista de Dotación
parte del Contratista.
15. Elabora el proyecto de Acuerdo Ministerial e informe ejecutivo. Analista de Dotación
Revisa proyecto de Acuerdo Ministerial e Informe Ejecutivo.
16.
Sí: Devuelve al Analista de Dotación para correcciones Contrataciones
No: Valida y traslada proyecto de Acuerdo Ministerial al Analista de

Dotación para continuar la gestión
Imprime proyecto de Acuerdo Ministerial e Informe Ejecutivo para
revisión del Jefe de Departamento de Dotación de Recursos Humanos
Revisa proyecto de Acuerdo Ministerial e informe ejecutivo.
18. No: Valida el Acuerdo, solicita impresión final, rubrica Acuerdo, firma Dotación de RH
informe ejecutivo y remite los documentos al Analista de Dotación..
Sí: Devuelve documentos al Analista de Dotación para correcciones.
Recibe y envía Informe ejecutivo, contrato y Acuerdo Ministerial a

Director o Subdirector de Recursos Humanos.
Revisa informe ejecutivo, contrato y Acuerdo Ministerial.
20. Subdirección de Gestión
Sí: Regresa a Analista de Dotación , para las modificaciones respectivas.
No: Valida, firma informe ejecutivo y remite al Analista de Dotación.
Envía contrato, Acuerdo Ministerial e Informe ejecutivo a Viceministro

de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas.

Refrenda Acuerdo Ministerial y traslada al Despacho Superior, Viceministro de Administración
22.
adjuntando contrato e informe ejecutivo. Interna y Desarrollo de Sistemas
Recibe Acuerdo Ministerial, contrato e informe ejecutivo
¿Autoriza? Sí: Firma Acuerdo Ministerial y envía Acuerdo, contrato e

23. informe ejecutivo al Viceministro de Administración Interna y Desarrollo Ministro
de Sistemas. No: Envía al Viceministro de Administración Interna y
Desarrollo de Sistemas, para lo procedente.
Recibe informe ejecutivo, contrato y Acuerdo Ministerial y traslada a la Viceministro de Administración

24.
Dirección de Recursos Humanos. Interna y Desarrollo de Sistemas
Recibe informe ejecutivo, contrato y Acuerdo Ministerial y traslada al

25. Analista de Dotación del Departamento de Dotación de Recursos
Recursos Humanos
Humanos.
Recibe, escanea y graba en el sistema de la Unidad de Digitalización y

Resguardo de Contratos de la Contraloría General de Cuentas, el
Acuerdo Ministerial de aprobación Contrato y Fianza, dentro de los 30
días siguientes a la aprobación del contrato.
Conforma expediente para archivo y envía copia de los documentos de

respaldo al Departamento de Servicios Administrativos Internos de la
27. Dependencia correspondiente, o la Dependencia ejecutora de la entidad Analista de Dotación
contratante quien será responsable de la ejecución del Contrato y sus
pagos.
Graba y publica la información de contratación en el sistema de

GUATECOMPRAS.

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DE OTROS ESTUDIOS Y/O SERVICIOS CON CARGO AL SUBGRUPO 18

(1 DE 4)
Jefe del
Viceministro del área o Director o Subdirector Departamento de
Dependencia Contratante
Ministro de Recursos Humanos Dotación de
Recursos Humanos
Inicio
La Dependencia Contratante
será la responsable de
justificar la contratación y
elaboración de los términos
de referencia para ello deberá
elaborar una solicitud escrita Recibe solicitud de
acompañada de la hoja de contrataciones
vida del oferente, Términos de
Referencia, los documentos
de acreditación
correspondiente conforman el
expediente y los envían al
viceministro del área que
corresponda y al Ministro,
para la aprobación y visto ¿Autoriza la
bueno de la contratación. contratación?
NO
SI
Devuelve la Firma de
documentaci autorizado en
ón a la solicitud y
Dependencia devuelve a
Contratante. Dependencia
Contratante.
Solicita al Contratista la
documentación para integrar
el expediente respectivo
según normativa.
Traslada el expediente en
físico y los términos de
referencia (TDRs) con la
solicitud de contratación Recibe expediente Jefe del
autorizada por el Despacho en físico y los Departamento de
Ministerial a la Dirección de términos de Dotación de
Recursos Humanos para que referencia (TDRs), Recursos Humanos
inicie la gestión de traslada al recibe y margina
elaboración del Contrato y Departamento de con las anotaciones
acuerdo de aprobación Dotación de correspondientes.
Recursos Humanos, Luego lo traslada al
para revisión y Jefe de la Sección
análisis. de Contrataciones.

PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DE OTROS ESTUDIOS Y/O SERVICIOS CON CARGO AL SUBGRUPO
18
(2 DE 4)
Jefe de la Sección de Contrataciones Analista de Dotación El Contratista
Recibe, analiza y asigna al

Analista de Contrataciones
para continuar el proceso
3
Recibe expediente y verifica
cumplimiento de requisitos.
No: SI
Informa a Jefe de
Elabora proyecto
Departamento de
de contrato y
Dotación de
traslada a Jefe de
Recursos Humanos,
Departamento de
para realizar las
dotación de
acciones
Recursos Humanos.
correspondientes..

2
Imprime contrato y contacta al

¿Hay correcciones?
contratista para que se presente
a firmar el contrato.
SI NO
Regresa y solicita Firma contrato y

Valida proyecto
modificaciones al compra seguro
de contrato y Traslada contrato firmado por
Analista de de caución.
traslada a Analista contratista a la Dependencia
Dotación. de Dotación contratante para firma de la
Autoridad Administrativa
Superior.
3 4

(3 DE 4)

El Contratista Analista de Dotación Dotación de Recursos
Contrataciones
Humanos
4
Recibe contrato
firmado por la
Autoridad
Administrativa
Superior de la
Presenta el Dependencia
seguro de contratante y recibe el
Caución original seguro de caución
al Departamento original por parte del
de Dotación de Contratista
Recursos
Humanos
Elabora proyecto de Revisa proyecto de

Acuerdo Ministerial e Acuerdo Ministerial e
informe ejecutivo. informe ejecutivo.
SI NO:
Valida y traslada
Devuelve proyecto de
documentos Acuerdo
al Analista Ministerial al
de Dotación Analista de
para Dotación para Revista proyecto de
correcciones. continuar la Acuerdo Ministerial e
gestión informe ejecutivo
Imprime proyecto de
Acuerdo Ministerial e
informe Ejecutivo
para revisión del Jefe
de Departamento de
Dotación de Recursos ¿Existen
Humanos correciones?
SI: NO:
Valida el
acuerdo,
Recibe y envía informe Devuelve solicita
ejecutivo, contrato y documentos al impresión final
Acuerdo Ministerial l analista de rubrica acuerdo
Director o Subdirector de dotación para firma informe
Recursos Humanos correcciones ejecutivo y
remite los
documentos al
Analista de
5 Dotación

(4 DE 4)
Viceministro de
Subdirección de Gestión de Analista de Administración
Ministro
Recursos Humanos Dotación Interna y Desarrollo
de Sistemas.
5 Envía contrato
Refrenda Acuerdo
Acuerdo
Ministerial y
Ministerial e
traslada al
informe ejecutivo Recibe Acuerdo
Despacho
a Viceministro de Ministerial, contrato e
Superior,
Revisa informe ejecutivo Administración informe ejecutivo
adjuntando
contrato y Acuerdo Interna y
contrato y cuadro
Ministerial Desarrollo de
de resumen.
Sistemas
¿Existen ¿Autoriza?
correcciones?
Sí:
NO: Recibe Informe Sí: NO:
ejecutivo, Contrato
y Acuerdo
Ministerial y Firma Acuerdo
Regresa a Valida, firma
traslada a la Ministerial y
Analista de informe ejecutivo
Dirección de envía Acuerdo,
Dotación para y remite los Envía al
Recursos Humanos contrato e
las documentos al Viceministro de
modificaciones Analista de informe
ejecutivo al Administración
respectivas Dotación Interna y
Viceministro de
Administración Desarrollo de
Interna y Sistemas, para
Recibe Informe lo procedente
ejecutivo, contrato y Desarrollo de
Recibe Informe ejecutivo, Acuerdo Ministerial y Sistemas
Recibe, escanea y graba en
contrato y Acuerdo Ministerial y traslada al Técnico de
el sistema de la Unidad de
traslada al Analista de Dotación contrataciones del
Digitalización y Resguardo
Del Departamento de Dotación Departamento de
de Contratos de la
de Recursos Humanos dotación de Recursos
Contraloría General de
Humanos
cuentas, el Acuerdo
Ministerial de aprobación
Contrato y Fianza, dentro de
los 30 días siguientes a la
aprobación del contrato.
Conforma expediente para

archivo y envía copia de los
documentos de respaldo al
Departamento de Servicios
Administrativos Internos de
la Dependencia
correspondiente, o la
Dependencia ejecutora de la
entidad contratante quien
será responsable de la
ejecución del contrato y sus
pagos.
Graba y publica la
información de contratación
en el sistema de
GUATECOMPRAS.
Fin

RESCISIÓN DE CONTRATO PARA RENGLÓN 029
Describe los pasos o etapas para realizar una rescisión de contrato mismo que fue aprobado por medio de un Acuerdo
del Ministerio de Finanzas Públicas a solicitud del contratista, por mutuo acuerdo o por parte del Ministerio. Inicia: La
Dirección de Recursos Humanos recibe solicitud de rescisión de contrato por parte de la Dependencia que contrató los
servicios. Finaliza: El analista de dotación registra la publicación en Guatecompras la rescisión de contrato.
a) Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.
b) Acuerdo Número A-038-2016 Contraloría General de Cuentas (registro de contratos)
c) Sistema de Adquisiciones y Contrataciones del Estado de Guatemala
1) Los documentos que deben formar parte de la Rescisión de contrato son:
 Solicitud de rescisión de contrato

 Informe final según lo establecido en el contrato
 Informe del último mes
 Factura si correspondiera
 Finiquito mutuo entre la dependencia y el contratista
 La solicitud de rescisión de contrato debe realizarse por lo menos con 1 semana de anticipación, para la
gestión de finiquito, informe final y registro del último pago.

¿Fue de mutuo acuerdo la rescisión de contrato?
Si: Elabora oficio de solicitud de rescisión de contrato, en el cual justifica según las
estipulaciones contenidas en el contrato, dicho oficio debe contener la firma del
Director y firma del contratista y la fecha efectiva.
1 No: Elabora oficio la dependencia contratante en el cual adjunta la solicitud de Dependencia Contratante
rescisión de contrato por parte del contratista indicando la fecha efectiva. O elabora
oficio la dependencia contratante solicitando la rescisión de contrato indicando que
es de manera unilateral de acuerdo a una de las condiciones estipuladas para la
finalización del contrato y la fecha efectiva.
Envía a la Dirección de Recursos Humanos, Oficio de solicitud de rescisión de contrato,

2 Dependencia contratante
informe final, informe de actividades del mes y factura si correspondiera.
Recibe oficio de solicitud de rescisión de contrato, informe final, informe de

actividades del mes y factura si correspondiera por parte de la dependencia
contratante para iniciar la gestión de rescisión de contrato y traslada al Departamento Dirección de Recursos
3
de Dotación de Recursos Humanos la solicitud de rescisión de contrato y al Humanos
Departamento de Gestión y Compensaciones envía el informe final, informe de
actividades del mes y factura.
4 Recibe y margina a la subdirección de Gestión.
Humanos
5 Recibe y margina Jefe de Departamento de Dotación. Subdirección de Gestión
Jefe de Sección de
Recibe, analiza y cuando aplica margina con las anotaciones que correspondan y Contrataciones del
5
traslada Analista de Dotación. Departamento de Dotación
de Recursos Humanos


6 Analiza y traslada con instrucciones al Jefe de Sección de Contrataciones
Dotación
Jefe de Sección de
7 Recibe, analiza y verifica el proceso. Contrataciones del
Departamento de Dotación
Jefe de Sección de
8 Margina con las anotaciones que correspondan y traslada al analista de dotación. Contrataciones del
Departamento de Dotación
Recibe expediente y Elabora proyecto de Acuerdo Ministerial de Rescisión de
9 Contrato, informe ejecutivo y traslada al Jefe de la Sección de Contrataciones. Analista de Dotación
Revisa proyecto de Acuerdo Ministerial de Rescisión de Contrato e informe ejecutivo.

¿Hay Correcciones?
Si: Regresa y solicita modificaciones al Analista de Dotación. Jefe de Sección de
10 Paso 9 Contrataciones del
No: Valida proyecto y solicita impresión de Acuerdo Ministerial de Rescisión de Departamento de Dotación
Contrato e informe ejecutivo lo rubrica y firma respectivamente luego traslada al
Analista de Dotación. Paso 11
¿Hay Correcciones?
Si: Regresa y solicita modificaciones al Analista de Dotación. Jefe del Departamento de
11 Paso 9 Dotación de Recursos
No: Valida proyecto y solicita impresión de Acuerdo Ministerial de Rescisión de Humanos
Contrato e informe ejecutivo lo rubrica y firma respectivamente luego traslada al
Analista de Dotación Paso 12
Envía Acuerdo Ministerial de Rescisión de Contrato e informe ejecutivo al Director y

12 Analista de Dotación
Subdirector de la Dirección de Recursos Humanos.

¿Hay Correcciones?
13 Si: Regresa y solicita modificaciones al Analista de Dotación. Paso 8 Subdirección de Gestión
No: Valida el Acuerdo Ministerial de Rescisión de Contrato e informe ejecutivo lo
rubrica y firma respectivamente pasa y traslada al Analista de Dotación.
14 Refrenda Acuerdo Ministerial e Informe Ejecutivo
Humanos
Envía Acuerdo Ministerial de Rescisión de Contrato e informe ejecutivo al Viceministro

de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas
Viceministro de
16 Refrenda Acuerdo Ministerial de Rescisión de Contrato y adjunta informe ejecutivo. Administración Interna y
Desarrollo de Sistemas
Recibe Acuerdo Ministerial de Rescisión de Contrato e informe ejecutivo.
¿Autoriza?
Si: Firma Acuerdo Ministerial de Rescisión de Contrato y envía Acuerdo e informe
17 ejecutivo al Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas. Paso 16 Ministro
No: Lo envía al Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas y lo
traslada a la Dirección de Recursos Humanos para las correcciones respectivas. Paso
10
Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas recibe Acuerdo Viceministro de
18 Ministerial de Rescisión de Contrato e informe ejecutivo firmado y traslada a la Administración Interna y
Dirección de Recursos Humanos. Desarrollo de Sistemas

Recibe Acuerdo Ministerial de Rescisión de Contrato e informe ejecutivo firmado, y Director de Recursos
19
traslada al Departamento de Dotación de Recursos Humanos. Humanos
Recibe Acuerdo Ministerial de Rescisión de Contrato e informe ejecutivo y registra el

mismo a la Unidad de Digitalización Resguardo de Contratos de la Contraloría General
de Cuentas dentro de los 30 días calendario siguientes a la aprobación del Acuerdo de
Rescisión, se remite copia al interesado quien firma de recibido.
Escanea el Acuerdo Ministerial de Rescisión de Contrato para control interno del

21 departamento, envía original al Departamento de Gestión y Compensaciones para su Analista de Dotación
archivo.
Rescinde y finiquita el Contrato en el sistema de Guatenóminas e informa por medio

22 de oficio así mismo solicitando la reversión del CUR de compromiso al Jefe de Analista de Dotación
Publica el Acuerdo Ministerial de Rescisión de Contrato en Guatecompras

19 agregándolo en su Número de Publicación de Guatecompras que le corresponda Analista de Dotación
como un documento adjunto y finaliza su vigencia.

PROCEDIMIENTO DE RESCISIÓN DE CONTRATO PARA RENGLÓN 029
(1 DE 4)
Dependencia Contratante Dirección de Recursos Humanos
Inicio
¿Fue de mutuo acuerdo la

rescisión de contrato?
SI NO
Elabora oficio la
Dependencia contratante
en el cual adjunta la
Elabora oficio de solicitud solicitud de rescisión de
de rescisión de contrato, contrato por parte del
en el cual justifica según contratista indicando la
las estipulaciones fecha efectiva. O elabora
contenidas en el contrato, oficio la dependencia
dicho oficio debe contener contratante solicitando la
la firma del Director y rescisión de contrato
firma del contratista y la indicando que es de Recibe oficio de solicitud de
fecha efectiva. manera unilateral de rescisión de contrato, informe final,
acuerdo a una de las informe de actividades del mes y
condiciones estipuladas factura si correspondiera por parte
para la finalización del de la dependencia contratante para
contrato y la fecha iniciar la gestión de rescisión de
efectiva. contrato y traslada al Departamento
de Dotación de Recursos Humanos la
solicitud de rescisión de contrato y al
Compensaciones envía el informe
final, informe de actividades del mes
Envía a la Dirección de Recursos
y factura.
Humanos oficio de solicitud de
rescición de contrato, informe final,
informe de actividades del mes y
factura si correspondiera
Recibe y margina a la Subdirección de Gestión

de Recursos Humanos

(2 DE 4)
Jefe de
Subdirección de Departamento Jefe de Sección de Contrataciones del
Gestión de Dotación de Departamento de Dotación
Recursos Humanos
Recibe analiza y
verifica proceso
2
4
Recibe y margina al Analiza y traslada
Jefe de con instrucciones al
Departamento de Jefe de la Sección
Dotación de contrataciones
Recibe expediente
Margina con las y elabora
anotaciones que proyecto de
correspondan y Acuerdo
traslada al Ministerial de
Analista de Rescisión de
Dotación contrato, informe
ejecutivo y
traslada al Jefe de
la Sección de
Contrataciones
Revisa proyecto de
Acuerdo Ministerial de
Rescisión de Contrato
e informe ejecutivo.
¿Hay correcciones?
SI NO
Valida proyecto y
solicita impresión de
Acuerdo Ministerial Envía Acuerdo
de Rescisión de Ministerial de
Contrato e informe Rescisión de
ejecutivo lo rubrica y Contrato e informe
Regresa y solicita ejecutivo al Director
modificaciones al firma
respectivamente y y Subdirector de la
Analista de Dirección de
Dotación. Paso 9 traslada al Jefe del
2 Departamento de Recursos Humanos
Humanos para su
firma, luego traslada
al Analista de 3
Dotación. Paso 11

(3 DE 4)
Dirección de
Jefe del Departamento de Dotación de Subdirección de Gestión de Recursos
Analista de Dotación Recursos
Recursos Humanos Humanos
Humanos

Ministerial de Rescisión de Contrato
e informe ejecutivo
¿Hay correcciones?
SI NO
Valida proyecto y
Acuerdo Ministerial Envía Acuerdo
Regresa y solicita de Rescisión de Ministerial de
modificaciones al Contrato e informe Rescisión de Contrato
Analista de ejecutivo lo rubrica y e informe ejecutivo al Revisa proyecto de Acuerdo
Dotación. Paso 9 firma Director y subdirector Ministrial de rescición de
respectivamente y de Recursos Humanos contrato e informe
traslada al Analista de ejecutivo
dotación Paso 12
¿Hay correcciones?
Refrenda
4 Acuerdo
SI NO Ministerial e
informe
ejecutivo
Valida proyecto y
Acuerdo Ministerial
Regresa y solicita de Rescisión de
modificaciones al Contrato e informe
Analista de ejecutivo lo rubrica y
Dotación. Paso 8 firma
respectivamente y
traslada al Analista de 5
dotación

( 4 DE 4)
Viceministro de
Director
Administración Interna
Analista de Dotación Ministro de Recursos
y Desarrollo de
Humanos
Sistemas
Envía acuerdo Viceministerio recibe

ministerial de Acuerdo Ministerial
rescisión de de Rescisión de Recibe Acuerdo
contrato e informe Contrato e informe Ministerial de
ejecutivo al ejecutivo firmado y Rescisión de
viceministro de traslada a la Dirección Contrato e informe
Administración de Recursos Humanos ejecutivo
de Sistemas
Recibe Acuerdo
¿Autoriza? Ministerial de
Rescisión de
SI NO Contrato e
informe ejecutivo
firmado y traslada
al Departamento
Firma Acuerdo Lo envía al de Dotación de
Ministerial de Viceministro Recursos
Rescisión de de Humanos.
Contrato y Administració
envía Acuerdo n Interna y
e informe Desarrollo de
ejecutivo al Sistemas, y lo
viceministro traslada a la
de Dirección de
Administración Recursos
Interna y Humanos
Desarrollo de para las
Sistemas. Paso correcciones
16 respectivas.
Viceministro de
Administración
de Sistemas recibe
acuerdo ministerial de
rescición de contrato
e informe ejecutivo y
traslada a la dirección
de Recursos Humanos

( 4 DE 4)
Recibe Acuerdo Ministerial de Rescisión de Contrato e

informe ejecutivo y registra el mismo a la Unidad de
Digitalización Resguardo de Contratos de la
Contraloría General de Cuentas dentro de los 30 días
calendario siguientes a la aprobación del Acuerdo de
Rescisión, se remite copia al interesado quien firma de
recibido.
Escanea el Acuerdo Ministerial de Rescisión de Contrato

para control interno del departamento, envía original al
Departamento de Gestión y Compensaciones para su
archivo.
Rescinde y finiquita el Contrato en el sistema de

Guatenominas e informa por medio de oficio así mismo
solicitando la reversión del CUR de compromiso al Jefe
de Departamento de Gestión y Compensaciones.
Publica el Acuerdo Ministerial de Rescisión de Contrato

en Guatecompras agregándolo en su Número de
Publicación de Guatecompras que le corresponda como
un documento adjunto y finaliza su vigencia.
Fin

RESCISIÓN DE CONTRATO PARA SUBGRUPO 18
Describe los pasos o etapas para realizar una rescisión de contrato mismo que fue aprobado por medio de un Acuerdo
del Ministerio de Finanzas Públicas a solicitud del contratista, por mutuo acuerdo o por parte del Ministerio. Inicia: La
Dirección de Recursos Humanos recibe solicitud de rescisión de contrato por parte de la Dependencia que contrató los
servicios. Finaliza: El analista de dotación registra la publicación en Guatecompras la rescisión de contrato.
b) Acuerdo Número A-038-2016 Contraloría General de Cuentas (registro de contratos)
c) Sistema de Adquisiciones y Contrataciones del Estado de Guatemala
1) Los documentos que deben formar parte de la Rescisión de contrato son:
 Solicitud de rescisión de contrato

 Informe final de los productos según lo establecido en el contrato
 Producto del último mes
 Factura si correspondiera
 Finiquito mutuo entre la dependencia y el contratista
 La solicitud de rescisión de contrato debe realizarse por lo menos con 1 semana de anticipación, para la
gestión de finiquito, informe final y registro del último pago.

¿Fue de mutuo acuerdo la rescisión de contrato?
Si: Elabora oficio de solicitud de rescisión de contrato, en el cual justifica
según las estipulaciones contenidas en el contrato, dicho oficio debe
contener la firma del Director y firma del contratista y la fecha efectiva.
No: Elabora oficio la dependencia contratante en el cual adjunta la
1 Dependencia Contratante
solicitud de rescisión de contrato por parte del contratista indicando la
fecha efectiva. O elabora oficio la dependencia contratante solicitando la
rescisión de contrato indicando que es de manera unilateral de acuerdo a
una de las condiciones estipuladas para la finalización del contrato y la
fecha efectiva.
La dependencia contratante solicita al contratista informe final, los Dependencia Contratante

2
productos del mes y factura.
Entrega a la dependencia contratante informe final, productos del mes y

3 Contratista
factura por los honorarios que correspondan y gafete.
Recibe informe final, productos del mes y factura del contratista, se

extiende el finiquito reciproco el cual debe firmar el Director Contratante
4 Dependencia Contratante
y el contratista como aceptación de ambas partes que los servicios fueron
concluidos hasta ese momento satisfactoriamente.
Envía a la Dirección de Recursos Humanos, Oficio de solicitud de rescisión

de contrato y al Departamento de Servicios Administrativos Internos
5 (DSAI) de su Dependencia o de la Dirección de Asuntos Administrativos Dependencia contratante
según corresponda, envía el informe final, productos del mes y factura si
correspondiera.

Recibe oficio de solicitud de rescisión de contrato por parte de la

dependencia contratante para iniciar la gestión de rescisión de contrato y Subdirección de Gestión de Recursos
6
traslada al Departamento de Dotación de Recursos Humanos la solicitud Humanos
de rescisión de contrato.
Jefe de Departamento de Dotación de
7 Recibe y margina al Jefe de Sección de Contrataciones. Recursos Humanos
Jefe de Sección de Contrataciones del

Recibe, analiza y cuando aplica margina con las anotaciones que
8 Departamento de Dotación de Recursos
correspondan y traslada Analista de Dotación.
Humanos
Recibe expediente y Elabora proyecto de Acuerdo Ministerial de Rescisión
de Contrato, informe ejecutivo y traslada al Jefe de la Sección de
Contrataciones.
Revisa proyecto de Acuerdo Ministerial de Rescisión de Contrato e

informe ejecutivo.
¿Hay Correcciones?
Jefe de Sección de Contrataciones del
Si: Regresa y solicita modificaciones al Analista de Dotación.
10 Departamento de Dotación de Recursos
Paso 9
Humanos
No: Valida proyecto y solicita impresión de Acuerdo Ministerial de
Rescisión de Contrato e informe ejecutivo lo rubrica y firma
respectivamente y traslada al Jefe de Sección de Contrataciones. Paso 11
Revisa proyecto de Acuerdo Ministerial de Rescisión de Contrato e
informe ejecutivo.
¿Hay Correcciones?
Si: Regresa y solicita modificaciones al Jefe de la Sección de
11 Jefe de Departamento de Dotación
Contrataciones. Paso 9
No: Valida Proyecto y solicita impresión de Acuerdo Ministerial de
Rescisión de Contrato e informe ejecutivo lo rubrica y firma
respectivamente luego traslada al Jefe de la Sección de Contrataciones.
Envía Acuerdo Ministerial de Rescisión de Contrato e informe ejecutivo al

Director y Subdirector de la Dirección de Recursos Humanos.
Revisa proyecto de Acuerdo Ministerial de rescisión de contrato e informe

ejecutivo.
¿Hay correcciones?
SI: Regresa y solicita modificaciones al Jefe de Sección de Contrataciones Subdirección de Gestión de Recursos
13
paso 8 Humanos
NO: Valida el acuerdo ministerial de rescisión de contrato e informe
ejecutivo lo rubrica y firma respectivamente y traslada a Jefe de la Sección
de Contrataciones. Paso 14
Envía Acuerdo Ministerial de Rescisión de Contrato e informe ejecutivo al

Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas
Refrenda Acuerdo Ministerial de Rescisión de Contrato y adjunta informe Viceministro de Administración Interna
15
ejecutivo. y Desarrollo de Sistemas
Recibe Acuerdo Ministerial de Rescisión de Contrato e informe ejecutivo.
¿Autoriza?
Si: Firma Acuerdo Ministerial de Rescisión de Contrato y envía Acuerdo e
16 Ministro
informe ejecutivo al Viceministro de Administración Interna y Desarrollo
de Sistemas. Paso 16
No: Lo envía al Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de
Sistemas y lo traslada a la Dirección de Recursos Humanos para las
correcciones respectivas. Paso 10
Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas recibe

Viceministro de Administración Interna
17 Acuerdo Ministerial de Rescisión de Contrato e informe ejecutivo firmado
y Desarrollo de Sistemas
y traslada a la Dirección de Recursos Humanos.
Recibe Acuerdo Ministerial de Rescisión de Contrato e informe ejecutivo

18 Director de Recursos Humanos
firmado y traslada al Departamento de Dotación de Recursos Humanos.
Recibe Acuerdo Ministerial de Rescisión de Contrato e informe ejecutivo y

registra el mismo a la Unidad de Digitalización Resguardo de Contratos de
19 la Contraloría General de Cuentas dentro de los 30 días calendario Analista de Dotación
siguientes a la aprobación del Acuerdo de Rescisión, se remite copia al
interesado quien firma de recibido.
Escanea el Acuerdo Ministerial de Rescisión de Contrato para control
20 interno del departamento, envía original al Departamento de Gestión y Analista de Dotación
Compensaciones para su archivo.
Envía al Departamento de Servicios Administrativos Internos (DSAI) de la
Dependencia Contratante o de la Dirección de Asuntos Administrativos
según corresponda, copia del Acuerdo de Rescisión para los trámites que
correspondan.
Publica el Acuerdo Ministerial de Rescisión de Contrato en Guatecompras
22 agregándolo en su Número de Publicación de Guatecompras que le Analista de Dotación
corresponda como un documento adjunto y finaliza su vigencia.

PROCEDIMIENTO DE RESCISIÓN DE CONTRATO PARA SUBGRUPO 18
(1 DE 4)
Dependencia Contratante Contratista
Inicio
¿Fue de mutuo acuerdo la

rescisión de contrato?
SI NO
Elabora oficio la
Dependencia contratante
en el cual adjunta la
Elabora oficio de solicitud solicitud de rescisión de
de rescisión de contrato, contrato por parte del
en el cual justifica según contratista indicando la
las estipulaciones fecha efectiva. O elabora
contenidas en el contrato, oficio la dependencia
dicho oficio debe contener contratante solicitando la
la firma del Director y rescisión de contrato
firma del contratista y la indicando que es de
fecha efectiva. manera unilateral de
acuerdo a una de las
condiciones estipuladas
para la finalización del
contrato y la fecha
efectiva.
La Dependencia Contratante solicita

al contratista informe final, los
productos del mes y factura
Entrega a la Dependencia
contratante informe final, productos
del mes y factura por los honorarios
que correspondan y gafete
Recibe informe final, productos del mes y

factura del contratista, se extiende el finiquito
recíproco, el cual debe firmar el Director
Contratante y el contratista como aceptación
de ambas partes que los servicios fueron
concluidos hasta ese momento
satisfactoriamente.

(2 DE 4)
Jefe de
Subdirección de Jefe de Sección de contrataciones
Dependencia Departamento
Gestión de Recursos del Departamento de Dotación Analista de Dotación
Contratante de Dotación de
Humanos de Recursos Humanos
Recursos Humanos
1 5
Recibe, analiza y
cuando aplica,
Recibe expediente y
Envía a la Recibe y margina al margina con las
elabora proyecto de
Dirección de Jefe de Sección de anotaciones que Acuerdo Ministerial
Recursos Contrataciones correspondan y de Rescisión de
Recibe oficio de
Humanos, Oficio contrato, informe
de solicitud de
solicitud de traslada Analista
rescisión de ejecutivo y traslada
rescisión de de Dotación.
contrato por parte 4 al Jefe de la Sección
contrato y al de Contrataciones
de la Dependencia
Departamento de
contratante para
Servicios
iniciar la gestión
Administrativos
de rescisión de
Internos (DSAI)
contrato y Revisa proyecto de
de su
traslada al Acuerdo Ministerial de 2
Dependencia o
Departamento de Revisa proyecto de Rescisión de Contrato
de la Dirección de
Dotación de Acuerdo Ministerial de e informe ejecutivo.
Asuntos
Recursos Rescisión de Contrato
Administrativos
Humanos la e informe ejecutivo.
según
solicitud de
corresponda,
rescisión de
envía el informe
contrato.
final, productos
del mes y factura ¿Hay correcciones?
si correspondiera.
¿Hay correcciones?
NO SI
NO SI Valida proyecto y
solicita impresión
de Acuerdo
Ministerial de
Rescisión de
Contrato e
Valida proyecto informe ejecutivo Regresa y
y solicita lo rubrica y firma Envía Acuerdo
solicita
impresión de respectivamente y modificaciones Ministerial de
Acuerdo traslada al Jefe del al Analista de Rescisión de
Ministerial de Regresa y Departamento de Dotación. Paso
Rescisión de solicita Dotación de 9
Contrato e
Contrato e modificaciones Recursos informe ejecutivo
informe al Jefe de Humanos para su al Director y
ejecutivo lo Sección de firma, luego
rubrica y firma Contrataciones. Subdirector de la
traslada al Analista
respectivamente Paso 9 de Dotación. Paso Dirección de
y traslada al Jefe 11 Recursos
del Sección de
Humanos.
}contrtaciones .
Paso 12

(3 DE 4)
Viceministro de
Subdirección de Gestión de Recursos Administración
Analista de Dotación Ministro
Humanos Interna y Desarrollo
de Sistemas

Ministerial de Rescisión de
Contrato e informe
ejecutivo.
¿Hay correcciones?
SI NO
Valida el Acuerdo Recibe Acuerdo

Regresa y Ministerial de Envía Acuerdo Refrenda Ministerial de
solicita Rescisión de Ministerial de Acuerdo Rescisión de
Contrato e informe Rescisión de Contrato Ministerial de Contrato e informe
modificaciones
ejecutivo lo rubrica e informe ejecutivo al Rescisión de ejecutivo
al Jefe de
y firma Viceministro de Contrato y
Sección de respectivamente y Administración adjunta
Contrataciones. traslada al Jefe de Interna y Desarrollo informe
Paso 8 Contrataciones. de Sistemas ejecutivo
Paso 14 ¿Autoriza?
NO
SI
4
Viceministro de Firma Lo envía al
Administración Acuerdo Viceministro
Interna y Ministerial de
Desarrollo de de Rescisión Administraci
Sistemas recibe de Contrato ón Interna y
Acuerdo y envía Desarrollo
Ministerial de Acuerdo e de Sistemas,
Rescisión de informe y lo traslada
Contrato e ejecutivo al a la
informe viceministro Dirección de
ejecutivo de Recursos
firmado y Administraci Humanos
traslada a la ón Interna y para las
Dirección de Desarrollo de correcciones
Recursos Sistemas. respectivas.
Humanos. Paso 17 Paso 10
5
6

(4 DE 4)
Dirección de Recursos Humanos Analista de Dotación
Recibe Acuerdo Ministerial de

Rescisión de Contrato e informe Recibe Acuerdo Ministerial de Rescisión
ejecutivo y registra el mismo a la de Contrato e informe ejecutivo y
Unidad de Digitalización registra el mismo a la Unidad de
Resguardo de Contratos de la Digitalización Resguardo de Contratos
Contraloría General de Cuentas de la Contraloría General de Cuentas
dentro de los 30 días calendario dentro de los 30 días calendario
siguientes a la aprobación del siguientes a la aprobación del Acuerdo
Acuerdo de Rescisión, se remite de Rescisión, se remite copia al
copia al interesado quien firma interesado quien firma de recibido
de recibido
Escanea el Acuerdo Ministerial de

Rescisión de Contrato para control
interno del Departamento, envía
original al Departamento de Gestión y
Compensaciones para su archivo
Envía al Departamento de Servicios

Administrativos Internos (DSAI) de la
Dependencia contratante o de la
Dirección de Asuntos Administrativos,
según corresponda, copia del Acuerdo
de Rescisión para los trámites que
correspondan.
Publica el Acuerdo Ministerial de

Rescisión de Contrato en Guatecompras
agregándolo en su Número de
Publicación de Guatecompras que le
corresponda como un documento
adjunto y finaliza su vigencia.
Fin

PROCEDIMIENTO EMISIÓN DE GAFETES
Establecer las normas para la emisión de gafetes de identificación del personal permanente, por contrato y
colaborador externo del Ministerio de Finanzas Públicas, con el fin de mantener identificados a todos los
colaboradores. Inicia: Recibe expediente de contratación finalizada. Finaliza: Instruye al colaborador a dar aviso del
nuevo código asignado.
a. El Código de Ética del Ministerio de Finanzas Publicas, establece dentro de las Normas Éticas en el apartado
de Identidad que el colaborador debe de:
 Portar el Carné de identificación como colaborador de la Institución, dentro de la misma y no
hacer uso de ella para aprovecharse de las personas fuera de la institución.
1) Los criterios que se deben de tomar en cuenta para realizar el procedimiento de emisión de gafetes son los
siguientes:
a) Que el procedimiento de contrataciones ya se encuentre finalizado
b) Contar con el expediente completo del candidato, para primer ingreso
c) Contar con las aprobaciones y firmas requeridas
d) Que el procedimiento de registro de Colaborador Externo se encuentre finalizado
e) Contar con copia de DPI y documento de solicitud de gafete para Colaborador Externo
f) Cuando aplique reposición, presentar denuncia de la pérdida o robo ante las autoridades
correspondientes y boleta de pago a la cuenta de Tesorería Nacional en el Banco CHN por el
monto de Q 50.00.
Emisión de Gafete para personal de primer Ingreso

1 Recibe expediente de contratación finalizado. Analista de Dotación
2 Firma de autorizado para gestionar el trámite de gafete. Jefe del Departamento
3 Firma de autorización para emisión de gafete. Subdirección de Gestión
4 Toma de fotografía digital. Analista de Dotación
5 Ingresa datos al sistema Badgemaker Basic. Analista de Dotación
6 Firma listado y base de registro de emisión de gafete. Colaborador

Envía datos a la Subdirección de Seguridad, para el ingreso al sistema de la
misma.
8 Entrega gafete a nuevo colaborador. Analista de Dotación
Instruye al colaborador para que se avoque a su Encargado Administrativo a
9 solicitar los permisos correspondientes ante las Dependencias a las cuales Analista de Dotación
tendrá acceso.
Emisión de Gafete para Colaboradores Externos

Recibe solicitud para emisión de gafete por parte de las autoridades del área,
1. en donde laborarán los colaboradores externos, con los soportes Analista de Dotación
correspondientes.

Elabora documento para solicitar autorización de gafetes para colaborador
externo.
3. Firma de autorizado para gestionar el trámite de gafete. Jefe del Departamento
4. Concede visto bueno para la elaboración de gafete para personal externo. Subdirección de Gestión
5. Emite refrendo para elaboración de gafete del personal externo. Dirección
6. Toma de fotografía digital. Analista de Dotación
7. Ingresa datos al sistema Badgemaker Basic. Analista de Dotación
8. Firma listado y base de registro de emisión de gafete. Colaborador Externo

misma.
10. Entrega gafete a Colaborador Externo. Analista de Dotación
Instruye al colaborador para que se avoque al área de Seguridad de las
11. Direcciones de Tecnologías de Información y Asuntos Administrativos, a Analista de Dotación
solicitar los permisos y accesos que necesite.
Emisión de Gafete por Extravió

Recibe solicitud para emisión de gafete por extravió, la cual cuenta con
denuncia y pago a tesorería nacional.
2. Firma trámite para elaboración de gafete. Jefe del Departamento
3. Concede visto bueno para elaboración de gafete para personal. Subdirección de Gestión
4. Toma de fotografía digital. Analista de Dotación
5. Ingresa datos al sistema Badgemaker Basic. Analista de Dotación
6. Firma listado y base de registro de emisión de gafete. Colaborador

misma.
8. Recibe gafete. Colaborador
Instruye al colaborador para que pueda crear ticket desde su usuario de
intranet para dar aviso del nuevo código asignado.

PROCEDIMIENTO PARA EMISIÓN DE GAFETES PARA PERSONAL DE PRIMER
INGRESO
(1 DE 1)
Subdirección
Jefe del de Gestión de
Analista de Dotación Colaborador
Departamento Recursos
Humanos
INICIO
Firma de
Firma de
Recibe expediente autorizado para
autorización
de contratación gestionar el
para emisión
finalizado trámite de
de gafetes
gafete.
Toma de fotografía
digital
Firma listado y
Ingresa datos al base de
sistema registro de
Badgemaker Basic emisión de
gafetes
Envía datos a la
Subdirección de
Seguridad, para
ingreso al sistema
de la misma
Entrega de
gafete a nuevo
colaborador
Instruye al
colaborador para que
se avoque a su
Encargado
Administrativo a
solicitar los permisos
correspondientes
ante las
Dependencias a las
cuales tendrá acceso
Fin

PROCEDIMIENTO PARA EMISIÓN DE GAFETES, COLABORADORES EXTERNOS
(1 DE 2)
Subdirección
Analista de Dotación Dirección
Humanos
INICIO
Recibe solicitud para

emisión de gafete por
parte de las autoridades
del área, en donde
laborarán los
colaboradores externos,
con los soportes
correspondientes.
Elabora
documento para
solicitar
autorización de
gafetes para
colaborador Firma de
externo. autorizado para
gestionar el
trámite de
gafete Concede Visto
bueno para
elaboración de
gafete para
personal
externo
Emite Refrendo
para
Toma de elaboración de
fotografía digital gafete del
personal
externo
Ingreso datos al
sistema
Badgemaker Basic

PROCEDIMIENTO PARA EMISIÓN DE GAFETES, COLABORADORES
EXTERNOS
(2 DE 2)
Colaborador Analista de Dotación
Firma listado y base

de registro de emisión
de gafete
Envía datos a la
Subdirección de Seguridad,
para el ingreso al sistema
de la misma.
Entrega gafete a
colaborador externo
Instruye al colaborador
para que se avoque al área
de Seguridad de las
Direcciones de Tecnologías
de Información y Asuntos
Administrativos, a solicitar
los permisos y accesos que
necesite.
Fin

PROCEDIMIENTO PARA EMISIÓN DE GAFETES, POR EXTRAVÍO
(1 DE 1)
Subdirección
Analista de Dotación Colaborador
Humanos
INICIO
Recibe solicitud para

emisión de gafete por
extravió, la cual
cuenta con denuncia y
pago a tesorería
nacional.
Firma trámite para
elaboración de
gafete
Concede Visto
bueno para
Toma de
elaboración de
fotografía digital
gafete para
personal
Firma de
Ingreso de datos listado y base
al sistema de registro de
Badgemaker Basic emisión de
gafetes
Envió de datos a
la Subdirección de
Seguridad, para
ingreso al sistema
de la misma
Recibe Gafete
Instruye al colaborador
para que pueda crear
ticket desde su usuario
de intranet para dar
aviso del nuevo código
asignado.
FIN

PROCEDIMIENTO PARA REGISTRO Y ASIGNACION DE PRÁCTICAS SUPERVISADAS
Describe los pasos o etapas necesarias para realizar al momento de surgir la necesidad de practicantes tanto del área
diversificado, técnicos y profesionales, con el fin de establecer la normativa que permita, registrar y realizar una
asignación de los mismos en las áreas que lo necesiten y les permitan desarrollar sus conocimientos
El Código de Ética del Ministerio de Finanzas Publicas, establece dentro de las Normas Éticas en el apartado de
Identidad que el colaborador deberá de:
 Portar el Carné de identificación como colaborador de la Institución, dentro de la misma y no hacer uso de
ella para aprovecharme de las personas fuera de la institución
Que el practicante cumpla con un promedio mínimo de 85 Puntos.
No. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Envía oficio por medio del cual solicita que las Dependencias indiquen
1 Analista de Formación
cuantos practicantes necesitarán
Envían oficio a la Dirección de Recursos Humanos indicando el número Dependencias del Ministerio de
2
de practicantes que se necesitaran Finanzas Publicas
Traslada oficios con Visto Bueno al Departamento de Formación de
3 Subdirectora de Desarrollo
Recursos Humanos
Entrega de formulario que llena el practicante e indica los requisitos que
se deben de cumplir
Recibe expedientes completos de los practicantes para su registro y
llevar el control en base de datos institucional
Envía expedientes registrados en base de datos al Departamento de
6 Jefe de Dotación
Formación y Capacitación, para su Administración
Recibe expedientes completos para la elaboración de cartas de
respuesta de aceptación o negación a las prácticas solicitadas
Contacta a practicantes para notificación de autorización o negación de
las prácticas solicitadas.
Recibe a los practicantes en la fecha indicada en la carta de solicitud de
9 prácticas para la entrega de gafete de identificación y presentación a la Analista de Formación
Dependencia que corresponda
Realiza Inducción a los practicantes sobre la institución y normativas
internas
Realiza monitoreo y seguimiento de los practicantes asignados en las
11 Jefe de Formación y Capacitación
diferentes Dependencias
12 Archivo de Documentación de prácticas supervisadas Analista de Formación

PROCEDIMIENTO PARA REGISTRO Y ASIGNACIÓN DE PRÁCTICAS
SUPERVISADAS
(1 DE 3)
Dependencias del Subdirección de

Analista de
Ministerio de Finanzas Desarollo de Recursos
Formación
Públicas Humanos
INICIO
Envía oficio a la
Envía oficio por medio Dirección de
del cual solicita que las Recursos
Dependencias Humanos,
indiquen cuantos indicando el
practicantes número de
necesitarán practicantes que se
necesitarán
Traslada oficio
Entrega formulario
con visto bueno
que llena el
al Departamento
practicante e indica
de formación de
los requisitos que se
Recursos
deben de cumplir
Humanos

PROCEDIMIENTO PARA REGISTRO Y ASIGNACIÓN DE PRÁCTICAS
SUPERVISADAS
(2 DE 3)
Analista de Jefe de
Analista de Formación
Dotación Dotación
2 Recibe expedientes
completos para la
elaboración de cartas
de respuesta de
aceptación o
negación de las
Recibe prácticas
expedientes
completos de los
practicantes para
su registro y lleva Contacta a
Envía expedientes
el control en base practicantes para
registrados en
de datos notificación de
base de datos al
insitucionales autorización o
Departamento de
Formación y negación de las
Capacitación, para prácticas solicitadas
su Administración
Recibe a los
practicantes en la
fecha indicada en la
carta de solicitud de
prácticas para la
entrega de gafete de
identificación y
presentación a la
Dependencia que
corresponda
Realiza inducción a los

practicante sobre la
institución y
normativas internas

PROCEDIMIENTO PARA REGISTRO Y ASIGNACIÓN DE
PRÁCTICAS SUPERVISADAS
(3 DE 3)

Dotación y Formación
Realiza monitoreo y
seguimiento de los
practicantes
asignados en las
diferentes
Dependencias
Archiva documentación
de prácticas supervisadas
FIN

GASTOS DE REPRESENTACIÓN
Describir los criterios y actividades necesarias para aumentar, disminuir o actualizar los Gastos de Representación de un
puesto de la serie Ejecutiva. Inicia: con la toma de posesión de una persona en un puesto de Director Técnico III,
Subdirector Técnico III, Tesorero Nacional y Subtesorero Nacional. Finaliza: con el archivo de la fotocopia del
expediente.
a) Constitución Política de la República de Guatemala.
b) Ley del Organismo Ejecutivo, Decreto 114-97
c) Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto No. 101-97
d) Acuerdo Gubernativo 540-2013
e) Acuerdo Gubernativo 287-2016 que aprueba el Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado (o el que en su
defecto aplique para el año vigente).
f) Manual de Gestión del Empleo, 2da Edición, Acuerdo D-2015-104
g) Resolución 345 °A°, Ministerio de Finanzas Públicas, de fecha 02-11-2012.
1. La acción de Actualización aplica cuando el puesto ya tiene los gastos de representación aumentados o cuando la
persona que tomará posesión ya cuenta con un complemento personal asignado.
2. La acción de aumento aplica cuando se trata de un primer ingreso o reingreso a la Institución.
3. La acción de disminución aplica cuando la persona aprobó satisfactoriamente su período de
prueba y la Oficina Nacional de Servicio Civil aprueba la Asignación de Complemento Personal
al Salario.
4. La Dirección Técnica del Presupuesto es el ente rector que aprueba la modificación de los
Gastos de Representación para los puestos de Director Técnico III, Subdirector Técnico III,
Tesorero Nacional y Subtesorero Nacional de este Ministerio.
Recibe Acuerdo Ministerial de Nombramiento, Solicitud de Modificación de

1. Gastos de Representación dirigida al Director Técnico del Presupuesto o
expediente de Asignación y/o modificación de complemento personal al salario.
Margina y traslada a Jefe de la Sección de Contrataciones para el trámite Jefe del Departamento de
2
correspondiente. Dotación de Recursos Humanos
Recibe y verifica si es un Primer Ingreso, Ascenso, Reingreso o Asignación de

Complemento Personal al Salario?
Si: Es un Primer Ingreso, Reingreso o Asignación de Complemento Personal al
3. Salario, continúa en paso No. 4
Contrataciones
No: Es un ascenso, procede a elaborar oficio solicitando al Departamento de
Gestión y Compensaciones la actualización correspondiente y continúa en paso
No. 12.
Traslada por medio de conocimiento, a la Dirección Técnica del Presupuesto, la
4. Solicitud original de Modificación de Gastos de Representación recibida, firmada
Contrataciones
por la Autoridad Nominadora, para el trámite correspondiente.
Recibe y analiza solicitud, emite Dictamen y Resolución que aprueban el Dirección Técnica del
5.
aumento o disminución de los Gastos de Representación. Presupuesto

Traslada expediente a la Dirección de Recursos Humanos, el cual contiene la Dirección Técnica del
6.
solicitud, Resolución y Dictamen firmados y aprobados para lo que corresponda. Presupuesto
Recibe expediente y traslada al Departamento de Dotación de Recursos

7 Dirección de Recursos Humanos
Humanos para que continúe el trámite correspondiente.
Recibe expediente y margina al Jefe de Contrataciones para que continúe el Jefe del Departamento de
8.
trámite. Dotación de Recursos Humanos
Recibe expediente y traslada el original al Departamento de Gestión y Jefe de la Sección de

9
Compensaciones por medio de conocimiento. Contrataciones
Recibe expediente, registra en libro de correspondencia y traslada a Jefe de Secretaria de Departamento de

10.
Departamento. Gestión y Compensaciones
Jefe de Departamento de Gestión

11. Recibe, revisa expediente y asigna a Analista de Nómina.
y Compensaciones
Analiza expediente y verifica: Es un aumento, una disminución o actualización?
SÍ: Es un aumento se traslada el expediente a Supervisora de Analistas de
Nómina y continúa en el paso 13.
No: corresponde a una disminución de gastos, modifica en el Sistema de
12. Analista de Nómina
GUATENOMINAS y si tiene pagos realizados demás derivado a la fecha efectiva,
realizan los cálculos correspondientes, genera las boletas de reintegro y solicita
el pago del mismo y se archiva expediente, al ser una actualización continua en el
paso 19.
Verifica si existe disponibilidad presupuestaria?
Si: Registra monto, fecha efectiva y base legal en el sistema correspondiente y
traslada a Analista de Nómina para que continúe en el paso No. 14
Supervisora de Analistas de
13. No: Coordina con la unidad ejecutora que corresponda para que realice las
Nómina
gestiones presupuestarias necesarias ante la Unidad Ejecutora quien notifica vía
correo electrónico cuando ya existe la cuota correspondiente y luego continúa en
el paso No. 14.
Registra pago para liquidar en nómina adicional o en nómina mensual según
corresponda.
15. Ejecuta la nómina y verifica pago. Analista de Nómina
Efectuado el pago y que la nómina esté en estado Histórico, elabora providencia

de traslado de expediente y traslada al Jefe de Departamento para su Vo.Bo.
17. Jefe Revisa, firma y devuelve al Analista. Jefe de Departamento
Traslada providencia y expediente original a la Dirección Técnica del Presupuesto

para su control y resguardo.
19. Archiva fotocopia del expediente. Analista de Nómina

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE GASTOS DE REPRESENTACIÓN (1 DE 4)
Jefe de Departamento de Dirección Técnica del

Jefe de la Sección de Contrataciones
Dotación de Recursos Humanos Presupuesto
Inicio
Recibe y verifica:
Recibe Acuerdo Ministerial de
nombramiento, Solicitud de
Modificación de Gastos de
Representación dirigida al
Director Técnico del
Presupuesto o expediente de
Asignación y/o Modificación de
complemento personal al
Salario.
Es un Primer Ingreso, Ascenso,
Reingreso o Asignación de
Complemento Personal al Salario?
SI
Margina y traslada a Jefe de la NO
Sección de Contrataciones para
el trámite correspondiente.
Es un ascenso,
procede a elaborar
oficio solicitando al
Es un Primer Ingreso, Departamento de
Reingreso o Asignación Gestión y
de complemento, Compensaciones la
continúa en paso No. actualización
4. correspondiente y
continúa en paso No.
12
Traslada por medio de 1

conocimiento, a la
Dirección Técnica del
Presupuesto, la Recibe y analiza
Solicitud original de solicitud, emite
Modificación de Dictamen y resolución
Gastos de que aprueban el
Representación aumento o disminución
recibida, firmada por de los Gastos de
la Autoridad Representación.
Nominadora, para el
trámite
correspondiente.

Secretaria del
Jefe del Departamento
Dirección Técnica del Dirección de Recursos Jefe de la Sección de Departamento de
de Dotación de
Presupuesto Humanos Contrataciones Gestión y
Recursos Humanos
Compensaciones
Traslada expediente
a la Dirección de
Recursos Humanos,
el cual contiene la
solicitud, Resolución
y Dictamen
firmados y
aprobados para lo
que corresponda.
Recibe expediente y
traslada al
Departamento de
Dotación de
Recursos Humanos
para que continúe
el trámite
correspondiente
Recibe expediente y
margina al Jefe de
Contrataciones para
que continúe el
trámite.
Recibe expediente y
traslada el original al
Departamento de
Gestión y
Compensaciones por
medio de
conocimiento
Recibe expediente,
registra en el libro
de correspondencia
y traslada a Jefe del
Departamento

Jefe de Departamento
Supervisora de Analista de
de Gestión y Analista de Nómina
Nómina
Compensaciones
Recibe, revisa
expediente y asigna Analiza expediente
a Analista de y verifica:
Nómina
Es un aumento, una
disminución o actualización?
NO
SI
corresponde a una
disminución de gastos,
modifica en el Sistema Verifica si existe
de GUATENOMINAS y disponibilidad
si tiene pagos presupuestarioa?
realizados demás Es un aumento se
derivado a la fecha traslada el expediente
efectiva, realizan los a Supervisora de
cálculos Analistas de Nómina y SI NO
correspondientes, continúa en el paso 13.
genera las boletas de
reintegro y solicita el
pago del mismo y se Coordina con la
archiva expediente, al unidad ejecutora
ser una actualización que corresponda
continua en el paso 19. para que realice
Registra monto, las gestiones
fecha efectiva y presupuestarias
base legal en el necesarias ante
sistema la Unidad
correspondiente Ejecutora quien
4
y traslada a notifica vía
Analista de correo
Nómina para electrónico
que continúe en cuando ya existe
el paso No. 14 la cuota
correspondiente
y luego continúa
en el paso No.
14.

Analista de Nómina
Gestión y Compensaciones
Registra pago para liquidar en

nómina adicional o en nómina
mensual según corresponda
Ejecuta la nómina y verifica pago
Efectuado el pago y que la

nómina esté en estado
Histórico, elabora providencia Revisa, firma y devuelve al
de traslado de expediente y Analista.
traslada al Jefe de
Departamento para su Vo.Bo.
Traslada providencia y
expediente original a la Dirección
Técnica del Presupuesto para su
control y resguardo.
4
Archiva fotocopia el expediente
FIN

DOTACIÓN NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
DEL DOTACIÓN DEL RECURSO HUMANO 01 1 de 5
RECURSO
HUMANO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CAMBIO DE ESPECIALIDAD
Describir los criterios y actividades necesarias para modificar la especialidad con base en las funciones asignadas a un
puesto, atendiendo a un cambio sustancial en su campo de trabajo. Inicia: Autoridad Superior de la Dependencia
solicitante elabora solicitud de cambio de especialidad. Finaliza: El Analista de Puestos archiva expediente.
b) Plan Anual de Salarios y Normas para su Administración
c) Manual de Especificaciones de Clases de Puestos
1) La Dirección de Recursos Humanos gestionará únicamente las solicitudes de cambio de especialidad que contengan
la información completa, para lo cual podrá dar acompañamiento técnico a las Dependencias.
2) Para aplicar la modificación de especialidad deben cumplirse los siguientes criterios:

a. Que los puestos correspondientes al renglón presupuestario 022 estén vacantes, y para el renglón
011 vacantes u ocupados.
b. Que los títulos o estudios sean acordes a la especialidad del puesto.
3) El expediente para el cambio de especialidad debe contener la información siguiente:
a. Solicitud de Cambio de Especialidad de la Autoridad Superior de la Dependencia interesada

b. Estudio Técnico
c. Cuestionarios establecidos por la ONSEC para cambio de especialidad
d. Solicitud de la Autoridad Nominadora dirigida a Director de la ONSEC
e. Informe dirigido a Autoridades del Despacho Ministerial
f. Resolución de ONSEC
g. Documentos de traslado según modelos establecidos

Elabora solicitud de cambio de especialidad y envía a la Dirección de Recursos Autoridad Superior de
1.
Humanos. Dependencia Solicitante
Recibe solicitud de cambio de especialidad, margina e instruye al Jefe del Autoridad Superior de Recursos
2.
Departamento de Administración de Puestos. Humanos
3. Recibe y asigna solicitud al Analista de Puestos.
Administración de Puestos
Recibe solicitud analiza y verifica el cumplimiento de los criterios definidos.
¿Cumple con los criterios definidos?
4. Sí: Solicita las funciones del puesto que requiere acción de puestos. Analista de Puestos
No: Elabora documento de respuesta a la Autoridad Superior de la Dependencia
Solicitante y finaliza el proceso.
Elabora cuestionario para cambio de especialidad y gestiona firmas
5. Analista de Puestos
correspondientes.
Verifica si existe perfil del puesto para la modificación solicitada.
¿Existe el perfil de puesto?
Sí: continúa procedimiento.
No: Elabora perfil en GUATENOMINAS, solicita la aprobación del Jefe del
Departamento de Administración de Puestos y continúa el procedimiento.
Valida el estudio técnico y la solicitud de aprobación del perfil elaborado en

7. GUATENÓMINAS (en caso corresponda), luego traslada expediente a la
Autoridad Superior de Recursos Humanos.
Aprueba el estudio técnico y devuelve expediente al Departamento de Autoridad Superior de Recursos
8.
Administración de Puestos. Humanos
Crea expediente de Cambio de Especialidad en GUATENÓMINAS, e ingresa
9. puestos que correspondan y requiere al Jefe de Administración de Puestos que Analista de Puestos
realice la solicitud institucional en el referido Sistema.
10. Imprime comprobante de GUATENÓMINAS e integra el expediente. Analista de Puestos
Elabora documento dirigido a ONSEC para gestión de la acción de puesto,

elabora informe para autoridades del Despacho Ministerial e Informe Ejecutivo,
integra expediente y remite al Jefe del Departamento de Administración de
Puestos.
12. Valida expediente y lo traslada a la Autoridad Superior de Recursos Humanos.
Aprueba expediente y lo traslada al Despacho del Viceministerio de Autoridad Superior de Recursos
13.
Administración Interna y Desarrollo de Sistemas. Humanos
14. Rubrica documento dirigido a ONSEC y traslada expediente al Ministro.
Firma documento dirigido a ONSEC y devuelve expediente a la Dirección de
15. Ministro
Recursos Humanos.
16. Aprueba expediente y solicitud inicial en GUATENÓMINAS.
17. Traslada expediente a la ONSEC para trámite correspondiente. Analista de Puestos
Realiza análisis técnico y determina si la información del expediente es suficiente

para justificar la acción.
¿Es suficiente la información?
18. Sí: Emite resolución, asigna la fecha de vigencia y traslada a la Dirección de ONSEC
Recursos Humanos. Continúa paso 19.
No: Devuelve expediente a la Dirección de Recursos Humanos para que amplíe la
información, continúa en paso 11.
Recibe expediente, verifica Resolución de ONSEC y elabora oficio para informar a
la Autoridad Superior de la Dependencia solicitante y requiere al Jefe del
Departamento de Administración de Puestos la confirmación Institucional del
expediente en GUATENOMINAS.
Elabora providencia para trasladar copia de la resolución de ONSEC al
Departamento de Dotación de Recursos Humanos y al Departamento de Gestión
20. y Compensaciones, traslada a la Coordinadora de puestos para revisión y Analista de Puestos
gestiona rúbrica de Jefe del Departamento de Administración de Puestos y firma
de la Autoridad Superior de Recursos Humanos y envía documento.
21. Archiva expediente. Analista de Puestos

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE CAMBIO DE ESPECIALIDAD

(1 DE 3)
Jefe del
Autoridad Superior Autoridad Superior
Departamento de
de Dependencia de Recursos Analista de Puestos
Administración de
Solicitante Humanos
Puestos
Inicio
Recibe solicitud de
cambio de
especialidad,
margina e instruye Recibe solicitud
Elabora solicitud de
cambio de especialidad y al Jefe del Recibe y asigna solicitud al analiza y verifica el
envía a la Dirección de Departamento de Analista de Puestos cumplimiento de los
Recursos Humanos. Administración de criterios definidos
Puestos.
¿Cumple con los criterios

definidos?
NO SI
Elabora
documento
Solicita las de respuesta
funciones del a la Autoridad
puesto que Superior de la
requiere acción Dependencia
de puestos. Solicitante y
finaliza el
proceso.
Elabora cuestionario para

cambio de especialidad y
gestiona firmas
correspondientes

(2 DE 3)
Viceministro de
Jefe del
Administración
Departamento de Autoridad Superior de
Analista de Puestos Interna y
Administración de Recursos Humanos
Desarrollo de
Puestos
Sistemas
Verifica si existe perfil de

puesto para la modificación
solicitada
Valida el
estudio
técnico y la
¿Existe el perfil de solicitud de
puesto? aprobación
del perfil Aprueba el estudio
NO elaborado en técnico y devuelve
Sí: GUATENÓMI al Departamento de
NAS (en caso Administración de
Elabora perfil en corresponda), Puestos.
GUATENÓMINA luego
S y solicita la traslada
aprobación del expediente a
Continua Jefe del la Autoridad
procedi- Departamento Superior de
miento. de Recursos
Administración Humanos.
de Puestos y
continúa
procedimiento
Crea expediente de
Cambio de
Especial idad en
GUATENÓMINAS, e
ingresa puestos que
correspondan y
requiere al Jefe de
Administración de
Puestos que realice la
solicitud instituci onal
en el referido S istema.
Imprime comprobante
de GUATENÓMINAS e
integra el expediente.
Rubrica
documentos
Elabora documento Aprueba expediente y lo dirigido a
dirigido a ONSEC para traslada al Despacho del ONSEC y
Viceministro de traslada
gestión de la acci ón de Valida expediente y expediente a
Administración Interna y
puesto, elabora informe lo traslada a la Desarrollo de Sistemas Ministro
para autoridades del Autoridad Superior
Despacho Ministerial e de Recursos
Humanos
Informe Ejecutivo,
integra expediente y
remite al Jef e del
Departamento de
Administración de 2
Puestos.

(3 DE 3)
Jefe del
Departamento de
Ministro Analista de Puestos ONSEC
Administración de
Puestos
Traslada expediente Realiza análisis técnico y

Aprueba expediente y determina si la
Firma documentos a la ONSEC para
solicitud inicial en información del
dirigido a ONSEC y trámite
GUATENÓMINAS. expediente es suficiente
devuelve expediente a
la Dirección de
correspondiente. para justificar la acción.
Recursos Humanos
¿Es suficiente la
información?
SI NO
Emite
Devuelve
resolución,
expediente a
asigna la
la Dirección
fecha de
de Recursos
vigencia y
Humanos
traslada a la
para que
Dirección de
Recibe expediente, amplíe la
Recursos
verifica Resolución de información.
Humanos.
ONSEC y elabora oficio Continúa
continúa paso
para informar a la paso 11
19
Autoridad Superior de
la Dependencia
solicitante y requiere
al Jefe del
Departamento de
Administración de 3
Puestos la
confirmación
Institucional del
expediente en
GUATENOMINAS.
Elabora providencia para

trasladar copia de la
resolución de ONSEC al
Departamento de
Humanos y al
Departamento de
Gestión y
Compensaciones,
traslada a la
Coordinadora de
puestos para revisión y
gestiona rúbrica de Jefe
del Departamento de
Administración de
Puestos y firma de la
Recursos Humanos y
envía documento.
Archiva expediente.
Fin

. NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
DESARROLLO Y MEDICIÓN DE COMPETENCIAS 04 1 de 11
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ANUAL
Describir los criterios y actividades para realizar la Evaluación del Desempeño Anual de los trabajadores del Ministerio de
Finanzas Públicas, herramienta que permitirá determinar el nivel de desempeño del personal en su puesto de trabajo, así
como contribuir en la toma de decisiones respecto a la formulación de planes de desarrollo y de control administrativo
para los empleados. Inicia: Las Autoridades de la Dirección de Recursos Humanos y Jefe del Departamento de
Administración de Puestos Revisan metodología para la evaluación del desempeño, determina las necesidades de ajustes
que correspondan y coordinan con la Dirección de Tecnologías de la Información los detalles para llevar a cabo la
Evaluación del Desempeño Anual. Finaliza: El Analista de Puestos archiva los resultados de la Evaluación del Desempeño
Anual.
b) Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo del Ministerio de Finanzas Públicas vigente
c) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas
d) Manual de Funciones de la Dirección de Recursos Humanos
e) Normas generales de control interno gubernamental de la Contraloría General de Cuentas
1) La Dirección de Recursos Humanos dispondrá la apertura del sistema para la Evaluación de Desempeño Anual
de los trabajadores que por razones justificadas no hayan sido evaluados en el periodo ordinario.
2) El plan de trabajo para la realización de la Evaluación del Desempeño Anual debe incluir como mínimo la
información siguiente:
a. Antecedentes y Justificación
b. Objetivos
c. Alcance
d. Descripción de la metodología de la evaluación
e. Factores y niveles de evaluación
f. Estructura jerárquica de autoridad para la evaluación
g. Herramientas de evaluación, de acuerdo a los factores y niveles de evaluación
h. Cronograma de actividades
i. Recursos para llevar a cabo la Evaluación del Desempeño Anual
3) El informe de resultados de la Evaluación del Desempeño Anual debe incluir como mínimo la siguiente
información:
a. Descripción de la ejecución del procedimiento aplicado
b. Resultados obtenidos de la evaluación
c. Cantidad de evaluaciones realizadas y omitidas
d. Conclusiones
e. Recomendaciones
PLANIFICACIÓN DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ANUAL

Revisan metodología para la evaluación del desempeño, determina las Autoridades de la Dirección de
necesidades de ajustes que correspondan y coordina con la Dirección de Recursos Humanos y Jefe del
1.
Tecnologías de la Información los detalles para llevar a cabo la Evaluación del Departamento de Administración
Desempeño Anual. de Puestos
Elabora plan de trabajo para la Evaluación del Desempeño Anual a utilizar de
2. acuerdo a los lineamientos establecidos y presenta a Autoridades Superiores de
la Dirección de Recursos Humanos.

Valida propuesta de metodología a utilizar para la Evaluación del Desempeño Autoridad Superior de la
3.
Anual y presenta a Autoridad Superior del Despacho Ministerial. Dirección de Recursos Humanos
Autoriza la propuesta de metodología a utilizar para la Evaluación del Autoridad del Despacho
4.
Desempeño Anual y devuelve a la Dirección de Recursos Humanos. Ministerial
Traslada a Jefe del Departamento de Administración de Puestos para la ejecución Autoridad Superior de la
5.
de la Evaluación del Desempeño Anual. Dirección de Recursos Humanos
EJECUCIÓN DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ANUAL


1. Asigna a los Analistas de Puestos para iniciar la ejecución de la evaluación.
Revisa y actualiza la estructura funcional jerárquica del Ministerio en el Sistema
2. de Evaluación de Desempeño -SIEDE- juntamente con los nombramientos Analista de Puestos
realizados y las bajas del personal.
Coordina y traslada la información a la Dirección de Tecnologías de la
Información para la actualización de la base de datos.
Actualiza la información en el Sistema de Evaluación del Desempeño que Dirección de Tecnologías de la

4.
corresponda. Información
Prepara insumos para la comunicación del proceso de Evaluación del Desempeño

Anual, y traslada a Jefe del Departamento de Administración de Puestos.
Valida insumos de comunicación y traslada a Autoridad Superior de Recursos Jefe del Departamento de
6.
Humanos. Administración de Puestos
Aprueba insumos de comunicación y devuelve a Jefe del Departamento de Autoridad Superior de Recursos
7.
Administración de Puestos. Humanos
Solicita publicación de material de comunicación del proceso de Evaluación del Jefe del Departamento de
8.
Desempeño Anual, según procedimiento establecido. Administración de Puestos
Organiza y brinda las capacitaciones para el uso del sistema, a los nuevos Jefe del Departamento de
9.
usuarios. Administración de Puestos
Solicita la apertura del sistema al Departamento de Desarrollo, de la DTI,
10. indicando el plazo que debe permanecer abierto para la realización de las
evaluaciones del desempeño.
Informa a todos los evaluadores sobre el inicio del proceso de Evaluación del
Desempeño indicando usuario, contraseña y personal a evaluar.
Realiza la Evaluación del Desempeño Anual en el sistema, juntamente con el
12. evaluado, de acuerdo a la asociación que le corresponde y en el periodo Evaluador
establecido.
Da a conocer el resultado de la evaluación.
¿El evaluado está de acuerdo con la evaluación?
13. Sí: Finaliza la evaluación en el sistema, imprime y firma. Evaluador
No: Justifica la inconformidad del trabajador en la evaluación, finaliza la
evaluación en el sistema, imprime, firma y sella.

Consolida las evaluaciones de desempeño de sus subalternos y traslada a

14. Evaluador
Autoridad Superior de la Dependencia.
Consolida las evaluaciones de desempeño de la Dependencia, firma, sella y envía
15. a la Dirección de Recursos Humanos en el periodo establecido para la entrega de
Dependencia
evaluaciones.
Recibe las evaluaciones, verifica que estén firmadas y selladas y da seguimiento a
las evaluaciones pendientes de realizar.
Solicita el cierre del sistema de evaluación del desempeño -SIEDE- a la Dirección Jefe del Departamento de
17.
de Tecnologías de la Información. Administración de Puestos
Elabora informe de resultados de la evaluación según normativa y traslada a Jefe

del Departamento de Administración de Puestos.

19. Valida informe de resultados de la evaluación.
Presenta informe de resultados de la evaluación a la Autoridad Superior de la
20. Dirección de Recursos Humanos, para el análisis y toma de acciones
correspondientes.
Verifica el informe de resultados de la evaluación y presenta los resultados a la Autoridad Superior de la
21.
Autoridad del Despacho Ministerial. Dirección de Recursos Humanos
Se elabora un informe consolidado de la Evaluación del Desempeño y se entrega
por medio de oficio al Despacho Ministerial y al Departamento de Formación de
Recursos Humanos y a la ONSEC con firma y sello del Jefe del Departamento y
Autoridad de Recursos Humanos.
Elabora listado y traslada las evaluaciones al Departamento de Gestión y
Compensaciones para su archivo en los expedientes del personal.
SEGUIMIENTO A LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ANUAL

Coordina con la Dirección de Tecnología de la Información, los detalles para llevar Jefe del Departamento de
1.
a cabo el seguimiento a la Evaluación del Desempeño Anual. Administración de Puestos
Elabora Plan y Cronograma para el seguimiento a la Evaluación del Desempeño
2. Anual y presenta para aprobación de las autoridades de la Dirección de Recursos
Humanos.
Revisa y valida Plan y Cronograma para el seguimiento a la Evaluación del Autoridad superior de la
3.
Desempeño Anual. Dirección de Recursos Humanos
Solicita a los Analistas de Puestos dar el seguimiento a la Evaluación del
4. Desempeño Anual de los trabajadores que obtuvieron una nota menor de 75
puntos así como las evaluaciones que fueron omitidas.
Revisa y actualiza la estructura funcional jerárquica del Ministerio juntamente
con los nombramientos realizados a la fecha.
Realiza la depuración del personal de baja y determina a que trabajadores se les
6. debe dar seguimiento con base a las notas obtenidas y el listado de evaluaciones Analista de Puestos
omitidas.
Traslada la información a la Dirección de Tecnologías de la Información para la
actualización de la base de datos.

Dirección de Tecnologías de la
8. Actualiza la información en el Sistema de Evaluación del Desempeño -SIEDE-.
Información
Prepara insumos para la comunicación del proceso de Seguimiento a la
9. Evaluación del Desempeño Anual, y traslada a Jefe del Departamento de Analista de Puestos
Administración de Puestos.
Valida insumos de comunicación y solicita publicación de material de
10. comunicación del proceso de Seguimiento a la Evaluación del Desempeño Anual,
según procedimiento establecido.
Solicita la apertura del sistema al Departamento de Desarrollo, de la Dirección de
11. Tecnologías de la Información, indicando el plazo que debe permanecer abierto
para realizar el seguimiento a las evaluaciones.
Informa a todos los evaluadores sobre el inicio del proceso de Evaluación de
Seguimiento, indicando usuario, contraseña y personal a evaluar.
Realiza la Evaluación de seguimiento en el sistema, juntamente con el evaluado,

13. Evaluador
de acuerdo a la asociación que le corresponde y en el periodo establecido.
Da a conocer el resultado de la evaluación.
¿El evaluado está de acuerdo con la evaluación?
14. Sí: Finaliza la evaluación en el sistema, imprime, firma y sella. Evaluador
No: Justifica la inconformidad del trabajador en la evaluación, finaliza la
evaluación en el sistema, imprime, firma y sella.
Consolida las evaluaciones de seguimiento de sus subalternos y traslada a
15. Evaluador
Autoridad Superior de la Dependencia.
Consolida las evaluaciones de seguimiento de la Dependencia, firma, sella y envía
16. a la Dirección de Recursos Humanos en el periodo establecido para la entrega de
Dependencia
evaluaciones.
Recibe las evaluaciones de seguimiento, verifica que estén firmadas y selladas y
monitorea las evaluaciones pendientes de realizar.
Solicita el cierre del sistema de evaluación del desempeño que corresponda a la Jefe del Departamento de
18.
Dirección de Tecnologías de la Información. Administración de Puestos
Elabora informe de resultados del Seguimiento a la Evaluación del Desempeño
19. Anual según normativa y traslada a Jefe del Departamento de Administración de Analista de Puestos
Puestos.
Valida informe de resultados del Seguimiento a la Evaluación del Desempeño Jefe del Departamento de
20.
Anual. Administración de Puestos
Presenta informe de resultados de la evaluación a la Autoridad Superior de la
21. Dirección de Recursos Humanos, para el análisis y toma de acciones
correspondientes.
Elabora listado y traslada las evaluaciones originales al Departamento de Gestión
y Compensaciones para su archivo en los expedientes del personal.
Se elabora un informe consolidado de la Evaluación del Desempeño y se entrega
23. por medio de oficio al Despacho Ministerial y la ONSEC con firma y sello del Jefe Analista de Puestos
del Departamento y Autoridad de Recursos Humanos.
Archiva el informe de los resultados del Seguimiento a la Evaluación del
Desempeño Anual.

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ANUAL

ETAPA DE PLANIFICACIÓN DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ANUAL
(1 DE 1)
Autoridades de la Dirección
Jefe del Departamento de Autoridad Superior
de Recursos Humanos y Autoridad del
Administración de de la Dirección de
Jefe del Departamento de Despacho Ministerial
Puestos. Recursos Humanos
Inicio
Revisan metodología
para la evaluación del
Elabora plan de trabajo
desempeño, determina
para la Evaluación del Valida propuesta de Autoriza la propuesta
las necesidades de
Desempeño Anual a metodología a utilizar de metodología a
ajustes que
utilizar de acuerdo a los para la Evaluación del utilizar para la
correspondan y coordina
lineamientos Desempeño Anual y Evaluación de
con la Dirección de
establecidos y presenta a presenta a Autoridad Desempeño Anual y
Tecnologías de la
Autoridades Superiores Superior del Despacho devuelve a la Dirección
Información los detalles
de la Dirección de Ministerial. de Recursos Humanos.
para llevar a cabo la
Recursos Humanos.
Evaluación del
Desempeño Anual.
Traslada a Jefe del

Departamento de
Administración de
Puestos para la
ejecución de la
Evaluación del
Desempeño Anual.
Fin

ETAPA DE EJECUCIÓN DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ANUAL
(1 DE 3)
Jefe del Departamento Departamento de Dirección de

de Administración de Analista de Puestos Gestión y Tecnologías de la
Puestos Compensaciones Información
Inicio
Revisa y actualiza la
estructura funcional
Asigna a los Analistas de jerárquica del Ministerio en
Puestos para iniciara la el Sistema de Evaluación de
ejecución de la Desempeño -SIEDE-
evaluación. juntamente con los
nombramientos realizados y
las bajas del personal.
Coordina y traslada la
información a la Dirección
de Tecnologías de la
Información para la
actualización de la base de
datos.
Actualiza la información
en el Sistema de
Evaluación del
Desempeño que
corresponda
Prepara insumos para la

comunicación del
Valida insumos de
proceso de Evaluación
comunicación y
del Desempeño Anual, y
traslada a Autoridad
traslada a Jefe del
Superior de Recursos
Departamento de
Humanos
Administración de
Puestos.

ETAPA DE EJECUCIÓN DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ANUAL
(2 DE 3)
Jefe del
Autoridad Superior
Departamento de
de Recursos Analista de Puestos Evaluador
Administración de
Humanos
Puestos
Realiza la Evaluación del Desempeño
Anual en el sistema, juntamente con
1 el evaluado, de acuerdo a la
asociación que le corresponda y en
el periodo establecido.
Solicita publicación Da a conocer el resultadio de la

de material de evaluación
Aprueba insumos de
comunicación del
comunicación y
proceso de
devuelve a Jefe del
Evaluación del
Departamento de
Desempeño Anual,
Administración de
según
Puestos.
procedimiento
establecido.
¿El evaluado está de
acuerdo con la
evaluación?
SI NO
Justifica la
Organiza y brinda
inconformidad
las capacitaciones
del trabajador
para el uso del Finaliza la en la
sistema, a los evaluación en el evaluación,
nuevos usuarios. sistema, finaliza la
imprime y firma. evaluación en el
sistema,
imprime, firma
Informa a todos
y sella.
los evaluadores
sobre el inicio
del proceso de
Evaluación del
Solicita la Desempeño
apertura del indicando
sistema al usuario,
contraseña y Consolida las evaluaciones de desempeño
Departamento
personal a de sus subalternos y traslada a Autoridad
de Desarrollo, de
evaluar. Superior de la Dependencia.
la DTI, indicando
el plazo que debe
permanecer
abierto para la
realización de las
evaluaciones del
desempeños.
2

ETAPA DE PLANIFICACIÓN DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ANUAL
(3 DE 3)
Jefe del
Autoridad Superior
Departamento de
Autoridad Superior Analista de Puestos de la Dirección de
Administración de
Recursos Humanos
Puestos
Consolida las Recibe las

evaluaciones de evaluaciones, Solicita el cierre del
desempeño de la verifica que estén sistema de
Dependencia, firma, firmadas y evaluación del
sella y envía a la selladas y da desempeño -SIEDE-
Dirección de seguimiento a las a la Dirección de
Recursos Humanos evaluaciones Tecnologías de la
en el periodo pendientes de Información.
establecido para la realizar.
entrega de
evaluaciones.
Elabora informe
de resultados de
la evaluación
según normativa y
traslada a Jefe del
Departamento de
Administración de
Puestos.
Valida informe de
resultados de la
evaluación.
Se elabora un informe
consolidado de la Evaluación
del Desempeño y se entrega
por medio de oficio al Presenta informe de
Despacho Ministerial y al resultados de la
Departamento de Formación evaluación a la
de Recursos Humanos y a la Verifica el
Autoridad Superior
ONSEC con firma y sello del informe de
de la Dirección de
Jefe del Departamento y resultados de
Recursos Humanos,
Autoridad de Recursos la evaluación y
para análisis y toma
Humanos. presenta los
de acciones
resultados a la
correspondientes.
Autoridad del
Despacho
Elabora listado y traslada las Ministerial
evaluaciones al
Compensaciones para su
archivo en los expedientes
del personal.
Fin

ETAPA DE SEGUIMIENTO A LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ANUAL
(1 DE 3)
Autoridad superior de la
Dirección de Recursos Analista de Puestos
Humanos
Inicio
Coordina con la Dirección de

Tecnologías de la Información,
los detalles para llevar a cabo
el seguimiento a la Evaluación
del Desempeño Anual.
Revisa y valida Plan y

Cronograma para el
seguimiento a la
Evaluación del
Elabora Plan y Cronograma para Desempeño Anual.
el seguimiento a la Evaluación Revisa y actualiza la estructura
del Desempeño Anual y presenta funcional jerárquica del Ministerio
para aprobación de las juntamente con los nombramientos
autoridades de la Dirección de realizados a la fecha.
Recursos Humanos.
Realiza la depuración del personal de

baja y determina a que trabajadores se
les debe dar seguimiento con base a las
notas obtenidas y el listado de
Solicita a los Analistas de Puestos evaluaciones omitidas.
dar el seguimiento a la
Evaluación del Desempeño Anual
de los trabajadores que
obtuvieron una nota menor de Traslada la información a la Dirección
75 puntos así como las de Tecnologías de la Información para la
evaluaciones que fueron actualización de la base de datos.
omitidas.

(2 DE 3)
Jefe del
Dirección de
Departamento de
Tecnologías de la Analista de Puestos Evaluador
Administración de
Información
Puestos
1 Realiza la
Evaluación de
Prepara insumos Valida insumos de
Seguimiento en
para la comunicación y
el sistema,
comunicación del solicita
juntamente con
proceso de publicación de
el evaluado, de
Seguimiento a la material de
acuerdo a la
Evaluación del comunicación del
asociación que le
Desempeño Anual, proceso
corresponda y en
Actualiza la y traslada a Jefe Seguimiento a la
el periodo
información en el del Departamento Evaluación del
establecido.
Sistema de de Administración Desempeño
Evaluación del de Puestos. Anual, según
Desempaño - procedimiento
SIEDE-. establecido.
Da a conocer el
resultado de la
Solicita la apertura evaluación
del sistema al
Departamento de
Desarrollo, de la
Dirección de
Tecnologías de la
Información,
indicando el plazo ¿El evaluado está de
que debe acuerdo con la
permanecer abierto evaluación?
para realizar el
Informa a todos los seguimiento a las
evaluadores sobre SI NO
evaluaciones.
el inicio del
proceso de
Evaluación de Justifica la
Seguimiento, inconformidad
indicando usuario, Finaliza la del trabajador
contraseña y evaluación en la
personal a evaluar. en el evaluación,
sistema, finaliza la
imprime, evaluación en
firma y sella. el sistema,
imprime, firma
y sella.

(3 DE 3)
Jefe del
Autoridad Superior Departamento de
Evaluador Analista de Puestos
de Dependencia Administración de
Puestos
2 Recibe las evaluaciones de

seguimiento, verifica que vengan
firmadas y selladas y monitorea
las evaluaciones pendientes de
realizar.
Consolida las Solicita cierre del
evaluaciones de sistema de evaluación
Consolida las seguimiento de la del desempeño que
evaluaciones de Dependencia, firma, corresponda a la
seguimiento de sella y envía a la Elabora informe de resultados Dirección de
sus subalternos Dirección de del Seguimiento a la Evaluación Tecnologías de la
Recursos Humanos del Desempeño Anual según Información.
y traslada a en el periodo
Autoridad normativa y traslada a Jefe de
establecido para la Departamento de Administración
Superior de la entrega de de Puestos.
Dependencia. evaluaciones.
Valida informe de
resultados del
Seguimiento a la
Evaluación del
Desempeño Anual.
Elabora listado y traslada las
evaluaciones originales al
Compensaciones para su archivo
en los expedientes del personal.
Presenta informe de
resultados de la
evaluación a la
Se elabora un informe Autoridad Superior de
consolidado de la Evaluación del la Dirección de
Desempeño y se entrega por Recursos Humanos,
medio de oficio al Despacho para el análisis y toma
Ministerial y la ONSEC con firma de acciones
y sello del Jefe del Departamento correspondientes.
y Autoridad de Recursos
Humanos.
Archiva el informe de los

resultados del Seguimiento a la
Evaluación del Desempeño
Anual.
Fin

REASIGNACIÓN DE PUESTOS Y MODIFICACIÓN DE JORNADA DE TRABAJO
Describir los criterios y actividades para la Reasignación y Modificación de Jornada de Trabajo de los puestos del
Ministerio de Finanzas Públicas, para que la institución pueda contar con los puestos de trabajo que respondan a sus
necesidades en el marco de las leyes y normativa aplicable. Inicia: La Autoridad Superior de la Dependencia solicita la
acción de Puestos. Finaliza: Analista de Puestos Archiva el expediente.
a) Ley del Servicio Civil y su Reglamento
b) Plan Anual de Salarios
d) Manual de Especificaciones de Clases de Puestos
e) Manual de Descriptores de Puestos de las Dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas
1) La Dirección de Recursos Humanos gestionará únicamente las solicitudes que contengan la información completa,
para lo cual podrá dar acompañamiento técnico a las Dependencias.
2) Para realizar la Reasignación o Modificación de Jornada de Trabajo de uno o varios puestos, se deben observar los
criterios según los tipos de acción que se detallan a continuación:
a. La Reasignación de un puesto podrá solicitarse cuando hayan transcurrido 2 años de haberse operado una
modificación en el título y salario del puesto objeto de estudio.
b. Debe documentarse en el expediente personal que la persona que ocupa el puesto haya tenido un cambio
sustancial y permanente de sus deberes.
c. Cuando la reasignación se realice para un puesto ocupado, la Autoridad Nominadora no necesita emitir un
nuevo nombramiento para el servidor que lo desempeña.
d. Los puestos del Servicio Exento, no pueden ser objeto de reasignación, en virtud que las personas que las
ocupan, no han sido sometidas al Proceso de Selección de Personal que establece la Ley de Servicio Civil y su
reglamento.
e. Para la reasignación de un puesto es necesario que la persona que lo ocupa llene los requisitos académicos y de
experiencia para el puesto.
3) El expediente que se genera durante el procedimiento de Reasignación y Modificación de Jornada de Trabajo de los
puestos de este Ministerio, debe incluir lo siguiente:
a. Solicitud de acción de puestos de la Autoridad Superior de la Dependencia
b. Cuadro de costos elaborado por el Departamento de Administración de Puestos
c. Estudio Técnico
d. Cuestionarios establecidos por ONSEC para cada tipo de acción
e. Solicitud de aprobación por parte de la Autoridad Nominadora
f. Reporte de acciones de puestos del Sistema de GUATENOMINAS
g. Documento de soporte presupuestario para financiar las acciones de puestos
h. Resolución de la Oficina Nacional del Servicio Civil -ONSEC-
i. Providencia de la Dirección Técnica del Presupuesto -DTP- de asignación de fecha de vigencia de la
acción (Reasignación y Modificación de Jornada de Trabajo)
j. Documentos de traslado según modelos establecidos.
k. Reporte de acción de puestos del Sistema de GUATENOMINAS

1. Elabora solicitud de Reasignación de uno o varios puestos y envía a la Dirección Autoridad Superior de la
de Recursos Humanos. Dependencia solicitante

2. Recibe solicitud, margina e instruye al Jefe del Departamento de Administración Autoridad Superior de la
de Puestos. Dirección de Recursos Humanos
3. Jefe del Departamento de
Recibe y asigna la solicitud al Analista de Puestos
Recibe solicitud, analiza y verifica en el expediente personal que el colaborador
cumpla con los criterios definidos
¿Cumple con los criterios?
4. Sí: Elabora estudio técnico y cuadro de costos de la acción solicitada, continúa en Analista de Puestos
paso 5.
solicitante, gestiona firmas, notifica al solicitante y finaliza procedimiento.
Crea el perfil de los puestos y expediente e ingresa los puestos al Sistema de
GUATENOMINAS.
Elabora documento de solicitud de disponibilidad financiera, lo traslada a
Coordinadora de Puestos para revisión y gestiona las firmas correspondientes del
6. Jefe del Departamento de Administración de Puestos, Subdirectora de Gestión Analista de Puestos
de Recursos Humanos y la Autoridad Superior de la Dirección de Recursos
Humanos.
Verifica que los puestos incluidos en el proceso sean los requeridos, y que los
7. Coordinadora de Puestos
mismos llenen el criterio establecido, rubrica la solicitud y cuadros adjuntos.
Valida la solicitud de disponibilidad financiera y traslada a la Autoridad Superior Jefe del Departamento de
8.
de la Dirección de Recursos Humanos. Administración de Puestos
Valida y firma solicitud de disponibilidad financiera y devuelve al Jefe del Autoridad Superior de la
9.
Departamento de Administración de Puestos para envío de solicitud. Dirección de Recursos Humanos
Envía la solicitud de disponibilidad financiera a la Dirección Financiera, para que
indique si existe o no viabilidad presupuestaria.
Determina si existe disponibilidad para financiar la acción y envía respuesta a la
11. Dirección Financiera
Dirección de Recursos Humanos.
Recibe respuesta de la Dirección Financiera y verifica si es aprobado favorable.
¿Es favorable?
12. Sí: Continúa procedimiento en paso 13. Analista de Puestos
No: Elabora documento de respuesta a Autoridad Superior de la Dependencia,
gestiona firmas, notifica al solicitante y finaliza procedimiento.
13. Genera reporte del Sistema de GUATENOMINAS de la acción de puesto que Analista de Puestos
corresponda e integra al expediente.
14. Elabora cuestionario establecido por la Oficina Nacional de Servicio Civil y Analista de Puestos
gestiona las firmas del trabajador y Jefe Inmediato
Elabora documento dirigido a la Dirección Técnica del Presupuesto, Informe
dirigido a la Viceministra de Admón. Interna y Desarrollo de Sistemas, Informe
Ejecutivo para la gestión de la acción de puesto, integra expediente y gestiona la
validación y aprobación del mismo.
Valida expediente y traslada a Autoridad Superior de la Dirección de Recursos Jefe del Departamento de
16.
Aprueba expediente y traslada al Despacho del Viceministro de Administración Autoridad Superior de la
17.
Interna y Desarrollo de Sistemas. Dirección de Recursos Humanos
18. Ratifica documento dirigido a DTP y traslada expediente a Ministro.
Autoriza documento dirigido a DTP, firma los cuestionarios y devuelve a la
19. Ministro

Aprueba la solicitud inicial de la Reasignación de puestos en el Sistema de Jefe del Departamento de
20.
GUATENOMINAS y devuelve el expediente al Analista de Puestos. Administración de Puestos
Imprime reporte del Sistema de GUATENOMINAS, integra expediente y traslada
Expediente a DTP para el trámite correspondiente
Analista de Dirección Técnica del
22. Elabora Providencia y traslada a la Oficina Nacional de Servicio Civil –ONSEC-
Presupuesto
Realiza el análisis técnico y determina si la información es suficiente para
justificar la acción.
23. SÍ: Emite resolución y traslada a la Dirección Técnica del Presupuesto y continúa ONSEC
en paso 24.
No: Devuelve expediente o solicita completar información.
24. Elabora Providencia para asignar la fecha efectiva de la acción y notifica a la Dirección Técnica del
Dirección de Recursos Humanos Presupuesto
Recibe expediente y verifica si la acción es procedente.
¿Es procedente?
Sí: Traslada expediente a Analista de Puestos para que verifique lo resuelto por
25. ONSEC y continua procedimiento en paso 26.
No: Traslada expediente a Analista de Puestos para que elabore documento de
respuesta a Autoridad Superior de la Dependencia solicitante y finaliza
procedimiento o para que amplíe información requerida por ONSEC.
Recibe, verifica expediente y gestiona con Jefe del Departamento la confirmación
Institucional en el Sistema de GUATENOMINAS, posteriormente traslada
26. fotocopia del expediente al Departamento de Gestión y Compensaciones y al Analista de Puestos
Departamento de Dotación de Recursos Humanos para el trámite que
corresponda.
Recibe expediente y realiza procedimiento establecido para operar la acción Departamento de Gestión y
27.
aprobada y confirmada en el Sistema GUATENOMINAS. Compensaciones
Elabora oficio para informar el resultado de la gestión a la Autoridad Superior de
la Dependencia solicitante traslada a la Coordinadora de puestos para firma,
gestión de firmas correspondientes y notifica por medio de oficio a la

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE REASIGNACIÓN DE PUESTOS Y MODIFICACIÓN DE JORNADA DE TRABAJO

(1 DE 7)
Jefe del
Autoridad Superior de Autoridad Superior de
Departamento de
la Dependencia la Dirección de Analista de Puestos
Administración de
solicitante Recursos Humanos
Puestos
Inicio
Elabora solicitud de Recibe solicitud, Recibe solicitud,

Reasignación de uno margina e instruye analiza y verifica en
Recibe y asigna la el expediente
o varios puestos y al Jefe del
solicitud al Analista personal que el
envía a la Dirección Departamento de
de Puestos colaborador cumpla
de Recursos Administración de
Humanos. Puestos. con los criterios
definidos
¿Cumple con los

8 criterios?
SI NO
No:
Elabora
documento
Sí: Elabora de
estudio resp uesta a
técnico y la
cuadro de Autoridad
costos de la Superio r
acción de la
solicitada, Dependenc
continúa en ia
paso 5. solicitante,
gestiona
firmas,
notifica al
solicitante
y finaliza
procedimie
nto.

PROCEDIMIENTO DE REASIGNACIÓN DE PUESTOS Y MODIFICACIÓN DE
JORNADA DE TRABAJO
(2 DE 7)
Jefe del Autoridad
Departament Superior de la
Coordinadora de
Analista de Puestos o de Dirección de
Puestos
Administració Recursos
n de puestos Humanos
2
1
Crea el perfil de
los puestos y
expediente e
ingresa los
puestos al
Sistema de
GUATENOMINAS.
Elabora
documento de
solicitud de
disponibilidad Verifica que
financiera, lo los puestos Valida la
traslada a incluidos en solicitud
Coordinadora de el proceso de
Puestos para sean los disponibi
revisión y requeridos, lidad Valida y
gestiona las y que los financier firma
firmas mismos ay solicitud de
correspondientes llenen el traslada disponibilid
del Jefe del criterio a la ad
Departamento de establecido, Autorida financiera y
Administración rubrica la d devuelve al
de Puestos, solicitud y Superior Jefe del
Subdirectora de cuadros de la Departame
Gestión de adjuntos. Direcció nto de
Recursos n de Administrac
Humanos y la Recursos ión de
Autoridad Humano puestos
Superior de la s. para envió
Dirección de
de
Recursos
solicitud.
Humanos.
Envía la solicitud
de disponibilidad
financiera a la
Dirección
Financiera, para
que indique si
existe o no
viabilidad
presupuestaria.

PROCEDIMIENTO DE REASIGNACIÓN DE PUESTOS Y MODIFICACIÓN DE JORNADA DE TRABAJO
(3 DE 7)
Jefe del
Departamento de
Dirección Financiera Analista de puestos Analista de puestos
Administración de
Puestos
Genera reporte de la
3
acción de puesto que
corresponda, integra
al expediente.
Determina si existe
disponibilidad para Recibe respuesta de la
financiar la acción y Dirección Financiera y
envía respuesta a la verifica si es aprobado Elabora cuestionario
Dirección de Recursos favorable. establecido por la
Humanos. Oficina Nacional de
Servicio Civil y
gestiona las firmas
del trabajador y Jefe
Inmediato
¿Es favorable?
No Si
Elabora documento
dirigido a la
Elabora Dirección Técnica
documento de del Presupuesto,
respuesta a Informe dirigido a la
Autoridad Continua
Viceministra de
Superior de la procedimiento
continua en Admón. Interna y
Dependencia,
paso 13 Desarrollo de Valida
gestiona
firmas,
Sistemas, Informe expediente y
notifica al Ejecutivo para la traslada a
solicitante y gestión de la acción Autoridad
finaliza de puesto, integra Superior de la
procedimiento expediente y Dirección de
. Recursos
gestiona la
Humanos.
validación y
aprobación del
mismo.
4

PROCEDIMIENTO DE CREACION DE PUESTOS 011 y 022, SUPRESIÓN CREACIÓN DE PUESTOS
(4 DE 7)
Autoridad Superior de la Viceministro de

Dirección de Recursos Administración Interna y Ministro
Administración de puestos
Humanos Desarrollo de Sistemas
Aprueba expediente y
traslada al Despacho
del Viceministro de
y Desarrollo de
Sistemas.
Ratifica documento
dirigido a DTP y
traslada expediente a
Ministro.
Autoriza documento
dirigido a DTP, firma
los cuestionarios y
devuelve a la
Dirección de
Recursos Humanos.
Aprueba la solicitud
inicial de la
Reasignación de
puestos en el
Sistema de
GUATENOMINAS y
devuelve el
expediente al
Analista de Puestos.

PROCEDIMIENTO DE REASIGNACIÓN DE PUESTOS Y MODIFICACIÓN DE JORNADA
DE TRABAJO
(5 DE 7)
Analista de Puestos Analista de DTP ONSEC
Imprime
reporte del Elabora
Sistema de providencia y
GUATENÓMIN traslada a la
AS, integra oficina Nacional Realiza el análisis
expediente y de Servicio Civil técnico y determina si
traslada la información es
Expediente a suficiente para
DTP para el justificar la acción.
trámite
correspondient
e
¿Información es
suficiente para justificar
la acción?
Si No
Emite
resolución
según el tipo
Devuelve
de acción y
expediente
traslada a la
o solicita
Dirección
completar
Técnica del
información.
Presupuesto
y continua en
paso 24
8
7 9

PROCEDIMIENTO DE REASIGNACIÓN DE PUESTOS Y MODIFICACIÓN DE
JORNADA DE TRABAJO
(6 DE 7)
Dirección Técnica Jefe de Departamento de

del Presupuesto Administración de Puestos
9 10
Elabora Recibe expediente y

providencia para verifica si la acción es
asignar la fecha procedente.
efectiva de la
acción y notifica
a la Dirección de
Recursos
Humanos.
¿Es procedente?
Si
No
Traslada
Traslada
expediente a
expediente a
Analista de
Analista de
puestos par a
puestos para
que verifique
que elabore
lo resuelto
documento
por ONSEC y
de respuesta
continua
a Autoridad
procedimient
Superior de la
o en paso 26.
Dependencia
solicitante y
finaliza
procedimient
o para que
amplíe
información
requerida por
ONSEC.
10

PROCEDIMIENTO D E REAS IGNACIÓN DE PUESTOS Y
MODIFICACIÓN DE JORNAD A D E TRABAJO
(7 DE 7)
Departamento de
Analista de Puestos Gestión y
Compensaciones
10
Recibe, verifica
expediente y gestiona
con Jefe del
Departamento la
confirmación
Institucional en el
Recibe expediente y
Sistema de
realiza procedimiento
GUATENÓMINAS,
establecido para operar
posteriormente traslada
la acción aprobada y
fotocopia del expediente
confirmada en el Sistema
al Departamento de
GUATENÓMINAS.
Gestión y
Compensaciones y al
Departamento de
Humanos para el tramite
que corresponda.
Elabora oficio para

informar el resultado de
la gestión a la Autoridad
Superior de la
Dependencia solicitante
traslada a la
Coordinadora de puestos
para firma, gestión de
firmas correspondientes
y notifica por medio de
oficio a la Dependencia
solicitante.
Archiva expediente.
1,4
FIN

TRASLADO PRESUPUESTARIO
Describir los criterios y actividades del Traslado Presupuestario de los puestos dentro del Ministerio de Finanzas Públicas,
para que la institución pueda contar con los puestos de trabajo que respondan a sus necesidades en el marco de las leyes
y normativa aplicable. Inicia: La Autoridad Superior de la Dependencia solicita la acción de Puestos. Finaliza: Analista de
Puestos Archiva el expediente.
 Ley del Servicio Civil y su Reglamento
 Plan Anual de Salarios y Normas para su Administración
 Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas
1. La Dirección de Recursos Humanos gestionara únicamente las solicitudes de acciones de puestos que contengan la
información completa, para lo cual podrá dar acompañamiento técnico a las Dependencias.
2. Para realizar el Traslado Presupuestario se debe observar que el puesto se adecúe a la estructura interna de la
Dependencia solicitante y se sustente en el Reglamento Orgánico Interno del Ministerio.
3. El expediente que se genera durante el procedimiento debe incluir lo siguiente:

a. Solicitud de Traslado Presupuestario de la Autoridad Superior de la Dependencia
b. Cuadro de puestos a trasladar
c. Estudio Técnico
d. Cuestionarios establecidos por ONSEC
e. Solicitud de aprobación por parte de la Autoridad Nominadora
f. Reporte de acción de puestos del Sistema de GUATENOMINAS
g. Documento de soporte presupuestario para financiar la acción de puestos
h. Resolución de la Oficina Nacional del Servicio Civil -ONSEC-
i. Documentos de traslado según modelos establecidos.

Elabora solicitud de acción de puesto y envía a la Dirección de Recursos Autoridad Superior de la
1.
Humanos. Dependencia solicitante
Recibe solicitud de acción de puesto, margina e instruye al Jefe del Autoridad Superior de la
2.
Departamento de Administración de Puestos. Dirección de Recursos Humanos
3. Recibe y asigna la solicitud al Analista de Puestos.
4. Analiza información recibida y elabora Estudio Técnico. Analista de Puestos
5. Solicita a la Dependencia interesada las funciones de los puestos. Analista de Puestos
Elabora el cuestionario de Revisión a la Clasificación de Puestos de la ONSEC y

gestiona las firmas correspondientes.
Crea expediente, realiza la acción solicitada en el Sistema de GUATENOMINAS e
7. Imprime reporte de situación actual y situación propuesta del Sistema de Analista de Puestos
GUATENOMINAS.
Elabora solicitud de Traslado Presupuestario dirigida al Director de la ONSEC,
8. integra expediente y remite a Jefe del Departamento de Administración de Analista de Puestos
Puestos.

9.
Aprueba expediente y traslada a Despacho del Viceministro de Administración Autoridad Superior de la
10.
Ratifica documento dirigido a la ONSEC y traslada expediente a Ministro para la Viceministro de Administración
11.
firma correspondiente. Interna y Desarrollo de Sistemas
Autoriza documento dirigido a la ONSEC y devuelve a la Dirección de Recursos
12. Ministro
Humanos.
Aprueba solicitud inicial de la acción en el Sistema de GUATENOMINAS y Jefe del Departamento de
13.
devuelve el expediente a Analista de Puestos Administración de Puestos
14. Traslada expediente a la ONSEC Analista de Puestos

Si: Emite resolución favorable, determina la fecha efectiva del traslado
15. presupuestario, devuelve expediente a la Dirección de Recursos Humanos y ONSEC
continúa en paso 16.
No: Devuelve expediente o solicita completar información, continúa en paso No.
8.
Recibe expediente, verifica Resolución de ONSEC elabora oficio para informar a
la Autoridad Superior de la Dependencia solicitante y requiere al Jefe del
Departamento de Administración de Puestos la confirmación Institucional del
expediente en GUATENOMINAS
Elabora providencia para trasladar copia de la resolución de ONSEC al
Departamento de Dotación de Recursos Humanos y al Departamento de Gestión
17. y Compensaciones, gestiona rúbrica de Jefe del Departamento de Administración Analista de Puestos
de Puestos y firma de la Autoridad Superior de Recursos Humanos y envía
documento.

PROCEDIMIENTO DE TRASLADOS PRESUPUESTARIOS
(1 DE 3)

Autoridad Superior de la
de Administración de Analista de Puestos
Dependencia Solicitante
Puestos
Inicio Analiza información recibida y

elabora Estudio Técnico
acción de puesto y Solicita a la Dependencia
Recibe y asigna interesada las funciones
envía a la Dirección
la solicitud al de los puestos.
de Recursos
Analista de
Humanos.
Puestos.
Elabora cuestionario de revisión a

la clasificación de puestos de la
ONSEC y gestiona las firmas
correspondientes
Recibe solicitud de
acción de puesto,
margina e instruye
al Jefe del Crea expediente, realiza la
Departamento de acción solicitada en
GUATENÓMINAS e imprime
Administración de reporte de situación actual y
Puestos. situación propuesta del
GUATENÓMINAS.
Valida expediente
Elabora solicitud de Traslado
y traslada a
Presupuestario dirigida al
Autoridad
Directo de la ONSEC, integra
Superior de la
expediente y remite a Jefe del
Dirección de
Departamento de
Recursos
Humanos.

PROCEDIMIENTO TRASLADO PRESUPUESTARIO
(2 DE 3)
Viceministro de
Autoridad superior Jefe del
Administración
de la Dirección de Departamento de Analista
Interna y Ministro
Recursos Administración de de Puestos
Desarrollo de
Humanos Puestos
Sistemas
Aprueba
expediente y
traslada a
Despacho
del
Viceministro
de
Administraci
ón Interna y
Desarrollo
de Sistemas.
Ratifica
documento
dirigido a La
ONSEC y
traslada
expediente a
Ministro para
firma
correspondiente
. Autoriza
documento
dirigido a
ONSEC y
devuelve a la
Dirección de
Recursos
Humanos.
Aprueba
solicitud inicial
de la acción en
el sistema de
Guatenóminas
y devuelve el
expediente a
Analista de
Puestos.
Traslada
expediente a la
ONSEC.

PROCEDIMIENTO TRASLADO PRESUPUESTARIO
(3 DE 3)
ONSEC Analista de puestos
Realiza el análisis técnico y determina si

la información es suficiente para
justificar la acción Recibe expediente, verifica Resolución
de ONSEC y elabora oficio para informar
a la Autoridad Superior de la
Dependencia solicitante y requiere al
Administración de Puestos la
confirmación Institucional del
expediente en GUATENOMINAS
¿Se justifica la acción?
SI NO
Emite resolución
favorable, determina
la fecha efectiva del
Devuelve
traslado
expediente o solicita Elabora providencia para trasladar copia
presupuestario,
completar de la resolución de ONSEC al
devuelve expediente
información pas o 8 Departamento de Dotación de Recursos
a la Dirección de
Recursos Humanos y Humanos y al Departamento de Gestión
continúa en paso 16 y Compensaciones, gestiona rúbrica de
Administración de Puestos y firma de la
Autoridad Superior de Recursos
Humanos y envía documento.
Archiva expediente.
Fin

CONFIRMACIÓN EN EL PUESTO Y/O DECLARACIÓN COMO EMPLEADO REGULAR
Describir los criterios y actividades necesarias para declarar empleado regular a un trabajador de nuevo ingreso o
confirmar en el puesto a un trabajador ascendido dentro del Ministerio
Inicia: El Analista de Puestos recibe del Departamento de Dotación de Recursos Humanos, el informe de movimientos del
personal ascendido o de primer ingreso a este Ministerio. Finaliza: Analista de Puestos traslada expediente al
Departamento de Gestión y Compensaciones para archivo en el expediente del colaborador.

1. En caso que un trabajador de primer ingreso obtenga promedio igual o mayor a 75 puntos al momento de
realizar la cuarta evaluación, se puede elaborar oficio de Declaración de Empleado regular siempre que sea
requerido por el Director correspondiente.
2. Si el resultado de las evaluaciones es menor a 75 puntos, el trabajador podrá ser separado del cargo a partir del
4to. mes del periodo de prueba para personal de primer ingreso o el 2o. mes del periodo de prueba para
personal de ascenso, previa solicitud del Director correspondiente.
3. Para completar el expediente se debe incluir lo siguiente:

a. Evaluaciones mensuales de periodo de prueba debidamente firmadas por el interesado, el Jefe
Inmediato y Vo.Bo. del Director
b. Copia de aviso de confirmación en el cargo en el caso de Ascenso y/o aviso de Declaración como
Empleado Regular, para el personal de primer ingreso.
Recibe del Departamento de Dotación de Recursos Humanos el informe de

movimiento de personal ascendido o de primer ingreso dentro del Ministerio.
2. Elabora los formularios de evaluación del desempeño en periodo de prueba. Analista de Puestos
Elabora oficio dirigido al Director de la Dependencia que corresponda,

3. adjuntando los formularios de evaluación del desempeño en periodo de prueba y Analista de Puestos
los traslada para revisión.
Revisa el oficio y los formularios de evaluación del Desempeño en periodo de
prueba los rubrica y devuelve a Analista de Puestos.
Gestiona firma del Jefe de Departamento de Administración de Puesto, firma del
5. Subdirector de Gestión de Recursos Humanos; luego traslada a la Dependencia Analista de Puestos
donde se encuentra el trabajador en periodo de prueba.
Realiza las evaluaciones mensualmente, llena y firma los formularios, gestiona las
Jefe inmediato del trabajador en
6. firmas del trabajador en periodo de prueba y del Director de la Dependencia;
periodo de prueba
luego traslada a la Dirección de Recursos Humanos.
Recibe mensualmente los formularios de evaluación del desempeño en periodo
7. de prueba, firmados y sellados por la Autoridad de la Dependencia, jefe Analista de Puestos
inmediato y el trabajador.

Elaborar oficio dirigido al Director correspondiente informando que el
colaborador cumplió el 4to. mes de período de prueba y solicita que informe a
esta Dependencia su anuencia para Declarar como Empleado Regular al
colaborador correspondiente.
Ingresa notas de las evaluaciones en la base de datos de control de resultados y
analiza.
¿El promedio de las evaluaciones es menor a 75 puntos en el 2o. mes para
ascenso o 4o. mes para primer ingreso y cuenta con la solicitud de separación
del cargo del Director correspondiente?
Sí: Elabora providencia para trasladar expediente al Departamento de Relaciones
Laborales para el trámite correspondiente, gestiona la firma del Jefe del
Departamento de Administración de Puestos y del Subdirector de Gestión de
Recursos Humanos.
No: Elabora oficio de Confirmación en el Cargo al recibir la 3er. evaluación o de
Declaración de Empleado Regular al recibir la 4a. O 6a. evaluación según
corresponda, gestiona la rúbrica del Jefe de Depto. de Administración de
Puestos, firma de la Directora de Recursos Humanos y del Señor Ministro;
gestiona la notificación al trabajador.
Traslada expediente al Departamento de Gestión y Compensaciones para archivo
en el expediente personal del colaborador.

PROCEDIMIENTO DE CONFIRMACIÓN EN EL PUESTO Y/O DECLARACIÓN DE EMPLEADO
REGUALAR
(1 DE 2)
Jefe Inmediato del

Coordinadora de
Analista de Puestos Trabajador en Período
Puestos
de Prueba
Inicio
Recibe del Departamento de Dotación de

Recursos Humanos el informe de
movimiento de personal ascendido o de
primer ingreso dentro del Ministerio.
Elabora los formularios de evaluación del

desempeño en periodo de prueba.
Elabora oficio dirigido al Director de la

Dependencia que corresponda, adjuntando Revisa el oficio y
los formularios de evaluación del los formularios de
desempeño en periodo de prueba y los evaluación del
traslada para revisión. Desempeño en
periodo de
prueba los rubrica
Gestiona firma del Jefe de Departamento de y devuelve a
Administración de Puesto, firma del Analista de
Subdirector de Gestión de Recursos Puestos.
Humanos; luego traslada a la Dependencia
donde se encuentra el trabajador en periodo
de prueba.
Recibe mensualmente los formularios de

evaluación del desempeño en periodo de
prueba, firmados y sellados por la Realiza las
Autoridad de la Dependencia, jefe evaluaciones
inmediato y el trabajador. mensualmente,
llena y firma los
formularios,
gestiona las
Elabora oficio dirigido al Director firmas del
correspondiente, informando que el trabajador en
colaborador cumplió el cuarto mes de periodo de
período de prueba y solicita que informe a prueba y del
esta Dependencia su anuencia para Declarar Director de la
como Empleado Regular al Colaborador Dependencia;
correspondiente. luego traslada a
la Dirección de
1 Recursos
Humanos.

PROCEDIMIENTO CONFIRMACIÓN EN EL PUESTO Y/O DECLARACIÓN COMO
EMPLEADO REGULAR
(1 DE 2)
Analista de Puestos
Ingresa notas de las evaluaciones en la

base de datos de control de resultados y
analiza.
¿El promedio de las evaluaciones es menor a 75 puntos en el

2o. mes para ascenso o 4o. mes para primer ingreso y cuenta
con la solicitud de separación del cargo del Director
correspondiente?
SI NO
Elabora oficio de
Elabora expediente Confirmación en el Cargo
para trasladar al recibir la 3er.
expediente al evaluación o de
Departamento de Declaración de Empleado
Relaciones Laborales Regular al recibir 4a. O la
para el trámite 6a. evaluación según
correspondiente, corresponda, gestiona la
gestiona la firma del rúbrica del Jefe de Depto.
Jefe del Departamento de Administración de
de Administración de Puestos y firma de la
Puestos y del Directora de Recursos
Subdirector de Gestión Humanos; y, del Señor
de Recursos Humanos. Ministro; gestiona la
notificación al trabajador.
Traslada expediente original al Departamento de

Gestión y Compensaciones para archivo en el
expediente personal del colaborador.
FIN

GESTIÓN DE ASIGNACIÓN Y/O MODIFICACIÓN DE COMPLEMENTO PERSONAL AL SALARIO
Describir los criterios y actividades necesarias para gestionar el Complemento Personal al Salario para los colaboradores
de primer ingreso y/o ascenso. Inicia: El Analista elabora listado de trabajadores confirmados en el puesto o declarados
como empleado regular de este Ministerio Finaliza: El Analista de Puestos archiva expediente original.

1) Se puede gestionar la asignación del complemento personal al salario cuando el colaborador de primer ingreso
haya finalizado 4 meses en período de prueba siempre que sea requerido por el Director correspondiente.
2) Para completar el expediente se debe incluir lo siguiente:

 Fotocopias certificadas de las Evaluaciones mensuales de periodo de prueba debidamente firmadas por el
interesado, el Jefe Inmediato y Vo.Bo. del Director.
 Fotocopia de aviso de confirmación en el cargo en el caso de Ascenso y/o aviso de Declaración como Empleado
Regular para el personal de primer ingreso.
 Estudio Técnico firmado y sellado por Analista de Acciones de puestos, Jefe de Departamento de Administración
de Puestos y Vo.Bo. de Subdirector (a) de Gestión de Recursos Humanos
 Cuadro de Costos y Oficios de solicitud de asignación financiera
 Solicitud dirigida a la Dirección Técnica del Presupuesto por parte de la Autoridad Nominadora
 Documento de asignación financiera para las acciones de puestos
 Resolución de la Oficina Nacional de Servicio Civil
 Oficios de traslado de fotocopia de resolución de ONSEC, a los Departamentos de Dotación de Recursos
Humanos y Gestión y Compensaciones de la Dirección de Recursos Humanos.
ASIGNACIÓN Y/O MODIFICACIÓN DE COMPLEMENTO PERSONAL AL SALARIO

Elabora listado de trabajadores confirmados en el puesto o declarados como

empleado regular.
Elabora cuadro de costos y oficio de solicitud de soporte presupuestario, luego

traslada para rúbrica a la Coordinadora de puestos.
Revisa, verifica y firma de revisado los datos del cuadro de costos, rubrica oficio
de soporte presupuestario y devuelve a la Analista.
4. Traslada para firma del Jefe del Departamento. Analista de Puestos
Firma el oficio de solicitud de soporte presupuestario y traslada a la Autoridad de Jefe del Departamento de
5.
Recursos Humanos para validación. Administración de Puestos
Valida documento de solicitud de soporte presupuestario y regresa al Analista de

6. Autoridad de Recursos Humanos
Puestos.
7. Traslada solicitud a la Dirección Financiera para el trámite correspondiente. Analista de Puestos

Realiza análisis, determina si existe disponibilidad presupuestaria y elabora oficio
8. de respuesta, gestiona firmas y traslada a Dirección de Recursos Humanos. Analista /Dirección Financiera
Integra oficio de respuesta de la Dirección Financiera al expediente, elabora

estudio técnico y gestiona firmas del Jefe del Departamento de Administración
de Puestos y Subdirector de Gestión de Recursos Humanos.
Elabora oficio de solicitud dirigido a la Dirección Técnica del Presupuesto para la

gestión de asignación o modificación de complemento personal al salario y
10. Analista de puestos
cuadro con el detalle de complementos a gestionar y los traslada a la
Coordinadora de puestos para su revisión
Revisa, verifica y firma de revisado el cuadro de costos y rubrica oficio a la DTP,
para trasladarlo a Firma del Jefe del Departamento.
Gestiona rúbricas y firmas del Jefe del Departamento de Administración de
Puestos, del Subdirector de Gestión de Recursos Humanos, del Director de
Recursos Humanos y de la Autoridad Nominadora en los documentos
correspondientes.
Traslada fotocopia de las evaluaciones del Desempeño en Periodo de Prueba a la
13. Subdirección de Gestión de Recursos Humanos para la certificación Analista de Puestos
correspondiente y adjunta al expediente.
14. Integra y traslada expediente completo a la Dirección Técnica del Presupuesto. Analista de Puestos
Recibe expediente, elabora providencia y traslada expediente a la Oficina Analista de la Dirección Técnica
15.
Nacional de Servicio Civil -ONSEC- del Presupuesto
Realiza análisis técnico y elabora la resolución correspondiente.

16. ONSEC
Recibe expediente y verifica respuesta de ONSEC y realiza la proyección de

asignación o modificación de complemento personal al salario en la base de
datos e informa vía correo electrónico a los Jefes de los Departamento de
Servicios Administrativos internos de las Dependencias interesadas para la
programación presupuestaria correspondiente.
Elabora oficio adjuntando fotocopia de resolución de ONSEC para notificar a los

18. Departamentos de Gestión y Compensaciones y Dotación de Recursos Humanos Analista de Puestos
y traslada a la Coordinadora de puestos para revisión de oficios.
La Coordinadora revisa y rubrica los oficios y devuelve expediente a Analista de
19. Coordinadora de puestos
Puestos.
Gestiona la firma de los oficios con el Jefe del Departamento y traslada fotocopia
del expediente a cada Departamento.
Asigna y traslada expediente al Analista de Nómina para la asignación o
modificación del complemento personal al salario de los interesados, en el
21. sistema de GUATENOMINAS; traslada copia escaneada del expediente completo
al Supervisor de Gestión de Personal para su control y para su archivo en el
expediente personal.
22. Archiva expediente original. Analista de Puestos.

PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE ASIGNACIÓN Y/O MODIFICACIÓN DE COMPLEMENTO PERSONAL AL
SALARIO
(1 DE 4)
Jefe del
Coordinadora de Departamento de Autoridad de Recursos
Analista de puestos
Puestos Administración de Humanos
Puestos
Inicio
Revisa, verifica y
firma de revisado
Elabora listado de los datos del
trabajadores cuadro de costos y
confirmados en el rubrica oficio de
puesto o declarados soporte
como empleado presupuestario y el
regular. estudio técnico y lo
devuelve a la
Analista.
Elabora cuadro de
costos y oficio de
solicitud de soporte
presupuestario,
luego traslada para
rúbrica a la
Coordinadora de
puestos.
Firma el oficio de
solicitud de soporte
Traslada para firma
presupuestario y Valida documento de
del Jefe del
traslada a la Autoridad solicitud de soporte
Departamento.
de Recursos Humanos presupuestario y
para validación. regresa a Analista de
Puestos.
Traslada solicitud a la
Dirección Financiera
para el trámite
correspondiente.

PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE ASIGNACIÓN Y/O MODIFICACIÓN DE COMPLEMENTO PERSONAL
AL SALARIO
(2 DE 4)
Analista/Dirección
Analista de Puestos Coordinadora de Puestos
Financiera
1
Integra oficio de respuesta de la Dirección
Financiera al expediente, elabora estudio
técnico y gestiona firmas del Jefe del
Departamento de Administración de
Realiza análisis, Puestos y Subdirector de Gestión de
determina si existe Recursos Humanos.
disponibilidad
presupuestaria y elabora
oficio de respuesta,
gestiona firmas y traslada
a Dirección de Recursos
Humanos.
Elabora oficio de solicitud dirigido a la

Dirección Técnica del Presupuesto para la
gestión de asignación o modificación de Revisa, verifica y
complemento personal al salario y cuadro firma de revisado
con el detalle de complemento a gestionar
y los traslada a la Coordinadora de puestos
el cuadro de costos
para su revisión y rubrica oficio a la
DTP, para
trasladarlo a Firma
del Jefe del
Departamento.
Gestiona rúbricas y firmas del Jefe del
Departamento de Administración de
Puestos, del Subdirector de Gestión de
Recursos Humanos, del Director de
Recursos Humanos y de la Autoridad
Nominadora en los documentos
correspondientes.
Traslada fotocopia de las evaluaciones del

Desempeño en Periodo de Prueba a la
Subdirección de Gestión de Recursos
Humanos para la certificación
correspondiente y adjunta al expediente.

PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE ASIGNACIÓN Y/O MODIFICACIÓN DE COMPLEMENTO PERSONAL AL
SALARIO
(3 DE 4)
Coordinadora de
Analista de Puestos Analista de la DTP ONSEC
Puestos
Recibe expediente, Realiza análisis técnico y

Integra y traslada
elabora providencia y elabora la resolución
expediente completo a la correspondiente.
traslada expediente a la
Dirección Técnica del
Oficina Nacional de
Presupuesto.
Servicio Civil -ONSEC-
Recibe expediente y
verifica respuesta de
ONSEC y realiza la
proyección de asignación
o modificación de
complemento personal
al salario en la base de
datos e informa vía
correo electrónico a los
Jefes de los
Departamentos de
Servicios Administrativos
Internos de las
Dependencias
interesadas para la
programación
presupuestaria
correspondiente.
La
Coordinador
a revisa y
rubrica los
oficios y
Elabora oficio adjuntando devuelve
fotocopia de resolución de expediente a
ONSEC para notificar a los Analista de
Departamentos de Gestión y
Compensaciones y Dotación
Puestos
de Recursos Humanos y
traslada a la Coordinadora
de puestos para revisión de
oficios.

PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE ASIGNACIÓN Y/O MODIFICACIÓN DE
COMPLEMENTO PERSONAL AL SALARIO
(1 DE 3)

Analista de Puestos
Gestiona la firma de los oficios con

el Jefe del Departamento y traslada
fotocopia del expediente a cada
Departamento.
Asigna y traslada expediente al
Analista de Nómina para la
asignación o modificación del
complemento personal al salario de
los interesados, en el sistema de
GUATENOMINAS; traslada copia
escaneada del expediente completo
al Supervisor de Gestión de
Personal para su control y para su
archivo en el expediente personal.
Archiva expediente original.
FIN

CREACIÓN DE PUESTOS 011 Y 022, SUPRESIÓN-CREACIÓN DE PUESTOS
Describir los criterios y actividades para la Creación y Supresión- Creación de los puestos del Ministerio de Finanzas
Públicas, para que la institución pueda contar con los puestos de trabajo que respondan a sus necesidades en el marco
de las leyes y normativa aplicable. Inicia: La Autoridad Superior de la Dependencia solicita la acción de Puestos. Finaliza:
Analista de Puestos Archiva el expediente.
d) Manual de Especificaciones de Clases de Puestos
e) Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala
f) Manual de Funciones de las Dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas
1) La Dirección de Recursos Humanos gestionará únicamente las solicitudes de acciones de puestos que contengan la
2) Para realizar las acciones de puestos se deben observar los criterios según los tipos de acción que se detallan a
continuación:
a) Creación y supresión de puestos:
 Que el puesto se adecúe a la estructura interna de la Dependencia solicitante y se sustente en el
Reglamento Orgánico Interno del Ministerio.
 Que las funciones asignadas al nuevo puesto correspondan a las funciones generales de la Dependencia,
según el ROI.
 La serie de puesto a crear dependerá de las funciones asignadas al mismo.
 Que la Dependencia solicitante cuente con puestos vacantes que tengan soporte financiero.
 Que el puesto a suprimir no se encuentre en proceso de reclutamiento, acciones de puesto o acción legal
 La cantidad de puestos a crear dependerá del número de procesos de la Unidad Administrativa y la carga
laboral
 Para la acción de supresión de puestos 022 “Personal por Contrato” y su creación simultánea en el renglón
presupuestario 011 “Personal Permanente” se realizará el proceso únicamente a los trabajadores que
llenan los requisitos mínimos del puesto.
3) El expediente que se genera durante el procedimiento de acciones de puestos debe incluir lo siguiente:
a) Solicitud de acción de puestos de la Autoridad Superior de la Dependencia
b) Cuadro de costos elaborado por el Departamento de Administración de Puestos
c) Estudio Técnico
d) Cuestionarios establecidos por la ONSEC
e) Solicitud de aprobación por parte de la Autoridad Nominadora
f) Reporte de acciones de puestos del Sistema de GUATENOMINAS
g) Documento de soporte presupuestario para financiar las acciones de puestos
h) Resolución de la Oficina Nacional del Servicio Civil -ONSEC-
i) Providencia de la Dirección Técnica del Presupuesto -DTP- de asignación de fecha de vigencia de la acción
(para Supresión-Creación y Creación de Puestos)
j) Documentos de traslado según modelos establecidos.

1.
Humanos. Dependencia solicitante

2.
3. Recibe y asigna la solicitud al Analista de Puestos
Recibe solicitud, analiza y verifica que cumpla con los criterios definidos
¿Cumple con los criterios?
Sí: Elabora estudio técnico y cuadro de costos de la acción solicitada para
revisión y continúa en paso 5
solicitante, gestiona firmas, notifica al solicitante y finaliza procedimiento.
Crea el perfil del puesto y expediente e ingresa los puestos al Sistema de
GUATENÓMINAS.
Elabora documento de solicitud de disponibilidad financiera, lo traslada a
Coordinadora de Puestos para revisión y gestiona las firmas correspondientes
del Jefe del Departamento de Administración de Puestos y la Autoridad Superior
de la Dirección de Recursos Humanos.
Valida la solicitud de disponibilidad financiera y traslada a la Autoridad Superior Jefe del Departamento de
7.
de la Dirección de Recursos Humanos. Administración de Puestos
Valida y firma solicitud de disponibilidad financiera y devuelve al Jefe del Autoridad Superior de la
8.
Departamento de Administración de Puestos para envío de solicitud. Dirección de Recursos Humanos
Envía la solicitud de disponibilidad financiera a la Dirección Financiera, para que
indique si existe o no viabilidad presupuestaria.
Determina si existe disponibilidad para financiar la acción y envía respuesta a la
Recibe respuesta de la Dirección Financiera y verifica si es aprobado favorable.
¿Es favorable?
11. Sí: Continúa procedimiento en paso 12. Analista de Puestos
No: Elabora documento de respuesta a Autoridad Superior de la Dependencia,
gestiona firmas, notifica al solicitante y finaliza procedimiento.
12. Elabora cuestionario establecido por la ONSEC y genera reporte de la acción de Analista de Puestos
puesto que corresponda, integra al expediente.
Elabora documento dirigido a la Dirección Técnica del Presupuesto, Informe
dirigido a la Viceministra de Admón. Interna y Desarrollo de Sistemas, Informe
13. Ejecutivo para la gestión de la acción de puesto, integra expediente, traslada a la Analista de Puestos
Coordinadora de Puestos para su revisión y gestiona la validación y aprobación
del mismo.
14.
15.
Autoriza documento dirigido a DTP y devuelve a la Dirección de Recursos
17. Ministro
Humanos.
Aprueba la solicitud inicial de la acción de puestos en el Sistema de Jefe del Departamento de
18.
GUATENÓMINAS y devuelve el expediente al Analista de Puestos. Administración de Puestos
19. Traslada Expediente a DTP para el trámite correspondiente Analista de Puestos
Analista de Dirección Técnica del

20. Elabora Providencia y traslada a la Oficina Nacional de Servicio Civil
Presupuesto

21. SÍ: Emite resolución según el tipo de acción y traslada a la Dirección Técnica del ONSEC
Presupuesto y continúa en paso 22.
No: Devuelve expediente o solicita completar información.
22. Elabora Providencia para asignar la fecha efectiva de la acción y notifica a la Dirección Técnica del
Dirección de Recursos Humanos Presupuesto
¿Es procedente?
Sí: Traslada expediente a Analista de Puestos para que verifique lo resuelto por
23. ONSEC y continua procedimiento en paso 24
respuesta a Autoridad Superior de la Dependencia solicitante y finaliza
procedimiento o para que amplíe información requerida por ONSEC.
Institucional en el Sistema de GUATENOMINAS, posteriormente traslada
corresponda.
Recibe expediente y realiza procedimiento establecido para operar la acción Departamento de Gestión y
25.
aprobada y confirmada en el Sistema GUATENOMINAS. Compensaciones
26. la Dependencia solicitante, traslada a la Coordinadora de puestos para firma y Analista de Puestos
gestiona firmas y notifica oficio.

Diagramas de Flujo

(1 DE 7)
Jefe del
Departamento de
Administración de
Puestos
Inicio
Recibe solicitud de
acción de puesto,
Elabora solicitud de Recibe solicitud,
margina e instruye al Recibe y asigna la
acción de puesto y analiza y verifica que
Jefe del solicitud al Analista de
envía a la dirección de cumpla con los criterios
Departamento de Puestos.
Recursos Humanos. definidos.
Administración de
Puestos.
¿Cumple con los

8 criterios?
SI NO
Elabora Elabora
estudio documento
técnico y de
cuadro de respuesta a
costos de la la Autoridad
acción Superior de
la
solicitada
Dependenci
traslada a a, solicitante
Coordinador gestiona
a de firmas,
puestos notifica al
para solicitante y
revisión y finaliza
continúa en procedimien
paso 5 to.
1
2

PROCEDIMIENTO DE CREACION DE PUESTOS 011 y 022, SUPRESIÓN
CREACIÓN DE PUESTOS
(2 DE 7)
Jefe del Departamento Autoridad Superior

Analista de Puestos de Administración de de la Dirección de
puestos Recursos Humanos
Crea el perfil del

puesto y expediente e
1
ingresa los puestos al
Sistema de
GUATENÓMINAS.
Elabora documento de
solicitud de
disponibilidad
financiera, lo traslada a Valida la solicitud de Valida y firma solicitud
Coordinadora de disponibilidad de disponibilidad
Puestos para revisión y financiera y adjunta al financiera y devuelve
gestiona las firmas expediente, luego al Jefe del
correspondientes del traslada a la Departamento de
Jefe del Departamento Autoridad Superior de Administración de
de Administración de la Dirección de puestos para envió de
Puestos y la Autoridad Recursos Humanos. solicitud.
Superior de la
Humanos.
Envía la solicitud de
disponibilidad
financiera a la
Dirección Financiera,
para que indique si
existe o no viabilidad
presupuestaria.

(3 DE 7)
Jefe del
Departamento de
Dirección Financiera Analista de puestos Analista de puestos
Administración de
Puestos
Elabora cuestionario
establecido por la
Determina si existe ONSEC y genera
disponibilidad para Recibe respuesta de la reporte de la acción
financiar la acción y Dirección Financiera y de puesto que
envía respuesta a la verifica si es aprobado corresponda,
Dirección de Recursos favorable. integra al
Humanos. expediente.
Elabora documento
dirigido a la Dirección
Técnica del
¿Es favorable? Presupuesto, Informe
dirigido a la
Viceministra de
Admón. Interna y
No Si Desarrollo de
Sistemas, Informe
Ejecutivo para la
Elabora gestión de la acción de
documento de puesto, integra
respuesta a expediente, traslada a
Autoridad Continua
la Coordinadora de
Superior de la procedimiento
Puestos para su
Dependencia, continua en
revisión y gestiona la Valida
gestiona paso 12
validación y expediente y
firmas, aprobación del mismo.
notifica al traslada a
solicitante y Autoridad
finaliza Superior de la
procedimiento Dirección de
. Recursos
Humanos.

(4 DE 7)
Autoridad Superior de la Viceministro de

Dirección de Recursos Administración Interna y Ministro
Administración de puestos
Humanos Desarrollo de Sistemas
del Viceministro de
y Desarrollo de
Sistemas.
Ratifica documento
dirigido a DTP y
Ministro.
Autoriza documento
dirigido a DTP y
devuelve a la
Humanos.
Aprueba la solicitud
inicial de la acción de
puestos en el Sistema
de GUATENÓMINAS y
devuelve el expediente
al Analista de puestos.

PROCEDIMIENTO DE CREACION DE PUESTOS 011 y 022, SUPRESIÓN CREACIÓN
DE PUESTOS
(5 DE 7)
Analista de Puestos Analista de DTP ONSEC
Traslada
Elabora
Expediente a
providencia y
DTP para el
traslada a la
tramite
oficina Nacional Realiza el análisis
correspondiente
de Servicio Civil técnico y determina si
.
la información es
suficiente para
¿Información es
suficiente para justificar
la acción?
Si No
Emite
resolución
según el tipo
Devuelve
de acción y
expediente
traslada a la
o solicita
Dirección
completar
Técnica del
información.
Presupuesto
y continua en
paso 22.
8
7 9

PROCEDIMIENTO DE CREACION DE PUESTOS 011 y 022, SUPRESIÓN
CREACIÓN DE PUESTOS (6 DE 7)
Dirección Técnica Jefe de Departamento de

del Presupuesto Administración de Puestos
9 10
Elabora Recibe expediente y

providencia para verifica si la acción es
asignar la fecha procedente.
efectiva de la
acción y notifica
a la Dirección de
Recursos
Humanos.
¿Es procedente?
Si
No
Traslada
Traslada
expediente a
expediente a
Analista de
Analista de
puestos par a
puestos para
que verifique
que elabore
lo resuelto
documento
por ONSEC y
de respuesta
continua
a Autoridad
procedimient
Superior de la
o en paso 24.
Dependencia
solicitante y
finaliza
procedimient
o para que
amplíe
información
requerida por
ONSEC.
10

PROCEDIMIENTO DE CREACION DE PUESTOS 011 y 022,
SUPRESIÓN CREACIÓN DE PUESTO S
(7 DE 7)
Departamento de
Analista de Puestos Gestión y
Compensaciones
10
Rec ibe, verifica

expediente y gestiona
con Jefe del
Departamento la
confirmación
Institucional en el
Recibe expediente y
Sistema de
realiza proc edimiento
GUATENÓMINAS,
establecido para
posteriormente
operar la acc ión
traslada fotocopia del
aprobada y
expediente al
confirmada en el
Departamento de
Sistema
Gestión y
GUATENÓMINAS.
Compensaciones y al
Departamento de
Dotac ión de Recursos
Humanos para el
tramite que
corresponda.
Elabora oficio para

informar el resultado
de la gestión a la
la Dependencia
solicitante, traslada a
la Coordinadora de
puestos para firma y
gestiona firmas y
notifica oficio.
Archiva expediente.
1,4
FIN

CREACIÓN DE PUESTOS 021
Describir los criterios y actividades para la Creación, Supresión de los puestos dentro del Ministerio de Finanzas Públicas,
para que la institución pueda contar con los puestos de trabajo que respondan a sus necesidades en el marco de las leyes
y normativa aplicable. Inicia: La Autoridad Superior de la Dependencia solicita la acción de Puestos. Finaliza: Analista de
Puestos Archiva el expediente.
a). Plan Anual de Salarios

b). Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala
1. Las Dependencias que soliciten acciones de puestos deben utilizar los formatos establecidos por la Dirección de
Recursos Humanos.
2. La Dirección de Recursos Humanos recibirá únicamente las solicitudes de acciones de puestos que contengan la
3. Para realizar las acciones de puestos se deben observar los criterios según los tipos de acción que se detallan a
continuación:
a) Creación y supresión de puestos:

 El título del puesto a crear dependerá de las funciones asignadas al mismo.
 Que la Dependencia solicitante cuente con puestos vacantes que tengan soporte financiero.
 Que el puesto a suprimir no se encuentre en proceso de reclutamiento, acciones de puesto o
acción legal
4.El expediente que se genera durante el procedimiento de acciones de puestos debe incluir lo siguiente:
 Solicitud de acción de puestos de la Autoridad Superior de la Dependencia con Vo.Bo. del Viceministro
del área
 Cuadro de costos elaborado por el Departamento de Administración de Puestos
 Estudio Técnico
 Cuestionarios establecidos por ONSEC
 Solicitud de aprobación por parte de la Autoridad Nominadora
 Reporte de acciones de puestos en GUATENÓMINAS
 Documento de soporte presupuestario para financiar las acciones de puestos
 Resolución de la Oficina Nacional del Servicio Civil -ONSEC-
 Providencia de la Dirección Técnica del Presupuesto -DTP- de asignación de fecha de vigencia de la
acción (para creación del puesto)
 Documentos de traslado según modelos establecidos.

1.
Humanos, con Vo.Bo. del Viceministro del área Dependencia solicitante
2.
3. Recibe y asigna la solicitud al Analista de Puestos

Elabora estudio técnico y cuadro de costos de los puestos a crear y los que
suprimirán si corresponde los cuales sufragarán la creación de nuevos puestos.
El analista de puestos revisa si el título del puesto es nuevo
¿El título del puesto es nuevo?
NO: Continua procedimiento en paso No. 8.
SI: Elabora oficio de solicitud dirigido a la ONSEC para la creación de los títulos
funcionales de los puestos a crear y los traslada para revisión de la coordinadora
de puestos y gestiona firmas, continua en paso 6.
Recibe, analiza y crea títulos funcionales en el Sistema de GUATENOMINAS y
6. ONSEC
elabora respuesta para la Dirección de Recursos Humanos
Recibe respuesta de ONSEC y traslada a Analista de Puestos para que continúe el Jefe del Departamento de
7.
procedimiento Administración de Puestos
Elabora solicitud de asignación financiera a la Dirección Financiera y adjunta
cuadro de costos
Dirección Financiera recibe, analiza e indica si existe asignación financiera y da
respuesta a la Dirección de Recursos Humanos
Dirección de Recursos Humanos recibe oficio de soporte financiero para
verificar si existe disponibilidad?
10. Si: Continua proceso en paso 11. Dirección de Recursos Humanos
No: Elabora documento de respuesta de la Autoridad de la Dependencia
Solicitante, finaliza procedimiento.
Verifica si existe el perfil del puesto para la acción solicitada.
¿Existe el perfil?
Sí: Completa cuestionario de ONSEC, gestiona firmas correspondientes y
continúa procedimiento paso 12.
11. No: Elabora el perfil en el Sistema de Guatenóminas y solicita al Jefe del Depto. Analista de Puestos
de Administración de Puestos la aprobación del mismo y completa cuestionario
conjuntamente con personal clave asignado por parte de la Autoridad Superior
de la Dependencia solicitante, gestiona las firmas correspondientes continua
paso 12.
12. Crea el puesto en el Sistema de GUATENÓMINAS. Analista de Puestos
Elabora documento dirigido a la Dirección Técnica del Presupuesto para la

13. gestión de la acción de puesto y documentos de traslado, integra expediente y Analista de Puestos
gestiona la validación y aprobación del expediente.
14.
15.
Autoriza documento dirigido a DTP y devuelve a la Dirección de Recursos
17. Ministro
Humanos.
Aprueba la solicitud inicial de la acción de puestos en el Sistema GUATENOMINAS Jefe del Departamento de
18.
y devuelve el expediente al Analista de Puestos. Administración de Puestos
Genera reporte de la acción de puesto que corresponda, integra al expediente y
19. traslada a la Dirección Técnica del Presupuesto para determinar la disponibilidad Analista de Puestos
presupuestaria para la creación.
Verifica si existe disponibilidad presupuestaria Dirección Técnica del
20.
¿Existe disponibilidad presupuestaria para la creación? Presupuesto
Sí: Traslada expediente a ONSEC.
No: Devuelve expediente a la Dirección de Recursos Humanos para la gestión
correspondiente, continúa en paso 8.
21. SÍ: Emite resolución según el tipo de acción y traslada a la Dirección Técnica del ONSEC
Presupuesto.
No: Devuelve expediente o solicita completar información, continúa en paso 1.
¿Es procedente?
Sí: Traslada expediente a Analista de Puestos para que verifique lo resuelto por Jefe del Departamento de
22.
ONSEC y continua procedimiento Administración de Puestos
respuesta a Autoridad Superior de la Dependencia solicitante y finaliza proceso.
Institucional en el Sistema de GUATENOMINAS, posteriormente notifica
corresponda, adjuntando copias del expediente.
la Dependencia solicitante, gestiona firmas y envía oficio.
El puesto incluye el Bono Monetario?
SI: Si es puesto nuevo se elabora Dictamen y proyecto de Acuerdo Ministerial
25. para establecer el procedimiento y forma de pago del mismo y se traslada para Analista de Puestos
firma al Jefe Inmediato y continúa en el paso 26.
NO: Finaliza proceso
Jefe del Departamento revisa y firma el dictamen y rubrica el Acuerdo Ministerial
26. y gestiona las firmas de la Autoridad Superior de la Dirección de Recursos Jefe del Departamento
Humanos para firma del Despacho Ministerial.
Notifica Dictamen y Acuerdo Ministerial a los Departamentos de Gestión y
27. Compensaciones y de Dotación de Recursos Humanos y Archiva expediente Analista de Puestos
original.

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE CREACION DE PUESTOS 021

ETAPA ANÁLISIS DE ACCIONES DE PUESTOS
(1 DE 6)
Jefe del
Departamento de
Administración de
Puestos
Elabora estudio técnico

y cuadro de costos De
Inicio
los puestos a crear y
los que se suprimirán si
corresponde los cuales
sufragarán la creación
de nuevos.
Recibe solicitud de
acción de puesto, Recibe y
acción de puesto y
margina e instruye al asigna la
envía a la Dirección de
jefe del solicitud al
Recursos Humanos,
Departamento de Analista de El Analista revisa si el
con Vo.Bo. Del
Administración de puestos. título de puestos es
viceministro del área.
puestos. nuevo
9
¿El título del puesto
es nuevo?
SI
NO
Elabora
oficio de
solicitud
Continua
dirigido a la
procedimient
ONSEC para
o en paso
la creación
No.8
de los títulos
funcionales
de lo
puestos a
crear y los
1 traslada
para
revisión de
la
coordinador
a de puestos
2 gestiona
firmas,
continua en
paso6.

(2 DE 6)

ONSEC de Administración de Analista de puestos Dirección Financiera
puestos
Recibe, analiza, crea

títulos funcionales en
el Sistema de
GUATENÓMINAS y
elabora respuesta para
la dirección de
Recursos Humanos
Recibe respuesta de
ONSEC y traslada a
Analista de puestos
para que continúe el Elabora solicitud de
procedimiento. asignación financiera a
la Dirección Financiera
y adjunta cuadro de 2
costos
8 1
Recibe, analiza e
indica si existe
asignación
financiera y da
respuesta a la
Dirección de
Recursos
Humanos.

(3 DE 6)
Analista de puestos Analista de puestos
Humanos
Verifica si existe el perfil

del puesto para la acción
solicitada
Humanos recibe oficio de
soporte financiero
¿Existe el perfil?
¿Verifica si existe
disponibilidad? Si
No
SI
NO
Completa Elabora el
cuestionario perfil en el
Elabora Sistema de
documento de ONSEC,
gestiona GUATENOMI Crea el puesto en el
de respuesta Continua NAS y solicita
firmas Sistema de
A la Autoridad proceso en al Jefe del
correspondie GUATENÓMINAS
de la paso No.11 Depto. De
Dependencia ntes y
continúa Administració
solicitante y n de puestos
finaliza procedimient
o. paso 12 la aprobación
procedimient del mismo y
o completa Elabora documento
cuestionario dirigido a la Dirección
conjuntamen Técnica del presupuesto
te con para la gestión de la
personal acción de puestos y
5 clave documentos de traslado,
asignado por integra expediente y
parte de la gestiona la validación y
Autoridad aprobación del
Superior de la expediente
Dependencia
solicitante,
gestiona las
firmas
correspondie
ntes. paso 12 6

(4 DE 6)
Jefe del Departamento Autoridad Superior de la Viceministro de

de Administración de Dirección de Recursos Administración Interna y Ministro
Puestos Humanos Desarrollo de Sistemas
Valida expediente y
Superior de la
Humanos.
del Viceministro de
Administración
de Sistemas.
Ratifica documento
dirigido a DTP y
Ministro
Autoriza documento
dirigido a DTP y
devuelve a la Dirección
de Recursos Humanos

PROCEDIMIENTO DE CREACIÓN DE PUESTOS 021
(5 DE 6)
Jefe del
Departamento de Analista de Dirección Técnica del
ONSEC
Administración de Puestos Presupuesto
Puestos
Verifica si existe
disponibilidad
presupuestaria Realiza el análisis técnico
Genera reporte y determina si la
de la acción de información es suficiente
Aprueba la
puesto que para justificar la acción.
solicitud inicial
corresponda,
de la acción de
integra al
puestos en el
expediente y
sistema
traslada a la ¿Existe
GUATENÓMINAS
Dirección disponibilidad
y devuelve el
Técnica del presupuestaria para
expediente al
presupuesto la creación?
Analista de
para ¿Existe
puestos.
determinar la disponibilidad
disponibilidad NO SI presupuestaria para
presupuestaria la creación?
par a la
creación.
Si No
Devuelve Traslada
expediente expedient
a la e a ONSEC
Emite
Dirección de resolución Devuelve
Recursos según el tipo expediente o
Humanos de acción y solicita
para la traslada a la completar
gestión Dirección información,
correspondi Técnica del continúa en
ente, presupuesto. paso 1.
continua en
paso 8
10
9

(6 DE 6)

Analista de puestos
Recibe, verifica expediente y gestiona

con jefe del Departamento la
confirmación Institucional en el
10 sistema de GUATENÓMINAS,
posteriormente notifica al
Compensaciones y al Departamento
de Dotación de Recursos Humanos
para el trámite que corresponda,
adjuntando copias del expediente
Recibe expedientes y
verifica si la acción es
procedente.
Elabora oficio para informar el resultado

de la gestiona a la Autoridad Superior de
la Dependencia solicitante, gestiona
firmas y envía oficio.
¿Es procedente?
NO SI
El puesto incluye el Bono
Traslada Monetario?
expediente a
Traslada Analista de
expediente a puestos para
Analista de que verifique lo
resuelto por ¿Es procedente?
puestos para
que elabore ONSEC y
continua si NO
documento
de respuesta procedimiento. Si es puesto nuevo se
a Autoridad elabora Dictamen y
Superior de la proyecto de Acuerdo
Dependencia Ministerial para
establecer el Finaliza
solicitante
procedimiento y forma proceso
finaliza
proceso. de pago del mismo y se
traslada para firma al
Jefe del Jefe Inmediato y
Departamento continúa en el paso 26.
revisa y firma el
dictamen y rubrica
el Acuerdo Notifica Dictamen y Acuerdo
11 Ministerial y Ministerial a los Departamentos de
gestiona las firmas Gestión y Compensaciones y de
de la Autoridad Dotación de Recursos Humanos y
Superior de la Archiva expediente original.
Dirección de
Recursos
Humanos para FIN 11
firma del 5
Despacho
Ministerial.

DECLARACIÓN DE UN PUESTO EN EL SERVICIO EXENTO
Describir los criterios y actividades necesarias para declarar un puesto en el servicio exento Inicia: La Autoridad Superior
del Ministerio de Finanzas Públicas solicita que un puesto se declare en el Servicio Exento. Finaliza: Analista de Puestos
archiva el expediente.
a. Constitución Política de la República de Guatemala
b. Decreto número 114-97 “Ley del Organismo Ejecutivo”
c. Ley de Servicio Civil y su Reglamento
1. La Dirección de Recursos Humanos es la encargada de gestionar las solicitudes para declaración un puesto en el
servicio exento.
2. El servicio exento no está sujeto a las disposiciones de la Ley de Servicio Civil.
3. Cada Ministerio únicamente puede contar con diez puestos cuyas funciones son clasificadas de confianza.
4. El expediente que se genera debe incluir lo siguiente:
 Informe Ejecutivo
 Acuerdo Ministerial
 Oficio remitido a la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-, dando a conocer la declaración del
puesto al servicio exento.

El Despacho Ministerial solicita a la Dirección de Recursos Humanos que un Autoridad Superior del Despacho
1
puesto se declare en el Servicio Exento. Ministerial
Da la instrucción al Jefe del Departamento de Administración de Puestos Autoridad Superior de la Dirección de
2
para que se inicie el proceso para declarar un puesto en el servicio exento. Recursos Humanos
Verificar que exista la posibilidad de declarar un puesto en el servicio
exento
¿Existe un puesto para declararlo en el servicio exento?
Sí: existe la posibilidad y gira la instrucción al Analista de Puestos para Jefe del Departamento de
3
iniciar el proceso. Continúa en paso No. 4. Administración de Puestos
No: Informa verbalmente a la Subdirección de Gestión de Recursos
Humanos que no existe un puesto para declararlo en el servicio exento y
continua paso número 2.
4 Solicita número de Acuerdo Ministerial a la Secretaría General. Analista de Puestos
5 Brinda el número de Acuerdo Ministerial correspondiente. Secretaría General
Recaba todos los datos del puesto a declarar en el servicio exento (puesto,
6 Analista de Puestos
partida presupuestaria, Dependencia y salario).
Elabora Acuerdo Ministerial para declarar un puesto en el servicio exento,
así como el informe ejecutivo y traslada para revisión.
Revisa y rubrica el Acuerdo Ministerial e informe ejecutivo y devuelve al
8 Coordinadora de Puestos
Traslada el informe ejecutivo para firma del Jefe de Departamento y
Acuerdo Ministerial para la rúbrica.
Revisa y firma el Informe ejecutivo y rubrica Acuerdo Ministerial. Traslada a
10 la Subdirección de Gestión de Recursos Humanos para Visto Bueno y
Acuerdo Ministerial para rúbrica.

Traslada informe ejecutivo a la Dirección de Recursos Humanos para visto
Subdirectora de Gestión de Recursos
11 bueno y Acuerdo Ministerial para rúbrica. Devuelve el expediente al
Humanos
12 Gestiona las firmas de las Autoridades Superiores del Despacho Ministerial. Analista de Puestos
Refrenda Acuerdo Ministerial y traslada al Despacho Ministerial para la Viceministerio de Administración

13
firma correspondiente. Interna y Desarrollo de Sistemas
Firma y traslada documentación a la Dirección de Recursos Humanos, para
14 Autoridad Nominadora
continuar proceso.
Recibe documentación y elabora oficio dirigido al Director de la Oficina
15 Nacional de Servicio Civil -ONSEC- dando a conocer el puesto declarado en Analista de Puestos
el servicio exento, para el trámite correspondiente y traslada para revisión.
Revisa y rubrica oficio. Traslada a Jefe de Departamento de Administración
de Puestos para la firma respectiva.
Revisa, firma oficio, gestiona visto bueno de la Subdirección de Gestión de Jefe del Departamento de
17.
Recursos Humanos y devuelve a Analista de Puestos. Administración de Puestos
Integra fotocopia de Acuerdo Ministerial y oficio para remitirlo a la ONSEC
18. para conocimiento de declaración de un puesto en el servicio exento, para Analista de Puestos
el trámite correspondiente.
Remite copias de recibido por la ONSEC a los Departamentos de Gestión y
19. Compensaciones y Dotación de Recursos Humanos, dando a conocer el Analista de Puestos
nuevo estado del puesto.
Elabora oficio dirigido a la Secretaría General para trasladar fotocopia
20. simple del Acuerdo Ministerial para sus registros y controles. Traslada para Analista de Puestos
revisión.
Revisa y rubrica oficio. Traslada a Jefe de Departamento de Administración
de Puestos para la firma respectiva.
Revisa, firma oficio, gestiona visto bueno de la Subdirección de Gestión de Jefe del Departamento de
22.
Recursos Humanos y devuelve a Analista de Puestos. Administración de Puestos
Integra fotocopia de Acuerdo Ministerial y oficio para remitirlo a la
Secretaría General para el trámite correspondiente.
Archiva oficios de recibido por la ONSEC, Secretaría General y los
24. Departamentos de Gestión y Compensaciones y Dotación de Recursos Analista de Puestos
Humanos con el Acuerdo Ministerial en original.

Diagrama de flujo
PROCEDIMIENTO DECLARACIÓN DE UN PUESTO EN EL SERVICIO EXENTO

(1 DE 6)
Autoridad
Autoridad Superior Superior de la
del Despacho Dirección de Analista de Puestos
Ministerial Recursos
Humanos
Verificar que exista

la posibilidad de
INICIO
declarar un puesto
en el servicio exento
Da la
instrucción
al Jefe del
El Despacho Departamen
Ministerial to de ¿Existe un puesto
solicita a la Administraci para declararlo en
Dirección de ón de el servicio exento?
Recursos Puestos
Humanos que para que se
inicie el NO SI
un puesto se
declare en el proceso
Servicio para
Exento. declarar un
puesto en el existe la
servicio Informa posibilida
exento. verbalmente d y gira la
a la instrucció
n al
Subdirección
Analista 2
de Gestión
de
de Recursos
Puestos
1 Humanos para
que no iniciar el
existe un proceso.
puesto para Continúa
declararlo en en paso Solicita número de
el servicio No. 4. Acuerdo Ministerial
exento y a la Secretaría
continua General.
paso número
2.

(2 DE 6)
Secretaría General Analista de Puestos Coordinadora de Puestos
Recaba todos los datos del

Brinda el número
puesto a declarar en el
de Acuerdo
servicio exento (puesto,
Ministerial
partida presupuestaria,
correspondiente.
Dependencia y salario).
Elabora Acuerdo
Ministerial para declarar un
puesto en el servicio
exento, así como el
informe ejecutivo y
traslada para revisión.
Revisa y rubrica el
informe ejecutivo y
devuelve al Analista de
Puestos.
Traslada el informe
ejecutivo para firma
del Jefe de
Departamento y
Acuerdo Ministerial
para la rúbrica.

(3 DE 6)

Subdirectora de Gestión de
Administración de Analista de Puestos
Recursos Humanos
Puestos
Revisa y firma el
Informe ejecutivo
y rubrica Acuerdo
Ministerial.
Traslada a la
Subdirección de
Gestión de
Recursos
Humanos para
Visto Bueno y
Acuerdo
Ministerial para
rúbrica. Traslada informe ejecutivo
a la Dirección de Recursos
Humanos para visto bueno
y Acuerdo Ministerial para
rúbrica. Devuelve el
expediente al Analista de
Puestos.
Gestiona las firmas de las

Autoridades Superiores del
Despacho Ministerial.

(4 DE 6)
Viceministerio de
Administración Autoridad Coordinadora de
Analista de Puestos
Interna y Desarrollo de Nominadora Puestos
Sistemas
Refrenda
Acuerdo
Ministerial y
traslada al
Despacho
Ministerial para Recibe
la firma Firma y traslada documentación y
correspondiente. documentación elabora oficio
a la Dirección de dirigido al Director
Recursos de la Oficina
Humanos, para Nacional de
continuar Servicio Civil -
proceso. ONSEC- dando a
conocer el puesto
declarado en el
servicio exento,
para el trámite
correspondiente y
traslada para
revisión. Revisa y rubrica oficio.
Traslada a Jefe de
Departamento de
Administración de
Puestos para la firma
respectiva.

(5 DE 6)
Jefe del Departamento Analista de Puestos Coordinadora de Puestos
6 Integra fotocopia de
Acuerdo Ministerial y oficio
para remitirlo a la ONSEC
para conocimiento de
declaración de un puesto en
Revisa, firma el servicio exento, para el
oficio, gestiona trámite correspondiente.
visto bueno de la
Subdirección de
Gestión de
Recursos
Integra fotocopia de Acuerdo
Humanos y
Ministerial y oficio para remitirlo a
devuelve a
la ONSEC para conocimiento de
Analista de
declaración de un puesto en el
Puestos.
servicio exento, para el trámite
correspondiente.
Revisa y rubrica
Remite copias de recibido por la oficio. Traslada a
ONSEC a los Departamentos de Jefe de
Gestión y Compensaciones y Departamento de
Dotación de Recursos Humanos, Administración
dando a conocer el nuevo estado de Puestos para
del puesto. la firma
respectiva.
Elabora oficio dirigido a la

Secretaría General para trasladar
7
fotocopia simple del Acuerdo
Ministerial para sus registros y
controles. Traslada para revisión.

(6 DE 6)

Analista de Puestos
Revisa, firma
oficio, gestiona
visto bueno de la
Integra fotocopia de Acuerdo
Subdirección de
Ministerial y oficio para
Gestión de
remitirlo a la Secretaría
Recursos
General para el trámite
Humanos y
correspondiente.
devuelve a
Analista de
Puestos.
Archiva oficios de recibido por

la ONSEC, Secretaría General y
los Departamentos de Gestión
y Compensaciones y Dotación
de Recursos Humanos con el
Acuerdo Ministerial en
original.
FIN

REINCORPORAR UN PUESTO EN EL SERVICIO POR OPOSICIÓN
Describir los criterios y actividades necesarias para reincorporar un puesto en el servicio por oposición Inicia: La
Autoridad Superior del Ministerio de Finanzas Públicas solicita que un puesto se reincorpore en el Servicio por Oposición.
Finaliza: Analista de Puestos archiva el expediente.
A. Constitución Política de la República de Guatemala

B. Decreto número 114-97 “Ley del Organismo Ejecutivo”
C. Ley de Servicio Civil y su Reglamento
1) La Dirección de Recursos Humanos es la encargada de gestionar las solicitudes para reincorporar un puesto en el
servicio por oposición.
2) El expediente que se genera debe incluir lo siguiente:
 Informe Ejecutivo
 Oficio remitido a la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-, dando a conocer la reincorporación del
puesto en el servicio por oposición.

El Despacho Ministerial solicita a la Dirección de Recursos Humanos Autoridad Superior del Despacho
1
que un puesto se reincorpore en el Servicio por Oposición. Ministerial
Da la instrucción al Jefe del Departamento de Administración de
Autoridad Superior de la Dirección de
2 Puestos para que se inicie el proceso para reincorporar un puesto en el
Recursos Humanos
servicio por oposición.
Jefe del Departamento de Administración
3 Recibe y gira instrucción al Analista de Puestos para iniciar el proceso.
de Puestos
4 Solicita número de Acuerdo Ministerial a la Secretaría General. Analista de Puestos
5 Brinda el número de Acuerdo Ministerial correspondiente. Secretaría General
Recaba todos los datos del puesto y el número del Acuerdo Ministerial,
6 mediante el cual se declaró en el servicio exento en su oportunidad Analista de Puestos
(puesto, partida presupuestaria, Dependencia y salario).
Elabora Acuerdo Ministerial para reincorporar un puesto en el servicio
por oposición, así como el informe ejecutivo y traslada para revisión.
Revisa y rubrica el Acuerdo Ministerial e informe ejecutivo y devuelve
al Analista de Puestos.
Traslada el informe ejecutivo para firma del Jefe de Departamento y
Acuerdo Ministerial para la rúbrica.
Revisa y firma el Informe ejecutivo y rubrica Acuerdo Ministerial.
Jefe del Departamento de Administración
10 Traslada a la Subdirección de Gestión de Recursos Humanos para Visto
de Puestos
Bueno y Acuerdo Ministerial para rúbrica.

Traslada informe ejecutivo a la Dirección de Recursos Humanos para
Subdirectora de Gestión de Recursos
11 visto bueno y Acuerdo Ministerial para rúbrica. Devuelve el expediente
Humanos
al Analista de Puestos.
Gestiona las firmas de las Autoridades Superiores del Despacho
Ministerial.
Refrenda Acuerdo Ministerial y traslada al Despacho Ministerial para la Viceministerio de Administración Interna y
13
firma correspondiente. Desarrollo de Sistemas
Firma y traslada documentación a la Dirección de Recursos Humanos,
14 Autoridad Nominadora
para continuar proceso.
Recibe documentación y elabora oficio dirigido al Director de la Oficina
Nacional de Servicio Civil -ONSEC- dando a conocer el puesto
reincorporado en el servicio por oposición, para el trámite
correspondiente y traslada para revisión.
Revisa y rubrica oficio. Traslada a Jefe de Departamento de
Administración de Puestos para la firma respectiva.
Revisa, firma oficio, gestiona visto bueno de la Subdirección de Gestión Jefe del Departamento de Administración
17
de Recursos Humanos y devuelve a Analista de Puestos. de Puestos
18. ONSEC para conocimiento de reincorporación de un puesto en el Analista de Puestos
servicio por oposición, para el trámite correspondiente.
Remite copias de recibido por la ONSEC a los Departamentos de
19. Gestión y Compensaciones y Dotación de Recursos Humanos, dando a Analista de Puestos
conocer el nuevo estado del puesto.
Elabora oficio dirigido a la Secretaría General para trasladar fotocopia
20. simple del Acuerdo Ministerial para sus registros y controles. Traslada Analista de Puestos
para revisión.
Revisa y rubrica oficio. Traslada a Jefe de Departamento de
Administración de Puestos para la firma respectiva.
Revisa, firma oficio, gestiona visto bueno de la Subdirección de Gestión Jefe del Departamento de Administración
22.
de Recursos Humanos y devuelve a Analista de Puestos. de Puestos
Secretaría General para el trámite correspondiente.
Archiva oficios de recibido por la ONSEC, Secretaría General y los
24. Departamentos de Gestión y Compensaciones y Dotación de Recursos Analista de Puestos
Humanos con el Acuerdo Ministerial en original.

Diagrama de flujo
PROCEDIMIENTO REINCORPORAR UN PUESTO EN EL SERVICIO POR OPOSICIÓN

(1 DE 6)
Autoridad
Autoridad Superior Superior de la Jefe del Departamento de
del Despacho Dirección de Administración de Analista de Puestos
Ministerial Recursos Puestos
Humanos
INICIO
El Despacho
Ministerial Da la
solicita a la instrucción
Dirección de al Jefe del
Recursos Departamen
Humanos que to de
un puesto se Administraci
reincorpore ón de
en el Servicio Puestos
por para que se
Oposición.. inicie el
proceso
para Recibe y gira
reincorporar instrucción al
un puesto Analista de Puestos
en el para iniciar el
servicio por proceso.
Solicita número de
oposición. Acuerdo Ministerial
a la Secretaría
General.

PROCEDIMIENTO REINCORPORAR UN PUESTO EN EL SERVICIO POR OPOSICIÓN
(2 DE 6)
Secretaría General Analista de Puestos Coordinadora de Puestos
Recaba todos los datos del

puesto y el número del
Brinda el número Acuerdo Ministerial,
de Acuerdo mediante el cual se declaró
Ministerial en el servicio exento en su
correspondiente. oportunidad (puesto,
partida presupuestaria,
Dependencia y salario).
Elabora Acuerdo
Ministerial para
reincorporar un puesto en
el servicio por oposición,
así como el informe
ejecutivo y traslada para
revisión.
Revisa y rubrica el
informe ejecutivo y
devuelve al Analista de
Puestos.
Traslada el informe
ejecutivo para firma
del Jefe de
Departamento y
Acuerdo Ministerial
para la rúbrica.

PROCEDIMIENTO REINCORPORAR UN PUESTO EN EL SERVICIO POR OPOSICION
(3 DE 6)

Subdirectora de Gestión de
Administración de Analista de Puestos
Recursos Humanos
Puestos
Revisa y firma el
Informe ejecutivo
y rubrica Acuerdo
Ministerial.
Traslada a la
Subdirección de
Gestión de
Recursos
Humanos para
Visto Bueno y
Acuerdo
Ministerial para
rúbrica. Traslada informe ejecutivo
Humanos para visto bueno
y Acuerdo Ministerial para
rúbrica. Devuelve el
expediente al Analista de
Puestos.
Gestiona las firmas de las

Autoridades Superiores del
Despacho Ministerial.

RECURSO
PROCESO DE ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS DE LA

DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Elaborar y actualizar los Manuales correspondientes conforme a las modificaciones solicitadas y con base en el
Reglamento Orgánico Interno.
Inicia: Autoridad Superior de la Dirección de Recursos Humanos recibe solicitud de elaboración o modificación de los
manuales. Finaliza: Coordinadora del Departamento de Administración de Puestos archiva los Manuales.
a. Acuerdo Gubernativo que autorice el Reglamento Orgánico Interno del MINFIN

b. Acuerdo Ministerial que apruebe los Manuales
1. El Departamento de Administración de Puestos gestionará únicamente las solicitudes de actualización de
Manuales que se hayan recibido debidamente autorizadas por la Dirección de Recursos Humanos, juntamente con
el formato del proceso con los cambios realizados, información que deberá ser trasladada a este Departamento
tanto impreso como en digital.
2. Para aplicar la actualización de los Manuales debe cumplirse con los siguientes criterios:
a. Llenar el formulario de SOLICITUD DE CREACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

ASOCIADOS A LAS FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
b. Llenar el formato de procesos y enviarlo electrónicamente en Word.
3. El expediente para ser enviado a DIPLANDI para la actualización respectiva debe contener la información
siguiente:
a. Formularios de Solicitud indicados en el numeral 2, incisos a y b-
b. Debe de enviarse por correo electrónico para la revisión preliminar.

Recibe solicitud de DIPLANDI para la elaboración o modificación, de un
Autoridad Superior de la Dirección de
1 manual de Recursos Humanos y traslada requerimiento al
Recursos Humanos
Departamento de Administración de Puestos.
Recibe requerimiento y traslada a la Coordinadora de puestos para la Jefe del Departamento de Administración
2
elaboración o actualización correspondiente. de Puestos
Elabora o modifica cambios solicitados, si es nuevo procedimiento Coordinadora de Puestos o Analista de
3
realiza el diagrama de flujo. Puestos
Traslada a cada Jefe de Departamento los Manuales para su revisión
4 y/o actualización, previo envío al enlace de la Dirección de Planificación Coordinadora de Puestos
y Desarrollo Institucional.
Los Jefes de Departamento revisa las correcciones correspondientes y Jefes del Departamento de la Dirección de
5
devuelven a la Coordinadora de Puestos Recursos Humanos
Realiza correcciones si las hubiera e imprime los manuales,
6 encuaderna, elabora oficio y traslada para firma del Jefe de Coordinadora de Puestos
Departamento.
Revisa y firma oficio el cual traslada a la Dirección de Recursos Jefe del Departamento de Administración
7
Humanos para Vo.Bo. de Puestos

La Dirección de Recursos Humanos, devuelve Manuales y oficio
8 Directora de Recursos Humanos
debidamente firmados al departamento de Administración de Puestos.
Procede a grabar en CD los Manuales en PDF y WORD y traslada CD
9 con oficio a DIPLANDI, el oficio firmado de recibido se adjunta a los Coordinadora de Puestos
Manuales impresos.
Recibe el Acuerdo Ministerial de aprobación de los Manuales enviado
10 por DIPLANDI lo escanea, saca una fotocopia y adjunta a los Manuales Coordinadora de Puestos
Impresos.
Envía a todos los Jefes del Departamento de Recursos Humanos por
11 correo electrónico, los Manuales y el acuerdo de aprobación Coordinadora de Puestos
respectivo en PDF para la divulgación con su personal.
12 Archiva los Manuales. Coordinadora de Puestos

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
(1 DE 2)
Jefes de
Coordinadora de
Autoridad Superior de Jefe del Departamento Departame
Administración de
la Dependencia de Administración de nto de la
Puestos/Analista de
solicitante Puestos Dirección
Puestos
de RH
Inicio
Elabora o
modifica
cambios
solicitados, si es
Recibe solicitud de nuevo
DIPLANDI para la Recibe procedimiento
elaboración o requerimiento y realiza el
modificación, de un traslada a la diagrama de
manual de Recursos Coordinadora de flujo.
Humanos y traslada puestos para la
requerimiento al elaboración o
Departamento de actualización
Administración de correspondiente.
Puestos.
Los Jefes de
Traslada a cada Departamen
Jefe de to revisa las
Departamento los correcciones
Manuales para su correspondi
revisión y/o entes y
actualización, devuelven a
previo envío al la
enlace de la Coordinador
Dirección de a de Puestos
Planificación y
Desarrollo
Institucional.

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES
ADMINISTRTIVOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
(2 DE 2)
Jefe del
Directora de
Coordinadora de Departamento de
Recursos
Administración de Puestos Administración de
Humanos
Puestos
Revisa y firma
Realiza correcciones si las oficio el cual La Dirección de
hubiera e imprime los traslada a la Recursos
manuales, encuaderna,
elabora oficio y traslada
Dirección de Humanos,
Recursos devuelve
para firma del Jefe de
Manuales y
Departamento. Humanos oficio
para Vo.Bo. debidamente
firmados al
departamento
Procede a grabar en CD los
de
Manuales en PDF y WORD
Administración
y traslada CD con oficio a de Puestos.
DIPLANDI, el oficio firmado
de recibido se adjunta a los
Manuales impresos.
Recibe el Acuerdo Ministerial

de aprobación de los
Manuales enviado por
DIPLANDI lo escanea, saca
una fotocopia y adjunta a los
Manuales Impresos.
Envía a todos los Jefes

del Departamento de
Recursos Humanos por
correo electrónico, los
Manuales y el acuerdo de
aprobación respectivo en
PDF para la divulgación
con su personal.
Archiva los manuales
FIN

RECURSO
PROCESO DE ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE

LAS DEPENDENCIAS DEL MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS
Elaborar y/o actualizar los Manuales de todas las Dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas conforme a las
modificaciones solicitadas y con base en el Reglamento Orgánico Interno.
Inicia: Coordinadora de Puestos y Analista de Puestos, levanta la información y realiza el vaciado de la misma en el
formato definido. Finaliza: Coordinadora de Puestos y Analista de Puestos del Departamento de Administración de
Puestos archiva los Manuales.
a) Acuerdo Gubernativo que autorice el Reglamento Orgánico Interno del MINFIN.

b) Plan Anual de Salarios y Normas para su aplicación .
1) El Departamento de Administración de Puestos levantará la información necesaria para la elaboración de los

Manuales de Descripción de Puestos de todas las Dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas.
2) Posterior a la elaboración de los Manuales, al momento de realizar algún cambio se gestionará únicamente las
solicitudes de actualización de Manuales que se hayan recibido debidamente autorizadas por la Dirección
correspondiente, juntamente con el formato del proceso con los cambios realizados, información que deberá ser
trasladada a este Departamento tanto impreso como en digital.
3) Para aplicar la actualización de Manuales deben cumplirse los siguientes criterios:

Que las Dependencias llenen el formulario de SOLICITUD DE CREACIÓN, MODIFICACIÓN O
o ELIMINACIÓN DE DESCRIPTOR DE PUESTO DEL MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
 Llenar el formato con los cambios y enviarlos a este Departamento electrónicamente en formato de Word y
debidamente impreso y firmado.
4) Para la actualización respectiva, la solicitud debe contener la información siguiente:
 Formularios de Solicitud indicados en el numeral 3, incisos a y b.
5) Se solicitará a las autoridades de las Dependencias que nombren a un enlace para Coordinar la Elaboración o
actualización del Manual.

Levanta la información necesaria y realiza el vaciado de la misma en el Coordinadora de puestos y Analista de
1
formato definido. Puestos
Envía por correo electrónico en formato de Word al enlace indicado en Coordinadora de puestos y Analista de
2
cada Dependencia para una primera revisión. Puestos
Coordinadora de Puestos y Analista de
3 Elabora o modifica cambios solicitados.
Puestos
Imprime el Manual con los cambios solicitados y lo traslada con oficio a
Coordinadora de Puestos Analista de
4 cada Dependencia para firma de los Jefes y Autoridades
Puestos
correspondientes.
Recibe los Manuales debidamente firmados y autorizados y los traslada
5 Dirección de Recursos Humanos
al Jefe de Departamento.
Recibe los Manuales debidamente firmados y autorizados y los traslada
6 Jefe del Departamento
al Analista de puestos o Coordinadora de Puestos.

Elabora oficio dirigido al Departamento de Relaciones Laborales para
Coordinadora de Puestos o Analista de
7 solicitar el Acuerdo Ministerial respectivo para su aprobación y traslada
Puestos
para firma del Jefe del Departamento.
Revisa y firma oficio, gestiona Vo.Bo. de la Subdirectora de Gestión de
8 Jefe del Departamento
Recursos Humanos y lo regresa para el traslado respectivo.
Traslada oficio con original del Manual a la Secretaría General del Coordinadora de Puestos o Analista de
9
Ministerio de Finanzas Públicas. Puestos
Recibe el Acuerdo Ministerial firmado, escanea en PDF, saca una copia Coordinadora de Puestos y Analista de
10
y adjunta a los Manuales Impresos. Puestos
Envía a todos los enlaces de las Dependencias en formato PDF, el Coordinadora de Puestos y Analista de
11 Puestos
Manual y el Acuerdo Ministerial que aprueba el Manual.
Coordinadora de Puestos y Analista de
12 Archiva los Manuales. Puestos

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE
PUESTOS
(1 DE 2)
Coordinadora de Puestos o Analista de Puestos Dirección de Recursos Humanos
Inicio
Levanta la información necesaria y realiza el

vaciado de la misma en el formato definido.
Envía por correo electrónico en formato de

Word al enlace indicado en cada Dependencia
para una primera revisión.
Elabora o modifica cambios solicitados.
Recibe los Manuales

debidamente firmados y
autorizados y los traslada al
Jefe de Departamento.
Imprime el Manual con los cambios solicitados

y lo traslada con oficio a cada Dependencia
para firma de los Jefes y Autoridades
correspondientes.
1

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
(2 DE 2)

Coordinadora de Puestos y Analista de Puestos
Recibe los Manuales

debidamente firmados y
autorizados y los traslada al
Analista de puestos o
Elabora oficio dirigido al Departamento de Relaciones
Coordinadora de Puestos. Laborales para solicitar el Acuerdo Ministerial
respectivo para su aprobación y traslada para firma del
Jefe del Departamento.
Revisa y firma oficio, Traslada oficio con original del Manual a la Secretaría
gestiona Vo.Bo. de la General del Ministerio de Finanzas Públicas
Subdirectora de Gestión
de Recursos Humanos y
lo regresa para el traslado
respectivo.
Recibe el Acuerdo Ministerial firmado, escanea en PDF,

saca una copia y adjunta a los Manuales Impresos.
Envía a todos los enlaces de las Dependencias en formato

PDF, el Manual y el el Acuerdo Ministerial que aprueba el
Manual.
Archiva los Manuales.
FIN

3. DESARROLLO Y MEDICIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES
PLANIFICACIÓN DE CAPACITACIÓN
Describe las actividades necesarias para la realización de la planificación de la capacitación, cuyo objetivo es determinar
las brechas del personal del Ministerio de Finanzas Públicas, elaborar un plan de capacitación que contribuya al
desarrollo de las competencias requeridas en los puestos de trabajo. Inicia: El Jefe del Departamento de Formación de
Recursos Humanos convoca a reunión informativa para el diagnóstico de necesidades de capacitación. Finaliza: El Jefe
del Departamento de Formación de Recursos Humanos recibe el Plan Anual de Capacitación para dar inicio al
procedimiento de Ejecución de Capacitación.
b) Reglamento Orgánico Interno
No tiene disposiciones internas
ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

Convoca a Directores, Subdirectores y Jefes de Departamento a reunión Jefe del Departamento de

1.
informativa relacionada con el Diagnóstico de Necesidades de Capacitación. Formación de Recursos Humanos
Brinda información relacionada al Diagnóstico de Necesidades de Capacitación a Jefe del Departamento de

2.
los Directores, Subdirectores y Jefes de Departamento del Ministerio. Formación de Recursos Humanos
Entrega documentos (instructivo y boleta DNC) a Directores, Subdirectores y
3. Jefes de los Departamentos para la identificación de necesidades de Asistente de Formación
capacitación, también a través de correo electrónico.
Recibe y traslada oficios que contienen las boletas con las necesidades de Dirección y Subdirección de
4.
capacitación, de cada Dependencia. Desarrollo de Recursos Humanos
Realiza vaciado, se clasifica la información por áreas solicitadas en la boleta y se Analista de Formación de
5.
integra el documentos del Diagnóstico de Necesidades de Capacitación. Recursos Humanos
Presenta documento de Diagnóstico de Necesidades de Capacitación a la Jefe del Departamento de

6.
Autoridad de Recursos Humanos para su conocimiento. Formación de Recursos Humanos
ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN

1. Inicia la elaboración del Plan Anual de Capacitación. Analista de Formación

2. Coordina y Supervisa la elaboración del Plan de Trabajo Anual de Capacitación.
Formación de Recursos Humanos
Unifica y valida el Plan Anual de Capacitación y traslada a la Autoridad de Jefe del Departamento de
3.
Recursos Humanos, para su conocimiento. Formación de Recursos Humanos

4. Realiza el Plan Anual de Compras con base al Plan Anual de Trabajo. Analista de Formación
Traslada el Plan Anual de Compras al Departamento de Servicios

5. Analista de Formación
Administrativos, para su integración.
Modifica el Plan Anual de Trabajo de acuerdo a nuevas solicitudes de

capacitación, enviadas por los Directores.
7. Elabora y da seguimiento a las modificaciones del Plan Anual de Compras. Analista de Formación

8. Inicia el “procedimiento de Ejecución de Capacitación”.

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACIÓN DE CAPACITACIÓN

ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN
(1 DE 1)
Dirección y
Subdirección de Analista de Formación
de Formación de Asistente de Formación
Desarrollo de Recursos de Recursos Humanos
Recursos Humanos
Humanos
Inicio
Convoca a
Directores,
Subdirectores y
Jefes de
Departamento a
reunión informativa
relacionada con el
Diagnóstico de
Necesidades de
Capacitación.
Recibe y traslada
oficios que
Entrega documentos contienen las
Brinda información
(instructivo y boleta boletas con las
relacionada al
DNC) a Directores, necesidades de
Diagnóstico de
Subdirectores y capacitación, de
Necesidades de
Jefes de los cada Dependencia.
Capacitación a los
Departamentos para Realiza vaciado,
Directores,
la identificación de se clasifica la
Subdirectores y
necesidades de información por
Jefes de
capacitación, áreas solicitadas
Departamento del
también a través de en la boleta y se
Ministerio.
correo electrónico. integra el
documento del
Diagnóstico de
Necesidades de
Capacitación.
Presenta documento de
Diagnóstico de
Necesidades de
Capacitación a la
Autoridad de Recursos
Humanos para su
conocimiento.
Fin

PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACIÓN DE CAPACITACIÓN
ETAPA DE ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN
(1 DE 1)

Analista de Formación Formación de Recursos
Humanos
Inicio
Coordina y Supervisa la
Inicia la elaboración del Plan Anual de
elaboración del Plan de Trabajo
Capacitación.
Anual de Capacitación.
Realiza el Plan Anual de Compras

con base al Plan Anual de Unifica y valida el Plan
Trabajo. Anual de Capacitación y
traslada a la Autoridad de
Recursos Humanos, para su
conocimiento.
Traslada el Plan Anual de Compras al

Administrativos, para su integración.
Modifica el Plan Anual de Trabajo

de acuerdo a nuevas solicitudes de
capacitación, enviadas por los
Directores.
Elaborar y dar seguimiento a las Inicia el procedimiento de

modificaciones del Plan Anual de Ejecución de capacitación
Compras.
Fin

EJECUCIÓN DE CAPACITACIÓN
Describir las actividades para dar atención a los requerimientos de eventos de capacitación dirigidos a fortalecer las
competencias del personal, incluidos en el Plan Anual de Capacitaciones o bien a solicitud de Autoridades Superiores de
las Dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas. Inicia: El Asistente de Formación realiza programación mensual de
eventos de capacitación. Finaliza: El Asistente de Formación realiza estadísticas de capacitaciones programadas y
ejecutadas.
a) Ley de Servicio Civil y su reglamento.
a) Reglamento Orgánico Interno.
1. Para determinar la factibilidad de la atención de una solicitud de evento deben considerarse los siguientes
criterios.
a. Que esté incluido en el Plan Anual de Capacitación
b. El tema solicitado debe de ser afín a las funciones de la Dependencia solicitante y de los participantes
c. Disponibilidad presupuestaria y financiera.
2. Las solicitudes de capacitación extraordinarias deben de realizarse por los medios establecidos por la Dirección
3. La documentación de la realización del evento debe de incluir:

a. Listado de Asistencia
b. Evaluación del Evento.
4. Expediente de eventos de capacitación debe de incluir:

a. Documentos que amparan el pago (propuesta docente, acta de contrato, fianza y factura)
b. Copia del informe elaborado por el Proveedor de Capacitación
c. Listado de participantes
d. Informe de Conformidad de Recepción de Servicios.
5. La reprogramación de un evento debe ser realizada una vez se confirme que la necesidad de llevarlo a cabo
continua vigente.
6. Para poder atender las solicitudes de eventos de capacitación deben considerarse los siguientes factores:
a. Tipo de evento
b. Cantidad de eventos
c. Cantidad de participantes
d. Fechas propuestas
e. Disponibilidad presupuestaria
f. Congruencia entre la solicitud y el quehacer de la Dependencia.
7. Es responsabilidad de los jefes inmediatos de los trabajadores que participan en la(s) capacitación(es), verificar
el resultado de las capacitaciones.
8. El nombramiento de capacitación para los trabajadores participantes, se realizará por medio del correo
Institucional del Departamento de Formación y para quienes no tengan asignada dirección electrónica se le
notificará al Jefe Inmediato.

PROGRAMACIÓN DE EVENTOS DE CAPACITACIÓN
1. Elabora programación mensual de eventos de capacitación. Analista de Formación
Valida la ejecución de un curso con la Autoridad de la Dependencia que lo Jefe del Departamento de
2.
solicitó. Formación de Recursos Humanos
3. Planifica en orden de prioridad la realización de eventos solicitados. Analista de Formación
Determina la factibilidad de la realización de los eventos de capacitación

solicitados.
¿Es factible?
Sí: Planifica y coordina el evento solicitado.
No: Informa a la Autoridad de la Dependencia correspondiente que no es factible
acceder a lo solicitado y finaliza el procedimiento.
EJECUCIÓN DE LOS EVENTOS DE CAPACITACIÓN

Confirma la realización de los eventos de capacitación programados con la
Autoridad de cada Dependencia.
1. ¿Se mantiene la programación? Analista de Formación
Sí: Programa evento.
No: Reprograma o cancela evento.
Asigna al Analista de Formación para coordinar la logística y ejecución del evento Jefe del Departamento de
2.
programado. Formación de Recursos Humanos
Cotiza docentes para cursos cuando la normativa de pago lo permita o que el

pago se realice a través de cheque.
Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, especificaciones
4. Técnicas para la Contratación del Proveedor para publicar en GUATECOMPRAS, Analista de Formación
de acuerdo a la normativa vigente.
Asigna al proveedor de capacitación en Guatecompras, cuando sólo se presenta Jefe del Departamento de
5.
una oferta de servicios. Formación
Elabora Acta Administrativa, Certificación del Acta y solicita compra de fianza al

proveedor elegido.
Valida acta de contrato, especificaciones para la contratación del proveedor de
7. capacitaciones a través de GUATECOMPRAS, “Solicitud de Compra y/o
Contratación de Servicio” y traslada al Analista de Formación.
Traslada la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, a la Unidad
8. responsable de las compras y contrataciones para realizar procedimiento Asistente de Formación
correspondiente.
Elabora y envía nombramiento de capacitación para los trabajadores
participantes, utilizando el medio de comunicación establecido en la normativa.
10. Prepara salones, equipo y otros requerimientos de logística. Asistente de Formación
11. Solicita refacción para cubrir el evento de capacitación, si aplica. Asistente de Formación


12. Inaugura evento de capacitación.
Formación
Coordina la elaboración de diplomas con el proveedor o se elaboran en el

13. Asistente de Formación
Departamento.
14. Entrega y recibe de los asistentes al evento, la evaluación de la capacitación. Asistente de Formación
Elabora y entrega informe final de capacitación al Departamento de Formación

15. Proveedor de Capacitación
de Recursos Humanos, adjuntando factura para efectos de pago.
Integra expediente para el procedimiento de pago de acuerdo a los

requerimientos establecidos.

17. Realiza la clausura del evento.
Formación
Conforma expediente único de evento de capacitación, con los documentos

18. Asistente de Formación
establecidos y archiva.
19. Realiza estadísticas sobre los eventos de capacitación ejecutados. Asistente de Formación

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE EJECUCIÓN DE DE CAPACITACIÓN

(1 DE 1)
ETAPA DE PROGRAMACIÓN DE EVENTOS DE CAPACITACIÓN

Analista de Formación de Formación de
Recursos Humanos
Inicio
Valida la ejecución de un
Elabora programación mensual
curso con la Autoridad de la
de eventos de capacitación.
Dependencia que lo solicitó.
Planifica en orden de
prioridad la realización de los
eventos solicitados.
Determina la factibilidad de la
realización de los eventos de
capacitación solicitados.
¿Es factible?
SI
NO
Informa a la Autoridad
de la Dependencia
Planifica y coordina el correspondencia que no
evento solicitado. es factible acceder a lo
solicitado y finaliza
procedimiento.
Fin

PROCEDIMIENTO DE EJECUCIÓN DE CAPACITACIÓN
(1 DE 2)
ETAPA DE EJECUCIÓN DE LOS EVENTOS DE CAPACITACIÓN
Jefe del Departamento de Asistente de Formación

Inicio
Confirma la realización de los eventos de

capacitación programados con la Autoridad
de cada Dependencia.
¿Se mantiene la
programación?
NO SI
Reprograma o Asigna al Analista de Formación para

Programa
cancela coordinar la logística y ejecución del
evento.
evento. evento programado.
Cotiza docentes para cursos cuando la

normativa de pago lo permita o que el pago
se realice a través de cheque.
Elabora “Solicitud de Compra y/o

Contratación de Servicio”, especificaciones Asigna al proveedor de capacitación en
Técnicas para la Contratación del Proveedor GUATECOMPRAS, cuando sólo se
para publicar en GUATECOMPRAS, de presenta una oferta de servicios.
acuerdo a la normativa vigente.
Traslada la “Solicitud de
Valida acta de contrato, especificaciones
Compra y/o Contratación de
para la contratación del proveedor de
Elabora Acta Administrativa, Certificación del Servicio”, a la Unidad
capacitaciones a través de
Acta y solicita compra de fianza al proveedor responsable de las compras y
GUATECOMPRAS, “Solicitud de Compra
elegido. contrataciones para realizar
y/o Contratación de Servicio” y traslada
procedimiento
al Analista de Formación.
correspondiente.

PROCEDIMIENTO DE EJECUCIÓN DE CAPACITACIÓN
(2 DE 2)
ETAPA DE EJECUCIÓN DE LOS EVENTOS DE CAPACITACIÓN

Analista de Proveedor de Capacitación
de Formación de Asistente de Formación
Formación
Recursos Humanos.
Prepara salones,
equipo y otros
requerimientos
de logística.
Elabora y envía
nombramiento de
capacitación para
los trabajadores
participantes,
utilizando el medio
de comunicación
establecido en la
Solicita refacción
normativa.
para cubrir el evento
de capacitación, si
aplica
Coordina la
elaboración de
Inaugura evento de diplomas con el
capacitación. proveedor o se Elabora y entrega
elaboran en el informe final de
Departamento. capacitación al
Departamento de
Formación de
Recursos
Humanos,
Entrega y recibe de adjuntando
Integra expediente factura para
los asistentes al
para el efectos de pago.
evento, la
procedimiento de
evaluación de la
pago de acuerdo a
capacitación.
los requerimientos
establecidos.
Conforma
expediente único
de evento de
Realiza la clausura
capacitación, con
del evento.
los documentos
establecidos y
archiva
Realiza estadísticas
sobre los eventos
de capacitación
ejecutados.
Fin

INDUCCIÓN GENERAL PARA LOS TRABAJADORES DE PRIMER INGRESO
Describe las actividades necesarias para realizar los eventos de inducción del personal de nuevo ingreso y de personas
contratadas para prestar servicios técnicos o profesionales, con el objetivo de socializar la información general de la
institución. Así como informar a los Servidores Públicos de sus derechos, beneficios y obligaciones dentro del Ministerio
de Finanzas Públicas. Inicia: El Jefe del Departamento de Dotación de Recursos Humanos envía informe de nuevos
ingresos o contrataciones de servicios técnicos o profesionales. Finaliza: El Jefe del Departamento de Formación de
Recursos Humanos conoce los resultados de la evaluación e implementa mejoras si aplica.
a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas
b) Manual de Funciones de la Dirección de Recursos Humanos
c) Políticas de Gestión de Recursos Humanos
1. Es de carácter obligatorio que todas las personas de primer ingreso reciban la inducción dentro del primer mes
de servicio.
2. El Departamento de Dotación de Recursos Humanos debe enviar un listado de los participantes a la Inducción
que contenga la siguiente información:
a. Nombre de las personas que recibirán la inducción
b. Renglón presupuestario
c. Dependencia
d. Departamento donde prestará sus servicios
e. Nombre del jefe inmediato
f. Puesto nominal y funcional (cuando aplica)
3. El programa de inducción debe de incluir la información establecida en la normativa de carácter Legal Laboral
vigente.
4. Toda actividad de inducción debe de ser evaluada por lo menos en nivel de reacción y nivel de conocimiento
adquirido por el participante.
Envía el listado del personal que recibirá la Inducción al Jefe del Departamento Jefe del Departamento de
1.
de Formación de Recursos Humanos. Dotación de Recursos Humanos
2. Coordina la logística para la realización del evento. Asistente de Formación

Recibe listado del personal de nuevo ingreso y asigna al Analista de Formación
3. Formación de Recursos
de Recursos Humanos responsable para impartir la inducción.
Humanos
4. Recibe al personal que ingresa y le indica lugar para el evento. Formación de Recursos
Humanos
Brinda Inducción General al personal de nuevo ingreso al Ministerio, a través de Analista de Formación de
5.
video y presentación en Power Point. Recursos Humanos
Analista de Formación de
6. Entrega la boleta de evaluación del evento a los participantes.
Recursos Humanos
7. Recibe la boleta de evaluación de los participantes.
Recursos Humanos

Finaliza el proceso de inducción e informa al Departamento de Dotación de
8. Recursos Humanos para que vengan a traerlos y continúen con los trámites
Recursos Humanos
correspondientes.
Departamento de Dotación de
9. Presenta a los nuevos colaboradores a la Dependencia donde laborarán.
Recursos Humanos
10. Conoce los resultados de la evaluación e implementa mejoras sí aplica. Formación de Recursos
Humanos

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN GENERAL PARA LOS TRABAJADORES DE PRIMER INGRESO

(1 DE 1)
Jefe del Departamento Jefe del Departamento

de Dotación de Recursos Asistente de Formación de Formación de
Recursos Humanos
Humanos Recursos Humanos
Inicio
Recibe listado del personal

Envía el listado del personal
de nuevo ingreso y asigna
que recibirá la Inducción al
Coordina la logística para la al Analista de Formación
realización del evento. de Recursos Humanos
responsable para impartir
Humanos.
la inducción
Brinda Inducción General

al personal de nuevo
Recibe el personal que
ingreso al Ministerio, a
ingresa y le indica el lugar
través de video y
del evento.
presentación en Power
Point.
Entrega la boleta de
evaluación del evento a los
participantes.
Recibe la boleta de
evaluación de los
participantes.
Finaliza el proceso de
Presenta a los nuevos inducción e informa al
colaboradores a la Departamento de Dotación
Dependencia donde de Recursos Humanos para
laborarán. que continúen con los
trámites correspondientes.
Conoce los resultados
de la evaluación e
implementa mejoras sí
aplica.
Fin

INDUCCIÓN AL PUESTO
Describe las actividades necesarias para brindar al personal de nuevo ingreso o por ascenso la información específica
necesaria para el desarrollo de sus funciones así como los procedimientos y responsabilidades inherentes al puesto, la
interacción con otros procesos de la gestión dentro del Ministerio de Finanzas Públicas. Inicia: El Jefe del Departamento
de Formación de Recursos Humanos entrega el programa de inducción al puesto a los Directores y Jefes de
Departamento de cada Dependencia del Ministerio. Finaliza: El Jefe del Departamento de Administración de Puestos
recibe la evaluación de desempeño e identifica necesidad de capacitación.
1) La duración de la inducción al puesto comprende los periodos siguientes:
a) Inducción al puesto para Primer Ingreso (6 meses)
b) Inducción al puesto por Ascenso (3 meses)
2) El programa de Inducción al puesto debe de incluir como mínimo los elementos siguientes:
a) Definición de inducción
b) Lineamientos para el tutor
c) Lineamientos para el nuevo recurso humano.
d) Responsabilidad de la Dirección de Recursos Humanos
e) Responsabilidad del tutor
f) Responsabilidad del nuevo recurso humano.
3) Dar a conocer al inicio de cada periodo fiscal a los Directores y a los Jefes de los Departamentos de cada
Dependencia, lo relacionado a la Inducción al Puesto para que ejecuten con el nuevo trabajador.
4) Se debe de realizar la evaluación de desempeño de primer ingreso o por ascenso cada mes durante el periodo
establecido en la norma interna número uno.
5) El jefe inmediato debe asegurar que el trabajador cuente con el equipo y accesos informáticos que le permitan
desempeñar adecuadamente sus funciones.
Informa sobre el Programa de Inducción al puesto a los Directores, Jefe del Departamento de
1.
Subdirectores y Jefes de los Departamentos de cada Dependencia. Formación de Recursos Humanos
Realiza la inducción al personal de nuevo ingreso o por ascenso, de acuerdo al Jefe Inmediato del nuevo
2.
programa y lo presenta. colaborador
Jefe Inmediato del nuevo
3. Entrega las funciones asignadas al puesto de trabajo al nuevo colaborador.
colaborador
4. Asigna tutor responsable al nuevo colaborador cuando él no lo puede atender.
colaborador
Provee orientación e información al nuevo colaborador relacionada a recursos y Jefe Inmediato del nuevo
5.
ubicación física. colaborador/Tutor designado
Indica los procedimientos internos y externos, así como la legislación aplicable
6. para el desarrollo de sus funciones y demás documentos asociados, cuando
colaborador / Tutor designado
aplique.
Realiza evaluación de desempeño de primer ingreso o por ascenso
Jefe inmediato del nuevo
7. conjuntamente con el colaborador, según normativa y formato establecido,
colaborador
haciendo énfasis en los resultados de desempeño y oportunidades de mejora.

Envía la evaluación de desempeño de primer ingreso o por ascenso al Jefe inmediato del nuevo
8.
Departamento de Administración de Puestos. colaborador
Recibe la evaluación de desempeño e identifica necesidad de capacitación.
¿Existe necesidad de capacitación?
Sí: Traslada información al Departamento de Formación de Recursos Humanos
9. para dar inicio al procedimiento de Programación de Eventos de Capacitación.
No: Consolida las evaluaciones de desempeño hasta completar las requeridas
según la normativa, e inicia el procedimiento de confirmación en el puesto para
primer ingreso o ascenso.

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN AL PUESTO

(1 DE 1)
Jefe del
Jefe Inmediato del
Departamento de Jefe Inmediato del Jefe del Departamento de
nuevo colaborador/
Formación de nuevo colaborador Administración de Puestos
Tutor Designado
Recursos Humanos
Realiza la
inducción al
Inicio
personal de
nuevo ingreso o
por ascenso, de
acuerdo al
programa y lo
presenta.
Informa sobre el
Programa de
Inducción al
puesto a los Recibe la
Directores, evaluación de
Subdirectores y Entrega las desempeña e
Jefes de los funciones identifica
Departamentos de asignadas al necesidad de
cada puesto de capacitación.
Dependencia. trabajo al nuevo
colaborador.
¿Existe necesidad de
Provee capacitación?
Asigna tutor orientación e
responsable al información al
nuevo nuevo
colaborador colaborador
NO
cundo él no lo relacionada a SI
pueda atender. recursos y
ubicación física.
Realiza evaluación Consolida las

de desempeño de Traslada
Indica los información al evaluaciones de
primer ingreso o por desempeño hasta
procedimientos Departamento de
ascenso completar las
internos y Formación de
conjuntamente con requeridas según
externos, así como Recursos
el colaborador, la normativa, e
la legislación Humanos para
según normativa y inicia el
aplicable para el dar inicio al
formato procedimiento de
desarrollo de sus procedimiento de
establecido, confirmación en el
funciones y demás Programación de
haciendo énfasis en puesto para primer
documentos Eventos de
los resultados de ingreso o ascenso.
asociados, cuando Capacitación.
desempeño y
aplique.
oportunidades de
mejora.
Envía la
evaluación de
desempeño de
primer ingreso o Fin
por ascenso al
Departamento de
Administración de
Puestos

. DESARROLLO Y PROFESIONALIZACIÓN DEL PERSONAL DEL MINISTERIO DE FINANZAS
01 1 de 7
PÚBLICAS
APLICACIÓN A BECA DE ESTUDIOS SUPERIORES, GESTIONADAS POR LA DIRECCIÓN DE RECURSOS
HUMANOS
Normar las actividades necesarias para poder optar a una beca de estudios superiores y a la vez solicitar la
licencia respectiva para poder ausentarse de sus labores y asistir a los estudios. Inicia: La Dirección de
Recursos Humanos recibe invitación para participar en los estudios. Finaliza: El becario al finalizar los estudios
deberá presentar dentro de los cinco días hábiles siguientes a la Dirección de Recursos Humanos los informes
correspondientes.
b) Reglamento Orgánico Interno
d) Otras leyes afines
1. Toda solicitud debe ser avalada por el jefe inmediato y visto bueno del director.
2. Estudios de Becas con costo o sin costo estarán sujetas al mismo procedimiento.
3. Este procedimiento aplicará para licenciaturas, maestrías, postgrado y doctorados, así como diplomados.
Seminarios y pasantías dentro y fuera del país.
4. Que los estudios estén relacionados al que hacer de la Institución.
5. El colaborador que por sus medios obtenga una beca o la pague con sus propios recursos, le aplicará el mismo
procedimiento para solicitar licencia de estudio, el cual debe cumplir y realizar los trámites que exige la beca por
su cuenta y queda a discreción de las autoridades superiores si lo autoriza.
6. Las actividades de capacitación organizadas por el Departamento de Formación de Recursos Humanos, en las
que asista el personal durante el horario laboral y fuera del edificio, deberán ser reportadas al Departamento de
Gestión y Compensaciones, para el respectivo marcaje. Asimismo si son actividades de capacitación organizadas
por otras dependencias deberán reportarlas a la Dirección de recursos Humanos par ale marcaje respectivo.
7. El postulante deberá pertenecerá los renglones 011 y 022, si es de nuevo ingreso deberá mínimo haber pasado
el período de prueba.
8. El postulante deberá firmar el contrato de beca donde estarán establecidos los requisitos de la Institución
oferente y los que el Ministerio exige para poder asistir.
9. El becado deberá cumplir con el promedio mínimo que exige el estudio y el compromiso de enviar
mensualmente por correo electrónico y/o en físico la boleta de calificaciones al Departamento de Formación de
Recursos Humanos.
10. El becado informará al Departamento de Formación de Recursos Humanos, de cualquier cambio que se dé
durante el estudio (que lo retiren por no llegar al promedio requerido, que lo retiren por mala conducta, que por
alguna emergencia se tenga que retirar de la beca, etc.) y presentarse a sus labores.
11. El becario queda enterado que los gastos que no estén previstos en la beca los deberá asumir.
12. El becario deberá cumplir con las normas de conducta establecidas por la institución oferente.
13. El becario queda obligado a realizar el trámite de licencia, en el Departamento de Relaciones Laborales, para
poder retirarse de sus labores y asistir a los cursos propedéuticos si aplica a los estudios superiores.
1. Recibe Invitación para participar en los estudios. Dirección de Recursos Humanos
Traslada a la Subdirección de Desarrollo, el documento de invitación con

información relacionada al estudio.

Analiza propuesta de estudio y traslada al Departamento de Formación de

3. Subdirección de Desarrollo
Recursos Humanos para iniciar el trámite.
Se elabora convocatoria y se envía a la Dirección de Comunicación Social para su
Publicación, con la información necesaria de los estudios, que deberá conocer el
personal para poder participar. (Aprobar cursos propedéuticos si aplica,
formulario de solicitud firmado por él interesado y con el visto bueno del jefe
inmediato y del director de la dependencia, copia del DPI, Colegiado Activo, foto Departamento de Bienestar
4.
pasaporte vigente y trámite de visa, si aplica, carta del director que justifique la Laboral
participación del postulante con el quehacer de su dependencia, el postulante
debe contar con su record laboral sin llamadas de atención de ninguna índole y
presentar dentro de la documentación un informe donde detalle las funciones
que realiza en su dependencia).
5. Publica cápsula informativa por los medios establecidos. Dirección de Comunicación Social
Solicita record laboral al Departamento de Gestión y Compensaciones de Departamento de Formación de

6.
Dirección de Recursos Humanos. Recursos Humanos
Se entrega a los interesados el Formulario de Solicitud de Estudios y Guía de
Departamento de Formación de
7. Requisitos, para aplicar a una Beca de Estudio, con la información de los
Recursos Humanos
documentos que tiene que presentar.
Se recibe y revisa la documentación en base a los requisitos establecidos en la
convocatoria del o los postulantes, realizando los siguientes pasos: Departamento de Formación de
8.
a. Si cumple con los requisitos: continúa el trámite en paso 10. Recursos Humanos
b. No cumple con los requisitos: continúa con el paso 9.
Si no cumple con los requisitos, se les notifica al interesado, jefe inmediato y Departamento de Formación de
9.
director de la dependencia. Recursos Humanos
Se hace y envía un informe ejecutivo a la Subdirección de Desarrollo, indicando Departamento de Formación de

10.
quienes son los precandidatos que llenaron los requisitos. Recursos Humanos
Analiza y traslada informe ejecutivo a la Dirección de Recursos Humanos, para su

11. Subdirección de Desarrollo
conocimiento.
Traslada para aprobación de la participación de los postulantes, al Viceministerio

del área.
Recibe y analiza la información, realizando los siguientes pasos:
13. a. Si aprueba la participación: continúa el trámite en paso 15. Viceministerio del Área
b. No aprueba la participación: continúa el trámite en paso 14.
Si no aprueba la participación de los postulantes, se les notifica al interesado, Departamento de Formación de
14.
jefe inmediato y director de la dependencia. Recursos Humanos
Se envía a la institución oferente la documentación respectiva de los postulantes Departamento de Formación de

15.
para otorgar o elegir si fuera el caso. Recursos Humanos
Envía a la Dirección de Recursos Humanos información del personal a quienes se

16. Institución Oferente
les adjudicó la beca.
Departamento de Formación de
17. Se envía oficio informando a los directores, sobre el personal becado.
Recursos Humanos
Se notifica al interesado a través de oficio que fue aceptado, indicándole que Departamento de Formación de
18.
debe presentarse al Departamento de Formación de Recursos Humanos para el Recursos Humanos

seguimiento de trámite.
Se le informa al interesado que tiene que tramitar la licencia de estudio para
propedéuticos y estudios superiores, para ausentarse de sus labores y formar
convenio de compromiso en el Departamento de Relaciones Laborales y que al Departamento de Formación de
19.
finalizar los estudios debe presentarse a la Dirección de Recursos Humanos con la Recursos Humanos
siguiente documentación; Cd con los contenidos del programa que cursó, videos,
fotos y copia de tesis o proyecto de graduación si aplica.
Firma documento de aceptación de información relacionada del trámite de
20. Becario
licencia de estudio.
Se notifica al Departamento de Relaciones Laborales a través de oficio del Departamento de Formación de

21.
personal que participará en una beca de estudio. Recursos Humanos
Dar seguimiento del rendimiento académico al o los becarios con la institución Departamento de Formación de
22.
oferente. Recursos Humanos
Al finalizar los estudios, el becario deberá presentar dentro los cinco días hábiles
23. Becario
siguientes a la Dirección de Recursos Humanos los informes correspondientes.

PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN A BECA DE ESTUDIOS SUPERIORES, GESTIONADAS POR LA
(1 DE 4)
Dirección de
Diección de Recursos Subdiección de Departamento de Formación de
Comunicación
Humanos Desarrollo Recursos Humanos
Social
Inicio
Se elabora convocatoria y se
envía a la Dirección de
Recibe Invitación Comunicación Social para su
para participar en Publicación, con la
Analiza propuesta
los estudios. información necesaria de los
de estudio y
estudios, que deberá
traslada al
conocer el personal para
Departamento de
poder participar. (Aprobar
Formación de
cursos propedéuticos si
Recursos Humanos
aplica, formulario de
para iniciar el
solicitud firmado por él
Traslada a la trámite.
interesado y con el visto
Subdirección de
bueno del jefe inmediato y
Desarrollo, el
del director de la
documento de
dependencia, copia del DPI,
invitación con
Colegiado Activo, foto
información
pasaporte vigente y trámite
relacionada al
de visa, si aplica, carta del
estudio.
director que justifique la
participación del postulante
con el quehacer de su
dependencia, el postulante
debe contar con su record
laboral sin llamadas de
atención de ninguna índole y
presentar dentro de la
documentación un informe
donde detalle las funciones
que realiza en su Publica cápsula
dependencia). informativa por
los medios
establecidos.

(2 DE 4)
Subdirección de Dirección de
Departamento de Formación de Recursos Humanos
Desarrollo Recursos Humanos
Solicita record laboral al Departamento de Gestión y

Compensaciones de Dirección de Recursos Humanos.
Se entrega a los interesados el Formulario de Solicitud de

Estudios y Guía de Requisitos, para aplicar a una Beca de
Estudio, con la información de los documentos que tiene que
presentar.
Se recibe y revisa la documentación en base a los requisitos

establecidos en la convocatoria del o los postulantes, realizando
los siguientes pasos:
¿Cumple con los requisitos?
NO
SI
Si cumple con los requisitos: No cumple con los requisitos:

continúa el trámite en paso 10 continúa con el paso 9.
Analiza y traslada Traslada para

Si no cumple con los requisitos, informe ejecutivo aprobación de la
se les notifica al interesado, a la Dirección de participación de
jefe inmediato y director de la Recursos los postulantes,
dependencia. Humanos, para al Viceministerio
su conocimiento. del área.
Si no cumple con los requisitos,

se les notifica al interesado,
jefe inmediato y director de la
dependencia.
2

(3 DE 4)
Departamento de
Institución
Viceministro del Area Formación de Recursos
Oferente
Humanos
Recibe y analiza información para aprobar la

participación
Si no aprueba la
participación de los
postulantes, se les
notifica al interesado,
¿Aprueba la participación? jefe inmediato y
director de la
dependencia.
SI NO
Envía a la
Dirección de
Recursos
Aprueba la No aprueba la Se envía a la institución Humanos
participación, continúa participación continua oferente la información del
en paso 15 en paso 14 documentación personal a
respectiva de los quienes se les
postulantes para adjudicó la beca.
otorgar o elegir si fuera
el caso.
Se envía oficio
informando a los
directores, sobre el
personal becado.
Se notifica al interesado a través

de oficio que fue aceptado,
indicándole que debe
presentarse al Departamento de
Humanos para el seguimiento de
trámite.

PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN A BECA DE ESTUDIOS SUPERIORES, GESTIONADAS POR
LA DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
(4 DE 4)
Departamento de Formación de Recursos Humanos Becario
Se le informa al interesado que tiene que

tramitar la licencia de estudio para
propedéuticos y estudios superiores, para
ausentarse de sus labores y formar convenio
de compromiso en el Departamento de
Relaciones Laborales y que al finalizar los
estudios debe presentarse a la Dirección de Firma documento de
Recursos Humanos con la siguiente aceptación de
documentación; Cd con los contenidos del información
programa que cursó, videos, fotos y copia de relacionada del trámite
tesis o proyecto de graduación si aplica. de licencia de estudio.
Se notifica al
Departamento de
Relaciones Laborales a
través de oficio del
personal que
participará en una beca
de estudio.
Dar seguimiento del

rendimiento académico
al o los becarios con la
institución oferente.
Al finalizar los estudios, el

becario deberá presentar dentro
los cinco días hábiles siguientes
Humanos los informes
correspondientes.
FIN

4. GESTIONES ADMINISTRATIVAS DE PERSONAL
GESTIONES ADMINISTRATIVAS DE PERSONAL 04 1 de 8
MOVIMIENTO DE PERSONAL POR TOMA DE POSESIÓN Y ENTREGA DE PUESTO
Indicar los criterios y actividades a realizar para la gestión de movimientos de personal, por toma o entrega de puesto,
con el objeto de mantener actualizado el registro del personal del Ministerio de Finanzas Públicas (MINFIN), en
cumplimento de la normativa interna y leyes aplicables. Inicia: El Analista de Personal del Departamento de Gestión y
Compensaciones recibe documentación de soporte para gestionar los movimientos de personal. Finaliza: El Técnico de
Archivo del Departamento de Gestión y Compensaciones archiva el movimiento de personal en el expediente del
trabajador.
b) Lineamientos de ONSEC
c) Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo del Ministerio de Finanzas Públicas
d) Ley de la Contraloría General de Cuentas y su Reglamento
1) Los movimientos de Toma de Posesión pueden ser por:
a. Primer Ingreso
b. Reingreso
c. Ascenso
d. Traslado
e. Reinstalaciones
f. Licencia con goce y sin goce de sueldo
g. Suspensión médica según normativa
h. Suspensiones disciplinarias.
2) Los movimientos por Entrega de Puesto pueden ser por:
a. Ascenso
b. Traslado
c. Reingreso por cambio de renglón presupuestario
d. Entrega por licencia con goce y sin goce de salario
e. Suspensión médica según normativa
f. Suspensión de labores sin goce de salario
g. Entrega definitiva por renuncia, separación del cargo en periodo de prueba, remoción y destitución.
3) Los movimientos de personal que se generen por suspensión médica del Instituto Guatemalteco de Seguro
Social -IGSS- que superen los dos meses, se le informará a la ONSEC, a través del Formulario de Movimiento de
Personal para el registro en el sistema.
4) Para la aprobación del Movimiento de Personal por ONSEC, se elabora un Formulario de Movimiento de
Personal para el registro interno del Departamento de Gestión y Compensaciones y uno para el registro de
ONSEC.
5) El expediente para el registro del Departamento de Gestión y Compensaciones debe contener lo siguiente:
a. Suspensión o Alta Médica del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social I.G.S.S.
b. Formulario de Movimiento de Personal.
6) Cuando se presente suspensión médica del Instituto Guatemalteco de Seguro Social menor de dos meses, se
generará movimiento de personal únicamente para llevar el historial del trabajador en el Departamento de
7) Se generará corte de salario inmediato cuando la suspensión médica sea por accidente o maternidad y en caso
de enfermedad común a partir de los 61 días de suspensión.
8) La documentación de respaldo para la realización de los movimientos de personal de primer ingreso o
reingreso debe ser:
a. Acuerdo Ministerial de Toma de Posesión.
b. Expediente completo del trabajador según el tipo de movimiento.

9) La documentación de soporte para los movimientos de Toma de Posesión y entrega de Puesto :
Tipo de Movimiento Documento de Soporte
 Primer Ingreso,
 Traslado,
 Ascenso, Acuerdo Ministerial
 Reingreso
 Entregas definitivas
Reingreso de 022 a 011  Contrato
 Acuerdo de Rescisión de Contrato
 Reinstalación,
 Licencias con goce y sin goce de salario, Resolución
 Suspensiones disciplinarias
10) Los expedientes para gestionar los movimientos de personal de primer ingreso y reingreso ante la ONSEC
deben contener los documentos siguientes:
Movimientos por Toma de Posesión
Documento Primer Ingreso,
Reingreso y Traslado y Ascenso
Reinstalaciones
Documento de soporte de la acción, X
Fotocopia de DPI, X
Fotocopia de Carné de I.G.S.S, X
Fotocopia de RTU, X
Fotocopia de Cuenta Bancaria de CHN X
Constancia de elegibilidad, X X
Original de Colegiado Activo cuando aplique, X X
Dos formularios originales del Movimiento de
X X
Personal.
11) Los expedientes para gestionar las Entregas de Puesto deben de ser:
a. El documento de soporte
b. Original del formulario de Movimiento de Personal
12) No se hace necesario el envío de avisos de Toma de Posesión a la ONSEC para Licencias con goce de salario que
no excedan de 30 días.
13) Se deberá entregar una copia certificada del acta de toma de posesión o entrega de puesto al trabajador.

Analista de personal o
Recibe documentación de soporte para la gestión de Movimiento de Personal y
1. Recepcionista de Recursos
verifica cumplimiento de requisitos según la normativa.
Humanos
Determina si es movimiento por suspensión médica.
¿Es un Movimiento de Personal por Suspensión Médica? Analista de personal o
2. Sí: Registra la recepción del aviso de suspensión en el sistema de expedientes Recepcionista de Recursos
web y traslada al Analista de Personal. Humanos
No: Continúa en el paso No. 4
3. Recibe la suspensión y registra en el sistema de expedientes web. Analista de Personal
Confirma la información del empleado en el sistema.

¿Existe información en el sistema?
4. Analista de personal
Sí: Actualiza la información.
No: Crea el perfil del empleado.

Elabora proyecto de acta según modelo establecido y traslada a Supervisor de
Gestión.
6. Valida acta y devuelve a Analista de Personal. Supervisor de Gestión
Imprime acta en folio autorizado, firma y gestiona firma de los comparecientes

según corresponda por el tipo de Movimiento.
8. Integra el acta en el libro correspondiente. Analista de Personal
Elabora movimiento de personal, utilizando el formulario establecido por la

9. Analista de Personal
ONSEC e imprime el número de copias según la normativa.
Firma y sella los formularios de Movimiento de Personal y traslada a Supervisor
de Gestión.
11. Valida los formularios de movimiento de personal y devuelve. Supervisor de Gestión
Integra el expediente para envío a ONSEC, adjuntando movimiento de personal y

documentación según normativa.
13. Solicita el número correlativo para los formularios de Movimiento de Personal. Analista de Personal
14. Asigna número correlativo a los formularios de movimiento de personal. Asistente de Nómina
Traslada a Jefe o Subjefe de Departamento para el registro en la base de datos de

15. Asistente de Nómina
control alterno y asignar a Analista o Asistente de Nómina.
Registra movimiento en Base de Datos de Control Alterno y lo asigna al Analista o
16. Jefe o Subjefe de Departamento
Asistente de Nómina.
17. Devuelve movimiento a Asistente de Nómina para distribuir a quien corresponda. Jefe o Subjefe de Departamento
Entrega copia de formulario de movimiento de personal numerado al Asistente

de Nómina.
Entrega copia numerada del formulario de movimiento de personal al Analista o
19. Analista o Asistente de Nómina
Registra movimiento de personal en Guatenóminas y notifica por correo
electrónico al Analista de Personal que corresponda.
Verifica el registro en el sistema de Guatenóminas y traslada movimiento de
21. personal al Asistente de Personal para elaborar el conocimiento de traslado a la Analista de Personal
ONSEC, según corresponda.
Realiza revisión de datos y documentos
¿Está correcta la información?
SI: Registra información complementaria en la Base de Datos de Control Alterno
22. Asistente de Personal
para generar conocimiento.
NO: Regresa el movimiento a Analista de Personal para corrección y posterior
devolución.
Genera conocimiento en la Base de Datos de Control Alterno, firma y traslada
23. Asistente de Personal
para firma de visto bueno del Supervisor de Gestión.
Revisa movimiento de personal y documentación de respaldo y coordina el envío
24. Supervisor de Gestión
a la ONSEC.
Analiza, resuelve el movimiento de personal y devuelve al Ministerio de Finanzas
25. ONSEC
Públicas.
Archiva el formulario de Movimiento de Personal aprobado por ONSEC en
26. Analista de Archivo
expediente del trabajador.
Diagrama de Flujo
PROCEDIMIENTO DE MOVIMIENTO DE PERSONAL POR TOMA DE

POSESIÓN Y ENTREGA DE PUESTO
(1 DE 4)
Analista de personal o
Recepcionista de Recursos Analista de Personal
Humanos
Inicio
Recibe documentación de
soporte para la gestión de
5
Movimiento de Personal y
verifica cumplimiento de
requisitos según la normativa.
Determina si es movimiento
por suspensión médica.
¿Es un movimiento de
Personal por Suspensión Recibe la suspensión y registra
Médica? en el sistema de expedientes
web
NO
SI
Registra la
recepción del aviso
de suspensión en el
Continúa en el
sistema de Confirma la información del
paso No. 4.
expedientes web y empleado en el sistema.
traslada al Analista
de Personal.
¿Existe información en
el sistema?
Actualiza la Crea el perfil

información del empleado

PROCEDIMIENTO DE MOVIMIENTO DE PERSONAL POR TOMA DE POSESIÓN Y
ENTREGA DE PUESTO
(2 DE 4)
Analista de Personal Supervisor de Gestión
Elabora proyecto de acta según

Valida acta y devuelve a Analista
modelo establecido y traslada a
de Personal
Supervisor de Gestión.
Imprime acta en folio autorizado,

firma y gestiona firma de los
comparecientes según
corresponda por el tipo de
Movimiento.
Integra el acta en el libro

correspondiente
Elabora movimiento de personal,

utilizando el formulario
establecido por la ONSEC e
imprime el número de copias
según la normativa.
Firma y sella los formularios de Valida los formularios de

Movimiento de Personal y movimiento de personal y
traslada a Supervisor de Gestión. devuelve.
Integra el expediente para envío

a ONSEC, adjuntando
movimiento de personal y
documentación según normativa.

PROCEDIMIENTO DE MOVIMIENTO DE PERSONAL POR TOMA DE POSESIÓN Y ENTREGA DE PUESTO
(3 DE 4)
Jefe o Subjefe de Analista o Asistente

Analista de Personal Asistente de Nómina Analista de Nómina
Departamento de Nómina
Solicita el número Asigna número

correlativo para correlativo a los
los formularios formularios de
de Movimiento movimiento de
de Personal personal.
Traslada a Jefe o
Subjefe de Registra
Departamento para movimiento en Base
el registro en la de Datos de Control
base de datos de Alterno y lo asigna
control alterno y al Analista o
asignar a Analista o Asistente de
Nómina.
Entrega copia de Devuelve

formulario de movimiento a
movimiento de Asistente de
personal numerado Nómina para
al Asistente de distribuir a quien
Nómina. corresponda.
Entrega copia Registra movimiento

numerada del de personal en
formulario de GUATENÓMINAS y
Verifica el registro movimiento de notifica por correo
en el sistema de personal al Analista electrónico al
GUATENÓMINAS y o Asistente de Analista de Personal
traslada movimiento Nómina. que corresponda.
de personal al
Asistente de
Personal para
elaborar el
Conocimiento de
traslado a la ONSEC,
según corresponda.

PROCEDIMIENTO DE MOVIMIENTO DE PERSONAL POR TOMA DE POSESIÓN Y ENTREGA DE PUESTO
(4 DE 4)
Asistente de Personal Supervisión de Gestión ONSEC Analista de Archivo
Realiza revisión de
datos y
documentos.
¿Está correcta la
información?
NO SI
Registra
Regresa el información
movimiento a complementa
Analista de ria en la Base
Personal para de Datos de
corrección y Control
posterior Alterno para
devolución. generar
conocimiento.
Genera
conocimiento en la Archiva el
Base de Datos de Revisa movimiento Analiza, resuelve el formulario de
Control Alterno, de personal y movimiento de Movimiento de
firma y traslada documentación de personal y devuelve Personal aprobado
para firma de visto respaldo y coordina al Ministerio de por ONSEC en
bueno del el envío a la ONSEC. Finanzas Públicas. expediente del
Supervisor de trabajador.
Gestión.
Fin

EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
Definir los criterios y actividades necesarias para gestionar certificaciones de documentos de Gestiones de Personal, con
el objetivo de atender los requerimientos a nivel interno y externo en el marco de la normativa aplicable. Inicia: El
interesado presenta solicitud de certificación de documentos. Finaliza: El Técnico de Archivo, archiva documentación.
b) Lineamientos de ONSEC
c) Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo del Ministerio de Finanzas Públicas
d) Ley de la Contraloría General de Cuentas y su Reglamento
1) Las certificaciones de actas de nombramiento de personal, tomas de posesión, ascenso, reinstalación,
reingreso, renuncia, destitución o remoción de cargo, deben enviarse a la Contraloría General de Cuentas, en 5
días hábiles máximo a partir de la fecha efectiva de la acción, adjuntando oficio y cuadro de traslado
debidamente foliado. Para la elaboración del cuadro de traslado se deberá contar con la información siguiente:
Documento de soporte de la acción, Fotocopia de DPI y descripción de funciones principales del puesto
(mínimo tres)
2) Para las actas que no se ubiquen en los libros deben elaborarse dos certificaciones, una para el solicitante y otra
para incorporar en el expediente personal.
3) Las certificaciones de actas por los diferentes motivos, se oficializarán con firma y sello de la Autoridad
Administrativa Superior de la Dirección de Recursos Humanos.
4) La solicitud de certificación de acta puede realizarse por medio de INTRANET o en recepción de la Dirección de
Recursos Humanos.
5) De cada certificación se deben de generar dos originales una para el trabajador y otra para el expediente de
personal.
Solicita certificación de documento, por el medio establecido por la Dirección de

1. El interesado
Recursos Humanos.
Recibe solicitud, elabora certificación de documento y traslada a Supervisor de
Gestión.
Revisa y valida certificación de documento y traslada a Autoridad Superior de la
4. Firma documento de certificación y devuelve a Analista de Personal.
Superior de Recursos Humanos
Recibe certificación de documento e identifica procedencia.
¿Es una certificación de acción de personal para la Contraloría General de
5. Cuentas? Analista de Personal
Sí: Conforma expediente según normativa establecida y continúa procedimiento
No: Continúa procedimiento en el paso 9.
Ingresa cuadro para traslado a la Contraloría General de Cuentas en la carpeta
compartida y traslada el expediente a Supervisor de Gestión.
7. Firma el expediente y traslada al Asistente de Personal. Supervisor de Gestión
Integra información de los Analistas de personal en el medio establecido, envía a

8. la Contraloría General de Cuentas, traslada copia al Técnico de Archivo y finaliza Asistente de Personal
en el paso 11.

Recepcionista de Recursos
9. Entrega certificación de acta al solicitante.
Humanos
Registra en INTRANET la entrega al trabajador, finaliza la operación y traslada Recepcionista de Recursos
10.
copia de recibido a Técnico de Archivo. Humanos
11. Archiva documentación. Técnico de Archivo

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

(1 DE 2)
Autoridad
Supervisor de Administrativa
El Interesado Analista de Personal
Gestión Superior de Recursos
Humanos
Inicio
Revisa y valida
certificación de
Recibe solicitud, elabora Firma documento
documento y
certificación de de certificación y
documento y traslada a devuelve a Analista
Superior dela
Supervisor de Gestión. de Personal.
Dirección de
Solicita certificación de Recursos Humanos.
documento, por el medio
establecido por la
Humanos. Recibe certificación de
documento e identifica
procedencia.
¿Es una certificación de

acción de personal para
la Contraloría General de
Cuentas?
NO
SI
Conforma
expediente según
Continua normativa
procedimie establecida.
nto.
Ingresa cuadro de
traslado a al
Contraloría General
de Cuentas en la
carpeta compartida
y traslada el
expediente a
1 Supervisor de
Gestión.

PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
(2 DE 2)
Supervisor de Recepcionista de
Analista Personal Asistente de Personal
Gestión Recursos Humanos
Ingresa cuadro Integra información Entrega certificación de acta

para traslado a la de los analistas de alsolicitante
Contraloría General Firma el personal en el medio
de Cuentas en la expediente y establecido, envía a
carpeta compartida traslada al la Contraloría
y traslada el Asistente de General de Cuentas,
expediente a Personal Traslada copia al
Supervisor de Técnico de Archivo y
Gestión. finaliza en el paso 11.
Registra en INTRANET la
entrega al trabajador, finaliza
la operación y traslada copia
de recibido a Técnico de
3 Archivo
3
FIN

GESTIÓN DE LICENCIAS
Describir los criterios y actividades necesarias para la gestión y emisión de licencia con goce o sin goce de sueldo, en el
marco de la normativa legal aplicable. Inicia: El trabajador presenta solicitud de licencia. Finaliza: El Asistente de
Personal envía copia del documento recibido para archivo en el expediente del trabajador.
b) Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo del Ministerio de Finanzas Públicas
c) Código de Trabajo
d) Resolución Ministerial 51-2009
e) Oficio RV-2013-0437 emitido por la ONSEC
1) Toda solicitud debe ser firmada por el trabajador requirente, Jefe del Departamento, Director y/o Subdirector
de la Dependencia a donde pertenece funcionalmente.
2) No se autorizarán licencias cuando el trabajador esté de vacaciones y/o suspendido por cualquier motivo.
3) Las licencias con goce de salario o sin goce de salario de hasta treinta días hábiles se autorizarán por medio de
resolución emitida por la Dirección de Recursos Humanos.
4) Las licencias con goce de salario o sin goce de salario, mayores de treinta días deberán ser aprobadas por
Resolución Ministerial.
5) Para gestionar licencias con goce de salario el trabajador debe presentar los documentos de soporte siguientes:
TIPO DE LICENCIA DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE
FAMILIARES
Inscripción o certificación de nacimiento emitida por el Registro Nacional
1. Nacimiento de hijos
de las Personas (RENAP).
 Constancia médica indicando el nombre del paciente, diagnóstico y
tratamiento, nombre, firma, sello y número de colegiado del médico
2. Accidente, cirugía, enfermedades graves de: tratante.
padres, cónyuge o conviviente, hijos, hermanos  Para accidentes: constancia de asistencia del seguro de vehículo o
y abuelos del trabajador declaración jurada, acta de arresto domiciliario, finiquito extendido por
abogado y notario o constancia de suspensión por accidente emitida
por el IGSS.
Copia del acta de matrimonio extendida por abogado y notario o
certificación de acta de matrimonio emitida por el Alcalde Municipal,
3. Matrimonio civil o religioso
Consejal o Ministro de cualquier culto que esté facultado para autorizar
matrimonios.
4. Fallecimiento de familiar: Padre, madre,
Inscripción o constancia de defunción emitida por el Registro Nacional de
cónyuge o conviviente, hijos, hermanos,
las Personas (RENAP).
suegros y nietos del trabajador
FORMACIÓN ACADÉMICA
1. Licencias de maestrías y doctorados para
Constancia extendida por la universidad
sustentar examen final
Para primera solicitud debe presentar copias de la boleta de pago y
2. Licencias para retirase media hora antes del
asignación de cursos, si es de reingreso copias de constancia de cursos
horario establecido por estudios
aprobados, boleta de pago y asignación de cursos.
3. Licencias de dos días hábiles para realizar
Constancia extendida por la universidad o documento que indique la
trámites administrativos previos al acto de
fecha del acto de graduación.
graduación a nivel universitario
4. Licencias académicas de examen general Constancia extendida por la universidad o documento que indique la
privado fecha del examen general privado.
SINDICALES
Constancia extendida por el centro educativo, invitación u otro
1. Formación o capacitación sindical
documento que justifique la ausencia.
Aviso ante la Inspección General de Trabajo que indique que forma parte
2. Motivos sindicales del Comité Ejecutivo, Consejo Consultivo o Comité de Honor, Justicia y
Fiscalización.
6) Para acreditar la calidad de conviviente, el trabajador debe presentar a la Dirección de Recursos Humanos
declaración jurada autorizada por notario.
7) Las solicitudes de licencia por estudios, formación, capacitación, cirugía o tratamiento médico programado,
formación sindical, citación judicial o administrativa, deberán presentarse a la Dirección de Recursos, en un
plazo mínimo de cinco días hábiles previos al goce de la licencia, adjuntando la documentación de soporte,
siempre y cuando se cuente con ella al momento de la solicitud.
8) El trabajador podrá gozar la licencia solicitada siempre que la misma le haya sido previamente autorizada, salvo
casos de nacimiento de hijo, fallecimiento, accidente o enfermedad grave, o cirugía de emergencia, para lo cual
deberá entregar la solicitud y documentación de soporte a la Dirección de Recursos Humanos en un plazo no
mayor de tres días hábiles posteriores a reincorporarse a sus labores.

Presenta solicitud de licencia y documentación de soporte a la Dirección de
1. Recursos Humanos con la autorización correspondiente, según normativa Trabajador
establecida.
2. Recibe e ingresa la solicitud al sistema y la traslada al Analista de Personal.
Humanos
Analiza si la licencia solicitada se enmarca en lo establecido en la normativa
aplicable y determina la procedencia de la misma.
3. ¿Es procedente la licencia? Analista de Personal
Sí: Continúa en paso No. 4
No: Continúa en paso No. 7.
Determina el tipo de licencia
¿Es de tipo familiar?
Sí: Verifica que los familiares del trabajador estén registrados en el sistema.
No: Continúa en paso No. 6.
Determina si los familiares están registrados.
¿Están registrados?
Sí: Continúa procedimiento.
No: actualiza los datos del trabajador.
Analiza los documentos de soporte de la solicitud y determina si cumple con lo
establecido.
¿Cumple con lo establecido?
Sí: Continúa procedimiento.
No: Solicita completar o modificar documentación de respaldo y regresa a paso
No. 1.
Elabora documento de autorización o denegatoria de licencia, según los formatos
establecidos y traslada al Supervisor de Gestión.
Valida documento de aprobación o denegatoria de licencia y traslada a la
Autoridad Superior de la Dirección de Recursos Humanos.
Autoriza documento de aprobación o denegatoria de Licencia y traslada al Autoridad Superior Dirección
9.
Analista de Personal. Recursos Humanos
Recibe documento y determina si es una licencia por un periodo mayor de 30
días.
¿Es una licencia por un periodo mayor de 30 días?
Sí: Traslada documento de aprobación con documentación de respaldo al
Vicedespacho de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas.
No: Continua en el paso No. 12.
Autoriza o deniega la licencia y devuelve expediente a Dirección de Recursos Viceministro de Administración
11.
Humanos. Interna y Desarrollo de Sistemas
12. Registra licencia en sistema de control establecido. Analista de Personal

Coordina la entrega del documento de autorización o denegatoria de la licencia
al trabajador.
Determina si la licencia aprobada es por un periodo mayor de 30 días.
¿Es un periodo mayor de 30 días?
Sí: Inicia procedimiento para la entrega de puesto.
No: Traslada documento al Asistente de Personal.
15. Envía copia del documento recibido para archivo en el expediente del trabajador. Asistente de Personal

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE LICENCIAS

(1 DE 4)
Recepcionista de
Trabajador Analista Personal
Recursos Humanos
Inicio
Presenta solicitud de
licencia y Analiza si la licencia se
documentación de enmarca en lo
Recibe e ingresa la
soporte a la Dirección establecido en la
solicitud al sistema y la
de Recursos Humanos normativa aplicable y
traslada al Analista de
con la autorización determina la
Personal.
correspondiente, procedencia de la
según normativa misma.
establecida.
4 ¿Es procedente la licencia?
NO
Continua en
SI paso numero
7
Determina el tipo de licencia.
¿Es de tipo familiar?

Sí:
NO
Continúa en paso No. 6,

Verifica que los familiares analiza documentos de
del trabajador estén soporte dela solicitud y
registrados en el sistema. determina si cumple
con lo establecido
3 2

(2 DE 4)
Analista de Personal
Determina si los familiares del trabajador

están registrados.
¿Están registrados?
NO
Actualiza los
datos del
trabajador
SI
Analiza los documentos de soporte de la

solicitud y determina si cumple con lo 2
establecido
¿Cumple con lo
establecido?
SI NO
Solicita completar o
modificar
Continúa
documentación de
procedimiento.
respaldo y regresa a
paso No. 1.
4
5

(3 DE 4)
Autoridad Superior de Viceministro de

Supervisor de Gestión la Dirección de Administración Interna
Recursos Humanos y Desarrollo de Sistemas
Elabora documento de Valida documento de

autorización o aprobación o Autoriza documento
denegatoria de denegatoria de de aprobación o
licencia, según los licencia y traslada a la denegatoria de
formatos establecidos Autoridad Superior de Licencia y traslada al
y traslada al Supervisor la Dirección de Analista de Personal
de Gestión. Recursos Humanos.
Recibe documento y
determina si es una
licencia por un periodo
mayor de 30 días.
¿Es una licencia por

un periodo mayor de
30 días?
SI
Traslada
documento de
aprobación con
documentación
Autoriza o deniega la
NO de respaldo al
licencia y devuelve
Vicedespacho
expediente a Dirección
de
Administración
Interna y
Desarrollo de
Sistemas.
Registra licencia en sistema 6

de control establecido.

(4 DE 4)
Analista de Personal Asistente de Personal
Coordina la entrega del

documento de autorización o
denegatoria de la licencia al
trabajador.
Traslada documento al
Asistente de Personal
Envía copia del documento

recibido para archivo en el
expediente del trabajador.
Fin

GESTIÓN DE PERMISOS
Indicar los criterios y actividades a seguir para la gestión de permisos de los trabajadores del Ministerio de Finanzas
Públicas, así como la generación de reporte de marcajes, con el objeto de garantizar el cumplimiento de la normativa
interna aplicable. Inicia: El trabajador solicita permiso a jefe inmediato para ausentarse de sus labores. Finaliza: El
Analista de Personal archiva constancia de envío de reporte de marcaje.
a) Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo del Ministerio de Finanzas Públicas vigente

b) Ley del Servicio Civil y su Reglamento
1) La entrega de las solicitudes de permiso de los trabajadores ya aprobadas se realizará los días lunes en la
Dirección de Recursos Humanos y serán válidas para su registro únicamente si corresponden a la semana
anterior.
2) Las solicitudes deben ser autorizadas por el Jefe Inmediato y visto bueno de Director o Sub Director y/o Jefe del
Departamento Servicios Administrativos Internos y en ausencia de ellos Autoridad delegada en funciones.
3) La Dirección de Recursos Humanos deberá enviar un informe mensual sobre las inconsistencias de los marcajes
de ingreso, egreso de labores, así como horarios de almuerzo de los trabajadores a las respectivas
Dependencias.

Solicita permiso a Jefe inmediato para ausentarse de sus labores, utilizando el
1. Trabajador
formato establecido.
Analiza justificación de la solicitud de permiso.
¿Autoriza el permiso?
2. Jefe Inmediato
Sí: Autoriza permiso y traslada al Director, Subdirector o Autoridad delegada.
No: Rechaza solicitud y finaliza procedimiento.
Recibe solicitud de permiso.
Director, Subdirector y/o Jefe del
3. Sí: Autoriza permiso y traslada a persona designada para el envío a la Dirección
Administrativos Internos o
Autoridad Delegada
No: Rechaza solicitud y devuelve a jefe inmediato para informar al trabajador.
Persona designada en cada
4. Consolida permisos de la semana.
Dependencia
Recibe oficio, listado y permisos, registra en el sistema correspondiente y Persona designada en cada
5.
traslada a Analista de Personal.. Dependencia
Recibe las solicitudes, registra en el sistema correspondiente y traslada a Analista Recepcionista de Recursos
6.
de Personal. Humanos
7. Ingresa el permiso al sistema de marcaje o en el sistema establecido. Analista de Personal
Archiva los permisos por Dependencia.

Genera mensualmente el reporte de marcaje en el sistema, revisa y analiza la

información y elabora informe mensual que remite en los primeros diez días
hábiles, a la Autoridad Administrativa Superior de cada Dependencia para las
10. Archiva constancia de envío del reporte de marcaje. Analista de Personal

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE PERMISOS

(1 DE 2)
Director, Subdirector y/o

Trabajador Jefe Inmediato Servicios Administrativos
Internos o Autoridad
Delegada
Inicio
Solicita permiso Analiza justificación de la 1

a Jefe inmediato solicitud de permiso
para ausentarse
de sus laborales,
utilizando el
formato
establecido.
No:
Sí:
Autoriza
permiso y Recibe solicitud de permiso.
Rechaza traslada al
solicitud y Director,
finaliza Subdirector o
procedimiento. Autoridad
delegada.
¿Autoriza el
permiso?
Sí: No:
Autoriza
permiso y Rechaza
traslada a solicitud y
persona devuelve a
designada jefe
para el envío inmediato
a la Dirección para informar
de Recursos al trabajador.
Humanos
2 1

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE PERMISOS
(2 DE 2)
Persona designada en Recepcionista de

cada Dependencia Recursos Humanos
Consolida permisos de la
semana
Recibe oficio, listado y Recibe las solicitudes,

permisos, registra en el registra en el sistema Ingresa el permiso al
sistema correspondiente correspondiente y sistema de marcaje o en
y traslada a Analista de traslada a Analista de el sistema establecido.
Personal. Personal.
Archiva los permisos por

Dependencia.
Genera mensualmente el
reportaje de marcaje en el
sistema, revisa y analiza la
información y elabora
informe mensual que
remite en los primeros diez
días hábiles, a la Autoridad
Administrativa Superior de
cada Dependencia para las
Archiva constancia de
envío del reportaje de
marcaje.
Fin

GESTIÓN DE VACACIONES
Definir los criterios y actividades necesarias para gestionar las solicitudes de vacaciones del personal del Ministerio de
Finanzas Públicas, en el marco de la normativa legal aplicable. Inicia: El trabajador ingresa solicitud de vacaciones.
Finaliza: El Técnico de Archivo archiva la constancia de vacaciones.
c) Normas de Contraloría General de Cuentas
1) La solicitud de vacaciones debe de realizarse por anticipado en un plazo mínimo de dos días hábiles. Si se trata
de un caso de emergencia, la solicitud puede realizarse en un periodo no mayor a dos días hábiles posteriores
al goce de las vacaciones o durante la emergencia a través de terceros autorizados, siendo este mismo quien
deberá imprimir la constancia de vacaciones al finalizar el período solicitado o presentarse a la Dirección de
Recursos Humanos para solicitar la impresión.
2) El trabajador debe entregar la constancia de vacaciones a la Dirección de Recursos Humanos en un plazo no
mayor de tres días hábiles después de incorporarse a sus actividades laborales, para computar la cuenta
corriente de vacaciones.
3) Por incumplimiento en el plazo de la entrega de la constancia de vacaciones, se deshabilitará el acceso del
trabajador en el sistema de Recursos Humanos en forma temporal, hasta normalizar su situación.
4) La acreditación de días de vacaciones a cuenta corriente se registrará por motivo de suspensión médica, por
necesidades en el servicio debidamente justificadas, por nivelación de traslado funcional a las Dependencias que
tengan derecho a un mayor tiempo de vacaciones y por nivelación de tiempo de servicio laborado en otras
Instituciones del Estado.
5) El crédito o débito de cuenta corriente de vacaciones se registrará únicamente por requerimiento del interesado
a través de oficio de una nota de solicitud que debe contar con el visto bueno del Jefe Inmediato y Autoridad
Administrativa Superior de la Dependencia y ser dirigido a la Dirección de Recursos Humanos.
6) Las Dependencias deberán trasladar a la dirección de Recursos Humanos la planificación anual de vacaciones de
su personal en el mes Febrero de cada año.
7) La Autoridad Superior de las Dependencias tendrá un plazo no mayor de tres días hábiles, a partir de recibida la
solicitud, para rechazarla en el sistema de Recursos Humanos.
1. Ingresa solicitud de vacaciones en el sistema y traslada al Jefe inmediato. Trabajador
Recibe la solicitud y determina la factibilidad de la autorización.

¿Es procedente la solicitud?
2. Jefe Inmediato de Trabajador
Sí: aprueba en el sistema y traslada a la Autoridad Superior de la Dependencia.
No: rechaza en sistema e informa al trabajador.
Recibe la solicitud y determina la factibilidad de la autorización.
¿Aprueba la solicitud?
3. Superior de la Dependencia
Sí: aprueba en el sistema y traslada al Analista de Personal.
No: rechaza en sistema.
Verifica si necesita ajuste el periodo de vacaciones solicitado.
¿Necesita ajuste?
4. Sí: ajusta o rechaza solicitud en el sistema según normativa. Analista de Personal
No: valida la información registrada en el sistema y traslada para aprobación al

Verifica si necesita ajuste el periodo de vacaciones solicitado.
¿Necesita ajuste?
Si: regresa la solicitud para revisión del Analista de Personal, según normativa.
No: Aprueba la solicitud registrada en el sistema.
Imprime constancia de vacaciones, firma y traslada a la Recepcionista de
6. Trabajador
Recursos Humanos, según normativa.
7. Traslada constancia de vacaciones al Analista de Personal.
Humanos
8. Registra la constancia en el sistema y traslada al Técnico de Archivo. Analista de Personal
9. Archiva constancia en sistema y en el expediente del trabajador. Técnico de Archivo

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE VACACIONES
(1 DE 2)
Autoridad
Jefe Inmediato de
Trabajador Administrativa Superior Analista de Personal
Trabajador
de la Dependencia
Inicio
Ingresa solicitud de Recibe la solicitud y

vacaciones en el determina la
sistema y traslada al factibilidad de la
Jefe Inmediato. autorización.
¿Es procedente la
solicitud?
NO
Sí:
Aprueba en el
Rechaza en sistema y
Recibe la solicitud y
sistema e traslada a la
determina la factibilidad
informa al Autoridad
de la autorización.
trabajador. Superior de la
Dependencia
¿Aprueba la
solicitud?
NO
SI
Aprueba en
el sistema y
Rechaza en
traslada el
sistema.
Analista de
Personal
Verifica si necesita
ajuste el periodo de
vacaciones solicitado.

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE VACACIONES
(2 DE 2)
Recepcionista de
Analista de Personal Trabajador Técnico de Archivo
Recursos Humanos
¿Necesita ajuste?
SI
NO
Valida la
Ajusta o información
rechaza registrada en
solicitud en el sistema y
el sistema traslada para
según aprobación al
normativa. supervisor de
gestión.
Verifica si necesita
ajuste el periodo de
vacaciones solicitado. Imprime constancia de
vacaciones, firma y
Traslada constancia de
traslada a la
vacaciones al Analista
Recepcionista de
de Personal.
Recursos Humanos,
según normativa.
¿Necesita ajuste?
Si: No:
Regresa la
solicitud para
Aprueba la
revisión del
solicitud Archiva constancia
analista de
registrada en en sistema y en el
Personal,
el sistema. expediente del
según
normativa. trabajador.
Registra la
constancia en el
sistema y traslada al
Técnico de Archivo. Fin

ADMINISTRACIÓN DE TIEMPO EXTRAORDINARIO
Establecer los criterios y actividades necesarias para la planificación, ejecución y gestión de pago en concepto de tiempo
extraordinario, en el marco de la normativa aplicable. Inicia: El Jefe de Departamento de la Dependencia registra la
programación de tiempo extraordinario en el Módulo de Gestión de Tiempo Extraordinario. Finaliza: El Analista y/o
Asistente de Nómina liquida nómina de tiempo extraordinario.
b. Ley del Servicio Civil y su Reglamento
c. Ley Orgánica del Presupuesto
d. Código de Trabajo
e. Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas
f. Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo del Ministerio de Finanzas Públicas vigente
g. Manual de Funciones de la Dirección de Recursos Humanos
1) La jornada ordinaria de trabajo para los servidores públicos no podrá ser menor de cuarenta (40) horas, ni
exceder en ningún caso de cuarenta y cuatro (44) horas semanales, por lo que todo trabajo autorizado y
efectivamente realizado fuera de la jornada ordinaria, constituye jornada extraordinaria y debe ser remunerada
como tal, al igual que el tiempo laborado durante los días de descanso, festivos, asuetos o permisos autorizados
por autoridad competente.
2) La autorización para laborar tiempo extraordinario procede únicamente por necesidades en el servicio derivadas
de actividades eventuales, proyectos, actividades específicas o circunstancias de naturaleza excepcional, con
carácter urgente y a lo dispuesto en el artículo 26 del Decreto número 101-97 del Congreso de la República de
Guatemala, Ley Orgánica del Presupuesto.
3) El tiempo laborado para subsanar errores, negligencia o ausencia injustificada, no será reconocido como tiempo
extraordinario, tampoco se reconocerá al personal que se encuentre designado en comisión oficial y le sea
asignado el pago de viáticos; así como, a personal que se encuentre de vacaciones.
4) El tiempo extraordinario debe emplearse para la ejecución de las actividades para las cuales fue autorizado,
extremo que será verificado por los jefes inmediatos mediante una efectiva supervisión.
5) El pago por tiempo extraordinario puede hacerse únicamente al personal nombrado bajo el renglón
presupuestario 011 “Personal permanente”, contratado bajo el renglón 022 “personal por contrato” y 021
“Personal supernumerario”, cuyo sueldo nominal de este último sea igual o inferior a Q.17,354.00, sin incluir los
Q.250.00 del Bono Acuerdo Gubernativo 66-2000; excepcionalmente y por actividades estrictamente necesarias
en el servicio, podrá autorizarse tiempo extraordinario al personal contratado bajo el renglón presupuestario
021 "Personal supernumerario" cuyo sueldo supere los Q.17,354.00, siempre que la Autoridad Administrativa
Superior de la Dependencia donde surja la necesidad lo autorice. En todo caso, dichos empleados deben ser
debidamente autorizados y supervisados para laborar tiempo extraordinario, por los jefes de Departamento,
Subdirectores y Directores, siendo solidariamente responsables con aquellos, de la autorización innecesaria y/o
del uso distinto que se haga del mismo.
6) Por las características propias de sus funciones, es improcedente el pago de salario por tiempo extraordinario a
los ocupantes de los siguientes puestos:
a. Ministro
b. Viceministros
c. Directores y Subdirectores
d. Tesorero y Subtesorero Nacional
e. Secretario General
f. Jefes y Subjefes de Departamento
g. Asesores del Despacho Ministerial y Viceministerial
h. Personal de Seguridad Operativa
Excepcionalmente, y por necesidades en el servicio podrá pagarse tiempo extraordinario a los Jefes y Subjefes
de Departamento, siempre que la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia lo autorice.
7) El tiempo extraordinario será reconocido como tal, siempre que se trate de una hora continua de trabajo, como
mínimo; para su cómputo, después de la primera hora deberán totalizarse las horas y minutos efectivamente
laborados y enmarcados en lo autorizado, debiendo convertir los minutos en horas y/o fracción de hora según
corresponda, a efecto de establecer la cifra decimal que servirá de base para la elaboración de la nómina de
pago.
8) El tiempo extraordinario autorizado por empleado, no debe exceder de dos (2) horas diarias en días hábiles ni de
cuatro (4) horas diarias en días inhábiles, es decir, días de descanso, festivo, asueto o permiso autorizado por
autoridad competente, no debiendo exceder de setenta y dos (72) hora al mes.
Excepcionalmente, y por necesidades en el servicio de carácter estrictamente temporal y urgente, podrá

autorizarse tiempo extraordinario adicional hasta un máximo de cuatro (4) horas diarias en días hábiles y de
ocho (8) horas diarias en días inhábiles, sin exceder de ciento cuarenta y cuatro (144) horas al mes, siempre que
sea autorizado por la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia o Autoridad Superior según
corresponda.
9) Las Autoridades Administrativas de cada Dependencia deberán de planificar el tiempo extraordinario de acuerdo
con las necesidades Institucionales y disponibilidad presupuestaria; asimismo elaborar su programación
financiera mensual para poder cubrir este gasto.
10) La programación mensual del tiempo extraordinario será autorizada por la Autoridad Administrativa Superior de
cada Dependencia, dentro de los primeros quince (15) días calendario del mes anterior a su ejecución. El tiempo
extraordinario no programado que derivó de circunstancias imprevistas de carácter urgente de un mes anterior
y del mes actual, será gestionado como una programación eventual, para estos casos se considerará su pago en
la nómina del mes actual o en la de los meses siguientes, según la disponibilidad presupuestaria y financiera. Las
reprogramaciones serán autorizadas por la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia, pudiendo
reprogramar únicamente: empleados designados, horarios, cantidad de horas y fechas, sin sobrepasar el monto
originalmente programado y autorizado.
11) Las actividades genéricas que surjan y que no fueron consideradas en el Módulo de Gestión de Tiempo
Extraordinario, se deberá solicitar su incorporación al catálogo, a través de un oficio dirigido a la Dirección de
Recursos Humanos, para su análisis y creación, si procede.
12) La programación de actividades de tiempo extraordinario podrá realizarse con las opciones: a) de ejecución
detallada y b) sin ejecución detallada.
Para las actividades que se programen con la opción de “ejecución detallada” el módulo de Gestión de Tiempo
Extraordinario validará que todos los empleados incluidos en dicha programación deben realizar una solicitud
por cada día que necesiten laborar tiempo extraordinario, según los parámetros y el formato establecido en el
Módulo de Gestión de Tiempo Extraordinario.
Para la programación de actividades “sin ejecución detallada”, el Módulo de Gestión de Tiempo Extraordinario,
validará de forma automática en el pago para cada empleado: las fechas, cantidad de horas y horarios
establecidos desde la programación. Esta modalidad de programación podrá incluir las siguientes actividades:
seguridad ejecutiva, conducción de vehículos, ascensoristas y otras actividades que no ameriten ejecución
detallada.
13) El personal autorizado para laborar tiempo extraordinario, debe registrar el ingreso y egreso de sus labores,
exclusivamente en el sistema de marcaje autorizado por la Dirección de Recursos Humanos. El personal que por
causas de fuerza mayor, esté imposibilitado de registrar su jornada laboral en el sistema de marcaje establecido,
deberá registrarla en los medios alternos autorizados por la Dirección de Recursos Humanos, con la debida
justificación. El pago de tiempo extraordinario será reconocido siempre y cuando cumpla con lo regulado en la
presente normativa.
14) La Dirección de Recursos Humanos en coordinación con la Dirección de Tecnologías de la Información,
administrará los usuarios y perfiles del Módulo de Gestión de Tiempo Extraordinario, quedando bajo su
responsabilidad la definición de los lineamientos para la creación, modificación e inactivación de usuarios y
perfiles; así mismo, diseñará y autorizará los formatos a utilizar.
15) Gestión de Pago de Tiempo Extraordinario. En este proceso, la persona designada en cada Dependencia deberá
realizar la consolidación de fechas y marcajes de tiempo extraordinario laborados por aquellos empleados que
realizaron los mismos en medios alternos autorizados y gestionar ante la Dirección de Recursos Humanos, la
carga en el Módulo de Gestión de Tiempo Extraordinario dentro de los primeros cuatro (4) días hábiles del mes
siguiente en que se laboró tiempo extraordinario.
16) La persona designada en cada Dependencia, deberá generar del Módulo de Gestión de Tiempo Extraordinario el
reporte que respalda las actividades realizadas, fechas y horas efectivamente laboradas de cada empleado y
solicitarles su firma a más tardar en los primeros cuatro (4) días hábiles del mes siguiente en que se laboró

tiempo extraordinario, dicho reporte servirá de soporte para el pago de la nómina correspondiente.
17) El pago de tiempo extraordinario se realizará dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al mes en que fue
laborado, para lo cual las Dependencias deberán aprobar su Gestión de Pago en los primeros diez (10) días
hábiles del mes siguiente en que se laboró el mismo.
Cada Dependencia es responsable de la aprobación del CUR y de realizar la solicitud de pago correspondiente.
18) El tiempo extraordinario será reportado y pagado con cargo al presupuesto de la Dependencia donde el
trabajador se encuentre ubicado funcionalmente o donde se le haya programado realizar las actividades.
19) El pago por tiempo extraordinario será calculado de conformidad al artículo 121 del Decreto número 1441,
“Código de Trabajo”, por la Dirección de Recursos Humanos conforme a las cargas realizadas por las distintas
Dependencias, a la cual se aplicará los descuentos establecidos en la Ley; para el efecto, utilizará el Sistema de
Nómina y Registro de Personal, o el que en el futuro corresponda, aplicándolo de la forma siguiente:
1 2 3 4 5 6 7
VALOR POR HORAS
SUELDO NOMINAL I.G.S.S. I.S.R. LÍQUIDO
HORA LABORADAS
Salario Base,
Complemento Total de horas Columna 4
Columna 4
Personal al Columna 1 tabuladas y Columna 2 por Columna 4 menos
menos
Salario y Bonos por 0.00625 enmarcadas en columna 3 por 0.03 columna 5 por
columna 5 y 6
(excepto el lo autorizado 0.05
bono 66-200)
20) El pago por tiempo extraordinario se hará con cargo a los renglones presupuestarios 041 “Servicios
extraordinarios de personal permanente” y 042 “Servicios extraordinarios de personal temporal”. Si en el futuro
por consideraciones de carácter técnico o de políticas presupuestarias, tales renglones presupuestarios cambian
de denominación, sus equivalentes absorberán el carácter cualitativo de las presentes disposiciones.
21) La Dirección de Recursos Humanos es responsable de la liquidación de la nómina en el Sistema de Nómina y
Registro de Personal o en el sistema que corresponda.
22) El reintegro de los montos pagados en exceso por este concepto, será gestionado por la Dirección de Recursos
Humanos.
23) Los casos no previstos serán resueltos, en su orden por la Dirección de Recursos Humanos, el Vice Despacho de
Administración Interna y Desarrollo de Sistemas o el Despacho Ministerial.

Registra la programación de tiempo extraordinario en el Módulo de Gestión de
Jefe de Departamento de la
1. Tiempo Extraordinario y envía al Asistente de Presupuesto o persona designada
Dependencia
para la revisión presupuestaria y solicitar aprobación respectiva.
Revisa y verifica que exista disponibilidad presupuestaria para la programación
de tiempo extraordinario.
¿Existe disponibilidad presupuestaria? Asistente de Presupuesto o
2. Sí: Solicita la aprobación de la programación de tiempo extraordinario al Jefe persona designada de la
Administrativo o persona responsable y continúa con el paso No. 4. Dependencia
No: Notifica al Jefe de Departamento para las modificaciones correspondientes y
continúa procedimiento.
Analiza si puede readecuar la programación de tiempo extraordinario en función
de las necesidades del Departamento y disponibilidad presupuestaria.
¿Puede realizar readecuación a la programación? Jefe de Departamento de la
3.
Sí: Modifica la programación según prioridades y regresa al paso No. 2. Dependencia
No: Gestiona modificación presupuestaria según procedimiento establecido y
regresa al paso No. 2.
Revisa y analiza la programación de tiempo extraordinario
¿Está correcta la información? Jefe Administrativo o persona
4.
Sí: Aprueba la programación de tiempo extraordinario y envía para autorización designada en la Dependencia
de la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia.

No: Rechaza completamente o para corrección y coordina con el Jefe de
Departamento para las modificaciones correspondientes y regresa al paso 2.
Revisa y verifica que la programación de tiempo extraordinario responda a las
necesidades en el servicio y a los objetivos Instituciónales para su autorización.
¿La programación responde a las necesidades en el servicio y objetivos
5. Instituciónales?
Superior de la Dependencia
Sí: Autoriza programación y continúa procedimiento.
No: Rechaza programación de tiempo extraordinario para modificaciones y
6. Informa al personal a su cargo sobre el tiempo extraordinario autorizado.
Dependencia
Consolida reportes de marcajes en medios alternos y gestiona ante la Dirección
Persona designada de la
7. de Recursos Humanos la carga en el Módulo de Gestión de Tiempo
Dependencia
Extraordinario.
Realiza preliquidación, genera Reporte Individual de Tiempo Extraordinario,
revisa y verifica si la cantidad de horas indicadas en el Reporte se encuentran
respaldadas por el reporte del sistema de marcaje o medios alternos cuando
corresponda. Asistente de Presupuesto o
8. ¿El tiempo reportado se respalda con marcajes? persona designada de la
Sí: Imprime los Reportes Individuales de Tiempo Extraordinario laborado durante Dependencia
el mes y solicita firma de cada empleado.
No: Realiza ajustes al Reporte Individual de Tiempo Extraordinario del empleado,
imprime y solicita firma de cada empleado.
Asistente de Presupuesto o
Integra información y solicita la aprobación de la Gestión de Pago a la Autoridad
9. persona designada de la
Administrativa Superior de la Dependencia.
Dependencia
Aprueba la Gestión de Pago de las programaciones de tiempo extraordinario de Autoridad Administrativa
10.
la Dependencia. Superior de la Dependencia
Liquida nómina de tiempo extraordinario, según procedimiento de pago
11. Analista y/o Asistente de Nómina
establecido.

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DE TIEMPO

EXTRAORDINARIO
(1 DE 5)
Jefe del Departamento de la
Persona designada de la
Dependencia
Dependencia
Inicio 2
Registra La programación de
tiempo extraordinario en el
Módulo de Gestión de Tiempo
Revisa y verifica que existe
Extraordinario y envía al
disponibilidad presupuestaria
para la programación de
persona designada para la
tiempo extraordinario.
revisión presupuestaria y
solicitar la aprobación
respectiva.
¿Existe disponibilidad
presupuestaria?
NO Sí:
Solicita la
aprobación de la
Notifica al Jefe del
programación de
Departamento
tiempo
para las
extraordinario al
modificaciones
Jefe Adminisrativo
correspondientes
o persona
y continúa
responsable y
procedimiento.
continúa con el
paso No. 4

PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DE TIEMPO EXTRAORDINARIO
(2 DE 5)
Jefe Administrativo o persona

Jefe del Departamento de la Dependencia
designada en la Dependencia
Analiza si puede readecuar la

programación de tiempo
3
extraordinario en función de las
necesidades del Departamento
y disponibilidad presupuestria
¿Puede realizar
readecuación a la
programación?
Revisa y analiza la programación

SI NO de tiempo extraordinario
Gestiona
Modifica la modificación
programación según presupuestaria según
prioridades y regresa procedimiento
al paso No. 2. establecido y regresa
al paso No. 2.
¿Está correcta la información?
SI NO
2 Rechaza
Aprueba la
completamente o
programación de
para corrección y
tiempo
coordina con el
extraordinario y
jefe de
envía para
Departamento
autorización de la
para las
Autoridad
modificaciones
Administrativa
correspondientes
Superior de la
y regresa al paso
Dependencia.
3.
4 3

(3 DE 5)
Autoridad Administrativa Superior de la Jefe del Departamento de la

Dependencia Dependencia
Revisa y verifica que la

programación de tiempo
extraordinario responda a las 5
necesidades en el servicio y a los
objetivos institucionales para su
autorización.
¿La programación responde a las

necesidades en el servicio y
objetivos institucionales?
NO SI
Rechaza
programación de
tiempo Autoriza
extraordinario programación y Informa al personal a su cargo sobre
para continúa el tiempo extraordinario autorizado.
modificaciones y procedimiento.
regresa al paso
No. 3
5 6

(4 DE 5)
Asistente de Presupuesto
Persona designada de la Asistente de Presupuesto o persona
o persona designada de la
Dependencia designada de la Dependencia
Dependencia
Consolida reportes
de marcajes en Realiza preliquidación, genera
medios alternos y Reporte Individual de Tiempo
Extraordinario, revisa y verifica
gestiona ante la
si la cantidad de horas
Dirección de
indicadas en el Reporte se
Recursos Humanos
encuentran respaldadas por el
la carga en el reporte del sistema de marcaje
Módulo de Gestión o medios alternos cuando
de Tiempo corresponda.
Extraordinario.
¿El tiempo reportado se

respalda con marcajes?
NO SI
Realiza Imprime los

ajustes al Reportes
Individuales Integra información
Reporte
de Tiempo y solicita la
Individual de
Extraordinari aprobación de la
Tiempo
o laborado Gestión de Pago a la
Extraordinario
durante el Autoridad
del empleado,
mes y solicita Administrativa
imprime y
firma de cada Superior de la
solicita firma
empleado. Dependencia.
de cada
empleado.

(5 DE 5)
Analista y/o asistente de Nómina
superior de la Dependencia
Aprueba la Gestión de
Liquida nómina de tiempo
Pago de las
extraordinario, según
programaciones de
procedimiento de pago
tiempo extraordinario
establecido.
de la Dependencia.
FIN

CÁLCULO DE DÍAS PARA EL PAGO DE VACACIONES
Establecer el criterio sobre cálculo para el pago de vacaciones al personal que se retira del Ministerio de Finanzas
Públicas.
a. Artículo 13 de Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo

1. Según el Artículo 13 de Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo, los períodos de vacaciones no disfrutados, hasta
un máximo de 5 años serán incluidos en el cálculo para el pago de la liquidación correspondiente, por retiro del
trabajador.
2. Para definir el período a incluir en el cálculo de días para el pago de vacaciones, debe considerarse a partir del
último día laborado retroactivamente hasta por un máximo de 5 años.
3. Una vez establecido el periodo para la estimación del cálculo de días de vacaciones, se debe realizar cuando
corresponda, el cálculo proporcional tanto del año 1 como del año 5, entendiéndose que el año 1 corresponde al
año de retiro, según la siguiente fórmula:
DVP=(DD/DC)*DL
Dónde:
DVP= Días de vacaciones proporcionales
DD= Días de vacaciones conforme a derecho
DC= Días calendario gregoriano (año bisiesto o no bisiesto)
DL= Días laborados según meses correspondientes
Al resultado de la aplicación de la fórmula para el año 1 y último año incluido, deberá sumarse los días de
vacaciones de los ejercicios fiscales completos cuando aplique.
Para estos casos, el detalle se hará ver en la Constancia Laboral respectiva.
4. El cálculo de los días proporcionales se realizará según la cantidad de días que les corresponde según el
calendario gregoriano (año bisiesto o año no bisiesto).
De acuerdo al detalle de la Constancia Laboral, el Analista de Nómina realizará el cálculo para el pago
correspondiente, conforme a la sumatoria de días consignados por el Analista de Personal en dicha constancia.

Elabora y detalla en la Constancia laboral, todos los períodos no
gozados por el trabajador, de acuerdo al análisis realizado al
expediente y a la cuenta corriente de vacaciones generado en el
1 sistema de la Intranet. En la Constancia Laboral realiza el cálculo Analista de Personal
proporcional de los días de vacaciones que corresponda a los
empleados. Tomando en cuenta lo indicado en el numeral 3 de las
Disposiciones Internas de este procedimiento.
Traslada Constancia Laboral para revisión y visto bueno al

2 Analista de Personal

Revisa información de la Constancia Laboral.
¿Es correcta la información?
Si: Firma y devuelve a Analista de Personal para adjuntar al

3 expediente y lo traslada al Asistente de Nómina. Continúa Supervisor de Gestión
procedimiento.
No: Devuelve a Analista de Personal para corrección. Regresa paso
1.
Recibe y revisa que la documentación del expediente esté completa
4 y traslada a Jefe del Departamento de Gestión y Compensaciones Asistente de Nómina
para su asignación.
Recibe y asigna el expediente al Analista o Asistente de Nómina
Jefe de Departamento de Gestión y
5 para el cálculo del pago de los días de vacaciones conforme
Compensaciones
Constancia emitida por el Analista de Personal.
Recibe y realiza el cálculo para el pago de los días de vacaciones y
elabora hoja de Cálculo de Prestaciones Laborales y/o Retiro
6 Analista o Asistente de Nómina
Voluntario para adjuntar al expediente. Continúa en Procedimiento
de Gestión del Pago de Prestaciones Laborales

PROCEDIMIENTO DE CÁLCULO DE DÍAS PARA EL PAGO DE VACACIONES
(1 DE 1)
Jefe de
Analista o
Asistente de Departamento de
Analista de Personal Supervisor de Gestión Asistente de
Nómina Gestión y
Nómina
Compensaciones
Inicio
Elabora y detalla en la
Constancia laboral,
todos los períodos no
gozados por el Revisa información
trabajador, de acuerdo de la Constancia
al análisis realizado al Laboral
expediente y a la
cuenta corriente de
vacaciones generado en
el sistema de la
intranet.
En la Constancia ¿Es correcta la
Laboral realiza el información?
cálculo proporcional de
los días de vacaciones
que corresponda a los SI NO
empleados. Tomando
en cuenta lo indicado
en el numeral 3 de las Firma y
Disposiciones Internas devuelve a
de este procedimiento. Analista de Devuelve a
Personal para Analista de
adjuntar al Personal
expediente y lo para
traslada al corrección.
Asistente de Regresa
Nómina. paso 1.
1
Continúa
procedimiento
1 Recibe y realiza el
cálculo para el pago
de los días de
Recibe y asigna el
vacaciones y
Recibe y revisa que expediente al
elabora hoja de
la documentación Analista o Asistente
cálculo de
del expediente esté de Nómina para el
Prestaciones
completa y traslada cálculo del pago de
Laborales y/o Retiro
a Jefe del los días de
Voluntario para
Departamento de vacaciones
adjuntar al
Gestión y conforme
expediente.
Compensaciones Constancia emitida
Traslada Constancia Continúa en
para su asignación por el Analista de
Laboral para Procedimiento de
Personal
revisión y visto Gestión del Pago de
bueno al Supervisor Prestaciones
de Gestión Laborales.
FIN

5. ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y SALARIOS
ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y SALARIOS 02 1 de 6
LIQUIDACIÓN DE NÓMINA
Elaborar y gestionar las nóminas correspondientes para el pago oportuno y correcto de los sueldos, y otras prestaciones
monetarias que estén dentro del marco de la ley. Inicia: El Asistente del Departamento de Gestión y Compensaciones
recibe las distintas acciones y movimientos de personal. Finaliza: El Analista de Nómina genera en el sistema las
constancias de pago y envía a los trabajadores.
a) Constitución Política de la República de Guatemala
c) Ley de Salarios de la Administración Pública
d) Ley de la Contraloría General de Cuentas de la Nación y su Reglamento
e) Ley Orgánica del Presupuesto
f) Ley de Consolidación Salarial
g) Código de Trabajo
h) Normativa de Soporte de Nómina
i) Plan Anual de Salarios
1) La ONSEC es el ente encargado de establecer las fechas límite para la recepción y operación de Movimientos de
Personal que afecten la liquidación de nómina.
2) La Dirección de Contabilidad del Estado es la entidad encargada de publicar el calendario Anual de pago de
Nóminas, los Analistas de Nómina deberán conocer y cumplir con el Calendario de Nómina.
3) Las fechas para recibir Movimientos de Personal deben ser respetadas y cumplidas de acuerdo con la
calendarización de Nómina con estricta responsabilidad.
4) Toda sanción del Régimen Disciplinario que origine una suspensión del salario y sea recibida después de haberse
efectuado la Liquidación de la Nómina se aplicará sin excepción en el mes siguiente inmediato.
5) El Reporte General de Nómina debe estar respaldado con la emisión de los reportes siguientes:
a. Orden de compra
b. Cuadre de Comprobante Único de Registro -CUR-
c. Resumen programático
d. Detalle de depósitos.
6) Todos los Comprobantes Únicos de Registro deben ser aprobados por el Departamento de Servicios
Administrativos Internos, las Unidades Ejecutoras y por el Departamento Administrativo Financiero de la Dirección
de Asuntos Administrativos.
7) El Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos, de las Unidades Ejecutoras y Jefe del
Departamento Administrativo Financiero de la Dirección de Asuntos Administrativos aprueba el CUR en estado
devengado previo a tener el CUR en estado solicitado y copia digital de la nómina correspondiente.
8) Previos a ser aprobados los Comprobantes Únicos de Registro de pago en el sistema, se deberá enviar copia de la
nómina a cada Dependencia adjuntando los documentos siguientes:
a. Comprobante Único de Registro
b. Cuadre de Comprobante Único de Registro
c. Orden de compra
9) Las constancias de pago deberán ser enviadas a los trabajadores un día antes de ser acreditado a su cuenta.
10) La información de nómina es estrictamente confidencial, por lo que deberán intervenir únicamente los
trabajadores que tienen relación directa con el procedimiento.
El Asistente de Nómina, recibe las distintas acciones y movimientos del personal Asistente del Departamento de
1. y traslada al Jefe del Departamento de Gestión y Compensaciones. Gestión y Compensaciones

Registra en el sistema de control interno del Departamento y asigna las distintas
2. acciones y movimientos de personal al Analista y/o Asistente de Nómina que
corresponda.
Registra en el Sistema de Nómina las acciones y movimientos de personal que
3. afectan el pago del trabajador y coordina con supervisora de Nómina, la Analista de Nómina
aprobación correspondiente ante ONSEC, según sea el caso.
Solicita ante ONSEC vía correo electrónico la aprobación de asignación de bonos,

4. Supervisora de Nóminas
según corresponda.
Verifica que todos los movimientos de personal y asignaciones de bonos

correspondientes, se encuentren en su estado aprobado.
Supervisora de Nóminas, solicita ante ONSEC, vía correo electrónico, la

aprobación de asignación de bonos, según corresponda.
Supervisora de Nóminas, verifica que todos los movimientos de personal y

asignaciones de bonos correspondientes, se encuentren en estado aprobado.
Genera la liquidación en Sistema de Nómina y comprueba que los datos estén

correctos.
Genera los reportes de orden de compra, detalle de depósitos, cuadre de CUR y

resumen programático en GUATENOMINAS.
Firma orden de compra y adjunta los reportes descritos en el numeral 5,

10. trasladando al Jefe del Departamento de Gestión y Compensaciones para su Analista de Nómina
revisión y aprobación.
Revisa y firma orden de compra, aprueba la nómina en GUATENOMINAS y Jefe del Departamento de
11. traslada a la Autoridad de Recursos Humanos para su autorización. Gestión y Compensaciones
Autoriza y firma orden de compra y devuelve la documentación al Departamento

12. de Gestión y Compensaciones. Autoridad de Recursos Humanos
13. Envía orden de compra y cuadre de CUR a la Dirección Financiera Analista de Nómina
Genera en Sistema de Nómina los CUR de pago en estado solicitado y los envía a
14. Sistema de Contabilidad Integrado. Analista de Nómina
Imprime, firma y sella los CUR en estado solicitado correspondiente al pago

15. mensual de cada Dependencia en el Sistema de Contabilidad Integrado y traslada Analista de Nómina
para firma al Jefe del Departamento de Gestión y Compensaciones.
Verifica montos de los CUR de pago conforme al cuadre de CUR, firma, sella y Jefe del Departamento de
16. traslada los CUR al Asistente del Departamento de Gestión y Compensaciones. Gestión y Compensaciones
El Asistente de Nómina, Integra expediente que contiene CUR en estado

17. solicitado, copia de cuadre de CUR y copia de orden de compra, para su entrega Asistente de Nómina
a las Unidades Ejecutoras.
Genera la nómina digital por Unidad Ejecutora y envía correo electrónico a cada
Jefe de los Departamentos de Servicios Administrativos Internos de las Unidades
18. Ejecutoras y Jefe del Departamento Administrativo Financiero de la Dirección de Analista de Nómina
Asuntos Administrativos indicando que los expedientes están disponibles para su
entrega y solicita la aprobación del CUR correspondiente.

Departamentos de Servicios
Administrativos Internos de las
Unidades Ejecutoras o
19. Aprueba CUR de pago según documentos de respaldo. Departamento Administrativo
Financiero de la Dirección de
Asuntos Administrativos
Verifica en el Sistema de Nómina que todas las Unidades Ejecutoras hayan

20. aprobado los CUR correspondientes. Analista de Nómina
Genera en el sistema el archivo general de Acreditamiento, detalle de depósitos

21. y nómina de descuentos judiciales de los trabajadores del Ministerio. Analista de Nómina

22. Verifica y aprueba el archivo de Acreditamiento en Sistema. Gestión y Compensaciones
Envía correo electrónico a Tesorería Nacional, adjuntando nómina digital y

23. detalle de depósitos. Analista de Nómina
Genera en el sistema las constancias de pago y los envía por correo electrónico a
24. los trabajadores. Analista de Nómina

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIÓN DE NÓMINA

(1 DE 3)
Asistente del
Departamento de Jefe del Departamento de
Analista de Nómina Supervisora de Nómina
Gestión y Gestión y Compensaciones
Compensaciones
Inicio
Registra en el Sistema de
Registra en el sistema de
El Asistente de Nómina, Nómina las acciones y
control interno del Supervisora de Nóminas,
recibe las distintas movimientos de personal
Departamento y asigna las solicita ante ONSEC, vía
acciones y movimientos que afectan el pago del
distintas acciones y correo electrónico, la
de personal y traslada al trabajador y coordina con
movimientos de personal aprobación de
Jefe del Departamento Supervisora de Nómina, la
al Analista y/o Asistente asignación de bonos
de Gestión y aprobación
de Nómina que según corresponda.
Compensaciones. correspondiente ante
corresponda.
ONSEC, según sea el caso.
Supervisora de Nóminas,
Genera liquidación en verifica que todos los
Sistema de Nómina y movimientos de
comprueba que los datos personal y asignaciones
estén correctos. de bonos
correspondientes, se
encuentren en estado
aprobado.
Genera los reportes de

orden de compra, detalle
de depósitos, cuadre de
CUR y resumen
programático en Supervisora de Nóminas,
GUATENÓMINAS. solicita ante ONSEC, vía
correo electrónico, la
aprobación de
asignación de bonos,
según corresponda.
Firma orden de compra y
Revisa y firma orden de
adjunta los reportes
compra, aprueba la
descritos en el numeral 5,
nómina en
trasladando al Jefe del
GUATENÓMINAS y
Departamento de
traslada a la Autoridad de
Gestión y
Recursos Humanos para
Compensaciones para su
su autorización.
revisión y aprobación. Supervisora de Nóminas,
verifica que todos los
movimientos de
personal y asignaciones
de bonos
correspondientes, se
1
encuentren en estado
aprobado.

(2 DE 3)
Jefe del Asistente del

Autoridad de Recursos Departamento de Departamento de
Analista de Nómina
Humanos Gestión y Gestión y
Compensaciones Compensaciones
Envía orden de compra y

cuadre de CUR a la
Dirección Financiera.
Autoriza y firma orden de

compra y devuelve la
documentación al
Compensaciones.
Genera en Sistema de
Nóminas los CUR de pago
en estado solicitando y los
envía a Sistema de
Contabilidad Integrado
Verifica montos El Asistente de

de los CUR de Nómina, integra
pago conforme expediente que
al cuadre CUR, contiene CUR en
Imprime, firma y sella los firma, sella y estado solicitado,
CUR en estado solicitando traslada los CUR copia de cuadre
correspondiente al pago al Asistente del de CUR y copia de
mensual de cada Departamento Orden d compra,
Dependencia en el Sistema de Gestión y para su entrega a
de Contabilidad Integrado y Compensaciones las Unidades
traslada para firma al Jefe . Ejecutoras.
del Departamento de
Genera la nómina digital por

Unidad Ejecutora y envía correo
electrónico a cada Jefe de los
Unidades Ejecutoras y Jefe del
Departamento Administrativo
indicando que los expedientes
están disponibles para su
entrega y solicita la aprobación
del CUR correspondiente.

(3 DE 3)
Unidades Ejecutoras o Jefe del Departamento de
Analista de Nómina
Departamento Administrativo Gestión y Compensaciones
Asuntos Administrativos.
Verifica en el Sistema de
Nómina que todas las
Aprueba CUR de pago según
Unidades Ejecutoras hayan
documentos de respaldo.
aprobado los CUR
correspondientes
Genera en el sistema el
archivo general de
Verifica y aprueba el archivo
Acreditamiento, detalle de
de Acreditamiento en
depósitos y nómina de
Sistema.
descuentos judiciales de los
trabajadores del Ministerio
Envía correo electrónico a

Tesorería Nacional,
adjuntando nómina digital y
detalle de depósitos.-
Genera en el sistema las

constancias de pago y los
envía por correo electrónico
a los trabajadores.
Fin

PROYECCIÓN DEL GASTO DE NÓMINA

Elaborar el informe mensual de proyección de Gasto de la Nómina, que se utiliza como base en la programación de los
recursos financieros necesarios para el cumplimiento del pago de los salarios del personal del Ministerio. Inicia: El
Asistente de Nómina del Departamento de Gestión y Compensaciones genera los reportes de las distintas acciones y
movimientos de personal proyectados que pueden incidir en la Nómina Mensual; así como, los reportes del SICOIN.
Finaliza: El Jefe del Departamento de Gestión y Compensaciones envía solicitud y propuesta a la Dirección Financiera.
b) Ley de Salarios de la Administración Pública
c) Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento
d) Plan Anual de Salarios
e) Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo del Ministerio de Finanzas Públicas vigente
1) El Departamento de Administración de Puestos deberá registrar mensualmente en la base de datos de control
alterno, la información relativa a la creación de puestos, reasignaciones, traslados presupuestarios y demás
acciones de puestos que incidan en la nómina mensual o adicional.
2) El Departamento de Dotación de Recursos Humanos deberá registrar mensualmente en la base de datos de
control alterno, la información relativa a los primeros ingresos, reingresos, ascenso y demás movimientos que
incidan en la nómina mensual o adicional.
3) Los Analistas y/o Asistentes de Nóminas deberán registrar mensualmente en la base de datos de control alterno,
la información relativa a bonos por antigüedad, diferencias de pagos por suspensión no cubiertas por el Instituto
Guatemalteco de Seguridad Social, bonos proporcional de aniversario del Ministerio de Finanzas Públicas y
extraordinario anual por retiro del colaborador, diferencia pendientes por corte de salario derivada de varios
motivos y otras acciones que incidan en la nómina mensual o adicional.
4) El informe mensual de Proyección del Gasto de Nómina debe contener: la Proyección del Gasto de Nómina, la
Propuesta de Transferencias Presupuestarias (de ser necesario) y la solicitud de programación del gasto de
Nómina.
5) El informe mensual de Proyección de Gasto de Nómina debe ser enviado a la Dirección Financiera a más tardar en
los primeros cinco días hábiles de cada mes.

Genera reportes en la base de datos de control alterno, de las distintas acciones
1. y movimientos de personal proyectados que incida en la nómina mensual o Asistente de Nómina
adicional; así como, los reportes del SICOIN.
Genera los reportes de proyección de gasto de nómina, según los registros
2. realizados por el Departamento de Dotación, Administración de Puestos, Gestión Supervisora de Nóminas
y compensaciones y traslada al Asistente de nómina
Supervisora de Nóminas, genera los reportes de proyección de gasto de nómina,
3. según los registros realizados por el Departamento de Dotación, Administración Supervisora de Nóminas
de Puestos y Gestión y Compensaciones, y traslada al Asistente de Nómina.
Analiza la información generada y elabora el informe mensual de la proyección

del gasto de nómina por Unidad Ejecutora.
Elabora propuesta de modificaciones presupuestarias necesarias de acuerdo con

la proyección del gasto de nómina.
6. Elabora solicitud de la propuesta para las modificaciones presupuestarias. Asistente de Nómina

Integra el informe y la propuesta de modificaciones presupuestarias y traslada al

Jefe o Subjefe del Departamento para su aprobación.
Aprueba el informe y elabora solicitud de la propuesta para las modificaciones

Jefe o Subjefe del Departamento
8. presupuestarias y traslada a Autoridad de la Dirección de Recursos Humanos
de Gestión y Compensaciones
para aprobación.
Autoridad de la Dirección de
9. Autoriza y devuelve solicitud al Jefe o Subjefe del Departamento.
Recursos Humanos
Envía solicitud de la propuesta de las modificaciones presupuestarias e informe

Jefe o Subjefe del Departamento
10. de proyección del gasto de nómina a la Dirección Financiera para su de Gestión y Compensaciones
programación.

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE PROYECCIÓN DEL GASTO DE NÓMINA

(1 DE 1)
Jefe o Subjefe del

Departamento de Autoridad de la
Supervisora de
Asistente de Nómina Gestión y Dirección de
Nóminas
Compensaciones Recursos Humanos
Inicio Genera los

reportes de
proyección de
gasto de
nómina, según
Genera reporte en la los registros
base de datos de control realizados por
alterno, de las distintas el
acciones y movimientos Departamento
de personal proyectados de Dotación,
que incida en la nómina Administración
mensual o adicional; así
de Puestos,
como, los reportes del
SICOIN. Gestión y
compensacione
s y traslada al
Asistente de
nómina
Analiza la información
generada y elabora el
informe mensual de la
proyección del gasto de
nómina por Unidad
Ejecutora. Aprueba el
informe y elabora
solicitud de la
propuesta para las Autoriza y
modificaciones devuelve
presupuestarias y solicitud al Jefe o
Elabora propuesta de traslada a Subjefe del
modificaciones Autoridad de la Departamento.
presupuestarias Dirección de
necesarias de acuerdo Recursos Humanos
con la proyección del para aprobación.
gasto de nómina.
Envía solicitud de
la propuesta de
las
Elabora solicitud de la modificaciones
propuesta para las presupuestarias
modificaciones e informe de
presupuestarias. proyección del
gasto de nómina
a la Dirección
Financiera para
su programación.
Integra el informe y la
propuesta de
modificaciones
presupuestarias y
traslada al Jefe o Subjefe
del Departamento para
Fin
su aprobación.

FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA DE NÓMINA DE RENGLONES 011, 021 Y 022

Programar y asignar fuentes de financiamiento para cubrir y contar con la disponibilidad presupuestaria para efectuar el
pago de salarios de todos los trabajadores del Ministerio anualmente. Inicia: El Jefe del Departamento de Gestión y
Compensaciones solicita información de las gestiones de puestos en proceso al Departamento de Administración de
Puestos. Finaliza: La Dirección Financiera realiza las estimaciones salariales, integra la información y envía al Sistema de
Contabilidad Integrada.
a) Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento
b) Ley de Contraloría General de Cuentas de la Nación y su Reglamento
c) Ley del Servicio Civil y su Reglamento
d) Ley de Salarios de la Administración Pública
e) Plan Anual de Salarios
1) El Departamento de Gestión y Compensaciones es el responsable de analizar e integrar la información para
realizar la formulación presupuestaria de los ingresos de los puestos que conforman la nómina del Ministerio.
2) El Departamento de Administración de Puestos es el responsable de proporcionar la información relativa a los
puestos en proceso de creación, reasignación, traslados presupuestarios, etc., que se tienen estimados realizar en
el año.
3) La información que el Departamento de Administración de Puestos debe proporcionar para integrar al reporte
analítico de sueldos y salarios incluye: Soporte financiero para pago, cuadro de puestos, código de puestos, título
de puestos, renglón presupuestario donde se cargará el gasto del presupuesto, partida presupuestaria,
Dependencia a la cual pertenece el puesto, Bases salariales del puesto, bonos del puesto, puestos suprimidos y
puestos creados.
4) Los salarios deben asignarse de acuerdo a la Escala Salarial correspondiente al puesto creado, basado en el Plan
Anual de Salarios.
5) La formulación presupuestaria de nómina de los renglones presupuestarios 011, 021 y 022 se debe realizar como
mínimo una vez al año.
6) La formulación presupuestaria de nómina de los renglones presupuestarios 011, 021 y 022 se trabajará en forma
conjunta con la Dirección de Tecnologías de la Información, Dirección Financiera, Dirección Técnica del
Presupuesto y la Dirección de Contabilidad del Estado.
Solicita información de las gestiones de puestos en proceso al Departamento de Jefe del Departamento de
1. Administración de Puestos. Gestión y Compensaciones

2. Prepara, integra y traslada la información solicitada.

3. Recibe la información y asigna a Analista de Nómina.
4. Genera el reporte analítico de Apertura de Sueldos en Guatenóminas. Analista de Nómina
Realiza un análisis comparativo de la información recibida con el reporte

generado en GUATENÓMINAS y establece diferencias.
Elabora reporte de las diferencias encontradas y los traslada al Supervisor de

Nómina del Departamento de Gestión y Compensaciones para su aprobación.

7. Recibe y aprueba el reporte de diferencias. Supervisor de Nómina
Actualiza la información en el Sistema de Gestión en conjunto con la Dirección de

8. Supervisor de Nómina
Tecnologías de la Información y Dirección Financiera.
9. Genera el analítico de apertura de sueldos actualizado. Supervisor de Nómina
10. Asigna la fuente de financiamiento y traslada a la Dirección Financiera. Supervisor de Nómina
Realiza las estimaciones salariales, integra la información y la registra en el

11. Sistema de Contabilidad Integrada. Dirección Financiera

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE FORMULACIÓN DE NÓMINA DE RENGLONES 011, 021 Y 022

(1 DE 2)
Jefe del Departamento Jefe del Departamento

de Gestión y de Administración de Analista de Nómina Supervisor de Nómina
Compensaciones Puestos
Inicio
Solicita información de
las gestiones de puestos
Prepara, integra y
en proceso al
traslada la información
Departamento de
solicitada.
Administración de
Puestos
Genera el reporte
Recibe la información y
analítico de Apertura
asigna a Analista de
de Sueldos en
Nómina
GUATENÓMINAS.
Realiza un análisis
comparativo de la
información recibida
con el reporte
generado en
GUATENÓMINAS y
establece diferencias.
Elabora reporte de las

diferencias encontradas
y los traslada al
Supervisor de Nómina Recibe y aprueba el
del Departamento de reporte de diferencias.
Gestión y
Compensaciones para
su aprobación.
Actualiza la
información en el
Sistema de Gestión en
conjunto con la
Dirección de
Tecnologías de la
Información y
Dirección Financiera.

PROCEDIMIENTO DE FORMULACIÓN DE NÓMINA DE
RENGLONES 011, 021 Y 022
(2 DE 2)
Supervisor de Nómina Dirección Financiera
Genera el analítico de
apertura de sueldos
actualizado.
Realiza las estimaciones

Asigna la fuente de salariales, integra la
financiamiento y traslada información y la registra
a la Dirección Financiera. en el Sistema de
Contabilidad Integrada.
Fin

DESCUENTOS JUDICIALES
Aplicar las órdenes de descuento o desistimientos judiciales sobre los salarios de los trabajadores del Ministerio. Inicia:
El Jefe del Departamento de Gestión y Compensaciones recibe orden judicial por embargo de sueldo o desistimiento.
Finaliza: El Asistente de Nómina traslada el desistimiento de descuento judicial para su archivo en el expediente del
trabajador.
a) Ley del Organismo Judicial
b) Código Civil
c) Código de trabajo
e) Constitución Política de la República de Guatemala
1) El descuento por Orden Judicial es de carácter obligatorio y urgente, por lo que el mismo deberá ser aplicado
inmediatamente de liquidación de nómina.
2) Si el colaborador fuera objeto de un segundo embargo judicial, deberá quedarse pendiente la aplicación del
mismo hasta recibir el desistimiento del embargo que este activo.
3) Cuando se descuente un excedente del monto total del descuento judicial, deberá devolverse al trabajador
demandado al recibir el desistimiento.
Recibe orden judicial de embargo de sueldo o desistimiento, revisa y asigna al Jefe del Departamento de
1. Analista de Nómina para su aplicación. Gestión y Compensaciones
2. Verifica los datos del trabajador en GUATENÓMINAS. Analista de Nómina
¿La orden judicial es de embargo o de levantamiento de embargo?

Embargo: Analiza y si aplica el porcentaje de ley al demandado, en
Guatenóminas. Si al empleado ya se le está aplicando el porcentaje de ley en
3. otros jurídicos, realiza anotación en el sistema e informa al juez. Continúa en el Analista de Nómina
paso 4.
Levantamiento: Analiza el caso y realiza las anotaciones en Guatenóminas y
procede a anular el descuento judicial. Continúa en el paso 5.
Archiva la orden judicial en la carpeta que corresponde al demandado y finaliza

el procedimiento.
Verifica en Guatenóminas, el monto retenido, procede a realizar el formulario de

liquidación de judiciales con los datos del demandante y lo cita para la firma
5. correspondiente. Analiza si procede devolución para el demandado, si Analista de Nómina
corresponde llena el formulario de devolución y cita al empleado para la firma
correspondiente.
Envía oficio de solicitud de elaboración de Comprobante único de Registro –CUR-
Contable a favor de la persona individual o jurídica ordenada por el juez, a la
6. Dirección de Contabilidad del Estado, adjuntando copia de los documentos de Analista de Nómina
NIT, DPI y constancia de Inventario de Cuentas y los formularios
correspondientes.

La Dirección de Contabilidad del Estado, verifica el caso y elabora el CUR contable
Dirección de Contabilidad del
7. a favor de la persona individual o jurídica, ordenada por el juez y solicita pago a
Estado
Tesorería Nacional.
Tesorería Nacional realiza el procedimiento de pago y acreditamiento a cuenta
8. según el CUR contable realizado por la Dirección de Contabilidad del Estado, a Asistente de Nómina
favor de la persona individual o jurídica, ordenada por el juez.

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE DESCUENTOS JUDICIALES

(1 DE 2)
Jefe del Departamento de Gestión y

Analista de Nómina
Compensaciones
Inicio
Recibe orden judicial de embargo de

sueldo o desistimiento, revisa y asigna al Verifica los datos del trabajador en GUATENÓMINAS.
Analista de Nómina para su aplicación.
¿ La orden judicial es de
embargo o de levantamiento de
embargo?
Embargo
Levantamiento
Embargo: Analiza y si aplica

el porcentaje de ley al Levantamiento: Analiza
demandado, en el caso y realiza las
Guatenóminas. Si al anotaciones en
empleado ya se le está Guatenóminas y
aplicando el porcentaje de procede a anular el
ley en otros jurídicos, descuento judicial.
realiza anotación en el Continúa en el paso 5.
sistema e informa al Juez.
Continúa en el paso 4.
Archiva la orden judicial en la carpeta que

corresponde al demandado y finaliza el
procedimiento.
Verifica en Guatenóminas, el monto retenido,

procede a realizar el formulario de liquidaciones
judiciales con los datos del demandante y los cita
para la firma correspondiente. Analiza si procede
devolución para el demandado, si corresponde
llena el formulario de devolución y cita al
empleado para la firma correspondiente.
Envía oficio de solicitud de elaboración de

Comprobante Único de Registro -CUR- Contable a
favor de la persona individual o jurídica ordenada
por el juez, a la Dirección de Contabilidad del
Estado, adjuntando copia de los documentos de
NIT, DPI, Constancia de Inventario de Cuentas y los
formularios correspondientes.

PROCEDIMIENTO DE DESCUENTOS JUDICIALES
(2 DE 2)
Dirección de Contabilidad del Estado Tesorería Nacional
La Dirección de Contabilidad del Estado, Tesorería Nacional realiza el procedimiento

verifica el caso elabora el CUR contable a de pago y acreditamiento a cuenta según
favor de la persona individual o jurídica, CUR contable realizado por la Dirección de
ordenada por el Juez y solicita pago a Contabilidad del Estado, a favor de la
Tesorería Nacional. persona individual o Jurídica, ordenada por
el Juez.
Fin

REINTEGRO DE SALARIOS
Describir los criterios y actividades necesarias para el reintegro de salarios que fueron pagados de más. Inicia: El Analista
y/o Asistente de Nóminas revisa y determina los motivos de reintegros el primer día hábil de cada mes. Finaliza: El
Analista y/o Asistente de Nómina registra y archiva copia del CUR.
a) Ley del Organismo Judicial
b) Código Civil
c) Código de trabajo
1) Los motivos de reintegro y los tiempos máximos para notificar, los cuales pueden ser:
No. MOTIVO TIEMPO MÁXIMO PARA REALIZAR LA SOLICITUD DE REINTEGRO

1 Suspensión de IGSS por accidente El día siguiente de registrar el movimiento de finalización de suspensión
El día siguiente de registrar el movimiento de toma de posesión por
2 Suspensión de IGSS por gravidez
finalización de la suspensión
El día siguiente de registrar el movimiento de entrega y toma de
3 Ascensos
posesión en el puesto.
El día siguiente de registrar el movimiento de entrega y toma de
4 Ascenso temporal
posesión en el puesto.
5 Finalización de ascenso temporal El día siguiente de registrar el movimiento de entrega del puesto.
Disminución de gastos de El día siguiente de registrar la disminución de los Gastos de
6
representación Representación.
Horas extras que no El día siguiente de recibir el oficio de solicitud de reintegro de la
7
corresponden Dependencia que corresponda.
8 Finalización de interinato El día siguiente de registrar el movimiento de entrega del puesto.
Separación del cargo en período
9 El día siguiente de registrar el movimiento de entrega del puesto.
de prueba
El día siguiente de concluida la acción de traslado presupuestario en
Traslados presupuestarios de una Guatenóminas por parte del Departamento de Administración de
10
Dependencia a otra Puestos y que a la vez se notifique oficialmente sobre la misma al
Depto. de Gestión y Compensaciones.
El día siguiente de concluida la acción de traslado en Guatenóminas por
Reasignación/Traslado parte del Departamento de Administración de Puestos y que la vez se
11
Presupuestario notifique oficialmente sobre la misma al Depto. de Gestión y
Compensaciones.
El día siguiente de registrar el movimiento por finalización de la
12 Sanción disciplinaria
suspensión disciplinaria.
El día siguiente de registrar el movimiento por finalización de la licencia
13 Licencia sin goce de salario
sin goce de salario.
Otros casos no contemplados en
14 Inmediatamente de detectado el pago de más.
la presente normativa
2) La revisión y actualización de los registros de la base de datos de control alterno, debe ser al momento de registrar
el movimiento de personal.
3) Se enviará la notificación de reintegro correspondiente al empleado afecto, adjuntando la boleta de depósitos

monetarios del Banco Crédito Hipotecario Nacional -CHN- y la boleta de liquidación generada en el Sistema de
Nómina y Registro de Personal Guatenóminas.
4) El empleado en un periodo no mayor de 15 días hábiles a partir del momento en que se le informó del pago
realizado de más, realizará el reintegro según especificaciones detalladas.
5) El traslado de la información del pago de más y el respectivo reintegro al empleado debe ser a más tardar el día
hábil siguiente de registrado el movimiento de personal según los motivos detallados en el numeral 1.
6) A más tardar, el siguiente día de realizado el depósito de reintegro, el empleado deberá presentar las originales y
dos juegos de fotocopias de las boletas de depósito monetario del banco (copia amarilla) y la boleta de liquidación
de reintegro de Guatenóminas con las firmas, sellos y registros que correspondan al Analista y/o Asistente de
Nóminas quien firmó la boleta de liquidación respectiva.
7) En caso de no hacer el reintegro y vencidos los 15 días hábiles, se realizará un segundo traslado de información de
recordatorio, dejando como límite 5 días hábiles para realizar el pago después de haberle trasladado la
información, aduciendo que en caso de no realizar el reintegro en el tiempo establecido, el Departamento de
Gestión y Compensaciones trasladará el expediente al Departamento de Relaciones Laborales para que gestione el
reintegro.
8) Con base a la respuesta que se obtenga del Departamento de Relaciones Laborales, se procederá al seguimiento
respectivo y/o realizar las anotaciones correspondientes mediante un movimiento administrativo en
GUATENÓMINAS.
Determina conforme al movimiento de entrega asignado, si el empleado incurre

o no en reintegro de salario, apoyándose también en la base de control alterno.
Registra reintegro en GUATENÓMINAS y genera, imprime y firma boleta de
2. liquidación; luego llena la boleta de depósitos monetarios para que el trabajador Analista de Nómina
realice el reintegro.
Elabora oficio de solicitud de reintegro y adjunta boleta de liquidación y boleta
3. de depósito debidamente llena, firma, sella y traslada al Jefe del Departamento Analista de Nómina
de Gestión y Compensaciones para visto bueno.
Revisa, firma y sella el oficio de solicitud de reintegro y traslada al Supervisor de Jefe del Departamento de
4.
Nómina. Gestión y Compensaciones
Registra en la base de datos de control alterno el número de oficio de solicitud
5. de reintegro, boleta de liquidación y boleta de depósito y traslada los Supervisor de Nómina
documentos para informarle al trabajador.
¿El trabajador o ex trabajador realiza el reintegro?
Sí: Recibe boletas de depósito y notifica vía correo electrónico al Supervisor de
Nómina, Jefe y Subjefe del Departamento para actualizar la información en la
6. base de datos de control alterno y continúa con el paso 8. Analista y/o Asistente de Nómina
No: Posterior a los 15 días hábiles, realiza nuevo oficio de recordatorio de
Reintegro adjuntando nuevamente boleta de liquidación y boleta de depósito.
Transcurrido el plazo de los 15 días hábiles, ¿El trabajador o ex trabajador
realiza el reintegro?
Si: Recibe boletas de depósito y notifica vía correo electrónico al Supervisor de
Nómina, Jefe y Subjefe del Departamento de Gestión y Compensaciones para
actualizar la información en la base de datos de control alterno y continúa con el
7. paso 8. Analista y/o Asistente de Nómina
No: Finalizado el plazo de 5 días hábiles para realizar el reintegro, realiza informe
donde se detalla la falta de pago del reintegro por parte del empleado y donde se
indica el tiempo vencido para efectuar dicho pago, dirigido al Departamento de
Relaciones Laborales, solicitando el seguimiento respectivo y finaliza este
procedimiento.
¿El reintegro corresponde al ejercicio fiscal actual?
Sí: Registra en Guatenóminas la boleta de reintegro efectuado y continúa el
procedimiento.
No: Elabora oficio para enviar a Contabilidad del Estado la boleta de depósito y
liquidación para que elabore el CUR correspondiente y continúa con el paso No.
11.
Elabora oficio y remite boleta de depósito y de liquidación al Jefe de Servicios

Analista y /o Asistente de
9. Administrativos Internos y al Jefe del Administrativo Financiero de la
Nómina
Dependencia que corresponda para la aprobación del CUR correspondiente.
Jefe del Departamento de las
10. Aprueba CUR y archiva boletas y finaliza este procedimiento.
Dependencias que correspondan

11. Elabora CUR y remite copias al Departamento de Gestión y Compensaciones.
Estado
12.
Recibe copia de CUR, registra en el sistema y archiva. Analista y/o Asistente de Nómina

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE REINTEGRO DE SALARIOS
(1 DE 3)
Jefe del
Analista y/o Asistente de Departamento de
Analista de Nómina Supervisor de Nómina
Nómina Gestión y
Compensaciones
Inicio
Determina conforme al Registra reintegro en

movimiento de entrega GUATENÓMINAS y
asignado, si el genera, imprime y firma
empleado incurre o no boleta de liquidación;
en reintegro de salario, luego llena la boleta de
apoyándose también depósitos monetarios
en la base de control para que el trabajador
alterno. realiza el reintegro.
Elabora oficio de solicitud Registra en la base de

de reintegro y adjunta datos de control alterno
boleta de liquidación y el número de oficio de
Revisa, firma y sella el
boleta de depósito solicitud de reintegro,
oficio de solicitud de
debidamente llena, firma, boleta de liquidación y
reintegro y traslada al
sella y traslada al Jefe del boleta de depósito y
Supervisor de Nómina.
Departamento de Gestión traslada los documentos
y Compensaciones para para informarle al
visto bueno. trabajador.
s, ¿El trabajador o ex
trabajador realiza el
reintegro?
NO
SI
Recibe boletas
de depósito y
notifica vía Posteriormente
correo a los 15 días
electrónico al hábiles, realiza
Supervisor de nuevo oficio de
Nómina, Jefe y recordatorio de
Subjefe del Reintegro
Departamento adjuntando
para actualizar la nuevamente
información en boleta de
la base de datos liquidación y
de control boleta de
alterno y depósito.
continúa con el
paso No. 8.

(2 DE 3)
Analista y/o Asistente de Nómina
Transcurrido el plazo de los 15 días

hábiles ?el trabajador o
extrabajador realiza el reintegro?
Finaliza el plazo de 5 días

hábiles para realizar el
Recibe boletas de depósito reintegro, realiza informe
y notifica vía correo donde se detalla la falta de
electrónico al Supervisor pago del reintegro por
de Nómina, Jefe y Subjefe parte del empleado y
del Departamento de donde se indica el tiempo
Gestión y Compensaciones vencido para efectuar
para actualizar la dicho pago, dirigido al
información en la base de Departamento de
datos de control alterno y Relaciones Laborales,
continúa con el paso No. 8. solicitando el seguimiento
respectivo y finaliza este
procedimiento.
2 3

(3 DE 3)

Analista y/o Asistente de Nómina Jefe del Departamento
Estado
¿El reintegro corresponde

al ejercicio fiscal actual?
NO
SI
Elabora oficio para
enviar a
Contabilidad del
Estado la boleta de Registra en
depósito y GUATENÓMINAS la
liquidación para boleta de reintegro
que elabore el CUR efectuado y continúa
correspondiente y el procedimiento.
continúa con el
paso No. 11
Elabora oficio y remite boleta de

depósito y de liquidación al Jefe de
Servicios Administrativos Internos Aprueba CUR y archiva
y al Jefe del Administrativo boletas y finaliza este
Financiero de la Dependencia que procedimiento.
corresponden para la aprobación
del CUR correspondiente.
Elabora CUR y remite copias

Recibe copia de CUR, registra
al Departamento de Gestión y
en el sistema y archiva.
Compensaciones.
Fin

GESTIÓN DEL PAGO DE PRESTACIONES LABORALES

Otorgar al ex trabajador la gestión del pago de las prestaciones laborales de acuerdo a lo que establece la ley. Inicia: El
Supervisor de Gestión, recibe renuncia original y Acuerdo Ministerial de Desvinculación. Finaliza: El Analista y/o
Asistente de Nómina, registra en Guatenóminas, el pago en nómina adicional de aguinaldo, bono 14, bono vacacional,
bono por aniversario, bono extraordinario anual y verifica que el mismo se encuentre correcto al momento de la
liquidación de nómina.
c) Ley de Bonificación Anual para Trabajadores del Sector Privado y Público
d) Ley de Aguinaldo del Sector Público
e) Ley de Bono Vacacional
f) Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo del MINFIN
g) Código de trabajo
h) Código Civil
i) Ley de Consolidación Salarial
j) Ley de Salarios de la Administración Pública
1) El expediente para solicitar el pago de las prestaciones laborales deberá contener en original lo siguiente:
a. Carta de renuncia con firma de autorización por parte del Jefe Inmediato y Director de la Dependencia
(la cual debe realizarse con carácter de irrevocable, debe contener fecha efectiva de la misma y hacer
mención al artículo 53 del Pacto Colectivo de Condiciones de trabajo, cuando aplique), según
corresponda.
b. Acuerdo de Desvinculación del cargo por Destitución, Remoción del cargo, renuncia, retiro voluntario,
etc. según corresponda.
c. Copia de Documento Personal de Identificación, DPI, ambos lados.
d. Copia de Registro Tributario Unificado -RTU-, actualizado.
e. Constancia Laboral del tiempo de servicio, que indique el tiempo de servicio y vacaciones pendientes de
disfrutar.
f. Constancia de Inventario de Cuentas de la Tesorería Nacional, la cuenta registrada debe ser del Banco
Crédito Hipotecario Nacional -CHN-, a excepción para el cargo del Ministro de Finanzas Públicas.
g. Constancia de pago del último mes laborado, en caso que sea mes incompleto deberá presentar dicha
constancia y la del mes anterior, así mismo en los casos de suspensiones del IGSS, debe presentar el del
último mes que trabajo y devengo completamente.
h. Constancia de entrega de gafete.
i. Formulario de Solvencias debidamente lleno, firmado y sellado por las Dependencias correspondientes.
2) El cálculo de las prestaciones proporcionales por el tiempo de servicio de los trabajadores, debe elaborarse
cuando se tenga el expediente completo incluyendo el Acuerdo que aprueba la desvinculación del cargo.
3) Los ex trabajadores que hayan tenido relación laboral menor a un año tienen derecho al pago de prestaciones
irrenunciables tales como: Vacaciones, Bonificación Anual (Bono 14), Aguinaldo y Bono Vacacional, todos
proporcionales al tiempo de servicio.
4) Los ex trabajadores que hayan tenido relación laboral mayor a un año tienen derecho al pago de prestaciones
irrenunciables, indemnización y Bono por Retiro, este último si supera los 10 años de servicio.
5) Cuando el ex trabajador haya sido despedido justificadamente se hará sin responsabilidad por parte del Ministerio
de Finanzas Públicas y perderá todos los derechos que le concede la Ley del Servicio Civil y su reglamento, excepto
los adquiridos en relación con prestaciones irrenunciables.

6) El beneficio por Retiro Voluntario se otorgará siempre que el trabajador tenga como mínimo un año de servicio.
7) El pago por concepto de Retiro Voluntario debe hacerse efectivo en un plazo máximo de treinta días hábiles,
después de llenar los requisitos correspondientes.
8) El pago proporcional de los Bonos por Aniversario y Bono Extraordinario Anual se realizará por medio de nómina
adicional, previa programación de recursos financieros de los mismos.

El Supervisor de Gestión, recibe del Departamento de Relaciones Laborales la
renuncia original (cuando aplique) y Acuerdo Ministerial de Aceptación de
Renuncia, Retiro Voluntario, Destitución, Remoción del cargo, etc. según
Supervisor de Gestión y
1. corresponda.
Compensaciones
¿Cumple con los requisitos mínimos para su gestión?
Sí: Recibe documentación y asigna al Analista de personal que corresponda.
No: Devuelve al Departamento de Relaciones Laborales.
Asesora al ex trabajador acerca del procedimiento para el pago de prestaciones y
entrega formulario de solvencia para que gestione las firmas correspondientes.
Recibe expediente de solicitud de pago de prestaciones por parte del ex
trabajador.
¿El expediente está completo?
Sí: Elabora constancia Laboral y conocimiento de traslado y remite el expediente
completo al Supervisor de Gestión y continúa en el paso 4.
No: Devuelve al interesado para que lo complete, y regresa al paso 2.
4. Revisa, valida la documentación y traslada al Asistente de Nóminas. Supervisor de Gestión
Verifica documentación y traslada al Jefe del Departamento de Gestión y

5. Asistente de Nóminas
Compensaciones.
Recibe expediente completo de solicitud de pago de prestaciones laborales y Jefe del Departamento de
6.
asigna a Analista y/o Asistente de Nómina. Gestión y Compensaciones
Efectúa el cálculo de prestaciones laborales y elabora dictamen, anexo y
formulario para pago de retiro voluntario o prestaciones, según corresponda,
devuelve al Jefe del Departamento de Gestión y Compensaciones para su
Verifica cálculo de tiempo de servicio, indemnización, bono por retiro, vacaciones
no gozadas, bono anual por indemnización, cálculo proporcional de: aguinaldo,
bono 14, bono vacacional, bono por aniversario, bono extraordinario anual, así
como el Dictamen, anexo y formulario para pago, correspondientes.
8. ¿La información es correcta?
Sí: Devuelve a Analista o Asistente de Nóminas, para que gestione las firmas
respectivas de Dictamen, anexo y formulario para pago.
No: Devuelve a Analista y/o Asistente de Nómina y solicita realizar las
correcciones correspondientes.
El Asistente y/o Analista de Nómina informa a Supervisor de Nómina, los montos
a pagar en nómina adicional, por concepto de aguinaldo, bono 14, bono
9. Asistente y/o Analista de Nómina
vacacional, bono por aniversario, bono extraordinario anual, para coordinar la
cuota financiera correspondiente.
El Supervisor de Nómina, integra la información y coordina cuota financiera, con
el Departamento de Servicios Administrativos Internos de las Dependencias o
Departamento Administrativo Financiero de la Dirección de Asuntos
Administrativos, para pago de aguinaldo, bono 14, bono vacacional, bono por
aniversario, bono extraordinario anual, por medio de nómina adicional.
Registra en Guatenóminas, el pago en nómina adicional de aguinaldo, bono 14,
Analista y/o Asistente de
11. bono vacacional, bono por aniversario, bono extraordinario anual, verifica que el
Nóminas
mismo se encuentre correcto al momento de la liquidación de nómina.
Elabora oficio de traslado de expediente original completo, folia documentos y
12. traslada al Departamento de Servicios Administrativos Internos de la Dirección Analista y/o Asistente de Nómina
de Recursos Humanos para el pago respectivo.

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL PAGO DE PRESTACIONES LABORALES

(1 DE 3)
Asistente de Nóminas
Supervisor de Gestión y Compensaciones Analista de Personal
Inicio
El Supervisor de Gestión, recibe del Departamento

de Relaciones Laborales la renuncia original
(cuando aplique) y acuerdo Ministerial de
A
aceptación de renuncia, retiro voluntario,
destitución, remoción del cargo, etc., según
corresponda
¿Cumple con los requisitos mínimos

para su gestión?
Asesora al ex trabajador acerca del

procedimiento para el pago de prestaciones y
entrega formulario de solvencia para que
NO SI gestione las firmas correspondientes.
Recibe
Devuelve al documentación y
Departamento de asigna al Analista Recibe expediente de solicitud de pago de
Relaciones de personal que prestaciones por parte del ex trabajador.
Laborales. corresponda
¿El expediente está completo?
Elabora
constancia
Laboral y 3
conocimiento de Devuelve al
traslado y remite interesado para
el expediente que lo complete, y
completo al regresa al paso 2.
Supervisor de
Gestión y
Verifica documentación y
continúa en el
traslada al Jefe del
paso No. 4
Compensaciones.
Revisa, valida la documentación y traslada al
Asistente de Nóminas

(2 DE 3)
Jefe del Departamento de Gestión y

Analista y/o Asistente de Nómina
Compensaciones
Efectúa el cálculo de prestaciones

laborales y elabora dictamen, anexo
y formulario para pago de retiro
Recibe expediente completo de voluntario o prestaciones, según
solicitud de pago de prestaciones corresponda, devuelve al Jefe del
laborales y asigna a Analista y/o Departamento de Gestión y
Asistente de Nómina. Compensaciones para su revisión y
aprobación.
Verifica el cálculo de tiempo de

servicio, indemnización, bono por
retiro, vacaciones no gozadas, bono
anual por indemnización, cálculo
proporcional de: aguinaldo, Bono 14,
Bono Vacacional, Bono por
aniversario, Bono extraordinario
anual, así como el dictamen, anexo y
formulario para pago,
correspondiente.
¿La información es
correcta?
No:
Si:
Devuelve a Analista Devuelve a analista o

y/o Asistente de Asistente de Nóminas,
Nómina y solicita para que gestione las
realizar las firmas respectivas de
correcciones Dictamen, anexo y
correspondientes. formulario para pago.
El Asistente y/o analista de nómina
informa a supervisor de Nómina los
montos a pagar en Nómina adicional,
por concepto de aguinaldo, Bono 14,
Bono Vacacional, Bono por
aniversario, Bono extraordinario
3 anual, para coordinar la cuota
financiera correspondiente.

(3 DE 3)
Supervisor de Nómina Analista y/o Asistente de Nómina
El supervisor de Nómina, integra la información

y coordina cuota financiera, con el
Registra en Guatenóminas, el pago en
Departamento de Servicios Administrativos
nómina adicional de aguinaldo, Bono 15,
Internos de las Dependencias o Departamento
Bono vacacional, Bono por aniversario,
Administrativo financiero de la Dirección de
Bono extraordinario anual, verifica que el
Asuntos Administrativos, para pago de
mismo se encuentre correcto al momento
aguinaldo, Bono 14, Bono vacacional, Bono por
de la liquidación de nómina.
aniversario, Bono extraordinario anual, por
medio de nómina adicional.
Elabora oficio de traslado de

expediente original completo, folia
documentos y traslada al
Administrativos Internos de la
Dirección de Recursos Humanos para el
pago respectivo.
Fin

LIQUIDACIÓN DE NÓMINA DEL RENGLÓN 029

Efectuar el compromiso presupuestario y la liquidación de nómina para el pago por concepto de honorarios técnicos y
profesionales correspondientes a los servicios que prestan los contratistas a cada una de las Unidades Ejecutoras del
Ministerio de Finanzas Públicas, derivado del contrato suscrito entre ambas partes. Inicia: El Asistente del Departamento
de Gestión y Compensaciones recibe expedientes completos de las nuevas contrataciones. Finaliza: El Asistente del
Departamento de Gestión y Compensaciones envía correos de notificación de entrega de constancias de Retención.
a) Ley de Compras y Contrataciones del Estado.
b) Ley de la Contraloría General de Cuentas de la Nación y su Reglamento.
c) Normativa de Soporte de Nómina
d) Plan Anual de Salarios
1) Al inicio de la contratación o cambio de serie de la factura, el Asistente de Nómina deberá validar en el portal web de
la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT-, el estado de la resolución de autorización de facturas del
contratista, verificando que la misma se encuentre activa.
2) Verificar el régimen tributario en el cual el contratista está inscrito y registrado ante la SAT para realizar las
retenciones correspondientes.
3) Deberá respetarse la modalidad del régimen del contratista, para evitar retenciones indebidas al pago de honorarios.
4) Para efectos de pago, los expedientes deben contener:

4.1. Para realizar el compromiso presupuestario, copia de los siguientes documentos:
a. Acuerdo Ministerial de Contratación
b. Contrato
c. Seguro de caución
d. Constancia de Registro Tributario Unificado
e. Constancia de colegiado activo cuando corresponda
4.2. Para el pago mensual, original de los siguientes documentos:
a. Informe mensual de actividades
b. Factura debidamente timbrada, cuando corresponda
c. Copia digital de nómina correspondiente
5) Los informes mensuales de actividades debe contener la rúbrica de la persona asignada para la verificación del
cumplimiento de los términos de referencia y la firma de aprobación de la Autoridad Administrativa Superior de la
Dependencia contratante.
6) Al momento que el Asistente de Nómina genere archivo de Acreditamiento en sistema, los Departamentos de
Servicios Administrativos Internos de las Unidades Ejecutoras y el Departamento Administrativo Financiero de la
Dirección de Asuntos Administrativos, deben solicitar pago a Tesorería Nacional por correo electrónico.
7) Las constancias de Impuesto Sobre la Renta e Impuesto al Valor Agregado de los contratistas se deben generar en los
primeros diez días del mes siguiente del pago realizado, quedando bajo el resguardo del Departamento de Gestión y
Compensaciones de la Dirección de Recursos Humanos.
8) Para la aprobación de los Comprobantes Únicos de Registro -CUR- de compromiso presupuestario en estado
solicitado, el Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos de las Unidades Ejecutoras y el Jefe del
Departamento Administrativo Financiero de la Dirección de Asuntos Administrativos debe contar con los
documentos de soporte mencionados en el numeral 4.1.
9) Para la aprobación del CUR en estado solicitado para el pago mensual, el Jefe del Departamento de Servicios

Administrativos Internos
10) de las Unidades Ejecutoras y el Jefe del Departamento Administrativo Financiero de la Dirección de Asuntos
Administrativos debe contar con los documentos de soporte mencionados en el numeral 4.2.
11) Los CUR deben ser aprobados por el Departamento de Servicios Administrativos Internos de las Unidades Ejecutoras
y Departamento Administrativo Financiero de la Dirección de Servicios Administrativos según corresponda.
12) Si el contratista cambiara de régimen tributario o actualiza datos ante la Superintendencia de Administración
Tributaria, deberá presentar nueva Constancia de Registro Tributario Unificado al Departamento de Gestión y
Compensaciones.
13) Previa liquidación de nómina mensual, el Departamento de Dotación de Recursos Humanos debe enviar al
Departamento de Gestión y Compensaciones lo siguiente:
13.1. Los expedientes de las nuevas contrataciones con cargo al Renglón de Contratación 029, según se establece
en el numeral 4.1, para realizar el nuevo compromiso presupuestario.
13.2. Las rescisiones de los contratos para la exclusión del pago correspondiente y la reversión parcial y/o total
según corresponda del CUR de compromiso, los cuales quedarán en resguardo de cada Departamento de
Servicios Administrativos Internos de las Unidades Ejecutoras o Departamento Administrativo Financiero de
la Dirección de Asuntos Administrativos para futuras consultas.
COMPROMISO PRESUPUESTARIO DE CONTRATACIÓN

Recibe los expedientes completos según numeral 4.1 de Normativa Interna, de
Asistente del Departamento de
1. las nuevas contrataciones con cargo al Renglón de Contratación 029 y traslada al
Supervisor de Nómina.
Revisa documentos de los expedientes
¿Documentos son correctos?
2. Sí: Asigna y traslada expediente al Asistente de Nómina Supervisor de Nómina
No: Coordina con el Departamento de Dotación de Recursos Humanos para la
corrección o complementación de los documentos.
Genera la Nómina de Compromiso de Pago 029 en GUATENOMINAS según
calendario.
Genera orden de compra y reporte de compromiso presupuestario en

GUATENOMINAS.
Firma orden de compra y adjunta el reporte de compromiso presupuestario, así
como los documentos descritos en el numeral 4.1 de la Normativa Interna,
trasladándolos al Jefe del Departamento de Gestión y Compensaciones para
Revisa reporte de compromiso presupuestario contra contratos nuevos y verifica
montos de la orden de compra
¿Documentación es correcta?
6. Sí: Firma orden de compra y traslada a Director o Subdirector de Recursos
Humanos con reporte de compromiso presupuestario para firma.
No: Devuelve y solicita realizar las correcciones correspondientes y regresa al
paso No. 5.
Firma orden de compra y devuelve los documentos al Departamento de Gestión Director o Subdirector de
7.
y Compensaciones Recursos Humanos
Envía orden de compra y el reporte de compromiso presupuestario a la Dirección

Financiera.
Genera en GUATENOMINAS el CUR de compromiso en estado solicitado y lo

envía a Sistema de Contabilidad Integrado.

Imprime, firma y sella los CUR de compromiso en estado solicitado de cada

Unidad Ejecutora.
Integra los CUR de compromiso en estado solicitado a los expedientes
correspondientes según el numeral 4.1 de Normativa Interna.
Envía correo electrónico a los Departamentos de Servicios Administrativos Asistente del Departamento de
11.
Internos de las Unidades Ejecutoras y Departamento Administrativo Financiero Gestión y Compensaciones
de la Dirección de Asuntos Administrativos, indicando que los expedientes están
disponibles para su entrega y solicitando la aprobación del CUR de compromiso
correspondiente.
12. Verifica en GUATENOMINAS que todos los CUR tengan estado Aprobado. Asistente de Nómina
LIQUIDACIÓN DE NÓMINA 029

Envía correo electrónico a los contratistas solicitando informes y facturas Asistente del Departamento de
1.
mensuales para pago. Gestión y Compensaciones
Realiza recepción de informes y facturas, verificando el cumplimiento de
2. requisitos establecidos en Normativa Interna correspondiente. Traslada
documentos.
Recibe documentos descritos en la actividad No. 2, procede a la ejecución de la
3. nómina mensual del renglón 029 en GUATENOMINAS y realiza el registro de Asistente de Nómina
número y serie de facturas, montos y retenciones.
Genera los reportes de: orden de compra, resumen programático, cuadre de
CUR, detalle de depósitos y comparativo presupuestario en GUATENOMINAS.
Firma orden de compra y traslada al Supervisor de Nómina, adjuntando los

documentos descritos en la actividad No. 4 para revisión.
Revisa contra nómina el número y serie de facturas, montos y retenciones
registradas,
¿La información es correcta?
Sí: Traslada al Jefe del Departamento de Gestión y Compensaciones orden de
compra, resumen programático y cuadre de CUR para su aprobación.
No: Solicita al Asistente de Nómina realizar las correcciones correspondientes.
Recibe documentos, revisa y firma orden de compra, aprueba la nómina en
7. GUATENOMINAS y traslada a Director o Subdirector de Recursos Humanos para
su autorización.
Firma orden de compra y devuelve los documentos al Departamento de Gestión Director o Subdirector de
8.
y Compensaciones. Recursos Humanos
9. Envía orden de compra y cuadre de CUR a la Dirección Financiera. Asistente de Nómina
Genera en GUATENOMINAS el CUR de pago en estado solicitado y lo envía a

Sistema de Contabilidad Integrado.
Imprime, firma y sella los CUR en estado solicitado de pago mensual de cada
Dependencia en Sistema de Contabilidad Integrado y traslada.

Verifica montos de los CUR de pago conforme al cuadre de CUR. Firma, sella y Jefe del Departamento de
12.
traslada los CUR. Gestión y Compensaciones
Integra expediente que contiene facturas, informes mensuales, CUR de pago en Asistente del Departamento de
13.
estado solicitado, fotocopia de orden de compra y cuadre de CUR. Gestión y Compensaciones
14. Genera la nómina digital por Unidad Ejecutora. Asistente de Nómina
Informa vía correo electrónico a los Departamentos de Servicios Administrativos

Internos de las Unidades Ejecutoras y Departamento Administrativo Financiero
15. de la Dirección de Asuntos Administrativos, adjuntando nómina digital
correspondiente, indicando que los expedientes están disponibles para su
entrega y solicitando la aprobación del CUR correspondiente.
Unidades Ejecutoras o
16. Aprueba CUR de pago según documentos de respaldo.
17. Verifica en GUATENOMINAS que todos los CUR de pago tengan estado aprobado. Asistente de Nómina
Genera en el sistema el archivo general de acreditamiento, detalle de depósito y

cuando aplique, nómina de descuentos judiciales.

19. Verifica y aprueba el archivo de acreditamiento en sistema.
Envía vía correo electrónico la nómina digital y detalle de depósito a Tesorería

Nacional.
Genera e imprime las constancias de retención de Impuesto Sobre la Renta y/o

Impuesto al Valor Agregado de cada contratista.
Envía correo de notificación de entrega de constancias de retención a los
22. contratistas. Entrega constancias y archiva copia de constancias con firma de
recibido del contratista.

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIÓN DE NÓMINA DEL RENGLÓN 029

(1 DE 3)
ETAPA DE COMPROMISO PRESUPUESTARIO DE CONTRATACIÓN
Asistente del Departamento

de Gestión y Supervisor de Nómina Asistente de Nómina
Compensaciones
Inicio
Recibe los expedientes

completos según numeral
4.1 de Normativa Interna, de
Revisa documentos de los
las nuevas contrataciones
expedientes.
con cargo al Renglón de
Contratación 029 y traslada
al Supervisor de Nómina.
¿Documentos son
correctos?
Sí:
NO
Coordina con el Genera la Nómina de

Departamento Compromiso de Pago 029 en
Asigna y de Dotación de GUATENÓMINAS según
traslada Recursos calendario.
expediente al Humanos para
Asistente de la corrección o
Nómina. complementaci
ón de los
documentos. Genera orden de compra y
reporte de compromiso
presupuestario en
GUATENÓMINAS.

adjunta el reporte de
compromiso presupuestario,
así como los documentos
4 descritos en el numeral 4.1 de
la Normativa Interna,
trasladándolos al Jefe del
Compensaciones para revisión
y aprobación.

(2 DE 3)
Jefe del Departamento de Gestión y Director o Subdirector

Asistente de Nómina
Compensaciones de Recursos Humanos
Revisa reporte de
compromiso
presupuestario contra
contratos nuevos verifica
montos de la orden de
compra.
¿Documentación es
correcta?
NO SI
Firma orden de compra

Devuelve y solicita y traslada a Director o
realizar las Subdirector de Recursos
correcciones Humanos con reporte
correspondientes y de compromiso
regresa al paso No. presupuestario para
5. firma.
Firma orden de compra el reporte de compromiso
y devuelve los presupuestario a la
documentos al Dirección Financiera.
Departamento de
Gestión y
4 Compensaciones.
Genera en
GUATENÓMINAS el CUR de
compromiso en estado
solicitado y lo envía a
Sistema de Contabilidad
Integrado.

(3 DE 3)

Asistente de Nómina
Integra los CUR de compromiso en

estado solicitado a los expedientes
correspondientes según el numeral
4.1 de Normativa Interna.
Envía correo electrónico a los

Imprime firma y sella los CUR Departamento de Servicios
de compromiso en estado Administrativos Internos de las
solicitado de cada Unidad Unidades Ejecutoras y
Ejecutora. Departamento Administrativo
Asuntos Administrativos, indicando
que los expedientes están
disponibles para su entrega y
solicitando la aprobación del CUR
de compromiso correspondiente.
Verifica en
GUATENÓMINAS que todos
los CUR tengan estado
Aprobado.
Fin

(1 DE 3)
ETAPA DE LIQUIDACIÓN DE NÓMINA 029

Asistente del
de Gestión y
Departamento de Gestión Asistente de Nómina Supervisor de Nómina
Compensaciones
y Compensaciones
Inicio
Envía correo electrónico a

los contratistas solicitando
informa y facturas
mensuales para pago.
Realiza recepción de Recibe documentos descritos

informes y facturas, en la actividad No. 2, procede
verificando el la ejecución de la nómina
cumplimiento de requisitos mensual del renglón 029 en A
establecidos en Normativa GUATENÓMINAS y realiza el
Interna correspondiente. registro de número y serie de
Traslada documentos. facturas, montos y retenciones.
Revisa contra nómina el

número y serie de facturas,
montos y retenciones
registradas.
Genera los reportes de: orden
de compra, resumen
programático, cuadre de CUR,
detalle de depósitos y
comparativo presupuestario
en GUATENÓMINAS.
¿La información es
correcta?
NO SI
Firma orden de compra y Recibe documentos,
traslada al Supervisor de revisa y firma orden
Nómina, adjuntando los Traslada al Jefe de compra, aprueba la
documentos descritos en la del nómina en
Solicita al GUATENÓMINAS y
actividad No. 4 para revisión: Departamento de
Asistente de traslada a Director o
Gestión y
Nómina Subdirector de
Compensaciones
realizar las Recursos Humanos
orden de compra,
correcciones para su autorización.
resumen
corres-
programático y
pondientes
cuadre CUR para
su aprobación.

(2 DE 3)
Jefe del Departamento Asistente del

Director o Subdirector
Asistente de Nómina de Gestión y Departamento de Gestión y
de Recursos Humanos
Compensaciones Compensaciones

devuelve los documentos al
cuadre de CUR a la Dirección
Financiera.
Compensaciones.
Genera en GUATENÓMINAS
el CUR de pago en estado
solicitado y lo envía a
Sistema de Contabilidad
Integrado.
Imprime, firma y sella los Integra expediente que

CUR en estado solicitado de Verifica montos de los CUR contiene facturas, informes
pago mensual de cada de pago conforme al cuadre mensuales, CUR de pago en
Dependencia en Sistema de de CUR. Firma, sella y estado solicitado, fotocopia de
Contabilidad Integrado y traslada los CUR. orden de compra y cuadre de
traslada. CUR.
Informa vía correo electrónico a

los Departamentos de Servicios
Unidades Ejecutoras y
Genera la nómina digital por
Unidad Ejecutora.
Asuntos Administrativos,
adjuntando nómina digital
correspondiente, indicando que
los expedientes están
disponibles para su entrega y
solicitando la aprobación del
CUR correspondiente.

(3 DE 3)
Departamento de
Servicios
Administrativos
Internos de las
Jefe del Departamento Asistente del
Unidades Ejecutoras
Asistente de Nómina de Gestión y Departamento de Gestión
o Departamento
Compensaciones y Compensaciones
Administrativo
Financiero de la
Dirección de Asuntos
Administrativos
Aprueba CUR de pago Verifica en GUATENÓMINAS

según documentos de que todos los CUR de pago
respaldo. tengan estado aprobado.
Genera en el sistema el
archivo general de
acreditamiento, detalle de
depósito y cuando aplique,
nómina de descuentos Verifica y aprueba el
judiciales archivo de acreditamiento
en sistema.
Envía vía correo electrónico

la nómina digital y detalle de
depósito a Tesorería
Nacional
Envía correo de notificación
de entrega de constancias de
retención a los contratistas.
Entrega constancias y
archiva copia de constancias
con firma de recibido del
contratista.
Genera e imprime las
constancias de retención de
Impuesto Sobre la Renta y/o
Impuesto al Valor Agregado de
cada contratista.
Fin

BLOQUEO Y DESBLOQUEO TEMPORAL DE SUELDO
Establecer los pasos para aplicar oportunamente el bloqueo y desbloqueo de salario, en los casos que amerite tal
acción. Inicia: En la dependencia funcional donde labora el trabajador, levantando el acta administrativa donde conste
la causal de despido, conforme a lo que establece el artículo 76 de la Ley de Servicio Civil y artículo 80 numeral 4. del
Reglamento de la Ley de Servicio Civil. Finaliza: En el Departamento de Relaciones Laborales quien procede a notificar
por escrito al Departamento de Gestión y Compensaciones realizando las acciones según lo resuelto por las entidades
competentes.
a. Artículo número 76 de la Ley de Servicio Civil, Artículos 80 y 81 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil y
Artículo 76 del Decreto 101-97.
1. Notificar por escrito al Departamento de Gestión y Compensaciones para que proceda a realizar el registro
inmediato en el Sistema de Nómina y Registro de Personal -GUATENOMINAS-, el bloqueo temporal de pago,
respaldado por los documentos que remita para el efecto el Departamento de Relaciones Laborales avalado por
la Dirección y/o Subdirección de Gestión de Recursos Humanos, así mismo, envía copia del mismo a la
Dependencia donde funcionalmente labora el trabajador.
2. Una vez se haya dilucidado la situación del trabajador, el Departamento de Relaciones Laborales con el aval de
la Dirección y/o Subdirección de Gestión de Recursos Humanos debe solicitar por escrito el Desbloqueo de Pago
correspondiente al Departamento de Gestión y Compensaciones.
Recibe Certificación del Acta Administrativa faccionada en la Dependencia donde Jefe del Departamento de
1
labora funcionalmente el trabajador. Relaciones Laborales
Analiza el contenido de la Certificación del Acta y documentación de respaldo
según sea el caso.
¿Cumple la Certificación del Acta, con los requisitos establecidos en Ley?
2 Sí. Elabora oficio solicitando el bloqueo temporal de pago inmediato y gestiona Relaciones Laborales
el Vo. Bo. de Dirección y/o Subdirección.
No. Devuelve a la dependencia solicitante para que complete y/o aclare la
información contenida en dicha Certificación de Acta.
Traslada el Oficio de solicitud de Bloqueo de Pago al Departamento de Gestión y Jefe del Departamento de
3 Compensaciones Relaciones Laborales
Recibe Oficio que avala realizar el bloqueo temporal de salario y traslada al Jefe
4 Asistente de Nómina
del Departamento de Gestión y Compensaciones.
Jefe o Subjefe del
Recibe, analiza y asigna oficio que avala el bloqueo temporal de salario para
5 Departamento de Gestión y
registrar en GUATENOMINAS.
Compensaciones
Recibe los documentos correspondientes y registra en GUATENOMINAS, el
6 bloqueo temporal de salario. Analista o Asistente de Nómina
Dilucidada la situación del trabajador, el Departamento de Relaciones Laborales

con el aval de la Dirección y/o Subdirección de Gestión de Recursos Humanos Jefe del Departamento de
7 debe solicitar por escrito el Desbloqueo de Pago correspondiente al Relaciones Laborales

Recibe Oficio que avala realizar el desbloqueo de salario y traslada al Jefe del
8 Analista o Asistente de Nómina
Jefe o Subjefe del
Recibe, analiza y asigna oficio que avala el desbloqueo de salario para registrar
9 Departamento de Gestión y
en GUATENOMINAS.
Compensaciones
Recibe los documentos correspondientes y realiza en GUATENOMINAS, el
10 desbloqueo de salario y archiva. Analista o Asistente de Nómina

Diagrama de Flujo
PROCEDIMIENTO DE BLOQUEO Y DESBLOQUEO TEMPORAL DE SALARIO

(1 DE 2)
Jefe o Subjefe del

Asistente de Nómina Departamento de Gestión y
Relaciones Laborales
Compensaciones
Inicio
Recibe certificación del Acta

Administrativa faccionada
en la Dependencia donde
labora funcionalmente el
trabajador.
Analiza el contenido de la
Certificación del Acta y
documentación de
respaldo según sea el
caso.
¿Cumple la
Certificación con los
requisitos establecidos
en Ley?
Sí No
Devuelve a la
Elabora oficio Dependencia
solicitando el solicitante para
bloqueo temporal que complete y/
de pago o aclare la
inmediato y información Recibe Oficio que avala
gestiona el Vo.Bo. contenida en realizar el bloqueo
De Dirección y/o dicha temporal de salario y
Subdirección Certificación de traslada al Jefe del
Acta. Departamento de Gestión y
Compensaciones.
Recibe, analiza y asigna
oficio que avala el bloqueo
temporal de salario para
Traslada el oficio de registrar en
Solicitud de Bloqueo de GUATENOMINAS.
Pago al Departamento de

PROCEDIMIENTO DE BLOQUEO Y DESBLOQUEO TEMPORAL DE SALARIO
(2 DE 2)
Jefe o Subjefe del

Jefe del Departamento de Relaciones
Analista o Asistente de Nómina Departamento de Gestión y
Laborales
Compensaciones
Solicita por escrito con el aval de

Recibe los documentos
la Dirección y/o Subdirección de
correspondientes y registra
Recursos Humanos el Desbloqueo
en GUATENOMINAS, el
de Pago correspondiente al
bloqueo temporal de
salario.
Compensaciones.
Recibe oficio que avala Recibe, analiza y asigna

realizar el desbloqueo de oficio que avala el
salario y traslada al Jefe desbloqueo de salario
del Departamento de para registrar en
Gestión y GUATENOMINAS.
Compensaciones.
Recibe los documentos

correspondientes y
realiza en
GUATENOMINAS, el
desbloqueo de salario y
archiva.
FIN

6. DEPARTAMENTO DE RELACIONES LABORALES
Departamento de Relaciones Laborales 01 1 de 4
ELABORACIÓN DE CONTRATOS DE ESTUDIOS O BECAS

Suscribir las condiciones pactadas entre el Ministerio y trabajadores para garantizar las condiciones para la realización de
estudios y/o becas. Inicia: El Jefe de Relaciones Laborales recibe la solicitud para la elaboración del contrato de estudios
o becas y asigna al Analista de Relaciones Laborales. Finaliza: El Analista de Relaciones Laborales envía copia del contrato
al Jefe del Departamento de Formación de Recursos Humanos.
b) Código Civil y Procesal Civil
c) Código de Trabajo
d) Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo del Ministerio de Finanzas Públicas
1) Si determinado que en este departamento se elaboren los contratos de estudios o becas, se hace necesario incluir la
realización de la Revolución Ministerial respectiva.
2) La Solicitud para la elaboración del contrato debe detallar lo siguiente:

a. Derechos y obligaciones entre el estudiante/becario y el Ministerio
b. Modalidad
c. Horario
d. Cobertura
e. Vigencia
f. Lugar de estudio
g. Modificaciones
h. Suspensión y cancelación
i. Costo de la beca y modalidad de pago (cuando aplique)
j. Actuaciones posteriores a la finalización del estudio/beca
k. Tiempo que deberá trabajar para el Ministerio la persona beneficiada, considerando el aporte
económico y duración del beneficio (cuando aplique)
l. Otros específicos que se consideren necesarios
3) En cuanto al plazo para la elaboración de dichos contratos en lugar de tres días debe ser de cinco.
4) Requisitos para la recepción de la solicitud de elaboración del contrato:

a. Copia del DPI
b. Documentos que detallen y respalden el estudio y/o beca (convenios, acuerdos, etc.).

Recibe solicitud para la elaboración del contrato de estudios o beca y asigna al Jefe del Departamento de
1.
Analista de Relaciones Laborales. Relaciones Laborales
Analiza antecedentes, condiciones del contrato de estudios o beca y verifica
Analista de Relaciones Laborales
2. datos del trabajador.
Elabora contrato de estudios o beca y envía al Jefe del Departamento Relaciones
3. Laborales para su validación. Analista de Relaciones Laborales
Valida y traslada el contrato a la Autoridad Superior de la Dirección de Recursos Jefe del Departamento de
4. Humanos para su revisión. Relaciones Laborales
5. Revisa, valida y devuelve al Jefe del Departamento de Relaciones Laborales. Dirección de Recursos Humanos

Cita al trabajador para la firma correspondiente en el contrato y traslada Jefe del Departamento de
6. Autoridad Superior de la Dirección de Recursos Humanos. Relaciones Laborales
7. Verifica y traslada el contrato al Despacho Superior del Ministerio para su firma. Dirección de Recursos Humanos
8. Firma el contrato y devuelve a la Dirección de Recursos Humanos. Despacho Superior del Ministerio
Recibe el contrato y traslada al notificador del Departamento de Relaciones Jefe del Departamento de
9. Laborales. Relaciones Laborales
Entrega copia al trabajador, Jefe del Departamento de Formación de Recursos
10. Humanos y al Analista de Relaciones Laborales. Notificador
Traslada el contrato al Encargado de Archivo para su incorporación en el

11. expediente del trabajador. Analista de Relaciones Laborales

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE CONTRATO DE ESTUDIOS O BECAS

(1 DE 2)
Jefe del Departamento de Analista de Relaciones Despacho Superior del
Relaciones Laborales Laborales Ministerio
Humanos
Inicio
Recibe solicitud Analiza

para la elaboración antecedentes,
del contrato de condiciones del
estudios o beca y contrato de
asigna al Analista de estudios o beca y
Relaciones verifica datos del
Laborales trabajador.
Elabora contrato de
Valida y traslada el
estudios o beca y
contrato a la
envía al Jefe del
Autoridad Superior
Departamento de
de la Dirección de
Relaciones
Recursos Humanos
Laborales para su
para su revisión.
validación.
Revisa, valida y
devuelve al Jefe del
Departamento de
Relaciones
Laborales.
Cita al trabajador
para la firma
correspondiente en
el contrato y
traslada Autoridad
Superior de la
Dirección de
Recursos Humanos. Verifica y traslada el
Firma el contrato y
contrato al
devuelve a la
Despacho Superior
Dirección de
del Ministerio para
Recursos Humanos.
su firma.
Recibe le contrato y
traslada al
notificador del
Departamento de
Relaciones
Laborales.

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE CONTRATO
DE ESTUDIOS O BECAS
(2 DE 2)
Analista de Relaciones
Notificador
Laborales
Traslada el contrato
al Analista de
Personal a donde
pertenece el
Entrega copia al interesado para
trabajador, Jefe del incorporación en el
Departamento de expediente del
Formación de trabajador y archiva
Recursos Humanos copia en el
y al Analista de departamento de
Relaciones relaciones laborales
Laborales.
Fin

DEPARTAMENTO DE RELACIONES LABORALES 01 1 de 2
OPINIONES JURÍDICAS EN MATERIA LABORAL

Asesorar a las Autoridades del Ministerio en la toma de decisiones en asuntos de materia legal laboral. Inicia: El Jefe del
Departamento de Relaciones Laborales recibe solicitud y expediente y/o antecedentes para su análisis y Opinión Jurídica.
Finaliza: El Analista de Relaciones Laborales entrega opinión al interesado y archiva copia.
b) Ley de Servicio Civil y su Reglamento
c) Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento
d) Ley de Probidad y Responsabilidad de Funcionarios Públicos
e) Código de Trabajo
f) Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo del Ministerio de Finanzas Públicas
g) Leyes conexas
1) Toda Solicitud para una opinión jurídica debe incorporar los antecedentes del caso.
2) Las solicitudes deben ser entregadas directamente al Jefe del Departamento de Relaciones Laborales.
3) Únicamente se emitirán opiniones jurídicas en materia legal laboral; siempre y cuando no afecten el presupuesto,
de lo contrario deberán trasladarse a la Dirección de Asesoría Jurídica.
4) Archivar una copia de todas las opiniones jurídicas emitidas.
5) Toda opinión jurídica deberá ser solicitada por escrito al Jefe del Departamento de Relaciones Laborales por una
Autoridad Superior.
Recibe solicitud, expediente y/o antecedentes para su análisis y opinión jurídica, Jefe del Departamento de
1. posteriormente asigna al Analista de Relaciones Laborales. Relaciones Laborales
Analiza la información e investiga los elementos jurídicos que apliquen según el

2. Analista de Relaciones Laborales
caso.
3. Elabora la opinión jurídica y traslada al Jefe del Departamento para su validación. Analista de Relaciones Laborales
¿Valida opinión jurídica?

Sí: Traslada al Analista de Relaciones Laborales Jefe del Departamento de
4. Relaciones Laborales
No: Devuelve al Analista de Relaciones Laborales para modificación y regresa a
paso 3.
5. Entrega opinión y archiva copia. Notificador

PROCEDIMIENTO DE OPINIONES JURÍDICAS EN MATERIA LABORAL
(1 DE 1)
Jefe del Departamento del Relaciones Analista de Relaciones

Notificador
Laborales Laborales
Inicio
Recibe solicitud,
expediente y/o
Analiza la información e
antecedentes para su
investiga los elementos
análisis y opinión jurídica,
jurídicos que apliquen
posteriormente asigna al
según el caso.
Laborales.
Elabora la opinión jurídica y

traslada al Jefe del
Departamento para su
validación.
¿Valida opinión
jurídica?
NO SI
Entrega opinión y archiva
copia.
Devuelve al Traslada al
Analista de Analista de
Relaciones Relaciones
Laborales para Laborales.
modificaciones
Fin

ASESORÍA LEGAL LABORAL 01 1 de 3
PROCESOS JUDICIALES EN MATERIA LABORAL

Ejecutar la pronta y efectiva defensa de los intereses del Ministerio de Finanzas Públicas en materia laboral. Inicia: El Jefe
del Departamento de Relaciones Laborales recibe notificación del Juzgado de Trabajo y Previsión Social. Finaliza: El
Analista de Relaciones Laborales incorpora copia del memorial u oficio para que se incorpore en el expediente.
b) Ley de Servicio Civil y su Reglamento
c) Ley del Organismo Judicial
d) Código Procesal Civil
e) Ley de Probidad y Responsabilidad de Funcionarios Públicos
f) Código de Trabajo
g) Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo del Ministerio de Finanzas Públicas
h) Leyes conexas
1) La PGN no actúa en nombre del Ministerio de Finanzas Públicas sino que en nombre del Estado, por lo que se hace
necesario incluir la figura del mandatario para actuar en nombre del Ministerio e calidad de tercero interesado y la
obligación de este departamento es buscar los insumos (pruebas) para la defensa como Estado y como Ministerio a
la encargada que en este momento es la Licenciada Claudia Palencia.
2) El Departamento de Relaciones Laborales debe dar seguimiento hasta que la Procuraduría General de la Nación
alcance el mismo y proporcionar la documentación necesaria para la defensa del caso particular.

1. Recibe notificación del Juzgado de Trabajo y Previsión Social.

2. Asigna el caso y gira instrucciones al Analista de Relaciones Laborales.
3. Analiza los antecedentes y elementos jurídicos del caso. Analista de Relaciones Laborales
4. Procura e investiga el caso. Analista de Relaciones Laborales
Elabora oficio o memorial según corresponda y traslada a Jefe del Departamento

para su validación.
Valida oficio o memorial según corresponda y traslada a Autoridad Superior de Jefe del Departamento de
6. Dirección de Recursos Humanos para su aprobación. Relaciones Laborales
Revisa y envía oficio o memorial según corresponda al Despacho Superior del Autoridad Superior de la
7. Ministerio para su firma respectiva. Dirección de Recursos Humanos
Firma oficio o memorial según corresponda y devuelve a la Dirección de Recursos

8. Despacho Superior del Ministerio
Humanos.
Recibe oficio o memorial según corresponda, firma en su auxilio y traslada al Jefe del Departamento de
9. Analista de Relaciones Laborales. Relaciones Laborales

Recibe oficio o memorial según corresponda firmado y lo presenta ante la

10. Procuraduría General de la Nación o al Órgano Jurisdiccional correspondiente. Analista de Relaciones Laborales
Incorpora una copia del oficio o memorial según corresponda en el expediente

11. del trabajador en archivo del Departamento de Relaciones Laborales. Analista de Relaciones Laborales

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE PROCESOS JUDICIALES EN MATERIA LABORAL

(1 DE 1)
Jefe del Departamento de Analista de Relaciones Despacho Superior del
Relaciones Laborales Laborales Ministerio
Humanos
Inicio
Recibe notificación del

Juzgado de Trabajo
Previsión Social.
Analiza los antecedentes

y elementos jurídicos del
caso.
Asigna el caso y gira
instrucciones al
Laborales.
Procura e investiga el
caso.
Valida oficio o memorial Elabora oficio o

según corresponda y memorial según
traslada a Autoridad corresponda y traslada
Superior de Dirección de a Jefe del
Recursos Humanos para Departamento para su
su aprobación. validación.
Revisa y envía oficio o
Firma oficio o memorial
memorial según
según corresponda y
corresponda al Despacho
devuelve a la Dirección de
Superior del Ministerio
Recursos Humanos.
para su firma respectiva.
Recibe oficio o memorial según
corresponda, firma en su auxilio
y traslada al Analista de
Relaciones Laborales.
Incorpora una copia del oficio o

memorial
Fin

ANÁLISIS Y RESOLUCIÓN DE SOLICITUDES DE LICENCIAS CON GOCE DE SALARIO DE LOS
COLABORADORES DEL MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS LICENCIAS CON GOCE DE SALARIO
Dar cumplimiento a lo establecido en el Artículo N° 14 del Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo del Ministerio
de Finanzas Públicas.

1) Toda Solicitud de licencia debe incorporar los antecedentes del caso.
2) Las licencias con goce de salario deben ser solicitadas ante la Dirección de Recursos Humanos debiendo
contar con el Visto Bueno del Jefe Inmediato y del Director o Sub Director de la Dependencia a la que
pertenece el interesado, posteriormente se trasladaran al Departamento de Relaciones Laborales para su
análisis y resolución.
3) Únicamente se dará trámite a las solicitudes de licencia que cumplan con los requisitos establecidos en el
Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo del Ministerio de Finanzas Públicas.
4) La documentación de respaldo que se adjunta debe ser original.
5) Archivar una copia de todas las licencias emitidas.
1. La DDRH traslada al DRL solicitud para su análisis y resolución. Jefe del Departamento de
2. Recibe solicitud, expediente y/o antecedentes para su análisis, posteriormente Jefe del Departamento de
asigna al Analista de Relaciones Laborales. Relaciones Laborales
DRL resuelve procedente o improcedente o resuelve indicar previos cuando

3. corresponda. Analista de Relaciones Laborales
Notifica y traslada al Departamento de Gestión y Compensaciones para lo que

corresponda. “ojo” previo al traslado físico al Departamento de Gestión y
4. Compensaciones diariamente se informa vía electrónica del ingreso de Analista de Relaciones Laborales
solicitudes de licencia para los controles correspondientes.

PROCEDIMIENTO ANÁLISIS Y RESOLUCIÓN DE SOLICITUDES DE LICENCIAS CON GOCE DE
SALARIO DE LOS COLABORADORES DEL MINISTERIO DE FINANZAS PÚCLIAS
(1 DE 1)
Jefe del Departamento de Relaciones Laborales Analista de Relaciones laborales
Inicio
La Dirección de Recursos Humanos

traslada al Departamento de Relaciones
laborales solicitud para su análisis y
resolución
Recibe solicitud, expediente y/o

Recibe, analiza y resuelve procedente o
antecedentes para su análisis
improcedente o resuelve indicar
posteriormente asigna al Analista de
previos cuando corresponda
Notifica y traslada al Departamento de

Gestión y Compensaciones para lo que
corresponda. Previo al traslado físico al
Compensaciones diariamente se
informa vía electrónica del ingreso de
solicitudes de licencia para los controles
correspondientes.
FIN

PROCEDIMIENTO PAGO DE PRESTACIONES POST MORTEM
Dar cumplimiento a lo establecido en el Artículo N° 54 del Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo del Ministerio
de Finanzas Públicas.
1) En caso de muerte de un trabajador, el Ministerio otorgará a sus beneficiarios una vez establecida la calidad de
estos conforme la Ley, una prestación según los años de servicio.
2) Toda Solicitud de Prestaciones Post Mortem debe incorporar los antecedentes del caso, el Departamento de
Relaciones laborales Resolverá con base a solicitud que contenga Dictamen de la Oficina Nacional de Servicio
Civil (ONSEC), y la respectiva liquidación emitida por el Departamento de Gestión y Compensaciones.
Ingresa solicitud que contiene Dictamen de la Oficina Nacional de

1. Servicio Civil (ONSEC), y la respectiva liquidación emitida por el
Laborales
Recibe solicitud, expediente y/o antecedentes para su análisis y

2 opinión jurídica, posteriormente asigna al Analista de Relaciones
Laborales
Laborales.
El Departamento de Relaciones Laborales analiza el expediente y

3 realiza la resolución correspondiente teniendo a la vista para Analista de Relaciones Laborales
resolver los documentos que conforman el expediente.
Se traslada la resolución para las rúbricas correspondientes a la Analista de Relaciones Laborales

4
Ya rubricada se traslada la resolución al Despacho Ministerial para

5 Analista de Relaciones Laborales
firma.
Ya firmada la resolución se notifica al interesado, dependencia a la

que pertenece y a la Dirección de Recursos Humanos.
Se traslada por medio de providencia al Departamento de Gestión y

7 Compensaciones el expediente completo incluyendo resolución Analista de Relaciones Laborales
original debidamente notificada.
El Departamento de Relaciones Laborales Procede a archivar copia

completa del expediente para futuras referencias.

PROCEDIMIENTO DE PAGO DE PRESTACIONES POST-MORTEM
(1 DE 1)

Analista de Relaciones laborales
Laborales
Inicio
Ingresa solicitud que contiene Dictamen de la

Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-, y la
respectiva liquidación emitida por el Recibe y analiza el expediente y realiza la
Departamento de Gestión y Compensaciones resolución correspondiente teniendo a la
vista para resolver los documentos que
conforman el expediente.
Recibe solicitud, expediente y/o antecedentes

para su análisis y opinión jurídica,
posteriormente asigna al Analista de
Se traslada la resolución para las rúbricas

correspondientes a la Dirección de
Recursos Humanos
Ya rubricada se traslada la resolución al

Despacho Ministerial para firma
Ya firmada la resolución se notifica al

interesado, dependencia a la que
pertenece y a la Dirección de Recursos
Humanos
Se traslada por medio de providencia al

Compensaciones el expediente completo
incluyendo resolución original
debidamente notificada.
El Departamento de Relaciones Laborales

procede a archivar copia completa del
expediente para futuras referencias.
FIN

7. ADMINISTRACIÓN DE ÓRDENES JUDICIALES EN MATERIA LABORAL
.
REINSTALACIÓN DE PERSONAL
Reinstalar al trabajador en su puesto de trabajo, con el fin de cumplir las órdenes judiciales. Inicia: El Jefe del
Departamento de Relaciones Laborales recibe la orden judicial o la solicitud del trabajador para su reinstalación. Finaliza:
El Notificador traslada Resolución al encargado de archivo del Departamento de Gestión y Compensaciones.
b) Ley del Organismo Judicial
c) Código Procesal Civil
d) Código de Trabajo
e) Código Penal
f) Código Procesal Penal
1. La reinstalación debe ser inmediata y si estuviera ocupado el puesto se debe asociar a un puesto; el mandatario o
el profesional encargado del caso dé las instrucciones para la elaboración de la resolución respectiva.
2. Trasladar la Resolución al Departamento de Gestión y Compensaciones para los cálculos de salarios y prestaciones
dejados de percibir y deben ser proporcionales a la fecha de la reinstalación.
3. Se debe notificar la Resolución al Analista de Personal y al Analista de Nóminas para que registren el reingreso en
GUATENÓMINAS.
4. Cuando la Resolución de apelación sea desfavorable, el Despacho Ministerial puede solicitar la acción de amparo a
la Procuraduría General de la Nación.

Recibe la orden judicial o la solicitud del trabajador para la reinstalación del Jefe del Departamento de
1. trabajador y asigna a Analista de Relaciones Laborales. Relaciones Laborales
Elabora Resolución y traslada al Jefe del Departamento de Relaciones Laborales


3. Valida Resolución y traslada al Director de Recursos Humanos para su revisión.
Revisa la Resolución de reinstalación y traslada al Despacho Ministerial para su

4. Director de Recursos Humanos
firma.
5. Firma Resolución de reinstalación y traslada a la Dirección de Recursos Humanos. Despacho Ministerial

6. Recibe Resolución e instruye lo procedente
Notifica al trabajador, a la Dependencia a la cual pertenece el trabajador y al

7. Notificador
Analista de Personal.
Traslada Resolución al encargado de archivo del Departamento de Gestión y

8. Notificador
Compensaciones para su incorporación al expediente.

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE REINSTALACIÓN DE PERSONAL

(1 DE 1)
Analista de Director de
Jefe del Departamento Despacho
Relaciones Recursos Notificador
de Relaciones Laborales Ministerial
Laborales Humanos
Inicio
Recibe la orden judicial

o la solicitud del Elabora resolución y
trabajador para la traslada al Jefe del
reinstalación del Departamento de
trabajador y asigna a Relaciones Laborales
Analista de Relaciones para su validación.
Laboralres.
Valida Resolución y Firma Resolución

traslada al Director de Revisa la Resolución de de reinstalación y
Recursos Humanos para reinstalación y traslada traslada a la
su revisión. al Despacho Ministerial Dirección de
para su firma. Recursos
Humanos
Reciba Resolución
firmada e instruye lo Notifica al trabajador,
que procedente a la Dependencia a la
cual pertenece el
trabajador y al
Analista de Personal.
Traslada Resolución al
encargado de archivo
del Departamento de
Gestión y
Compensaciones para
su Incorporación al
expediente.
Finalización

SANCIONES Y DESPIDO DE TRABAJADORES

Asegurar un ambiente laboral de respeto, armonía, orden y disciplina, a través de la aplicación de sanciones justas y
equitativas para los trabajadores del Ministerio. Inicia: El Jefe Inmediato conoce la supuesta falta cometida por el
trabajador. Finaliza: El Jefe del Departamento de Relaciones Laborales recibe acuerdo de Destitución, solicita notificar y
traslada Acuerdo de Destitución al Jefe del Departamento de Gestión y Compensaciones para iniciar con el
procedimiento de pago de Prestaciones Laborales.
c) Ley del Organismo Judicial
d) Ley de Probidad y Responsabilidades de Empleados y Funcionarios Públicos
e) Código de Trabajo
f) Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo del MINFIN
g) Leyes conexas
Clasificación de Sanciones: Las sanciones se dividen según la trascendencia de la falta.
1) Amonestaciones: son impuestas por el Jefe Inmediato, el cual debe conceder derecho de defensa del trabajador.
a) Amonestación Verbal: Se aplica por faltas leves consideradas de poca trascendencia, cuyo perjuicio es
mínimo pero afecta el buen funcionamiento de la organización administrativa.
b) Amonestación Escrita: Se aplica por faltas de mediana trascendencia o por varias amonestaciones verbales
en un mismo mes.
2) Suspensiones de trabajo sin goce de salario: Se aplica por faltas de cierta gravedad consideradas de mucha
trascendencia y que provoca perjuicio y desorden en el funcionamiento de la organización administrativa, pero
que no sea causal de despido, se debe informar y trasladar a la Dirección de Recursos Humanos.
3) Despido: Se procederá cuando el trabajador incurra en un causal contemplado en el Artículo 76 de la Ley del
Servicio Civil, este lo impone la Máxima Autoridad de la Dependencia el cual debe trasladar a la Dirección de
Recursos Humanos y se le debe conceder derecho de defensa al trabajador.
1. Conoce la supuesta falta cometida por el trabajador. Jefe Inmediato del trabajador
¿La falta cometida amerita sanción?
Sí: Determina el tipo de sanción.
c) Amonestación verbal o escrita: Continúa con el paso No. 3. Jefe Inmediato del trabajador
2.
d) Suspensión de trabajo sin goce de salario o despido: Continúa con el
paso No. 6.
No: Archiva documentos y finaliza procedimiento.
3. Elabora oficio para conceder audiencia y notifica al trabajador. Jefe Inmediato del trabajador
4. Envía las pruebas de descargo en el plazo establecido. Trabajador
Conoce y analiza la falta cometida contra las pruebas presentadas.

¿Se confirma la comisión de la falta?
Sí: Realiza amonestación verbal o escrita, notifica al trabajador, envía copia a la Jefe Inmediato del trabajador
5.
Dirección de Recursos Humanos, archiva y finaliza procedimiento.
No: Notifica al trabajador que fueron aceptadas sus pruebas de descargo, archiva
y finaliza procedimiento.

Elabora Acta Administrativa solicitando iniciar trámite para suspensión de trabajo
6. sin goce de salario o terminación de contrato según sea el caso y traslada Jefe Inmediato
expediente a la Dirección de Recursos Humanos.
7. Recibe expediente y asigna al Jefe del Departamento de Relaciones Laborales. Director de Recursos Humanos

8. Elabora Providencia confiriendo audiencia para presentar pruebas de descargo.
Notificador de Relaciones
9. Elaborar Cédula de Notificación de la Providencia y notifica al trabajador.
Laborales
10. Entrega por escrito pruebas de descargo en el plazo establecido. Trabajador
Analiza el caso y establece si la falta cometida amerita despido.
¿La falta amerita despido?
11. Sí: Elabora informe y traslada a la Autoridad Nominadora; continúa en el paso Director de Recursos Humanos
No. 16.
No: continúa con el paso No. 12.
¿Procede suspensión laboral sin goce de salario?
Sí: Elabora informe y traslada a Autoridad Superior de la Dependencia solicitante.
12. No: Elabora oficio recomendando amonestación, previo visto bueno de Jefe del Director de Recursos Humanos
Departamento de Relaciones Laborales para su aprobación y regresa al paso
número 5.
Elabora Resolución y devuelve a Dirección de Recursos Humanos para Máxima Autoridad de la

13. notificación. Dependencia

14. Recibe Resolución, solicita notificar al trabajador. Relaciones Laborales
Elabora Cédula de Notificación, entrega a trabajador e inserta copia de

15. Resolución al expediente del trabajador, archiva y finaliza procedimiento. Notificador
Elabora informe ejecutivo con los antecedentes y traslada a la Autoridad

16. Nominadora. Director de Recursos Humanos
Analiza el expediente y decide si procede el despido.

¿Aprueba el despido y terminación del contrato?
Sí: Elabora y firma Acuerdo de Destitución y envía a la Dirección de Recursos Autoridad Nominadora (Ministro)
17.
Humanos.
No: Ordena aplicar otra sanción establecida en la ley y traslada a la Dirección de
Recursos Humanos.
Analiza el expediente y decide si aprueba la terminación del contrato
¿Aprueba la terminación del contrato?
Sí: Firma Acuerdo de Destitución y envía a Jefe del Departamento de Relaciones Despacho Ministerial
18.
Laborales y continúa con el paso No. 20.
No: Ordena aplicar otra sanción establecida en la Ley y traslada a Jefe del
Departamento de Relaciones Laborales.
19. Recibe la orden de aplicar nueva sanción y regresa al paso No. 12. Director de Recursos Humanos
Recibe acuerdo de Destitución, solicita notificar y traslada Acuerdo de
20. Destitución al Jefe del Departamento de Gestión y Compensaciones para iniciar Relaciones Laborales
con el procedimiento de pago de Prestaciones Laborales.

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE SANCIONES Y DESPIDO DE TRABAJADORES

(1 DE 5)
Jefe Inmediato del trabajador Trabajador
Inicio
Conoce la supuesta falta cometida por el

trabajador.
¿La falta cometida

amerita sanción?
NO
SI
Determina el tipo de
sanción.
A) Amonestación
verbal o escrita: Archiva
Continúa con el documentos y 1
paso No. 3. finaliza
procedimiento.
B) Suspensión de
trabajo sin goce de
salario o despido:
Continúa en el paso
No. 6.
Elabora oficio para conceder audiencia y Envía las pruebas de descargo en

notifica al trabajador. el plazo establecido.
Conoce y analiza la falta cometida contra las

pruebas presentadas.

(2 DE 5)
Jefe del
Director de Notificador de
Departamento de
Jefe Inmediato del Trabajador Recursos Relaciones
Relaciones
Humanos Laborales
Laborales
¿Se confirma la
comisión de la falta?
SI NO
Realiza
amonestaciones
Notifica al
verbal o escrita,
trabajador que
notifica al
fueron aceptadas
trabajador, envía
sus pruebas de
copia a la Dirección
descargo, archiva y
de Recursos
finaliza
Humanos, archiva y
procedimiento.
finaliza
procedimiento.
Elabora Acta
Administrativa
solicitando iniciar trámite
para suspensión de
trabajo sin goce de
salario o terminación de
contrato según sea el
caso y traslada
Recibe expediente y Elabora Providencia Elaborar Cédula de
expediente a la Dirección
asigna al Jefe del confiriendo audiencia Notificación de la
de Recursos Humanos
Departamento de para presentar pruebas Providencia y notifica
Relaciones Laborales. de descargo. al trabajador.

(3 DE 5)
Jefe del
Maxima Autoridad de
Trabajador Director de Recursos Humanos Departamento de
la Dependencia
3
Analiza el caso y
establece si la falta
cometida amerita
despido.
Entrega por escrito

pruebas de descargo en
el plazo establecido.
¿La falta amerita

despido?
NO SI
Elabora informe y
traslada a la
Continúa con el Autoridad 4
paso No. 12 Nominadora y
continúa con el
paso No. 16.
Elabora oficio
recomendado
amonestación, previo
¿Procede suspensión laboral visto bueno de Jefe
NO
sin goce de salario? del Departamento de
para su aprobación y
regresa al paso No. 5
SI
Elabora informe y
Superior de la
Dependencia Recibe Resolución,
solicitante. solicita notificar al
trabajador.
Elabora Resolución y
devuelve a Dirección
de Recursos Humanos
para notificación.

(4 DE 5)
Director de Recursos Autoridad Nominadora

Notificador Despacho Ministerial
Humanos (Ministro)
Elabora Cédula de
Notificación,
Elabora informe
entrega a
ejecutivo con los Analiza el
trabajador e inserta
antecedentes y expediente y decide
copia de Resolución
traslada a la si procede el
al expediente del
Autoridad despido.
trabajador, archiva
Nominadora.
y finaliza
procedimiento.
¿Aprueba el
despido y
terminación del
contrato?
NO
SI
Ordena aplicar
Elabora y
otra sanción
firma Acuerdo
establecido en
de Destitución
la ley y
y envía a la
traslada a la
Dirección de
Dirección de
Recursos
Recursos
Humanos.
Humanos.
Analiza el
expediente y decide
si aprueba la
terminación del
contrato.

(5 DE 5)
Director de Recursos Jefe del Departamento de

Despacho Ministerial
Humanos Relaciones Laborales
¿Aprueba la
terminación del
contrato?
Elabora y firma Ordena aplicar

Acuerdo de otra sanción
Destitución y establecida en
envía a la la Ley y traslada
Dirección de a la Dirección
Recursos de Recursos
Humanos Humanos. Recibe Acuerdo de
Destitución, solicita notificar
y traslada Acuerdo de
Recibe la orden de aplicar Destitución al Jefe del
nueva sanción y regresa al Departamento de Gestión y
paso No. 12 Compensaciones para iniciar
con el procedimiento de
pago de Prestaciones
Laborales.
1
Fin

.
ADMINISTRACIÓN DEL RÉGIMEN DISCIPLINARIO 02 1 de 2
DESVINCULACIÓN POR RENUNCIA, REMOCIÓN DEL CARGO Y SEPARACIÓN DEL CARGO EN PERÍODO
DE PRUEBA
Gestionar la separación del cargo y terminación de contratos laborales del personal de Ministerio. Inicia: El Jefe del
Departamento de Relaciones Laborales recibe instrucción para gestionar la desvinculación por renuncia o remoción de
cargo. Finaliza: El Jefe del Departamento de Relaciones Laborales recibe el Acuerdo Ministerial, solicita notificar al
trabajador y traslada Acuerdo Ministerial según corresponda al Jefe del Departamento de Gestión y Compensaciones.
c) Ley del Probidad y Responsabilidades de Empleados y Funcionarios Públicos
d) Código de Trabajo
1) Un trabajador puede acudir al plan de Retiro Voluntario si lleva más de un año laborando en el Ministerio, caso
contrario se tomará solamente como renuncia.

Recibe instrucción para gestionar la desvinculación por renuncia o remoción de Jefe del Departamento de
1. cargo. Relaciones Laborales
Revisa expediente y traslada al Analista de Relaciones Laborales para elaboración Jefe del Departamento de
2. del Acuerdo Ministerial. Relaciones Laborales
Valida el Acuerdo Ministerial y traslada al Director de Recursos Humanos para su Jefe del Departamento de
3. revisión. Relaciones Laborales
Revisa Acuerdo Ministerial y traslada al Despacho Ministerial para Autorización y

4. Director de Recursos Humanos
firma.
5. Recibe Acuerdo Ministerial, refrenda y gestiona firma del Ministro.
Autoriza y firma Acuerdo Ministerial y envía al Jefe del Departamento de

6. Despacho Ministerial
Relaciones Laborales.
Recibe acuerdo Ministerial, solicita notificar al trabajador y traslada Acuerdo
Ministerial según corresponda al Jefe del Departamento de Gestión y Jefe del Departamento de
7. Compensaciones para iniciar el procedimiento de cálculo de Prestaciones Relaciones Laborales
Laborales.

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE DESVINCULACIÓN POR RENUNCIA O REMOCIÓN DE CARGO

(1 DE 1)
Viceministro de
Jefe del Departamento Director de Recursos
Administración Interna Despacho Ministerial
de Relaciones Laborales Humanos
y Desarrollo de Sistemas
Inicio
Recibe instrucción para

gestionar la desvinculación
por renuncia o remoción de
cargo.
Revisa expediente y
traslada al Analista de
Relaciones Laborales para
elaboración de Acuerdo
Ministerial.
Valida el Acuerdo Revisa Acuerdo Ministerial Autoriza y firma Acuerdo

Recibe, Acuerdo Ministerial,
Ministerial y traslada al y traslada al Despacho Ministerial y envía al Jefe
refrenda y gestiona firma
Director de Recursos Ministerial para del Departamento de
del Ministro.
Humanos para su revisión. Autorización y firma. Relaciones Laborales.
Recibe Acuerdo Ministerial,

solicita notificar al trabajador
y traslada Acuerdo Ministerial
según corresponda al Jefe del
Compensaciones para iniciar
el procedimiento de cálculo
de Prestaciones Laboarales.
Fin

8. ADMINISTRACIÓN DE PROGRAMAS DE BIENESTAR Y BENEFICIOS LABORALES.
.
ADMINISTRACIÓN DE PROGRAMAS DE BIENESTAR Y BENEFICIOS LABORALES 04 1 de 4
DESARROLLAR ACTIVIDADES RECREATIVAS EN EL CENTRO RECREATIVO FINANCISTA -CERF-

Desarrollar actividades en el Centro Recreativo Financista -CERF- que fomenten la salud física y mental e integración
familiar de los trabajadores del Ministerio. Inicia: El Administrador del Centro Recreativo Financista realiza un
diagnóstico de necesidades de recreación. Finaliza: Junta Directiva recibe y revisa informe de actividades, propone
mejoras y envía al Administrador del CERF para su aplicación.
c) Reglamento del Centro Recreativo Financista (Acuerdo Ministerial 341-2013)
d) Leyes conexas
1) El Plan Anual del Centro Recreativo Financista (CERF) debe basarse en el Diagnóstico de Necesidades de
Recreación.
2) El plan de recreación debe elaborarse por el Administrador del Centro Recreativo Financista (CERF), de
conformidad con el diagnóstico de necesidades realizado a los trabajadores del Ministerio de Finanzas Públicas, el
cual debe ser aprobado por la Junta directiva.
3) El Administrador del Centro Recreativo Financista (CERF) es responsable de la coordinación y ejecución del plan de
recreación.
4) El Jefe del Departamento de Bienestar Laboral y Junta Directiva deben realizar visitas de supervisión en las
actividades de recreación que se realicen durante el año.
5) El plan de recreación puede ser financiado con recursos del Ministerio, descuento de los trabajadores, fondos del
CERF y donaciones.

Realiza un diagnóstico de necesidades de recreación de los trabajadores del Administrador del Centro
1. Ministerio. Recreativo Financista (CERF)
Elabora el plan anual de recreación, el presupuesto correspondiente y
Administrador del Centro
2. calendarización anual de actividades; luego traslada a la Junta Directiva para su
Recreativo Financista (CERF)
revisión y validación.
Recibe y revisa el Plan Anual de Recreación.
¿Valida el plan de recreación?
3. Junta Directiva
Sí: Aprueba.
No: Solicita modificaciones, devuelve para su corrección y regresa al paso No. 2.
Traslada Plan de Recreación aprobado al Administrador del Centro Recreativo
4. Junta Directiva
para su ejecución.
Administrador y Supervisor del
Organiza y coordina la logística de actividades de acuerdo con el plan y
5. Centro Recreativo Financista
calendarización aprobado.
(CERF)
6. Monitorean y evalúan la ejecución de las actividades programadas. Junta Directiva
Bienestar Laboral y Junta
7. Efectúa visitas de supervisión al Centro Recreativo Financista (CERF).
Directiva del Centro Recreativo
Financista.

Evalúa la satisfacción de los trabajadores en relación a las actividades realizadas,
8. elabora informe de los resultados obtenidos y traslada a la Junta Directiva del
Centro Recreativo Financista (CERF).
Recibe y revisa informe de actividades, propone mejoras de acuerdo con los
9. resultados obtenidos y envía al Administrador del Centro Recreativo Financista Junta Directiva
(CERF) para su aplicación.

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE DESARROLLO DE ACTIVIDADES RECREATIVAS EN EL CENTRO RECREATIVO
FINANCISTA PARA TRABAJADORES
(1 DE 2)
Administrador y Supervisor
Junta Directira del Centro Recreativo
Financiera (CERF)
Inicio
Realiza un diagnóstico de
necesidades de recreación Recibe y revisa el plan de
de los trabajadores del recreación.
Ministerio.
Elabora el plan anual de

¿Valida el plan de
recreación, el presupuesto recreación?
correspondiente y
calendarización anual de
actividades; luego traslada
NO SI
a la Junta Directiva para su
revisión y validación.
Solicita
modificaciones,
devuelve para su Aprueba
corrección y
regresa al paso
No. 2.
Organiza y coordina la
Traslada Plan de Recreación logística de
aprobado al Administrador actividades de
del Centro Recreativo para acuerdo con el plan y
su ejecución. calendarización
aprobado.
Monitorean y evalúan la
ejecución de las actividades
programadas.

PROCEDIMIENTO DE DESARROLLO DE ACTIVIDADES RECREATIVAS EN EL CENTRO RECREATIVO
FINANCISTA PARA TRABAJADORES
(2 DE 2)

Bienestar Laboral y Junta Administrador del Centro Recreativo
Junta Directiva
Directiva del Centro Recreativo Financista (CERF)
Financiera
Evalúa la satisfacción de los

trabajadores en relación a las
Efectúa visitas de
actividades realizadas, elabora
supervisión al Centro
informe de los resultados
Recreativo Financista
obtenidos y traslada a la Junta
(CERF).
Directiva del Centro Recreativo
Financista (CERF).
Recibe y revisa informe

de actividades, propone
mejoras de acuerdo con
los resultados obtenidos
y envía al Administrador
del Centro Recreativo
Financista (CERF) para su
aplicación.
FIN

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ADMINISTRACIÓN DE PROGRAMAS DE BIENESTAR Y BENEFICIOS LABORALES 03 1 de5
ATENCIÓN DE EVENTOS EN EL CENTRO RECREATIVO FINANCISTA (CERF)

Atender, analizar y autorizar las solicitudes de los trabajadores y ex trabajadores interesados en realizar eventos en las
instalaciones del Centro Recreativo Financista (CERF) brindando un servicio de calidad. Inicia: Asistente del
Departamento de Bienestar Laboral, recibe y analiza el expediente para uso del CERF. Finaliza: Asistente del
Departamento de Bienestar Laboral entrega el cheque de reembolso al responsable del evento y archiva expediente,
copia de cheque y boletas de pago.
c) Reglamento del Centro Recreativo Financista (Acuerdo Ministerial 341-2013)
d) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas
1) Los requisitos que todo solicitante debe adjuntar para solicitar las instalaciones del Centro Recreativo Financista
son:
a. Formulario “Solicitud de uso de instalaciones del CERF”
b. Listado de invitados
c. Boleta de depósito de donativo por uso de las instalaciones, energía eléctrica, mobiliario y reserva por
daños.
d. Documento de identificación según el tipo de solicitante:
i. Trabajador del Ministerio: fotocopia del gafete de identificación del Ministerio (personal 011,
022 y 031)
ii. Ex trabajador del Ministerio: fotocopia de carné del Centro Recreativo Financista (CERF)
firmado por la Autoridad de Recursos Humanos.
iii. Persona externa del Ministerio: fotocopia de DPI; y carta de solicitud dirigida a la Junta
Directiva del CERF.
El solicitante debe presentar documento de identificación del festejado para verificar el
parentesco.
2) El Asistente del Departamento de Bienestar Laboral deberá brindar al solicitante toda la información relativa al
evento, tal como: uso de parqueo del CERF, el horario de entrega de instalaciones y recepción de mobiliario.
3) Toda solicitud para realizar eventos en el CERF, deberá presentarse con un mes de anticipación como mínimo.
4) Todos los eventos deben ser autorizados por la Junta Directiva del CERF.
5) La autorización de eventos, debe notificarse en un plazo no mayor a 8 días previos a la actividad.
6) Cuando el responsable del evento desiste de hacer uso de las instalaciones debe notificarlo ocho días antes del
evento.
7) El personal operativo es responsable de entregar y recibir el mobiliario e instalaciones del CERF.
8) El mobiliario e instalaciones deben entregarse al solicitante limpio, completo y en buen estado.
9) Cuando se detecte que durante el evento se dañó el mobiliario o instalaciones del CERF, el responsable del evento
deberá cancelar el valor del daño de acuerdo con la tabla vigente.

Recibe y atiende la consulta sobre las fechas y ubicaciones disponibles para
1. Asistente de Bienestar Laboral
realizar eventos en el Centro Recreativo Financista (CERF)
Recibe la solicitud con los requisitos completos, analiza expediente, registra en la

2. base de datos y traslada a la Junta Directiva del CERF para firma de autorización. Asistente de Bienestar Laboral
Verifica pagos efectuados por uso de instalaciones, mobiliario y/o energía

eléctrica.
Analiza, aprueba la solicitud y devuelve a Asistente del Departamento de

4. Junta Directiva del CERF
Bienestar Laboral.
Confirma reservación, entrega copias de autorización al responsable del evento,
5. elabora un listado detallado de los eventos a realizar durante la semana y envía Asistente de Bienestar Laboral
al Administrador del CERF.
Recibe copia de expedientes de los eventos de la semana, coordina y asigna a la Administrador del CERF
6.
persona que corresponda para la preparación de instalaciones y mobiliario.
Presenta autorización, boleta de depósito, recibe instalaciones y mobiliario del
7. personal operativo al finalizar el evento entrega al personal para revisión del Responsable del Evento
mobiliario, verificando que lo utilizado este en buen estado y completo.
Traslada formulario de entrega y devolución de mobiliario e instalaciones al
8. Personal Operativo del CERF
Administrador del CERF.
Verifica si existió algún daño al mobiliario o instalaciones del evento.
¿Existe daño?
9. Sí: Establece los costos de los daños, elabora informe y envía a la Junta Directiva Supervisor del CERF
del CERF.
No: Archiva formulario y continua procedimiento.
10. Solicita a la Junta Directiva el reintegro del depósito con base al informe emitido. Administrador del CERF
Emite el cheque de reembolso correspondiente al responsable del evento y Junta Directiva del CERF
11.
traslada al Asistente de Bienestar Laboral para su entrega.
Entrega cheque de reembolso al responsable del evento y archiva copia en el

expediente.

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN DE EVENTOS EN EL CENTRO RECREATIVO FINANCISTA (CERF)

(1 DE 3)
Asistente de Bienestar Laboral Junta Directiva del CERF
Inicio
Recibe y atiende la consulta sobre las

fechas y ubicaciones disponibles para
realizar eventos en el Centro Recreativo
Financista (CERF)
Recibe la solicitud con los requisitos

completos, analiza expediente, registra
en la base de datos y traslada a la Junta
Directiva del CERF para firma de
autorización.
Verifica pagos efectuados por uso de

instalaciones, mobiliario y/o energía
eléctrica.
Confirma reservación, entrega copias de

autorización al responsable del evento, Analiza, aprueba la solicitud y
elabora un listado detallado de los devuelve a Asistente del
eventos a realizar durante la semana y Departamento de Bienestar Laboral.
envía al Administrador del CERF.

PROCEDIMIENTO ATENCIÓN DE EVENTOS EN EL CENTRO RECREATIVO FINANCISTA (CERF)
(2 DE 3)
Responsable del Personal Operativo

Administrador del CERF Supervisor del CERF
Evento del CERF
1
Presenta Verifica si existió
autorización, algún daño al
boleta de mobiliario o
depósito, recibe instalaciones del
instalaciones y evento.
Recibe copia de Traslada
mobiliario del ¿Existe daño?
expedientes de formulario de
personal
los eventos de la entrega y Sí: Establece los
operativo al
semana, devolución de costos de los
finalizar el
coordina y mobiliario e daños, elabora
evento entrega
asigna a la instalaciones al informe y envía a
al personal para
persona que Administrador la Junta Directiva
revisión del del CERF.
corresponda del CERF.
mobiliario,
para la verificando que No: Archiva
preparación de lo utilizado este formulario y
instalaciones y en buen estado continua
mobiliario. y completo. procedimiento.
¿Existe daño?
SI
NO
Establece los
costos de los
Archiva
daños, elabora
Registra licencia en sistema formulario y
informe y envía
de control establecido. continua
a la Junta
procedimiento
Directiva del
CERF.

PROCEDIMIENTO ATENCIÓN DE EVENTOS EN EL CENTRO RECREATIVO FINANCISTA (CERF)
(3 DE 3)
Administrador de CERF Asistente de Bienestar Laboral Junta Directiva
Emite el cheque de reembolso

correspondiente al
resp onsable del evento y
traslada al Asistente de
Solicita a la Junta Bienestar Laboral para su
Directiva el entrega.
reintegro del
depósito con base al
informe emitido.
Entrega cheque de reembolso

al responsable del evento y
archiva copia en el
expediente.
Finalización.

.
GESTIÓN DE CARNÉ PARA USO DEL CENTRO RECREATIVO FINANCISTA (CERF) O DE LOS CENTROS
RECREATIVOS DEL ESTADO
Gestionar la emisión del carné de los trabajadores para el uso de los Centros Recreativos del Estado o para los ex
trabajadores del Ministerio para que puedan hacer uso del Centro Recreativo Financista. Inicia: El Asistente del
Departamento de Bienestar Laboral recibe el formulario de solicitud de carné. Finaliza: El Asistente del Departamento
de Bienestar Laboral archiva la solicitud.
b) Reglamento del Centro Recreativo vigente, (Acuerdo Ministerial 341-2013)
c) Decreto No. 81-70 “Ley de Creación y Funcionamiento de los Centros de Recreación de los Trabajadores del
Estado”
1) El carné para uso de los Centros Recreativos del Estado se gestionará únicamente a los trabajadores del Ministerio
que hayan aportado la cuota establecida.
2) Los requisitos para la emisión del carné para uso de los Centros Recreativos del Estado, será de conformidad con
lo establecido por el Ministerio de Trabajo y Previsión Social.
3) Los requisitos para solicitar la emisión del carné del Centro Recreativo Financista (CERF) para ex trabajadores son
los siguientes:
a. Formulario de solicitud firmado
b. Dos fotografías recientes tamaño cédula
c. Fotocopia de DPI
d. Constancia Laboral
4) En caso de extravío de carné, el interesado deberá notificar inmediatamente al Departamento de Bienestar
Laboral, presentando fotocopia de denuncia ante los órganos correspondientes.
5) El derecho para el uso del Centro Recreativo Financista, (CERF) se pierde al momento de fallecer el trabajador o ex
trabajador.
6) El uso del carné es personal e intransferible, caso contrario se perderá el derecho de uso.
7) Acatar todas las normas establecidas en el reglamento vigente.

Recibe formulario o solicitud de emisión de carné y verifica el tipo de gestión a
realizar.
¿Es para uso de Centros Recreativos del Estado?
Sí: Analista de Servicios Sociales recibe solicitud para gestionar y continúa en el Analista de Servicios Sociales /
1. paso No. 3. Asistente de Bienestar Laboral
No: Asistente de Bienestar Laboral elabora carné de ex trabajador para ingresar
al Centro Recreativo Financista (CERF), asigna el código respectivo y lo registra en
el sistema, luego traslada a la Autoridad Superior de Recursos Humanos para su
autorización y continúa en paso no. 2
Autoriza el carné y lo traslada al Asistente de Bienestar Laboral y continúa en el Autoridad Superior de la
2. paso No. 8. Dirección de Recursos Humanos
Elabora oficio para el Ministerio de Trabajo y Previsión Social de solicitud de

3. Analista de Servicios Sociales
emisión de carné.
Valida oficio de solicitud y traslada a la Autoridad Superior de la Dirección de Jefe del Departamento de
4. Recursos Humanos para su aprobación. Bienestar Laboral

Aprueba oficio de solicitud y traslada al Analista de Servicios Sociales para su Autoridad Superior de la
5. gestión. Dirección de Recursos Humanos
Envía solicitud al Ministerio de Trabajo y Previsión Social, monitorea y da

6. Analista de Servicios Sociales
seguimiento a la gestión.
7. Recibe el carné emitido y entrega al interesado. Analista de Servicios Sociales
8. Informa al solicitante que puede pasar a recoger su carné y lo entrega. Asistente de Bienestar Laboral
9. Archiva la solicitud. Asistente de Bienestar Laboral

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE CARNÉ PARA USO DEL CERF O DE LOS CENTROS RECREATIVOS DEL
ESTADO
(1 DE 1)
Analista de Servicios Sociales/Asistente de Jefe del Departamento
Bienestar Laboral de Bienestar Laboral
Humanos
Inicio
Recibe formulario o solicitud de emisión de

carné y verifica el tipo de gestión a realizar.
¿Es para uso de Centros

Recreativos del Estado?
NO
SI
No: Asistente de Bienestar

Laboral elabora carné de ex
trabajador para ingresar al Autoriza el carné y lo
Analista de Servicios Centro Recreativo Financista traslada a la Asistente
Sociales recibe solicitud (CERF), asigna el código del Departamento de
para gestionar y continúa respectivo y lo registra en el Bienestar Laboral y
en el paso No. 3 sistema, luego traslada a la continúa con el paso No.
Autoridad Superior de Recursos 3
Humanos para su autorización y
continúa en paso no. 2
Valida oficio de solicitud

y traslada a la Autoridad
Elabora oficio para el Ministerio de Trabajo y
Superior de la Dirección
Previsión Social de solicitud de emisión de carné.
de Recursos Humanos
para su aprobación.
Envía solicitud al Ministerio de Trabajo y

Previsión Social, monitorea y da seguimiento a la
gestión.
Aprueba oficio de solicitud

Recibe el carné emitido y entrega al interesado. y traslada al Analista de
Servicios Sociales para su
gestión.
Informa al solicitante que puede pasar a recoger su

carné y lo entrega.
Archiva la solicitud.
Fin

.
ADMINISTRACIÓN DE SEGUROS
Administrar y atender los seguros que el Ministerio otorga como beneficio a todos los trabajadores y ex trabajadores.
Inicia: El Jefe del Departamento de Bienestar Laboral solicita por medio de oficio a la Comisión de Previsión, la
elaboración de las Especificaciones Técnicas para iniciar el evento de Seguro Funerario o Seguro Colectivo de Vida y
Gastos Médicos. Finaliza: El Analista de Prestaciones Sociales y el Analista de Bienestar Laboral archivan
documentación.
b) Póliza vigente correspondiente al seguro
c) Contrato administrativo vigente
1) Los tipos de seguros según el Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo son:
a. Seguro de Gastos Médicos
b. Seguro Colectivo de Vida
c. Seguro de Gastos Funerarios
2) Todas las solicitudes de inclusión a los seguros deben ser acompañadas por una copia de DPI.
3) La fecha de inclusión al seguro será a partir que se realice el descuento y pago correspondiente del trabajador a
la empresa contratada.
4) Podrán gozar de este beneficio los ex trabajadores que hayan contribuido como mínimo un año laborado antes
de retirarse del Ministerio, siempre que paguen el valor total de la prima incluyendo la cuota laboral y la cuota
patronal en forma anticipada y anual, los ex trabajadores podrán seguir utilizando el seguro dos años después
de su retiro, según el pacto colectivo vigente.
5) En caso que el trabajador fuera suspendido y no sea posible efectuarle el descuento correspondiente a la prima
del seguro contratado, siempre recibirá la cobertura del mismo, y al retornar de la suspensión se solicitarán los
descuentos pendientes de realizar al Departamento de Gestión y Compensaciones.
6) Tienen derecho al Seguro Funerario los trabajadores o ex trabajadores y los beneficiarios que este disponga.
7) El listado de cambios en los descuentos por pago de los seguros debe ser trasladado durante los primeros doce
días del mes al Jefe del Departamento de Gestión y Compensaciones para que sea operado en el Sistema de
Nómina.
8) El Jefe del Departamento de Bienestar Laboral debe presentar un informe ejecutivo estadístico a la Dirección de
Recursos Humanos, del seguro de vida y gastos médicos, con la siniestralidad que se lleva de conformidad con la
información proporcionada por la Empresa Contratada.
9) En caso de emergencia, deberán comunicarse a los números telefónicos del Analista de Servicios Sociales,
Analista de Bienestar Laboral o números de la Aseguradora contratada.

Elabora el Plan Operativo Anual y Plan Anual de Compras, en los cuales se
Bienestar Laboral / Analista de
1. programa la cuota financiera a utilizar para los diferentes seguros, se traslada a la
Prestaciones Sociales / Analista
Autoridad Superior de la Dirección de Recursos Humanos para su aprobación.
de Bienestar Laboral
Solicita por escrito a la Comisión de Previsión la elaboración de las Jefe del Departamento de
2.
Especificaciones Técnicas del Seguro a contratar. Bienestar Laboral
Elabora las Especificaciones Técnicas para la contratación de los Seguros
3. establecidos en el Pacto Colectivo y traslada al Departamento de Bienestar Comisión de Previsión
Laboral para lo que corresponda.
Técnico de compras / Analista de
El encargado de compras coordina con el solicitante para que se proceda con la
4. Prestaciones Sociales / Analista
elaboración de "Solicitud de compra y/o contratación de Servicio".

Elabora y entrega al Departamento de Servicios Administrativos Internos la
Analista de Prestaciones Sociales
5. solicitud de compra para la cotización o licitación para la contratación del
/ Analista de Bienestar Laboral
Servicio que corresponda.
6. Traslada especificaciones técnicas a la Dirección de Recursos Humanos.
Bienestar laboral
Elabora dictamen técnico, el cual es solicitado por el Departamento de Servicios Analista de Prestaciones Sociales
7.
Administrativos Internos. / Analista de Bienestar Laboral
Responde a preguntas técnicas enviadas por el Departamento de Servicios / Analista de Bienestar Laboral/
8.
Administrativos Internos para su publicación en Guatecompras. Jefe de Departamento de
Bienestar Laboral
Adjudicado el evento de cotización o licitación y elaborado el contrato. Se recibe Jefe del Departamento de
9.
para la administración de los seguros. Bienestar Laboral
Recibe de la Empresa Contratante, copia de póliza en el Seguro de vida y Gastos Bienestar Laboral / Analista de
10.
Médicos; así como los contratos originales en el Seguro Funerario. Prestaciones Sociales / Analista
Solicita a la Dirección de Comunicación Social la publicación de cápsulas Jefe del Departamento de
11.
informativas sobre los beneficios de los seguros para los trabajadores. Bienestar Laboral
Recibe las solicitudes de los trabajadores para ingresar a los diferentes seguros, Analista de Prestaciones Sociales
12.
registra en la base de datos la información de cada asegurado. / Analista de Bienestar Laboral
Genera informe de nuevos ingresos y envía a la empresa del seguro para su Analista de Prestaciones Sociales
13.
inclusión a la póliza. / Analista de Bienestar Laboral
Envía listado de nuevo personal al Departamento de Gestión y Compensaciones Analista de Prestaciones Sociales
14.
para que efectúe los descuentos correspondientes en la nómina. / Analista de Bienestar Laboral
¿Es seguro de vida y gastos médicos?
Sí: Recibe los carnés de los seguros, los entrega a los colaboradores y orienta
15. sobre los beneficios y uso de los seguros.
/ Analista de Bienestar Laboral
No: Ingresa al Sistema de Seguro Funerario para actualización de datos y envía
información actualizada a la empresa contratada.
Solicita a la empresa del seguro de vida y gastos médicos un informe trimestral
16. Bienestar Laboral y Analista de
de la siniestralidad.
Prestaciones Sociales
Analiza la información, elabora informe ejecutivo estadístico de siniestralidad,
17. Bienestar Laboral y Analista de
envía a Dirección de Recursos Humanos y archiva copia de informe.
SEGURO FUNERARIO PARA EXTRABAJADORES
1. Solicita a la Comisión de Previsión seguir pagando el servicio de seguro funerario. Ex trabajador
2. Recibe solicitud del servicio funerario del ex trabajador. Analista de Bienestar Laboral
Informa al ex trabajador el monto a depositar y proporciona el número de cuenta

3. Analista de Bienestar Laboral
en el cual tiene que hacer el depósito.

4. Recibe boleta de pago. Analista de Bienestar Laboral
Proporciona el formulario al ex trabajador para que actualice los beneficiarios,

según corresponda.
Informa a la Dirección de Contabilidad del Estado los depósitos del ex trabajador

a la cuenta de Fondo Común.
Coordina con la empresa contratante el servicio funerario que solicite el ex
7. Bienestar Laboral / Analista de
trabajador.
Bienestar Laboral
8. Envía autorización del servicio prestado y contrato original. Bienestar Laboral / Analista de
Bienestar Laboral

Diagrama de Flujo
PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DE SEGUROS

ETAPA ADMINISTRACIÓN DE SEGUROS
(1 DE 4)
Técnico de compras/
Analista de
Jefe del Departamento de Jefe del Analista de
Comisión de Prestaciones
Bienestar Laboral y Departamento Prestaciones
Previsión Sociales/Analista de
Comisión de Previsión de Bienestar Laboral Sociales/Analista de
Bienestar Laboral
Bienestar Laboral
Inicio
Elabora el Plan
Operativo Anual
Elabora las
y Plan Anual de Elabora y
Especificacione
Compras, en los El encargado entrega al
Solicita por s Técnicas para
cuales se de compras Departamento
escrito a la la contratación
programa la coordina con de Servicios
Comisión de de los Seguros
cuota financiera el solicitante Administrativos
Previsión la establecidos en
a utilizar para los para que se Internos la
elaboración el Pacto
diferentes proceda con la solicitud de
de las Colectivo y
seguros, se elaboración compra para la
Especificacion traslada al
traslada a la de "Solicitud cotización o
es Técnicas Departamento
Autoridad de compra y/o licitación para
del Seguro a de Bienestar
Superior de la contratación la contratación
contratar. Laboral para lo
Dirección de de Servicio". del Servicio que
que
Recursos corresponda.
corresponda.
Humanos para
su aprobación.
Traslada
especificacion
es técnicas a
la Dirección
de Recursos
Humanos. Elabora
dictamen
técnico, el cual
es solicitado por
el Departamento
de Servicios
Administrativos
Internos.

(2 DE 4)
Jefe del Departamento de Bienestar

Analista de Prestaciones Sociales/ Jefe del Departamento de Bienestar
Laboral/Analista de Prestaciones
Analista de Bienestar Laboral Laboral
Sociales/Analista de Bienestar Laboral
Responde a preguntas técnicas

enviadas por el Departamento
de Servicios Administrativos
Internos para su publicación en
Guatecompras. Recibe de la Empresa
Contratante, copia de póliza en
el Seguro de vida y Gastos
Médicos; así como los contratos
originales en el Seguro
Funerario.
Adjudicado el evento de cotización

o licitación y elaborado el
contrato. Se recibe para la
administración de los seguros.
Recibe las solicitudes de los Solicita a la Dirección de

trabajadores para ingresar a los Comunicación Social la publicación
diferentes seguros, registra en la de cápsulas informativas sobre los
base de datos la información de beneficios de los seguros para los
cada asegurado . trabajadores.
Genera informe de nuevos

ingresos y envía a la empresa del
seguro para su inclusión a la
póliza.

(3 DE 4)
Analista de Prestaciones Sociales/Analista de Bienestar Jefe del Departamento de Bienestar Laboral/

Laboral Analista de Prestaciones Sociales
Envía listado de nuevo

personal al Departamento de
para que efectúe los
descuentos correspondientes
en la nómina.
¿Es seguro de vida y gastos

médicos?
SI NO
Solicita a la empresa del seguro de
vida y gastos médicos un informe
trimestral de la siniestralidad.
Sí: Recibe los No: Ingresa al
carnés de los Sistema de
seguros, los Seguro Funerario
entrega a los para
colaboradores y actualización de
orienta sobre los datos y envía
beneficios y uso información
de los seguros. actualizada a la
empresa
contratada. Analiza la información, elabora
informe ejecutivo estadístico de
siniestralidad, envía a Dirección de
Recursos Humanos y archiva copia de
informe.

PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN Y RECLAMOS DE SEGUROS
ETAPA SEGURO FUNERARIO PARA EX TRABAJADORES
(1 DE 1)

Analista de Departamento de
Ex trabajador Bienestar Laboral/Analista de
Bienestar Laboral
Bienestar Laboral
Inicio Recibe solicitud del servicio

funerario del ex trabajador
Solicita a la Comisión
de Previsión seguir
pagando el servicio Informa al ex trabajador el
de seguro funerario. monto a depositar y proporciona
el número de cuenta en el cual
tiene que hacer el depósito.
Recibe boleta de pago.

Coordina con la empresa
contratante el servicio funerario
que solicite el ex trabajador
Proporciona el formulario al
extrabajador para que actualice
los benericiarios, según
corresponda.
Envía autorización del
servicio prestado y
contrato original.
Informa a la Dirección de
Contabilidad del Estado los
Depósitos del ex trabajador a la
cuenta de Fondo Común FIN

.
RECLAMOS DE SEGUROS DE VIDA Y GASTOS MÉDICOS

Administrar los Seguros de Vida y Gastos Médicos que el Ministerio otorga como beneficio a todos los trabajadores y ex
trabajadores. Inicia: El trabajador o ex trabajador solicita el uso de seguro de vida o gastos médicos. Finaliza: El Analista
de Prestaciones Sociales archiva documentación.
b) Póliza vigente correspondiente al seguro
c) Contrato administrativo vigente
1) El formulario de solicitud de reembolso de forma convencional de gastos médicos debe llevar adjunto los
siguientes documentos en original y copia:
a. Formulario de reclamo firmado por el asegurado titular y por el médico tratante;
b. Fotocopia de Facturas de los gastos médicos cancelados;
c. Receta médica original;
d. Orden de laboratorio y resultados
2) Para iniciar el trámite de reembolso de gastos médicos, el trabajador deberá cubrir el monto de deducible y otros
establecidos en la Póliza y Contrato vigente.
3) Requisitos para presentar solicitud de reclamo de seguro de vida:
a. Formulario de reclamo por muerte debidamente completo con firma de los beneficiarios. Original y copia
de DPI o certificación de nacimiento del o de los beneficiarios.
b. Acta de Defunción extendida por el RENAP.
4) El familiar o beneficiario debe firmar el finiquito correspondiente para recibir el cheque por concepto de
indemnización de seguro de vida.
5) El trámite de seguro de vida se iniciará cuando el interesado entrega el expediente completo a la Aseguradora.
Solicita el uso del servicio del seguro de vida o gastos médicos al Departamento
1. Trabajador / ex trabajador
de Bienestar Laboral.
Recibe solicitud del uso del servicio del seguro, registra en el sistema y solicita el
2. Analista de Prestaciones Sociales
servicio a la empresa de seguros correspondiente.
Entrega reclamo con la documentación respectiva y realiza monitoreo a la

solicitud.
Recibe el reembolso, finiquito y lo entrega al trabajador, registrando al sistema la

finalización del reclamo.
Realiza una evaluación de la satisfacción del servicio prestado, analiza los

resultados y realiza informe.
6. Archiva la documentación. Analista de Prestaciones Sociales

RECLAMOS DE SEGUROS DE VIDA Y GASTOS MÉDICOS
(1 DE 1)
Trabajador / Ex trabajador Analista de Prestaciones Sociales
Recibe solicitud del uso del servicio del seguro,

Inicio registra en el sistema y solicita el servicio a la
empresa de seguros correspondiente.
Solicita el uso del servicio del

seguro de vida o gastos médicos Entrega reclamo con la documentación respectiva y
al Departamento de Bienestar realiza monitoreo a la solicitud
Laboral
Recibe el reembolso, finiquito y lo entrega al

trabajador, registrando al sistema la finalización del
reclamo
Realiza una evaluación de la satisfacción del servicio

prestado, analiza los resultados y realiza informe
Archiva la documentación
FIN

.
RECLAMO DE SEGURO FUNERARIO

Administrar el beneficio del Seguro Funerario que el Ministerio otorga a todos los trabajadores y ex trabajadores. Inicia:
El trabajador o ex trabajador solicita la utilización del Seguro Funerario. Finaliza: El Analista de Bienestar Laboral archiva
documentación.

b) Contrato administrativo vigente
1) Tienen derecho al Seguro Funerario los trabajadores o ex trabajadores, su conyugue / conviviente, hijos, padres y
hermanos menores de 20 años los cuales deben presentar certificación de partida de nacimiento y/o Documento
Personal de Identificación.
2) Los requisitos para brindar un servicio funerario son:
a. Solicitud del servicio
b. Carné del Ministerio
c. Acta de defunción emitida por un médico particular u hospital
d. Copia del DPI del responsable del servicio
e. Tener en la base de datos a los beneficiarios
f. La Constancia del servicio funerario prestado, debe estar firmada por el trabajador a quien se le brindó; en
caso que el trabajador sea el fallecido, deberá estar firmada por alguno de sus beneficiarios mayores de
edad.
3) Los requisitos para tener derecho al servicio funerario de un ex trabajador son:
a. Solicitud dirigida al Departamento de Bienestar Laboral de la Dirección de Recursos Humanos, para verificar
el monto a depositar, tomando en cuenta el total de la prima como lo estipula el Pacto Colectivo vigente.
b. Llenar formulario de inscripción para el seguro de gastos funerarios y adjuntar copia del DPI.
c. Presentar formulario que incluya a los beneficiarios.
d. Realizar el depósito en la Tesorería Nacional.
e. Presentar boleta de pago al Departamento de Bienestar Laboral de Recursos Humanos
4) Cuando se cancele el contrato y esté en proceso de nueva adquisición de servicios se optará por la siguiente
opción:
a. Interesado: Realiza depósito del pago correspondiente al valor total de la prima del seguro de Gastos
Funerarios, en forma anticipada y anual, a la cuenta depósitos monetarios No. GT82 CHNA 0101 0000 0104
3001 8034 “Tesorería Nacional, Depósitos Fondo Común –CHN-“, en el Banco Crédito Hipotecario Nacional
de Guatemala-CHN-, y traslada las boletas al Departamento de Bienestar laboral.
b. Departamento de Bienestar Laboral: Mediante oficio, traslada la boleta de depósito a la Dirección de
Contabilidad del Estado –DCE-, para que sean registradas en el acreedor
c. Dirección de Contabilidad del Estado: Realiza el registro en el acreedor correspondiente y traslada copia de
los CUR´S contables a Recursos Humanos
d. Tesorería Nacional: Paga lo acumulado al acreedor correspondiente, cuando Recursos Humanos lo solicite.
5) En caso de emergencia, Los ex trabajadores deberán comunicarse a los números telefónicos de la empresa
contratante, Analista de Prestaciones Sociales o Analista de Bienestar Laboral.
a. El ex trabajador deberá Presentar a la empresa DPI original.
b. El beneficiario que utilizará el servicio debe estar incluido en la Base de Datos.
c. Para que la empresa preste el servicio deberán tener el Acta de defunción de un médico particular u
hospital.
d. La constancia del servicio funerario prestado debe estar firmada por el ex trabajador a quien se le brindó el
mismo.
e. La Dirección de Recursos Humanos por medio del Departamento de Bienestar Laboral, envía original del
anexo contrato del servicio; en caso que el ex trabajador sea el fallecido, deberá estar firmada por alguno
de sus beneficiarios mayores de edad.
Solicita el uso del servicio del seguro funerario al Departamento de Bienestar

1. Trabajador / ex trabajador
Laboral.
Recibe solicitud del uso del servicio del seguro, registra en el sistema y solicita el
servicio a la empresa de seguros correspondiente.
3. Apoya y monitorea el servicio funerario. Analista de Bienestar Laboral.
Envía la información para la publicación de notas de duelo a la Dirección de

Analista de Bienestar Laboral
4. Comunicación social.
Recibe de la empresa funeraria la constancia del servicio prestado, actualiza la

información en el sistema y envía contrato original a la funeraria.
Realiza una encuesta de satisfacción del servicio prestado, analiza los resultados
y realiza informe.
7. Archiva la documentación. Analista de Bienestar Laboral

Diagrama de flujo

ETAPA RECLAMOS DE SEGURO FUNERARIOS
(1 DE 1)
Trabajador / Ex trabajador Analista de Bienestar Laboral
Recibe solicitud del uso del servicio del seguro,

Inicio registra en el sistema y solicita el servicio a la
empresa de seguros correspondiente.
Apoya y monitoea el servicio funerario.

Solicita el uso del servicio del
seguro funerarios al Departamento
Envía la información para la publicación de notas de

duelo a la Dirección de Comunicación Social.
Recibe de la empresa funeraria la constancia del

servicio prestado, actualiza la información en el
sistema y envía contrato original a la funeraria
Realiza una encuesta de satisfacción del servicio

prestado, analiza los resultados y realiza informe
Archiva la documentación
FIN

.
SUBSIDIO DE ANTEOJOS
Administrar el beneficio de subsidio de anteojos que el Ministerio otorga a sus trabajadores, asegurando la calidad y
satisfacción de los usuarios. Inicia: El trabajador presenta expediente de solicitud de subsidio de anteojos en el
Departamento de Bienestar Laboral. Finaliza: El Asistente de prestaciones económicas, traslada expediente completo del
subsidio de anteojos al Departamento de Servicios Administrativos Internos para el pago correspondiente.
1) Para que el trabajador tenga derecho al beneficio del subsidio de anteojos debe estar bajo los renglones
presupuestarios 011, 022 y 031 y todos aquellos que guarden relación de Dependencia con el Ministerio.
2) El subsidio de anteojos se otorgará una vez al año calendario.
3) El Ministerio asignará la cantidad estipulada para el subsidio de los anteojos, de acuerdo al Pacto Colectivo.
4) Al presentar la solicitud de subsidio de anteojos, debe adjuntar en original y copia lo siguiente:
a. Formulario de solicitud de subsidio de anteojos que se encuentra en la Intranet
b. Receta Médica extendida por el oftalmólogo contratado por el Ministerio
c. Copia de factura de anteojos, razonada y firmada por el trabajador, así como la factura original para
efectos de pago
d. DPI del trabajador
5) Los documentos a presentar deben tener como máximo tres (3) meses calendario de haber sido emitidos.

Departamento de Bienestar
Laboral / Departamento de
Define las condiciones del beneficio de subsidio de anteojos e información
1. Servicios Administrativos
general del proceso de solicitud.
Internos y autoridades de la
Recibe solicitud de subsidio de anteojos de los trabajadores con los documentos
de respaldo. Y verifica en el sistema si el trabajador aplica para el subsidio o si ya
le fue otorgado el beneficio durante el año .¿Tiene derecho al subsidio de
anteojos? Asistente de Prestaciones
2.
Sí: Registra en la base datos la información del beneficiario, traslada solicitud al Económicas
Jefe del Departamento de Bienestar Laboral y continúa en el paso No. 5.
No: Rechaza la solicitud, explicando las razones al trabajador y finaliza
procedimiento.
Da Visto Bueno a la solicitud de subsidio de anteojos y devuelve al Asistente de Jefe del Departamento de
3.
prestaciones económicas. Bienestar Laboral
Traslada solicitud de subsidio de anteojos correspondiente al Departamento de Asistente de Prestaciones

4.
Servicios Administrativos Internos de la Dirección de Recursos Humanos. Económicas
Elabora informe mensual de los beneficiarios y lo traslada al Jefe del Asistente de Prestaciones
5.
Departamento de Bienestar Laboral. Económicas

PROCEDIMIENTO DE SUBSIDIO DE ANTEOJOS
(1 DE 2)
Laboral/Departamento de
Servicios Administrativos Jefe del Departamento de
Asistente de Prestaciones
Internos y autoridades de la Bienestar Laboral
Humanos
Inicio
Recibe solicitud de
subsidio de
anteojos de los
Define las
trabajadores con
condiciones del
los documentos de
beneficio de
respaldo. Y verifica
subsidio de anteojos
en el sistema si el
e información
trabajador aplica
general del proceso
para el subsidio o si
de solicitud.
ya le fue otorgado
el beneficio durante
el año.
¿Tiene derecho de
subsidio de anteojos?
NO SI
Registra en la
base datos la Da Visto Bueno a la
Rechaza la información del solicitud de
solicitud, beneficiario,
subsidio de
explicando las traslada solicitud
1 anteojos y
razones al al Jefe del
trabajador y devuelve al
Departamento
finaliza de Bienestar Asistente de
procedimiento. Laboral y prestaciones
continúa en el económicas.
paso No. 5.
Traslada solicitud de subsidio de

anteojos correspondiente al
Administrativos Internos de la Dirección

PROCEDIMIENTO DE SUBSIDIO DE ANTEOJOS
(2 DE 2)
Elabora informe mensual de los

beneficiarios y lo traslada al Jefe del
Departamento de Bienestar Laboral.
1
FIN

. ADMINISTRACIÓN DE PROGRAMAS DE BIENESTAR Y BENEFICIOS
03 1 de 5
LABORALES
SUBSIDIO DE ALMUERZO
Administrar el beneficio de subsidio que el Ministerio otorga a sus trabajadores, asegurando la calidad y satisfacción de los
usuarios. Inicia: Jefe Departamento de Bienestar Laboral solicita por medio de oficio a la Comisión de Bienestar Laboral la
elaboración de las Especificaciones Técnicas para la Contratación del Servicio de la Cafetería. Finaliza: El Asistente de
Servicios Sociales genera semanalmente en el Sistema de Cafetería el reporte detallado de consumo de almuerzos y envía a
la Dirección de Auditoría Interna para el trámite de pago del subsidio por parte del Ministerio.
a. Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo del Ministerio de Finanzas Públicas vigente
b. Acuerdo Ministerial 40-2013, Subsidios de almuerzos
c. Contrato administrativo vigente
1) El subsidio para almuerzo otorgado será aplicado únicamente en horario de 12:00 a 14:30 horas en las cafeterías
contratadas por el Ministerio. Fuera de ese horario dicho subsidio no es aplicable.
2) El subsidio de almuerzo que otorga el Ministerio será aplicado de manera escalonada proporcional al salario de cada
uno de los trabajadores, según tabla que se muestra a continuación:
PUESTOS
% DE SUBSIDIO
DE A
Trabajador Técnico Profesional
70 %
Operativo III en Informática
Jefe Técnico
Asesor Profesional
Profesional en 60%
Especializado I
Informática
Asesor Ministro de Finanzas
50 %
Profesional II Públicas

Elabora el Plan Operativo Anual y Plan Anual de Compras, en los cuales se programa Bienestar Laboral / Analista de
1.
la cuota a utilizar. Prestaciones Sociales / Analista
Solicita por escrito a la Comisión de Bienestar Laboral la elaboración de las
2. Especificaciones Técnicas para la contratación del Servicio de Cafetería.
Bienestar Laboral
Elabora las Especificaciones técnicas, para la contratación de la empresa que brindará
3. el servicio de alimentación a los colaboradores del Ministerio y traslada al Comisión de Bienestar Laboral
Departamento de Bienestar Laboral para lo que proceda.
El encargado de compras del Departamento de Servicios Administrativos Internos Técnico de Compras/Analista de
4. coordina con el solicitante para que se proceda con la elaboración de “Solicitud de Prestaciones Sociales/ Analista
Compra”. de Bienestar Laboral.
Elabora y entrega al Departamento de Servicios Administrativos Internos la solicitud Analista de Prestaciones
5. de compra para la cotización o Licitación para la contratación del servicio de Sociales/ Analista de Bienestar
cafetería. Laboral.
Jefe Departamento de Bienestar
6. Traslada Especificaciones Técnicas a la Dirección de Recursos Humanos. Laboral/ Subdirector de
Desarrollo.
Analista de prestaciones sociales/
Elabora Dictamen Técnico, cuando sea requerido por el Departamento de Servicios Analista de Bienestar Laboral /
7.
Administrativos Internos. Jefe del Departamento de
Bienestar Laboral.
Analista de prestaciones sociales/
Responde a preguntas técnicas enviadas por el Departamento de Servicios Analista de Bienestar Laboral /
8.
Administrativos Internos para su publicación en Guatecompras. Jefe del Departamento de
Bienestar Laboral.
Jefe Departamento de Bienestar
Adjudicado el evento de cotización o Licitación y elaborado el contrato, se recibe
9. Laboral / Asistente de
para la administración del Servicio de Cafetería.
Solicita a la Dirección de Comunicación Social cuando sea necesaria la publicación de Asistente de Prestaciones
10.
cápsulas informativas sobre las condiciones del servicio de cafetería. Sociales.
Monitorea, evalúa el servicio y calidad de los alimentos que brinda la cafetería

11. Comisión de Bienestar Laboral
contratada para el efecto.
Genera semanalmente en el Sistema de Cafetería el reporte detallado de consumo de
12. almuerzos y envía a la Dirección de Auditoría Interna para el trámite de pago del Asistente de Servicios Sociales
subsidio por parte del Ministerio.
Elabora informe ejecutivo estadístico el cual debe presentarse a la Dirección de
Recursos Humanos debiendo incluir lo siguiente: Asistente de Servicios Sociales /
a. Estadísticas sobre los subsidios otorgados / Analista de Bienestar Laboral

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE SUBSIDIO DE ALMUERZO

(1 DE 3)
Jefe del Departamento de Técnico de Compras/

Jefe del
Bienestar Laboral/Analista de Comisión de Bienestar Analista de Prestaciones
Departamento de
Prestaciones Sociales/ Laboral Sociales / Analista de
Bienestar Laboral
Analista de Bienestar Laboral Bienestar Laboral
Inicio
Elabora el Plan Operativo

Anual y Plan Anual de
Compras, en los cuales se
programa la cuota a
utilizar.
Solicita por escrito
a la Comisión de
Bienestar Laboral
la elaboración de
las Especificaciones Elabora las
Técnicas para la Especificaciones
contratación del técnicas, para la
Servicio de contratación de la
Cafetería. empresa que
brindará el servicio
de alimentación a
los colaboradores
del Ministerio y
traslada al
El encargado de
Departamento de
compras del
Bienestar Laboral
Departamento de
para lo que
Servicios
proceda.
Administrativos
Internos coordina
con el solicitante
para que se
proceda con la
elaboración de
Solicitud de
Compra .

(2 DE 3)
Jefe Departamento de
Analista de Prestaciones
Bienestar Laboral / Asistente de Comisión de
Sociales / Analista de
Subdirector de Prestaciones Sociales Bienestar Laboral
Bienestar Laboral
Desarrollo
Elabora y entrega al
Departamento de Servicios Traslada
Administrativos Internos Especificaciones
la solicitud de compra para Técnicas a la
la cotización o Licitación Dirección de
para la contratación del Recursos Humanos.
servicio de cafetería.
Elabora Dictamen Técnico,

cuando sea requerido por
el Departamento de
Servcios Administrativos
Internos.
Responde a preguntas
técnicas enviadas por el
Administrativos Internos
para su publicación en
Guatecompras. Solicita a la
Dirección de
Comunicación Monitorea,
Social cuando sea evalúa el servicio
Adjudicado el evento necesaria la y calidad de los
de cotización o publicación de alimentos que
Licitación y elaborado cápsulas brinda la
el contrato, se recibe informativas sobre cafetería
para la administración las condiciones del contratada para
del Servicio de servicio de el efecto.
Cafetería. cafetería.

(3 DE 3)
Asistente de Servicios Sociales/Analista de

Asistente de Servicios Sociales Prestaciones Sociales/Analista de
Bienestar Laboral
Genera semanalmente
en el Sistema de Elabora informe ejecutivo estadístico
Cafetería el reporte el cual debe presentarse a la Dirección
detallado de consumo de de Recursos Humanos debiendo
almuerzos y envía a la incluir lo siguiente:
Dirección de Auditoría a. Estadísticas sobre los
Interna para el trámite subsidios otorgados
de pago del subsidio por
parte del Ministerio.
FIN

.
ATENCIÓN MÉDICA, ODONTOLÓGICA Y OFTALMOLÓGICA

Administrar, atender y establecer las normas aplicables para el acceso a la prestación del servicio médico que brinda
el Ministerio de Finanzas Públicas a sus trabajadores. Inicia: El Jefe de la Sección de Salud e Higiene Laboral realiza un
diagnóstico de las necesidades de atención para los trabajadores del Ministerio. Finaliza: La Secretaria de la Sección
de Salud e Higiene Laboral archiva copia del informe de los servicios prestados.
a) Ley Orgánica del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social -IGSS-
1) Los trabajadores para ser atendidos deberán solicitar cita en la Secretaría de la Clínica, exceptuando
emergencias.
2) Se dará prioridad a la atención de emergencias, plenamente identificadas como tales.
3) Todo medicamento se entregará únicamente presentando la receta médica emitida por médicos internos del
Ministerio.
4) El médico y odontólogo del Ministerio pueden autorizar un máximo de tres días de suspensión por
enfermedad, pero cuando el trabajador necesite una suspensión mayor, se deberá referir al Instituto
Guatemalteco de Seguridad Social –IGSS-.
5) Las actividades de atención médica, odontológica y oftalmológica se realizarán de acuerdo con lo establecido
en el Plan Anual.
6) Cuando el trabajador se vea imposibilitado a asistir a sus labores por causa de enfermedad podrá asistir a un
médico u odontólogo particular quién deberá extender constancia médica que contenga: diagnóstico del
paciente, firma, sello y número de colegiado activo del médico tratante. Al reincorporarse a sus labores, el
trabajador deberá presentar inmediatamente la constancia médica emitida al médico u odontólogo del
Ministerio, quién evaluará al paciente y considerará avalar la suspensión.
7) El oftalmólogo deberá ser aprobado por la Dirección de Recursos Humanos y sus servicios refieren a
practicarles examen oftalmológico completo y tratamiento de emergencias causado por accidentes.
8) Deberán presentarse a consulta solamente los interesados con previa cita y en el horario establecido, según
formulario de referencia.
Realiza un diagnóstico de las necesidades de atención médica, odontológica y Jefe de Sección de Salud e
1.
oftalmológica para los trabajadores del Ministerio de Finanzas Públicas. Higiene Laboral
Elabora el Plan Operativo Anual y Plan Anual de Compras, en los cuales se Jefe de Sección de Salud e
programa la cuota a utilizar para la Atención Médica, Odontológica y Higiene Laboral / Jefe del
2.
Oftalmológica, se traslada a la Autoridad Superior de la Dirección de Departamento de Bienestar
Recursos Humanos para su aprobación. Laboral
3. Solicita cita a Secretaria de la Clínica para ser atendido por el profesional. Trabajador

Se registra en el Sistema automatizado de expedientes médico-odontológicos
Secretaria de Sección de Salud e
4. las citas y elabora el calendario diario de consultas (Agenda de citas
Higiene Laboral
electrónica, según horarios de atención de consultas y emergencias).
Verifica el tipo de consulta
¿Es para atención médica u odontológica?
Secretaria de Sección de Salud e
5. Si: es para atención médica, continua paso No. 8
Higiene Laboral
Si: es para atención odontológica, continua paso No. 9
No: continua paso No. 6
Si es para referencia a médico Oftalmólogo, llena formulario de Solicitud de Secretaria de Sección de Salud e
6.
Cita Oftalmológica para referencia y continua en el paso No. 7 Higiene Laboral
Evalúa al trabajador, realiza diagnóstico y elabora receta, en caso de ser

7. Oftalmólogo
necesario.
Toma signos vitales y lo registra en su expediente médico y lo traslada al

8. Enfermera
médico correspondiente.
Evalúa al trabajador, realiza diagnóstico y elabora receta, en caso de ser
9. necesario nota de suspensión de labores y/o asigna cita para nueva consulta Médico u Odontólogo
de seguimiento.
Entrega al trabajador el medicamento recetado, registra en el sistema de
10. Enfermera
inventario de medicamentos y archiva copia de la receta.
Genera en el Sistema de las Clínicas Médicas informe mensual de los
trabajadores atendidos por Médico u Odontólogo y elabora informe mensual Secretaria de la Sección de Salud
11.
de los trabajadores que solicitaron cita oftalmológica, diagnósticos y e Higiene Laboral
suspensiones, y traslada a donde corresponda.
Coordina y evalúa el funcionamiento eficiente del Sistema Automatizado de Jefe de Sección de Salud e
12.
los expedientes médicos odontológicos. Higiene Laboral
Se da asesoría y seguimiento en la solución de problemas médicos, Jefe de Sección de Salud e

13.
odontológicos, paramédicos y administrativos de la Sección. Higiene Laboral
Jefe de la Sección de Salud e
Elaboran informes de casos especiales de atención, médicos, odontológicos, Higiene Laboral y Secretaria de
14.
paramédicos y administrativos de la Sección. Sección de Salud e Higiene
Laboral
Revisa informes y los presenta de ser requeridos a la Dirección de Recursos Bienestar Laboral /Jefe de la
15.
Humanos. Sección de Salud e Higiene
Laboral
Secretaria de la Sección de Salud
16. Archiva copia del informe de los servicios prestados.
e Higiene Laboral

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN MÉDICA, ODONTOLÓGICA Y OFTALMOLÓGICA

(1 DE 4)
Jefe de Sección de
Salud e Higiene Autoridad Superior de la
Jefe de Sección de Salud
Laboral/Jefe del Dirección de Recursos Trabajador
e Higiene Laboral
Departamento de Humanos
Bienestar Laboral
Inicio
Realiza un
diagnóstico de las
necesidades de
atención médica,
odontológica y
oftalmológica para
los trabajadores del
Ministerio.
Elabora el Plan Anual

de Atención Médica,
Odontológica y el
Plan Anual de
Atención
oftalmológica y sus
presupuestos
respectivos, y los
presenta al Jefe del
Departamento de
Bienestar Laboral
Revisa y aprueba
los Planes de
Atención Médica,
Odontológica y
Oftalmológica,
devuelve al Jefe del
Departamento de
Bienestar Laboral. Solicita cita a
Secretaria de la
Clínica para ser
atendido por el
profesional.

(2 DE 4)
Secretaria de Sección de Salud Médico u

Oftalmologo Enfermera
e Higiene Laboral Odontólogo
Registra en el Sistema
automatizado de expedientes
médico-odontológicos las
citas y elabora y el calendario
diario de consultas (Agenda
de citas electrónica, según
horarios de atención de
consultas y emergencias).
Verifica el tipo de
consulta
¿Es para atención

médica u
odontológica?
NO SI
Evalúa al
Si: es para trabajador,
atención realiza
médica, diagnóstico y
continua paso elabora receta,
Toma signos vitales y lo
No: continua No. 8 registra en su expediente en caso de ser
paso No. 6 médico y lo traslada al necesario nota
Si: es para médico correspondiente.
de suspensión
atención
de labores y/o
odontológica,
asigna cita para
continua paso
nueva consulta
No. 9
de seguimiento.
Si es para referencia a
médico Oftalmólogo, llena Evalúa al trabajador, realiza
formulario de Solicitud de diagnóstico y elabora receta, en
Cita Oftalmológica para caso de ser necesario y continúa 2
en el paso No. 14.
referencia y continua en el
paso No. 7

(3 DE 4)
Secretaria De la Sección Jefe de Sección de
Salud e Higiene Laboral y
Enfermera de Salud e Higiene Salud e Higiene
Secretaria de Sección de
Laboral Laboral
Salud e Higiene Laboral
2
Genera en el Sistema
de las Clínicas
Médicas informe
mensual de los
trabajadores
atendidos por Coordina y evalúa el
Entrega al trabajador el
medicamento recetado, Médico u funcionamiento
registra en el sistema de Odontólogo y elabora eficiente del Sistema
inventario de informe mensual de Automatizado de los
medicamentos y archiva
los trabajadores que expedientes médicos
copia de la receta.
solicitaron cita odontológicos.
oftalmológica,
diagnósticos y
suspensiones, y
traslada a donde
corresponda.
Da asesoría y
seguimiento en la
solución de
problemas médicos,
odontológicos,
paramédicos y
Elaboran informes
administrativos de la
de casos
Sección.
especiales de
atención, médicos,
odontológicos,
paramédicos y
administrativos de
la Sección.

PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN MÉDICA, ODONTOLÓGICA Y
OFTALMOLÓGICA
(4 DE 4)

Bienestar Laboral / Jefe de Secretaria de la Sección de Salud e
Sección de Salud e Higiene Higiene Laboral
Laboral
Revisa informes y los

presenta de ser requeridos Archiva copia del informe de los
a la Dirección de Recursos servicios prestados.
Humanos
FIN

.
SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE LABORAL

Dar cumplimiento a las directrices y recomendaciones que emanen del Comité de Salud y Seguridad Ocupacional, sobre
las condiciones y medio ambiente de trabajo, para reducir riesgos y crear condiciones que garanticen la salud integral de
los trabajadores del Ministerio de Finanza Públicas, con base al monitoreo de la accidentalidad y enfermedades
ocupacionales.
a) Código de Trabajo
c) Leyes aplicables del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social -IGSS-
d) Ley de Servicio Civil y su Reglamento
f) Reglamento de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres -CONRED-
1) Los miembros del Comité de Salud y Seguridad Ocupacional, son los responsables de administrar este
procedimiento, así como el de crear las condiciones que garanticen la seguridad y salud integral de los
trabajadores, para lo cual contará con el apoyo del Departamento de Bienestar Laboral y la Sección de Salud e
Higiene Laboral, a través de los programas de Medicina Preventiva.
2) La Sección de Salud e Higiene Laboral es responsable de dar seguimiento por medio de monitoreo de los
procedimientos del Comité en relación a morbilidad ocupacional y accidentalidad siempre que estos sean
informados a la Sección de Salud e Higiene Laboral (Sección Médica) por medio de los procedimientos y canales
establecidos por el comité de Salud y Seguridad Ocupacional.
3) Todo el personal es responsable de cumplir y hacer cumplir las normas del Reglamento de Salud y Seguridad
Ocupacional.
Elabora o actualiza el Reglamento de Salud y Seguridad Ocupacional del Comité de Salud y Seguridad
1.
Ministerio de Finanzas Públicas. Ocupacional
Jefe de Sección de Salud e

2. En base al diagnóstico se elabora el reporte y se clasifica la consulta médica.
Higiene Laboral/Personal Médico
Comité de Salud y Seguridad
Define áreas y factores para evaluar las condiciones y medio ambiente de
Ocupacional / Jefe de Sección de
3. trabajo, en base a los informes de morbilidad ocupacional y accidentalidad
Salud e Higiene Laboral /
laboral.
Personal Médico
Elabora los instrumentos de evaluación a utilizar, integrando los factores
4. Ocupacional / Jefe de Sección de
previamente definidos.
Salud e Higiene Laboral
Comité de Salud y Seguridad Ocupacional integra propuesta de evaluación de
condiciones y medio ambiente de trabajo y la Sección de Salud e Higiene Laboral
Ocupacional / Jefe de Sección de
5. (servicios médicos), dan el perfil de enfermedades ocupacionales y riesgos de
Salud e Higiene Laboral /personal
accidentalidad laboral presentando informe a la dirección de Recursos Humanos
médico
para su conocimiento y aprobación.
Revisa, aprueba y devuelve al Comité de Salud y Seguridad Ocupacional con sus
6. Humanos/Subdirección de
recomendaciones (respaldo al informe).
Recursos Humanos/ Jefe de

Laboral/ Jefe de Sección de Salud
e Higiene Laboral
Elabora y ejecuta el plan de difusión y capacitación a responsables e involucrados

de las políticas, normas y procedimientos. Solicita apoyo a la Dirección de
7. Ocupacional / Dirección de
Comunicación Social, para la elaboración de materiales didácticos y divulgación
Comunicación Social
de los mismos.
Comité de salud y Seguridad
Ocupacional / Dirección de
Recursos Humanos /
Analiza los resultados obtenidos y elabora propuesta de estrategias para mejorar
Subdirección de Recursos
8. condiciones y medio ambiente de trabajo, así como el perfil de enfermedades
Humanos / Jefe de Bienestar
ocupacionales y riesgos de accidentalidad laboral.
Laboral /Jefe de Sección de Salud
e Higiene Laboral /personal
médico
Da seguimiento a las estrategias de mejora, aprobadas en el informe de
9. Condiciones y Medio ambiente de Trabajo y procede a archivar copia del
Ocupacional
mencionado informe.

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE SEGURIDAD E HIGIENE LABORAL

(1 DE 2)
Comité de Salud y Comité de

Comité de Salud y
Seguridad Salud y
Jefe de Sección Seguridad Ocupacional /
Comité de Salud y Ocupacional /Jefe Seguridad
de Salud e Jefe de la Sección de
Seguridad de Sección Salud e Ocupacional /
Higiene Laboral/ Salud e Higiene
Ocupacional Higiene Laboral / Jefe de Sección
Personal Médico Laboral / Personal
Personal Médico de Salud e
Médico
Higiene Laboral
Inicio
El Comité de
Define áreas y Salud y Seguridad
factores para
Elabora los Ocupacional
evaluar las
En base al instrumentos de integra propuesta
condiciones y
diagnóstico evaluación a
medio ambiente de evaluación de
se elabora el utilizar,
Elabora o de trabajo, En condiciones y
reporte y se integrando los
actualiza el base a los
Reglamento de
clasifica la factores medio ambiente
informes de
consulta previamente de trabajo y la
Salud y morbilidad
médica. definidos.
Seguridad ocupacional y Sección de Salud
Ocupacional accidentalidad e Higiene Laboral
del Ministerio laboral.
de Finanzas
(servicios
Públicas. médicos) dan el
perfil de
enfermedades
ocupacionales y
riesgos de
accidentalidad
laboral
presentando
informe a la
dirección de
Recursos
Humanos para su
conocimiento y
aprobación.

PROCEDIMIENTO DE SEGURIDAD E HIGIENE LABORAL
(2 DE 2)
Autoridad Superior de Comité de Salud y Comité de Salud y

Comité de Salud y
la Dirección de Seguridad Ocupacional/ Seguridad Ocupacional/
Seguridad
Recursos Humanos/ Dirección de Jefe de Sección de Salud
Ocupacional
Subdirección Comunicación Social e Higiene Laboral
Elabora y ejecuta
Analiza los
el plan de difusión
resultados
y capacitación a
obtenidos y
responsables e Da seguimiento de
Revisa aprueba y elabora propuesta
involucrados de las las estrategias de
devuelve al de estrategias para
políticas, normas, mejora aprobadas
Comité de Salud mejorar
procedimientos. en el informe de
y Seguridad condiciones y
Solicita apoyo de Condiciones y
Ocupacional con medio ambiente de
la Dirección de Medio ambiente de
sus trabajo, así como el
Comunicación Trabajo. Y procede
recomendacione perfil de
Social para la a archivas copia del
s. (respaldo al enfermedades
elaboración de mencionado
informe) ocupacionales de
materiales informe.
riesgos de
didácticos y
accidentalidad
divulgación de los
laboral.
mismos.
Fin

.
GESTIÓN DE SERVICIO DE LA MARIMBA

Gestionar las solicitudes del servicio de la marimba dentro del Ministerio e Instituciones del Estado. Inicia: El Asistente
de Prestaciones Económicas del Departamento de Bienestar Laboral recibe y atiende la consulta de la Dependencia o
entidad del Estado sobre las fechas y horarios disponibles de la marimba. Finaliza: El Asistente de Prestaciones
Económicas de Bienestar Laboral archiva el informe.
a) Reglamento Orgánico Interno

1) La marimba es para uso exclusivo de las actividades culturales, deportivas y educativas.
2) La marimba puede salir del Ministerio únicamente con el oficio autorizado.
3) La marimba ameniza únicamente un evento por día con una duración máxima de 3 horas.
4) La marimba debe ser trasladada en autobús o en transporte adecuado para mantener en buen estado los
instrumentos que la integran.
Recibe y atiende la consulta de la Dependencia o Institución sobre las fechas y Asistente de Prestaciones
1.
horarios disponibles de la marimba. Económicas
Recibe la solicitud de servicio de la marimba, revisa y calendariza si la fecha Asistente de Prestaciones

2.
solicitada se encuentra disponible. Económicas
3. Elabora Oficio de nombramiento y autorización para participación de la marimba.
Económicas
Traslada oficios al Jefe del Departamento de Bienestar Laboral para su revisión y Asistente de Prestaciones
4.
firma. Económicas
5. Traslada oficio para el Visto Bueno de la Autoridad de Recursos Humanos.
Económicas
Revisa y firma de Visto Bueno el oficio y traslada al Asistente de Prestaciones Autoridad Superior de Recursos
6.
Económicas para su notificación. Humanos
Asistente de Servicios Sociales de

7. Notifica el oficio al Supervisor de la Marimba y a la Institución solicitante.
Bienestar Laboral
8. Elabora informe mensual de los eventos realizados.
Económicas
9. Archiva copia de oficios e informe de los eventos realizados durante el mes.
Económicas

Diagrama de Flujo
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE SERVICIO DE LA MARIMBA

(1 DE 1)
Autoridad Superior de Recursos

Asistente de Prestaciones Económicas
Humanos
Inicio
Recibe y atiende la consulta de la

Dependencia o Institución sobre las fechas
y horarios disponibles de la marimba.
Recibe la solicitud de servicio de la

marimba, revisa y calendariza si la fecha
solicitada se encuentra disponible.
Elabora Oficio de nombramiento y

autorización para participación de la
marimba.
Traslada oficios al Jefe del Departamento

de Bienestar Laboral para su revisión y
firma
Revisa y firma de
Traslada oficio para el Visto Bueno de la Visto Bueno el oficio
Autoridad de Recursos Humanos. y traslada al Asistente
de Prestaciones
Económicas para su
notificación.
Notifica el oficio al Supervisor de la

Marimba y a la Institución solicitante.
Elabora informe mensual de los eventos

realizados.
Archiva copia de oficios e informe de los eventos

realizados durante el mes
Fin

ACTIVIDADES SOCIALES, CULTURALES Y DEPORTIVAS

Administrar las diversas actividades sociales, culturales y deportivas que el Ministerio de Finanzas Públicas realiza para
los colaboradores y así promover un ambiente laboral agradable.
a. Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo del Ministerio de Finanzas Públicas.
b. Asamblea General de la Organización de las Naciones Unidas.

c. Decreto Número 25-94 del Congreso de la República de Guatemala.
d. Decreto Número 1794 del Congreso de la República de Guatemala.
1. Los incentivos no dinerarios que el Ministerio brinda a sus colaboradores incluyen las celebraciones de:
a) Día de la mujer
b) Día de la secretaria
c) Día de la madre
d) Día de la familia
e) Día del padre
f) Aniversario del Ministerio de Finanzas Públicas (actividades culturales y deportivas)
2. Todo evento debe ser autorizado previamente por el Despacho Superior y la Dirección de Recursos Humanos.
3. La organización de eventos oficiales y recreación deberán ajustarse a las medidas de control presupuestaria vigente.
4. En caso que en los eventos a celebrarse se considere la contratación de servicios o compra de materiales, deberá
realizarse en coordinación con el Departamento de Servicios Administrativos Internos de la Dirección de Recursos
Humanos.
Planifica y elabora presupuesto de las actividades a realizarse durante el Jefe del Departamento de Bienestar
1.
año. Laboral

2. Presenta propuesta del plan y calendarización de actividades a la Dirección
de Recursos Humanos para su aprobación. Laboral
3. Revisa y aprueba el plan anual y el calendario de actividades. Dirección de Recursos Humanos

4. Coordina la logística del evento.
Laboral
Solicita a la Dirección de Comunicación Social del Ministerio de Finanzas

Analista de Prestaciones Sociales /
5. Públicas el diseño, elaboración y divulgación para el comunicado del
Analista de Bienestar Laboral
evento.


Laboral / Analista de Prestaciones
6. Realiza el evento de acuerdo al calendario establecido.
Sociales / Analista de Bienestar
Laboral

Realiza evaluación del evento y presenta informe a la Dirección de laboral / Analista de Prestaciones
7.
Recursos Humanos. Sociales / Analista de Bienestar
Laboral
8. Archiva copia del informe del evento realizado. Asistente de Servicios Sociales

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE ACTIVIDADES SOCIALES, CULTURALES Y DEPORTIVAS

(1 DE 1)
Analista de Jefe del Departamento

de Bienestar Laboral /
Jefe del Departamento Dirección de Recursos Prestaciones Sociales/ Asistente de
Analista de Prestaciones
de Bienestar Laboral Humanos Analista de Bienestar Sociales / Analista de
Servicios Sociales
Laboral Bienestar Laboral
Inicio
Planifica y
elabora
presupuesto de
las actividades
a realizarse
durante el año
Presenta Revisa y
propuesta del aprueba el
plan y plan anual y
calendarización el calendario
de actividades a de
la Dirección de actividades
Recursos
Humanos para
su aprobación. Solicita a la
Dirección de
Comunicación
Social del Realiza el
Ministerio de evento de
Finanzas acuerdo al
Públicas el calendario
Coordina la diseño, establecido.
logística del elaboración y
evento. divulgación
Archiva
para el
copia del
comunicado
informe del
del evento.
evento
realizado
Realiza
evaluación
del evento
FIN

DESARROLLO Y MEDICIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES 01 1 de 4
EVALUACIÓN DEL CLIMA LABORAL
Evaluar el clima laboral en las diferentes Dependencias del Ministerio y proponer estrategias para mejorar el ambiente
de trabajo. Inicia: El Jefe del Departamento de Bienestar Laboral identifica e integra el equipo responsable de realizar la
evaluación del clima laboral. Finaliza: El Jefe del Departamento de Bienestar Laboral archiva copia de informe de
evaluación del clima laboral.
a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.

b) Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo del Ministerio de Finanzas Públicas vigente.
1) La evaluación del clima laboral identifica factores de insatisfacción en el personal y constituye la base para el
diseño e implementación de estrategias que permitan su mejoramiento.
2) La evaluación del clima laboral debe realizarse como mínimo una vez al año y debe ser autorizada por la Dirección
3) Se utilizan mecanismos técnicos para medir y evaluar el clima laboral que garanticen la confidencialidad de los
participantes y la confiabilidad de los resultados.
4) Se integrará un equipo de trabajo multidisciplinario para realizar la medición del clima laboral, el cual debe ser
liderado por el Jefe del Departamento de Bienestar Laboral.
Identifica e integra el equipo responsable de realizar la evaluación del clima Jefe y Subjefe del Departamento
1.
laboral. de Bienestar Laboral
Capacita al equipo en la metodología y técnicas a utilizar para la medición del Jefe del Departamento de
2.
clima laboral. Bienestar Laboral
Identifican las unidades y Dependencias administrativas donde evaluarán el clima Equipo de Trabajo / Jefe del
3. laboral, elaboran el instrumento de medición, definen el procedimiento de Departamento de Bienestar
aplicación y la muestra de las Dependencias a evaluar. Laboral
Integra propuesta de evaluación del clima laboral y presenta a la Autoridad Jefe del Departamento de
4.
Superior de la Dirección de Recursos Humanos para su aprobación. Bienestar Laboral
5. Analiza, aprueba propuesta y devuelve.
Equipo de Trabajo / Jefe del
6. Realizan la organización y preparación de la logística. Departamento de Bienestar
Laboral
Equipo de Trabajo/Jefe del
Diseña las estrategias de comunicación en las unidades a evaluar y solicita el
7. Departamento de Bienestar
apoyo de la Dirección de Comunicación Social para elaboración y divulgación.
Laboral
8. Diseña comunicados de acuerdo con la solicitud y efectúa la divulgación. Dirección de Comunicación Social
Equipo de Trabajo / Jefe y

Ejecutan la evaluación para el Diagnóstico del Clima Laboral (encuestas,
9. Subjefe del Departamento de
entrevistas y grupos focales) de las Dependencias o Departamentos.
Bienestar Laboral
10. Tabulan la información obtenida y elaboran gráficos estadísticos. Departamento de Bienestar
Laboral
Analizan los resultados obtenidos y elaboran propuesta de estrategias para
11. Departamento de Bienestar
mejorar el clima laboral.
Laboral
Integra informe de evaluación del clima laboral y lo presenta a la Autoridad Jefe del Departamento de
12.
Superior de la Dirección de Recursos Humanos. Bienestar Laboral
13. Presenta informe a las Autoridades del Despacho Ministerial.

14. Archiva copia de informe de evaluación del clima laboral.
Bienestar Laboral

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DEL CLIMA LABORAL

(1 DE 2)
Jefe y Subjefe del Equipo de Trabajo/Jefe Autoridad Superior de la

Departamento de del Departamento de Dirección de Recursos
Bienestar Laboral Bienestar Laboral Humanos
Inicio
Identifica las unidades

financieras y
Dependencias
administrativas donde
Capacita al equipo en la
Identifica e integra el evaluarán el clima
metodología y técnicas
equipo responsable de laboral, elaboran el
a utilizar para la
realizar la evaluación instrumento de
medición del clima
del clima laboral. medición, definen el
laboral.
procedimiento de
aplicación y la muestra
de las Dependencias a
evaluar.
Integra propuesta de
evaluación del clima
laboral y presenta a la
Analiza, aprueba
propuesta y devuelve.
la Dirección de
Recursos Humanos
para su aprobación.
Realizan la organización
y preparación de la
logística.
Diseña las estrategias

de comunicación en
las unidades a evaluar
y solicita el apoyo de la
Dirección de
para elaboración y
divulgación.

PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DEL CLIMA LABORAL
(2 DE 2)
Equipo de
Autoridad
Trabajo/Jefe y Equipo de Trabajo/
Jefe del Superior de la
Dirección de Subjefe del Jefe del
Departamento de Dirección de
Comunicación Social Departamento Departamento de
Bienestar Laboral Recursos
de Bienestar Bienestar Laboral
Humanos
Laboral
Ejecutan la
evaluación para el
Diagnóstico del Tabulan la
Diseña comunicados
Clima Laboral información
de acuerdo con la
(encuestas, obtenida y elaboran
solicitud y efectúa la
entrevista y grupos gráficos
divulgación.
focales) de las estadísticos.
Dependencias o
Departamentos.
Analizan los Integra informe de

resultados evaluación del clima
Presenta informe a
obtenidos y laboral y lo presenta
las Autoridades del
elaboran propuesta a la Autoridad
Despacho
de estrategias para Superior de la
Ministerial
mejorar el clima Dirección de
laboral. Recursos Humanos.
Archiva copia de
informe de
evaluación del clima
laboral.
Fin

ADMINISTRACION DE PROGRAMAS DE BIENESTAR Y BENEFICIOS LABORALES 03 1 de 3
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DEL JARDIN INFANTIL

Administrar el Jardín Infantil, proporcionando una formación académica integral y un lugar seguro y adecuado para el
buen desarrollo de los hijos de los colaboradores del Ministerio.
Inicia: Director del Jardín Infantil define los programas y actividades educativas a realizarse con los diferentes grados
durante el ciclo escolar y establece presupuesto anual de gastos del Jardín Infantil. Finaliza: Jefe de Bienestar Laboral
archiva copia del informe ejecutivo estadístico mensual.
b. Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo, vigente

c. Autorización del MINEDUC según Resolución No. 302-2000 del 4 de Septiembre del 2000.
d. Currículo Nacional Base establecido por el Ministerio de Educación.
e. Acuerdo Ministerial 364-2016. Reglamento Interno del Jardín, vigente
f. Manual de Convivencia del Jardín Infantil.
1. Los programas y actividades del Plan anual del Jardín Infantil debe definirse con base en el currículo nacional del
Ministerio de Educación.
2. El director del Jardín Infantil es el responsable de asegurar la efectiva ejecución y cumplimiento de los objetivos y
actividades definidos en el plan anual
3. El Jefe de Bienestar es responsable de supervisar y monitorear la efectiva gestión de la Dirección del Jardín Infantil.
4. Todas las maestras deben participar en las distintas comisiones que se establecen para el desarrollo efectivo de las
actividades del Jardín Infantil.
5. Las reuniones informativas con los Padres de Familia se realizan cada dos meses, para abordar temas relacionados
con el rendimiento académico y el desarrollo integral del niño.
6. La información requerida por la Supervisión del Ministerio de Educación debe enviarse de acuerdo con el calendario
anual establecido.
Define los programas y actividades educativas a realizarse con los

1. diferentes grados durante el ciclo escolar. Director del Jardín Infantil
Elabora el Plan Anual y lo presenta al Jefe del Departamento de Bienestar

2. Laboral Director del Jardín Infantil
Convoca a Junta Directiva del Jardín Infantil y presenta Plan Anual para
3. conocimiento. Director del Jardín Infantil
Organiza y asigna responsabilidades a las distintas comisiones para el

4. desarrollo de las actividades. Director del Jardín Infantil

5. Envía circular a padres de familia convocando a reuniones de información. Director del Jardín Infantil
Ejecuta las actividades programadas de acuerdo con la calendarización

6. aprobada. Equipo de Maestras
7. Monitorea y evalúa la ejecución de los programas y actividades educativas. Director del Jardín Infantil
Director del Jardín Infantil/ Equipo de

8. Realiza reuniones informativas con padres de familia. Maestras
9. Efectúa visita semanal de supervisión y evaluación al Jardín Infantil. Jefe de Bienestar Laboral
Elabora y envía informes a la Supervisión del Ministerio de Educación, de

10. acuerdo con la calendarización establecida Director del Jardín Infantil
Elabora informe de las actividades realizadas y resultados obtenidos

11. durante el mes y lo envía a Jefe de Bienestar Laboral Director del Jardín Infantil
Analiza e integra la información al Informe Ejecutivo Estadístico Mensual y

12. lo envía a la Dirección de Recursos Humanos. Jefe de Bienestar Laboral

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DEL JARDÍN INFANTIL
(1 DE 1)
Directora del Jardín Jefe del

Directora del Jardín Infantil Equipo de Maestras Infantil/ Equipo de Departamento de
Maestras Bienestar Laboral
Inicio
Define los programas y

actividades educativas a
realizarse con los diferentes
grados durante el ciclo escolar.
Elabora el Plan Anual y lo

presenta al Jefe del
Laboral.
Convoca a Junta Directiva del

Jardín Infantil y presenta Plan
Anual para conocimiento.
Organiza y asigna
responsabilidades a las
distintas comisiones para el
desarrollo de actividades.
Envía circular a padres de Ejecutan las actividades

familia convocando a programadas de acuerdo con
reuniones de información. la calendarización aprobada.
Monitorea y evalúa la
ejecución de los programas y
actividades educativas.
Realiza reuniones Efectúa visita semanal de
informativas con padres de supervisión y evaluación al
familia. Jardín Infantil.
Elabora y envía informes a la

supervisión del Ministerio de
Educación, de acuerdo con la
calendarización establecida.
Analiza, integra la
información al informe
Ejecutivo Estadístico
Mensual y lo envía a la
Elabora informe de las
actividades realizadas y
Humanos.
resultados obtenidos durante
el mes y lo envía a Jefe de
Bienestar Laboral.
Fin

ATENCIÓN MÉDICA A LOS NIÑOS DEL JARDÍN INFANTIL

Brindar la atención médica pediátrica a los niños asistentes al Jardín Infantil que presenten síntomas de enfermedad y
atención inmediata inicial en caso de accidentes. Inicia: Padres de familia del Jardín Infantil quienes antes de ingresar a
sus labores, consultan directamente al Médico Pediatra en caso de enfermedad de alguno de los niños asistentes al
jardín, puede iniciar también cuando la maestra detecta síntomas de enfermedad en alguno de los niños, llevándolo a
enfermería, quien presenta el caso al Médico Pediatra. Finaliza: Jefe de Bienestar Laboral recibe el Informe Ejecutivo
Estadístico Mensual y traslada a Director de Recursos Humanos.
a. Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo vigente.

b. Acuerdo Ministerial 364-2016. Reglamento Interno del Jardín Infantil vigente
1. Todo alumno del Jardín Infantil debe tener un registro médico completo y actualizado con la información
contenida en la Historia Clínica Pediátrica. Incluir siempre copia del Carné de Vacunación actualizado.
Identifica necesidad de atención médica para el niño asistente al Jardín y

1. consulta directamente al Médico pediatra Padres de Familia
Identifica necesidad de atención médica para el niño asistente al Jardín y

2 Maestras del Jardín Infantil
traslada a Enfermería para presentar caso al Médico.
Examina al paciente, establece el plan de diagnóstico y terapéutico a seguir

3. de acuerdo a sus conocimientos como especialista. Médico Pediatra
Toma nota de la conducta médica pediátrica a seguir ordenada por el

Médico especialista. De ser necesario se comunica con los padres para Enfermera del Jardín Infantil
4.
hacer observaciones y/o solicitarles comprar medicamentos prescritos.
Da seguimiento y reevalúa de ser necesario a los niños con tratamiento

5. médico establecido por enfermedad, por médico particular Médico Pediatra
Da seguimiento a los niños con tratamiento médico establecido por

6. enfermedad. Enfermera del Jardín Infantil
Elabora Reporte Médico Mensual estadístico y de Enfermería de los

Médico Pediatra /Enfermera del Jardín
7. pacientes atendidos cada mes y entrega información a Bienestar Laboral, Infantil
Jefatura de Servicios Médicos y Dirección del Jardín Infantil

Recibe informe médico e integra al Informe Ejecutivo Estadístico Mensual y

8. traslada a Director de Recursos Humanos. Jefe de Bienestar Laboral

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN MÉDICA A LOS NIÑOS DEL JARDÍN INFANTIL

(1 DE 1)
Maestras Médico Pediatra/ Jefe de

Padres de Médico Enfermera del Jardín
del Jardín Enfermera del Bienestar
Familia Pediatra Infantil
Infantil Jardín Infantil Laboral
Inicio
Toma nota de la
conducta médica
Examina al
Identifica Identifica pediátrica a seguir
paciente,
necesidad de necesidad de ordenada por el
establece el plan
atención médica atención médica Médico
de diagnóstico y
para el niño para el niño especialista. De ser
terapéutico a
asistente al asistente al Jardín necesario se
seguir de acuerdo
Jardín y consulta traslada a comunica con los
a sus
directamente al Enfermería para padres para hacer
conocimientos
Médico presentar caso al observaciones y/o
como
pediatra. Médico. solicitarles comprar
especialista.
medicamentos
prescritos.
Elabora Reporte
Médico Mensual
Recibe informe
Da seguimiento y estadístico y de
médico e integra
reevalúa de ser Enfermería de los
al Informe
necesario a los De seguimiento a pacientes
Ejecutivo
niños con los niños con atendidos cada
Estadístico
tratamiento tratamiento mes y entrega
Mensual y
médico médico establecido información a
traslada a
establecido por por enfermedad. Bienestar Laboral,
Director de
enfermedad, por Jefatura de
Recursos
médico particular. Servicios Médicos
Humanos.
y Dirección del
Jardín Infantil.
Fin

COMPRAS CON FONDOS PRIVATIVOS DEL JARDÍN INFANTIL

Contar con los registros adecuados para garantizar la eficiencia en el uso de los recursos que ingresan al Jardín Infantil
como cuotas privativas.
Inicia: Autoridad superior establece la necesidad de compra de productos o insumos. Finaliza: Compra del producto o
insumos.
a. Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo del MINFIN vigente.

b. Acuerdo Ministerial 364-2016. Reglamento Interno del Jardín Infantil vigente.
c. Recomendaciones de Auditoría Interna.
1) Cuando se establece la compra de algún producto que represente una emergencia se puede convocar a reunión
extraordinaria de Junta Directiva para atender la necesidad.
2) Para emitir cheques a proveedores es necesaria la firma de Directora del Jardín y de la Subdirectora de Desarrollo de
la Dirección de Recursos Humanos o la persona que quede establecido en el Reglamento Interno del Jardín.
3) La compra se realizará con 3 cotizaciones siempre, solo en casos excepcionales se aceptará una cotización.
Establece las necesidades de compras del jardín para su adecuado Director del Jardín Infantil
1.
funcionamiento
Solicita a los proveedores las cotizaciones de los productos y servicios que Secretaria
2.
se necesitan dentro del jardín
Elaboran la cotizaciones solicitadas y envía para su autorización a la Proveedores
3. Directora del Jardín Infantil
Recibe las cotizaciones elaborando un formato donde se puede comparar Contadora

4.
los precios que ofertan
Presenta ante junta directiva las cotizaciones para la aprobación de la Directora del Jardín Infantil
5.
compra, cuando las mismas son superiores a los tres mil quetzales
Recibe y analiza las cotizaciones aprobando una de las mismas para hacer Junta Directiva de jardín infantil
6. la compra. De no estar satisfechos con las ofertas pueden solicitar nuevas
cotizaciones.
7. Elabora punto de acta donde autoriza la compra Junta Directiva del jardín
8. Confirma compra al proveedor y solicita datos para emisión de cheque Contadora
Elabora cuadro comparativo de precios con las cotizaciones recibidas, Contadora

9.
adjunta cotizaciones, traslada a secretaria
Elabora cheque de compra y traslada expediente para firmas de Secretaria del Jardín Infantil
10.
autorización correspondientes

Verifica si el proveedor entregara el producto en jardín o se tiene que Secretaria del Jardín Infantil
11.
recoger en las oficinas del mismo
12. Entrega compra Proveedor

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS CON FONDOS PRIVATIVOS DEL JARDÍN INFANTIL

(1 DE 1)
Directora del Junta directiva del

Secretaria Proveedores Contadora
Jardín Infantil Jardín
Inicio
Solicita a los
Establece las proveedores las Elaboran las Recibe las cotizaciones
necesidades de cotizaciones de los cotizaciones elaborando un formato
compras del jardín productos y solicitadas y envía donde se puede
para su adecuado servicios que se para su autorización comparar los precios
funcionamiento. necesitan dentro a la Directora Infantil que ofertan.
del jardín.
Presenta ante la junta

directiva las
cotizaciones para la
aprobación de la
compra. Cuando las
mismas son superiores
a los tres mil Recibe y analiza las
Quetzales. cotizaciones aprobando
una de las mismas para
hacer la compra. De no
estar satisfechos con las
ofertas pueden solicitar
nuevas cotizaciones.
Confirma compra al
proveedor y solicita
datos para emisión de
cheque.
Elabora cheque de
compra y traslada
expediente para firmas Elabora punto de acta
de autorización donde autoriza la
correspondientes. compra.
Elabora cuadro
comparativo de precios
de las cotizaciones
recibidas, adjunta
cotizaciones, traslada a
secretaria.
Verifica si el proveedor
entregara el producto
en jardín o se tiene Entrega compra.
que recoger en las
oficinas del mismo.
Fin

COMPRAS DE ALIMENTOS PARA EL JARDÍN INFANTIL

Abastecimiento de los insumos para la elaboración de los alimentos que son servidos a los hijos de los colaboradores.
Inicia: Elaboración de la programación de preparación de alimentos. Finaliza: Traslada el pedido a cocina para que sea
almacenado.
a. Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo vigente.

b. Acuerdo Ministerial 364-2016. Reglamento Interno del Jardín Infantil, vigente.
1) Los productos a utilizarse deben solicitarse con una semana de anticipación.

2) La cocinera debe trasladar el listado de productos conforme al menú establecido un día antes de la compra a la
contadora para transcribirlo y solicitar la revisión autorización de la Dirección.
3) La copia de la factura se recibe en la mañana del día de la entrega para el trámite de cheque.
4) Solo se puede pedir como insumo lo que ha sido aprobado por la Directora del Jardín Infantil.
5) Todo producto que esté descompuesto o en mal estado no puede ser recibido al proveedor al momento de la
recepción en el Jardín Infantil.
Revisa el menú según programación autorizada por la Directora del Jardín Infantil
1. Cocinera
para elaborar el listado de alimentos a solicitar.
Verifica las existencias de insumos en la despensa para no pedir productos
2. Cocinera
innecesarios
3. Elabora la lista del pedido para la semana. Cocinera
4. Traslada a la contadora del jardín infantil el pedido de las compras de la semana. Cocinera
Recibe el pedido y verifica que lo que está en la lista sea solo para uso de la
5. elaboración de los alimentos, lo transcribe y entrega a secretaria para que ella Contadora del Jardín infantil
haga el pedido
Envía al proveedor, el pedido de los productos que serán utilizados en la
6. Secretaria del Jardín infantil
preparación de los alimentos para los niños del Jardín Infantil, vía electrónica.
Recibe del proveedor en la mañana la factura para que tramiten el cheque de
7. Contadora del Jardín infantil
pago
Recibe y elabora la solicitud de compra y razona la factura trasladándolas para
8. Contadora del Jardín infantil
revisión y autorización a la Directora del Jardín Infantil.
9. Recibe solicitudes de compra y factura razonada para revisión, firma y sello. Directora del Jardín Infantil.
Recibe orden de compra y factura firmadas por la Directora del Jardín Infantil para Departamento de Servicios
10.
solicitar autorización de la Dirección de Recursos Humanos. Administrativos Internos
11. Recibe orden de compra y facturas autorizadas para la solicitud de cheque Contadora del Jardín Infantil
trasladadas al Departamento de Servicios Administrativos Internos, adjuntando la

fotocopia de la factura para firma de recibido.
Recibe e inicia procedimiento de emisión de cheque, al estar listo avisa al jardín Departamento de Servicios
12.
para que la secretaria lo recoja Administrativos Internos
Recibe el cheque y lo traslada a la contadora para que sea ella quien lo entregue
13. Secretaria del Jardín infantil
al proveedor
Al momento de ingresar el pedido revisan que el producto venga completo y en Contadora y cocinera del Jardín
14.
buen estado. Infantil
Requisición de productos de almacén al Departamento de Servicios
15. Administrativos Internos Cocinera Jardín Infantil

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DE ALIMENTOS PARA EL JARDÍN INFANTIL
(1 DE 2)
Contadora del Jardín Secretaria del Jardín Directora del Jardín

Cocinera
Infantil Infantil Infantil
Inicio
Revisa el menú según

programación autorizada por
la Directora del Jardín
Infantil para elaborar el
listado de alimentos a
solicitar.
Verifica la existencia de
insumos de la despensa para
no pedir productos
innecesarios. Envía al proveedor, el
pedido de los
Recibe el pedido y verifica productos que serán
que lo que está en la lista utilizados en la
sea solo para uso de la
elaboración de los preparación de los
alimentos, lo transcribe y alimentos para los
entrega a secretaria para niños del Jardín
Elabora la lista del pedido que ella haga el pedido.
para la semana. Infantil, vía electrónica.
Recibe del proveedor en la

mañana la factura para que
tramiten el cheque de
pago.
Traslada a la Contadora del
Jardín Infantil el pedido de
las compras de la semana
Recibe solicitudes de
Recibe y elabora la compra y factura
solicitud de compra y razonada para revisión,
razona la factura firma y sella
trasladándolas para
revisión y autorización a
la Directora del Jardín
Infantil.

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DE ALIMENTOS PARA EL JARDÍN INFANTIL
(2 DE 2)
Departamento de
Contadora y
Servicios Contadora del Secretaria del Jardín Cocinera Jardín
Cocinera del
Administrativos Jardín Infantil Infantil Infantil
Jardín Infantil
Internos
Recibe orden de
compra y facturas
Recibe orden de autorizadas para la
compra y factura solicitud de cheque
firmadas por la trasladadas al
Directora del Jardín Departamento de
Infantil para solicitar Servicios
autorización de la Administrativos
Dirección de Recursos Internos, adjuntando
Humanos. la fotocopia de la
factura para firma de
recibido.
Recibe e inicia Al momento de Requisición de

Recibe el cheque y lo
procedimiento de ingresar el pedido productos de almacén
traslada a la contadora
emisión de cheque, al revisan que el al Departamento de
para que sea ella quien
estar listo avisa al producto venga Servicios
lo entregue al
Jardín para que la completo y en buen Administrativos
proveedor.
secretaria lo recoja. estado. Internos.
Fin

ADMINISTRACION DE PROGRAMAS DE BIENESTAR Y BENEFICIOS 01 1 de 2

LABORALES
INSCRIPCION DE ALUMNOS
Contar con un registro de los hijos de los colaboradores del Ministerio que ingresan al Jardín Infantil.
Inicia: Directora del Jardín Infantil define el cupo disponible para cada grado y tutorías. Finaliza: Secretaria de Jardín
Infantil entrega al colaborador el compromiso de las obligaciones para su firma, lista de útiles, el calendario de
actividades.
a) Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo vigente

b) Autorización del MINEDUC según Resolución No. 302-2000 del 4 de Septiembre del 2000.
c) Acuerdo Ministerial No. 83-2010 del 10 de Noviembre 2010.
d) Acuerdo Ministerial 364-2016. Reglamento Interno del Jardín Infantil Vigente.
e) Manual de Convivencia del Jardín Infantil
1. Los niños pueden ser inscritos tanto en el nivel de educación inicial y preprimaria como en el programa de tutoría.
Toda solicitud se le da la prioridad de ingreso en orden conforme se vayan recibiendo, según: alumnos inscritos el año
anterior, alumnos que sus padres ya hayan presentado solicitud de inscripción escrita. Alumnos que presenten su
solicitud posteriormente.
2. Según el Ministerio de Educación, los niños que deseen ingresar al ciclo escolar de nivel de educación preprimaria
deben ser inscritos en el período del 16 de noviembre al 31 de marzo de cada año.
1. Define el cupo disponible para cada grado y tutorías Director del Jardín Infantil
Divulga por medios electrónicos las fechas, requisitos y calendario de

2. inscripciones para el jardín infantil a todos los colaboradores del Ministerio de Director del Jardín Infantil
Finanzas Públicas
Recibe y revisa las solicitudes de inscripción, según su recepción y prioridad para

3. verificar el cupo Director de Jardín Infantil
Informa a la secretaria del jardín la fecha de recepción de documentos para las

4. inscripciones. Director de Jardín Infantil
Informa por medio escrito a los solicitantes que fue aceptada su solicitud de cupo
5. e informa los requisitos para la inscripción. Director del Jardín Infantil

Entrega el formulario de inscripción para que lo llenen los padres de los alumnos. Secretaria del Jardín Infantil
6.
Llena formulario de inscripción y lo entrega junto con los documentos requeridos

7. a la Secretaria del Jardín Infantil Colaborador
Elabora el expediente del alumno con todos los documentos solicitados y elabora
8. el compromiso de las obligaciones para firma del colaborador. Secretaria del Jardín Infantil
Entrega al colaborador el compromiso de las obligaciones para su firma, lista de

9. útiles, el calendario de actividades y el carné de identificación del alumno. Secretaria del Jardín Infantil

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIÓN DE ALUMNOS

(1 DE 1)
Director del Jardín Infantil Secretaria del Jardín Infantil Colaborador
Inicio
Define el cupo disponible para cada

grupo y tutorías.
Divulga por medios electrónicos las

fechas, requisitos y calendario de
inscripciones para el Jardín Infantil a
todos los colaboradores del
Ministerio de Finanzas Públicas
Recibe y revisa las solicitudes de

inscripción según su recepción y
prioridad para verificar el cupo. Llena formulario de inscripción
Entrega el formulario de inscripción
y lo entrega junto con los
para que lo llenen los padres de los
documentos requeridos a la
alumnos.
Secretaria del jardín Infantil.
Informa a la secretaria del jardín la Elabora expediente del alumno con

fecha de recepción de documentos todos los documentos solicitados y
para las inscripciones. elabora el compromiso de las
obligaciones para firma del
colaborador.
Informa por medio escrito a los Entrega al colaborador el

solicitantes que fue aceptada su compromiso de las obligaciones para
solicitud de cupo e informa los su firma, lista de útiles, el calendario
requisitos para la inscripción. de actividades y el carné de
identificación del alumno.
Fin

CAJA CHICA JARDIN INFANTIL

Contar con efectivo para poder hacer compras equivalentes a montos pequeños que son necesarios en el jardín infantil
para poder darles una mejor atención a los hijos de los colaboradores.
Inicia: Elaboración del cheque que representa la apertura de la Caja Chica. Finaliza: Liquidación de Caja Chica al
momento de ejecutar el 50% rembolsando lo gastado.
a. En el Jardín no se cuenta con normativa específica para el manejo de caja chica.
1. Se debe liquidar los gatos de caja chica cuando se tenga el 50% de lo asignado. Las compras no deben
sobrepasar del 50% del valor asignado para gastos de Caja Chica. De existir vales en la caja chica solo se pueden
tener por 48 horas. La asignación de Caja Chica puede utilizarse para gastos o compras menores o eventuales de
repuestos, reparaciones sencillas, pago de bus para excursiones, pipas de agua cuando se acaba la misma, entre
otros. Los cheques deben ser firmados por la Directora del Jardín Infantil y por otra autoridad que se designe en
el Reglamento Interno del Jardín Infantil.
Elabora cheque a nombre de contadora del bolsón de cuotas de Secretaria de jardín infantil
1. inscripción de los niños en el jardín infantil
Traslada cheque a contadora para que realice la apertura de la caja chica Secretaria de jardín infantil
2.
3. Recibe el cheque y se presenta al banco a realizar el cambio del mismo. Contadora
4. Apertura del libro de caja chica Contadora

Efectúa las compras de primera necesidad a diario (pan, tortillas, agua, Contadora
5.
etc.)
Elabora liquidación para reintegro del fondo de caja chica cuando se gasta Contadora
6.
el 50% de la misma.
7. Prepara formato establecido para el reintegro de la caja chica. Contadora
8. Traslada a secretaria orden para elaborar el cheque de reintegro. Contadora
9. Envía a la directora de jardín infantil para primera firma Secretaria de jardín infantil
Firma y traslada a la secretaria el cheque para que envíe a la persona Directora de jardín infantil
10. designada en el Reglamento Interno del Jardín Infantil, para la segunda
firma.

Recibe y firma cheque para reposición de caja chica. Persona designada en el Reglamento
11.
Interno del Jardín Infantil vigente
Traslada a secretaria de jardín para que entregue el cheque a la contadora. Persona designada en el Reglamento
12.
Interno del Jardín Infantil vigente
13. Recibe cheque y entrega a contadora. Secretaria de Jardín infantil
Cambia cheque lo cambia en el banco y deposita en el fondo de caja chica Contadora
14.
para realizar las compras necesarias.
Al finalizar el año, deposita el saldo de caja chica en la cuenta del Jardín Contadora
15
Infantil

Diagramas de Flujo
PROCEDIMIENTO DE CAJA CHICA JARDIN INFANTIL
(1 DE 1)
Persona designada
Secretaria del Directora de Jardín en el Reglamento
Contadora
Jardín Infantil Infantil interno del Jardín
Infantil vigente
Inicio Recibe el cheque y se presenta

al banco a realizar el cambio del
mismo.
Elabora cheque a nombre de

contadora del bolsón de cuotas
de inscripción de los niños en el Apertura del libro de caja chica.
jardín infantil.
Efectúa las compras de primera

necesidad a diario (pan, tortillas,
Traslada cheque a contadora
agua, etc.)
para que realice la apertura
de la caja chica.
Elabora liquidación para reintegro

del fondo de caja chica cuando se
gasta el 50% de la misma.
Prepara formato establecido para Firma y traslada a la

el reintegro de la caja chica. secretaria el cheque para
que envíe a la persona Recibe y firma cheque
designada en el para reposición de caja
Reglamento Interno del chica.
Jardín Infantil, para la
Envía a directora de jardín Traslada a secretaria orden para
segunda firma.
infantil para primera firma elaborar el cheque de reintegro.
Traslada a secretaria de
Recibe cheque y entrega a
jardín para que entregue
contadora.
el cheque a la contadora.
Cambia cheque, lo cambia en el

banco y deposita en el fondo de
caja chica para realizar las
compras necesarias.
Al finalizar el año, deposita el saldo

de caja chica en la cuenta del
Jardín Infantil.
Fin

9. GESTIÓN ADMINISTRATIVA INTERNA
Planificación registro y control de la ejecución del presupuesto

Planificación, registro y control de la ejecución del presupuesto 04 1 de 7
Elaboración, actualización y seguimiento del plan operativo anual y multianual

Describir los criterios y actividades necesarias para la elaboración del Plan Operativo Anual (POA) y Plan Operativo
Multianual (POM) del Ministerio de Finanzas Públicas (MINFIN), con el objetivo de disponer de un instrumento de
planificación, que permita el seguimiento, medición y control de los resultados institucionales por medio de la
vinculación de plan-presupuesto.
Inicia: Recibe oficio de solicitud de preparación y presentación del POA y POM.
Finaliza: Firma oficio y traslada a la Dirección de DIPLANDI.
a) Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento
b) Reformas a la Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento
c) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica de Presupuesto del año fiscal vigente
d) Normas de Control Interno Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas
e) Directrices para la formulación plan-presupuesto anual y multianual vigente, en el marco de la gestión por
resultados, normas del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP) para proyectos de inversión pública del
ejercicio fiscal, emitido por SEGEPLAN y otras disposiciones aplicables.
f) Acuerdo Gubernativo número 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del MINFIN
1. Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos, hace referencia al Director o Subdirector de la
dependencia según corresponda.
2. En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podrá realizar
funciones asignadas al Jefe según designación.
Elaboración del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual –POM-
Recibe oficio de solicitud de preparación y presentación del POA y POM, realiza Autoridad Administrativa
1
convocatoria a Subdirector (es) de la dependencia y Jefe (s) de DSAI. Superior de la dependencia
Analizan las directrices giradas por la Dirección de Planificación y Desarrollo Autoridad Administrativa
2 Institucional, para establecer los resultados en función del Plan Estratégico Superior/Sub-Directores/Jefe
Institucional. de DSAI
Solicita a los Departamentos que conforman la dependencia, que de acuerdo a

3 los resultados envíen los productos, subproductos y proyectos, para el ejercicio Jefe de DSAI
fiscal a programar, en los formatos establecidos por SEGEPLAN.
Elabora la planificación de acuerdo a los resultados, observando los

Jefe de Departamento, Sección
4 lineamientos dados por la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional y
o Área de la dependencia
envía la información solicitada.
5 Recibe y consolida la información generada en los formatos definidos. Jefe de DSAI
Elabora el POA y POM con la información proporcionada, llenando los formatos

6 Jefe de DSAI
correspondientes, otorgados por SEGEPLAN.
Presenta el POA y POM a la Autoridad Administrativa Superior de la
7 Jefe de DSAI
dependencia.
En reunión revisan y analizan detalladamente el POA y POM, verificando que se
ajuste a las prioridades del MINFIN y los resultados de la dependencia para dar
respuesta a los Lineamientos Estratégicos Institucionales. Autoridad Administrativa
Superior /Sub-Director/Jefe de
8 ¿Existen modificaciones? DSAI y Jefes de Departamentos
No: La Autoridad Administrativa Superior de la dependencia aprueba el POA y de la dependencia
POM, envía a Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.
Sí: Regresa a Jefe de DSAI para realizar correcciones.
Actualización del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual –POM-
Aprobado el presupuesto del año vigente, o cuando se realicen modificaciones
a las metas o al presupuesto de la dependencia, realiza análisis tomando en
consideración los siguientes aspectos:
- Monto del presupuesto asignado para el ejercicio fiscal versus lo
1. programado en el Anteproyecto de Presupuesto Jefe de DSAI
- Productos, subproductos y metas físicas programadas en el Plan Operativo
Anual
- Lineamientos y/o restricciones de gasto incluidas en Ley anual de
presupuesto vigente
Si las asignaciones presupuestarias corresponden al requerimiento del POA se
confirma a la Autoridad Superior de la Dependencia sobre el financiamiento
del POA y la viabilidad del cumplimiento de las metas físicas.
Si las asignaciones presupuestarias no corresponden al requerimiento del
POA se notifica a la Autoridad Superior de la dependencia para que ésta realice
2. Jefe de DSAI
los ajustes a las metas físicas según las asignaciones presupuestarias
¿Necesita una ampliación presupuestaria?

Sí: Gestiona la solicitud ante las autoridades competentes.
No: Continúa en el paso 3.
Conoce la notificación de la aprobación del POA y si el mismo es financiado en
su totalidad notifica a los Jefes de Departamentos para que se ejecuten las
metas físicas según la planificación efectuada en el POA. Autoridad Administrativa
3.
Si el POA no fuera financiado en su totalidad, notifica a los Jefes de Superior de la dependencia
Departamentos para que ajusten las metas físicas a las asignaciones
presupuestarias vigentes.
Consolida ajustes al POA en coordinación con los Jefes de Departamento y
4. Jefe de DSAI
traslada a la Autoridad Superior de la dependencia.
Revisa y aprueba el POA con los ajustes efectuados y traslada al Director de
5. Planificación y Desarrollo Institucional para su conocimiento y ajustes al POA
Superior de la dependencia
institucional.
Recibe Resolución correspondiente trasladada por la Dirección Planificación y Autoridad Administrativa
6.
Desarrollo Institucional y traslada al Jefe de DSAI. Superior de la dependencia
7. Recibe Resolución correspondiente y archiva. Jefe de DSAI

Seguimiento del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual –POM-

Recibe oficio de solicitud de información sobre el avance del POA y traslada a Autoridad Administrativa
1
Jefe de DSAI. Superior de la dependencia
Recibe solicitud de información y herramientas para seguimiento al POA, y
2 Jefe de DSAI
asigna personal para que consolide la información.
Recopila información solicitada, elabora oficio de respuesta y envía al Jefe de
3 Persona asignada
DSAI.
Verifica Información y determina si corresponde
4 Sí: Firma el oficio de respuesta y traslada a la Autoridad Administrativa Superior Jefe de DSAI
de la dependencia para visto bueno.
No: Devuelve para correcciones
Recibe oficio de respuesta e información, verifica que la información sea
correcta.
¿La información es correcta? Autoridad Administrativa
5
Sí: Firma oficio y traslada a la Dirección de Planificación y Desarrollo Superior de la dependencia
Institucional.
No: Devuelve para correcciones

Diagramas de Flujo

Elaboración del Plan Operativo Anual -POA- y Plan Operativo Multianual -POM- (1 de 1)
Autoridad
Autoridad
Autoridad Jefe de Administrativa
Administrativa
Administrativa Departamento, Superior/Sub-Director/
Superior/Sub- Jefe de DSAI
Superior de la Sección o Área de la Jefe de DESAI y Jefes de
Directores/Jefe de
Dependencia dependencia Departamentos de la
DSAI
dependencia
Inicio
Solicita los Departamentos

Elabora la
Recibe oficio de Analizan las directrices que conforman la
planificación de
solicitud de giradas por la DIPLANDI, dependencia, de acuerdo a
acuerdo a los
preparación y para establecer los resultados envíen los
resultados,
presentación del resultados en función productos, subproductos y
observando los
POA y POM, realiza del Plan Estratégico proyectos, para el ejercicio
lineamientos dados
convocatoria Institucional fiscal a programar, en
por la DIPLANDI
formatos SEGEPLAN
Recibe y consolida
la información
generada en los
formatos definidos
Elabora el POA y POM

con la información
proporcionada, Regresa a Jefe de
llenando los formatos DSAI para realizar
correspondientes, correcciones
otorgados por
SEGEPLAN
Sí
Presenta el ¿Existen
POA y POM modificaciones?
No
La Autoridad
Administrativa
Superior de la
dependencia
aprueba el POA
POM, y envía a
DIPLANDI
Fin

Actualización del Plan operativo anual -POA- y Plan Operativo Multianual -POM- (1 de 2)
Autoridad Administrativa Superior de la

Jefe DSAI
Dependencia
Inicio
Aprobado el
presupuesto del año
vigente, o cuando se
realicen
modificaciones a las
metas, realiza
análisis tomando en
ciertos aspectos
Se notifica a la
¿Corresponden Autoridad Superior
al de la dependencia
No
requerimiento para que ésta
del POA? realice los ajustes a
las metas físicas
Sí
Se confirma a la
Autoridad Superior
de la Dependencia
sobre el
financiamiento del
POA y la viabilidad
del cumplimiento
de las metas físicas
¿Necesita una Conoce la

ampliación No notificación de la
presupuestaria? aprobación del POA.
Sí
Gestiona la solicitud ¿Es financiado

ante las autoridades en su totalidad?
competentes Sí
No
Consolida ajustes al
POA en Notifica a los Jefes
coordinación con Notifica a los jefes de Departamentos
los Jefes de de departamentos para que se
Departamento y para que se ajusten ejecuten las metas
traslada a la las metas físicas físicas efectuado en
Autoridad Superior el POA
de la dependencia.
1
2

Actualización del Plan operativo anual -POA- y Plan Operativo Multianual -POM- (2 de 2)
Autoridad Administrativa Superior de

Jefe DSAI
la Dependencia
Revisa y aprueba el
POA con los ajustes
efectuados y
traslada al Director
de Planificación y
Desarrollo
Institucional para su
conocimiento y
ajustes al POA
institucional.
Recibe Resolución
correspondiente
trasladada por la Recibe Resolución
Dirección correspondiente y
Planificación y archiva.
Desarrollo
Institucional.
1
Fin

Seguimiento del Plan Operativo Anual -POA- y Plan Operativo Multianual -POM- (1 de 1)

Jefe de DSAI Persona asignada
la dependencia
Inicio
Recibe oficio de Recibe solicitud de

solicitud de información y
información sobre herramientas para
el avance del POA seguimiento al POA
Recopila
información
A
solicitada, elabora
oficio de respuesta
Firma el oficio de
¿La información
respuesta y envía Sí
es correcta?
para visto bueno
No
¿La información Devuelve para
No
es correcta? correcciones
Devuelve para
correcciones
Sí
Firma oficio y
traslada a la A
DIPLANDI
Fin

Elaboración del anteproyecto de presupuesto

Establecer los criterios y actividades para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto del Ministerio de Finanzas
Públicas (MINFIN), en cumplimiento a la normativa legal aplicable, con el objetivo de disponer de las asignaciones
presupuestarias necesarias para el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Inicia: Solicitud para la elaboración y presentación de Anteproyecto de Presupuesto.
Finaliza: Consolida expediente de Anteproyecto Presupuestario de acuerdo a las normas establecidas.
a) Ley Orgánica del Presupuesto, su reglamento y sus reformas.
b) Normas de formulación presupuestaria anual
c) Directrices para la formulación plan-presupuesto anual y multianual, emitido por SEGEPLAN y otras disposiciones
aplicables
1. Para las Unidades Ejecutoras que no cuentan con Departamento de Servicios Administrativos Internos (DSAI), le
corresponde al Enlace Administrativo Financiero realizar la coordinación a nivel interno y con la Dirección de

Recibe oficio de instrucción de inicio del proceso de formulación en SIGES,
1. que contiene la distribución de techos presupuestarios y normas para la
la dependencia
formulación del anteproyecto de presupuesto.
Traslada e instruye para la elaboración del Anteproyecto del Presupuesto al Autoridad Administrativa Superior de
2.
Jefe de DSAI. la dependencia
3. Recibe directrices para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto. Jefe de DSAI
Revisa POA y PACC, para analizar Productos y Sub productos planificados,

4. Jefe de DSAI
para el ejercicio fiscal correspondiente.
Prepara propuesta de distribución presupuestaria para la elaboración del
5. Anteproyecto de Presupuesto y traslada a la Autoridad Administrativa Jefe de DSAI
Superior de la dependencia, para consideración.
Valida distribución presupuestaria de acuerdo a las necesidades de la
6. Dependencia e instruye a Jefe de DSAI para coordinar la elaboración del
la dependencia
Anteproyecto de Presupuesto.
Convoca a reunión al personal responsable en los procesos sustantivos de
7. la dependencia para informar sobre la distribución presupuestaria y
la dependencia
lineamientos respectivos.
Analiza las necesidades definidas en el Plan Operativo Anual y PACC,
Personal responsable en los procesos
8. actualiza en función de los lineamientos recibidos y la distribución
sustantivos
presupuestaria.

Personal responsable en los procesos

9. Traslada necesidades presupuestarias, según lineamientos, a Jefe de DSAI.
sustantivos
Revisa que la información presentada por cada área cumpla con los
10. Jefe de DSAI
requisitos establecidos.
Consolida la información, Integra propuesta de Anteproyecto de
11. Presupuesto y traslada a la Autoridad Administrativa Superior de la Jefe de DSAI
dependencia.
Recibe propuesta de Anteproyecto de Presupuesto y convoca a Subdirector Autoridad Administrativa Superior de
12.
(es) y Jefes de Departamento. la dependencia
Analizan propuesta y establecen Anteproyecto de Presupuesto de la Autoridad Administrativa Superior de
13.
Dependencia para el ejercicio fiscal correspondiente. la dependencia y personal convocado
Recibe Anteproyecto de Presupuesto de la Dependencia.
¿Existen ajustes?
14. Sí: coordina modificaciones con los Responsables de los procesos Jefe de DSAI
sustantivos.
No: continúa con el procedimiento.
Traslada Anteproyecto de Presupuesto a la Autoridad Administrativa

15. Jefe de DSAI
Superior de la dependencia.
Autoriza Anteproyecto de Presupuesto de la Dependencia para el ejercicio Autoridad Administrativa Superior de

16.
fiscal correspondiente y devuelve a Jefe de DSAI. la dependencia
Recibe Anteproyecto de Presupuesto aprobado y traslada lineamientos a

17. Jefe de DSAI
Responsable de Presupuesto.
Registra los datos en el módulo de Formulación del Anteproyecto de

18. Presupuesto del Sistema Financiero, de acuerdo a los lineamientos Responsable de Presupuesto
recibidos.
Verifica que los datos ingresados coincidan con el techo Presupuestario

19. Responsable de Presupuesto
asignado, solicita y opera en SIGES
Verifica los datos ingresados y envía a Dirección Financiera para sus

20. Jefe de DSAI
observaciones.
21. Recibe de Dirección Financiera e instruye el envío al SICOIN. Jefe de DSAI
22. Envía al Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-. Responsable de Presupuesto
23. Elabora informe narrativo y llena formularios DTP correspondientes. Responsable de Presupuesto
24. Imprime reporte de Formulación y traslada a Jefe de DSAI. Responsable de Presupuesto

Valida los datos en el módulo de Formulación y obtiene firma de

25. Jefe de DSAI
aprobación de la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia.

26. Aprueba, firma documentos de Formulación, y traslada a Jefe de DSAI.
la dependencia
27. Recibe documentos de Formulación y envía a Dirección Financiera. Jefe de DSAI

Diagramas de Flujo
Elaboración del anteproyecto de presupuesto (1 de 3)
Autoridad
Personal responsable en
Administrativa Superior Jefe de DSAI
los procesos sustantivos
de la dependencia
Inicio
Recibe oficio de
instrucción de inicio
del proceso de
formulación en
SIGES, que contiene
la distribución de
techos
presupuestarios y
normas
Instruye para la Recibe directrices

elaboración del para la elaboración
Anteproyecto del del Anteproyecto de
Presupuesto PResupuesto
Revisa POA y PACC,

para analizar
Productos y
Subproductos
planificados
Prepara propuesta
Valida distribución
de distribución
presupuestaria de
presupuestaria para
acuerdo a las
la elaboración del
necesidades de la
Anteproyecto de
Dependencia
Presupuesto
Convoca a reunión
al personal Analiza las
responsable en los necesidades
procesos definidas en el POA
sustantivos de la y PACC, actualiza en
dependencia para función de los
informar sobre la lineamientos
distribución recibidos y la
presupuestaria y distribución
lineamientos presupuestaria
respectivos.
Envía necesidades
presupuestarias,
según lineamientos

Personal Autoridad
Autoridad
responsable en los Administrativa Superior
Jefe de DSAI Administrativa Superior
procesos de la dependencia y
de la dependencia
sustantivos personal convocado
Revisa que la
Traslada información
necesidades presentada por
presupuestarias, cada área cumpla
según lineamientos con los requisitos
establecidos
Analizan propuesta
Recibe propuesta de
Consolida la y establecen
Anteproyecto de
información, integra Anteproyecto de
Presupuesto y
propuesta de Presupuesto de la
convoca a
Anteproyecto de Dependencia para el
Subdirector(es) y
Presupuesto ejercicio fiscal
Jefes
correspondiente
Coordina
modificaciones ¿Existen
Sí
con jefes de ajustes?
departamento
No
Autoriza
Anteproyecto de
Traslada
Presupuesto de la
Anteproyecto de
Dependencia para el
Presupuesto
ejercicio fiscal
correspondiente
Recibe
Anteproyecto de
Presupuesto
aprobado

Autoridad
Responsable de
Jefe de DSAI Administrativa Superior
Presupuesto
de la dependencia
Verifica que los datos

Verifica los datos
ingresados coincidan
ingresados y envía a
con el techo
Presupuestario
para sus
asignado, solicita y
observaciones.
opera en SIGES
Recibe de Dirección
Envía al Sistema de
Financiera e
Contabilidad
instruye el envío al
Integrada -SICOIN-.
SICOIN.
Elabora informe
narrativo y llena
formularios DTP
correspondientes.
Valida los datos en

Imprime reporte de el módulo de Aprueba, firma
Formulación y formulación y documentos de
traslada. obtiene firma de formulación
aprobación
Recibe documentos
de formulación y
envía a dirección
financiera
Fin

Programación indicativa anual
Descripción de los criterios y actividades necesarias para realizar la Programación Indicativa Anual Institucional del
Ministerio de Finanzas Públicas (MINFIN), de acuerdo a normativa legal vigente, con el objetivo de garantizar la
disponibilidad financiera durante todo el ejercicio fiscal de los recursos asignados.
Inicia: Recibe de la Dirección Técnica del Presupuesto la Distribución Analítica del Presupuesto del ejercicio fiscal vigente
a nivel de detalle.
Finaliza: consolida y traslada a la Dirección Técnica del Presupuesto.
a) Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento

Recibe circular de solicitud de elaboración de la Programación Indicativa Anual y Autoridad Administrativa
1.
traslada al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos –DSAI- . Superior de la dependencia
Define, en forma conjunta con el Responsables de Presupuesto y Responsable de
Compras, la “Programación Indicativa Anual”, de acuerdo al “Plan Anual de
2. Jefe de DSAI
Compras y Contrataciones -PACC” en función de las Asignaciones
Presupuestarias del ejercicio fiscal vigente.
Llena los formatos de “Programación Indicativa Anual” según el Sistema de
Contabilidad Integrada –SICOIN- y traslada al Jefe de DSAI.
Revisa la “Programación Indicativa Anual”.
¿Requiere cambios?
4. Sí: devuelve al Responsable de Presupuesto para modificaciones. Jefe de DSAI
No: firma de visto bueno en la programación y traslada a la Autoridad
Administrativa Superior de la dependencia.
Valida la “Programación Indicativa Anual” y traslada a Responsable de Autoridad Administrativa
5.
Presupuesto. Superior de la dependencia
Registra y solicita la “Programación Indicativa Anual” en el módulo de
Presupuesto del SICOIN.
Genera e imprime comprobantes :
7. - Programación Indicativa Anual en etapa de Compromiso Responsable de Presupuesto
- Programación Indicativa Anual en etapa Devengado
8. Traslada comprobantes a Jefe de DSAI. Responsable de Presupuesto
Revisa comprobantes.
¿Existen modificaciones?
Sí: regresa al Responsable de Presupuesto.
9. Jefe de DSAI
No: traslada oficio firmado a la Autoridad Administrativa Superior de la
dependencia, para formalizar el envío de los comprobantes a la Dirección
Financiera.
10. Firma comprobantes y oficio, traslada a Dirección Financiera.
11. Consolida y traslada a la Dirección Técnica del Presupuesto. Dirección Financiera

Programación indicativa anual (1 de 1)
Dirección Responsable de
Superior de la Jefe de DSAI
dependencia
Financiera Presupuesto
Inicio
Define, la
“programación
Recibe circular de
Indicativa Anual” de Llena los formatos
solicitud de
acuerdo al PACC en de “programación
elaboración de la
función de las indicativa anual”
Programación
asignaciones según el SICOIN
Indicativa anual
presupuestarias del
ejercicio vigente
Valida la Firma de visto

¿Requiere
“Programación bueno en el la No
cambios?
Indicativa Anual” programación
Sí
Devuelve al
responsable de
presupuesto para
modificaciones
A
Registra y solicita la
“Programación
indicativa Anual” en
el módulo de
presupuesto del
SICOIN
Genera e imprime
comprobantes
Traslada oficio
Firma firmado, para
comprobantes y formalizar el envío
No ¿Existen Traslada
oficio, traslada a de los
Dirección Financiera comprobantes a la modificaciones? comprobantes
dirección financiera
Consolida y traslada Sí
a la Dirección
Técnica del
Presupuesto. Regresa a la
persona A
responsable
FIN

Programación, reprogramación y ejecución de metas

Definir los criterios y actividades para realizar la programación, reprogramación y ejecución de metas, en el marco de la
normativa aplicable, a fin de establecer oportunamente las necesidades de recursos financieros y el nivel de
cumplimiento en la ejecución de los resultados.
Inicia: Recibe lineamientos para la programación cuatrimestral de metas.
Finaliza: Recibe ejecución mensual de metas aprobada.
a. Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento y sus reformas.
b. Acuerdo Gubernativo de aprobación de distribución analítica del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del
Estado del ejercicio fiscal vigente.
c. Acuerdo Gubernativo número 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del MINFIN.
DISPOSICIONES INTERNAS
Programación Cuatrimestral de Metas

Recibe circular conteniendo los lineamientos para la programación cuatrimestral
1 de metas y traslada a Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos (DSAI) para la programación cuatrimestral de metas.
Recibe lineamientos para la programación cuatrimestral de metas y solicita a los
2 departamentos o áreas de la dependencia la programación de metas Jefe de DSAI
correspondientes.
Establece la programación de metas del Departamento y traslada la información Jefe de Departamento de la
3
a Jefe de DSAI de la dependencia. dependencia
Verifica información y traslada programación cuatrimestral de metas a
4 Jefe de DSAI
Registra la información de la programación cuatrimestral de metas en los

formatos establecidos.
5 Nota: Para las Unidad Ejecutoras de los programas 11, 12 y 13 además deberá Responsable de Presupuesto
REGISTRAR y SOLICITAR la programación cuatrimestral de metas en el SIGES e
imprimir comprobante.
Elabora proyecto de oficio de entrega de la programación cuatrimestral de

6 Responsable de Presupuesto
metas y traslada a Jefe de DSAI, adjuntado la programación correspondiente.
Firma programación cuatrimestral de metas y cuando aplique además APRUEBA

en SIGES, imprime comprobantes tanto de SIGES como de SICOIN.
7 Traslada programación cuatrimestral de metas a Autoridad Administrativa Jefe de DSAI
Superior de la dependencia, adjuntando proyecto de oficio y documentos de
respaldo.

Firma programación cuatrimestral de metas y devuelve a Jefe de DSAI de la Autoridad Administrativa

8
dependencia. Superior de la dependencia
Recibe programación cuatrimestral de metas aprobada y envía los documentos

9 correspondientes a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, para Jefe de DSAI
verificación, monitoreo y seguimiento.
Ejecución de Metas
Recibe calendario de actividades relacionadas al proceso de planificación y
1 traslada a Jefes de Departamento de la dependencia, para el cumplimiento del Jefe de DSAI
mismo.
Establece la ejecución de metas del Departamento en forma mensual y verifica

nivel de cumplimiento con lo programado.
¿Cumple con lo programado? Jefe de Departamento de la
2
Sí: traslada la información a Jefe de DSAI, en el formato establecido y continúa dependencia
en paso No. 10.
No: solicita a Jefe de DSAI reprogramación de metas, continúa procedimiento.
Verifica información y traslada reprogramación mensual de metas al

3 Jefe de DSAI
Registra la información de la reprogramación mensual de metas en los formatos

internos establecidos.
4 Nota: Para las Unidades Ejecutoras de los programas 11, 12 y 13 además deberá Responsable de Presupuesto
REGISTRAR, SOLICITAR y APROBAR la reprogramación mensual de metas en el
SIGES e imprimir comprobante.
Elabora proyecto de oficio de entrega de la reprogramación mensual de metas y

traslada a Jefe de DSAI, adjuntado documentos de respaldo.
Firma reprogramación mensual de metas y cuando aplique además APRUEBA en

SIGES, imprime comprobantes tanto de SIGES como de SICOIN.
6 Jefe de DSAI
Traslada reprogramación mensual de metas a Autoridad Administrativa Superior
de la dependencia, adjuntando proyecto de oficio y documentos de respaldo.
Firma documentos de reprogramación mensual de metas y devuelve a Jefe de Autoridad Administrativa

7
DSAI. Superior de la dependencia
Recibe reprogramación mensual de metas aprobada, envía los documentos

8 correspondientes a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, para Jefe de DSAI
verificación, monitoreo y seguimiento.
Informa a los Jefes de Departamento de la dependencia y continua

9 Jefe de DSAI
procedimiento.

Verifica información y traslada informe de ejecución mensual de metas al

10 Jefe de DSAI
Registra la información de la ejecución mensual de metas en los formatos

establecidos.
11 Nota: Para las Unidad Ejecutoras de los programas 11, 12 y 13 además deberá Responsable de Presupuesto
REGISTRAR, SOLICITAR y APROBAR la ejecución mensual de metas en el SIGES e
imprimir comprobante.
Elabora proyecto de oficio de entrega de la ejecución mensual de metas y

traslada a Jefe de DSAI, adjuntado documentos de respaldo.
Firma documentos de ejecución mensual de metas y cuando aplique además

APRUEBA en SIGES, imprime comprobantes tanto de SIGES como de SICOIN.
13 Jefe de DSAI
Traslada ejecución mensual de metas a Autoridad Administrativa Superior de la
dependencia, adjuntando proyecto de oficio y documentos de respaldo.
14 Firma documentos de ejecución mensual de metas y devuelve a Jefe de DSAI.
Jefe de DSAI Unidad
Recibe ejecución mensual de metas aprobada y envía los documentos Ejecutora/Enlace
15
correspondientes a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional. Administrativo Financiero de la
dependencia

Diagramas de Flujo

Programación cuatrimestral de metas (1 de 1)
Autoridad
Jefe de Departamento Responsable de
Administrativa Superior Jefe de DSAI
de la dependencia Presupuesto
de la Dependencia
Inicio
Recibe lineamientos
Recibe circular para la programación
conteniendo los cuatrimestral de metas Establece la
lineamientos para la y solicita a los programación de
programación departamentos o metas del
cuatrimestral de áreas de la Departamento
metas dependencia la
programación
Verifica
información de
programación
cuatrimestral de
metas
Registra la
información de la
programación
cuatrimestral de
metas en los
formatos
establecidos
Firma programación
cuatrimestral de metas y Elabora proyecto de
Firma
cuando aplique además oficio de entrega de
programación
APRUEBA en SIGES , la programación
cuatrimestral
imprime comprobantes cuatrimestral de
de metas
tanto de SIGES como de metas
SICOIN
Recibe
programación
cuatrimestral de
metas aprobada y
envía los
documentos
correspondientes y
envía a la DIPLANDI
para verificación y
monitoreo
Fin

Ejecución de metas (1 de 2)
Autoridad
Responsable de
Jefe de DSAI Jefe de Departamento de la dependencia Administrativa Superior
Presupuesto
de la dependencia
Inicio
Recibe calendario de
actividades relacionadas
Traslada la
al proceso de
¿Cumple con lo información, en 1
planificación y traslada a Sí
programado? el formato
Jefes de dependencia,
establecido
para el cumplimiento del
mismo
No
Verifica
Solicita la
información y
reprogramación
traslada
de metas y
reprogramación
continúa
mensual de
procedimiento Registra la
metas
información de la
reprogramación
mensual de metas en
los formatos internos
establecidos
Firma
reprogramación
mensual de metas y Elabora proyecto
cuando aplique de oficio de
además APRUEBA entrega de la
en SIGES, imprime reprogramación
comprobantes tanto mensual de metas
de SIGES como de
SICOIN
Firma documentos
de reprogramación
mensual de metas

Ejecución de metas (2 de 2)
Jefe de DSAI Unidad

Autoridad Ejecutora/Enlace
Responsable de
Jefe de DSAI Administrativa Superior Administrativo
Presupuesto
de la dependencia Financiero de la
dependencia
Recibe
reprogramación
mensual de metas
aprobada, envía los
documentos
correspondientes a
la DIPLANDI, para
verificación
monitoreo y
seguimiento
Informa a los jefes

de departamento
de la dependencia y
continua
procedimiento
Registra la
información de la
ejecución mensual
Verifica información
de metas en los
formatos
establecidos
Firma documentos
de ejecución
mensual de metas y
Elabora proyecto de
cuando aplique
oficio de entrega de
además APRUEBA
la ejecución
en SIGES, imprime
mensual de metas y
comprobantes tanto
de SIGES como de
SICOIN
Recibe ejecución
mensual de metas
Firma documentos
aprobada y envía los
de ejecución
documentos
mensual de metas
correspondientes a
la DIPLANDI
Fin

Reprogramación de subproductos
Definir los criterios y actividades para realizar la reprogramación de subproductos, de acuerdo a la normativa aplicable,
con el objeto de alinear el presupuesto a la gestión por resultados.
Inicia: Recibe oficio de solicitud de análisis para determinar si es necesario realizar, reprogramación de metas, y de ser
procedente, compatibilicen los planes operativos anuales de acuerdo a las asignaciones presupuestarias aprobadas y
convoca a Jefes de Departamento, para revisión de metas y asignaciones presupuestarias aprobadas.
Finaliza: Firma y devuelve a Jefe de DSAI Unidad Ejecutora e instruye para que se envíe expediente a Dirección de
Planificación y Desarrollo Institucional.
a) Ley Orgánica del Presupuesto, su reglamento y sus reformas
b) Acuerdo Gubernativo de aprobación de distribución analítica del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del
Estado del ejercicio fiscal vigente.
c) Acuerdo Gubernativo número 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del MINFIN.
1. Para las dependencias que no cuentan con Departamento de Servicios Administrativos Internos (DSAI), le
corresponde al Enlace Administrativo Financiero realizar la coordinación a nivel interno y con la Dirección de
Reprogramación de Subproductos que conlleva Modificación de Metas (Inicial y durante la Etapa

de Ejecución)
Recibe oficio de solicitud de análisis para determinar si es necesario realizar,
reprogramación de metas, y de ser procedente, compatibilicen los planes
1 operativos anuales de acuerdo a las asignaciones presupuestarias aprobadas y
convoca a Jefes de Departamento, para revisión de metas y asignaciones
presupuestarias aprobadas.
Analizan metas y asignaciones presupuestarias aprobadas.
¿Se requiere modificación?
Superior/Jefes de
2 No: Confirman metas.
Departamento de Unidad
Sí: Establecen necesidad de reprogramación de metas y/o modificaciones
Ejecutora
presupuestarias.
Instruye a Responsable de Presupuesto para que realice los registros respectivos Jefe de DSAI
3
en el SIGES.
Realiza procedimiento de Reprogramación de Subproductos con modificación
de metas en SIGES, imprime comprobante y elabora proyecto de oficio que
incluye justificación de la reprogramación.
Conforma expediente y traslada al Jefe de DSAI Unidad Ejecutora.
Revisa expediente del procedimiento de reprogramación de Subproductos que
5 conlleva modificación de metas, y traslada a Autoridad Administrativa Superior Jefe de DSAI
de la dependencia.
Firma oficio y traslada expediente que contiene la solicitud de actualización y/o
6 modificación de las metas a la Dirección de Planificación y Desarrollo
Institucional.
Reprogramación de Subproductos (conlleva modificación presupuestaria y no conlleva

modificación de metas)
Identifica la necesidad de modificar los saldos presupuestarios vigentes, según
1 la programación del Plan Anual de Compras y Contrataciones y las necesidades Responsable de Presupuesto
emergentes.
Analiza los saldos vigentes de los renglones presupuestarios que se van a
2 disminuir y los que se van a incrementar y los subproductos que se van afectar, Responsable de Presupuesto
así como el o los centros de costo respectivos.
Elabora propuesta de reprogramación de subproductos, oficio de justificación
correspondiente y traslada a Jefe de DSAI.
Analiza propuesta de reprogramación de subproductos.
¿Está de acuerdo?
4 Jefe de DSAI
Sí: Continua el procedimiento.
No: Devuelve para correcciones.
5 Opera en SIGES la Reprogramación de Subproductos y adjunta la justificación. Responsable de Presupuesto
Imprime el Comprobante de la Reprogramación de Subproductos, elabora oficio

de entrega de comprobantes y traslada a Jefe de DSAI Unidad Ejecutora.
Firma y traslada a la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia para

7 Jefe de DSAI
visto bueno.
Firma y devuelve a Jefe de DSAI Unidad Ejecutora e instruye para que se envíe Autoridad Administrativa
8
expediente a Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional. Superior de la dependencia

Diagramas de Flujo
REPROGRAMACIÓN DE SUBPRODUCTOS QUE CONLLEVA MODIFICACIÓN DE METAS (INICIAL Y DURANTE LA ETAPA DE

EJECUCIÓN)
(1 de 1)
Autoridad
Administrativa Autoridad Administrativa Superior/Jefes de Responsable de
Jefe de DSAI
Superior de la Departamento de Unidad Ejecutora Presupuesto
dependencia
Inicio
Recibe oficio de
solicitud de análisis
Analizan metas y
para determinar si
asignaciones
es necesario
presupuestarias
realizar, Realiza
aprobadas.
reprogramación de Reprogramación de
metas Subproductos con
Instruye a modificación de
Establecen
Responsable de metas en SIGES,
necesidad de
Presupuesto para imprime
¿Se requiere reprogramación de
Sí que realice los comprobante y
modificación? metas y/o
registros elabora proyecto de
modificaciones
respectivos en el oficio que incluye
presupuestarias.
SIGES. justificación de la
reprogramación,
No conforma
expediente..
Confirman metas, A
Firma oficio y
traslada expediente
Revisa expediente
que contiene la
del procedimiento
solicitud de
de reprogramación
actualización y/o
de Subproductos
modificación de las
que conlleva
metas a la Dirección
modificación de
de Planificación y
metas, y traslada.
Desarrollo
Institucional.
Fin A

REPROGRAMACIÓN DE SUBPRODUCTOS (conlleva modificación presupuestaria y no conlleva

modificación de metas)
(1 de 1)
Autoridad
Responsable de Administrativa
Jefe de DSAI
Presupuesto Superior de la
dependencia
Inicio
Identifica la
necesidad de
modificar los saldos
presupuestarios
vigentes, según la
programación del
Plan Anual de
Compras y
Contrataciones y las
necesidades
emergentes.
Analiza los saldos

vigentes de los
renglones
presupuestarios que
se van a disminuir y
los que se van a
incrementar y los
subproductos que
se van afectar, así
como el o los
centros de costo
respectivos.
Elabora propuesta
de reprogramación
de subproductos, Analiza propuesta
oficio de de reprogramación
justificación de subproductos.
correspondiente y
traslada.
Devuelve para ¿Está de

No
correcciones acuerdo?
Opera en SIGES la
Reprogramación de
Subproductos y Sí
adjunta la
justificación
Firma y devuelve a
Imprime el
Jefe de DSAI Unidad
Comprobante de la Firma y traslada a la
Ejecutora e instruye
Reprogramación de Autoridad
para que se envíe
Subproductos, Administrativa
expediente a
elabora oficio de Superior de la
Dirección de
entrega de dependencia para
Planificación y
comprobantes y visto bueno.
Desarrollo
traslada.
Institucional.
Fin

Programación y reprogramación financiera

Programar Cuatrimestralmente las asignaciones presupuestarias de las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Finanzas
Públicas (MINFIN), en cumplimiento a la normativa aplicable, para garantizar la disponibilidad financiera para atender las
necesidades y compromisos del cuatrimestre.
Inicia: Recibe lineamientos y calendario para la Programación de Cuota Financiera Cuatrimestral.
Finaliza: Envío de la programación financiera cuatrimestral a la Dirección Financiera.
a) Ley Orgánica del Presupuesto, su reglamento, y sus reformas.

b) Decreto Ley que aprueba el “Presupuesto de Ingresos y Egresos del Presupuesto General de la Nación” para el
Ejercicio Fiscal vigente.
1. Las reprogramaciones financieras serán realizadas por el mismo procedimiento de acuerdo de la necesidad de la
Unidad Ejecutora o solicitud de la Dirección Financiera.
Recibe y traslada lineamientos y calendario para la Programación de Cuota

Autoridad Administrativa Superior
1. Financiera Cuatrimestral a Jefe de Departamento de Servicios
de la dependencia
Administrativos Internos (DSAI).
Recibe lineamientos y calendario para la Programación de Cuota Financiera

2. Jefe de DSAI
Cuatrimestral e instruye al Responsable de Presupuesto.
Elabora la programación de Cuotas Financieras Cuatrimestrales, de acuerdo

3. a la información trasladada por el Responsable de Compras y Programación Responsable de Presupuesto
Indicativa Anual.
Traslada programación de Cuotas Financieras Cuatrimestrales a Jefe de

DSAI.
Revisa programación de Cuotas Financieras Cuatrimestrales.

¿Requiere modificaciones?
5. Jefe de DSAI
Sí: devuelve a Responsable de Presupuesto para correcciones.
No: traslada a Autoridad Administrativa Superior de la dependencia.
Autoriza Programación de cuotas financieras cuatrimestrales y regresa a Autoridad Administrativa Superior

6.
Jefe de DSAI. de la dependencia
Recibe aprobación de programación de Cuotas Financieras Cuatrimestrales

7. Jefe de DSAI
y traslada a Responsable de Presupuesto.

Registra y valida programación de Cuotas Financieras Cuatrimestrales en
SICOIN, imprime y traslada a Jefe de DSAI.
Firma el comprobante de programación de Cuotas Financieras

9. Cuatrimestrales en estado recomendado y solicita la conformación de Jefe de DSAI
expediente a Responsable de Presupuesto.
Conforma expediente de programación de Cuotas Financieras
Cuatrimestrales, incluyendo los documentos siguientes:
- Comprobantes de Programación de Cuotas Financieras
10. cuatrimestrales en estado recomendado. Responsable de Presupuesto
- Justificaciones aprobadas.
- Oficio de envío de expediente a Dirección Financiera, firmado por
la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia.
Traslada expediente de Programación de Cuotas Financieras
cuatrimestrales a Dirección Financiera.

Diagramas de Flujo
Programación y reprogramación financiera

(1 de 1)
Autoridad
Administrativa Responsable de
Jefe de DSAI
Superior de la Presupuesto
dependencia
Inicio
Elabora la
Recibe y traslada
programación de
lineamientos y Recibe lineamientos
Cuotas Financieras
calendario para la y calendario para la
Cuatrimestrales, de
Programación de Programación de
acuerdo a la
Cuota Financiera Cuota Financiera
información
Cuatrimestral a Jefe Cuatrimestral e
trasladada por el
de Departamento instruye al
Responsable de
de Servicios Responsable de
Compras y
Administrativos Presupuesto.
Programación
Internos (DSAI).
Indicativa Anual.
Revisa
programación de
Traslada
Cuotas Financieras
Cuatrimestrales.
Autoriza
Programación de
¿Requiere
cuotas financieras No Sí Devuelve
modificaciones?
cuatrimestrales y
devuelve
Registra y valida
Recibe aprobación
programación de
de programación de
Cuotas Financieras
Cuotas Financieras
Cuatrimestrales en
Cuatrimestrales y
SICOIN, imprime y
traslada
traslada
Firma el
comprobante de
programación de
Cuotas Financieras
Cuatrimestrales en
estado
recomendado y
solicita la
conformación de
expediente Conforma
expediente de
programación de
Cuotas Financieras
Cuatrimestrales
Traslada expediente
de Programación de
Cuotas Financieras
cuatrimestrales a
Dirección
Financiera.
Fin

Constitución, manejo, reposición y liquidación del Fondo Rotativo Interno

Establecer los criterios y actividades necesarias para la adecuada administración del Fondo Rotativo Interno, constitución,
reposición y liquidación correspondiente, con el objeto de obtener los recursos financieros, así como la rendición de
cuentas oportuna, en el marco legal establecido.
Inicia: Solicitud de la constitución de fondos.
Finaliza: Archivo del expediente del Fondo Rotativo Interno liquidado.
b) Ley de Presupuesto de Ingresos y Egresos del Estado vigente
c) Normas de Ejecución Presupuestaria Cuatrimestral
d) Normas de carácter técnico y de aplicación obligatoria, para el uso de formularios, talonarios y reportes para el
registro, control y rendición de cuentas.
e) Reglamento Orgánico Interno de Ministerio de Finanzas Públicas.
1. Generales
1.1. Los fondos de Caja Chica y Fondo Rotativo Interno solo pueden ser utilizados para el fin que fueron creados.
1.2. El Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos o Financiero deberá realizar como mínimo dos (2)
arqueos sorpresivos de Caja Chica y una (1) integración sorpresiva mensual al Fondo Rotativo Interno, de los cuales
dejará constancia escrita en la forma respectiva. Cualquier deficiencia determinada será comunicada a las
Autoridades de la Dependencia, a efecto que se tomen las medidas correctivas correspondientes.
En los casos que se determinen excedentes de recursos deberá realizar el traslado inmediato a la cuenta del fondo
común. Sí existiese faltante de recursos estos deberán ser reintegrados de forma inmediata al fondo
correspondiente.
1.3. Los vales de caja chica y Fondo Rotativo Interno deberán liquidarse dentro del plazo máximo de tres (3) días hábiles;
y para el caso de la Dirección de Asuntos Administrativos cinco (5) días hábiles, a partir de la fecha de emisión. Los
Responsables de Caja chica y Fondo Rotativo Interno no emitirán un nuevo vale sin que se haya liquidado el anterior
Para el caso de la Dirección de Asuntos Administrativos, el Jefe del Departamento Financiero podrá autorizar la
emisión de más de un vale a una misma persona y/o de una misma Dependencia.
De no liquidarse en el tiempo establecido, se requerirá la liquidación del vale autorizado y el Responsable reportará
dicha situación al Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos o Financiero para la aplicación de las
medidas administrativas que correspondan.
1.4. No podrán cancelarse con cargo al presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas, los gastos por concepto de
infracciones de tránsito.
2. Responsables
2.1. Las Autoridades Administrativas Superiores de las Dependencias y el personal del Departamento de Servicios
Administrativos Internos o Financiero según corresponda, serán las responsables de velar por la adecuada gestión
de adquisiciones y la aplicación de la presente normativa.

2.2. En caso de período de vacaciones y ausencias prolongadas, la persona que sustituya al Responsable del Fondo
Rotativo Interno y/o Caja chica, debe ser personal contratado bajo el reglón presupuestario 011 o 022 y que esté
sujeto al descuento de fianza de fidelidad. Las personas que tengan a su cargo la administración del Fondo Rotativo
Interno no deberán tener bajo su cargo la administración del fondo de Caja Chica.
2.3. Los documentos derivados del registro y regularización en el Sistema de Gestión -SIGES- y Sistema de Contabilidad
Integrada -SICOIN- serán firmados de acuerdo a los momentos de registro de la ejecución del presupuesto de
egresos, por el personal que tiene asignados los perfiles en dichos sistemas.
2.4. Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos, hace referencia al Director o Subdirector de la
2.5. En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podrá realizar
3. Normas aplicables a la administración del Fondo Rotativo Interno

3.1. Naturaleza: Está constituido por la disponibilidad de giro monetario asignado a cada una de las Dependencias del
Ministerio de Finanzas Públicas, cuyo monto es parte del Fondo Rotativo Interno Institucional.
3.2. Objetivo: Contar con los recursos financieros para cubrir gastos urgentes de funcionamiento, que por su naturaleza
no puedan esperar el trámite normal de pago a través de acreditamiento en cuenta.
3.3. Autorización y Monto: La constitución y ampliación del Fondo Rotativo Interno, será autorizado, mediante
Resolución Ministerial de acuerdo a las normas, disposiciones y condiciones especiales que la misma establezca. El
monto del Fondo Rotativo Interno será definido por las autoridades del Ministerio de Finanzas Públicas con base en
el artículo 7 del Acuerdo Ministerial No. 06-98.
3.4. Grupos de gastos ejecutables
3.4.1. Con cargo al Fondo Rotativo Interno autorizado, podrán efectuarse gastos programados en el Presupuesto de
Egresos de cada unidad ejecutora del Ministerio de Finanzas Públicas, específicamente a los grupos y
renglones que se indican en el Acuerdo Ministerial No. 06-98 y sus reformas.
3.4.2. El monto máximo a cubrir por gasto será de ocho mil quetzales exactos (Q. 8,000.00), a excepción de los
Fondos Rotativos Internos asociados al presupuesto del Despacho Ministerial y Viceministeriales, Dirección
de Asuntos Administrativos, Comunicación Social y Taller Nacional de Grabados en Acero, que tendrán hasta
un máximo de 15% del Fondo Rotativo Interno autorizado.
3.4.3. En casos especiales, no previstos y debidamente justificados, en los cuales la Dependencia necesite realizar
erogaciones mayores al monto y porcentaje máximo indicado. La Autoridad Administrativa Superior de la
Dependencia tiene la facultad para autorizar internamente luego del análisis pertinente a la justificación
planteada por el Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos; la misma contendrá: cantidad,
descripción detallada del producto o servicio, renglón, monto y proveedor a quien efectuará la compra o
servicio.
3.5. Reposición y liquidación

3.5.1. El importe del Fondo Rotativo Interno, se repondrá periódicamente a su monto original, en la cantidad
equivalente al total de desembolsos.
Asimismo todos los gastos deben registrarse oportunamente para solicitar la reposición del Fondo Rotativo
Interno por lo menos una vez al mes, con el propósito de garantizar la disponibilidad de recursos.
3.5.2. La liquidación se realizará al finalizar el ejercicio fiscal correspondiente de conformidad con las disposiciones
que emita la Dirección Financiera de este Ministerio y el procedimiento de “Constitución, reposición y
liquidación del Fondo Rotativo Interno”.
3.6. Control
3.6.1. En los documentos de Legítimo abono, debe colocarse sello con la frase PAGADO CON CHEQUE número y
fecha, número del documento de rendición del Fondo Rotativo Interno FR03.
3.6.2. El Responsable del Fondo Rotativo Interno, registrará diariamente los cheques, Notas de Débito o Crédito, en
el libro de Bancos correspondiente. deberá contener la información siguiente: fecha de registro, No. de
documento, fecha del documento, número de factura, número de identificación tributaria, Beneficiario,
debe, haber y saldo.
3.6.3. Deberá elaborarse conciliación bancaria dentro de los cinco (5) días hábiles del mes siguiente al que
corresponda, con la siguiente información: fecha de elaboración, nombre, firma y sello de la persona
responsable de su elaboración y del Jefe o Subjefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o
de la Autoridad Administrativa Superior, como responsable de la Supervisión.
3.6.4. El Responsable del Fondo Rotativo Interno, tiene la responsabilidad de guardar y custodiar los documentos
bancarios y de legítimo abono, para lo cual tomará las medidas necesarias al respecto.
3.6.5. Los recursos asignados al Fondo Rotativo Interno, serán depositados y administrados en una cuenta bancaria
de depósitos monetarios, constituida en uno de los bancos del sistema, previa autorización de Tesorería
Nacional; la cual debe estar a nombre de la Dependencia, con registro de tres (03) firmas autorizadas como
mínimo, de las cuales una debe corresponder a un funcionario de la Dependencia.
3.6.6. Es responsabilidad del Director de la Dependencia, la designación de las personas autorizadas para firmar los
cheques girados de la cuenta bancaria referida. Cuando se produzca el retiro o traslado de cualquiera de las
personas acreditadas legalmente ante el banco, se deberá cancelar en forma inmediata la firma autorizada;
así mismo, se comunicará la sustitución respectiva.
Del movimiento de autorización y cancelación del registro de firmas del personal indicado, deberá
informarse inmediatamente a Contraloría General de Cuentas, con el propósito de actualizar la cuentadancia.
3.6.7. Los cheques emitidos deben contener la frase NO NEGOCIABLE y no debe utilizarse facsímil para las firmas.
3.6.8. No deberán emitirse cheques a favor del personal del Ministerio, excepto cuando se trate de reposiciones de
caja chica, asignación de viáticos en el interior y exterior del País y de beneficios laborales autorizados.
3.6.9. El Responsable del Fondo Rotativo Interno antes de recibir la documentación de legítimo abono que respalde
los cheques emitidos deberá verificar que ésta cumpla con los requisitos legales y administrativos, luego
registrará la reposición de dicho fondo.
3.7. Formas: Se utilizarán las formas y hojas movibles que se describen en la presente normativa así como los descritos
en el procedimiento de “Compra Directa, Constitución, Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo Interno”, y
documentos externos relacionados.
Constitución de Fondo Rotativo Interno

Elabora oficio mediante el cual solicita la constitución del Fondo Rotativo
Interno, según la normativa que regula la administración del mismo.
En este oficio debe indicarse como mínimo:
a. Justificación del uso del fondo
1. b. Monto solicitado Jefe de DSAI o persona asignada
c. Número de la cuenta bancaria que será utilizada para la
administración del fondo
d. Giro mensual autorizado por el Banco de Guatemala
Traslada oficio a la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia.
Recibe y revisa oficio de solicitud de constitución del Fondo Rotativo.
¿La información es correcta? Autoridad Administrativa Superior de
2.
Sí :Firma oficio y traslada a la Dirección Financiera y continua en paso No. 4 la dependencia
No: traslada a Jefe de DSAI para correcciones y continúa procedimiento.

3. Realiza correcciones y devuelve a la Autoridad Administrativa Superior. Jefe de DSAI

4. Verifica las correcciones, firma oficio y traslada a la Dirección Financiera.
la dependencia
Analista de Tesorería de Departamento
5. Notifica la resolución a las unidades ejecutoras.
de Administración Financiera
Recibe notificación de la resolución y procede a la ejecución del
6. Jefe de DSAI
presupuesto.
Manejo del Fondo Rotativo Interno (Pago por Cheque)

Revisa el expediente de compra y determina si cumple con los
requisitos establecidos.
Responsable de Fondo Rotativo
1. No: Devuelve el expediente al Responsable de Compras para que realice las
Interno
correcciones necesarias o complemente información.
Sí: Determina el Régimen Tributario para elaborar la respectiva constancia
de retención y emitir el cheque por el monto líquido.
2. Emite Cheque y voucher, traslada a Jefe de DSAI.
Interno
Revisa, firma el Cheque y voucher, traslada a Autoridad Administrativa Jefe de DSAI o persona con firma
3.
Superior de la Unidad Ejecutora. registrada
Firma el Cheque y voucher, traslada al Responsable de Fondo Rotativo Autoridad Administrativa Superior de
4.
Interno. la dependencia
Recibe el cheque firmado y voucher, y procede según aplique:
a) Emite vale a nombre del Responsable de realizar la compra, cuando se
ha pactado con el proveedor que la recepción del bien o servicio se
realizará fuera de las instalaciones del MINFIN y continúa en Responsable de Fondo Rotativo
5.
procedimiento. Interno
b) Notifica al proveedor para la entrega del mismo, cuando se ha
pactado con el proveedor la recepción del bien o insumo en las
instalaciones del MINFIN y continúa con el procedimiento.
Continúa según “Procedimiento de Compras de Baja Cuantía / Compra Responsable de Fondo Rotativo
6.
Directa” o “Procedimiento de Compras por contrato Abierto” . Interno
7. Recibe documento de legítimo abono e integra a expediente de compra.
Interno
Archiva expediente en tanto se inicie el procedimiento de reposición del Responsable de Fondo Rotativo
8.
Fondo Rotativo Interno. Interno
Reposición del Fondo Rotativo Interno

Reúne toda la documentación (listado de caja chica, expedientes de pago
1. con cheque) para la elaboración del listado de gastos FR-03 “Documento de
Interno
Rendición de Fondo Rotativo Interno”.

2. Elabora listado de gastos FR-03 en etapa de registrado y solicita.
Interno
Jefe de DSAI / Subjefe de DSAI o
3. Aprueba en el Sistema el listado de gastos FR-03.
persona asignada
Envía solicitud a Jefe de Sección de Tesorería de UDAF para la reposición de
Fondo Rotativo Interno según listado de gastos, FR-03 “Documento de
4. Jefe de DSAI
Rendición de Fondo Rotativo Interno”, imprime y obtiene firma de la
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia.
Informa a las Unidades Ejecutoras que la solicitud de reposición de recursos
Analista de Tesorería de Departamento
5. de Fondo Rotativo Interno ha sido efectuada y solicita se presenten a
de Administración Financiera
recoger la nota de abono correspondiente.
6. Recibe la nota de abono de los recursos reintegrados.
Interno
Emite y traslada el recibo de ingresos varios correspondiente (63-A2) o
7. (92A), autorizado por la Contraloría General de Cuentas por el monto de la
Interno
reposición.
Liquidación del Fondo Rotativo Interno

Recibe documento de la Dirección Financiera, indicando la fecha de Autoridad Administrativa Superior
1.
liquidación del Fondo Rotativo Interno, y traslada al Jefe de DSAI. de la dependencia
Recibe documento, traslada e instruye al Responsable de Fondo Rotativo
2. Jefe de DSAI
Interno.
Elabora integración final del Fondo Rotativo Interno, acompañando Responsable de Fondo Rotativo
3.
conciliación bancaria y listado de gastos en estado solicitado. Interno
Revisa y genera el FR03 liquidación final en estado “aprobado” en el SICOIN

4. Jefe de DSAI
y devuelve expediente a Responsable de Fondo Rotativo Interno.
Elabora FR03 liquidación final, documento de integración del monto

5. autorizado del Fondo Rotativo Interno, adjunta boleta de depósito bancario
Interno
y elabora oficio de traslado de liquidación.

6. Gestiona firmas correspondientes y traslada a Dirección Financiera.
Interno

Diagramas de Flujo

CONSTITUCIÓN DE FONDO ROTATIVO INTERNO
(1 de 1)
Analista de Tesorería
Autoridad Administrativa Superior de la de Departamento de
Jefe de DSAI
dependencia Administración
Financiera
Inicio
Elabora oficio
mediante el cual
solicita la
constitución del Recibe y revisa
Fondo Rotativo oficio de solicitud
Interno, según la de constitución del
normativa que Fondo Rotativo.
regula la
administración del
mismo
Notifica la
Firma oficio y
¿La información resolución a las
Sí traslada a la
es correcta? unidades
ejecutoras.
No
Devuelve para
correcciones.
Recibe notificación
de la resolución y
procede a la
ejecución del
presupuesto.
Fin

MANEJO DEL FONDO ROTATIVO INTERNO (PAGO POR CHEQUE)
(1 de 1)
Jefe de DSAI o persona con
Responsable de Fondo Rotativo Interno firma registrada
Superior de la
dependencia
Inicio
Revisa el expediente
de compra y
determina si cumple
con los
requisitos estableci
dos.
Determina el
Régimen Tributario
para elaborar la
¿Cumple con los respectiva
Sí
requisitos? constancia de
retención y emitir el
cheque por el
No monto líquido.
Devuelve el Revisa, firma el

Firma el Cheque y
expediente al Cheque y voucher,
Emite Cheque y voucher, traslada al
Responsable de traslada a Autoridad
voucher, traslada a Responsable de
Compras para que Administrativa
Jefe de DSAI. Fondo Rotativo
realice las Superiorde la
Interno.
correcciones Unidad Ejecutora.
necesarias
Recibe el cheque
firmado y voucher,
continua según
corresponda a
emitir vale o
comunicarse con el
proveedor para
concertar entrega
Continúa
según
procedimiento
de
“Procedimient
o de Compras
de Baja
Cuantía /
Compra
Directa” o
“Procedimient
o de Compras
por contrato
Abierto”.
Recibe documento
de legítimo abono e
integra a
expediente de
compra.
Archiva expediente
en tanto se inicie el
procedimiento de
reposición del
Fondo Rotativo
Interno.
Fin

REPOSICIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO
(1 de 1)
Analista de Tesorería de
Responsable de Fondo Jefe de DSAI / Subjefe de
Departamento de
Rotativo Interno DSAI o persona asignada
Administración Financiera
Inicio
Reúne toda la
documentación
para la elaboración
del listado de gastos
FR-03
Elabora listado de
Aprueba en el
gastos FR-03 en
Sistema el listado de
etapa de registrado
gastos FR-03.
y solicita.
Envía solicitud a Informa a las

Jefe de Sección de Unidades Ejecutoras
Tesorería de UDAF que la solicitud de
según listado de reposición de
gastos, FR-03 recursos de Fondo
imprime y obtiene Rotativo Interno ha
firma de la sido efectuada y
Autoridad solicita se presenten
Administrativa a recoger la nota de
Superior de la abono
dependencia correspondiente.
Recibe la nota de
abono de los
recursos
reintegrados.
Emite y traslada el
recibo de ingresos
varios
correspondiente
(63-A2) o (92A),
autorizado por la
de Cuentas por el
monto de la
reposición.
Fin

LIQUIDACIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO
(1 de 1)
Autoridad Administrativa Responsable de Fondo

Jefe de DSAI
Superior de la dependencia Rotativo Interno
Inicio
Elabora integración
Recibe documento
final del Fondo
de la Dirección Recibe documento,
Rotativo Interno,
Financiera, traslada e instruye
acompañando
indicando la fecha al Responsable de
conciliación
de liquidación del Fondo Rotativo
bancaria y listado
Fondo Rotativo Interno.
de gastos en estado
Interno, y traslada.
solicitado.
Elabora FR03
liquidación final,
documento de
Revisa y genera el
integración del
FR03 liquidación
monto autorizado
final en estado
del Fondo Rotativo
“aprobado” en el
Interno, adjunta
SICOIN y devuelve
boleta de depósito
expediente.
bancario y elabora
oficio de traslado de
liquidación.
Gestiona firmas
correspondientes y
traslada a Dirección
Financiera.
Fin

Ejecución por acreditamiento en cuenta

Describir el procedimiento para el registro de la ejecución de fondos mediante la modalidad de acreditamiento en
cuenta.
Inicia: Recepción de expediente para pago por acreditamiento en cuenta.
Finaliza: Solicitud de pago a Tesorería Nacional.
b) Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento
c) Ley del Impuesto Sobre la Renta
d) Ley del Impuesto al Valor Agregado
e) Código de Comercio de Guatemala
1. Generales
2. Responsables
2.1. Las Autoridades de las Dependencias y el personal del Departamento de Servicios Administrativos Internos o
Financiero según corresponda, serán las responsables de velar por la adecuada gestión de adquisiciones y la
aplicación de la presente normativa.
Etapa de Compromiso
Recibe y revisa expediente de compra conformado según procedimiento
que corresponda por modalidad de compra.
1. No: devuelve expediente a Responsable de Compras para que realice Responsable de Presupuesto
correcciones o amplíe información.
Sí: solicita, imprime y firma CUR en estatus “solicitado” en el Sistema de
Gestión –SIGES.
2. Traslada expediente de compra a Jefe de DSAI. Responsable de Presupuesto
3. Revisa, firma y aprueba el CUR de Compromiso. Jefe de DSAI
Imprime CUR de Compromiso en estado de “Aprobado”, firma y traslada a

4. Jefe de DSAI
Notifica al Responsable de Compras que se encuentra finalizada la etapa
de compromiso y traslada el expediente adjuntando el CUR de
Compromiso, para que continúe el procedimiento que corresponda por
modalidad de compra.
Etapa de Devengado
Recibe expediente de compra conformado según procedimiento que
corresponda por modalidad de compra, que incluya Liquidación.
Responsable de Presupuesto o persona
1. No: Devuelve a Responsable de Compras para que realice correcciones o
designada
amplíe información.
Sí: solicita, imprime y firma CUR en estatus “solicitado” en el Sistema de
Gestión –SIGES.
2. Traslada expediente de compra y CUR a Jefe de DSAI.
designada
Revisa el CUR de devengado “solicitado” en SIGES.
3. Sí: Devuelve a Responsable de Presupuesto o persona designada para Jefe de DSAI
correcciones.
No: Firma y aprueba el CUR en SIGES.
Revisa, firma y aprueba el CUR de Compromiso e imprime CUR de
4. Devengado en estado de “Aprobado”, firma y traslada Autoridad a Jefe de DSAI
Administrativa Superior.
5. Recibe, firma y traslada al Responsable de Presupuesto. Autoridad Administrativa Superior
Solicita pago por medio de correo electrónico a la Dirección Financiera, Responsable de Presupuesto o persona
6.
consolida el expediente y archiva. designada
Responsable de Tesorería de
7. Recibe solicitud, revisa contra el SICOIN y solicita pago a Tesorería Nacional. Departamento de Administración
Financiera

Diagramas de Flujo

ETAPA DE COMPROMISO
(1 de 1)
Responsable de Presupuesto Jefe de DSAI
Inicio
Recibe y revisa
expediente de
compra conformado
según
procedimiento que
corresponda por
modalidad de
compra
Solicita, imprime y
firma CUR en
Revisa, firma y
¿Cumple con los estatus “solicitado”
Sí aprueba el CUR de
requisitos? en el Sistema de
Compromiso.
Gestión –SIGES,
traslada expediente
No
Devuelve
expediente a
Responsable de
Compras para que
realice correcciones Notifica al
o amplié Responsable de
información Imprime CUR de
Compras que se
Compromiso en
encuentra finalizada
estado de
la etapa de
“Aprobado”, firma y
compromiso y
traslada a
traslada el
Responsable de
expediente
Presupuesto.
adjuntando el CUR
de Compromiso.
Fin

ETAPA DE DEVENGADO
(1 de 1)
Autoridad Responsable de Tesorería
Jefe de DSAI Administrativa de Depto. De
designada Administración Financiera
Superior
INICIO
Recibe expediente
de compra
conformado según
procedimiento que
corresponda por
modalidad de
compra, que incluya Revisa CUR de
Liquidación. devengado
Devuelve a solicitado e SIGES
Responsable de
Compras para que
realice correcciones
No
¿Cumple con los o amplíe
requisitos? información ¿Existen
Devuelve a correcciones?
Responsable de Si
Si Presupuesto o
persona designada No
Solicita, imprime y para correcciones
firma CUR en
estatus solicitado en Firma y aprueba el
el SIGES. CUR en SIGES
Traslada expediente Revisa, firma y

de compra y CUR a aprueba el CUR de
Jefe de DSAI Compromiso e
imprime CUR de Recibe, firma y
Devengado en traslada al
estado de Responsable de
aprobado, firma y Presupuesto
traslada Autoridad a
Solicita pago por Administrativa Recibe solicitud,
medio de correo Superior. revisa contra el
electrónico a la SICOIN y solicita
Dirección pago a Tesorería
Financiera, Nacional
consolida el
expediente y
archiva.
FIN

CONSTITUCIÓN, REPOSICIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA
Describir los criterios y actividades necesarias para constituir y reponer el fondo de Caja Chica, con el fin de tener
disponibilidad de efectivo para realizar compras emergentes.
Inicia: Solicitud de la autorización para la Constitución del Fondo de Caja Chica.

Finaliza: Registro en el libro de bancos el detalle del cheque.
a. Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas
1. Generales
1.2. El Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos o Financiero deberá realizar como mínimo dos (2)
arqueos sorpresivos de Caja Chica y una (1) integración sorpresiva mensual al Fondo Rotativo Interno, de los cuales
dejará constancia escrita en la forma respectiva. Cualquier deficiencia determinada será comunicada a las
Autoridades de la Dependencia, a efecto que se tomen las medidas correctivas correspondientes.
En los casos que se determinen excedentes de recursos deberá realizar el traslado inmediato a la cuenta del fondo
común. Sí existiese faltante de recursos estos deberán ser reintegrados de forma inmediata al fondo
correspondiente.
1.3. Los vales de caja chica y Fondo Rotativo Interno deberán liquidarse dentro del plazo máximo de tres (3) días hábiles;
y para el caso de la Dirección de Asuntos Administrativos cinco (5) días hábiles, a partir de la fecha de emisión. Los
Responsables de Caja chica y Fondo Rotativo Interno no emitirán un nuevo vale sin que se haya liquidado el anterior
Para el caso de la Dirección de Asuntos Administrativos, el Jefe del Departamento Financiero podrá autorizar la
emisión de más de un vale a una misma persona y/o de una misma Dependencia.
De no liquidarse en el tiempo establecido, se requerirá la liquidación del vale autorizado y el Responsable reportará
dicha situación al Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos o Financiero para la aplicación de las
2. Responsables
2.1. Las Autoridades de las Dependencias y el personal del Departamento de Servicios Administrativos Internos o
Financiero según corresponda, serán las responsables de velar por la adecuada gestión de adquisiciones y la
aplicación de la presente normativa.
2.2. En caso de período de vacaciones y ausencias prolongadas, la persona que sustituya al Responsable del Fondo
Rotativo Interno y/o Caja chica, debe ser personal contratado bajo el reglón presupuestario 011 o 022 y que esté
sujeto al descuento de fianza de fidelidad. Las personas que tengan a su cargo la administración del Fondo Rotativo
Interno no deberán tener bajo su cargo la administración del fondo de Caja Chica.

3. Normas aplicables a la administración del fondo de Caja Chica
3.1. Naturaleza: Está constituido por la disponibilidad de efectivo, cuyo monto es parte del Fondo Rotativo Interno de
cada dependencia o unidad ejecutora.
3.2. Objetivo: Contar con disponibilidad inmediata de efectivo para cubrir gastos menores de la dependencia o unidad
ejecutora que por su naturaleza no pueden esperar el trámite por medio de Fondo Rotativo Interno u Orden de
Compra y que no ocasionen existencias de almacén excepto alimentos y productos perecederos
3.3. Constitución y liquidación de Caja Chica: La constitución del Fondo de Caja Chica, se efectuará conforme a la
Resolución emitida por la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia; para el efecto, se girará el cheque a
nombre del Responsable del Fondo de Caja Chica, el cual se entregará a través del “Vale de Fondo Rotativo
Interno”; el cual se liquidará con la documentación de legítimo abono y el depósito efectuado a la cuenta del Fondo
Rotativo Interno conforme las disposiciones que se establecen en el “Procedimiento de Constitución, Reposición y
Liquidación del Fondo de Caja Chica”.
3.4. Monto: El Fondo de Caja Chica se constituirá de conformidad a un porcentaje máximo aplicado al monto del Fondo
Rotativo Interno de acuerdo a la siguiente tabla:
RANGO DE FONDO ROTATIVO INTERNO PORCENTAJE

INTERNO EN QUETZALES MÁXIMO
0 a 20,000 25
20,001 a 40,000 20
40,001 a 80,000 15
80,001 en adelante 10
3.5. Grupos de gastos ejecutables: Únicamente se atenderán desembolsos para cubrir gastos con cargo de los grupos
presupuestarios 100 “Servicios no personales”, 200 “Materiales y Suministros”; específicamente de los renglones
descritos en el Acuerdo Gubernativo 06-98 y sus reformas; así mismo podrán pagarse gastos del renglón 419 “Otras
transferencias a personas”, particularmente para el pago de licencia de conducir de los pilotos y otros gastos
asociados.
3.6. Reposición
3.6.1. Se debe presentar reposición de caja chica por lo menos una vez al mes, con el propósito de garantizar la
disponibilidad de recursos.
3.6.2. Para la reposición del fondo, el Responsable del Fondo Rotativo Interno debe girar en forma oportuna un
cheque a nombre del Responsable del Fondo de Caja Chica, quien es el único responsable de la
administración del mismo, por un valor igual al total del gasto documentado.
3.6.3. El cheque emitido, que corresponde al reintegro de la reposición del Fondo de Caja Chica, debe hacerse
efectivo de inmediato, con el objeto de disponer de los recursos financieros para cubrir las necesidades que
se presenten.
3.7. Control
3.7.1. El monto por gasto que puede cubrirse con fondos de caja chica no deberá superar los cinco mil quetzales
exactos (Q.5,000.00);
3.7.2. El valor a cubrir por gasto es hasta un máximo del 30% del monto asignado al Fondo de Caja Chica, siempre y
cuando este monto no supere los cinco mil quetzales exactos (Q.5,000.00).
3.7.3. Las reposiciones de Caja Chica se registrarán conforme al procedimiento de “Constitución, Reposición y
Liquidación del Fondo de Caja Chica”.
3.7.4. A los documentos de legítimo abono que respaldan las reposiciones y/o liquidaciones de Caja Chica deberá
colocarse sello que contenga la frase PAGADO CON CAJA CHICA, número de listado de Caja Chica que
corresponde, el número y fecha del cheque de reposición.
3.7.5. La autorización del “Vale de Caja Chica”, corresponde únicamente al Jefe y/o Subjefe de Departamento de
Servicios Administrativos Internos o Jefe y/o Subjefe Administrativo, según corresponda y en ausencia de
ellos, podrá ser firmado por el Director o Subdirector de la Dependencia.
3.7.6. El fondo será resguardado con las medidas necesarias que garanticen su seguridad.

3.8. Libros y Formas: Se utilizarán los libros y formas autorizadas que se describen en la presente normativa, así como
los descritos en el “Procedimiento de Compra Directa y Constitución, Reposición y Liquidación del fondo de Caja
Chica”.
Constitución del Fondo de Caja Chica

Elabora proyecto de Resolución Interna para la Constitución del Fondo de
Caja Chica, considerando lo siguiente:
- Monto aprobado en la constitución del Fondo Rotativo Interno
1. Jefe de DSAI o Persona designada
- Porcentaje establecido en la normativa según el monto
autorizado.
- Histórico de rotación del fondo de caja chica de la dependencia
Revisa proyecto de Resolución Interna para la Constitución del Fondo de
Caja Chica.
¿Existen correcciones? Autoridad Administrativa Superior
2.
Sí: devuelve para modificaciones a Jefe de DSAI. de la dependencia
No: autoriza Resolución Interna para la Constitución de Caja Chica y
traslada a Jefe de DSAI.
Recibe Resolución autorizada y traslada al Responsable de Fondo Rotativo
3. Jefe de DSAI
Interno.
Notifica al Responsable de Caja Chica la Resolución Interna autorizada para
la constitución de dicho fondo y solicita la elaboración del Vale Responsable de Fondo Rotativo
4.
correspondiente al Fondo Rotativo Interno por el monto autorizado según Interno
resolución.
Emite el cheque y elabora Vale al Responsable de Fondo de Caja Chica,
mediante el cual se deja constancia de la entrega del Cheque consignando
como mínimo:
- Número y Fecha de aprobación de Resolución Interna para la
Constitución del Fondo de Caja Chica.
5. - Monto del Fondo de Caja Chica.
Interno
- Fecha de solicitud.
- Nombres y apellidos completos del responsable del Fondo de Caja
Chica.
- Firma y sello del responsable del Fondo de Caja Chica
Traslada a Responsable de Fondo de Caja Chica.
6. Traslada Vale y cheque a Jefe de DSAI.
Interno
Firma cheque y vale, traslada a Autoridad Administrativa Superior de la
7. Jefe/Subjefe de DSAI
Dependencia.
Firma cheque y traslada conjuntamente con vale a Responsable de Fondo Autoridad Administrativa Superior
8.
Rotativo Interno. de la dependencia
Responsable del Fondo Rotativo
9. Recibe y entrega el cheque al Responsable del Fondo de Caja Chica.
Interno
10. Firma Vale, recibe y hace efectivo el Cheque. Responsable del Fondo de Caja Chica

Reposición del Fondo de Caja Chica
Al haber ejecutado como máximo un cincuenta por ciento del total del
monto autorizado de caja chica, puede solicitar la reposición de los
1. Responsable de Caja Chica
recursos financieros utilizados con la sustentación de los comprobantes de
legítimo abono.
Llena el formulario “Liquidación y Reposición del Fondo de Caja Chica” en el
2. que se realiza el detalle de los documentos originales de legítimo abono, Responsable de Caja Chica
firma y traslada a revisión del Responsable de Fondo Rotativo Interno.
Revisa según la normativa interna cada uno de los documentos de legítimo
abono detallados en el formulario de “Liquidación y Reposición del Fondo
de Caja Chica”
¿Existen correcciones? Responsable de Fondo Rotativo
3.
No: autoriza la reposición mediante firma del formulario, emite cheque y Interno
traslada a Jefe de DSAI.
Sí: devuelve al Responsable de Caja Chica para que efectúe las correcciones
necesarias.
Revisa, firma cheque y traslada para firma de la Autoridad Administrativa
4. Jefe/Subjefe de DSAI
5. Firma cheque y traslada a Responsable de Fondo Rotativo Interno.
la dependencia
6. Entrega cheque a Responsable de Caja Chica.
Interno
Registra en el libro de bancos el detalle del cheque y pasa a procedimiento Responsable de Fondo Rotativo
7.
de Manejo y Reposición de Fondo Rotativo Interno. Interno
Liquidación del Fondo de Caja Chica

Recibe notificación de la Dirección Financiera mediante la cual se establece
1. la fecha de liquidación del Fondo Rotativo Interno y traslada al Jefe de
la dependencia
DSAI.
Recibe notificación, traslada e instruye al Responsable de Fondo Rotativo
2. Jefe de DSAI
Interno.
Coordina con el Responsable de Caja Chica las fechas de liquidación final Responsable de Fondo Rotativo
3.
del Fondo de Caja Chica. Interno
Elabora el listado de documentos de legítimo abono para la liquidación
final según formato de “Liquidación y Reposición de Caja Chica”.
Deposita el saldo en efectivo del Fondo de Caja Chica en la cuenta
monetaria de Fondo Rotativo Interno.
Integra el monto autorizado del Fondo de Caja Chica, con la boleta de
6. depósito y el “Formulario de Liquidación y Reposición del Fondo de Caja Responsable de Caja Chica
Chica” debidamente firmado.
Entrega los documentos de legítimo abono y boleta de depósito al
Responsable de Fondo Rotativo Interno.
Verifica la liquidación del Fondo de Caja Chica.
¿Es correcta la información según la normativa interna?
8. No: Devuelve a Responsable de Fondo de Caja Chica para correcciones.
Interno
Sí: Liquida el vale de Constitución del Fondo de Caja Chica imprimiendo
sello de liquidado.
Entrega copia del vale liquidado al Responsable de Caja Chica para su Responsable de Fondo Rotativo
9.
control y archivo. Interno
Diagramas de Flujo
Constitución, reposición y liquidación del fondo de caja chica

Constitución del Fondo de Caja Chica
(1 de 1)
Jefe de DSAI o Persona Responsable de Fondo Responsable del Fondo de
Superior de la
designada Rotativo Interno Caja Chica
dependencia
Inicio
Elabora proyecto de Revisa proyecto de

Resolución Interna Resolución Interna
para la Constitución para la Constitución
del Fondo de Caja del Fondo de Caja
Chica. Chica.
¿Existen
Sí
correcciones?
No
Recibe Resolución
Autoriza Resolución
autorizada y Notifica al
Interna para la
traslada al Responsable de Caja
Constitución de Caja
Responsable de Chica la Resolución
Chica y traslada a
Fondo Rotativo Interna autorizada
Jefe de DSAI.
Interno. para la constitución
de dicho fondo y
solicita la
elaboración del Vale
correspondiente al
Fondo Rotativo
Interno por el
monto autorizado
según resolución.
Emite el cheque y
elabora Vale al
Responsable de
Fondo de Caja
Chica, mediante el
cual se deja
constancia de la
entrega del Cheque.
Firma cheque y vale,

Traslada Vale y
Administrativa
cheque.
Superior de la
Dependencia.
Firma cheque y
Recibe y entrega el
traslada
cheque al Firma Vale, recibe y
conjuntamente con
Responsable del hace efectivo el
vale a Responsable
Fondo de Caja Cheque.
de Fondo Rotativo
Chica.
Interno.
Fin

Reposición del Fondo de Caja Chica
(1 de 1)
Responsable de Fondo
Responsable de Caja Chica Jefe/Subjefe de DSAI Superior de la
Rotativo Interno
dependencia
Inicio
Al haber ejecutado
como máximo un
cincuenta por ciento
del total del monto
autorizado de caja
chica, puede
solicitar la
reposición de los
recursos financieros
utilizados
Llena el formulario
“Liquidación y
Revisa según la
Reposición del
normativa interna
Fondo de Caja
cada uno de los
Chica” en el que se
documentos de
realiza el detalle de
legítimo abono
los documentos
detallados en el
originales de
formulario.
legítimo abono,
firma y traslada
¿Existen
Sí
correcciones?
No
Revisa, firma
Autoriza la cheque y traslada
reposición mediante para firma de la
Firma cheque y
firma del Autoridad
traslada.
formulario, emite Administrativa
cheque y traslada Superior de la
dependencia.

Administrativa
Superior de la
Dependencia.
Registra en el libro
de bancos el detalle
del cheque y pasa a
Entrega cheque a
procedimiento de
Responsable de Caja
Manejo y
Chica.
Reposición de
Fondo Rotativo
Interno.
Fin

Liquidación del Fondo de Caja Chica
(1 de 1)
Superior de la Responsable de Caja Chica Jefe/Subjefe de DSAI
Rotativo Interno
dependencia
Inicio
Al haber ejecutado
como máximo un
cincuenta por ciento
del total del monto
autorizado de caja
chica, puede
solicitar la
reposición de los
recursos financieros
utilizados
Llena el formulario
“Liquidación y
Revisa según la
Reposición del
normativa interna
Fondo de Caja
cada uno de los
Chica” en el que se
documentos de
realiza el detalle de
legítimo abono
los documentos
detallados en el
originales de
formulario.
legítimo abono,
firma y traslada
¿Existen
Sí
correcciones?
No
Revisa, firma
Autoriza la cheque y traslada
reposición mediante para firma de la
firma del Autoridad
formulario, emite Administrativa
cheque y traslada Superior de la
dependencia.
Firma cheque y
traslada.
Administrativa
Superior de la
Dependencia.
de bancos el detalle
del cheque y pasa a
Entrega cheque a
procedimiento de
Responsable de Caja
Manejo y
Chica.
Reposición de
Fondo Rotativo
Interno.
Fin

Elaboración de caja fiscal de unidad ejecutora

Describir los pasos para realizar la elaboración de Caja Fiscal mensual de las Unidades Ejecutoras del Ministerio de
Finanzas Públicas, con el objetivo de cumplir con la rendición ante la Contraloría General de Cuentas.
Inicia: Integración de la documentación generada durante el periodo de todos los ingresos y egresos de recursos
financieros.
Finaliza: Archivo de los documentos de respaldo y original de la caja fiscal.
a) Normas de ejecución del presupuesto
b) Normativa de la Contraloría General de Cuentas
c) Normas de carácter técnico y de aplicación obligatoria, para el uso de formularios, talonarios y reportes para el
registro, control y rendición de cuentas
1) La Caja Fiscal debe de ser elaborada en los primeros dos días hábiles del mes.
2) Los documentos de respaldo que deben de incluirse para la realización de la caja fiscal de DSAI son:
a. Recibos de Ingresos 63-A o 92A,
b. Nóminas con su documentación de respaldo de conformidad con lo establecido en la normativa interna
durante el mes anterior.
3) Los responsables velarán porque la caja fiscal se presente dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes
siguiente al que corresponda, aunque no se hayan efectuado movimientos.
4) El formulario 200-A-3, debe contener las firmas de la persona que la elabora, el Jefe del Departamento de Servicios
Administrativos Internos y Director o Subdirector, Tesorero o Subtesorero, según corresponda.
5) Las Cajas Fiscales deberán quedar archivadas y resguardadas al finalizar el período fiscal. Las copias deberán
distribuirse de conformidad a lo indicado en la Forma 200-A-3.
6) Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos, hace referencia al Director o Subdirector de la
7) En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podrá realizar
Revisa, ordena e integra la documentación generada por Ingresos y Egresos Responsable de Fondo Rotativo
1.
de recursos financieros al Fondo Rotativo Interno. Interno o persona designada

2. Elabora Caja Fiscal de Ingresos y Egresos.
Interno o persona designada
Realiza Integración del monto autorizado del Fondo Rotativo Interno,
3. indicando el saldo de efectivo en Caja Chica, el Saldo en el Banco y los
documentos de legítimo abono, en la parte posterior de la Forma 200-A-3.
Requiere información e integra las diversas Formas autorizadas por la
Contraloría General de Cuentas (Formas de Almacén y Caja), utilizadas Responsable de Fondo Rotativo
4.
durante el periodo de rendición de cuentas, detallando el correlativo y el Interno o persona designada
saldo de Formas existente.

Traslada Caja Fiscal de Ingresos y Egresos, adjuntando estado de cuenta

5. para cotejar lo reportado en Caja Fiscal contra saldo bancario, y
documentación de Respaldo, a Sub-Jefe de DSAI o persona designada.
Recibe y revisa Caja Fiscal de Ingresos y Egresos.

¿Está correcta?
No: Regresa Caja Fiscal al Responsable de Fondo Rotativo Interno o
6. Jefe de DSAI o persona designada
persona designada, para que efectúe las correcciones necesarias.
Sí: Devuelve a Responsable de Fondo Rotativo Interno para impresión en el
Formulario Autorizado por Contraloría (200-A-3) en original y dos copias.
Imprime la caja fiscal en el formulario Autorizado por parte de la Responsable de Fondo Rotativo
7.
Contraloría (200-A-3) en original y dos copias, traslada a Jefe de DSAI. Interno o persona designada
Firma Caja Fiscal y traslada a la Autoridad Administrativa Superior de la
8. Jefe de DSAI
dependencia.
9. Firma Caja Fiscal y traslada a Responsable de Fondo Rotativo Interno.
la dependencia
Elabora conocimiento para trasladar el duplicado a la Contraloría General Responsable de Fondo Rotativo
10.
de Cuentas, Sección de Cuenta Corriente. Interno o persona designada
El triplicado se adjunta en los documentos de respaldo de los FR-03, para su Responsable de Fondo Rotativo
11.
archivo. Interno o persona designada
12. Archiva original para resguardo.

Diagramas de Flujo

(1 de 2)
Responsable de Fondo Rotativo o Persona Designada
Inicio
Revisa, ordena e
integra la
documentación
generada por 2
ingresos y egresos
de recursos
financieros al Fondo
Rotativo Interno
Elabora Caja Fiscal

de Ingresos y
Egresos.
Realiza Integración
del monto
autorizado del
Fondo Rotativo
Interno, indicando
el saldo de efectivo
en Caja Chica, el
Saldo en el Banco y
los documentos de
legítimo abono, en
la parte posterior de
la Forma 200-A-3.
Requiere
información e
integra las diversas
Formas autorizadas
por la Contraloría
General de Cuentas
(Formas de Almacén
y Caja), utilizadas
durante el periodo
de rendición de
cuentas, detallando
el correlativo y el
saldo de Formas
existente.
Traslada Caja Fiscal

de Ingresos y
Egresos, adjuntando
estado de cuenta
para cotejar lo
reportado en Caja
Fiscal contra saldo
bancario, y
documentación de
Respaldo, a Sub-Jefe
de DSAI o persona
designada.

(2 de 2)
Jefe de DSAI o persona designada Rotativo o Persona Jefe de DSAI
Superior
Designada
Recibe y revisa Caja

Fiscal de Ingresos y
Egresos.
Devuelve a
Imprime la caja
Responsable de
fiscal en el
Fondo Rotativo Firma Caja Fiscal y
formulario Firma Caja Fiscal y
Interno para traslada a la
Autorizado por traslada a
impresión en el Autoridad
¿Está correcta? Sí parte de la Responsable de
Formulario Administrativa
Contraloría (200-A- Fondo Rotativo
Autorizado por Superior de la
3) en original y dos Interno.
Contraloría (200-A- dependencia.
copias, traslada a
3) en original y dos
No Jefe de DSAI.
copias.
Regresa Caja Fiscal

al Responsable de
Fondo Rotativo
Elabora
Interno o persona
conocimiento para
designada, para que
trasladar el
efectúe las
duplicado a la
correcciones
necesarias.
de Cuentas, Sección
de Cuenta
Corriente.
El triplicado se
adjunta en los
documentos de
respaldo de los FR-
03para su archivo.
Archiva original
para resguardo.
Fin

02 1 de 6
ADMINISTRACIÓN DE TIEMPO EXTRAORDINARIO
Establecer los criterios y actividades necesarias para la planificación, ejecución y gestión de pago en concepto de tiempo
extraordinario, en el marco de la normativa aplicable.
Inicia: El Jefe de Departamento de la Dependencia registra la programación de tiempo extraordinario en el Módulo de
Gestión de Tiempo Extraordinario.
Finaliza: El Analista y/o Asistente de Nómina liquida nómina de tiempo extraordinario.
b. Ley del Servicio Civil y su Reglamento
c. Ley Orgánica del Presupuesto
d. Código de Trabajo
e. Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas
f. Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo del Ministerio de Finanzas Públicas vigente
g. Manual de Funciones de la Dirección de Recursos Humanos
1) La jornada ordinaria de trabajo para los servidores públicos no podrá ser menor de cuarenta (40) horas, ni exceder
en ningún caso de cuarenta y cuatro (44) horas semanales, por lo que todo trabajo autorizado y efectivamente
realizado fuera de la jornada ordinaria, constituye jornada extraordinaria y debe ser remunerada como tal, al igual
que el tiempo laborado durante los días de descanso, festivos, asuetos o permisos autorizados por autoridad
competente.
2) La autorización para laborar tiempo extraordinario procede únicamente por necesidades en el servicio derivadas de
actividades eventuales, proyectos, actividades específicas o circunstancias de naturaleza excepcional, con carácter
urgente y a lo dispuesto en el artículo 26 del Decreto número 101-97 del Congreso de la República de Guatemala,
Ley Orgánica del Presupuesto.
3) El tiempo laborado para subsanar errores, negligencia o ausencia injustificada, no será reconocido como tiempo
extraordinario, tampoco se reconocerá al personal que se encuentre designado en comisión oficial y le sea asignado
el pago de viáticos.
4) El tiempo extraordinario debe emplearse para la ejecución de las actividades para las cuales fue autorizado, extremo
que será verificado por los jefes inmediatos mediante una efectiva supervisión.
5) El pago por tiempo extraordinario puede hacerse únicamente al personal nombrado bajo el renglón presupuestario
011 “Personal Permanente”, contratado bajo renglón 022 “Personal por Contrato” y al personal de seguridad
ejecutiva contratado por el renglón 021 “Personal Supernumerario”; en todo caso, dichos empleados deben ser
debidamente autorizados para laborar tiempo extraordinario.
6) Por las características propias de sus funciones, es improcedente el pago de salario por tiempo extraordinario a los
ocupantes de los siguientes puestos:
a. Ministro
b. Viceministros
c. Directores y Subdirectores
d. Tesorero y Subtesorero Nacional
e. Secretario General
f. Jefes y Subjefes de Departamento
g. Asesores del Despacho Ministerial y Viceministerial
h. Personal de Seguridad Operativa
Excepcionalmente, y por necesidades en el servicio podrá pagarse tiempo extraordinario a los Jefes y Subjefes
de Departamento, siempre que la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia lo autorice.
7) El tiempo extraordinario será conocido como tal, siempre que se trate de una hora continua de trabajo, como
mínimo; para su cómputo, después de la primera hora deberán totalizarse las horas y minutos efectivamente
laborados y enmarcados en lo autorizado, debiendo convertir los minutos en horas y/o fracción de hora según
corresponda, a efecto de establecer la cifra decimal que servirá de base para la elaboración de la nómina de pago.
8) El tiempo extraordinario autorizado por empleado, no deben exceder de dos (2) horas diarias en días hábiles ni de
cuatro (4) horas diarias en días inhábiles, es decir, días de descanso, festivo, asueto o permiso autorizado por
autoridad competente, no debiendo exceder de setenta y dos (72) hora al mes.
Excepcionalmente, y por necesidades en el servicio de carácter estrictamente temporal y urgente, podrá

autorizarse tiempo extraordinario adicional hasta un máximo de cuatro (4) horas diarias en días hábiles y de
ocho (8) horas diarias en días inhábiles, sin exceder de ciento cuarenta y cuatro (144) horas al mes, siempre que
sea autorizado por la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia o Autoridad Superior según
corresponda.
9) Las Autoridades Administrativas de cada Dependencia deberán de planificar el tiempo extraordinario de acuerdo con
las necesidades institucionales y disponibilidad presupuestaria; asimismo elaborar su programación financiera
mensual para poder cubrir este gasto.
10) La programación mensual del tiempo extraordinario será autorizado por la Autoridad Administrativa Superior de
cada Dependencia, dentro de los primero quince (15) días calendario del mes anterior a su ejecución. El tiempo
extraordinario no programado que derivó de circunstancias imprevistas de carácter urgente de un mes anterior y del
mes actual, será gestionado como una programación eventual. Las reprogramaciones serán autorizadas por la
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia, pudiendo reprogramar únicamente: empleados designados,
horarios, cantidad de horas y fechas, para estos casos se considerará su pago en la nómina del mes actual o en la del
mes siguiente, según la disponibilidad presupuestaria financiera.
11) Las actividades genéricas que surjan y que no fueron consideradas en el Módulo de Gestión de Tiempo
Extraordinario, se deberá solicitar su incorporación al catálogo, a través de un oficio dirigido a la Dirección de
Recursos Humanos, para su análisis y creación, si procede.
12) La programación de actividades de tiempo extraordinario podrá realizarse con las opciones: a) de ejecución detallada
y b) sin ejecución detallada.
Para las actividades que se programen con la opción de “ejecución detallada” el módulo de Gestión de Tiempo
Extraordinario validará que todos los empleados incluidos en dicha programación deben realizar una solicitud
por cada día que necesiten laborar tiempo extraordinario, según los parámetros y el formato establecido en el
Módulo de Gestión de Tiempo Extraordinario.
Para la programación de actividades sin ejecución detallada, el Módulo de Gestión de Tiempo Extraordinario,
validará de forma automática en el pago para cada empleado: las fechas, cantidad de horas y horarios
establecidos desde la programación. Esta modalidad de programación podrá incluir las siguientes actividades:
seguridad ejecutiva, conducción de vehículos, ascensoristas y otras actividades que no ameriten ejecución
detallada.
13) El personal autorizado para laborar tiempo extraordinario, debe registrar el ingreso y egreso de sus labores,
exclusivamente en el sistema de marcaje autorizado por la Dirección de Recursos Humanos. El personal que por
causas de fuerza mayor, esté imposibilitado de registrar su jornada laboral en el sistema de marcaje establecido,
deberá registrarla en los medios alternos autorizados por la Dirección de Recursos Humanos, con la debida
justificación. El pago de tiempo extraordinario será reconocido siempre y cuando cumpla con lo regulado en la
presente normativa.
14) La Dirección de Recursos Humanos en coordinación con la Dirección de Tecnologías de la Información, administrará
los usuarios y perfiles del Módulo de Gestión de Tiempo Extraordinario, quedando bajo su responsabilidad la
definición de los lineamientos para la creación, modificación e inactivación de usuarios y perfiles; así mismo,
diseñará y autorizará los formatos a utilizar.
15) La persona designada en cada Dependencia, deberá generar del Módulo de Gestión de Tiempo Extraordinario el
reporte que respalde las actividades realizadas, fechas y horas efectivamente laboradas de cada empleado y
solicitarles su firma a más tardar en los primeros dos (2) días hábiles del mes siguiente en que se laboró tiempo

extraordinario, dicho reporte servirá de soporte para el pago de la nómina correspondiente.
16) Gestión de Pago de Tiempo Extraordinario. En este proceso, la persona designada en cada Dependencia deberá
realizar la consolidación de fechas y marcajes de tiempo extraordinario laborados por aquellos empleados que
realizaron los mismos en medios alternos autorizados y realizar la carga en el Módulo de Gestión de Tiempo
Extraordinario dentro de los primeros cuatro (4) días hábiles del mes siguiente en que se laboró tiempo
extraordinario. Posteriormente establecerá y definirá el monto que se ejecutará en la nómina correspondiente.
17) El pago de tiempo extraordinario se realizará dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al mes en que fue
laborado, para lo cual las Dependencias deberán aprobar su Gestión de Pago en los primeros diez (10) días hábiles
del mes siguiente en que se laboró el mismo.
Cada Dependencia es responsable de la aprobación del CUR y de realizar la solicitud de pago correspondiente.
18) El tiempo extraordinario será reportado y pagado con cargo al presupuesto de la Dependencia donde el trabajador
se encuentre ubicado funcionalmente o donde se le haya programado realizar las actividades.
19) El pago por tiempo extraordinario será calculado de conformidad al artículo 121 del Decreto número 1441, “Código
de Trabajo”, por la Dirección de Recursos Humanos conforme a las cargas realizadas por las distintas Dependencias,
a la cual se aplicará los descuentos establecidos en la Ley; para el efecto, utilizará el Sistema de Nómina y Registro de
Personal, o el que en el futuro corresponda, aplicándolo de la forma siguiente:
1 2 3 4 5 6 7
VALOR POR HORAS
SUELDO NOMINAL I.G.S.S. I.S.R. LÍQUIDO
HORA LABORADAS
Salario Base,
Complemento Total de horas Columna 4
Columna 4
Personal al Columna 1 tabuladas y Columna 2 por Columna 4 menos
menos
Salario y Bonos por 0.00625 enmarcadas en columna 3 por 0.03 columna 5 por
columna 5 y 6
(excepto el lo autorizado 0.05
bono 66-200)
20) El pago por tiempo extraordinario se hará con cargo a los renglones presupuestarios 041 “Servicios extraordinarios
de personal permanente” y 042 “Servicios extraordinarios de personal temporal”. Si en el futuro por
consideraciones de carácter técnico o de políticas presupuestarias, tales renglones presupuestarios cambian de
denominación, sus equivalentes absorberán el carácter cualitativo de las presentes disposiciones.
21) La Dirección de Recursos Humanos es responsable de la liquidación de la nómina en el Sistema de Nómina y Registro
de Personal o en el sistema que corresponda.
22) El reintegro de los montos pagados en exceso por este concepto, será gestionado por la Dirección de Recursos
Humanos.
23) Los casos no previstos serán resueltos, en su orden por la Dirección de Recursos Humanos, el Vice Despacho de
Administración Interna y Desarrollo de Sistemas o el Despacho Ministerial.

Solicita autorización por escrito a la Autoridad Administrativa Superior de la
1. dependencia indicando el trabajo a realizar, la fecha en la que se realizará, así
dependencia
como el número de horas que se utilizarán.
Evalúa la solicitud, y determina si procede la autorización
¿Procede la autorización?
2. Sí: Autoriza y continua procedimiento
No: Informa la no procedencia y finaliza procedimiento o solicita modificaciones
y regresa al paso No. 1.

Registra programación mensual de tiempo extraordinario en el Módulo de
Gestión de Tiempo Extraordinario y envía al Jefe Administrativo o persona Jefe del Departamento de la
3.
designada de la Dependencia para la revisión presupuestaria y solicitud de Dependencia
aprobación respectiva.
Revisa y verifica que exista disponibilidad presupuestaria para la programación
de tiempo extraordinario.
¿Existe disponibilidad presupuestaria?
Sí: Aprueba y envía programación de tiempo extraordinario a la Autoridad Jefe Administrativo o persona
4.
Administrativa Superior de la dependencia y continúa con el paso No. 6. designada de la Dependencia
No: Rechaza programación de tiempo extraordinario y regresa a Jefe del
Departamento para las modificaciones correspondientes y continúa
procedimiento.
Analiza si puede readecuar la programación de tiempo extraordinario en función
de las necesidades del Departamento y disponibilidad presupuestaria.
¿Puede realizar readecuación a la programación? Jefe del Departamento de la
5.
Sí: Modifica la programación según prioridades y regresa al paso No. 2. dependencia
No: Gestiona modificación presupuestaria según procedimiento establecido y
Revisa y verifica que la programación de tiempo extraordinario responda a las
necesidades en el servicio y a los objetivos institucionales para su autorización.
¿La programación responde a las necesidades en el servicio y objetivos
6. institucionales?
Sí: Autoriza programación y continúa procedimiento.
No: Rechaza programación de tiempo extraordinario para modificaciones y
7. Informa al personal a su cargo sobre el tiempo extraordinario autorizado.
dependencia
Consolida reportes de marcajes en medios alternos y realiza carga en el Módulo Persona designada de la
8.
de Gestión de Tiempo Extraordinario. dependencia
Genera Reporte Individual de Tiempo Extraordinario, revisa y verifica si la
cantidad de horas indicadas en el Reporte se encuentran respaldadas por el
reporte del sistema de marcaje o medios alternos cuando corresponda.
¿El tiempo reportado se respalda con marcajes? Persona designada de la
9.
Sí: Imprime los Reportes Individuales de Tiempo Extraordinario laborados dependencia
durante el mes y solicita firma de cada empleado.
No: Realiza ajustes al Reporte Individual de Tiempo Extraordinario del empleado,
imprime y solicita firma de cada empleado.
Integra información, realiza la Gestión de Pago y solicita su autorización a la Persona designada de la
10.
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia. dependencia
11. Autoriza el pago de la nómina de tiempo extraordinario de la dependencia.
Liquida nómina de tiempo extraordinario, según procedimiento de pago
establecido.

Diagramas de Flujo
Administración de Tiempo Extraordinario
(1 de 2)
Jefe Administrativo o persona designada de la

Jefe de Departamento de la dependencia Autoridad Administrativa Superior de la dependencia
Dependencia
Inicio
A
Solicita autorización
por escrito a la
Autoridad
Administrativa
Evalúa la solicitud, y
Superior de la
determina si
dependencia
procede la
indicando el trabajo
autorización
a realizar, la fecha
en la que se
realizará, así como
el número de horas Informa la no
que se utilizarán. procedencia y
finaliza
procedimiento o ¿Procede la
No
solicita autorización?
modificaciones y
Registra regresa al paso No.
programación 1.
Sí
mensual de tiempo
extraordinario en el
Módulo de Gestión
de Tiempo
2 Autoriza y continua
Extraordinario y
procedimiento.
envía para la
revisión
presupuestaria y
solicitud de
aprobación
Revisa y verifica que
respectiva.
exista disponibilidad
presupuestaria para
la programación de
tiempo
extraordinario.
Analiza si puede
readecuar la Rechaza
programación de programación de
tiempo tiempo
¿Existe
extraordinario en extraordinario y
No disponibilidad
función de las regresa a Jefe del
presupuestaria?
necesidades del Departamento para
Departamento y las modificaciones
disponibilidad correspondientes
presupuestaria. Sí
Aprueba y envía
programación de
tiempo
¿Puede realizar extraordinario a la
Modifica la Autoridad
readecuación a
Sí programación según Administrativa
la
prioridades Superior de la
programación?
dependencia
Gestiona
modificación
presupuestaria
según
procedimiento
establecido

Administración de Tiempo Extraordinario
(2 de 2)
Jefe de Departamento de Analista y/o Asistente de

Autoridad Administrativa Superior de la dependencia Persona designada de la dependencia
la dependencia Nómina
Revisa y verifica que

la programación de
tiempo
extraordinario
responda a las
necesidades en el
servicio y a los
objetivos 2
institucionales para
su autorización.
La programación Rechaza
responde a las
programación de
necesidades en el
No tiempo
servicio y
objetivos extraordinario para
institucionales? modificaciones
Sí
Consolida reportes
Informa al personal de marcajes en
Autoriza
a su cargo sobre el medios alternos y
programación y
tiempo realiza carga en el
continúa
extraordinario Módulo de Gestión
procedimiento
autorizado. de Tiempo
Extraordinario.
Genera Reporte
Individual de
Tiempo
Extraordinario,
revisa y verifica si la
cantidad de horas
indicadas en el
Reporte se
encuentran
respaldadas.
Realiza ajustes al
Reporte Individual
¿El tiempo
de Tiempo
reportado se
No Extraordinario del
respalda con
marcajes? empleado, imprime
y solicita firma de
cada empleado.
Sí
Imprime los
Reportes
Individuales de
Tiempo
Extraordinario
laborados durante
el mes y solicita
firma de cada
empleado
Integra información,
realiza la Gestión de
Autoriza el pago de
Pago y solicita su
la nómina de
autorización a la
tiempo
Autoridad
extraordinario de la
Administrativa
dependencia.
Superior de la
dependencia. Liquida nómina de
tiempo
extraordinario,
según
procedimiento de
pago establecido.
Fin

, NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Ministerio de Finanzas Públicas 03 1 de 6
RECONOCIMIENTO DE GASTOS POR SERVICIOS TÉCNICOS O PROFESIONALES INDIVIDUALES
PRESTADOS
Describir las actividades necesarias para gestionar el reconocimiento de gastos a contratistas, por servicios técnicos o
profesionales individuales prestados al Ministerio de Finanzas Públicas, con motivo de su traslado hacia el interior o
exterior de la república, debidamente justificados en el desarrollo de las actividades específicas de la contratación.
Inicia: Se informa por escrito al contratista sobre la necesidad de su traslado hacia el interior o exterior de la República.
Finaliza: Archiva documentación generada.
a) Código Civil (artículo 2029).
b) Decreto No. 57-92. Ley de Contrataciones del Estado.
c) Reglamento para el reconocimiento de gastos por servicios prestados. Acuerdo Gubernativo 54-2017, reformado
por su similar Acuerdo Gubernativo 03-2018.
d) Circular conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas, Oficina Nacional de Servicio Civil y Contraloría General de
Cuentas, publicada en el Diario de Centro América el 11 de enero de 2017.
e) Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala.
1. Para efectos del presente procedimiento, se entiende por Autoridad responsable de la contratación, la máxima
autoridad de la dependencia donde el contratista presta sus servicios.
2. El listado detallado de los gastos efectuados debe contener como mínimo:
a. Descripción de gasto
b. Fecha
c. Monto del gasto en quetzales, de acuerdo al tipo de cambio utilizado para la estimación del gasto anticipo.
NOTA: Dicho listado deberá contar con la firma del Contratista y el visto bueno de la Autoridad responsable de la
contratación.
3. En caso de reintegros, el Contratista deberá efectuar los mismos mediante depósito en la cuenta bancaria de la
dependencia que asignó los fondos.
Reconocimiento de Gastos Anticipo

Informa por escrito al contratista sobre la necesidad de su traslado hacia el interior

o exterior de la República, indicando los objetivos que deberá atender en el marco Autoridad responsable de la
1.
de los términos de referencia, establecidos en el contrato de prestación de contratación
servicios, así como el plazo del requerimiento del traslado.
Solicita al Departamento Administrativo Financiero o Unidad de Servicios

2. Administrativos Internos, según corresponda, que inicie la gestión para el Contratista
reconocimiento del gasto anticipo respectivo.
Verifica que los objetivos del traslado estén dentro del marco de los términos de
referencia, establecidos en el contrato de prestación de servicios.
¿Cumple con los Términos de Referencia (TDR)? Financiero o Unidad de
3.
No: rechaza solicitud, devuelve al contratista y finaliza el procedimiento. Servicios Administrativos
Sí: realiza cálculo del monto a reconocer según normativa aplicable y verifica Internos, según corresponda
disponibilidad presupuestaria en el renglón.

¿Existe disponibilidad presupuestaria?
No: Gestiona modificación presupuestaria, cuando proceda.
Sí: Consigna la información correspondiente en el formulario RG-A “Reconocimiento
de Gastos Anticipo”, conforme a la normativa aplicable y entrega al Contratista.
Firma el formulario RG-A “Reconocimiento de Gastos Anticipo” y requiere
4. Contratista
aprobación de la Autoridad responsable de la contratación.
Revisa formulario RG-A “Reconocimiento de Gastos Anticipo”.
Autoridad responsable de la
5. ¿Está conforme?
contratación
No: devuelve al Contratista para modificaciones.
Sí: firma de aprobación.
Entrega al Departamento Administrativo Financiero o Unidad de Servicios
6. Administrativos Internos, según corresponda, el formulario RG-A “Reconocimiento Contratista
de Gastos Anticipo”, debidamente aprobado para que continúe con el trámite.
Recibe formulario aprobado y procede a elaborar cheque en quetzales a nombre del
Contratista, de acuerdo al monto consignado y cuando corresponda deberá aplicar
Financiero o Unidad de
7. el tipo de cambio del día.
Internos, según corresponda
Gestiona las firmas correspondientes, según procedimiento establecido.
Entrega cheque al contratista y requiere firma de voucher como constancia de Financiero o Unidad de
8.
recibido. Servicios Administrativos
9. Archiva documentación generada para el reconocimiento de gastos anticipo.
Reconocimiento de gastos liquidación

Al regresar del interior y/o exterior de la República, presenta al Departamento
Administrativo Financiero o Unidad de Servicios Administrativos Internos, los
comprobantes o el listado de gastos efectuados, según corresponda, de
conformidad con lo establecido en el artículo 8 del Acuerdo Gubernativo 54-2017 y
1. solicita que se efectúe el cálculo de la liquidación. Contratista
Nota: Tomar en consideración que la liquidación debidamente aprobada, debe

presentarse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de haberse
concluido el requerimiento de traslado.
Recibe y revisa documentación entregada por el contratista, realiza cálculo de la
liquidación, consigna información en el formulario RG-L “Reconocimiento de Gastos
Liquidación” y entrega al Contratista dicho formulario junto con los comprobantes Departamento Administrativo
2. de los gastos efectuados, para que gestione la aprobación respectiva.
Cuando el Contratista deba reintegrar, se le entrega boleta para efectuar el depósito
bancario correspondiente.

Entrega formulario RG-L “Reconocimiento de Gastos Liquidación”, a la Autoridad
3. Contratista
responsable de la contratación para su autorización.
Revisa formulario RG-L “Reconocimiento de Gastos Liquidación”.

No: devuelve al Contratista para modificaciones.
Sí: firma de aprobación.
Nota: Previo a la aprobación de la liquidación, la autoridad responsable de la

contratación, exigirá la devolución de los fondos que corresponden a gastos no Autoridad responsable de la
4. comprobados, en coordinación con el Departamento Administrativo Financiero o contratación
Unidad de Servicios Administrativos Internos, según corresponda.
Asimismo, cuando la liquidación no se presente al Departamento Administrativo

Financiero o unidad de servicios administrativos internos, según corresponda,
dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de haberse concluido el
requerimiento de traslado, ordenará el reintegro inmediato de los fondos
anticipados.
Presenta al Departamento Administrativo Financiero o Unidad de Servicios
Administrativos Internos, según corresponda, el Formulario RG-L "Reconocimiento
de Gastos liquidación" debidamente aprobado, con los comprobantes respectivos y
los documentos siguientes:
a) Para el caso de los requerimientos de traslado al exterior de la República,

fotocopia del pasaporte donde conste la entrada y salida del país destino del
traslado. Cuando el traslado del contratista se realice a los países de la región
5. centroamericana, se debe observar los acuerdos de libre movilidad de personas Contratista
suscritos en la región. En todos los casos debe existir comprobante de entrada y
salida del país.
b) En todos los casos, debe acompañar un informe que incluirá los datos relativos a
la atención del requerimiento de traslado, lugares visitados, objetivos y logros
alcanzados, debiendo como mínimo cumplir con lo establecido en el Decreto
Número 57-2008 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Acceso a la
Información Pública. El informe debe contar con el visto bueno de la Autoridad
responsable de la contratación.
Recibe y revisa documentación entregada por el contratista y determina
cumplimento de requisitos.
No: Requiere modificaciones o información complementaria. Departamento Administrativo
Sí: Continúa con el procedimiento. Financiero o Unidad de
6.
Nota: Cuando la liquidación no se presente dentro de los diez (10) días hábiles,
siguientes a la fecha de haberse concluido el requerimiento de traslado, se
informará a la Autoridad responsable de la contratación, quien ordenará el reintegro
inmediato de los fondos anticipados.
Adjunta expediente de anticipo e inicia procedimiento de reposición de fondo Financiero o Unidad de
7.
rotativo, según lo establecido en la normativa vigente. Servicios Administrativos

8. Archiva documentación generada para el reconocimiento de gastos liquidación.

Diagrama de flujo
Reconocimiento de gastos por servicios Técnicos o Profesionales individuales prestados

Reconocimiento de Gastos Anticipo (1 de 1)
Departamento Administrativo Financiero o Unidad de Servicios

Autoridad Responsable de la Contratación Contratista
Administrativos Internos, según corresponda
Inicio
Verifica que los

objetivos del traslado
Informa por escrito al Solicita se inicie la estén dentro del marco
contratista sobre la gestión para el de los términos de
necesidad de su traslado reconocimiento del referencia (TDR)
hacia el interior o gasto anticipo establecidos en el
exterior de la República respectivo contrato de prestación
de servicios y realiza
cálculo
Rechaza solicitud,
devuelve al
¿Cumple con los
contratista y NO TDR?
finaliza
procedimiento
SI
Verifica
disponibilidad
A presupuestaria
Gestiona
modificación ¿Existe
presupuestaria NO disponibilidad
cuando presupuestaria?
proceda
SI
Firma el formulario Consigna la

RG-A y requiere información
Revisa formulario aprobación de la correspondiente en el
RG-A Autoridad formulario RG-A
responsable de la “Reconocimiento de
contratación Gastos Anticipo”
¿Esta Devuelve para Gestiona

NO
conforme? modificaciones modificaciones
SI
Recibe formulario
Firma de
Entrega formulario aprobado, elabora
aprobación
RG-A aprobado cheque y gestiona
formulario RG-A
firmas
Entrega cheque al
contratista y
requiere firma de
voucher
Archiva
documentación
A Fin

Reconocimiento de gastos por servicios Técnicos o Profesionales individuales prestados
Reconocimiento de Gastos Liquidación (1 de 1)
Departamento Administrativo Financiero o unidad de servicios

Contratista Autoridad responsable de la contratación
administrativos internos según corresponda
Inicio
Presenta al
Departamento
Administrativo Recibe y revisa
Financiero o Unidad de documentación
entregada por el
Servicios
contratista, realiza
Administrativos cálculo de la liquidación
Internos, los y consigna información
comprobantes de gastos en el formulario RG-L
efectuados o listado de
gastos efectuados
Entrega formulario
Revisa formulario y
RG-L a la autoridad
determina si la
A responsable de la
información está
contratación para
correcta A
autorización
¿La información Devuelve para

es correcta? NO modificaciones
SI
Firma de
aprobación
Presenta el Formulario Revisa

RG-L "Reconocimiento documentación y
determina
de Gastos liquidación" cumplimiento de
debidamente aprobado requisitos
Requiere modificaciones o
Realiza modificaciones o información complementaria,
¿Cumple
presenta información y cuando proceda establece NO requisitos?
complementaria montos a reintegrar e informa
al Contratista
SI
Adjunta expediente de
anticipo e inicia
procedimiento de
reposición de fondo
rotativo
generada
Fin

Planificación/Adquisiciones 02 1 de 7
Vinculación Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) para
Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos
Describir las actividades y criterios que deben realizarse y aplicarse para la vinculación que debe existir entre el Plan
Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC).
Inicia: i) Solicitud de vinculación POA y PACC a las dependencias, ii) identificación de necesidades de actualización POA
y/o PACC.
Finaliza: i) Consolidación de información del POA y PACC, ii) Actualización del Plan Operativo Anual institucional (POA).
a) Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento
b) Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento
c) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica de Presupuesto del año fiscal vigente
d) Normas de Control Interno Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas
e) Directrices para la formulación plan-presupuesto anual y multianual vigente, en el marco de la gestión por
resultados, normas del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP) para proyectos de inversión pública del
ejercicio fiscal, emitido por SEGEPLAN y otras disposiciones aplicables
f) Directrices para la ejecución del presupuesto del ejercicio fiscal vigente
g) Reglamento Orgánico Interno del MINFIN
1. Es responsabilidad del Director o puesto equivalente de cada dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas velar
por:
a) Mantener actualizado y vinculado el Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones
(PACC) de la dependencia
b) Que todas las compras y contrataciones que se ejecuten durante el ejercicio fiscal estén incluidas en el Plan
Anual de Compras y Contrataciones aprobado; se exceptúan de la obligación de incluir en el Programa Anual de
Adquisiciones Públicas, las que no superen el monto definido en la Ley para la modalidad de Baja Cuantía
c) Enviar copia de las actualizaciones aprobadas del Plan Anual de Compras y Contrataciones que impacten en el
Plan Operativo Anual, a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional (DIPLANDI) y Dirección Financiera
2. Todas las dependencias del MINFIN deberán enviar a la Dirección de Asuntos Administrativos (DAA) las
actualizaciones a su Plan Anual de Compras y Contrataciones para que se gestione la aprobación por parte de la
Autoridad Superior.
3. El Subdirector o puesto equivalente podrá realizar funciones asignadas al Director o puesto equivalente, según
designación.
Vinculación plan operativo anual (POA) y plan anual de compras y contrataciones (PACC) en etapa
de planificación y formulación del presupuesto
Envía oficio al Director o puesto equivalente de las dependencias, solicitando la
1. vinculación del Plan Operativo Anual (POA) y el Plan Anual de Compras y
DIPLANDI
Contrataciones (PACC), con los lineamientos correspondientes.
Recibe oficio con lineamientos para la vinculación del POA y el PACC, e instruye al
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos para que coordine
con los Jefes de Departamento la aplicación y cumplimiento de los lineamientos Director o puesto equivalente
2. recibidos por parte de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional. de la dependencia
En el caso de las dependencias adheridas a la Dirección de Asuntos
Administrativos, el Enlace Administrativo de la dependencia coordina con Jefes

de Departamento y con la Dirección de Asuntos Administrativos.
Coordina el proceso de vinculación del Plan Operativo Anual y el Plan Anual de Jefe de Departamento de
Compras y Contrataciones, de acuerdo a los procedimientos establecidos para la Servicios Administrativos
3. elaboración del POA y del PACC, y en función a los lineamientos recibidos por Internos o Enlace
parte de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional. Administrativo Financiero
Realizan las actividades correspondientes para la vinculación del Plan Operativo

Anual y el Plan Anual de Compras y Contrataciones, de acuerdo a los lineamientos Jefes de Departamento
4. recibidos y traslada al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos dependencias
Internos o Enlace Administrativo Financiero, según aplique.
Consolida el documento que vincula el Plan Operativo Anual y el Plan Anual de

Compras y Contrataciones de la Dependencia, verificando el cumplimiento de los
lineamientos recibidos. Jefe de Departamento de
¿Cumple con los lineamientos establecidos? Servicios Administrativos
5. Internos o Enlace
Sí: traslada al Director o puesto equivalente de la dependencia y continúa en paso
número 6. Administrativo Financiero
No: devuelve información al Jefe de departamento, indicando las observaciones
correspondientes y regresa a paso número 4.
Recibe documento que vincula el POA y el PACC, verifica que responda a las
necesidades de la dependencia y que cumpla con los lineamientos establecidos.
¿Está de acuerdo con el documento? Director o puesto equivalente
6. Sí: Envía a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, para el de la dependencia
seguimiento respectivo y continúa en paso número 7.
No: Devuelve con observaciones para realizar modificaciones y regresa a paso
número 4.
Recibe documento que incluye vinculación del POA y PACC de la dependencia y

7. traslada al área de Planificación de la DIPLANDI, para continuar el procedimiento
DIPLANDI
respectivo.
Revisa información enviada por las dependencias y verifica cumplimiento de

lineamientos.
¿Cumple lineamientos? Encargado del área de
8. Sí: consolida información del POA y PACC de acuerdo al procedimiento Planificación DIPLANDI
establecido.
No: devuelve información a la dependencia correspondiente, indicando
observaciones respectivas.
Vinculación plan operativo anual (POA) y plan anual de compras y contrataciones (PACC) en etapa de
ejecución del presupuesto

Identifica necesidad de actualización del Plan Operativo Anual (POA) y/o del Plan Director o puesto equivalente
1. Anual de Compras y Contrataciones (PACC). de la dependencia
Instruye al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o

equivalente para coordinar la actualización del Plan Operativo Anual o del Plan Director o puesto equivalente
2. Anual de Compras y Contrataciones, para coordinar con los Jefes de de la dependencia
Departamento involucrados.
Coordina el proceso de actualización del Plan Operativo Anual y/o Plan Anual de Jefe de Departamento de
3.
Compras y Contrataciones, de acuerdo a los procedimientos establecidos para la Servicios Administrativos

actualización del POA y PACC, trasladando los lineamientos correspondientes. Internos
Realizan las actividades correspondientes para la actualización del POA y/o PACC,
de acuerdo a los procedimientos establecidos para actualización y lineamientos
recibidos. Jefe de departamento de la
4. dependencia
Traslada al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o Enlace
Administrativo Financiero, según aplique.
Consolida la información de la actualización del Plan Operativo Anual y/o el Plan

Anual de Compras y Contrataciones de la Dependencia, verificando el
cumplimiento de los lineamientos recibidos.
¿Cumple con los lineamientos establecidos? Jefe de Departamento de
5. Sí: coordina las actividades establecidas en los procedimientos para la Internos o Enlace
Actualización del Plan Operativo Anual y/o procedimiento para la actualización del Administrativo Financiero
Plan Anual de Compras y Contrataciones.
No: devuelve información al Jefe de departamento respectivo, indicando las
observaciones correspondientes y regresa a paso número 4.
De ser aprobada la actualización del Plan Operativo Anual y/o Plan Anual de Jefe de Departamento de
Compras y contrataciones, consolida la información en el documento de Servicios Administrativos
6. vinculación del POA y PACC de la dependencia y traslada al Director o puesto Internos o Enlace
equivalente de la dependencia. Administrativo Financiero
Recibe documento que actualiza la vinculación del POA y el PACC, verifica

cumplimiento de lineamientos establecidos.
¿Está de acuerdo con el documento? Director o puesto equivalente
7. Sí: Envía a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, para el de la dependencia
seguimiento respectivo y continúa en paso número 8.
No: Devuelve con observaciones para realizar modificaciones y regresa a paso
número 6.
Recibe documento que incluye actualización de la vinculación del POA y PACC de
8. la dependencia y traslada al área de Planificación de la DIPLANDI, para continuar Director de DIPLANDI
el procedimiento respectivo.
Revisa información enviada por las dependencias y verifica cumplimiento de

lineamientos.
¿Cumple lineamientos?
Encargado del área de
9. Sí: Actualiza Plan Operativo Anual institucional según procedimiento establecido y Planificación DIPLANDI
finaliza procedimiento.
No: devuelve información a la dependencia correspondiente, indicando
observaciones respectivas.

Diagramas de Flujo
Procedimiento de Vinculación Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) (1 de 1)
Etapa: PLANIFICACIÓN Y FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO
Director o Subdirector de Director o puesto equivalente de la Servicios Administrativos Jefe de Departamento
Internos o Enlace Encargado del área de Planificación DIPLANDI
DIPLANDI dependencia dependencia
Administrativo Financiero
Inicio B
Coordina el proceso
Envía oficio
Recibe lineamientos de vinculación del
solicitando la
para la vinculación POA y el PACC, de
vinculación del POA
del POA y el PACC, e acuerdo a los
y PACC, con los
instruye para procedimientos y
lineamientos
coordinación. lineamientos
correspondientes.
establecidos.
Realizan las
Consolida el actividades
documento de correspondientes
vinculación POA- para la vinculación
PACC verificando el del POA y el PACC, A
cumplimiento de los de acuerdo a los
lineamientos procedimientos y
recibidos. lineamientos
establecidos.
Verifica que el
documento
responda a las
¿Cumple con los
necesidades de la
Sí lineamientos
dependencia y que establecidos?
cumpla con los
lineamientos
establecidos.
No
Recibe documento
que incluye
vinculación del POA
¿Está de acuerdo Devuelve con
y PACC de la
Sí con el observaciones para
dependencia y documento? realizar
traslada al área de
modificaciones.
Planificación de la
DIPLANDI. No
Devuelve con
observaciones para
A
realizar
modificaciones. Revisa información enviada
por las dependencias y
lineamientos.
Devuelve
información a la
¿Está de acuerdo dependencia
con el No correspondiente,
documento? indicando
observaciones
respectivas.
Sí
Consolida información de
acuerdo al procedimiento
establecido, debiendo B
informar a la Dirección
Financiera y Dirección de
Fin

Procedimiento de Vinculación Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) (1 de 1)
Etapa: EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o Jefe de Departamento

Director o puesto equivalente de la dependencia Director DIPLANDI Encargado del área de Planificación DIPLANDI
Enlace Administrativo Financiero dependencia
Inicio
Identifica necesidad de A
actualización POA y/o PACC
Realizan las actividades

Coordina proceso de
correspondientes para la
Instruye para coordinar actualización POA y/o PACC,
actualización del POA y/o
actualización del POA y/o de acuerdo a los
PACC, de acuerdo a los
PACC procedimientos y
procedimientos y
lineamientos establecidos
lineamientos establecidos
B Consolida la información de la
actualización del POA y/o
PACC, verificando
cumplimiento de
lineamientos
Devuelve
información,
¿Cumple con los
lineamientos?
No indicando las A
observaciones
correspondientes
Sí
Coordina las actividades

establecidas en los
procedimientos para la
actualización del POA y
el de actualización del
PACC
Recibe documento de
Consolida la información en
vinculación POA y PACC y
el documento de vinculación
del POA y PACC
lineamientos
Envía documento de Recibe documento de Revisa información enviada

¿Está de acuerdo actualización de actualización de la por la dependencia y verifica
con el Sí
vinculación POA y PACC de vinculación del POA y PACC cumplimiento de
documento?
la dependencia de la dependencia lineamientos
No
Devuelve información a la
Devuelve documento con ¿cumple No dependencia, indicando
observaciones para realizar lineamientos? observaciones respectivas
modificaciones
Sí
Actualiza Plan
B
Operativo Anual
A Institucional, de
acuerdo a
procedimiento
establecido, debiendo
informar a la Dirección
Financiera y Dirección
de Asuntos
Adminisrativos
Fin

Gestión de Adquisiciones 04 1 de 12
Planificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones para Dependencias con

Departamento de Servicios Administrativos Internos
Definir los criterios y actividades necesarias para la elaboración, modificación y seguimiento al Plan Anual de
Compras y Contrataciones -PACC-, con el objetivo de disponer de una planificación general de todas las compras a
ejecutar durante el ejercicio fiscal y disponer de los insumos de manera oportuna.
Inicia: Solicitud de programación de productos y subproductos.
Finaliza: Elaboración y programación de compras.
a) Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento y reformas
b) Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento.
c) Reglamento Orgánico del Ministerio de Finanzas Públicas.
d) Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala
1) El procedimiento de elaboración del PACC debe iniciarse en la fase del proceso de Formulación del
Anteproyecto de Presupuesto.
2) La programación de negociaciones, debe contener la lista de bienes, obras y servicios que pretenden adquirir
durante el año fiscal siguiente para cumplir con los objetivos y resultados institucionales.
3) Se exceptúan de la obligación de incluir en el Programa Anual de Adquisiciones Públicas, las que no superen el
monto definido en la Ley para la modalidad de baja cuantía.
4) La presentación del Programa Anual de Adquisiciones Públicas o Plan Anual de Compras y Contrataciones no
obliga a las entidades afectas a efectuar los procesos de adquisición que en él se enumeren. Sin embargo, si es
obligatorio actualizar el mismo cuando se generen modificaciones presupuestarias, varíen las necesidades de
contratación de bienes, obras o servicios, así como modificación de la modalidad de compras y cronograma de
inicio del proceso para lo cual deberá emitirse la resolución de la Autoridad Superior debidamente justificada.
5) El Subdirector o puesto equivalente podrá realizar funciones asignadas al Director o puesto equivalente, según
designación.
Planificación anual de compras y contrataciones –PACC-

Solicita a los Jefes de Departamento de su Dependencia la Programación de
Productos y Sub-productos (metas físicas) de forma anual, según Plan Operativo
Director o puesto
1. Anual o Plan de Trabajo de la Dependencia, mismo que debe contener el detalle
equivalente de la
de insumos, bienes y/o servicios necesarios, según formato “Plan Anual de
dependencia
Compras y Contrataciones -PACC-“.
Elabora la programación de productos y subproductos solicitada con base a
necesidades reales y considerando los reportes del Sistema de Almacén,
2. Jefes de Departamento
presentándola en los términos y lineamientos establecidos para el ejercicio fiscal
vigente.
Recibe información, analiza y verifica que los productos y sub-productos (metas Director o puesto
3. físicas) programados estén alineados con los objetivos y metas de la equivalente de la
Dependencia. Dependencia
Convoca a reunión a los Jefes de Departamento, para analizar de manera
particular cada una de las programaciones y el detalle de los insumos.
Si tiene correcciones u observaciones al documento, solicita se realicen las
Director o puesto
mismas.
4. equivalente de la
Dependencia
Con las correcciones efectuadas, traslada a Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos -DSAI- o su equivalente, para que consolide la
Programación de Productos y Sub-productos de la Dependencia.

Responsable de
Consolida información en formato “Plan Anual de Compras y Contrataciones –
5. compras/Jefe DSAI o su
PACC-.
equivalente
Genera reportes necesarios en el sistema informático de almacén para consultar Responsable de
6. los saldos existentes, demanda mensual y tiempo de abastecimiento por Almacén/Jefe DSAI o su
insumos. equivalente
Analiza información, establece los periodos de abastecimiento y en función de las
cantidades requeridas en la Programación de Productos y Sub-productos (metas Jefe DSAI o puesto
7.
físicas), elabora el PACC de la Dependencia y traslada al Director o puesto equivalente
equivalente de la dependencia para su consideración.
Director o puesto
8. Recibe y analiza el PACC. equivalente de la
Dependencia
Si tiene observaciones, solicita a Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o su equivalente, que realice modificaciones. Director o puesto
9. Si no tiene observaciones, aprueba el PACC, mediante firma y sello, y traslada a equivalente de la
la Dirección de Asuntos Administrativos -DAA-, para gestionar la autorización Dependencia
mediante Resolución Ministerial.
Recibe el PACC de las Dependencias a cargo de la Dirección de Asuntos
Administrativos para su consolidación respectiva como una sola Unidad Ejecutora
10. Director de DAA
y de las Direcciones desconcentradas para que conformen el expediente
respectivo y traslade al Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones.
Recibe, revisa y traslada información a la Sección de Normas y Programación de Jefe de Departamento de
11.
Adquisiciones. Gestión de Adquisiciones
Consolida el “Plan Anual de Compras y Contrataciones” diferenciado por
Dependencias de las asignadas a la Dirección de Asuntos Administrativos,
Analiza si se pueden realizar eventos de adquisición conjuntos para las
Asistente de Sección de
modalidades de cotización, licitación o Subasta electrónica inversa.
12. Normas y Programación de
Gestiona con las dependencias las modificaciones correspondientes en función
Adquisiciones
del análisis.
Conforma el expediente con los PACC de las Direcciones desconcentradas
separados por Dirección, para su autorización respectiva.
Gestiona con el Coordinador de Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones, el envío a través de oficio (con visto bueno de la Dirección y del
Departamento de Gestión de Adquisiciones) a la Dirección de Planificación y
Adquisiciones
Desarrollo Institucional para opinión técnica.
Dirección de Planificación y
14. Revisa, emite opinión técnica y devuelve a Dirección de Asuntos Administrativos. Desarrollo Institucional
Recibe, traslada a Sección de Normas y Programación de Adquisiciones,

15. Recepción de Dirección
expediente con opinión para la gestión correspondiente.
Analista de Sección de
Elabora proyecto de Resolución Ministerial y traslada a Jefe de Sección de
Normas y Programación de Adquisiciones.
Adquisiciones
Gestiona traslado (con visto bueno de la Dirección y del Departamento de Jefe de Sección de Sección
17. Gestión de Adquisiciones) a Asesoría Jurídica para someter a consideración y de Normas y Programación
firma de Viceministro que corresponda. de Adquisiciones

Dirección de Asesoría
18. Revisa y emite opinión jurídica sobre el proyecto de Resolución Ministerial.
Jurídica
Recibe opinión jurídica y traslada a la Sección de Normas y Programación de

Adquisiciones.
Revisa información, y con el visto bueno del Director de la Dirección de Asuntos Jefe de Sección de
20. Administrativos, traslada al Despacho del Viceministro de Administración Interna Normas y Programación de
y Desarrollo de Sistemas para su consideración. Adquisiciones
Recibe y revisa el PACC.

¿Está de acuerdo con la información?
Viceministro de
Sí: firma Resolución Ministerial y traslada para aprobación del Ministro y continúa
21. Administración Interna y
el procedimiento en paso No. 24.
No: remite a la Dirección de Asuntos Administrativos para que curse la atención
según correspondan a cada dependencia y continua procedimiento.
22. Gestiona modificaciones al PACC con las Dependencias correspondientes. Normas y Programación de
Adquisiciones
Elabora modificaciones solicitadas por el Despacho Ministerial y reenvía a la DAA Jefe DSAI o puesto
23.
para las gestiones correspondientes y regresa al paso No. 16. equivalente
24. Firma Resolución Ministerial y devuelve al Director de la DAA. Ministro
Recibe PACC, coordina notificación de la Resolución Ministerial de aprobación del

PACC a las diferentes dependencias; registro en el Sistema de GUATECOMPRAS
del PACC de la Dirección de Asuntos Administrativos y las dependencias
concentradas.
Para el caso de las Subastas Electrónicas Inversas, debe de verificar la existencia
de fichas técnicas de insumos y/o servicios y proveedores precalificados, en caso
Adquisiciones
de no existir fichas o tener menos de tres proveedores precalificados debe
realizar el “Procedimiento de Gestión Interna para la Precalificación de
Proveedores”. Si existen fichas y proveedores puede realizar el procedimiento
de “Subasta Electrónica Inversa” en caso corresponda.
Jefe DSAI o su equivalente
Recibe PACC autorizado por Resolución Ministerial y procede a registrar en el
26. de las Direcciones
Sistema de GUATECOMPRAS.
desconcentradas
Seguimiento y modificación al plan anual de compras y contrataciones –PACC-

Realiza análisis del PACC tomando en consideración los siguientes aspectos:
 Monto del “Plan Anual de Compras y Contrataciones –PACC-“, versus el
monto del presupuesto aprobado para su Unidad Ejecutora.
 Las compras y contrataciones incluidas en el PACC versus las asignaciones por
Jefe DSAI o puesto
1. renglón de gasto.
equivalente
 Lineamientos y/o restricciones de gasto incluidas en Ley anual de
presupuesto vigente.
 Lineamientos recibidos.
 Otras variables externas aplicables al caso.

Determina si la asignación presupuestaria corresponde al requerimiento del
PACC.
Si la asignación presupuestaria corresponde al requerimiento del PACC,
confirma al Director o puesto equivalente de la dependencia sobre el
financiamiento del PACC. Jefe DSAI o puesto
2.
Si la asignación presupuestaria no corresponde al requerimiento del PACC, equivalente
notifica al Director o puesto equivalente de la dependencia para que se gestione
la solicitud de ampliación presupuestaria según procedimiento “Modificaciones
Presupuestarias” o determine si es factible realizar ajustes al PACC en función de
los montos asignados.
En función de las prioridades definidas o de la disponibilidad presupuestaria,

Jefe DSAI o puesto
3. realiza ajustes al PACC en coordinación con los Jefes de departamento y traslada
equivalente
al Director o puesto equivalente de la Dependencia.
Revisa y aprueba el PACC con los ajustes efectuados; notifica a la Dirección de Director o puesto
4. Asuntos Administrativos la confirmación o modificación del PACC presentado equivalente de la
anteriormente. Dependencia
Recibe información y traslada a la Sección de Normas y Programación de Jefe de Departamento de
5.
Adquisiciones. Gestión de Adquisiciones
Actualiza el PACC con base a las confirmaciones y/o modificaciones presentadas Asistente de Sección de
6. por las diferentes Dependencias. Normas y Programación de
Adquisiciones
Gestiona con el Coordinador de Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones, el envío a través de oficio (con visto bueno de la Dirección y del
Departamento de Gestión de Adquisiciones) a la Dirección de Planificación y
Adquisiciones
Desarrollo Institucional para opinión técnica.
8. Revisa, emite opinión técnica y devuelve a Dirección de Asuntos Administrativos. Desarrollo Institucional
Recibe, traslada a Sección de Normas y Programación de Adquisiciones,

expediente con opinión para la gestión correspondiente.
Elabora proyecto de Resolución Ministerial y traslada a Jefe de Sección de
Normas y Programación de Adquisiciones.
Adquisiciones
Gestiona traslado (con visto bueno de la Dirección y del Departamento de Jefe de Sección de Sección
11. Gestión de Adquisiciones) a Asesoría Jurídica para someter a consideración y de Normas y Programación
firma de Viceministro que corresponda. de Adquisiciones
12. Revisa y emite opinión jurídica sobre el proyecto de Resolución Ministerial.
Jurídica
Recibe opinión jurídica y traslada a la Sección de Normas y Programación de

Adquisiciones.
Revisa información, y con el visto bueno del Director de la Dirección de Asuntos Jefe de Sección de
14. Administrativos, traslada al Despacho del Viceministro de Administración Interna Normas y Programación de
y Desarrollo de Sistemas para su consideración. Adquisiciones
Recibe y revisa el PACC. Viceministro de
15. ¿Está de acuerdo con la información? Administración Interna y
Sí: firma y traslada para aprobación del Ministro y continúa el procedimiento en Desarrollo de Sistemas

paso No. 18.
No: remite a la Dirección de Asuntos Administrativos para que curse la atención
según correspondan a cada dependencia y continua procedimiento.
16. Gestiona modificaciones al PACC con las dependencias correspondientes. Normas y Programación de
Adquisiciones
Elabora modificaciones solicitadas por Despacho Ministerial y reenvía a DAA para Jefe de DSAI o su
17.
las gestiones correspondientes y regresa al paso No. 10. equivalente
Firma Resolución Ministerial y devuelve a la Dirección de Asuntos

18. Ministro
Administrativos.
Recibe PACC, coordina notificación de la resolución ministerial de aprobación del
PACC a las dependencias interesadas; registro en el Sistema de GUATECOMPRAS,
el PACC de la Dirección de Asuntos Administrativos y las dependencias
concentradas. Asistente o Analista de
Para el caso de las Subastas Electrónicas Inversas, debe de verificar la existencia Sección de Normas y
19.
de fichas técnicas de insumos y/o servicios y proveedores precalificados, en caso Programación de
de no existir fichas o tener menos de tres proveedores precalificados debe de Adquisiciones
realizar el “Procedimiento de Gestión Interna para la Precalificación de
Proveedores”. Si existen fichas y proveedores y realiza el procedimiento de
“Subasta Electrónica Inversa” en caso corresponda.
Recibe PACC autorizado y actualiza en el Sistema de GUATECOMPRAS.
Jefe DSAI o puesto
20. Coordina según instrucción del Director o puesto equivalente de la dependencia
equivalente
la programación de compras y traslada al Responsable de Compras o Puesto
equivalente, para su ejecución.

Planificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones
Etapa: PLANIFICACIÓN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES -PACC- (1 de 4)
Director o puesto Responsable de

Jefe de DSAI o puesto
equivalente de la Jefe de Departamentos compras/Jefe DSAI o
equivalente
Dependencia su equivalente
INICIO A
Solicita a los Jefes

Elabora la
de Departamento
programación de
de su Dependencia
productos y
la Programación de
subproductos
Productos y Sub-
solicitándola en los
productos (metas
términos y
físicas) de forma
lineamientos
anual, según Plan
establecidos para el
Operativo Anual o
ejercicio fiscal
Plan de Trabajo de
vigente
la Dependencia,
Recibe información,
analiza y verifica
que los productos y
subproductos
(metas físicas)
programados estén
alineados con los
objetivos y metas
de la Dependencia
Convoca a reunión a
los jefes de
Departamento, para
analizar cada una de
las programaciones
y el detalle de los
insumos
Genera reportes en
el sistema
Consolida informático de
información en almacén para
¿Tiene formato Plan Anual consultar los saldos
No
modificaciones? de Compras y existentes,
Contrataciones demanda mensual y
PACC tiempo de
Si abastecimiento por
insumos
Solicita correcciones
Analiza información,
establece los
períodos de
Recibe y analiza el
abastecimiento,
PACC
elabora el PACC de
la dependencia y
traslada

Director o puesto Jefe de Departamento Asistente de Sección de
equivalente de la Director de DAA de Gestión de Normas y Programación de
Desarrollo Institucional
Dependencia Adquisiciones Adquisiciones
Recibe el PACC de
Si tiene las Dependencias a
observaciones, cargo de la DAA
solicita que realice para su Recibe, revisa y
modificaciones. consolidación traslada
Consolida el “Plan
respectiva como información a la
Si no tiene Anual de Compras y
una sola Unidad Sección de Normas
observaciones, Ejecutora y de las y Programación de Contrataciones”
aprueba el PACC, Direcciones Adquisiciones.
mediante firma y desconcentradas
sello, y traslada para que conformen
el expediente
Gestiona con el
Coordinador de
Sección de Normas
Revisa, emite
y Programación de
opinión técnica y
Adquisiciones, el
devuelve a
envío a través de
Dirección de
oficio a la Dirección
Asuntos
de Planificación y
Administrativos.
Desarrollo
Institucional para
opinión técnica.

Analista de Sección de Jefe de Sección de Sección
Recepción de Recepción de
Normas y Programación de Normas y Programación
Dirección Dirección
de Adquisiciones de Adquisiciones
Gestiona traslado
(con visto bueno de
Recibe, traslada a la Dirección y del
Elabora proyecto de
Sección de Normas Departamento de
Resolución
y Programación de Gestión de
Ministerial y
Adquisiciones, Adquisiciones) a
traslada a Jefe de
expediente con Asesoría Jurídica
Sección de Normas
opinión para la para someter a
y Programación de
gestión consideración y
Adquisiciones.
correspondiente. firma de
Viceministro que
corresponda.
Recibe opinión
Revisa y emite
jurídica y traslada a
opinión jurídica
la Sección de
sobre el proyecto de
Normas y
Resolución
Programación de
Ministerial.
Adquisiciones.
Revisa información,
y con el visto bueno
del Director de la
Dirección de
Asuntos
Administrativos,
traslada al
Despacho del
Viceministro de
Administración
de Sistemas para su
consideración.

Etapa: PLANIFICACIÓN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES –PACC- (4 de 4)
Viceministro de Administración Interna y Jefe de DSAI o su puesto Asistente de Sección de Normas y
Normas y Programación Ministro
Desarrollo de Sistemas equivalente Programación de Adquisiciones
de Adquisiciones
Recibe y revisa el
PACC.
Recibe PACC,
coordina
notificación de la
resolución
ministerial de
Remite a la aprobación del
Elabora Firma Resolución
Dirección de PACC a las
Gestiona modificaciones Ministerial y
Asuntos dependencias
¿Esta de modificaciones al solicitadas por devuelve a la
Administrativos interesadas; registro
acuerdo? No PACC con las Despacho Superior y Autoridad
para que curse la en el Sistema de
Dependencias reenvía a DAA para Administrativa
atención según GUATECOMPRAS, el
correspondientes. las gestiones Superior de la DAA.
correspondan a PACC de la
correspondientes.
cada dependencia. Dirección de
Sí
Asuntos
Administrativos y
las dependencias
Firma y traslada concentradas.
para aprobación del
Ministro.
Para el caso de las

Subastas
Electrónicas
Inversas, debe de
verificar la
existencia de fichas
técnicas de insumos
y/o servicios y Al
menos tres
proveedores
precalificados
¿No hay fichas

técnicas o
proveedores
Recibe PACC precalificados?
autorizado por Sí
Si corresponde
Resolución
inicia “Subasta
Ministerial y
Electrónica
procede a registrar
en el Sistema de Inversa”
No
GUATECOMPRAS.
“Procedimiento
de Gestión
Interna para la
Fin
Precalificación
de
Proveedores”.

Etapa: SEGUIMIENTO Y MODIFICACIÓN AL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES –PACC- ( 1 de 3)
Director o puesto Asistente de Sección de

Jefe de Departamento de Normas y Programación Dirección de Planificación y
Jefe DSAI o equivalente equivalente de la
Gestión de Adquisiciones Desarrollo Institucional
Dependencia de Adquisiciones
Inicio
Realiza análisis del

PACC tomando en
consideración los
diferentes aspectos
asociados al
procedimiento
Determina si la
asignación
presupuestaria
corresponde al
requerimiento del
PACC.
Confirma a la
Autoridad Superior
¿Corresponde al
de la dependencia
requerimiento Sí
sobre el
del PACC?
financiamiento del
PACC
No
Notifica a la
Autoridad Superior
de la dependencia
para que se
gestione la solicitud
de ampliación
presupuestaria.
3
En función de las
prioridades
definidas o de la Revisa y aprueba el
disponibilidad PACC con los ajustes
presupuestaria, efectuados; notifica Actualiza el PACC
Recibe información con base a las
realiza ajustes al a la Dirección de
y traslada a la confirmaciones y/o
PACC en Asuntos
Sección de Normas modificaciones
coordinación con Administrativos la
y Programación de presentadas por las
los Jefes de confirmación o diferentes
Adquisiciones.
departamento y modificación del Dependencias.
traslada al Director PACC presentado
o puesto anteriormente.
equivalente de la
Dependencia. Gestiona con el
Coordinador de
Sección de Normas
y Programación de
Adquisiciones, el
envío a través de
oficio (con visto
bueno de la Revisa, emite
Dirección y del opinión técnica y
Departamento de devuelve a DAA
Gestión de
Adquisiciones) a la
Dirección de
Planificación y
Desarrollo
Institucional para 1
opinión técnica

Etapa: SEGUIMIENTO Y MODIFICACIÓN AL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES –PACC-
(2 de 3)
Analista de Sección de Jefe de Sección de Sección
Recepción de Recepción de
Normas y Programación de Normas y Programación
Dirección Dirección
de Adquisiciones de Adquisiciones
Gestiona traslado
(con visto bueno de
Recibe, traslada a la Dirección y del
Elabora proyecto de
Sección de Normas Departamento de
Resolución
y Programación de Gestión de
Ministerial y
Adquisiciones, Adquisiciones) a
traslada a Jefe de
expediente con Asesoría Jurídica
Sección de Normas
opinión para la para someter a
y Programación de
gestión consideración y
Adquisiciones.
correspondiente. firma de
Viceministro que
corresponda.
Recibe opinión
Revisa y emite
jurídica y traslada a
opinión jurídica
la Sección de
sobre el proyecto de
Normas y
Resolución
Programación de
Ministerial.
Adquisiciones.
Revisa información,
y con el visto bueno
del Director de la
Dirección de
Asuntos
Administrativos,
traslada al
Despacho del
Viceministro de
Administración
de Sistemas para su
consideración.

Etapa: SEGUIMIENTO Y MODIFICACIÓN AL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES –PACC- ( 3 de 3)
Viceministro de Administración Interna y Jefe de DSAI o su Asistente de Sección de Normas y
Normas y Programación Ministro
Desarrollo de Sistemas equivalente Programación de Adquisiciones
de Adquisiciones
Recibe y revisa el
PACC.
Recibe PACC,
coordina
notificación de la
resolución
ministerial de
Remite a la Firma Resolución aprobación del
Elabora
Dirección de Ministerial y PACC a las
Gestiona modificaciones
Asuntos devuelve a la dependencias
¿Esta de modificaciones al solicitadas por
Administrativos Autoridad interesadas; registro
acuerdo? No PACC con las Despacho Superior y
para que curse la Administrativa en el Sistema de
Dependencias reenvía a DAA para
atención según Superior de la DAA. GUATECOMPRAS, el
correspondientes. las gestiones
correspondan a PACC de la
correspondientes.
cada dependencia. Dirección de
Sí
Asuntos
Administrativos y
las dependencias
Firma y traslada concentradas.
para aprobación del
Ministro.
Para el caso de las

Subastas
Electrónicas
Inversas, debe de
verificar la
existencia de fichas
técnicas de insumos
y/o servicios y Al
menos tres
proveedores
precalificados
Recibe PACC
autorizado por
Resolución
Ministerial y Si corresponde ¿No hay fichas
procede a registrar
inicia “Subasta técnicas o
en el Sistema de Sí
Electrónica proveedores
GUATECOMPRAS.
Procede a coordinar Inversa” precalificados?
la elaboración de la
programación de
compras. No
“Procedimiento
de Gestión
Interna para la
Fin
Precalificación
de
Proveedores”.

Procedimientos de Adquisiciones
Proceso de Adquisiciones 04 1 de 20
Procedimiento de Compras de Baja Cuantía / Compra Directa
Definir las actividades a realizar para las modalidades de compra de baja cuantía y Compra Directa a través
de Caja Chica, Fondo Rotativo Interno y mediante Comprobante Único de Registro -CUR-, según leyes y
normativas aplicables.
Inicia: Elaboración de solicitud de compra.
Finaliza: Notificación al interesado de la realización de la compra.
b) Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento.
c) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente.
d) Lineamientos y directrices institucionales.
e) Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
GUATECOMPRAS.
f) Decreto 31-2012, Ley Contra la Corrupción.
g) Normas de Control Interno de la Contraloría General de Cuentas
h) Guía de Sistema de Gestión y Pre-orden de Compra.
i) Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala.
1. Para la compra de equipos o servicios técnicos especializados requerir informe técnico para realizar la
compra.
2. En el caso de los insumos susceptibles de merma, debe requerirse al proveedor certificado de
especificaciones técnicas y condiciones de almacenamiento.
3. Dentro de los requisitos pactados con el proveedor debe contemplarse garantía cuando corresponda.
4. En el caso de eventos que requieran consumo de alimentos, debe adjuntarse listado de los
participantes, con su firma e identificando el evento. Se exceptúa la firma de los participantes en los
eventos requeridos por el Despacho Superior y de los Viceministerios, adjuntando listado de personas
firmado por el Director de Comunicación Social. Asimismo, cuando se traten de reuniones oficiales con
autoridades Ministeriales y de otras instituciones que por su naturaleza estén a cargo de la Dirección
de Asuntos Administrativos, podrá firmar el Director de Asuntos Administrativos el listado que ampare
la reunión de trabajo.
5. Para las compras de comida preparada, alimentos perecederos y repuestos de vehículos, se excluye
consignar la verificación de almacén en la Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicios.
6. En las compras de activos fijos y bienes fungibles, debe especificarse en la sección de Justificación del
formato “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” o cuando aplique “Solicitud electrónica de
Compra por Caja Chica”, a que área de trabajo debe asignarse los mismos, y agregar un anexo adjunto
si no lo dijera la justificación de dicha solicitud el personal a quien se le cargara dichos bienes.
7) Cuando por motivos no previstos o situaciones emergentes deban realizarse compras menores, los
reintegros solicitados deben requerirse por medio del formato “Solicitud de Reintegro” y en los casos
de compra de materiales y suministros además adjuntar el “vale de caja chica” para efectos de ingreso
al almacén, en un plazo no mayor de cinco días.
8) En el caso de proveedores únicos, se debe aplicar lo establecido en los artículos 43 literal c) Del
Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado y Reformas, y artículo 28 del Acuerdo Gubernativo
122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
9) Se exceptúan de concurso público de ofertas los casos de la compra de boletos aéreos y las
publicaciones en medios de comunicación que no excedan el monto para baja cuantía según lo
establecido en la Ley de Contrataciones del Estado. En el caso de publicaciones los elementos para
seleccionar el proveedor se realizarán con base a la naturaleza de la publicación y criterios técnicos de
la Dirección de Comunicación Social.
10) Los formularios “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicios”, “Solicitud electrónica de Compra

por Caja Chica”, deben ser llenados con toda la información requerida; así como las firmas
correspondientes, caso contrario no se dará trámite a la Solicitud de Compra y/o Contratación de
Servicio.
11) Para las adquisiciones del mismo bien o servicio, superiores al monto establecido para las adquisiciones
de baja cuantía en la Ley de Contrataciones del Estado deberán obtenerse las ofertas electrónicas a
través del portal de GUATECOMPRAS con el objeto de adjudicar al proveedor que cumpla los
requerimientos y favorezca a los intereses del Estado.
12) Únicamente podrán realizarse adquisiciones de insumos, bienes o servicios de baja cuantía o compra
directa por medio de caja chica cuando el monto no exceda los cinco mil quetzales exactos
(Q.5,000.00), y cuando sean superiores a dicho monto deberá gestionarse la adquisición de acuerdo a
los procedimientos de “Compra de Baja Cuantía o Compra Directa por medio de Cheque” o “Compra de
Baja Cuantía o Compra Directa por medio de Acreditamiento en Cuenta”, según corresponda.
13) Para el mantenimiento y reparación de vehículos menores al monto máximo establecido para baja
cuantía según la Ley de Contrataciones del Estado se deberá observar las “Normas para el
mantenimiento de vehículos automotores”.
14) Todos los gastos realizados por concepto de adquisiciones o contratación de servicios mediante baja
cuantía o compra directa, deberán realizarse atendiendo las disposiciones contenidas en la Ley de
Contrataciones del Estado, su reglamento y reformas, respaldados mediante documentos de legítimo
abono, que reúnan los requisitos legales respectivos.
15) En los casos de parquímetros, pasajes de trasporte público urbano y otros gastos de baja cuantía se
deberá elaborar una planilla con el detalle de dichos gastos, justificación y autorización del Jefe de
Departamento quien requirió el servicio, y del jefe del Departamento de Servicios Administrativos
Internos, o Departamento Administrativo Financiero o Departamento de Gestión de Adquisiciones,
según corresponda.
16) Se requerirá la liquidación del vale autorizado cuando no se liquide en el tiempo establecido, y el
Encargado reportará dicha situación al Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos,
Departamento de Gestión Interna o Departamento Administrativo Financiero para la aplicación de las
17) No podrán cancelarse bajo ningún precepto los gastos por concepto de infracciones de tránsito,
multas, moras o intereses.
18) Se utilizarán los libros y formas autorizadas que se describen en la presente normativa, así como los
descritos en el procedimiento.
19) La autorización del “Vale de Caja Chica”, corresponde únicamente al Jefe y/o Subjefe del Departamento
de Servicios Administrativos Internos o Jefe y/o Subjefe Administrativo Financiero, según corresponda y
en ausencia de ellos, podrá ser firmado por el Director o Subdirector de la Dependencia.
20) Los vales de caja chica y fondo rotativo deberán liquidarse dentro del plazo máximo de tres (3) días
hábiles; y para el caso del Taller Nacional de Grabados en Acero y la Dirección de Asuntos
Administrativos de cinco (5) días hábiles, a partir de la fecha de emisión. Las personas nombradas para
llevar la administración del fondo de Caja Chica y Fondo Rotativo Interno no emitirán un nuevo vale sin
que se haya liquidado el anterior, a excepción de la Dirección de Asuntos Administrativos en donde un
mismo Responsable de Compras podrá tener hasta un máximo de tres vales a su cargo, siempre y cuando
no pertenezcan a la misma dependencia
21) Las Autoridades de las Dependencias y el personal del Departamento de Servicios Administrativos
Internos, Departamento Administrativo Financiero, Departamento de Gestión de Adquisiciones, y
Departamento de Gestión Interna según corresponda, serán las responsables de velar por la adecuada
gestión de adquisiciones y la aplicación de la presente normativa.
22) El cumplimiento de las obligaciones tributarias será responsabilidad del personal correspondiente,
conforme las funciones y los procedimientos establecidos.
23) La autorización de la forma “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” corresponde únicamente
al Director o puesto equivalente de la Dependencia, o a quien este delegue esta función será la
responsable de la autorización del gasto, debiendo evaluar la necesidad y el destino de lo solicitado.
24) El Director o puesto equivalente de la Dependencia o a quien expresamente se le delegue esta función es
la responsable de la autorización del gasto, el cual se concretará:
a) con la firma correspondiente en el “Cuadro Comparativo de Ofertas” o en la cotización del
proveedor.

b) con la firma en el formulario “Liquidación y reposición del fondo de caja chica” para los gastos
ejecutados a través de dicho fondo, que no cuenten con cuadro comparativo de ofertas.
25) En el caso de la Dirección de Asuntos Administrativos el formulario “Liquidación y reposición del fondo
de caja chica” será firmado por el Director o Subdirector Administrativo Financiero de esta dependencia.
26) El Subdirector o puesto equivalente podrá realizar funciones asignadas al Director o puesto equivalente,
según designación.
Compra de baja cuantía o compra directa por caja chica

Elabora “Solicitud electrónica de compra por Caja Chica”, llenando la
información requerida; código de insumo, disponibilidad en almacén, Solicitante o Responsable
1.
producto y subproducto, envía al Responsable de Compras o Responsable de la Compra
de la compra.
Revisa la información de la “Solicitud electrónica de compra por Caja
Chica”.
Si existe información incorrecta, rechaza y/o requiere correcciones.

Enlace Administrativo
2. Si la información es correcta, realiza verificación de código de insumo si Financiero/ Responsable
corresponde, disponibilidad en almacén y requiere al Responsable de de la compra/
Presupuesto verificación presupuestaria y especificación de centro de Responsable de compras
costo.
Cuando corresponda, solicitará la creación del código de insumo ante la

Dirección Técnica de Presupuesto.
Asigna número correlativo a la “Solicitud electrónica de Compra por Caja Responsable de la
3. Chica” y requiere al responsable de la administración del fondo de Caja compra/ Responsable de
Chica el efectivo para realizar la(s) compra(s). compras
Elabora, asigna correlativo y firma “Vale de Caja Chica”, solicita firma y
Responsable de fondo de
4. sello de Jefe y/o Subjefe del Departamento de Servicios Administrativos
Caja Chica
Internos o Jefe de Departamento Administrativo Financiero.
Entrega efectivo solicitado y copia del “Vale de Caja Chica” al Responsable Responsable de fondo de
5.
de Compras o responsable de la(s) compra(s). Caja Chica
Responsable de Compras/
6. Recibe efectivo y realiza la(s) compra(s).
Responsable de la compra
Verifica que la(s) factura(s) cumpla(n) con la siguiente información:
Fecha: Emisión de Factura.
Nombre: Dependencia que gestiona la adquisición.
NIT: Dependencia que gestiona la adquisición.
Dirección: Dirección fiscal vigente.
Concepto: detalle de lo adquirido, de tal manera que permita verificar las
operaciones aritméticas para constatar el total del gasto. Responsable de Compras/
7.
Totalizada: en números y letras. Responsable de la compra
Régimen Tributario: La factura debe indicar el régimen tributario que le
corresponde al proveedor para verificar si es afecto a retención.
Vigencia de la Factura: Que la factura esté vigente.
Sello o palabra de Cancelado, a excepción de facturas electrónicas o de
cajas registradoras,
Nota: Si la factura es cambiaria debe traer recibo de caja.

Devuelve inmediatamente la factura al proveedor si ésta no cumple con la

información requerida, para que emita nueva factura con la información Responsable de Compras/
8.
correcta. Si la factura cumple con la información requerida procede al Responsable de la compra
siguiente paso.
Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada: ampliación

del concepto de la compra, cuando la descripción no sea lo suficientemente
9. clara, firma y sella. Gestiona firma y sello del Jefe del Departamento.
En el caso de servicios el solicitante debe firmar de recibido conforme en el
reverso de la factura.
Traslada factura original al Responsable de Almacén, en el caso de insumos

10. y bienes, adjuntando copia del Vale de Caja Chica, documentos necesarios
para el ingreso al almacén.
Realiza ingreso de acuerdo a procedimiento “Ingreso a Almacén” y

devuelve al Responsable de Compras o Responsable de la(s) Compra(s),
11. Responsable de Almacén
factura(s) original(es) y “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario,
Forma 1-H”.
Una vez recibido el bien o servicio, deberán publicar en GUATECOMPRAS la
documentación de respaldo (Solicitud electrónica de Compra y Factura),
12. conforme al expediente administrativo que ampara la negociación
realizada, y procede a imprimir la constancia de la publicación, misma que
formará parte del expediente.
Solicita liquidación del vale ante el responsable de la administración del Responsable de Compras/
13.
fondo de Caja Chica, entregando la documentación de respaldo. Responsable de la compra
Revisa la documentación de legítimo abono. Realiza liquidación del vale,

14. colocando sello de “liquidado” y entrega copia al Responsable de Compras Responsable de Caja Chica
o responsable de la(s) compra(s).
Recibe expediente y continúa según procedimiento “Constitución y

Reposición del Fondo de Caja Chica”.
Compra de baja cuantía o compra directa por medio de cheque

Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, llenando la
información requerida y traslada al Responsable de Compras,
1. Solicitante
adjuntando el dictamen técnico que contenga las especificaciones del
bien o servicio cuando corresponda.
Recibe “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, revisa la
información y verifica con el responsable del centro de costos código(s)
de insumo(s), disponibilidad en almacén, producto y subproducto, y Enlace Administrativo
requiere al Responsable de Presupuesto verificación presupuestaria. Financiero/ Responsable
2. de Compras/ puesto
Si existe información incorrecta rechaza el formulario y requiere equivalente
correcciones o elaboración de uno nuevo según corresponda.
Si la información es correcta procede al siguiente paso.

Verifica que la compra solicitada se encuentre dentro del Plan Anual de
Compras y Contrataciones -PACC-, de la dependencia cuando la compra
supera la modalidad de baja cuantía.
Si la compra no se encuentra contemplada dentro del PACC y supera la
Financiero/
3. modalidad de baja cuantía traslada al Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos -DSAI- o equivalente y continúa el
puesto equivalente
procedimiento.
Si la compra se encuentra contemplada dentro del plan, y supera la

modalidad de baja cuantía continua en el paso 5.
Evalúa la solicitud de compra en el orden de la importancia y necesidad y
somete a consideración del Director o puesto equivalente de la
Dependencia. Jefe DSAI o puesto
4.
Si procede gestiona una modificación al PACC a través de Resolución equivalente
Ministerial debidamente justificada.
Si no procede finaliza el proceso.
Verifica si el/los bien(es) y/o insumo(s) o servicio(s) se encuentra(n)
adjudicado(s) en Contrato Abierto.
Si está(n) adjudicado(s) en Contrato Abierto y cumple con las

especificaciones requeridas por la dependencia, referirse al
Responsable de Compras
5. “Procedimiento de Compra por Contrato Abierto”.
o puesto equivalente
Si no está(n) adjudicado(s) en Contrato Abierto o no cumple(n) con las
especificaciones de la dependencia y dentro del marco legal es factible
realizar la compra fuera de esa modalidad, realiza como mínimo dos
cotizaciones, para la modalidad de baja cuantía.
Elabora “Cuadro Comparativo de Ofertas” con la información de las
cotizaciones recibidas, excepto cuando sea proveedor único o se reciba
solo una oferta, debiendo dejar evidencia de las invitaciones a cotizar,
enviadas por distintos medios.
6.
Cuando se considere conveniente podrá elaborar Anexo Comparativo de o puesto equivalente
Ofertas para documentar la evaluación del cumplimiento de las
especificaciones.
Traslada expediente al Responsable de Presupuesto.

Recibe y verifica expediente, y cuando corresponda complementa la
siguiente información de “Solicitud de Compra y/o Contratación de
Servicio” Jefe de Sección de
 Renglón Presupuestario Presupuesto o
7.
 Producto y subproducto Responsable de
 Verificación de disponibilidad presupuestaria Presupuesto
Traslada expediente al Responsable de Compras.

Traslada expediente de compras que contenga:
 Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio
8.  Cuadro Comparativo de Ofertas y anexo cuando aplique
 Ofertas recibidas
 Constancia de la publicación en GUATECOMPRAS cuando aplique

Revisa “Cuadro Comparativo de Ofertas” y “Solicitud de Compra y/o
Contratación de Servicio”.
Si la documentación es incorrecta, devuelve al Responsable de Compras

Jefe DSAI o puesto
9. para que realice las correcciones correspondientes.
equivalente
Si la documentación es correcta, firma y sella solicitud de compras.
Recibe expediente y traslada al Director o puesto equivalente de la Responsable de Compras

10.
Dependencia correspondiente. o puesto equivalente
Recibe expediente, analiza y autoriza el gasto, mediante firma en el
Director o puesto
Cuadro comparativo.
Si no autoriza el gasto, finaliza el proceso.
Dependencia
Formaliza la(s) compra(s) y/o contratación de servicios notificando al
proveedor e indicando el lugar, fecha y hora de entrega del bien, insumo Responsable de Compras
12.
y/o prestación del servicio y traslada expediente al responsable de la o puesto equivalente
administración del Fondo Rotativo Interno.
Recibe expediente, gestiona cheque de pago obteniendo las firmas
registradas según procedimiento “Manejo y Reposición de Fondo
Rotativo”. Traslada expediente sin el cheque al Responsable de
Compras.
13.
En caso que el bien y/o insumo por su naturaleza no puede ser Rotativo Interno
entregado en los almacenes o que el proveedor no realiza entrega a
domicilio, entrega mediante vale el cheque respectivo al Responsable de
Compras o responsable de realizar la compra y procede en el paso No.
19.
Recibe el expediente original y cuando sean bienes o insumos notifica al
Responsable de Almacén la fecha y hora de recepción y coordina la
14. logística de ingreso de visitas, en el caso de servicios notifica al receptor
del mismo, traslada copia de la “Solicitud de Compra y/o Contratación
de Servicio”.
Realiza la recepción según procedimiento “Ingreso a Almacén” cuando
se trate de bienes o insumos. Luego traslada expediente al Responsable
de Compras.
Si el/los bien(es) es/son adquirido(s) en las instalaciones del proveedor,
la recepción la realiza el Responsable de Compras o responsable de
realizar la compra, quien debe entregar al Responsable de Almacén los
mismos para su registro.
Verifica que la factura cumpla con la siguiente información:
16. Concepto: detalle de lo adquirido, de tal manera que permita verificar
las operaciones aritméticas para constatar el total del gasto.
Totalizada: en números y letras.

cajas registradoras.
Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada:
ampliación del concepto de la compra cuando la descripción no sea lo
suficientemente clara y firma en la misma, obtiene firmas del Jefe de
Departamento de Servicios Administrativos Internos, Gestión Interna o
17. Jefe de Sección de Compras Directas en la DAA. En el caso de servicios
cuyo monto de contratación sea menor o igual a Q.5,000.00 el solicitante
debe firmar de “recibido conforme” en el reverso de la factura, y cuando
el monto sea mayor a Q.5,000.00 en lugar de firmar la factura debe
llenar el formato “Constancia de Recepción de Conformidad de Servicio”.
Una vez recibido el bien o servicio, deberán publicar en GUATECOMPRAS
la documentación de respaldo, conforme al expediente administrativo Responsable de Compras
18.
que ampara la negociación realizada, y procede a imprimir la constancia o puesto equivalente
de la publicación misma que formará parte del expediente.
Traslada expediente al Responsable de Fondo Rotativo Interno para
realizar pago y regularización del gasto en el módulo de Fondo Rotativo
Interno según procedimiento “Manejo y Reposición del Fondo
Rotativo”.
19.
Si para realizar la compra se hubiera emitido vale de entrega de Cheque, o puesto equivalente
el Responsable de Compras o responsable asignado deberá realizar la
liquidación correspondiente ante el Responsable de Fondo Rotativo
Interno.
Realiza publicación en GUATECOMPRAS, según normativa vigente.
20. Notifica al interesado que la compra fue realizada. Responsable de Almacén
Compra de baja cuantía o compra directa por medio de acreditamiento en cuenta

información requerida y traslada al Responsable de Compras, adjuntando el
dictamen técnico que contenga las especificaciones del bien o servicio
cuando corresponda.
1. Solicitante
Nota: Cuando la gestión provenga de expedientes anteriormente
formalizados y pactados con entregas o servicios parciales (compromisos
pendientes de devengar) deberá remitirse al paso No. 20 de este
procedimiento.
Recibe “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, revisa la
información y verifica código(s) de insumo(s), producto y subproducto.
Si existe información incorrecta rechaza el formulario y requiere
Financiero/ Responsable
2. correcciones o elaboración de nuevo formulario según corresponda o
de Compras/ Puesto
solicitud de creación de insumo a donde corresponda.
equivalente
Si la información es correcta, continua con el paso 3.
Verifica que se encuentre dentro del Plan Anual de Compras y Enlace Administrativo
Contrataciones -PACC- de la dependencia y disponibilidad en almacén. Financiero/
3. Si la compra supera el monto de baja cuantía y no se encuentra Responsable
contemplada dentro del PACC, traslada al Jefe de Departamento de de Compras/ Puesto
Servicios Administrativos Internos o equivalente y continúa en paso 4. equivalente

Si la compra se encuentra contemplada dentro del PACC, continua en el

paso 5.
somete a consideración del Director o puesto equivalente de la Jefe DSAI o puesto
4.
Dependencia para gestionar una modificación al PACC a través de equivalente
Resolución Ministerial debidamente justificada.
Verifica si el/los bien(es) y/o insumo(s) o servicio(s) se encuentra(n)
adjudicado(s) en Contrato Abierto.
Cuando se encuentra(n) adjudicado(s) y cumple(n) con las especificaciones

requeridas por la dependencia, referirse al Procedimiento de Compra por Responsable
5. Contrato Abierto. de Compras o Puesto
equivalente
Cuando no se encuentra(n) adjudicado(s) o no cumple(n) con las
especificaciones de la dependencia y es factible dentro del marco legal
realizar la compra fuera de esa modalidad, traslada a Responsable de
Centro de Costos.
Responsable de Centro de
Recibe solicitud de compra, elabora pre-orden de compra en el SIGES y
6. Costos o puesto
traslada al Responsable de Compras.
equivalente
Responsable
7. Realiza consolidación de pre órdenes de compra. de Compras o Puesto
equivalente
Para las adquisiciones de baja cuantía establecida en la Ley de
Contrataciones del Estado se debe solicitar como mínimo dos cotizaciones,
si la adquisición supera el monto de baja cuantía establecido en la ley de
Contrataciones del Estado las ofertas deberán de obtenerse en forma
electrónica, a través del portal de GUATECOMPRAS, y elabora “Cuadro
Comparativo de Ofertas” con la información de las cotizaciones realizadas, Responsable
8. excepto cuando sea proveedor único o se reciba solo una oferta, debiendo de Compras o Puesto
dejar evidencia de la invitación a cotizar. Cambiar el envío a los medios equivalente
Cuando se considere conveniente podrá elaborar Anexo Comparativo de

Ofertas para documentar la evaluación del cumplimiento de las
especificaciones.
Traslada expediente a Responsable de Presupuesto.
Recibe y verifica expediente, y cuando corresponda complementa la
siguiente información de “Solicitud de Compra y/o Contratación de
Servicio” Responsable de
9.  Renglón Presupuestario Presupuesto o Puesto
 Producto o Subproducto equivalente
 Verificación de disponibilidad presupuestaria
Traslada expediente a Responsable de Compras.
Traslada al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o
equivalente, el expediente de compras que contenga:
Responsable
 Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio
10. de Compras o Puesto
 Cuadro Comparativo de Ofertas y anexo cuando aplique
equivalente
 Ofertas recibidas
 Constancia de la publicación en GUATECOMPRAS cuando aplique
Revisa “Cuadro Comparativo de Ofertas” y “Solicitud de Compra y/o
Jefe DSAI o puesto
11. Contratación de Servicio”.
equivalente

Si la documentación es incorrecta, devuelve al Responsable de Compras
para que realice las correcciones correspondientes.
Si la documentación es correcta, firma y sella solicitud de compra.

Traslada expediente al Responsable de Compras para gestionar su
aprobación.
Recibe expediente, analiza y autoriza el gasto mediante firma en el Cuadro
Director o puesto
Comparativo y Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicios.
Dependencia
Responsable
Adjudica en GUATECOMPRAS, gestiona cuando corresponda la elaboración
de la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP-.
equivalente
Elabora Constancia de Disponibilidad Presupuestaria –CDP cuando Responsable de
14.
corresponda y traslada al Responsable de Compras. Presupuesto
Responsable
Recibe expediente del área de presupuesto, registra adjudicación de
compra en SIGES.
equivalente
Jefe DSAI o puesto
16. Aprueba adjudicación de compra en SIGES.
equivalente
Imprime Orden de Compra, gestiona firmas correspondientes, y notifica al
proveedor indicando el lugar, fecha y hora de entrega del bien, insumo y/o
prestación del servicio. Entrega copia electrónica de la orden de compra (si Responsable
17. aplica) y traslada al Responsable de Presupuesto para que continúe con el de Compras o Puesto
procedimiento “Ejecución por Acreditamiento en Cuenta” y cuando equivalente
corresponda gestiona la elaboración de la Constancia de Disponibilidad
Financiera –CDF-.
Responsable
Elabora Constancia de Disponibilidad Financiera –CDF cuando corresponda
18. de Presupuesto o Puesto
y traslada a Responsable de Compras.
equivalente
Cuando corresponda publica en GUATECOMPRAS la información respectiva Responsable
19. según normativa vigente. de Compras oPuesto
Traslada a Jefe de DSAI. equivalente
Recibe expediente con CUR de compromiso, aprueba y traslada a Jefe DSAI o puesto
20.
Responsable de Compras. equivalente
Deberá integrar el expediente cuando la gestión provenga de expedientes
anteriormente formalizados y pactados con entregas o servicios parciales
(compromisos pendientes de devengar), con la siguiente documentación:
 Fotocopia certificada de la “Solicitud de Compra y/o Contratación
Responsable
de Servicio” inicial.
 Fotocopia certificada de Acta o Contrato Administrativo con su
equivalente
resolución de aprobación.
 Fotocopia certificada del Cuadro Comparativo de Ofertas
 Fotocopia de Impresión de la Orden de Compra.
 Impresión CUR de compromiso.
Notifica al Responsable de Almacén la fecha y hora de recepción de los
Responsable
productos adquiridos en el caso de bienes y/o suministros. En el caso de
servicios notifica al receptor, trasladando copia de la Solicitud de Compra
equivalente
y/o Contratación de Servicio y la orden de compra correspondiente.

Concepto: Detalle de lo adquirido, de tal manera que permita verificar las
Responsable
operaciones aritméticas para constatar el total del gasto.
Totalizada: En números y letras.
equivalente
cajas registradoras.
Realiza la recepción en el caso de bienes e insumos, según procedimiento
“Ingreso a Almacén” y traslada expediente de compra al Responsable de
Compras.
Si el/los insumo(s) es/son adquirido(s) en las instalaciones del proveedor, la
recepción la realiza el Responsable de Compras o responsable de realizar la
compra, quien debe entregar al Responsable de Almacén los mismos para
su registro.
Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada: ampliación
del concepto de la compra cuando la descripción no sea lo suficientemente
clara y firma en la misma, obtiene firmas del Jefe de Departamento de
Servicios Administrativos Internos, o Gestión Interna, o Jefe de Sección de
Compras Directas en la DAA. En el caso de servicios cuyo monto de
contratación sea menor o igual a Q.5,000.00 el solicitante debe firmar de
“recibido conforme” en el reverso de la factura, y cuando el monto sea
mayor a Q.5,000.00 en lugar de firmar la factura debe llenar el formato Responsable
25. “Constancia de Recepción de Conformidad de Servicio”. de Compras o Puesto
equivalente
En el caso de contratación de servicios técnicos y profesionales contratados
bajo el renglón 029 debe proceder según el procedimiento “Contrataciones
de Servicios Técnicos o Profesionales con Cargo al Renglón 029”
En caso de contrataciones de servicios técnicos y profesionales bajo el
subgrupo 18 debe verificar la aplicabilidad del procedimiento de
“Contratación de Otros Estudios y/o Servicios con cargo al subgrupo 18”, y
proceder según corresponda.
Responsable
26. Registra liquidación de la adjudicación en el SIGES. de Compras o Puesto
equivalente
Jefe DSAI o puesto
equivalente o Jefe de
27. Aprueba liquidación en SIGES.
Sección de Compras
Directas DAA
Imprime anexo de Orden de Compra (liquidación de la adjudicación),
gestiona firmas correspondientes y las adjunta al expediente. Responsable
28. Traslada expediente al Responsable de Presupuesto para la realización del de Compras o Puesto
procedimiento “Ejecución por Acreditamiento en Cuenta” en etapa de equivalente
Devengado.
29. Notifica al solicitante que los insumos solicitados fueron adquiridos. Responsable de Almacén

Diagramas de Flujo
Compras de Baja Cuantía / Compra Directa
COMPRA DE BAJA CUANTÍA O COMPRA DIRECTA POR CAJA CHICA (1 de 2)
Responsable de la
Solicitante o Responsable Financiero/ Responsable Responsable de fondo de
compra/ Responsable de
de la Compra de la compra/ Caja Chica
compras
Responsable de compras
Inicio A
Elabora “Solicitud Revisa la

electrónica de información de la
compra por Caja “Solicitud
Chica”, llenando la electrónica de
información compra por Caja
requerida. Chica”.
¿Es correcta la
Corrige No
información?
Elabora, asigna
Sí
correlativo y firma
Realiza verificación “Vale de Caja
A de código de Chica”, solicita
Asigna número
insumo, firma y sello de Jefe
correlativo a la
disponibilidad en y/o Subjefe del
Solicitud y requiere
almacén y requiere Departamento de
el efectivo para
verificación Servicios
presupuestaria y realizar la(s)
Administrativos
especificación de compra(s)
Internos o Jefe de
centro de costo. Departamento
Administrativo
Financiero
Entrega efectivo
solicitado y copia
del “Vale de Caja
Recibe efectivo,
Chica” al
realiza la(s)
Responsable de
compra(s).
Compras o
responsable de la(s)
compra(s).
Verifica que la(s)
factura(s) cumpla(n)
con la información
correspondiente.
Devuelve
inmediatamente la
factura al proveedor
si ésta no cumple
con la información
requerida, para que
emita nueva factura
con la información
correcta, si cumple
continua.

COMPRA DE BAJA CUANTÍA O COMPRA DIRECTA POR CAJA CHICA (2 de 2)
Responsable de Almacén Responsable de Caja Chica
Anota en el reverso
de la factura u hoja
adjunta
membretada:
ampliación del
concepto. Firma y
sella. En caso de
servicios firma de
recibido conforme
el solicitante.
Traslada factura
original al Realiza ingreso
Responsable de de acuerdo a
Almacén, en el caso procedimiento
de insumos y “Ingreso a
bienes, adjuntando Almacén”
copia del Vale de Devuelve el
Caja Chica, expediente’
documentos incluyendo
necesarios para el forma 1-H.
ingreso al almacén.
Una vez recibido el

bien o servicio,
deberán publicar en
GUATECOMPRAS la
documentación de
respaldo, imprime
constancia de
operación e integra
al expediente
Revisa la
documentación de
Solicita liquidación
legítimo abono.
del vale ante el
Realiza liquidación
responsable de la
del vale, colocando
administración del
sello de “liquidado”
fondo de Caja Chica,
y entrega copia al
entregando la
Responsable de
documentación de
Compras o
respaldo.
responsable de la(s)
compra(s).
Recibe
expediente y
continúa según
procedimiento
“Constitución
y Reposición
del Fondo de
Caja Chica”.
Fin

COMPRA DE BAJA CUANTÍA O COMPRA DIRECTA POR MEDIO DE CHEQUE (1 de 3)
Jefe DSAI o puesto
Solicitante Financiero/ Responsable de Responsable de Compras / puesto equivalente
equivalente
Compras/ puesto equivalente
Inicio
Elabora “Solicitud
de Compra y/o
Contratación de
Servicio”, llenando
Recibe “Solicitud de
Compra y/o
la información
Contratación de
requerida y
Servicio”, revisa la
adjuntando el información.
dictamen técnico
cuando
corresponda.
¿La información
Corrige. No
es correcta?
Sí
Verifica se
A
encuentre dentro
del PACC-, de la
dependencia
cuando la compra
superen la
modalidad de baja
cuantía, y requiere B
verificación
presupuestaria.
Verifica si el/los
bien(es) y/o
¿Supera la baja insumo(s) o
cuantía y no No servicio(s) se
esta en el PACC? encuentra(n)
adjudicado(s) en
Evalúa la solicitud Contrato Abierto.
de compra en el
orden de la
importancia y
necesidad y somete
Sí
a consideración de
la Autoridad
Administrativa Refiere al
Superior de la ¿Esta en “Procedimient
Dependencia. contrato Sí o de Compra
abierto? por Contrato
Abierto”.
No
2 ¿Procede la Elabora “Cuadro 2

No
adquisición? Comparativo de
Ofertas” con la
información de las
Sí cotizaciones
recibidas.
Gestiona una
modificación al
PACC a través de
B Resolución
Ministerial 1
debidamente
justificada.

Jefe de Sección de Director o puesto

Presupuesto o Responsable Responsable de Compras/ Jefe DSAI o puesto
equivalente de la
puesto equivalente equivalente
de Presupuesto Dependencia
Recibe y verifica
expediente, y Revisa “Cuadro
cuando corresponda Comparativo de
complementa la Ofertas” y
Traslada expediente
información de “Solicitud de
de compras
“Solicitud de Compra y/o
Compra y/o Contratación de
Contratación de Servicio”
Servicio”
¿La
Corrige No documentación
es correcta?
Sí
Recibe expediente y
traslada a la
Autoridad Firma y sella el
Administrativa documento
Superior de la correspondeinte.
Dependencia
correspondiente
Recibe expediente,
analiza.
2 ¿Autoriza el
No
gasto?
Formaliza la(s)
compra(s) y/o Sí
contratación de
servicios notificando
Autoriza el gasto,
al proveedor e
mediante firma en
indicando el lugar,
el Cuadro
fecha y hora de
comparativo.
entrega del bien,
insumo y/o
prestación del
servicio.

Jefe de Sección de
Presupuesto o Responsable Responsable de Compras/
Responsable de Almacén
puesto equivalente
de Presupuesto
Recibe
expediente,
gestiona
cheque de
pago según
procedimiento
“Manejo y
Reposición de
Fondo
Rotativo”.
Notifica al
Realiza la
Responsable de
recepción
Almacén la fecha y
según
Traslada expediente hora de recepción
procedimiento
sin el cheque al en caso de bienes y
“Ingreso a
Responsable de coordina la logística
Almacén”
Compras de ingreso de
cuando se
visitas, en el caso de
trate de bienes
servicios notifica al
o insumos
receptor del mismo,
Verifica la factura,
anota en el reverso
adjunta
membretada:
ampliación del
concepto de la
compra, firma en la
misma y obtiene
firmas.
Una vez recibido el

bien o servicio,
deberán publicar en
GUATECOMPRAS la
documentación de
respaldo que
ampara la
negociación
realizada, y procede
a imprimir la
constancia de la
publicación.
Traslada
expediente al
Responsable
de Fondo
Rotativo Notifica al
Interno para interesado que la
realizar compra fue
procedimiento realizada.
“Manejo y
Reposición del
Fondo
Rotativo”.
2
Fin

COMPRA DE BAJA CUANTIA O COMPRA DIRECTA POR MEDIO DE ACREDITAMIENTO EN CUENTA (1 de 4)
Jefe DSAI o puesto
Solicitante Financiero/ Responsable de Responsable de Compras / puesto equivalente
equivalente
Inicio
de Compra y/o
Contratación de
Servicio”, llenando Recibe “Solicitud de
Compra y/o
la información
Contratación de
requerida y
adjuntando el información.
dictamen técnico
cuando
corresponda.
¿La información
Corrige. No
es correcta?
Sí
Verifica se
A
encuentre dentro
del PACC-, de la
dependencia
cuando la compra
superen la
modalidad de baja
cuantía, y requiere B
verificación
presupuestaria.
Verifica si el/los
bien(es) y/o
¿Supera la baja insumo(s) o
cuantía y no No servicio(s) se
esta en el PACC? encuentra(n)
adjudicado(s) en
Evalúa la solicitud Contrato Abierto.
de compra en el
orden de la
importancia y
necesidad y somete
Sí
a consideración de
la Autoridad
Administrativa Refiere al
Superior de la ¿Esta en “Procedimient
Dependencia. contrato Sí o de Compra
abierto? por Contrato
Abierto”.
No
2 ¿Procede la 2
No
adquisición?
Traslada al
Responsable de
Centro de Costo
Sí
Gestiona una
modificación al
PACC a través de
B Resolución
Ministerial 1
debidamente
justificada.

COMPRA DE BAJA CUANTIA O COMPRA DIRECTA POR MEDIO DE ACREDITAMIENTO EN CUENTA (2 de 4)
Responsable de Director o puesto

Responsable de Centro de Responsable de Compras/ Jefe DSAI o puesto
Presupuesto/ Puesto equivalente a la
Costos o su equivalente Puesto equivalente equivalente
equivalente Dependencia
Recibe solicitud de
compra, elabora
Realiza
pre-orden de
consolidación de
compra en el SIGES
pre órdenes de
y traslada al
compra.
Responsable de
Compras.
Realiza como
mínimo dos
cotizaciones cuando
el monto es de baja
cuantía si es mayor
obtiene cotizaciones
en GUATECOMPRAS
Elabora un “Cuadro Recibe y verifica

Comparativo de expediente, y
Ofertas” excepto cuando corresponda
cuando sea complementa la
proveedor único o información de
se reciba solo una “Solicitud de
oferta, debiendo Compra y/o
dejar evidencia de la Contratación de
invitación a cotizar. Servicio”
Revisa “Cuadro
Comparativo de
Traslada expediente Ofertas” y
de adquisición a “Solicitud de
Jefe de DSAI. Compra y/o
Contratación de
Servicio”
¿La
Corrige No documentación
es correcta?
Sí
Recibe expediente y
traslada a la
Autoridad Firma y sella el
Administrativa documento
Superior de la correspondeinte.
Dependencia
correspondiente
Recibe expediente,
analiza.
2 ¿Autoriza el
No
gasto?
Adjudica en Sí
GUATECOMPRAS,
gestiona cuando
Autoriza el gasto,
corresponda la
mediante firma en
elaboración de la
el Cuadro
Constancia de
comparativo.
Disponibilidad
Presupuestaria -
CDP-.

COMPRA DE BAJA CUANTIA O COMPRA DIRECTA P OR MEDIO DE ACREDITAMIENTO EN
CUENTA (3 de 4)
Responsable de
Responsable de Compras/ Jefe DSAI o puesto
Presupuesto/ Puesto
Puesto equivalente equivalente
equivalente
Recibe expediente
Elabora Constancia
del área de
de Disponibilidad Aprueba
presupuesto,
Presupuestaria – adjudicación de
registra
CDP cuando compra en SIGES.
adjudicación de
corresponda.
compra en SIGES.
Imprime Orden de
Compra, gestiona
firmas
correspondientes, y
notifica al
proveedor.
Entrega copia
electrónica de la
Elabora con el orden de compra (si
procedimiento aplica) y cuando
corresponda
“Ejecución por
gestiona la
Acreditamiento
elaboración de la
en Cuenta”. Constancia de
Disponibilidad
Financiera –CDF-.
Recibe expediente,
formaliza la compra
Elabora Constancia
notificando al
de Disponibilidad
proveedor
Financiera –CDF
mediante copia
cuando corresponda
electrónica de la
Orden de Compra,
Cuando
corresponda debe
Recibe expediente
publicar en
con CUR de
GUATECOMPRAS la
compromiso,
información
aprueba.
respectiva según
normativa vigente

COMPRA D E BAJA CUANTIA O COMPRA DIRECTA P OR MED IO D E ACRED ITAMIENTO EN
CUENTA (4 de 4)
Responsable de Compras/ Responsable de Almacén/ Jefe DSAI o puesto

Puesto equivalente Puesto equivalente equivalente
Deberá integrar el
expediente cuando
la gestión provenga
de expedientes
anteriormente
formalizados y
pactados con
entregas o servicios
parciales,
Notifica al
Responsable de
Almacén la fecha y
hora de recepción
de los productos
adquiridos en el
caso de bienes y/o
suministros.
Realiza la
recepción
según
Verifica que la
procedimiento
factura tenga toda
“Ingreso a
la información
correcta. Almacén”
cuando se
trate de bienes
o insumos
Anota en el reverso
adjunta
membretada:
ampliación del
concepto de la
compra, firma en la
misma y obtiene
firmas.
Registra liquidación
Aprueba liquidación
de la adjudicación
en SIGES.
en el SIGES.
Imprime a nexo de
Orden de Compra
(liquidación de la
adjudica ción),
gestiona firmas
correspondientes y
la s adjunta al
expediente.
Traslada expediente
al Responsable de
Presupuesto para la
Notifica al
realización del
solicitante que los
procedimiento
insumos solicitados
“Ejecución por
fueron adquiridos
Acreditamiento en
Cuenta” en etapa
de Devengado.
2
Fin

ADQUISICIONES 03 1 de 6
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Compra por Contrato Abierto para Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos
Internos
PROPÓSITO DEL DOCUMENTO
Definir los criterios y actividades necesarios para realizar adquisiciones de insumos y contratación de servicios bajo la
modalidad de Compra por Contrato Abierto, en el marco de las leyes y normativa aplicable.
Inicia: Elaboración de solicitud de compra y/o contratación de servicio.
Finaliza: Notificación de la compra.
b) Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento y reformas Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento
c) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente
d) Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS
e) Ley Contra la Corrupción
f) Reglamento Orgánico Interno del MINFIN
g) Guía de Sistema de Gestión y Pre orden de Compra
h) Acuerdo Ministerial 365-2016 de Finanzas Públicas
designación.

Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, llenando la Solicitante o Responsable de la
1.
información requerida y traslada al Responsable de Compras. Compra
Recibe “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” y revisa la
información.
Responsable de Compras o Puesto
2. Si existe información incorrecta rechaza el formulario y requiere
equivalente
correcciones o elaboración de uno nuevo según corresponda.
Si la información es correcta, continúa con el procedimiento.

Verifica que la compra solicitada se encuentre dentro del Plan Anual de
Compras y Contrataciones -PACC- de la dependencia, si esta supera el
monto de baja cuantía.
Si la compra no se encuentra contemplada dentro del PACC y supera el

monto de baja cuantía, traslada al Jefe de Departamento de Servicios Responsable de Compras o Puesto
3.
Administrativos Internos -DSAI- o Jefe de Sección de Adquisiciones para las equivalente
dependencias concentradas en la –DAA-, para gestionar la modificación al
PACC.
Si la compra se encuentra contemplada dentro del plan, continúa en el

trámite.
somete a consideración del Director o puesto equivalente de la
Dependencia.
4. Jefe DSAI o puesto equivalente
Si procede gestiona una modificación al PACC a través de Resolución
Ministerial debidamente justificada.
Si no procede finaliza el proceso.

Según la naturaleza del bien o insumo, lo ubica dentro del listado de
5. Contrato Abierto correspondiente, identifica los proveedores que tienen
equivalente
adjudicado el bien o insumo solicitado.
Imprime el listado, subraya el renglón y proveedor seleccionado, imprime
6. carátula del concurso publicado en GUATECOMPRAS y adjunta a la solicitud
equivalente
de compra.
Define la forma de pago, el cual puede ser por acreditamiento en cuenta o
fondo rotativo.
7. En el caso que sea por acreditamiento en cuenta debe de consultar los
equivalente
precios de referencia al INE y dejar constancia de la consulta. Traslada al
Complementa la siguiente información de “Solicitud de Compra y/o
Contratación de Servicio”
 Renglón Presupuestario
 Verificación de disponibilidad presupuestaria
Traslada al Responsable de Compras o Puesto equivalente.

Gestiona firmas del Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
9. Internos, Jefe de Gestión de Adquisiciones, Administrativo Financiero y
equivalente
Director o puesto equivalente de la Dependencia.
En caso de pago por Acreditamiento en cuenta, traslada solicitud al
Responsable de Centro de Costos, y continúa el procedimiento.
10.
Cheque, traslada al Encargado de Presupuesto para gestionar cheque de equivalente
pago obteniendo las firmas registradas según procedimiento “Manejo y
Reposición de Fondo Rotativo”, continúa en el paso No.18 .
Recibe solicitud de compra, elabora pre-orden de compra en el SIGES y
11. Responsable de Centro de Costos
traslada al Responsable de Compras o Responsable de la compra.
Realiza consolidación de pre órdenes de compra. Gestiona con el Responsable de Compras o Puesto
12.
Responsable de Presupuesto la elaboración del CDP. equivalente
Elabora Constancia de Disponibilidad Presupuestaria y traslada al
Responsable de Compras.
¿La compra requirió pre-orden?
14. Sí: Registra adjudicación en SIGES.
equivalente
No: Continua en paso No. 18.
Jefe DSAI o Jefe de Sección de
15. Aprueba adjudicación de compra en SIGES y genera orden de compra.
Compras Directas
Imprime orden de compra, gestiona firmas correspondientes, adjunta al Responsable de Compras o Puesto
16.
expediente. equivalente
Recibe expediente con CUR de compromiso, aprueba y traslada a

17. Jefe DSAI o puesto equivalente
Responsable de Compras o responsable de la compra.
Notifica al proveedor indicando el lugar, fecha y hora de entrega del bien,
18. insumo y/o prestación del servicio. Entrega copia electrónica de la orden de
equivalente
compra (si aplica).
En el caso de bienes y/o suministros, notifica al Responsable de Almacén la
fecha y hora de recepción de los mismos, traslada copia de la “Solicitud de Responsable de Compras o Puesto
19.
Compra y/o Contratación de Servicio” y copia de la orden de compra equivalente
entregada al proveedor (si aplica).
Realiza la recepción de insumos según procedimiento “Ingreso a Almacén”.
Si el insumo es adquirido en las instalaciones del proveedor, la recepción la
realiza el Responsable de Compras, quien debe entregar al Responsable de
Almacén los mismos para su registro.
Nombre: Dependencia.
NIT: Dependencia.
Concepto: detalle de lo adquirido, de tal manera que permita verificar las
operaciones aritméticas para constatar el total del gasto.
21. Totalizada: en números y letras (cuando aplique).
equivalente
Sello o palabra de Cancelado, a excepción de facturas electrónicas o de cajas
registradoras.
Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada: ampliación del
concepto de la compra cuando aplique y firma en la misma, obtiene firmas Responsable de Compras o Puesto
22.
del Jefe de la DSAI o Departamento Administrativo y Director (a) de la equivalente
dependencia.
¿Compra requiere liquidación en SIGES?
No requiere liquidación en SIGES, continúa en paso No. 26.
23.
equivalente
Si requiere liquidación en SIGES, registra liquidación de la adjudicación en el
SIGES.
24. Aprueba liquidación en SIGES. Jefe DSAI o puesto equivalente
Imprime anexo de Orden de Compra (liquidación de la adjudicación), Responsable de Compras o Puesto

25.
gestiona las firmas correspondientes y adjunta al expediente. equivalente
Dependiendo de la modalidad de pago, traslada expediente de compra a
donde corresponda para realizar el pago según procedimiento establecido Responsable de Compras o Puesto
26.
“Manejo y Reposición del Fondo Rotativo o Ejecución por Acreditamiento equivalente
en Cuenta”.
27. Notifica al interesado que la compra fue realizada. Responsable de Almacén

Compra por Contrato Abierto (1 de 3)
Jefe DSAI o puesto
Solicitante Financiero/ Responsable de Responsable de Compras o puesto equivalente
equivalente
Inicio A
Recibe “Solicitud de
de Compra y/o
Compra y/o
Contratación de
Contratación de
Servicio”, llenando
la información información.
requerida.
¿La información
Corrige. No
es correcta?
Sí
A Verifica se
encuentre dentro
del PACC-, de la
dependencia
cuando la compra
superen la
modalidad de baja
cuantía, y requiere
B
verificación
presupuestaria.
Según la naturaleza
del bien o insumo,
lo ubica dentro del
¿Supera la baja
listado de Contrato
cuantía y no No
Abierto
esta en el PACC? correspondiente,
identifica los
proveedores.
Evalúa la solicitud
de compra en el
orden de la
importancia y
Sí necesidad y somete Imprime el listado,
a consideración del subraya el renglón y
Director o puesto proveedor
equivalente de la seleccionado,
Dependencia. imprime carátula
del concurso
publicado en
GUATECOMPRAS y
adjunta a la
solicitud de compra.
2 ¿Procede la
No
adquisición?
Define la forma de
Sí pago. En el caso que
sea por
acreditamiento en
Gestiona una cuenta debe de
modificación al consultar los precios
PACC a través de de referencia al INE
B Resolución y dejar constancia.
Ministerial
debidamente
justificada.

Responsable de
Responsable de Compras/ Jefe DSAI o puesto
Presupuesto/ Puesto
Puesto equivalente equivalente
equivalente
Recibe y verifica
expediente, y
cuando corres ponda
complementa la
Gestiona firmas del
información de
correspondientes.
“Solicitud de
Compra y/o
Contratación de
Servicio”.
Gestiona
cheque de
pago según
¿Es
procedimiento
No acreditamiento
“Manejo y
en cuenta?
Reposición de
Fondo
Rotativo”.
Sí
Recibe solicitud de
A compra, elabora
Traslada solicitud al pre-orden de
Responsable de compra en el SIGES
Centro de Costos, y traslada a l
Responsable de
Compras.
Elabora Constancia Realiza
de Disponibilidad consolidación de
Presupuestaria – pre órdenes de
CDP cuando compra. Gestiona el
corresponda. CDP.
¿Requirió pre-
A No orden de
compra?
Sí
Aprueba
Registra adjudica ción de
adjudica ción en compra en SIGES y
SIGES. genera orden de
compra.
Recibe expediente
con CUR de
Imprime orden de compromiso,
compra, gestiona aprueba y traslada a
firmas Responsable de
correspondientes. Compras o
responsable de la
compra.
Notifica al
proveedor. Entrega
A copia electrónica de
la orden de compra
(si aplica).
Notifica al
Responsable de
Almacén la fecha y
hora de recepción
de los mismos.

Responsable de Almacén/ Responsable de Compras/ Jefe DSAI o puesto

Puesto equivalente Puesto equivalente equivalente
Realiza la
recepción
según
Verifica que la
procedimiento
factura tenga toda
“Ingreso a
la información
Almacén” correcta.
cuando se
trate de bienes
o insumos
Anota en el reverso
adjunta
membretada:
ampliación del
concepto de la
compra, firma en la
misma y obtiene
firmas.
¿Compra
requiere
A No
liquidación en
SIGES?
Sí
Registra liquidación
Aprueba liquidación
de la adjudicación
en SIGES.
en el SIGES.
Imprime a nexo de
Orden de Compra
(liquidación de la
adjudica ción),
gestiona firmas
correspondientes y
la s adjunta al
expediente.
Dependiendo de la
modalidad de pa go,
traslada expediente
de compra a donde
corresponda para
realizar el pago
según
A procedimiento
establecido
“Manejo y
Reposición del
Fondo Rotativo o
Ejecución por
Acreditamiento en
Cuenta”.
Notifica al
solicitante que los
insumos solicitados
fueron adquiridos
2
Fin

Compra por Cotización de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos

Internos
Definir los criterios y actividades necesarias para realizar adquisiciones de insumos y contratación de
servicios bajo la modalidad de compra por cotización, en el marco de las leyes y normativas aplicables. Este
procedimiento es aplicable a las dependencias que realizan sus adquisiciones de forma desconcentrada.
Inicia: Inicia proceso de cotización con base al Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC-y a la
programación de compras que se derive del mismo.
Finaliza: Archivo y custodia del expediente.
a. Constitución Política de la República de Guatemala.
b. Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento
c. Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento
d. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente.
e. Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
GUATECOMPRAS.
f. Ley Contra la Corrupción.
g. Reglamento Orgánico Interno del MINFIN
h. Guía de Sistema de Gestión y Pre orden de Compra
i. Acuerdo A-038-2016, Acuerdo de la Contraloría General de Cuentas para envío digital de Contratos
j. Acuerdo Ministerial 365-2016 del Ministerio Finanzas Públicas
1. Se designa como autoridades administrativas superiores en los procesos de adquisición que no excedan
de los novecientos mil quetzales (Q.900,000.00), por plazo indefinido y en forma permanente, a los
Viceministros del Ministerio de Finanzas Públicas.
2. El Subdirector o puesto equivalente podrá realizar funciones asignadas al Director o puesto
equivalente, según designación.
Inicia proceso de cotización con base al Plan Anual de Compras y Jefe Administrativo y/o
1. Contrataciones -PACC-vigente y autorizado, y a la programación de Responsable de Compras o
compras que se derive del mismo. Puesto equivalente
Coordina con el solicitante la revisión de las especificaciones técnicas en

el caso de equipos, suministros y/o servicios especializados para
Responsable de Compras o
2. corroborar el código de insumo.
Puesto equivalente
Si no existe el código, procede a gestionar la creación del mismo.
Coordina con los solicitantes para que procedan con la elaboración de la
3. “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, y la programación
Puesto equivalente
de entregas en los casos de recepciones parciales.
información requerida.
Asimismo, debe adjuntar como anexo a la solicitud de compra las
4. especificaciones técnicas, planos, diagramas u otros que fueran Solicitante
necesarios, la programación de entregas en los casos de recepciones
parciales, criterios de calificación.
Gestiona aprobación de la Solicitud por el Director o puesto equivalente.
Traslada “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” y
documentos anexos al Responsable de Compras o Responsable de la
Compra.
Recibe solicitud de “Compra y/o Contratación de Servicio” y
documentos anexos y revisa la información que forma parte del
expediente.
Si la información no cumple, rechaza y requiere al solicitante que realice

correcciones o elabore un nuevo formulario, o que adjunte documentos
pendientes.
Si la información es correcta elabora los documentos y actividades

siguientes, de conformidad con la normativa legal vigente:
 Proyecto de Bases de Cotización de acuerdo a los requisitos Responsable de Compras o

5.
establecidos en la Ley de Contrataciones y Reglamento. Puesto equivalente
 Consolida especificaciones técnicas y solicita dictamen técnico
según corresponda.
 Proyecto de contrato administrativo.
 Oficios de solicitud de nombramientos del personal para integrar
Junta de Cotización y sus respectivos suplentes velando para que se
cumpla con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado.
Gestiona la elaboración del Dictamen Presupuestario.
Nota: Deben utilizarse los modelos establecidos para la elaboración de

los documentos en los casos que aplique.
Emite dictamen presupuestario según lo indicado en el artículo No. 15
6. del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y traslada a
Internos o puesto
equivalente
Traslada expediente de compra debidamente foliado (Solicitud de
7. Compra, especificaciones técnicas, proyecto de bases de cotización) y
puesto equivalente
oficio a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Coordina el análisis del expediente de compra, verificando que el
proyecto de bases de cotización cumpla con los aspectos legales,
requisitos fundamentales, no fundamentales y verifica que los criterios
8. de calificación y ponderación estén correctamente formulados.
Gestión de Adquisiciones
Traslada expediente a la dependencia interesada con las observaciones
correspondientes.
Recibe expediente, autoriza y coordina la publicación del proyecto de
Jefe DSAI o puesto
9. bases en el Sistema de Información y Contrataciones del Estado –
equivalente
GUATECOMPRAS-
Recibe expediente y publica el proyecto de bases en el sistema
GUATECOMPRAS, el cual debe permanecer publicado por un plazo no
menor de tres días para la recepción de comentarios o sugerencias que
permita mejorar su contenido, imprime constancia que genera el sistema Responsable de Compras o
10.
GUATECOMPRAS e integra al expediente. puesto equivalente
Si no hay comentarios o sugerencias continúa en el paso No. 19 del

procedimiento.

Si hay comentarios o sugerencias, se realizan las consultas
correspondientes (administrativo, legal, técnico, otros).
Recibe comentarios o sugerencias, y en función de la complejidad
determina si la respuesta puede ser resuelta de forma interna por la
Dependencia o área especializada externa.
11. Si la respuesta puede ser resuelta dentro de la Dependencia traslada
Puesto equivalente
respuesta a la persona correspondiente y continúa en el paso No. 12.
Si se requiere consultar a área especializada externa traslada al área

correspondiente con visto bueno del Director o puesto equivalente.
Analiza y da respuesta al comentario o sugerencia y traslada al Director o

12. Área especializada externa
puesto equivalente de la dependencia.
Director o puesto
Recibe respuesta y traslada al Responsable de Compras o Responsable de
la Compra.
dependencia
Recibe la respuesta y analiza conjuntamente con el Jefe DSAI o puesto Responsable de Compras o
14.
equivalente para su visto bueno. Puesto equivalente
Coordina la publicación de la respuesta aclaratoria a través del sistema Jefe DSAI o puesto
GUATECOMPRAS, en un plazo no mayor de tres días hábiles de concluida equivalente y Responsable
15.
la fase de consulta pública del proyecto de bases, imprime constancia de Compras o Puesto
generada y adjunta al expediente. equivalente
Integra observaciones recibidas que procedan al Proyecto de Bases de Responsable de Compras o

16.
Cotización. Puesto equivalente
Integra el expediente para solicitud de opinión jurídica con la siguiente

información:
1. Proyecto de Bases de Cotización
2. Proyecto de Formulario de Presentación de Oferta
3. Proyecto de Contrato Responsable de Compras o
17.
4. Dictamen Técnico Puesto equivalente
5. Dictamen Presupuestario
Elabora oficio y obtiene firmas correspondientes para su traslado a la

Dirección de Asesoría Jurídica.
Analiza expediente de compra, emite opinión jurídica y traslada a Dirección de Asesoría

18.
Director o puesto equivalente de la dependencia. Jurídica
Solicita a las diferentes Direcciones que integran el Ministerio de

Finanzas Públicas, la designación de los servidores públicos que formarán
Director o puesto
parte de la Junta de Cotización, titulares y suplentes, siendo la autoridad
competente la responsable de verificar la idoneidad de los servidores
dependencia
públicos nombrados. Adjuntando el historial laboral solicitado a Recursos
Humanos.
Recibe expediente de compra, oficios de respuesta de nombramiento de Director o puesto
20. Junta de Cotización y traslada al Responsable de Compras o puesto equivalente de la
equivalente. dependencia
Coordina modificaciones u observaciones propuestas por la Dirección de Responsable de Compras o
21.
Asesoría Jurídica y continúa con el trámite. puesto equivalente

Elabora “Formulario de Presentación de Oferta” y obtiene firma del Responsable de Compras o
22.
Director o puesto equivalente de la dependencia. puesto equivalente
Integra expediente con los documentos siguientes:
1. Solicitud(es) de Compra y/o Contratación de Servicio
2. Bases de Cotización
3. Especificaciones técnicas
4. Dictamen técnico
6. Opinión Jurídica
7. Modelo de Contrato Administrativo
8. Formulario de Presentación de Oferta Responsable de Compras o
23.
9. Constancia de respuestas aclaratorias (si aplica) puesto equivalente
10. Constancias generadas por el sistema GUATECOMPRAS
11. Oficios de solicitud de propuestas para la integración de la Junta
de Cotización
12. Respuesta al oficio de solicitud de propuestas para la Junta de
Cotización en que se haga constatar la idoneidad, en el ámbito
de aplicación y adjunte historial laboral
Adicional a la información anterior el expediente debe contener todos los
documentos generados desde su inicio.
Redacta oficio de solicitud de aprobación de Formulario de Presentación
de Oferta, Bases de Cotización, Especificaciones Técnicas y Responsable de Compras o
24.
nombramiento de la Junta de Cotización y traslada al Director o puesto puesto equivalente
equivalente de la dependencia.
Revisa y firma oficio de solicitud de aprobación de documentos, así como Director o puesto
25. el “Formulario de Presentación de Oferta”. Devuelve expediente a equivalente de la
Responsable de Compras o Puesto equivalente. dependencia
Traslada expediente debidamente foliado a la Dirección de Asuntos Responsable de Compras o

26.
Administrativos. puesto equivalente
27. Recibe expediente y traslada a la Sección de Eventos de Adquisiciones.
Gestión de Adquisiciones
Revisa expediente, analiza la documentación y si cumple con los

requisitos, redacta proyecto de Resolución Ministerial de aprobación de
Bases de Cotización y Resolución Ministerial de nombramiento de Junta
de Cotización, utilizando los modelos establecidos. Elabora proyecto de
Coordinador de la Sección
28. providencia y traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.
de Eventos de Adquisición
Si no cumple con los requisitos, traslada expediente a la dependencia
solicitante para que realice las correcciones o adicione los documentos
faltantes.
Revisa proyecto de resoluciones y en providencia indica si proceden o no Dirección de Asesoría
29.
trasladar a firma. Jurídica
Coordina con el Departamento de Gestión de Adquisiciones para el
cumplimiento de requisitos, si la providencia indica que las resoluciones
no proceden a firma.
30.
Si la providencia indica que las resoluciones proceden a firma, realiza de Eventos de Adquisición
correcciones a las resoluciones si hubiere, elabora “Informe Ejecutivo” y
traslada al Viceministro del área correspondiente con visto bueno del
Director o puesto equivalente de Asuntos Administrativos.

Viceministro de
Firma y sella resoluciones ministeriales y traslada a la Dirección de
Recibe expediente, coordina con la Secretaría General la asignación del
número correlativo a las Resoluciones Ministeriales. Coordina la
notificación a los integrantes de la Junta de Cotización la resolución de
32. nombramiento.
Integra al expediente las cédulas de notificación y certificaciones de las
resoluciones para el envío del mismo a la dependencia solicitante.
Actualiza cronograma de actividades en las Bases de Cotización, redacta
nota de convocatoria de invitación a cotizar la cual debe incluir: nombre
33. del evento, número de operación en GUATECOMPRAS –NOG-, fecha,
puesto equivalente
lugar y hora de recepción de ofertas y solicita firma de Director o puesto
equivalente de la dependencia.
Publica evento y anexos en el sistema GUATECOMPRAS, debe de ingresar
el Número de Identificación Tributaria (NIT) en los documentos que
aplique:
1. Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio
2. Bases de Cotización y especificaciones técnicas
Jefe DSAI o puesto
equivalente / Responsable
34. 5. Proyecto de Contrato Administrativo
de Compras o Responsable
6. Formulario de Presentación de Oferta
de la Compra
7. Nota de convocatoria a cotizar
8. Resolución Ministerial de aprobación de documentos de
Cotización
9. Criterio de Calificación
Imprime constancia de operación realizada, la adjunta al expediente.

Coordina elaboración de oficio y notificación a los miembros de la Junta
de Cotización nombrados sobre la fecha, lugar y hora de recepción de Responsable de Compras o
35.
ofertas, así como el número de operación en GUATECOMPRAS –NOG- puesto equivalente
para que consulte el evento y las bases.
Recibe expediente y ofertas en el tiempo establecido según cronograma.
Apertura plicas en presencia de los oferentes, identificando al oferente,
monto de la oferta, seguro de caución de sostenimiento de oferta con su
respectiva certificación de autenticidad y otros datos que la Junta de
Cotización considere necesarios. Entrega constancia de recepción de
oferta a los proveedores. Suscribe acta de recepción de ofertas y
36. Junta de Cotización
apertura de plicas y traslada copia al Responsable de Compras o
Responsable de la Compra para su publicación.
En ausencia de ofertas se levanta acta para hacer del conocimiento de las

autoridades y se procederá según lo establecido en la Ley de
Contrataciones del Estado.
Coordina la emisión de la certificación de acta de apertura de plicas o
copia certificada, y listado de oferentes, publica en sistema Responsable de Compras o
37.
GUATECOMPRAS a más tardar dos días hábiles después de la apertura de puesto equivalente
ofertas, e imprime constancia de la operación.
Califica las ofertas verificando aspectos legales de acuerdo a las Bases de
Cotización, especificaciones técnicas, ofertas económicas, suscribe acta
de adjudicación, resolución de la junta y traslada copia al Jefe DSAI o
puesto equivalente.
Certifica el acta de adjudicación y coordina la publicación de la misma y
la resolución de la junta en el sistema GUATECOMPRAS respetando los Jefe DSAI o puesto
39.
plazos legales establecidos. Ingresa los criterios de evaluación del evento. equivalente
Imprime constancia de la operación y adjunta al expediente.
Monitorea el sistema GUATECOMPRAS para atender inconformidades.
Si se presentan inconformidades, procede a imprimir y entregar a la
Junta de Cotización, para que analicen y respondan dentro de los plazos
Jefe DSAI o puesto
40. establecidos. Continúa procedimiento.
equivalente
Si no se presentan inconformidades, notifica electrónicamente a los
miembros de la Junta de Cotización, que no ha sido presentada ninguna
inconformidad. Continúa en paso No. 44.
Recibe inconformidades por parte de los oferentes participantes en el
sistema GUATECOMPRAS, dentro del plazo establecido en ley.
Si se presentan inconformidades, debe resolver las mismas dentro del
plazo establecido y requiere coordinación de la publicación en el sistema
GUATECOMPRAS.
Si no se presentan inconformidades, continúa en el paso No. 44.
Coordina la publicación de respuestas a inconformidades en el sistema
42. GUATECOMPRAS, imprime constancia de operación en el sistema y
Puesto equivalente
traslada a la Junta de Cotización.
Informa por escrito sobre sus actuaciones, adjunta al expediente informe
43. y constancia de respuesta de inconformidades y traslada a la Dirección Junta de Cotización
Revisa expediente, analiza la documentación y si cumple con los
requisitos, redacta proyecto de Resolución Ministerial de adjudicación, Coordinador de la Sección
44. según modelo establecido; traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica. de Eventos de
Si no cumple con los requisitos coordina con la Junta de Cotización Adquisiciones
correspondiente para subsanar los mismos.
Revisa proyecto de resolución y en providencia indica que proceda a
firma realizando las correcciones requeridas. Dirección de Asesoría
45.
Traslada expediente a la Sección de Eventos de Adquisiciones de la Jurídica
Dirección de Asuntos Administrativos.
Realiza correcciones a la resolución, elabora informe ejecutivo y traslada Coordinador de la Sección
46. al Viceministro del área correspondiente, por medio de oficio firmado de Eventos de
por el Director o puesto equivalente de Asuntos Administrativos. Adquisiciones
Verifica, si está de acuerdo aprueba lo actuado por la Junta de
Cotización, firma y sella resolución ministerial.
Si imprueba lo actuado por la Junta de Cotización, devuelve el
Viceministro de
expediente para continuar con el proceso según lo que establece la Ley
de Contrataciones.
En ambos casos se traslada el expediente a la Dirección de Asuntos
Administrativos.
número correlativo y fecha a la Resolución Ministerial. Coordinador de la Sección
48.
Traslada el expediente a la dependencia interesada en la compra.

Coordina la publicación en el sistema GUATECOMPRAS dentro de los dos
días hábiles siguientes a la fecha de emisión de la resolución de
adjudicación, imprime constancia de operación en el sistema.
Espera el plazo establecido en ley para interposición de recursos

administrativos.
49.
puesto equivalente
Si recibe notificación de la Secretaría General sobre la existencia de
interposición de recurso administrativo, debe emitir informe
circunstanciado o la remisión del expediente administrativo.
Si no existe interposición de recursos administrativos, continúa en el

paso No. 50.
Recibe informe circunstanciado o expediente, realiza el trámite,
resolución y notificación correspondiente a los miembros de la Junta de
Cotización y oferentes.
Si la resolución establece que no puede continuarse con el evento, se

50. Secretaría General
procede con lo que establezca la misma.
Si la resolución establece que puede continuar con el evento, traslada el

expediente al Director o puesto equivalente de la dependencia
interesada.
Recibe expediente y complementa información en el(los) proyecto(s) de
contrato(s) administrativo(s) con base a las notificaciones de la(s)
resolución(es) respectiva(s), imprime y coordina su revisión y suscripción,
una vez cumplido con el plazo para la interposición de recursos y/o Responsable de Compras o
51.
resuelto el recurso interpuesto si lo hubiere con las publicaciones Puesto equivalente
correspondientes en el sistema GUATECOMPRAS.
Cuando corresponda, gestiona la Constancia de Disponibilidad
Presupuestaria -CDP-.
Redacta oficio de solicitud para revisión de contrato administrativo para

la firma de la autoridad correspondiente. Responsable de Compras o
52.
Puesto equivalente
Traslada expediente al Director de Asuntos Administrativos.
Recibe y gestiona con el Departamento de Gestión de Adquisiciones la

revisión del expediente y contrato administrativo y si cumple con los
requisitos, mediante providencia traslada a la Dirección de Asesoría
Director o puesto
53. Jurídica.
equivalente de DAA
Si no cumple con los requisitos traslada a la dependencia encargada de
la compra para el cumplimiento de los mismos.
Revisa contrato administrativo y mediante providencia indica si proceden
o no trasladar a firma y devuelve expediente.
54.
Si no procede a firma, se remite expediente con providencia a la Jurídica
Dirección de Asuntos Administrativos para que el Departamento de
Gestión de Adquisiciones proceda con lo solicitado.
Recibe expediente y traslada al Departamento de Gestión de
Director o puesto
55. Adquisiciones, quien coordina la elaboración de la providencia para
equivalente de DAA
remitir el expediente a la dependencia responsable de la compra.

Solicita el número de contrato e imprime en el papel que cumple con las Responsable de Compras o
56.
características legales. Puesto equivalente
Gestiona la firma del contrato administrativo del proveedor.

57.
Traslada el expediente mediante oficio a la Dirección de Asuntos Puesto equivalente
Administrativos.
Recibe expediente y elabora el “Informe Ejecutivo” y traslada al Director Departamento de Gestión

58.
de la dependencia interesada. de Adquisiciones
Director de la Dependencia
Firma y sella contrato administrativo si está de acuerdo, y traslada a la
59. interesada
Departamento de Gestión
60. Recibe expediente y traslada a la dependencia responsable de la compra.
de Adquisiciones
Recibe expediente, certifica copia de contrato administrativo y entrega al

proveedor adjudicado la copia certificada de contrato administrativo y Responsable de Compras o
61.
solicita Seguro de Caución de cumplimiento de contrato debidamente puesto equivalente
certificado.
Entrega Seguro de Caución de cumplimiento de contrato y certificación a
62. Proveedor adjudicado
la dependencia responsable de la compra.
Integra Seguro de Caución de cumplimiento de contrato y certificación al
63. expediente y traslada expediente a la Dirección de Asuntos
puesto equivalente
Administrativos.
Recibe expediente y elabora la Resolución Ministerial de aprobación de Departamento de Gestión

64.
contrato, y traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica. de Adquisiciones
Revisa Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato administrativo y

65. en providencia traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos para
Jurídica
que lo remita a la Sección de Eventos de Adquisición.
Realiza las correcciones correspondientes si existen observaciones en el
acuerdo, elabora informe ejecutivo con visto bueno del Director de Coordinador de la Sección
66.
Asuntos Administrativos, y traslada al Viceministro del área de Eventos de Adquisición
correspondiente.
Firma y sella Resolución Ministerial de aprobación de contrato Viceministro de
67. administrativo; remite a la Dirección de Asuntos Administrativos. Administración Interna y
Recibe expediente y gestiona la asignación de número, fecha y
68. certificación de la Resolución Ministerial con la Secretaría General.
de Adquisiciones
Traslada a la dependencia responsable de la compra.
Ingresa al Portal de CGC Online, para registrar el Contrato de acuerdo a
lo establecido en la normativa, adjuntando copia de:
 Resolución Ministerial de aprobación de contrato Responsable de Compras o

69.
 Contrato administrativo puesto equivalente
 Seguro de Caución de Cumplimiento de Contrato
Imprime constancia de aprobación del contrato.

Publica en el sistema GUATECOMPRAS constancia de aprobación del
contrato de la Contraloría General de Cuentas, contrato administrativo,
Resolución Ministerial de aprobación y Seguro de Caución en los plazos Responsable de Compras o
70.
establecidos en ley. puesto equivalente
Imprime constancia de operación en el sistema y adjunta al expediente.

Coordina designación de miembros de la Comisión Receptora y
Liquidadora y supervisor cuando aplique, elabora oficio de propuesta
71. solicitud de nombramientos, obtiene firma del Director o puesto
puesto equivalente
equivalente de la dependencia responsable de la compra. Traslada a la
Dirección de Asuntos Administrativos
Recibe expediente y revisa oficios, y si los integrantes propuestos
cumplen con los requisitos, redacta proyecto de Resolución Ministerial
72. de nombramiento de Comisión Receptora y Liquidadora; traslada a la
de Adquisiciones
Dirección de Asesoría Jurídica, mediante oficio con visto bueno del
Revisa proyecto de resolución y en providencia indica si procede o no Dirección de Asesoría

73.
trasladar a firma. Jurídica
Recibe el proyecto de resolución y providencia de la Dirección de

Asesoría Jurídica.
Si la providencia indica que la resolución procede a firma, realiza

correcciones requeridas cuando aplique, elabora “Informe Ejecutivo” y Departamento de Gestión
74.
traslada al Viceministro del área correspondiente con visto bueno del de Adquisiciones
Si la providencia indica que la resolución no procede a firma, atiende lo

indicado.
Viceministro de
Firma y sella Resolución Ministerial e instruye su traslado a la Dirección
Recibe expediente y gestiona la asignación de número, fecha, y
certificación de la Resolución con la Secretaría General.
76.
Notifica a los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora la de Adquisiciones
resolución de nombramiento.
Traslada expediente a la dependencia responsable de la compra.
Coordina con la Comisión Receptora y Liquidadora la entrega del Responsable de Compras o

77.
expediente para la recepción y liquidación del contrato. puesto equivalente
Verifica el bien, insumo o servicio conforme las especificaciones

establecidas en el contrato administrativo; si está conforme recibe el
bien, insumo o servicio y la factura, suscribe acta de recepción. En el
caso de los bienes y/o insumos realiza suscripción de acta según
procedimiento “Ingreso a almacén”. Comisión Receptora y
78.
Si no está conforme, rechaza el bien, insumo o servicio y suscribe acta Liquidadora
especificando el motivo del rechazo y a criterio de la comisión según sea
el caso resuelve.
Traslada expediente mediante oficio al Jefe de Departamento de
Servicios Administrativos Internos de la Dependencia Solicitante.

Coordina el pago correspondiente al proveedor, integra los documentos
de soporte al expediente según procedimiento “Ejecución por Jefe DSAI o puesto
79.
Acreditamiento en Cuenta” y cuando proceda la finalización del contrato equivalente
traslada a la Comisión Receptora y Liquidadora.
Verifica los documentos de soporte de pago, si están completos los
documentos suscribe acta de liquidación y elabora informe dirigido al
Viceministro del área correspondiente sobre la recepción y liquidación
del bien, insumo o servicio. Si no están completos solicita a la Comisión Receptora y
80.
dependencia la integración de los documentos faltantes. Liquidadora
Traslada expediente de liquidación a la Dirección de Asuntos

Administrativos.
Recibe y revisa expediente, analiza la documentación y si cumple con los
requisitos, coordina la elaboración de la Resolución Ministerial de
aprobación de recepción y liquidación; traslada a la Dirección de Asesoría
Jurídica.
81.
de Adquisiciones
Si no cumple con los requisitos devuelve el expediente a la dependencia
responsable de la compra para que lo traslade a la comisión Receptora y
Liquidadora con el fin de realizar las correcciones o adicionar los
documentos faltantes.
Revisa resolución y en providencia traslada a la Dirección de Asuntos Dirección de Asesoría

82.
Administrativos. Jurídica
Recibe expediente y realiza correcciones señaladas por la Dirección de

83. Asesoría Jurídica si las hubiera, coordina la elaboración del “Informe
de Adquisiciones
Ejecutivo” y traslada al Viceministro del área correspondiente.
Viceministro de
Firma y sella Resolución Ministerial y traslada a la Dirección de Asuntos
Administrativos.
Recibe y gestiona la asignación de número, fecha, y certificación de la
Resolución Ministerial en coordinación con la Secretaría General.
85. Notifica a los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora, y
de Adquisiciones
proveedor sobre la resolución. Traslada expediente a la dependencia
responsable de la compra.
86. Recibe el expediente para archivo y custodia.
Puesto equivalente

Compra por Cotización de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (1 de 12)
Responsable de Compras/Puesto equivalente Solicitante Servicios Administrativos
Internos o equivalente
INICIO
Coordina con el
solicitante la
revisión de las Inicia proceso de
especificaciones cotización con base
técnicas para al PACC vigente y
corroborar el código autorizado, y a la
de insumo. Si no programación de
existe el código, compras que se
procede a gestionar derive de mismo.
la creación del
mismo
Coordina con los
compra y/o
solicitantes para
contratación de
que procedan con la
servicios, adjunta
elaboración de la
especificaciones
Solicitud de Compra
técnicas y otros
y/o Contratación de
anexos que
Servicio
correspondan
Gestiona
Recibe solicitud y aprobación de la
documentos solicitud ante
A
anexos, revisa la Director o
informaciòn Subdirector
correspondiente
¿Cumple
requisitos?
No
Rechaza y requiere Realiza o gestiona
correcciones o modificaciones y/o
Sí documentación
documentación
adicional adicional
Elabora proyecto de
bases, consolida A
especificaciones
técnicas, solicita
dictamen técnico,
según corresponda
Elabora proyecto de
contrato
administrativo y
oficio de solicitud
de nombramientos
para integrar Junta
de Cotización
Gestiona la
elaboración del Emite dictamen
dictamen presupuestario
presupuestario

Compra por Cotización de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (2 de 12 )
Jefe de Departamento de Jefe de Departamento de
Responsable de Compras/Puesto equivalente Gestión de Adquisiciones Servicios Administrativos Área especializada externa
DAA Internos
Coordina el análisis
del expediente de
Traslada expediente compra, verifica
de compra foliado y proyecto de bases y
oficio criterios de
calificación y
ponderación
Traslada expediente Recibe expediente,

con las autoriza y coordina
observaciones la publicación del
correspondientes proyecto de bases
Publica proyecto de
bases en
GUATECOMPRAS
Imprime constancia
que genera
GUATECOMPRAS e
integra al
expediente y revisa
si existen
comentarios
¿Existen
comentarios o 2
No
sugerencias en
el sistema?
Sì
Recibe comentarios
o sugerencias y
determina si la
respuesta es
resuelta a nivel
interno o externo
Traslada al área
Analiza y da
correspondiente
Respuesta de la respuesta al
Nivel externo con visto bueno del
consulta comentario o
Director o
sugerencia
Sudirector
Nivel interno
Gestiona respuesta
a nivel interno, con
el personal
correspondiente
3

Director o Subdirector de la Responsable de Compras/puesto

Dirección de Asesoría Jurídica
Dirección interesada equivalente
Recibe respuesta y
analiza
Recibe respuesta y
conjuntamente con
traslada
el Jefe de DESAI,
para visto bueno
Coordina la
publicación de la
respuesta
aclaratoria en
GUATECOMPRAS.
Imprime constancia
generada y adjunta
expediente
Integra
observaciones
recibidas que
procedan al
Proyecto de Bases
de Cotización
Integra el
expediente con
información según
procedimiento, para
solicitud de opinión
jurídica. Elabora
oficio y gestiona las
firmas
correspondientes Analiza expediente
de compra, emite
opinión jurídica y
traslada
Solicita a las
diferentes
Direcciones del
MINFIN la
designación para
formar parte de la
Junta de Cotización
Coordina
Recibe expediente
modificaciones u
de compra, oficios
observaciones
de respuesta de
propuestas por la
nombramiento de
Dirección de
Asesoría Jurídica

Responsable de Compras/puesto Director o Subdirector de la Jefe de Departamento de Coordinador de la Sección de

equivalente Dependencia Gestión de Adquisiciones Eventos de Adquisición
Elabora “formulario
de presentación de
oferta” y gestiona
firma del Director o
Subdirector
Integra expediente
con los documentos
según
procedimiento
Elabora oficio de
aprobación de
Revisa y firma oficio
formulario de
de solicitud de
presentación de
aprobación de
oferta, bases de
documentos, así
cotización,
como el formulario
especificaciones
de presentación de
técnicas y
oferta
nombramiento de la
Junta
Traslada expediente
foliado a la
Dirección de
Asuntos
Administrativos Revisa expediente,
analiza
documentación y si
cumple redacta
proyecto de
Recibe expediente y
resolución
traslada a la Sección
ministerial de
de Eventos de
aprobación de
Adquisiciones
Bases de Cotización
y Resolución
Ministerial de
nombramiento de
Elabora proyecto de
providencia y
traslada a la
Dirección de
Asesoría Jurídica

Coordinador de la Sección de Viceministro de Administración Responsable de Compras/Puesto

Eventos de Adquisición Interna y Desarrollo de Sistemas equivalente
Realiza correcciones
a las resoluciones si
Revisa proyecto de
hubiere, elabora Firma y sella
resoluciones y en
informe ejecutivo y resoluciones
providencia indica si
traslada con visto ministeriales y
proceden o no
bueno del Director traslada a la DAA
trasladar a firma
o Subdirector de la
DAA
Recibe expediente y
coordina con la
Secretaría General
la asignación del
correlativo a las
resoluciones
Coordina la
notificación de la
resolución de
nombramiento a los
integrantes de la
Integra al
expediente las
células de
notificación y
certificaciones de
las resoluciones Actualiza
para enviarlas a la cronograma de
Dirección solicitante actividades en las
Bases de Cotización,
redacta nota de
convocatoria de
invitación a cotizar y
gestiona firma del
Director o
Subdirector de la
Dependencia
Publica evento y
anexos en
GUATECOMPRAS
Imprime constancia
de operación
realizada y adjunta
al expediente
Coordina
elaboración de
oficio y notificación
a los miembros de
la Junta de
Cotización

Responsable de Compras,
Junta de Cotización Jefe DSAI o puesto equivalente
puesto equivalente
Recibe expediente y
ofertas en el tiempo
establecido,
apertura plicas en
presencia de los
oferentes
Entrega constancia
de recepción de
oferta a los
proveedores
Coordina la emisión
suscribe acta de de la certificación
recepción de ofertas de acta de apertura
y apertura de plicas, de plicas o copia
traslada copia certificada y listado
de oferentes
Califica las ofertas,

suscribe acta de Publica en
adjudicación, GUATECOMPRAS e
resolución de la imprime constancia
Junta y traslada de la operación
Certifica el acta de
copia
adjudicación y
coordina la
publicación de la
misma y resolución
de la Junta en
GUATECOMPRAS
Ingresa los criterios

de evaluación del
evento, imprime
constancia de la
operación y adjunta
al expediente
Monitorea el
sistema de
GUATECOMPRAS,
para atender
inconformidades
¿Se presentan
inconformidades?
Recibe Sí
inconformidades y
Imprime las
resuelve las mismas
inconformidades y
en el plazo según
entrega a la Junta
Ley y requiere No
de Cotización, para
coordinación de la
atenderlas
publicación en
GUATECOMPRAS
Notifica
electrónicamente a
7 8 los miembros de la
que no existen
inconformidades

Viceministro de
Responsable de Compras/ Coordinador de la Sección de
Junta de Cotización Director de Asesoría Jurídica Administración Interna y
Puesto equivalente Eventos de Adquisiciones
7 8
Informa por escrito

Coordina la Revisa expediente, Revisa proyecto de
sobre sus
publicación de analiza la resolución, emite
actuaciones,
respuestas a documentación y si providencia
adjunta al
inconformidades en cumple redacta indicando que
expediente el
GUATECOMPRAS, e proyecto de procede firma,
informe y
imprime constancia resolución cuando proceda
constancia de
de la operación y ministerial de requiere
respuesta de
traslada adjudicación correcciones
inconformidades
cuando proceda,
elabora informe
ejecutivo y traslada
por medio de oficio
firmado por el
Director o puesto
equivalente de
Asuntos Aprueba lo actuado
Administrativos por la Junta de
Cotización, firma y
sella la resolución
Coordina la ministerial, o
publicación en imprueba
GUATECOMPRAS, Coordina con la
imprime constancia Secretaría General
de la operación y la asignación del
espera el plazo correlativo y fecha a
establecido en ley la resolución
para interposición ministerial
de recursos
administrativos
¿Existe
interposición de
recursos?
Sí
de la Secretaría
General y emite
informe
No circunstanciado o la
remisión del
expediente
administrativo

Secretaría General Director o Subdirector DAA Director de Asesoría Jurídica
puesto equivalente
Recibe informe
circunstanciado o
expediente, realiza Recibe expediente y
el trámite, complementa
resolución y información en el
notificación proyecto de
correspondiente a contrato
los miembros de la administrativo
y oferentes
Imprime y coordina
su revisión y
suscripción una vez
cumplido el plazo
de ley y/o resuelto
el recurso
interpuesto si lo
hubiere con las
publicaciones en
GUATECOMPRAS
Cuando
corresponda,
gestiona la
constancia de
disponibilidad
presupuestaria -
CDP-
Gestiona con el
Redacta oficio de Departamento de
solicitud para Gestión de
revisión de contrato Adquisiciones la
administrativo de la revisión del
autoridad expediente y
correspondiente contrato
administrativo
Revisa y traslada
mediante
providencia a la
Revisa contrato
Dirección de
administrativo y
Asesoría Jurídica. Si
mediante
no cumple, traslada
providencia indica si
a dependencia
proceden o no
encargada de la
trasladar a firma
compra para el
cumplimiento
respectivo
Recibe expediente y
traslada al
Solicita número de Departamento de
contrato e imprime Gestión de
en el papel con las Adquisiciones,
características quien coordina la
legales elaboración de la
providencia para
remitir expediente
10

Responsable de Compras/ Departamento de Gestión Director de la dependencia

Director de Asesoría Jurídica
Puesto equivalente de Adquisiciones interesada
10
Gestiona la firma
del contrato Firma y sella
Recibe expediente y
administrativo del contrato
elabora el informe
proveedor; traslada administrativo y
mediante oficio a la traslada a la DAA
DAA
Certifica copia de
contrato
administrativo y
entrega al Recibe expediente y
proveedor traslada a la
adjudicado la copia dependencia
certificada y solicita responsable de la
seguro de caución compra
de cumplimiento,
debidamente
certificado
Integra seguro de
caución de
cumplimiento de
contrato y
certificación, al
expediente cuando
el proveedor haga
entrega del mismo y
traslada a la DAA
Revisa resolución
Elabora el
ministerial de
Resolución
aprobación de
Ministerial de
contrato y con
aprobación de
providencia traslada
contrato, traslada
a la DAA
11

Viceministro de
Coordinador de la Sección de Departamento de Gestión de Responsable de compra/puesto
Eventos de Adquisición Adquisiciones equivalente
11
Realiza las
correcciones
correspondientes Ingresa al portal de
Recibe expediente y
en el acuerdo Firma y sella CGC online, registra
gestiona la
cuando existan resolución contrato según
asignación de
observaciones, ministerial de normativa,
número, fecha y
elabora informe aprobación de adjuntando copia de
certificación del
ejecutivo con visto contrato Acuerdo Ministerial,
Acuerdo Ministerial
bueno de la administrativo, Contrato
con la Secretaría
Autoridad remite a la DAA Administrativo y
General
Administrativa Seguro de Caución
Superior de la DAA y
traslada
Imprime constancia
de aprobación del
contrato
Publica constancia
de aprobación del
contrato de la
de Cuentas,
contrato
administrativo,
acuerdo ministerial
de aprobación y
seguro de caución
en GUATECOMPRAS
Imprime constancia
de operación en el
sistema y adjunta al
expediente
Coordina
designación de
miembros de la
comisión receptora
y liquidadora y
supervisor cuando
aplique
Recibe expediente y
revisa oficios,
redacta proyecto de Elabora oficio de
resolución solicitud de
ministerial de nombramientos,
nombramiento de obtiene firma del
comisión receptora Director o
y liquidadora. Subdirector de la
Coordina con el Jefe dependencia
de DESAI para los responsable de la
registros compra
presupuestarios
correspondientes
Traslada a la
Dirección de
Asesoría Jurídica
mediante oficio con
visto bueno del
Director o
Subdirector de la
DAA
12

Viceministro de
Dirección de Asesoría Departamento de Gestión de Responsable de Compras/ Comisión Receptora y
Jurídica Adquisiciones Puesto equivalente Liquidadora
12
Recibe el proyecto
de resolución y
providencia, realiza
correcciones
Revisa proyecto de Firma y sella
cuando proceda,
resolución y en resolución
elabora informe
providencia indica si ministerial e
procede o no instruye traslado a
al Despacho
trasladar a firma la DAA
Ministerial con visto
bueno del Director
o Subdirectorde la
DAA
Gestiona la
asignación de
número, fecha y
certificación de la
resolución con la
Secretaria General
Notifica a los
Verifica el bien,
integrantes de la Coordina con la
insumo o servicio
Comisión Receptora Comisión Receptora
conforme las
y Liquidadora la y Liquidadora la
especificaciones en
resolución de entrega del
el contrato
nombramiento y expediente
administrativo
traslada expediente
Si está conforme
recibe el bien,
insumo o servicio y
la factura, suscribe
acta de recepción.
En caso no esté
conforme rechaza el
bien, insumo o
servicio y suscribe
acta especificando
motivo de rechazo
En el caso de los
bienes y/o insumos
realiza suscripción
de acta según
procedimiento
“Ingreso a Almacén”
Traslada expediente
mediante oficio a la
dependencia
responsable de la
compra
13

Jefe Departamento de Viceministro de

Comisión Receptora y Departamento de Gestión de Dirección de Asesoría
Servicios Administrativos Administración Interna y
Liquidadora Adquisiciones Jurídica
Internos Desarrollo de Sistemas
13
Coordina el pago Verifica los

correspondiente al documentos de
proveedor, integra soporte de pago, si
los documentos de están completos
soporte al suscribe acta de
expediente según liquidación y
procedimiento elabora informe
“Ejecución por dirigido a la
Acreditamiento en Viceministro
Cuenta”, cuando correspondiente.
proceda la Cuando proceda,
finalización del solicita la
contrato traslada a integración de los
Revisa y analiza la
la Comisión documentos
documentación del
Receptora faltantes
expediente,
coordina la
elaboración de la
resolución
Traslada expediente Revisa resolución y
ministerial de
de liquidación a la en providencia
aprobación de
DAA traslada a la DAA
recepción y
liquidación. Si no
cumple devuelve
expediente para
completar los
requisitos
Recibe expediente,
realiza correcciones
señaladas si las
hubiera, coordina la
elaboración del
Informe Ejecutivo
Firma y sella
resolución
ministerial y
traslada a la DAA
Gestiona la
asignación de
número, fecha y
resolución
ministerial en
coordinación con la
Secretaría General
Notifica a los
Recibe y traslada
integrantes de la
expediente al
Comisión Receptora
Responsable de
y Liquidadora y
Compras/Puesto
proveedor sobre la
Equivalente, para
resolución, traslada
archivo y custodia
expediente
FIN

Compra por Licitación de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos

Internos
Definir los criterios y actividades necesarias para realizar adquisiciones de insumos y contratación de servicios
bajo la modalidad de compra por licitación, en el marco de las leyes y normativas aplicables.
Inicia: Inicia proceso de licitación con base al Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC-vigente y
autorizado, y a la programación de compras que se derive del mismo.
b. Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento
c. Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento
d. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente
e. Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
GUATECOMPRAS
f. Ley Contra la Corrupción
g. Reglamento Orgánico Interno del MINFIN
h. Guía de Sistema de Gestión y Pre orden de Compra
i. Acuerdo A-038-2016, Acuerdo de la Contraloría General de Cuentas para envío digital de Contratos
j. Acuerdo Ministerial 365-2016 del Ministerio Finanzas Públicas
1. El Subdirector o puesto equivalente podrá realizar funciones asignadas al Director o puesto equivalente,
según designación.

Inicia proceso de licitación con base al Plan Anual de Compras y Jefe Administrativo y/o
1. Contrataciones -PACC-vigente y autorizado, y a la programación de Responsable de Compras o
compras que se derive del mismo. puesto equivalente
Coordina con el solicitante la revisión de las especificaciones técnicas en el
caso de equipos, suministros y/o servicios especializados para corroborar el
2. código de insumo.
puesto equivalente
Si no existe el código, procede a gestionar la creación del mismo.
Coordina con los solicitantes para que procedan con la elaboración de la
3. “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, y la programación de
puesto equivalente
entregas en los casos de recepciones parciales.
información requerida.
Asimismo, debe adjuntar como anexo a la solicitud de compra las
especificaciones técnicas, planos, diagramas u otros que fueran necesarios,
la programación de entregas en los casos de recepciones parciales, criterios
4. Solicitante
de calificación.
Gestiona la aprobación de la solicitud por el Director o puesto equivalente
de la dependencia correspondiente.
Traslada “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” y documentos
anexos al Responsable de Compras o Responsable de la Compra.

Recibe solicitud de “Compra y/o Contratación de Servicio” y documentos
anexos y revisa la información que forma parte del expediente.
Si no cumple, rechaza y requiere al solicitante que realice correcciones o

elabore un nuevo formulario, o que adjunte documentos pendientes.
Si la información es correcta elabora los documentos y actividades
siguientes, de conformidad con la normativa legal vigente:
 Proyecto de Bases de Licitación de acuerdo a los requisitos
establecidos en la Ley de Contrataciones y Reglamento.
5.  Consolida especificaciones técnicas y solicita dictamen técnico según
puesto equivalente
corresponda.
 Proyecto de contrato administrativo.
 Oficios de solicitud de nombramientos del personal para integrar
Junta de Licitación y sus respectivos suplentes velando para que se
cumpla con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado.

Gestiona la elaboración del Dictamen Presupuestario.
Nota: Deben utilizarse los modelos establecidos para la elaboración de los
documentos cuando aplique.
Emite dictamen presupuestario según lo indicado en el artículo No. 15 del Jefe de Departamento de
6. Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y traslada a Servicios Administrativos o
Responsable de Compras. puesto equivalente
Traslada expediente de compra debidamente foliado (Solicitud de Compra,
7. especificaciones técnicas, proyecto de bases de licitación) y oficio a la
puesto equivalente
Coordina el análisis del expediente de compra, verificando que el proyecto
de bases de licitación cumpla con los requisitos fundamentales, no
fundamentales y verifica que los criterios de calificación y ponderación
estén correctamente formulados de acuerdo lo indicado por la Ley de Jefe de Departamento de
8.
Contrataciones del Estado; revisa oficios de solicitud de nombramiento de Gestión de Adquisiciones
Junta de Licitación.
correspondientes.
Recibe expediente, autoriza y coordina la publicación del proyecto de bases
Jefe DSAI o puesto
9. en el Sistema de Información y Contrataciones del Estado –
equivalente
GUATECOMPRAS-.
Recibe expediente y publica el proyecto de bases en el sistema
GUATECOMPRAS, el cual debe permanecer publicado por un plazo no
menor de tres días para la recepción de comentarios o sugerencias que
permita mejorar su contenido, imprime constancia que genera el sistema
10. GUATECOMPRAS e integra al expediente.
puesto equivalente
Si no hay comentarios o sugerencias continúa en el paso No. 21 del
procedimiento.
Si hay comentarios o sugerencias, se realizan las consultas
correspondientes (administrativo, legal, técnico, otros).
Recibe comentarios o sugerencias, y en función de la complejidad
determina si la respuesta puede ser resuelta de forma interna por la
Dependencia o área especializada externa.
Si la respuesta puede ser resuelta dentro de la Dependencia traslada Responsable de Compras o
11.
respuesta a la persona correspondiente y continúa en el paso No. 13. puesto equivalente
correspondiente con visto bueno del Director o puesto equivalente de la
dependencia.
Analiza y da respuesta al comentario o sugerencia y traslada al Director o
puesto equivalente de la dependencia interesada.
Recibe respuesta y traslada al Responsable de Compras o Responsable de la Director o puesto equivalente

13.
Compra. de la dependencia interesada
Recibe la respuesta y analiza conjuntamente con el Jefe DSAI para su visto Responsable de Compras/
14.
bueno. Puesto equivalente
Coordina la publicación de la respuesta aclaratoria a través del sistema

Jefe DSAI y Responsable de
GUATECOMPRAS, en un plazo no mayor de tres días hábiles de concluida la
15. Compras o Responsable de la
fase de consulta pública del proyecto de bases, imprime constancia
Compra
generada y adjunta al expediente.
Integra observaciones recibidas que procedan al Proyecto de Bases de Responsable de Compras o

16.
Licitación. puesto equivalente
Integra el expediente para solicitud de dictamen jurídico con la siguiente

información:
1. Proyecto de Bases de Licitación
2. Proyecto de Formulario de Presentación de Oferta
3. Proyecto de Contrato Responsable de Compras o
17.
4. Dictamen Técnico puesto equivalente

Analiza expediente de compra, emite opinión jurídica y traslada al Director

18. Dirección de Asesoría Jurídica
o puesto equivalente de la dependencia Interesada.
Solicita a las diferentes Direcciones que integran el Ministerio de Finanzas

Públicas, la designación de los servidores públicos que formarán parte de la
Junta de Licitación, titular y suplente, siendo la autoridad competente la Director o puesto equivalente
19.
responsable de verificar la idoneidad de los servidores públicos nombrados. de la dependencia interesada
Adjuntando el historial laboral proporcionado por la Dirección de Recursos
Humanos.
Recibe expediente de compra, oficios de respuesta de nombramiento de
Director o puesto equivalente
20. Junta de Licitación y traslada al Responsable de Compras o Responsable de
de la dependencia interesada
la Compra.
Coordina modificaciones u observaciones propuestas por la Dirección de Responsable de Compras o

21.
Asesoría Jurídica y continúa con el trámite. puesto equivalente
Elabora “Formulario de Presentación de Oferta” y obtiene firma del Responsable de Compras o

22.
Director o puesto equivalente de la dependencia. puesto equivalente
2. Bases de Licitación
3. Especificaciones técnicas
4. Dictamen técnico Responsable de Compras o
23.
5. Dictamen Presupuestario puesto equivalente
7. Modelo de Contrato Administrativo
9. Constancia de respuestas aclaratorias (si aplica)

10. Constancias generadas por el sistema GUATECOMPRAS
11. Oficios de solicitud de propuestas para la integración de la Junta
de Licitación
12. Respuesta al oficio de solicitud de propuestas para la Junta de
Licitación en que se haga constatar la idoneidad, en el ámbito de
aplicación y adjunte historial laboral

Redacta oficio de solicitud de aprobación de Formulario de Presentación
de Oferta, Bases de Licitación, Especificaciones Técnicas y nombramiento Responsable de Compras o
24.
de la Junta de Licitación y traslada al Director o puesto equivalente de la puesto equivalente
dependencia.
Revisa y firma oficio de solicitud de aprobación de documentos, así como el
25. “Formulario de Presentación de Oferta”. Devuelve expediente a
de la dependencia
Recibe y traslada expediente foliado al Departamento de Gestión de Responsable de Compras o

26.
Adquisiciones. puesto equivalente
Recibe expediente, revisa y traslada al Coordinador de la Sección de Jefe del Departamento de

27.
Eventos de Adquisición. Gestión de Adquisiciones
Revisa expediente, analiza la documentación y si cumple con los requisitos,

redacta proyecto de Resolución Ministerial de aprobación de Bases de
Licitación y Resolución Ministerial de nombramiento de Junta de Licitación,
utilizando los modelos establecidos. Elabora proyecto de providencia y Coordinador de la Sección de
28.
traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica. Eventos de Adquisición
Si no cumple con los requisitos, traslada expediente a la Dirección
Solicitante para que realice las correcciones o adicione los documentos
faltantes.
Revisa proyecto de resoluciones y en providencia indica si proceden o no

trasladar a firma.
Coordina con el Departamento de Gestión de Adquisiciones para el

cumplimiento de requisitos, si la providencia indica que las resoluciones no
proceden a firma.
Coordinador de la Sección de
30. Si la providencia indica que las resoluciones proceden a firma, realiza
Eventos de Adquisición
traslada al Despacho Ministerial con visto bueno del Director o puesto
equivalente de Asuntos Administrativos.
Firma y sella resoluciones ministeriales y traslada a la Dirección de Asuntos

31. Ministro
Administrativos.

número correlativo a las Resoluciones Ministeriales. Coordina la
notificación a los integrantes de la Junta de Licitación la resolución de Coordinador de la Sección de
32.
nombramiento. Eventos de Adquisición
resoluciones para el envío del mismo a la Dirección Solicitante.
Actualiza cronograma de actividades en las Bases de Licitación, redacta
33. nota de convocatoria de invitación a licitar la cual debe incluir: nombre del
puesto equivalente
evento, número de operación en GUATECOMPRAS -NOG-, fecha, lugar y

hora de recepción de ofertas y solicita firma del Director o puesto
equivalente de la Dependencia.
Publica evento y anexos en el sistema GUATECOMPRAS debe de ingresar el

Número de Identificación Tributaria (NIT) en los documentos que aplique:
2. Bases de Licitación y especificaciones técnicas
Jefe DSAI o puesto
equivalente y Responsable de
34. 6. Proyecto de Contrato Administrativo
Compras o puesto
equivalente
8. Nota de convocatoria a licitar
9. Resolución Ministerial de aprobación de documentos de Licitación
10. Criterio de Calificación
Imprime constancia de operación realizada, la adjunta al expediente y
coordina con la Dirección de Comunicación Social la publicación en el
Diario de Centroamérica.
Coordina elaboración de oficio y notificación a los miembros de la Junta de

Licitación nombrados sobre la fecha, lugar y hora de recepción de ofertas,
35. así como el número de operación en GUATECOMPRAS -NOG- para que
puesto equivalente
consulte el evento y las bases. Solicita capacitación al Departamento de
Gestión de Adquisiciones para los integrantes de la Junta de Licitación.
Recibe expediente y ofertas en el tiempo establecido según cronograma.

Apertura plicas en presencia de los oferentes, identificando al oferente,
monto de la oferta, seguro de caución de sostenimiento de oferta con su
respectiva certificación de autenticidad y otros datos que la Junta de
Licitación considere necesarios. Entrega constancia de recepción de oferta a
36. los proveedores. Suscribe acta de recepción de ofertas y apertura de plicas Junta de Licitación
y traslada al Responsable de Compras o Responsable de la Compra para su
publicación.
En ausencia de ofertas se levanta acta para hacer del conocimiento de las
autoridades y se procederá según lo establecido en la Ley de
Coordina la emisión de la certificación de acta de apertura de plicas o copia

certificada y listado de oferentes, publica en sistema GUATECOMPRAS el
37. acta de apertura y seguro de sostenimiento de oferta, a más tardar dos días
puesto equivalente
hábiles después de la apertura de ofertas, e imprime constancia de la
operación.
Califica las ofertas verificando aspectos legales de acuerdo a las Bases de
Licitación, especificaciones técnicas, ofertas económicas, suscribe acta de
38. Junta de Licitación
adjudicación y traslada copia de las plicas presentadas al Jefe DSAI o
puesto equivalente, para su resguardo.
Emite certificación de acta de adjudicación o copia certificada, y coordina la
publicación en el sistema GUATECOMPRAS respetando los plazos legales Jefe DSAI o puesto
39.
establecidos, ingresa los criterios de evaluación del evento. Imprime equivalente
constancia de la operación y adjunta al expediente.
Monitorea el sistema GUATECOMPRAS para atender inconformidades. Jefe DSAI o puesto
40.
Si existen, procede a imprimir y entregar a la Junta de Licitación, para que equivalente

analicen y respondan.
Si no existen, notifica electrónicamente a los miembros de la Junta de
Licitación, que no ha sido presentada ninguna inconformidad.
Recibe inconformidades por parte de los oferentes participantes en el

sistema GUATECOMPRAS, dentro del plazo establecido en ley.
Si se presentan inconformidades, debe resolver las mismas dentro del
41. Junta de Licitación
plazo establecido y requiere publicación en el sistema GUATECOMPRAS al
Jefe DSAI.

42. GUATECOMPRAS, imprime constancia de operación en el sistema y traslada
puesto equivalente
a la Junta de Licitación.
Informa por escrito sobre sus actuaciones, adjunta al expediente informe y
43. constancia de respuesta de inconformidades y traslada a la Dirección de Junta de Licitación
redacta proyecto de Resolución Ministerial de adjudicación, según modelo
44. establecido; traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Eventos de Adquisiciones
Si no cumple con los requisitos coordina con la Junta de Licitación
correspondiente para subsanar los mismos.
Revisa proyecto de resolución y en providencia indica que proceda a firma
realizando las correcciones requeridas.
Traslada expediente a la Sección de Eventos de Adquisiciones de la
Realiza correcciones a la resolución, elabora informe ejecutivo y traslada al
46. Despacho Ministerial, por medio de oficio firmado por el Director o puesto
Verifica, si está de acuerdo, aprueba lo actuado por la Junta de Licitación,
firma y sella resolución ministerial.
Si imprueba lo actuado por la Junta de Licitación, devuelve el expediente
47. para continuar con el proceso según lo que establece la Ley de Ministro
Contrataciones.
Administrativos.
48. número correlativo y fecha a la Resolución Ministerial.
Traslada el expediente a la dependencia encargada de la compra.
días hábiles siguientes a la fecha de emisión de la resolución de
adjudicación, imprime constancia de operación en el sistema.
Espera el plazo establecido en ley para la interposición de recursos
administrativos. Responsable de Compras o
49.
Si recibe notificación de la Secretaría General sobre la existencia de puesto equivalente
interposición de recurso administrativo, debe emitir informe
circunstanciado o la remisión del expediente administrativo.
Si no existe interposición de recursos administrativos, continúa en el paso
No. 49.
Recibe informe circunstanciado o expediente, realiza el trámite, resolución
50. y notificación correspondiente a los miembros de la Junta de Licitación y Secretaría General
oferentes.
expediente al Director o puesto equivalente de la Dependencia interesada.
resolución(es) respectiva(s), imprime y coordina su suscripción, una vez
cumplido con el plazo para la interposición de recursos y/o resuelto el Responsable de Compras o
51.
recurso interpuesto si lo hubiere con las publicaciones correspondientes en puesto equivalente
el sistema GUATECOMPRAS.
Redacta oficio de solicitud para firma de contrato administrativo del
Viceministro del área correspondiente. Responsable de Compras o
52.
Traslada expediente al Director o puesto equivalente de Asuntos puesto equivalente
Administrativos.
requisitos, mediante providencia traslada a la Dirección de Asesoría Director o puesto equivalente
53.
Jurídica. de DAA
Si no cumple con los requisitos traslada a la dependencia encargada de la
compra para el cumplimiento de los mismos.
Revisa contrato administrativo y mediante providencia indica si proceden o
no trasladar a firma y devuelve expediente.
54. Si no procede a firma, se remite expediente con providencia a la Dirección Dirección de Asesoría Jurídica
de Asuntos Administrativos para que el Departamento de Gestión de
Adquisiciones proceda con lo solicitado
Recibe expediente y traslada al Departamento de Gestión de Adquisiciones,
55. quien coordina la elaboración de la providencia para remitir el expediente a
de DAA
la dependencia responsable de la compra.
Solicita el número de contrato e imprime en el papel que cumple con las
56. características legales y traslada al Coordinador de la Sección de Eventos
puesto equivalente
de Adquisiciones.
Gestiona la firma del contrato administrativo del proveedor.
57. Traslada el expediente mediante providencia a la Dirección de Asuntos
puesto equivalente
Administrativos.
Recibe expediente y elabora el “Informe Ejecutivo” y traslada al Departamento de Gestión de

58.
Viceministro del área correspondiente. Adquisiciones
Viceministro de
Departamento de Gestión de
60. Recibe expediente y traslada a la dependencia responsable de la compra.
Adquisiciones

61. proveedor adjudicado la copia certificada de contrato administrativo y
puesto equivalente
solicita Seguro de Caución de cumplimiento de contrato y certificación.
Entrega Seguro de Caución de cumplimiento de contrato y certificación a la

62. Proveedor adjudicado
dependencia responsable de la compra.

Integra Seguro de Caución de cumplimiento de contrato y certificación y Responsable de Compras o
63.
traslada expediente a la Dirección de Asuntos Administrativos. puesto equivalente
Recibe expediente y elabora el Acuerdo Ministerial de aprobación de Departamento de Gestión de

64.
contrato, y traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica. Adquisiciones
Revisa Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato administrativo y en

providencia traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos.

66. acuerdo, elabora informe ejecutivo con visto bueno del Director o puesto
equivalente de Asuntos Administrativos, y traslada al Despacho Ministerial.
67. Refrenda y sella el Acuerdo Ministerial y traslada al Despacho Ministerial. Viceministro que corresponda
Firma y sella Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato administrativo;

68. Ministro
remite a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Recibe expediente y gestiona la asignación de número, fecha y

69. certificación del Acuerdo Ministerial con la Secretaría General.
Adquisiciones
Traslada a la dependencia responsable de la compra.
Ingresa al Portal de CGC Online, para registrar el Contrato de acuerdo a lo
establecido en la normativa, adjuntando copia de:
 Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato
70.  Contrato administrativo
puesto equivalente
Imprime constancia de aprobación.

71. Acuerdo Ministerial de aprobación y Seguro de Caución en los plazos
puesto equivalente
establecidos en ley.
Coordina designación de miembros de la Comisión Receptora y Liquidadora
y supervisor cuando aplique, elabora oficio de solicitud de nombramientos,
72. obtiene firma del Director o puesto equivalente de la dependencia
puesto equivalente
responsable de la compra. Traslada a la Dirección de Asuntos
Administrativos.
Recibe expediente y revisa oficios, y si los integrantes propuestos cumplen
con los requisitos, redacta proyecto de Resolución Ministerial de
nombramiento de Comisión Receptora y Liquidadora; traslada a la
73. Dirección de Asesoría Jurídica, mediante oficio con visto bueno del Director
Adquisiciones
o puesto equivalente de Asuntos Administrativos.
Coordina con el Jefe de DSAI para los registros presupuestarios
correspondientes.
Revisa proyecto de resolución y en providencia indica si procede o no

trasladar a firma.
Recibe el proyecto de resolución y providencia de la Dirección de Asesoría

Jurídica. Coordinador de la Sección de
75.
Si la providencia indica que la resolución procede a firma, realiza Eventos de Adquisición
correcciones requeridas cuando aplique, elabora “Informe Ejecutivo” y

traslada al Despacho Ministerial con visto bueno del Director o puesto
indicado.
Firma y sella Resolución Ministerial e instruye su traslado a la Dirección de

76. Ministro
Recibe expediente y gestiona la asignación de número, fecha, y

certificación de la Resolución con la Secretaría General.
77. Notifica a los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora la
Adquisiciones
Traslada expediente a la dependencia responsable de la compra.
Coordina con la Comisión Receptora y Liquidadora la entrega del Responsable de Compras o

78.
expediente para la recepción y liquidación del contrato. puesto equivalente
Verifica el bien, insumo o servicio conforme las especificaciones

establecidas en el contrato administrativo; si está conforme recibe el bien,
insumo o servicio y la factura, suscribe acta de recepción. En el caso de los
bienes y/o insumos se realiza suscripción de acta según procedimiento
“Ingreso a almacén”. Comisión Receptora y
79.
Si no está conforme, rechaza el bien, insumo o servicio y suscribe acta Liquidadora
especificando el motivo del rechazo y a criterio de la comisión según sea el
caso resuelve.
Traslada expediente mediante oficio al Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos de la Dependencia Solicitante.
Coordina el pago correspondiente al proveedor, integra los documentos de
soporte al expediente según procedimiento “Ejecución por Acreditamiento Jefe DSAI o puesto
80.
en Cuenta” y cuando proceda la finalización del contrato traslada a la equivalente
Comisión Receptora y Liquidadora.
documentos suscribe acta de liquidación y elabora informe dirigido a la
Autoridad Superior del Ministerio sobre la recepción y liquidación del bien,
Comisión Receptora y
81. insumo o servicio. Si no están completos solicita a la dependencia la
Liquidadora
integración de los documentos faltantes.
Traslada expediente de liquidación a la Dirección de Asuntos
Administrativos.
Recibe y revisa expediente, analiza de la documentación y si cumple con los
Jurídica. Departamento de Gestión de
82.
Si no cumple con los requisitos devuelve el expediente a la dependencia Adquisiciones
responsable de la compra para que lo traslade a la comisión Receptora y
Liquidadora con el fin de realizar las correcciones o adicionar los
Revisa proyecto de resolución y en providencia traslada a la Dirección de


Adquisiciones
Ejecutivo” y traslada al Despacho Ministerial.
85. Ministro
Administrativos.
Resolución Ministerial en coordinación con la Secretaría General. Notifica a
86. los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora y proveedor sobre
Adquisiciones
la resolución. Traslada expediente a la dependencia responsable de la
compra.
puesto equivalente

Diagramas de Flujo
Compra por Licitación de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (1 de 12)
Responsable de Compras o Puesto equivalente Solicitante Servicios Administrativos
Internos o puesto equivalente
INICIO
Coordina con el
solicitante la
Inicia el proceso de
revisión de las
licitación con base
especificaciones
al PACC vigente y
técnicas para
autorizado, y a la
corroborar código
programación de
de insumo, Si no
compras que se
existe procede a
derive el mismo
gestionar la
creación del mismo
compra y/o
Coordina con los
contratación de
solicitantes para
servicios, adjunta
que procedan con la
especificaciones
elaboración de la
técnicas y otros
Solicitud de compra
anexos que
y/o contratación de
correspondan
servicio
Gestiona
Recibe solicitud y aprobación de la
documentos solicitud ante
A
anexos, revisa la Autoridad
informaciòn Administrativa
Superior
¿Cumple
requisitos?
No
Rechaza y requiere Realiza o gestiona

Sí correcciones o modificaciones y/o
documentación documentación
adicional adicional
Elabora proyecto de
bases, consolida A
especificaciones
técnicas, solicita
dictamen técnico,
según corresponda
Elabora proyecto de
contrato
administrativo y
oficio de solicitud
de nombramientos
para integrar Junta
de Licitación
Gestiona la
elaboración del Emite dictamen
dictamen presupuestario
presupuestario

Compra por Licitación de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (2 de 12 )
Jefe de Departamento de Jefe de Departamento de
Responsable de Compras/Puesto equivalente Gestión de Adquisiciones Servicios Administrativos Área especializada externa
DAA Internos
del expediente de
Traslada expediente compra, verifica
de compra foliado y proyecto de bases y
oficio criterios de
calificación y
ponderación
Traslada expediente Recibe expediente,

con las autoriza y coordina
observaciones la publicación del
correspondientes proyecto de bases
Publica proyecto de
bases en
GUATECOMPRAS
Imprime constancia
que genera
GUATECOMPRAS e
integra al
expediente y revisa
si existen
comentarios
¿Existen
comentarios o 2
No
sugerencias en
el sistema?
Sì
Recibe comentarios
o sugerencias y
determina si la
respuesta es
resuelta a nivel
interno o externo
Traslada al área
correspondiente Analiza y da
Respuesta de la con visto bueno de respuesta al
Nivel externo
consulta la Autoridad comentario o
Administrativa sugerencia
Superior
Nivel interno
Gestiona respuesta
a nivel interno, con
el personal
correspondiente
3

Director o puesto equivalente de la Responsable de Compras o puesto

dependencia interesada equivalente
Recibe respuesta y
analiza
Recibe respuesta y
conjuntamente con
traslada
el Jefe de DSAI, para
visto bueno
Coordina con Jefe

de DSAI la
publicación de la
respuesta
aclaratoria en
GUATECOMPRAS
Imprime constancia
generada y adjunta
expediente
Integra
observaciones
recibidas que
procedan al
Proyecto de Bases
de Licitación
Integra el
expediente con
información según
procedimiento, para
solicitud de opinión
jurídica
Analiza expediente
Elabora oficio y
de compra, emite
2 gestiona las firmas
opinión jurídica y
correspondientes
traslada
Solicita a las
diferentes
Direcciones del
MINFIN la
designación para
formar parte de la
Junta de Licitación
Coordina
Recibe expediente
modificaciones u
de compra, oficios
observaciones
de respuesta de
propuestas por la
nombramiento de
Dirección de
Asesoría Jurídica

Responsable de Compras/puesto Director o puesto equivalente Jefe de Departamento de Coordinador de la Sección de

equivalente de la Dependencia Gestión de Adquisiciones Eventos de Adquisición
Elabora “formulario
de presentación de
oferta” y gestiona
firma de la
Autoridad
Administrativa
Superior
Integra expediente
con los documentos
según
procedimiento
Redacta oficio de
aprobación de
Revisa y firma oficio
formulario de
de solicitud de
presentación de
aprobación de
oferta, bases de
documentos, así
Licitación,
como el formulario
especificaciones
de presentación de
técnicas y
oferta
nombramiento de la
Junta
Traslada expediente
foliado a la
Dirección de
Asuntos
Administrativos Revisa expediente,
analiza
documentación y si
cumple redacta
proyecto de
Recibe expediente y
resolución
traslada a la Sección
ministerial de
de Eventos de
aprobación de
Adquisiciones
Bases de Licitación y
Resolución
Ministerial de
nombramiento de
Elabora proyecto de
providencia y
traslada a la
Dirección de
Asesoría Jurídica

Coordinador de la Sección de Responsable de Compras/Puesto

Dirección de Asesoría Jurídica Ministro
Eventos de Adquisición equivalente
a las resoluciones si
Revisa proyecto de hubiere, elabora
Firma y sella
resoluciones y en informe ejecutivo y
resoluciones
providencia indica si traslada con visto
ministeriales y
proceden o no bueno de la
traslada a la DAA
trasladar a firma Autoridad
Administrativa
Superior de la DAA
Recibe expediente y
coordina con la
Secretaría General
la asignación del
correlativo a las
resoluciones
Coordina la
notificación de la
resolución de
nombramiento a los
integrantes de la
Integra al
expediente las
células de
notificación y
certificaciones de Actualiza
las resoluciones cronograma de
para enviarlas a la actividades en las
Dirección solicitante Bases de Licitación,
redacta nota de
convocatoria de
invitación a cotizar y
gestiona firma de
Autoridad
Administrativa
Superior de la
Dependencia
Publica evento y
anexos en
Guatecompras
Imprime constancia
de operación
realizada y adjunta
al expediente
Coordina con la
Dirección de
la publicación en el
Diario de
Centroamérica
Coordina
elaboración de
oficio y notificación
a los miembros de
la Junta de
Licitación

Responsable de Compras,
Junta de Licitación Jefe Departamento de Servicios Administrativos Internos
puesto equivalente
Recibe expediente y
ofertas en el tiempo
establecido,
apertura plicas en
presencia de los
oferentes
Entrega constancia
de recepción de
oferta a los
proveedores
Coordina la emisión
suscribe acta de de la certificación
recepción de ofertas de acta de apertura
y apertura de plicas, de plicas o copia
traslada copia certificada y listado
de oferentes
Califica las ofertas,

suscribe acta de Publica en
adjudicación, GUATECOMPRAS e
resolución de la imprime constancia
Junta y traslada de la operación
Certifica el acta de
copia
adjudicación y
coordina la
publicación de la
misma y resolución
de la Junta en
GUATECOMPRAS
Ingresa los criterios

de evaluación del
evento, imprime
constancia de la
operación y adjunta
al expediente
Monitorea el
sistema de
GUATECOMPRAS,
para atender
inconformidades
¿Se presentan
inconformidades?
Recibe Sí
inconformidades y
Imprime las
resuelve las mismas
inconformidades y
en el plazo según
entrega a la Junta No
Ley y requiere
de Cotización, para
coordinación de la
atenderlas
publicación en
GUATECOMPRAS
Notifica
electrónicamente a
8 los miembros de la
7 que no existen
inconformidades

Responsable de Compras/ Coordinador de la Sección de Dirección de Asesoría

Junta de Licitación Ministro
Puesto equivalente Eventos de Adquisiciones Jurídica
8
7
Informa por escrito

Coordina la Revisa expediente, Revisa proyecto de
sobre sus
publicación de analiza la resolución, emite
actuaciones,
respuestas a documentación y si providencia
adjunta al
inconformidades en cumple redacta indicando que
expediente el
GUATECOMPRAS, e proyecto de procede firma,
informe y
imprime constancia resolución cuando proceda
constancia de
de la operación y ministerial de requiere
respuesta de
traslada adjudicación correcciones
inconformidades
cuando proceda,
elabora informe
por medio de oficio
firmado por la
Autoridad
Administrativa de la
DAA Aprueba lo actuado
por la Junta de
Licitación, firma y
sella la resolución
Coordina la ministerial, o
publicación en imprueba
GUATECOMPRAS, Coordina con la
imprime constancia Secretaría General
de la operación y la asignación del
espera el plazo correlativo y fecha a
establecido en ley la resolución
para interposición ministerial
de recursos
administrativos
¿Existe
interposición de
recursos?
Sí
de la Secretaría
General y emite
informe
No circunstanciado o la
remisión del
expediente
administrativo

Responsable de Compras/ Director o puesto equivalente

Secretaría General Dirección de Asesoría Jurídica
puesto equivalente de DAA
Recibe informe
circunstanciado o
expediente, realiza Recibe expediente y
el trámite, complementa
resolución y información en el
notificación proyecto de
correspondiente a contrato
los miembros de la administrativo
y oferentes
Imprime y coordina
su revisión y
suscripción una vez
cumplido el plazo
de ley y/o resuelto
el recurso
interpuesto si lo
hubiere con las
publicaciones en
GUATECOMPRAS
Cuando
corresponda,
gestiona la
constancia de
disponibilidad
presupuestaria -
CDP-
Gestiona con el
Redacta oficio de
Departamento de
solicitud para
Gestión de
revisión de contrato
Adquisiciones la
administrativo para
revisión del
la firma de la
expediente y
autoridad
contrato
correspondiente
administrativo
Traslada mediante
providencia a la
Dirección de Revisa contrato
Asesoría Jurídica. Si administrativo y
no cumple, traslada mediante
a dependencia providencia indica si
encargada de la proceden o no
compra para el trasladar a firma
cumplimiento
respectivo
Recibe expediente y
traslada al
Solicita número de Departamento de
contrato e imprime Gestión de
en el papel con las Adquisiciones,
características quien coordina la
legales elaboración de la
providencia para
remitir expediente
10

Viceministro Administrativo
Responsable de Compras/ Departamento de Gestión
Interno y Desarrollo de Proveedor adjudicado Dirección de Asesoría Jurídica
Puesto equivalente de Adquisiciones
Sistemas
10
Gestiona la firma
del contrato Firma y sella
Recibe expediente y
administrativo del contrato
elabora el informe
proveedor; traslada administrativo y
mediante oficio a la traslada a la DAA
DAA
Certifica copia de
contrato
administrativo y
entrega al Recibe expediente y
proveedor traslada a la
adjudicado la copia dependencia
certificada y solicita responsable de la
seguro de caución compra
de cumplimiento,
debidamente
certificado
Entrega seguro de
caución de
cumplimiento de
contrato y
certificación a la
dependencia
responsable de la
Integra seguro de compra
caución de
cumplimiento de
contrato y
certificación, al
expediente y
traslada a la DAA
Revisa acuerdo
Elabora el Acuerdo ministerial de
Ministerial de aprobación de
aprobación de contrato y con
contrato, traslada providencia traslada
a la DAA
11

Coordinador de la Sección de Viceministro Departamento de Gestión de Responsable de compra/puesto

Ministro
Eventos de Adquisición correspondiente Adquisiciones equivalente
11
Realiza las
correcciones
correspondientes Ingresa al portal de
Recibe expediente y
en el acuerdo CGC online, registra
Firma y sella gestiona la
cuando existan contrato según
acuerdo ministerial asignación de
observaciones, Refrenda y sella el normativa,
de aprobación de número, fecha y
elabora informe Acuerdo Ministerial adjuntando copia de
contrato certificación del
ejecutivo con visto y traslada Acuerdo Ministerial,
administrativo, Acuerdo Ministerial
bueno de la Contrato
remite a la DAA con la Secretaría
Autoridad Administrativo y
General
Administrativa Seguro de Caución
traslada
Imprime constancia
de aprobación del
contrato
Publica constancia
de aprobación del
contrato de la
de Cuentas,
contrato
administrativo,
acuerdo ministerial
de aprobación y
seguro de caución
en GUATECOMPRAS
Imprime constancia
de operación en el
sistema y adjunta al
expediente
Coordina
designación de
miembros de la
comisión receptora
y liquidadora y
supervisor cuando
aplique
Recibe expediente y
revisa oficios,
Elabora oficio de
redacta proyecto de
solicitud de
resolución
nombramientos,
ministerial de
obtiene firma de la
nombramiento de
Autoridad
comisión receptora
Administrativa
y liquidadora.
Superior de la
Coordina con el Jefe
dependencia
de DSAI para los
responsable de la
registros
compra
presupuestarios
correspondientes
Traslada a la
Dirección de
Asesoría Jurídica
mediante oficio con
visto bueno de la
Autoridad
Administrativa
Superior de la DAA
12

Dirección de Asesoría Departamento de Gestión de Responsable de Compras/ Comisión Receptora y

Ministro
Jurídica Adquisiciones Puesto equivalente Liquidadora
12
Recibe el proyecto
de resolución y
providencia, realiza
correcciones
Revisa proyecto de cuando proceda, Firma y sella
resolución y en elabora informe resolución
providencia indica si ejecutivo y traslada ministerial e
procede o no al Despacho instruye traslado a
trasladar a firma Ministerial con visto la DAA
bueno de la
Autoridad
Administrativa
Superior de la DAA
Gestiona la
asignación de
número, fecha y
resolución con la
Secretaria General
Notifica a los
Verifica el bien,
integrantes de la Coordina con la
insumo o servicio
Comisión Receptora Comisión Receptora
conforme las
y Liquidadora la y Liquidadora la
especificaciones en
resolución de entrega del
el contrato
nombramiento y expediente
administrativo
traslada expediente
Si está conforme
recibe el bien,
insumo o servicio y
acta de recepción.
En caso no esté
conforme rechaza el
bien, insumo o
servicio y suscribe
acta especificando
motivo de rechazo
En el caso de los
bienes y/o insumos
realiza suscripción
de acta según
procedimiento
Traslada expediente
mediante oficio a la
dependencia
responsable de la
compra
13

Jefe Departamento de
Comisión Receptora y Departamento de Gestión de Dirección de Asesoría
Servicios Administrativos Ministro
Liquidadora Adquisiciones Jurídica
Internos
13
Coordina el pago Verifica los

correspondiente al documentos de
proveedor, integra soporte de pago, si
los documentos de están completos
soporte al suscribe acta de
expediente según liquidación y
procedimiento elabora informe
“Ejecución por dirigido a la
Acreditamiento en Autoridad Superior
Cuenta”, cuando del Ministerio.
proceda la Cuando proceda,
finalización del solicita la
contrato traslada a integración de los
Revisa y analiza la
la Comisión documentos
documentación del
Receptora faltantes
expediente,
coordina la
elaboración de la
resolución Revisa Proyecto de
Traslada expediente
ministerial de resolución y en
de liquidación a la
aprobación de providencia traslada
DAA
recepción y a la DAA
liquidación. Si no
cumple devuelve
expediente para
completar los
requisitos
Recibe expediente,
realiza correcciones
señaladas si las
hubiera, coordina la
elaboración del
Informe Ejecutivo
Firma y sella
resolución
ministerial y
traslada a la DAA
Gestiona la
asignación de
número, fecha y
resolución
ministerial en
coordinación con la
Secretaría General
Notifica a los
Recibe y traslada
integrantes de la
expediente al
Comisión Receptora
Responsable de
y Liquidadora y
Compras/Puesto
proveedor sobre la
Equivalente, para
archivo y custodia
expediente
FIN

Gestión interna para la precalificación de proveedores de bienes o servicios para Dependencias con
Departamento de Servicios Administrativos Internos
Definir los criterios y actividades necesarias para realizar la precalificación de los proveedores de bienes o servicios que
formarán parte de la base de datos, los cuales podrán participar en la modalidad de compra de Subasta electrónica
inversa, en el marco de las leyes y normativas aplicables.
Inicia: Revisa el PACC, identifica las adquisiciones que tienen modalidad de compras por Subasta electrónica inversa o
recibe solicitud de precalificación de proveedores de las dependencias interesadas del Ministerio de Finanzas Públicas o
solicitud de proveedores para poder precalificarse.
Finaliza: Coordina la publicación en el sistema GUATECOMPRAS dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha de
emisión de la resolución de Calificación de Proveedores
b) Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento y sus reformas
d) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente.
e) Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS.
f) Ley Contra la Corrupción.
h) Guía de Sistema de Gestión y Pre orden de Compra
i) Acuerdo Ministerial 260-2016
designación.
Gestión interna para la precalificación de proveedores

1. Revisa el PACC, identifica las adquisiciones que tienen modalidad de compras
por Subasta electrónica inversa o recibe solicitudes para la realización de la
precalificación de proveedores de: Asistente de Programación
 Dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas firmadas por el de Adquisiciones DAA
 Proveedores interesados en participar de Subastas electrónicas inversas
2. Determina si los productos que pertenecen al PACC o las solicitudes cuentan con
“Ficha Técnica de Insumo o Servicio”.
¿Existe “Ficha de Técnica de Insumo o Servicio”? Asistente de Programación
No: Informa al Jefe de Departamento Gestión de Adquisiciones y continua en el de Adquisiciones DAA
paso No. 5.
Sí: Continua el procedimiento.
3. Determina si es una adquisición por Subasta Electrónica Inversa identificada en Asistente de Programación
el PACC. de Adquisiciones DAA
¿Es una adquisición por subasta electrónica inversa identificada en el PACC?
Sí: Solicita la verificación de proveedores a la Sección de Normas y
Programación de Adquisiciones DAA, continúa procedimiento.
No: Continua en el paso No. 5.
4. Verifica si existen tres o más proveedores precalificados, para el caso de eventos
Coordinador de Sección de
identificados en el PACC.
Normas y Programación de
¿Existen tres o más proveedores precalificados”?
Adquisiciones DAA
Sí: Traslada información a Asistente de Programación de Adquisiciones DAA,
para iniciar “Procedimiento de Subasta Electrónica Inversa” en caso que
corresponda.
No: Continua procedimiento.
5.
Coordina la elaboración de la Ficha Técnica de Insumo o Servicio y documentos Coordinador de Sección de
obligatorios, conjuntamente con las Dependencias involucradas. Normas y Programación de
Adquisiciones DAA
6. Elaboran los siguientes documentos: Coordinador de Sección de

a. Ficha Técnica de Insumos o Servicios Normas y Programación de
b. Solicitud de precio de referencia al INE Adquisiciones
c. Proyecto de Bases de Precalificación de proveedores de bienes o DAA/dependencia
servicios involucrada
7. Gestiona la elaboración Estudio de mercado y Dictamen técnico de las Fichas
Técnicas, con las dependencias o áreas con la especialidad según el tipo de bien Coordinador de Sección de
o servicio. Normas y Programación de
Adquisiciones DAA
8. Gestiona la designación de los miembros titulares y suplentes que integrarán la

comisión de precalificación de proveedores de bienes o servicios, de Coordinador de Sección de
conformidad con la ley de Contrataciones del Estado. Normas y Programación de
Traslada a Sección de Eventos de Adquisición. Adquisiciones DAA
9. Revisa, analiza y elabora los siguientes documentos:

 Proyectos de resolución interna de aprobación de bases de
Precalificación y Fichas Técnicas,
 Proyecto de resolución interna para nombrar miembros de la Comisión
de precalificación de proveedores de bienes o servicios.
Elabora providencia de traslado a la Dirección de Asesoría Jurídica y gestiona
firmas del Director o puesto equivalente de la dependencia.
10. Revisa proyectos de resolución y en providencia establece que proceda a firma
Traslada expediente a la Sección de Eventos de Adquisiciones de la Dirección de
11. Realiza correcciones a las resoluciones, gestiona firma del Director o puesto Coordinador de la Sección de
equivalente de la Dirección de Asuntos Administrativos. Eventos de Adquisiciones
12. Coordina la notificación mediante “cédula de notificación” a los miembros de la Coordinador de la Sección de
Comisión de precalificación de proveedores de bienes o servicios y traslada a la Eventos de Adquisiciones
Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
13. Elabora anuncio de convocatoria de precalificación y coordina la Publicación en
el Sistema de GUATECOMPRAS, incluyendo los siguientes documentos:
 Bases Técnicas de Precalificación de proveedores de bienes o servicios
 Dictamen técnico
 Anuncio de Convocatoria de Precalificación de proveedores de bienes o
servicios Coordinador de la Sección de
 Opinión Jurídica Normas y Programación de
 Fichas Técnicas Adquisiciones
 Resolución de Aprobación de Fichas Técnicas y Bases de Precalificación
de proveedores de bienes o servicios
 Acuerdo Ministerial 260-2016
 Documento de “Procedimiento para la precalificación de proveedores
de bienes o servicios”
14. Recibe expediente de los proveedores interesados en precalificarse, entrega Comisión de Precalificación
constancia de recepción de expedientes a las entidades a precalificar. de Proveedores de Bienes o
Elabora acta de recepción de expedientes de proveedores interesados en Servicios

precalificarse.
Traslada a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones para
coordinación de publicación.
En ausencia de solicitudes se elaborará acta para hacer del conocimiento de las
autoridades.
15. Coordina publicación del acta en sistema GUATECOMPRAS a más tardar dos días Coordinador de la Sección de
hábiles después de la recepción de solicitudes de proveedores para Normas y Programación de
precalificación, e imprime constancia de la operación; y certificación del acta Adquisiciones
con el Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones.
16. Analiza y solicita documentación complementaria de ser necesaria. Califica Comisión de Precalificación
expedientes verificando aspectos legales de acuerdo a las Bases de de Proveedores de Bienes o
precalificación de proveedores de bienes o servicios, especificaciones técnicas, Servicios
suscribe acta de Calificación de Proveedores de Bienes o Servicios, y traslada
acta a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
17. Coordina la publicación del acta en GUATECOMPRAS y certificación con el Jefe Coordinador de la Sección de
de Departamento de Adquisiciones respetando los plazos legales establecidos. Normas y Programación de
Imprime constancia de la operación y adjunta al expediente. Adquisiciones
18. Monitorea el sistema GUATECOMPRAS para atender inconformidades.
Si existen, procede a imprimir y entregar a la Comisión de Precalificación de
Proveedores de bienes o servicios, para que analicen y respondan dentro de los
plazos establecidos. Técnico de GUATECOMPRAS
Si no existen, notifica electrónicamente a los miembros de la Comisión de DAA
Precalificación de Proveedores de bienes o servicios, que no ha sido presentada
ninguna inconformidad y continúa en paso No. 23.
19. Recibe inconformidades por parte de los proveedores participantes en el sistema

GUATECOMPRAS, dentro del plazo establecido en ley y resuelve las mismas Comisión de Precalificación de
dentro del plazo establecido y requiere coordinación de la publicación en el Proveedores
sistema GUATECOMPRAS.
20. Coordina la publicación de respuestas a inconformidades en el sistema Coordinador de la Sección de
GUATECOMPRAS, imprime constancia de operación en el sistema y traslada a la Normas y Programación de
Comisión de Precalificación de Proveedores de Bienes o Servicios. Adquisiciones
21. Informa por escrito sobre sus actuaciones, adjunta al expediente informe y Comisión de Precalificación
constancia de respuesta de inconformidades y traslada a la Sección de Normas y de Proveedores de bienes o
Programación de Adquisiciones de la DAA. servicios
22. Coordinador de la Sección de
Recibe informe de lo actuado por parte de la Comisión de Precalificación de
Proveedores e integra al expediente.
Adquisiciones
23. Traslada expediente del proceso de Precalificación de Proveedores a la Sección
de Contabilidad de la Dirección de Asuntos Administrativos. Coordinador de la Sección de
Nota: En el caso de solicitud de precalificación por parte de dependencias del Normas y Programación de
Ministerio de Finanzas, notifica el resultado de la precalificación de Adquisiciones
proveedores.
24. Sección de Contabilidad de la
Archivo expediente original y muestras en caso de ser requeridas. Dirección de Asuntos
Administrativos

Gestión Interna para la Precalificación de Proveedores de Bienes o Servicios (1 de 3 )
Asistente de Programación de Coordinador de Sección de Normas y Dependencia

Adquisiciones DAA Programación de Adquisiciones DAA involucrada
INICIO
Revisa PACC,
identifica las
adquisiciones con
modalidad de
Subasta Electrónica
Inversa, o recibe
solicitud para
realización de
precalificación de
proveedores
Determina si los
productos que
pertenecen al PACC
o las solicitudes
cuentan con “Ficha
Técnica de Insumo
o Servicio”.
Determina si es una
¿Existe ficha
adquisición por
técnica de
Sí Subasta Electrónica
insumo o
Inversa identificada
servicio?
en PACC
No
Informa al
Departamento de ¿Es identificada
No
Gestión de en el PACC?
Adquisiciones
Sí
Verifica la existencia
A
de al menos 3
A Solicita la
proveedores
verificación de
precalificados para
proveedores
el evento
identificado
Coordina la
elaboración de la
Ficha Técnica de
¿Existen al
Insumo o Servicio y
menos 3
No documentos
proveedores
precalificados? obligatorios,
conjuntamente con
las Dependencias
Sí involucradas.
Traslada
Inicia
información de la
procedimiento
existencia de al Elaboran los documentos: Ficha Técnica
de Subasta
menos 3 de Insumos o Servicio; solicitud de
Electrónica
proveedores precio de referencia INE; proyecto de
Inversa
precalificados bases de precalificación de proveedores
Gestiona la
1
elaboración de
2 estudio de mercado
y dictamen técnico
de las fichas
técnicas

Gestión Interna para la Precalificación de Proveedores de Bienes o Servicios (2 de 3)
Coordinador de Sección de Dirección de Asesoría Comisión de Precalificación
Eventos de Adquisición Jurídica de Proveedores
Adquisiciones DAA
Revisa, analiza y
elabora proyectos
de resolución
Gestiona la interna de
designación de los aprobación de bases
miembros titulares de precalificación y
y suplentes que fichas técnicas;
integrarán la proyecto de
comisión de resolución interna
precalificación de para nombrar
proveedores miembros de la
comisión de
precalificación de
proveedores
Elabora providencia Revisa proyectos de

de traslado a la resolución y en
Dirección de providencia
Asesoría Jurídica y establece que
gestiona firma de proceda a firma,
Autoridad realizando las
Administrativa correcciones
Superior DAA respectivas
a las resoluciones,
gestiona firma de la
Autoridad
Administrativa
Superior de la DAA
Elabora anuncio de
Coordina la
convocatoria de
notificación
precalificación y
mediante “Célula de
coordina la
Notificación” a los
publicación en
miembros de la
GUATECOMPRAS,
Comisión de Recibe expediente
incluyendo los
Precalificación de de los proveedores
anexos según
Proveedores interesados,
procedimiento
entrega constancia
de recepción de
expedientes,
elabora acta de
Coordina recepción de
publicación del acta expedientes
en GUATECOMPRAS proveedores
e imprime
constancia de la
operación; y
certificación del
acta con el Jefe del Analiza y solicita
Depto. de Gestión documentación
de Adquisiciones complementaria de
ser necesaria;
califica expedientes;
suscribe acta de
calificación de
proveedores y
traslada

Gestión Interna para la Precalificación de Proveedores de Bienes o Servicios (3 de 3)
Coordinador de Sección de Normas y Comisión de Precalificación
Técnico de GUATECOMPRAS DAA
Programación de Adquisiciones DAA de Proveedores
Coordina la
publicación del acta
en GUATECOMPRAS
Monitorea el
y certificación con el
sistema
Jefe de
GUATECOMPRAS,
Departamento de
para atender
Adquisiciones,
inconformidades,
imprime constancia
cuando las hubiera
de la operación y Notifica
adjunta al electrónicamente a
expediente los miembros de la
¿Existen
Comisión de
inconformidades No
Precalificación de
?
Proveedores, que
no existen
Sí inconformidades
Imprime las
inconformidades y
entrega a la A Resuelve
Comisión de inconformidades y
Precalificación de requiere publicación
Proveedores, para en el sistema
que analicen y GUATECOMPRAS
Coordina la respondan en el
publicación de plazo establecido
respuesta a
inconformidades en
el sistema
GUATECOMPRAS,
imprime constancia Informa por escrito
de operación y sobre sus
tralada actuaciones,
adjunta al
expediente informe
y constancia de
respuesta de
Recibe informe de inconformidades y
lo actuado por parte traslada
de la Comisión de
Precalificación de
Proveedores e
integra al
expediente
En caso de solicitud
de precalificación
por parte de las
dependencias del
MINFIN, notifica el
resultado de la
precalificación de
proveedores
Traslada expediente
original del proceso
de precalificación
de proveedores a la
Sección de
A
Contabilidad DAA
para archivo, así
como muestras en
caso de ser
requeridas
FIN

SUBASTA ELECTRÓNICA INVERSA PARA DEPENDENCIAS CON DEPARTAMENTO DE ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS INTERNOS
Definir los criterios y actividades necesarias para realizar adquisiciones de insumos y/o contratación de servicios bajo la
modalidad de Subasta electrónica inversa, en el marco de las leyes y normativas aplicables.
Inicia: Inicia proceso de Subasta electrónica inversa con base al Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC-vigente
y autorizado, la programación de compras que se derive del mismo.
b) Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento y sus reformas
d) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente.
e) Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS.
f) Ley Contra la Corrupción.
h) Guía de Sistema de Gestión y Preorden de Compra
i) Acuerdo A-038-2016 de la Contraloría General de Cuentas para el envío electrónico de Contratos.
j) Acuerdo Ministerial 260-2016
1. La entidad contratante podrá entablar un procedimiento de contratación bajo la modalidad de Subasta Electrónica
Inversa cuando se cumplan las siguientes condiciones:
a) Que la entidad contratante pueda formular una descripción detallada de bienes y servicios estandarizados u
homologados no importando le monto de la contratación.
b) Que exista un mercado competitivo de proveedores o contratistas previsiblemente calificados para participar
en la subasta electrónica inversa, de forma que se asegure que esa subasta será competitiva.
c) Que el criterio de adjudicación sea cuantificable económicamente.
Inicia proceso de Subasta electrónica inversa con base al Plan Anual de

Jefe de DSAI/ Responsable de
1. Compras y Contrataciones -PACC-vigente y autorizado, la programación de
Compras
compras que se derive del mismo.
Identifica las fichas técnicas de los productos a adquirir por la modalidad de Jefe de DSAI/ Responsable de
2.
Subasta electrónica inversa. Compras
Identifica si existen tres o más proveedores precalificados para los

insumos/servicios a adquirir.
¿Existen tres o más proveedores? Jefe de DSAI/ Responsable de

3.
Sí: Continua el procedimiento. Compras
No: Elabora solicitud de Precalificación de Proveedores y traslada a la
Dirección de Asuntos Administrativos para que inicie procedimiento de
“Gestión interna para la Precalificación de Proveedores”.
4. información requerida. Gestiona la firma de la Autoridad Administrativa Solicitante
Superior.

Asimismo, debe adjuntar como anexo a la solicitud de compra, las fichas

técnicas, la programación de entregas en los casos de recepciones parciales.
Traslada “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” y documentos

anexos al Responsable de Compras/ Puesto equivalente.
Recibe solicitud de “Compra y/o Contratación de Servicio” y documentos
anexos y revisa la información que forma parte del expediente.
Si no cumple, rechaza y requiere al solicitante que realice correcciones o

elabore un nuevo formulario, o que adjunte documentos pendientes.
Responsable de Compras/ Puesto
5.
Si la información es correcta elabora Proyecto de Bases de Contratación equivalente
para la Subasta Electrónica Inversa, de acuerdo a los requisitos establecidos
en la Ley de Contrataciones y Reglamento.
Nota: Deben utilizarse los modelos establecidos para la elaboración de los

documentos.
Traslada expediente de compra debidamente foliado (Solicitud de Compra,
especificaciones técnicas, Proyecto de Bases de Contratación para la Responsable de Compras/ Puesto
6.
Subasta Electrónica Inversa) y oficio a la Dirección de Asuntos equivalente
Administrativos.
Coordina el análisis del expediente de compra, verificando que el Proyecto
de Bases de Contratación para la Subasta Electrónica Inversa cumpla con
Jefe de Departamento de Gestión de
7. los aspectos legales.
Adquisiciones
correspondientes.
Recibe expediente, autoriza y coordina la publicación del Proyecto de Bases
8. de Contratación para la Subasta Electrónica Inversa en el Sistema de Jefe de DSAI
Información y Contrataciones del Estado –GUATECOMPRAS-
Recibe expediente y publica el Proyecto de Bases de Contratación para la
Subasta Electrónica Inversa en GUATECOMPRAS, el cual debe permanecer
publicado por un plazo no menor de tres días para la recepción de
comentarios o sugerencias que permita mejorar su contenido, imprime
constancia que genera el sistema GUATECOMPRAS e integra al expediente. Responsable de Compras/ Puesto
9.
equivalente
Si la respuesta puede ser resuelta dentro de la Dependencia traslada
respuesta a la persona correspondiente y continúa en el paso No. 8.

correspondiente con visto bueno de la Autoridad Administrativa Superior.
Analiza y da respuesta al comentario o sugerencia y traslada a Autoridad
Administrativa Superior de la Dirección interesada.
Analizan conjuntamente y coordina la publicación de la respuesta aclaratoria

a través del sistema GUATECOMPRAS, en un plazo no mayor de tres días Jefe DSAI y Responsable de
11.
hábiles de concluida la fase de consulta pública del proyecto de bases, Compras/ Puesto equivalente
imprime constancia generada y adjunta al expediente.
Integra observaciones recibidas que procedan al Proyecto de Bases de Responsable de Compras/ Puesto
12.
Contratación para la Subasta electrónica inversa. equivalente
Elabora los siguientes documentos Responsable de Compras/ Puesto

13.
 Proyecto de contrato administrativo. equivalente
 Oficios de solicitud de nombramientos de los miembros para integrar

Junta de Calificación de Subasta Electrónica Inversa y sus respectivos
suplentes velando para que se cumpla con lo establecido en la Ley de
Gestionan la elaboración del Dictamen Presupuestario
Emite dictamen presupuestario según lo indicado en el artículo 15 del Jefe de Departamento de Servicios
14. Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y traslada a Administrativos Internos o
Responsable de Compras. equivalente
Integra el expediente para solicitud de opinión jurídica con la siguiente
información:
1. Bases de Contratación para la Subasta electrónica inversa

2. Proyecto de Contrato Responsable de Compras/ Puesto
15.
3. Dictamen Presupuestario equivalente

Analiza expediente de compra, emite opinión jurídica y traslada a Autoridad

16. Administrativa Superior de la Dirección Interesada. Dirección de Asesoría Jurídica
La Autoridad Administrativa Superior, solicita a las diferentes Direcciones

que integran el Ministerio de Finanzas Públicas, la designación de los
servidores públicos que formarán parte de la Junta de Calificación de la Autoridad Administrativa
17.
Subasta electrónica inversa, titulares y suplentes, siendo la autoridad Superior de la Dirección Interesada
competente la responsable de verificar la idoneidad de los servidores
públicos nombrados.
Recibe expediente de compra, oficios de respuesta de nombramiento de
18. Junta de Calificación de la Subasta electrónica inversa y traslada al Jefe de
de la Dirección Interesada
DSAI
Coordina modificaciones u observaciones propuestas por la Dirección de
19. Asesoría Jurídica y continúa con el trámite. Jefe de DSAI o equivalente

3. Fichas técnicas
6. Proyecto de Contrato Administrativo
7. Constancia de respuestas aclaratorias (si aplica) Responsable de Compras/ Puesto
20.
8. Constancias generadas por el sistema GUATECOMPRAS equivalente
9. Oficios de solicitud y respuestas de nombramiento de los miembros
de la Junta de Calificadora de Subasta Electrónica Inversa.
10. Evidencia de la idoneidad de los integrantes de la Junta Calificadora
de Subasta Electrónica Inversa.

Redacta oficio de solicitud de aprobación de Bases de Contratación para la
Subasta electrónica inversa, y nombramiento de la Junta de Calificación de Responsable de Compras/ Puesto
21.
la Subasta electrónica inversa y traslada a la Autoridad Administrativa equivalente

Revisa y firma oficio de solicitud de aprobación de documentos. Traslada Autoridad Administrativa Superior
22.
expediente a la Dirección de Asuntos Administrativos. Dependencia
redacta proyecto de Resolución Ministerial de aprobación de Bases de
Contratación para la Subasta electrónica inversa y Resolución Ministerial de
nombramiento de Junta de Calificación de Subasta electrónica inversa,
utilizando los modelos establecidos. Elabora proyecto de providencia y Coordinador de la Sección de
23.
traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica. Eventos de Adquisición
Si no cumple con los requisitos, traslada expediente a la Dependencia

solicitante, para que realice las correcciones o adicione los documentos
faltantes.
Revisa proyecto de resoluciones y en providencia indica si proceden o no
trasladar a firma.
Coordina con la Dependencia solicitante para el cumplimiento de requisitos,
si la providencia indica que las resoluciones no proceden a firma
25. Si la providencia indica que las resoluciones proceden a firma, realiza
traslada al Despacho Ministerial con visto bueno de la Autoridad
Administrativa Superior de la Dirección de Asuntos Administrativos.
Firma y sella resoluciones ministeriales y traslada a la Dirección de Asuntos
26. Ministro
Administrativos.
número correlativo a las Resoluciones Ministeriales. Coordina la notificación
a los integrantes de la Junta de Calificación de la Subasta Electrónica Inversa,
27. la resolución de nombramiento.
resoluciones para el envío a la Dependencia Solicitante.
Actualiza cronograma de actividades en las Bases de Subasta electrónica
inversa, redacta nota de convocatoria de invitación a participar como
28. proveedor en la Subasta electrónica inversa, la cual debe incluir: nombre del
equivalente
evento, número de operación en GUATECOMPRAS -NOG-, fecha y hora de
Puja Inversa.
Publica evento y anexos en el sistema GUATECOMPRAS, debe de ingresar el
Número de. Identificación Tributaria (NIT) en los documentos que aplique:
3. Opinión Jurídica Responsable de Compras/ Puesto
29.
4. Proyecto de Contrato Administrativo equivalente
5. Nota de convocatoria a participar en la Subasta electrónica inversa.
6. Resolución Ministerial de aprobación de documentos de Subasta
electrónica inversa.
Imprime constancia de operación realizada, la adjunta al expediente.
Coordina la notificación a los miembros de la Junta de Calificación de la
Subasta electrónica inversa nombrados sobre la fecha, lugar y hora del Responsable de Compras/ Puesto
30.
proceso de puja inversa, así como el número de operación en equivalente
GUATECOMPRAS -NOG- para que consulte el evento y las bases.
Ingresa al sistema y verifica la disponibilidad del mismo en todo momento,
según los plazos establecidos en el reglamento.
31. Nota: En caso que no existan tres proveedores habilitados autenticados en el
equivalente
Sistema procede a informar a la Junta de Calificación de la Subasta
Ingresa a GUATECOMPRAS para confirmar su participación y validar que
puede utilizar el modulo respectivo, como mínimo dos horas antes de iniciar
32. Postor Habilitado
la puja electrónica.
Se reúne, verifica con el Responsable de Compras/ Puesto equivalente la

disponibilidad del Sistema y la cantidad de Postores Autenticados
Habilitados.
Junta de Calificación de la Subasta
33. ¿Hay tres o más postores autenticados habilitados?
electrónica inversa
Sí: Continúa el Procedimiento.
No: Procede a suscribir el acta de cancelación del proceso.
Puja de acuerdo a los parámetros establecidos en las bases y durante el

tiempo establecido en la invitación. El Sistema le informa la posición de su
oferta y los resultados al finalizar la puja.
34. Postor Autenticado Habilitado
Nota: En caso el postor autenticado habilitado coloque una oferta fuera de
los parámetros establecidos el sistema le indicará mensaje de error.
Monitorea la puja inversa y recibe información sobre el resultado de la
misma. Generando en el sistema el informe automático sobre resultados de Junta de Calificación de la Subasta
35.
la puja inversa una vez concluido el plazo estipulado. electrónica inversa
Nota: GUATECOMPRAS publicará automáticamente dicho informe.
Procederá a verificar la documentación disponible y el cumplimiento de los
criterios y condiciones exigidos en las bases por el postor que haya obtenido
el primer lugar en el orden de prelación.
¿Cumple con los criterios? Junta de Calificación de Subasta
36.
Sí: Suscribe acta de adjudicación de la negociación, y traslada copia a la electrónica inversa
No: Suscribe acta donde hace constarla descalificación del proveedor y
notifica a donde corresponda.
Certifica el acta de adjudicación de la negociación y coordina la publicación
de la misma en el sistema GUATECOMPRAS respetando los plazos legales
37. Jefe DSAI
establecidos. Coordina impresión de constancia de la operación y adjunta al
expediente.
Monitorea el sistema GUATECOMPRAS para atender inconformidades.
Si existen, procede a imprimir y entregar a la Junta de Calificación de Subasta

electrónica inversa, para que analicen y respondan dentro de los plazos
38. establecidos.
equivalente
Si no existen, notifica electrónicamente a los miembros de la Junta de
Subasta electrónica inversa, que no ha sido presentada ninguna
inconformidad.
Recibe inconformidades por parte de los participantes en el sistema
GUATECOMPRAS, dentro del plazo establecido en ley.
Junta de Calificación de Subasta
39. Si se presentan inconformidades, debe resolver las mismas dentro del plazo
establecido y requiere coordinación de la publicación en el sistema
GUATECOMPRAS.
40. GUATECOMPRAS, imprime constancia de operación en el sistema y traslada
equivalente
a la Junta de Calificación de Subasta electrónica inversa.
Informa por escrito sobre sus actuaciones, adjunta al expediente informe y
Junta de Calificación de Subasta
41. constancia de respuesta de inconformidades y traslada al coordinador de la
Sección de Eventos de Adquisiciones.

redacta proyecto de Resolución Ministerial de adjudicación, según modelo
establecido; traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica. Coordinador de la Sección de
42.
Si no cumple con los requisitos coordina con la Junta de Calificación de
Subasta electrónica inversa correspondiente para subsanar los mismos.
Revisa proyecto de resolución y en providencia indica que proceda a firma
Traslada expediente a la Sección de Eventos de Adquisiciones de la Dirección
Realiza correcciones a la resolución, elabora informe ejecutivo y traslada al
44. Despacho Ministerial, por medio de oficio firmado por la Autoridad
Verifica, si está de acuerdo aprueba lo actuado por la Junta de Calificación
de Subasta electrónica inversa, firma y sella resolución ministerial.
Si imprueba lo actuado por la Junta de Calificación de Subasta electrónica

45. inversa, devuelve el expediente para continuar con el proceso según lo que Ministro
establece la Ley de Contrataciones del Estado.

Administrativos.
número correlativo y fecha a la Resolución Ministerial. Coordinador de la Sección de
46.
Traslada el expediente al Responsable de Compras/ Puesto equivalente.
días hábiles siguientes a la fecha de emisión de la resolución de adjudicación,
imprime constancia de operación en el sistema.
Espera el plazo establecido en ley para interposición de recursos

administrativos.
47.
equivalente
Si recibe notificación de la Secretaría General sobre la existencia de
interposición de recurso administrativo, debe emitir informe circunstanciado
o la remisión del expediente administrativo.
Si no existe interposición de recursos administrativos, continúa en el paso

No. 47.
Recibe informe circunstanciado o expediente, realiza el trámite, resolución y
notificación correspondiente a los miembros de la Junta de Calificación de
Subasta electrónica inversa y oferentes.

48. Secretaría General

expediente a la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia
solicitante.

resolución(es) respectiva(s). Imprime y coordina su revisión, una vez
cumplido con el plazo para la interposición de recursos y/o resuelto el
49. recurso interpuesto si lo hubiere con las publicaciones correspondientes en
equivalente
el sistema GUATECOMPRAS.

Redacta oficio de solicitud para firma de contrato administrativo del
Viceministro correspondiente. Responsable de Compras/ Puesto
50.
equivalente
Traslada expediente a la Autoridad Administrativa Superior de DAA.
requisitos, mediante providencia traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica. Departamento de Gestión de
51.
Adquisiciones
Si no cumple con los requisitos traslada a la dependencia encargada de la
compra para el cumplimiento de los mismos.
Revisa contrato administrativo y mediante providencia indica si proceden o
no trasladar a firma y devuelve expediente.
Si no procede a firma, se remite expediente con providencia a la Dirección
de Asuntos Administrativos para que el Departamento de Gestión de
Adquisiciones proceda con lo solicitado
Recibe expediente y traslada al Departamento de Gestión de Adquisiciones, Autoridad Administrativa Superior
52.
quien coordina la elaboración de la providencia. DAA
Asigna número de contrato imprime en el papel correspondiente, y gestiona
la firma del contrato administrativo del proveedor. Responsable de Compras/ Puesto
53.
equivalente
Traslada el expediente a Sección de Eventos de Adquisiciones.
Recibe expediente y elabora el “Informe Ejecutivo” y traslada al Coordinador de Sección de Eventos
54.
Viceministerio correspondiente. de Adquisiciones

55. Viceministro correspondiente
56. Recibe expediente y traslada a la Dependencia responsable de la adquisición.
Adquisiciones
proveedor adjudicado la copia certificada de contrato administrativo y Responsable de Compras/ Puesto
57.
solicita Seguro de Caución de cumplimiento de contrato y certificación equivalente
correspondiente.
Entrega Seguro de Caución de cumplimiento de contrato y certificación a
58. Contratista
Responsable de Compras/ Puesto equivalente.
Integra Seguro de Caución de cumplimiento de contrato y certificación al Responsable de Compras/ Puesto
59.
expediente y traslada expediente a la Dirección de Asuntos Administrativos. equivalente
Recibe expediente y elabora el Acuerdo Ministerial de aprobación de

60. Sección de Eventos de Adquisiciones
contrato, y traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Revisa Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato administrativo y en
61. providencia traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos para que lo Dirección de Asesoría Jurídica
remita a la Sección de Eventos de Adquisición.

acuerdo, elabora informe ejecutivo con visto bueno de la Autoridad Coordinador de la Sección de
62.
Administrativa Superior de la Dirección de Asuntos Administrativos, y Eventos de Adquisición
traslada a la Autoridad Superior del Ministerio.
Firma y sella Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato administrativo;
63. Ministro
remite a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Recibe expediente y gestiona la asignación de número, fecha y certificación
del Acuerdo Ministerial con la Secretaría General.
64.
Traslada a Responsable de Compras/ Puesto equivalente de la Dirección
solicitante.
Ingresa al Portal de Registro de Contratos de Contraloría General de Cuentas,
adjuntando copia de:
 Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato
65.  Contrato administrativo
equivalente
Imprime constancia de aprobación del contrato.

Acuerdo Ministerial de aprobación y Seguro de Caución en los plazos Responsable de Compras/ Puesto
66.
establecidos en ley. equivalente

Coordina designación de miembros de la Comisión Receptora y Liquidadora y
supervisor cuando aplique, elabora oficio de solicitud de nombramientos, Responsable de Compras/ Puesto
67.
obtiene firma de la Autoridad Administrativa Superior de la Dirección de equivalente
Recibe expediente y revisa oficios, y si los integrantes propuestos cumplen
con los requisitos, redacta proyecto de Resolución Ministerial de
68. nombramiento de Comisión Receptora y Liquidadora; traslada a la Dirección Sección de Eventos de Adquisiciones
de Asesoría Jurídica, mediante oficio con visto bueno de la Autoridad
Revisa proyecto de resolución y en providencia indica si procede o no
trasladar a firma.
Recibe el proyecto de resolución y providencia de la Dirección de Asesoría
Jurídica.
Si la providencia indica que la resolución procede a firma, realiza

correcciones requeridas cuando aplique, elabora “Informe Ejecutivo” y
70. Sección de Eventos de Adquisiciones
traslada al Despacho Ministerial con visto bueno de la Autoridad

indicado.
Firma y sella Resolución Ministerial e instruye su traslado a la Dirección de
71. Ministro
Recibe expediente y gestiona la asignación de número, fecha, y certificación
de la Resolución con la Secretaría General.
Sección de Normas y Programación
72. Notifica a los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora la
de Adquisiciones
Traslada expediente a Responsable de Compras/ Puesto equivalente

Coordina con la Comisión Receptora y Liquidadora la entrega del expediente Responsable de Compras/ Puesto
73.
para la recepción y liquidación del contrato. equivalente
Verifica el bien, insumo o servicio conforme las especificaciones establecidas
en el contrato administrativo; si está conforme recibe el bien, insumo o
servicio y la factura, suscribe acta de recepción. En el caso de los bienes y/o
insumos realiza suscripción de acta según procedimiento “Ingreso a
almacén”.
74. Comisión Receptora y Liquidadora
Si no está conforme, rechaza el bien, insumo o servicio y suscribe acta
especificando el motivo del rechazo y a criterio de la comisión según sea el
caso resuelve.
Traslada expediente mediante oficio al Jefe DSAI de la dependencia

interesada.
Coordina el pago correspondiente al proveedor, integra los documentos de
soporte al expediente según procedimiento “Ejecución por Acreditamiento
75. Jefe DSAI
en Cuenta” y cuando proceda la finalización del contrato traslada a la
Comisión Receptora y Liquidadora.
documentos suscribe acta de liquidación y elabora informe dirigido a la
Autoridad Superior del Ministerio sobre la recepción y liquidación del bien,
76. insumo o servicio. Si no están completos solicita a la DAA la integración de Comisión Receptora y Liquidadora
los documentos faltantes.
Traslada expediente de liquidación a la Sección de Eventos de Adquisiciones.

Recibe y revisa expediente, analiza la documentación y si cumple con los
Jurídica. Coordinador de Sección de Eventos
77.
de Adquisiciones
Si no cumple con los requisitos devuelve el expediente a la comisión
Receptora y Liquidadora con el fin de realizar las correcciones o adicionar los
Revisa resolución y en providencia traslada a la Dirección de Asuntos
Administrativos.
Coordinador de Sección de Eventos
de Adquisiciones
Ejecutivo” y traslada al Despacho Ministerial.
80. Ministro
Administrativos.
Resolución Ministerial en coordinación con la Secretaría General. Notifica a Sección de Eventos de
81.
los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora y proveedor sobre la Adquisiciones
resolución. Traslada a la Dependencia solicitante.
equivalente

Diagramas de Flujo
Subasta Electrónica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (1 de 13)
Jefe de DSAI/ Responsable Jefe de Departamento de

Solicitante Jefe de DSAI
de Compras Gestión de Adquisiciones
INICIO
Inicia proceso con

base al PACC
vigente y autorizado
Identifica las fichas

técnicas de los
productos a adquirir
Identifica si existen
tres o más
proveedores
precalificados
¿Existen 3 o más de Compra y/o
Sí
proveedores? Contratación de
Servicio”
No
Inicia “Gestión Adjunta fichas

interna para la técnicas,
Precalificación programación de
de entregas si aplica y
Proveedores” traslada
Recibe documentos
y revisa la
información
¿Información es
correcta?
No
Rechaza y requiere
realizar
Sí correcciones o
adjuntar
documentos
Elabora Proyecto de
Bases de
Contratación para la
Inversa
Traslada expediente
de compra Recibe expediente,
debidamente autoriza y coordina
foliado (Solicitud de la publicación del
del expediente de
Compra, Proyecto de Bases
compra, verificando
especificaciones de Contratación
que el Proyecto de
técnicas, Proyecto para la Subasta
Bases de
de Bases de Electrónica Inversa
Contratación para la
Contratación para la en el Sistema de
Subasta Electrónica Información y
Inversa cumpla con
Inversa) y oficio a la Contrataciones del
los aspectos legales.
Dirección de Estado –
Asuntos GUATECOMPRAS-
Administrativos.

Subasta Electrónica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos
Administrativos Internos (2 de 13)
Jefe DSAI y Responsable de
Responsable de Compras/ Compras/ Puesto Dirección de Asesoría
Puesto equivalente Jurídica
equivalente
Recibe expediente y
publica proyecto de
bases en
GUATECOMPRAS
¿Hay
comentarios o
sugerencias?
Sí
Analiza las
respuesta y
Realiza las consultas
coordina la
correspondientes
publicación en
GUATECOMPRAS
Integra
No observaciones
recibidas que
procedan al
Proyecto de Bases
de Contratación
para la Subasta
Elabora proyecto de
contrato
administrativo y
oficios de solicitud
de nombramiento
de miembros de
Junta de Calificación
de Subasta
Electrónica Inversa
Gestiona emisión de
dictamen
presupuestario por
el Jefe de DSAI o
equivalente
Integra expediente
y elabora oficio con
Analiza expediente,
firmas
emite opinión
correspondientes
jurídica y traslada
para solicitud de
opinión jurídica

Responsable de Compras/ Coordinador de la Sección de Eventos de Dirección de Asesoría
Superior de la Dependencia Jefe de DSAI o equivalente
Puesto equivalente Adquisición Jurídica
interesada
Solicita a las
Direcciones la
designación de los
servidores públicos
para integrar la A
Junta
Recibe expediente, Coordina

Integra expediente
oficios de respuesta modificaciones u
según
de nombramiento y observaciones en
procedimiento.
traslada. caso existan
Redacta oficio de
solicitud de
aprobación de
Bases de
Revisa oficio de Contratación,
solicitud y firma. nombramiento de la
de Subasta
Electrónica Inversa y
traslada
Revisa expediente y
analiza la
documentación
Traslada expediente
¿Cumple con
No para realizar
requisitos?
correcciones
A
Sí
Redacta proyecto
de Resoluciones Revisa proyecto de
Ministeriales de resoluciones e
aprobación, elabora indica si procede o
providencia y no a firma
traslada
¿Procede a
firma?
No
Coordina para el
cumplimiento de
Sí requisitos
si hubiere, elabora
“informe Ejecutivo”
y traslada con visto 4
bueno de la
Autoridad
Administrativa
Superior de la DAA

Coordinador de la Sección de Responsable de Compras o

Ministro Técnico de GUATECOMPRAS
Eventos de Adquisición equivalente
Recibe expediente y
Firma y sella coordina la
resoluciones asignación de
ministeriales y número correlativo
traslada de las resoluciones
ministeriales
Coordina
notificación de
resolución de
nombramiento a los
integrantes de la
Integra al
expediente las Actualiza
cédulas de cronograma de
notificación y actividades en las
certificaciones de Bases de Subasta
las resoluciones y Electrónica Inversa
traslada
Redacta nota de
convocatoria para
los proveedores
precalificados
Publica evento y
anexos en
GUATECOMPRAS,
imprime constancia
de operación
realizada y adjunta
al expediente
Coordina
notificación a
miembros de la
sobre datos del
proceso de puja
inversa
Ingresa al sistema y
verifica la
disponibilidad del
mismo

Junta de Calificación de la Responsable de Compras/

Postor Habilitado Jefe de DSAI
Subasta Electrónica Inversa Puesto Equivalente
Ingresa a Verifica la
GUATENOMINAS disponibilidad del
para confirmar su Sistema y la
participación y cantidad de
validar uso del postores habilitados
módulo autenticados
¿Hay ≥ 3
postores
habiltados?
No
Suscribe acta de
Sí
cancelación del
proceso
Cuando ya esta
habilitado
autenticado puja de Continúa el
acuerdo a los procedimiento
parámetros y
tiempo establecido
Monitorea la puja
inversa y genera en
el sistema el
informe de
resultados
Verifica el
cumplimiento de
criterios del postor
que haya obtenido
el primer lugar en el
orden de prelación
¿Cumple con los

criterios?
No
Suscribe acta donde

hace constar la
descalificación del
Sí proveedor y notifica
a donde
corresponda
Coordina
Suscribe acta de Monitorea
certificación de acta
adjudicación de la GUATECOMPRAS
de adjudicación y
negociación y para atender
publicación en
traslada copia inconformidades
GUATECOMPRAS

Responsable de Compras o Junta de Calificación de la Dirección de Asesoría
puesto equivalente Subasta Electrónica Inversa Jurídica
Adquisiciones
¿Existen
inconformidades
?
Sí
Resuelve las mismas
dentro del plazo
Imprime
establecido y
inconformidades y
coordina
entrega
publicación en
GUATENOMINAS
No Coordina
publicación en
GUATECOMPRAS de
respuestas a
inconformidades y
traslada expediente
Informe por escrito

sobre sus
Notifica actuaciones,
Revisa expediente y
electrónicamente adjunta al
analiza
que no existen expediente
documentación
inconformidades documentos
generados y
traslada
¿Cumple
No requisitos?
Coordina para subsanar

Sí
cumplimiento de requisitos
Redacta proyecto Revisa proyecto de

de Resolución resolución, en
Ministerial de providencia indica
adjudicación y lo procedente y
traslada traslada
a la resolución y
elabora informe
ejecutivo
Traslada expediente
por medio de oficio
firmado por la 7
Autoridad
Administrativa
Superior de la DAA

Coordinador de la Sección de Responsable de Compras/

Ministro Secretaría General
Eventos de Adquisición Puesto equivalente
Verifica lo actuado
por la Junta de
Calificación de
Inversa
Si imprueba lo
actuado, devuelve
para lo
correspondiente
según ley de
Contrataciones del
Estado
Recibe expediente y Coordina

Si aprueba, firma y coordina la publicación en
sella resolución asignación de GUATECOMPRAS de
ministerial y número correlativo la resolución e
traslada expediente de la resolución imprime constancia
ministerial de operación
¿Existen
recursos
administrativos?
Sí Recibe informe
circunstanciado o
Recibe notificación expediente, realiza
y emite informe trámite, resolución
circunstanciado o y notificación
remite el correspondiente a
No expediente los miembros de la
y oferentes
Si la resolución
establece que no
puede continuar
con el evento se
procede según
establezca la
misma
Si la resolución
8 establece que
procede, traslada
expediente a la DAA

Responsable de Compras / Departamento de Gestión de Dirección de Asesoría Autoridad Administrativa

Puesto equivalente Adquisiciones Jurídica Superior DAA
Complementa
información en
proyecto(s) de
contrato(s)
administrativo(s),
imprime y coordina
su revisión
Cuando
corresponda
gestiona emisión de
Constancia de
Disponibilidad
Presupuestaria DCP
Redacta oficio de
solicitud de firma de
contrato
Revisa expediente y
Traslada expediente contrato
administrativo
¿Cumple
requisitos?
No
Gestiona Traslada para

cumplimiento de gestionar
requisitos y traslada cumplimiento de
expediente requisitos Sí
Revisa contrato
A Mediante administrativo, Recibe expediente y
providencia traslada elabora providencia traslada
y traslada
¿Procede a
firma?
No
Sí Corrige. A
Asigna número a
contrato, imprime,
Elabora “Informe 9
gestiona firma de
Ejecutivo” y traslada
proveedor y
traslada

Responsable de Coordinador de Sección

Viceministro Dirección de Asesoría
Compras/ Puesto Contratista de Eventos de
correspondiente Jurídica
equivalente Adquisiciones
Firma y sella
Certifica copia de
contrato, y traslada
contrato
expediente a través
administrativo y
de la DAA para
entrega a proveedor
remitir a Dirección
adjudicado
interesada
Solicita seguro de
caución de
Entrega seguro de
cumplimiento de
caución y
contrato y
certificación
certificación
correspondiente
Integra documentos
al expediente,
elabora oficio y
traslada Revisa Acuerdo
Ministerial de
Elabora Acuerdo
aprobación de
Ministerial de
contrato
aprobación de
administrativo,
contrato y traslada
elabora providencia
y traslada
Realiza las
correcciones
correspondientes si
existen
observaciones
Elabora informe
ejecutivo con visto
bueno de la
Autoridad
Administrativa
traslada
10

Coordinador de Sección de Responsable de Compras / Dirección de Asesoría

Ministro
Eventos de Adquisiciones Puesto equivalente Jurídica
10
Ingresa al portal de
Gestiona la
Registro de
Firma y sella asignación de
Contratos de CGC y
Acuerdo Ministerial número, fecha y
adjunta
de aprobación de certificación del
documentos
contrato y traslada Acuerdo Ministerial
requeridos, imprime
y traslada
constancia
Publica en
GUATECOMPRAS
contrato
administrativo,
seguro de caución y
constancia de
aprobación de
contrato
Imprime constancia
de operación en
GUATECOMPRAS y
adjunta al
expediente
Coordina
designación de
miembros de
Comisión Receptora
y Liquidadora, y de
supervisor cuando
aplique
Revisa oficios,
redacta proyecto de Elabora oficio de
Resolución solicitud de
Ministerial de nombramiento con
nombramiento de firma
Comisión Receptora correspondiente y
y Liquidadora y traslada expediente
traslada
Revisa proyecto de
resolución, elabora
providencia y
traslada
Recibe proyecto de
resolución y
providencia
11

Coordinador de Sección de Comisión Receptora y
Ministro Normas y Programación de
Eventos de Adquisiciones Liquidadora
Adquisiciones
11
¿Resolución
procede a
firma?
No
Atiende lo indicado
Sí en la providencia
Realiza correcciones Firma y sella Gestiona asignación

cuando aplique, Resolución de número, fecha y
elabora Informe Ministerial e certificación de
Ejecutivo y traslada instruye traslado de Resolución
con visto bueno expediente Ministerial
Notifica a los
integrantes de la
Comisión Receptora
y Liquidadora la Verifica el bien,
resolución de insumo o servicio
nombramiento y conforme las
traslada expediente especificaciones
para la coordinación establecidas
del Responsable de
Compras y la Junta
de liquidación
Si no está conforme,
rechaza el bien,
insumo o servicio y
suscribe acta
especificando el
motivo del rechazo
y a criterio de la
comisión según sea
el caso resuelve.
Si esta conforme,
recibe el bien,
12
insumo o servicio y
acta de recepción

Comisión Receptora y Coordinador de Sección de Dirección de Asesoría

Jefe de DSAI
Liquidadora Eventos de Adquisiciones Jurídica
12
Coordina pago al
proveedor según
Verifica los
procedimiento
documentos de
“Ejecución por
soporte de pago
Acreditamiento
en Cuenta”
¿Están
completos?
No
Solicita integración
de documentos
faltantes Sí
Suscribe acta de
liquidación y
elabora informe Recibe y revisa
sobre la recepción y expediente, analiza
liquidación del bien, documentación
insumo o servicio,
traslada expediente
¿Cumple
requisitos?
No
Devuelve
expediente para
realizar
correcciones o Sí
adicionar
documentos
Elabora Resolución
Ministerial de
Revisa resolución y
aprobación de
en providencia
recepción y
traslada a DAA
liquidación, traslada
expediente
13

Subasta Electrónica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos
Administrativos Internos (13 de 13)
Coordinador de Sección de Responsable de Compras o

Ministro
Eventos de Adquisiciones Puesto Equivalente
13
a resolución
ministerial, si las
hubiera
Coordina la
Firma y sella
elaboración del
Resolución
“Informe Ejecutivo”
Ministerial y
y traslada
traslada expediente
expediente
Gestiona asignación
de número, fecha y
certificación de
Resolución
Ministerial
Notifica a los
integrantes de la
Comisión Receptora Recibe expediente
y Liquidadora y al para archivo y
proveedor sobre la custodia
expediente
1
FIN

Manejo de Activos Fijos y Bienes Fungibles
Manejo de activos fijos y bienes fungibles 02 1 de 4
Normas para la administración de los activos fijos y bienes fungibles

Establecer lineamientos para la administración del inventario de activos fijos y bienes fungibles, que permitan el
resguardo del patrimonio del Ministerio de Finanzas Públicas. Inicio: Programa la realización de inventario físico de
bienes fungibles y activos fijos. Finaliza: Recibe y archiva registros del inventario.
a) Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública.

b) Circular 3-57 de la Dirección de Contabilidad del Estado – Departamento de Contabilidad
1. NORMAS PARA LA ACTUALIZACIÓN DE INVENTARIO
a) El Responsable de Inventarios debe realizar el inventario físico de bienes fungibles y activos fijos por lo menos una
vez al año, el cual debe corresponder al ejercicio fiscal anual.
b) El Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente, debe realizar muestreo de registros
en Tarjetas de Responsabilidad Individual, para determinar el grado de actualización de registros, dejando
evidencia a través del formato “Verificación de Registros de Inventario”.
2. NORMAS PARA PRÉSTAMO DE BIENES FIJOS
a) Únicamente se podrá dar en préstamo temporal los bienes que cumplan con el registro establecido en los
procedimientos de “Ingreso y Registro de Activos Fijos” o “Ingreso y Registro de Bienes Fungibles”.
b) Si se trata de préstamos temporales dentro de la dependencia, debe elaborarse “Vale de Tenencia Temporal de
Activos Fijos o Bienes Fungibles”. Si el préstamo del activo fijo o bien fungible para un empleado en funciones
es por un período superior de 1 mes, deben realizarse las gestiones para el registro correspondiente al
responsable de acuerdo al procedimiento “Registro y Asignación de Inventario”. En el caso de vacaciones,
suspensiones, licencias y otros, la vigencia del vale corresponderá al período autorizado.
c) Para préstamos temporales entre dependencias, se elaborara resguardo y tarjeta de responsabilidad de Activos
fijos y Bienes Fungibles a una persona designada por la Dirección. Si el préstamo del bien es superior a un mes,
deben realizarse las gestiones para el traslado definitivo según procedimiento “Egreso y Registro de Activos
Fijos por Traslado”.
d) Si la dependencia tiene bienes en calidad de préstamo, el registro y control de éstos debe realizarse en el
formato “Tarjeta de Responsabilidad Individual de Bienes que tiene esta entidad en calidad de préstamo”.
e) Se prohíbe a los empleados o dependencias que posean bienes en calidad de préstamo cederlos a terceros.
3. NORMAS PARA CORRECCIONES
a) En el caso de error en operación de valores o montos en las tarjetas de responsabilidad y libros, debe realizarse
la corrección a través de la reversión contable de la operación.
b) En el caso de errores subsanables, procederá a realizar la corrección mediante razonamiento respectivo.
c) Las tarjetas de responsabilidad y libros que deban anularse y que aún no posea las firmas correspondientes
(cuando aplique), debe realizarse mediante razonamiento en la misma tarjeta y/o libros, anotando fecha, sello y
firma de la persona que lo operó.

d) Cuando el documento de registro contable sufra daño que imposibilite su uso o que por otro motivo requiera
anularse el registro, se realizará razonamiento en la cual debe comparecer el Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente y Responsable de Inventario. Cuando se trate de la anulación de tarjetas
de responsabilidad, deberá notificarse a la persona responsable de los bienes asignados, quien deberá firmar la
nueva tarjeta. En casos de relativa gravedad o impacto, se procederá a suscribir acta administrativa
correspondiente en la cual se haga constar lo sucedido.
e) En caso de errores de arrastre de saldos en libros, cuando se trate de un mismo ejercicio fiscal se realizara el
razonamiento respectivo, debiendo comparecer el Jefe Administrativo y el responsable de inventario. Cuando
corresponda a un ejercicio fiscal diferente al actual, se procederá a suscribir acta administrativa.
f) En ningún caso los errores en registros contables pueden corregirse por testado, ya que únicamente aplica los
numerales de Corrección anteriores.
4. NORMAS PARA TRATAMIENTO DE ACTIVOS FIJOS DEFECTUOSOS
a) En el caso que los activos fijos adquiridos por compra resulten defectuosos y los cubra la garantía, la persona
que tiene asignado el bien, notifica por escrito al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o
equivalente para que accione a donde corresponda.
b) Si el proveedor cambia el activo fijo, debe suscribirse acta administrativa y realizar los registros
correspondientes haciendo la observación de cambio por garantía.
5. NORMAS PARA TRATAMIENTO DE LOS REPUESTOS
a) Los repuestos adquiridos no son objeto de registro y control de inventario de activos fijos y bienes fungibles.
b) Para los accesorios adquiridos debe realizarse el ingreso y registro correspondiente.
6. NORMAS PARA SOLVENCIAS

La entrega de los Activos Fijos y Bienes Fungibles debe realizarse el último día que la persona presta sus servicios en
la institución.
Las solvencias de inventario deben extenderse cuando la persona solicitante haya entregado los activos fijos y
bienes fungibles al Responsable de Inventario y este a su vez haya finalizado las operaciones correspondientes en la
“Tarjeta de Responsabilidad de Activos Fijos y de Bienes Fungibles”, así como en el “Resguardo de Bienes” según
aplique; realizados todos los descargos deben reportar saldo cero
 En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podrá realizar
Realización de Inventario Contable y Físico

Programa la realización de inventario físico de bienes fungibles y activos fijos, el
cual debe realizarse al menos una vez al año; traslada directrices al
1. Jefe de DSAI o persona asignada
Responsable de Inventario y comunica al resto de personal para que esté
disponible al momento de la verificación.
Procede a realizar el inventario físico de acuerdo a la programación a través del
formato “Realización de Inventario Físico”, verificando los bienes asignados a
la persona responsable con base en las respectivas “Tarjeta de
2. Responsabilidad de Activos Fijos y de Bienes Fungibles”, así como el registro Responsable de Inventario
de “Resguardo de Bienes del SICOIN”.
Si existe diferencia entre lo físico y los registros, debe anotar adicionalmente la
descripción del bien y observaciones al respecto.

Elabora, firma y sella el informe del inventario físico anual realizando
clasificación por estado físico de los bienes, faltantes y cualquier otra
3. Responsable de Inventario
circunstancia. Traslada al Jefe del Departamento de Asuntos Administrativos
Internos.
Realiza registro de inventario físico de bienes fungibles y activos fijos en el libro
4. correspondiente, firma y sella. Traslada al Jefe de Departamento de Servicios Responsable de Inventario
Administrativos Internos o equivalente.
Revisa, firma y sella el informe del inventario físico anual y determina las
5. acciones que procedan. Jefe de DSAI o persona asignada
Traslada informe al Director o puesto equivalente.
Firma y sella; devuelve al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
6. Director o puesto equivalente
Internos o equivalente.
Recibe, traslada e instruye al Responsable de Inventario respecto a las acciones
a seguir.
Recibe y archiva el informe.
Si existen instrucciones específicas para el tratamiento de los bienes, éstas
deben realizarse en base a los procedimientos establecidos o demás acciones
correspondientes.

Diagramas de Flujo
Normas para la administración de los activos fijos y bienes fungibles
Realización de Inventario Contable y Físico (1 de 1)
Director o puesto
Jefe de DSAI o persona asignada Responsable de Inventario
equivalente
Inicio
Procede a realizar el
Realiza inventario de
inventario a través del
bienes fungibles y
formato “Realización de
activos fijos, el cual
Inventario Físico”,
debe realizarse al
verificando los bienes
menos una vez al año
asignados la persona
para que esté
responsable, como el
disponible al momento
“Resguardo de Bienes del
de la verificación
SICOIN”
Elabora, firma y sella el

informe del inventario
físico anual realizando
clasificación por estado
físico de los bienes,
faltantes y cualquier
otra circunstancia.
Traslada
Revisa, firma y sella el Realiza registro de

informe del inventario físico de
inventario físico anual
bienes fungibles y
y determina las
activos fijos en el libro
acciones que
procedan Traslada correspondiente,
informe firma y sella. Traslada
Firma y sella
Recibe y archiva el
informe. Si existen
instrucciones específicas
para el tratamiento de los
Recibe , traslada e
bienes, éstas deben
instruye respecto a
realizarse en base a los
las acciones a seguir procedimientos
establecidos o demás
acciones
correspondientes.
Fin

Registro y asignación de inventario

Definir las actividades a realizar para el ingreso, registro y asignación de los activos fijos y bienes fungibles adquiridos por
compra, traslado o donación, de acuerdo a la normativa vigente.
Inicia: Recepción de documento que ampara la adquisición.
Finaliza: Archivo de tarjetas de responsabilidad individual, resguardo de bienes y documentación de soporte.
a) Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública
b) Circular 3-57 de la Dirección de Contabilidad del Estado – Departamento de Contabilidad, Instrucciones que rigen la
preparación, verificación y rendición de los inventarios
1) Para los activos fijos y bienes fungibles manufacturados, donados u obtenidos por promoción de compras que no
tengan consignado valor, se requiere por escrito al proveedor, entidad o persona que proporciona o manufactura el
activo fijo o bien fungible el valor de los mismos, si no hubiera respuesta se sondeará el precio de mercado en base
a tres cotizaciones, en ambos casos se suscribe acta administrativa para realizar el ingreso correspondiente.
2) El Director o puesto equivalente de la dependencia debe definir a quién se le asignarán los bienes de uso común.
3) Para la realización de la verificación de activos fijos y bienes fungibles al momento del ingreso y en caso sea
necesario, se coordinará la participación de técnico experto para la verificación de los mismos.
4) Cuando se detecten faltantes y la persona rehúse reponer o pagar el bien, deben iniciarse las acciones jurídicas
administrativas que correspondan.
5) En caso de extravío de un bien por una acción delictiva, debe procederse de acuerdo a la normativa
correspondiente y cuando se considere necesario solicitar opinión a la Dirección de Asesoría Jurídica del MINFIN.
6) Para la realización de traslado de bienes de una persona hacia otra persona específica, debe marcarse en el formato
“Movimiento de Activos Fijos y Bienes Fungibles” la opción tres del tipo de traslado, anotarse el nombre y firma de
la persona destinataria, con el visto bueno del Jefe inmediato de la persona que cede los bienes; los bienes no
pueden entregarse hasta que se haya notificado al Responsable de Inventario e iniciado la actualización de los
registros correspondientes.
7) En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podrá realizar
Ingreso y Asignación de Activos Fijos por Compra

Verifica las características físicas del activo fijo con las especificaciones de
la factura.
Recibe expediente del Responsable de Almacén, según procedimiento Responsable de Inventario /
2.
“Ingreso a Almacén”. Responsable de Almacén
Si el resultado de la verificación es insatisfactorio, devuelve el expediente
3. al Responsable de Compras, especificando el motivo del rechazo para que Responsable de Inventario
realice las gestiones correspondientes.
Si el resultado de la verificación es satisfactorio, procede a realizar el alza
al activo fijo.
Ingresa en el módulo de Inventarios del Sistema de Contabilidad Integrada -
5. SICOIN-, llenando los campos correspondientes según el sistema para Responsable de Inventario
generar el número del bien.

Verifica información en Sistema en base a la factura y “Constancia de
Ingreso a Almacén y a Inventario, Forma 1-H”.
Si la información ingresada es incorrecta, realiza las modificaciones
correspondientes.
Si la información ingresada en el estado “Registrado” es correcta guarda
en el sistema, imprime y firma reporte de bienes en estado “Ingresado” y
solicita aprobación al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos -DSAI- o equivalente a través del sistema.
Revisa los datos ingresados del activo fijo en el módulo de Inventarios del
SICOIN.
9. Si detecta alguna irregularidad en el ingreso, notifica al Responsable de Jefe de DSAI o persona asignada
Inventarios el error para su corrección.
Si el ingreso es correcto, aprueba en el sistema.
10. Imprime “Constancia de Bienes en Inventario” generada por el SICOIN. Responsable de Inventario/ Jefe DSAI
Registra en el libro “Registro y Control de Inventario de Activos Fijos” u

hojas movibles la partida contable correspondiente con la información
11. requerida. Responsable de Inventario
Complementa información en la “Constancia de Ingreso a Almacén y a
Inventario Forma 1-H”, firma y sella.
Adjunta al expediente “Constancia de Bienes en Inventario” y traslada al

12. Jefe de DSAI o puesto equivalente, según procedimientos de Adquisiciones Responsable de Inventario
respectivo.
Recibe copia de los siguientes documentos para su archivo:

 “Copia de factura”
13.  “Copia de la Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” Responsable de Inventario
 “Copia de Constancia de Bienes (firmada por el Jefe de la DSAI o
Departamento Administrativo)”
Rotula el activo fijo con el número del bien que le corresponde, según
registro en SICOIN.
Notifica de la adquisición del activo fijo conforme a registro de inventario, a
15. la Dirección de Contabilidad del Estado, mediante oficio con visto bueno de Responsable de Inventario
la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia.
Realiza requerimiento según procedimiento “Egreso de Almacén por
16. Persona responsable del activo fijo
Requisición”.
Realiza egreso de activo fijo según procedimiento “Egreso de Almacén por
Requisición” y entrega copia de “Requisición y Entrega de Insumos” al
Responsable de Inventario para identificar a la persona a quién se le
asignará el (los) activo(s) fijo(s).
Si en la requisición se especifican activos fijos destinados a varias personas
y si fuera necesario, debe adjuntarse a la requisición listado de las personas
a quienes se les asignará el activo fijo, el cual tendrá que estar identificado
con el número de requisición que le corresponde.
Procede a la asignación de los activos fijos a la persona responsable
18. ingresando al módulo de Inventarios del SICOIN y genera el “Resguardo de Responsable de Inventario
Bienes”, imprime, firma y sella.

Registra en “Tarjetas de Responsabilidad de Activos Fijos” el activo(s)
fijo(s) asignado(s), anota o verifica la información requerida.
Firma y sella en la tarjeta (cuando elabora por primera vez) y requiere
firmas de la persona responsable.
Firma “Resguardo de Bienes” y “Tarjeta de Responsabilidad de Activos

fijos” (firma por cada uno de los activos fijos registrados en la tarjeta).
Archiva “Resguardo de Bienes” y “Tarjeta de Responsabilidad de Activos

fijos”.
Ingreso y Asignación de Activos Fijos Por Traslado o Donación

Recibe notificación o identifica activos fijos sujetos a traslado o donación e
1. instruye al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o
dependencia solicitante
equivalente.
2. Instruye al Responsable de Inventario para que verifique los activos fijos. Jefe de DSAI o persona asignada
Verifica el estado de los activos fijos y entrega listado propuesto a solicitar
Responsable de Inventario
3. al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o
dependencia Solicitante
equivalente.
Verifica listado y selecciona los activos fijos a solicitar, elabora oficio para
formalizar el requerimiento.
Traslada oficio y listado a la Autoridad Administrativa Superior de la
dependencia.
Revisa listado.
Si está conforme, firma y sella oficio de solicitud de traslado o donación de
6. activos fijos e instruye para el envío del oficio.
Si no está conforme, devuelve oficio para realizar las modificaciones
correspondientes.
Remite respuesta a la solicitud. Autoridad Administrativa Superior de
7. Si la respuesta a la solicitud es positiva, continúa con el procedimiento. la dependencia que traslada o entidad
Si la respuesta a la solicitud es negativa finaliza el procedimiento. donante
Recibe respuesta, instruye al Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente para que coordine la recepción de Autoridad Administrativa Superior
8.
los activos fijos con el Responsable de Inventario y si aplica Responsable de dependencia solicitante
Almacén.
Realiza verificación física de las características de los activos fijos de Responsable de Inventario
9.
acuerdo a lo solicitado. dependencia solicitante

En el caso de traslado, la dependencia que traslada suscribe acta
administrativa de entrega y recepción de activos fijos y envía certificación
de acta o copia certifica a la dependencia solicitante, en la cual deben
comparecer los Responsables de Inventario, Jefes de Departamentos de
Servicios Administrativos Internos o equivalentes y Autoridades
Administrativas Superiores de las dependencias involucradas.
En el caso de donaciones, la entidad donante debe entregar documento en
el cual haga constar la donación realizada, especificando la siguiente
información:
 Descripción de las características de los activos fijos. Dependencia que traslada o entidad
10.
 Unidad de medida donante
 Cantidad
 Valor Unitario y Total por bien o insumo
 Estado de los mismos
 Monto Total
 Y otra información que se considere necesaria
Si se trata de activos fijos sin registro contable en el Estado previamente,
en el acto debe comparecer el Responsable de Almacén, quien realizará
registro según procedimiento “Ingreso a Almacén por Traslado o Ingreso a
Almacén por Donación” según corresponda.
Si se trata de activos fijos que se encuentran en Almacén, realiza
requerimiento al Responsable de Almacén y continúa en el paso No. 12.
Si se trata de activos fijos que se encuentran en bodega de Inventario,
11. realiza requerimiento al Responsable de Inventario previo visto bueno del Persona Responsable del Activo Fijo
jefe inmediato y Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos o equivalente según formato “Movimiento interno de Activos
Fijos y Bienes Fungibles” y continúa en el paso No. 13.
Realiza egreso del activo fijo según procedimiento “Egreso de Almacén por
Requisición” y entrega copia de “Requisición y Entrega de Insumos” al
Responsable de Inventario para identificar a la persona a quién se le
asignará el activo fijo y continúa en el paso No. 15. Responsable de Almacén dependencia
12.
Si en la requisición se especifican activos fijos destinados a varias personas Solicitante
y si fuera necesario, debe adjuntarse a la requisición listado de las personas
a quienes se les asignará el activo fijo, el cual tendrá que estar identificado
con el número de requisición que le corresponde.
Entrega de forma provisional el activo fijo a la persona responsable del
mismo por medio del Libro de Conocimientos o Actas autorizado por Responsable de Inventario
13.
Contraloría General de Cuentas, en tanto se emite resolución para los dependencia Solicitante
registros contables.

Gestiona ante la Dirección de Bienes del Estado la emisión de Resolución de
traslado de activos fijos y entrega a la dependencia Solicitante la siguiente
documentación:
a. Oficio que indique que proceda a operar el alza en el SICOIN
b. Copia de la resolución emitida por la Dirección de Bienes del
14. Dependencia que traslada
Estado
c. Certificación de inventario
d. Reporte de traslado de SICOIN
e. Certificación de acta o copia certificada de acta de entrega de
activos fijos
Recibe de la dependencia que trasladó los activos fijos la documentación y
15. entrega al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o
equivalente.
Jefe de DSAI o persona asignada
16. Recibe documentación y traslada al Responsable de Inventario.
Procede a operar el alza de activos fijos en el módulo de inventarios del
17. SICOIN con base a la resolución emitida por la Dirección Bienes del Estado
para traslados, o acta administrativa de recepción para donaciones.
Registra en el libro “Registro de Inventario de Activos Fijos” u hojas
18. movibles la partida contable correspondiente anotando la información
requerida.
Notifica a la Dirección de Contabilidad del Estado de la adquisición del
19. activo fijo mediante oficio firmado por la Autoridad Administrativa Superior
de la dependencia.
Formaliza la asignación del activo fijo, ingresando al módulo de Inventarios Responsable de Inventario
20.
del SICOIN, genera el “Resguardo de Bienes”, imprime, firma y sella. dependencia solicitante
Registra en “Tarjetas de Responsabilidad Individual de Activos Fijos” el

activo(s) fijo(s) asignado, anotando la información requerida.
21.
Firma y sella en la tarjeta (cuando elabora por primera vez) y requiere
firmas de la persona responsable.
Firma “Resguardo de Bienes” y “Tarjeta de Responsabilidad de Activos
fijos” (firma por cada uno de los activos fijos registrados en tarjeta).
Archiva “Resguardo de Bienes” y “Tarjeta de Responsabilidad de Activos
23. fijos”; archiva expediente de traslado o donación con la documentación de
respaldo.
Ingreso y Registro de Activos Fijos por Reposición

Identifica o recibe notificación de faltante de activo fijo y da aviso a la

Suscribe acta administrativa especificando lo relacionado al caso y cuando
corresponda requiriendo la reposición o pago del mismo según normativa
vigente aplicable. En el acta debe comparecer la Autoridad Administrativa Autoridad Administrativa Superior de
2.
Superior de la dependencia, Jefe de Departamento de Servicios la dependencia
Administrativos Internos o equivalente, Responsable de Inventario y persona
responsable del activo fijo.
Si realiza la reposición del activo fijo, continúa en el paso No. 4.
Si realiza el pago del activo fijo, continúa en el paso No. 8.
Adquiere el bien y gestiona dictamen técnico con la dependencia
correspondiente en caso aplique.
Entrega activo fijo de iguales o mejores características con el dictamen técnico
correspondiente del activo fijo extraviado, factura a nombre de la persona
responsable y endosa a favor de dependencia en la cual conste la descripción
del mismo.
Revisa características del activo fijo, si es necesario solicita apoyo de personal
técnico para su ratificación.
Si interviene personal técnico, éste debe emitir informe técnico de ratificación
donde haga constar la revisión de las características.
Realiza alza del bien repuesto en el libro de Inventarios correspondiente y en
7. SICOIN. Responsable de Inventario
Continúa en el paso No. 9.
Realiza depósito en la cuenta bancaria de Fondo Común en el banco
correspondiente por el valor en libros del activo fijo extraviado y traslada
boleta de depósito al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Conforma expediente, el cual debe contener:
a. Informe técnico (si aplica)
b. Boleta de depósito al Fondo Común (si aplica)
c. Copia de Factura endosada (si aplica)
d. Certificación de acta o copia certificada
9. e. Certificación de inventario del bien faltante Responsable de Inventario
f. Certificación del alza del bien que se está reponiendo
Elabora oficio de solicitud de resolución de baja y si aplica el alza del activo fijo,
a Contraloría General de Cuentas.
Traslada expediente al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Revisa expediente.
Si no está completo o contiene errores, devuelve al Responsable de Inventario
10. para su corrección. Jefe de DSAI o persona asignada
Si el expediente está correcto, traslada para firma a la Autoridad
Firma oficio y envía a Contraloría General de Cuentas –CGC- adjuntando Autoridad Administrativa Superior de
11.
expediente. la dependencia
Recibe de Contraloría General de Cuentas expediente y resolución de
12. aprobación de baja del activo fijo; traslada al Jefe de Departamento de
la dependencia
Servicios Administrativos Internos o equivalente.
13. Recibe el expediente e instruye al Responsable de Inventario. Jefe de DSAI o persona asignada

Registra en el módulo de inventario del SICOIN y en el libro de inventarios
14. correspondiente la baja del activo fijo. Imprime reporte de las operaciones Responsable de Inventarios
efectuadas en el sistema.
Elabora oficio para la Dirección de Contabilidad del Estado notificando el alza y
baja de activos fijos, traslada a Autoridad Administrativa Superior de la
15. Responsable de Inventarios
dependencia, adjuntando fotocopia de la resolución y reporte de operaciones
efectuadas en el SICOIN.
Firma oficio y envía a la Dirección de Contabilidad del Estado con la Autoridad Administrativa Superior de
16.
documentación de soporte. la dependencia
17. Aprueba la operación en el SICOIN y notifica a la dependencia interesada. Dirección de Contabilidad del Estado
18. Archiva expediente. Responsable de Inventarios
Ingreso y Asignación de Bienes Fungibles por Compra

Responsable de Inventario /
Verifica las características físicas del bien fungible con las especificaciones de la
1. Responsable de Almacén y/o Persona
factura.
que requiere el bien
Recibe expediente del Responsable de Almacén, según procedimiento “Ingreso
a Almacén
Si el resultado de la verificación es insatisfactorio devuelve el expediente al
3. Responsable de Compras, especificando el motivo del rechazo para que realice Responsable de Inventario
las gestiones correspondientes.
Si el resultado de la verificación es satisfactorio, procede a realizar el alza del
4. bien fungible, registrando la información requerida en el libro “Inventario de Responsable de Inventario
Bienes Fungibles”.
Ingresa número de bien fungible y número de folio en la “Constancia de
Ingreso a Almacén y a Inventario, Forma 1-H”; firma, sella y traslada
expediente al Responsable de Compras para continuar con el procedimiento
de Adquisiciones respectivo.
Recibe del Responsable de Compras copia de la siguiente documentación:
6.  Copia de Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario, Forma 1-H Responsable de Inventario
 Copia de factura
Realiza requerimiento según procedimiento “Egreso de Almacén por
7. Persona responsable del bien fungible
Requisición”.
Realiza egreso del bien(s) fungible(s) según procedimiento de “Egreso de
Almacén por Requisición” y entrega copia de “Requisición y Entrega de
Insumos” al Responsable de Inventario para identificar a la persona a quién se
le asignará el bien(s) fungible(s).
Si en la requisición se especifican bienes fungibles destinados a varias
personas y si fuera necesario, debe adjuntarse a la requisición listado de las
personas a quienes se les asignará el bien fungible, el cual tendrá que estar
identificado con el número de requisición que le corresponde.

Registra información requerida en la “Tarjeta de Responsabilidad de Bienes
Fungibles” correspondiente.
Firma y sella la tarjeta (cuando elabora por primera vez) y requiere firma de la
persona responsable.
Firma “Tarjeta de Responsabilidad de Bienes Fungibles” (firma por cada uno

de los bienes fungibles registrados en la tarjeta).
Archiva “Tarjeta de Responsabilidad de Bienes Fungibles” y documentación

de respaldo.
Ingreso y Asignación de Bienes Fungibles por Traslado

Recibe notificación o identifica bienes fungibles sujetos a traslado o Director o puesto equivalente de la
1. donación e instruye al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Autoridad Administrativa Superior
Internos o equivalente. dependencia Solicitante
Instruye al Responsable de Inventario para que verifique los bienes
fungibles. Jefe de DSAI o persona asignada
2.
En caso que sea necesario se coordinará la participación de técnico experto dependencia Solicitante
para la verificación de los bienes fungibles.
Verifica el estado de los bienes fungibles y entrega listado propuesto a
3. solicitar al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o
equivalente.
Verifica listado y selecciona los bienes fungibles a solicitar, elabora oficio
4. para formalizar el requerimiento y traslada a la Autoridad Administrativa
Si está conforme, firma y sella oficio de solicitud de traslado o donación de
bienes fungibles e instruye el envío del oficio. Autoridad Administrativa Superior de
5.
Si no está conforme, devuelve oficio para realizar las modificaciones la dependencia Solicitante
correspondientes.
6. Remite respuesta a la solicitud.
la dependencia que traslada
Si la respuesta a la solicitud es negativa finaliza el procedimiento.
Si la respuesta a la solicitud es positiva, instruye al Jefe de Departamento
7. de Servicios Administrativos Internos o equivalente para que coordine la
la dependencia Solicitante
recepción de los bienes fungibles con el Responsable de Almacén y si aplica
Responsable de Inventario.
Realiza verificación física de las características de los bienes fungibles de Responsable de Inventario
8.
acuerdo a lo solicitado. dependencia Solicitante
En el caso de traslado, la dependencia que traslada suscribe acta
administrativa de entrega y recepción de activos fijos y envía certificación
de acta o copia certificada a la dependencia solicitante, en la cual deben
comparecer los Responsables de Inventario, Jefes de Departamentos de Dependencia que traslada o entidad
9.
Servicios Administrativos Internos o equivalentes y Autoridades donante
Administrativas Superiores de las dependencias involucradas.
En el caso de donaciones, la entidad donante debe entregar documento en
el cual haga constar la donación realizada, especificando la siguiente
información:
 Descripción de las características de los activos fijos.
 Unidad de medida
 Cantidad
 Valor Unitario y Total por bien o insumo
 Estado de los mismos
 Monto Total
Si se trata de activos fijos sin registro contable en el Estado previamente,
en el acto debe comparecer el Responsable de Almacén, quien realizará
registro según procedimiento “Ingreso a Almacén por Traslado o Ingreso a
Almacén por Donación” según corresponda.
En base al acta administrativa registra la información requerida en el libro Responsable de Inventario

10.
de ”Inventario de Bienes Fungibles”. dependencia Solicitante
Si se trata de bienes fungibles disponibles en almacén, realiza

requerimiento al Responsable de Almacén y continúa en el paso No. 12.
11. Si se trata de bienes fungibles disponibles en la bodega de inventario, Persona responsable del bien fungible
realiza requerimiento al Responsable de Inventario con firma del Jefe
inmediato, según corresponda, según formato “Movimiento interno de
Activos Fijos y Bienes Fungibles” y continúa en el paso No. 13.
Realiza egreso del bien(s) fungible(s) según procedimiento “Egreso de
Almacén por requisición” y entrega copia de “Requisición y Entrega de
Insumos” al Responsable de Inventario para identificar a la persona a quién
se le asignará el bien(s) fungible(s).
Responsable de Almacén dependencia
12.
Solicitante
Si en la requisición se especifican bienes fungibles destinados a varias
personas y si fuera necesario, debe adjuntarse a la requisición listado de las
personas a quienes se les asignará el bien fungible, el cual tendrá que estar
identificado con el número de requisición que le corresponde.
Registra información requerida en la “Tarjeta de Responsabilidad de
Bienes Fungibles” correspondiente.
13.
Firma y sella la tarjeta (cuando elabora por primera vez) y requiere firma de
la persona responsable.
Firma “Tarjeta de Responsabilidad de Bienes Fungibles” (firma por cada
uno de los bienes fungibles registrados en la tarjeta).
Archiva “Tarjeta de Responsabilidad de Bienes Fungibles” y Responsable de Inventario

15.
documentación de respaldo. dependencia Solicitante
Registro de Descargo y Reasignación de Activos Fijos y Bienes Fungibles


Solicita ante el Responsable de Inventario el descargo de activo(s) fijo(s) o
Persona responsable del activo fijo o
1. bien(es) fungible(s) mediante el formato “Movimiento Interno de Activos
bien fungible
Fijos y Bienes Fungibles”.
Verifica el estado del Activo Fijo y/o Bien fungible.
Si se encuentra en mal estado, aplica el procedimiento de egreso de
2. inventario correspondiente y continúa con el procedimiento. Responsable de Inventario
Se encuentra en buen estado, continúa con el procedimiento en el
numeral 6.
Opera descargos en tarjeta(s) de responsabilidad correspondiente(s) y
3. cuando aplique en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- y requiere Responsable de Inventario
firma de la persona responsable.
Firma tarjeta(s) de responsabilidad correspondiente(s) y cuando aplique Persona responsable del activo fijo o
4.
“Resguardo de Bienes”, por los descargos realizados. bien fungible
5. Almacena los activos fijos y/o bienes fungibles en bodega o lugar asignado. Responsable de Inventario
Requiere activo fijo o bien fungible según formato “Movimiento de Activos

6. Nueva persona responsable
Fijos y Bienes Fungibles”.
7. Recibe solicitud y entrega el activo fijo o bien fungible. Responsable de Inventario
Opera asignación en tarjeta(s) de responsabilidad correspondiente y

8. cuando aplique en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- para el Responsable de Inventario
nuevo responsable y requiere firma.
Firma tarjetas de responsabilidad correspondiente y cuando aplique Nueva persona responsable del activo
9.
“Resguardo de Bienes”. fijo o bien fungible
Archiva documentos de respaldo del descargo y cuando aplique la

reasignación del activo fijo o bien fungible.

Diagramas de Flujo

Ingreso y asignación de Activos Fijos por Compra (1 de 4)
Responsable de Responsable Inventario/

Inventario Responsable de Almacén
Inicio
Verifica las Recibe expediente

características del Responsable de
físicas del activo fijo Almacén, según
con las procedimiento
especificaciones de “Ingreso a
la factura Almacén”.
¿Es satisfactorio
el resultado?
No
Sí
Devuelve el
expediente
especificando el
motivo del rechazo
Procede a realizar el para que realice las
alza al activo fijo gestiones
correspondientes
Ingresa en el
módulo del SICOIN
llenando los campos
correspondientes
según el sistema
para generar el
numero del bien
Verifica información
en Sistema en base
a la factura y
“Constancia de
Ingreso a Almacén y
a Inventario. Forma
1-H

Responsable de Jefe de DSAI o persona

Inventario / Jefe DSAI asignada
¿Es correcta la
Si
información
No
Guarda en el
sistema, imprime y
Realiza las
firma reporte de
modificaciones
bienes en estado
correspondientes
“Ingresado” y
solicita aprobación
Revisa los datos

ingresados del
activo fijo en el
módulo de
Inventarios del
SICOIN
¿Detecta
No errores en el
ingreso?
Sí
Aprueba en el Notifica el error

sistema para su corrección
Imprime “Constancia
de Bienes en
Inventario” generada
por el SICOIN
Registra en el libro u hojas

movibles la partida
contable correspondiente
con la información
requerida. Complementa
información en la
constancia firma y sella

Persona responsable del

Responsable de Inventario Responsable de Almacén
activo fijo
Adjunta al expediente
“Constancia de Bienes en
Inventario” y envía para
gestionar las firmas
correspondientes según
procedimientos de
Adquisiciones respectivo
Recibe copia de los

documentos de
compras
Rotula el activo fijo con

el número del bien que
le corresponde, según
registro en SICOIN
Notifica la adquisición del

Realiza egreso de
activo fijo conforme registro
Realiza requerimiento activo fijo del
de inventario, a la Dirección
según procedimiento procedimiento y
de Contabilidad del Estado,
“Egreso de Almacén por entrega copia de
con visto bueno de la
Requisición” “Requisición y Entrega
de Insumos”
Dependencia


activo fijo
Asigna los activos fijos a la

persona responsable
ingresando módulo de
inventarios SICOIN y genera
el “Resguardo de bienes”,
imprime, firma y sella
Registra en “Tarjetas
Firma “Resguardo
de Responsabilidad de
de Bienes “ y
Activos Fijos”, anota o
“Tarjeta de
verifica la información
Responsabilidad de
requerida. Firma y sella
Activos Fijos”
en al tarjeta
Archiva “Resguardo
de Bienes” y
“Tarjeta de
Responsabilidad de
Activos Fijos”
Fin

Ingreso y Asignación de Activos Fijos por Traslado o Donación (1 de 4)
Autoridad Superior Responsable de

Jefe de DSAI o
Dependencia Inventario Dependencia
persona asignada
Solicitante Solicitante
Inicio
Recibe notificación Verifica el estado de

Instruye para que
o identifica activos los activos fijos y
verifique los activos
fijos sujetos a entrega listado
fijos
traslado o donación propuesto a solicitar
Verifica listado y
selecciona los
activos fijos a
A solicitar, elabora
oficio para
formalizar el
requerimiento
Traslada oficio y
Revisa listado
listado
¿Debe estar
No
conforme?
SÍ
Firma y sella oficio Devuelve oficio para

de solicitud de realizar las
traslado o donación modificaciones
de activos fijos e correspondientes
instruye para el
envío del oficio
A
1

Autoridad Superior
Dependencia que Responsable de Inventario Dependencia que traslada o
Dependencia
traslada o entidad Dependencia Solicitante entidad donante
Solicitante
donante
¿Remite una Continúa con el

Sí
respuesta? procedimiento
No
Suscribe acta de entrega y
Recibe respuesta
recepcion de activos fijos, y envía
Finaliza el instruye para
Realiza verificación certificación de acta al solicitante,
procedimiento coordinar la
física de las en el cual compadece los
recepción de los
características de Encargados, Jefes y Autoridades
activos fijos con el
los activos fijos de Superiores de dependencias
responsable de
acuerdo a los involucradas, en caso de
inventarios y si
solicitado donaciones, debe entregar
aplica Responsable
documento que haga constar lo
de Almacén
2 realizado

Responsable de Responsable de
Autoridad Superior
Almacén Inventario Dependencia que
Persona Responsable del Activo Fijo Dependencia
Dependencia Dependencia traslada
Solicitante
Entrega de forma
Realiza provisional el activo fijo
Gestiona ante la
requerimiento al a la persona responsable
¿Se trata de Dirección de Bienes
Encargado de por medio del Libro de
activos fijos que del Estado la emisión
No Inventario previo Conocimientos o Actas
se encuentran en de Resolución de
visto bueno del jefe por la contraloría
Almacén? traslado de activos
inmediato y Jefe de General de Cuentas, se
fijos
DSAI o equivalente remite resolución para
los registros contables
Sí
Realiza egreso del

activo fijo y entrega Recibe de la
Realiza
copia para dependencia que
requerimiento al
identificar a la trasladó de los
Encargado de
persona a quién se activos fijos la
Almacén le asignará el activo documentación
fijo

Jefe DESAI o Persona Responsable de

designada Dependencia Inventario Dependencia
activo fijo
Opera el alza de activos

fijos en el módulo de
Recibe inventarios del SICOIN,
documentación resolución emitida por la
Dirección Bienes del
Estado para traslados
“Registro de
Inventario de Activos
Fijos” la partida
contable anotando la
información requerida
Notifica a la Dirección
de Contabilidad del
Estado de la
adquisición del activo
fijo mediante oficio
firmado por la
la Dependencia
Formaliza la asignación
del activo fijo,
ingresando al módulo
de inventarios del
SICOIN, genera
“Resguardo de Bienes”,
imprime, firma y sella
Registra en tarjetas
Firma “Resguardo
de responsabilidad
de bienes”y “Tarjeta
anotando la
de Responsabilidad
información
de Activos fijos”
requerida
Archiva expediente
de traslado o
donación con la
documentación de
respaldo
Fin

Ingreso y Registro de Activos Fijos por Reposición (1 de 2)
Responsable de Autoridad Superior de la Persona responsable

Inventario Dependencia del activo fijo
Inicio
Suscribe acta especifica lo

relacionado al caso, y debe
Identifica o recibe comparecer la Autoridad
notificación de Superior de la Dependencia,
faltante de activo Jefe de Departamento de
fijo Servicios Administrativos
Internos o personal
correspondiente
¿Se realiza la
2
A No reposición del
activo fijo?
Sí
Entrega activo fijo de

Revisa
iguales o mejores
características del
características al
activo fijo, si es
activo fijo extraviado
necesario solicita
y factura de la
apoyo de personal
dependencia de la
técnico
descripción del mismo
Realiza depósito en
la cuenta bancaria
de fondo común del
A
BANGUAT por el
valor en libros del
activo extraviado
Conforma
expediente, elabora
oficio de solicitud
de baja y si aplica el
alza del activo fijo a
de Cuentas

Ingreso y Registro de Activos Fijos por Reposición (2 de 2)
Dirección de
Autoridad Superior Responsable de
Jefe DSAI o Persona asignada Contabilidad del
de la Dependencia Inventario
Estado
Revisa Expediente
Firma oficio y envía

¿Contiene Traslada para
No a CGC adjuntando
Errores? firma
expediente
Sí
Recibe de CGC
Devuelve para su expediente y
Recibe el
corrección resolución de
expediente
aprobación de baja
y alza del activo fijo
Registra en el
módulo de
inventario del
2 SICOIN y en el libro
“Registro y Control
de inventario” la
baja y alza del
activo fijo
Firma oficio y envía Elabora oficio para

a la Dirección de la Dirección de
Contabilidad del Contabilidad del
Estado con la Estado notificando
documentación de el alza y baja de
soporte activo fijos
Aprueba la
operación en el
SICOIN y notifica a
la dependencia
interesada
Archiva expediente
Fin

Ingreso y Asignación de Bienes Fungibles por Compra (1 de 2)
Responsable de Inventario/
Responsable de Almacén Persona responsable del
y/o persona que requiera
Responsable de Inventarios
bien Fungible
el bien
Inicio
Recibe expediente
Verifica las
del Responsable de
caracterísiticas del
Almacén, según
bien fungible con las
procedimiento
especifiaciones de la
factura
¿El resultado es
No
satisfactorio?
Devuelve el
Sí expediente
especificando el
motivo del rechazo
para realizar las
Procede a realizar el gestiones
alza del bien correspondientes
fungible,
registrando la
información
requerida en el libro
“Registro y Control
de Inventario de
Bienes Fungibles”
Ingresa número de
bien fungible y
número de folio en
“Constancia de
Ingreso a almacén y
a inventario forma
1-H” firma y sella
Realiza
Recibe del requerimiento
Responsable de según
Compras copia de la procedimiento
documentación “Egreso de Almacén
por Requisición”

Ingreso y Asignación de Bienes Fungibles por Compra (2 de 2)
Responsable de Responsable de Persona responsable del

Almacén Inventario bien fungible
Realiza egreso del

bien fungible según
procedimiento, y
Firma “Tarjeta de
entrega copia de Registra información
Responsabilidad de
Requisición y requerida en la “Tarjeta
Bienes Fungibles”
Entrega de Insumos de Responsabilidad de
por cada uno de los
al Responsable de Bienes Fungibles”
bienes fungibles
Inventario para correspondiente, firma y
registrados en la
identificar a la sella
misma
persona a quién se
le asignará el bien
fungible
Archiva “Tarjeta de
Responsabilidad de
Bienes Fungibles” y
documentación de
respaldo
Fin

Ingreso y Asignación de Bienes Fungibles por Traslado (1 de 2)
Jefe DSAI o Persona Responsable de

Autoridad Superior Dependencia
asignada Dependencia Inventario Dependencia
Solicitante
Inicio
Se coordinará la
participación de técnico Verifica el estado de
o identifica bienes
experto para la los bienes fungibles
fungibles sujetos a
verificación de los y entrega listado
traslado o donación
bienes fungibles
Verifica listado y
selecciona los bienes
fungibles a solicitar,
elabora oficio para
formalizar el
requerimiento
¿Está
conforme? No
Sí
Firma y sella oficio

de solicitud de Devuelve oficio para
traslado o donación realizar las
de bienes fungible e modificaciones
instruye el envío del correspondientes
oficio
Remite respuesta a
la solicitud
Realiza verificación
Instruye para que física de las
¿Es negativa la coordine la características de
No
respuesta? recepción de los los bienes fungibles
bienes fungibles de acuerdo a lo
solicitado
Sí
Finaliza
procedimiento
1 2

Ingreso y Asignación de Bienes Fungibles por Traslado (2 de 2)
Responsable de
Dependencia que traslada Responsable de Inventario Persona responsable del
Almacén Dependencia
o entidad donante Dependencia Solicitante bien fungible
Solicitante
Traslada y suscribe acta

En base al acta
administrativa en el cual
administrativa
comparece los Encargados,
registra la
jefes y Autoridades que
información
estén involucrados. En de
requerida en el libro
donaciones debe entregar
“Registro y Control de
documento en el cual haga
Inventario de Bienes
constar la donación
Fungibles”
realizada
¿Se trata de
bienes fungibles
No
disponibles en
almacén?
Sí Realiza egreso del bien

fungible según
Realiza requerimiento procedimiento y
al encargado y jefe Realiza entrega de copia al
correspondiente para requerimiento Responsable para
visto bueno identificar a la persona
a quién se le asignará el
bien fungible
Registra
Firma Tarjeta por
información
cada uno de los
requerida en la
bienes fungibles
tarjeta
registrados en la
correspondiente
tarjeta
firma y sella
Archiva Tarjeta de
Responsabilidad
de Bienes Fungibles
y documentación de
respaldo
1
Fin

Registro de Descargo y Reasignación de Activos Fijos y Bienes Fungibles (1 de 1)
Nueva persona
Persona responsable
Nueva persona responsable del
del activo fijo o bien Responsable de Inventario
responsable activo fijo o bien
fungible
fungible
Inicio
Solicita ante el Verifica el estado

descargo de activo del Activo Fijo y/o
fijo o bien fungible bien fungible
Aplica
¿Se encuentra procedimiento de
Sí
en mal estado? egreso de inventario
correspondiente
No
Continúa con el
procedimiento
Firma tarjera de Opera descargos en

responsabilidad y tarjetas de
cuando aplique responsabilidad y
“Resguardo de cuando aplique en el
bienes” por los SICOIN requiere firma de
descargos realizados la persona responsable
Requiere activo fijo

Almacena los
o bien fungible
activos fijos y/o
según formato
bienes fungibles en
“Movimiento de
bodega o lugar
activos fijos y bienes
asignado
fungibles”
Recibe solicitud y
entrega el activo
fijo o bien
fungible
Opera asignación en Firma tarjetas de

tarjeta de responsabilidad
responsabilidad y correspondiente y
cuando aplique en el cuando aplique
SICOIN para el nuevo “resguardo de
responsable y firma Bienes”
Archiva documentos de
respaldo del descargo y
cuando aplique la
reasignación del activo
fijo o bien fungible
Fin

Egreso de inventario
Definir las actividades a realizar para el egreso de los activos fijos y bienes fungibles para las diferentes modalidades, de
acuerdo a la normativa vigente.
Inicia: Identificación de activos fijos o bienes fungibles sujetos a egreso por traslado o baja definitiva.
Finaliza: Archivo de documentación de soporte.
a) Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública.
b) Circular 3-57 de la Dirección de Contabilidad del Estado – Departamento de Contabilidad, Instrucciones que rigen la
preparación, verificación y rendición de los inventarios.
Egreso de Activos Fijos por Traslado

Identifica activos fijos en buen estado y sin utilidad dentro de la
1. dependencia y notifica al Jefe de Departamento de Servicios Responsable de Inventario
2. Verifica la información y evalúa físicamente el estado de los activos fijos. Jefe de DSAI o persona asignada
Valida listado de activos fijos sujetos a ser traslados y remite a la Autoridad

Administrativa Superior de la dependencia, para autorización.
Si no autoriza el egreso finaliza el procedimiento.

4. Si autoriza el egreso de activos fijos, traslada listado a Responsable de
Inventario y continúa con el procedimiento.
5. Traslada listado autorizado (físico). Responsable de Inventario
Si existe interés por dependencia(s) interna(s), envía oficio solicitando los

activos fijos y continúa con el procedimiento. dependencia(s) interna(s)
6.
Si no existe interés por dependencias internas, se inicia traslado hacia la interesada(s)
Dirección de Bienes del Estado, continúa en el paso No. 12.
Recibe requerimientos e instruye a Jefe de Departamento de Servicios Autoridad Administrativa Superior de

7.
Administrativos Internos o equivalente para continuar el trámite. la dependencia que traslada
8. Recibe instrucciones y traslada al Responsable de Inventario. Jefe de DSAI o persona asignada

Coordina el traslado con el Responsable de Inventario de la dependencia
solicitante.

Formaliza mediante acta administrativa el traslado de los activos fijos, en la
cual comparecen por parte de ambas dependencias la Autoridad Superior,
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente y
Entrega certificación de acta o copia certificada a los comparecientes y

continúa en el paso No. 16.
Elabora oficio dirigido a la Dirección de Bienes del Estado, solicitando

Jefe de DSAI o persona asignada o
12. autorización para traslado y requiere visto bueno de la Autoridad
persona asignada
Firma el oficio de visto bueno y envía a Dirección de Bienes del Estado, Autoridad Administrativa Superior de
13.
adjuntando listado de activos fijos sujetos a traslado. la dependencia que traslada
Envía delegado para la verificación física de los activos fijos.
Si determina que los activos fijos pueden ser trasladados a la sección de

Bienes en Tránsito, se coordina la fecha de entrega y continúa con el
14. Dirección de Bienes del Estado
procedimiento.
Si determina que los activos fijos no son susceptibles de ser trasladados,

se inicia procedimiento de “Baja Definitiva de Activos Fijos”.
Suscribe acta administrativa de traslado de activos fijos, en la cual deben
comparecer Autoridades Superiores de las dependencias, Jefe de
Responsable de Inventario de la
15. Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente,
dependencia que traslada
Responsable de Inventario de la dependencia que traslada y Jefe de
Sección de Bienes en Tránsito de la Dirección de Bienes del Estado.
Emite certificación de inventario, firma, sella y traslada para firma de visto
Responsable de Inventario de la
16. bueno al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o
equivalente.
Firma certificación de inventario, emite certificación de acta o copia

certificada y traslada a los comparecientes.
Elabora oficio dirigido a la Dirección de Bienes del Estado, solicitando
resolución de traslado de activos fijos, y traslada a Autoridad
Administrativa Superior de la dependencia, adjuntando certificación de
acta o copia certificada y certificación de inventario.
19. Firma oficio y envía documentación a la Dirección de Bienes del Estado.
Emite resolución para operar la baja y alza de inventario; notifica a la

dependencia que realiza traslado.
Responsable de Inventario de
21. Registra baja de activos fijos en libros.
Registra y solicita traslado con afectación a libro de inventario de activos

fijos en el sistema SICOIN y genera reporte de traslado.

Conforma expediente con la siguiente documentación:
 Oficio firmado por la Autoridad Administrativa Superior de la
dependencia que traslada, indicando que proceda a dar de alza en
el SICOIN
 Copia de la resolución emitida por la Dirección de Bienes del
Estado
 Reporte de traslado de SICOIN
Traslada a la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia
24. Envía expediente a la dependencia que recibe los activos fijos.
Recibe expediente, registra y solicita el alta con afectación a libro de
inventario de activos fijos en el sistema SICOIN. dependencia que recibe los activos
25.
fijos
Notifica de la operación a la dependencia que trasladó los activos fijos.
Notifica el traslado del activo fijo conforme a registro de inventario a la
26. Dirección de Contabilidad del Estado mediante oficio firmado por la Responsable de Inventario
27. Opera la aprobación de traslado solicitado de los activos fijos en el SICOIN. Dirección de Contabilidad del Estado
Informa a la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia, por

28. medio del Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o Responsable de Inventario
equivalente, que el traslado ha sido finalizado y archiva el expediente.
Egreso de Activos Fijos por Baja Definitiva (Componentes metálicos o destructible)

Identifica dentro de la dependencia activos fijos en mal estado e
irreparables, verifica que el bien este en estado almacenado y clasifica
(componentes metálicos o destructible) y notifica al Jefe de Departamento
de Servicios Administrativos Internos o equivalente adjuntado listado.
2. Verifica la información y evalúa físicamente el estado de los activos fijos. Jefe de DSAI o persona asignada
Solicita dictamen técnico cuando sea aplicable.
Si el dictamen indica que los activos fijos son utilizables, toma las acciones
3. correspondientes. Jefe de DSAI o persona asignada
Si el dictamen indica que los activos fijos no son utilizables, continúa

procedimiento de baja.
Elabora oficio(s) para solicitar autorización de baja de activos fijos con
componente metálicos o destructibles, y remite el expediente a la
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia, el cual contiene:
 Oficio(s) de solicitud de autorización
 Listado de activos fijos sujetos de baja
 Dictamen técnico cuando aplique
Firma oficio(s) de autorización y continúa con el procedimiento de baja de Autoridad Administrativa Superior de
5.
activos fijos; traslada el expediente al Responsable de Inventario. la dependencia

Suscribe acta(s) administrativa(s) de baja definitiva de activos fijos de
acuerdo a su clasificación (activos fijos con componentes metálicos o
6. destructibles), en la cual deben comparecer la Autoridad Administrativa Responsable de Inventario
Superior de la dependencia, Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente y Responsable de Inventario.
Emite certificación de inventario, adjunta al expediente, traslada al Jefe de
Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente.
Firma certificación de inventario, emite certificación de acta o copia
certificada, redacta oficio de solicitud de autorización de baja definitiva de
activos fijos dirigido al Despacho Ministerial del MINFIN; traslada
expediente a Autoridad Administrativa Superior de la dependencia.
9. Firma oficio y envía expediente al Despacho Ministerial del MINFIN.
la dependencia
Autoriza la baja definitiva de activos fijos y devuelve expediente a la
10. Despacho Ministerial MINFIN
dependencia solicitante.
Recibe expediente y traslada a Jefe de Departamento de Servicios Autoridad Administrativa Superior de
11.
Administrativos Internos o equivalente. la dependencia solicitante
Recibe expediente.
Si se trata de activos fijos destructibles, redacta oficio de solicitud de baja

para la Dirección de Bienes del Estado.

Si se trata de activos fijos con componentes metálicos, redacta oficio de
solitud de baja a Contraloría General de Cuentas.
Adjunta oficio(s) al expediente y traslada a la Autoridad Administrativa

Firma oficio(s) y traslada expediente a donde corresponda (para activos
13. fijos con componentes metálicos a la Contraloría General de Cuentas, para
la dependencia
activos fijos destructibles a la Dirección de Bienes del Estado).
Si se trata de activos fijos destructibles, coordina estableciendo la fecha,
lugar y hora para la destrucción de los mismos y continúa en el paso No. 17.
Si se trata de activos fijos con componentes metálicos, coordina
15. estableciendo la fecha, lugar y hora para la entrega de los mismos y Contraloría General de Cuentas
continúa con el procedimiento.
Coordina el traslado de los activos fijos al lugar donde serán destruidos o
entregados, continúa en el paso No. 18.
Si los activos fijos son destruidos, suscribe acta administrativa la
dependencia solicitante para dejar constancia de lo actuado, identificando
y valorizando los activos fijos, en la que comparecen: el delegado de la
Dirección de Bienes del Estado, delegado de la Contraloría General de
Cuentas, Responsable de Inventario.
Continúa en el paso No. 19.
18. Emite certificación de acta o copia certificada y envía a los comparecientes. Jefe de DSAI o persona asignada

Si es entrega de activos fijos con componentes metálicos, suscribe acta en
donde haga constar lo actuado, identificando y valorizando los activos fijos,
en la que comparecen: el delegado de la Dirección de Bienes del Estado,
delegado de la Contraloría General de Cuentas, Responsable de Inventario
de la dependencia Solicitante.
Emite certificación de acta o copia certificada y envía a los comparecientes

y continúa con el procedimiento.
Emite resolución de baja definitiva de activos fijos; notifica a la
20. Contraloría General de Cuentas
dependencia solicitante.
Registra la baja en libros de los activos fijos con base a la resolución y el

acta administrativa.
Solicita baja con afectación a libro de inventario de activos fijos en el

SICOIN y genera reporte de baja.
Notifica la baja del activo fijo conforme a registro de inventario a la
23. Dirección de Contabilidad del Estado, mediante oficio firmado por la Responsable de Inventario
24. Opera la aprobación de baja solicitado de los activos fijos en el SICOIN. Dirección de Contabilidad del Estado
Informa a Autoridad Administrativa Superior de la dependencia por medio

25. del Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o Responsable de Inventario
equivalente que la baja ha sido finalizada y archiva el expediente.
Egreso de Bienes Fungibles por Traslado

Identifica y elabora listado de bienes fungibles en buen estado y sin utilidad
1. dentro de la dependencia y notifica al Jefe de Departamento de Servicios Responsable de Inventario
Verifica la información y evalúa físicamente el estado de los bienes
fungibles sujetos a traslado.
Valida el listado de bienes fungibles sujetos para traslado y remite a la
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia para su autorización.
Si autoriza el egreso de bienes fungibles, traslada listado a Responsable de
Inventario y continúa con el procedimiento. Autoridad Administrativa Superior de
4.
la dependencia
Si no autoriza el egreso instruye sobre cómo proceder.
Comunica listado autorizado a dependencias internas de forma escrita
(físico o electrónico).
Si existe interés por dependencia(s) continúa en el paso No. 7.

Si ninguna dependencia interna manifiesta interés en los bienes fungibles
6. se comunica a dependencia(s) externa(s) que puedan estar interesadas en Responsable de Inventario
los mismos y continúa con el procedimiento.

Autoridad Administrativa Superior de la dependencia solicita el traslado de dependencia(s) interna(s) o externa(s)
7.
bienes fungibles por medio de oficio. interesada(s)
Recibe requerimientos e instruye al Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente para la distribución de los bienes
fungibles sujetos a traslado. Autoridad Administrativa Superior de
8.
Si ninguna dependencia del MINFIN o institución externa manifiesta
interés en los suministros, determina lo procedente.
Convoca a las dependencias solicitantes indicando fecha, lugar y hora en
que se entregarán los bienes fungibles.
Suscribe acta administrativa de traslado de bienes fungibles:
 Para traslado entre dependencias del MINFIN deben comparecer en el

acta: Autoridades Superiores de las dependencias, Jefes de
Departamentos de Servicios Administrativos Internos o equivalentes y
Responsables de Inventario.
 Para traslado a dependencias externas del MINFIN debe comparecer la

Autoridad Administrativa Superior y responsable de inventario de la
dependencia interesada y Director o puesto equivalente, Jefe de
Departamento de Servicios Administrativos Internos y el responsable
de inventarios de la Unidad Ejecutora correspondiente.
Emite certificación de acta o copia certificada y traslada a los
comparecientes.
Realiza las gestiones logísticas correspondientes con la dependencia

solicitante para el traslado de los bienes fungibles.
Registra traslado en el libro de bienes fungibles con base al acta

administrativa.

14. del Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o Responsable de Inventario
equivalente que el traslado ha sido finalizado y archiva el expediente.
Egreso de Bienes Fungibles por Baja Definitiva

Identifica y elabora listado de bienes fungibles en mal estado u obsoleto
1. dentro de la bodega y notifica al Jefe de Departamento de Servicios Responsable de Inventario
2. Verifica la información y evalúa físicamente los bienes fungibles. Jefe de DSAI o persona asignada
Valida el listado de bienes fungibles sujetos a baja definitiva y remite a la

Autoridad Administrativa Superior de la dependencia para su autorización.
Autoriza la baja definitiva de bienes fungibles y traslada listado a Jefe de Autoridad Administrativa Superior de
4.
Departamento de Servicios Administrativos internos o equivalente. la dependencia

5. Traslada listado de bienes fungibles aprobado a Responsable de Inventario. Jefe de DSAI o persona asignada
Realiza las gestiones logísticas correspondientes para la destrucción de los

bienes fungibles.
Suscribe acta administrativa de baja definitiva de bienes fungibles en
donde conste la destrucción de los mismos y en la cual deben comparecer
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente y
Registra la baja definitiva de bienes fungibles en libros con base al acta
administrativa.
del Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o
equivalente que el procedimiento de baja definitiva de bienes fungibles ha
sido finalizado y archiva el expediente.

Diagramas de Flujo
Egreso de Inventario
Egreso de Activos Fijos por Traslado (1 de 3)
Responsable de Jefe DSAI o Autoridad Superior de la Dependencia(s) interna(s)

Inventario Persona asignada Dependencia que traslada interesada(s)
Inicio
Verifica la
Identifica activos
información y
fijos en buen estado
evalúa físicamente
y sin utilidad dentro
el estado de los
de la dependencia
activos fijos
Valida listado de
¿Autoriza el Finaliza el 1
activos fijos sujetos No
egreso? procedimiento
a ser traslados
Sí
Traslada listado y
Traslada listado
continúa con el
autorizado (físico)
procedimiento
¿Existe
interés?
No
Sí
Envía oficio Se inicia

Coordina el traslado solicitando los traslado hacia
Recibe
para la dependencia Recibe instrucciones activos fijos y la Dirección de
requerimientos
solicitante continúa con el Bienes del
procedimiento Estado
Formaliza mediante
2
acta administrativa
el traslado de
activos fijos, en la
cual comparecen la
Autoridad superior,
jefe y encargado
correspondiente

Responsable de
Autoridad Superior
Responsable de Jefe DSAI o Persona Inventario de la
de la Dependencia Dirección de Bienes del Estado
Inventario asignada dependencia que
que traslada
traslada
Elabora oficio
Firma el oficio de
dirigido a la
visto bueno y envía
Entrega certificación Dirección de Bienes
a Dirección de ¿Son susceptibles
de acta o copia del Estado,
Bienes del Estado, para ser Sí
certificada a los solicitando
adjuntando listado trasladados?
comparecientes autorización para
de activos fijos
traslado y requiere
sujetos a traslado
visto bueno
No Suscribe acta
Se determina a la
administrativa de
sección de Bienes
traslado de activos fijos,
Se inicia en Tránsito, se
en la cual deben
procedimiento de coordina la fecha de
2 comparecer Autoridades
“Baja Definitiva de entrega y continúa
superiores, jefes y
Activos Fijos” con el
encargado
procedimiento
correspondiente
1
Firma certificación
Emite certificación
de inventario, emite
de inventario, firma,
certificación de acta
sella y traslada para
o copia certificada y
firma de visto
traslada a los
bueno
comparecientes
Elabora oficio
solicitando Firma oficio y Emite resolución Registra baja de
resolución de envía para operar la baja y activos fijos en
traslado de activos documentación alza de inventario libros
fijos

Autoridad Superior
Responsable de Dependencia que recibe Dirección de
de la Dependencia
Inventario los activos fijos Contabilidad del Estado
que traslada
Registra y solicita
traslado con
afectación a libro de
inventario de
activos fijos en el
sistema SICOIN y
genera reporte de
traslado
Recibe expediente,
solicita el alta con
Envía expediente
Conforma inventario de activos
para que reciban los
expediente fijos en el sistema
activos fijos
SICOIN. Notifica de la
operación a la
dependencia anterior
Notifica el traslado
del activo fijo
conforme a registro Opera la aprobación
de inventario de traslado solicitado
mediante oficio de los activos fijos en
firmado por la el SICOIN
Autoridad superior
de la dependencia
Informa a la Autoridad
Superior de la
Dependencia, por
medio del jefe de
DESAI, que el traslado
ha sido finalizado y
archiva el expediente
1
Fin

Egreso de Activos Fijos por Baja Definitiva (Componentes metálicos o destructible) (1 de 3)
Responsable de Autoridad Superior Despacho Ministerial

Jefe DSAI o Persona asignada
Inventario de la Dependencia MINFIN
Inicio
Identifica dentro de
Verifica la
la dependencia
información y
activos fijos en mal
estado irreparable y
el estado de los
clasifica, adjuntando
activos fijos
listado
Continúa
¿Son utilizables
Sí procedimiento de
los activos?
baja
No
Toma las acciones

1
correspondientes
Elabora oficio para

solicitar Firma oficio de
autorización de baja autorización y
de activos fijos con continúa con el
componente procedimiento de
metálicos o baja de activos fijos
destructibles
Suscribe acta
administrativa de
baja de definitiva de
activos fijos de
acuerdo a su
clasificación
Firma certificación de
inventario, emite Autoriza la baja
Emite certificación certificación de acta o definitiva de activos
de inventario, copia, redacta oficio de fijos y devuelve
Firma oficio
adjunta el solicitud de autorización de expediente a la
expediente baja definitiva de activos dependencia
fijos dirigido al despacho solicitante
ministerial MINFIN

Autoridad Superior de la Dirección de Bienes Contraloría General de

Dependencia Solicitante del Estado Cuentas
Redacta oficio de
¿Se trata de
solicitud de baja a
Recibe expediente activos fijos No
destructibles?
de Cuentas
Sí
Redacta oficio de
solicitud de baja
para la Dirección de
Bienes del Estado
Firma oficio(s) y
traslada expediente
a donde
corresponda Activos fijos
destructibles
coordina
Bienes del Estado estableciendo la
fecha, lugar y hora
para la destrucción
de los mismos
Activos fijos con
componentes
metálicos coordina
estableciendo la
Contraloría General de Cuentas fecha, lugar y hora
para la entrega de
los mismos y
continúa
procedimiento

Dirección de
Responsable de Jefe DSAI o Dirección de Bienes del Contraloría General
Contabilidad del
Inventario Persona asignada Estado de Cuentas
Estado
Coordina el traslado Emite

de los activos fijos al certificación de
lugar donde serán acta o copia y
destruidos o envía a los
entregeados comparecientes
Si los activos fijos

Si se entrega de
son destruidos,
activos fijos con
suscribe acta
componentes
administrativa ,
metálicos, suscribe
identificando y
acta que consta lo
valorizando los
actuado
activos fijos
Registra la baja en Emite resolución de

libros de los activos baja definitiva de
fijos con base a la activos fijos; notifica
resolución y el acta a la dependencia
administrativa solicitante.
Solicita baja con

inventario de
activos fijos en el
SICOIN y genera
reporte de baja
Notifica la baja del

activo fijo conforme
Opera la
a registro de
aprobación de baja
inventario,
solicitado de los
mediante oficio
activos fijos en el
firmado por la
SICOIN
Autoridad Superior
de la Dependencia
Informa a Autoridad
Superior de la
Dependencia por
medio del Jefe de
DESAI que la baja ha
sido finalizada y
archiva el
expediente
Fin

Egreso de Bienes Fungibles por Traslado (1 de 2)
Dependencia(s) Autoridad Superior de la

Responsable de Jefe DSAI o Persona
Autoridad Superior de la Dependencia interna(s) o externa(s) Dependencia que
Inventario asignada
interesada(s) traslada
Inicio
Identifica y elabora Verifica la

listado de bienes información y
fungibles en buen evalúa físicamente
estado y sin utilidad el estado de los
dentro de la bienes fungibles
dependencia sujetos a traslado
Valida el listado de ¿Autoriza el

bienes fungibles egreso de Instruye sobre cómo
No
sujetos para bienes proceder
traslado fungibles?
Sí
Comunica listado
autorizado a Traslada listado y
dependencias continúa con el
internas de forma procedimiento
escrita.
Si ninguna dependencia
Instruye al Jefe de DSAI
manifiesta interés en los
para la distribución de los
bienes fungibles se
Solicita el traslado bienes fungibles sujetos a
comunica a
de bienes fungibles traslado, si no manifiesta
dependencia externa
por medio de oficio interés en los
que puedan estar
suministros, determina lo
interesadas en los
procedente
mismos

Ingreso de Inventario
Egreso de Bienes Fungibles por Traslado (2 de 2)
Jefe DSAI o Persona Responsable de

asignada Inventario
Convoca a las
dependencia
Suscribe acta
solicitantes
administrativa de
indicando fecha,
traslado de bienes
lugar y hora en que
fungibles
se entregan los
bienes fungibles
Emite certificación
de acta o copia
certificada y
traslada a los
comparecientes
Realiza las gestiones

logísticas
correspondientes
con la dependencia
solicitante para el
traslado de los
bienes fungibles
Registra traslado en
el libro de bienes
fungibles con base
al acta
administrativa
Informa a Autoridad
Superior de la
Dependencia por
medio del jefe
DESAI que el
traslado ha sido
finalizado y archiva
expediente
Fin

Egreso de bienes Fungibles por Baja Definitiva (1 de 1)
Responsable de Jefe DSAI o Persona Autoridad Superior

Inventario asignada de la Dependencia
Inicio
Identifica y elabora
Verifica la
listado de bienes
información y
fungibles en mal
estado u obsoleto
los bienes fungibles
dentro de la bodega
Valida el listado de Autoriza la baja

bienes fungibles definitiva de bienes
sujetos a baja fungibles y traslada
definitiva listado
Realiza las gestiones

logísticas
Traslada listado de
correspondientes
Bienes Fungibles a
para la destrucción
aprobado
de los bienes
fungibles
Suscribe acta
administrativa de
baja definitiva de
bienes fungibles en
donde conste la
destrucción de los
mismos
Registra la baja
definitiva de bienes
fungibles en libros
con base al acta
administrativa
Informa a Autoridad
Superior de la
Dependencia por
medio del jefe DESAI
que el procedimiento
de baja definitiva de
bienes fungibles ha
sido finalizado y
archiva expediente
Fin

Manejo de Almacén

Manejo de almacén 02 1 de 9
NORMAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE ALMACÉN

Definir lineamientos generales y estandarizar criterios para la administración de los insumos en los almacenes, a fin de
regular el manejo de los mismos, cumpliendo con los requisitos legales establecidos.
En los casos no previstos en la presente normativa, las autoridades de la dependencia administradora del almacén,
deberán evaluar y coordinar las acciones administrativas procedentes en el marco legal aplicable.
Circular 200, Inspección General de Hacienda.
1. NORMAS PARA CARGA DE SERIES 1-H
Es responsabilidad del Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o persona designada, realizar la
carga de series autorizada por Contraloría General de Cuentas para la impresión de Constancias de Ingreso a
Almacén y a Inventario, Forma 1-H.
2. NORMAS PARA SUSCRIPCIONES Y DESCUENTOS

a) En el caso de suscripciones de periódicos y/o revistas por ser un producto que se recibe a lo largo de un año o
menos, NO debe realizarse Ingreso a Almacén.
b) En el caso de descuentos, debe calcularse según proceda:
 Cuando el proveedor aplique descuento general a la totalidad de la compra: calcular en forma
proporcional para todos y cada uno de los insumos descritos en la factura, asegurando que la
integración sea igual a la totalidad de la misma.
 Cuando el proveedor especifique el (los) insumo (s) que aplica el descuento: Considerarlo únicamente a
los insumos que se especifique en la factura.
3. NORMAS PARA SOBRANTES Y PRODUCTO NO CONFORME

a) En el caso de sobrantes de insumos, el usuario realiza solicitud a través del formato “Solicitud de Ingreso de
Insumos Sobrantes”, la cual debe ser aprobada por el Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos y luego el Responsable de Almacén opera en el Sistema de Almacén el ingreso correspondiente según
procedimiento “Ingreso a Almacén” bajo la modalidad de ingreso por sobrante.
b) Cuando se establezcan insumos que presentan problemas por no cumplir con su funcionalidad prevista, el
Responsable de Almacén realiza las investigaciones necesarias y lo comunica al Responsable de Compras para
que con el proveedor determine si los insumos en existencia deben ser verificados o devueltos.
Si se determina que hay problemas con los insumos en existencia, el Responsable de Almacén asignará estatus
de “Producto No Conforme” en el Sistema de Almacén para evitar su disponibilidad y consecuente
requerimiento y despacho a los usuarios.
i. Al finalizar las gestiones y según el resultado de éstas, el Responsable de almacén puede proceder a
suscribir el acta de baja del producto no conforme y efectuar el correspondiente Egreso por traslado o
Egreso por baja definitiva.
4. NORMAS PARA CORRECCIONES EN EL SISTEMA
a) Cuando el Responsable de Almacén requiera realizar correcciones en los datos registrados en el Sistema de
Almacén, debe realizar la modificación y solicitar la autorización respectiva según procedimiento Corrección de
Información Registrada en el Sistema de Almacén (Ver anexo V.2).
b) Para poder realizar correcciones a través de la herramienta del Sistema de Almacén, se tiene como límite hasta
3 meses a partir del registro del ingreso del insumo.

5. NORMAS PARA CONTROL DE INSUMOS
a) La realización de inventarios físicos totales de almacén debe realizarse por lo menos cada seis meses (Ver
Procedimiento Realización de Inventarios Físicos de Almacén). Podrán realizarse inventarios físicos parciales
según requerimientos, para lo cual deberá especificarse en el Sistema de Almacén la parcialidad del mismo.
6. NORMAS PARA LA RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE INSUMOS

El Responsable de Almacén debe cumplir con los criterios de recepción y almacenamiento siguientes:
6.1 Recepción
Verificación del cumplimiento de los requisitos solicitados al proveedor, a través de la revisión de:
a) Datos de factura (nombre, NIT y dirección)
b) Las características de los insumos versus requerimientos y factura o documento de respaldo de la
adquisición.
c) El conteo, peso o medición (si aplica).
d) Se encuentren en buen estado (que sean nuevos y sin golpes o abolladuras).
e) La verificación de fecha de vencimiento y período de vida útil para su consumo (si aplica).
f) Que se encuentren sellados y/o empacados para su buena preservación en el almacén (si aplica).
g) Otros requerimientos pactados con el proveedor.
6.2 Clasificación
Clasificación de los insumos recibidos, según los siguientes criterios:
a) Activos Fijos o Bienes Fungibles
b) Comestibles
c) Artículos y productos de limpieza
d) Artículos de oficina
e) Tipo de papel
f) Inflamables
g) Tóxicos
h) Otros
6.3 Verificación de condiciones de almacenamiento

Verificación de cumplimiento de las condiciones de almacenamiento recomendadas por el productor o
proveedor, como límites de temperatura y/o humedad, debiendo realizar las gestiones correspondientes cuando
no se dispongan de las mismas.
6.4 Identificación y almacenamiento

Identificación del lugar de almacenamiento de los insumos según clasificación de los mismos que facilite su
localización y colocación en el área asignada, tomando en consideración lo siguiente:
 Fechas de vencimiento: la colocación de los insumos se aplica según el método de primero en vencer
primero en entregar. Límite para estibar según indicaciones de empaque
 Separación del suelo y de paredes
 Alejado de fuentes de calor
 Pasillos despejados
Nota: Los criterios de colocación de insumos dentro del almacén se aplicarán en función del diseño y capacidad
de los mismos según cada dependencia.
El diseño de almacenes corresponderá según los requerimientos de los insumos almacenados, así como el
espacio asignado para el mismo, siendo responsabilidad de la gestión de las Autoridades Administrativas de la
dependencia correspondiente y del personal asignado para su ejecución.
6.5 Medidas de seguridad

Identificación y gestión de medidas de seguridad:
 Seguridad en puertas y ventanas
 Restricción de acceso a personas ajenas al almacén
 Extintor contra incendios
 Rutas de evacuación (si aplica)
 Estanterías y/o anaqueles seguros
 Detector de humo (si aplica)
 Equipo de protección personal (si aplica)
 Otras necesarias en función de las especificaciones del insumo.
6.6 Limpieza
Limpieza del área de almacenamiento y re acomodación de los insumos cuando sea necesario para mantener
orden dentro del almacén.
6.7 Control
El Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o persona asignada debe realizar
verificaciones sorpresivas como mínimo de forma semestral del cumplimiento de los criterios de Recepción
y Almacenamiento de insumos, dejando registro en formato “Cédula de Verificación de Cumplimiento de
Criterios de Almacenamiento de Insumos” y retroalimenta al Responsable de Almacén sobre los resultados.
7. NORMAS PARA LA GENERACIÓN DE REPORTES DE ALMACÉN

El Responsable de Almacén debe generar según la periodicidad establecida los siguientes reportes:
a) A requerimiento del Ente Fiscalizador, el Responsable de Almacén genera e imprime del Sistema de Almacén reporte
“Control de Almacén”. Gestiona firma del Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos y archiva
constancia de entrega.
b) En el segundo día hábil de cada mes, el Responsable de Almacén, genera del Sistema de Almacén el reporte
“Constancias 1-H utilizadas y en existencia en almacén” y entrega a la persona asignada para elaboración de Caja
Fiscal.
En forma cuatrimestral genera del Sistema de Almacén el reporte“ Existencias en Almacén” que incluya:; a)
insumos sin movimiento; b) insumos perecederos próximos a vencer; los cuales deben ser trasladados
electrónicamente al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos para su consideración en la
toma de acciones correspondientes.
Realización de Inventarios Físicos de Almacén

Define fecha de realización de inventario físico de almacén y comunica al
Responsable de Almacén.
Genera e imprime “Reporte de Existencias en Almacén” en el Sistema de

Almacén.
Verifican insumos físicos contra información de reporte.

Responsable de Almacén / Jefe de DSAI
3.
o persona asignada o persona asignada
Anota si detecta diferencias en existencia física y descripción.
Si identifica insumos que por algún motivo no puedan ponerse a la
disposición de uso, debe colocarlos en área identificada con letrero
“Producto No Conforme”.
Cuando no se tenga un área específica para el producto no conforme, debe
identificarse el insumo con el letrero “Producto No Conforme”.
Si existe diferencia entre lo reportado por el sistema y lo existente en
almacén, o bien identifica producto no conforme, debe presentar por
escrito el motivo y/o justificación al Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos.
Nota: Para los productos no conforme debe iniciarse las gestiones para
realizar cambio con el proveedor o dar de baja a los mismos, según
corresponda.
Si no existe inconformidad, continúa con el procedimiento; si existen

inconformidades tras la verificación, recibe justificación por escrito y
analiza conjuntamente con el Responsable de Almacén la solución al
problema y ejecuta las acciones que correspondan.
Traslada “Reporte de Existencias en Almacén” al Responsable de Almacén
para su registro en el sistema informático de almacén.
Registra en el Sistema de Almacén los resultados del inventario físico

realizado y habiendo resuelto la inconformidad actualiza la información
según corresponda (producto no conforme, sobrante, baja o corrección),
genera e imprime “Reporte de Existencias en Almacén” actualizado; firma,
sella y traslada al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos.
Firma y sella reporte, notifica a la Autoridad Administrativa Superior de la

8. dependencia sobre los resultados del inventario físico. Jefe de DSAI o persona asignada
Devuelve reporte al Responsable de Almacén.
9. Recibe y archiva reporte. Responsable de Almacén
Corrección de Información Registrada en el Sistema de Almacén

1. Identifica error en el registro de la información. Responsable de Almacén
Realiza solicitud de corrección en el sistema ingresando los datos correctos

y traslada para aprobación en el sistema.
Verifica información en el sistema.

No está conforme, rechaza solicitud de corrección e indica motivo de
3. rechazo y continúa en el paso No. 4 Jefe de DSAI o persona asignada
Si está conforme, aprueba corrección en el sistema y continúa en el paso
No. 5.
Verifica motivo de rechazo de solicitud de corrección.

Si requiere modificación a corrección, ingresa información y solicita
nuevamente aprobación, continúa en paso No. 3.
Corrección no procede, finaliza procedimiento.
Genera e imprime forma(s) con datos correctos. Gestiona las firmas
correspondientes.
Cuando corresponda, anula forma(s) física(s) original(es) y distribuye
forma(s) corregida(s).
Archiva forma(s) anulada(s) original(es) y forma(s) corregida(s) cuando
aplique.
Adquisición de Series de Forma 1-H y Tarjetas de Control

Verifica periódicamente la disponibilidad de correlativos de las Formas 1-H
y Tarjeta de Control en el Sistema de Gestión de Almacenes.

¿Disponibilidad es suficiente?
Sí: Finaliza procedimiento.
No: Notifica la necesidad de adquisición de formas al Jefe del
Departamento de Servicios Administrativos Internos.
En función de la disponibilidad y del consumo determina la cantidad de
formas a solicitar.
Elabora y firma oficio dirigido a la Jefatura del Departamento de Formas y
Talonarios, de la Contraloría General de Cuentas, solicitando la aprobación
de serie numérica de formas electrónicas 1-H o Tarjeta de Control, según
4. proceda. Jefe de DSAI o persona asignada
Debe utilizarse el modelo de oficio “solicitud de adquisición formas
electrónicas 1H y Tarjeta de Control”, el que corresponda para la serie a
adquirir.
Envía oficio a la Jefatura del Departamento de Formas y Talonarios de la
Contraloría General de Cuentas.
Realiza gestión para la adquisición de las series de las formas electrónicas,
Personal asignado para gestión ante
6. entrega constancia de autorización a personal asignado para registrar en
CGC
sistema e informa a Jefe de DSAI o persona asignada.
Recibe constancia de autorización de series de formas electrónicas, y
Personal asignado para registrar en
7. registra en el sistema el rango de la numeración autorizada por la
sistema
Contraloría General de Cuentas.
Archiva documentación de respaldo de la adquisición de series de las Personal asignado para registrar en el
8.
formas electrónicas y registro en el sistema. sistema

Diagramas de Flujo
Normas para la administración de almacén

Realización de Inventarios Físicos de Almacén (1 de 2)
Responsable de
Jefe DSAI o Persona
Responsable de Almacén Almacén/Jefe DSAI o
asignada
Persona asignada
Inicio
Verifican insumos
Genera e imprime
Define fecha de contra información
“Reporte de
realización de de reporte. Anota si
Existencias en
inventario físico de detecta diferencias
almacén” en el
almacén en existencia física y
sistema de almacén
descripción
identifica el insumo ¿Existe área

con el letrero especifica para
No
“Producto no producto no
conforme” Conforme
Sí
Coloca en área
especifica de
producto no
conforme
Si existe diferencia
entre sistema y
exigencias o hay
producto no
conforme presentar
por escrito a jefe de
DSAI
Para los
productos no
conforme debe
iniciarse
gestiones para
realizar cambio
con el proveedor,
según
corresponda

Realización de Inventarios Físicos de Almacén (2 de 2)
Responsable de
Almacén
¿Existe Continúa con el

No
inconformidad? procedimiento
Sí
Registra en el
Tras la verificación, Sistema de Almacén
recibe justificación los resultados del
por escrito analiza y inventario físico
ejecuta acciones realizado, genera e
que correspondan imprime; firma y
sella
Firma y sella
reporte, notifica a la
Autoridad Superior
de la dependencia
sobre los resultados
del inventario físico
Recibe y archiva
reporte
Fin

Corrección de Información Registrada en el Sistema de Almacén (1 de 1)
Responsable de
Almacén
Inicio
Identifica error en el
registro de la
información
Realiza solicitud de
corrección
ingresando los Aprueba corrección
¿Está
datos correctos y Sí en el sistema y
conforme?
traslada para continúa
aprobación en el
sistema
No
Realiza nueva
solicitud de Rechaza solicitud de
corrección, de lo corrección e indica
contrario finaliza motivo de rechazo
procedimiento
Genera e imprime
forma con datos de
correctos. Gestiona
las firmas
correspondientes
Anula forma física

original y copia
Distribuye forma
corregida
Archiva forma
anulada original y
copia y forma
corregida
Fin A

ADQUISICIÓN DE SERIES DE FORMA 1-H y TARJETAS DE CONTROL
(1 de 1)
Personal asignado Personal asignado para

Responsable de Almacén Jefe DSAI o Persona asignada
para gestión ante CGC registrar en el sistema
Inicio
Verifica
periódicamente la
disponibilidad de
correlativos de las
Formas 1-H y
Tarjeta de Control
en el Sistema de
Gestión de
Almacenes.
¿Disponibilidad
Sí A
es suficiente?
No
En función de la
Notifica la
disponibilidad y del
necesidad de
consumo determina
adquisición de
la cantidad de
formas
formas a solicitar.
Elabora y firma
oficio dirigido a la
Jefatura del Recibe constancia
Realiza gestión para
Departamento de de autorización de
la adquisición de las
Formas y series de formas
series de las formas
Talonarios, de la electrónicas, y
electrónicas,
Contraloría General registra en el
entrega constancia
de Cuentas, sistema el rango de
de autorización a
solicitando la la numeración
personal asignado
aprobación de serie autorizada por la
para registrar en
numérica de formas Contraloría General
sistema e informa
electrónicas 1-H o de Cuentas
Tarjeta de Control,
envía oficio.
Archiva
documentación de
respaldo de la
adquisición de
series de las formas
electrónicas y
registro en el
sistema.
A Fin

INGRESO DE ALMACÉN
Definir las actividades a realizar para la recepción, verificación y registro de información de insumos adquiridos por
compra, traslado interno, donación o traslado externo, así como el reingreso de insumos, de acuerdo a la normativa
vigente.
Inicia: Recepción del insumo según las diferentes modalidades.

Finaliza: Archivo de documentación de soporte e información.
a) En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podrá realizar
Ingreso a Almacén por Compra

Informa al Responsable de Almacén sobre la próxima recepción del insumo,
1. coordina la recepción, traslada copia de la solicitud de compra y orden de Responsable de Compras
compra entregada al proveedor cuando aplique.
Recibe el insumo y expediente con documentación de respaldo de la
2. Responsable del Almacén
adquisición.
Verifica que los insumos cumplan con los requisitos establecidos según el
3. Responsable del Almacén
procedimiento “Recepción y Almacenamiento de Insumos”.
Registra ingreso a almacén en el Sistema de Almacén, llenando los campos que
correspondan.
Verifica información y confirma operación.
Genera e imprime la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario, Forma
1-H”, firma y sella; en el reverso de la factura firma, sella y anota número de
constancia de ingreso (Forma 1-H); traslada expediente al Responsable de
5. Compras. Responsable de Almacén
Si el insumo requiere registro de inventario, traslada expediente al Responsable
de Inventario para su registro según procedimiento “Ingreso y Registro de
Bienes Fungibles” y/o “Ingreso y Registro de Activos Fijos”.
Gestiona las firmas de factura y forma 1-H según y traslada copia de

6. Forma 1-H con firmas respectivas y copia de factura al Responsable de Responsable de Almacén
Inventario cuando corresponda.
Coloca los insumos de forma ordenada de acuerdo al procedimiento al

documento “Normas para la Administración de Almacén”.
8. Archiva copia de expediente en orden correlativo. Responsable de Almacén

Ingreso a Almacén por Traslado Interno
Recibe notificación o identifica insumos sujetos a traslado e instruye al Jefe Autoridad Administrativa Superior de
1.
de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente. la dependencia solicitante
Solicita al Responsable de Almacén para que verifique los insumos.
En caso que sea necesario se coordinará la participación de técnico experto Jefe DSAI o equivalente de la
2.
para la verificación del insumo y/o Responsable de Inventario según dependencia Solicitante
procedimiento “Ingreso y Registro de Activos Fijos por Traslado” o
“Ingreso y Registro de Bienes Fungibles por Traslado”.
Verifica el estado de los insumos y entrega listado propuesto a solicitar al Responsable de Almacén
3.
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente. dependencia Solicitante
Verifica listado y selecciona insumos a solicitar, elabora oficio para

4. formalizar el requerimiento y traslada a la Autoridad Administrativa
Superior de la dependencia con listado adjunto de insumos.
Si está conforme, firma y sella oficio de solicitud de traslado de insumos e

instruye el envío del oficio.
5.
la dependencia solicitante
No está conforme, regresa oficio para realizar las modificaciones
correspondientes.
Remite respuesta a la solicitud.

6.
Si la respuesta a la solicitud es positiva continúa con el procedimiento. la dependencia que traslada
Recibe respuesta y traslada al Jefe de Departamento de Servicios
7. Administrativos Internos o equivalente para que coordine con el
la dependencia solicitante
Responsable de Almacén la recepción de los insumos.
Verifica que los insumos cumplan con los requisitos establecidos según el Responsable del Almacén de la
8.
documento de “Normas para la Administración de Almacén”. dependencia Solicitante
Formaliza mediante acta administrativa el traslado de los insumos según
procedimiento “Egreso por Traslado”, en la cual deben comparecer el
Responsable de Almacén, Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente y Autoridad Administrativa Superior
9. Dependencia que traslada
de las dependencias que trasladan y reciban el insumo.
Emite certificación de acta o copia certificada y entrega a la dependencia

que recibe.
Verifica registro de ingreso por traslado a almacén en el Sistema de
Almacén; si los insumos físicos están conforme a registros confirma
recepción, si no está conforme notifica al Responsable del Almacén que
Responsable de Almacén de
10. traslada, para que realice la corrección indicada.
Escanea y adjunta al sistema el acta administrativa.

Conforma el expediente de traslado interno con los siguientes documentos:

 Copia de notificación de insumos disponibles para traslado (si
aplica)
 Copia de oficio de solicitud de traslado
11.  Copia de listado de insumos solicitados
 Certificación de acta de traslado o copia certificada
 Informe técnico (si aplica)
Traslada expediente al Responsable de Almacén para su archivo.
Coloca los insumos de forma ordenada de acuerdo al documento “Normas Responsable de Almacén de
12.
para la Administración de Almacén”. dependencia Solicitante
Archiva expediente de traslado interno y documentos de respaldo en orden Responsable de Almacén de

13.
cronológico. dependencia Solicitante
Ingreso a Almacén por Donación o Traslado Externo

Recibe notificación o identifica insumos sujetos a donación e instruye al Jefe de
1. Superior de la dependencia
Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente.
solicitante
Identifica los insumos de interés para la dependencia y traslada listado al
Jefe de DSAI o persona
Si considera conveniente instruye al Responsable de Almacén para que verifique
2. asignada dependencia
los insumos, en caso sea necesario se coordinará la participación de técnico
Solicitante
experto para la verificación del insumo y/o Responsable de Inventario según
procedimiento “Ingreso y Registro de Activos Fijos por Traslado” o “Ingreso y
Registro de Bienes Fungibles por Traslado”.
Si es requerido, realiza verificación física de los insumos.
Responsable de Almacén de la
3.
Elabora listado propuesto de insumos a solicitar y traslada al Jefe de Departamento dependencia Solicitante
de Servicios Administrativos Internos o equivalente.
Verifica listado y selecciona insumos a solicitar, elabora oficio para formalizar el Jefe de DSAI o persona
4. requerimiento y traslada a la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia asignada dependencia
con listado adjunto de insumos. Solicitante
Si está conforme, firma y sella oficio de solicitud de donación de insumos e

instruye el envío del oficio. Autoridad Administrativa
5. Superior de la dependencia
No está conforme, devuelve oficio para realizar las modificaciones solicitante
correspondientes.
Remite respuesta a la solicitud.

Si la respuesta a la solicitud es positiva continúa con el procedimiento. Entidad donante o que realiza
6.
traslado externo
Recibe respuesta y traslada al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Autoridad Administrativa

7. Internos o equivalente para que coordine con el Responsable de Almacén la Superior de la dependencia
recepción de los insumos y Responsable de Inventarios si aplica. solicitante

Verifica que los insumos cumplan con los requisitos establecidos según el
documento “Normas para la Administración de Almacén”. Responsable del Almacén de la
8. dependencia Solicitante
Si no pudo realizar verificación previa de los insumos y en caso sea necesario se
coordinará la participación de técnico experto para la verificación de los mismos.
Entrega insumos acompañados de documento donde se describan los mismos, el

cual debe contener lo siguiente:
 Descripción de las características de los insumos
 Unidad de medida Entidad donante o que realiza
9.
 Cantidad traslado externo
 Valor Unitario y Total por insumo
 Monto Total
Si los insumos cumplen con las especificaciones formaliza mediante acta

administrativa detallando información necesaria, en la cual deben comparecer el
Responsable de Almacén, Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos o equivalente, Autoridad Administrativa Superior de la dependencia que Jefe de DSAI o persona
10. recibe y representante de la entidad donante. En caso contrario notifica a la asignada dependencia
entidad donante mediante oficio suscrito por la Autoridad Administrativa Superior Solicitante
de la dependencia, para que proceda con lo notificado.
Emite certificación de acta o copia certificada y entrega a la entidad donante.
Conforma expediente de donación, el cual debe incluir:

 Copia de notificación de insumos disponibles para donación (si aplica)
 Copia de oficio de solicitud de donación
 Copia de listado de insumos solicitados Jefe de DSAI o persona
11.  Documento de entrega emitido por la entidad donante asignada dependencia
 Certificación de acta o copia certifica de recepción de insumo Solicitante
Traslada expediente al Responsable de Almacén para su archivo.
Registra ingreso en el Sistema de Almacén llenando los campos que correspondan;

escanea y adjunta al sistema el acta administrativa.
Verifica información y confirma operación. Responsable de Almacén de la

12.
Nota: Cuando se trate de activos fijos que tengan registro previo en el Sistema de
Contabilidad Integrada -SICOIN- se procede a realizar ingreso directo a inventario
según procedimiento “Ingreso y Registro de Activos Fijos por Donación”
Genera e imprime reporte correspondiente de los insumos registrados e integra al Responsable de Almacén de la
13.
expediente. dependencia Solicitante
Coloca los insumos de forma ordenada de acuerdo al documento “Normas para la Responsable de Almacén de la
14.
Administración de Almacén”. dependencia Solicitante
Responsable de Almacén de la
15. Archiva expediente de donación.

Reingreso de Insumos
Realiza verificación preliminar con el Responsable de Almacén de los insumos
1. Solicitante
sujetos a reingreso.
Si los insumos se encuentran en buen estado, informa al solicitante para que
realice solicitud de reingreso a almacén a través del Sistema de Almacén; si los
insumos se encuentran en mal estado informa al solicitante que no puede
realizarse reingreso a almacén y finaliza el procedimiento.
Solicita a través del Sistema de Almacén el reingreso del insumo. Escribe el
número de requisición con la cual fueron despachados los insumos, selecciona el
3. Solicitante
insumo a reingresar, anota la cantidad solicitada de reingreso y justificación.
Verifica y guarda información, y traslada para aprobación.
Verifica(n) en el sistema, si está(n) acorde con la solicitud de reingreso,
Jefe Inmediato y Departamento
aprueba(n) en el sistema y continúa con el procedimiento. Si no está(n) acorde
4. (según aplique) / Jefe de DSAI o
con la solicitud de reingreso, indica las correcciones a realizar o bien rechaza de
persona asignada
forma definitiva la solicitud de reingreso.
Una vez aprobada la solicitud de reingreso, genera e imprime “Solicitud de
5. Solicitante
Reingreso a Almacén” y gestiona las firmas y sellos correspondientes.
Presenta al Responsable de Almacén original y copia de la “Solicitud de Reingreso
6. Solicitante
a Almacén en Estatus Aprobada” firmada y sellada, así como los insumos físicos.
Ingresa al Sistema de Almacén y selecciona el número de reingreso a verificar;
revisa el estado, cantidad de los insumos y comprueba contra las características de
los mismos registrada originalmente en el sistema.
Si está conforme, confirma reingreso en el sistema genera e imprime “Constancia

de Reingreso al Almacén”, firma y sella; entrega copia de constancia de reingreso
al solicitante.
Si existe inconformidad en alguno de los insumos, selecciona e indica el motivo de
rechazo de los mismos, especificando los criterios no cumplidos:
 Especificaciones
 Estado del suministro(s)
 Cantidades
 Detalle del motivo del rechazo
Coloca los insumos de forma ordenada de acuerdo al documento “Normas para la
Administración de Almacén”.
9. Archiva expediente. Responsable de Almacén

Diagramas de Flujo
Ingreso de Almacén
Ingreso de Almacén por Compra ( 1 de 2)
Responsable de Compras Responsable del Almacén
Inicio
Informa y coordina sobre

Recibe el insumo y
la próxima recepción del
expediente con
insumo, traslada copia
documentación de
de la solicitud de compra
respaldo de la
y orden de compra
adquisición.
entregada al proveedor.
Verifica que los

insumos cumplan
con los requisitos
según el
procedimiento
“Recepción y
Almacenamiento
de Insumos”.
Registra ingreso en el
Sistema de Almacén,
verifica información y
confirma operación.
Genera, imprime, firma

y sella, la “Constancia
de Ingreso” y traslada
expediente.

Ingreso de Almacén
Ingreso de Almacén por Compra ( 2 de 2)
Responsable de
Responsable del Almacén
Compras
¿Requiere registro
No
de inventario?
Si
Gestiona las firmas de

Traslada expediente al factura y la copia 1-H y
Responsable de copia de factura al
Inventarios según Responsable de
procedimiento “Ingreso y Almacén y al de
Registro de Activos Fijos”. Inventario cuando
corresponda.
Coloca los insumos

ordenados de acuerdo al
procedimiento al
documento “Normas
para la Administración de
Almacén”.
Archiva copia de forma

1-H y copia de factura
en orden correlativo.
Fin

Ingreso de Almacén
Ingreso A Almacén por Traslado Interno (1 de 2)
Responsable de Jefe DSAI o
Jefe DSAI o Persona asignada Almacén de equivalente
la Dependencia la Dependencia que
Dependencia Solicitante Dependencia Dependencia
Solicitante traslada
Inicio
Recibe
notificación o
Solicita al Responsable
identifica insumos
de Almacén para
sujetos a traslado
Verificar los insumos.
e instruye al Jefe
de DSAI
En caso necesario,
Verifica listado
El técnico experto y Verifica el estado
y selecciona
Encargado de de los insumos y
insumos,
Inventario, según entrega listado
elabora oficio
procedimiento propuesto a
para formalizar
“Ingreso y Registro solicitar al Jefe de
el
de Activos Fijos por DSAI
requerimiento
traslado.
Regresa oficio
para las
modificaciones
que corresponde.
2
No
Las
modificaciones
que corresponde,
¿Debe estar
firma y sella la Si
Conforme?
solicitud de
traslado de Remite
insumos respuesta, si la
solicitud es
positiva
continúa con el
procedimiento,
si es negativa
finaliza el
procedimiento.

Ingreso de Almacén
Ingreso de Almacén por Traslado Interno (2 de 2)
Autoridad Superior de Responsable de Jefe DSAI o Persona

Dependencia que
la Dependencia Almacén de asignada Dependencia
traslada
Solicitante Dependencia Solicitante Solicitante
Formaliza el acta
Verifica que los administrativa el
Recibe respuesta y
insumos cumplan con traslado de los insumos
traslada al jefe de DSAI
los requisitos según el según procedimiento
para coordinar con el
documento de “Egresos por Traslado”,
Responsable de
“Normas para la emite certificación de
Almacén para
Administración de acta o copia y entrega a
recepción de insumos.
Almacén”. la dependencia que
recibe.
Notifica para que ¿Tienen que

realice la corrección No estar conforme
que corresponde los insumos?
Ingreso por traslado en

el Sistema de Almacén
Si
de los insumos
confirma recepción
Conforma el
expediente de
traslado interno con
los siguientes
documentos.
Traslada expediente
para su archivo.
Coloca los insumos de

forma ordenada de
acuerdo al documento
“Normas para la
Administración de
Almacén”.
Archiva expediente de
traslado interno y
documentos de
respaldo en orden
cronológico.
Fin 2

Ingreso de Almacén
Ingreso a Almacén por Donación o Traslado Externo (1 de 2)
Responsable del
Entidad donante o
Autoridad Superior de la Jefe DSAI o Persona asignada Almacén de la
que realiza traslado
Dependencia Solicitante Dependencia Solicitante Dependencia
externo
Solicitante
Inicio
Recibe notificación o Identifica insumos de interés

identifica insumos para la dependencia, traslada
sujetos a donación e listado al Responsable de
instruye al Jefe DSAI Almacén.
Instruye al Encargado
de Almacén para
verificar los insumos o Si es requerido,
el técnico experto y realiza verificación
Encargado de de los insumos.
Inventario según Elabora listado de
procedimiento “Ingreso insumos a solicitar.
y Registro de Activos
Fijos por Traslado”.
Devuelve oficio, Verifica listado y selecciona

para las insumos a solicitar, elabora
modificaciones oficio para formalizar el
que corresponde. requerimiento
No
¿Debe estar 2
Conforme?
Las Remite respuesta a

modificaciones la solicitud, si la
que corresponde, respuesta es
Si firma y sella la positiva continúa
solicitud de con el proceso, si es
donación de negativa finaliza el
insumos proceso

Ingreso de Almacén
Ingreso a Almacén por Donación o Traslado Externo (2 de 2)
Entidad donante Jefe DSAI o Persona

Autoridad Superior de la Responsable de Almacén de la
o que realiza asignada Dependencia
Dependencia Solicitante Dependencia Solicitante
traslado externo Solicitante
Recibe respuesta y
Entrega Formaliza acta si los insumos
traslada para que
insumos cumplen con las
coordine con el
Verifica que los insumos cumplan acompañados especificaciones, en la cual
Responsable de
con los requisitos establecidos según de deben comparecer el personal
Almacén la
documento “Normas para la documento necesario y el representante
recepción de los
Administración de Almacén” donde se de la entidad donante. En caso
insumos y
describan los contrario notifica a la entidad
Responsable de
mismos donante.
Inventarios si aplica
Registra ingreso en el Sistema de

Conforma
Almacén; escanea y adjunta al
expediente de
sistema el acta administrativa.
donación.
Verifica y confirma operación.
Cuando se trate de activos fijos

que tengan previo en el SICOIN
se procede a realizar ingreso
directo a inventario según
“Ingreso y registro de Activos
fijos por donación
Genera e imprime la “Constancia de Firma y sella

Ingreso, firma y sella. Cuando no se “Constancia de
tenga registro de activos fijos en el Ingreso de
SICOIN debe trasladar la constancia Almacén y a
de ingreso 1-H al encargado de Inventario forma
inventarios para realizar ingreso. 1-H.
Coloca los insumos de forma

ordenada de acuerdo al documento
“Normas para la Administración de
Almacén”.
Archiva la Constancia en
forma de correlativo y
expediente de donación.
Fin 2

Ingreso de Almacén
Reingreso de Insumos (1 de 2)
Jefe Inmediato y
Departamento
Responsable de
Solicitante (según aplique)/Jefe
Almacén
DSAI o Persona
asignada
Inicio
Si los insumos están en

buen estado, informa al
Realiza verificación solicitante para realizar
preliminar con el solicitud de reingreso al
2
Encargado de Almacén de sistema de almacén, si
los insumos sujetos a están en mal estado no
reingreso. puede realizarse el
reingreso y finaliza el
proceso.
Solicita en el Sistema de
Almacén el reingreso del
insumo, escribe el
numero de requisición la Indica las
cual fueron despachados ¿Debe estar acorde correcciones a
No
los insumos, selecciona el con la solicitud? realizar o bien se
insumo, anota la cantidad rechaza
solicitada de reingreso y
justificación, verifica y
guarda información.
Si
Aprobada la solicitud de
Aprueban la
reingreso, genera e
solicitud de
imprime “Solicitud de
reingreso y
Reingreso a Almacén”
continúan con el
gestiona firmas y sellos
proceso.
que corresponda.

Ingreso de Almacén
Reingresos de Insumos (2 de 2)
Solicitante Responsable de Almacén
Ingresa al Sistema de Almacén

y selecciona número de
Presenta al Encargado de reingreso, verifica; revisa,
Almacén original y copia de cantidad de los insumos,
la “Solicitud de Reingreso a registrada originalmente.
Almacén”, firmada y sellada, Imprime “Constancia de
así como los insumos físicos. Reingreso al Almacén, firma,
sella y entrega copia de
constancia.
si existe
inconformidad,
¿Debe estar
No rechaza por los
conforme?
criterios no
cumplidos.
Si esta
conforme,
Si
confirma
reingreso,
Coloca los insumos de

forma ordenada de
acuerdo al documento
“Normas para la
Administración de
Almacén”.
Archiva “Solicitud de
Reingreso a Almacén en
estatus aprobado” y en
caso de rechazos
“Constancia de Reingreso a
Almacén”.
Fin

EGRESO DE ALMACÉN
Definir las actividades a realizar para la verificación y registro de información de insumos egresados por requisición,
traslado interno o externo y baja definitiva, de acuerdo a la normativa vigente.
Inicia: Recepción de requerimiento o solicitudes de insumos.

Finaliza: Archivo de documentación de soporte e información.
a) En caso de robo, desastre natural, accidente u otra causa donde exista pérdida considerable o total del insumo, debe
solicitarse la intervención de Asesoría Jurídica, Auditoría Interna y si aplica el Departamento de Seguridad para
determinar la forma de proceder.
b) En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podrá realizar
Egreso de Almacén por Requisición

Ingresa al Sistema de Almacén y realiza requerimiento del bien y/o insumo

indicando los siguientes datos:
 Código del insumo
 Nombre del insumo
 Presentación
 Características
1. Solicitante
 Cantidad solicitada
 Justificación del uso
Nota: En caso de activos fijos o bienes fungibles, debe indicarse la persona a

quien debe asignarse los mismos y continuar con el procedimiento “Ingreso y
Registro de Activos Fijos” o “Ingreso y Registro de Bienes Fungibles”.
Verifica(n) en el sistema, si está(n) de acuerdo con la requisición, aprueba(n)

en el sistema y continúa con el procedimiento. Jefe Inmediato o Jefe de
2. Departamento (según aplica) y Jefe
Si no está(n) de acuerdo con la requisición, indica las correcciones a realizar o de DSAI o persona asignada
bien rechaza la misma.
Aprobada la requisición, verifica en el Sistema de Almacén y anota la

siguiente información:
 Nombre y puesto de la persona que recibe
3.  Registra datos específicos del bien y/o insumo si lo requiere Responsable de Almacén
 Ratifica con el solicitante los bienes y/o insumos a entregar
Verifica y guarda información; confirma egreso.
4. Imprime requisición y entrega los insumos al solicitante. Responsable de Almacén

Firma de recibido de conformidad en la “Constancia de entrega de Insumos de
5. Solicitante o Persona que recibe
Almacén”.
Entrega insumo(s) y copia de “Constancia de Entrega de Insumos de Almacén”
al solicitante o persona que recibe.
Nota: Cuando aplique traslada copia de la constancia de entrega a la Sección de
Inventarios para realizar asignación correspondiente según procedimiento.
7. Archiva “Constancia de entrega de Insumos de Almacén”. Responsable de Almacén
Egreso de Almacén por Traslado Interno o Externo

Genera reporte de existencias de insumos e identifica aquellos que están en
buen estado y sin movimiento dentro de la dependencia; notifica al Jefe de
1. Responsable Almacén
Departamento de Servicios Administrativos o equivalente para someter a
consideración el traslado.
Evalúa y verifica la información, remite a la Autoridad Administrativa Superior

de la dependencia listado de insumos sujetos a traslado para su autorización.
No autoriza el egreso de los insumos finaliza el procedimiento. Informa al Jefe

de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente para lo
3. procedente.
de la dependencia
Si autoriza el egreso de los insumos, continúa con el procedimiento.
Pone a disposición de dependencias el listado autorizado de insumos en buen
estado y sin movimiento dentro de la dependencia.
De existir interés por parte de alguna dependencia, envía oficio solicitando los Dependencia o Institución
5.
insumos y continúa con el procedimiento. Solicitante
Recibe requerimientos e instruye al Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente para la distribución de los insumos
sujetos a traslado. Autoridad Administrativa Superior
6.
de la dependencia que traslada
Si ninguna dependencia del MINFIN o institución externa manifiesta interés en
los insumos, determina lo procedente.
Convoca a las dependencias o instituciones solicitantes indicando fecha, lugar
y hora en que se entregarán los insumos.
Formaliza mediante acta administrativa el traslado de los insumos, en la cual
debe incluir la siguiente información:
 Descripción de las características de los insumos
 Unidad de medida
 Cantidad
 Valor unitario y total por insumo
 Monto Total del traslado
 Otra información que se considere necesaria.
8. En el caso de los traslados internos deben comparecer en el acta el Jefe de DSAI o persona asignada
Responsable de Almacén, Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos o equivalente y Autoridad Administrativa Superior de la (s)
dependencia(s) involucrada(s).
En el caso de traslados externos, debe comparecer en el acta el

representante(s) para la recepción del insumo(s).
Entrega certificación de acta o copia certificada a la dependencia(s) o

institución(es) que recibe(n) y al Responsable de Almacén.

Conforma expediente(s) de traslado, el cual debe incluir:

 Listado de insumos sujetos a traslado
 Notificación a dependencias internas o externas sobre el insumo(s)
sujeto(s) a traslado (si aplica)
Responsable de Almacén o
9.  Oficio de solicitud de la dependencia(s) o institución(es)
persona asignada
 Certificación de acta o copia certificada de traslado
Traslada al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o

equivalente.
10. Revisa el expediente(s) y traslada al Responsable de Almacén para su archivo. Jefe de DSAI o persona asignada
Opera en el Sistema de Almacén el egreso correspondiente llenando los

campos requeridos.
Escanea y adjunta al sistema el acta administrativa.
Verifica y guarda información en el sistema.
Entrega insumos a la(s) dependencia(s) o institución(es) solicitante(s) en base

al acta debidamente firmada por todos los comparecientes.
13. Finaliza operación de egreso en el Sistema de Almacén. Responsable de Almacén
14. Archiva expediente de traslado. Responsable de Almacén
Egreso de Almacén por Baja Definitiva de Insumos

Identifica el insumos catalogados como Producto No Conforme a los cuales se

considere dar de baja por cualquiera de los siguientes motivos:
 Caducidad
1.  Obsolescencia Responsable de Almacén
 Deterioro
 Merma
 Otro
Notifica al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o

equivalente de los insumos identificados que se requiere dar de baja,
incluyendo como mínimo la siguiente información:
 Motivo de la baja
 Código de insumo
 Nombre del insumo
2.  Presentación Responsable de Almacén
 Características
 Cantidad de egreso
 Precio Unitario y total por insumo
 Monto total del egreso
 Datos de identificación específica del insumo (si aplica)
 Otra información que considere necesaria

Analiza y verifica información, de ser necesario requiere informe técnico.
Si no amerita informe técnico, continúa en el paso No. 7.
Si amerita informe técnico, solicita al departamento o unidad correspondiente
4. el apoyo técnico para la emisión de informe que establezca el estado del Jefe de DSAI o persona asignada
insumo.
Verifica el insumo en almacén, evalúa y emite informe técnico correspondiente
5. y traslada al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o Técnico
equivalente.
Analiza informe técnico. Si el informe establece que el insumo tiene utilidad,
define la manera de proceder (egreso por requisición o traslado) y finaliza el
procedimiento.
Si el informe establece que el insumo no tiene utilidad continúa con el
procedimiento.
Informa a Autoridad Administrativa Superior de la dependencia sobre la baja
de los insumos.
Analiza información y convoca al Responsable de Almacén, Jefe de Autoridad Administrativa Superior

8.
Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente. de la dependencia
Procede con la destrucción o traslado del insumo(s) según corresponda,

9. suscribe acta administrativa justificando las razones de baja, en la cual deben Jefe de DSAI o persona asignada
comparecer las personas involucradas.
Emite certificación de acta administrativa o copia certificada y traslada a

Conforma expediente, el cual debe incluir:

 Oficio de notificación con listado adjunto de insumos sujetos a baja
Responsable de Almacén o
11.  Certificación de acta administrativa o copia certificada
persona designada
Traslada expediente al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
12. Revisa el expediente y traslada al Responsable de Almacén para su archivo. Jefe de DSAI o persona asignada
Con base en la certificación del acta administrativa o copia certificada, procede

a registrar el egreso por baja en el Sistema de Almacén, llenando los campos
correspondientes.
Escanea y adjunta al sistema el acta administrativa, certificada
Verifica y guarda información, y concluye operación de baja.
14. Archiva expediente de baja de insumos. Responsable de Almacén

Diagramas de Flujo
Egreso de Almacén
Egreso de Almacén por Requisición (1 de 2)
Jefe Inmediato o
Departamento (según Responsable de
Solicitante
aplica) y Jefe DSAI o Almacén
Persona asignada
Inicio
¿Hay existencias Finaliza el 2

No
en Almacén? procedimiento
Si
Puede continuar y
proceder con la
requisición
Indica la persona
quien debe
continuar con el ¿Debe estar de
No a realizar o se
procedimiento acuerdo?
rechaza
“Ingreso y Registro
de Activos Fijos”.
Aprueba y se
Si continúa con el
procedimiento
Confirmada la Selecciona requisición

aprobación, se presenta en el Sistema de
ante el responsable de Almacén. Verifica y
almacén para recibir guarda información;
insumos autorizados. confirma egreso.

Egreso de Almacén
Egreso de Almacén por Requisición (2 de 2)
Solicitante o Persona Responsable de

Responsable de Almacén
que recibe Inventario
Genera, imprime y Firma de recibido de

firma “Constancia conformidad en la
de entrega de “Constancia de
insumos de entrega de Insumos
Almacén”. de Almacén”.
Copia de “Constancia de
entrega de Insumos” a la
persona que recibe el bien.
Realiza asignación
Cuando se trate de bienes
del bien según
fungibles o activos fijos,
procedimiento
copia la constancia de
“Ingreso y registro
entrega al Encargado de
de activos fijos”
inventario para la asignación
que corresponde según
procedimiento.
Archiva “Constancia
de entrega de
insumos de
Almacén”
2
Fin

Egreso de Almacén
Egreso de Almacén por Traslado Interno o Externo (1 de 2)
Autoridad Superior de la Dependencia o Institución Autoridad Superior de la

Responsable de Almacén Jefe DSAI o equivalente
Dependencia Solicitante Dependencia que Traslada
Inicio
Genera reporte de
existencias de
Si no autoriza el egreso de los
insumos e identifica Evalúa y verifica la
insumos finaliza el proceso
aquellos que están información, remite a la
informa al Jefe DSAI para lo
en buen estado y sin Autoridad Superior de la
procedente, si autoriza el
movimiento notifica Dependencia listado de
egreso de los insumos,
al Jefe DSAI para insumos sujetos a traslado
continúa con el
someter a para su autorización.
procedimiento
consideración el
traslado.
Notifica a dependencias
del MINFIN de los insumos
disponibles indicando la
fecha límite para presentar
solicitud
Si las dependencias del

Recibe requerimientos e instruye
MINFIN no están
al Jefe de DSAI para distribuir los
interesadas por los Autoridad Superior de la
insumos sujetos a traslado. Si
insumos, notifica a Dependencia o Institución
ninguna dependencia o
instituciones externas que solicita los insumos a través de
institución externa manifiesta
puedan estar interesadas, oficio.
interés en los insumos, puede
indicando la fecha limite
proceder.
para presentar solicitud.

Egreso de Almacén
Egreso de Almacén por Traslado Interno o Externo (2 de 2)
Responsable de
Jefe DSAI o Persona asignada Almacén o persona Responsable del Almacén
asignada
Convoca a las dependencias o

instituciones solicitantes
indicando fecha, lugar y hora
que se entregarán los
insumos.
Formaliza mediante acta el

traslado de los insumo. En el
caso de traslados internos debe
Conforma expediente
compadecerse el personal
de traslado, el cual
indicado, en traslados externos,
debe incluir. Traslada
debe comparecer en el acta el
al Jefe de DSAI o
representante para la
equivalente
recepción del insumo.
Certificación de acta o copia a
los que reciben.
Opera en el Sistema de Almacén

el egreso correspondiente
Revisa el expediente y traslada llenando campos que
al Encargado de Almacén para correspondan, escanea y adjunta
su Archivo. al sistema el acta administrativa,
verifica y guarda información en
el sistema.
Entrega insumos a la
dependencias o instituciones
solicitantes en base al acta
firmada.
Finaliza operación de
egreso en el Sistema de
Almacén
Archiva
documentación de
respaldo de traslado
interno o externo.
Fin

Egreso de Almacén
Egreso de Almacén por baja definitiva de insumos (1 de 2)
Responsable de Almacén Jefe DSAI o Persona asignada Técnico
Inicio
Identifica el insumos
catalogados como
producto No conforme
a los cuales se
considere dar de baja
por cualquiera de los
siguientes motivos.
Notifica al Jefe DESAI de los

insumos identificados que se Analiza y verifica información, de
requiere dar de baja, ser necesario requiere informe
incluyendo como mínimo la técnico.
siguiente información.
¿Requiere
A No informe
técnico?
Sí
Solicita a la unidad
Verifica el insumo
correspondiente el apoyo
en almacén, evalúa
para la emisión de
y emite informe
informe que establece el
correspondiente
estado del insumo.
Analiza el informe, si establece que

el insumo tiene utilidad, define la
manera de proceder y finaliza el
proceso. Si establece que el
insumo no tiene utilidad continúa
con el proceso
Informa a Autoridad
Superior de la
A
dependencia sobre la
baja de los insumos.

Egreso de Almacén
Egreso de Almacén por baja definitiva de insumos (2 de 2)
Responsable de
Autoridad Superior de la Jefe DSAI o Persona
Almacén o persona
Dependencia asignada
designada
Procede con la
destrucción de los
Analiza y convoca al
insumos, suscribe acta
Responsable de
justificando las razones
Almacén, y al Jefe de
de baja y debe
DSAI
compadecer las personas
involucradas.
Traslada certificación
de acta o copia
Conforma
certificada al
expediente
Responsable de
Almacén.
Revisa el expediente
y traslada para su
archivo certifica acta
administrativa o
copia certificada,
procede a registrar
el egreso por baja
en el Sistema de
Almacén. Escanea y
adjunta. Verifica y
guarda información
y concluye
operación de baja
Archiva
documentación de
respaldo de baja de
insumos.
Fin

Manual de Contrataciones

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Plantilla 2.

MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Dirección de Recursos Humanos

Guatemala, abril de 2018

3. DESARROLLO Y MEDICIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES _________________________________ 176

4. GESTIONES ADMINISTRATIVAS DE PERSONAL ___________________________________________ 199

6. DEPARTAMENTO DE RELACIONES LABORALES ___________________________________________ 279

7. ADMINISTRACIÓN DE ÓRDENES JUDICIALES EN MATERIA LABORAL __________________________ 292

8. ADMINISTRACIÓN DE PROGRAMAS DE BIENESTAR Y BENEFICIOS LABORALES. _________________ 303

9. GESTIÓN ADMINISTRATIVA INTERNA __________________________________________________ 373

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Recursos Humanos Página 3

Procedimientos de Adquisiciones ________________________________________________________________ 454

Manejo de Activos Fijos y Bienes Fungibles ________________________________________________ 551

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Recursos Humanos Página 4

Propósito del manual

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Recursos Humanos Página 5

a. Oferta de Servicios generada a partir del CV en línea

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Recursos Humanos Página 6

No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Recursos Humanos Página 7

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Recursos Humanos Página 8

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Recursos Humanos Página 9

PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO PARA ASCENSO

Jefe del Departamento de Analista de Reclutamiento y

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Recursos Humanos Página 10

Publica la convocatoria en carteleras de

Verifica en el SiARH si hay participación

¿Hay participación de candidatos?

Recibe expediente de Elabora acta para

Elabora Acta de Cierre de

Solicita record laboral al

Asigna Prueba psicométricas en el

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Recursos Humanos Página 11

Aplica prueba técnica Realiza entrevista a

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Recursos Humanos Página 12

Notifica resultados del

Transcurrido los tres días

¿El puesto fue

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Recursos Humanos Página 13

Escanea y adjunta documentos

Revisa los documentos de soporte,

Da seguimiento en el SiARH a los

Completa la información del

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Recursos Humanos Página 14

3) Mientras se resuelve la revisión de resultados de la convocatoria, el nombramiento de la persona a la que le fue

No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

Recibe solicitud y recopila la información generada durante el procedimiento Técnico de Reclutamiento y

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Recursos Humanos Página 15

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Recursos Humanos Página 16

PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DE RESULTADOS DEL PROCESO POR ASCENSO

Dirección de Recursos Jefe del Departamento Técnico de Reclutamiento Comisión Calificadora

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Recursos Humanos Página 17

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Recursos Humanos Página 18

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Recursos Humanos Página 19

9) Finalizado el proceso de Convocatoria Externa, el Director de la Dependencia donde se encuentra el puesto

No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

Sí: Confronta documentos entregados para determinar si la persona cumple con

Coordina con el Departamento de Formación de Recursos Humanos la

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Recursos Humanos Página 21

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Recursos Humanos Página 22

PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO EXTERNO

Dirección de Recursos Jefe del Departamento de Analista de Reclutamiento y

Analiza viabilidad de la publicación