DOCUMENTAÇÃO

Técnico em Biblioteca
Documentação, Políticas e
Rotinas Administrativas
Ângela Nascimento
2014
Presidenta da República Governador do Estado de Pernambuco
Dilma Vana Rousseff João Soares Lyra Neto
Vice-presidente da República Secretário de Educação e Esportes de

Michel Temer Pernambuco
José Ricardo Wanderley Dantas de Oliveira
Ministro da Educação
José Henrique Paim Fernandes Secretário Executivo de Educação Profissional
Paulo Fernando de Vasconcelos Dutra
Secretário de Educação Profissional e
Tecnológica Gerente Geral de Educação Profissional
Aléssio Trindade de Barros Luciane Alves Santos Pulça
Diretor de Integração das Redes Coordenador de Educação a Distância

Marcelo Machado Feres George Bento Catunda
Coordenação Geral de Fortalecimento

Carlos Artur de Carvalho Arêas
Coordenador Rede e-Tec Brasil

Cleanto César Gonçalves
Coordenação do Curso
Hugo Carlos Cavalcanti
Coordenação de Design Instrucional

Diogo Galvão
Revisão de Língua Portuguesa

Letícia Garcia
Diagramação
Izabela Cavalcanti
Sumário
INTRODUÇÃO............................................................................................................................ 3
1.COMPETÊNCIA 01 | CONHECER AS NORMAS APLICÁVEIS NO SISTEMA DE ARQUIVO ........ 5
1.1 Arquivo ................................................................................................................. 10
1.2 Tipos de Arquivo................................................................................................... 18
1.3 Legislação ............................................................................................................. 22
1.4 Sistema de Arquivo .............................................................................................. 24
2.COMPETÊNCIA 02 | EXECUÇÃO DAS POLÍTICAS E ROTINAS DE ..........................................26
ARQUIVAMENTO DE VARIADOS TIPOS DOCUMENTOS .........................................................26
2.1 Suportes ............................................................................................................... 29
CONCLUSÃO ...........................................................................................................................32
REFERÊNCIAS ..........................................................................................................................33
MINICURRÍCULO DO PROFESSOR ...........................................................................................36
INTRODUÇÃO
Em qualquer área do conhecimento, as instituições públicas ou privadas

produzem documentos os quais são a comprovação das atividades
desenvolvidas. Numa biblioteca não é diferente, mesmo que ela seja
totalmente automatizada.
A biblioteca é formada por documentos oriundos de suas atividades – fim, os

quais denominamos de primários, e por documentos que compõem seu
acervo – as coleções, denominados de secundários, ressaltando que ambos
fazem parte do funcionamento da biblioteca.
Talvez, você esteja se perguntando: por que a disciplina Documentação,

Políticas e Rotinas Administrativas neste curso? Ao longo de nosso conteúdo,
vamos compreender a dimensão dessas interfaces.
Vamos analisar conceitos de documentação, de políticas e rotinas

administrativas, ressaltando que em qualquer atividade humana essas três
dimensões dialogam, com mais ou menos ênfase.
Também vamos ter a oportunidade de conhecer um breve histórico sobre os

arquivos, assim como vamos discutir sobre as etapas necessárias para que, em
qualquer serviço de biblioteca, os documentos sejam tratados
adequadamente.
São duas as competências nas quais desenvolveremos o conteúdo:
a) Conhecer as normas aplicáveis no sistema de arquivo;

b) Executar políticas e rotinas de arquivamento de variados tipos de
documentos em diferentes suportes.
3
Documentação, Políticas e Rotinas Administrativas
Sempre que possível o conteúdo será ilustrado ao mesmo tempo em que
serão propostas atividades que auxiliem a construção coletiva e a
internalização do conhecimento.
Este caderno tem como objetivo auxiliar a compreensão dos conteúdos que
serão apresentados ao longo da disciplina, baseados na bibliografia específica
da Arquivologia, bem como da legislação vigente.
Boa leitura!
4
Competência 01
1.COMPETÊNCIA 01 | CONHECER AS NORMAS APLICÁVEIS NO

SISTEMA DE ARQUIVO
Para podermos caminhar juntos em nosso itinerário de aprendizagem,

convém conversarmos sobre a nomenclatura de nossa disciplina
Documentação, Políticas e Rotinas Administrativas. Então, vamos lá!
DOCUMENTAÇÃO
O Novo Dicionário Aurélio (2004), versão eletrônica, traz quatro definições

para a palavra “Documentação”, a saber:
1.‐ Ato ou efeito de documentar.

2.‐ Conjunto de conhecimentos e técnicas que têm por
fim a pesquisa, reunião, descrição, produção e
utilização de documentos de qualquer natureza,
abrangendo, assim, a Bibliologia, a Museologia, a
Arquivologia, a iconografia, a discografia, a filmografia
e as coleções de história natural (herbários, jardins
botânicos, jardins zoológicos, etc.); Documentologia.
3.‐ Esse mesmo conjunto de conhecimentos e técnicas,
mas objetivados apenas os documentos gráficos;
Documentologia. (restritivo)
4. Conjunto de documentos destinado a esclarecer ou
provar determinado assunto ou fato.
O Dicionário de Terminologia Arquivística (1996), nos apresenta três

definições, são elas:
1.Conjunto de documentos.
2. Disciplina que trata da organização e do
processamento de documentos, incluindo
identificação, análise, armazenamento, recuperação e
disseminação da informação.
3. Em processamento de dados, conjunto organizado
5
Competência 01
de documentos descritos do sistema operacional e do

software básico.
Para nosso processo de aprendizagem vamos lançar mão dos significados 1,2
e 4 do Dicionário Aurélio e dos significados 1 e 2 do Dicionário de
Terminologia Arquivística acrescentando que o termo documentação é
intrínseco à biblioteca, ao arquivo, ao museu e ao centro de documentação,
como se pode observar no Quadro 01, na página 11.
POLÍTICAS
Recorrendo sempre ao Dicionário Aurélio, encontramos dez significados:
1.Ciência dos fenômenos referentes ao Estado; ciência

política.
2.Sistema de regras respeitantes à direção dos
negócios públicos.
3.Arte de bem governar os povos.
4.Conjunto de objetivos que informam determinado
programa de ação governamental e condicionam a sua
execução.
5.Princípio doutrinário que caracteriza a estrutura
constitucional do Estado.
6.Posição ideológica a respeito dos fins do Estado.
7.Atividade exercida na disputa dos cargos de governo
ou no proselitismo partidário.
8.Habilidade no trato das relações humanas, com vista à
obtenção dos resultados desejados.
9. Civilidade, cortesia. (Por extensão)
10. Astúcia, ardil, artifício, esperteza. (figurativo) [Cf.
política, do v. politicar.]
No Dicionário Básico de Filosofia, da Editora Jorge Zahar (2001) o significado

de política é:
Tudo aquilo que diz respeito aos cidadãos e ao governo
6
Competência 01
da cidade, aos negócios públicos. A filosofia política é

assim a análise filosófica da relação entre os cidadãos e
a sociedade. As formas de poder e as condições em que
este se exerce, os sistemas de governo, e a natureza, a
validade e a justificação das decisões políticas. Segundo
Aristóteles, o homem é um animal político que se define
por sua vida na sociedade organizada politicamente. Em
sua concepção e na tradição clássica em geral, a política
como ciência pertence ao domínio do conhecimento
prático e é de natureza normativa, estabelecendo os
critérios da justiça e do bom governo e examinando as
condições sob as quais o homem pode atingir a
felicidade (o bem‐estar) na sociedade, em sua existência
coletiva. A República de Platão e a Política de Aristóteles
estão entre as obras mais famosas da tradição filosófica
sobre política. Podendo‐se incluir ainda O príncipe
(1512‐ 1513) de Maquiavel, O leviatã (1651) de Thomas
Hobbes, o Segundo tratado do governo (1690) de Locke,
O contrato social (1762) de Rousseau, a Filosofia do
direito (1821) de Hegel, O capital (1867) de Marx e
Engels e o Tratado sobre a liberdade (1859) de Stuart
Mill, todos considerados obras clássicas na formação da
teoria política.
Selecionamos para nosso objeto de estudo do Dicionário Aurélio as definições

2 e 4 e do Dicionário de Filosofia as expressões sistemas de governo, domínio
do conhecimento prático e natureza normativa, acrescentando que em nosso
estudo a política referenciada diz respeito às competências adotadas para o
funcionamento do serviço de arquivo. Assim, uma instituição para funcionar
legalmente precisa de uma Lei e/ou Decreto de criação, estatuto e regimento
(público), Contrato Social, CNPJ Estrutura Organizacional (privado).
Nas duas instituições, como em todo estabelecimento jurídico, há regras

estabelecidas por lei que precisam ser seguidas. A legislação referente à
Arquivologia nós vamos ver no item 2.3.
7
Competência 01
ROTINAS ADMINISTRATIVAS
É um conjunto de atividades executada numa instituição pública ou privada,

por meio de documentos e atos normativos, regimento, regulamento, entre
outros. Esse conjunto traduz a competência, natureza de atividade, visão,
missão e a cultura da instituição.
Os documentos normativos, juntamente com a legislação vigente e mais a

legislação arquivística, regulam as atividades da gestão de arquivos.
Numa biblioteca, a atividade‐fim é o atendimento ao usuário, a disseminação

da informação, a disponibilização do acervo (livros, vídeos, etc.). Para que
esse fim seja alcançado, o conjunto de trabalhadores exercem atividades as
quais geram documentos, que por sua vez refletem as rotinas. Observem a
figura abaixo:
Figura 1 ‐ Rotinas de uma biblioteca.

Fonte: a autora (2012)
OS DOCUMENTOS NOSSOS DE CADA DIA
As atividades humanas geram documentos nos mais variados suportes. Cada
8
Competência 01
um de nós, por exemplo, para comprovar a existência, precisa de um

documento denominado Certidão de Nascimento (1), depois precisamos de
outro, que é o Registro Geral ou Carteira de Identidade (2), na sequencia, o
Cadastro de Pessoas Físicas ou CPF (3), como é mais conhecido. Se for do
sexo masculino, o cidadão é obrigado a alistar‐se e recebe o Certificado de
Alistamento Militar – CAM (4) e se for dispensado receberá a Carteira de
Reservista1 (5). A partir dos 16 anos o cidadão ou cidadã poderá ter o Título
de Eleitor (6); a partir de 14 anos pode ser emitida a Carteira de Trabalho e
Previdência Social CTPS (7) para inserção no mercado de trabalho. Se for da
religião católica é batizado e recebe o Batistério ou a Certidão de Batismo (8),
se abrir uma conta em um banco, recebe o Cartão de débito/crédito (9),
Talão de cheque (10). Na escola, ao cursar os ciclos fundamental (11), médio
(12), curso técnico (13), graduação (14), especialização (15), mestrado (16),
doutorado (17), enfim para cada nível de escolaridade, é indispensável o
diploma ou certificado de conclusão de curso, assim como a Carteira de
Estudante (18). Para viajar a outros países, exceto alguns do Mercosul, é
necessário o Passaporte (19). Se casar, Certidão de Casamento (20), se
divorciar, Certidão de Divórcio (21), se enviuvar Certidão de Óbito (22) do
cônjuge e quando morrer a Certidão de Óbito (23), para provar que está
morto (a).
Como vocês podem observar a média de documentos obrigatórios que um

cidadão brasileiro acumula ao longo da vida é de 23 documentos, sem contar
aqueles documentos pessoais, as fotografias, as cartas de amor, cartões
postais, cartões de aniversário, parte deles já em meio digital.
Caro aluno,
Como exercício,
Imagine uma empresa, uma fábrica, um hospital, uma escola, um clube, uma observe se são
apenas 23
prefeitura, um estado, um país!!! documentos que
civilmente um
brasileiro (a)
precisa ao longo da
vida. Estaria
1 faltando algum
O certificado de reservista militar indica que o cidadão está na reserva do Exército, Marinha
(uns)? Qual (is)?
ou Aeronáutica, e se tiver necessidade o cidadão será requisitado imediatamente para servir
uma dessas forças armadas. http://www.guiadicas.com/como‐tirar‐o‐certificado‐reservista/
Acesso em 12/12/2012
9
Competência 01
Numa biblioteca são desenvolvidas basicamente atividades de gestão e

técnicas, ambas geram documentos, como alguns listados no quadro abaixo:
ATIVIDADE DETALHAMENTO DOCUMENTOS GERADOS

Elaboração de Orçamento Planilha de Orçamento
Gestão Frequência
Gestão de Pessoas
Relatório de Produtividade
Catalogação Catálogo
Técnica Avaliação de Satisfação
Atendimento ao Usuário
Cadastro de Usuário
Quadro 1 – Documentos gerados
Fonte: A autora.(2012)
Os documentos gerados por cada atividade estão intrinsecamente vinculados

à estrutura organizacional. As atividades reunidas cumprem a missão da
biblioteca.
Na Arquivística, o ciclo vital dos documentos é uma sucessão de fases pelas

quais passam os documentos, desde a criação até o destino final, o que
veremos mais adiante.
1.1 Arquivo
Mas vamos esclarecer alguns conceitos arquivístivos. No Novo Dicionário

Eletrônico Aurélio versão 5.0, ARQUIVO significa:
Conjunto de documentos manuscritos, gráficos,

fotográficos, etc., recebidos ou produzidos oficialmente
por uma entidade ou por seus funcionários, e
destinados a permanecer sob a custódia dessa entidade
ou de seus funcionários.
10
Competência 01
Figura 2.‐ Depósito de um Arquivo

Fonte: Arquivo Público do Paraná (2012)
“Lugar onde se recolhem e guardam documentos”.
Figura 3‐Arquivo Público do Estado de São Paulo.

Fonte:blogspot (2012)
Figura 4 ‐ Arquivo Público de Pernambuco

Fonte: pernambuco imortal (2012)
11
Competência 01
“Conjunto organizado de recortes de jornal, de revistas, correspondência

particular, anotações pessoais, etc., para consulta”.
Figura 5 – Arquivo de recortes.

Fonte: Engelbert (2012)
“Móvel, geralmente de metal e com gavetas, para guardar documentos”.
Figura 6 – Arquivo – o móvel.

Fonte: solinemoveis (2012)
“Conjunto de dados ou instruções, armazenado em meio digital e identificado

por nome”.
12
Competência 01
Figura 7‐ Acesso a qualquer dispositivo

Fonte: ibsolution.com.br (2012)
Figura 8 – Arquivo Digital

Fonte: blogspot (2012)
A definição científica de arquivo é o conjunto de documentos, organicamente

acumulados, produzidos ou recebidos por pessoa física ou jurídica e por
instituições públicas ou privadas, em decorrência do exercício de atividades
específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza do
documento.
A origem dos arquivos remonta à civilização grega, entre os séculos V e VI

a.C., naquela época eles arquivavam tratados, leis, minutas de assembleias e
demais documentos oficiais. No entanto, é na Idade Média que surgem os
arquivos privados – dos monastérios, das igrejas, dos comerciantes. Os reinos
conquistadores começam a registrar as vitórias e correspondências. Surgem
os arquivos reais a partir da percepção da importância dos documentos e os
primeiros arquivistas.
13
Competência 01
Figura 9‐ Paternon de Atenas (Grécia)

Fonte: blogspot.(2012)
As grandes navegações contribuem para o surgimento dos arquivos de

Estado. O primeiro foi o de Simancas, na Espanha, Aberto entre 1467 e 1475
por Carlos V e depois desenvolvido por seu filho Filipe II, este é o primeiro
arquivo do Ocidente.
Figura 10 – Arquivo Geral de Simancas

Fonte: revistadehistoria.(2012)
14
Competência 01
“Sem os escritos não pode haver a

notícia das coisas que ocorrem.
Sem os escritos não se pode
governar de uma forma perfeita”.
Figura 11 ‐ Felipe II
Fonte: https://lh4.googleusercontent.com/ (2012)
Mas foi a Revolução Francesa (1789) que definiu o conceito de arquivo

nacional, não mais do rei, mas de todos, viabilizando assim o acesso à
informação. Os arquivos passam a ser instrumento da cidadania.
Figura 12 – Tela de Eugène Delacroix

Fonte: educador.brasilescola.com(2012)
Em terras brasileiras, diferentemente da criação da Biblioteca Nacional, antes

Real, criada com a vinda da família real para o Brasil, em 1808, o Arquivo
Nacional só foi criado em 1838.
15
Competência 01
Figura13 ‐ Sede do Arquivo Nacional, na Praça da República, no Rio de Janeiro

Fonte: wikipedia.org/ (2012)
Figura 14 ‐ Pedro de Araújo Lima

Fonte: blogdehistoria.wordpress.com (2012)
Embora previsto na Constituição de 1824, só 14 anos depois e após 30 anos

da criação da Biblioteca Real, o Senador Pedro de Araújo Lima ‐ o futuro
Marquês de Olinda2, durante sua regência (1838 ‐1840) criou o Arquivo
Nacional.
Foi no século XX, contudo, que a Arquivística brasileira ganha força. Em 1978,
a profissão de arquivista é regulamentada por meio da Lei nº 6.546 e são
implantadas as graduações em Arquivologia no Brasil:
2
Nascido em Gameleira, Pernambuco, o Pedro de Araújo Lima, foi regente do Brasil (1837‐
1840), nove vezes ministro de Estado e quatro vezes presidente do Conselho de Ministro,
presidente da Câmara e Senador por seu estado natal.
16
Competência 01
Quadro 02 ‐ Cursos Permanentes de Arquivos
A regulamentação da profissão e a implantação de graduações em vários

estados brasileiros não assegura que nos serviços de arquivo existam
profissionais de arquivo, embora esses serviços estejam presentes em todas
as atividades – arquivos médicos, arquivos públicos, privados, pessoais,
institucionais, comerciais, bancários, religiosos, cartoriais, etc.
Assim como para o funcionamento correto do serviço de arquivo é

fundamental a presença de profissionais de arquivo: arquivistas, técnico em
arquivo, historiadores, conservadores; na biblioteca, a presença do
profissional bibliotecário e do técnico em biblioteconomia é fundamental para
o funcionamento correto desse serviço de informação, desde o
processamento técnico até o atendimento ao usuário.
17
Competência 01
CENTRO DE
ARQUIVO BIBLIOTECA MUSEU
DOCUMENTAÇÃO
Manuscritos, Impressos, Objetos Audiovisuais(reprod
impressos, manuscritos, bi/tridimensio uções) exemplar
TIPO DE
Audiovisuais, Audiovisuais, nais, exemplar único ou múltiplo.
SUPORTE
Exemplar único. exemplares único.
múltiplos.
Fundos, Coleção, Coleção, Coleção,
documentos unidos documentos documentos documentos unidos
TIPO DE
pela origem. unidos pelo unidos pelo pelos conteúdos.
CONJUNTO
conteúdo. conteúdo ou
pela função.
Receptor/produtor. Colecionador. Colecionador. Colecionador,
TIPO DE ÓRGÃO
referenciador.
A máquina Atividade Atividade Atividade humana.
administrativa. humana humana, a
PRODUTOR
individual ou natureza
coletiva.
Administrativos, Culturais, Culturais, Científicos.
jurídicos, científicos, artísticos,
FINS DA
funcionais, legais. técnicos, funcionais.
PRODUÇÃO
artísticos,
educativos.
Provar, Instruir, Informar, Informar.
OBJETIVOS testemunhar, informar. entreter.
informar, instruir.
Passagem natural Compra, Compra, Compra, doação,
de fonte geradora doação, doação, pesquisa.
ENTRADA DOS
única. permuta, de permuta, de
DOCUMENTOS
fontes fontes
múltiplas. múltiplas.
Registro, arranjo, Tombamento, Tombamento, Tombamento,
descrição: guias. classificação, catalogação: classificação,
PROCESSAMEN
Inventários, catalogação: inventários, catalogação:
TO TÉCNICO
catálogos etc. fichários. catálogos. fichários ou
computador.
Administrador e Grande Grande Pesquisador.
PÚBLICO pesquisador. público e público e
pesquisador. pesquisador.
Quadro 3 – Diferenças entre tipos de arquivos conforme a instituição
Fonte: BELLOTTO, 1991, p. 18.
1.2 Tipos de Arquivo
Considerando que o objetivo final dos arquivos é o acesso à informação, seja
18
Competência 01
para o produtor, isto é a instituição pública ou privada, pessoa física ou

jurídica que produziu ou recebeu a documentação no âmbito de suas
atividades; seja para o cidadão, que necessita da informação para prova de
direitos3, seja para o pesquisador e para atividades culturais (exposições,
palestras, publicações, etc.). Em todos os casos é importante apresentar os
tipos de arquivo por meio de algumas características.
A Finalidade principal é servir à administração e, posteriormente constituir de

prova e base para a história, a Função é de custódia e conservação, provisória
e permanente dos documentos, viabilizando sua futura utilização, sua
Classificação pode ser por entidades mantenedoras; estágios de evolução;
extensão de atuação e natureza de documentos. Vamos aclarar essa
classificação:
ENTIDADES MANTENEDORAS:
Figura 15 ‐ Entidades mantenedoras de arquivos

Fonte: A autora (2012)
3
Consultar a Lei Nº 12.527 de 18/11/2011, que regula o acesso à informação.
19
Competência 01
ESTÁGIOS DE EVOLUÇÃO
Para desempenhar suas funções, isto é servir à administração, ao cidadão e à

pesquisa torna‐se indispensável que o acervo4 esteja organizado para ser
consultado com precisão e rapidez. A literatura arquivística apresenta o ciclo
vital dos documentos ou a teoria das três idades, que são os arquivos
correntes, os arquivos intermediários e os arquivos permanentes. Essas
idades ou fases são complementares e cada uma deles tem metodologia
diferenciada de tratamento técnico.
Figura 16 ‐ Teoria das três idades

4
Conjunto de documentos custodiados no arquivo.
20
Competência 01
EXTENSÃO DE ATUAÇÃO
Quanto à atuação, os arquivos podem ser setoriais, centrais e regionais.
No sistema de arquivo representado abaixo temos o exemplo do que é um

arquivo setorial e o que é um arquivo central, tendo como modelo um arquivo
Municipal. Lembram-se da divisão quanto à esfera política‐administrativa do
Brasil?
Figura 17 ‐ Representação de um modelo de sistema de arquivo

NATUREZA DE DOCUMENTOS
São as características peculiares dos documentos, agrupados em arquivo

especial e arquivo especializado.
O arquivo especial é composto por gêneros documentais não textuais e
21
Competência 01
confeccionados em variado tipo de materiais, além da celulose, o mais

comum. São eles os documentos audiovisuais5 que, por sua vez podem ser os
iconográficos, os fonográficos, os fotográficos, os cinematográficos,
cartográficos.
O arquivo especializado é o conjunto de documentos custodiados resultantes

de atividades específicas, independente de sua forma física: os arquivos de
engenharia, arquivos hospitalares, de imprensa, etc.
1.3 Legislação
No nosso país, a Lei Magna é a Constituição vigente, a nossa é de 1988 e a

partir dela diversos diplomas jurídicos que regulamentam o enunciado
constitucionalmente foram promulgados.
No campo da Arquivologia elencamos abaixo os principais instrumentos

legais, mas que você pode saber mais consultando a página
www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?sid=48 e
conhecer a LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA BRASILEIRA, organizada pelo Conselho
Nacional de Arquivos – CONARQ
5
Associa som e imagem
22
Competência 01
Quadro 4 – O CONARQ
Fonte: www.conarq.arquivonacional.gov.br (2012)
1. CONSTITUIÇÃO BRASILEIRA de 1988;

O parágrafo 2º do Artigo 216 diz: “Cabem à administração pública, na forma
da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para
franquear sua consulta a quantos dela necessitem”.
2. LEI N° 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968 Regula a microfilmagem de

documentos oficiais e dá outras providências.
3. LEI N° 6.546, DE 4 DE JULHO DE 1978 Dispõe sobre a regulamentação das

profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo, e dá outras providências.
4. LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 Dispõe sobre a política nacional de

arquivos públicos e privados e dá outras providências.
5. DECRETO Nº 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002

Regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a
23
Competência 01
política nacional de arquivos públicos e privados.
1.4 Sistema de Arquivo
Para início de conversa, é importante discutir alguns conceitos usuais da

terminologia arquivística. Sistema de arquivo é:
Um conjunto de arquivos de uma mesma esfera

governamental ou de uma mesma entidade pública ou
privada, que independentemente da posição que
ocupam nas respectivas estruturas administrativas,
funcionam de modo integrado e articulado na
consecução de objetivos técnicos comuns (BELLOTTO;
CAMARGO, 1996, p. 70).
Portanto, para que um sistema funcione, é necessário formatar o sistema de

arquivo (vide a representação gráfica na página 18) e imprescindível que
sejam observadas as seguintes etapas:
1. Levantamento de dados:
Observação dos documentos constitutivos: estatutos, regimentos,
regulamentos, normas, organogramas;
2. Análise dos dados coletados:

A análise dos documentos acima mencionados auxiliará no diagnóstico para
definição de medidas e alterações a serem adotadas;
3. Planejamento:
A elaboração de um plano arquivístico onde a legislação vigente e as
necessidades institucionais sejam levadas em conta, recordando que um
projeto bem planejado, onde sejam investidos 60% a 70% do tempo, significa
que a execução ocorrerá sem maiores dificuldades;
24
Competência 01
4. Implantação e acompanhamento:
Esta fase deve conter a sensibilização de todos os níveis hierárquicos da
instituição: capacitação, implantação de normas, rotinas e modelos e a
elaboração do manual de arquivo, documento fundamental onde todos os
procedimentos e instruções que garantirão o funcionamento eficiente e
uniforme do arquivo viabilizarão a continuidade do serviço e seu
aperfeiçoamento ao longo do tempo.
A posição do serviço de arquivo na instituição é fundamental para o adequado

andamento do trabalho arquivístico. Dessa forma, quanto mais alto
hierarquicamente for subordinado o serviço de arquivo, mais rápido serão
implantados as normas e os procedimentos.
Assim como a centralização ou descentralização e a coordenação do serviço

de arquivo, também devem ser definidos o método de arquivamento, as
normas e procedimentos do protocolo, expedição, arquivamento,
empréstimo, consulta, o pessoal que vai trabalhar nos serviço de arquivo, as
instalações físicas e de equipamento e o material de consumo. Todo esse
universo deve constar no projeto de arquivo, o qual deve ser implantado e
monitorado para as eventuais correções.
25
Competência 02
2.COMPETÊNCIA 02 | EXECUÇÃO DAS POLÍTICAS E ROTINAS DE

ARQUIVAMENTO DE VARIADOS TIPOS DOCUMENTOS
A competência 2 pode ser traduzida em GESTÃO DE DOCUMENTOS

ARQUIVÍSTICOS, que significa:
Gestão - ato de gerir, administração.
Documentos – é um texto polissêmico, no velho Aurélio “Qualquer base de

conhecimento, fixada materialmente e disposta de maneira que se possa
utilizar para consulta, estudo, prova”. Um fragmento oriundo de uma
escavação arqueológica, passando por um comprovante de depósito à lei
Áurea, tudo é documento.
Arquivísticos – qualquer documento produzido no âmbito de atuação de uma

pessoa física ou jurídica, elaborados organicamente, isto é, durante a rotina
das atividades desenvolvidas para o funcionamento da instituição (pessoa
jurídica) ou durante a vida do indivíduo (pessoa física).
Definidos os termos adotados, vamos discutir o conjunto desses termos, o

que significa a gestão de documentos arquivísticos na prática. Para nosso
exercício, vamos tomar como exemplo uma instituição pública,
especificamente uma secretaria.
Na estrutura organizacional de uma instituição, a área administrativa é

responsável pelo suprimento (compras, aquisições, licitações, etc.), pelos
serviços gerais (limpeza e conservação do edifício, segurança e vigilância,
manutenção de serviços, fornecimento de água, energia, etc.) pela gestão de
pessoas definidos na literatura como recursos humanos (seleção, contratação,
férias, licenças, aposentadorias, promoções, etc.) e também pela gestão dos
documentos, incluindo o protocolo e o arquivo.
Além da área administrativa, há também a área específica, da atividade‐fim,
26
Competência 02
por exemplo, se for uma Secretaria de Obras ou Infraestrutura, existem os

setores responsáveis pelos projetos, pelo acompanhamento desses projetos,
etc. Outras áreas como planejamento e assuntos jurídicos podem fazer parte
dessa secretaria.
Vamos utilizar a área administrativa por ser uma área comum a várias outras,
denominada atividade‐meio.
Você já percebeu que com tantas atribuições, a área administrativa também

produz e recebe muitos documentos. Para controlar essa massa documental,
é necessária uma boa gestão que inicia, portanto, com o serviço ou unidade
administrativa denominado de PROTOCOLO.
Figura 18 – definição de PROTOCOLO

27
Competência 02
Após a tramitação dos documentos, ou seja, após cumprir todas as etapas

para as quais foram produzidos, eles serão arquivados. A partir daí todas as
ações no arquivo têm uma única finalidade: recuperar a informação e, para
isso, os documentos devem estar organizados. Não esquecer que arquivar não
é depositar documentos em pastas e caixas numa sala com estantes e móveis
de arquivo abarrotados. Se isso acontece, então tem‐se aí um verdadeiro
depósito de papéis e não um arquivo.
Para que uma instituição tenha um arquivo, são observadas a execução das
etapas de análise, classificação, codificação, ordenação e arquivamento.
Análise – etapa em que o documento é analisado para verificar se o mesmo

deve ser destinado ao arquivo.
Classificação – etapa em que é definida a entrada e as referências cruzadas,

onde se conhecem o funcionamento e as atividades desenvolvidas pelas
unidades administrativas da instituição, no nosso caso, da Secretaria de
Obras. Dessa forma, define-se de que maneira o usuário do arquivo irá
solicitar o documento.
Codificação – nesta etapa serão apostos nos documentos símbolos

correspondentes ao método de arquivamento. Podem ser letras, cores,
números.
Caro aluno, você
recorda do ciclo
Ordenação – é a disposição dos documentos conforme a classificação e a vital dos
documentos?
codificação. Essa etapa acelera o arquivamento e racionaliza o trabalho. Então, em que
idade este
arquivamento é
Arquivamento – Etapa em que o documento é arquivado na pasta, caixa, realizado?
Portanto, você sabe
arquivo ou estante. Pode parecer simples, mas o arquivamento errado resulta que nesta fase os
documentos são
em documento perdido, embora “arquivado”. frequentemente
consultados e esse
usuário é aquele
Os documentos produzidos pela atividade–meio, ou seja, pela administração, que o produziu.
28
Competência 02
têm como parâmetro a classificação, temporalidade e destinação de

documentos de arquivo relativos às atividades ‐ meio da administração
pública, aprovada pela Resolução Nº 14 de 24 de outubro de 2001 do
CONARQ.
Este documento define os prazos de arquivamento em cada idade de arquivo

e sua destinação final – descarte ou arquivo permanente.
Você observou que temos falado de documentos produzidos, recebidos, mas

que não nos referimos ao tipo de suporte?
2.1 Suportes
Desde a antiguidade o homem registra sua informação por meio de vários

suportes, como placa de argila, papiro, couro, papel e suportes eletrônicos.
Porém, não há registro na história que negue a grande revolução que foi a
descoberta do papel pelos chineses e o desenvolvimento da técnica da
impressão no século XV.
A Era da Informação, defendida e definida por teóricos como Castells e

Estima-se que seja
Drucker, iniciou nos anos 1960 do século XX e, com ela, surgiram vários produzido um
dispositivos tecnológicos. metro linear de
documentos para
cada mil habitantes
por ano.
As organizações públicas e privadas cada vez mais utilizam esses dispositivos Considerando que
resultando em mudanças administrativas. Chegou‐se a pensar que a um metro linear
corresponde a
automação iria fazer desaparecer o uso do papel como suporte da 10.000
informação. Isso não ocorreu. Muito pelo contrário, nunca se imprimiu tanto documentos,
significa que em um
quanto nos últimos 30 anos. município de 20 mil
habitantes são
produzidos
anualmente
20.000.000 de
documentos.
29
Competência 02
Figura 19 ‐ 20.000.000 documentos/ano

Uma instituição hoje produz documentos em vários suportes. Além do papel,

DVD, fotografias, plantas, mapas, filmes, microfilmes e documentos digitais.
Cada tipo de suporte necessita de procedimentos de conservação

diferenciados, os quais compreendem o controle da temperatura, a URA
(umidade relativa do ar), a incidência de luz, assim como as unidades de
instalação, isto é, o tipo de armazenamento. Reproduzimos abaixo uma tabela
que informa o tempo de durabilidade das mídias eletrônicas:
TIPO DE MÍDIA DURABILIDADE

Fita cassete 1-2 anos
Filme/microfilme de 8mm 5-10 anos
Filme/microfilme de 4mm 10 anos
Cartuchos 3480 12 anos
CD-ROM(gravador a laser) 15 anos
CD-ROM(prensado) 20 anos
DVD-ROM(gravador a laser) 18 anos
DVD-ROM(prensado) 25 anos
Disco Optico-magnético 30 anos
Hard Disk(HD)(depende da tecnologia) 10-35 anos
Disco W.O.R.M 90-100 anos
Tabela 1 – temporalidade das mídias
Fonte: www.indexlog.com.br (2013)
30
Competência 02
Não importa o suporte, os documentos devem ser arquivados utilizando os

princípios da Arquivística, o que muda é o suporte. Os documentos digitais
não precisam de pastas, caixas e estantes, porém necessitam de áreas de
armazenamento, arquivo de contingência, storage e cloud storage e sistemas
estruturados.
O sistema automatizado deve ser uma ferramenta para a gestão de

documentos, da informação e do serviço de arquivo.
A instituição que investe na gestão da informação e da documentação está

efetivamente investindo no bom desempenho de suas atividades a um menor
custo, viabilizando assim o bem‐estar de seus colaboradores e de seus clientes
– não importa se a instituição é pública ou privada.
A informação como matéria-prima de arquivos, bibliotecas, museus e centros

de documentação deve ser qualificada desde sua produção ou recebimento.
Especificamente numa biblioteca, se as atividades são realizadas de acordo

com a normatização estabelecida, significa que os usuários, os leitores, enfim
os clientes ficarão satisfeitos com a prestação de serviço e, assim, perceberão
que uma biblioteca é um espaço de geração do conhecimento.
Não esqueça: a informação é um fenômeno que não gasta quando é usada,

compartilhada. Ao contrário, ela se multiplica, transforma‐se, gera novos
conhecimentos e dilata o universo.
31
CONCLUSÃO
Na era da informação do século 21 as atividades organizacionais, públicas e

privadas e as atividades rotineiras dos cidadãos, tem se tornado cada vez mais
dependentes dos sistemas de informação. O impacto desta crescente
dependência demanda atualizações profissionais em diversas áreas da
sociedade, o que exige formações, perfis e funções profissionais dos técnicos
em Biblioteca no objetivo de amparar as organizações e os indivíduos a gerir
recursos e competências através do bom uso das informações.
No apoio à esta demanda, vimos em nossa disciplina que as políticas e rotinas

administrativas englobam vários processos interdependentes que exigem o
conhecimento técnico e científico, sobretudo, no domínio das tecnologias
para garantir o uso da informação pelas empresas e instituições. A qualidade
no trato das informações produzidas e acumuladas pelas organizações requer
métodos, técnicas, normas e inovações nos processos administrativos para
que os objetivos da instituições sejam alcançados através da disponibilização
de informações. E nessas considerações, observamos a importância da
Arquivística em assegurar a integridade da informação como elemento de
valor e auxílio à tomada de decisão nas instituições!
Espero que você tenha aproveitado esta disciplina, que novos conhecimentos
tenham sido gerados e que possa aplicá‐los em suas atividades de técnico em
biblioteconomia. Por fim espero que façam bom uso desse capital em suas
vidas profissionais. É imprescindível a leitura dos textos de apoio sugeridos no
ambiente virtual como complemente a este caderno.
Até a próxima!
32
REFERÊNCIAS
ARMADA Fantasma. Figura 11 ‐ Felipe II. Disponível em:

<https://lh4.googleusercontent.com/m1jy2uf2_Q/TYTWWxc8rLI/AAAAAAAAA
UE/TZkQ nqpzIes/s1600/Felipe+II.jpg>. Acesso em: 9 de dez. 2012.
www.mudancasabruptas.com.br/ArmadaFantasma1.JPG
ARQUIVO Público do Paraná. Figura 2 – Depósito de um arquivo. Disponível

em: www.arquivopublico.pr.gov.br/modules/noticias/article.php?storyid=32.
Acesso em: dez. 2012.
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em 13 de dez. 2012.
ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS. Núcleo Regional de São Paulo.
Dicionário de Terminologia Arquivística. São Paulo: Porto Calendário, 1996.
BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos Permanentes: Tratamento documental.

São Paulo. T. A. Queiroz, Editor. 1991.
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BLOGSPOT. Figura 9 ‐ Partenon de Atenas (Grécia). Disponível em:

<http://1.bp.blogspot.com/_l1k4tvRFGlY/THL7Uy6NXwI/AAAAAAAACAo/4xze
Kya5irQ/ s1600/13.jpg>. Acesso em: 9 de dez. 2012.
BLOGDEDISTÓRIA. Figura 14 – Pedro de Araújo Lima. Disponível em:

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33
BRASIL. Constituição da República Federativa do Brasil de 1988. Brasília, DF:
Senado Federal, 1988.
______. Lei N° 5.433, de 8 de maio de 1968. Regula a microfilmagem de

documentos oficiais e dá outras providências.
______. Lei n° 6.546, de 4 de julho de 1978. Dispõe sobre a regulamentação

das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo, e dá outras
providências.
______. Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991. dispõe sobre a política

nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.
______. Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Regulamenta a Lei nº

8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de
arquivos públicos e privados.
CANAL EDUCADOR. Figura 12 – Tela de Eugène Delacroix. Disponível em:

<http://educador.brasilescola.com/estrategias‐ensino/a‐revolucao‐francesa‐
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CASTELLS, Manuel. A Era da Informação: economia, sociedade e cultura, vol.

3, São Paulo: Paz e Terra, 1999, p. 411‐439.
CONARQ. Disponível em: < www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe

/ sys/ start. htm?sid=48>. Acesso em 13 de dez. 2012
CONVERSA DE BALCÃO. Figura 8 – Arquivo digital. Disponível em:

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DRUCKER, Peter. Desafios Gerenciais para o Século XXI. (tradução de Nivaldo

Montingelli Jr.). São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2001.
34
ENGELBERT. Figura5‐Conjunto organizado de recortes de jornal, de revistas,
correspondência particular, anotações pessoais, etc., para consulta.
Disponível em: < www.engelbert.com.br/2010/01/>. Acesso em: dez. 2012.
HERRERA, Antonia Heredia. Archivistica General Teoria y Práctica. Sevilla,

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IBSOLUTION. Figura 7‐Conjunto de dados ou instruções, armazenado em meio

digital e identificado por nome. Disponível em:< www.ibsolution.com.br/
solucao‐paraarquivo‐ de‐documentos/> Acesso em: 9 de dez. 2012.
PAES, Marlilena Leite. Arquivo teoria e prática. Rio de Janeiro, Editora

Fundação Getúlio Vargas, 2ª edição, 1991.
PERNAMBUCOIMORTAL. Figura 4 – Arquivo Público do Estado de

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quivo‐publico‐estadualjordao‐emerenciano>. Acesso em: dez. 2012.
REVISTA DE HISTÓRIA. Figura 10 – Arquivo Geral de Simancas. Disponivel em:

< www.revistadehistoria.com.br/secao/em‐dia/um‐castelo‐e‐seustesouros>.
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SOLINE. Figura 6.‐Móvel, geralmente de metal e com gavetas, para guardar

documentos. Disponível em: < www.solinemoveis.com.br/arquivo‐de‐aco‐de‐
4‐ gavetas/>. Acesso em: 9 de dez.2012.
WIKIPEDIA. Figura 13 ‐ Sede do Arquivo Nacional, na Praça da República, no

Rio de Janeiro. Disponível em: <http://pt.wikipedia.org/wiki/Arquivo_Nacio
nal>. Acesso em: 9 de dez. 2012.
35
MINICURRÍCULO DO PROFESSOR
 Ângela Nascimento
Mestre em Ciência da Informação pela Universidade Federal de Pernambuco

(2011), é especialista em Educação Profissional pelo Instituto de Pesquisas
Tecnológicas de Pernambuco (2007), participou de curso de atualização
Information, Institutions et Societé Archivistique; Informations Documentaire
pela Universidade de Montreal Quebéc Canadá (1999), foi bolsista da III
Escuela‐Taller de Archivos para Ibero‐Americanos, pela Dirección de los
Archivos Estatales do Ministério de Cultura da Espanha (1993). É graduada em
História pela Universidade Estadual de Pernambuco (1982). Palestrante em
diversos eventos nacionais e internacionais na área da arquivologia, lecionou
em vários cursos de especialização em arquivologia. Atualmente é professora
da Secretaria Estadual de Educação e consultora, atuando principalmente nos
seguintes temas: arquivos, gestão da informação e história.
36

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Técnico em Biblioteca

Vice-presidente da República Secretário de Educação e Esportes de

Diretor de Integração das Redes Coordenador de Educação a Distância

Coordenação Geral de Fortalecimento

Coordenador Rede e-Tec Brasil

Coordenação de Design Instrucional

Revisão de Língua Portuguesa

Em qualquer área do conhecimento, as instituições públicas ou privadas

A biblioteca é formada por documentos oriundos de suas atividades – fim, os

Talvez, você esteja se perguntando: por que a disciplina Documentação,

Vamos analisar conceitos de documentação, de políticas e rotinas

Também vamos ter a oportunidade de conhecer um breve histórico sobre os

São duas as competências nas quais desenvolveremos o conteúdo:

a) Conhecer as normas aplicáveis no sistema de arquivo;

1.COMPETÊNCIA 01 | CONHECER AS NORMAS APLICÁVEIS NO

Para podermos caminhar juntos em nosso itinerário de aprendizagem,

O Novo Dicionário Aurélio (2004), versão eletrônica, traz quatro definições

1.‐ Ato ou efeito de documentar.

O Dicionário de Terminologia Arquivística (1996), nos apresenta três

de documentos descritos do sistema operacional e do

Recorrendo sempre ao Dicionário Aurélio, encontramos dez significados:

1.Ciência dos fenômenos referentes ao Estado; ciência

No Dicionário Básico de Filosofia, da Editora Jorge Zahar (2001) o significado

Tudo aquilo que diz respeito aos cidadãos e ao governo

da cidade, aos negócios públicos. A filosofia política é

Selecionamos para nosso objeto de estudo do Dicionário Aurélio as definições

Nas duas instituições, como em todo estabelecimento jurídico, há regras

É um conjunto de atividades executada numa instituição pública ou privada,

Os documentos normativos, juntamente com a legislação vigente e mais a

Numa biblioteca, a atividade‐fim é o atendimento ao usuário, a disseminação

Figura 1 ‐ Rotinas de uma biblioteca.

OS DOCUMENTOS NOSSOS DE CADA DIA

As atividades humanas geram documentos nos mais variados suportes. Cada

um de nós, por exemplo, para comprovar a existência, precisa de um

Como vocês podem observar a média de documentos obrigatórios que um

Numa biblioteca são desenvolvidas basicamente atividades de gestão e

ATIVIDADE DETALHAMENTO DOCUMENTOS GERADOS

Os documentos gerados por cada atividade estão intrinsecamente vinculados

Na Arquivística, o ciclo vital dos documentos é uma sucessão de fases pelas

Mas vamos esclarecer alguns conceitos arquivístivos. No Novo Dicionário

Conjunto de documentos manuscritos, gráficos,

Figura 2.‐ Depósito de um Arquivo

“Lugar onde se recolhem e guardam documentos”.

Figura 3‐Arquivo Público do Estado de São Paulo.

Figura 4 ‐ Arquivo Público de Pernambuco

“Conjunto organizado de recortes de jornal, de revistas, correspondência

Figura 5 – Arquivo de recortes.

“Móvel, geralmente de metal e com gavetas, para guardar documentos”.

Figura 6 – Arquivo – o móvel.

“Conjunto de dados ou instruções, armazenado em meio digital e identificado

Figura 7‐ Acesso a qualquer dispositivo

Figura 8 – Arquivo Digital

A definição científica de arquivo é o conjunto de documentos, organicamente

A origem dos arquivos remonta à civilização grega, entre os séculos V e VI

Figura 9‐ Paternon de Atenas (Grécia)

As grandes navegações contribuem para o surgimento dos arquivos de

Figura 10 – Arquivo Geral de Simancas

“Sem os escritos não pode haver a

Mas foi a Revolução Francesa (1789) que definiu o conceito de arquivo

Figura 12 – Tela de Eugène Delacroix

Em terras brasileiras, diferentemente da criação da Biblioteca Nacional, antes

Figura13 ‐ Sede do Arquivo Nacional, na Praça da República, no Rio de Janeiro

Figura 14 ‐ Pedro de Araújo Lima

Embora previsto na Constituição de 1824, só 14 anos depois e após 30 anos