Pertanyaan

1. Butlah divisi apa saja yang harus ada perusahaan tersebut

2. Tentukan SOP masing-masing divisi
3. Klasifikasikan masing-masing divisi tersebut dalam lingkup mikro dan makro
(berikan teori yang mendasar)
4. Tentukan metode apa saja yang tepat digunakan dalam analisis jabatan pada
masing-masing divisi
5. Buatlah langkah-langkah dan proses analisa jabatan yang akan dilakukan

Jawaban
1. Berdasarkan kasus Milea diatas, yang dimana perusahaan yang bergerak
dibidang tour and travel memperkerjakan 60 orang karyawan yang dibagi
menjadi 5 divisi. Menurut kami, 5 divisi tersebut yang terbagi menjadi devisi
marketing, devisi tour hotel, devisi financial, devisi adminitrasi dan devisi
ticketing. Tabel struktur divisi di halaman pertama.

2. SOP masing-masing tiap divisi sebagai berikut:

A. Divisi Marketing

Fungsi:

1. Merencanakan, melaksanakan dan menilai segala kegiatan research,

development dan marketing
2. Mengadakan koordinasi baik secara vertical maupun secara horizontal
3. Mempertanggung jawaban semua kegiatan termasuk pendanaan kepada
Presiden Direktur

Tugas Divisi:

1. Menentukan sasaran, tata cara dan strategi serta taktik, jangka panjang yang
akan diambil dalam mengadakan kegiatan research, development dan
pemasaran tour dan travel baik online maupun offline
2. Menyusun research, development, and marketing secara manual

2
3. Mengarahkan semua langkah-langkah yang harus diambil untuk mencapai
sasaran secara efisien dan efektif serta dalam bentuk lisan maupun tulisan
4. Menyusun anggaran yang diperlukan beserta jadwal penyediaannya,
penggunaan, dan pertanggung jawabnya
5. Menelitidan menyetujui setiap produk setelah melalui consumer surey pada
barang yang akan dipasarkan dan dijual
6. Meningkatkan pengetahuan dan penera[pan salesmanship dan
proffesionalisme pada bawahannya
7. Menilai, memberi penghargaan atau peringatan kepada karyawan berupa
dedikasi atas prestasi bawahannya
8. Memantau dan memecahkan semua masalah yang berkaitan dengan
penurunan atau peningkatan citra perusahaan
9. Saling memelihara dan memlihara hubungan dan kerjasama yang baik
dengan semua pihak guna mengangkat citra dan menambah keuntungan
perusahaan

Tugas Staff
1. Mengumpulkan informasi dan data mengenai wisata
2. Merekam semua kluhan, kritik dan pujian yang diterima daritamu
3. Meneliti dan mengevaluasi produk wisata dan daerah/negara tujuan wisata
yang baru untuk dikembangkan
4. Menganalisa dan mengevaluasi alat dan bahan promosi
5. Memberikan dara dan usulan pengembangan dan penyempurnaan produk
wisata yang ada serta untuk perencanaan penambahan produk wisata baru
6. Memasarkan produk wisata melalui media dalam dan luar negri
7. Berpartisipasi aktif dalam peristiwa-peristriwa yang dapat meningkatkan
penjualan wisata dan citra perusahaan

B. Divisi Tour and Travel

Fungsi:
1. Menyusun rencana kegiatan dan menyelenggarakan tour dan travel
2. Mengdakan kegiatan koordinasi secara vertikal maupun horizontal
3. Mampu mempertanggung jawabkan pelaksanaan rencana kegiatan beserta
pendanaannya

Tugas Divisi

3
1. Menyetujui setiap pembelian atau pengadaan buku-buku avuas seperti ABG
guide Books, Hotel Index, Air Passanger Tariffs, Tour Planners, Maps, dan
lain-lain
2. Menyusun sales forecast serta anggaran pendapatan dan pengeluaran divisi
lengkap beserta jadwalnya
3. Menyusun sales manual dalam perusahaan
4. Mengarahkan pelaksanaan langkah-langkah untuk bahwahannya dalam
mencapai sales objectives/targets secara terencana, effisien, dan efektif
5. Meneliti dan menyetujui baik rencana penjualan maupun pelaksanaan tour
dan travel
6. Meneliti dan menyetujui laporan penjualan, pelaksanaan serta penyelesaian
tour dan travel guna laporan ditiap pembayaran untuk setiap kegiatannya
7. Meningkatkan pengetahuan bahwahannya mengenai produk yang dijual,
salesmanship dan proffesionalisme bawahan secara berkesinambungan
8. Memberikan peringatan termasuk dalam pembehentian dan penghargaan
atas dedikasi dan prestasi bawahannya
9. Memantau dan memecahkan masalah yang berkaitan dengan penurunan
hasil penjualan tour dan travel
10. Menjalin kerja sama yang baik dengan semua instansi yang dapat
dimanfaatkan untuk meningkatkan sales dan keuntungan perusahaan

C. Divisi Administrasi
Fungsi:
1. Menyusun rencana, mengatur, melaksanakan, mengevaluasi dan
menyempurnakan tata kerja dan peraturan keepegawaian
2. Administrasi mengenai pengelolaan modal perusahaan
3. Mengadakan koordinasi baik secara vertikal maupun secara horizontal

Tugas Divisi
1. Bersama dengan divisi lain, bagian ini menganalisa neraca tahun yang akan
datang dan menyusun anggaran pendapatan dan pengeluaran tahunan
perusahaan yang akan datang
2. Menghimpun semua rencana tahunan divisi untuk dibicarakan dan disetujui
dalam rapat Dewan Direksi menjadi sebuah Rencana Induk Tahunan
Perusahaan

4
 3. Meneliti dan menyetujui permintaan dan pembelian barang sesuai dengan
anggaran masing-masing divisinya
4. Meneliti dan melakukan perintah pencetakan sesuai dengan rencana
kebutuhan masing-masing divisi
5. Menerima lamaran dan memenuhi permintaan penambahan dan/atau
pengganti karyawan sesuai dengan Rencana Induk Perusahaan
6. Meneliti, memperbaiki, dan menyetujui permintaan penambahan formulir-
formulir yang dibutuhkan oleh per divisi
7. Merencanakan, mengatur dan melaksanakan latihan kerja dan pendidikan
yang diperlukan untuk peningkatan pengetahuan dan keterampilan
karyawan perusahaan
8. Menghimpun, mempelajari dan melaporkan hasil kajian semua peraturan-
peraturan dan undang-undang yang berkaitan dengan pengelolaan
perusahaan
9. Menjalin relasi yang baik dengan instansi pemerintah, bank, principal dan
sesama rekan kerja
10. Membuat laporan kegiatan harian, mingguan, bulanan, kwartaian dan
tahunan secara teratur

D. Devisi Finance
Fungsi:
1. Menyusun, melaksanakan dan mengelola keuangan perusahaan
2. Mengadakan koordinasi baik secara vertikal maupun secara horizontal
3. Mempertanggungjawabkan pelaksanaan rencana kegiatan serta
pendanaannya pada Direktur Administrasi Perusahaan

Tugas Divisi
1. Menyusun anggaran pendapatan dan biaya tahunan perusahaan
2. Merumuskan serta menyelenggarakan tata administrasi keuangan
perusahaan sesuai dengan manual keuangan dan akunting
3. Melaksanakan pengelolaan keuangan perusahaan
4. Menganalisa neraca sekarang dan membandingkannya dengan neraca
sebelum-sebelumnya
5. Membuat analisa sumber-sumber dan penggunaan data perusahaan
6. Mengontrol persediaan dan pengeluaran tiket dan dokumen berharga lainnya

Tugas staff

5
 1. Mengatur keluar masuk keuangan perusahaan
2. Memeriksan penerimaan dan pengeluaran uang perusahaan
3. Mengoreksi laporan penjualan, tagihan, nota kredit dan debit
4. Membuat dan mengontrol laporan bank
5. Membuat jurnal, buku harian, buku kas, kas kecil, buku hutang dan piutang
6. Mengoreksi tagihan dan menyiapkan cek
7. Menyusun anggaran rutin perusahaan

E. Divisi Ticketing
Fungsi:
1. Melaksanakan pemesanan (booking/reservation), perubahan (revision)
dan/atau pembatalan (cancellation) tempat (seat) pada transportasi udara,
laut, darat, serta akomodasi, restoran, meeting & conference hall dan
tempat-tempat lainnya beserta fasilitasnya
2. Mengadakan koordinasi yang erat baik secara vertikal maupun secara
horizontal
3. Bertanggungjawab dalam semua kegiatan dan pendanaan bagian ticketing
kepada Direktur Tour dan Travel

Tugas Divisi:
1. Menghimpun buku-buku acuan, jadwal serta tarif yang akan dipakai saat
pengadaan pemesanan, perubahan dan pembatalan sesuai dengan
permintaan agen atau panitia pelaksana
2. Menyelesaikan semua formulir yang diperlukan saat mengadakan
pemesanan, perubahan atau pembatalan pemesanan
3. Melaksanakan dan melaporkan kepada bagian penjualan mengenai
pemesanan, perubahan dan pembata;am yang sudah dikonfirmasi atau yang
masih berstatus requested atau waitisted atau full boked
4. Mengatur cara-cara penggunaan alat-alat telekomunikasi dan penyusunan
berita (message) secara baik, hemat, effisien tetapi tetap efektif. Salah satu
penggunaan alat-alat telekomunikasi adalah dengan membuat anggaran
biaya dan laporan kegiatan
5. Menjalin kerja sama yang erat dengan semua mitra usaha dan instansi yang
terkait

3. Analisis Jabatan Lingkup Makro

6
 Analisis jabatan dalam lingkup makro diselenggarakan pada tingkat daerah,
nasional dan dapat pula meliputi beberapa Negara. Analisis jabatan
diselenggarakan di berbagai instansi/perusahaan yang berada diwilayah tersebut,
dan bertujuan untuk memperoleh informasi jabatan tingkat daerah, nasional atau
tingkat international. Dari segi waktu ruang lingkup analisis jabatan makro
bersifat long-term dan terdapat standarisasi yang dibentuk dan dilakukan oleh
pemerintah atau perusahaan tersebut.
Informasi jabatan ini diperlukan untuk program atau kegiatan sebagai berikut :
a. penyuluhan jabatan
b. survey ketenagakerjaan
c. laporan ketenagakerjaan
d. laporan statistic ketenagakerjaan
e. antar kerja umum/antar daerah/antar Negara
f. latihan kejuruan
Dalam kasus diatas, yang menjadi ruang lingkup makro adalah perusahaan
tersebut yang bergerak di bidang tour and travel.

Selanjutnya adalah analisis jabatan lingkup mikro. Analisis jabatan dalam

lingkup mikro diselenggarakan pada tingkat instansi/perusahaan, untuk
kepentingan instansi/ perusahaan itu sendiri. Hasil-hasil analisis jabatan
dipergunakan sebagai bahan untuk program atau kegiatan sebagai penataan
organisasi, studi metode kerja, pengukuran kerja, analisis beban kerja, analisis
kebutuhan tenaga kerja, analisis persediaan tenaga kerja,
rekrutmen/seleksi/penempatan, distribusi kerja, penggajian/pengupahan,
penelitian prestasi kerja, kebutuhan latihan, promosi/mutasi, penataan jabatan,
penataan jenjang jabatan, dan bimbingan jabatan. Dalam kasus diatas, ruang
lingkup analisi jabatan mikro adalah para devisi dalam perusahaan tersebut. Dari
segi waktu, runga lingkup analisis jabatan mikro bersifat short-term bagi divisi
tersebut.

4. Metode yang dapat digunakan sebagai berikut:

a. Devisi Marketing
Pengumpulan data yang dapat dilakukan dalam menganalisis jabatan pada
devisi ini adalah pengumpulan data secara angket yang berupa pertanyaan-

7
 pertanyaan, pengumpulan data secara wawancara kepada rekan kerja dan
atasan dan menggunkan teknik pengumpulan data secara technical conference
yang dilakukan oleh devissi dengan divisi lain yang berkaitan.
b. Devisi Tour and Travel
Pengumpulan data yang dapat dilakukan dalam menganalisis jabatan pada
devisi ini adalah pengumpulan data secara angket yang berupa pertanyaan-
pertanyaan, pengumpulan data secara wawancara kepada rekan kerja dan
atasan dan menggunkan teknik pengumpulan data secara technical conference
yang dilakukan oleh devissi dengan divisi lain yang berkaitan. Selain itu
menggunakan pengumpulan data secara pengamatan.
c. Devisi Adminitrasi
Pengumpulan data yang dapat dilakukan dalam menganalisis jabatan pada
devisi ini adalah pengumpulan data secara angket yang berupa pertanyaan-
pertanyaan, pengumpulan data secara wawancara kepada rekan kerja dan
atasan dan menggunkan teknik pengumpulan data secara technical conference
yang dilakukan oleh devissi dengan divisi lain yang berkaitan.
d. Devisi Finance
Pengumpulan data yang dapat dilakukan dalam menganalisis jabatan pada
devisi ini adalah pengumpulan data secara angket yang berupa pertanyaan-
pertanyaan, pengumpulan data secara wawancara kepada rekan kerja dan
atasan dan menggunkan teknik pengumpulan data secara technical conference
yang dilakukan oleh devissi dengan divisi lain yang berkaitan.
e. Devisi Ticketing
Pengumpulan data yang dapat dilakukan dalam menganalisis jabatan pada
devisi ini adalah pengumpulan data secara angket yang berupa pertanyaan-
pertanyaan, pengumpulan data secara wawancara kepada rekan kerja dan
atasan dan menggunkan teknik pengumpulan data secara technical conference
yang dilakukan oleh devissi dengan divisi lain yang berkaitan.

5. Alur proses analisis jabatan diuraikan sebagai berikut:

1) Perencanaa analisis jabatan
Tujuan-tujuan dan kegunaan-kegunaan analisis jabatan menentukan
prosedur yang harus diikuti dalam program analisis jabatan. Langkah ini
biasanya dilakukan oleh sengorang ahli staf atau suau panitia yang

8
 ditunjuk untuk tujuan tersebut dan membantu membuat garis besar
langkah-langkah yang harus diikuti.
2) Pemilihan jabatan-jabatan yang akan dianalisis
Seleksi jabatan-jabatan untuk analisis jabatan merupakan keputusan
pertama yang penting yang harus diambil. Suatu jabatan mungkin diilih
karena jabatan tersebut mengalami perubahan dalam isinya dan fungsi-
fungsi kepegawaian yang tergantung kepada dokumentasi yang cermat
tidak dapat dilaksanakan dengan baik.
3) Apa yang akan dianalisis
4) Jenis informasi yang dikumpulkan
Pada tahap ini, tahap dimana perlu ditentukan terlebih dahulu jenis dan
banyaknya informasi yang akan dikumpulkan dan tergantung
pertimbangan analisis jabatan hanya dilakukan untuk mencapai satu
tujuan, tingkat jembatan yang dipertimbangkan dan pengetahuan tentang
jabatan dari mereka yang melakukan analisis jabatan.
5) Sumber informasi jabatan
Sumber informasi dapat diperoleh dari tiga sumber pokok yaitu pegawa-
yang memegang jabatan, pegawai lain; termasuk para pengawas yang
mengetahui jabatan tersebut dan pengamat-pengamat bebas yang
mengamati pegawai-pegawai yang sedang melaksanakan jabatan.
6) Orang-orang yang bertanggung jawab untuk mengumpulkan informasi
analisis jabatan
Orang-orang yang dapat mengumpulkan informasi adalah pengawas,
penganalisis yang terlatih dan pemegang jabatan.
7) Metode analisis jabatan
Beberapa metode yang dapat dipilih
8) Siapa yang bertanggung jawab untuk menganalisis jabatan
Pertanggung jawaban ini dibagi-bagi tidak dipusatkan oleh satu devisi
saja karena penganalisisan jabatan ini digunakan untuk fungsi
kepegawaian yang berbeda-beda.
9) Siapa yang melaksanakan analisis jabatan
Yang melaksanakan analisis jabatan bagi organisasi besar menggunakan
seorang analis jabatan dan pada organisasi kecil bisa dilakukan oleh
pengawas langsung.

9
10