REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (ROF)

ORGANIZACIÓN DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JOSE LEONARDO ORTIZ

ESTRUCTURA ORGANICA ÓRGANOS DE LÍNEA

GERENCIA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA
SUBGERENCIA RECAUDACIÓN Y CONTROL DE DEUDAS

FUNCIONES DE LA SUBGERENCIA DE RECAUDACIÓN Y CONTROL DE DEUDA

Artículo 36° La Subgerencia de Recaudación y Control es responsable de efectuar el proceso
de recaudación o cobranza ordinaria de deudas tributarias y no tributarias en concordancia
con la normatividad vigente. Sus funciones son:

1. Formular y ejecutar los planes y programas municipales de corto, mediano y largo

plazo en materia de recaudación tributaria y no tributaria.
2. Administrar la gestión de cobranza ordinaria
3. Organizar el Registro de Cobranzas efectuadas por bancos, tesorería municipal y por
recaudadores, efectuando arqueos periódicos.
4. Administrar los procesos de evaluación, emisión, notificación, control, gestión de
cobranza y transferencia a Ejecutoria Coactiva de los instrumentos de cobranza
señalados por ley, así como la atención de expedientes.
5. Evaluar y proponer el proceso de quiebre e incineración de valores, en los casos que la
obligación tributaria o administrativa sería incobrable y/o onerosa.
6. Mantener permanentemente informado a la Gerencia de Administración Tributaria,
sobre los niveles de recaudación y deudas por cobrar que mantienen los
contribuyentes y las acciones a tomar para mejorar la recaudación municipal; así como
efectuar la conciliación mensual de cuentas con la subgerencia de contabilidad.
7. Controlar e Informar diariamente la Recaudación a la Gerencia de Administración
Tributaria
8. Supervisar los recaudadores y mantener actualizada la cuenta corriente de la cobranza
de tributos y mercados.
9. Participar en los arqueos de caja al personal de recaudadores, con participación del
Órgano de Control Interno.
10. Recomendar la toma del personal de recaudadores.
11. Revisar los partes diarios de cobranza y controlar que lo recaudado ingrese a caja
oportunamente.
12. Emitir la resolución de inicio del procedimiento de ejecución coactiva una vez que
hubiera sido calificado y notificado el acto administrativo en donde consta que la
obligación es exigible coactivamente.
13. Adoptar las medidas cautelares que establece la Ley de Procedimiento de Ejecución
Coactiva y su Reglamento, respecto a las deudas y multas tributarias y no tributarias
transferidas a la Subgerencia.
14. Requerir a las Gerencias y Subgerencias orgánicas que corresponda, la información
necesaria a fin de determinar la procedencia de la suspensión del Procedimiento de
Ejecución Coactiva.
15. Llevar un registro y archivo de las actuaciones realizadas en el Procedimiento de
Ejecución Coactiva.
16. Ejecutar las garantías ofrecidas por los contribuyentes de acuerdo a Ley.
17. Mantener calificada la deuda sujeta al Procedimiento de Ejecución Coactiva.
18. Reportar periódicamente a la Gerencia de Administración Tributaria información sobre
la recaudación y deuda en estado coactivo.
19. Informar mensualmente a la Gerencia de Administración Tributaria, el desarrollo de los
proyectos, programas y actividades a su cargo.
20. Elaborar y visar proyecto de resolución de fraccionamiento de deudas tributarias y no
tributarias.
21. Cumplir con otras funciones que le asigne el Gerente de Administración Tributaria.
SUBGERENCIA DE RECAUDACIÓN Y CONTROL DE DEUDA
La subgerencia de recaudación y control de deudas es un órgano de línea,
depende funcional y jerárquicamente de la gerencia de administración
tributaria. Está a cargo de un/a funcionario/a con categoría de subgerente,
quien es designado por el/la alcalde/sa mediante resolución de alcaldía. Se
encarga de planificar, normar, promocionar, ejecutar, y controlar el
funcionamiento del sistema de tributación.
ES RESPONSABLE DEL SIGUIENTE RESULTADO:
Alto nivel de recaudación de deuda tributaria y de las sanciones administrativas
pecuniarlas con los contribuyentes.
PROCEDIMIENTOS

FRACCIONAMIENTO DE DEUDA TRIBUTARIA

Base Legal:

 T.U.O. del Código Tributario Dec. Sup. 135-99-EF

 Ley N° 27444 Ley General de Procedimientos Administrativos

1. DENOMINACIÓN:

APROBACIÓN DEL CONVENIO DE FRACCIONAMIENTO TRIBUTARIO

1.1. FINALIDAD :
Reducir el índice de deudas tributarias exigibles pendientes, brindando a
los contribuyentes facilidades para su pago.

1.2. REQUISITOS :

FRACIONAMIENTO NORMAL :
a) Presentación de la solicitud debidamente suscrita por el solicitante y
en la que se indica la deuda “Materia de fraccionamiento”,
señalando lo siguiente:
 Código del contribuyente, nombres, apellidos o
denominación o razón social.
 Número de cuotas por la cual solicita el fraccionamiento.
b) Presentar copia de DNI o comprobante de información registrada de
SUNAT.
c) Recibo de agua, luz o teléfono fijo del mes anterior al mes de
presentación de la solicitud o contrato de arrendamiento, cuando
corresponda, en donde conste su domicilio fiscal.
d) En caso el deudor este obligado al otorgamiento de garantías deberá
presentar una serie de requisitos.
 e) En caso se hubiera interpuesto recursos impugnatorios ante la
municipalidad se deberá presentar copia del desistimiento
presentado.
f) En caso se hubiera presentado recursos, demandas y/o acciones ante
órganos distintos de a la municipalidad, deberá presentar copia
simple de la resolución por la que se acepta el desistimiento de la
apelación, demanda contenciosas administrativa o acción de
amparo.
g) En caso de representación, además de lo señalado, deberá entregar
lo siguiente:
 Poder vigente y suficiente que acredite la calidad del
representante.
 Copia del documento de identidad del representante.
h) Pago de la cuota inicial.

FRACCIONAMIENTO SOCIAL :
a) Solicitud de fraccionamiento presentada por el propietario o su
representante legal debidamente acreditado.
b) Resolución subgerencial de aprobación de solicitud de
fraccionamiento social.
c) Pago de la cuota inicial.

1.3. DESCRIPCIÓN:

 CONTRIBUYENTE / REPRESENTANTE LEGAL

PASO 1. Solicita requisitos de fraccionamiento. (Tiempo: 2 min)
 SUBGERENCIA DE RECAUDACIÓN Y CONTROL DE DEUDA
CARGO. Encargado de módulos de informes.
PASO 2. Indica condiciones y documentación a presentar. ( Tiempo: 5min)
 CONTRIBUYENTE / REPRESENTANTE LEGAL
PASO 3. Presenta requisitos. (Tiempo: 5min)
SUBGERENCIA DE RECAUDACIÓN Y CONTROL DE DEUDA
CARGO. Encargado de módulo de informes
PASO 4. Verifica requisitos presentados. (Tiempo: 5min)

¿Solicitud es por fraccionamiento social?

SI= ¿Tiene resolución de la subgerencia de aprobación de fraccionamiento
social?
SI= ¿Documentación completa?
SI= PASO 7
NO= PASO 6
NO= PASO 5
NO= ¿Documentación completa?
SI= PASO 7
NO=PASO 6
PASO 5. Informa sobre trámite para obtener resolución de aprobación de
fraccionamiento social. (Tiempo: 5min). FIN PROCEDIMIENTO.
PASO 6. Indica acciones para subsanar errores u omisiones. (Tiempo: 2min). FIN
DE PROCEDIMIENTO.
PASO 7. Entrega ticket o boleto de atención e indica que espere atención.
(Tiempo: 1min)
CARGO. Operador de módulo de atención.
PASO 8. Llama a contribuyente y verifica que documentación está completa.
(Tiempo: 1 min).

¿Documentación completa?
SI= PASO 10
NO= PASO 9

PASO 9. Informa que documentos están completos. (Tiempo: 1min). FIN DE

PROCEDIMIENTO.
PASO 10. Verifica información de contribuyente registrada en sistema. (Tiempo:
2min)

¿Información registrada es completa?

SI= PASO 12
NO= PASO 11

PASO 11. Procedimiento de presentación de actualización de datos de

contribuyente.
PASO 12. Genera estados de cuenta corriente y selecciona deuda en el sistema
de administración tributaria. (Tiempo: 2min)
PASO 13. Verifica monto de la deuda a fraccionar. (Tiempo: 2min)
PASO 14. Informa supuestos en los que deberá otorgar garantías. (Tiempo:
3min)
PASO 15. Realiza la simulación de fraccionamiento y emite reporte de
condiciones propuestas. (Tiempo: 2min)
 CONTRIBUYENTE / REPRESENTANTE LEGAL
PASO 16. Analiza condiciones propuestas. (Tiempo: 1min)
¿Acepta condiciones propuestas?
SI= PASO 17
NO= FIN DE PROCEDIMIENTO
 SUBGERENCIA DE RECAUDACIÓN Y CONTROL DE DEUDA
CARGO. Operador de módulo de atención.
PASO 17. Registra datos de solicitud de fraccionamiento. (Tiempo: 3min)

¿Amerita garantía?
SI= ¿Entrega garantía?
SI= PASO 18
NO= PASO 19
NO= PASO20
PASO 18. Recibe garantía. (Tiempo: 2min)
PASO 19.Registra garantía, en el sistema de administración tributaria y control
de deuda. (Tiempo: 2min)
PASO 20.Genera la solicitud de fraccionamiento, en el sistema de
administración tributaria y control de deuda. (Tiempo: 2min)
 CONTRIBUYENTE / REPRESENTANTE LEGAL
PASO 21. Suscribe cargo de solicitud y entrega al operador. (Tiempo: 1min).

¿Realiza el pago de cuota inicial?

SI= PASO 24
NO=PASO 22

PASO 22.Espera al final del día.

PASO 23. Procedimiento anulación de solicitud de fraccionamiento.
Automáticamente se corre el proceso de anulación de solicitud, en el sistema
de administración tributaria. FIN DE PROCEDIMIENTO.
PASO 24.Procedimiento de pago por trámite.
 SUBGERENCIA DE RECAUDACIÓN Y CONTROL DE DEUDA
CARGO. Encargado de módulo de atención.
PASO 25. Genera resolución de aprobación de convenio de fraccionamiento.
(Tiempo: 1min)
 CONTRIBUYENTE / REPRESENTANTE LEGAL
PASO 26. Suscribe cargo de resolución y entrega al operador. (Tiempo: 1min)
 SUBGERENCIA DE RECAUDACIÓN Y CONTROL DE DEUDA
CARGO. Operador de módulo de atención
PASO 27. Espera al final del día.
PASO 28. Deriva documentación para control de calidad. (Tiempo: 5min)
CARGO. Analista de fraccionamiento.
PASO 29. Acopia información de los operadores. (Tiempo: 20min)
PASO 30.imprime reporte de convenios de fraccionamiento aprobados.
(Tiempo: 2min)
PASO 31. Verifica reporte y documentación de convenios de fraccionamiento
aprobados en sistema de administración tributaria.

¿Documentos de convenios verificados son?

OBSERVADOS= PASO 32
CONFORMES= PASO 33

PASO 32. Realiza coordinaciones para subsanar observaciones encontradas.

(Tiempo: 10min)
PASO 33. Remite documentación de aprobación de convenios de
fraccionamiento. (Tiempo: 5min)
CARGO. SUBGERENTE
PASO 34.Revisa documentación de aprobación de convenios de
fraccionamiento. (Tiempo: 15min)
 ¿Documentación conforme?
SI= PASO 35
NO=PASO 32

PASO 35. Firma las resoluciones subgerenciales de aprobación de convenios de

fraccionamiento. (Tiempo: 5min)
PASO 36.Dispone custodia en archivo temporal de resoluciones subgerenciales
de aprobación de convenios de fraccionamiento. (Tiempo: 2min)
CARGO. Analista de fraccionamiento.
PASO 37. Archiva resoluciones subgerenciales de aprobación de convenios de
fraccionamiento. (Tiempo: 30min). FIN DE PROCEDIMIENTO.

1.4. TIEMPO:

Tiempo total optimo estimado: 3 horas y 28minutos.

DIAGRAMA DE FLUJO

ESTRUCTURA ORGANICA ÓRGANOS DE LÍNEA

GERENCIA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA
ESTRUCTURA ORGANICA ÓRGANOS DE LÍNEA
SUBGERENCIA RECAUDACIÓN Y CONTROL DE DEUDAS
GERENCIA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE APROBACIÓN DE CONVENIO DE FRACCIONAMIENTO TRIBUTARIO
SUBGERENCIA RECAUDACIÓN Y CONTROL DE DEUDAS
CONTRIBUYENTE / CAJERO ENCARGADO DE MÓDULO OPERADOR DE MÓDULO DE ATENCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE APROBACIÓN DE CONVENIO DE FRACCIONAMIENTO TRIBUTARIO
REPRESENTANTE LEGAL DE INFORMES
CONTRIBUYENTE / OPERADOR MÓDULO ANALISTA DE FRACCIONAMIENTO SUBGERENTE
REPRESENTANTE LEGAL ATENCIÓN
2. DENOMINACIÓN:

SEGUIMIENTO DEL CUMPLIMIENTO DE CONVENIO DE FRACCIONAMIENTO

TRIBUTARIO

2.1. FINALIDAD :
Controlar el cumplimiento del fraccionamiento otorgado a un
contribuyente.

2.2. REQUISITOS :
Fraccionamiento aprobado

2.3. DESCRIPCIÓN :

 SUBGERENCIA DE RECAUDACIÓN Y CONTROL DE DEUDA

CARGO. Analista de cobranza

¿Seguimiento corresponde a?

Cumplimiento de pagos= PASO 1

Cumplimiento de formalización de garantías= PASO 10
Fraccionamientos cancelados o anulados= PAOS 18

PASO 1. Genera lotes de comunicaciones y/o esquelas para el

seguimiento en sistema de administración tributaria (Tiempo: 30 min):
- Lote de convenios a día.
- Lote de convenios con 1 cuota vencida y 1 cuota por vencer.
- Esquemas de fraccionamiento (2 a más cuotas vencidas).
PASO 2. Verifica información generada. (Tiempo: 15min).
PASO 3. Imprime documentos generados (comunicaciones y esquelas)
de Sistema de Administración Tributaria. (Tiempo: 60 min).
PASO 4. Compagina los documentos para su notificación. (Tiempo:
15mi).
PASO 5. Deriva documentos para su notificación. (Tiempo: 1min).
CARGO. Encargado de notificación.
PASO 6. Recibe esquelas o comunicaciones para formalizar garantías o
resoluciones de pérdida, y cargos de notificación. (Tiempo: 5min).
PASO 7. NOTIFICACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS DE MATERIA NO
TRIBUTARIA – Esquelas/Comunicaciones. (Tiempo: 5min).
PASO 8. Recibe y archiva cargos. (Tiempo: 15min). FIN DE
PROCEDIMIENTO.
CARGO. Analista de cobranza.
PASO 9. Genera reporte de convenios de fraccionamiento con garantías
registradas en Sistema de Administración Tributaria. (Tiempo: 5min).
PASO 10. Verifica convenios de listado. (Tiempo: 5min).

¿Convenio tiene garantía registrada no formalizada?

SI= PASO 11
NO= FIN DE PROCEDIMIENTO

PASO 11. Verifica plazo de formalizaciones de garantías. (Tiempo:

15min).

¿Venció plazo de formalización de garantía?

SI= PASO 13
NO= PASO 14

PASO 12. Elabora informe para anulación de convenio de

fraccionamiento. Continúa PASO 14. (Tiempo: 5min).
PASO 13. Elabora comunicación para formalizar garantías. Continúa
PASO 15.
CARGO. Subgerente
PASO 14. Suscribe informa y dispone envío a SGROT, para generación de
Resolución de Anulación de Convenio de Fraccionamiento. (Tiempo:
10min). FIN DE PROCEDIMIENTO.
PASO 15. Revisa y suscribe comunicación. (Tiempo: 10 min).
CARGO. Analista de cobranza.
PASO 16. Deriva documentos para su notificación. Continúa PASO 6.
(Tiempo: 5min).
PASO 17. Realiza búsqueda en archivo temporal de convenios
fraccionamiento. Convenios de fraccionamiento con un año de
antigüedad. (Tiempo: 8 hrs).
PASO 18. Registra datos N° de memorándum y fecha de envío, para
envío a archivo permanente. (Tiempo: 2min).
PASO 19. Realiza búsqueda de convenios de fraccionamiento. (Tiempo: 1
min).

¿Convenio de fraccionamiento cumple condiciones? Estado= Cancelado

o Anulado.
SI= PASO 21
NO= ¿Finalizó búsqueda de convenios de fraccionamiento?
SI= PASO 22
NO= PASO 20

PASO 20. Actualiza folios de convenio de fraccionamiento. (Tiempo: 2

min).

¿Finalizó búsqueda de convenios de fraccionamiento?

SI= PASO 22
NO= PASO 20
 PASO 21. Genera reportes de Sistema de Administración Tributaria.
(Tiempo: 10min).
PASO 22. Ordena convenios de fraccionamientos cancelados o anulados
según reporte generado. (Tiempo: 8hrs)
PASO 23. Elabora memorándum. (Tiempo: 5min).
CARGO. Subgerente.
PASO 24. Revisa y suscribe documentos y dispone envío al archivo
central. (Tiempo: 5min).
PASO 25. Remite a Archivo Central para custodia permanente. (Tiempo:
5min). FIN PROCEDIMIENTO.

2.4. TIEMPO:

Tiempo total estimado: 20 horas y 21 minutos.

 DIAGRAMA DE FLUJO

ESTRUCTURA ORGANICA ÓRGANOS DE LÍNEA

GERENCIA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA
SUBGERENCIA RECAUDACIÓN Y CONTROL DE DEUDAS
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO DEL CUMPLIMIENTO DE CONVENIO DE FRACCIONAMIENTO TRIBUTARIO
ANALISTA DE COBRANZA ENCARGADO DE NOTIFICACIÓN
ESTRUCTURA ORGANICA ÓRGANOS DE LÍNEA
GERENCIA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA
SUBGERENCIA RECAUDACIÓN Y CONTROL DE DEUDAS
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO DEL CUMPLIMIENTO DE CONVENIO DE FRACCIONAMIENTO TRIBUTARIO
ANALISTA DE COBRANZA SUBGERENTE
 3. DENOMINACIÓN:

EMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE RESOLUCIONES DE PÉRDIDA DE CONVENIO DE

FRACCIONAMIENTO TRIBUTARIO

3.1. FINALIDAD :
Proseguir con las acciones de cobranza frente al incumplimiento de un
convenio de fraccionamiento por parte de los contribuyentes.

3.2. REQUISITOS :
Causales de pérdida
a) Cuando no cumpla con el pago íntegro de 2 cuotas consecutivas.
b) Cuando no cumpla con pagar el integro de la última cuota dentro del
plazo establecido para su vencimiento o cuando quede pendiente de
pago una única cuota del fraccionamiento de pago.
c) Cuando no se renueven o sustituyan las garantías ofrecidas dentro
de los plazos establecidos.

Exigibilidad de resoluciones de pérdida

a) Se dan por vencidos todos los plazos siendo exigibles las cuotas de
fraccionamiento pendiente de pagos e intereses moratorios
correspondientes.
b) Se aplicará la TIM vigente sobre el saldo de la deuda desde la fecha
que incurre en la perdida de fraccionamiento.
c) Se procederá a la ejecución de garantías, cuando estas hubieras sido
otorgadas.

3.3. DESCRIPCIÓN :

PASO ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO TIEMP RESPONSABLE

N° O
1 Crea lote de resoluciones de pérdida de 1 día Analista de
convenio de fraccionamiento fraccionamiento
2 Realiza simulación de lote de pérdida de 2 horas Analista de
convenio de fraccionamiento fraccionamiento
3 Verifica resultado de simulación 1 hora Analista de
fraccionamiento
Cantidad de contribuyentes / valores montos
asociados
4 Verifica datos de pérdida de convenio de 10 min Analista de
fraccionamiento fraccionamiento
Imagen y data
¿Datos de simulación son conformo?
NO= PASO 5 SI= PASO 6
5 Coordina Subsanación de subsanaciones 10 min Analista de
fraccionamiento
6 Genera lote de resoluciones de pérdida de 1 día Analista de
convenio de fraccionamiento fraccionamiento
7 Remite cargos de notificación 10 min Analista de
fraccionamiento
8 Imprime y habilita valores y cargos y dispone 5 min Analista de
notificación fraccionamiento
9 Notificación de actos administrativos de materia 5 min Analista de
tributaria fraccionamiento
10 Espera cumplimiento de plazo para transferencia 5min Analista de
fraccionamiento
11 Transfiere lote de resoluciones de pérdida de 1 hora Analista de
convenio de fraccionamiento fraccionamiento
12 Realiza simulación de transferencia de 30 min Analista de
resoluciones de pérdida de fraccionamiento fraccionamiento
13 Verifica información de simulación de 1 hora Analista de
transferencia realizada fraccionamiento
¿Información es conforme? NO=
PASO 14 SI= PASO 15
14 Coordina subsanación de observaciones con 10 min Analista de
subgerencia fraccionamiento
15 Realiza transferencia de resoluciones de pérdida 30 min Analista de
de convenio de fraccionamiento fraccionamiento
16 Imprime documentos a transferir 5 min Analista de
fraccionamiento
Resoluciones de perdida( 2 copias) Cargo de
notificación original(1 copia) Constancia
de consentida(2 copias)
17 Genera el reporte para la transferencia de deuda 30min Analista de
a la subgerencia fraccionamiento
18 Prepara memorándum para la transferencia 1 hora Analista de
fraccionamiento
19 Revisa y firma memorándum para transferencia 1 hora Analista de
fraccionamiento
20 Revisa y firma memorándum 2 min Subgerente
21 Dispone transferencia de pérdida de convenio 1 hora Subgerente
de fraccionamiento a la subgerencia

3.4. TIEMPO:
Tiempo estimado: 2 días, 8 horas y 30min
ESTRUCTURA ORGANICA ÓRGANOS DE LÍNEA
GERENCIA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA
SUBGERENCIA RECAUDACIÓN Y CONTROL DE DEUDAS
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE RESOLUCIONES DE PÉRDIDA DE CONVENIO DE
FRACCIONAMIENTO TRIBUTARIO
ANALISTA DE FRACCIONAMIENTO SUBGERENTE