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MANUAL

ambientes PRODUCTIVOS

gestiondelacalidad@bi.com.gt
Presentación de Ambientes Productivos

La calidad empieza por nuestra propia persona


y el ambiente que nos rodea. Un lugar de
trabajo ordenado y autocontrolado:

Eleva nuestra autoestima


Es más seguro
Elimina las fuentes de error y contaminación
Habla mejor de nosotros
Es más productivo
Nos ayuda a crear una mejor experiencia para el cliente

Por lo anterior, queremos que seas parte de la experiencia de


crear un Ambiente Productivo de trabajo, y como consecuencia
mejorar tu calidad de vida en Corporación BI.

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¿Qué son Ambientes Productivos?

Ambientes Productivos 5S´s es un procedimiento


para lograr la calidad y productividad del espacio
en donde trabajamos. Se enfoca en crear un lugar
de trabajo ordenado, limpio y que hable por sí
mismo para hacer visibles los errores y los
desperdicios.

Esta herramienta puede ser aplicada en cualquier


espacio en un corto tiempo debido a su
simplicidad.

2
¿Qué opinas de este
escritorio?

¿Ahora qué piensas


de este?

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¿Cuales son las 5’s?

Las 5S´s son las iniciales de cinco palabras


japonesas que corresponden con las cinco
fases de las que consta la metodología para
lograr la calidad en nuestro lugar de trabajo.

Separa lo Sé Siempre
innecesario ordenado limpia

Sé Sigue
constante mejorando

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Beneficios de los Ambientes Productivos?

Al implementar las 5S´s en nuestro lugar de trabajo, podremos:

Reducir la posibilidad de error


Adquirir autodisciplina
Mejorar nuestra seguridad e imagen
Eliminar tiempos y movimientos de búsqueda innecesarios
Incrementar nuestra eficiencia
Establecer una plataforma para la calidad y la mejora continua

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Objetivo:
Tener lo que necesitamos y solo lo que es necesario.

Propósito:
Eliminar del área de trabajo todo aquello que no sea necesario
Despejar el área como resultado de desechar lo que no es necesario
Eliminar la mentalidad de “Por si acaso”

¿Por qué es importante?


Si en nuestro lugar de trabajo tenemos cosas que no necesitamos, es
probable que estas nos impidan encontrar lo que sí necesitamos,
atrasando y complicando nuestro trabajo.

Si eliminamos objetos innecesarios, podremos liberar espacio que


puede ser usado para un trabajo más ágil, seguro y efectivo.

¿Cómo hacerlo?
1. Programa con tu equipo una ronda de inspección en el área de trabajo
(por área de trabajo entendemos todas las estaciones de trabajo:
oficinas, pasillos, bodegas y espacios que pertenezcan al área bajo
consideración).

2. Identifica todo aquello que no es necesario, está de más, esté dañado o


no debe estar en el lugar (marca los objetos que deben ser descartados,
movidos de lugar o que sospechas que están de más o no llenan
ninguna función en la estación de trabajo).

Puedes apoyarte usando los stickers.

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3. Define un lugar específico para los “innecesarios”.
4. Retira del lugar lo innecesario, tomando en cuenta la finalidad
y la frecuencia de uso en cada estación de trabajo:

Diagrama
Clasificación de los objetos

¿Es necesario?

Mover al área de etiquetados


¿Se usa con frecuencia?

Decidir sobre su disposición

Ejecute la disposición

5. Dale tratamiento necesario a todo aquello que pueda


servir en otro lado, necesite reparación o deba ser
trasladado a otra parte dentro o fuera del área.

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Objetivo:
Que cada cosa esté en su sitio y haya
un solo sitio para cada cosa.

Propósito:
Establecer un lugar para cada cosa y colocar cada cosa en su lugar
Definir un nombre para cada cosa e identificar cada cosa por su nombre
Hacer un mejor uso del espacio disponible
Eliminar movimientos innecesarios por buscar
objetos, personas o lugares
Mejorar el control de inventario

¿Por qué es importante?


Si todo lo necesario en el lugar de trabajo tiene una ubicación
e identificación propia, todos podemos encontrarlo, usarlo y/o
devolverlo con facilidad a su sitio original.

Esto nos ayuda a economizar tiempo y movimientos y a


darnos cuenta de la falta de un objeto que no esté en su lugar
agilizando la respuesta a nuestros clientes.

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¿Cómo hacerlo?
1. Programa con tu equipo una ronda de inspección en el
área para determinar las necesidades de ubicación e
identificación de los distintos elementos del área.

2. Asígnale un lugar a cada objeto, tomando en cuenta


la frecuencia de uso y las personas que lo utilizan.

Diagrama
De Ubicación de los Objetos Según la Frecuencia de Uso

A cada Varias Varias Algunas Algunas Ocasionalmente


momento veces veces a la veces veces es posible que
se use
al día semana al mes al año

Junto a la persona Cerca de Cerca de la En un área común En bodega o archivo En área o archivo
la persona estación inactivo
de trabajo

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3. Identifica mediante señales, carteles o etiquetas los lugares,
oficinas, equipo, muebles, archivos y medios de protección de
documentos y registros, usando preferentemente un código de
colores.

4. Ordena y/o almacena los objetos para una rápida recuperación,


incluyendo documentos, formas, suministros de oficina y llaves,
entre otros.

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Objetivo:
Mantener limpia e inspeccionar el área de
trabajo y los materiales necesarios.

Propósito:
Mantener un lugar limpio, saludable e impecable
Mantener todo en condiciones óptimas de funcionamiento
Identificar situaciones u objetos inesperados a través de la limpieza diaria
del área de trabajo

¿Por qué es importante?


De nada sirve despejar y ordenar el lugar de trabajo si los espacios no se
mantienen limpios y los equipos y sistemas fallan constantemente.
Además, un ambiente sucio reduce la moral y pone en riesgo la salud y
seguridad de las personas en el área de trabajo.

Mantener una limpieza diaria a fin de conservar el buen aspecto y la


comodidad es como “bañarse” todos los días; prepara nuestra mente y
cuerpo para un nuevo día.

¿Cómo hacerlo?
1. Clasifica los objetos a limpiar.
2. Asigna las tareas de limpieza entre todo el personal del área.

3. Crea un mapa de tu área.

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Área XYZ Of. 101 Of. 102 Of. 103 Of. 104 Of. 105 Of. 106 Of. 107 Of. 108

Espacio Responsable

1 Esteban

2 Isabel Almacén Área común


Recepción
3 Mauricio

4 Gustavo

5 Lily Of. 109 Of. 110 Of. 111 Of. 112 Of. 113 Of. 114 Of. 115 Of. 116

4. Determina los métodos, utensilios y materiales de limpieza apropiados


para cada grupo:

Obtén la asesoría y el apoyo necesarios


Planifica la limpieza

5. Realiza la limpieza:
Lleva a cabo la ronda de limpieza profunda UNA SOLA VEZ
Determina y elimina las fuentes de contaminación y problema
Realiza rutinas de limpieza diaria para mantener el lugar impecable
(limpieza de 5 minutos)
Establece el estándar de limpieza: ¿si algo sale mal, el área está
suficientemente limpia y despejada para darme cuenta?
La idea es actuar con un enfoque preventivo

No se trata de limpiar,
sino de evitar
que se ensucie.

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Objetivo:
Hacer del orden y la limpieza una rutina.

Propósito:
Mantener los beneficios obtenidos de las primeras 3S´s
Desarrollar buenos hábitos relacionados con el ambiente de trabajo
Estimular la prevención

¿Por qué es importante?


“Nosotros somos lo que repetidamente hacemos…
la excelencia no es un acto, es un hábito”
– Aristóteles

La cuarta S está fuertemente relacionada con la creación de hábitos para


conservar el lugar de trabajo en perfectas condiciones, de modo que
contribuya positivamente al logro de las metas de tu área.

Al crear el hábito de conservar impecable nuestro sitio de trabajo, mejora


nuestro bienestar personal y aprendemos a conocer a profundidad el equipo
y los elementos de trabajo.

Los resultados alcanzados en las primeras 3S´s pueden deteriorarse o


desaparecer si no instalamos en el área de trabajo los elementos y estándares
necesarios para integrar “Separa lo innecesario”, “Sé ordenado” y “Siempre
Limpia” en el día a día.

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La detección y eliminación de las causas de desperdicio, desorden y
contaminación son parte de la aplicación de “Sé constante”,
estimulando un enfoque en la prevención. Si evitamos la fuente del
problema, no tendremos que ocuparnos de éste.

¿Cómo hacerlo?
1. Define los estándares necesarios para conservar y trabajar en
un ambiente organizado, limpio y autocontrolado, según sea
apropiado:

Reglas de Seguimiento
ÁREA O UNIDAD DE NEGOCIO: Fecha:
Área o estación de trabajo:

5 S’s RUTINA
Separa lo necesario

TRIMESTRAL

OCASIONAL
Sigue Mejorando

SEMESTRAL
Siempre Limpia

MENSUAL
SEMANAL

No. Tarea
Sé Constante
Sé Ordenado

DIARIO

ANUAL

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2. Determina las responsabilidades necesarias de los estándares
que definiste para mantener el estado de las tres primeras S´s.

3. Integra las tareas de mantenimiento de las 3S´s en las actividades


regulares de trabajo de todo el personal del área.

4. Monitorea regularmente cómo se están manteniendo


las prácticas y condiciones en el sitio de trabajo.

CheckList de Seguimiento

Área o estación de trabajo:

No. TAREA OBSERVACIONES

10

Verificado por:

fecha:

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5. Al monitorear los estándares que definiste en tu área de trabajo,
identifica las fuentes de acumulación de objetos innecesarios
(1era. S), desorden (2da. S), contaminación, falla o problema (3era.
S) y determina soluciones permanentes.

Mantener la disciplina para seguir mejorando

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Objetivo:
Avanzar a un mayor nivel de madurez en la gestión
de un lugar de trabajo auto-ordenado,
auto-regulado, auto-instructivo y auto-mejorado.

Propósito:
Asegurar que los estándares y rutinas establecidas
en la 4ta. S se mantengan apropiadamente.
Mejorar continuamente el área de trabajo.
Lograr que las 5S´s se conviertan en una forma de vida de trabajo.

¿Por qué es importante?


Es necesario establecer las condiciones en el área de trabajo que
ayuden a mantener y demostrar disciplina alrededor de las 5S´s.

Esto implica por un lado el reforzamiento de los elementos que


inciden sobre el compromiso y la constancia en el propósito de
mantener un ambiente organizado, impecable y productivo, entre los
cuales destaca la vigilancia permanente del cumplimiento de los
estándares de 5S´s definidos para el área.

Por otro lado, debemos instalar la mejora continua que va más allá de
aplicar soluciones remediales a los hallazgos (como retirar lo que no
sirve, reparar un equipo dañado o limpiar lo que está sucio),
transformando los problemas de desperdicio, desorden,
contaminación y la operación misma en oportunidades para eliminar
las causas de desviación a los estándares del área de trabajo.

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e
Siguando
e j or
m

¿Cómo hacerlo?
1. Asegura los prerrequisitos de una implementación
efectiva de Ambientes Productivos 5S:

Liderar con el ejemplo


Apoyo de la Gerencia
Toma de conciencia del personal
sobre la importancia de las 5S´s
Estándares de 5S´s en el área de trabajo
Disponibilidad de tiempo para las tareas
Comunicación y retroalimentación
continua a todo el personal
Reconocimiento tangible e intalgible al
esfuerzo y los logros del equipo
Mantener el entusiasmo y el involucramiento de todos

2. Autoevalua tu área periódicamente y coloca los resultados


en un lugar visible, esto te servirá para saber el grado de
madurez que has alcanzado en 5’s

23
5S
4S
3S
2S
1S

24
3. Determina y realiza acciones correctivas y preventivas (mejora
continua) derivadas de las inspecciones, auditorías u otro tipo
de seguimiento del área de trabajo, de modo que los objetos
sean fáciles de encontrar, usar y retirar, según corresponda.

4. Revisa, actualiza y complementa según sea necesario los estándares


del área de trabajo para asegurar permanentemente la mejora.

5. Haz de las 5S´s una forma de vida personal y de trabajo:


Eliminando las actividades y recursos
que no agregan valor (desperdicio)

Ordenando y haciendo visible para


todos lo que sí agrega valor

Preservando y detectando
oportunidades continuamente

Incrementando el valor a través


de la mejora continua

6. Propuesta de mejora:
El objetivo es que una vez hayas aplicado las primeras 4 S’s
y ya lo hayas vuelto una disciplina, puedas identificar
cuantitativamente oportunidades de mejora en tu área de
trabajo y que te ayuden a realizar efectivamente tus labores.

Deberás definir 3 propuestas hasta un máximo de 5.

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¿Cómo definir las propuestas de mejora?

M EDIR EL IMPACTO
DEL PROBLEMA
Definir la consecuencia
del problema

E XPLORAR
POSIBLES CAUSAS
Recolectar datos y evidencias
de por qué ocurre

J UZGAR LA
CAUSA RAÍZ
Determinar la
causa - raíz

O RIGINAR
LA SOLUCIÓN
Planificar la forma de actuar
sobre la causa - raíz

R EALIZAR Y Actuar sobre la causa - raíz


COMPROBAR y comprobar que la solución
LA MEJORA ha sido efectiva

A SEGURAR
LA MEJORA
Mantener la causa
bajo control

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Separa
lo necesario
1S
2S Sé
ordenado

Para certificarte con


cinta amarilla, debes
aplicar la 1s, 2s y 3s. Siempre
Cinta 3S limpia
Amarilla

Para certificarte con cinta verde,


debes haber completado
los requisitos de la Cinta amarilla

constante 4S y además aplicar la 4S.

Cinta
Verde

Sigue
mejorando 5S

Cinta Para certificarte con


Negra cinta negra, deberás
aplicar las 5s.

Proceso de Certificación en Ambientes Productivos 5s

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Guía rápida de certif icación
de Ambientes Productivos 5s

1s PPT de
evidencias

Cinta 2s PPT de
evidencias
Amarilla
3s PPT de
evidencias
Carta de
Compromiso

Cinta
verde 4s PPT de
evidencias
Reglas de
seguimiento
Cheklist de
seguimiento

Cinta 5s PPT de Autoevaluación Propuesta Análisis Medición


negra evidencias 5S's de mejora Causa Raiz de mejora

28
Has culminado con éxito
el programa
AMBIENTES PRODUCTIVOS 5S!

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