Manual de Control Interno para Mejorar La Recaudacion y El Comtrol de Los Recursos Del Colegio Nuestra Señora de Los Remedios

MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA RECAUDACIÓN Y
EL CONTROL DE LOS RECURSOS EN EL COLEGIO NUESTRA SEÑORA

DE LOS REMEDIOS EN RIOHACHA, LA GUAJIRA
PRESENTADO POR:
GENERSON E. GÒMEZ RAMIREZ

LUIS E. CAMPÒS GUTIÈRREZ
PAOLA A. IGUARÀN RODRIGUEZ
UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE CONTADURÌA PÙBLICA
RIOHACHA, LA GUAJIRA
2017
MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA RECAUDACIÓN Y
EL CONTROL DE LOS RECURSOS EN EL COLEGIO NUESTRA SEÑORA
DE LOS REMEDIOS EN RIOHACHA, LA GUAJIRA
GENERSON E. GÒMEZ RAMIREZ

LUIS E. CAMPÒS GUTIÈRREZ
PAOLA A. IGUARÀN RODRIGUEZ
Propuesta de Monografía para optar al título de Contador Público
Dra. EUCADYS CUJIA GUERRA

Director
Línea de Investigación:
UNIVERSIDAD Y SOCIEDAD
UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE CONTADURÌA PÙBLICA
RIOHACHA, LA GUAJIRA
2017
NOTA DE ACEPTACIÓN
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JURADO Nº1: _______________________________
JURADO Nº2:________________________________
DEDICATORIA
A Dios, por siempre acompañarme en cada proceso y llenar mi corazón de

sabiduría y humildad.
A mis padres, Gilberto de Jesús Gómez Duque, María Teresa de Jesús

Ramírez Gómez, no hay un día en el que no le agradezca a Dios el haberme
colocado entre ustedes, la fortuna más grande es tenerlos conmigo y el tesoro
más valioso son todos y cada uno de los valores que me inculcaron.
Generson Eliecer Gómez Ramírez.
Este trabajo de grado está dedicado A Dios, sobre todo, por darme la vida y
permitirme el haber llegado hasta este momento tan importante de mi
formación profesional, Gracias porque hiciste realidad este sueño.
A mi madre Flor María Gutiérrez por ser uno de los pilares en mi vida y por
demostrarme siempre tu cariño y apoyo incondicional a pesar de muchas
dificultades y circunstancias.
A mi padre Luis Carlos Campos (Q.E.P.D) que, aunque no estas, me distes la

convicción de seguir luchando, tú mi amigo incondicional.
A mis hijos Sara Sophia Y Luis Carlos Mateos que fueron el motivo y la razón
que me llevó a seguir superándome día a día, para alcanzar mis más
apreciados ideales de superación.
A mis hermanos por su apoyo incondicional, gracias por su paciencia, gracias

por estar en otro momento tan importante en mi vida.
Quiero dejarle a cada uno de ustedes una enseñanza que cuando se quiere
alcanzar algo en la vida, no hay tiempo ni obstáculo que lo impida para poderlo
LOGRAR.
Luis Eduardo Campos Gutiérrez.
A Dios, por darme la fortaleza, el entendimiento, la sabiduría y la humildad de

afrontar todos y cada uno de los obstáculos presentados en este proceso.
A mi madre My Rochy, por todos los valores inculcados y enseñarme a luchar

por todo lo que me proponga.
A mi Hermano por ser mi ejemplo de lucha y perseverancia, por siempre darme

su apoyo incondicional, por ese rol de padre que me ayudo a forjar mi carácter
y hacer que cada día me proponga ser mejor persona.
Paola A. Iguaràn Rodríguez.

RECONOCIMIENTOS
Nuestros agradecimientos en primera instancia a Dios por la bendición que nos

dio con esta gran oportunidad, por la sabiduría, la salud, la fortaleza que nos
regaló para no desfallecer frente a los obstáculos y la motivación para salir
adelante que siempre nos caracterizó, A la Universidad de La Guajira por
acogernos en su seno y enseñarnos nuevos caminos llenos de retos que
permitieron reinventarnos como profesionales transformadores del futuro de
nuestro país. Agradecimientos especiales a la Dr. Eucadys Cujia Guerra, por
ser el motor de direccionamiento de este proceso de Propuesta de Monografía
para optar al título de Contador Público, que formó en cada uno de nosotros no
solo esperanzas sino grandes conocimientos y ganas de luchar por una
educación mejor para La Guajira.
RESUMEN
Este estudio apuntó a dar respuestas al siguiente interrogante: ¿La creación de

un manual de control interno, permitirá mejorar la recaudación y el control de
los recursos en el Colegio Nuestra Señora de los Remedios en Riohacha, La
Guajira?
Para ello se planteó el siguiente objetivo Diseñar un manual de control interno
para mejorar la recaudación y el control de los recursos en el Colegio Nuestra
Señora de los Remedios en Riohacha, y así tener un mejor desarrollo de las
actividades en los departamentos administrativo y contable, el cual tiene como
base analizar elementos desde un conjunto de datos organizados para
fortalecer la variable principal y que en gran medida hacen de la estructura de
esta investigación un verdadero compendio investigativo en el cual se
establecieron dos instrumentos que sirvieron de base para recolectar la
información y hacer una propuesta de diseño de un manual de control interno
para el Colegio Nuestra Señora de los Remedios en Riohacha, La Guajira:
Utilizando como base teórica principal la del autor, Perdomo Moreno, Abraham
con su libro “Fundamentos de Control Interno”.
Método. Se utilizó una Investigación de tipo descriptivo; debido a las

características de los componentes que conforma la problemática. Además, se
manejó un el método inductivo - deductivo, es inductivo debido a que se
requiere un análisis exhaustivo y prolongado sobre las debilidades del sistema
actual en los departamentos de administración y contabilidad. Es deductivo
porque va de lo general a lo particular y se utilizaron fuentes primarias y
secundarias dentro de la investigación.
La muestra poblacional fue de treinta y ocho (38) personas, se aplicó las

encuestas al total de la muestra en la población objeto de estudio del Colegio
Nuestra Señora de Los Remedios durante los meses de marzo a mayo de
2017. El procesamiento de la información se realizó a través del análisis e
interpretación de toda la información recopilada, la cual sirvió para hacer un
análisis deductivo de la misma, presentar los resultados y elaborar las
conclusiones finales.
Análisis de Resultados. Después de analizada cada una de las preguntas de
la encuesta y la entrevista, se pudo establecer que en el Colegio Nuestra
Señora de Los Remedios no existía un manual de control interno y que se
podía hacer una propuesta de diseño del manual que contribuyera a mejorar la
recaudación y el control de los recursos en la institución.
Palabras Claves: Administración, contabilidad, control interno, mejorar,

recursos, eficiencia,
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 16
1. EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÒN ............................................................ 18
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .......................................................................................18
1.2 Formulación del problema. ..............................................................................................................19
1.3 Sistematización del problema ..........................................................................................................19
2. JUSTIFICACION......................................................................................................... 20
3. OBJETIVOS ............................................................................................................... 22
3.1 Objetivo General ..............................................................................................................................22
3.2 Objetivos Específicos........................................................................................................................22
4. DELIMITACIÒN ....................................................................................................... 23
4.1 ESPACIAL. ....................................................................................................................................23
4.2 CONCEPTUAL....................................................................................................................................23
4.3 DEMOGRÁFICA .................................................................................................................................23
5. MARCO DE REFERENCIA .............................................................................................. 24
5.1 ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS ....................................................................................................24
5.2 BASES TEÓRICAS ......................................................................................................................26

5.2.1. Control interno. .......................................................................................................................26
5.2.2 Estructura de Control Interno ...................................................................................................28
5.2.3 Clasificación de control Interno ................................................................................................33
5.3 MARCO CONCEPTUAL ..............................................................................................................47
5.4 MARCO LEGAL ..................................................................................................................................51

5.4.1 Decreto 2649 de 1993 Reglamento general de la contabilidad. ...............................................51
5.4.2 Ley 1314 de 2009 ......................................................................................................................52
5.4.3 La Educación Como Servicio ............................................................................................53
5.4.4 La educación en el estado social de derecho ...............................................................54
5.4.5 Obligaciones del Estado respecto a la educación .......................................................55
5.4.6 Obligaciones del Estado, que garantizan la educación. .............................................56
5.4.7 Obligaciones de la sociedad respecto a la educación ................................................57
5.4.8 La educación como servicio público puede ser prestada por particulares ............57
5.4.9 Servicio Educativos prestado por particulares.............................................................59
5.4.10 La prohibición de retirar los niños de clase ................................................................61
5.4.11 Modulación de la orden de no retener notas ...............................................................62
5.4.12 Obligación de la Familia respecto a la educación ......................................................64
5.4.13 El no abuso del derecho ..................................................................................................65
5.4.14 Prestación Del Servicio De Educación .....................................................................................66
6. MARCO SITUACIONAL ........................................................................................ 68
6.1 Antecedentes históricos ............................................................................................................68
6.2 Misión ............................................................................................................................................68
6.3 Visión .............................................................................................................................................69
6.4 Escudo del Colegio Nuestra Señora de los Remedios .......................................................................69
6.5 Valores Corporativos..................................................................................................................69
7. VARIABLES ............................................................................................................. 71
7.1 Definición de la variable ............................................................................................................71
7.2 Operacionalización de la variable ....................................................................................................71
7.3 Mapa de variables .......................................................................................................................72
8. DISEÑO METODOLÓGICO ............................................................................................ 73
8.1 Tipo de investigación .......................................................................................................................73
8.2. Método de investigación ................................................................................................................73
8.3 Fuentes de investigación ..................................................................................................................74

8.3.1 Fuentes e instrumentos para recolección de la información ....................................................74
8.4 Estudios estadísticos ........................................................................................................................74
8.4.1 POBLACIÓN Y MUESTRA ......................................................................................... 74
9. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS ............................ 77
10. ANALISIS DOFA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y DE CONTABILIDAD DEL

COLEGIO NUESTRA SEÑORA DE LOS REMEDIOS .............................................................. 91
11. PROPUESTA......................................................................................................... 93
General.............................................................................................................................................93
Específicos.......................................................................................................................................93
11.1 Desarrollo de la Propuesta......................................................................................................94

11.1.1 Planeación ..............................................................................................................................94
11.1.2 Organización ........................................................................................................................95
11.1.3 Manual defunciones ............................................................................................................96
11.1.4 Dirección ............................................................................................................................ 104
Políticas de Cuentas por cobrar clientes .................................................................................... 107
11.1.5 Análisis financiero mediante razones financieras.................................................................111
11.1.6 Presupuesto para poder ejecutar la propuesta. ...................................................................113
11.1.7 Financiamiento para la implementación de la propuesta. .............................................114
CONCLUSIONES ...................................................................................................... 115
RECOMENDACIONES ............................................................................................. 116
BIBLIOGRAFÍA ......................................................................................................... 118

FIGURAS
Figura 1. Procesos de Administración de Riesgo 29

Figura 2. Control Interno 31
Figura 3. Recomendaciones Control Interno 32
Figura 4. Escudo Colegio Nuestra Señora de los Remedios. 69
TABLAS
Tabla Nº 1 42
Tabla Nº 2 43
Tabla Nº 3 44
Tabla Nº 4 72
Tabla Nº 5. Muestra DEL PERSONAL DEL Dpto. Adm, Contable y Docentes 75
Tabla Nº 6. pregunta Nº 1 78
Tabla Nº 7. Pregunta Nº2 79
Tabla Nº 8. Pregunta Nª 3 80
Tabla Nº 17 Perfil Jefe de Dpto. Administrativo y contable. 97
Tabla Nº 18. Perfil Secretaria General 98
Tabla Nº 19 Perfil control de Talento Humano. 99
Tabla Nº 20 Perfil Contadora. 100
Tabla Nº 21 Perfil Gestor Administrativo. 101
Tabla Nº 22 perfil secretaria. 102
Tabla Nº 23 perfil asistente contable. 103
Tabla Nº 24. Cronograma de Capacitación 104
Tabla Nº 25. Análisis Horizontal 111
Tabla Nº 26. Presupuesto referencial 114
GRAFICAS
Grafica Nº 1 Porcentajes Respuesta Nº1 78

Grafica Nº 2. Porcentajes Respuesta Nº2 79
Grafica Nº 12. Organigrama Administrativo Financiero. 95
Grafica Nº 13. Organigrama de Posiciones. 96
ANEXOS.
ANEXO Nº 1. ENCUESTA A EMPLEADOS. 121

ANEXO Nº 2. ENTREVISTA A LA DIRECTORA. 123
INTRODUCCIÓN
El trabajo de grado titulado “MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA

MEJORAR LA RECAUDACIÓN Y EL CONTROL DE LOS RECURSOS EN EL
COLEGIO NUESTRA SEÑORA DE LOS REMEDIOS EN RIOHACHA, LA
GUAJIRA” tiene como finalidad mejorar todos los procesos relacionados con
control interno como parte del área contable, y a su vez, que le ayude a la
institución a facilitar y direccionar de una manera precisa la toma de decisiones,
ya que el control interno es la base donde descansan las actividades y
operaciones de una empresa o institución, es decir, que las actividades de
producción, distribución, financiamiento, administración, entre otras son regidas
por el control interno. Es un instrumento de eficiencia y no un plan que
proporciona un reglamento tipo policíaco o de carácter tiránico. El mejor
sistema de control interno, es aquel que no daña las relaciones de empresa a
clientes y mantiene en un nivel de alta dignidad humana las relaciones de
patrón a empleado.
Los sistemas de recaudo han cambiado la forma en que operan los

departamentos de tesorería de los colegios privados, a través de su uso se
logran importantes mejoras, pues aumentan los índices de liquidez, con
respecto al manejo de las cuentas por cobrar.
Las políticas de carteras son el principal instrumento utilizado para recaudar las
cuentas por cobrar. Pero en algunos casos su aplicación por parte de los
colegios no arroja los resultados esperados. Esta situación obliga a las
entidades educativas a utilizar medidas coercitivas, estas medidas en la
mayoría de los casos violan el derecho a la educación.
Por ello fluye la necesidad de crear nuevos mecanismos de control que

permitan recaudar los dineros provenientes de la prestación del servicio
educativo por parte de los colegios privados, Estos recursos van destinados a
cubrir las obligaciones generadas por el desarrollo del objeto social.
Los problemas son oportunidades para crear alternativas de solución que

permiten mejorar el desarrollo de los procesos, y otorgar beneficios que
contribuyan a la sociedad.
La estructura de la tesis tiene cinco capítulos, que incluyen los aspectos
metodológicos y los objetivos de la investigación, sobre los cuales se
orientaron las acciones con miras a buscar la solución para mejorar la
recaudación y el control de recursos en el Colegio Nuestra Señora de los
Remedios.
El primer capítulo corresponde al problema de investigación en el cual se

describe el planteamiento del problema, la formulación del problema, los
objetivos, la justificación y la delimitación del trabajo.
El segundo capítulo está el marco de referencia, en el cual se ubica el marco

teórico, el marco conceptual, el marco legal y las variables.
El tercer capítulo es el marco metodológico, en el cual se define el tipo de

investigación, el método utilizado, las fuentes primarias y secundarias, para
luego definir la población y el tamaño de la muestra, con estos elementos se
obtuvo la información necesaria y suficiente para alcanzar los objetivos
trazados
El cuarto capítulo aborda el análisis e interpretación de resultados, con

información proveniente directamente del área contable y administrativa de la
institución educativa.
El quinto capítulo refleja el diseño de un manual de control interno en el

Colegio Nuestra Señora de los Remedios, basado en estrategias resultado del
análisis que sirven de base para mejorar el sistema administrativo y contable
existente en la institución educativa, por último, se presentarán las
conclusiones y recomendaciones de la investigación.
1. EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÒN
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El colegio Nuestra Señora de los Remedios, ha tenido muchos cambios desde

su creación, año tras año la institución ha experimentado un crecimiento de
alumnado y personal docente, gracias al servicio que presta a la comunidad, ha
hecho que esta entidad educativa sea reconocida a nivel de todo el distrito de
Riohacha. Su objetivo principal es el de brindar un servicio de formación
educativa de calidad.
El colegio actualmente no cuenta con un manual de control interno que ayude a

mejorar la recaudación y el control de sus recursos, para así tener un mejor
desarrollo de las actividades en sus respectivos departamentos. La creación
del manual de control interno servirá como guía a la institución para tener un
mejor control en recaudación y recursos económicos.
La falta de un manual de control interno, no permite llevar un buen control en

sus recursos y de la recaudación esto produce un mal desarrollo en las
actividades diarias en la institución, además, llegará un momento en que la
Institución no tendrá solvencia para desarrollar proyectos de mejoramiento a
causa del poco flujo de dinero que hay en el colegio. El personal docente no
cuenta con un control de asistencia adecuado, ya que se registra en un
cuaderno diariamente, lo que produce en muchas ocasiones que los profesores
se olviden de firmar y no se reconozcan su asistencia oportuna a la jornada de
trabajo.
En el departamento Contable no se cuenta con una división de procedimientos

en compras, pagos a proveedores, esto provoca que no se seleccione a la
mejor oferta y se pague cualquier día de la semana a cualquier hora, en el
manejo de caja menor, no se realizan arqueos y no se emiten informes del
manejo de dinero de este fondo.
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No se tiene un buen manejo en la recaudación de dinero, ya que no existe un
control en los pagos de pensiones de los estudiantes, lo que provoca cartera
vencida y muchas veces hasta cuentas incobrables, además se otorga becas
institucionales lo que causa un gasto muy considerable a la institución.
Para que los departamentos Administrativo y Contable del colegio Nuestra

Señora de los Remedios mejore su control de la recaudación y de sus
recursos, es de real importancia diseñar un manual de control interno, el cual
muestre nuevas políticas y estrategias para el correcto desempeño de las
actividades en sus respectivos departamentos y permita brindar un mejor
servicio a los estudiantes, padres de familia, proveedores, maestros etc.
1.2 Formulación del problema.
¿La creación de un manual de control interno, permitirá mejorar la recaudación

y el control de los recursos en el Colegio Nuestra Señora de los Remedios en
Riohacha, La Guajira?
1.3 Sistematización del problema
- ¿Cuáles son los procedimientos actuales que se aplican en el manejo

administrativo y contable en el Colegio Nuestra Señora de los Remedios?
- ¿Que debilidades de control interno presenta el Colegio Nuestra señora de

los Remedios para el manejo actual administrativo y contable?
- ¿Se debería proponer el diseño de un manual de control interno en el Colegio

Nuestra Señora de los Remedios en Riohacha?
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2. JUSTIFICACION
Esta tesis ayudó a tener un mejor funcionamiento en el desempeño de las

actividades diarias de la institución, además a tener un adecuado control de
los recursos financieros del Colegio Nuestra Señora de los Remedios, la
recaudación tiene opciones de incrementar favorablemente y que exista una
disminución de cuentas incobrables. El manual de control interno sirve como
guía para los procedimientos que debe tomar la persona encargada del
respectivo departamento donde se aplique, como políticas, estrategias,
normas, estructura organizacional, etc. lo cual permite que la institución logre
trascender de beneficios a su personal y estudiantado.
Se presenta una alternativa basada en una guía de procedimientos y políticas

que se debe considerar para la toma de decisiones asertivas. Para esto se
hizo entrevistas, encuestas y se realizó un diagnóstico de la institución. Se
pretende fomentar los controles en todas las transacciones que se realizan en
el área Administrativa y Contable de la institución. Es muy importante añadir
que se beneficia también a los estudiantes y padres de familia de la institución
ya que pueden tener un mejor conocimiento de sus responsabilidades.
Todo lo anterior en razón de la situación financiera que se presenta en el

Colegio Nuestra Señora de los Remedios de Riohacha, por la iliquidez
producto del inoportuno recaudo de las cuentas por cobrar, se hace necesario
la creación de mecanismos de pago y financiación de los costos educativos
que se les facilite tanto al plantel educativo como a los padres de familia o
clientes externos.
A lo largo del funcionamiento del colegio en lo que respecta al área

administrativa y contable, las cuentas por cobrar siempre han sido una
situación problema que directamente afecta las relaciones entre institución y
clientes, debido a que en la eventualidad en que el colegio requiera aplicar
políticas de cobro, los clientes en su gran mayoría se muestran inconformes y
en total desacuerdo con las medidas. En lo posible la institución trata de
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manejar la situación siendo un poco flexible con las deudas vencidas, sin
embargo, incurre a incumplir con sus obligaciones contraídas con empleados,
proveedores, entre otras que directa e indirectamente tienen relación con ella,
por esto es imprescindible crear alternativas con el diseño de un manual de
control interno el cual permita guardar una agradable relación entre la
institución, sus clientes, funcionarios, proveedores y otros.
De esta manera el plan de gestión integral que anualmente se traza la

administración del plantel, tendría mayores posibilidades de que se lleve a
cabo cumpliendo con los objetivos tanto a corto como a largo plazo. A demás
el colegio Nuestra Señora de los Remedios evita tener trastornos o llamados
de atención por parte de la Secretaria de Educación en cuanto al uso de
medidas coercitivas tales como: aplazamiento de exámenes, sustraer a
alumnos de sus clases, entre otros, que realmente atentan contra el derecho
a la educación; contribuiría con una mejor imagen y reconocimiento, pues
esto garantizaría crecimiento y fortalecimiento institucional; además la
credibilidad del colegio con sus empleados y acreedores sería más relevante.
También se propone disminuir la carga operativa y financiera que ocasiona el

seguimiento al pago por cada cliente: llamadas, envío de correspondencia,
tiempo y costos que podrían ser para el colegio útil en otras áreas.
Esta tesis busca, además, por medio de la teoría y definiciones conceptuales

relacionadas apoyadas por leyes, normas y reglamentos, sustentar el manual
de control interno para mejorar la recaudación y control de recursos en el
Colegio Nuestra señora de los Remedios en Riohacha.
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3. OBJETIVOS
3.1 Objetivo General
Diseñar un manual de control interno para mejorar la recaudación y el control

de los recursos en el Colegio Nuestra Señora de los Remedios en Riohacha, y
así tener un mejor desarrollo de las actividades en los departamentos
administrativo y contable.
3.2 Objetivos Específicos
Analizar los procedimientos actuales en el manejo administrativo y contable.
Identificar las debilidades de control interno en los procedimientos que se han

venido aplicando en el Colegio Nuestra señora de los Remedios en Riohacha.
Presentar una propuesta del manual de control interno en los departamentos

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4. DELIMITACIÒN
4.1 ESPACIAL.
Este proyecto de investigación se llevó a cabo en el Colegio Nuestra

Señora de los Remedios ubicadas en calle 13 No. 17 – 49 en el Distrito de
Riohacha, La Guajira, esta es una institución dedicada a la prestación de
servicios educativos en preescolar, primaria y bachillerato.
4.2 CONCEPTUAL
El propósito de este proyecto es diseñar un manual de control interno para

mejorar la recaudación y el control de los recursos en el Colegio Nuestra
Señora de los Remedios en Riohacha, para brindar un mejor servicio y
tener un mejor desarrollo de las actividades en los departamentos
administrativo y contable, con base en definiciones y conceptos objeto de
análisis que complementen la investigación.
4.3 DEMOGRÁFICA
La población que está influenciada directamente con la propuesta: Diseño

de un manual de control interno para mejorar la recaudación y el control de
los recursos en el colegio Nuestra Señora de los Remedios, son los
estudiantes padres de familia, funcionarios y proveedores que dese ahora
pueden contar con una institución organizada y estable financieramente,
además los usuarios recibirán un mejor servicio porque las políticas
establecidas son para el beneficio de toda la comunidad educativa
P á g i n a 23 | 124
5. MARCO DE REFERENCIA
5.1 ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS
Para el desarrollo de la investigación se consultó información de documentos

relacionados con el control interno y contable.
Guerrero Buitrago, Diana Paola “Diseño del manual de control interno en

el área de tesorería en la compañía DUMASA S.A.S”, Universidad
Autónoma de Occidente, Cali,2014.
Tiene como objetivo realizar una propuesta para diseñar actividades de control
interno en el área de tesorería en DUMASA S.A que le permita una adecuada
gestión de los recursos financieros de la compañía.
Es por esto que el proyecto se enfocó en un área critica como es la tesorería, y

es necesario que las empresas empiecen a implementar estructura de los
estados financieros que cumplan con las normas internacionales, además
poder organizar de manera más eficiente todos los documentos relacionados
con los movimientos que afecten su flujo de caja, ya que en este momento la
empresa no cuenta con esa herramienta que le permita obtener una
información más acertada del volumen de operaciones que se han generado
durante los últimos 5 años.
Este trabajo genera un aporte teórico importante ya que, con el siguiente

planteamiento, permite concientizar a muchas empresas: “Para todas las
empresas ya sean pequeñas, medianas y grandes la importancia de la
contabilidad, el orden de toda la información que permita dar a conocer la
situación real en la parte financiera es vital, por eso es importante que las
empresas se preocupen por diseñar un adecuado control interno para el
cumplimiento de sus objetivos”.
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Posso Rodelo, Johana y Barrios Barrios, Mauricio “Diseño de un modelo
de control interno en la empresa prestadora de servicios hoteleros eco
turísticos nativos activos eco hotel la cocotera, que permitirá el
mejoramiento de la información financiera”, Universidad de Cartagena,
2014.
El objetivo primordial de esta investigación es diseñar un sistema de control

Interno para la empresa prestadora de servicios hoteleros Eco turísticos
Nativos Activos Eco hotel La Cocotera, que permitirá una mejor vigilancia de
las actividades contables y financieras.
En su análisis ponen en manifiesto que el desarrollo de un buen sistema de

control interno debe partir de la evaluación de la situación actual del control,
valdría la pena preguntarnos cuales son las características financieras reales
actuales del Eco hotel La Cocotera, cuáles son sus mayores activos?, como los
protege?, qué objetivos se ha trazado y porque algunos no se han cumplido?,
la presente investigación está dirigida entonces no solo a dar respuesta a estos
interrogantes, sino también al fortalecimiento de los procesos financieros y
contables a través del establecimiento de un control interno especifico y eficaz
en esta entidad.
Este trabajo permitió examinar los puntos críticos de control, para determinar
los mecanismos necesarios que permitan identificar, evaluar y dar respuesta a
los riesgos en el desarrollo de las actividades de los departamentos financiero
y contable.
Benítez Torres, Carlos Andrés “Diseño de un sistema de control interno

administrativo, financiero y contable para la ferretería my friend, ubicada
en el sector los ceibos de la ciudad de Ibarra, provincia de Imbabur”,
Universidad Técnica del Norte, Ecuador 2014.
Esta investigación tiene como objetivo “Diseñar un sistema de control interno

administrativo, contable - financiero para Ferretería My Friend, ubicada en la
ciudadela Los Ceibos de la ciudad de Ibarra, provincia de Imbabura.
P á g i n a 25 | 124
Propone que la creación del sistema de control interno administrativo,
contable financiero es importante porque permite a la entidad una adecuada
utilización de sus recursos, lograr un adecuado cumplimiento de las diferentes
políticas, obtener un grado de confiabilidad en la información y por ende el
sistema contribuirá al logro de los objetivos que persiga, su mejor enfoque
radica en la buena utilización del sistema de control administrativo, contable-
financiero por que permitirá un desarrollo económico sostenido a través de la
correcta aplicación de funciones administrativas y contables, lo cual
promoverá el rendimiento oportuno de las operaciones.
Este trabajo y su implementación promueve generar impactos en los

aspectos: económico, social, educativo, y financiero, porque se procura
obtener un flujo de información confiable, para la toma de decisiones que será
de utilidad para mejorar la gestión empresarial.
5.2 BASES TEÓRICAS
5.2.1. Control interno.

En materia de control interno se emitió en 1992 el Informe COSO 1 (Committee
Of Sponsoring Organizatións Of. The Treadway Commission), es denominado
así, porque se trata de un trabajo que encomendaron: el Instituto Americano de
contadores Públicos2, la Asociación Americana de Contabilidad3, el Instituto de
Auditores Internos4, el Instituto de Administración y Contabilidad y el Instituto
de Ejecutivos Financieros.
El documento “Internal Control Intégrate” emitido por “Committee of.
1
Es un documento que contiene las principales directivas para la implantación, gestión y control de un
sistema de control.
2
Organización profesional nacional de Contadores Públicos Certificados en los Estados Unidos, con más
de 418,000 miembros.
3
Promueve la excelencia alrededor del mundo en la educación, investigación y práctica de la
contabilidad. Fundada en 1916
4
Es el defensor, educador y proveedor de estándares, orientación y certificaciones más ampliamente
reconocido de la profesión de auditoría interna. Establecido en 1941.
P á g i n a 26 | 124
Sponsoring Organizatións Of. The Treadway Commission (COSO)” define el
control interno, describe sus componentes y suministra un criterio con el cual
los sistemas de información pueden ser evaluados. El documento ofrece una
guía para informe al público del control interno y provee materiales que los
gerentes, auditores y otros pueden utilizar para evaluar un sistema de control
interno.
Según Perdomo (2013) el control interno puede definirse como un conjunto de

procedimientos, políticas, directrices y planes de organización los cuales tienen
por objeto asegurar una eficiencia, seguridad y orden en la gestión financiera,
contable y administrativa de la empresa……esta definición de control interno no
solo abarca el entorno financiero y contable, sino también los controles cuya
meta es la eficiencia administrativa y operativa dentro de la organización
empresarial.
Gonzales (2012) indica que es indispensable que en una empresa exista el

control interno, ya que “…puede ayudar a una entidad a conseguir, sus
metas de desempeño y rentabilidad, y prevenir la pérdida de recursos.
Puede ayudar a asegurar información financiera confiable, y asegurar que
la empresa cumpla con las leyes y regulaciones”
El estudio titulado Control Interno: marco de referencia integrado (2014), define

al control interno así:
Un proceso realizado por el consejo de administración, los directivos y otro
personal, cuyo fin es ofrecer una seguridad razonable de la consecución de
objetivos en las siguientes categorías:
 Confiabilidad de los informes financieros

 Eficacia y eficiencia de las operaciones
 Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables
Maldonado (1992), manifiesta, siendo el contador público un gran participe en

la administración de las compañías como asesor o consultor, es este
profesional que debe adquirir el compromiso de propender el desarrollo
P á g i n a 27 | 124
empresarial con la implementación de nuevos conceptos, concepto como el de
control interno moderno que sería de gran utilidad en la consecución de
objetivos y metas institucionales sobre todo de las pequeñas y medianas
empresas que son las más urgidas de una adecuada asesoría operativa,
financiera y normativa, categorías que reúne en su estructura conceptual y
aplicativa el control interno.
5.2.2 Estructura de Control Interno
El control interno consta de cinco componentes interrelacionados, derivados de

la manera como la administración realiza los negocios, y están integrados al
proceso de administración, aunque los componentes se aplican a todas las
entidades, las compañías pequeñas y medianas pueden implementarlos de
forma diferente que las grandes. Sus controles pueden ser menos formales y
menos estructurados, no obstante, lo cual una compañía pequeña puede tener
un control interno efectivo. Los cinco componentes son:
-Ambiente de Control
Según Perdomo (2013) el ambiente de control se encuentra en función de la

integridad y competencia del personal de una organización, por lo que tener
ética sólida también es esencial en los negocios, los valores éticos que posee
el trabajador son esenciales en el ambiente de control, esto quiere decir que el
empleado tiene un grado de responsabilidad en las acciones encomendadas y
busca lograr las metas a cabalidad.
-Evaluación de riesgo
Toda organización de cualquier tipo o tamaño corre riesgos ya sea en fuentes

internas o externas por eso Según Perdomo (2013) la evaluación de riesgo es
la identificación y análisis de aquellos que se relacionan con el logro de los
objetivos, formando una base para determinar forma en que deben de
manejarlo , hay que tomar en cuenta que una empresa para crecer debe de
tomar riesgos moderados, por tal razón la administración debe identificarlos y
P á g i n a 28 | 124
analizarlos, cuantificar la magnitud, proyectar posibilidades positivas o
negativas y consecuencias. Tener en cuenta siempre:
 Avances tecnológicos
 Ambientes operativos al cambio
 Nuevas líneas de negocio
 Reestructuración corporativa
 Expansión o adquisición de operaciones extranjeras
 Personal de nuevo ingreso
 Crecimiento rápido
Es importante que para poder establecer cuáles son los riesgos, se debe
conocer la empresa, evaluar y administrar, esto le permitirá a la gerencia
identificar, medir y controlar los riesgos que existan, de esta manera se
desprenderán los sistemas de control que permitan un mejor manejo operativo
financiero y se mas objetivo no buscando el problema si no la solución y en que
parte del proceso se está presentando inconvenientes.
Figura 1. Procesos de Administración de Riesgo
-Actividades de control
Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a
P á g i n a 29 | 124
asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección de la empresa.
Ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los
riesgos relacionados con la consecución de los objetivos de la empresa.
Las actividades de control se deben realizar en cada puesto jerárquico de la

institución empezando desde los operadores hasta el rango más alto, para
poder controlar cualquier situación.
-Información y comunicación
La estructura para el control es la calidad de información y comunicaciones, se

debe desarrollar la información más relevante, comunicar oportunamente las
novedades, así permitirá que las personas entiendan y realicen las cosas con
responsabilidad.
-Supervisión y Monitoreo
El monitoreo es supervisar y vigilar constantemente las actividades

desarrolladas por el personal, así si se están realizando procesos erróneos, se
podrá remediar y no se perderán recursos económicos de gran magnitud.
Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, un proceso que

comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo
del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisión continuada,
evaluaciones periódicas o una combinación de ambas cosas. La supervisión
continuada se da en el transcurso de las operaciones. Incluye tanto las
actividades normales de dirección y supervisión, como otras actividades
llevadas a cabo por el personal en la realización de sus funciones. El alcance y
la frecuencia de las evaluaciones periódicas dependerán esencialmente de una
evaluación de los riesgos y de la eficacia de los procesos de supervisión
continuada. Las deficiencias detectadas en el control interno deberán ser
notificadas a niveles superiores, mientras que la alta dirección y el consejo de
administración deberán ser informados de los aspectos significativos
observados.
P á g i n a 30 | 124
“Todo el proceso debe ser supervisado, introduciéndose las modificaciones
pertinentes cuando se estime necesario. De esta forma el sistema puede
reaccionar ágilmente y cambiar de acuerdo a las circunstancias”.
Es preciso supervisar continuamente los controles internos para asegurarse de

que el proceso funciona según lo previsto. Esto es muy importante porque a
medida que cambian los factores internos y externos, controles que una vez
resultaron idóneos y efectivos pueden dejar de ser adecuados y de dar a la
dirección la razonable seguridad que ofrecían antes.
El alcance y frecuencia de las actividades de supervisión dependen de los

riesgos a controlar y del grado de confianza que inspira a la dirección el
proceso de control. La supervisión de los controles internos puede realizarse
mediante actividades continúas incorporadas a los procesos empresariales y
mediante evaluaciones separadas por parte de la dirección, de la función de
auditoria interna o de personas independientes. Las actividades de supervisión
continúan destinadas a comprobar la eficacia de los controles internos incluyen
las actividades periódicas de dirección y supervisión, comparaciones,
conciliaciones, y otras acciones de rutina.
Figura 2. Control Interno
P á g i n a 31 | 124
- Sistema de Control Interno
Al Control Interno se lo aplica en cualquier entidad para precautelar con mayor

exactitud los recursos de una Institución, “El control Interno comprende el plan
de organización y el conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de una
entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su
información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las
operaciones, estimular la observación de las políticas prescritas y lograr el
cumplimiento de las metas y objetivos programados”, Diccionario de
Contabilidad y Finanzas (2015).
Recomendaciones control interno. Estas son las técnicas para el manejo del
riesgo, se debe saber cuál técnica nos sirva para el manejo dependiendo el
riesgo.
Figura 3. Recomendaciones Control Interno
 Evitar el riesgo. Donde las empresas no permiten ninguna exposición y

tiene más desventajas por que la empresa se restringe de muchas
oportunidades y sus objetivos propuestos se ven afectados.
P á g i n a 32 | 124
 Reducir o controlar el riesgo. El riesgo se reduce o controla a través de la
prevención por medio de la implementación de controles y su monitoreo
constante.
Esta es una técnica ideal para el manejo de los riesgos, y es la más utilizada.
 Retener, asumir o aceptar el riesgo. Es uno de los métodos más
comunes de manejar el riesgo, es la decisión de aceptar las
consecuencias de la ocurrencia del evento.
 Transferir el riesgo. El riesgo puede ser transferido de una organización
a otra que tenga más capacidad de tratarlo. Para algunos autores, esta
técnica es la misma de compartir el riesgo; la diferencia es que al
transferir el riesgo, se cede todo, en cambio, al compartir el riesgo, la
organización responde por una parte del riesgo.
 Compartir o diversificar el riesgo. Es un caso especial de la transferencia
del riesgo, es también una forma de retener el riesgo. Cuando los
riesgos son compartidos, la posibilidad de pérdida es transferida de un
individuo al grupo; sin embargo, compartir el riesgo es también una
forma de retenerlo en la cual el riesgo "transferido" al grupo es retenido
junto con los riesgos de los demás miembros del grupo
5.2.3 Clasificación de control Interno
Encontramos dos tipos de control interno que son:
- Control Interno Contable
Es un proceso que bajo la responsabilidad del representante legal o máximo

directivo de la entidad contable pública, así como de los directivos de primer
nivel responsables de las áreas contables, se adelanta en las entidades y
organismos públicos, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los
procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso
contable, capaces de garantizar razonablemente que la información financiera,
económica, social y ambiental cumpla con las características de confiabilidad.
P á g i n a 33 | 124
Por otra parte, se puede considerar que el control interno contable es la
aplicación que se hace en las entidades y organismos públicos, del Modelo
Estándar de Control Interno al Proceso Contable, para establecer las acciones,
las políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos de prevención,
corrección, evaluación y de mejoramiento continuo del Proceso, con el fin de
garantizar que la información financiera, económica y social cumpla con las
normas conceptuales, técnicas y procedimentales establecidas en el Plan
General de Contabilidad Pública.
- Control Interno Administrativo
Según Aguirre (2015) los controles internos administrativos son “los

procedimientos existentes en la empresa para asegurar la eficiencia operativa y
el cumplimiento de las directrices definidas por la Dirección, los controles
administrativos u operativos se refieren a operaciones que no tienen una
incidencia correcta en los estados financieros por corresponder a otro marco de
la actividad del negocio si bien puede tener una repercusión en el área
financiera contable”.
- Control de los Recursos
El proceso de determinar lo que se está llevando a cabo, a fin de establecer las

medidas correctivas necesarias y así evitar desviaciones en la
ejecución de los planes.
Puesto que el control implica la existencia de metas y planes, ningún

administrador puede controlar sin ellos. Él no puede medir si sus subordinados
están operando en la forma deseada a menos que tenga un plan, ya sea, a
corto, a mediano o a largo plazo.
Generalmente, mientras más claros, completos, y coordinados sean los planes

y más largo el periodo que ellos comprenden, más completo podrá ser el
control.
P á g i n a 34 | 124
Un administrador puede estudiar los planes pasados para ver dónde y cómo
erraron, para descubrir qué ocurrió y porqué, y tomar las medidas necesarias
para evitar que vuelvan a ocurrir los errores. Sin embargo, el mejor control
previene que sucedan las desviaciones, anticipados a ellas.
- Elementos del control
Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los
objetivos que se establecen en la planeación Medición. Para controlar es
imprescindible medir y cuantificar los resultados.
Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir

las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.
Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los

errores.
El control es de vital importancia dado que:
- Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se

alcancen planes exitosamente.
- Se aplica a todo: a las cosas, personas, y a los actos.
- Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar
desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
- Localiza a los lectores responsables de la administración, desde el
momento en que se establecen medidas correctivas.
- Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los
planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de
planeación.
- Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración

y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos
de la empresa.
P á g i n a 35 | 124
- Características del Control Interno
Para que el sistema de control interno satisfaga sus objetivos es necesario

que cumplan con las siguientes características:
1. Plan de organización que facilite la división adecuada de las

responsabilidades y funciones.
2. Sistema de procedimientos de autorización y de registro que sean

suficientes para proporcionar un control interno contable razonable
sobre el activo, pasivo, ingresos y gastos.
3. Practicas coherentes que se han de seguir en la realización de las

responsabilidades y funciones de cada uno de los departamentos de la
organización.
4. Personal de calidad proporcional a las responsabilidades que les
corresponde.
5. Un sistema fiable de control interno funciona de forma eficaz para
detectar y corregir los errores de procesamiento de datos.
- Políticas
Gómez (2013) dice que las políticas en una empresa tienen como objetivo
orientar la acción, por lo cual sirven para formular, interpretar y suplir las
normas concretas. “La importancia que tienen las políticas en la
administración es decisiva, ya que son indispensables para lograr una
adecuada delegación de autoridad, la cual es muy importante, pues la
administración consiste en hacer a través de otros”.
A las políticas se las puede definir así:
 Guía para las decisiones administrativas.

Punto de vista de una organización modo de explotación y de dirección de los
diversos sectores de la gestión. (Acción y efecto de administrar).
P á g i n a 36 | 124
Una Ley administrativa interna que rige las decisiones en el seno de la
organización. Criterios generales que tiene como objeto orientar la acción.
- Clasificación de políticas
Las políticas por su forma de origen, se clasifican en:
 Externamente Impuestas: Son las políticas que no nacen en la

compañía, ya que son imposiciones legales, sindicales, costumbristas,
etc.
 Políticas de apelación: Son aquellas que se forman a través de

consultas que los jefes intermedios realizan a sus superiores conocido
como la jurisprudencia administrativa.
 Expresamente formuladas: Son políticas que se formulan de manera

precisa, consciente y de preferencia por escrito, a fin de que sirvan
para registrar términos generales a utilizar.
Las políticas por su extensión pueden ser:
 Generales: Son aquellas que rigen a todos los departamentos de una

empresa.
 Particulares: Son aquellas que rigen a un departamento o área
específica de la empresa como: Ventas, personal, recaudación etc.
Otra Clasificación de Políticas
 Política general: se establece para todas las entidades del gobierno o

para un caso específico. Generalmente, se originan fuera de la
entidad. Como ejemplos: leyes, reglamentos, directivas de sistemas
administrativos.
P á g i n a 37 | 124
 Política específica: son establecidas por la alta dirección de cada
entidad y la afectan en su totalidad.
 Política para unidades: son aquellas establecidas en operativas los

niveles más bajos y su aplicación está limitada a las unidades
operativas dentro de una misma entidad.
Los siguientes criterios son aplicables a la política en cada entidad:
Establecer la política de forma escrita y organizada además en forma

sistemática suscritos en guías o manuales, según los casos, ya que esto
permite efectuar las actividades autorizadas en forma efectiva, eficiente y
económica, así como proporcionar seguridad razonable de que los
recursos públicos se encuentran debidamente protegidos. Comunicar la
política a todos los funcionarios y empleados de la entidad, cuyas
obligaciones contribuyan al logro de sus objetivos.
Elaborar la política en conjuntamente con su normativa correspondiente y

ser afín con la política general dictada por el nivel superior.
Revisar la política de forma periódica debido al cambio de casos, cuando

se vea que es necesario.
- Procedimientos Operativos
Son los métodos utilizados para efectuar las actividades de acuerdo con
las políticas establecidas. También son series cronológicas de acciones
requeridas, guías para la acción que detallan la forma exacta en que deben
realizarse ciertas actividades. Existe relación directa entre los
procedimientos y las políticas. "Una política gubernamental aplicada por
toda entidad es conceder a su personal vacaciones; los procedimientos
establecidos por el Área de Personal para poner en práctica esa política,
deben permitir programar las vacaciones para evitar interrupciones en el
P á g i n a 38 | 124
ritmo de trabajo y llevar registros apropiados para asegurar que cada
empleado disfrute de sus vacaciones", Díaz (2012).
Los mismos criterios a considerar para el establecimiento de la política de

la entidad, son aplicables a los procedimientos:
Para promover la eficiencia y economía en las operaciones, los
procedimientos aprobados deben ser simples y del menor costo posible. ·
Para las operaciones que no son mecánicas en su ejecución, los
procedimientos deben permitir el uso del criterio en situaciones fuera de lo
común.
Para reducir la posibilidad de errores e irregularidades, los procedimientos

deben estar coordinados de manera que el trabajo realizado por un
empleado sea revisado por otro, en forma independiente de sus propias
obligaciones funcionales.
Debe existir un programa adecuado de revisión periódica y mejora continua

de los procedimientos aprobados.
- Recaudación
Cobro de una cantidad de dinero por algún concepto ya sea venta de un

bien o servicio, para solventar gastos y necesidades de una empresa, ya
que solo recaudando una compañía puede tener solvencia y cumplir con
responsabilidades adquiridas.
- Manual
El manual es un instrumento administrativo que contiene de forma clara,

explicita, ordenada y sistemática información relevante sobre objetivos,
políticas, atribuciones, organización y procedimientos de los departamentos
de una institución; así también como las instrucciones o acuerdos que se
deben considerar necesarios para la ejecución del trabajo asignado al
personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institución.
P á g i n a 39 | 124
- Manual de Procedimientos
El manual de procedimientos es conocido como manual de operación, de

prácticas, estándar, de instrucción sobre el trabajo, de rutinas de trabajo, de
trámites y métodos de trabajo.
Según Kellog (1963) el manual de procedimientos presenta sistemas y
técnicas específicas. Señala el procedimiento preciso a seguir para lograr
el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo
que desempeña responsabilidades específicas. Es un procedimiento por
escrito.
El manual de procedimiento involucra conjunto de operaciones y normas

que servirán o sirven como reglas de conducta o programas a ejecutar cuya
utilización es imprescindible para la consecución de los objetivos definidos
en actividad empresarial.
Dentro del manual deben de quedar reflejados únicamente los aspectos

estrictamente necesarios para la consecución de los objetivos y para la
ejecución de los controles. Así pues, se especificará entre otras:
- Organigrama Funcional y Jerárquico de la Institución, desglosado en su

máximo nivel (rango puesto, departamento, entre otros).
- Definición de los procedimientos por ciclos de negocios y áreas
administrativas contables (compras, tesorería, ventas, bancos,
proveedores, clientes, almacén, entre otros).
- Especificación de las normas a tener en cuenta para ciclos o áreas en
cuanto a:
 Competencias
 Autorizaciones
- Proceso administrativo del circuito de información (documentación
generada, registros formalizados, controles, supervisiones).
- Contabilización
- Procedimientos y políticas.
- Procesos de revisión y verificación de las normas (personal interno
P á g i n a 40 | 124
independiente o externo profesional).
- Beneficios de manual de procedimientos
El tener por escrito los procedimientos administrativos que existen en una

empresa, genera grandes beneficios como los siguientes: Reducción de
gastos, control de actividades, Mejoramiento de eficiencia de operaciones y
reducción de costos, información de actividades, adiestramiento, guía de
trabajo a ejecutar, revisión constante y mejoramiento de las políticas y
procedimientos, auditoría administrativa de políticas, procedimientos y control.
Todos estos beneficios se obtienen en dos fases en que se divide el estudio

del manual de procedimiento.
 Fase de elaboración
 Fase de utilización
En la fase de elaboración del manual de procedimientos intervienen los tres

primeros beneficios.
P á g i n a 41 | 124
Tabla Nº 1 Fase de Elaboración.
FASE DE ELABORACIÓN
MEJORAMIENTO DE
LA EFICIENCIA DE
REDUCCIÓN DE CONTROL DE
OPERACIÓN Y
GASTOS ACTIVIDADES
REDUCCIÓN DE
GENERALES
COSTOS
Este beneficio es el
Revisión de las La revisión de las
principal para la fase de
funciones, formas, actividades que
la elaboración ya que
registros e informes desempeñan en un
luego de haber
que se realizan y departamento ayuda a
receptado
procesan en encontrar falencias de
información de los dos
cada uno de los actividades que se
anteriores, determinan
Departamentos que deberían realizar pero no
los cambios que se
interviene. Esta revisión se las hace dentro de los
deberían realizar para
permitirá tomar acciones lineamientos de la
mejorar la eficiencia y
correctivas para reducir empresa.
reducir los costos de la
los gastos.
empresa.
Fuente: Graham Kellog, Preparación del Manual de Oficina, Reverté,

México, 1963
Elaborado por: Equipo de trabajo
P á g i n a 42 | 124
En la fase de utilización se destacarán los seis beneficios restantes:
Tabla Nº 2Fase de Utilización.
FASE DE UTILIZACIÓN
SISTEMATIZACIÓN DE INFORMACIÓN DE
ADIESTRAMIENTO
ACTIVIDADES ACTIVIDADES
Consiste en fijar un
Es una extensión del El adiestramiento va
orden y establecer
beneficio anterior ya que dirigido al personal
condiciones de sucesión
al tener por escrito los nuevo de la empresa, se
racion
procedimientos a debe buscar personas
al estrictamente
realizar en una empresa, preparadas y así evitar
definidas, a las que se
se deben conocer las gastos económicos y
someten todas las
actividades que se tiempo valioso en
operaciones que se
llevarán a cabo. capacitaciones.
originan en el
funcionamiento de una
empresa.

México, 1963
P á g i n a 43 | 124
Tabla Nº 3 Fase Final.
REVISIÓN AUDITORÍA
CONSTANTE Y ADMINISTRATIVA DE
GUÍA DEL TRABAJO A
MEJORAMIENTO DE POLÍTICAS,
EJECUTAR
LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Y
PROCEDIMEINTOS CONTROLES
La revisión de los
procedimientos
despej
Preguntas así estimula el El trabajo de auditoría
a
mejoramiento de las administrativa
Este beneficio queda
operaciones, invariablemente es
tanto para el personal
especialmente cuando el más efectivo, y se
directivo como para el
personal de supervisión realiza con mayor
operativo de una
se le solicita que facilidad y prontitud
empresa, ya que podrán
recomiende un cambio cuando se cuenten con
realizar consultas y
en las políticas o en los manuales de
despejar incógnitas de
procedimientos, si su procedimientos que
procesos a ejecutar.
experiencia indica que guíen a quienes se
son
las impracticables.
instrucciones .encarguen de dicho
vigentes contenidas en trabajo.
.el manual son
inpracyicables
México, 1963
- Análisis DOFA
El DOFA es un análisis de una empresa tanto por dentro como por fuera,
este diagnóstico se lo realiza con el propósito de apreciar exactamente los
espacios de maniobra que se les ofrecen, este análisis permite evitar
riegos, superar limitaciones, enfrentar desafíos y aprovechar el potencial
que tiene la organización.
P á g i n a 44 | 124
AL DOFA se lo conoce:
Aspecto Interno: Es lo que la Organización controla, si se hace bien y lo que

se hace mal dentro de la Empresa. Está compuesto por:
 Fortalezas
 Debilidades
Aspecto Externo: Es el entorno, la realidad, lo que la empresa no puede

controlar y no puede influir en desarrollo de las cosas externas, estas
pueden favorecer o perjudicar a la empresa. Está compuesto por:
 Oportunidades
 Amenazas
- Cuentas por Cobrar
Las Cuentas por Cobrar representan derechos exigibles originados por

ventas, servicios prestados, otorgamiento de créditos o cualquier otro
concepto análogo.
- Clasificación de las Cuentas por Cobrar
Las cuentas por cobrar agrupan los conceptos: Clientes, Documentos por
cobrar, Deudores diversos, Clientes por consignaciones, Comisionistas e
intereses y Dividendos por cobrar.
También hay otro tipo de clasificación de Cuentas por Cobrar como son: a
corto plazo y a largo plazo.
 Corto Plazo: Son aquellos cuya disponibilidad es inmediata dentro

de un plazo no mayor a un año.
 Largo Plazo: Son aquellos cuya disponibilidad es a más de un año.
P á g i n a 45 | 124
Las cuentas por cobrar a corto plazo, deben presentarse en el Estado de
Situación Financiera como activo corriente y las cuentas por cobrar a largo
plazo deben presentarse fuera del activo corriente. Pueden sub clasificarse
de acuerdo a su origen en dos grupos que son:
 A cargo de clientes y,
 A cargo de otros deudores
- Registro, Auxiliares e Informes
No basta a la administración de la entidad económica conocer el saldo a su

favor por concepto de Cuentas por Cobrar y su respectivo análisis. Es
necesario presentar, como información adicional, un reporte de antigüedad
de saldos.
Dicho reporte divide los saldos de los clientes en vencidos y no vencidos,

por su parte, respecto a los saldos vencidos, se indica la antigüedad de
vencimientos señalando los que tienen 30, 60, 90 y 120 días o más según
el caso.
- Cuentas Incobrables
En el caso del colegio Nuestra Señora de los Remedios, se da créditos a

los padres de familia, pero este crédito crea tanto un beneficio como un
costo, los clientes no podrían tener la disponibilidad o capacidad para pagar
en efectivo inmediatamente, entonces podrían hacer una compra a crédito.
Los ingresos y las ganancias emergen cuando aumentan las ventas, el

costo del vendedor al obtener un crédito surge la falla para cobrar a
algunos clientes a crédito. Los contadores llaman a esto gastos de cuentas
incobrables, gastos por cuentas dudosas o gastos por cuentas malas. La
extensión del gasto de cuentas incobrables varía según el tipo de empresa.
Muchos pequeños negocios a menudo aceptan un nivel muy alto de riesgo

que los establecimientos más grandes, con el fin de aumentar las ventas,
Lo que es más los pequeños negocios tienen a menudo vínculos
P á g i n a 46 | 124
personales con los clientes, quienes tienen por lo tanto más probabilidad de
pagar sus cuentas.
- Medición de las Cuentas Incobrables:
En una Empresa que se vende a crédito los gastos por cuentas malas son
una parte del negocio como los gastos por salarios y los gastos por
depreciación, los gastos por cuentas incobrables, un gasto de operación
debe medirse, registrase y repártanse. Para hacer esto, los contadores
utilizan métodos de estimación o métodos de cancelación directa.
5.3 MARCO CONCEPTUAL
- Tesorería: es aquella área en la cual se gestionan y concretan todas las

acciones relacionadas con operaciones de tipo monetario. Arens (2007).
- Calidad: capacidad de un conjunto de características inherentes de un

producto, sistema o proceso para cumplir los requisitos de los clientes y
de otras partes interesadas.
- Capacidad: aptitud de una organización, sistema o proceso para

realizar un producto que cumple con los requisitos para ese producto.
- Código de ética: el propósito del código de ética de theinstitute of

internalauditors es el de promover una cultura ética en la profesión
global de auditoría interna. Es necesario y apropiado contar con un
código de ética para la profesión de auditoría interna ya que ésta se
basa en la confianza que se imparte a su aseguramiento objetivo sobre
los riesgos, los controles y el gobierno. El código de ética se aplica tanto
a las personas como a las entidades que suministran servicios de
auditoría interna.
- Comprobantes de egreso: los comprobantes de egreso es el

documento encargado de mantener el registro de todos los gastos que
se realizan en una empresa o negocio. Este documento es obligatorio
P á g i n a 47 | 124
tanto para las pequeñas como para las grandes empresas.
- Comprobación: el uso de documentos para apoyar operaciones o

montos registrados. Banco de la República.
- Conciliación bancaria: conciliación mensual, es verificar las diferencias

entre el saldo en efectivo registrado en el mayor general y el monto en la
cuenta bancaria.
- Concordancia: conformidad de una cosa con otra. Los papeles de

trabajo deben demostrar que el trabajo o examen se ha efectuado en
concordancia con las normas de auditoría.
- Confirmación: es un tipo de circularización, cuya característica es

obtener directamente de un cliente deudor, su afirmación de que los
valores registrados a su cargo en la entidad auditada, son coincidentes
con los que dicho cliente conserva en sus propios registros. Se usa
principalmente en la auditoría financiera con motivo del examen de los
créditos activos.
Es la recepción por parte del auditor de una respuesta verbal o por
escrito de una tercera parte independiente que verificó la precisión de la
información solicitada.
- Contabilidad: el proceso de registrar, clasificar y resumir sucesos

económicos en forma lógica a fin de proporcionar información financiera
para la toma de decisiones.
- Control: cualquier medida que tome la dirección, el consejo y otros,

para mejorar la gestión de riesgos y aumentar la probabilidad de
alcanzar los objetivos y metas establecidos. La dirección planifica,
organiza y dirige la realización de las acciones suficientes para
proporcionar una seguridad razonable de que se alcanzarán los
objetivos y metas.
P á g i n a 48 | 124
- Controles: medios a través de los cuales la gerencia de una entidad
asegura que el sistema es efectivo y es manejado en armonía con
eficiencia y economía, dentro del marco legal vigente.
- Cumplimiento: auditoria se refiere a la capacidad de asegurar

razonablemente el cumplimiento y adhesión a las políticas de la
organización, planes, procedimientos, leyes, regulaciones y contratos.
- Efectividad: se refiere al grado en el cual un programa o actividad

gubernamental logra sus objetivos y metas u otros beneficios que
pretendían alcanzarse, previstos en la legislación o fijados por otra
autoridad.
- Estandarización: acción de instalar o implantar procesos o sistemas

nuevos o modificados y un sistema de medición, para lograr el
desempeño consistente, controlado con características similares,
independientemente de las personas que lo operen, con el fin de
garantizar el desempeño esperado y generar valor superior para
clientes, usuarios y mercados.
- Estrategia: acción de largo y mediano plazo necesaria para alcanzar la

visión, camino a seguir por la organización para garantizar su
supervivencia en el largo plazo, medios o caminos escogidos
(necesarios) para alcanzar posiciones futuras favorables (metas) con
relación a otros competidores en determinado mercado.
- Factores de riesgo: son los criterios utilizados para identificar la

importancia relativa y la probabilidad de que las condiciones y eventos
adversos pudieran ocurrir. Contribuyen a la formación de juicios sobre la
importancia relativa de las unidades organizacionales por la cantidad de
empleados que en ella se desempeñan, la complejidad de las
operaciones, la cultura de control, el presupuesto, etc.
- Cheques devueltos: por falta de fondos, o no tener una confirmación
P á g i n a 49 | 124
del mismo, ingreso se genera cuando al cobrarle la factura nuevamente
se le recarga este valor.
- Faltantes de caja: se identifican cuando en la relación diaria de la caja
se los valores correspondientes.
- Préstamos a empleados y funcionarios: cuando la empresa autoriza

un préstamo a los empleados.
- Intereses sobre préstamos y sobre compra de valores: aquellos

productos financieros que se reciben como consecuencia de las
inversiones que la empresa realiza mediante la adquisición de títulos
valores o inversión en la bolsa de valores.
- intereses sobre inversiones: inversiones realizadas en el sector

financiero y otras entidades.
- Compensación multilateral neta o compensación: es el

procedimiento adelantado por el banco de la república como operador
del cenit para determinar las posiciones multilaterales netas de cada
entidad autorizada participante en un ciclo del cenit.
- Cuenta de depósito: son las cuentas de depósito en moneda legal

colombiana que las entidades autorizadas tengan abiertas en el banco
de la república, de conformidad con lo previsto en la resolución interna 3
de 1997 de la junta directiva del banco de la república, las que la
modifiquen o adicionen, sus disposiciones reglamentarias y las demás
normas pertinentes.
- Cuenta de un usuario (originador o receptor) o cuenta: es la cuenta

corriente bancaria, de ahorros, contable o de otra naturaleza similar que
el banco de la república en el futuro autorice expresamente, que un
originador o un receptor tiene en una entidad autorizada.
- Devolución: son entradas monetarias iniciadas por una entidad
P á g i n a 50 | 124
autorizada receptora, para devolver a la entidad autorizada originadora,
a través del cenit, entradas que por alguna de las causales descritas en
el manual formato para intercambio electrónico de transferencias de
fondos no pueden ser aplicadas a la cuenta del receptor.
- Día Bancario: Es cualquier día hábil de atención bancaria al público en

la ciudad, excluidos los días sábados, domingos y festivos.
- Entidad Autorizada Originadora o E.A.O.: Es aquella Entidad

Autorizada que recibe la instrucción del Originador para ordenar un
traslado de fondos.
- Entrada Crédito: Es una orden de transferencia electrónica en la cual

los fondos son abonados en la Cuenta del Receptor.
- Entrada Débito: Es una orden de transferencia electrónica en la cual los

fondos son debitados de la Cuenta del Receptor.
- Entrada Monetaria: Es aquella Entrada que da lugar a una

transferencia de fondos.
- Entrada no Monetaria: Es aquella Entrada que no da lugar a una

transferencia de fondos.
5.4 MARCO LEGAL

Para la elaboración y desarrollo de esta investigación se recurrió a la siguiente
normatividad:
5.4.1 Decreto 2649 de 1993 Reglamento general de la contabilidad.

Decreto 2649. La contabilidad de Hoy.
El decreto 2649 - Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se

expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en
P á g i n a 51 | 124
Colombia (PCGA).
Consiste en los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados

en Colombia, el conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser
observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y
actividades de personas naturales o jurídicas.
Apoyándose en ellos, la contabilidad permite identificar, medir, clasificar,

registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente
económico, en forma clara, completa y fidedigna, este decreto debe ser
aplicado por todas las personas que de acuerdo con la ley estén obligadas a
llevar contabilidad. Actualícese, Normatividad. Como medir el conocimiento de
la Contabilidad.
Los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA) forman un

papel muy importante dentro del modelo del Sistema de control interno, pues
los principios básicos de contabilidad se orientan a la acción profesional
contable, por ejemplo: el juicio o criterio es la estimación imprescindible usada
en la contabilidad involucran una importante clasificación del uso o criterio del
personal contable.
Los principios esenciales tienen relación con la contabilidad financiera en

general y proporciona las bases para la formulación de otros principios, por
ejemplo: el registro inicial de activos y pasivos generalmente se registran sobre
la base de los hechos a través de los cuales la empresa adquiere recursos o
incurre en obligaciones en relación a otras entidades, los activos y pasivos se
registran por el precio de compra.
Finalmente, los principios generales de operación son los que determinan el

registro, medición y presentación de la información financiera
5.4.2 Ley 1314 de 2009
Ley de convergencia contable colombiana a normas internacionales de

Información Financiera y de Aseguramiento de la Información.
P á g i n a 52 | 124
Por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información
financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se
señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se
determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento.
Cabe anotar que varias de las Mejores Prácticas están basadas en el uso y
aplicación de estándares internacionales, los cuales han tenido cada vez mayor
acogida por parte de las organizaciones y gobiernos, en la medida en que la
globalización se va extendiendo y las economías e instituciones se van
haciendo cada vez más interdependientes, con el fin de crear escenarios en
donde los mercados sean más estables y predecibles, y en donde las reglas
del juego sean conocidas y acatadas por todos los actores involucrados y las
instituciones, políticas y administrativas tengan una efectiva capacidad de
regulación, lo cual se obtiene, entre otras formas, mediante la aplicación de
normas que homogenicen la forma de gestionar y controlar a las
organizaciones.
5.4.3 La Educación Como Servicio
Educación, Según La Constitución Política, artículo 67.
Artículo 67. La educación es un derecho de la persona y un servicio público

que tiene una función social; con ella se busca el acceso al conocimiento, a la
ciencia, a la técnica, y a los demás bienes y valores de la cultura.
La educación formará al colombiano en el respeto a los derechos humanos, a

la paz y a la democracia; y en la práctica del trabajo y la recreación, para el
mejoramiento cultural, científico, tecnológico y para la protección del ambiente.
El Estado, la sociedad y la familia son responsables de la educación, que será

obligatoria entre los cinco y los quince años de edad y que comprenderá como
mínimo, un año de preescolar y nueve de educación básica.
La educación será gratuita en las instituciones del Estado, sin perjuicio del
cobro de derechos académicos a quienes puedan sufragarlos.
P á g i n a 53 | 124
Corresponde al Estado regular y ejercer la suprema inspección y vigilancia de
la educación con el fin de velar por su calidad, por el cumplimiento de sus fines
y por la mejor formación moral, intelectual y física de los educandos; garantizar
el adecuado cubrimiento del servicio y asegurar a los menores las condiciones
necesarias para su acceso y permanencia en el sistema educativo.
La Nación y las entidades territoriales participarán en la dirección, financiación

y administración de los servicios educativos estatales, en los términos que
señalen la Constitución y la ley.
5.4.4 La educación en el estado social de derecho
Uno de los fines esenciales del Estado es garantizar la efectividad de los

derechos fundamentales constitucionales, dentro de ellos está la educación.
Con el fin de lograr este propósito, objetivo prioritario del Estado social de
derecho, hay múltiples destinatarios que tienen el deber conjunto de contribuir
a la realización de la educación: la familia, el Estado y la sociedad. Por otro
lado, en numerosas jurisprudencias de la Corte Constitucional se ha indicado
que la educación es un derecho-deber. En la sentencia T-02/92 se precisó el
alcance así:
"El artículo 67 de la Constitución establece en forma expresa que la educación

primordialmente es una función social.
Este concepto de función social tiene su origen en los Estudios sobre la

Transformación del Estado de León Duguit, que sostenía que: "Todo individuo
tiene en la sociedad una cierta función que cumplir, una cierta tarea que
ejecutar. Y ese es precisamente el fundamento de la regla de derecho que se
impone a todos, grandes y pequeños, gobernantes y gobernados... Todo
hombre tiene una función social que llenar, y por consecuencia tienen el deber
social de desempeñarla; tiene el deber de desenvolver, tan completamente
como le sea posible, su individualidad física, intelectual y moral para cumplir
esa función de la mejor manera posible y nadie puede entorpecer ese libre
desenvolvimiento.".
P á g i n a 54 | 124
De la tesis de la función social de la educación surge entonces la educación
como "derecho-deber", que afecta a todos los que participan en esa órbita
cultural.
5.4.5 Obligaciones del Estado respecto a la educación
La Carta establece que "La familia, la sociedad y el Estado tienen la obligación

de asistir y proteger al niño para garantizar su desarrollo armónico e integral y
el ejercicio pleno de su derecho" (art. 44 C.P.). El inciso 3° del art. 67 de la C.P.
reitera que "El Estado, la sociedad y la familia, son responsables de la
educación".
Se concreta esta obligación del Estado, en varias normas de la Carta, entre

otras: los incisos 4º, 5º y 6º del artículo 68 de la C.P. que establecen:
"La educación será gratuita en las instituciones del Estado, sin perjuicio del
cobro de derechos académicos a quienes puedan sufragarlos.
Corresponde al Estado regular y ejercer la suprema inspección y vigilancia de

necesarias para su acceso y permanencia en el sistema educativo.
La Nación y las entidades territoriales participarán en la dirección, financiación

señalen la Constitución y la ley."
Pero, el Estado no sólo debe responder por lo establecido en los tres incisos
transcritos anteriormente, sino que como lo señala el tercer inciso del artículo
67 de la C.P. debe hacerse realidad el mandato de que la educación será
obligatoria entre los cinco y los quince años de edad y, cómo mínimo
comprenderá un año de preescolar y nueve de educación básica. Armoniza lo
anterior con el Pacto Internacional de Derechos Económicos, Sociales y
P á g i n a 55 | 124
Culturales, ratificado por Colombia mediante ley 74 de 1968, que en su artículo
13, numeral 2, literal a) dice que "la enseñanza primaria debe ser obligatoria y
asequible a todos gratuitamente". Aunque este instrumento internacional habla
solamente de enseñanza primaria, se trata de una estipulación mínima,
(artículos 4 y 5 de dicho Pacto), luego la norma constitucional que lleva la
protección más allá de la escuela primaria, en cuanto menciona el año
preescolar y nueve años de educación básica, es la aplicable en Colombia.
Por lo tanto, al Estado le corresponde hacer realidad las normas

constitucionales en la prestación del servicio de educación en los grados antes
señalados, directamente a través de la educación pública, sin perjuicio de la
opción de los padres para escoger la educación de sus hijos en un colegio
particular. Pero aclarándose que la opción de los padres no desplaza la
obligación del Estado.
5.4.6 Obligaciones del Estado, que garantizan la educación.
En la Constitución de 1991 se preferencia el gasto social y dentro de él tiene

particular importancia lo destinado a educación. En este propósito está lo
relativo al situado fiscal, las transferencias a los municipios y las rentas
obtenidas en el ejercicio del monopolio de venta de licores. A este respecto la
destinación de las transferencias se dirige a las "áreas prioritarias de inversión
social" (artículo 357 de la C.P.); es decir, se orientan hacia el desarrollo de
políticas, planes y programas de asistencia y bienestar sociales. Su
significación está contenida en los artículos 365 y 366, ibídem, que preceptúan
la finalidad social propia del Estado representada en los servicios públicos, el
bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población. "Será
objetivo fundamental de su actividad, la solución de las necesidades
insatisfechas de salud, de educación, de saneamiento ambiental y de agua
potable. Para tales efectos, en los planes y presupuestos de la Nación y de las
entidades territoriales, el gasto público social tendrá prioridad sobre cualquier
otra asignación". Y, en cuanto al situado fiscal, el artículo 356 C.P. es
terminante: "Los recursos del situado fiscal se destinarán a financiar la
educación preescolar, primaria, secundaria y media, y la salud en los niveles
que la ley señale, con especial atención a los niños".
P á g i n a 56 | 124
Claro que esa participación constitucional de los municipios en los ingresos
corrientes de la Nación, no impide que el Congreso, las Asambleas y los
Concejos puedan destinar adicionalmente otros ingresos para la educación.
5.4.7 Obligaciones de la sociedad respecto a la educación
La presencia de la sociedad como destinataria de obligaciones respecto de la

educación, obedece a que la solidaridad es un principio fundamental del
Estado social de derecho. Se patentiza la presencia de la sociedad en la
educación en diferentes planos, uno de los cuales es la educación privada.
Si uno de los responsables en la labor educativa es la sociedad y

específicamente el colegio privado, éste no se puede desligar de esa relación
colegio-padre de familia-estudiante, que es una relación mixta (contractual y
estatutaria) porque su regulación no surge solamente de los convenios que se
suscriban entre la entidad educadora y los padres o tutores del educando, sino
del respeto a la razón de ser la educación como derecho fundamental, como
servicio público y como actividad sujeta a las normas de orden público.
5.4.8 La educación como servicio público puede ser prestada por

particulares
La educación es un servicio público que es prestado tanto por el Estado como

por los particulares bajo la regulación, control y vigilancia de aquel. Como se
ve, las instituciones educativas de carácter privado gozan de protección estatal,
pero al mismo tiempo están sujetas a la reglamentación legal que permite y
regula su ejercicio a fin de velar por su calidad, por el cumplimiento de sus fines
y por la mejor formación moral, intelectual y física de los alumnos y a las
obligaciones propias de quien presta un servicio público.
El artículo 67 de la Constitución enseña:
"La educación es un derecho de la persona y un servicio público que tiene una

función social; con ella se busca el acceso al conocimiento, a la ciencia, a la
técnica, y a los demás bienes y valores de la cultura
P á g i n a 57 | 124
"Corresponde al Estado regular y ejercer la suprema inspección y vigilancia de
necesarias para su acceso y permanencia en el sistema educativo."
"La Nación y las entidades territoriales participarán en la dirección, financiación

señalen la Constitución y la ley".
A su vez, dice el artículo 68:
"Los particulares podrán fundar establecimientos educativos. La ley

establecerá las condiciones para su creación y gestión.
La comunidad educativa participará en la dirección de las instituciones de

educación.
La enseñanza estará a cargo de personas de reconocida idoneidad ética y

pedagógica. La Ley garantiza la profesionalización y dignificación de la
actividad docente.
Los padres de familia tendrán derecho de escoger el tipo de educación para

sus hijos menores. En los establecimientos del Estado ninguna persona podrá
ser obligada a recibir educación religiosa.
Las integrantes de los grupos étnicos tendrán derecho a una formación que
respete y desarrolle su identidad cultural.
La erradicación del analfabetismo y la educación de personas con limitaciones

físicas o mentales, o con capacidades excepcionales, son obligaciones
especiales del Estado."
El artículo 68 se integra con el artículo 2º que dice que las autoridades de la

República están instituidas para asegurar el cumplimiento de los deberes
sociales de los particulares y con el artículo 365 Superior que establece como
P á g i n a 58 | 124
deber del Estado asegurar su prestación eficiente (del servicio público) a todos
los habitantes del territorio nacional.
En la C-252/95 (M.P. Eduardo Cifuentes Muñoz) se señaló la proyección de la

educación privada:
"La Constitución garantiza expresamente la libertad de gestión y de empresa

de los titulares de establecimientos educativos privados, pero no en términos
ilimitados. El principio del pluralismo (C.P. art. 1) - político, ideológico, cultural y
religioso - tiene una concreta traducción en materia educativa y a su amparo se
introduce en la Constitución un esquema de educación mixta, pública y privada.
El elemento de diferenciación y libertad que surge de este principio, resulta, de
otro lado, expuesto a la fuerza necesariamente expansiva que se deriva de la
calificación constitucional que se da a la educación como "servicio público que
tiene Y en la T-035/95 (M.P. Fabio Morón Díaz) se precisó el ejercicio y gestión
de la educación por los particulares:
"la Carta Política concibe la educación como un servicio público prestado tanto
por el Estado como por los particulares bajo la regulación, control y vigilancia
de las autoridades competentes; en consecuencia, las normas expedidas por
dichas autoridades, además de obligar a los particulares, establecen, sin ser
excluyentes y exclusivas, las condiciones para su ejercicio y gestión; con ellas
se busca el fin supremo de la calidad, de la mejor formación moral, intelectual y
física de los educandos, como es el caso de exigencias razonables de calidad
y excelencia que le permitan al centro privado o público de educación auto
acreditar unos resultados específicos que eleven el mérito de su labor."
5.4.9 Servicio Educativos prestado por particulares.
Al permitirse la prestación del servicio público de la educación por una entidad

particular, ésta ocupa el lugar del Estado para algo muy importante cual es la
prestación de un servicio público; pero eso no excluye que la entidad aspire
obtener una legítima ganancia. Por tal razón la Corte no puede ser indiferente
al equilibrio estructural de las cargas financieras del sistema de la educación
privada, más cuando la propia Constitución permite que "los padres de familia
P á g i n a 59 | 124
tengan derecho de escoger el tipo de educación para sus hijos menores". Y
esta escogencia se puede orientar hacia la educación privada.
Un rasgo que diferencia a la educación pública de la privada, es que en esta

última tiene presencia muy importante el carácter sinalagmático de los
contratos, luego surgen obligaciones recíprocas entre el colegio y el educando
y sus padres, una de las cuales es el pago de la educación por parte de éstos y
por parte del colegio la continuidad en la prestación del servicio. Ambas
obligaciones dependen la una de la otra, y ninguna es concebida aisladamente.
Significa lo anterior que la retribución es el equivalente a la prestación de un
servicio.
Aunque se trate de relaciones contractuales, emanación de la autonomía, el

Estado y la sociedad no pueden ser indiferentes a la realidad que surge cuando
por motivos ajenos a quien preste el servicio, el colegio vea disminuidos sus
recursos hasta el punto de que no puede responder dando una educación
como correspondiera o inclusive llegando hasta el cierre del establecimiento.
Ante esta situación sería una carga irrazonable obligar al colegio a responder
por su obligación de enseñar porque se produciría un daño sin causa jurídica.
Es evidente que hay instituciones que no pueden soportar más el peso de la
crisis. Más cuando, por un lado, se afectaría la educación privada de quienes sí
pagan, y, por otro lado, la educación privada que inicialmente se permitió por el
constituyente como una opción que garantizara el pluralismo, es hoy más que
eso, es una complementación indispensable al deber educativo que la
Administración Pública no está en capacidad de cubrir, debiéndolo hacer.
En la sentencia T-02/95:
"En el derecho anglosajón a pesar de la fuerte presencia de la autonomía de la

voluntad, de la cual se desprende el concepto de que los desequilibrios no son
suficientes para conducir a la invalidación de los contratos, sin embargo, a
través de la jurisprudencia se reconoce que hay contrato irrazonable cuando
concurren la enorme diferencia en el poder de negociación y el grosero
desequilibrio de las prestaciones; caso en el cual es válida la revisión de los
contratos.
P á g i n a 60 | 124
La fundamentación filosófica para estas situaciones se remonta a textos de
Cicerón:
"Se presentan frecuentemente circunstancias donde las cosas que parecen

más dignas de un hombre justo, los principios que son el fundamento de la
justicia, en primer lugar, no dañan a nadie, seguido del obrar en vista del
interés común... -impone- ...cuando el tiempo altera la aplicación de esas
reglas, que el deber cambie y no sea siempre el mismo. Se puede haber hecho
una promesa o una convención tal que la ejecución fuera nociva a aquel a
quien se tiene prometido o a aquel que se ha obligado. No es necesario, desde
luego, mantener la promesa que sería funesta para el que la ha recibido; y si
una obligación causa más perjuicios que ventajas hacia el que la ha tomado,
no estaría contra el deber que el interés más grande se imponga frente al
menor".
Significa lo anterior, que por el no pago de pensiones, la tensión que surge

entre el derecho al conocimiento de parte de los alumnos matriculados en un
colegio privado y el derecho de los educadores a que su trabajo sea retribuido
laboralmente y que sobreviva el colegio para beneficios de todos, debe ser una
tensión que se resuelva de manera equilibrada y razonable, con la
colaboración del Estado, mediante un sistema de crédito educativo.
5.4.10 La prohibición de retirar los niños de clase
La jurisprudencia de la Corporación ha sido enfática en el sentido de considerar

como violatorio de la Constitución: impedir que los niños asistan a clase
cuando sus padres están en mora de pagar las pensiones y estigmatizar a los
niños por el incumplimiento de sus padres.
En la T-760/98 (M.P. Antonio Barrera Carbonell) se fijó el carácter de

prevalente de la educación del menor:
" según las pautas jurisprudenciales trazadas por la Corte Constitucional, se

impone una vez más otorgarle a la educación una condición prevalente ante el
derecho del plantel educativo a obtener el pago de las pensiones escolares, ya
que una medida que comporta el sacrificio de los propósitos que el proceso
P á g i n a 61 | 124
educativo persigue en aras de un interés económico, resulta desproporcionada.
(Cfr. Sentencias T-027/94, T-573/95, T-235/96, T-171/98, T-173/98 y T-422/98).
A su vez la T-452/97 (M.P. Hernando Herrera Vergara) dice:
"La Corte Constitucional, en sentencias T-612 de 1992 y T-425 de 1993, ha

sostenido que cuando una persona es admitida por una institución educativa de
carácter particular, a través del acto de la matrícula, se constituye un vínculo
contractual en virtud del cual el educando adquiere el derecho de recibir la
ilustración y educación correspondiente a un determinado grado, sometiéndose
a los reglamentos y estatutos académicos y disciplinarios del Colegio, a cambio
del pago de las sumas que el plantel tiene establecidas como remuneración por
el servicio que presta, garantizándose el derecho a la educación y al propio
tiempo la intangibilidad del derecho del colegio al cobro de las deudas por
concepto de mensualidades, a través de los procesos judiciales
correspondientes."
Ante la amenaza de retirar masivamente de clases a los niños matriculados con

la disculpa de que sus padres son morosos, la Corte reitera su jurisprudencia
anterior en el sentido de considerar contrario a la Constitución que al niño se le
impida asistir a clase (bien sea enviándolo a la casa, o a la biblioteca, o al patio
de recreo), pero aclara que la protección constitucional es para el año de
preescolar y los primeros nueve años lectivos porque son éstos los que la
Carta Fundamental señala como objetivo constitucional.
Lo anterior no quiere decir que con la protección que la Constitución da y la

Corte reconoce, los padres de familia tengan vía libre para ser morosos, sino
que el niño que ha quedado matriculado para determinado año no puede ser
retirado por la culpa voluntaria o involuntaria de sus padres que incurren en
mora. Por supuesto que el colegio no está obligado a matricularlo al año
siguiente y, además, el Ministerio de Educación debe controlar que no se
engañe al colegio afectado permitiéndose que al siguiente año se matricule el
alumno sin paz y salvo en otra institución privada.
5.4.11 Modulación de la orden de no retener notas
La posición permanente de la Corte ha sido la siguiente:
P á g i n a 62 | 124
"Cuando la entidad educativa se niega a entregar los documentos que son
resultado de la labor académica desempeñada por el estudiante, pretextando la
falta de pago de las pensiones, se torna evidente el conflicto entre el derecho
constitucional a la educación y el derecho del plantel a recibir la remuneración
pactada. En efecto, la no disposición de los certificados implica la práctica
suspensión del derecho a la educación, ya que es necesario presentarlos para
asegurar un cupo en otro establecimiento o para proseguir estudios
superiores."
Se aprecia que la jurisprudencia ha sido radical: en ningún caso se pueden

retener notas, ya que ello significaría que el menor no podría continuar sus
estudios; y, entre la educación y el reclamo de lo debido, prefiere aquella.
Es repudiable que un padre le dé a su hijo un mensaje de incumplimiento, de

mala fe, de la prevalecía de las necesidades innecesarias sobre la educación,
y, lo que es más grave: que deje en el hijo la idea de que hay que
aprovecharse de los demás (del padre de familia que sí paga, de los maestros
que le enseñan, del juez que lo protege); es decir, abusaría del derecho propio
con el cínico aprovechamiento de quienes sí cumplen con su deber.
Por otro aspecto, esa cultura del no pago afecta el equilibrio financiero de una
educación privada, que la misma Constitución permite, y esto a la larga afecta
el sistema en detrimento de quienes sí son responsables en sus compromisos.
Por consiguiente, la protección a la educación, en el tema de entrega de notas,

tendrá que ser modulado de la siguiente manera:
Si el niño ha sido matriculado en un colegio privado y durante el año lectivo ha

surgido un hecho que afecte económicamente los proveedores de la familia
(pérdida del empleo, enfermedad grave, quiebra de la empresa, etc.) es
razonable que el no pago oportuno de las pensiones no puede ser invocado
por el colegio para no entregar las notas.
P á g i n a 63 | 124
5.4.12 Obligación de la Familia respecto a la educación
Prioritariamente es la familia la destinataria de la obligación en la educación de

los hijos. El artículo 42 C.P. dice que la pareja debe sostener y educar a sus
hijos menores o impedidos. Además, como la Constitución reconoce y protege
la diversidad cultural, la función educadora está en cabeza de los padres de
familia no sólo por la obligación que él tiene respecto de sus hijos menores sino
como opción cultural. "Los padres, y en su caso los tutores, tienen derecho a
que sus hijos o pupilos reciban la educación religiosa y moral que esté de
acuerdo con sus convicciones" (artículo 12 del Pacto de San José de Costa
Rica). Si existe esa libertad, la alternativa de la educación privada se convierte
en una opción, que actualmente se puede catalogar como forzosa porque la
Administración Pública no ha sido eficaz para cubrir plenamente las
necesidades educativas del pueblo colombiano.
La Corte Constitucional en sentencia SU-337/99 precisó de la siguiente "Esta

protección del papel predominante de los padres en la formación de sus hijos
es clara en la normatividad sobre el tema. Así, la Constitución expresamente
señala que los padres tienen el derecho de escoger el tipo de educación para
sus hijos menores” (CP art. 68). Por su parte el artículo 3.2. De la Convención
de los derechos del niño consagra la obligación de los Estados de asegurar al
niño la protección y el cuidado que sean necesarios para su bienestar, pero
teniendo en cuenta los derechos y deberes de sus padres, tutores u otras
personas responsables de él ante la ley. Igualmente, el artículo 5º señala que
los Estados respetarán las responsabilidades, los derechos y los deberes de
los padres o, en su caso, de los miembros de la familia ampliada o de la
comunidad, según establezca la costumbre local, de los tutores u otras
personas encargadas legalmente del niño de impartirle, en consonancia con la
evolución de sus facultades, dirección y orientación apropiadas para que el
niño ejerza sus derechos. El artículo 7º señala que el niño tiene derecho, en la
medida de lo posible, a conocer a sus padres y a ser cuidado por ellos. Y
finalmente el artículo 14-2 de ese tratado establece también que los Estados
respetarán los derechos y deberes de los padres y, en su caso, de los
P á g i n a 64 | 124
representantes legales, de guiar al niño en el ejercicio de sus derechos de
modo conforme a la evolución de sus facultades."
Esa obligación de la familia en muchas ocasiones se expresa en que se

matricula el niño en un colegio privado. En este evento puede ocurrir que la
familia no pague oportunamente la pensión educativa, caso en el cual según lo
ha dicho la Corte, el niño no puede ser retirado de clases.
5.4.13 El no abuso del derecho
El artículo 29 de la Declaración Universal de los Derechos Humanos enseña

que "toda persona tiene deberes respecto a la comunidad puesto que sólo en
ella puede desarrollar libre y plenamente su personalidad".
El artículo 95 C.P. dice:
"Son deberes de la persona y del ciudadano:
1. Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios"
Se dijo que el derecho a la educación es protegible mediante tutela y son

numerosas las sentencias que ordenan no retirar al niño de clases y/o darle las
calificaciones finales para que puedan continuar estudiando. Este derecho
implica la responsabilidad de los padres de sufragar lo correspondiente a la
educación de sus hijos, de manera preferencial, más cuando son los mismos
padres quienes han escogido una determinada educación privada para sus
hijos.
No se entiende que para un padre de familia sea muy importante gastar en

trivialidades y que ubique en los últimos lugares la educación de sus hijos. El
padre que así actúa es un irresponsable. Y es más irresponsable si escuda su
mora en jurisprudencia que protege a los niños. Lo que jurisprudencialmente
está garantizado es la educación y no el dolo directo y malicioso de quien
teniendo cómo pagar se torna incumplido. Ese aprovechamiento grave y
escandaloso, a conciencia, se torna en anómalo y es inadmisible porque le
P á g i n a 65 | 124
ocasiona a otro un daño injustificado. Hay una captación no adecuada de
jurisprudencia cuando se alteran maliciosamente las circunstancias actuales.
5.4.14 Prestación Del Servicio De Educación
Niveles De Educación Según la Ley 115 de 1994
a) Artículo 10. Educación formal.
Se entiende por educación formal aquella que se imparte en establecimientos

educativos aprobados, en una secuencia regular de ciclos lectivos, con
sujeción a pautas curriculares progresivas, y conducente a grados y títulos.
b) Artículo 11. Niveles de la educación formal.
La educación formal a que se refiere la presente ley, se organizará en tres (3)

niveles:
a. El preescolar que comprenderá mínimo un grado obligatorio;
b. La educación básica con una duración de nueve (9) grados que se

desarrollará en dos ciclos: La educación básica primaria de cinco (5) grados y
la educación básica secundaria de cuatro (4) grados, y
c. La educación media con una duración de dos (2) grados.
La educación formal en sus distintos niveles, tiene por objeto desarrollar en el

educando conocimientos, habilidades, aptitudes y valores mediante los cuales
las personas puedan fundamentar su desarrollo en forma permanente.
c) Artículo 15. Educación preescolar.
La educación preescolar corresponde a la ofrecida al niño para su desarrollo

integral en los aspectos biológico, cognoscitivo, sicomotriz, socio-afectivo y
espiritual, a través de experiencias de socialización pedagógicas y recreativas.
Decreto 1680 / 94 Art 6.
P á g i n a 66 | 124
d) Artículo 19 Educación Básica.
La educación básica obligatoria corresponde a la identificada en el artículo 356

de la Constitución Política como educación primaria y secundaria; comprende
nueve (9) grados y se estructurará en torno a un currículo común, conformado
por las áreas fundamentales del conocimiento y de la actividad humana.
e) Artículo 27 – Educación Media.
La educación media constituye la culminación, consolidación y avance en el

logro de los niveles anteriores y comprende dos grados, el décimo (10o.) y el
undécimo (11o.). Tiene como fin la comprensión de las ideas y los valores
universales y la preparación para el ingreso del educando a la Educación
Superior y al trabajo.
P á g i n a 67 | 124
6. MARCO SITUACIONAL
En la actualidad del Colegio Nuestra Señora de los Remedios, está constituido

por 64 personas, de los cuales se encuentran distribuidos de la siguiente
manera; 60 docentes y 4 personas del Departamento Administrativo-contable.
Se ofrece educación integral a los estudiantes distribuidos en preescolar,
primaria y bachillerato.
6.1 Antecedentes históricos
El Colegio Nuestra Señora de los Remedios es una institución educativa mixta,

de orden privado que funciona en calendario A, fundada en el año 1999 con
domicilio y sede principal ubicada en la calle 13 No. 17 - 49 en la ciudad de
Riohacha. Esta institución es supervisada por el Ministerio de Educación
Nacional a través de La Secretaría de Educación Departamental de La Guajira.
Además de la prestación de servicios educativos, ofrece opcional el servicio de

transporte escolar.
Dentro del proceso de admisión que se le aplica al aspirante, en el cual se

registra además de la información fundacional y la filosofía, también existe un
contrato de prestación de servicios educativos por el año lectivo
correspondiente, al igual que un pagaré como garantía de la contraprestación.
Los recursos que genera la prestación de los servicios, ha sido para la
administración del colegio una situación preocupante debido al grado de
dificultad para el recaudo oportuno de sus costos, dada las variables de cultura
de pago y grado de compromiso de los padres de familia.
6.2 Misión
El Colegio Nuestra Señora de los Remedios, es una institución educativa

pionera de la educación en Riohacha, que fomenta una enseñanza en
preescolar, básica y media de calidad, innovadora y humanista, que forma
integralmente la personalidad de sus estudiantes en igualdad de género.
P á g i n a 68 | 124
Formando de manera integral a los estudiantes, aplicando la pedagogía del
amor, para ejercer con libertad y dignidad los deberes y derechos ciudadanos,
potenciando sus capacidades intelectuales, de manera que puedan integrarse
a su medio social, con actitud reflexiva, crítica y creativa.
6.3 Visión
Ver al Colegio Nuestra Señora de los Remedios, como una institución líder en
el contexto educativo, local y nacional, ofertando una educación de calidad y
excelencia a nuestros estudiantes, capaces de tomar sus propias decisiones
con responsabilidad.
Con un personal comprometido e identificado con la filosofía institucional y en

permanente actualización; con la participación y el apoyo corresponsable de
las familias y la aplicación de una tecnología de vanguardia para el
desarrollo de procesos de formación integral y aprendizajes significativos,
indicadores visibles del potencial humano que representan los educandos.
6.4 Escudo del Colegio Nuestra Señora de los Remedios
Figura 4. Escudo Colegio Nuestra Señora de los Remedios.
6.5 Valores Corporativos
- Educamos bajo la pedagogía del amor.
- Estamos convencidos que los estudiantes deben ser creadores y

constructores de su futuro, seguros de sí mismos, practicando sus valores y
abiertos a la interculturalidad.
- Consideramos que es indispensable formar a los estudiantes para el uso
P á g i n a 69 | 124
responsable de las TICs5.
- Creemos que la familia debe estar comprometida con sus hijos y en

comunión con los valores y filosofía institucional; respetando el espacio de
cada una de ellas.
- Los docentes estamos actualizándonos de acuerdo a las exigencias del
Ministerio de Educación y de la Sociedad; sin perder nuestra empatía en
relación con el entorno, convirtiéndonos en testimonio de la vida.
- Mantenemos comunicación con la comunidad para interactuar solidaria y
eficientemente.
- Nos sensibilizamos ante las necesidades de los segregados de la
sociedad, especialmente los indígenas.
- Promovemos una cultura ecológica responsable, valorativa y proactiva
ante las necesidades actuales.
5
Las tecnologías de información y comunicación, mayormente conocidas como “TIC”, son aquellas cuya
base se centra en los campos de la informática, la microelectrónica y las telecomunicaciones, para dar
paso a la creación de nuevas formas de comunicación.
P á g i n a 70 | 124
7. VARIABLES
La presente investigación enfatiza sobre el diseño de un manual de control

interno en el departamento Administrativo y de contabilidad para mejorar la
recaudación y control de los recursos del Colegio Nuestra Señora de los
Remedios, en Riohacha, La Guajira.
7.1 Definición de la variable
- Variable independiente.: Diseño de un manual de control interno, Según

Perdomo (2013) el control interno puede definirse como un conjunto de
procedimientos, políticas, directrices y planes de organización los cuales
tienen por objeto asegurar una eficiencia, seguridad y orden en la
gestión financiera, contable y administrativa de la empresa.
- Variable dependiente: Mejorar la recaudación y control de los recursos,

ya que solo con la eficiencia en los recaudos una empresa puede tener
solvencia y cumplir con responsabilidades adquiridas, de acuerdo a los
objetivos trazados.
7.2 Operacionalización de la variable
Para conocer la situación actual en el departamento administrativo y de

contabilidad del Colegio Nuestra Señora de los Remedios en la cuidad de
Riohacha, se llevaron a cabo una serie de procedimientos que permitieron
recolectar y evaluar la información con respecto a los procesos que realizan,
para detectar las debilidades en esta área y con base en esto diseñar el
manual de control interno con miras a la eficacia y eficiencia la empresa,
encaminado los resultados hacia la aplicación de medidas correctivas y
preventivas según sea el caso.
P á g i n a 71 | 124
7.3 Mapa de variables
Tabla Nº 4
OBJETIVO Diseñar un manual de control interno para mejorar la

GENERAL
recaudación y el control de los recursos en el Colegio Nuestra
Señora de los Remedios en Riohacha, y así tener un mejor
desarrollo de las actividades en los departamentos
OBJETIVOS VARIABLE
DIMENSIONES INDICADORES
ESPECIFICOS
Analizar los Operativo
procedimientos Administrativo
actuales en el control
Financiero
manejo Evaluación del riesgo
administrativo Ambiente de Supervisión y monitoreo
y contable control
Dirección
DISEÑO DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO
Políticas Gestión
Toma de decisiones
Procesos contables
Innovación Proceso Administrativos
Identificar las Oportuna
debilidades de Recaudación
Veraz
control interno
en los Estrictos
procedimientos Procedimientos Eficientes
que se han
Constantes
venido Registros
aplicando en el Verificables
contables
Colegio Interna
Nuestra Proceso de Ética
señora de los Auditoria
Remedios en Seguridad
Riohacha
Presentar una Normas
propuesta del
manual de
control interno Actualización
Recurso humano-
Adiestramiento
Fuente: Investigación documental
P á g i n a 72 | 124
8. DISEÑO METODOLÓGICO
8.1 Tipo de investigación
El presente estudio es de tipo Descriptivo; debido a las características de los

componentes que conforma la problemática tratada en el diseño de un manual
de control interno en el Colegio Nuestra Señora de los Remedios, cuyo
propósito es la de mejorar la recaudación y el control de los recursos.
Por el tipo de investigación a desarrollar se requiere unas técnicas específicas

de recolección de información, tales como: observación, Inspección, análisis de
resultados y la aplicación de pruebas selectivas; por lo tanto, es el estudio
descriptivo el más pertinente y preciso para hacer el respectivo análisis.
8.2. Método de investigación
La investigación planteada propone el método Inductivo - Deductivo, es

inductivo debido a que se requiere un análisis exhaustivo y prolongado sobre
las debilidades del sistema actual en los departamentos de administración y
contabilidad en el Colegio Nuestra Señora de los Remedios. El interés de los
investigadores es tomar todas esas debilidades y/o deficiencia para
transformarlas en ventajas o fortalezas para la institución con el fin de alcanzar
los objetivos institucionales previstos. Es deductivo porque va de lo general a lo
particular, estableciendo prácticas y conocimientos teóricos sobre el tema; ya
que se parte de hechos conocidos para llegar a conclusiones particulares.
P á g i n a 73 | 124
8.3 Fuentes de investigación
8.3.1 Fuentes e instrumentos para recolección de la información
Fuentes primarias
Las fuentes primarias es la información que se recopila directamente por el

investigador, es decir, en el escenario propio de investigación a través de la
observación, encuestas, cuestionarios, entrevistas o sondeos. En este trabajo
fueron las suministradas directamente por el Colegio Nuestra Señora de los
Remedios de Riohacha.
Para la presente investigación se utilizaron algunos de estos medios como son:

Entrevista y Encuesta
Fuentes secundarias
Las fuentes secundarias muestran la información de forma escrita que ya ha

sido recopilada y transcrita por personas que han recibido tal información a
través de otras fuentes escritas o por un participante en un suceso o
acontecimiento. Para esta investigación se pudo encontrar en: Textos
científicos, Revistas, documentales e Internet.
8.4 Estudios estadísticos
8.4.1 Población y Muestra
- Población
La población objeto de estudio constituye el personal involucrado en el Dpto.
Administrativo - Contable del Colegio Nuestra Señora de los Remedios, ya que
este departamento es responsable del control de los recursos y la recaudación
de la Institución y tienen toda la información, datos y comentarios de lo que
sucede. También se tomó como población a los docentes que son un total de
P á g i n a 74 | 124
60 personas ya que ellos forman parte de la institución.
Tabla Nº 5. Muestra DEL PERSONAL DEL Dpto. Adm, Contable y Docentes

CARGO N. DE
PERSONAL
Directora 1
Administrativa
Secretaria general 1
Contador 1
Asistente 1
Docentes 60
Fuente: Colegio Nuestra Señora de Los Remedios

Muestra, Tipo, Cálculo y Tamaño.
Formula: donde n es igual a
Datos
:
N = 64 Tamaño de la población
Z = 0,95 = 1,96 Referencia estandarizada del nivel de

confianza
E = 0,10 Error máximo permisible de la investigación
P = 0,50 Probabilidad de éxito
Q = 0,50 Probabilidad de fracaso
P á g i n a 75 | 124
Calculo de la Muestra
(1,96)² (0,5)(0,5)(64) 61,4656

n= = = 38 personas
(0,10)²(64–1)+ (1,96)²(0,5)(0,5) 1,5904
(n) Tamaño de la muestra. - Al realizar los cálculos se determinó que la

muestra es de 38 personas.
(Z) Referencia estandarizada del nivel de confianza. - Para este estudio

el nivel de confianza es del 95%.
(E) Error máximo permisible de la investigación. - Esta establecido un

error máximo de 10%
(p) Probabilidad de éxito. - A fin de confrontar la incertidumbre, en la

investigación se establece en 0,50 la probabilidad de éxito de la muestra.
(q) Probabilidad de fracaso. -Como complemento al parámetro de éxito,

se establece en 0,50 la probabilidad de fracaso.
P á g i n a 76 | 124
9. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS
Este capítulo tiene como propósito principal, dar a conocer los resultados de la
aplicación del instrumento en la población objeto de investigación. Del mismo
modo, pretende hacer un compendio interpretativo de las respuestas obtenidas
con para hacer un diagnóstico del departamento administrativo y de
contabilidad del Colegio Nuestra Señora de Los Remedios. La información
recolectada además sirvió de base para hacer la propuesta del manual de
control interno enfocado hacia el al mejoramiento de los procesos en la
institución.
P á g i n a 77 | 124
Encuesta realizada al personal del Departamento. Administrativo Contable
y al personal docente del Colegio Nuestra Señora de los Remedios de
Riohacha.
Pregunta No. 1 ¿Tiene conocimiento de cuantos alumnos tienen becas en el

Colegio Nuestra Señora de Los Remedios?
Objetivo. -Conocer si todo el personal que trabaja en el Dpto. Administrativo

Contable y personal docente conoce la cantidad exacta de alumnos becados
en el Colegio Nuestra Señora de Los Remedios.
Tabla Nº 6. pregunta Nº 1
VARIAB No. %
LE
SI 10 26
NO 28 74
TOTAL 38 10
Fuente: Investigación de campo 0
Grafica Nº 1 Porcentajes Respuesta Nº1
26%
Si
No
74%
Fuente: Investigación de campo

P á g i n a 78 | 124
- Análisis de datos:
Los resultados de la pregunta N. 1 demuestran que de las 38 personas que

trabajan en el Dpto. Administrativo Contable y personal docente, solo 10
personas las cuales representan el 26% conoce la cantidad de alumnos
becados por la Institución cada año el otro 74% no tiene conocimientos
exactos de cuantos estudiantes poseen becas.
Pregunta No. 2 ¿Tiene conocimiento de los motivos para otorgar becas a

los alumnos?
Objetivo. -Conocer si todo el personal que trabaja en el Dpto. Administrativo

Contable y personal docente conoce los motivos para conceder becas a los
estudiantes el Colegio Nuestra Señora de Los Remedios
Tabla Nº 7. Pregunta Nº2
VARIAB No %
LE .
SI 10 26
NO 28 74
TOTAL 38 10
Grafica Nº 2. Porcentajes Respuesta Nº2
26%
Si
No
74%

P á g i n a 79 | 124
- Análisis de datos

trabajan en el Colegio Nuestra Señora de Los Remedios solo 10 personas
conocen los motivos para que los alumnos puedan obtener una beca estudiantil
lo que representa el 26% y el otro 74% no tiene conocimientos exactos del
motivo para que un estudiante pueda obtener una beca estudiantil.
Pregunta No. 3 ¿Conoce usted si el Colegio Nuestra Señora de Los Remedios

maneja un Manual de Control Interno para controlar los pagos de pensiones?
Objetivo. -Conocer si el Colegio Nuestra Señora de Los Remedios posee o ya

manejan un manual de control interno donde se controlen los recursos y la
recaudación.
Tabla Nº 8. Pregunta Nª 3
VARIAB No. %
LE
SI 0 0
NO 38 10
0
TOTAL 38 10
0%
Si
No
100%

P á g i n a 80 | 124

trabajan en la Institución comentan que en el Colegio Nuestra Señora de Los
Remedios no se maneja un Manual de control interno para controlar los pagos
de pensiones.
Pregunta No. 4 ¿Está de acuerdo con el proceso de cobro de pensiones que

actualmente maneja el Colegio Nuestra Señora de Los Remedios?
Objetivo. - Conocer si los empleados del Dpto. Administrativo Contable y

personal docente están de acuerdo con el proceso de cobro actual de
pensiones.
VARIAB No. %
LE
SI 0 0
NO 38 10
0
TOTAL 38 10
0%
Si
No
100%

P á g i n a 81 | 124
En la pregunta N. 4 se da a conocer que el 100% de las personas que laboran

en la Institución no están de acuerdo con el proceso de cobro de pensiones
que se utiliza en el Colegio Nuestra Señora de Los Remedios.
Pregunta No. 5 ¿Conoce usted quien desempeña las funciones de cobro de

pensiones del Dpto. Administrativo Contable?
Objetivo.-Conocer si tienen conocimiento de quien es la persona que

desempeña las funciones específicas de cobro de pensiones en el Dpto.
Administrativo Contable del Colegio Nuestra Señora de Los Remedios.
VARIAB No. %
LE
SI 38 10
0
NO 0 0
TOTAL 38 10
0%
Si
No
100%

P á g i n a 82 | 124
Los resultados de la pregunta N. 5 demuestran que el 100% de las

personas que trabajan en la Institución conocen quien es la persona que se
encarga de cobros de pensiones en el Colegio Nuestra Señora de los
Remedios.
Pregunta No. 6 ¿Considera usted que es necesario crear un manual de

control interno, para mejorar la recaudación y control de los recursos en el
Colegio Nuestra Señora de Los Remedios?
Objetivo. - Conocer el punto de vista de las personas que laboran en el

Dpto. Administrativo Contable y personal docente, si necesitan un manual
de control interno que ayude a mejorar la recaudación y el control de los
recursos.
VARIAB No. %
LE
SI 38 10
0
NO 0 0
TOTAL 38 10
0%
Si
No
100%

P á g i n a 83 | 124
Las encuestas realizadas al personal que labora en la Institución, en la

pregunta N. 6 muestran que el 100% de las personas creen que es
necesario crear un manual de control interno para mejorar la recaudación y
el control de los recursos del Colegio Nuestra Señora de los Remedios
Pregunta No. 7 ¿Cree usted que los padres de familia cancelan

puntualmente las pensiones?
Objetivo. -Determinar si los padres de familia el Colegio Nuestra Señora de

Los Remedios, cancelan puntualmente las pensiones.
VARIAB No %
LE .
SI 0 0
NO 38 10
0
TOTAL 38 10
0%
Si
No
100%

P á g i n a 84 | 124
Los resultados de la pregunta N. 7, muestran que el 100% de los padres de

familia cancelan impuntualmente las pensiones, lo cual genera un alto
índice de cuentas por cobrar, además que se generen falta de
financiamiento para pagos a proveedores y personal docente.
Pregunta No. 8 ¿Las funciones que usted realiza va dirigida a la

recaudación o control de los recursos del Colegio Nuestra Señora de Los
Remedios?
Objetivo. - Conocer cuántas personas del Dpto. Administrativo Contable se

encargan de la recaudación y el control de los recursos.
VARIAB No %
LE
SI .
10 26
NO 28 74
TOTAL 38 10
Elaborado por: Mireya Salcedo / 2013
26%
Si
No
74%

P á g i n a 85 | 124
En esta pregunta se logra determinar que el 26% del personal que labora
en el Dpto. Administrativo Contable se encargan de funciones relacionadas
a la recaudación y al control de los recursos, el otro 74% del personal no
ejercen ninguna función mencionadas anteriormente.
Pregunta No. 9 ¿Existen bases actualizadas de los alumnos que están

debiendo pensiones?
Objetivo. -Conocer si se posee una base actualizada de los alumnos que

tienen obligaciones pendientes.
VARIAB No. %
LE
SI 28 74
NO 10 26
TOTAL 38 10
26%
Si
No
74%

P á g i n a 86 | 124
En la pregunta N. 9 nos muestra que tanto el personal del Dpto.

Administrativo Contable como los profesores en un 74% está de acuerdo
de que existen bases actualizadas de alumnos que deben pensiones, el
otro 26% manifestó que no se tiene una base exacta de estudiantes
deudores.
Pregunta No. 10 ¿Cuál es la forma de cobro de pensiones?
Objetivo. -Saber cuál es la forma que utiliza el Colegio Nuestra Señora de

Los Remedios para que los alumnos cancelen las pensiones.
VARIABL No %
E
EFECTIV 0. 0
O
DEPOSÍT 38 10
OS
CHEQUE 0 0
S
OTROS 0 0
TOTAL 38 10
0%
EFECTIVO
DEPOSÍTOS
CHEQUES
OTROS
100%

Elaborado por: Mireya Salcedo / 2013
P á g i n a 87 | 124
Esta pregunta N. 10 da a conocer que la forma de cancelación de las

pensiones por parte de los alumnos o padres de familia es por medio de
depósitos que se realizan al Banco de Bogotá, ya que es con este banco
con el cual la Institución mantiene convenios de cobro.
Pregunta No. 11 ¿Cómo califica usted la gestión que se realiza para

recaudar y controlar los recursos?
Objetivo. - Conocer si todos están de acuerdo con la gestión que se realiza

en la recaudación y el control de los recursos.
VARIAB No %
LE
BUENA .
38 10
REGUL 0 0
0
AR
MALA 0 0
TOTAL 38 10
Elaborado por: Equipo e trabajo
0%
BUENA
REGULAR
MALA
100%

P á g i n a 88 | 124
Según el Personal que labora en el Departamento Administrativo Contable

y los maestros que laboran en la Institución, el 100% está de acuerdo con
la gestión ejercida para la recaudación y el control de los recursos. Lo que
hay que tomar en cuenta es que comentaron que se trata de hacer lo mejor
con lo que tienen, ya que existe demasiada libertad para que los padres de
familia no tomen conciencia de sus atrasos.
Entrevista realizada a la Directora Administrativa del Colegio Nuestra

Señora de Los Remedios (Ver anexo 2)
Objetivo: Sustentar el tema de tesis sobre el diseño de un manual de

control interno para mejorar la recaudación y el control de recursos en el
Colegio Nuestra Señora de Los Remedios.
La Directora de esta Institución supo manifestar que lleva trabajando en

esta institución 2 años, dentro de los cuales se ha logrado mejorar las
instalaciones ya que se ha logrado tener financiamiento por parte de las
Instituciones Bancarias.
La Forma que utiliza para promover el pago de pensiones por parte de los
alumnos del Colegio Nuestra Señora de Los Remedios, es anunciando o
recordándoles en cada salón que deben cancelar puntualmente las
pensiones, además se comunica en el inicio de clases a los padres de
familia que deben cancelar las pensiones dentro de los primeros 5 días del
mes.
Para establecer las tarifas de las pensiones, acuden al Ministerio de

Educación, por medio de la Secretaria de Educación autorizan la tarifa
escolar dependiendo de las necesidades y de los proyectos a ejecutar.
P á g i n a 89 | 124
La Institución brinda becas a alumnos que lo solicitan por algún tema
relacionado con su situación económica del padre de familia, ya que en
algunos casos existen padres de familia que poseen dos, tres o más hijos
estudiando en la Institución y se analiza cada caso. Las tarifas de becas
varían dependiendo del caso, no se tiene establecido la clasificación de
casos y tarifas a pagar.
El Colegio Nuestra Señora de Los Remedios, cuenta con un sistema

contable llamado “SACI”6 donde se controla toda la parte financiera y
contable, además utilizan los servicios del Banco de Bogotá que se
encarga del cobro de pensiones y la emisión de registros de depósitos
diarios que realizan los padres de familia.
Hay que tomar en cuenta que, por falta de liquidez, algunas el Colegio
Nuestra Señora de Los Remedios ha optado por solicitar sobregiros para
cumplir con sus responsabilidades con los empleados que prestan sus
servicios mensualmente.
La Directora, comento que no se cancelan puntualmente las pensiones,

solamente en el mes de diciembre se obtiene buena recaudación ya que
son las clausuras de fin de año y es necesario retirar boletines de notas,
para conocer si los alumnos aprueban o no y además son las matrículas.
La Directora del Colegio Nuestra Señora de Los Remedios, manifestó que

es necesario el diseño de un manual de control interno para mejorar la
recaudación y controlar los recursos, que muchas veces se pierde por
personas que se retiran de la institución y quedan debiendo las pensiones.
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P á g i n a 90 | 124
10. ANALISIS DOFA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
Y DE CONTABILIDAD DEL COLEGIO NUESTRA SEÑORA DE LOS
REMEDIOS
La siguiente matriz DOFA es el resultado del análisis y la indagación sobre las

políticas y procedimientos que actualmente aplica el Colegio Nuestra Señora
de los Remedios.
El análisis se hizo teniendo en cuenta lo académico y lo administrativo-
contable de la institución.
DEBILIDADES
 Atraso y desorden en los procesos académicos.

Para cada año lectivo el colegio proyecta un plan académico dentro de un
tiempo determinado, al aplazar los exámenes a los alumnos morosos, se afecta
el cronograma de exámenes anteriormente previstos.
 Errores continuos en la facturación.
 Generación de información errada.
 La falta de comunicaron oportuna entre los empleaos.
 Cuentas de cobro a los padres de familia sin datos actualizados de sus
direcciones y teléfonos lo que genera cuentas incobrables.
OPORTUNIDADES
 Liquidez.
Disponible para enfrentar los costos y gastos siempre y cuando se apliquen las
políticas de cartera.
 Buen manejo de flujo de caja.
Manejar los recursos obtenidos acorde al presupuesto proyectado por el
colegio.
 Cumplimiento de los compromisos adquiridos.
Cancelar oportunamente los servicios y suministros contratados para la
P á g i n a 91 | 124
ejecución de las actividades
FORTALEZAS
 Reconocimiento y acreditación.
Los empleados, los entes del estado de supervisión y control, los proveedores
y demás vinculados, son avalistas del compromiso institucional para
cumplimiento de las obligaciones.
 Posicionamiento
Los centros educativos privados que ofrecen servicios en la ciudad de
Riohacha, han generado un entorno competitivo, tanto en procesos
académicos avalados por el ICFES, como en procedimientos administrativos
donde deben prevalecer la legalidad en contratación y cumplimiento de
parafiscalidad. De esta forma el colegio garantiza su buen ante la sociedad de
Riohacha y de La Guajira.
 Atención a los clientes.
 Facturación oportuna.
 Suministro de información de la cuenta del Banco de Bogotá por los
recaudos de pensiones.
 Recopilación y causación de las facturas de los proveedores dentro de las
fechas establecidas para límites de pago.
AMENAZAS
 Intervención de autoridades competentes.

La puesta en práctica del cobro coercitivo trae como consecuencia llamados de
atención, sanciones u otros requerimientos por parte de la secretaria de
educación en efecto al cumplimiento del derecho a la educación.
 Deterioro en las relaciones con los padres de familias de la institución.
Las medidas extremas para recuperación de las pensiones morosas, son
efectivas, a cambio de molestias que para las familias producen este
mecanismo y que finalmente conllevan a un distanciamiento y desagrado por el
colegio.
P á g i n a 92 | 124
11. PROPUESTA
DISEÑO DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA

RECAUDACIÓN Y EL CONTROL DE LOS RECURSOS EN EL COLEGIO
NUESTRA SEÑORA DE LOS REMEDIOS
Objetivos
El manual de Control interno para mejorar la recaudación y el control de los

Recursos en el Colegio Nuestra Señora de los Remedios en Riohacha,
tiene como finalidad ayudar a la Comunidad educativa a tomar decisiones
oportunas y confiables, para optimizar recursos humanos y monetarios.
General
Diseñar un Manual de control interno para mejorar la recaudación y el

control de los recursos en el Colegio Nuestra Señora de los Remedios en
Riohacha.
Específicos
- Establecer las funciones y responsabilidades de cada colaborador del

departamento administrativo de la institución educativa.
- Diseñar las políticas del departamento Administrativo-Contable.
- Determinar políticas para caja menor
- Crear políticas para becas estudiantiles
- Lograr la implementación del manual de control interno para el Colegio

Nuestra Señora de los Remedios
P á g i n a 93 | 124
11.1 Desarrollo de la Propuesta
11.1.1 Planeación
Misión
El Colegio Nuestra Señora de los Remedios es una institución educativa

pionera de la educación en Riohacha que brinda una educación integral
con valores de calidad, que fomenta una enseñanza preescolar, básica y
media de calidad, innovadora y humanista practicando buenas relaciones
humanas entre los miembros de la comunidad educativa permitiéndoles ser
competitivos en cualquier medio.
Visión
Una institución educativa potencializada de acuerdo a las innovaciones

pedagógicas - tecnológicas y conocida por su excelente contexto educativo
con calidad, donde los estudiantes sean capaces de tomar sus propias
decisiones con responsabilidad.
Una Institución que complemente al personal docente y estudiantes

realizando los mismos esfuerzos, para conducirlos hacia los avances
tecnológicos asegurando el futuro de los jóvenes con una visión de
liderazgo.
Valores Corporativos
- Servicio educativo de calidad

- Equidad entre géneros.
- Responsabilidad al educar a jóvenes del mañana.
- Tener voluntad al servicio, querer dar la mejor enseñanza educativa.
- Compromiso entre padres de familia, alumnos, personal docente y
administrativo.
- El personal docente debe de poseer integridad moral para poder dar el
P á g i n a 94 | 124
ejemplo a sus estudiantes.
11.1.2 Organización
Organigrama Estructural
El presente organigrama estructural, permite mostrar cómo deben ser los

canales de comunicación en el Departamento Administrativo Contable,
mostrando el enfoque jerárquico entre los jefes y los colaboradores.
Grafica Nº 12. Organigrama Administrativo Financiero.
Fuente: Investigación de Campo

P á g i n a 95 | 124
Organigrama deposición
El organigrama de posiciones permite focalizar y determinar de forma precisa
cuantos puestos de trabajo se utilizarán en el Departamento Administrativo
Contable del Colegio Nuestra Señora de Los Remedios.
Grafica Nº 13. Organigrama de Posiciones.

Como se muestra en el gráfico No.16, en cada uno de los puestos del

Departamento Administrativo Contable solo se requiere un colaborador, el
cual ejecutara las funciones directamente destinadas a él, sin olvidar el
trabajo grupal para que las cosas se realicen de la mejor manera.
11.1.3 Manual defunciones
El manual de funciones permite precisar el perfil y las funciones de cada puesto
de trabajo del Departamento Administrativo Contable del Colegio Nuestra
Señora de Los Remedios.
P á g i n a 96 | 124
Tabla Nº 17 Perfil Jefe de Dpto. Administrativo y contable.
COLEGIO NUESTRA SEÑORA DE LOS REMEDIOS
Nombre del Jefe Departamental Administrativo Contable

puesto
Nivel Ejecutivo
Supervisar y controlar las actividades desempeñadas
Objetivo del por todo el equipo del departamento Administrativo
Cargo Contable. Aprobación de becas estudiantiles,
prestamos, anticipos a maestros.
Realizar las funciones que se les ha encomendado
Misión del Cargo referente a su cargo, procurando el ahorro de
recursos tanto económicos, humanos y tecnológicos.
 Revisión de informes entregados por la Secretaria,
control de Talento Humano y Contadora.
 Realizar Análisis de Cartera vencida
 Reportar a la máxima autoridad sobre las
novedades generadas en el transcurso de la
Funciones semana.
 Control y supervisión de personal.
 Otorgar becas bajo los parámetros
establecidos. Emisión de informes para el
Ministerio de Educación Generación de
proyectos educativos.
 Honestidad
 Liderazgo
Competencias  Responsabilidad
 Eficiente
 Eficaz
REQUISITOS
Formación Académica Contador Público – Administración de Empresas
Edad 30 años en adelante

Sexo Masculino o Femenino
Idioma Ingles básico y español
Experiencia Cuatro años de experiencia
Actitud Trabajo en equipo, trabajo bajo presión, cumplir
metas.
P á g i n a 97 | 124
Tabla Nº 18. Perfil Secretaria General

Nombre del Secretaria.
puesto
Nivel Ejecutivo.
Objetivo el Ingreso y entrega de información.
Cargo

Control de Juntas de curso de Secundaria

Verificación de calificaciones sección primaria y
secundaria
 Redactar en forma veraz, y no interpretando, lo
manifestado por los participantes en las reuniones o
junta de profesores, dando lectura y haciendo firmar la
misma al término de la asamblea.
 Tener al día el libro de actas de las reuniones del
H.C.D., Junta de Directivos y Profesores, Padres de
Familia, y otras.
 Despachar máximo en 24 horas la correspondencia
Funciones autorizada por el rector.
 Elaborar contratos de trabajo, u otros que la institución
requiera.
 Realizar el trámite correcto que deben seguir los
documentos administrativos que llegan a su despacho.
 Mantener en reserva, orden y bajo extrema seguridad la
documentación confidencial y oficial del rector, personal
jerárquico, docentes, administrativo y de servicio.
 Coordina la elaboración, impresión de los documentos
referentes al proceso de matrícula y finalización del año
escolar, así como la entrega de los documentos
REQUISITOS
requeridos y autorizados por el rector.
Formación Licenciada en Ciencias de la Educación –Administración de
Académicas Empresas
Idioma Ingles básico y español
Experiencia Cuatro años de experiencia
Actitud Trabajo en equipo, trabajo bajo presión, cumplir metas.
P á g i n a 98 | 124
Tabla Nº 19 Perfil control de Talento Humano.

Nombre del Controlador de Talento Humano
puesto
Nivel Ejecutivo
Lograr el bienestar del personal, en todos los ámbitos, controlar que
Misión del se sientan satisfechos con su trabajo como la empresa se siente
Cargo con ellos.
Funciones  Realizar evaluación para el nuevo personal que requiera la
institución.
 Control de asistencia del personal Otorga permiso laborales
 Control del Seguro Social del personal
 Realiza el calendario de vacaciones del personal para que
no interfiera con otros.
 Realizar la nómina de pago (horas extras y
suplementarias), faltas etc.
 Controlar que cumplan con el pensum académico
 Elaborar contratos en casos de trabajos realizados con
personal técnico.
REQUISITOS
Formación Título de Administración de Empresas o afines.
Académicas
Sexo Masculino o femenino
Idioma Ingles básico y Español
Experiencia Mínimo dos años de experiencia
Actitud Dedicación, Control de personal Proactivo y Solución de problemas

P á g i n a 99 | 124
Tabla Nº 20 Perfil Contadora.

Nombre Del Contadora
Puesto
Nivel Ejecutivo
Misión del Cargo Controlar y supervisar el manejo contable, financiero y

tributario.
 Elaboración de cheques para pago a proveedores
Realización de trasferencias de pagos de sueldos a
empleados
 Actualización de saldos de chequera de la cuenta
bancaria Elaboración de informes contables
 Elaborar notas de crédito y de débito
 Elaborar Notas de ingreso y egreso en cada transacción
realizada.
Funciones  Ingreso al sistema contable de todos los asientos
contables realizados diariamente.
 Elaboración de conciliaciones bancarias Realización de
ajustes, depreciaciones. Contabilizar los movimientos
generados en el día
 Realizar los Estados Financieros de la Institución cada
año.
 Realizar la proyección para el nuevo año.
Competencias Responsabilidad, Honestidad, Respeto, Confidencialidad
REQUISITOS
Formación Título en Contabilidad o Auditoría - Finanzas y Contabilidad
Académicas
Idioma Ingles Básico y español
Experiencia Mínimo tres años de experiencia en el cargo
Actitud Dedicación plena en su trabajo, constancia y confidencialidad.

P á g i n a 100 | 124
Tabla Nº 21 Perfil Gestor Administrativo.
Nombre del Gestor administrativo.

puesto
Nivel Ejecutivo
Apoyo y soporte al Contador en las tareas designadas, para
Misión del Cargo facilitar el trabajo que realiza el Contador.
 Realizar la facturación de los servicios educativos en

forma mensual.
 Archivar la documentación procesada en forma
establecida.
 Entregar equipos, materiales fungibles, u otras
adquisiciones al personal que solicitó, mediante acta de
Funciones entrega recepción.
 Despachar la documentación a la autoridad que requiera,
dentro del término concedido por la requirente o máximo
en 48 horas plazo.
 Manejar el control de cuentas por cobrar estudiantes
Atención al padre de familia.
REQUISITOS
Formación Estudios Superiores en Administración de Empresas,
Académicas Finanzas o en Contabilidad

Idioma Ingles Básico-Español
Experiencia Un año de experiencia en el área contable
Actitud Responsable, constancia y dedicación
P á g i n a 101 | 124
Tabla Nº 22 perfil secretaria.
Nombre del Asistente de Secretaria

puesto
Objetivo del Apoyo al personal del Dpto. Administrativo

Cargo
Funciones  Organización de actas Archivo de documentos
 Traspaso de notas de alumnos tanto de la Sección
Primaria como Secundaria.
 Tomar apuntes en las reuniones del personal Entrega de
certificados y actas a Padres de Familia
 Presentación de documentos al Ministerio de Educación.
REQUISITOS
Formación Estudios Superiores en Administración de Empresas,

Académicas Finanzas o en Contabilidad.

Idioma Ingles Básico-Español
Experiencia Un año de experiencia en el área contable
Actitud Trabajo bajo presión, Confidencialidad y Responsabilidad.

P á g i n a 102 | 124
Tabla Nº 23 perfil asistente contable.
Nombre del
puesto Asistente Contable
Nivel Apoyo
Objetivo del Apoyo al personal Administrativo Contable, exclusivamente al
Cargo Contador y Colector.
 Archivar facturas, talonarios de recibos y otros

documentos.
 Realizar las retenciones a la fuente, IVA y otros.
 Elaborar contratos en casos de trabajos realizados con
Funciones personal técnico.
 Despachar la documentación a la autoridad que requiera,
dentro del término concedido por la requirente o máximo
en 48 horas plazo.
 Ayudar al rector en el campo financiero.
REQUISITOS
Formación Estudios Superiores en Finanzas o en Contabilidad
Académicas

Idioma Inglés básico
Experiencia Un año de experiencia en el cargo
Actitud Trabajo bajo presión, Confidencialidad y Responsabilidad

P á g i n a 103 | 124
11.1.4 Dirección
Capacitación
La capacitación del talento humano debe ser de vital importancia

porque contribuye al desarrollo personal y profesional de los individuos
a la vez que redunda en beneficios para la institución, es la respuesta a
la necesidad que tienen las instituciones de contar con un personal
calificado y productivo.
La capacitación beneficia a las instituciones de la siguiente manera:
 Conduce a rentabilidad más alta y a actitudes más positivas.

 Mejora el conocimiento del puesto a todos los niveles.
 Crea mejor imagen.
 Mejora la relación directores y empleados.
 Se promueve la comunicación a toda la Institución.
 Reduce la tensión y permite el manejo de áreas de conflictos.
 Se agiliza la toma de decisiones y la solución de problemas.
Tabla Nº 24. Cronograma de Capacitación
Cursos a realizarse Área Mes Horas Colaboradores
Procesos contables
y Tributación Administrativa financiero Septiembre 15 2
2018
Actualización Secretaría-Departamento Octubre 15 4

Código de trabajo Administrativo Financiero 2018
Fuente: Asesor Externo

P á g i n a 104 | 124
Para la realización de la capacitación al personal del colegio, se
aprovecharía el talento humano especializado que tiene la Universidad de
La Guajira en las áreas correspondientes.
Motivación e incentivos laborales
Un factor indispensable en lo que se refiere a motivación, es el pago

puntual de las remuneraciones y bonificaciones adicionales dentro de los
plazos establecidos.
Políticas para el Departamento. Administrativo Contable
Políticas de Contabilidad
- Establecer y exigir el cumplimiento de medidas tendientes a manejar en

forma eficiente todos los registros, archivos, que permitan la verificación
oportuna y rápida de todos los movimientos que se generen en el área
contable, por parte de los Administradores, auditores y todas las instituciones
que ejerzan algún tipo de control sobre el colegio.
- Tener la precaución de exigir, que cualquier actualización y cambios que

se realicen dentro del sistema contable, puedan ser verificados y cuenten
con la autorización respectiva y sobretodo estén acordes a las normativas
vigentes.
- Manejar la contabilidad de la Institución acorde a los principios

Generalmente aceptados por los estamentos de regulación a nivel local e
internacional.
- Reglamentar por escrito las principales políticas contables que debe

cumplir todo el personal que se le haya asignado funciones dentro del área
contable, aplicando las cuentas en forma eficiente y eficaz.
- Crear y mantener un plan de cuentas acorde a las necesidades de la
P á g i n a 105 | 124
Institución Educativa, el mismo que permita una lectura rápida y verás de la
posición financiera.
- Elaborar, analizar y consolidar los estados financieros del colegio, por lo

menos una vez a laño.
- La institución deberá conciliar los saldos en libros con los respectivos

inventarios físicos, al menos una vez al año, de manera obligatoria depurando
las inconsistencias.
Políticas de Compras
- Elaborar una base de datos actualizada, de los proveedores, verificando

principalmente los nombres y apellidos completos, Ruc, y dirección
domiciliaria; que asegure que no se cometa errores al momento de emitir las
retenciones a través del sistema.
- Realizar una calificación de proveedores acorde al servicio, calidad, y

garantía de los productos que nos provean.
- Para la adquisición de bienes y servicios se deberá exigir el análisis de

por lo menos 3 proformas de diferentes proveedores.
- Establecer montos de aprobación en las compras de bienes y servicios,

delegando responsabilidades a la Administradora y contadora.
- Las compras deben ser a crédito, y con un plazo mínimo de pago de 30días.
- Solicitar y exigir un documento legal, debidamente autorizado a todos los

proveedores de bienes y servicios.
Políticas de Ventas
- Elaboración de una base de datos de los alumnos, considerando que en

muchos de los casos la factura debe salir a nombre de su representante, por
consiguiente, en la base de datos debe haber una relación directa entre el
alumno y su representante.
P á g i n a 106 | 124
- La elaboración de facturas de los servicios educativos se realizará máximo los
cinco primeros días de cada mes.
- Los descuentos por concepto de becas deberán ser aprobados por la

Administración y registrados dentro de la factura.
Políticas de Cuentas por cobrar clientes
El control interno de las cuentas por cobrar se llevará acabo de una manera
permanente bajo los lineamientos, principios y estrategias establecidas en los
siguientes procedimientos.
Políticas de control de Cuentas por Cobrar clientes externos
- La fecha de la facturación, se realizará máximo los primeros cinco días de cada

mes.
- La copia de las facturas se archivará en forma secuencial, para mantener el
archivo al día, incluyendo las facturas anuladas.
- Los reportes de pago de pensiones se deberán cruzar diariamente, solicitando

al banco que entregue la información.
- Al momento de la matricula deberá llenar un formulario donde el padre de

familia se compromete a cancelar las pensiones dentro los 5 primeros días del
mes.
- Los estudiantes que no cancelen las pensiones dentro del plazo solicitado, se
le notificará al padre de familia para que cumpla con el compromiso adquirido.
- Tomar acciones definitivas y eficientes con la finalidad de recuperar cartera
- Los pagos de los servicios educativos se realizarán por medio de depósito

directo al banco con el correspondiente nombre del estudiante.
- Cuadrar la información mensual, con sus respectivos descuentos por

conceptos de becas.
P á g i n a 107 | 124
Políticas de Cuentas por Cobrar clientes Internos
- Receptar la solicitud, por concepto de préstamos o anticipos del

empleado.
- Determinar los plazos y la forma de pago del cliente interno.
- Los préstamos o anticipos se los realizarán a partir del día 15 hasta el 25

del mes.
- Entregar el cheque y emitir el comprobante de egreso con firmas de

autorización
- Mantener un archivo actualizado por cada cliente interno.
-Los créditos que se otorguen a los empleados no podrán superar los 12

meses de plazos
-No proporcionar créditos a empleados en los que comprometan más del

40% de su sueldo.
Políticas de control para pagos a proveedores
- Los pagos a proveedores se realizarán todos los días viernes a partir de

las nueve (9) de la mañana con todas las facturas que tengan
vencimiento hasta el día jueves anterior.
- Todo pago deberá ser realizado con cheque y a nombre de la empresa

proveedora del bien o servicio, solo en casos eventuales se cancelará
con caja menor y por montos mínimos.
- Verificar que los productos entregados por el proveedor, se encuentren

en perfecto estado y sean de buena calidad.
- Los términos de pago a proveedores son de 20 días, los pagos serán

contados a partir de la recepción de la factura en el área contable.
P á g i n a 108 | 124
Políticas de control para el manejo de Caja Menor
- El Manejo del fondo de caja menor debe estar bajo la responsabilidad

de una persona de confianza de la Directora Administrativa.
- El monto de apertura del fondo de caja chica será de $300.000 pesos, el
aumento y disminución del mismo será autorizado por la Directora
Administrativa.
- Los gastos que se cancelarán a través del fondo de caja menor será en
un monto máximo de $100.000 pesos.
- Para la justificación del fondo, en el momento de su revisión debería

utilizarse recibos provisionales, por dinero entregado para compras que
aún no se han legalizado.
- La reposición de caja menor se la realizará previa entrega del informe

de preestablecido para el detalle de gastos.
- El cheque para la reposición del fondo de caja menor, será elaborado a

nombre del responsable de dicho fondo. La reposición del fondo de caja
menor se lo debe realizar al momento que se haya utilizado en un75%.
Políticas para el control de inventario activos fijos
- La Compras de activos fijos se lo realizará previo requerimiento de los

diferentes departamentos que conforman la institución.
- Para la adquisición de activos debe ser aprobado por la Directora

Administrativa y de acuerdo al presupuesto establecido.
- Los activos fijos se registrarán contablemente, de acuerdo con los

principios, normas de contabilidad de general aceptación y leyes,
- Los activos fijos deben llevarse al costo de adquisición o construcción
histórico.
- La vida útil asignada debe estar de acuerdo a las normas impartidas por la
ley.
P á g i n a 109 | 124
- Los activos fijos deben controlarse en un auxiliar contable que identifique
su código, fecha de incorporación, vida útil, valor de adquisición,
depreciación acumulada, depreciación del ejercicio, valor neto e
identificación del departamento que usa el bien.
- Esto último es de vital importancia pues permite definir el tipo de costo o

gasto ya sea Costo de producción o gasto de administración y ventas.
- Respecto de las escrituras de propiedad, se deben anotar detalladamente

los datos completos en el registro correspondiente; el original lo conservará
el departamento administrativo y una copia será para el departamento de
contabilidad.
- Los cambios de equipos deben implicar dar de baja el antiguo código e

ingresar un código nuevo.
- Todos los bienes del activo fijo deberán poseer una placa identificadora que
indique el código asignado en el auxiliar de activo fijo, además el sistema
de activo fijo debe especificar la ubicación de los bienes y el estado en que
se encuentran.
- Los inventarios físicos de los activos fijos deben ser cotejados y conciliados
periódicamente con los registros contables.
- Cada responsable de área tiene que firmar un Acta de Responsabilidad

Material de los activos fijos bajo su custodia.
- Cuando se cambie el responsable de un área; debe efectuarse el chequeo

de todos los activos fijos tangibles bajo su custodia, a fin de fijar la
responsabilidad material correctamente
- La recepción y entrega de los equipos debe efectuarse con la
documentación debidamente autorizada.
- Los valores de los activos fijos tangibles se depreciarán mensualmente de

acuerdo con las regulaciones vigentes y en base a las tasas establecidas
para su reposición.
P á g i n a 110 | 124
- Para los bienes en desuso e inactivos por tiempo indefinido se debe
mantener una cuenta por separado bajo el rubro otros activos fijos.
- Las donaciones de activos fijos serán aprobadas por la Directora.
Políticas de asignación de becas a estudiantiles
La asignación de becas estudiantiles, se les otorgará a los dos mejores

promedios académico de cada grado de la institución.
11.1.5 Análisis financiero mediante razones financieras
El análisis financiero según las razones financieras mostrará cómo se

encuentra la rotación de cuentas por cobrar en la institución, teniendo en
cuenta que se necesita analizar la variable de recaudación para el
cumplimiento de los objetivos.
Razones financieras periodos 2015 al 2017
Estados Financieros:
Mediante análisis vertical y horizontal se observó:
Tabla Nº 25. Análisis Horizontal

Año 2015 Año 2016 Vr. Vr. RELAT.
ABSOL.
13 DEUDORES 22.441.745,00 16.555.334,00 -5.886.411,00 -26,23
Año 2016 Año 2017 Vr, ABSOL Vr. RELAT.
13 DEUDORES 16.555.334,00 94.279.929,00 77.724.595,00 469.48
Análisis vertical:
 En el año 2015 el rubro de cuentas por cobrar tiene un porcentaje

de 16,98 con respecto al activo total.

de 12.36con respecto al activo total.
P á g i n a 111 | 124
de 38.34 con respecto al activo total.
Índices financieros: Los datos tomados corresponden a los años 2015 al 2017
según estados financieros.
Rotación de Cuentas por cobrar:
AÑO 2015 = 1.050.708.579.67/22.441.745 = 46.8119 VECES
AÑO 2016 = 1.124.644.726.89/16.555.334=67,93247 VECES
AÑO 2017 = 1.260.718.504/94279929=13,372077 VECES
AÑO 2015: Las cuentas por cobrar del Colegio Nuestra Señora de los
Remedios giraron 46.81 veces durante el periodo 2014. Es decir que la
cantidad de $ 1.050.708.579.67 se convirtieron a efectivo46.81 veces durante
dicho periodo.
AÑO 2016: Las cuentas por cobrar para el año 2015 Colegio Nuestra Señora
de los Remedios giraron 67.93 veces. Es decir que la cantidad de
$1124644726.89se convirtieron a efectivo67.93 veces durante dicho periodo.
Año 2017: Las cuentas por cobrar para el año 2006 del Colegio Nuestra
Señora de los Remedios giraron 13.37 veces, es decir, que los $94.279.929 se
convirtió a efectivo 13.37 veces durante este mismo periodo.
Es de destacar que el indicador de las cifras de las ventas tomadas

corresponde al total de ingresos y a la cifra de ventas a crédito propiamente
dicho.
P á g i n a 112 | 124
Periodo medio de Cobro:
AÑO 2015 =22.441.745*360/1.050.708.579=7.69 días (7.69 días x 12 meses =

92.28 días al año)
AÑO 2016 = 16.555.334*360/1.124.644.726 = 5,29938 días (63.48 días al año)
AÑO 2017 = 94.279.929*360/1.260.718.504.66 = 26.9217 días (323 días al

año)
Año 2015: Para éste periodo, el indicador muestra que la empresa tarda 92
días al año en recuperar todas sus cuentas por cobrar.
En el periodo 2016 se nota mayor agilidad para recuperar la cartera en donde

su totalidad se convierte a efectivo, cada 63 días al año en promedio, mientras
que para el periodo 2017 se presentó una mayor tardía en el tiempo de
recaudo de 323 días al año, para convertir a efectivo las cuentas por cobrar de
éste periodo.
Dentro de este análisis, es necesario comprender que no se ha estudiado a

una empresa comercial, y que en la prestación de sus servicios la modalidad
de crédito no se contempla dentro del presupuesto anual; sino más bien que
debería percibir sus ingresos por anticipado mensuales dentro de los primeros
5 días de cada mes.
11.1.6 Presupuesto para poder ejecutar la propuesta.
Para realizar un manual de Control Interno para mejorar la recaudación y el

control de los recursos en el Colegio Nuestra Señora de los Remedios, se
plantea el siguiente presupuesto referencial que proponga los recursos
necesarios para lograr el objetivo.
P á g i n a 113 | 124
Tabla Nº 26. Presupuesto referencial
COSTO COSTO
DETALLE
UNITARIO TOTAL
Objetivo N. 1 Planificación: Determinación de la
misión, visión y Valores Corporativos. 0.00 0.00
Objetivo N. 2 Organización: Elaborar el Organigrama

del personal del Dpto. Administrativo Financiero 1.200.000 2.400.000
(Contratación de dos personas más)
Objetivo N. 3 Dirección: Capacitaciones al
personal nuevo y que ya está trabajando en la 2.000.000 2.000.000
Institución. (6 Colaboradores)
Objetivo N. 4 Propuesta Financiera: Implementar
políticas descritas en el manual, además utilización de 0.00 0.00
los formatos de solicitud de Becas y Préstamos al
personal
TOTAL 3.200.000 4.400.000
Como se muestra en el cuadro anterior para poder cumplir con lo

establecido en el Manual de Control Interno, se debe realizar una inversión
de $4.400.000, donde la capacitación es una sola vez y el salario de los
empleados nuevos se pagará mensualmente, todo se utilizará para
mejorar la situación actual del Colegio Nuestra Señora de los Remedios.
11.1.7 Financiamiento para la implementación de la propuesta.
El Colegio Nuestra Señora de los Remedios, lleva varios años de

experiencia brindando el servicio de educación a los niños y jóvenes de
Riohacha, por tal razón se financiará con sus propios fondos prestando
mayor atención a la parte financiera de la institución.
P á g i n a 114 | 124
CONCLUSIONES
El Colegio Nuestra Señora de los Remedios no cuenta con un Manual de

Control Interno para mejorar la recaudación y el control de los recursos, lo
que ha ocasionado que no exista un adecuado control en el Departamento
Administrativo Contable.
El Departamento Administrativo contable en la actualidad no cuenta con el

suficiente personal para tener una distribución de facultades o atribuciones
de tareas, por ejemplo, en el caso del contador se encarga de cosas que
debería realizar un especialista de talento humano.
No se maneja un adecuado fondo de caja menor, ya que no se posee

políticas de uso, ni montos máximos a ser utilizados. No se tiene fechas de
cuadres de caja, ni fechas de reposiciones, no se elaboran arqueos para
controlar que el dinero se encuentre encaja.
El Colegio Nuestra Señora de los Remedios no cuenta con perfiles de

contratación para el personal del Departamento Administrativo Financiero,
como tampoco con manual de funciones para empleados, lo cual ha
ocasionado tener personal que no tiene la preparación suficiente y en vez
de ser un apoyo para el departamento es el cuello de botella donde todos
los procedimientos se atascan.
No se tienen establecido un calendario de capacitaciones para el personal

del Administrativo Financiero del Colegio Nuestra Señora de los Remedios,
sin tener en cuenta que cada año se establecen nuevas normas
educativas, tributarias, financieras y humanas que deben ser actualizadas.
P á g i n a 115 | 124
RECOMENDACIONES
Se hace necesario que El Colegio Nuestra Señora de los Remedios

empiece por implementar el DISEÑO DE UN MANUAL DE CONTROL
INTERNO PARA MEJORAR LA RECAUDACIÓN Y EL CONTROL DE LOS
RECURSOS, de tal forma que se pueda garantizar la realización de los
procesos y los controles como se describen en el manual de
procedimientos. No se puede garantizar ver los resultados de inmediato,
con la puesta en funcionamiento del manual, pero sí que con el pasar del
tiempo, se puedan ver mejoras en la Gestión de las actividades del
Departamento Administrativo y contable.
Con base en lo anterior, se recomienda de manera puntual al encargado

del área administrativa y contable del Colegio Nuestra Señora de los
Remedios tener muy en cuenta los siguientes planteamientos:
Implementar el manual de control interno para mejorar la recaudación y el

control de los recursos del Colegio Nuestra Señora de los Remedios y así
eliminar todas las falencias que se han presentado hasta la actualidad.
Contratar al personal suficiente para poder realizar una distribución

adecuada de trabajo basándose en las necesidades y los perfiles del
puesto en el Departamento Administrativo Contable del Colegio Nuestra
Señora de los Remedios.
Basarse en las políticas para otorgar becas, establecida en la propuesta,

con el fin de controlar este gasto y llevar un control financiero el pro de
seguir garantizando esta labor.
Establecer las políticas para el pago de pensiones, y así evitar la mora por
P á g i n a 116 | 124
parte de los padres de familia, además que esto ayudará a que se
disminuya las cuentas por cobrar y se tenga liquidez para el pago de
sueldos al personal.
Establecer las políticas de caja menor recomendadas para tener un control

adecuado de estos fondos, llevando los respectivos registros, controles y
documentos que permitan realizar un apropiado arqueo de caja.
Brindar capacitaciones al personal del Departamento Administrativo

Contable en temas relacionados a sus funciones, para tener un mejor
desempeño en las actividades que realizan diariamente en sus puestos de
trabajo.
P á g i n a 117 | 124
BIBLIOGRAFÍA
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2013, Pág. 236, 237.
Santillana, González Juan Ramón; Establecimiento de Sistemas de Control

Interno 2012, Pág. 56 – 64
Maldonado, Milton k., “Control Interno para Administradores Principiantes”,

Instituto de Auditores Internos Capitulo Quito, Quito, 1992. Pág. 113- 117
Diccionario de Contabilidad y Finanzas (2015) Editorial Cultural S.A.
D. Juan M. Aguirre Ormaechea. (2015) Auditoria III Control Interno Áreas

específicas de implantación procedimientos y control. Pág. 87- 106
Gómez Ceja, Guillermo (2013), Políticas y procedimientos, 8va edición, pág.

309
Graham Kellog, Preparación del Manual de Oficina, Reverté, México, 1963.
Díaz Betancourt, Flora Maricela, "Diseño de un sistema de control interno para

el manejo de las Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar de la Corporación
FORDES, en la ciudad de Quito 2012", Quito- Ecuador. Pág. 26
Arens Elder Beasley. Auditoria un enfoque integral. Decimoprimera edición

2007. México. Pearson Educación. 283 p.
Banco de la República. CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA – DSEP -

152 www.banrep.gov.co/sites/default/files/paginas/dsep152-definiciones.pdf
P á g i n a 118 | 124
Definición ABC. 152
http://www.definicionabc.com/economia/tesoreria.php#ixzz2vsD05ZnA
Decreto 2649. La contabilidad de Hoy

http://lomejordelacontabilidad.blogspot.com/2011/03/el-decreto-2649.html
Actualícese, Normatividad. Como medir el conocimiento de la Contabilidad.

http://actualicese.com/normatividad/2009/07/13/ley-1314-de-13-07-2009/
Don Hellriegel Susan E. Jackson, John W. Slocum Jr., “Administración, un

enfoque basado en competencias”, 2013, Décima Edición, Pág. 10.
Econ. Natalia Lutsak Y. Administración Financiera Guía Didáctica, Editorial

Universidad Técnica Particular de Loja, octubre 2011, Pág. 15
Graham Kellog, Preparación del Manual de Oficina, Reventé, México, 1963,

Pág. 65
Guillermo Gómez Ceja, Políticas y procedimientos, 2009, 8va edición, pág. 309
Ley Orgánica de Educación – MIN EDUCACION EN COLOMBIA, 2010.
Principios de Auditoría; 2011, Pearson Educación, Décimo cuarta edición,

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Richard L Dalf, “Administración”, 2012 Sexta Edición, Pág. 5
ZVI BODIE, Robert C. Merton, “Finanzas”, 2014 Pearson Educación, Pág. 2
P á g i n a 119 | 124
ANEXOS
P á g i n a 120 | 124
ANEXO Nº 1. ENCUESTA A EMPLEADOS.
Encuesta aplicada a los empleados del departamento Administrativo

Contable del Colegio Nuestra señora de los Remedios de Riohacha.
1.- ¿Tiene conocimiento de cuantos alumnos tanto de la escuela

como de colegio tienen becas en el Colegio Nuestra señora de los
Remedios de Riohacha?
Sí No
2.- ¿Tiene conocimiento de los motivos para otorgar becas a los

alumnos?
Sí No
3.- ¿Conoce usted si el Colegio Nuestra señora de los Remedios de

Riohacha maneja un manual de control interno para controlar los
pagos de pensiones?
Sí No
4.- ¿Está de acuerdo con el proceso de cobro de pensiones que

actualmente maneja el Colegio Nuestra señora de los Remedios de
Riohacha?
Sí No
5.- ¿Conoce usted quien desempeña las funciones de cobro de

pensiones en el Dpto. Administrativo Contable?
Sí No
P á g i n a 121 | 124
6 ¿Considera usted que es necesario crear un manual de control
interno, para mejorar la recaudación y control de los recursos en el
Colegio Nuestra señora de los Remedios de Riohacha?
Sí No
7- ¿Cree usted que los padres de familia cancelan puntualmente las

pensiones?
Sí No
8- ¿Las funciones que usted realiza va dirigida a la recaudación o

control de los recursos del Colegio Nuestra señora de los Remedios
de Riohacha?
Sí No
9.- ¿Existe bases actualizadas de los alumnos que están debiendo

pensiones?
Si No No se
10.- ¿Cuál es la forma de cobro de pensiones?
Efectivo Depósitos Cheque Otros
11.- ¿Cómo califica usted la gestión que se realiza para recaudar y

controlar los recursos?
Buena Regular Mala

Gracias por su colaboración
P á g i n a 122 | 124
ANEXO Nº 2. ENTREVISTA A LA DIRECTORA.
Entrevista aplicada a la Directora Administrativa del Colegio Nuestra

Señora de Los Remedios.
1.- ¿Desde qué año ejerce las funciones de Directora Administrativa?

---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
2.- ¿Cómo es la forma de controlar a los estudiantes para que paguen

sus pensiones?
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------
3.- ¿Cómo establecen el valor a cancelar por concepto de pensiones por

cada estudiante cada año?
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------
4.- ¿Qué debe de cumplir un alumno para ser becado?

---------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------
5.- ¿Cuál es el porcentaje máximo de becas concedidas en total en el

colegio?
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------
6.- ¿Tienen establecidas las tarifas de becas para los alumnos?
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------
7.- ¿Manejan algún sistema para el control de pensiones?
P á g i n a 123 | 124
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------
8.- ¿Trabajan con alguna Institución Financiera para el cobro de

pensiones y que beneficios les brinda?
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------
9.- ¿Usted cree que se cancelan con puntualidad las pensiones?

---------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------
10.- ¿Han acudido alguna vez a sobregiros o préstamos bancarios para

completar el presupuesto de sueldos del personal?
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------
11.- ¿En qué meses se obtiene mejor recaudación?

---------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------
12.- ¿Cree usted que es necesario establecer políticas para control de la
recaudación y los recursos?
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------
Gracias por su colaboración
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Manual de Control Interno para Mejorar La Recaudacion y El Comtrol de Los Recursos Del Colegio Nuestra Señora de Los Remedios

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MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA RECAUDACIÓN Y

EL CONTROL DE LOS RECURSOS EN EL COLEGIO NUESTRA SEÑORA

GENERSON E. GÒMEZ RAMIREZ

GENERSON E. GÒMEZ RAMIREZ

Propuesta de Monografía para optar al título de Contador Público

Dra. EUCADYS CUJIA GUERRA

JURADO Nº1: _______________________________

A Dios, por siempre acompañarme en cada proceso y llenar mi corazón de

A mis padres, Gilberto de Jesús Gómez Duque, María Teresa de Jesús

Generson Eliecer Gómez Ramírez.

A mi padre Luis Carlos Campos (Q.E.P.D) que, aunque no estas, me distes la

A mis hermanos por su apoyo incondicional, gracias por su paciencia, gracias

Luis Eduardo Campos Gutiérrez.

A Dios, por darme la fortaleza, el entendimiento, la sabiduría y la humildad de

A mi madre My Rochy, por todos los valores inculcados y enseñarme a luchar

A mi Hermano por ser mi ejemplo de lucha y perseverancia, por siempre darme

Paola A. Iguaràn Rodríguez.

Nuestros agradecimientos en primera instancia a Dios por la bendición que nos

Este estudio apuntó a dar respuestas al siguiente interrogante: ¿La creación de

Método. Se utilizó una Investigación de tipo descriptivo; debido a las

La muestra poblacional fue de treinta y ocho (38) personas, se aplicó las

Palabras Claves: Administración, contabilidad, control interno, mejorar,

1. EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÒN ............................................................ 18

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .......................................................................................18

1.2 Formulación del problema. ..............................................................................................................19

1.3 Sistematización del problema ..........................................................................................................19

3.1 Objetivo General ..............................................................................................................................22

3.2 Objetivos Específicos........................................................................................................................22

4.1 ESPACIAL. ....................................................................................................................................23

4.3 DEMOGRÁFICA .................................................................................................................................23

5. MARCO DE REFERENCIA .............................................................................................. 24

5.1 ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS ....................................................................................................24

5.2 BASES TEÓRICAS ......................................................................................................................26

5.3 MARCO CONCEPTUAL ..............................................................................................................47

5.4 MARCO LEGAL ..................................................................................................................................51

6. MARCO SITUACIONAL ........................................................................................ 68

6.1 Antecedentes históricos ............................................................................................................68

6.2 Misión ............................................................................................................................................68

6.3 Visión .............................................................................................................................................69

6.4 Escudo del Colegio Nuestra Señora de los Remedios .......................................................................69

6.5 Valores Corporativos..................................................................................................................69

7.1 Definición de la variable ............................................................................................................71

7.2 Operacionalización de la variable ....................................................................................................71

7.3 Mapa de variables .......................................................................................................................72

8. DISEÑO METODOLÓGICO ............................................................................................ 73

8.1 Tipo de investigación .......................................................................................................................73

8.2. Método de investigación ................................................................................................................73

8.3 Fuentes de investigación ..................................................................................................................74

8.4 Estudios estadísticos ........................................................................................................................74

8.4.1 POBLACIÓN Y MUESTRA ......................................................................................... 74

9. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS ............................ 77

10. ANALISIS DOFA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y DE CONTABILIDAD DEL

11.1 Desarrollo de la Propuesta......................................................................................................94

CONCLUSIONES ...................................................................................................... 115

RECOMENDACIONES ............................................................................................. 116

BIBLIOGRAFÍA ......................................................................................................... 118

Figura 1. Procesos de Administración de Riesgo 29

Grafica Nº 1 Porcentajes Respuesta Nº1 78

ANEXO Nº 1. ENCUESTA A EMPLEADOS. 121

El trabajo de grado titulado “MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA

Los sistemas de recaudo han cambiado la forma en que operan los

Por ello fluye la necesidad de crear nuevos mecanismos de control que

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