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 Proceso para la

identificación, análisis y
respuesta del riesgo a la
imparcialidad en las
actividades de validación y/o
verificación
P-16-V-06

Modificado por:  Gestoría de Calidad  30-11-2016

Revisado por:  Director  30-11-2016

Aprobado por:  Director  30-11-2016

Descripción del cambio Aprobado Responsable


Se incluyen nuevos riesgos (por competencia y capacitaciones), Dirección Gestoría de Calidad
además se incluye que se solicitará al equipo verificador la
retroalimentación sobre nuevos riesgos a la imparcialidad que
se puedan presentar. Varias de las salvaguardas mencionadas
han sido ampliadas. Los tipos de riesgos y la probabilidad de
ocurrencia se modifican, haciendo un estudio de los tipos de
riesgos que se han presentado en las verificaciones que se han
desarrollado a la fecha.
Cambio de versión 04 a 05.
Se eliminó categorización de riesgos dejando solamente la Dirección Gestoría de Calidad
probabilidad de ocurrencia. La probabilidad de ocurrencia se
clasificó en alta, media o baja según el registro de conflictos
encontrados en el periodo del 2016.
Se alineó el procedimiento según los riesgos más frecuentes,
sin dejar de lado aquellos riesgos potenciales que aun no se
han presentado.
Además se mejoran las medidas de salvaguardas en los riegos
de Familiaridad/amistad y Participación continua de
verificadores, esto en el cuadro #2.
Cambio de versión 05 a 06.
Proceso para la identificación,
análisis y respuesta del riesgo
a la imparcialidad de las
actividades de validación
y/o verificación
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1. OBJETIVO

Identificar riesgos y salvaguardas para la imparcialidad en las Actividades de validación y o


verificación de GEI.

2. ALCANCE:

Aplica al proceso de evaluación y riesgos a la imparcialidad previo a la implementación de las


actividades de validación y/o verificación a Organizaciones y/o Proponentes de proyectos de
GEI.

3. DEFINICIONES

Cliente: Organización ó Proponente del proyecto que solicita la validación o la verificación.

Proyecto de GEI: actividad o actividades que alteran las condiciones identificadas en el


escenario de la línea base que causan la reducción de las emisiones de GEI o el aumento en
las remociones de GEI

EARTH-UCN: Escuela de Agricultura de la Región Tropical Húmeda, Unidad de Carbono


Neutro.
Usuario Previsto: Individuo u organización definido por quienes informan de lo relacionado
con los GEI, como aquel que utiliza dicha información para la toma de decisiones.

Validación: comprobación de que las metas proyectadas que plantea un plan de proyecto de
reducción y/o remoción de GEI en su etapa de planificación son posibles de lograr.

Verificación: comprobación de que los datos e información de una organización o proyecto


de GEI implementados sean correctos.

Equipo de validación y/o verificación: uno o más validadores y/o verificadores que llevan a
cabo una validación y/o verificación con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos.
Proceso para la identificación,
análisis y respuesta del riesgo
a la imparcialidad de las
actividades de validación
y/o verificación
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Validador (V): persona competente e independiente con la responsabilidad de llevar a cabo


la validación e informar de sus resultados.

Verificador (V): persona competente e independiente con la responsabilidad de llevar a cabo


la verificación e informar sobre el proceso de verificación.

Experto técnico (ET): persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo
de validación y/o verificación.

Líder de Equipo (LE): persona con la competencia para liderar una actividad de validación
y/o verificación a quien se le ha asignado la responsabilidad de esta actividad.

Para fines de este documento se utilizan las definiciones dadas en la Norma INTE-ISO 9000
Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario (E-1) e INTE-ISO 14065
Gases de efecto invernadero — Requisitos para los organismos que realizan la validación y la
verificación de los gases de efecto invernadero (E-11).

4. DOCUMENTOS RELACIONADOS

4.1. Documentos Internos

F-07 Plan para la actividad de validación y/o verificación in situ

F-38 Matriz de identificación de riesgos a la imparcialidad

F-55 Matriz para la determinación del costo, tamaño de muestra y equipo preliminar en
AVV.

F-10 Solicitud para actividad de Validación y/o Verificación.

F-35 Lista de Organizaciones o Proyecto de GEI Validados y/o Verificados.

P-03 Proceso de Planificación de Actividades de Validación y/o Verificación.


Proceso para la identificación,
análisis y respuesta del riesgo
a la imparcialidad de las
actividades de validación
y/o verificación
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P-04 Ejecución de Actividades de Validación y/o Verificación.

P-20 Procedimiento para la determinación del tamaño de muestra en las actividades de


validación y/o verificación.

4.2. Documentos Externos

E-03 INTE-ISO 14064-1 Gases Efecto Invernadero Parte 1: Especificación con


orientación, a nivel de las organizaciones, para la cuantificación y el informe de las
emociones y remociones de GEI.

E-04 INTE-ISO 14064-2 Gases Efecto Invernadero Parte 2: Especificación con


orientación a nivel de proyecto, para la cuantificación, el seguimiento, y el informe de la
reducción de emisiones o el aumento de remociones de GEI.

E-05 INTE-ISO 14064-3 Gases Efecto Invernadero Parte 3: Especificación con


orientación para la validación y verificación de declaraciones sobre gases de efecto
invernadero.

E-11 INTE-ISO 14065 Requisitos para los organismos que realizan la validación y la
verificación de los gases de efecto invernadero.

E-18 INTE 12-01-06:2011 Sistema de gestión para demostrar la C- neutralidad.


Requisitos.

5. RESPONSABILIDADES

Las responsabilidades se detallan en cada actividad mencionada en este documento.

La simbología utilizada para designar a los responsables es la siguiente:

 Dirección: [DU]
 Gestoría de Calidad: [GC]
Proceso para la identificación,
análisis y respuesta del riesgo
a la imparcialidad de las
actividades de validación
y/o verificación
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6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

6.1. Proceso de identificación y clasificación de riesgos a la imparcialidad .

El proceso inicia cuando un cliente efectúa el contacto inicial con la EARTH-UCN


manifestando su interés de validar y/o verificar por tercera parte la declaración de emisiones
de su inventario, del nivel de neutralidad y o de su proyecto de GEI. Este procedimiento
permite la identificación de riesgos a la imparcialidad de la o las personas que forman parte
del equipo verificador con la organización cliente según la relación existente con la finalidad
de minimizar el riesgo a la imparcialidad que pueda surgir de esa relación.

La Dirección de la Unidad evalúa el riesgo de posibles conflictos de interés para asegurar


mecanismos independientes que logren minimizar la imparcialidad en el proceso de validación
y/o verificación de GEI de la organización o proyecto haciendo uso del F-38 Matriz de
identificación de riesgos a la imparcialidad.

Los riesgos a la imparcialidad del validador/verificador son fuentes de sesgos potenciales que
podrían comprometer la capacidad del verificador de tomar una decisión sesgada.

La GC solicitará una vez al año, realimentación a los equipos de verificación para determinar
si han identificado nuevos riesgos a la imparcialidad, que no hayan sido detectados en este
procedimiento. Además con este insumo convoca al Comité de Imparcialidad (una vez al año)
para revisar este procedimiento, los riegos identificados, su clasificación y su gestión y analiza
nuevos posibles riegos que deban ser incluidos.

La evaluación de los riesgos a la imparcialidad se rige por siguientes componentes como se


muestra en el cuadro 1.
Proceso para la identificación,
análisis y respuesta del riesgo
a la imparcialidad de las
actividades de validación
y/o verificación
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Cuadro 1: Gestión de riesgos a la imparcialidad

Planifica la Gestión Identifica Realiza análisis de Planifica Seguimiento y


del Riesgo según Riesgos Riesgo Respuesta controles
tipo de relación Estratégica

(Salvaguarda)

Para gestionar el Se identifican los Según la probabilidad Para cada riesgo Se evalúa
riesgo, la EARTH-UCN mayores riesgos a de ocurrencia de los identificado se posteriormente la
efectúa una los que riesgos identificados, crea una efectividad de la
identificación de potencialmente se analiza estrategia de estrategia (post
posibles riesgos que podría estar subjetivamente y se respuesta para verificación) y se
podrían derivarse de amenazada la categorizan como minimizarla. recomienda
las relaciones que imparcialidad en el riesgos altos, medios y cambios cuando
mantiene EARTH con proceso de bajos. requiere.
personas y validación y/o
organizaciones a lo verificación.
interno y externo de la
organización con el fin
de analizarlos y
determinar estrategias
de salvaguarda,
seguimiento y control,
basándose en la
normativa INTE/ISO
14065 puntos 5.4.1 y
5.4.2

6.2 Tipos de relaciones entre EARTH y otras organizaciones y/o personas

La EARTH mantiene diferentes tipos de relaciones para su sostenibilidad operativa con


diferentes organizaciones como se muestra en el Anexo 1. Es decir, posee donantes de
dineros, organizaciones generadoras de becas, relaciones comerciales, graduados,
relaciones con centros educativos y financieros, así como relaciones de amistad con
graduados y con miembros de los concejos directivos, ofrece capacitación y subcontrata
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análisis y respuesta del riesgo
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y/o verificación
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servicios de verificación a verificadores externos, entre otros. Esas relaciones podrían


influenciar la imparcialidad del proceso de Verificación de GEI del cliente.

El cuadro 2 muestra los tipos de riesgos a la imparcialidad y la estrategia de salvaguarda

Cuadro 2. Riesgos y estrategia de salvaguarda

Tipo de relación con


la organización Conflicto de interés Salvaguarda

Relaciones Personas y organizaciones que aportan dinero/becas Aplicar los procedimientos de gestión a todas
comerciales/donante para financiamiento a la Universidad y solicitan AVV las organizaciones cuando solicitan AVV por
igual, de manera que no se genere ninguna
preferencia durante la AVV.
Aportes de donantes, de personas y organizaciones que
aportan becas a estudiantes de escasos recursos El uso de procedimientos en la actividad de
podría representar un riesgo a la imparcialidad cuando verificación permite mantener la imparcialidad
además solicitan actividades de VV a la Unidad. del validador/verificador.

Podrían asumir que el aporte que ofrecen a la


Se selecciona el equipo verificador, quien
Universidad se compensaría con una verificación menos implementa una revisión preliminar y luego la
rigurosa o bien con un costo menor verificación in situ según los procedimientos
establecidos.

El PAC es revisado y aprobado por el equipo


verificador.

Se realiza una revisión independiente que


evidencia que todas las etapas, los
procedimientos y los formatos requeridos se
utilizaron y completaron.

Se efectúa un contrato y a la vez se


confecciona la cotización según cantidad de
datos, procesos a evaluar y composición del
equipo según complejidad de la
organización/sector utilizando el F-55.

Intimidación Altas autoridades de la organización (gobernanza Las altas autoridades de la organización han
interna) podrían influir/intimidar para incidir en los recibido una presentación de la operación de
la Unidad de Carbono, han firmado un
resultados de la AVV de un tercero. También se podría
compromiso de imparcialidad para evitar el
dar el riesgo de intimidación de las altas jerarquías de la riesgo por gobernanza/intimidación. Se
EARTH ante intereses de relaciones institucionales e asegura la independencia del verificador con
inclusive de la dirección de la EARTH-UCN hacia los un entorno profesional y cultura con valores
éticos y morales en la institución.
validadores/verificadores
Las altas autoridades de EARTH no toman
decisión en relación a los procesos de
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verificación ni participan en ninguna etapa de


verificación.

La Dirección de la Unidad participa en la


revisión independiente en los sectores con
competencia para asegurar que el proceso de
Verificación se ha cumplido y se cuenta con la
evidencia sin influir en las decisiones del
equipo verificador.

Auto revisión Algunos verificadores externos de la Unidad de Carbono Con la información solicitada al cliente en el F-
también actúan como consultores y personal de planta 10 y con la información solicitada a cada
verificador cada vez que se le solicita
de organizaciones clientes. Esos verificadores podrían
participar en un equipo verificador, se logra
participar como miembros verificadores a la empresa determinar si hay ese conflicto por auto
con la cual mantiene el una relación laboral o un revisión. Cuando eso ocurre no se permite la
participación de ese verificador en el equipo.
conflicto de interés.
La información queda registrada en la carta de
Eso podría ser una amenaza en la que ellos mismos participación del verificador en el equipo y
podrían auto-revisar su trabajo. luego en el expediente del cliente.

Interés propio Representa una amenaza a la imparcialidad cuando una Para evitar este conflicto, se aplican los
persona verificadora también tiene algún interés procedimientos de verificación de igual forma
a todas las organizaciones, asegurando que se
particular con la organización cliente. Por ejemplo,
selecciona el equipo verificador quien
interés de laborar a futuro, de desarrollar relaciones implementa una revisión preliminar y luego la
comerciales y de otro tipo que resulte en un conflicto de verificación in situ según los procedimientos
interés personal con la organización que solicita la AVV establecidos P-03 y P-04.
y por ende podría tratar de saltar procedimientos o
El PAC presentado por el cliente es revisado y
realizar una verificación menos profunda para lograr la aprobado por el equipo verificador.
declaración de C neutralidad
Se realiza una revisión independiente que
evidencia que todas la etapas, los
procedimientos y los formatos requeridos se
utilizaron y completaron

Si él LE percibe que en alguno de los


miembros de su equipo está posible el riesgo,
o bien si alguno de los miembros del equipo lo
informara al LE, éste lo minimizará
reemplazando a la persona que muestra el
riesgo.

Los conflictos de interés se declaran por los


verificadores cuando se seleccionan las
personas para conformar los equipos, ya que
se les solicita una carta indicando si tienen
algún conflicto de interés con el cliente. Esa
carta se mantiene en el expediente del cliente.
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análisis y respuesta del riesgo
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Familiaridad/amistad En situaciones donde es posible encontrar relaciones de Cuando se da el riesgo de familiaridad de


amistad cercana y/o familiaridad entre los miembros del primera generación (padres, hermanos,
relaciones de pareja) cercana entre
equipo verificador y las personas de la organización a
verificadores y personal responsable en la
verificar, se podría poner en riesgo la imparcialidad del elaboración de información de las
proceso de verificación. organizaciones, no se permitirá la presencia en
el equipo verificador de la persona que
muestra el conflicto.

Esta información se evidencia en la carta de


solicitud de participación en el equipo
verificador donde la persona seleccionada para
participar en la verificación indica el tipo de
relación que tiene con la organización cliente o
con las personas encargadas de manejo de la
información del cliente.

Además en el formulario F-10 Solicitud de


actividad de validación y/o verificación se le
consulta a la organización sí contrató a
consultores externos para el desarrollo de la
información, lo que nos permite identificar si
algún miembro del equipo brindó servicios
profesionales a la organización y de tal forma
se toma la decisión de descartarlo como
miembro del equipo a verificar la organización
en cuestión.

Anteriormente se podía presentar el riesgo de


amistad cercana entre verificadores y personal
responsable en la elaboración de información
de las organizaciones, debido a que estas
personas también son parte del equipo, por tal
razón se han tomado dos decisiones como
medidas de salvaguardas para eliminar este
conflicto:

1) A partir de enero 2017 se procederá a


separar del equipo verificador de la
EARTH-UCN los miembros que trabajan
con empresas que están verificadas por la
EARTH-UCN, y no serán contemplados
para más actividades de verificación.

2) No se permitirá como miembros del


equipo verificador a personas que
trabajen en empresas que sean
verificadas por la EARTH-UCN.
Proceso para la identificación,
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Por defensa Situación que podría presentarse cuando la EARTH- Cuando se presenta una situación de litigio o
UCN o su personal actúen en apoyo ó en oposición a disputa donde se involucra un verificador(a)
no se permite la persona involucrada en el
una empresa o proyecto que a su vez es su cliente en la
equipo verificador
solución de una situación de disputa o de litigio.

Participación Podría darse el caso de que mismos verificadores Después de dos procesos continuos de actuar
continua de participen continuamente verificando la misma como verificador en una misma organización,
verificadores el verificador no podrá participar en el equipo
organización, lo cual representa un riesgo a la
verificador de esa organización para el periodo
imparcialidad. Los verificadores que participaron siguiente, pudiendo ser considerado en el
anteriormente podrían no detectar vacíos de información equipo verificador del periodo posterior. Es
decir, cada verificador puede participar dos
y/o riesgos no detectados en verificaciones anteriores, o
veces seguidas, no así en la próxima
podrían desarrollar relaciones de amistad con el cliente verificación, pero podría en la siguiente y así
que podrían resultar en conflictos de interés. sucesivamente. Sin embargo como una
medida más de salvaguarda se tratará en la
medida de lo posible y según disponibilidad de
los miembros del equipo verificador, de rotar
el equipo cada año.

En el F-35 quedan registradas las personas


que han conformados los equipos verificadores
lo que permitirá minimiza el riesgo cuando se
conforme el equipo.

Competencia entre Competencia por las relaciones OVV-OVV (caso EARTH- El costo y tiempo de verificación, se calcula
OV/Vs UCN/INTECO). Puede existir conflicto de interés al tener con el uso del F-55 a partir del cual se elabora
la cotización para cada organización. Cada
que competir con otro OVV, pudiendo hacer procesos
cotización es mantiene en el expediente de
sencillos o menos costosos para ganar más clientes. cada cliente

Se debe respetar el P-20 Procedimiento para la


estimación de los tiempos y costos del proceso
de verificación justifica de forma clara el
tiempo y costos de los procesos de
verificación.

Consultoría durante Los riegos de que las capacitaciones lleguen al nivel de Las capacitaciones brindadas se enfocan en
brindar soluciones específicas y por ende a la asesoría. temas genéricos y con ejemplos que no son
capacitaciones
reales ni específicos de ninguna organización,
esto se evidencia con los programas de cada
Pueden a llegar a darse soluciones específicas o
capacitación y con diapositivas de las
resolver aspectos específicos en organizaciones cuando presentaciones que se dieron así como los
se realizan capacitaciones. ejercicios realizados.

En caso de capacitaciones solicitadas por


empresas, se utiliza un programa de
contenidos generales que evita la asesoría.
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análisis y respuesta del riesgo
a la imparcialidad de las
actividades de validación
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Otras contribuciones Hay organizaciones que forman parte de Redes La EARTH-UCN se asegurará que el equipo
educativas, mantienen acuerdos, apoyan por medio de validador/verificador y el personal de apoyo
patrocinios
implemente la actividad de
Muchas organizaciones que mantienen convenios con validación/verificación apegándose en los
EARTH, podrían confundir la relación y asumir que la procedimientos P-03 Proceso de Planificación
declaración podría lograrse con menos profundización en de Actividades de Validación y/o Verificación y
los muestreos, menor tiempo y menor costo. P-04 Ejecución de Actividades de Validación
y/o Verificación, de manera que la relación no
interfiera en el proceso de Validación y/o
Verificación ni en la Declaratoria de Validación
y/o Verificación. Eso se evidencia en el
expediente de cada cliente y en el
cumplimiento de fechas entre procesos
sucesivos.

6.3 Análisis de Riesgo

Para el análisis de riesgo se relaciona la probabilidad de ocurrencia con el tipo de riesgo, lo


que permite alertar acerca de los riesgos más frecuentes a la imparcialidad, como se muestra
en el Cuadro 3.
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análisis y respuesta del riesgo
a la imparcialidad de las
actividades de validación
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Cuadro 3. Tipos de riesgo y probabilidad de ocurrencia

Riesgo
Grado de Relaciones Intimidación Auto Interés Familiaridad/ Por Participación Competencia Consultoría/ Otras
probabilidad comerciales/ (Gobernanza revisión propio amistad Defensa* continua de entre OVV* capacitaciones*
donantes interna) Verificadores*

10
A
l
9 X
t
a 8 X

M 7
e
6 X
d
i
5 X X
a
4

B 3 X
a
2 X
j
a 1 X X

1: Menor
probabili
dad de
ocurrenci
a

10:
Mayor
probabili
dad de
ocurrenci
a

Nota: la probabilidad de ocurrencia se ha modificado utilizando el resultado de las evaluaciones realizadas en el F-38 al mes de
Nov para el 2016 (Ver Anexo #2).
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análisis y respuesta del riesgo
a la imparcialidad de las
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y/o verificación
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6.4 Controles

Utilizando el F-38 Matriz de identificación de riesgos a la imparcialidad se llevará a cabo un


registro de cada organización y/o proyecto donde se podrá evidenciar los tipos de riesgos a la
imparcialidad, su categorización, la planificación de respuesta considerada y la evaluación de
la misma, con el fin de reducir las amenazas a la imparcialidad. Esto se revisa posterior a la
verificación registrándose en el F-38.

6.4.1 Seguimiento y Controles

Utilizando el F-38 Matriz de identificación de riesgos a la imparcialidad se llevará a cabo un


registro de cada organización y/o proyecto donde se podrá evidenciar los tipos de riesgos a la
imparcialidad, su categorización, la planificación de respuesta considerada y la evaluación de
la misma, con el fin de reducir las amenazas a la imparcialidad.

7. ANEXOS

Anexo #1

Tipo de relación con la organización Registro de organizaciones


Donante de Dinero y de becas: Master Card foundation, Coca Cola, Volcafe,
Forticus, Americana Foundation, Interra
international,BAC San José, Union Europea, Centro
Fox, Kalsec Inc, The Margaret A. Cargill
Foundation, AID Nicaragua, AYCO Charitable
Foundation, Coopeguanacaste, Grupo Olefinas,
Kathleen and Douglas Colson, Gobierno del Estado
de San Luis Potosi, Allegro Coffee, World, food
program USA, Banacol, Scotiabank, PINDECO,
BANDECO,AID USA, Gobierno de Costa Rica, The
foundation of St.Louis, José Zaglul, Henry Lambert,
Portico S.A, Regina Aguirre de Rojas, Gobierno
República de China, Open society foundation,
Secretaria de desarrollo del gobierno del Estado de
Campeche, Alunasa, New Hamshire Cheritable
foundation, Universidad Autonoma de Yucatan,
Gobierno de Ecuador, The BOMA Project, Globan
Giving UK, Starr Gilbert Living Trust. Panasonic
Cooporation of Nort America, james Starr Moore
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Memorial Foundation entre otras

Esta lista está sujeta a cambios y modificaciones


por la Oficina de desarrollo de la EARTH quien
mantiene la base de información.

Relaciones comerciales Whole Foods USA,


Automercados Costa Rica,
Fresh market Costa Rica,
Colono Costa Rica.
Alimentos Bermúdez
AQUIARES
ARENA
BAC - Credomatic
Banco Central de Costa Rica
Banco de Costa Rica
Brumas del Zurquí
Busetas Heredianas
ByC Exportadores
Caramba Farms
Carnes don Fernando
CATURGUA
Cielo Azul
CITI Group
Climatisa S.A.
Club Hotel Punta Leona
Colchones Selther
Colegio de Agrónomos
Coonaprosal
Coopeagropal
Coopeliberia
Coopesantos
Corfoga
Cuestamoras
Defensoría de los Habitantes
DEMASA
Dirección General de Migración y Extranjería
DOLE
Durman Esquivel
EATON
El Colono
ESPH
Eventos del Sol
FARMAGRO y MARUCO
Finca Iza
Finca Ojo de Agua
FRIONET - MAYCA
Fundación Adopta un Arbol
Ganadera Santa Fé
Green Plants
Green Time Technology
Grúas Rago
Grúas y Montacargas Nantón
Grupo Agroindustrial 3Js
Grupo CMA
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Grupo Nación
Grupo Rivera
Hacienda Las Delicias
Horizontes
Hotel Belmar
Hotel Buena Vista Lodge
IICA
INA
Infocoop
INOLASA
INPREFA
Jorcel Ferretería y Pinturas
Junta de Protección Social
Kativo
Mundimar
Municipalidad de Aserrí
Municipalidad de Dota
Pacheco Coto
PALMA TICA
PROCOMER
Proquinal
Purdy Motor
RECOPE
Scotiabank
Diamantes
Hospital Clínica Bíblica.

(Intimidación) gobernanza interna Rector, Preboste, Decanatura,


Directores de programas, Coordinadores.

Auto revisión Equipo de Verificadores

Interés propio Equipo de verificadores

Familiaridad/amistad Graduados y familiares de equipos verificadores

Participación continua Ver lista de verificadores de la EARTH-UCN y


registros en F-35

Consultoría/capacitación Contenidos de capacitaciones

Otras contribuciones REDIES.


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Anexo #2

Tipo de riesgo encontrado Riesgos encontrados 2016

Familiaridad/amistad 4

Interés propio No hay

Auto revisión 3

Intimidación (Gobernanza Interna) 2

Intereses comerciales No hay

Apoyo ad honoren No hay

Sin riesgo 11

Competencia entre OVVS No hay

Participación continua de No hay (riesgo para 2017)


verificadores

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