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identificación, análisis y
respuesta del riesgo a la
imparcialidad en las
actividades de validación y/o
verificación
P-16-V-06
1. OBJETIVO
2. ALCANCE:
3. DEFINICIONES
Validación: comprobación de que las metas proyectadas que plantea un plan de proyecto de
reducción y/o remoción de GEI en su etapa de planificación son posibles de lograr.
Equipo de validación y/o verificación: uno o más validadores y/o verificadores que llevan a
cabo una validación y/o verificación con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos.
Proceso para la identificación,
análisis y respuesta del riesgo
a la imparcialidad de las
actividades de validación
y/o verificación
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Experto técnico (ET): persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo
de validación y/o verificación.
Líder de Equipo (LE): persona con la competencia para liderar una actividad de validación
y/o verificación a quien se le ha asignado la responsabilidad de esta actividad.
Para fines de este documento se utilizan las definiciones dadas en la Norma INTE-ISO 9000
Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario (E-1) e INTE-ISO 14065
Gases de efecto invernadero — Requisitos para los organismos que realizan la validación y la
verificación de los gases de efecto invernadero (E-11).
4. DOCUMENTOS RELACIONADOS
F-55 Matriz para la determinación del costo, tamaño de muestra y equipo preliminar en
AVV.
E-11 INTE-ISO 14065 Requisitos para los organismos que realizan la validación y la
verificación de los gases de efecto invernadero.
5. RESPONSABILIDADES
Dirección: [DU]
Gestoría de Calidad: [GC]
Proceso para la identificación,
análisis y respuesta del riesgo
a la imparcialidad de las
actividades de validación
y/o verificación
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6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Los riesgos a la imparcialidad del validador/verificador son fuentes de sesgos potenciales que
podrían comprometer la capacidad del verificador de tomar una decisión sesgada.
La GC solicitará una vez al año, realimentación a los equipos de verificación para determinar
si han identificado nuevos riesgos a la imparcialidad, que no hayan sido detectados en este
procedimiento. Además con este insumo convoca al Comité de Imparcialidad (una vez al año)
para revisar este procedimiento, los riegos identificados, su clasificación y su gestión y analiza
nuevos posibles riegos que deban ser incluidos.
(Salvaguarda)
Para gestionar el Se identifican los Según la probabilidad Para cada riesgo Se evalúa
riesgo, la EARTH-UCN mayores riesgos a de ocurrencia de los identificado se posteriormente la
efectúa una los que riesgos identificados, crea una efectividad de la
identificación de potencialmente se analiza estrategia de estrategia (post
posibles riesgos que podría estar subjetivamente y se respuesta para verificación) y se
podrían derivarse de amenazada la categorizan como minimizarla. recomienda
las relaciones que imparcialidad en el riesgos altos, medios y cambios cuando
mantiene EARTH con proceso de bajos. requiere.
personas y validación y/o
organizaciones a lo verificación.
interno y externo de la
organización con el fin
de analizarlos y
determinar estrategias
de salvaguarda,
seguimiento y control,
basándose en la
normativa INTE/ISO
14065 puntos 5.4.1 y
5.4.2
Relaciones Personas y organizaciones que aportan dinero/becas Aplicar los procedimientos de gestión a todas
comerciales/donante para financiamiento a la Universidad y solicitan AVV las organizaciones cuando solicitan AVV por
igual, de manera que no se genere ninguna
preferencia durante la AVV.
Aportes de donantes, de personas y organizaciones que
aportan becas a estudiantes de escasos recursos El uso de procedimientos en la actividad de
podría representar un riesgo a la imparcialidad cuando verificación permite mantener la imparcialidad
además solicitan actividades de VV a la Unidad. del validador/verificador.
Intimidación Altas autoridades de la organización (gobernanza Las altas autoridades de la organización han
interna) podrían influir/intimidar para incidir en los recibido una presentación de la operación de
la Unidad de Carbono, han firmado un
resultados de la AVV de un tercero. También se podría
compromiso de imparcialidad para evitar el
dar el riesgo de intimidación de las altas jerarquías de la riesgo por gobernanza/intimidación. Se
EARTH ante intereses de relaciones institucionales e asegura la independencia del verificador con
inclusive de la dirección de la EARTH-UCN hacia los un entorno profesional y cultura con valores
éticos y morales en la institución.
validadores/verificadores
Las altas autoridades de EARTH no toman
decisión en relación a los procesos de
Proceso para la identificación,
análisis y respuesta del riesgo
a la imparcialidad de las
actividades de validación
y/o verificación
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Auto revisión Algunos verificadores externos de la Unidad de Carbono Con la información solicitada al cliente en el F-
también actúan como consultores y personal de planta 10 y con la información solicitada a cada
verificador cada vez que se le solicita
de organizaciones clientes. Esos verificadores podrían
participar en un equipo verificador, se logra
participar como miembros verificadores a la empresa determinar si hay ese conflicto por auto
con la cual mantiene el una relación laboral o un revisión. Cuando eso ocurre no se permite la
participación de ese verificador en el equipo.
conflicto de interés.
La información queda registrada en la carta de
Eso podría ser una amenaza en la que ellos mismos participación del verificador en el equipo y
podrían auto-revisar su trabajo. luego en el expediente del cliente.
Interés propio Representa una amenaza a la imparcialidad cuando una Para evitar este conflicto, se aplican los
persona verificadora también tiene algún interés procedimientos de verificación de igual forma
a todas las organizaciones, asegurando que se
particular con la organización cliente. Por ejemplo,
selecciona el equipo verificador quien
interés de laborar a futuro, de desarrollar relaciones implementa una revisión preliminar y luego la
comerciales y de otro tipo que resulte en un conflicto de verificación in situ según los procedimientos
interés personal con la organización que solicita la AVV establecidos P-03 y P-04.
y por ende podría tratar de saltar procedimientos o
El PAC presentado por el cliente es revisado y
realizar una verificación menos profunda para lograr la aprobado por el equipo verificador.
declaración de C neutralidad
Se realiza una revisión independiente que
evidencia que todas la etapas, los
procedimientos y los formatos requeridos se
utilizaron y completaron
Por defensa Situación que podría presentarse cuando la EARTH- Cuando se presenta una situación de litigio o
UCN o su personal actúen en apoyo ó en oposición a disputa donde se involucra un verificador(a)
no se permite la persona involucrada en el
una empresa o proyecto que a su vez es su cliente en la
equipo verificador
solución de una situación de disputa o de litigio.
Participación Podría darse el caso de que mismos verificadores Después de dos procesos continuos de actuar
continua de participen continuamente verificando la misma como verificador en una misma organización,
verificadores el verificador no podrá participar en el equipo
organización, lo cual representa un riesgo a la
verificador de esa organización para el periodo
imparcialidad. Los verificadores que participaron siguiente, pudiendo ser considerado en el
anteriormente podrían no detectar vacíos de información equipo verificador del periodo posterior. Es
decir, cada verificador puede participar dos
y/o riesgos no detectados en verificaciones anteriores, o
veces seguidas, no así en la próxima
podrían desarrollar relaciones de amistad con el cliente verificación, pero podría en la siguiente y así
que podrían resultar en conflictos de interés. sucesivamente. Sin embargo como una
medida más de salvaguarda se tratará en la
medida de lo posible y según disponibilidad de
los miembros del equipo verificador, de rotar
el equipo cada año.
Competencia entre Competencia por las relaciones OVV-OVV (caso EARTH- El costo y tiempo de verificación, se calcula
OV/Vs UCN/INTECO). Puede existir conflicto de interés al tener con el uso del F-55 a partir del cual se elabora
la cotización para cada organización. Cada
que competir con otro OVV, pudiendo hacer procesos
cotización es mantiene en el expediente de
sencillos o menos costosos para ganar más clientes. cada cliente
Consultoría durante Los riegos de que las capacitaciones lleguen al nivel de Las capacitaciones brindadas se enfocan en
brindar soluciones específicas y por ende a la asesoría. temas genéricos y con ejemplos que no son
capacitaciones
reales ni específicos de ninguna organización,
esto se evidencia con los programas de cada
Pueden a llegar a darse soluciones específicas o
capacitación y con diapositivas de las
resolver aspectos específicos en organizaciones cuando presentaciones que se dieron así como los
se realizan capacitaciones. ejercicios realizados.
Otras contribuciones Hay organizaciones que forman parte de Redes La EARTH-UCN se asegurará que el equipo
educativas, mantienen acuerdos, apoyan por medio de validador/verificador y el personal de apoyo
patrocinios
implemente la actividad de
Muchas organizaciones que mantienen convenios con validación/verificación apegándose en los
EARTH, podrían confundir la relación y asumir que la procedimientos P-03 Proceso de Planificación
declaración podría lograrse con menos profundización en de Actividades de Validación y/o Verificación y
los muestreos, menor tiempo y menor costo. P-04 Ejecución de Actividades de Validación
y/o Verificación, de manera que la relación no
interfiera en el proceso de Validación y/o
Verificación ni en la Declaratoria de Validación
y/o Verificación. Eso se evidencia en el
expediente de cada cliente y en el
cumplimiento de fechas entre procesos
sucesivos.
Riesgo
Grado de Relaciones Intimidación Auto Interés Familiaridad/ Por Participación Competencia Consultoría/ Otras
probabilidad comerciales/ (Gobernanza revisión propio amistad Defensa* continua de entre OVV* capacitaciones*
donantes interna) Verificadores*
10
A
l
9 X
t
a 8 X
M 7
e
6 X
d
i
5 X X
a
4
B 3 X
a
2 X
j
a 1 X X
1: Menor
probabili
dad de
ocurrenci
a
10:
Mayor
probabili
dad de
ocurrenci
a
Nota: la probabilidad de ocurrencia se ha modificado utilizando el resultado de las evaluaciones realizadas en el F-38 al mes de
Nov para el 2016 (Ver Anexo #2).
Proceso para la identificación,
análisis y respuesta del riesgo
a la imparcialidad de las
actividades de validación
y/o verificación
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6.4 Controles
7. ANEXOS
Anexo #1
Grupo Nación
Grupo Rivera
Hacienda Las Delicias
Horizontes
Hotel Belmar
Hotel Buena Vista Lodge
IICA
INA
Infocoop
INOLASA
INPREFA
Jorcel Ferretería y Pinturas
Junta de Protección Social
Kativo
Mundimar
Municipalidad de Aserrí
Municipalidad de Dota
Pacheco Coto
PALMA TICA
PROCOMER
Proquinal
Purdy Motor
RECOPE
Scotiabank
Diamantes
Hospital Clínica Bíblica.
Anexo #2
Familiaridad/amistad 4
Auto revisión 3
Sin riesgo 11