0 - Gestion de Catalogos

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INTRODUCCIÓN AL SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO
Introducción al Sistema
Bienvenidos al mundo del control total de la información con UNO, el SISTEMA
INTEGRADO DE INFORMACION EMPRESARIAL, fruto de la madurez que da el
tener funcionando exitosamente durante más de una década, nuestro software en varios
miles de pequeñas y grandes organizaciones empresariales que cumplen sus funciones
en diferentes actividades económicas, tanto a nivel nacional como internacional.
Dos aspectos hay que tener en cuenta cuando a nuestra disposición tenemos el
SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION EMPRESARIAL -UNO-: el primero
es el aprovechamiento de la información con fines contables - tributarios (balances,
estados de retención en la fuente, relaciones de I.V.A, anexos tributarios); el segundo,
y tal vez, de más importancia al interior de la empresa, es el disponer la misma
información contable, de tal forma que permita una serie de controles administrativos,
que garanticen mayor confiabilidad y oportunidad de la información, para la toma de
decisiones gerenciales.
El Sistema Uno consta de cuatro subsistemas que son:
1. Subsistema administrativo-contable, que comprende el módulo de

contabilidad general y los módulos de información fiscal y tributaria, cuentas por
cobrar y/o pagar, control presupuestal, registros automáticos, conciliación
bancaria y generación de documentos.
2. Subsistema Comercial, que comprende los módulos de control de

inventarios, gestión de compras, facturación en todas sus modalidades, explosión
de materiales y control de producción.
3. Subsistema de Nómina y Personal, que comprende los módulos de

liquidación, consolidación de prestaciones sociales, hojas de vida y transacciones
al destajo.
4. Subsistema de Activos Fijos, que comprende control de depreciaciones,

teniendo en cuenta ajustes por inflación, valorizaciones, desvalorizaciones y
estadísticas en diferentes formas.
Internamente el módulo Contable-Administrativo, actúa como concentrador de toda la

información, comunicándose con los subsistemas CM-UNO, NM-UNO y AF-UNO a
través de archivos de interfase, en los que se contabilizan los diferentes comprobantes
que se producen, entre los que se tienen: Ventas, Costo de Ventas, Compras,
Liquidación de Nómina, Depreciación, etc. y que de acuerdo al criterio del usuario, se
pueden transmitir diaria, semanal ó mensualmente.
Con el fin de garantizar el funcionamiento de todo el sistema, de tal forma que todos
SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO

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INTRODUCCION AL SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO
sus componentes actúen sincronizadamente, de tal manera que se evite el tener que
hacer por parte del usuario labores manuales de apoyo, se ha tenido en cuenta en el
diseño del sistema, los siguientes aspectos funcionales:
5. Diligenciamiento directamente en el sistema, de todos los documentos

soporte de las transacciones que se realizan, como por ejemplo: comprobantes de
egreso, recibos de caja, notas contables, etc.
6. Aprovechamiento del sistema, para la realización de diferentes labores

previas para la presentación de estados financieros, como: conciliación bancaria,
presupuestos, control de diferidos, control de cuentas por pagar, control de
cuentas por cobrar. Labores estas, que si se realizan manualmente, implican
necesariamente duplicación del trabajo.
7. Actualización en línea de los archivos maestros, a medida que se realizan

las diferentes transacciones, teniéndose la ventaja adicional de poder reflejar
automáticamente en los saldos actuales, las modificaciones que se hagan en
períodos pasados.
8. Mediante la utilización de parámetros que se definen en el momento de

crear una CUENTA CONTABLE, se informan los diferentes ámbitos que tanto a
nivel contable como administrativo, se desean controlar. Por ejemplo: a nivel de
centros de costos, definir el control detallado de vehículos, importaciones,
centros productivos, etc.
9. Complementariamente al punto anterior, el usuario autorizado, podrá

declarar parámetros que definirán la información a pedir en el momento de
capturar la información, una vez se solicite el código que se está creando; con
estos parámetros se pueden controlar aspectos como: llevar saldos a nivel de
beneficiario, saldos a nivel de documento, manejo de moneda extranjera,
conciliación bancaria, manejo de tasa de Iva ó Retefuente.
10. Una entidad, persona natural o beneficiario en general, se crea una sola
vez, independientemente de las múltiples vinculaciones que tengan con las
empresas y/o con las cuentas contables que se controlan.
11. Ni los terceros, ni los centros de costo, forman parte del código de una
cuenta, esto implica que a nivel de estructuración de la base de datos que maneja
internamente el sistema, claramente se tienen definidos varias ESTRUCTURAS
totalmente independientes entre sí, y que son: EMPRESA, CENTRO DE
UTILIDAD, LA CUENTA, CENTRO DE COSTO.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. – SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO

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12. Este manejo permite llevar simultáneamente la información contable

relacionada con varias empresas, y dentro de cada una de ellas, la posibilidad de
controlar las sucursales mediante los CENTROS DE UTILIDAD. Así mismo, y
en forma también independiente se definen los diferentes ámbitos de costos que
se quieren controlar con los DESTINOS, en los que por ejemplo, se podría llevar
el control detallado de vehículos, importaciones, centros operativos, etc.
13. Libre estructuración del plan de cuentas, hasta 8 niveles.
14. El manejo independiente de los catálogos nos pueden dar hasta 18 niveles.
15. Posibilidad de generar en hojas electrónicas, varios de los informes del

sistema, una vez ya se tiene un reporte en este formato, se puede transmitir la
información a un programa graficador, como es el caso de Harvard Graphics,
obteniéndose finalmente gráficos que facilitan las labores de análisis.
16. Cuando un reporte se ha generado a disco, se puede visualizar por pantalla,

antes de enviarlo por impresora.
17. Aunque el sistema tiene definidos una completa gama de reportes, el

usuario tiene la posibilidad, a través de los INFORMES FINANCIEROS
COMPLEMENTARIOS, de definir sus propios modelos de informes. Cabe
anotar, que bajo esta opción se puede generar el reporte obtenido a formato de
hoja electrónica o excel..
18. Control de acceso al sistema, por medio de niveles de autorización.
19. Libre definición de los documentos y comprobantes contables.
20. Control automático de los consecutivos de los documentos.
21. Manejo de anexos tributarios.
22. Manejo de varias monedas.
23. Control de acceso a los comprobantes, lapsos y años.
24. Control de acceso a los usuarios a nivel de empresa, programa y/o cuenta
contable.
25. Consulta y/o listado de la información en cualquier momento.
26. Estados financieros a cualquier nivel de totalización (1-8).

4
27. Estados financieros en cualquier momento sin necesidad de procesos de

confirmación, actualización, o mayorización.
28. Balances de comprobación de saldos.
29. Balance general por período y comparativos con otros períodos.
30. Estado de Resultados del año y comparativo con otros períodos.
31. Flujo de efectivo real acumulado y por período.
32. Anexos a cualquier estado financiero resumido a nivel de terceros.
33. Libros auxiliares de un período o por rango de fechas. Libro mayor, Libro
diario, comprobantes de resumen, Libro de inventario y balance.
34. Cálculo automático de los ajustes por inflación.
35. Cálculo automático de los ajustes por diferencia en cambio.

5
Descripción general de los módulos del subsistema contable

administrativo CG-UNO.
Tal como se mencionó en la introducción general al sistema, la estrategia que aplica el
sistema contable administrativo CG-UNO para lograr la mayor eficiencia posible en el
desarrollo de las tareas cotidianas, que se desarrollan a nivel contable y administrativo,
es simple y contundente, y consiste, en tener un solo proceso de captura de
información, que pide la información necesaria, de acuerdo a los parámetros definidos
en el momento de crear las diferentes cuentas del plan contable, actualizando de una
vez todos los archivos maestros del sistema.
Dentro de las características funcionales de cada uno de los módulos complementarios

al módulo de contabilidad general, se tienen:

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Información Fiscal y/o tributaria

36. Relaciones de retención en la fuente por concepto y por lapso de tiempo
deseado.
37. Certificados de retención en la fuente, certificado de Iva e Ica.
38. Relaciones del impuesto a las ventas facturado y descontable.
39. Generación de los anexos para la declaración de renta.
40. Generación de informes en medios magnéticos para la administración de
impuestos.
41. Informes para las superintendencias.
Cuentas por cobrar (cartera) y/o por pagar:

42. Definición de cupo asignado por cada proveedor.
43. Manejo de sucursales para los clientes.
44. Manejo de explosión de cuotas.
45. Definición de cupo y forma de pago por cliente.
46. Consultas de los estados de cuenta.
47. Informes de maduración en pesos o moneda extranjera.
48. Estados de cuenta detallados o resumidos por edades, por zona, subzona,
vendedor, sector.
49. Proyección de los estados de cuentas de lo corriente o vencido en rangos
variables de días.
50. Generación de extractos de cuenta por cliente.
51. Cálculo automático de intereses por mora informativo.
52. Liquidación de comisiones por venta y/o recaudo.
Presupuesto y ejecución presupuestal:

53.
54. Reporte del presupuesto por cuenta y por centro de costo.
55. Informes comparativos a cualquier período.
56. Ejecución presupuestal a cualquier nivel de cuenta o de centro de costos.
57. Análisis de variaciones en porcentaje y en valor e información de lo que
queda por consumir, o lo que se ha pasado de lo presupuestado.
Registros automáticos:
58. Comprobante automático de amortización de gastos anticipados y cargos
diferidos.
59. Comprobante de distribución de cuentas a centros de costos.
60. Comprobantes de distribución de centros de costos.
61. Registros fijos.

7
Conciliación bancaria:
62. Informe de documentos pendientes de conciliación.
63. Alimentación manual y/o automática vía teleextracto para su conciliación.
64. Permite el manejo y control de cheques a la vista y posfechados.
65. Genera informe diario de bancos.
Con el fin de garantizar "la contabilidad al día", se tiene el módulo de generación de

documentos, que reduce notoriamente el número de pasos que manualmente se hacen
para diligenciar y contabilizar comprobantes de egreso, recibos de caja, notas
contables. Y que en un proceso manual implica:
66. Diligenciar en máquina el documento.

67. Posteriormente, codificarlo.
68. Generalmente, días después, se graba en el computador.
69. Se verifica que lo grabado esté bien.
70. Una vez se está seguro, se actualizan los archivos maestros.
Todos estos pasos se reducen a uno solo, simplemente, en vez de usar máquina de
escribir, el proceso se hace de una vez en el sistema, contabilizando y actualizando
simultáneamente todos los archivos maestros. Esto permite que de una vez se tenga
información actualizada en todo momento, con el beneficio obvio de oportunidad para
la gerencia, en las decisiones administrativas. Y por otro, de crear toda una disciplina
de trabajo actualizado en el personal contable. Dentro de las características funcionales
del Módulo de generación de Documentos, se tienen:
Generación de documentos:
71. Generación automática de un programa de pagos conforme a una fecha de
vencimiento.
72. Permite incluir nuevos documentos, modificar y/o retirar los programados.
73. Generación automática de las ordenes de pago, los comprobantes de egreso
o cheques cheque.

9
Iniciando con el Sistema

El objetivo general de este capitulo es definir las reglas básicas de operación del
Sistema.
Como objetivos específicos al finalizar este capítulo el usuario estará en capacidad de

identificar y utilizar lo siguiente:
74. Cómo iniciar una sesión con el sistema?

75. El menú principal del sistema contable administrativo CG-UNO
76. CONVENCIONES
77. - Respecto a la estructuración de las pantallas
78. - Respecto a las teclas de manejo
79. - Respecto a los nombres de programas y listados
80. Aspectos de operación a tener en cuenta todos los días

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Como iniciar una sesión con el sistema

Para iniciar una sesión con el sistema contable una vez este ha sido correctamente
instalado, y después de asegurarse que está usted ubicado en el directorio UNO, se
debe teclear el comando: UNO <ENTER>
El sistema desplegará entonces un formato de bienvenida o saludo y en donde exige al

usuario se identifique con su código de seguridad que no se presenta en pantalla cuando
este se teclea.
Si dicho código lo encuentra válido, es decir, si el usuario ha sido previamente

catalogado, aparecerá el menú que se encargará de monitorear toda la sesión; de lo
contrario, despliega un mensaje en la línea 24 "usuario no catalogado", por tanto, se
debe presionar la tecla "ENTER" e insistir nuevamente con el código de usuario. Si en
vez de teclear un código se teclea la función "F10" el usuario se sale del sistema.
A partir de este momento y durante todo el tiempo que dure la sesión con el sistema
contable, aparecerá en la esquina superior derecha de la pantalla la contraseña del
usuario que activó el sistema. El usuario en cualquier momento que desee regresar a un
campo o a el menú anterior en donde se encontraba, simplemente debe teclear la
función "ESC" en la primera posición del campo u opción en que se encuentra; el
sistema interpretará entonces ESC como una orden o función de retorno.
Después de que el usuario se ha identificado ante el sistema con su código de

seguridad; aparece la siguiente pantalla que determina por cual de los cuatro
subsistemas del sistema UNO, se desea trabajar.
Para el caso del presente manual escogerá, la opción con las teclas del cursor , que nos
ingresa al Sistema Contable Administrativo.

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Menú principal del sistema UNO

Cuando aparece el menú monitor, se puede observar que las opciones disponibles,
hacen referencia a títulos muy genéricos. La realidad es que cada opción a su vez,
agrupa una serie de procesos o programas que también se monitorearán por sus propios
menúes y que en su conjunto, se identifican con el nombre genérico utilizado en el gran
menú monitor. De ahí que el sistema, esté configurado por una serie de menúes
siempre relacionados.
Las opciones del menú monitor, agrupan de una manera genérica todos los procesos
relacionados con la contabilidad general, cada una de las otras opciones disponibles
hacen referencia a cada uno de los módulos con los que se integra de manera directa el
módulo contable básico. Se presenta también la opción ¨Ä¨ utilidades del sistema
operacional y la opción "M mantenimiento del sistema, a la que se le da un tratamiento
de módulo puesto que bajo este nombre se agrupan una serie de procesos de tipo
técnico - administrativo del sistema, de uso esporádico. En los próximos capítulos se
amplía en el contenido y operación de cada módulo.

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Convenciones respecto a la estructuración de las pantallas en el

CG-UNO
En cada pantalla del CG-UNO, se tienen las siguientes componentes:
81. En cada pantalla del menú de Contabilidad General CG-UNO, se tienen las
siguientes componentes:
Versión del Sistema Integrado del Información Empresarial, bajo el que está funcionando el
sistema comercial.
Nombre del subsistema bajo el cual se está trabajando. Para los efectos de estudio del presente
manual será CG Contabilidad General.
Número de revisión del subsistema.
Nombre de la empresa que compró la licencia de Contabilidad General, que está en
funcionamiento.
Contraseña del usuario.
Identificación del menú activo.
Título genérico, bajo el que se encuentran varias opciones de menú.
Opción.
Fecha del sistema.
82.

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83. Para el acceso de las opciones de un menú, es necesario tener en cuenta los
siguientes aspectos:
Hay dos formas de tener acceso. La primera es, tecleando el menú de la opción; la segunda
forma es a través de las teclas de flecha arriba ó flecha abajo y una vez se esté sobre la
opción deseada, se teclea <ENTER>
Por razones de seguridad en el sistema, se pueden bloquear el acceso a opciones de menú para
un usuario determinado.
84. Se puede personalizar el ambiente de trabajo, en una estación de trabajo, al

poder definir mediante el menú, "configuración de terminales" las siguientes
variables:
Tipo de línea (gráfica sencilla, gráfica doble, carácter sencilla).

Color de fondo (negro, azul, verde, cyan, rojo, magenta, café, blanco).
Color de texto (negro, azul, verde, cyan, rojo, magenta, café, blanco).
Convenciones respecto a las teclas de manejo

En los tres subsistemas que conforman el sistema "UNO", se tiene estandarizado el uso
de las siguientes teclas de manejo:
85. <ESC> Retroceder entre campos ó menúes.

86. <F2> Para labores de consulta de catálogos.
87. <F3> Para labores de consulta en una captura de información.
88. <F4> Blanqueo del contenido de un campo.
Convenciones respecto a nombres de programas y listados

Con relación a los nombres de los subsistemas, se han adoptado las siguientes
abreviaturas de dos posiciones, que identifican el subsistema que se está trabajando en
un momento determinado.
ABREVIATURA SUBSISTEMA
CG Subsistema ADMINISTRATIVO - CONTABLE

CM Subsistema COMERCIAL
NM Subsistema de NOMINA Y PERSONAL
AF Subsistema de
ACTIVOS FIJOS

14
Dependiendo de la ramificación del menú que se esté utilizando, el programa y listado,

asumen el nombre del camino recorrido, ejemplo del nombre C3.
Subsistema Contable CG
Módulo de Gestión de Catálogos CG01
Opción 3, Catálogo de Cuentas CG0103
Ahora si dentro de este programa se saca un listado, y siguiendo con el mismo ejemplo
anterior, el nombre del listado se origina en la siguiente forma:
CG01033.P01:
La terminación .P01 es para indicar el consecutivo del archivo de impresión a generar,

en caso de que se envíe a disco (este antes de enviarse por la impresora se puede
visualizar con un editor de texto en el caso de redes, el editor TY es el más indicado,
con la ventaja adicional que ya está habilitado en el menú UNO0905).
Vale la pena anotar, que el usuario en el momento de generar un listado, tiene la

posibilidad de cambiar la terminación, con el fin de preservar otro listado obtenido
anteriormente con el mismo nombre y terminación.

15
Aspectos de operación para tener en cuenta todos los días

89. Mantener actualizados, por lo menos tres copias de seguridad (padre,
abuelo, hijo).
90. En caso de tener que parar momentáneamente las labores de captura, para
continuarlas en pocos minutos, es recomendable devolver el cursor hasta el menú
inicial de la aplicación. Esto nos da la seguridad de que todos los archivos del
sistema van a estar cerrados y vamos a proteger mejor los datos en casos de
problemas de bajones de energía o de accesos no autorizados de personas que
aprovechan inescrupulosamente el acceso dejado, al tener disponibles el menú
del CG-UNO para su utilización.
91. Unicamente apagar el computador o terminal sobre la que se está

trabajando cuando el cursor, vuelve al sistema operativo después de salir del CG-
UNO.
92. En el caso de estar trabajando en sistemas multiusuarios (Red Novell,

Unix, Xenix), es necesario seguir cuidadosamente los procedimientos de
encendido y apagado total del sistema.

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CATALOGOS DEL SISTEMA
Introducción
Objetivos del Módulo
El objetivo general de este módulo es permitir a los usuarios definir libremente las
diferentes estructuras y catálogos de la aplicación, los cuales son básicos para la
operación del sistema.
Este módulo está orientado tanto a las áreas operativas, es decir a la actualización de las
tablas y catálogos, por ejemplo de partes de inventarios, precios, clientes, vendedores,
etc., como a las áreas administrativas y gerenciales de la empresa las cuales se sirven
de estos en la conformación y ordenamiento de la información de la gestión. Esta
información es presentada en consultas y reportes de diversa índole, que facilitan el
seguimiento de la operación y la oportuna toma de decisiones.
Como objetivos particulares se pretende que al final de éste módulo, los usuarios estén
en capacidad de hacer las siguientes operaciones:
- Actualización de monedas extranjeras

- Actualización de empresas y centros de utilidad
- Actualización de cuentas
- Actualización de destinos asociados y destinos
- Actualización de beneficiarios y sucursales
- Actualización de tipos de comprobantes
- Actualización de tipos de documentos y resoluciones
- Actualización de anexos tributarios
- Actualización de zonas, vendedores y sectores
- Definición de cuentas para libros oficiales
- Definición de prioridades de pagos a proveedores

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Menú Monitor
A este módulo se llega tecleando, catálogos o la letra C, cuando se está en el menú
monitor. El sistema despliega, entonces, el siguiente formato de pantalla.
Para cada catálogo el sistema da la posibilidad de ingresar, modificar, retirar, consultar

y listar registros.

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Aspectos de interés general

Vale la pena, definir los términos que se manejan en la creación de cada catálogo. Para
ello nos apoyaremos en el siguiente ejemplo:
Luis Pérez - Auditor - 123 Ltda.

Campo 1 Campo 2 Campo 3 Campo n REGISTRO 1
Pepe López - Secretario - ABC Ltda.

ARCHIVO Campo 1 Campo 2 Campo 3 Campo n REGISTRO 2
Carlos Pinto - Gerente - XYZ Ltda.

Campo 1 Campo 2 Campo 3 Campo n REGISTRO 3
Catálogo (archivo):
Es el conjunto de todos los registros de información.
Registro:
Es la información correspondiente a cada una de las empresas (fila), incluyendo
nombre funcionario, cargo, nombre de la empresa.
Campo:
Es cada uno de los componentes de cada registro, como es el caso de nombre,
funcionario, cargo y nombre de empresa.
Ahora, entre las operaciones de manejo de los registros y campos que componen cada
catálogo, se tienen:
Actualización:
Consiste en ingresar nuevos registros; Modificar los registros ya existentes, o
simplemente retirar registros.
Consulta:
Consiste en ver por pantalla, el contenido de los registros y campos de un catálogo.
Listado:
Consiste en sacar por impresora, el contenido de los registros y campos de un catálogo.

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Interacción del usuario con los catálogos, posteriormente a la fase

de implementacion
Como se puede observar, no es posible empezar a reportar transacciones contables si
los catálogos no han sido previamente creados; de ahí su nombre: Catálogos Básicos
del Sistema. Una vez ya se ha iniciado el reporte de transacciones, la utilización de
estos procesos es esporádica, ya que solo se recurre a ellos cuando surgen adiciones o
modificaciones a algunos de los catálogos previamente definidos y aprobados.
Situaciones como inclusión de nuevas cuentas, nuevos centros de costos, nuevos tipos
de documentos; obligan a utilizar nuevamente estos procesos.

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Actualización de empresas
El objetivo de este programa es permitir al usuario definir los diferentes códigos de
empresas. Una empresa es el ente económico al que se le va a llevar el control de la
información contable y financiera. Este se define en el sistema con un código de dos
caracteres y que complementado con la razón social, el nit, ciudad, dirección, etc.,
define cada uno de los registros del catálogo de empresas.
Ejemplo:
De acuerdo a la definición anterior, el CG-UNO no tiene restricción en cuanto al

número de empresas que se puedan manejar en el mismo directorio. Tal como se ve a
continuación, cuando se presenta esta situación, lo que ocurre es que el plan de cuentas
es compartido por todas las empresas allí definidas. Esto permite tener informes
consolidados por grupos de empresas o individuales por empresas; se evita así, el tener
que crear catálogos de cuentas cada vez que se ingresa una empresa al sistema y facilita
el manejo de los efectos causados por las contabilidades "cruzadas" típicos de las
grandes corporaciones al obtener informes consolidados.
╔══════════════════╗ ╔═════════════════╗
║ EMPRESA N ║ ║ ║
╔══╩══════════════╗ ╠══════════════════╣ ║
║ EMPRESA 2 ║ ║ ║ P L A N ║
║ ╠═══╝ ║ ║
╔════╩═══════════╗ ╠══════════════════════╣ ║
║ EMPRESA 1 ╠═════╝ ║ C O N T A B L E ║
║ ╠════════════════════════════╣ ║
║ ║ ║ ║
╚════════════════╝ ╚═════════════════╝
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

22
Al ingresar a la opción 1 de Actualiza empresas se onitoréa las actividades de ingreso,

modificación, retiro, consulta y listado de registros del catálogo de empresas. El
usuario deberá diligenciar los siguientes campos:
Explicación de los campos del catalogo de empresas

Código de la Empresa:
Código alfanumérico de dos dígitos, que identificará la empresa en el momento de
capturar, consultar o listar la información.
Nombre y/o Razón Social:

Nombre que figura en la tarjeta del nit o como se encuentra registrado en la cámara de
comercio. Esta será la identificación de la empresa en los diferentes informes del
sistema.
Nit:
Número de identificación tributaria.

23
Departamento y Ciudad :
Nombre del estado y ciudad donde esta radicada la empresa
Dirección:
Dirección de la empresa.
País:
País de origen
Datos Generales:
Teléfono, apartado aéreo, fax
Actividad:
Código o clasificación de la actividad económica
Retenedores de Iva:
Indicador para identificar si la empresa retiene IVA
Autoretenedor:
Indicador para identificar si la empresa es autoretenedora
Centro de Utilidad:
Si la empresa que se está definiendo tiene sucursales, agencias, puntos de ventas y si se
desea sacar estados financieros por cada uno de éstos, (marque 1); en caso contrario
marque (0).
Autorización:
Número entre 1 y 99, que es comparado con el nivel de autorización del usuario, para
permitir el acceso o no a la información de la empresa, con la condición de que el nivel
de usuario debe ser mayor ó igual al nivel de la empresa.
El CG-UNO, hace los siguientes chequeos de integridad de información:
93. Si se trata de ingresar un código de empresa ya existente, sale el mensaje

"Empresa ya Existe"
94. Si se trata de modificar ó retirar, un código de empresa no existente, sale el

mensaje "Empresa no Existe".

24
Actualización de Centros de Utilidad

Un centro de utilidad es un frente de actividad económica, que pertenece a una o varias
empresas y que al declararse con un código de dos caracteres, hace posible llevar el
control discriminado de todas las transacciones y todos los documentos allí producidos.
En otras palabras, es una contabilidad dentro de la contabilidad de la empresa, con
documentos independientes, y que a la hora de generar informes, es posible sacarlos
independientemente por centros de utilidad o consolidados con toda la información de
la empresa. Esta opción es de mucho uso para entidades jurídicas con sedes en
diferentes ciudades para el manejo de sucursales.
Ejemplo:
El uso de centros de utilidad se activa desde el mismo momento de crear las empresas.
Un centro de utilidad puede moverse por varias empresas y de hecho se permite mover
la contabilidad de un centro de utilidad con documentos elaborados en otros centros
evitándose, si se quiere, el manejo de cuentas por cobrar ( cuentas puente ) entre
centros.
El sistema, permite generar estados financieros, libros auxiliares y libros oficiales, por
centro de utilidad y/o consolidados por empresa.
╔═══════════╗ ╔════════╗ ╔═════════════╗

║ EMPRESA N ╠════════╣ 02 ╠════════╣ ║
╔══╩═════════╗ ║ ║SUCURSAL║ ║ ║
║ EMPRESA 2 ╠═╝ ╚════════╝ ║ ║
║ ║ ╔═════════╗ ║ ║
╔╩═══════════╗╠═══════════╣ 01 ╠══════╣ ║
║ EMPRESA 1 ╠╝ ║ OFICINA ║ ║ ║
║ ╠════════════╣PRINCIPAL║ ║ ║
╚════════════╝ ╚═════════╝ ╚═════════════╝
EMPRESAS CENTROS DE PLAN CONTABLE

UTILIDAD
El menú Catálogos monitorea las actividades de ingreso, modificación, retiro, consulta

y listado de registros del catálogo de centros de utilidad. A él se llega seleccionando la
opción Catálogos Opción 4 actualización de centros de utilidad, como se presenta en el
siguiente formato de pantalla:

25
Al ingresar a la opción 4 se deben diligenciar los siguientes campos:
Explicación de los campos del catálogo de centros de utilidad

Centro de Utilidad:
Código alfanumérico de dos posiciones, que identificará la sucursal, en el momento de
capturar, consultar o listar la información.
Descripción:
Campo alfanumérico de 40 posiciones, que contiene el nombre de centro de utilidad,
que aparecerá posteriormente en los diferentes informes del sistema.
Si se trata de ingresar un centro de utilidad ya existente, sale el mensaje "Centro de

Utilidad ya está catalogado".
Si se trata de modificar ó retirar, un centro de utilidad ya existente, sale el mensaje

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"Centro de Utilidad no Catalogado".
Ejemplos de Centros de Utilidad

1. En una empresa de tipo comercial:
2. En una empresa constructora:
NOTA:
Una causa de error frecuente en la definición de catálogo del centro de utilidad, es la de

no tener en cuenta que hay una implicación de tipo práctico en el manejo de los
consecutivos de los documentos que se llevan independientemente por centros de
utilidad.

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Actualización de Monedas Extranjeras

Para el caso de organizaciones empresariales que por razón de sus actividades de
comercio internacional, en algunas de las cuentas del plan contable, necesitan reportar
en el momento de capturar transacciones, cuantías simultáneamente en pesos y moneda
extranjera, el CG-UNO brinda una posibilidad de manejo a través del catálogo de
monedas extranjeras.
Básicamente lo que se hace es crear la moneda en el catálogo de monedas extranjeras y

posteriormente, en el plan contable, se asocia cuenta contable a la moneda extranjera
correspondiente.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el

siguiente menu:
Explicación de los campos del catálogo de monedas extranjeras

Moneda Extranjera:
Código alfanumérico de 1 posición, que se asocia a la moneda a crear.
Descripción:
Campo alfanumérico de 40 posiciones, que contiene la descripción que aparecerá en las
diferentes consultas y listados del sistema.

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Ultima Tasa de Cambio:

Valor en pesos que ha de actualizarse diariamente debido a que el sistema se basa sobre
este campo para dar la equivalencia correspondiente.

29
Actualización de Cuentas
Los códigos definidos en este catálogo, tienen inicialmente incidencia, en los diferentes
niveles de totalización y de detalle, que tendrán los diferentes informes contables y
financieros.
Adicionalmente, y con el fin de garantizar un solo proceso de grabación que actualicen

de una vez, todos los subsistemas comprometidos en el sistema UNO (Información
fiscal y/o tributaria, Cuentas por Cobrar y/o Pagar, Conciliación Bancaria,
Presupuestos, etc.), en el momento de crear las diferentes cuentas, se realiza una
asociación a diferentes indicadores, que definen el futuro comportamiento del sistema
en el momento de capturar la información relacionada con la cuenta contable que está
creando.
Cuando se escoge la opción de ingreso de una nueva cuenta, inicialmente se muestra la

siguiente pantalla.
Cuando la cuenta que se está creando, modificando ó retirando; es de detalle sale la

siguiente pantalla adicional:

30
Explicación de los campos del catalogo de cuentas:

Código de la cuenta:
Campo alfanumérico de 8 dígitos, que identificará la cuenta en el momento de capturar
la información.
Descripción de la cuenta:
Campo alfanumérico de 40 dígitos, que aparecerá en los diferentes informes contables
y financieros.
Código cuenta padre:

Cuenta donde totaliza, a la hora de ejecutar los diferentes procesos de acumulación.
Cuando una cuenta no tiene cuenta padre, se toma como cuenta de nivel 1.
Nivel de la cuenta:
Número entre 1 y 8, que define la forma de totalización en los diferentes informes y
consultas del sistema. El sistema calcula el nivel de la cuenta, con base en el nivel de la
cuenta padre.
Código de la cuenta anterior:

Cuenta a partir de la cual se intercala, la nueva cuenta que se está creando.
Formatos para edición:

Es el mismo código de la cuenta, con puntos de separación intercalados, que permitan
al usuario mejor visualización de la estructura del código. Este código, no tiene
incidencia en el trabajo interno del sistema. Con la nueva reglamentación del P.U.C., se
recomienda dejarlo igual al código de cuenta.
Nivel de autorización:
Número entre 1 y 99, que es tenido en cuenta en los diferentes procesos del sistema,
para definir el esquema de seguridad, al no permitir que usuarios con nivel de
autorización menor tengan acceso a la información de la cuenta.
Tipo de cuenta:
Letra T= título ó D= detalle, que define si la cuenta que se está creando va a recibir
directamente imputaciones contables, o si por el contrario, va a servir de totalización.

31
En caso de que la cuenta sea de título, los restantes campos no los pide el sistema. Es
necesario tener en cuenta que una cuenta de detalle, no puede ser padre de ninguna otra
cuenta.
Código de Destino Asociado:

Campo alfanumérico de dos posiciones correspondiente a un destino asociado
previamente definido y que sirve para el manejo de información administrativa,
complementaria a la contable, y que sirve para llevar saldos discriminados por
vehículos, importaciones, centros de costo, divisiones ó áreas de la empresa, etc.
Pide Beneficiario:
Si la cuenta que se está creando requiere información detallada por nit ó Cédula, se
prende el indicador dependiendo del manejo que se quiera dar a la historia de la cuenta
después del cierre de fin de año. Marque 1 para dar continuidad al saldo y 2 para
acumular en un solo beneficiario, la información de enero a diciembre de todos los nit
que tienen saldo.
Saldos por documento:

Cuando este campo tiene un valor de 1, indica que además de llevar el saldo de la
cuenta a nivel de beneficiario, se lleva también discriminado por cada documento
transado. De esta manera se permite efectuar controles sobre las transacciones de cada
documento, se utiliza especialmente en cuentas por cobrar y por pagar.
Conciliación Automática:
Indica al sistema, que en el momento de grabar información se lleve toda información
adicional, para realizar el proceso de conciliación al final del período. Este indicador se
utiliza en las cuentas de bancos y corporaciones.
Tipo de Moneda Extranjera:

Este campo genera la posibilidad de llevar saldos de cuentas tanto en moneda nacional
como en moneda extranjera, para las cuentas que tenga este indicador prendido.
Estadísticas en Cantidades: -
Indicador de uso en las cuentas de ventas, que solicita en el momento de capturar el
valor pesos del ingreso, la cantidad de unidades que corresponden, se abre así la
posibilidad de sacar estados financieros indicando valores tanto en pesos como en
unidades. Este indicador tiene sentido, siempre y cuando se tenga una unidad de
medida uniforme. Ej.: toneladas, metros, kilos, etc.
Amortización Automática:
Indicador que se utiliza en las cuentas de gastos pagados por anticipado y diferidos,
para que el sistema solicite en cada transacción, donde se cite la cuenta, la fecha inicial
y la fecha final, entre los que se va a diferir ó amortizar la partida y la cuenta que se
debitará cuando se lleve a cabo el cálculo.

32
Tasa de IVA o Retención:

Informa al sistema que se debe capturar de manera adicional, un "valor base" que al
multiplicarse por la tasa debe ser igual al valor de la transacción. El sistema lleva un
acumulado anual de esos valores bases para cada beneficiario dentro de cada cuenta y
de hecho normalmente se usa en aquellas cuentas que almacenan los valores de las
retenciones efectuadas por la sociedad, el IVA generado por ventas y el IVA
descontable por compras.
Exige Presupuesto:
Se usa para informarle al sistema cuales cuentas se presupuestan. Toda cuenta marcada
como de "presupuesto" aparecerá en los listados relacionados con la ejecución
presupuestal independientemente de si tiene o no tiene movimiento en el lapso contable
en que se lleva a cabo el proceso. Normalmente, todas las cuentas de resultado o por lo
menos las cuentas de egresos deben presupuestarse.
Naturaleza D ó C:
Es simplemente informativo. Se debe teclear una "D" si normalmente el saldo de esa
cuenta es de naturaleza "Débito" y se debe teclear "C" si normalmente su saldo es de
naturaleza "Crédito". Por lo general, las cuentas de activo son de naturaleza débito (D),
los pasivos de naturaleza crédito (C), los ingresos son créditos (C) y los egresos débitos
(D).
Código Centro Utilidad:

Existe la posibilidad de limitar el movimiento de una cuenta por un solo centro de
utilidad. Para lograr esto, en el momento de crear la cuenta, se debe teclear en este
campo el código del centro al cual se le admite el movimiento evitando de esta forma
posibles errores en la codificación o en la digitación de la información. Si no se usa la
opción de centros de utilidad o esa cuenta puede tener saldos en los diferentes centros,
se debe dejar este campo en espacios. Para corregir utilice la tecla "*" que blanquea el
campo.
Flujo de Efectivo:
Se utiliza para marcar las cuentas del disponible y poder obtener las contrapartidas por
las cuales se realizo el ingreso o el desembolso.
El siguiente es el aspecto del plan contable, en el sistema UNO.

33
Es importante en este momento, hacer una aproximación al papel que juega cada uno
de estos indicadores, en el comportamiento de todo el sistema.
Indicadores para establecer estructuración de los diferentes informes.
Tipo:
Indicación que define si la cuenta es de título o detalle.
Nivel:
Número entre 1 y 8 que define el punto de acumulación dentro de la estructura del
PLAN CONTABLE. Es igualmente utilizado para definir el comportamiento de la
cuenta respecto a cuentas por cobrar y/o pagar, llevando el control de saldos de los
diferentes documentos transados con una persona jurídica ó natural, mediante la
activación simultánea de los dos indicadores de BENEFICIARIO y DOCUMENTO.
BENF:
Cuando éste campo tiene un valor mayor a cero, indica la intención de llevar saldos
acumulados a nivel de persona jurídica ó natural.
DOC:
Indica al sistema, llevar control de saldos en cada uno de los documentos transados por
todo beneficiario citado en ésta cuenta. Indicadores para detallar la información, más
allá del alcance que permiten la contabilidad como tal, en la que se llega a discriminar
solamente saldos a nivel de cuenta y beneficiario. El indicador de DESTINO, es la
facilidad que da el sistema UNO, para llegar a un verdadero control Administrativo, al
llevar el control discriminado en cada uno de los diferentes entornos generadores de
costos y gastos; que permiten, entre otras aplicaciones llevar acumulados detallados en
cada uno de los diferentes divisiones y subdivisiones de una empresa, acumulados por
cada vehículo o cada máquina, etc.
DES:
Código del entorno, generador de costos y gastos que se quiere llegar a controlar
detalladamente más allá del alcance contable propiamente dicho de cuenta y

34
beneficiario.
Parámetros para indicar al sistema, solicitar la información adicional del caso,

dependiendo del módulo a que se quiera asociar, evitándose así, procesos repetitivos de
grabación de los mismos documentos grabados relacionados con otros procesos.
CHE:
Parámetro de conciliación bancaria, que indica al sistema pedir ("Tipo de Documento"
CH, ND, NC, CG) en el momento de capturar movimiento con la cuenta que se está
creando.
AMO:
Parámetro de amortización, que indica al sistema pedir cuando se esté grabando
movimiento, la cuenta, el beneficiario, la fecha inicial y la fecha final sobre la que en
futuros períodos se va a cargar el monto mensual correspondiente a amortizar.
CAN:
Parámetro de cantidad, que indica al sistema, que cada que se esté grabando
movimiento relacionado con la cuenta que se está creando, que además del valor en
pesos, se indique la cantidad de unidades a que corresponde ese monto.
PTO:
Parámetro de presupuesto, mediante el cual el sistema en el momento de capturar
movimiento relacionado con la cuenta que se está creando, de afectar el valor de
ejecución de partidas que previamente se han presupuestado.
Respecto al manejo de los diferentes centros de utilidad, en el plan contable, se indica

la libertad o no de mover transacciones entre cada uno de ellos.
CU.:
Indica una asociación directa de todas las transacciones efectuadas por ésta cuenta, con
el centro de utilidad citado. Cuando éste campo está en blanco, indica la libertad de
poder asociar el movimiento de la cuenta, a cualquier centro de utilidad.
Como parámetro de referencia, para diferentes procesos contables, se tiene el siguiente

indicador:
NAT:
Indicador de si la cuenta es de naturaleza débito (D) ó crédito (C).
Como se puede observar, es de fundamental importancia, el definir claramente lo que

se espera del sistema en el momento de iniciar la implementación, para lograr una
correcta estructuración del catálogo de CUENTAS, que conjuntamente con los catálogos
de EMPRESAS y CENTROS DE UTILIDAD, entran a ser el engranaje principal del sistema.
Para asegurar un buen aprovechamiento del sistema integrado de información

35
empresarial UNO, es necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
El plan contable, no es necesario replicarlo por cada empresa o centro de utilidad,

todos comparten el mismo plan contable.
95. Los beneficiarios (cédulas o nits de personas jurídicas), no es necesario

incluirlos en el plan contable. Estos se declaran en un catálogo independiente y es
función del sistema, el llevar el control de los saldos de las cuentas, en los que en
el momento de capturar información se hayan citado.
96. Para el aprovechamiento contable administrativo del sistema, en el sentido

de llevar detalles a nivel de vehículo, máquina o centro productivo ó
departamento, es importante tener en cuenta que al poder manejarse por el
catálogo de DESTINOS, no es necesario abrirlos en el PLAN CONTABLE.

36 CATALOGOS DEL SISTEMA
Qué repercusión tiene el plan único de cuentas en la estructuración

del plan contable?
Mediante los decretos 2195 de 1992, 2650 de 1993, 2894 de 1.994 y 2852 de 1.994, el
Gobierno Colombiano, reglamentó la estandarización de los planes de cuentas
contables que se utilizan en las diferentes empresas del país, esto vuelve rígida la parte
correspondiente al código de identificación de cada cuenta, como tal; más no afecta la
parte de las asociaciones de las cuentas a los diferentes indicadores que el sistema UNO,
utiliza para lograr un solo proceso de grabación que afecte todos los subsistemas
comprometidos. Así mismo, tampoco afecta las interacciones con los catálogos de
EMPRESAS y CENTROS DE UTILIDAD. Lo anterior permite un manejo de 18 dígitos de
codificación.
18 = (2) + (8) + (8)
Dígitos de codificación Centro de Utilidad Plan Contable Destinos
Cómo encaja la estructura del plan único de cuentas dentro del

sistema uno
El CG-UNO, tiene un campo de 8 dígitos para el código de cuenta, mientras que el
PUC, obliga a utilizar los 6 primeros dígitos en la siguiente forma:
Nivel 1: (obligatorio)
Compuesto por un dígito; representa el capítulo de clases.
Ejemplo:
1. ACTIVOS 5. EGRESOS
2. PASIVOS 6. COSTO DE VENTAS
3. PATRIMONIO 7. COSTOS DE PRODUCCION O SERVICIO
4. INGRESOS 8 y 9. CUENTAS DE ORDEN
Compuesto por dos dígitos y corresponde al grupo

Ejemplo: Clasificación grupo o activos
1. ACTIVOS
11. Disponible
12. Inversiones
Compuesto por cuatro dígitos; representa las llamadas cuentas mayores de la

Contabilidad.

CATALOGOS DEL SISTEMA 37
Ejemplos:
1. ACTIVOS
11. Disponible
1105. Caja
12. Inversiones
Nivel 4:
Compuesto por seis (6) dígitos; representa una subcuenta o auxiliares, (obligatorio)
denominada sub- mayores y que permite tener una idea clara de Estados Financieros
para efectos de Análisis Financieros y control interno.
Ejemplo: subcuentas o Auxiliares

1. ACTIVOS
11. Disponible
1105. Caja
110505. Caja General
Nivel 5:
Compuesto por ocho (8) dígitos; toma los seis del PUC, y da opcionalmente
utilización a los dos dígitos que quedan para manejo de los saldos de los auxiliares de
los sub-mayores, hace las veces de resumen del libro Diario; este nivel de detalle
requiere básicamente para efectos Fiscal o de control interno ya que contiene el
máximo detalle requerido en una transacción contable.
1 Activo
13 Disponible
1305 Clientes
130505 Nacionales
13050501 Ventas Crédito
El CG-UNO hace los siguientes chequeos de integridad de información:
- Si se trata de ingresar una cuenta que ya existe, sale el mensaje "Cuenta ya

Catalogada".
- Si se trata de modificar ó retirar una cuenta que no existe, sale el mensaje "Cuenta no
Catalogada".
- Cuando la cuenta se da <ENTER> y se deja en blanco, se asume que es una cuenta de
nivel 1.
- La cuenta padre debe estar ya declarada previamente.
- La cuenta anterior debe capturarse y debe citarse una cuenta ya creada en el sistema.
- En el formato de edición se recomienda no incluirle puntos de separación, para estar
de acuerdo con la reglamentación del PUC.

38 CATALOGOS DEL SISTEMA
Chequeo de Estructura - proceso

Debido a las repercusiones que sobre la estructura del plan contable, tiene el usuario
del sistema, cuando crea, modifica o retira una cuenta, sobre todo en los campos de
cuenta anterior y cuenta padre; se ha creado la opción de chequeo de estructura, que se
debe ejecutar cada que se haga una operación de esta naturaleza, con el fin de chequear
la consistencia de la estructura del plan contable. Las opciones 4 a 6, del menú
CG0103, mostrado a continuación permite hacer esta operación.
El procedimiento a seguir consiste en los siguientes pasos:
Paso 1:
Ejecutar la opción 4 - Proceso -, que simplemente lo que hace es dar un número
consecutivo a todos los códigos de cuentas, de acuerdo a la información declarada. La
siguiente es la pantalla que se muestra al usuario cuando se invoca este proceso:
Paso 2:
Ejecutar la opción 5 -CONSULTA- que muestra al usuario el contenido del archivo de
cuentas, tal como se muestra a continuación:

CATALOGOS DEL SISTEMA 39
El usuario debe analizar el diagnóstico, que el programa hace de la estructura actual

mediante los llamados de atención que hace en la columna OBS (observaciones), en
esta columna se utilizan las siguientes convenciones:
- (*) Cuenta padre incorrecta.

- (**) Secuencia incorrecta.
Nota: Se debe recorrer toda la estructura del archivo, por pantallazos pulsando
<ENTER>, para no dejar pasar por alto ninguna observación, que potencialmente se
puedan generar como efectos secundarios de los cambios hechos en el plan contable.
El usuario puede iniciar la búsqueda de las cuentas con error a partir de la(s) cuenta
corregida.
Paso 3:
Una vez se haya definido el cambio a realizar en el plan contable, para solucionar el
problema detectado, se debe entrar por la opción (1) actualización y mediante la opción
de modificación, hacer el cambio en todas las cuentas que sean necesarias.
Paso 4:
Volver a ejecutar el paso 1 y 2, las veces que sea necesario para que desaparezcan los
llamados de atención en la columna OBS.
Procesos periódicos de mantenimiento

Existen otros procesos que directa o indirectamente en la gestión normal de las
transacciones, influyen en el plan contable. Estos procesos se encuentran en la opción
M menú monitor, que corresponde al mantenimiento del sistema. Estas son:
Cambio de una cuenta por otra, transfiriendo todo el movimiento registrado. Para
aplicar este proceso, se debe tener en cuenta la incidencia sobre los saldos de los libros
oficiales ya registrados, Verificación del archivo de cuentas.

40
Actualización de Destinos Asociados

En el proceso de información que cotidianamente se genera en una empresa, es común
que se presenten una serie de consultas que implican detalles de información más allá
de lo que normalmente pueden brindar el plan contable con sus diferentes niveles de
totalización, discriminando o no el beneficiario (persona jurídica ó natural). Tal es el
caso de situaciones como:
Situación 1:
En una obra, llevar el control de los montos acumulados, en los diferentes capítulos
que implica la ejecución de una obra, entre los que se tienen: Preliminares,
cimentación, columnas, acabados, etc.
Situación 2:
En labores de tipo agroindustrial, llevar el seguimiento de los montos acumulados por
cada cultivo, suerte y labor.
Situación 3:
En una empresa que importa materia prima, llevar los acumulados por cada una de las
importaciones, en cada uno de los pasos de su proceso: Valor FOB, fletes trayecto
externo, seguros del exterior, gastos de nacionalización, Fedecafe, fletes trayecto
interno, seguros del interior, Iva, etc.
Situación 4:
Discriminación de los diferentes costos y gastos generados en cada división,
subdivisión y departamento de la empresa, detallando: salarios, aportes, prestaciones,
servicios de terceros, depreciaciones, mantenimientos, consumos, etc.
Situación 5:
Control de los gastos incurridos por cada vehículo, discriminando los montos
acumulados por : fletes, combustible, lubricantes, reparaciones, desvares, peajes,
impuestos, etc.
Por lo general, la solución a las anteriores situaciones, cuando el proceso es manual ó

semi automatizado, puede implicar una serie de libros adicionales a los propios
auxiliares de la contabilidad, que implican dobles procesos de grabación de
información, entorpeciendo así el proceso normal y la oportunidad de la información.
Lo anterior no ocurre en el sistema UNO, en donde se realiza un solo proceso de

grabación de información que abarque tanto la información contable y administrativa
como tal. Es por ello que se han definido un indicador en el plan contable llamado
DEST, que hace relación al código que se ha definido para el CODIGO DE DESTINO
ASOCIADO, o entorno generador de información, que se está interesado controlar más
allá del alcance contable. Analizando las situaciones presentadas anteriormente, se
podrán definir los siguientes DESTINOS ASOCIADOS ó ENTORNOS: obras,

41
cultivos, importaciones, vehículos, maquinaria, etc.
Después de haber identificado claramente los diferentes entornos a controlar, el paso

que sigue es la codificación de éstos mediante un código de 2 caracteres, y que es el
que posteriormente se asocia a las diferentes cuentas del plan contable, por medio del
indicador de DEST (destino asociado). La codificación de los diferentes entornos
planteados en las anteriores cuatro situaciones, se puede hacer en la siguiente forma:
Situación 1:
OB, que es el código genérico que corresponde a las diferentes etapas que implica la
ejecución en cada una de las obras.
Situación 2:
CL, que es el código genérico de identificación a cada una de las suertes y labores
siguen a nivel agroindustrial.
Situación 3:
IM, que es el código genérico de identificación a todos los números de importación ó
cartas de crédito que se abran.
Situación 4:
CC, que es el código genérico de identificación a las diferentes divisiones y
departamentos VH, que es código genérico de identificación de todas las placas de los
diferentes vehículos de la empresa que interesa controlar.
Al ingresar a la opción 1 de Actualiza se deben diligenciar los siguientes campos:

42
Explicación de los campos del catalogo de destinos asociados:

Destino Asociado:
Código nemónico de 2 caracteres, que identifica el entorno que se quiere controlar.
Descripción:
Campo alfanumérico de 40 posiciones, que aparecerá en los diferentes informes
contables y financieros.
Exige estructura:
Número 0 ó 1, que indica con 0 (cero) que la discriminación de los diferentes destinos
que se hace en el catálogo de destinos es secuencial; en caso de ser con estructurada se
indica con 1 (uno).
- Si se trata de ingresar un código de destino asociado ya declarado, es mostrado en

pantalla el mensaje: "Destino Asociado ya Catalogado".
- Si se trata de modificar ó retirar un código de destino asociado, no declarado

previamente, sale el mensaje: "Destino Asociado no Catalogado"

43
Actualización de Destinos
Una vez, se han definido los diferentes entornos a controlar, mediante el catálogo de
DESTINOS ASOCIADOS, lo que se hace es definir mediante el catálogo de
DESTINOS, cada una de las componentes del DESTINO ASOCIADO.
Esto implica que cada definición que se haga del catálogo de DESTINOS,
necesariamente debe ir relacionada con un nombre genérico de DESTINO
ASOCIADO. Se tiene la posibilidad de estructurar o no cada uno de los destinos, en
forma secuencial de cada componente, ó en caso de ser necesario, se tiene la
posibilidad de trabajar con un código estructurable en 4 niveles de dos dígitos cada
uno.
Al ingresar por la opción 1 de Actualiza, se debe diligenciar los siguientes campos:

44
Explicación de los campos del catalogo de destinos

Destino Asociado:
Código del destino asociado previamente creado, al cual pertenece el código destino
que a continuación se informará.
Código Destino:
Campo alfanumérico de 8 posiciones, que identifica el destino a crear. Si cuando se
creó el destino asociado se informó que era estructurado, el código aquí informado
podrá estructurarse como máximo a 4 niveles de 2 dígitos cada uno. En caso contrario,
simplemente será un código que identificará una componente de una secuencia de
destinos.( De uno a ocho dígitos).
Descripción:
Campo alfanumérico de 40 posiciones, que describe el destino.
Centro de Utilidad:
Indica una asociación directa de todas las transacciones efectuadas por éste destino con
el centro de utilidad atado. Cuando este campo se deja en blanco, indica la libertad de
poder asociar los movimientos de este destino, con cualquier centro de utilidad.
Estado:
Indicador de actividad del destino, sus valores permitidos son 0= Activo y 1= Inactivo.
La situación normal es que esté en 0 para indicar posibilidad de imputar transacciones
en cualquier momento. La opción de inactivo es para garantizar la no de destino que ya
no quieren utilizar.
Ejemplo de utilización del catalogo de destinos

Ejemplo No 1.
Control de importaciones (destino asociado sin estructura) IM
Ejemplo No 2
Control de vehículos (destino asociado sin estructura) VH

45
Ejemplo No 3.
Para el caso de un destino asociado declarado con estructura CA Centros de

Administración

46
Cierre automático de destinos.

Este proceso cierra automáticamente los destinos, tomando como base el saldo
consolidado (toda las cuentas, Empresas y C. U) de estos y si el saldo final es igual a
igual a 0 lo marca lo marca con estado X. Este proceso se ejecuta por cada destino
asociado creado y por año.
Al ingresar a la opción 4 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos:

47
Copia de destinos
Este programa sirve para copiar los destinos que a partir del segundo nivel son iguales
de tal forma que al presentarse la necesidad de duplicar una estructura a partir del nivel
mencionado, el usuario no tenga que volver a digitar los códigos sino que por el
contrario se base en los existentes. Para ejecutar las copias debemos crear el primer
nivel como destino de titulo y luego copiar.
Al ingresar por la opción 5 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos:

48
Actualización de Beneficiarios
El sistema administrativo contable CG-UNO, como sistema integrado utiliza un solo
proceso de captura para alimentar toda la información necesaria inherente a los
terceros. El sistema utiliza el catálogo de beneficiarios, para almacenar en forma
totalmente independiente la información de las diferentes personas jurídicas o
naturales; este manejo da mayor flexibilidad, debido a que no es necesario incluir como
parte del plan contable los diferentes beneficiarios ó terceros.
Por otro lado, el manejo independiente permite establecer desde el momento de la

creación del beneficiario, una serie de relaciones con otros catálogos como es el caso
de las sucursales, zonas/subzonas y sectores, utilizados para generar informes de
diversa índole.
Dentro de los beneficios generales de este catálogo en su interacción

con los diferentes módulos y tablas del sistema se tienen:
a. Facilidad en la iniciación del manejo de saldo a nivel de persona jurídica con el sólo
hecho de utilizar una cédula o nit, en la captura de una transacción que afecta una
cuenta que tiene seleccionado el indicador de BENF.
b. Como la asociación del beneficiario a una zona/subzona, a un vendedor y a un sector

económico, se hace desde el momento de la creación del beneficiario. El sistema
permite realizar consultas discriminadas por cada uno de estos aspectos, en cualquier
momento de la captura de la información y entre cualquier período contable. Una
aplicación de esta facilidad, que se ha vuelto común es que después de varios meses de
llevar el control de la cartera consolidada por nit ó cédula, con el solo hecho de ir al
catálogo de beneficiarios y establecer la relación de cada beneficiario con una
zona/subzona, vendedor y sector económico, el sistema automáticamente permite sacar
la cartera discriminada por estos conceptos, sin necesidad de modificar, movimiento
contable.
c. Por medio de la asociación de sucursales a un beneficiario, que se le hace en el

catálogo de sucursales, el sistema permite manejo de saldos consolidados por
beneficiario ó discriminado por las sucursales, como es el caso de manejo de cartera
con grandes almacenes de cadena, cuando se necesita informar la cartera discriminada
por cada almacén del cliente.
d. A través del indicador de beneficiario interno, se puede excluir una persona jurídica
o natural de los informes tributarios, así esté en los saldos de la contabilidad. Caso del
nit de la administración de impuestos nacionales, que sería ilógico que apareciera en las
relaciones que a ellos mismos se deben presentar.

49
e. Dado que un mismo beneficiario, puede moverse por cuentas contables diferentes, el
sistema permite conocer, valiéndose de la estructura interna de los archivos
transaccionales, todos los tipos de transacciones comerciales con un mismo tercero.
Ejemplo: Un proveedor de insumos podrá ser a la misma vez cliente y haber vendido
activos fijos; con sólo darle el código de ese beneficiario o tercero, el sistema se
encargará de presentar todas las transacciones llevadas a cabo con él.
f. En el momento de capturar una transacción contable, que hace referencia a un

beneficiario del que no tenemos a la mano el nit o cédula correspondiente, el sistema
permite consulta alfabética de la información.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el

siguiente menu:
Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes

campos:

50
Explicación de los campos del catalogo de beneficiarios

Código del beneficiario:
Código alfanumérico de 9 posiciones, que normalmente coincide con la cédula o el nit
del beneficiario.
Fecha de ingreso:
Fecha de creación del beneficiario, la que sugiere el sistema es la fecha del sistema en
el formato año, mes, día, puede modificarse.
Nombre o razón social:

Campo alfanumérico de 40 posiciones que identificará la persona jurídica o natural en
los diferentes informes del sistema.
Nit ó Cédula:
Campo de 11 posiciones para unificar la cédula ó el nit.
Tipo de Identificación:
Indicador de 1 carácter, C= cédula, N= nit , T.I tarjeta de Identidad, O otros
Dirección:
Campo alfanumérico de 25 posiciones. Es opcional, si se quiere dejar en blanco se
pulsa o presiona la tecla <Enter>.
Ciudad:
Campo alfanumérico de 12 posiciones. Es opcional, si se quiere dejar en blanco se da
<Enter>.
Departamento:
<Enter>.
Apartado Aéreo:
<Enter>.
Teléfono (s)
Campo alfanumérico de 15 posiciones. En el caso de que sean varios teléfonos, su uso
podría ser: 671225-26-33 ó 441269/452489.
Clasificación del Benef.:

Indicador de 1 carácter, que con 0 indica no y con 1 indica si, la clasificación del

51
usuario como: socio, empleado, cliente, proveedor, acreedor, exterior, interno, otros y
tipo. El indicador de interno indica al sistema que el beneficiario no aparece en los
informes tributarios.
.
Zona/ Subzona:
Campo opcional de 4 posiciones, que en caso de utilizarse el código aquí citado, debe
haber sido creado previamente por la opción 5 del menú monitor, en el catálogo de
vendedores.
Vendedor:
Campo opcional de 4 posiciones, que en caso de utilizarse el código aquí citado, debe
haber sido creado previamente por la opción 5 del menú monitor, en el catálogo de
sectores.
Cupo:
Campo numérico de 9 posiciones.
Descuento (%):
Campo numérico de 4 posiciones, que incluyen 2 decimales.
Plazo :
Campo numérico de 3 posiciones.
Autoretenedor:
Indicador de si el beneficiario a crear es autoretenedor.
Retenedor de Iva:
Indicador de si el beneficiario a crear es retenedor de Iva
El código utilizado para identificar los beneficiarios puede tener hasta 9 caracteres
alfanuméricos. Esta característica hace que sea factible utilizar el número de nit o
cédula para su identificación sin necesidad de recurrir a una codificación interna. Los
listados de saldos pueden salir organizados por código o por nombre del beneficiario.

52
Actualización de sucursales
El objetivo de este catálogo es permitir al usuario definir o crear cada una de las
diferentes sucursales de los beneficiarios catalogados como clientes o proveedores
normalmente.
Explicación de los campos del catalogo de sucursales

Beneficiario:
Código de beneficiario previamente creado en el catálogo de Beneficiarios, al cual se le
va a crear una sucursal.
Sucursal:
Código alfanumérico de dos posiciones, con el que se identificará en las diferentes
transacciones, la sucursal que se está creando y que es uno de los negocios por los

53
cuales se discriminarán las cuentas por pagar o cuentas por cobrar del beneficiario.
Descripción:
Campo alfanumérico de 40 posiciones, que aparecerá en las diferentes consultas y
reportes, en los cuales sea necesario describir el código de la sucursal.
Dirección:
Campo alfanumérico de 30 posiciones.
Ciudad:
<ENTER>.
Apartado aéreo:
<ENTER>.
Contacto:
Nombre y apellido del funcionario que pertenece a la sucursal creada y que sirve de
puente de comunicación con nuestra empresa en caso de alguna consulta o
negociación.
ICA
Indicador para liquidar el impuestos de industria y comercio y el respectivo código
según la actividad económica.

54
Actualización de Tipos de Comprobantes

Este catálogo tienen relación directa con las directrices dadas por el Contador de la
organización, para canalizar los diferentes comprobantes y documentos contables, que
soportaran absolutamente todas las actividades que afectan la contabilidad de la
empresa. Un rápido estudio de la forma como están definidos los comprobantes y
documentos en una empresa, da una idea muy cercana de la forma como está
organizada la información para su manejo; este es uno de los primeros aspectos de una
persona que se va a hacer responsable de una contabilidad debe analizar
En este programa se definen los diferentes tipos de comprobantes contables que se

requiere
Explicación de los campos del catalogo de comprobantes

Código previamente creado en el catálogo de empresas y al cual se amarran todas las
transacciones que se realicen el en presente comprobante.

55
Código de Comprobante:
Código alfanumérico de 2 posiciones que identificará el comprobante que se está
creando.
Descripción:
Campo alfanumérico de 40 posiciones, que identifica el nombre del comprobante
creado.

56
Actualización de tipos de Documentos

Este programa es utilizado para la definición de los documentos fuentes de las
transacciones, como por ejemplo los recibos de caja, los comprobantes de egresos, las
notas débito y crédito, las notas de internas de contabilidad y todos aquellos
documentos que en el ejercicio contable hacen parte del movimiento diario de la
información de las transacciones y soportan los comprobantes de Diario.
Explicación de los campos del catalogo de documentos

Código previamente creado en el catálogo de empresas, y al cual está asociado el
documento a crear.

57
Centro de Utilidad:
Código previamente creado en el catálogo de centros de utilidad, y al cual está
asociado el documento a crear.
Documento:
Código nemónico de 2 posiciones, que identificará el documento en las diferentes
labores de consulta y captura de información. Ej.: ND nota débito.
Descripción:
Campo alfanumérico de 40 posiciones, cuyo contenido aparecerá en las consultas y
listados del sistema, donde sea necesario describir el tipo de documento utilizado.
Comprobante Asociado:
Código previamente creado en el catálogo de comprobantes y al cual está asociado el
documento a crear.
Consecutivo:
Número de 5 posiciones, que el sistema lleva por cada centro de utilidad y se va
actualizando automáticamente, cuando por el módulo de generación de documentos se
hace la gestión correspondiente.
Control del consecutivo:

0 Manual y automático cuando el usuario requiere manipular el consecutivo. Ejemplo
adelantar el consecutivo al inicio de nuevo lapso y dejar números para ser utilizados
en el lapso anterior.
1 Solo automático el sistema va a controlar el consecutivo no permitiendo adelantar
o devolver la numeración.
Orden de Cruce:
El sistema tiene la forma de cancelar automáticamente las facturas pendientes de pago
de cartera de clientes, por eso en la creación de los documentos pregunta el orden en el
cual se desea hacer la aplicación. Que documento desea que le cancele primero: las
notas débito, luego las notas crédito y por ultimo las facturas?.

58
Actualización de Resoluciones de la DIAN

El objetivo de éste catálogo es brindar al usuario la posibilidad de reportar y/o
actualizar cada vez que sea necesario, por cada empresa, centro de utilidad y tipo de
documento, la información correspondiente a la resolución de facturación exigida por
la Dian.
Al ingresar por el programa de “Actualización de Resolución de Facturación” se deben

diligenciar los siguientes campos:
Explicación de los campos del catálogo de Resolución de

Facturación:
Código de Empresa:
Campo alfanumérico de 2 posiciones. Corresponde al código de la empresa al cual se le
va a reportar la resolución de facturación.

59
C.U.:
Campo alfanumérico de 2 posiciones. Corresponde al código del Centro de Utilidad al
cual se le va a reportar la resolución de facturación.
Tipo de Documento:
Campo alfanumérico de 2 posiciones. Corresponde al código del tipo de documento al
cual se le va a reportar la resolución de facturación.
Aprobación Dian:
Número de documento inicial:

Campo numérico de 5 posiciones. Se debe registrar aquí el número inicial a partir del
cual fue aprobada la resolución de facturación.
Número de documento final:

Campo numérico de 5 posiciones. Se debe registrar aquí el número final hasta el cual
fue aprobada la resolución de facturación.
Número de Resolución:
Campo numérico de 15 posiciones. Se debe registrar aquí el número del documento de
resolución en el cual consta la aprobación que se está actualizando.
Fecha de Resolución:
Campo numérico con formato AA/MM/DD. Se debe registrar aquí la fecha del
documento de resolución en el cual consta la aprobación que se está actualizando.
Mensaje de precaución en Documento:
Cuando número docto mayor a:

Campo numérico de 5 posiciones. El objetivo de este campo es prever con la
suficiente anticipación el momento en que se debe solicitar una nueva resolución de
facturación, debido a que la actual esta por vencerse. Quiere decir esto que si por
ejemplo el “número de documento inicial” es 00001 y el “número de documento final”
es 05000, la resolución fue aprobada entre este rango de números. El número que se
registre en el campo de “cuando número docto mayor a:” debe estar aproximadamente
entre 04500, de tal forma que se prevea con 500 números de anterioridad la caducidad
o vencimiento de la resolución y se proceda a solicitar una nueva.
Cuando el cliente tiene varios tipos de formato de factura, normalmente solicita una
resolución con varios prefijos. La recomendación es que el prefijo corresponda a la
combinación que se obtiene entre el Centro de Utilidad + el Tipo de Documento, por
ejemplo:
01FV00001 al 01FV05000 donde “01” es el centro de utilidad y “FV” el tipo de documento.

01FC00001 al 01FC05000 donde “01” es el centro de utilidad y “FC” el tipo de documento.

60
Cuando el cliente tiene varias sucursales donde se factura, normalmente solicita una
resolución con varios prefijos para utilizar el mismo tipo de documento. La
recomendación es que el prefijo corresponda a la combinación que se obtiene entre el
Centro de Utilidad + el Tipo de Documento, por ejemplo:


61
Actualización de Anexos Tributarios

El Gobierno Nacional, en los primeros meses de cada año, dicta una serie de normas
que reglamentan la forma en que se deberán presentar los informes tributarios del año
que acaba de pasar. Esto implica tomar la información del año pasado y generar una
serie de anexos fiscales, en donde cada uno, para su proceso involucra recorrer los
movimientos de varias cuentas contables y obtener los saldos a nivel de TERCEROS,
de acuerdo a montos preestablecidos.
En el CG-UNO, se debe seguir el siguiente procedimiento, cuando llega la hora de

generar estos informes:
Definir cada ANEXO FISCAL, en el catálogo que para este propósito se tiene en el
sistema. Es así como por cada anexo se informa además del código dado por el
gobierno, la descripción, la naturaleza débito o crédito y el monto mínimo.
Asociar a cada anexo fiscal las cuentas contables que el sistema debe tener en cuenta
para la hora del proceso.
Por el módulo fiscal y tributario, opción 4 del menú monitor, aplicar la opción de
generación de los anexos para la declaración de renta y la opción 5 para imprimir
relaciones por cuenta.

62
Actualización de Grupos de Anexos

El objetivo de este programa es permitir al usuario definir uno a uno los diferentes
grupos de anexos para cada uno de los diferentes informes requeridos por el gobierno.
Un ejemplo de estos se presenta en el siguiente formato de pantalla:

63
Explicación de campos de Grupos de Anexos

Código del Grupo :
Código de dos dígitos alfanuméricos que sirve para crear los distintos grupos de
información, como grandes contribuyentes, de renta y otros. Ejemplo:
Grupo 01: Ingresos brutos acumulados.
Descripción
Campo alfanumérico de 40 caracteres que sirve para identificar el nombre del grupo.
Tipo de grupo
Permite identificar si el tipo de grupo corresponde a grandes contribuyentes, a renta, u
otros grupos.
Valor base
Este campo se captura sólo cuando el grupo pertenece a grandes contribuyentes y
corresponde a la base mínima a reportar. Ejemplo:
Grupo : Pasivos valores mayores a $35`000.000.
El sistema tiene en cuenta esta base al momento de generar el maestro de valores

informados para la DIAN

64
Actualización de Anexos
El objetivo de este programa es permitir al usuario definir cada uno de los diferentes
anexos fiscales que se requieren, tanto para la generación de declaración de renta, como
para los diferentes tipos de informes de medios magnéticos.
Explicación de campos de Anexos

Código de anexo
Campo de 5 caracteres alfanumérico que sirve para identificar los diferentes códigos de
la información tributaria solicitada por la DIAN.
Ejemplo: Compra de activos fijos grandes contribuyentes.

Ejemplo: Servicios anexo de declaración de renta.

65
Descripción:
Campo de 40 caracteres alfanumérico, que identifica el nombre del anexo.
Naturaleza del anexo.

Se tiene en cuenta en anexos de renta.
Grupo de anexo.
Consiste en asociar el anexo que se está creando al grupo que le corresponda. Ejemplo:
Compra de activos fijos se debe asociar a un grupo de activos.
Monto mínimo.
Sólo aplica a los anexos asociados a renta. Ejemplo: Honorarios superiores a $
500.000, se discrimina por tercero, los que estén por debajo de éste rango se consolidan
en un mismo registro.

66
Actualización de Detalle de Anexos

El objetivo de este programa es permitir al usuario asociar a cada anexo definido, las
cuentas de las cuales se tomaran las bases y valores para la generación de los informes
representados en anexos fiscales y medios magnéticos.
Explicación de campos en Detalle de Anexos

Anexo.
Código de anexo previamente creado en el programa CG01092.
Cuenta.
Cuentas que se incluyen al anexo. Con la tecla de función [F3] se consultan las cuentas
que ya están incluidas dentro del anexo. Con la tecla de función [F6] se permite

67
capturar o retirar las cuentas en una forma dinámica.
Valor informado.
De acuerdo al anexo se debe reportar que valor corresponde
Ejemplo: Compra de activos fijos – P (primer valor).

Ejemplo: Retención por Iva - S (segundo valor).
Valor a tomar.
Seleccionar entre las siguientes cuatro opciones.
Débito: Corresponde al movimiento débito de las cuentas reportadas.
Crédito : Corresponde al movimiento crédito de las cuentas reportadas.
Neto:
Diferencia entre valores débitos y créditos de las cuentas reportadas. (presentación de
PYG).
Saldo:
Saldo anterior más débito menos créditos de las cuentas reportadas. (presentación de
balance de comprobación).
Acumula para base.

Indicador que sirve para seleccionar aquellas cuentas en las cuales el valor a tomar se
debe sumar para compararlo posteriormente con el valor de la base del grupo.
Nota : Si utiliza la tecla [F6] aparece el plan contable para que proceda a incluir o
retirar cuentas al anexo. Este proceso se hace con la teclas [Flecha Arriba] [Flecha
abajo] y se confirma con la tecla [ENTER].

68
Actualización de Zonas / Sub zonas

El objetivo de este catálogo es permitir al usuario definir las diferentes zonas y
subzonas de influencia en las cuales hace la gestión de ventas o cobros de sus
actividades comerciales. A cualquier beneficiario que se catalogue en el sistema, puede
asignarse una zona/subzona bien sea en el momento de su creación o posteriormente,
con el fin de poder realizar análisis de CxC ó CxP discriminados por zona/subzona.
Explicación de campos de Zonas / Subzonas

Código de zona:
Código de 4 posiciones, estructurable en dos niveles de 2 dígitos con el cual
codificamos la zona, Costa Atlántica, y la Subzona, Las diferentes ciudades.
Descripción:
Campo alfanumérico de 40 posiciones en el que se describe el nombre de la zona ó
Subzona que se esta creando.

69
Clase:
Campo de una posición, con dos posibles alternativas: T= Titulo para
acumular, D= Detalle para recibir las diferentes transacciones.
Ejemplo de Zonas/subzonas:

70
Actualización de Vendedores
El objetivo de este programa es permitir al usuario definir en el sistema los diferentes
vendedores y/o cobradores de la empresa. Este se utiliza para hacer los registros y
contabilizaciones necesarios para posteriormente obtener análisis, seguimiento,
comisiones y registros por vendedor.
Explicación de campos de actualización de vendedores:

Código del vendedor:
Código alfanumérico de 4 posiciones que identificara el vendedor
Nombre o razón social:

Campo de 40 caracteres para describir el nombre del vendedor.
Tipo de Vendedor:
Campo para las estadísticas de ventas

71
Actualización de Sectores
El objetivo de este programa es permitir al usuario definir a través de una tabla, los
diferentes sectores o actividades económicas de los clientes, preferencialmente, con el
fin de asociarlos a estos y generar a partir de los registros de movimiento, diferentes
análisis y reportes, por ejemplo de cartera, clasificados por sector.
Explicación de campos de Sectores

Código del sector:
Código alfanumérico de 4 posiciones.
Descripción:
Campo alfanumérico de 40 posiciones mediante la cual se identifica el sector
económico.

72
Cuentas para libros oficiales

Actualización de PUC
El objetivo de este programa es permitir hacer la captura del plan único de cuentas para
posteriormente, a través de equivalencias, asociar el plan contable de la empresa con
éste y generar los diferentes libros oficiales exigidos con el formato del PUC.
Este programa es de gran utilidad para las empresas que aun no han convertido o
actualizado sus planes de cuentas a las estructuras del plan único, y que requieren o
desean seguir manejando su propio plan.
Al ingresar por la opción 1, el usuario deberá diligenciar los mismos campos

explicados en la creación de cuentas de este modulo. En el siguiente formato de
pantalla se puede visualizar un ejemplo de ello:

73
Chequeo de Estructura - proceso

Debido a las repercusiones que sobre la estructura de este plan contable tiene la
actualización continua del mismo cada vez que se crea, modifica o retira una cuenta. Se
debe hacer una validación del encadenamiento y secuencia lógica de cuentas padres y
de detalle del plan. El objetivo de este programa es facilitar la labor de revisión en la
estructuración lógica del plan de cuentas.
Al ingresar por la opción 4 se presenta un formato de pantalla con la información del

proceso:
Verificación del proceso:

Ejecutar la opción 5 -CONSULTA- que muestra al usuario el contenido del archivo de
cuentas, tal como se muestra a continuación:

74
El usuario debe analizar el diagnóstico, que el programa hace de la estructura actual

mediante los llamados de atención que hace en la columna OBS (observaciones), en
esta columna se utilizan las siguientes convenciones:
- (*) Cuenta padre incorrecta.

- (**) Secuencia incorrecta.
Nota: Se debe recorrer toda la estructura del archivo, por pantallazos pulsando
<ENTER>, para no dejar pasar por alto ninguna observación, que potencialmente se
puedan generar como efectos secundarios de los cambios hechos en el plan contable.
El usuario puede iniciar la búsqueda de las cuentas con error a partir de la(s) cuenta
corregida.
Una vez se haya definido el cambio a realizar en el plan contable, para solucionar el
problema detectado, se debe entrar por la opción (1) actualización y mediante la opción
de modificación, hacer el cambio en todas las cuentas que sean necesarias.

75
Actualiza Equivalencias
El objetivo de este programa es permitir al usuario crear la equivalencia entre el plan
de cuentas creado en la Captura de Cuentas, y la Actualización PUC definida en la
opción 1 de este submodulo. Estas equivalencias se utilizan para generar los libros
oficiales en formato PUC.
Al ingresar por la opción 7 se debe diligenciar los siguientes campos:

76
Actualización de prioridades pago a proveedores

El objetivo de este programa es permitir al usuario definir un orden secuencial de
prioridades a través de una tabla estructurada a dos niveles, para generar los pagos de
las diferentes obligaciones con proveedores consignadas en las cuentas del pasivo.
Quiere decir esto que adicionalmente a la cuenta contable, se dispone de otro
ordenamiento o selección según la prioridad o importancia de las mismas.
Al ingresar a la opción 1 se debe diligenciar los siguientes campos:
Explicación de Campos de Prioridades.

Código de Prioridad:
Código alfanumérico de cuatro dígitos que identifica las diferentes prioridades y sus
auxiliares. Presionando la tecla F2 consulta las prioridades que ya existen.

77
Descripción:
Campo alfanumérico de 40 posiciones que sirve para identificar el nombre de la
prioridad.
Clase de Prioridad:
- Totalizador de transacciones
- Recibe las transacciones.
Cuenta por pagar:

Equivalencia con la cuenta contable. Ejemplo prioridad Proveedores 01, auxiliar
materiales Primas 01 cuenta que le corresponde 220505 Materias primas.
Destino de Flujo de Caja:

Destino asociado y destino que se ejecuta al momento de elaborar el comprobante de
cheque para cargar o abonar al flujo de caja correspondiente.
Ejemplo de Prioridades:
Recopilación de los pasos necesarios para montar un control

administrativo que complemente la información contable
1. Definir el destino asociado, es decir bautizar el entorno a controlar mediante un
código alfanumérico de dos caracteres y crearlo en el catálogo de destinos asociados.
2. Informar cada una de las componentes del DESTINO ASOCIADO, mediante el

catálogo de DESTINOS.
3. En el plan contable, asociar el CODIGO DE DESTINO ASOCIADO, al indicador

de DEST, a cada una de las cuentas que se quiera controlar. Por ejemplo: En las

78
cuentas de combustibles, lubricantes, reparaciones, asociarla en el plan contable con el

destino asociado VH, que corresponde a los diferentes vehículos de la empresa.
4. A partir de éste momento, y cuando se esté grabando la información contable, el

CG-UNO, analiza el indicador de destino, y si en éste campo se ha declarado un
destino asociado, el sistema exigirá que el monto declarado, se cargue a una de las
componentes declaradas en el catálogo de destinos. Por ejemplo: si se está grabando
información relacionada con combustibles, el CG-UNO, pedirá inmediatamente la
placa del vehículo a la que se quiere cargar ésta cuantía de combustible.
5. Una vez ya se haya realizado el proceso de grabación de información, el CG-UNO,

permite consultar la misma información desde diferentes puntos de vista, tal como se
ilustra a continuación.
a. Dada una cuenta contable, ver en un lapso determinado, los movimientos

realizados en cada uno de los destinos, que se declararon en el indicador de DEST.
Ejemplo: sacar los consumos de combustible por cada uno de los vehículos de la
empresa, en la cuenta.....
b. Dado un destino, ver en un lapso determinado, los movimientos realizados por las
diferentes cuentas contables. Ejemplo: Dada una placa de vehículo, examinar los
consumos por todas las cuentas donde se citó esta placa, en el momento de capturar
información. Esta consulta es de gran utilidad como control administrativo, máxime
si se hacen comparativos de consumos entre varios períodos.
Las dos anteriores consultas se encuentran disponibles en el módulo de Gestión de

Transacciones, opción 02 del menú monitor, cuando se hacen las consultas por
cuenta/destino ó destino/cuenta.
Nota: Existe en la opción 10 el menú monitor, que corresponde a Mantenimiento

del Sistema- el proceso de cambio de toda la información de movimiento de un destino
por otro. Este proceso se explica detalladamente en el capítulo del manual
correspondiente a mantenimiento del sistema.

Catálogos del Sistema Contable CG-UNO.
Tabla de Contenido
INTRODUCCIÓN AL SISTEMA....................................................................................................................1
DESCRIPCIÓN GENERAL DE LOS MÓDULOS DEL SUBSISTEMA CONTABLE ADMINISTRATIVO CG-UNO.................................5
INFORMACIÓN FISCAL Y/O TRIBUTARIA..............................................................................................................6
CUENTAS POR COBRAR (CARTERA) Y/O POR PAGAR:..............................................................................................6
PRESUPUESTO Y EJECUCIÓN PRESUPUESTAL:........................................................................................................6
REGISTROS AUTOMÁTICOS:.............................................................................................................................6
CONCILIACIÓN BANCARIA:..............................................................................................................................7
GENERACIÓN DE DOCUMENTOS:.......................................................................................................................7
INICIANDO CON EL SISTEMA....................................................................................................................9
COMO INICIAR UNA SESIÓN CON EL SISTEMA......................................................................................................10
MENÚ PRINCIPAL DEL SISTEMA UNO.............................................................................................................11
CONVENCIONES RESPECTO A LA ESTRUCTURACIÓN DE LAS PANTALLAS EN EL CG-UNO.............................................12
CONVENCIONES RESPECTO A LAS TECLAS DE MANEJO...........................................................................................13
CONVENCIONES RESPECTO A NOMBRES DE PROGRAMAS Y LISTADOS........................................................................13
ASPECTOS DE OPERACIÓN PARA TENER EN CUENTA TODOS LOS DÍAS........................................................................15
INTRODUCCIÓN...........................................................................................................................................17
OBJETIVOS DEL MÓDULO.............................................................................................................................17
MENÚ MONITOR..........................................................................................................................................18
ASPECTOS DE INTERÉS GENERAL.....................................................................................................................19
INTERACCIÓN DEL USUARIO CON LOS CATÁLOGOS, POSTERIORMENTE A LA FASE DE IMPLEMENTACION..............................20
ACTUALIZACIÓN DE EMPRESAS............................................................................................................21
EXPLICACIÓN DE LOS CAMPOS DEL CATALOGO DE EMPRESAS .................................................................................22
ACTUALIZACIÓN DE CENTROS DE UTILIDAD...................................................................................24
EXPLICACIÓN DE LOS CAMPOS DEL CATÁLOGO DE CENTROS DE UTILIDAD..................................................................25
EJEMPLOS DE CENTROS DE UTILIDAD..............................................................................................................26
ACTUALIZACIÓN DE MONEDAS EXTRANJERAS...............................................................................27
EXPLICACIÓN DE LOS CAMPOS DEL CATÁLOGO DE MONEDAS EXTRANJERAS................................................................27
ACTUALIZACIÓN DE CUENTAS...............................................................................................................29
EXPLICACIÓN DE LOS CAMPOS DEL CATALOGO DE CUENTAS:..................................................................................30
QUÉ REPERCUSIÓN TIENE EL PLAN ÚNICO DE CUENTAS EN LA ESTRUCTURACIÓN DEL PLAN CONTABLE?.............................36
CÓMO ENCAJA LA ESTRUCTURA DEL PLAN ÚNICO DE CUENTAS DENTRO DEL SISTEMA UNO.............................................36
CHEQUEO DE ESTRUCTURA - PROCESO..............................................................................................38
PROCESOS PERIÓDICOS DE MANTENIMIENTO.......................................................................................................39

ACTUALIZACIÓN DE DESTINOS ASOCIADOS.....................................................................................40

EXPLICACIÓN DE LOS CAMPOS DEL CATALOGO DE DESTINOS ASOCIADOS:..................................................................42
ACTUALIZACIÓN DE DESTINOS..............................................................................................................43
EXPLICACIÓN DE LOS CAMPOS DEL CATALOGO DE DESTINOS..................................................................................44
EJEMPLO DE UTILIZACIÓN DEL CATALOGO DE DESTINOS........................................................................................44
CIERRE AUTOMÁTICO DE DESTINOS. .................................................................................................46
COPIA DE DESTINOS...................................................................................................................................47
ACTUALIZACIÓN DE BENEFICIARIOS .................................................................................................48

EXPLICACIÓN DE LOS CAMPOS DEL CATALOGO DE BENEFICIARIOS............................................................................50
ACTUALIZACIÓN DE SUCURSALES........................................................................................................52
EXPLICACIÓN DE LOS CAMPOS DEL CATALOGO DE SUCURSALES..............................................................................52
ACTUALIZACIÓN DE TIPOS DE COMPROBANTES............................................................................54
EXPLICACIÓN DE LOS CAMPOS DEL CATALOGO DE COMPROBANTES..........................................................................54
ACTUALIZACIÓN DE TIPOS DE DOCUMENTOS.................................................................................56
EXPLICACIÓN DE LOS CAMPOS DEL CATALOGO DE DOCUMENTOS.............................................................................56
ACTUALIZACIÓN DE RESOLUCIONES DE LA DIAN..........................................................................58
EXPLICACIÓN DE LOS CAMPOS DEL CATÁLOGO DE RESOLUCIÓN DE FACTURACIÓN:.....................................................58
ACTUALIZACIÓN DE ANEXOS TRIBUTARIOS.....................................................................................61
ACTUALIZACIÓN DE GRUPOS DE ANEXOS.........................................................................................62

EXPLICACIÓN DE CAMPOS DE GRUPOS DE ANEXOS.............................................................................................63
ACTUALIZACIÓN DE ANEXOS.................................................................................................................64
EXPLICACIÓN DE CAMPOS DE ANEXOS.............................................................................................................64
ACTUALIZACIÓN DE DETALLE DE ANEXOS.......................................................................................66
EXPLICACIÓN DE CAMPOS EN DETALLE DE ANEXOS............................................................................................66
ACTUALIZACIÓN DE ZONAS / SUB ZONAS...........................................................................................68
EXPLICACIÓN DE CAMPOS DE ZONAS / SUBZONAS..............................................................................................68
ACTUALIZACIÓN DE VENDEDORES......................................................................................................70
EXPLICACIÓN DE CAMPOS DE ACTUALIZACIÓN DE VENDEDORES :.............................................................................70
ACTUALIZACIÓN DE SECTORES.............................................................................................................71
EXPLICACIÓN DE CAMPOS DE SECTORES...........................................................................................................71
CUENTAS PARA LIBROS OFICIALES .....................................................................................................72
ACTUALIZACIÓN DE PUC..........................................................................................................................72
CHEQUEO DE ESTRUCTURA - PROCESO..............................................................................................73

VERIFICACIÓN DEL PROCESO:.........................................................................................................................73
ACTUALIZA EQUIVALENCIAS.................................................................................................................75

ACTUALIZACIÓN DE PRIORIDADES PAGO A PROVEEDORES.......................................................76

EXPLICACIÓN DE CAMPOS DE PRIORIDADES......................................................................................................76
EJEMPLO DE PRIORIDADES:...........................................................................................................................77
RECOPILACIÓN DE LOS PASOS NECESARIOS PARA MONTAR UN CONTROL....................................................................77
ADMINISTRATIVO QUE COMPLEMENTE LA INFORMACIÓN CONTABLE..........................................................................77

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1

INTRODUCCIÓN AL SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO

El Sistema Uno consta de cuatro subsistemas que son:

1. Subsistema administrativo-contable, que comprende el módulo de

2. Subsistema Comercial, que comprende los módulos de control de

3. Subsistema de Nómina y Personal, que comprende los módulos de

4. Subsistema de Activos Fijos, que comprende control de depreciaciones,

Internamente el módulo Contable-Administrativo, actúa como concentrador de toda la

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO

5. Diligenciamiento directamente en el sistema, de todos los documentos

6. Aprovechamiento del sistema, para la realización de diferentes labores

7. Actualización en línea de los archivos maestros, a medida que se realizan

8. Mediante la utilización de parámetros que se definen en el momento de

9. Complementariamente al punto anterior, el usuario autorizado, podrá

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. – SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO

12. Este manejo permite llevar simultáneamente la información contable

13. Libre estructuración del plan de cuentas, hasta 8 niveles.

15. Posibilidad de generar en hojas electrónicas, varios de los informes del

16. Cuando un reporte se ha generado a disco, se puede visualizar por pantalla,

17. Aunque el sistema tiene definidos una completa gama de reportes, el

18. Control de acceso al sistema, por medio de niveles de autorización.

19. Libre definición de los documentos y comprobantes contables.

20. Control automático de los consecutivos de los documentos.

21. Manejo de anexos tributarios.

22. Manejo de varias monedas.

23. Control de acceso a los comprobantes, lapsos y años.

25. Consulta y/o listado de la información en cualquier momento.

26. Estados financieros a cualquier nivel de totalización (1-8).

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO

27. Estados financieros en cualquier momento sin necesidad de procesos de

28. Balances de comprobación de saldos.

29. Balance general por período y comparativos con otros períodos.

30. Estado de Resultados del año y comparativo con otros períodos.

31. Flujo de efectivo real acumulado y por período.

32. Anexos a cualquier estado financiero resumido a nivel de terceros.

34. Cálculo automático de los ajustes por inflación.

35. Cálculo automático de los ajustes por diferencia en cambio.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. – SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO

Descripción general de los módulos del subsistema contable

Dentro de las características funcionales de cada uno de los módulos complementarios

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO

Información Fiscal y/o tributaria

Cuentas por cobrar (cartera) y/o por pagar:

Presupuesto y ejecución presupuestal:

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. – SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO

Con el fin de garantizar "la contabilidad al día", se tiene el módulo de generación de

66. Diligenciar en máquina el documento.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO

Iniciando con el Sistema

Como objetivos específicos al finalizar este capítulo el usuario estará en capacidad de

74. Cómo iniciar una sesión con el sistema?

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO

Como iniciar una sesión con el sistema

El sistema desplegará entonces un formato de bienvenida o saludo y en donde exige al

Si dicho código lo encuentra válido, es decir, si el usuario ha sido previamente

Después de que el usuario se ha identificado ante el sistema con su código de

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. – SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO

Menú principal del sistema UNO

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO

Convenciones respecto a la estructuración de las pantallas en el

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. – SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO

84. Se puede personalizar el ambiente de trabajo, en una estación de trabajo, al

Tipo de línea (gráfica sencilla, gráfica doble, carácter sencilla).