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informe técnico
1) Espaciamiento
Un espaciamiento a 1,5 es mucho más sencillo de leer, cansa menos y permite mayor
fluidez en el documento. Para esto se repite el siguiente procedimiento.
2) Justificado
El documento debe ir justificado en cuanto a los márgenes. Para esto se repite el siguiente
procedimiento.
Inicio-> Justificar
3) Definición de márgenes.
Para ver la regla en la parte superior y lateral de la página y saber los márgenes con que se
está trabajando se repite el siguiente procedimiento.
Vista-> Regla
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Elaborado por: Eduardo Acuña Espinoza
Figura 3. Colocación de la regla en la parte superior del documento
Si se desea imprimir el documento por ambas hojas, el margen interno de la página debe
tener un espacio extra para considerar el empastado o enresortado del documento. A esto
Word le llama encuadernación. Para personalizar los márgenes del documento se repite el
siguiente procedimiento.
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Figura 5. Definición de márgenes personalizados, parte 2
4) Saltos de sección
Los saltos de sección permiten darle independencia a las distintas partes del documento,
tanto en numeración, orientación de la página, márgenes o iniciar siempre en una página
determinada (par o impar).
En nuestro caso se busca que todas las secciones antes del cuerpo del trabajo empiecen en
página impar, por lo que se ingresa un salto se sección impar. Para esto se coloca el cursor
al final de la página y se repite el siguiente procedimiento:
Diseño de página -> Salto -> Salto de sección -> Página impar
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Figura 6. Procedimiento para insertar saltos de sección
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Figura 8. Rotación de la orientación de una página
Para definir la orientación, luego de ingresar los saltos de sección se rota la página con el
siguiente procedimiento, el cual también se ilustra en la Figura 9.
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5) Definición de páginas pares e impartes
Cuando se imprime el documento a doble cara es importante indicarle a Word que
diferencie las páginas pares e impares, para respetar el espacio de encuadernado que
definimos anteriormente.
Al hacer esto, el pie de página automáticamente indicará si se trata de una página par o
impar (ver Figura 11).
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6) Numeración.
Todas las páginas del trabajo a excepción de la portada deben ir numeradas. Las páginas
previas al cuerpo del trabajo se numeran con números romanos, mientras que las del
cuerpo del trabajo van con número arábigos.
Como la portada no lleva ningún tipo de numeración, hay que desvincularla (ver Figura 12).
Para ello se repite el siguiente procedimiento:
Doble clic a la parte inferior de la página siguiente (en el caso del curso sería el
Índice general), de modo que se despliegue la sección de pie de página.
Diseño -> Deseleccionar el apartado de Vincular al anterior.
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Luego de desvincular la portada, se puede colocar la numeración de las otras secciones sin
ningún problema. Se debe considera que si se seleccionó la opción de páginas pares e
impares diferentes, se debe ingresar la numeración en la primera página par y la primera
página impar de esa sección de manera separada.
Para ingresar la numeración de las páginas previas al cuerpo del trabajo se repite el
siguiente procedimiento, expuesto en la Figura 13, Figura 14 y Figura 15.
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Figura 14. Procedimiento para la numeración de páginas, parte 2.
Una vez definido el formato se coloca la numeración en sí, la cual se recomienda colocarla
en la parte inferior central de la página.
Automáticamente se ingresaran los números de página para todas las secciones. Sin
embargo, por tratarse de secciones distintas, las secciones siguientes van a tener el
formato predeterminado de Word (número arábigos). Por lo que en los siguientes
apartados previos al cuerpo del trabajo (Índice de cuadros, Índice de Figuras y Resumen)
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se repite el procedimiento de la Figura 14, considerando que en este caso, para la
“Numeración de páginas” si se desea mantener el: Continuar desde sección anterior.
Como esta sección tiene más de una página y anteriormente seleccionamos la opción de
páginas pares e impares diferentes se debe repetir el paso de la Figura 15 para la primera
página par. Esto le indica a Word el formato de numeración que se desea utilizar en todas
las páginas pares del cuerpo del trabajo.
Es importante aclarar que si en alguna sección precedente, por ejemplo el índice general,
se tenían más de una página, el paso expuesto en el párrafo anterior también se pudo haber
efectuado ahí, e igualmente se aplicaría a todo el documento.
7) Niveles de título
En todo documento se debe tener una jerarquía en la información de las secciones para
dar mayor orden y claridad. Para lograr esto se le da un formato distinto a los títulos,
dependiendo de su importancia. Se debe considerar que aunque se debe respetar una
jerarquía, todo el documento se debe ver proporcionado y con discreción.
En el Cuadro 1 se muestra un formato sugerido para niveles de título, donde se toma como
base un texto en tahoma 11, tal y como lo exige la escuela de ingeniería civil para la
presentación del trabajo final de graduación.
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Cuadro 1. Niveles de título recomendado para el documento
Nivel Tipo de letra Tamaño de letra Estilo de fuente
Nivel 1 Tahoma 14 Negrita
Nivel 2 Tahoma 12 Negrita
Nivel 3 Tahoma 12 Itálica y subrayado
Normal Tahoma 11 --
Descripción (título de Tahoma 10 Negrita
cuadros y figuras)
Información dentro de Tahoma 10 --
los cuadros
Para modificar los niveles de título se repite el siguiente procedimiento, también explicado
en la Figura 16, Figura 17 y Figura 18.
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Figura 18. Procedimiento para definir niveles de título, parte 3
Este mismo procedimiento aplica a todos los títulos del documento, donde el nivel sugerido
para cada uno se puede apreciar en el Cuadro 2. Una de las grandes ventajas al utilizar
niveles de título es que si se desea modificar algún aspecto del nivel, se hace el cambio
según lo explicado en la Figura 18, y automáticamente se aplica a todos los títulos que
pertenecen a este nivel en el documento.
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Cuadro 2. Niveles de título básicos necesarios para trabajo final de comunicación técnica
Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3
Portada -- --
Índice general -- --
Índice de Figuras -- --
Índice de Cuadros -- --
Resumen -- --
Capítulo I. Introducción -- --
-- Justificación --
-- -- El problema específico
-- -- Importancia
-- Objetivos --
-- -- Objetivo general
-- -- Objetivos específicos
-- Alcance --
-- Limitaciones y restricciones --
-- Metodología --
Capítulo II, III, … -- --
Capítulo N. Conclusiones y -- --
recomendaciones
-- Conclusiones --
-- Recomendaciones --
Fuentes de Consulta -- --
Anexos o Apéndices -- --
Otra de las ventajas de utilizar los niveles de título expuestos anteriormente es que se
puede crear una Lista Multinivel. Esto permite numerar los títulos
automáticamente, respetando las jerarquías respectivas. Para la creación de una
lista multinivel se repite el siguiente procedimiento:
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Figura 20. Creación de listas multinivel.
Para propósitos del curso, ya existe una lista multinivel predeterminada que se adapta,
pues asocia los niveles de título con la numeración respectiva (ver Figura 20), sin embargo,
se puede crear una estructura personalizada al seguir el siguiente procedimiento.
Se debe tomar en cuenta que a las secciones previas al cuerpo del trabajo (Índice general,
Índice de Cuadros, Índices de Figuras y Resumen) no se les debe colocar listas multinivel,
por lo que solamente se selecciona la numeración que Word automáticamente le asigno
por tratarse de un nivel de título 1 y se elimina. Automáticamente se va a ir actualizando
hasta que el Capítulo I tenga asociado el número 1, tal y como se aprecia en la Figura 21.
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Figura 21. Ejemplo de lista multinivel
Figura
Se inserta la figura
Click derecho sobre la figura -> Insertar título
Nuevo rótulo -> Se escribe: Figura -> Aceptar
Se inserta el nombre de la figura
Posición -> Debajo de la selección -> Aceptar
Click derecho sobre la figura -> Insertar título -> Rótulo: Figura->Se inserta el título
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Figura 22. Procedimiento para ingresar el título de una figura
Cuadro
El procedimiento para insertar el título de un cuadro es casi igual al de la figura
Click derecho en la fecha que aparece en la esquina superior izquierda cuando uno
coloca el cursor sobre el cuadro (ver Figura 23).
Nuevo rótulo -> Se escribe: Cuadro-> Aceptar
Se inserta el nombre del cuadro
Posición -> Encima de la selección -> Aceptar
Todas las etiquetas de las figuras y los cuadros entran dentro del estilo Descripción (ver
Figura 24), por lo que al igual que los niveles de título vistos anteriormente, se puede
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modificar el estilo con las características mostradas en el Cuadro 3, para procurar que se
vea bien dentro del documento.
Cuando se introducen cuadros o figuras que no son propias, se debe colocar una etiqueta
indicando la fuente. Tanto en los cuadros como en las figuras, la etiqueta de fuente debe ir
en la parte inferior y llevar el formato mostrado en el Cuadro 3. Si además se hizo una
modificación, se debe agregar otra etiqueta, como la mostrada en la Figura 25.
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Figura 25. Colocación de etiquetas extras para indicar fuente y modificación
Si un cuadro es muy grande, se debe partir en dos, se colocan nuevamente los encabezados
y se utiliza el mismo nombre, agregando al final: (cont.).
Es recomendable que todos los gráficos del documento tengan el mismo tamaño, lo cual
se puede modificar de la siguiente manera
Ecuación
Para insertar la etiqueta de una ecuación es un procedimiento similar a los anteriores, sin
embargo se deben considerar varios aspectos.
∑ 𝑥𝑖
𝑥̅ =
𝑁
Se inserta una etiqueta nueva con el mismo procedimiento que se explicó para
insertar la etiqueta de un cuadro. Sin embargo la nueva etiqueta solo lleva un
paréntesis cuadrado y un espacio. Luego que se inserta el número de ecuación y se
cierra el paréntesis, tal y como se muestra en la Figura 26 y la Figura 27.
En este caso es indiferente la posición que se le dé a la etiqueta, ya que de todos
modos se va a copiar y pegar en la columna vacía (ver Figura 28).
∑ 𝑥𝑖 [ 1]
𝑥̅ =
𝑁
Para insertar una nueva ecuación se puede repetir el procedimiento o solamente copiar y
pegar la tabla completa en otro lugar y modificar la ecuación. Una vez que actualicemos
Word (Archivo -> Imprimir -> ESC) automáticamente se actualizarán los números de
ecuación respectivos.
9) Referencias cruzadas
Otra ventaja de insertar los títulos de las figuras, cuadros o ecuaciones de la manera
expuesta en el apartado anterior es el uso de referencias cruzadas. Esto se utiliza para
referenciar un elemento específico en el cuerpo del trabajo, de tal manera que si el número
de este elemento cambia por la inserción de otro, la referencia en el texto se modifique
automáticamente (ver Figura 30).
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Figura 30. Representación de la utilidad de la referencia cruzada
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Figura 31. Procedimiento para insertar referencias cruzadas, paso 1
Para insertar una nota al pie se repite el siguiente procedimiento, el cual también se ilustra
en la Figura 33:
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Figura 33. Procedimiento para insertar una nota al pie
Índice general
Se coloca el cursor en el lugar de la página donde se quiere insertar el índice general.
Referencia -> Tabla de contenidos -> Tabla de contenidos personalizada (ver Figura
34
En la ventana emergente (ver Figura 35) se puede escoger hasta que nivel de título
se quiere mostrar, los caracteres de relleno, etc.
Una vez insertado el índice, este se puede actualizar en cualquier momento al pulsar
click derecho sobre este -> Actualizar Campos -> Actualizar toda la tabla
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Figura 34. Proceso para insertar tabla de contenidos, parte 1
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Índice de cuadros y de figuras
Se coloca el cursor en el lugar de la página donde se quiere insertar el índice de
cuadros o de figuras
Referencias -> Insertar tabla de ilustraciones (ver Figura 36)
Se selecciona la etiqueta de título de la cual se quiere insertar el índice (ver Figura
37). En caso de índice de cuadros se selecciona Cuadro, y en caso de índice de
figuras se selecciona Figura.
Una vez insertado el índice, este se puede actualizar en cualquier momento al pulsar
click derecho sobre este -> Actualizar Campos
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12) Referencias bibliográfica
Cuando en un texto se utiliza información que no es propia esta debe estar debidamente
citada en formato APA. Word tiene la opción para insertar las citas bibliográficas de manera
automática, y luego generar una bibliografía a partir de estas.
Una vez creada la cita, esta no tiene que crearse de nuevo, ya que Word las almacena
automáticamente. Por lo que si se necesita citar de nuevo una fuente, solamente se va
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Figura 39. Procedimiento para insertar una cita bibliográfica, parte 2
Figura 40. Procedimiento para editar una fuente bibliográfica previamente creada
Una vez que se haya finalizado el documento se tiene que hacer una bibliografía con todas
las fuentes bibliográficas que se citaron. Para esto se repite el siguiente procedimiento
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Figura 41. Procedimiento para insertar la bibliografía de un documento
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