LAS ANOTACIONES EN LA HOJA DE VIDA DE UN FUNCIONARIO/A

1.- CONCEPTOS Y GENERALIDADES

Las anotaciones de mérito y de demérito son antecedentes de gran importancia para las
evaluaciones de desempeño laboral que realizan las diferentes instancias que participan en el
proceso calificatorio. Se registran en la “hoja de vida” y tienen la misma duración del período
calificatorio.

Para que una anotación de mérito o de demérito tenga relevancia en el proceso

calificatorio, debe estar inscrita en la “Hoja de Vida” del/la funcionario/a, dentro de las fechas
de inicio y término del período calificatorio, es decir 12 meses, desde el 01 de septiembre de un
año y hasta el 31 de agosto del año siguiente. Por lo tanto, la “hoja de vida”, elemento básico
del sistema calificatorio, también tiene una duración de 12 meses.

Toda anotación, para que sea ponderada por la Junta Calificadora, en su oportunidad,
debe estar registrada en la hoja de vida del respectivo/a funcionario/a, porque corresponde a los
órganos calificadores (juntas calificadoras) establecer privativamente si existen actuaciones o
conductas que justifiquen una anotación de mérito o de demérito.

La infracción de una obligación o deber funcionario que se establezca en virtud de una

investigación sumaria o sumario administrativo, podrá considerarse sólo una vez en las
calificaciones del funcionario/a.

Si la jefatura responsable de la evaluación del desempeño fundamenta las evaluaciones de

su personal con hechos acontecidos en períodos anteriores, estaría estigmatizando a los/as
funcionarios/as, faltando a uno de los principios de la Evaluación del Desempeño, que señala
que “es improcedente considerar en una evaluación hechos acontecidos en el período
calificatorio anterior”.

Frente a un reclamo, la Contraloría General no se pronuncia sobre esta materia, porque

son aspectos concernientes al desempeño funcionario, en los cuales el órgano contralor carece
de competencia.

2.- LAS ANOTACIONES EN LA “HOJA DE VIDA” Y SUS EFECTOS EN EL

PERÍODO CALIFICATORIO.

Las conductas, acciones y desempeños destacados o reprochables de una persona en el

ámbito laboral se anotan en su Hoja de Vida y forman parte de la evaluación del desempeño
del respectivo período calificatorio, constituyendo un antecedente a considerar tanto por la
jefatura pre-evaluadora, cuando corresponda, y la Junta Calificadora en la resolución que
adopte respecto de la evaluación.

Por tanto, la “hoja de vida” es el documento donde se anotarán mediante orden

cronológico todas las actuaciones del funcionario/a que impliquen una conducta o desempeño
destacado o reprochable, producidas durante el respectivo período calificatorio.

________________________ Unidad de Evaluación del Desempeño ________________________

 Asimismo, la hoja de vida de un/a funcionario/a debe estar en resguardo en la Unidad de
Estudios y Evaluación de Desempeño/Unidad Encargada del Personal, de la instancia donde
dicho/a funcionario/a presta servicio.

3.- ORIGEN DE UNA ANOTACIÓN DE MÉRITO O DE DEMÉRITO.

Una anotación, tanto de mérito como de demérito, puede tener los siguientes orígenes
según la reglamentación vigente:

3.1) La reglamentación vigente faculta al jefe/a directo/a para disponer por escrito de
las anotaciones de mérito o demérito que corresponda practicar. Estas jefaturas son: Personal de
planta con personal a cargo, Directores/as de Centros, Jefes/as Técnicos y Jefes/as
Administrativos, ambos de los Centros de Administración Directa.

3.2) Asimismo, una jefatura directa puede disponer anotaciones “a petición de otra
autoridad”, sobre la base del conocimiento directo que ésta tenga de los antecedentes que
justifican la anotación de mérito o de demérito.

3.3) El/la funcionario/a podrá solicitar a su jefe/a directo/a que se efectúan las
anotaciones de mérito que a su juicio sean procedentes. En el evento que el/la jefe/a rechace
la solicitud deberá comunicarlo por escrito a la Unidad de Personal que corresponda (En DINAC,
es en la Unidad de Estudios y Evaluación de Desempeño), acompañando los fundamentos de su
rechazo. Si no se produce tal comunicación se entenderá aceptada la solicitud del funcionario/a.

Todo lo anterior, respetando los plazos y procedimientos que señala la reglamentación

vigente y que se indican en el anexo del presente documento.

4.- TIPOS DE ANOTACIONES QUE SE REGISTRAN EN LA HOJA DE VIDA.

a) Anotaciones positivas o de méritos: Son aquellas que se registran en la “hoja de vida”

para dejar constancia real de las acciones positivas de los/as funcionarios/as durante el período
calificatorio. Este tipo de anotación puede originarse tanto en la jefatura directa como a
solicitud del propio/a funcionario/a. (Se anexa formulario tipo para el trámite de una anotación
de mérito)

Entre otros aspectos positivos, que a criterio de las jefaturas responsables merecerían
estamparse en la hoja de vida, señalamos los siguientes:
 Adquisición de algún título u otra calidad especial relacionada son el Servicio, cuando
éstos no sean requisitos específicos de su cargo.
 La aprobación de cursos de capacitación que se relacionen con las funciones del Servicio.
 El desempeño de labores por períodos más prolongados que el de la jornada normal, no
habiéndose tramitado por éstas el pago de horas extraordinarias o compensación de
tiempo.
 La realización de cometidos que excedan de su trabajo habitual.
 La ejecución de tareas propias de otros funcionarios, cuando esto sea indispensable.
 Destacarse en forma permanente y excepcional por la calidad de los trabajos.
 La proposición de innovaciones que permitan mejorar el funcionamiento de la Unidad o de
la Institución.

________________________ Unidad de Evaluación del Desempeño ________________________

b) Anotaciones negativas o de deméritos: Son aquellas destinadas a dejar constancia de
cualquier acción u omisión del funcionario/a que implique un comportamiento negativo. (Se
anexa formulario tipo para el trámite de una anotación de demérito)

Como ejemplos, señalamos los siguientes:

 Incumplimiento de las obligaciones funcionarias: infracciones a las instrucciones y órdenes

de servicio y el no acatamiento de las prohibiciones contempladas en el Estatuto
Administrativo.
 Los atrasos en las entregas de trabajos.

Además de los hechos antes señalados, el/la jefe/a directo/a podrá evaluar otras
conductas de los/as funcionarios/as que, a su juicio, suponen una manifiesta acción negativa o
incumplimiento funcionario.

c) Las medidas disciplinarias como anotación de demérito.

Otras anotaciones de deméritos que obligatoriamente deben registrarse en la “hoja de

vida” son las medidas disciplinarias, como consecuencia de un sumario administrativo o
investigación sumaria por responsabilidad administrativa.

Procedimiento de Notificación del resultado del sumario administrativo o

investigación sumaria.

La resolución que señala la medida disciplinaria como sanción administrativa, la recibirá

la autoridad máxima del Servicio a nivel nacional o la autoridad máxima del Servicio de la
respectiva región.

La autoridad del Servicio que corresponda, solicitará a la jefatura de la Unidad de

Personal, o a quien designe, la notificación del resultado del sumario administrativo al o a los/as
funcionarios/as involucrados/as, teniendo como base la resolución pertinente.

Al funcionario/a inculpado/a, al momento de la notificación, se le deberá entregar un

ejemplar de la Resolución respectiva y al mismo tiempo, en un documento confeccionado para
realizar este acto, obtener la firma de éste/a y fecha del acto, como constancia de la
notificación.

El documento que registrará la notificación, señalado en el párrafo anterior, contendrá, a

lo menos, el N° y fecha de la Resolución, la medida disciplinaria a que se ha hecho merecedor,
nombre completo y firma del funcionario/a que se está notificando, estamento, grado E.U.S. y
fecha del acto de notificación.

Si el/la funcionario/a afectado/a se niega a firmar, es decir, se niega a notificarse, se

dejará constancia en el documento, firmando para ello un/a testigo de esta acción.

Es imperativo inscribir en la “hoja de vida” el resultado de un sumario administrativo

o investigación sumaria, por lo cual una vez notificada la medida disciplinaria al funcionario/a
afectado/a (firma y fecha de la notificación o dejar constancia de la negativa a firmar), el/la
Encargado/a de Personal efectuará la inscripción en la hoja de vida de éste/a, anotando
brevemente el resultado del sumario (en DINAC, será la Unidad de Estudios y Evaluación de
Desempeño), que puede ser sobreseimiento o algunas de las sanciones estipuladas en el Estatuto
Administrativo. Si aconteció esto último, indicar el tipo de medida o sanción. Estas sólo pueden
ser: censura, multa (indicar el porcentaje que corresponde rebajar de su remuneración),
suspensión (indicar el tiempo de suspensión y porcentaje que corresponde rebajar de su
remuneración), y destitución.

________________________ Unidad de Evaluación del Desempeño ________________________

5.- FORMAS DE NOTIFICACIÓN DE LAS ANOTACIONES

La notificación es la acción mediante la cual el/la funcionario/a toma

conocimiento del contenido de la anotación. Este acto se materializa como sigue:

a) Notificación personalizada.

 El/la jefe/a directo/a debe notificar por escrito al funcionario/a acerca del
contenido y circunstancia de la conducta que da origen a la anotación, dentro del
plazo de tres días de ocurrida.

 El jefe le entregará copia del documento y le solicitará firmar el original. Asimismo

el/la funcionario/a debe señalar en el mismo documento la fecha en que tomó
conocimiento de la anotación.

 Si por alguna circunstancia el/la funcionario/a se negase a firmar, lo hará por

él/ella un testigo. La jefatura indicará en el documento lo siguiente: “Se le
entregó copia de la anotación, negándose a firmar. Testifica la acción el/la
funcionario Sr./Sra./Srta. …….., testigo de esta acción. (El testigo firma y coloca
la fecha en que entregó el testimonio).

b) Notificación a través de carta certificada

 Asimismo, si cumplido el plazo de tres días en que debe efectuarse la notificación,

el/la funcionario/a no fuese habido por dos días consecutivos en su domicilio o en
su lugar de trabajo, se le notificará por carta certificada, de lo cual debe dejarse
constancia a través del certificado que entrega correos para las cartas
certificadas.

 En esta última circunstancia, el/la funcionario/a se entenderá notificado/a

cumplidos tres días desde que la carta haya sido despachada.

Es importante que la notificación, personal o por carta certificada, se realice dentro

del período de evaluación que corresponda y en condiciones que el/la afectado/a pueda ejercer
oportunamente los recursos que le otorga el Decreto N° 1.825, de l998, para impugnarla, si se
trata de una anotación de demérito, a fin de no dejarlo en una situación de indefensión.

Lo señalado precedentemente, en consideración a que el/la funcionario/a, una vez

notificado/a de la anotación, tiene derecho a reclamar de la anotación de demérito, como lo
establece el Reglamento General de Calificaciones, obligando al jefe/a directo/a a fundamentar
dicha anotación y agregar el reclamo a la hoja de vida.

Respecto a lo anterior, el/la jefe/a tiene la obligación de pronunciarse sobre el reclamo

del funcionario/a. Si no lo hace se entiende que acepta la reclamación formulada. Al
pronunciarse sobre el reclamo, deberá responderle a el/ella funcionario/a en forma expresa y
copia de este documento se anexará a la documentación que enviará a la Unidad de Personal
respectiva o, en DINAC, a la Unidad de Estudios y Evaluación de Desempeño.

6.- INSCRIPCIÓN DE LAS ANOTACIONES EN LA “HOJA DE VIDA”

El/la jefe/a directo/a posee las facultades para ordenar por escrito a la Unidad de
Personal que corresponda (Unidad de Estudios y Evaluación de Desempeño, DINAC u Oficina
Encargada del Personal, en Centros y Dirección Regional) la inscripción de las anotaciones de
mérito y de demérito que considere pertinentes, lo cual debe efectuarse de acuerdo con el

________________________ Unidad de Evaluación del Desempeño ________________________

procedimiento y plazos previstos en el Reglamento General de Calificaciones.
La normativa señala que las anotaciones de mérito o de demérito deben registrarse en la
“hoja de vida” del funcionario/a y las inscribirá un/a funcionario/a de la unidad encargada del
personal/Unidad de Estudios y Evaluación de Desempeño, “a petición expresa del jefe/a
directo/a del funcionario/a”.

El procedimiento es el siguiente:

 Una vez notificado/a el/la funcionario/a de la anotación, el/la jefe/a solicitará,

dentro del plazo de 5 días contados desde la fecha de la notificación, a la Unidad
de Estudios y Evaluación de Desempeño/Unidad Encargada del Personal, que se
registre el hecho en la “hoja de vida” del funcionario/a.

 Antes de efectuar la inscripción del hecho en la hoja de vida que corresponde,

el/la funcionario/a de la Unidad de Estudios y Evaluación de Desempeño/Unidad
Encargada del Personal que realizará la tarea, debe verificar que la jefatura que
solicitó la inscripción haya enviado a esa Unidad todos los antecedentes
relacionados con la solicitud.

 El/la Encargado/a de Personal o a quien se designe en la Unidad de Estudios y

Evaluación de Desempeño/Unidad Encargada del Personal, anotará la acción
positiva o de mérito en el interior de la “hoja de vida”:

- Lado izquierdo de la hoja de vida, titulado “conducta o desempeño destacado”, se

anotarán las anotaciones de mérito o positivas; y,

- En la parte derecha de la “hoja de vida”, titulado “conducta o desempeño

reprochable”, se inscriben las anotaciones negativas o de deméritos, sean estas
anotaciones comunes ordenadas por la jefatura responsable o bien las medidas
disciplinarias.

 La fecha que llevará la anotación en la hoja de vida es la que corresponde al día

en que se recibió el documento notificado en la Unidad de Estudios y Evaluación de
Desempeño/Oficina Encargada del Personal, ordenando su inscripción, y que debe
coincidir con el día en que ésta se registre en la hoja de vida respectiva.

BREVE INSCRIPCIÓN DE LA ANOTACIÓN EN LA HOJA DE VIDA.

Las anotaciones, tanto de mérito como de demérito se registran en la hoja de vida por
orden cronológico e indicando brevemente el hecho o conducta que dio origen a la anotación.
Sólo basta una “breve inscripción” en consideración a que obligatoriamente deberá anexarse a
la “hoja de vida” el total de la documentación que formó parte del trámite de la anotación de
mérito o de demérito que se ordenó inscribir.

7.- EFECTOS DE LAS ANOTACIONES EN LAS CALIFICACIONES

a) Las anotaciones ordenadas por la jefatura directa o solicitadas por el/la mismo/a
funcionario/a e inscritas en su hoja de vida tienen incidencia en la calificación definitiva,
correspondiendo a los miembros de la Junta Calificadora determinar y sopesar las actuaciones o
conductas causantes de anotaciones.

La anotación de demérito instruida por el/la jefe/a directo/a no constituye medida

disciplinaria, sólo un antecedente más que la Junta Calificadora ha de ponderar al momento de
evaluar el comportamiento del funcionario/a.

b) La medida disciplinaria, por su parte, es una sanción administrativa producto de la

________________________ Unidad de Evaluación del Desempeño ________________________

responsabilidad administrativa, y se configura a través de la investigación pertinente (Sumario
administrativo o investigación sumaria).
Como se señaló anteriormente, una vez que la Contraloría General haya tomado razón del
proceso disciplinario, éste será dado a conocer al funcionario/a afectado/a mediante una
notificación formal y, si la resolución indica como sanción alguna de las medidas disciplinarias
que señala el Estatuto Administrativo, ésta debe cumplirse y se registra en la hoja de vida como
una anotación de demérito. (Título “Responsabilidad Administrativa” del DFL N° 29 , de 2004,
que refunde, coordina y sintetiza la Ley antes señalada).

Este tipo de anotación rebaja puntos de las calificaciones del funcionario/a una vez que
la Junta Calificadora lo califica. La calificación que emite la Junta Calificadora se transcribe en
la “Hoja de Calificaciones”, tarea que realiza el/la secretario/a de la misma junta.
Posteriormente, si en la “hoja de vida” del funcionario/a se encuentra inscrita, dentro del
período de calificaciones, alguna medida disciplinaria, el secretario de la Junta Calificadora
rebaja los puntos del factor correspondiente. (Los puntos se rebajan en la misma “hoja de
Calificaciones”; en el margen inferior se deja constancia de aquello).
La cantidad de puntos que se restarán del factor respectivo de las calificaciones tiene
relación con la medida disciplinaria que se haya impuesto como resultado del sumario
administrativo. Asimismo, el factor que se afectará tiene estrecha relación con la causal de la
acción que dio origen al sumario administrativo.

Cantidad de puntos a rebajar del factor de las calificaciones que corresponda.

Las “medidas disciplinarias” que rebajan puntos del factor de calificación que guarda
relación con los hechos que ameritaron la aplicación de la sanción de que se trata, son las
siguientes:

 Censura, consiste en la reprensión por escrito que se hace al funcionario/a. Se

registra en la “hoja de vida” mediante anotación de demérito de 2 puntos en el
factor de calificación correspondiente. (El factor que se afectará con la rebaja de
puntos debe concordar con la falta que originó el sumario administrativo).

 Multa, consiste en la privación de un porcentaje de la remuneración mensual,

entre un 5% y un 20%. Se deja constancia en la “hoja de vida” del funcionario/a
mediante una anotación de demérito en el factor de calificación correspondiente,
de acuerdo a la siguiente escala:

 Si la multa no excede del 10% de la remuneración mensual, la anotación

será de 2 puntos.

 Si la multa es superior al 10% y no excede del 15% de la remuneración

mensual, la anotación será de 3 puntos.

 Si la multa es superior al 15% de la remuneración mensual, la anotación

será de 4 puntos.

 La suspensión, consiste en la privación temporal del empleo con goce de un 50% a

un 70% de las remuneraciones y sin poder hacer uso de los derechos y prerrogativas
inherentes al cargo. Se deja constancia en la “hoja de vida” del funcionario/a
mediante una anotación de demérito de 6 puntos en el factor correspondiente.

Importante:
De la rebaja de puntos que se realice en las calificaciones de un/a funcionario/a debe
dejarse constancia tanto en el acta respectiva de la Junta Calificadora como también en la “hoja
de calificaciones” del funcionario/a.

________________________ Unidad de Evaluación del Desempeño ________________________

8.- FLUJOGRAMAS Plazos de las etapas de emisión y registro de las anotaciones en la
“hoja de vida” funcionaria.

8.1.- Plazos de las etapas de la anotación originada por el/la jefe/a directo/a. (Días
corridos) (VER FLUJOGRAMA N° 1: “Procedimiento de una anotación en Hoja de Vida - Plazos de
días corridos”)

a) Dentro de los 3 días de ocurrido el hecho, que da origen a la anotación, el/la jefe/a
directo/a deberá notificar por escrito al funcionario/a acerca del contenido y circunstancia de
la conducta. (Notificación personal o por carta certificada).

b) El/a funcionario/a, una vez que tome conocimiento del hecho (al momento de ser
notificado/a), deberá firmar y fechar el documento. Si se niega a firmar, la jefatura directa
deberá dejar constancia en el mismo documento de esta negativa y, a la vez, que un testigo
corrobore esta acción, firmando para constancia, indicando fecha.

c) Dentro de los 5 días siguientes al cumplimiento de los plazos antes señalados, el/la
jefe/a deberá enviar el documento notificado a la Unidad de Estudios y Evaluación de
Desempeño / Unidad Encargada del Personal respectiva, con la totalidad de los documentos
involucrados, solicitando el registro de la anotación en la “hoja de vida” del funcionario/a
afectado/a, por lo cual completará la parte inferior del formulario: “orden de registro en hoja de
vida”.

d) En la Unidad Encargada del Personal / Unidad de Estudios y Evaluación de Desempeño

se registrará la anotación señalando sucintamente el hecho en el lado derecho o izquierdo de la
hoja de vida, según corresponda a una anotación positiva o negativa y deja como respaldo el
documento que ordenó la anotación.

8.2.- Plazos de las etapas de una anotación de demérito, donde el/la funcionario/a
afectado/a le solicita al jefe/a que la deje sin efecto o señala circunstancias atenuantes del
hecho. (VER FLUJOGRAMA N° 2 )

a) Dentro de los 3 días de ocurrido el hecho, que da origen a la anotación de demérito,

el/la jefe/a directo/a debe notificar por escrito al funcionario/a acerca del contenido y
circunstancia de la conducta. Notificación personal o por carta certificada. (*)

b) El/a funcionario/a, una vez que tome conocimiento del hecho (al momento de ser
notificado/a), debe firmar y fechar el documento. Si se niega a firmar, el jefe directo dejará
constancia en el mismo documento de esta negativa y, a la vez, un testigo debe corroborar esta
acción, firmando para constancia, indicando fecha de este testimonio.

c) El/la funcionario/a, dentro de los 5 días siguientes a la fecha de la respectiva

notificación, podrá solicitar a la jefatura directa que deje sin efecto la anotación de demérito o
que se deje constancia de las circunstancias atenuantes que concurrieron en el hecho o
conducta.

Nota:
1) Si el/la jefe/a acepta la solicitud de “dejar sin efecto la anotación” que presenta
el/la funcionario/a afectado/a, todo termina en esa instancia. No se continúa con el
trámite. Los documentos se archivan en esa Unidad.

2) Si el/la jefe/a no se pronuncia sobre este reclamo, dentro de los plazos

establecidos (5 días corridos), debe entenderse que fue aceptada la reclamación del
funcionario/a afectado/a, en orden de dejar sin efecto la anotación. (Dictamen N°
9466/95).

________________________ Unidad de Evaluación del Desempeño ________________________

 3) Si el/la jefe/a no acepta la solicitud de “dejar sin efecto” o sólo recibe del
funcionario/a afectado/a la carta de descargo, donde presenta atenuantes al hecho, la
jefatura deberá iniciar el trámite de registro de la anotación, completando la parte inferior
del formulario: “orden de registro en hoja de vida”. (Es importante señalar que el/la jefe/a
debe comunicar al funcionario/a, mediante nota expresa fundamentada, cuando no ha
aceptado la solicitud de “dejar sin efecto”. Plazo: 5 días.

d) En la Unidad Encargada del Personal /Unidad de Estudios y Evaluación de Desempeño

se registrará la anotación señalando sucintamente el hecho en el lado derecho de la hoja de
vida, por corresponder a una anotación de demérito o negativa, y se deja como respaldo el
documento que ordenó la anotación y demás antecedentes que participaron en el procedimiento.

(*) Cabe señalar que los/as funcionarios/as a quienes se les notifica una anotación de
demérito por carta certificada también pueden solicitar por escrito a su jefatura que deje sin
efecto la anotación o señalarle que deje constancia de las circunstancias atenuantes que
concurrieron en el caso. Para este trámite cuenta con 5 días contados una vez transcurrido los 3
días desde el envío de la carta.

8.3.- Plazos de una solicitud de anotación positiva o de mérito por parte del
funcionario/a. (VER FLUJOGRAMA N° 3)

a) El/la funcionario/a podrá solicitar a su jefe/a directo/a que se efectúen las anotaciones
de mérito que a su juicio sean procedentes. (La solicitud de anotación positiva se debe
fundamentar con hechos concretos).

b) Si el/la jefe/a acepta la solicitud, la enviará a la Unidad de Personal que

corresponda/Unidad de Estudios y Evaluación de Desempeño para inscripción en la
respectiva hoja de vida. Este trámite debe realizarse dentro de los 5 días corridos, a
contar de la fecha que recibió la solicitud directamente o fecha que ingresó a su unidad.

c) Si la jefatura rechaza la solicitud, el rechazo debe ser fundado, es decir, señalarle al

funcionario/a los motivos del por qué no acepta su petición. Copia de este documento,
más la solicitud del funcionario/a, el/la jefe/a los enviará a la Unidad Encargada del
Personal/Unidad de Estudios y Evaluación del Desempeño, para registro. (Se inscriben, en
el lado izquierdo de la hoja de vida, ambos documentos: la solicitud y el rechazo.
Decidirá al respecto la Junta Calificadora). Si no se produjese tal comunicación, dentro
del plazo de 5 días, se entenderá igualmente aceptada y se inscribirá en la hoja de vida
del funcionario/a solicitante. De todo esto, el Encargado de Personal/Unidad de Estudios
y Evaluación de Desempeño debe dejar constancia en la misma “hoja de vida”.

NOTA: Ante el rechazo de una solicitud de anotación de mérito por parte del jefe/a directo/a,
este último deberá enviar copia de este rechazo fundamentado a la Asociación de Funcionarios
respectivo, si el/la funcionario/a así lo solicitara.

9.- ORIENTACIONES GENERALES.

El texto que se anote en la hoja de vida debe ser el resumen de la anotación propiamente
tal o motivo por la cual el/la funcionario/a se hizo acreedor a dicha anotación. Jamás se
debe registrar una anotación sin que conste en el documento respectivo la debida
notificación. Este documento pasa a ser parte de la “hoja de vida”, por lo tanto no debiera
de archivarse aparte ya que respalda al Encargado/a de Personal/Unidad de Estudios y
Evaluación de desempeño de la anotación registrada.

 Respetar los plazos. En cada paso de la tramitación de una anotación se deben respetar
los plazos señalados en el artículo 9º del Reglamento General de Calificaciones.

________________________ Unidad de Evaluación del Desempeño ________________________

  Documentos libres de borrones y de remarcado. Tanto el documento de notificación
como la “hoja de vida” deben estar totalmente “limpios”. Jamás remarcar fechas ni
borrar anotaciones completas con líquido corrector. Ocupar la columna “observaciones”
de la “hoja de vida” para señalar situaciones de importancia.

 La “hoja de vida” no registra firmas: Solamente debe efectuarse el registro de la

respectiva anotación. No debe contener firma del jefe/a que la ordenó ni del
funcionario/a notificado/a. Como máximo, el/la funcionario/a de la Unidad de Personal
que realizó el registro puede finalizar la anotación (resumen de los hechos) con su
“mosca”, como responsable de esa tarea. Se reitera que la fecha que lleva el registro en
la “hoja de vida” es la que corresponde a la fecha en que se recibió el documento en la
Unidad de Personal y que debe corresponder a la fecha del registro propiamente tal en la
“hoja de vida”.

 Las “amonestaciones”, que son un tipo de advertencia que recibe el/la funcionario/a de
su jefatura, y que no alcanzan a ser anotaciones de deméritos, no deben anotarse en la
“hoja de vida”. La copia de la amonestación debe quedar en poder de la jefatura o
archivarlas en la “ficha del funcionario/a porque es un antecedente importante y un tipo
de verificador para fundamentar las evaluaciones de desempeño.

 De lo anterior se desprende que sólo se inscriben en las “hoja de vida” las anotaciones
de mérito y de demérito instruidas por el/la jefe/a directo/a y los resultados de los
sumarios e investigaciones sumarias: absolución y medidas disciplinarias)

________________________ Unidad de Evaluación del Desempeño ________________________

 ANEXOS

A.- FORMULARIOS PARA TRAMITAR ANOTACIONES DE MÉRITO Y DE DEMÉRITO.

B.- FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS PARA TRAMITAR ANOTACIONES QUE SE INSCRIBIRÁN EN LA

HOJA DE VIDA.

c.- REGLAMENTACIÓN VIGENTE RESPECTO DE LAS ANOTACIONES EN LA “HOJA DE VIDA” DE

UN/A FUNCIONARIO/A.

________________________ Unidad de Evaluación del Desempeño ________________________

 FORMULARIOS PARA TRAMITAR LAS ANOTACIONES DESTACADAS O
REPROCHABLES EN LA “HOJA DE VIDA” DE UN/A FUNCIONARIO/A

 El formato de una anotación, antes de enviarla a la Unidad de Personal para su registro,

debe señalar claramente lo siguiente: Se adjunta formato.

Primera Parte: Descripción de la anotación y responsabilidad de quien la emite, dirigida

al funcionario/a receptor.

Título: tipo de anotación (mérito o demérito).

Fecha de la emisión del documento.

Nombre, estamento y cargo del funcionario/a que, a juicio de la jefatura responsable,

se hizo merecedor a la anotación.

Motivo fundamentado de la anotación. Se debe relatar con claridad, señalando fechas

de los acontecimientos, el o los hechos que originaron la anotación.

Nombre, firma y timbre de la jefatura responsable.

Segunda Parte: Notificación. La jefatura responsable notifica personalmente al

funcionario/a de la anotación. (Es válida también la notificación por correo, lo que
constaría en la carta emisora y certificado de correos, documentos que formarán parte de
la anotación).

Nombre del funcionario/a notificado/a y sobre éste, la respectiva firma. (O bien

señalar su negativa a firmar, firmando un/a testigo para constancia).

Fecha de la notificación, estampada por el/la mismo/a funcionario/a notificado/a.

Tercera Parte: Orden de registro en la Hoja de Vida.

 Envío del documento a la Unidad Encargada del Personal/Unidad de

Estudios y Evaluación del Desempeño : En la parte inferior del documento
ya notificado, titulado “Orden de Registro en Hoja de Vida”, la jefatura
responsable deriva el documento a la Unidad de Personal respectiva/Unidad de
Estudios y Evaluación de Desempeño (La Unidad que lleva la hoja de vida del
funcionario/a), solicitando el registro de la anotación.

Esta nota debe señalar claramente lo siguiente: “inscríbase en hoja de vida”.

Firma de la jefatura y fecha de la solicitud de registro, anexando los documentos
que formaron parte del proceso.

 Registro de la anotación. La anotación debe registrarse en forma resumida en

la hoja de vida. Con esto se evita que el/la funcionario/a sume más de un
ejemplar de “hoja de vida” en cada período calificatorio. Debe anexarse a la
“hoja de vida” , como documentación de soporte, todos los antecedentes que
sirvieron de base al trámite de la anotación.

___________________________________________________________________________

________________________ Unidad de Evaluación del Desempeño ________________________

 ANOTACIÓN DE D E M É R I T O

Fecha: ______________________/

En virtud de lo dispuesto en el art. 43 del DFL N° 29, de 2005, que fija el texto refundido,
coordinado y sistematizado de la Ley N° 18.834, de 1989, que aprueba el Estatuto
Administrativo; y en los art. 9° y 11° del Decreto N° 1825 de l998, del Ministerio del Interior, que
aprueba el “Reglamento General de Calificaciones”, se procede a notificar a don(a)
_________________________________, grado ________ EUS, del estamento _______________,
con desempeño en ___________________________, de la siguiente anotación de demérito.

La anotación se otorga por _________________________________________________________

____________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
hecho acontecido con fecha___________________.

___________________________________
(Nombre, timbre y firma de jefatura directa)

NOTIFICACIÓN:

 Tomé conocimiento: firma del funcionario/a: ___________________________

 Fecha de la notificación: ________________

Nota: El/la funcionario/a tiene derecho a solicitar por escrito a su jefatura que deje sin efecto la anotación o indicar, en “carta de
descargo”, las circunstancias atenuantes presentes en el hecho. PLAZO: 5 días corridos.

ORDEN DE REGISTRO EN HOJA DE VIDA

Fecha: _____________________________/
A: Sr./a ______________________________
Cargo: __________________________________
(Enc. de Personal / Jefe/a Unidad de Estudios y Evaluación de Desempeño)
_________________________________________________________________________

Solicito a usted inscribir en la Hoja de Vida del funcionario/a _______________________

la presente anotación de demérito.

Sin otro particular, saluda atentamente,

__________________________________
(Nombre, firma y timbre de jefatura directa
del/la funcionario/a notificado/a)

Anexo: (Describir documento/s si se adjunta/n)

Ejemplos: Carta de descargos (atenuantes); o,
Solicitud de dejar sin efecto, no aceptada.
Carta de la jefatura que solicitó la anotación al jefe directo.
Fundamentos del rechazo a la solicitud del funcionario/a
Otros

________________________ Unidad de Evaluación del Desempeño ________________________

 ANOTACIÓN DE MÉRITO

Fecha: ______________________/

En virtud de lo dispuesto en el art. 42 del DFL N° 29, de 2005, que fija el texto refundido,
coordinado y sistematizado de la Ley N° 18.834, de 1989, que aprueba el Estatuto
Administrativo; y en los art. 9° y 10° del Decreto N° 1825 de l998, del Ministerio del Interior, que
aprueba el “Reglamento General de Calificaciones”, se procede a notificar a don(a)
_________________________________, grado ________ EUS, del estamento _______________,
con desempeño en ___________________________, quien se ha hecho merecedor/a de una
anotación de mérito.

La anotación se otorga por ___________________________________________________

_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
hecho acontecido con fecha__________________.

__________________________________
(Nombre, firma y timbre de jefatura directa)

NOTIFICACIÓN:
Tomé conocimiento: Firma funcionario/a: __________________________
Fecha: __________________________

ORDEN DE REGISTRO EN HOJA DE VIDA

Fecha: ________________________________

A: Sr./a __________________________ ___

Cargo: ______________________ ________
(Enc. de Personal / Jefe/a Unidad Estudios y Evaluación del Desempeño)

___________________________________________________________________________

Solicito a usted inscribir en la Hoja de Vida del funcionario/a ______________________,

antes individualizado, la presente anotación de mérito.

Sin otro particular, saluda atentamente,

____________________________________________
( Nombre, firma y timbre del jefe/a directo/a

Anexo: (Describir documento/s si se adjunta/n)

Ejemplos: Carta de la jefatura que solicitó la anotación al jefe directo.
Carta del funcionario/a que solicitó la anotación.

________________________ Unidad de Evaluación del Desempeño ________________________

________________________ Unidad de Evaluación del Desempeño ________________________
________________________ Unidad de Evaluación del Desempeño ________________________
________________________ Unidad de Evaluación del Desempeño ________________________
 REGLAMENTACIÓN VIGENTE RESPECTO DE LAS ANOTACIONES
EN LA “HOJA DE VIDA” DE UN/A FUNCIONARIO/A.

a) DFL N° 1/19.653 del 13 Diciembre.2000, que fija el texto refundido, coordinado y

sistematizado de la Ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de
la Administración del Estado:

 Art. 47 : “Para los efectos de la calificación del desempeño de los funcionarios

públicos, un reglamento establecerá un procedimiento de carácter general,
que asegure su objetividad e imparcialidad, sin perjuicio de las
reglamentaciones especiales que pudieran dictarse de acuerdo con las
características de determinados organismos o servicios públicos. Además, se
llevará una hoja de vida por cada funcionario, en la cual se anotarán sus
méritos y deficiencias.
La calificación se considerará para el ascenso, la eliminación del servicio y los
estímulos al funcionario, en la forma que establezca la Ley”

b) DFL N° 29 del 16 de junio.2004, que fija el texto refundido, coordinado y

sistematizado del Estatuto Administrativo, aprobado por la Ley N° 18.834:

 Art. 41, inciso 1°: “La Junta Calificadora adoptará sus resoluciones teniendo
en consideración, necesariamente, la precalificación del funcionario hecha por
su Jefe Directo, la que estará constituida por los conceptos, notas y
antecedentes que éste deberá proporcionar por escrito. Entre los
antecedentes, se considerarán las anotaciones de mérito o de demérito que se
hayan efectuado dentro del período anual de calificaciones, en la hoja de vida
que llevará la oficina encargada del personal para cada funcionario.”

 Art. 41, inciso 3°: “Constituirán elementos básicos del sistema de

calificaciones la hoja de vida y la hoja de calificaciones.”

 Art. 41, inciso 4°: “La infracción de una obligación o deber funcionario que se
establezca en virtud de una investigación sumaria o sumario administrativo,
sólo podrá ser considerada una vez en las calificaciones del funcionario.”

 Art. 42: “Son anotaciones de mérito aquellas destinadas a dejar constancia de

cualquier acción del empleado que implique una conducta o desempeño
funcionario destacado.
Entre las anotaciones de mérito figurarán aspectos tales como la adquisición de
algún título u otra calidad especial relacionada con el Servicio, cuando éstos no
sean requisitos específicos en su cargo, como asimismo, la aprobación de
cursos de capacitación que se relacionen con las funciones del servicio, el
desempeño de labor por períodos más prolongados que el de la jornada normal,
la realización de cometidos que excedan de su trabajo habitual y la ejecución
de tareas propias de otros funcionarios cuando eso sea indispensable.
Las anotaciones de mérito realizadas a un funcionario durante el respectivo
período de calificaciones, constituirán un antecedente favorable para la
selección a cursos de capacitación a que éste opte.”

 Art. 43: “Son anotaciones de demérito aquéllas destinadas a dejar constancia

de cualquier acción u omisión del empleado que implique una conducta o
desempeño funcionario reprochable.
Entre las anotaciones de demérito se considerarán el incumplimiento
manifiesto de obligaciones funcionarias, tales como, infracciones y órdenes de
servicio y el no acatamiento de prohibiciones contempladas en este cuerpo
legal y los atrasos en la entrega de trabajos.”

________________________ Unidad de Evaluación del Desempeño ________________________

  Art. 44: “Las anotaciones deberán referirse sólo al período que se califica y
serán realizadas por la unidad encargada del personal a petición escrita del
Jefe Directo del funcionario.
El funcionario podrá solicitar a su Jefe Directo que se efectúen las anotaciones
de mérito que a su juicio sean procedentes.

El funcionario podrá solicitar, asimismo, que se deje sin efecto la anotación de

demérito o que se deje constancia de las circunstancias atenuantes que
concurran en cada caso.
La unidad encargada del personal deberá dejar constancia en la hoja de vida
de todas las anotaciones de mérito o de demérito que disponga el Jefe Directo
de un funcionario.”

 Art. 45: “Si el Jefe Directo rechazare las solicitudes del funcionario, deberá
dejarse constancia de los fundamentos de su rechazo, agregando a la hoja de
vida tales solicitudes.”

 Art. 121: “Los funcionarios podrán ser objeto de las siguientes medidas
disciplinarias: a) CENSURA; b) MULTA; c) SUSPENSIÓN DEL EMPLEO DESDE 30
DÍAS A TRES MESES, y d) DESTITUCIÓN.”

 Art. 122: “La censura consiste en la reprensión por escrito que se hace al
funcionario, de la cual se dejará constancia en su hoja de vida, mediante una
anotación de demérito de dos puntos en el factor de calificación
correspondiente.”

 Art. 123: “La multa consiste en la privación de un porcentaje de la

remuneración mensual, la que no podrá ser inferior a un cinco por ciento ni
superior a un veinte por ciento de ésta. El funcionario en todo caso mantendrá
su obligación de servir el cargo.
Se dejará constancia en la hoja de vida del funcionario de la multa impuesta,
mediante una anotación de demérito en un factor de calificación
correspondiente, de acuerdo a la siguiente escala:
a) Si la multa no excede del diez por ciento de la remuneración mensual, la
anotación será de dos puntos; b) Si la multa es superior al diez por ciento y
no excede del quince por ciento de la remuneración mensual, la anotación
será de tres puntos, y c) Si la multa es superior al quince por ciento de la
remuneración mensual, la anotación será de cuatro puntos.”

 Art. 124: “La suspensión consiste en la privación temporal del empleo con
goce de un cincuenta a un setenta por ciento de las remuneraciones y sin poder
hacer uso de los derechos y prerrogativas inherentes al cargo. Se dejará
constancia de ella en la hoja de vida del funcionario mediante una anotación
de demérito de seis puntos en el factor.”

 Art. 140, inciso 4°: “La aplicación de toda medida disciplinaria deberá ser
notificada al afectado.” (Nota: Para que la medida disciplinaria se registre
en la hoja de vida del funcionario afectado, la Resolución tomada de razón por
la Contraloría General de la República, que ordena dicha medida, tiene que
haber sido notificada previamente .)

 Art. 147, inciso 3°: “Si se encontrare en tramitación un sumario

administrativo en el que estuviere involucrado un funcionario, y éste cesare en
sus funciones, el procedimiento deberá continuarse hasta su normal término,
anotándose en su hoja de vida la sanción que el mérito del sumario
determine.”

________________________ Unidad de Evaluación del Desempeño ________________________

 c) Decreto Supremo N° 1.825, de l998, del Ministerio del Interior, que aprueba el
Reglamento General de Calificaciones para los empleados de la Administración
Pública:
 Art. 7°: “La hoja de vida y la hoja de calificaciones constituyen los elementos
básicos del sistema de calificaciones. …”

 Art. 8°: “La hoja de vida es el documento en que se anotarán todas las
actuaciones del empleado que impliquen una conducta o desempeño
funcionario destacado o reprochable, producidas durante el respectivo período
de calificaciones. La hoja de vida será llevada para cada funcionario en
original y debidamente foliada, por la oficina encargada del personal de la
institución o por la que haga sus veces, del nivel central o regional o del
establecimiento hospitalario, según corresponda, unidad que deberá dejar
constancia en ella de todas las anotaciones de mérito o de demérito que
disponga por escrito el jefe directo del funcionario. La hoja de vida deberá
mantenerse actualizada y estar a disposición del funcionario cada vez que lo
requiera. …”

 Art. 9°, inciso 1°: “El jefe directo deberá notificar por escrito al funcionario
acerca del contenido y circunstancia de la conducta que da origen a la
anotación, dentro del plazo de tres días de ocurrida.”

 Art. 9°, inciso 2°: “El funcionario, dentro de los cinco días siguientes a la
fecha de la correspondiente notificación, podrá solicitar al jefe directo que se
deje sin efecto la anotación de demérito o que se deje constancia de las
circunstancias atenuantes que concurran en cada caso.”

 Art. 9°, inciso 3°: “La orden de anotación que realice el jefe directo, deberá
emitirse dentro de los cinco días siguientes al cumplimiento de los plazos antes
mencionados.”

 Art. 9°, inciso 4°: “El funcionario podrá solicitar a su jefe directo que se
efectúen las anotaciones de mérito que a su juicio sean procedentes.”

 Art. 9°, inciso 5°: “En el evento de que el jefe directo rechazare las
solicitudes del funcionario, deberá comunicarlo por escrito en el plazo de
cinco días a la unidad de personal, acompañando los fundamentos de su
rechazo; si no se produjese tal comunicación se entenderá aceptada la
solicitud del funcionario. Esta comunicación de rechazo deberá ir con copia a
la respectiva Asociación de Funcionarios, cuando el funcionario lo solicite
expresamente.”

 Art. 10°, inciso 1°: “Son anotaciones de mérito aquellas destinadas a dejar
constancia de cualquier acción del empleado que implique una conducta o
desempeño funcionario destacado.”

 Art. 10°, inciso 2°: “Entre las anotaciones de mérito figurarán aspectos tales
como la adquisición de algún título u otra calidad especial relacionada con el
servicio, cuando éstos no son requisitos específicos en su cargo, como
asimismo la aprobación de cursos de capacitación que se relacionen con las
funciones del servicio, el desempeño de labores por períodos más prolongados
que el de la jornada normal, la realización de cometidos que excedan de su
trabajo habitual, la ejecución de tareas propias de otros funcionarios cuando
esto sea indispensable, destacarse en forma permanente y excepcional por la
calidad de los trabajos y la proposición de innovaciones que permitan mejorar
el funcionamiento de la unidad o de la institución.”

 Art. 11°, inciso 1°: “Son anotaciones de demérito aquellas destinadas a dejar
constancia de cualquier acción u omisión que implique una conducta o
desempeño reprochable.”

________________________ Unidad de Evaluación del Desempeño ________________________

  Art. 11°, inciso 2°: “Entre las anotaciones de demérito se considerarán el
incumplimiento manifiesto de obligaciones funcionarias, tales como
infracciones a las instrucciones y órdenes de servicio y el no acatamiento de
las prohibiciones contempladas en la Ley N° 18.834, y los atrasos en la entrega
de trabajos.”

 Art. 12°: “La hoja de calificaciones es el documento en el cual la Junta

Calificadora o el jefe directo, en la situación prevista en el inciso segundo del
art.29 de la Ley N° 18.834, resume y valora anualmente el desempeño de cada
funcionario en relación a los factores de calificación que establece el presente
reglamento y deja constancia de la lista en que quedó calificado.”

 Art. 19°, inciso 1°: “La precalificación que realiza el jefe directo, estará
constituida por los conceptos, notas, las cuales deberán ser debidamente
fundamentadas, y antecedentes que éste deberá proporcionar por escrito,
considerándose para
este efecto las anotaciones efectuadas en la hoja de vida durante el respectivo
período calificatorio.”

 Art. 21°: “Se entenderá por jefe directo el funcionario de quien depende en
forma inmediata la persona a calificar.” (Nota: De acuerdo lo señalado por el
Estatuto Administrativo, Jefe Directo es el funcionario que pertenece a la
planta del servicio y que ejerce jefatura. Además, de acuerdo a delegaciones
especiales otorgadas por la Superioridad del Servicio, algunos funcionarios a
contrata, como son: Directores, Jefes Técnicos y Jefes Administrativos de los
Centros de Administración Directa, por cumplir funciones directivas, pueden
evaluar, precalificar y notificar de anotaciones de mérito y de demérito a su
personal dependiente. Asimismo están facultados para integrar la
correspondiente Junta Calificadora Regional.)

 Art. 27°: “La Junta Calificadora adoptará sus resoluciones teniendo en

consideración, necesariamente, la precalificación del funcionario hecha por
su jefe directo, lo que estará constituida por los conceptos, notas y
antecedentes que éste deberá proporcionar por escrito. Entre los
antecedentes, se considerarán las anotaciones de mérito o de demérito que se
hayan efectuado dentro del período anual de calificaciones, en la hoja de vida
que llevará la oficina encargada del personal para cada funcionario.”

d) D.S. N° 763, de 01.08.2001, que aprueba el Reglamento Especial de Calificaciones

para los funcionarios de SENAME, modificado por el D.S. N° 119 del 28 de enero
de 2005:

 Art. 7°: “La fundamentación de las notas de los Informes de Desempeño y de

Precalificación se hará de acuerdo a los hechos relevantes del comportamiento
del funcionario acontecidos durante los respectivos períodos a evaluar,
considerando además, las respectivas anotaciones de méritos y de deméritos.”

Documento preparado por:

Equipo de Evaluación del Desempeño

AFC/

________________________ Unidad de Evaluación del Desempeño ________________________