UNIVERSIDAD NACIONAL JORGE BASADRE GROHMANN

FACULTAD DE CIENCIAS JURÍDICAS Y EMPRESARIALES

ESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL DE INGENIERÍA COMERCIAL

TEMA:

CURSO:
AUDITORÍA DE NEGOCIOS

DOCENTE:
Mgr. JERZY ALFEREZ ASENCIOS

INTEGRANTES:
- YOSEMITH LAQUE ALVAREZ 2011-106017
- ZENAIDA TACUSI HUANCARA 2011-106024
- CHARLOTTE TINAJEROS FERNÁNDEZ 2012-36347
- MADELEYNE CUEVA OLLACHICA 2012-36352
- HENRY CASTRO PACORICONA 2012-37599

TACNA-PERÚ
2016
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DEDICATORIA

La gratitud es el sentimiento noble del alma generosa que

engrandece el espíritu de quienes lo comparten, el
agradecimiento profundo al creador de todo lo existente, por
el amor incondicional que nos concede en cada segundo de
vida.

AUDITORÍA DE COMPRAS ESCO/FCJE

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INDICE

DEDICATORIA .............................................................................................................................. 1
INDICE .......................................................................................................................................... 2
INTRODUCCIÓN........................................................................................................................... 3
1. DEFINICIÓN ...................................................................................................................... 4
2. EL PROCESO DE COMPRA ............................................................................................ 5
2.1. Requisición de compra .............................................................................................. 6
2.2. Orden de compra....................................................................................................... 6
2.3. Recepción de productos y servicios .......................................................................... 6
2.4. Reconocimiento de pasivo financiero ........................................................................ 6
3. POLÍTICAS DEL PROCESO DE COMPRA ...................................................................... 7
4. METODOLOGÍA ............................................................................................................... 8
4.1. Metodología para el diseño de pruebas de control y pruebas sustantivas de
operaciones .............................................................................................................................. 8
4.2. Metodología para el diseño de pruebas de detalles de saldos para cuentas por
pagar ................................................................................................................................. 10
5. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA AUDITORÍA DE COMPRAS ........................... 14
5.1.Recopilación de la información ........................................................................................ 14
5.2. Revisión de documentación: ........................................................................................... 14
5.3. Entrevistas. ...................................................................................................................... 15
5.4. Visitas a instalaciones del auditado y observación de la operativa habitual. ................. 15
5.5. Papeles de trabajo........................................................................................................... 15
5.6.Evidencia .......................................................................................................................... 15
EJEMPLO DE CUESTIONARIO ................................................................................................. 17
CASO .......................................................................................................................................... 18
CONCLUSIONES ........................................................................................................................ 21

INDICE DE INLUSTRACIONES Y TABLAS

ILUSTRACIÓN 1: ....................................................................................................................... 8
ILUSTRACIÓN 2: ..................................................................................................................... 10
ILUSTRACIÓN 3: ..................................................................................................................... 12
ILUSTRACIÓN 4: ..................................................................................................................... 14

TABLA 1:.................................................................................................................................... 13

AUDITORÍA DE COMPRAS ESCO/FCJE

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INTRODUCCIÓN

Para el análisis del presente trabajo, se ha utilizado como referencia el libro de”
Auditoría un Enfoque Integral”. En este se rescata la frase siguiente <Si un estudiante
de auditoría entiende los objetivos que se deben cumplir en un área determinada de
auditoría, las circunstancias del contrato y las decisiones que debe tomar; él o ella
deberán ser capaces de determinar cuáles son las evidencias adecuadas que habrán
de recopilar y su forma de evaluación>.

La adquisición de productos y servicios está compuesta por elementos como la

adquisición de materia prima, equipo, suministros, servicios, reparaciones y
mantenimiento, e investigación y desarrollo. Este trabajo se dará una definición de la
auditoría de compras, el proceso de compras, las clases de adquisiciones y cuáles son
esas políticas del proceso de compra, como también la metodología para el diseño de
pruebas de control y pruebas sustantivas de operaciones, la metodología para el diseño
de pruebas de detalles de saldos para cuentas por pagar, antes de las metodologías es
importante conocer primero, las clases de operaciones y saldos del ciclo de adquisición
y pago en una compañía típica. Segundo, debido a que una porción considerable de la
auditoría de las operaciones en el ciclo de adquisición y pago implica los documentos y
registros, es esencial conocer los documentos y registros típicos que se utilizan en el
ciclo. Por lo tanto, si se encuentran operaciones registradas sometidas a auditoría donde
faltan documentos como órdenes de compra, informes de recepción y facturas de
proveedores, como la situación descrita en el caso de Comptronix, será más probable
que el auditor detecte los errores. se analizará los instrumentos de auditoría de compras
y se realizará un caso para el tema.

AUDITORÍA DE COMPRAS ESCO/FCJE

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1. DEFINICIÓN

El departamento de compras en la mayoría de las organizaciones es vital

porque representa un gran porcentaje del total de gastos de toda la organización
y porque mantiene a esta última suministrada con los bienes y servicios que
necesita para operar. El costo de las ineficiencias y/o procesos fallidos puede ser
muy alto, ya que impactará a toda la organización. Además, la función de las
compras puede ser especialmente vulnerable a fraudes, ya que implica gastos
en efectivo. Las auditorías operacionales del departamento de compras pueden
ayudar a eliminar los desperdicios, la ineficiencia y el fraude, lo que añade valor
a los resultados de la organización (Arens Alvin, Randal Elder, Mark Beasley,
2007).

De esta manera la auditoría de compras se define como la revisión de las

políticas del proceso de compras, su efectividad y correcta adecuación para
alcanzar los objetivos propuestos por la gerencia, así mismo se encarga de
realizar comentarios y recomendaciones en cuanto al mejoramiento de dichas
políticas.

La familiarización y análisis de la información existente relativa a las compras,

tanto de carácter interno como externo es muy importante para establecer
cuadros comparativos y obtener un enfoque más profundo sobre la situación de
la organización, el cual puede aplicar dentro de su plan de trabajo de auditoria
los siguientes ítems sujetos de revisión, análisis y evaluación:

 Analizar los expedientes de auditorías anteriores, así como las

recomendaciones hechas.
 Elaboración de cuestionarios y guías de entrevistas para conocer más
detalladamente el proceso que se sigue para efectuar y controlar las
compras y así por distintos métodos (comparaciones, diagramas de flujo,
etc.) detectar los puntos a mejorar en la secuencia de la operación. Para
recolectar toda esta información debe entrevistarse tanto con las personas
que redactan las políticas como con las que ejecutan.
 Comprobación de datos provenientes de diferentes fuentes para determinar
si lo planeado se lleva a cabo en la práctica.
 Conocer la distribución de las cargas de trabajo, de los distintos métodos
aplicados a la operación, instalación de equipos, para dar una conclusión y
recomendación adecuadas para el mejoramiento de la eficiencia.
 Conocer la preparación del personal que maneja la función compras para
determinar qué tan eficientes son en la ejecución de sus operaciones.

AUDITORÍA DE COMPRAS ESCO/FCJE

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2. EL PROCESO DE COMPRA

El proceso de compra y pago incluye las decisiones y procesos

necesarios en la obtención de los productos y servicios para la operación de un
negocio. Por lo general, el ciclo comienza con la iniciación de una solicitud de
compra por parte de un empleado autorizado que necesita los productos o
servicios, y termina con el pago de los beneficios recibidos. A pesar de que el
análisis que se presenta a continuación describe a una pequeña compañía
manufacturera que elabora productos tangibles para su venta a terceros, los
mismos principios aplican a una compañía de servicios, una unidad
gubernamental, o a cualquier otro tipo de organización.

Existen cuatro funciones de negocio que se muestran en la tercera columna de

la tabla inferior, estas funciones se presentan en todos los negocios en el registro
de las tres clases de operaciones en el proceso de compra y pago. Observamos
que las primeras tres funciones de negocio son para registrar la adquisición de
productos y servicios en una cuenta y el último proceso es para registrar los
desembolsos de efectivo para pagos a proveedores.

CLASES DE DOCUMENTOS Y
FUNCIONES DE
OPERACION CUENTAS REGISTROS
NEGOCIO
ES
Adquisicione Inventario Procesamiento de Requisición de compra
s Propiedades, planta órdenes de compra Orden de compra
y equipo
Gastos anticipados Recepción de Informe de recepción
Mejoras a bienes productos y
arrendados servicios
Cuentas por pagar
Gastos de Reconocimiento de Archivo de operaciones de
fabricación pasivos financieros adquisiciones
Gastos de ventas Factura del proveedor
Gastos Memorando de adeudos
administrativos Recibidos
Archivo maestro de
cuentas por pagar
Balanza de comprobación
de cuentas por pagar
Declaración del proveedor
Desembolsos Efectivo en el banco Procesamiento y Cheque
de efectivo (de salidas de registro de Archivo de operaciones de
efectivo) desembolsos de desembolsos de efectivo
Cuentas por pagar efectivo Diario o listado de
Descuentos de desembolsos de efectivo
compras

El punto de partida para el proceso es la solicitud de productos o servicios por parte del
personal del cliente. La forma exacta de la solicitud y la aprobación necesaria dependen
de la naturaleza de los bienes y servicios, y de las políticas de la compañía.
AUDITORÍA DE COMPRAS ESCO/FCJE
 6

2.1. Requisición de compra

Una requisición de compra es una solicitud de productos y servicios que
presenta un empleado autorizado para ello. Puede tratarse de requisiciones
de adquisiciones, como materiales por parte de un capataz o supervisor de
almacén, reparaciones externas por parte del personal de una oficina o
fábrica, o seguros por parte del vicepresidente a cargo de la propiedad y el
equipo. Las compañías también dependen de puntos de nuevos pedidos que
arroja la computadora para iniciar de manera automática las requisiciones de
compras.

2.2. Orden de compra

Una orden de compra es un documento en el que se expresa la
descripción, cantidad e información relacionada con los bienes y servicios que
la compañía piensa comprar. Este documento a menudo se utiliza para indicar
la autorización para adquirir productos y servicios. Con frecuencia, las
compañías presentan órdenes de compra en forma electrónica a proveedores
que han realizado los arreglos precisos para el intercambio de datos
electrónicos (IDE).

2.3. Recepción de productos y servicios

La recepción de productos o servicios del proveedor es un punto crítico
en el ciclo, debido a que es el momento en el que la mayoría de las compañías
reconocen por primera vez la adquisición y pasivo financiero relacionado en
sus registros. Cuando se reciben los productos, el control adecuado exige una
revisión de la descripción, cantidad, llegada oportuna y condición. Un informe
de recepción es un documento de papel o electrónico que se prepara al
momento en que se reciben los bienes tangibles. El informe de recepción
incluye una descripción de los bienes, la cantidad recibida, la fecha de
recepción y otros datos importantes. La recepción de los bienes y servicios en
el curso normal del negocio representa normalmente la fecha en que las
compañías reconocen el pasivo financiero por una adquisición.

2.4. Reconocimiento de pasivo financiero

El reconocimiento adecuado del pasivo financiero originado por la
recepción de los bienes y servicios requiere un registro pronto y preciso. El
registro inicial tiene un efecto importante en los estados financieros
registrados y el desembolso real de efectivo; por lo tanto, se debe tener gran
cuidado para incluir sólo las adquisiciones existentes de la compañía en las
cantidades correctas.

AUDITORÍA DE COMPRAS ESCO/FCJE

 7

3. POLÍTICAS DEL PROCESO DE COMPRA

Las principales políticas que se deben tener en cuenta para que el
proceso de compras sea transparente y eficiente se deben considerar los
siguientes aspectos:

 Búsqueda de fuentes de abastecimiento que ofrezcan a la organización las

mejores condiciones de compra, flexibilidad, adaptación a las situaciones
financieras, en fin, que puedan reducir los riesgos.
 La selección de los proveedores se debe orientar fundamentalmente, en el
sentido de favorecer la política de calidad de la empresa.
 Constituir el servicio de compras en una unidad de apoyo al área de
servicio técnico, ampliando la gama de materiales y servicios que puedan
ser útiles para el desarrollo del proceso productivo.
 Desarrollar nuevas modalidades de compra que aseguren la disponibilidad
de material en el momento oportuno, entre estas las alianzas estratégicas
aplicadas a través del desarrollo de convenio con proveedores de materia
prima.
 Revisión continua de los procedimientos de compra para adaptarlos a los
cambios que se realizan en los negocios.
 El desarrollo de un plan de compras con una programación efectiva,
basada en el plan de producción, y de acuerdo al flujo de ingresos de la
organización.
 Todas las cotizaciones deben ser procesadas por el departamento de
compras, es una política para garantizar la seguridad y transparencia del
proceso.
 La comunicación con los proveedores debe realizarse a través del
departamento de compras, ya que este debe ser el puente entre la
organización y los proveedores.
 Promover un mayor acercamiento entre el usuario solicitante de materiales
y el proveedor, para lograr el conocimiento de las innovaciones que
aparecen en el mercado
 Desarrollar un equipo de compras que no considere como un fin satisfacer
las necesidades de materiales, sino que ajuste su actividad a las
exigencias reales de los sectores productivos de la organización

AUDITORÍA DE COMPRAS ESCO/FCJE

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4. METODOLOGÍA
4.1. Metodología para el diseño de pruebas de control y pruebas
sustantivas de operaciones
En una auditoría común, las cuentas cuya verificación mediante
las pruebas sustantivas de detalles de saldos consume más tiempo son
las cuentas por cobrar, el inventario, los activos fijos, las cuentas por
pagar y las cuentas de gastos. De estas cinco, cuatro se relacionan
directamente con el ciclo de adquisición y pago. El tiempo neto que se
ahorra puede ser impresionante si es posible que el auditor reduzca las
pruebas de detalles de saldos de cuentas mediante la utilización de
pruebas de controles y pruebas sustantivas de operaciones a fin de
verificar la efectividad de los controles internos para las adquisiciones y
desembolsos en efectivo. Por tanto, no debe sorprendernos que las
pruebas de controles y las pruebas sustantivas de operaciones para el
ciclo de adquisición y pago reciban tanta atención en las auditorías bien
realizadas, en especial cuando el cliente tiene controles internos
efectivos.

ILUSTRACIÓN 1:

Metodología para el diseño de pruebas de controles y pruebas sustantivas de

operaciones para el ciclo de adquisición y pago

AUDITORÍA DE COMPRAS ESCO/FCJE

 9

*El alcance de las pruebas de controles se determina mediante la planeación de

la confiabilidad en los controles. En las compañías públicas, las pruebas deben
ser suficientes para emitir una opinión acerca del control interno sobre los
informes financieros

Las pruebas de controles y pruebas sustantivas de operaciones para el ciclo de

adquisición y pago se dividen en dos amplias áreas:

A) Pruebas de adquisiciones: Las pruebas de adquisiciones se refieren a tres

funciones de negocios: el procesamiento de las órdenes de compra, la recepción
de los bienes y servicios, y el reconocimiento del pasivo financiero.
B) Pruebas de pagos: Las pruebas de los pagos implican la función: procesamiento
y registro de desembolsos de efectivo.

En la siguiente figura muestra la metodología para el diseño de las pruebas de controles

y pruebas sustantivas de operaciones para el ciclo de adquisición y pago, la cual es la
misma metodología utilizada en capítulos anteriores. El auditor logra entender el control
interno para el ciclo de adquisición y pago mediante el estudio de los diagramas de flujo
del cliente, la preparación de cuestionarios de control interno y la realización de las
pruebas de ensayo para las adquisiciones y desembolsos de efectivo. Los
procedimientos para comprender el control interno en el ciclo de adquisición y pago son
similares a los procedimientos realizados en otros ciclos de operaciones. Los controles
internos clave se ejercen en la autorización de compras, la custodia de los bienes
recibidos separada de otras funciones, el registro oportuno y revisión independiente de
operaciones, y la autorización de pagos a proveedores. Ahora revisaremos cada uno de
estos controles clave.

AUDITORÍA DE COMPRAS ESCO/FCJE

 10

ILUSTRACIÓN 2:

Resumen de los objetivos de auditoría relacionados con las operaciones,

controles clave, pruebas de controles y pruebas sustantivas de operaciones
para las adquisiciones

4.2. Metodología para el diseño de pruebas de detalles de saldos para

cuentas por pagar
Debido a que, por lo general, todas las operaciones del ciclo de
adquisición y pago fluyen a través de las cuentas por pagar, esta cuenta
es crucial para cualquier auditoría del ciclo de adquisición y pago. Si las
pruebas de controles y pruebas sustantivas de operaciones
relacionadas muestran que los controles están operando de manera
AUDITORÍA DE COMPRAS ESCO/FCJE
 11

efectiva, el auditor podrá reducir los procedimientos analíticos y pruebas

de detalles de saldos para cuentas por pagar. Sin embargo, debido a
que las cuentas por pagar tienden a ser materiales para varias
compañías, los auditores casi siempre realizan procedimientos
analíticos extensos y algunas pruebas de detalles de saldos de dicha
cuenta.

Las cuentas por pagar son obligaciones por pagar de bienes y servicios
recibidos en el transcurso común de los negocios. En ocasiones es
difícil distinguir entre las cuentas por pagar y los pasivos financieros
acumulados, pero es útil definir un pasivo financiero como una cuenta
por pagar si la cantidad total de la obligación se conoce y se debe en la
fecha del balance general. Por lo tanto, la cuenta de las cuentas por
cobrar comprende las obligaciones para la adquisición de materias
primas, equipo, servicios públicos, reparaciones y muchos otros tipos
de bienes y servicios que se recibieron antes del final de año. La
mayoría de las cuentas por pagar también se puede identificar mediante
la existencia de las facturas del proveedor para la obligación. Las
cuentas por pagar también se deben distinguir de las obligaciones que
generan intereses. Si una obligación incluye el pago de un interés, se
debe registrar como un pagaré pagadero, contrato por pagar, hipoteca
por pagar o bono por pagar.

La metodología para el diseño de las pruebas de detalles para las

cuentas por pagar se resume en la siguiente figura. Esta metodología
es la misma que se utiliza para las cuentas por cobrar.

AUDITORÍA DE COMPRAS ESCO/FCJE

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ILUSTRACIÓN 3:

Metodología para el diseño de pruebas de detalles de saldos para las cuentas

por pagar

Al igual que las cuentas por cobrar, existe un gran número de operaciones que
afectan las cuentas por pagar, el saldo con frecuencia está formado por un gran número
de cuentas, el saldo es grande, y es relativamente costoso auditar la cuenta. Por estas
razones, los auditores con frecuencia determinan un error tolerable relativamente alto
para las cuentas por pagar. Por las mismas razones, a menudo el auditor evalúa el
riesgo inherente como medio o alto. En especial, los auditores están interesados en el
objetivo de auditoría relacionado con el saldo de integridad y de cierre para las cuentas
por pagar debido al potencial de subestimaciones en el saldo de la cuenta.

Como se muestra en la figura, una vez que el auditor determina el error tolerable y el
riesgo inherente para las cuentas por pagar, éste utiliza su conocimiento del control
interno para hacer una evaluación del riesgo de control. Las últimas pruebas sustantivas

AUDITORÍA DE COMPRAS ESCO/FCJE

 13

del auditor dependen de la efectividad relativa de los controles internos relacionados

con las cuentas por pagar. Por ende, es importante conocer cómo se relacionan estos
controles con las cuentas por pagar

TABLA 1:

Procedimientos analíticos para el ciclo de adquisición y pago

En la siguiente figura resume cómo se utilizan los cinco tipos de auditoría a

fin de obtener una garantía de auditoría para las operaciones y cuentas en el ciclo de
adquisición y pago. Los procedimientos para lograr un conocimiento del control
interno y las pruebas de control evalúan si los controles sobre las operaciones en el
ciclo están funcionando de manera efectiva para reducir el riesgo de control y así
reducir las pruebas sustantivas de los saldos finales en las cuentas relacionadas. Al
combinar todos los tipos de pruebas de auditoría mostrados en la figura, el auditor
obtiene una mayor garantía general para las operaciones y cuentas en el ciclo de
adquisición y pago que la garantía que se obtiene por medio de cualquier otra prueba.
Para aumentar la garantía general para el ciclo, el auditor puede aumentar la garantía
que se consigue de cualquiera de las pruebas.

AUDITORÍA DE COMPRAS ESCO/FCJE

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ILUSTRACIÓN 4:

TIPOS DE PRUEBAS DE AUDITORÍA PARA EL CICLO DE ADQUISICIÓN Y PAGO

5. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA AUDITORÍA DE COMPRAS

5.1. Recopilación de la información

La recopilación de la información se realizó con las herramientas
diseñadas para ello. La correspondiente a estructura, valores, misión y
visión de la empresa fue proporcionada por el titular de la organización.
El resto de la información fue captado por el equipo auditor en cédulas
para la detección y registro de hallazgos y evidencias y para el registro
de aspectos relevantes. Técnicas de recolección El equipo auditor decidió
aplicar las siguientes técnicas, debido a la facilidad y rapidez de las
mismas para obtener la información necesaria.

 Investigación documental
 Observación directa
 Entrevista
 Cuestionarios
 Cédulas

5.2. Revisión de documentación:

Revisión de toda la documentación directa del proceso de compra
tales como: Requisición de compra, Orden de compra, Informe de
recepción, Archivo de operaciones de adquisiciones, Diario o lista de

AUDITORÍA DE COMPRAS ESCO/FCJE

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adquisiciones, Factura del proveedor, Memorando de adeudos, Recibos,

Archivo maestro de cuentas por pagar, Balanza de comprobación de
cuentas por pagar, Declaración del proveedor, Cheque, Archivo de
operaciones de desembolsos de efectivo, Diario o listado de
desembolsos de efectivo (Frankling, 2007).

5.3. Entrevistas.
Las entrevistas deben se planeadas, identificadas con el objetivo
que se persigue de la entrevista. Existen diferentes tipos de entrevistas,
ésta se hace a través de cuestionarios abiertos o a través de
cuestionarios cerrados al auditado. El cuestionario es un instrumento que
puede ser diseñado por el auditor, es decir determinar el tipo de
preguntas que diseñará para aplicar el cuestionario.

El tipo de entrevista que se utilice depende de los objetivos que se

pretenda lograr con la entrevista.

5.4. Visitas a instalaciones del auditado y observación de la operativa

habitual.
Estas visitas, se realizan para verificación de las instalaciones de
la organización auditada con el objetivo de verificación de condiciones
como el acceso físico por parte de empleados y funcionarios, la seguridad
perimetral implementada, la observación, la forma como trabajan los
funcionarios en sus puestos de trabajo, el estado de las conexiones de
seguridad, entre otros importantes que consideren en la planificación de
la auditoría y se requiere de una exploración visual.

5.5. Papeles de trabajo

Los papeles de trabajo a utilizar serán minutas, donde el auditor
del equipo llevará un resumen de lo ocurrido durante el proceso para
obtener la información necesaria para la auditoría.

5.6. Evidencia
En las visitas que se realizaron se comprobó:

Evidencia física
 No se cuenta con organigrama, manual de organización ni manual
de procedimientos
 No se cuenta con un documento que contenga descripciones de
los puestos.
 No existen señalamientos específicos en el área de operaciones.

AUDITORÍA DE COMPRAS ESCO/FCJE

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 Los extractores de aire son muy pequeños para purificar el

ambiente en la medida necesaria.
 Algunas máquinas no se encuentran en funcionamiento.

Evidencia testimonial
La opinión de sus tres principales clientes fue que el servicio en
general es satisfactorio. Asimismo, que acuden o solicitan los servicios
de la empresa por la calidad, entrega oportuna y bajo precio de los
productos.

AUDITORÍA DE COMPRAS ESCO/FCJE

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EJEMPLO DE CUESTIONARIO

AUDITORÍA DE COMPRAS ESCO/FCJE

 18

CASO

Los siguientes procedimientos de auditoría de las pruebas de controles y pruebas

sustantivas de operaciones para las adquisiciones y desembolsos de efectivo se
van a utilizar en la auditoría de Ward Publishing Company. Usted concluyó que los
controles internos son efectivos y un reducido riesgo evaluado de control es
benéfico en proporción con el costo La participación activa de Ward en el negocio,
una buena separación de responsabilidades, un contralor competente y otros
empleados son factores que afectan su opinión.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DE LAS PRUEBAS DE CONTROL Y

PRUEBAS SUSTANTIVAS DE OPERACIONES PARA LAS ADQUISICIONES Y
DESEMBOLSOS DE EFECTIVO

1. Totalizar y realizar sumas cruzadas de los diarios de adquisiciones y

desembolsos de efectivo de 2 meses y rastrear los totales hasta los registros
del libro mayor general.
2. Escanear los diarios de adquisiciones y desembolsos de efectivo para todos
los meses e investigar cualquier entrada inusual.
3. Conciliar los desembolsos de efectivo de acuerdo con los libros para los
desembolsos de efectivo de acuerdo con los estados bancarios de 1 mes.
4. Revisar la evidencia de que el contralor preparó la conciliación bancaria.
5. Consultar y observar si el contralor concilia los saldos del archivo maestro de
cuentas por a pagar con los estados de cuenta de los proveedores
6. Revisar la bitácora como evidencia de que una persona independiente de la
función de preparación contabilizó la secuencia numérica de los cheques
7. Consultar y observar que D. Ward u otra persona bajo su supervisión envíe
por correo los cheques una vez firmados.
8. Revisar que esté la rúbrica del controlador que indica que éste cuadró
mensualmente el archivo maestro de las cuentas por pagar con el libro mayor
general.
9. Seleccionar una muestra de entradas en el diario de desembolsos de efectivo
y
a. Obtener los cheques cancelados relacionados y comparar con la
entrada para el beneficiario, fecha y monto, y revisar la firma de endoso.
b. Obtener las facturas del proveedor, informes de recepción y órdenes de
compra y
 Revisar las facturas del proveedor para determinar que se
adjuntaron todos los documentos de respaldo.

AUDITORÍA DE COMPRAS ESCO/FCJE

 19

 Determinar que los documentos coinciden con el diario de

desembolsos de efectivo
 Comparar los nombres de los proveedores, cantidades y fechas
con entradas
 Determinar si se tomó un descuento cuando era adecuado
 Revisar que las facturas del proveedor tengan la rúbrica que
indica que hubo una revisión independiente del catálogo de
códigos de cuentas.
 Revisar la racionabilidad de los desembolsos de efectivo y
códigos de cuentas
 Revisar que las facturas tengan la aprobación de Ward para las
adquisiciones
 Revisar que las órdenes de compra y requisiciones de compra
tengan la aprobación adecuada.
 Verificar los precios y recalcular las totalizaciones y extensiones
en las facturas.
 Comprar las cantidades y descripciones en las órdenes de
compra, informes de recepción y facturas del proveedor al grado
que sea aplicable
 Revisar las facturas de los proveedores para determinar que se
incluyeron s números de cheque y que los documentos se
marcaron como “pagados” al momento de la firma del queche
c. Rastrear los registros en el archivo maestro de cuentas por pagar en
busca del nombre, cantidad y fecha.
10. Seleccionar una muestra de informes de recepción durante el año y rastrear
hasta la factura del proveedor y entradas en el diario de adquisiciones.
a. Comprar el tipo de mercancía, nombre del proveedor, fecha de recepción,
cantidades y montos.
b. Si se indica la operación en el diario de adquisiciones como pagada,
rastrear el número de cheque en la entrada del diario de desembolsos de
efectivo. Si no está pagada, investigar las razones.
c. Rastrear las operaciones en el archivo maestro de las cuentas por pagar,
comparar el nombre, cantidad y fecha

AUDITORÍA DE COMPRAS ESCO/FCJE

 20

Hoja de datos de muestreo – pruebas de la función de facturación de Hillsburg Hardware Co

Cliente: Ward Publishing Company
Área de auditoría: Pruebas de controles y pruebas sustantivas de operaciones (función facturación)
Definición del objetivo: Examinar los duplicados de las facturas de ventas y documentos relacionados para
determinar si el sistema ha funcionado como se pretendía y como se le describe en el programa de auditoría
Definición precisa de población:

Definición de la unidad de muestreo, organización de los elementos del universo y procedimientos de

selección aleatoria: Número de la factura de venta, asentado de manera secuencial en el diario de ventas,
generación por computadora de número aleatorios.

Descripción de Auditoría planeada Resultados reales

Atributos
Error de
Tasa de
Tamaño Tamaño Número de muestreo
RAER excepció
TEEP TER inicial de de excepcione calculado
C n de la
la muestra muestra s (TET –
muestra
TEM)
1. Existencia de número
de la factura de ventas
en el diario de ventas
2. La cantidad y otros
datos en el archivo
maestro concuerdan
con el asiento en el
diario de ventas
3. La cantidad y otros
datos en el duplicado de
la factura de venta
concuerdan con el
asiento del diario de
ventas
4. Evidencia de que se han
verificado los precios,
extensiones y
totalizaciones /rúbricas y
montos correctos)
5. La cantidad y otros
datos en el
conocimiento de
embarque concuerdan
con el duplicado de la
factura de venta
6. La cantidad y otros
datos en la orden de
ventas concuerdan con
el duplicado de la
factura de venta
7. La cantidad y otros
datos en la orden del
cliente concuerdan con
el duplicado de la
factura de venta
8. Si el crédito ha sido
aprobado por quien
corresponda
9. Para las ventas
registradas en el diario
de ventas, el archivo de
documentos de apoyo
incluye un duplicado de
la factura de venta,
conocimiento de
embarque y orden del
cliente

AUDITORÍA DE COMPRAS ESCO/FCJE

 21

CONCLUSIONES

Dado la importancia estratégica de la toma de decisiones en la gestión de

compras de las empresas es necesario utilizar diferentes herramientas de evaluación
de proveedores cada vez más eficaces y eficientes para el proceso de selección de
proveedores.

La evaluación de proveedores a través de auditorías mensuales permite aplicar las

acciones correctivas y preventivas a cada proceso de gestión de compras. Obteniendo
así la cantidad óptima de proveedores, con los cuales se favorecerá las decisiones de
compras permitiendo al comprador reducir la incertidumbre cuando deba tomar una
decisión de compra, ya sea en materia prima, producto terminado o servicio.

Estos métodos de selección y evaluación pueden variar dependiendo de los diferentes

factores que afecten a las compañías. Uno de estos factores es el punto de vista de la
organización, dependiendo de su mercado de competencia. Estos puntos de vista
pueden variar desde calidad, costo/precio, despacho, capacidad financiera y estabilidad,
administración de los proveedores, estrategias de compra de los proveedores, políticas
y técnicas entre otras.

Todas las organizaciones deben asegurar el uso de un efectivo sistema de calidad que
a menudo se basan en rigurosos estándares como la norma ISO 9001, además los
procesos de evaluación del proveedor utilizado por las organizaciones deberían ser
desarrollados dentro de la mismas ajustados a sus requerimientos.

Finalmente, se concluye que la selección de proveedores puede variar dependiendo de

la naturaleza de las organizaciones, el proceso de selección de proveedores es
desarrollado dentro de la organización de acuerdo a los requerimientos de cada
organización. Además, la complejidad del proceso de selección puede variar
dependiendo en el número de productos y la cantidad de proveedores que posea la
organización. El estudio muestra que el proceso de selección y evaluación de
proveedores es más complejo cuando las compañías poseen una variedad muy amplia
de productos o servicios a comprar. En contraste, el proceso será más simple cuando
la compañía tiene un número limitado de productos o servicios a comprar y además
tiene pocos proveedores.

AUDITORÍA DE COMPRAS ESCO/FCJE

 22

RECOMENDACIONES

Se recomienda que toda empresa ya sea comercial, industrial o de servicio que tenga
como objetivo a mediano y corto plazo someterse a un proceso de certificación ISO
9001:2008, aplicar cualquiera de estos métodos en sus departamentos de compras, y
no solo por la certificación misma si no porque cualquiera de ellos lleva a la empresa
que lo aplique a una optimización de la gestión de compras basada en los criterios claves
del giro de la misma.

Recomendamos que las empresas que tienen la intención de implementar cualquiera

de estos métodos para la selección y evaluación de proveedores lo hagan por medio de
los paquetes de computación existentes, esto debido a que la mayoría de métodos
ocupan procesos matemáticos complejos y estadística avanzada, que en la práctica
sería muy difícil poder aplicarlos en los procesos de compras. También se debe de tomar
en cuenta de que el paquete que escojan tenga procesos lógicos de red neural dentro
de su programación para poder incluir en el análisis el factor subjetivo o experiencia de
cada uno de los empleados, y así poder tomar decisiones más acertadas en el área de
compras. Algunos de los paquetes de software especializados para la labor de compras
son:

 Expert Choice (McLean, VA: Decision Support Software, Inc., 1983), basado en
el método del proceso analítico de criterios (AHP).
 SAP R/3 3.0 (Whang, Gilland & Lee,1995), basado en el método categórico.
 Oracle Procurement, basado en un método de porcentaje en el costo, más
especifico para industrias y en procesos de producción.
 ARIBA, basado en un método de análisis de componentes principales (PCA).
 PeopleSoft 8 Supplier Relationship Management (SRM), basado en el método
de procesos analíticos de criterios (AHP).
 J.D. Edwards Procurement Management, basado también en un método de
procesos analíticos de criterios (AHP).
 BAAM, basado en un método de costos totales de la propiedad.

Es recomendable que a través de los procesos de evolución continua las empresas

mantengan una comunicación constante y retroactiva con los proveedores para
solucionar todo tipo de inconformidades y de problemas que se puedan dar durante el
proceso de compras, para que éstos sean solucionados a la mayor brevedad posible y
de esta forma fortalecer las relaciones con los mismos.

AUDITORÍA DE COMPRAS ESCO/FCJE

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BIBLIOGRAFÍA

Arens Alvin, Randal Elder, Mark Beasley. (2007). Auditoría un Enfoque Integral (10
ed.). Mexico: PEARSON.
Frankling, E. B. (2007). Auditoría Administrativa. Mexico: PEARSON.

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