CONCEPTOS BÁSICOS

Base de Datos: Una base de datos es todo un conjunto de información que se organiza en tablas y además
se relaciona con un asunto o tiene una finalidad, por ejemplo, si desea llevar el control de vendedores de una
empresa o dar el seguimiento de los pedidos de clientes o también administrar el control de videos, etc.

Dato: Es la unidad mínima de información que puede existir en una BASE DE DATOS. Un dato es cualquier
información particular, por ejemplo; la edad de una persona, la cantidad de artículos en un almacén, el sueldo
de un empleado, el largo de una pieza de madera, etc.

Campo: Es un nombre genérico que se asigna para indicar o representar un dato o conjunto de datos. Cada
campo contiene un fragmento de información que describe una parte única de un registro.

Registro: Un registro es un conjunto de campos relacionados con un mismo ente de información, así por
ejemplo: los datos personales de un alumno. Los datos sobre una pieza específica en un inventario también
conforman un registro. Es decir, que se obtiene un registro cuando se han completado los datos en todos los
campos existentes en una tabla determinada.

Tabla: Una tabla es un conjunto de registros que tratan sobre un tema específico, por ejemplo: una TABLA
de productos o proveedores. Las tablas organizan los datos en columnas (Denominadas campos) y filas
(Denominadas registros). Cada fila de una tabla contiene un solo registro y es único.

Nombre del Campo: Es un nombre genérico que se asigna a cada uno de los campos para identificarlos. Este
nombre preferentemente tiene que ser corto para que sea fácil de identificarlo (el nombre puede tener
hasta un máximo de 64 caracteres).

Tipo de Dato: Determina qué tipo de datos se almacenará en el campo creado, por ejemplo: Números, Letras,
etc. Esto depende de la naturaleza del campo y los propósitos de éste; por omisión aparecerá siempre que el
campo es de tipo Texto. La siguiente tabla describe algunos de Tipos de Datos con los que se trabajará:

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Descripción. Propiedad opcional en cada campo. Le permite describir el campo y además lo que escriba aquí
se mostrará en la barra de estado cuando seleccione el campo desde un formulario.

LABORATORIO

Estimado aprendiz desarrolle el siguiente laboratorio con buena actitud para que logre alcanzar el resultado
de aprendizaje.

Creará una base datos para llevar el control de las llamadas de los contactos y tendrá las siguientes tablas:

 Contacto. Almacena la información de los contactos.

 Cargo. Almacena la información del cargo del contacto.
 Llamada. Aquí se almacena las llamadas que hacen los contactos.

CREACION DE LA BASE DE DATOS

1. Clic al botón de INICIO.

2. Del menú seleccionar la opción TODOS LOS PROGRAMAS.
3. Clic en MICROSOFT OFFICE.
4. Clic el icono de MICROSOFT ACCESS.
5. Clic en Base de datos del escritorio en blanco

6. En la ventana emergente escriba el nombre de la base de datos y seleccione la ubicación de

almacenamiento del archivo.

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 Nombre del archivo “LaboratorioAccess” y la ubicación en la carpeta de evidencias de la guía de
aprendizaje y clic en Crear.

7. Entorno de trabajo

CREACIÓN DE TABLAS

Cuando este creando los campos para las tablas, debe de estar muy atento, pues un error en el diseño
arruina la base de datos.

1. Clic en Crear y a continuación clic en Diseño de tabla

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2. Campos para la tabla Contacto. En la siguiente tabla se puede observar la estructura.

Tabla Contacto
Campo Tipo de Dato Tamaño
IdContacto Autonumeración Entero Largo
Nombres Texto corto 30
Apellidos Texto corto 30
Dirección Texto corto 60
Ciudad Texto corto 25
NombreCompañía Texto corto 70
Cargo Numérico Entero Largo
TelefonoTrabajo Texto corto 10
TelefonoMovil Texto corto 10
CorreoElectronico Texto corto 40

Tenga mucho cuidado en el momento de digitar el Nombre o el Tamaño del Campo o cuando seleccione
el Tipo de datos, cualquier error de digitación podría generar inconvenientes en la base de datos.

3. Así queda

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4. Para la clave principal, clic derecho en el campo IdContacto y seleccionamos Clave principal,

Se agrega una llave al lado izquierdo del nombre del campo.

5. Clic derecho en donde está la palabra Tabla

Clic en Guardar, escriba Contacto y clic en aceptar

Queda así:

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6. Clic en Crear y a continuación un clic en Diseño de tabla

7. Campos para la tabla Llamadas. En la siguiente tabla se puede observar la estructura.

Tabla Llamada
Nombre del Campo Tipo de Dato Tamaño
IdLlamada Autonumeración Entero Largo
IdContacto Numérico Entero Largo
FechaLlamada Fecha/Hora
HoraLlamada Fecha/Hora
Asunto Texto corto 70
Notas Texto corto 100

8. Así queda

9. Para la clave principal, clic derecho en el campo IdLlamada y seleccione Clave principal,

Se le colocara una llave al lado izquierdo del nombre del campo.

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10. Clic derecho en donde está la palabra Tabla

Clic en Guardar, escriba Llamada y clic en aceptar

Queda así:

11. Clic en Crear y a continuación un clic en Diseño de tabla

12. Campos para la tabla Cargo. En la siguiente tabla se puede observar la estructura.

Tabla Cargo
Nombre del Campo Tipo de Dato Tamaño
IdTipoContacto Autonumeración Entero Largo
TipoContacto Texto corto 50

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13. Así queda

14. Para la clave principal, clic derecho en el campo IdTipoContacto y seleccione Clave principal,

Se le colocara una llave al lado izquierdo del nombre del campo.

15. Clic derecho en donde está la palabra Tabla

Clic en Guardar, escriba Cargo y clic en aceptar

Queda así:

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 CREACION DE RELACIONES ENTRE LAS TABLAS DE UNA BASE DE DATOS

Cierre las tablas antes de realizar las relaciones, clic derecho en el nombre de la tabla y clic en Cerrar.

1. Menú, clic en Herramientas de base de datos y en Relaciones.

2. Aparece una ventana en la cual visualizamos las tablas que posee la base de datos.

3. Seleccione las tablas y clic en Agregar.

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4. Arrastre las tablas y las organícelas de la siguiente manera.

5. Las relaciones entre las tablas quedan de la siguiente manera

 Un contacto puede realizar muchas llamadas, pero solo la llamada pertenece a un contacto
 A un Cargo pertenecen muchos contactos, pero el contacto solo puede pertenecer a un cargo

Para crear las relaciones debemos llevar el mouse al campo que posee la llave principal, al mismo
nombre del campo que se encuentra en la otra tabla. Así

Del campo IdContacto de la tabla Contacto arrastre hasta el campo IdContacto de la tabla Llamada (En
la ventana que aparece debemos seleccionar Exigir integridad referencial y clic en Crear). Así

 Del campo IdTipoContacto de la tabla Cargo arrastre hasta el campo Cargo de la tabla Contacto (En
la ventana que aparece debemos seleccionar Exigir integridad referencial y clic en Crear). Así

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 Relaciones entre tablas

Clic derecho en relaciones y después en cerrar

CREACION DE FORMULARIOS PARA EDITAR DATOS EN UNA TABLA

1. Clic en Crear y en Asistente para formularios

2. Emerge la siguiente ventana

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3. Seleccione la tabla Cargo

4. Pase el campo TipoContacto de izquierda a derecha con el botón después clic en Siguiente

5. En la ventana posterior elija justificado y clic en Siguiente.

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6. Llame al formulario Cargo y seleccione Modificar el diseño de formulario y por ultimo clic en finalizar

7. El formulario está listo para modificarlo

8. Modifique el diseño del formulario

9. Queda así

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10. Con el formulario en vista de diseño agregue cinco (5) controles tipo botón

a. Botón uno (1) Agregar nuevo registro, clic en siguiente

Clic en finalizar

b. Botón dos (2) guardar registro, clic en siguiente

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 Clic en finalizar

c. Botón tres (3) eliminar registro, clic en siguiente

Clic en finalizar

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d. Botón cuatro (4) deshacer registro, clic en siguiente

Clic en finalizar

e. Botón cinco (5) buscar registro, clic en siguiente

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 Clic en finalizar

11. Formulario terminado

12. Diseñe y configure el formulario de Contacto y agregue los controles (cinco botones). Recomendaciones

 No agregue el campo IdContacto;

 No agregue el campo Cargo
 Agregue un (1) cuadro combinado

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 Seleccione la primera opción y clic en siguiente

 Seleccione la tabla Cargo y clic en siguiente

 Seleccione el campo TipoContacto y clic en siguiente

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 Seleccione el campo TipoContacto y clic en siguiente

 Clic en Ocultar la columna clave y clic en siguiente

 Seleccione el campo IdTipoContacto y clic en siguiente

Página 19 de 30
 Seleccione Almacenar el valor en el campo Cargo y clic en siguiente

 Escriba en el cuadro Cargo y clic en finalizar

 Formulario terminado

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13. Diseñe y configure el formulario de Llamada y agregue los controles (cinco botones). Recomendaciones

 No agregue el campo IdLlamada;

 No agregue el campo IdContacto;
 Agregue un cuadro combinado

 Seleccione la primera opción y clic en siguiente

 Seleccione la tabla Contacto y clic en siguiente

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 Seleccione los campos Nombres y Apellidos y clic en siguiente

 Seleccione el campo Nombres y clic en siguiente

 Clic en Ocultar la columna clave y clic en siguiente

 Seleccione el campo IdContacto y clic en siguiente

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 Seleccione Almacenar el valor en el campo IdContacto y clic en siguiente

 Escriba en el cuadro Contacto y clic en finalizar

 Formulario terminado

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 REGISTRO DE DATOS

1. Registre la información que se encuentra en el archivo de Excel Datos que está en la carpeta laboratorio;
el archivo tiene tres hojas (Cargo, Contacto, Llamada) digite la información en mayúscula sostenida
(ASI) en ese orden. Para registrar los datos utilice los formularios

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 CONSULTAS

1. Consulte las llamadas que realizaron los contactos a la empresa, clic en crear, asistente para consultas
y aceptar

2. Seleccione la tabla Contacto y agregue los campos: NombreCompañia, Ciudad, Nombres y Apellidos;
en ese orden.

3. Seleccione la tabla Llamada y agregue los campos: FechaLlamada, HoraLlamada, Asunto y Notas; En
ese orden. Clic en siguiente

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4. Clic en siguiente

5. Escriba ConsultaLlamadas a la consulta y clic en Finalizar

6. Clic derecho en ConsultaLlamadas y cerrar

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 INFORMES

1. Clic en crear y asistente para informes

2. Seleccione la consulta que creo anteriormente y agregue los campos: NombreCompañia, Ciudad,
FerchaLlamada y HoraLlamada y clic en siguiente.

3. Clic en Siguiente

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4. Clic en Siguiente

5. Clic en Siguiente

6. Clic en Siguiente

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7. Asigne el nombre de Llamadas al informe y clic en Finalizar

8. Ajuste el diseño del informe, clic derecho Vista de diseño

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9. Exporte a PDF el informe, Clic en Datos Externos y Exportar PDF O XPS

10. Guárdelo en la carpeta de evidencias de la guía de aprendizaje

HEMOS TERMINADO

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