Introducción

La planificación de recursos empresariales (ERP) impacta en la gestión empresarial. El

propósito del análisis del caso es exponer algunos aspectos del desarrollo de la
planificación de recursos empresariales (ERP). La planificación de recursos empresariales
(ERP) ágil, moderna y adaptable, incrementa la productividad y reanima el crecimiento
rentable. La planificación de recursos empresariales (ERP) facilita el crecimiento de las
ventas y reduce los gastos de operación. Para ganar clientes y ampliarse a nuevos
mercados, eliminar la improductividad, automatizar procesos y alcanzar la competitividad,
las empresas perfeccionan la planificación de recursos empresariales (ERP). Analizar e
investigar sobre la planificación de recursos empresariales (ERP) permite abordar asuntos
importantes sobre su impacto en la eficiencia en toda la empresa. El análisis en la primera
parte expone los problemas que presentaba Border States Industries al momento de
expandirse. Seguidamente se mencionan los factores de administración, organización y
tecnología que repercutieron en esos problemas. A continuación, se enfoca en los aspectos
de desarrollo de una solución mediante la planificación de recursos empresariales (ERP).
Posteriormente se aborda algunos beneficios del software SAP. Luego se explica el impacto
exitoso de la solución para BSI. También se sugiere la implantación de un software SAP
propio del sector de distribución mayorista. Al final se plasman algunas consideraciones
sobre la planificación de recursos empresariales (ERP).

2.1 Análisis y Registro de la Situación Actual

 El sistema ERP Rigel ya no daba respuesta a la gestión de los procesos
que realizaba en ese momento ni a los niveles de crecimiento alcanzados
por la empresa.
 “Los problemas en Border States Industries demostraron lo planteado por
Laudon & Laudon (2012), que las aplicaciones empresariales no sólo
requieren una transformación tecnológica profunda, sino también cambios
fundamentales en la forma en que operan las empresas.”
 La gerencia de Border States Industries decide con asesoramiento de
consultores externos implementar y personalizar el nuevo sistema SAP, en
vez de aprovechar los procesos de negocios del propio sistema SAP, lo
cual tuvo impacto negativo en las operaciones diarias. Provoco atraso en la
fecha de lanzamiento del sistema y un incremento del 50% en los costos
totales de implementación.
 Hubo una mayor inversión de tiempo que la planificada en la capacitación y
formación de los usuarios expertos.
 El sistema nunca fue probado integralmente antes de su puesta en marcha
definitiva. El software existente no soportaba el acceso basado en roles a
los datos fundamentales, ni las aplicaciones, ni las herramientas analíticas.
 El Sistema empleado no optimizaba los procesos en todas las unidades
organizativas que conforman la empresa.
 Los trabajadores invertían demasiado tiempo en el cumplimiento de
determinadas tareas por la ejecución manual de determinados servicios y
hubo que incrementar plantilla.
Factores de administración, organización y tecnología responsables de esos
problemas:

Varios factores incidieron en los problemas antes mencionados. Alerta Moncada

(2015), que la alta dirección de una empresa debe tener una visión tan amplia
para lograr que sus estrategias, planes y acciones, permitan a la organización
incursionar de la forma correcta en los escenarios donde realmente se desea
ingresar, además ellos deben proveer los mecanismos que sean necesarios para
lograr el Desarrollo Organizacional.

Administración
 En BSI falto visión y planificación estratégica.
 No se aprovecharon los tiempos para comercializar un sistema SAP
innovador y personalizado.
 Falto una valoración profunda sobre sus fortalezas y debilidades, así como
llevar a cabo la construcción de un plan de desarrollo destinado a mejorar la
planificación de recursos empresariales (ERP).

Organización
 No hubo trabajo en equipo, hubo inercia gerencial ante la competitividad
para obtener un sistema SAP que integrara con rapidez y flexibilidad los
procesos comerciales.
 No se consultó a otros trabajadores antes de tomar la decisión final y así
generar compromiso y motivación por el cambio.
 No se previó el alcance del software, a la mayoría de los requerimientos y
procesos de la empresa.
 Cuando la empresa Border States Industries trato de expandirse, el ERP
heredado no podía soportar las nuevas líneas de negocios de BSE y debido
a que eran pocos los consultores que conocían sobre el software SAP que la
empresa está usando.
 En los que es la organización es la poca participación de la gerencia en la
implementación de los nuevos sistemas.


Tecnología
 No se previó correctamente el financiamiento para el salto tecnológico.
 Hubo un procedimiento interno incorrecto al no comparar otras versiones
del software.
 También uno de los principales inconvenientes que presento la
implementación del nuevo sistema fue el utilizar a los gerentes de nivel
superior a colaborar con los asesores de IBM y SAP ya que el desarrollo de
las operaciones diarias se vieron afectadas por falta de dirección, BSE
personalizo el sistema que iba a adquirir de manera considerable
integrándolo con muchas otros sistemas, al momento de implementar no
existían experiencia de parte de la empresa con este software de SAP y
contaba con pocos consultores familiarizados con la herramienta.
  El sistema SAP no soportaba las transacciones de negocios por medio del
comercio electrónico.
 Poseían un sistema propio que su función se limitaba al uso exclusivo de
mayoristas de productos eléctricos, sin tomar en cuenta el crecimiento que la
entidad iba a tener.

Los factores de administración, organización y tecnología que causaron esos

problemas fueron:

 La redistribución ineficiente del personal de jefatura que sirviera como

apoyo a los asesores del nuevo sistema IBM y SAP causo el descuido de
las actividades cotidianas de la empresa.

 No se tenía una clara visión de donde se quería llevar a la empresa y los

pasos que se deberían seguir para cumplirla.

 Tenía carencia de conocimiento respecto al nuevo sistema de información

que se estaba aplicando.

 La falta de planificación al momento de implementar el nuevo sistema de

información.

¿Qué tan difícil fue desarrollar una solución mediante el software ERP de SAP?

La solución no fue tan fácil al momento de implementar el software de ERP de

SAP, hasta que se realizó la actualización del sistema para adicionar elementos
de negocios que se requerían para seguir siendo competitivos. La compañía utilizo
las mejores utilidades de la misma aplicación y reemplazó tecnología de
comunicación por otras más eficientes, esta aplicación fue menos costosa y sin
retrasos en sus tiempos.

Mencione y describa los beneficios del software SAP.

Los beneficios al usar el software SAP son que incrementaron sus ventas, además
de tener mayores módulos SAP para ventas y distribución de sus productos, la
administración de materiales, finanzas y control, y por último módulo de recursos
humanos. Otros beneficios son que se enfocan en proveer más soporte para sus
ventas por internet.

¿Qué tanto trasformo la solución del nuevo sistema de la empresa ?

Agilizar los tratos directos con los proveedores y mejorar el soporte y comunicación
con los clientes; se lograron familiarizar más rápido los empleados de todas las
áreas permitiendo una buena disponibilidad de brindar información de todo tipo para
los clientes y tener un nuevo hábito y total ánimo de trabajo en la empresa. Si usted
hubiera estado a cargo de las implementaciones del ERP de SAP
¿Qué hubiera hecho diferente?
Ser una empresa que se dedique básicamente a perfeccionar y tener un lazo
directo y constante con la tecnología ya que eso ayudara a tener una mejor
relación con los socios así como también poder tener un mejor control de la
empresa y así ser gerencia da de manera correcta. Por otro lado, al tener una
relación directa con la tecnología y en si con el software este permite que se
pueda trabajar con miles de proveedores a nivel mundial. Esto nos indica que los
programas ERP son muy beneficiosos tanto en la parte interna de la empresa
como externa.

¿Qué tan exitosa fue la solución del BSE

Los resultados que se lograron tras aplicar este software fueron muy positivos ya
que tuvieron un aumento notable en sus ventas y a su vez sus ganancias
aumentaron. Por otro lado, solucionó dificultades que quizá antes habría tenido
con sus proveedores en lo que se refiere a temas de devoluciones, así mismo
mejoró la productividad de sus empleados y se logró tener un inventario más
preciso y controlado.

Marco de Análisis Ambiental

1. Componente Económico.

 Algunas de las variables económicas que se puede deducir a partir del caso
planteado son; Caída de las demandas de sus productos, esto debido a la
actualización de sus sistemas, sin antes tener capacitados al personal del manejo
de esta.

 La mala planificación ocasionó que el costo de la implementación del sistema se

elevará en un 50%.

 La inversión se recuperó mediante los ahorros producidos por el nuevo sistema

ERP en menos de 2.5 años
 Evaluación de Gartner Group Consultants para evaluar el impacto financiero del
software de SAP.

2. Componente Social

 Con un mejor manejo del sistema tuvo un impacto significativo entre sus clientes,
pudiendo así atender con mayor rapidez y eficiencia la queja de sus clientes.
 Ahora BSE se enfoca en proveer más soporte para las ventas por Internet, que
abarcan los pedidos en línea, inventario, estatus de pedidos y revisión de facturas,
todo dentro de un entorno de software SAP.
3. Componente Tecnológico

Al momento de la implementación, BSE no contaba con experiencia con el

manejo del software de SAP, por lo tanto, los trabajadores de la empresa no se
encontraban familiarizados con la versión del software de SAP que se estaba
utilizando,

BSE empezó a actualizar su sistema ERP a una versión más reciente del
software de SAP. Este software proporcionaba nuevo soporte para las listas de
material y la elaboración de kits (kitting), lo cual no estaba disponible en el
sistema anterior y ahora se encuentra usando el software SAP NetWeaver
Business Intelligence para aprender más sobre los clientes, sus hábitos de
compra y las oportunidades de realizar ventas cruzadas e incrementar las ventas
de sus productos.
Fuentes

Análisis del Sector Industrial

1. Componente Cliente.

Border States Industries es distribuidora mayorista para los mercados de

construcción, industrial, de servicios públicos y de comunicaciones de datos
El objetivo de BSE es proveer a los clientes lo que necesitan siempre que lo
requieran, incluyendo los servicios personalizados que van más allá de la entrega
de productos. De esta forma, la compañía no sólo es un distribuidor mayorista, sino
también proveedor de soluciones para la cadena de suministro, con operaciones de
servicio extensas como logística, remolques en el sitio de trabajo y preparación de
kits (empaquetar artículos separados de manera individual pero relacionados como
una sola unidad).
Tanto el mercado objetivo al cual se dirige la empresa es fundamental en este caso,
ya que estos son los clientes que hacen que la empresa deba modificar sus
sistemas, por lo que deben adaptarse a la nueva tecnología para que la todos los
pedidos y todos los productos en inventario estén disponibles para poder
entregarlos y cumplir con toda la demanda de los consumidores.

2. Componente Laboral.

¿Qué factores influyen en la oferta de trabajo y en qué medida son relevantes para
el caso?

3. Componente Proveedor.

¿Qué factores influyen en las relaciones entre los proveedores de recursos y la

empresa y hasta qué punto son relevantes para el caso?
Ambiente Interno

1. Aspectos Organizativos.

En cuanto a los factores de administración y organización que fueron responsables,

están el no haber realizado una planeación más eficiente y completa ya que una
empresa debe tener claro cuál es la dirección o al objetivo que se quiere llegar y los
pasos que va a realizar para cumplirlos, como administradores debemos tener en
cuenta que una empresa debe tener claro si se quiere expandir o no y que recursos
va a necesitar para lograrlo esto se relaciona con los factores tecnológicos, ya que
primeramente es realizar una buena planificación de negocio y después procurar
que se tengan o se puedan conseguir en determinado plazo los recursos necesarios
o que con los que se tenga sea suficiente para cumplir los objetivos por lo que se
puede resumir que en este caso con el programa que se tenía no era suficiente para
expandirse y eso fue lo que afecto a la empresa.
Al momento de la implementación del nuevo proyecto BSE no tenía experiencia
con el Software de SAP, Además de contar con pocos consultores familiarizados
con la versión de dicho Software que se estaba utilizando.
2. Aspectos de Comercialización.

Fue necesaria la personalización de dicho software de SAP por lo que BSE tuvo
que retrasar la fecha de entrega del mismo, donde tanta personalización y ajustes
constantes elevaron el costo de la solución de negocios 50%más de lo
presupuestado (9 millones), adicional una vez puesta en marcha la conversión y
depuración de los datos también demoro más de lo estipulado por la gerencia, la
planificación de las capacitaciones de los usuarios expertos se hizo con mucha
anticipación lo que provoco que se tuvieran que volver a capacitar lo que ocasionó
gasto de recurso valioso para la empresa (horas/hombre), por todos los retrasos
sufridos no hubo un periodo de prueba de este sistema antes de implementarlo de
verdad.
3. Aspectos Financieros.

BSE implementó SAP por primea vez en 1998, las ventas se incrementaron un 300
por ciento, las ganancias se dispararon a más del 500 por ciento, el 60 por ciento
de las transacciones de cuentas por pagar se realizan por vía electrónica mediante
EDI y el procesamiento de SPA se redujo en un 63 por ciento. La compañía rota su
inventario más de cuatro veces al año.
Más del 60 por ciento de las facturas de los distribuidores llegan por vía electrónica,
lo cual ha reducido el tamaño del personal en cuentas por pagar y el número de
errores en las transacciones. Los costos de las transacciones son menores.

4. Aspectos de Personal.

El primer grupo de “usuarios expertos” se capacitó con demasiada anticipación en

el proyecto, y tuvo que volver a recibir capacitación cuando el nuevo sistema por
fin entró en acción. Entonces son cosas que retrasan las ganancias, le generan
costos no planificados a la organización y además un impacto en los empleados.
 5. Aspectos Productivos.
Al momento de la implementación, BSE no tenía experiencia con el software de
SAP, además de contar con pocos consultores familiarizados con la versión del
software de SAP que se estaba utilizando. Decidieron entonces adoptar los
procesos de negocios de las mejores prácticas incrustados en el software de SAP,
y para esto BSE contrató consultores para personalizar aún más el software de SAP
y hacer que el nuevo sistema SAP se viera igual que su antiguo sistema Rigel en
ciertas áreas es decir más costos ya que tenían que pagarles a estos consultores.
En 1998, las ventas se incrementaron un 300 por ciento, las ganancias se
dispararon a más del 500 por ciento, el 60 por ciento de las transacciones de
cuentas por pagar se realizan por vía electrónica mediante EDI y el procesamiento
de SPA se redujo en un 63 por ciento.

Hoja General de Trabajo para Analizar la Situación Actual

AMBIENTE Puntos Relevantes Impacto del Caso Importancia del
(específicos del (Favorable / Caso (Importante /
caso) Desfavorable) No Importante)
AMBIENTE GENERAL
Componente Económico
Componente Social
Componente Político
Componente Legal
Componente Tecnológico
Componente Ético
Componente Internacional
AMBIENTE OPERATIVO
Componente Clientes
Componente Competencia
Componente Laboral
Componente Proveedores
AMBIENTE INTERNO
Aspectos Organizativos
Aspectos de Marketing
Aspectos Financieros
Aspectos de Personal
 HOJA GENERAL DE TRABAJO PARA DEFINIR LOS PROBLEMAS Y SUS
ELEMENTOS ESENCIALES

PROBLEMA O DIFICULTAD GENERAL

El problema radico en que el sistema de la empresa solamente se había diseñado

para uso exclusivo de los clientes mayoristas de productos eléctricos generando así
para mediados de la década de los años 90’ que el sistema no podía soportar las
nuevas líneas de negocios que se habrían en la empresa BSE y su extenso
crecimiento comercial dentro del mercado que maneja la empresa.

1) Hechos: Con el pasar de los tiempos cada tecnología se va actualizando y cada

empresa debe estar preparada para afrontar el cambio y adaptarse a ella, lo cual
para ello se necesita una buena planificación acerca de los nuevos cambios que
se van a implantar a empresa, capacitando al personal para afrontar estos
nuevos desafíos.

2) Síntomas u otros efectos del problema: Con la nueva actualización del software
trajo muchos retos a la organización y la falta de conocimiento del personal
ocasionó algunos inconvenientes en su desarrollo económico.

3) Opiniones: La falta de planificación y organización para afrontar el cambio al

nuevo software genero un gran impacto negativo en la organización, ya que, si
se hubiera planteado mejor el escenario, no se hubiera generado dichos
inconvenientes, aunque cabe resaltar que la siguiente medida para la
recuperación de la empresa fue, muy planificada y organizada atendiendo así
de manera eficaz a las necesidades del cliente y resolviendo las quejas que
estos presentan

1. Formular, Evaluar y Comparar Alternativas

Formular, Evaluar y Registrar Líneas Alternativas de Acción
Relacionados al caso (componentes) Marketing

HOJA GENERAL DE TRABAJO PARA EVALUAR LAS LÍNEAS

ALTERNATIVAS DE ACCIÓN

ALTERNATIVA 1

Descripción de la Alternativa : _________________________________________

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Potencialidades de la Alternativa : ______________________________________

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Debilidades de la Alternativa : _________________________________________

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Evaluación Global de la Alternativa : ____________________________________

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

ALTERNATIVA 2

Descripción de la Alternativa : _________________________________________

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Potencialidades de la Alternativa : ______________________________________

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Debilidades de la Alternativa : _________________________________________

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Evaluación Global de la Alternativa : ____________________________________

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

2. Elegir y Poner en Práctica la Alternativa Elegida

Elegir, Justificar y Registrar la Línea de Acción Escogida y su
Puesta en Marcha

 La alternativa se elige mediante un cuidadoso análisis de los puntos fuertes y

débiles de cada alternativa examinada durante la etapa anterior.
 Es muy importante registrar el razonamiento lógico que ha llevado a la selección
de una alternativa específica. Sea cual sea la alternativa elegida, el analista ha
de justificar su elección.

 En la fase final del análisis del caso se traza un plan de ejecución orientado por
la acción. Los analistas han de describir con el mayor detalle posible el plan de
ejecución que proponen.

 En la siguiente hoja general de trabajo se muestra un ejemplo que se puede

utilizar en la etapa de implementación de la alternativa.

 Se deberían formular recomendaciones razonables para la puesta en marcha de

la alternativa. En este proceso se puede formular algunos supuestos acerca de
los métodos más comúnmente usados y más eficaces para la implementación
de las alternativas estratégicas.

HOJA GENERAL DE TRABAJO PARA EJECUTAR LA ALTERNATIVA

ELEGIDA

1. ¿Qué debería hacerse para poner eficazmente en práctica la alternativa

elegida?

Recomendación especial : ____________________________________________

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Justificación : ______________________________________________________
__________________________________________________________________

2. ¿Quién debería hacerse responsable de llevar a la práctica la alternativa

elegida?

Recomendación especial : ____________________________________________

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Justificación : ______________________________________________________
__________________________________________________________________

3. ¿Cuándo y dónde debería implementarse la alternativa elegida?

Recomendación especial : ____________________________________________

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Justificación : ______________________________________________________
__________________________________________________________________

4. ¿Cómo debería evaluarse el éxito o el fracaso de la alternativa elegida?

Recomendación especial : ____________________________________________

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Justificación : ______________________________________________________
__________________________________________________________________

Conclusiones

BARRERAS A EVITAR EN EL ANÁLISIS DE CASOS

 Definir los problemas de manera inadecuada.

 Buscar la “respuesta”. Se gasta a veces demasiado tiempo en la investigación

de fuentes secundarias para hallar lo que una organización hizo en determinada
ocasión y presentar después esta alternativa como la respuesta adecuada y
única.

 Resolver el caso mediante supuestos. Se plantea a veces supuestos tales que

el problema del caso acaba por desaparecer.

 Carecer de información suficiente. Se suele lamentarse de que algunos casos

no proporcionan la información suficiente para respaldar una decisión correcta.

 Confiar en las generalizaciones.

 Postular una situación diferente. Se dedica a veces una gran cantidad de tiempo
y esfuerzo a lucubrar sobre “si la situación fuera otra, yo sabría que línea de
acción adoptar” o “si el gerente no lo hubiera hecho todo tan mal, la empresa no
tendría ahora problemas”.

 Emplear un enfoque demasiado limitado.

 Abandonar el realismo.
 Elaborar alternativas del hombre de paja. Se presenta una sola alternativa viable
juntos con otras varias que son sumamente débiles e insostenibles.

 Recomendar el desarrollo de una investigación o la contratación de consultores.

 Revisar los materiales del caso. Se realiza a veces grandes esfuerzos

reescribiendo la historia de una organización tal como se presenta en el caso.

 ¡ No pensar ! . Se supone equivocadamente que, después de haber ordenado

los materiales del caso conforme a un esquema lógico, ya han realizado un
análisis de casos.

PERFIL DE UN INFORME ESCRITO SOBRE CASOS

1. Título
2. Índice
3. Introducción

4. Análisis del Marco de Análisis Ambiental

A. Ambiente General
B. Ambiente Operativo
C. Ambiente Interno
D. Supuestos

5. Definición del Problema

A. Problema Principal 1 y Evidencia

B. Problema Principal 2 (si aplicable) y evidencia
C. Problema Principal 3 (si aplicable) y evidencia

6. Líneas Alternativas de Acción

A. Descripción de la alternativa 1
a) Potencialidades
b) Debilidades

B. Descripción de la alternativa 2
a) Potencialidades
b) Debilidades

C. Descripción de la alternativa 3
 a) Potencialidades
b) Debilidades

7. Alternativa Elegida

A. Justificación de la alternativa elegida

B. Ejecución de puntos específicos y justificación

8. Resumen del Análisis

9. Referencias
10. Técnicas de los Apéndices

A. Análisis Financiero
B. Otra Información Técnica