PROCESO: GESTIÓN Y MEJORA

FORMATO LISTADO MAESTRO DE INFORMACIÓN DO

FECHA DE ACTUALIZACION: 1 de Noviembre de 2016

FECHA
DOCUME
DE
NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSION NTO/REGI I
APROBA
STRO
CION

MANUAL DE CALIDAD 2 D X

CARACTERIZACION PROCESO DE GESTIÓN Y 20 de Junio de

2 D X
MEJORA 2016

PROCEDIMIENTO INFORMACIÓN 20 de Junio de

2 D X
DOCUMENTADA 2016

FORMATO LISTADO MAESTRO DE 20 de Junio de

2 R X
INFORMACIÓN DOCUMENTADA 2016

20 de Junio de
PROCEDIMEINTO AUDITORIAS INTERNAS 2 D X
2016

19 de Agosto de
FORMATO ACTA DE REUNION DE APERTURA 1 R X
2015

19 de Agosto de
FORMATO ACTA DE REUNION DE CIERRE 1 R X
2015
 20 de Junio de
FORMATO PROGRAMA DE AUDITORIA 2 R X
2016

20 de Junio de
FORMATO PLAN DE AUDITORIA 2 R X
2016

19 de Agosto de
FORMATO LISTA DE VERIFICACION AUDITORIA 1 R X
2015

19 de Agosto de
FORMATO INFORME DE AUDITORIA 1 R X
2015

19 de Agosto de
FORMATO EVALUACION DE AUDITOR INTERNO 1 R X
2015

19 de Agosto de
FORMATO ACTA DE REUNION DE CIERRE 1 R X
2015

PROCEDIMIENTO: NO CONFORMIDAD Y 21 de Junio de

2 D X
ACCION CORRECTIVA 2016
 REPORTE NO CONFORMIDAD Y ACCION 20 de Junio de
2 R X
CORRECTIVA 2016

ISO 9001:2015 N.A D

ISO 19011:2012 N.A

REVISÓ

NOMBRE Y FIRMA

CARGO
SO: GESTIÓN Y MEJORA FECHA DE VIGENCIA : 20 de Junio de 2016

VERSIÓN
ESTRO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA
PÁGINA

I: Interno
D: Documento

TIEMPO DE
ALMACEN RECUPER RETENCION
E PROTECCION
ADO ACION DE
REGISTROS

Hasta que pierda

N.A N.A N.A
vigencia

Hasta que pierda

N.A N.A N.A
vigencia

Hasta que pierda

N.A N.A N.A
vigencia

Disco duro
PC Profesional encargada como
Digital Por proceso 1 AÑO
Coordinadora de Calidad y
TERA especial para el archivo

Hasta que pierda

N.A N.A N.A
vigencia

Físico: Archivador Profesional

encargada como Coordinadora
de Calidad
Fìsico Digital: Orden
1 vigencia
Digital Disco duro cronologico
PC Profesional encargada como
Coordinadora de Calidad y
TERA especial para el archivo

Físico: Archivador Profesional

encargada como Coordinadora
de Calidad
Fìsico Digital: Orden
1 vigencia
Digital Disco duro cronologico
PC Profesional encargada como
Coordinadora de Calidad y
TERA especial para el archivo
 Físico: Archivador Profesional
encargada como Coordinadora
de Calidad
Fìsico Digital: Orden
1 vigencia
Digital Disco duro cronologico
PC Profesional encargada como
Coordinadora de Calidad y
TERA especial para el archivo

Físico: Archivador Profesional

encargada como Coordinadora
de Calidad
Fìsico Digital: Orden
1 vigencia
Digital Disco duro cronologico
PC Profesional encargada como
Coordinadora de Calidad y
TERA especial para el archivo

Físico: Archivador Profesional

encargada como Coordinadora
de Calidad
Fìsico Digital: Orden
1 vigencia
Digital Disco duro cronologico
PC Profesional encargada como
Coordinadora de Calidad y
TERA especial para el archivo

Físico: Archivador Profesional

encargada como Coordinadora
de Calidad
Fìsico Digital: Orden
1 vigencia
Digital Disco duro cronologico
PC Profesional encargada como
Coordinadora de Calidad y
TERA especial para el archivo

Físico: Archivador Profesional

encargada como Coordinadora
de Calidad
Fìsico Digital: Orden
1 vigencia
Digital Disco duro cronologico
PC Profesional encargada como
Coordinadora de Calidad y
TERA especial para el archivo
Físico: Archivador Profesional
encargada como Coordinadora
de Calidad
Fìsico Digital: Orden
1 vigencia
Digital Disco duro cronologico
PC Profesional encargada como
Coordinadora de Calidad y
TERA especial para el archivo Hasta que pierda
N.A N.A N.A
vigencia
 Físico: Archivador Profesional
encargada como Coordinadora
de Calidad
Fìsico Digital: Orden
1 vigencia
Digital Disco duro cronologico
PC Profesional encargada como
Coordinadora de Calidad y
TERA especial para el archivo

X Físico N.A N.A N.A

X Fisico N.A N.A N.A

REVISÓ APROBÓ
 HA DE VIGENCIA : 20 de Junio de 2016

2
1 de 1

E: Externo
Documento R: Registro

DISPOSICIO
REGISTRAR EL
N FINAL DE
CAMBIO
REGISTROS

Lo estipulado en el
procedimiento de
Actualización del documento de
control de
acuerdo a los requisitos de la norma
información
ISO 9001:2015
documentada en el
Lo estipulado
control en el
de obsoletos
procedimiento de
Actualización del documento de
control de
acuerdo a los requisitos de la norma
información
ISO 9001:2015
documentada en el
Lo estipulado en el
control de obsoletos
procedimiento de
Actualización del documento de
control de
acuerdo a los requisitos de la norma
información
ISO 9001:2015
documentada en el
control de obsoletos

Actualización del documento de

acuerdo a los requisitos de la norma Eliminación
ISO 9001:2015

Lo estipulado en el
procedimiento de
Actualización del documento de
control de
acuerdo a los requisitos de la norma
información
ISO 9001:2015
documentada en el
control de obsoletos

Eliminación

Eliminación
 Actualización del documento de
acuerdo a los requisitos de la norma Eliminación
ISO 9001:2015

Actualización del documento de

acuerdo a los requisitos de la norma Eliminación
ISO 9001:2015

Eliminación

Eliminación

Eliminación

Eliminación
Lo estipulado en el
procedimiento de
Actualización de la caracterización de
control de
acuerdo a los requisitos de la norma
información
ISO 9001:2015
documentada en el
control de obsoletos
Actualización de la caracterización de
acuerdo a los requisitos de la norma Eliminación
ISO 9001:2015

N.A

N.A

APROBÓ
 PROCESO: GESTIÓN Y MEJORA

FORMATO LISTADO MAESTRO DE INFORMACIÓN DOCUM

FECHA DE ACTUALIZACION: 1 de Noviembre de 2016

FECHA
DOCUME
DE
NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSION NTO/REGI I
APROBA
STRO
CION

CARACTERIZACION PROCESO PLANEACIÓN 18 de Agosto de

1 D X
ESTRATÉGICA 2015

PROCEDIMIENTO:
Septiembre 14
FORMULACION Y AJUSTES AL PLAN DE 1 D X
de 2015
DESARROLLO

PLAN PLURIANUAL DE INVERSIONES N.A N.A D X

PROCEDIMIENTO:
Septiembre 14
APROBACION ,SEGUIMIENTO Y EVALUACION AL 1 D X
de 2015
PLAN DE DESARROLLO

ACTA N.A N.A D X

INFORME N.A N.A D X

 RENDICIONES DE CUENTA N.A N.A D X

ACUERDO MUNICIPAL N.A N.A D X

SEGUIMIENTO EJECUCIÓN DE METAS N.A N.A D X

DOCUMENTO CON AJUSTES Y /O

N.A N.A D X
RECOMENDACIÓN AL PLAN DE DESARROLLO

PROCEDIMIENTO: 14 de
ANALISIS ESTRATEGICO AL PLAN DE Septiembre de 1 D X
DESARROLLO 2015

ACTA DE REUNIÓN N.A N.A D X

SEGUIMIENTO PLAN DE ACCIÓN. N.A N.A D X

 PROCEDIMIENTO:
14 de
CERTIFICACION DE ESTRATO Y
Septiembre de 1 D X
NOMENCLATURA-ZONAS DE RIESGO-
2015
PARAMENTOS Y PERFILES VIALES

14 de
PROCEDIMIENTO: CERTIFICADO USO DE
Septiembre de 1 D X
SUELO
2015
PROCEDIMIENTO: LICENCIA DE URBANISMO-
14 de
LICENCIA DE CONSTRUCCION OBRA NUEVA-
Septiembre de 1 D X
RECONOCIMIENTO-AMPLIACION-
2015
MODIFICACION

LICENCIA N.A N.A D X

14 de
PROCEDIMIENTO: SISBEN Septiembre de 1 D X
2015

13 de Octubre
TRAMITES DEL SISBEN 1 D X
de 2016

FICHA DE CLASIFICACIÓN SOCIOECONÓMICA.

N.A N.A D X
CON SUS RESPECTIVOS SOPORTES

RADICADO EN LA PLANILLA DE RECEPCIÓN DE

N.A N.A D X
DOCUMENTOS

SOLICITUD DEL CERTIFICADO DE USO DE 13 de Octubre

1 D X
SUELO de 2016

13 de Octubre
TRAMITES DEL SISBEN 1 D X
de 2016
 13 de Octubre
SOLICITUD DE PERMISO PARA ROTURA DE VIA 1 D X
de 2016

MEMORIA DE RESPONSABILIDAD 13 de Octubre

1 D X
PROFESIONAL GEOTÉCNICO de 2016

MEMORIA DE RESPONSABILIDAD 13 de Octubre

1 D X
ESTRUCTURAL de 2016

MEMORIA DE RESPONSABILIDAD 13 de Octubre

1 D X
PROFESIONAL CONSTRUCTOR de 2016

SOLICITUD PARA INSTALACION DE PUBLICIDAD 13 de Octubre

1 D X
VISUAL de 2016

13 de Octubre
PODER PARA REPRESENTAR A TERCEROS 1 D X
de 2016

FICHA DE PERITAJE Y LEVANTAMIENTO

13 de Octubre
ESTADO FISICO UNIDAD DE VIVIENDA PARA 1 D X
de 2016
RECONOCIMIENTO

SOLICITUD PERMISO PARA REALIZAR OBRA 13 de Octubre

1 D X
MENOR de 2016

SOLICITUD DEL CERTIFICADO DE ESTRACTO Y 13 de Octubre

1 D X
NOMENCLATURA de 2016
 13 de Octubre
SOLICITUD CERTIFICADO DE DEMARCACIÓN 1 D X
de 2016

13 de Octubre
SOLICITUD CERTIFICADO DE RIEGO 1 D X
de 2016

13 de Octubre
DECLARACIÓN ANTIGÜEDAD DE EDIFICACIÓN 1 D X
de 2016

13 de Octubre
ACTA DE VECINDAD 1 D X
de 2016

REVISÓ
NOMBRE Y FIRMA
CARGO
 FECHA DE VIGENCIA : 20 de
GESTIÓN Y MEJORA
Junio de 2016
VERSIÓN 2
O DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA
PÁGINA 1 de 1

I: Interno E: Externo
D: Documento R: Registro

TIEMPO
DISPOSIC
DE
REGISTR ION FINAL
ALMACEN PROTECC RECUPER RETENCI
E AR EL DE
ADO ION ACION ON DE
CAMBIO REGISTR
REGISTR
OS
OS

Lo estipulado en
el procedimiento
de control de
Hasta que
N.A N.A N.A información
pierda vigencia
documentada en
el control de
obsoletos en
Lo estipulado
el procedimiento
de control de
Hasta que
N.A N.A N.A información
pierda vigencia
documentada en
el control de
obsoletos
Carpeta archivo
Profesional
Uiversitario de la
Físico
secretaria de
Por
Planeación Conservación
Dependencia
Municipal 4 AÑOS total Archivo
Orden
PC Profesional central
cronológico
Uiversitario de la
Digital
secretaria de
Planeación
Municipal
Lo estipulado en
el procedimiento
de control de
Hasta que
N.A N.A N.A información
pierda vigencia
documentada en
el control de
Carpeta archivo obsoletos
auxiliar
Por evento Conservación
administrativo
Físico Orden 1 AÑO total Archivo
de la secretaria
cronológico central
de Planeación
Municipal

Carpeta archivo
Profesional
Uiversitario de la
Físico
secretaria de
Planeación Por evento Conservación
Municipal Orden 1 AÑO total Archivo
PC Profesional cronológico central
Uiversitario de la
Digital
secretaria de
Planeación
Municipal
 Carpeta archivo
Profesional
Uiversitario de la
Físico
secretaria de
Planeación Por evento Conservación
Municipal Orden 1 AÑO total Archivo
PC Profesional cronológico central
Uiversitario de la
Digital
secretaria de
Planeación
Municipal

Carpeta archivo
auxiliar
Conservación
administrativo Orden
Físico 1 AÑO total Archivo
de la secretaria cronológico
central
de Planeación
Municipal

Carpeta archivo
Profesional
Uiversitario de la
Físico
secretaria de
Por
Planeación Conservación
Dependencia
Municipal 4 AÑOS total Archivo
Orden
PC Profesional central
cronológico
Uiversitario de la
Digital
secretaria de
Planeación
Municipal

Carpeta archivo
Profesional
Conservación
Uiversitario de la Orden
Físico 4 AÑOS total Archivo
secretaria de cronológico
central
Planeación
Municipal
Lo estipulado en
el procedimiento
de control de
Hasta que
N.A N.A N.A información
pierda vigencia
documentada en
el control de
obsoletos
Carpeta archivo
auxiliar
Por evento Conservación
administrativo
Físico Orden 1 AÑO total Archivo
de la secretaria
cronológico central
de Planeación
Municipal

Carpeta archivo
Profesional
Uiversitario de la
Físico
secretaria de
Por
Planeación Conservación
Dependencia
Municipal 4 AÑOS total Archivo
Orden
PC Profesional central
cronológico
Uiversitario de la
Digital
secretaria de
Planeación
Municipal
 Lo estipulado en
el procedimiento
de control de
Hasta que
N.A N.A N.A información
pierda vigencia
documentada en
Loelestipulado
control deen
el procedimiento
obsoletos
de control de
Hasta que
N.A N.A N.A información
pierda vigencia Lo estipulado en
documentada en
el el
procedimiento
control de
deobsoletos
control de
Hasta que
N.A N.A N.A información
pierda vigencia
documentada en
el control de
obsoletos
Carpeta archivo
auxiliar
Conservación
administrativo Orden
Físico 20 AÑOS total Archivo
de la secretaria cronológico
central
de Planeación
Municipal

Lo estipulado en
el procedimiento
de control de
Hasta que
N.A N.A N.A información
pierda vigencia
documentada en
el control de
obsoletos

Carpeta archivo
auxiliar
Por evento
administrativo
Físico Orden 1 AÑO Eliminación
de la secretaria
cronológico
de Planeación
Municipal

Carpeta archivo
auxiliar
Conservación
administrativo por ubicación
Físico 20 AÑOS total Archivo
de la secretaria del predio
central
de Planeación
Municipal

Carpeta archivo
auxiliar
Por evento
administrativo
Físico Orden 1 AÑO Eliminación
de la secretaria
cronológico
de Planeación
Municipal

Carpeta archivo
auxiliar
Por evento Conservación
administrativo
Físico Orden 5 AÑOS total Archivo
de la secretaria
cronológico central
de Planeación
Municipal

Carpeta archivo
auxiliar
Por evento Conservación
administrativo
Físico Orden 5 AÑOS total Archivo
de la secretaria
cronológico central
de Planeación
Municipal
 Carpeta archivo
auxiliar
Por evento Conservación
administrativo
Físico Orden 5 AÑOS total Archivo
de la secretaria
cronológico central
de Planeación
Municipal

Carpeta archivo
auxiliar
Por evento Conservación
administrativo
Físico Orden 5 AÑOS total Archivo
de la secretaria
cronológico central
de Planeación
Municipal

Carpeta archivo
auxiliar
Por evento Conservación
administrativo
Físico Orden 5 AÑOS total Archivo
de la secretaria
cronológico central
de Planeación
Municipal

Carpeta archivo
auxiliar
Por evento Conservación
administrativo
Físico Orden 5 AÑOS total Archivo
de la secretaria
cronológico central
de Planeación
Municipal

Carpeta archivo
auxiliar
Por evento Conservación
administrativo
Físico Orden 5 AÑOS total Archivo
de la secretaria
cronológico central
de Planeación
Municipal

Carpeta archivo
auxiliar
Por evento Conservación
administrativo
Físico Orden 5 AÑOS total Archivo
de la secretaria
cronológico central
de Planeación
Municipal

Carpeta archivo
auxiliar
Por evento Conservación
administrativo
Físico Orden 5 AÑOS total Archivo
de la secretaria
cronológico central
de Planeación
Municipal

Carpeta archivo
auxiliar
Por evento Conservación
administrativo
Físico Orden 5 AÑOS total Archivo
de la secretaria
cronológico central
de Planeación
Municipal

Carpeta archivo
auxiliar
Por evento Conservación
administrativo
Físico Orden 5 AÑOS total Archivo
de la secretaria
cronológico central
de Planeación
Municipal
 Carpeta archivo
auxiliar
Por evento Conservación
administrativo
Físico Orden 5 AÑOS total Archivo
de la secretaria
cronológico central
de Planeación
Municipal

Carpeta archivo
auxiliar
Por evento Conservación
administrativo
Físico Orden 5 AÑOS total Archivo
de la secretaria
cronológico central
de Planeación
Municipal

Carpeta archivo
auxiliar
Por evento Conservación
administrativo
Físico Orden 5 AÑOS total Archivo
de la secretaria
cronológico central
de Planeación
Municipal

Carpeta archivo
auxiliar
Por evento Conservación
administrativo
Físico Orden 5 AÑOS total Archivo
de la secretaria
cronológico central
de Planeación
Municipal

REVISÓ APROBÓ
: Registro
 PROCESO: GESTIÓN Y MEJORA

FORMATO LISTADO MAESTRO DE INFORMACIÓN DOCUMEN

FECHA DE ACTUALIZACION: 11 de Septiembre de 2016

FECHA
DOCUME
DE
NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSION NTO/REGI I E
APROBA
STRO
CION

CARACTERIZACION DEL PROCESO DE Agosto 18 de

2 X
GESTIÓN DE COMUNICACIÓN 2016

PROCEDIMIENTO: COMUNICACIÓN Agosto 18 de

2 X
ORGANIZACIONAL E INFORMATIVA 2016

PLAN DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL N.A N.A X

BOLETÍN DE PRENSA N.A N.A X

REPORTE DE ATENCIÓN A MEDIOS MASIVOS

N.A N.A X
DE COMUNICACIÓN

PROGRAMACIÓN DE RUEDAS DE PRENSA N.A N.A X

ACTAS DE REUNIONES N.A N.A X

 INFORME DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE
N.A N.A X
COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

REPORTES PERIODÍSTICOS, PAUTAS

N.A N.A X
PUBLICITARIAS, REDES SOCIALES.

CARTELERAS INFORMATIVAS N.A N.A X

CIRCULAR N.A N.A X

REGISTROS PERIODÍSTICOS DE CONCEJOS

N.A N.A X
COMUNALES (FOTO, VIDEO, AUDIO Y PRENSA).

Ley 1474
Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer
12 de julio de
los mecanismos de prevención, investigación y N.A X
2011
sanción de actos de corrupción y la efectividad del
control de la gestión pública.

REVISÓ
NOMBRE Y FIRMA
CARGO
 FECHA DE VIGENCIA : 20 de
MEJORA
Junio de 2016
VERSIÓN 2
RMACIÓN DOCUMENTADA
PÁGINA 1 de 1

I: Interno E: Externo
D: Documento R: Registro

TIEMPO
DISPOSIC
DE
REGISTR ION FINAL
ALMACEN PROTECC RECUPER RETENCI
AR EL DE
ADO ION ACION ON DE
CAMBIO REGISTR
REGISTR
OS
OS Lo estipulado en
Actualización
el procedimiento
del documento
de control de
Hasta que de acuerdo a los
N.A N.A N.A información
pierda vigencia requisitos de la Lo estipulado en
Actualización documentada en
norma ISO el el
procedimiento
del9001:2015
documento control de
deobsoletos
control de
Hasta que de acuerdo a los
N.A N.A N.A información
pierda vigencia requisitos de la
documentada en
norma ISO
el control de
9001:2015
Archivador obsoletos
profesional
encargado de Eliminación
Físico Vigencia 4 años
las
comunicaciones
del Municipio

Archivador
profesional
encargado de Orden Conservación total
Físico 4 años
las cronológico
comunicaciones
del Municipio

Archivador
profesional
encargado de Orden Eliminación
Físico 1 año
las cronológico
comunicaciones
del Municipio

Archivador
profesional
encargado de Orden Eliminación
Físico 1 mes
las cronológico
comunicaciones
del Municipio

Archivador
profesional
encargado de Orden Conservación total
Físico 4 años
las cronológico
comunicaciones
del Municipio
 Archivador
profesional
encargado de Orden Eliminación
Físico 4 años
las cronológico
comunicaciones
del Municipio

Archivador
profesional
encargado de Orden Eliminación
Físico 1 año
las cronológico
comunicaciones
del Municipio

Archivador
profesional
encargado de Eliminación
Físico Tema de interés 1 mes
las
comunicaciones
del Municipio

Archivador
profesional
encargado de Orden Conservación total
Físico 4 años
las cronológico
comunicaciones
del Municipio

Archivador
profesional
encargado de Orden Conservación
Físico 4 años muestra del 10%
las cronológico
comunicaciones
del Municipio

N.A N.A N.A N.A N.A

SÓ APROBÓ
 PROCESO: GESTIÓN Y MEJORA

FORMATO LISTADO MAESTRO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

FECHA DE ACTUALIZACION: 1 de NOVIEMBRE de 2016

FECHA DE DOCUMENT
NOMBRE DEL DOCUMENTO APROBACI VERSION O/ I E
ON REGISTRO

CARACTERIZACION PROCESO DE GESTIÓN 19 Septiembre

4 D x
ATENCIÓN AL CIUDADANO de 2016

PROCEDIMIENTO GESTION DE PETICION, 20 de octubre

3 D x
QUEJAS Y RECLAMOS Y SUGERENCIAS de 2016

PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA 3 de octubre de

2 D x
RECIBIDA Y DESPACHADA 2016

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE SALIDA NO 20 DE Junio de

1 D X
CONFORME 2016

21 de Junio de
CONTEXTO ESTRATEGICO INTERNO 1 D X
2016

21 de Junio de
CONTEXTO ESTRATEGICO EXTERNO 1 D X
2016

FORMATO DE PETICIONES QUEJAS Y 5 de octubre de

1 D/R x
RECLAMOS, SUGERENCIAS 2015

18 de
FORMATO ENCUESTA DE MEDICION DE LA
septiembre de 1 D/R x
SATISFACCION DEL CLIENTE EXTERNO
2015

5 de octubre de
FORMATO DE ACTA DE APERTURA DE BUZON 1 D/R X
2015
 5 de octubre de
FORMATO ENVIOS PITALITO 1 D/R x
2015

FORMATO COMUNICACIONES OFICIALES 5 de octubre de

1 D/R x
INGRESADAS 2015

5 de octubre de
FORMATO ENVIÓS NACIONAL 1 D/R x
2015

FORMATO REPORTE Y TRATAMIENTO DE 20 de Junio de

1 R X
SALIDA NO CONFORME 2016

Manual del usuario Gestion documental NA NA D X

Manual del usuario ventanilla unica departamental NA 2 D

Plan de contigencia NA 2 D

Modelo de garantía y soporte post-implementación NA 2 D

X
ISO 9001:2015 2015 N.A D X

REVISÓ
NOMBRE Y FIRMA
CARGO
MEJORA FECHA DE VIGENCIA : 20 de Junio 2016

VERSIÓN 2
MACIÓN DOCUMENTADA
PÁGINA 1 de 1

I: Interno E: Externo
D:Documento R: Registro

TIEMPO DE
DISPOSICIO
ALMACENA PROTECCIO RECUPERA RETENCION REGISTRAR
N FINAL DE
DO N CION DE EL CAMBIO
REGISTROS
REGISTROS
Lo estipulado en
el procedimiento
se ajustaron de control de
Hasta que
NA NA NA actividades según información
pierda vigencia
norma 2015 documentada en
Se agregaron 6 el control de
Lo estipulado
obsoletos en
politicas de el procedimiento
operación y se de control de
Hasta que incluyeron 2
NA NA NA información
pierda vigencia actividades y documentada en
complementaron
Loelestipulado
control deen
otras obsoletos
el procedimiento
se ajustaron de control de
Hasta que
NA NA NA actividades según información
pierda vigencia Lo estipulado en
norma 2015 documentada en
el el
procedimiento
control de
deobsoletos
control de
Hasta que
NA NA Creación del información
pierda vigencia Lo estipulado en
docuemento documentada en
el el
procedimiento
control de
deobsoletos
control de
Hasta que
NA NA NA Creación del información
pierda vigencia Lo estipulado en
docuemento documentada en
el el
procedimiento
control de
deobsoletos
control de
Hasta que
NA NA NA Creación del información
pierda vigencia
docuemento documentada en
el control de
Digital: obsoletos
Orden Eliminación
Digital escaneado en el 1 AÑO Creación del
cronologico
sistema docuemento

Fisico:
Archivador del
técnico
administrativo Orden Eliminación
Físico 1 AÑO
encargado del cronologico
proceso
atención al
ciudadano Creación del
docuemento

Fisico:
Archivador del
técnico
administrativo Orden Eliminación
Físico 1 AÑO
encargado del cronologico
proceso
atención al
ciudadano Creación del
docuemento
 Físico:
Archivador del
técnico
Orden Eliminación
Físico administrativo 1 AÑO
cronologico
encargado del
proceso
Creación del
docuemento

Físico:
Archivador del
técnico
Orden Eliminación
Físico administrativo 1 AÑO
cronologico
encargado del
proceso
Creación del
docuemento

Físico:
Archivador del
técnico
Orden Eliminación
Físico administrativo 1 AÑO
cronologico
encargado del
proceso
Creación del
docuemento

Físico:
Archivador
Profesional Orden Eliminación
Fìsico 1 vigencia
encargada como cronologico
Coordinadora de
Calidad

Digital: en el pc
del responsable Eliminación
Digital NA 1 año
y en la pagina
web
NA
Digital: en el pc
del responsable Eliminación
Digital NA 1 año
y en la pagina
web NA

Digital: en el pc
del responsable Eliminación
Digital NA 1 año
y en la pagina
web
NA
Digital: en el pc
del responsable Eliminación
Digital NA 1 año
y en la pagina
web NA
Digital N.A N.A N.A N.A

SÓ APROBÓ
 PROCESO: GESTIÓN Y MEJORA

FORMATO LISTADO MAESTRO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

FECHA DE ACTUALIZACION: Noviembre 02/2016

FECHA DE DOCUMENT
NOMBRE DEL DOCUMENTO APROBACI VERSION O Y/O I E
ON REGISTRO

12 de Junio de
MANUAL DE FUNCIONES 1 D X
2015

CARACTERIZACION PROCESO GESTION Junio 21 de

2 D X
TALENTO HUMANO 2016

15 de
PROCEDIMIENTO BIENESTAR SOCIAL E
Septiembre de 1 D X
INCENTIVOS
2015

PROCEDIMIENTO INDUCCION REINDUCCION Noviembre 02

2 D X
FORMACION CAPACITACION de 2016

PROCEDIMIENTO VINCULACIÓN Y 15 Septiembre

1 D X
DESVINCULACION de 2015

15 de
FORMATO EVALUACION DE COMPETENCIAS Septiembre de 1 D/R X
2015

15 de
FORMATO EVALUACION DE LA EFICACIA DE LA
Septiembre de 1 D/R X
CAPACITACION
2015

15 de
FORMATO PLAN INSTITUCIONAL
Septiembre de 1 D/R X
CAPACITACION
2015

FORMATO PROGRAMA INDUCCION Y Noviembre 02

1 D/R X
REINDUCCION de 2016

FORMATO EVALUACIÓN INDUCCION Y Noviembre 02

1 D/R X
REINDUCCION de 2017
 21 de 0ctubre
FORMATO REGISTRO DE ASISTENCIA 1 D/R X
de 2015

FORMATO IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES

N.A N.A D/R X X
DE CAPACITACIÓN Y BIENESTAR E INCENTIVOS

PLAN DE BIENESTAR N.A N.A D/R X

ACTA 18 de Julio 2016 1 R X

OFICIO N.A N.A R X

GUÍAS DE CAPACITACIÓN O BIENESTAR N.A N.A D X

TABLA CONSOLIDADA DE EVALUACIÓN DE

N.A N.A D/R X
CAPACITACIONES

OFICIO DE NO VIABILIDAD N.A N.A R X

SOLICITUD DE PUBLICACIÓN DE OFERTA

N.A N.A R X
LABORAL
INFORME DE EVALUACIÓN DE PERFILES N.A N.A D/R X

LISTA DE VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS N.A N.A D/R X

CIRCULAR 18 de Julio 2016 1 R X

MEMORANDO 18 de Julio 2016 1 R X

REGISTRO DE ASISTENCIA 18 de Julio 2016 1 R X

SOLICITUD DE PERMISO 18 de Julio 2016 1 R X

TABLA DE CONTENIDO 18 de Julio 2016 1 D/R X

MEJORA FECHA DE VIGENCIA : 20 de Junio de 2016

VERSIÓN: 2
MACIÓN DOCUMENTADA
PÁGINA: 1 DE 1

I: Interno E: Externo
D: Documento R : Registro

TIEMPO DE
DISPOSICION
ALMACENA PROTECCIO RECUPERA RETENCION REGISTRAR
FINAL DE
DO N CION DE EL CAMBIO
REGISTROS
REGISTROS
N.A N.A N.A N.A N.A N.A

Ajustes Revisión
N.A N.A N.A N.A N.A
Documental

N.A N.A N.A N.A N.A N.A

Oservaciones
N.A N.A N.A N.A generadas de la N.A
Auditoria interna

N.A N.A N.A N.A N.A N.A

Digital: Disco
duro Orden
Digital Vigencia N.A Archivo Central
PC Profesional cronologico
encargado

Digital:
Orden
Digital Disco duro N.A N.A N.A
cronologico
PC Profesional
encargado de

Digital: Orden
Digital N.A N.A N.A
Disco duro cronologico
PC Profesional

Físico:
Archivador
Profesional
encargado Orden
Digital N.A N.A N.A
Digital: cronologico
Disco duro
PC Profesional
encargado
Físico:
Archivador
Profesional
encargado Orden
Digital N.A N.A N.A
Digital: cronologico
Disco duro
PC Profesional
encargado
 Físico:
Archivador
Profesional
encargado Orden
Fisico N.A N.A N.A
Digital: cronologico
Disco duro
PC Profesional
encargado

Físico:
Archivador
Profesional
Fìsico encargado Orden N.A
N.A N.A
Digital Digital: cronologico
Disco duro
PC Profesional
encargado

Físico:
Archivador
Profesional
Fìsico Orden N.A
encargado N.A N.A
Digital cronologico
Digital:
Disco duro
PC Profesional

Físico:
Archivador
Fìsico Orden N.A
Profesional N.A N.A
cronologico
encargado

Físico:
Archivador
Fìsico Orden N.A
Profesional N.A N.A
cronologico
encargado

Físico:
Archivador
Profesional
Fìsico N.A
encargado N.A N.A N.A
Digital
Digital:
Disco duro
PC Profesional

Digital: N.A
N.A N.A N.A
Digital Disco duro
PC Profesional

Físico:
Archivador
Fìsico Orden N.A
Profesional N.A N.A
cronologico
encargado

Físico:
Archivador
Profesional
Fìsico Orden N.A
encargado N.A N.A
Digital cronologico
Digital:
Disco duro
PC Profesional
 Físico:
Archivador
Profesional
Fìsico Orden N.A
encargado N.A N.A
Digital cronologico
Digital:
Disco duro
PC Profesional

Físico:
Archivador
Fìsico Orden N.A
Profesional N.A N.A
cronologico
encargado

Físico:
Archivador
Fìsico Orden N.A
Profesional N.A N.A
cronologico
encargado

Físico:
Archivador
Fìsico Orden N.A
Profesional N.A N.A
cronologico
encargado

Físico:
Archivador
Fìsico Orden N.A
Profesional N.A N.A
cronologico
encargado

Físico:
Archivador
Fìsico Orden N.A
Profesional N.A N.A
cronologico
encargado

Físico:
Archivador
Fìsico Orden N.A
Profesional N.A N.A
cronologico
encargado
 PROCESO: GESTIÓN Y MEJORA

FORMATO LISTADO MAESTRO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

FECHA DE ACTUALIZACION: Noviembre 01 de 2016

FECHA DE DOCUMENT
NOMBRE DEL DOCUMENTO APROBACI VERSION O Y/O I E
ON REGISTRO

CARACTERIZACION PROCESO GESTION Junio 21 de

2 D X
DOCUMENTAL 2016

PROCEDIMIENTO ACTUALIZACION DE TABLAS Noviembre 01

2 D X
DE RETENCION DOCUMENTAL de 2016

LISTAS DE ASISTENCIA N.A N.A R X

18 de
TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL septiembre de N.A D/R X
2015

18 de
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL septiembre de N.A D/R X
2015

INFORME DE ESTUDIOS TABLA DE RETENCION

N.A N.A D/R X
DOCUMENTAL

ACTA DE APROBACION N.A N.A R X

18 de
ACTO ADMINISTRATIVO DE ADOPCION E
septiembre de N.A D X
IMPLEMENTACION
2015
 DOCUMENTOS CON TABLA DE RETENCION
N.A N.A D X
APLICADAS

EVALUACION DE CAPACITACION Y SOPORTES N.A N.A R X

PROCEDIMIENTO ELABORACION DE Noviembre 01

2 D X
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES de 2016

FORMATO UNICO DOCUMENTAL N.A N.A D/R X

INVENTARIO DOCUMENTAL N.A N.A D/R X

CRONOGRAMA N.A N.A R X

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
N.A N.A D/R X
MEJORA FECHA DE VIGENCIA : 20 de Junio de 2016

VERSIÓN: 2
MACIÓN DOCUMENTADA
PÁGINA 1 DE 1

I: Interno E: Externo
D: DOCUMENTO R: Registro

TIEMPO DE
DISPOSICION
ALMACENA PROTECCIO RECUPERA RETENCION REGISTRAR
FINAL DE
DO N CION DE EL CAMBIO
REGISTROS
REGISTROS

Ajustes Revisión
N.A N.A N.A N.A N.A
Documental

Ajustes Revisión
N.A N.A N.A N.A N.A
Documental

Físico:
Archivador
Profesional Orden Archivo Central
Fisico Vigencia N.A
encargado Cronologico

Disco duro
Digital PC Profesional Codificacio Vigencia N.A Archivo Central
encargada

Disco duro
Digital PC Profesional Codificacion Vigencia N.A Archivo Central
encargada
Físico:
Archivador
Profesional Orden Archivo Central
Fisico Vigencia N.A
encargado Cronologico

Físico:
Archivador
Profesional
encargado y
Digital: Disco Archivo Central
Fisico Consecutivo Vigencia N.A
duro
PC Profesional
encargada

Físico:
Archivador
Profesional
encargado y
Digital: Disco Eliminación
Digital y Fisico Consecutivo 1 AÑO N.A
duro
PC Profesional
encargada
 Físico:
Archivador
Profesional
Digital y fisico encargado y Codificados Vigencia N.A Archivo Central
Disco duro
PC Profesional
encargada

Físico:
Archivador Orden Archivo Central
Fisico 1 AÑO N.A
Profesional Cronologico
encargado

Ajustes Revisión
N.A N.A N.A
Documental

Digital: Disco
duro
PC Profesional
encargada N.A
Digital N.A N.A N.A
Físico:
Archivador
Profesional
encargado

Disco duro
PC Profesional
encargada y
Digital y Fisico Físico: Por proceso Vigencia N.A Archivo Central
Archivador
Profesional
encargado

Disco duro
PC Profesional
encargada y Por proceso y/o
Digital y Fisico Físico: Orden Vigencia N.A Archivo Central
Archivador Cronologico
Profesional
encargado

Disco duro
PC Profesional
encargada y
Orden Archivo Central
Digital y Fisico Físico: Vigencia N.A
Cronologico
Archivador
Profesional
encargado
 PROCESO: GESTIÓN Y MEJORA

FORMATO LISTADO MAESTRO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

FECHA DE ACTUALIZACION: Septiembre 12 de 2016

FECHA DE DOCUEMNT
NOMBRE DEL DOCUMENTO APROBACI VERSION O Y/O I E
ON REGISTRO

CARACTERIZACION PROCESO GESTION Junio 21 de

2 D X
RECURSOS FISICOS 2016

PROCEDIMIENTO ELABORACION Y Octubre 6 de

4 D X
ADMINISTRACION DEL PLAN DE COMPRAS 2016

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES N.A N.A D/R X

FORMATO EVALUACION Y REEVALUACION DE Septiembre 2 de

2 D/R X
PROVEEDORES 2016

FORMATO SEGUIMIENTO DESEMPEÑO Octubre 6 de

3 D/R X
PROVEEDORES 2016

OFICIO N.A N.A R X

PUBLICACION EN PAGINA WEB DEL MUNICIPIO N.A N.A R N.A N.A

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES VISADO POR

N.A N.A R X
EL RESPONSABLE
 PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO Noviembre 1 de
2 D X
CORRECTIVO Y/O PREVENTIVO 2016

FORMATO PROGRAMA DE MANTENIMIENTO Junio 20 de

1 D/R X
PREVENTIVO Y/O CORRECTIVO 2016

OFICIO SOLICITUD DE SERVICIO

N.A N.A R X

REGISTROS GENERADOS DEL

MANTENIMIENTO INFRAESTRUCTURA Y N.A N.A R X
VEHICULOS
MEJORA FECHA DE VIGENCIA : 20 de Junio 2016

VERSIÓN 2
MACIÓN DOCUMENTADA
PÁGINA 1 de 1

I: Interno E: Externo
D: Documento R: Registro

TIEMPO DE
DISPOSICION
ALMACENA PROTECCIO RECUPERA RETENCION REGISTRAR
FINAL DE
DO N CION DE EL CAMBIO
REGISTROS
REGISTROS

Revisión
N.A N.A N.A N.A N.A
Documental

Actualización de
acuedo a los
N.A N.A N.A N.A requisitos de la N.A
Norma ISO
9001:2015

Disco duro
software
Digital PC Profesional N.A N.A N.A N.A
encargada como
Almacenista
Disco duro
software
PC Profesional
Actualización de
encargada como
acuedo a los
Almacenista N.A
Diigital N.A Vigencia requisitos de la
Físico:
Norma ISO
Archivador
9001:2015
Profesional
Disco duro
encargado
software de
PCAlmacen
Profesional
encargada como
Almacenista N.A
Diigital N.A vigencia N.A
Físico:
Archivador
Profesional
encargado de
Almacen
Disco duro
Medio Fisico
software
(carpeta Archivo Central
Digital y Fisico PC Profesional 1 AÑO N.A
Archivador del
encargada como
Auxiliar Adtivo)
Almacenista

Pagiana WEB
Digital N.A N.A N.A N.A
Municipio

Disco duro
software
Digital PC Profesional Por proceso vigencia N.A N.A
encargada como
Almacenista
 Observaciones
N.A N.A N.A N.A N.A
Auditoria Interna

Físico:
Archivador
Profesional
Vehiculos
encargado de
(Placa)
Fìsico Almacen Archivo Central
Infraestructura y vigencia N.A
Digital Digital:
Equipos
Disco duro
(consecutivo)
PC Profesional
encargado de
almacen

Disco duro
Medio Fisico
software
(carpeta Archivo Central
Digital y Fisico PC sistema de 1 AÑO N.A
Archivador del
Gestion
Auxiliar Adtivo)
Documental

Físico:
Archivador
Profesional
Vehiculos
encargado de
(Placa)
Fìsico Almacen Archivo Central
Infraestructura y vigencia N.A
Digital Digital:
Equipos
Disco duro
(consecutivo)
PC Profesional
encargado de
almacen
 PROCESO: GESTIÓN GESTIÓN Y MEJORA

FORMATO LISTADO MAESTRO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

FECHA DE ACTUALIZACION: Octubre 10 de 2016

FECHA DE DOCUMENT
NOMBRE DEL DOCUMENTO APROBACI VERSION O Y/O I E
ON REGISTRO

Diciembre 5 de
CARACTERIZACION PROCESO GESTION TIC´S 1 D X
2014

PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN DEL Diciembre 5 de

1 D X
SISTEMA HAS SQL 2014
PROCEDIMIENTO: ASESORÍA EN ADQUISICIÓN Diciembre 5 de
1 D X
DE EQUIPOS 2014
PROCEDIMIENTO: CREACIÓN, DISEÑO,
Diciembre 5 de
MANTENIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DEL 1 D X
2014
PORTAL INSTITUCIONAL
PROCEDIMIENTO: DESARROLLO DE Diciembre 5 de
1 D X
APLICACIONES DE SOFTWARE 2014
PROTOCOLOS Y SERVICIOS DE SEGURIDAD
Diciembre 5 de
PARA 1 D X
2014
USUARIOS DE LA RED INTERNA

PROCEDIMENTO MANTENIMIENTO Octubre 10 de

2 D X
PREVENTIVO Y/O CORRECTIVO 2016

PROCEDIMIENTO SALVAGUARDA DE LA Diciembre 5 de

1 D X
INFORMACIÓN ELECTRÓNICA 2014
PROCEDIMIENTO SOPORTE OFIMÁTICO, Diciembre 5 de
1 D X
APLICATIVOS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN 2014

FICHA DE MANTENIMIENTO N.A N.A R X

HOJA DE VIDA DE EQUIPOS N.A N.A R X

FICHA TECNICA DE EQUIPOS N.A N.A R X

REVISIÓN DE EQUIPOS N.A N.A R X

 FICHA TECNICA DE SCANER N.A N.A R X

FICHA TECNICA DE IMPRESORA N.A N.A R X

 FECHA DE VIGENCIA : 20 de Junio
N Y MEJORA
2016
VERSIÓN 2
MACIÓN DOCUMENTADA
PÁGINA 1 de 1

I: Interno E: Externo
D: Documento R: Registro

TIEMPO DE
DISPOSICIO
ALMACENA PROTECCIO RECUPERA RETENCION REGISTRAR
N FINAL DE
DO N CION DE EL CAMBIO
REGISTROS
REGISTROS

N.A N.A N.A N.A N.A N.A

N.A N.A N.A N.A N.A N.A

N.A N.A N.A N.A N.A N.A

N.A N.A N.A N.A N.A N.A

N.A N.A N.A N.A N.A N.A

N.A N.A N.A N.A N.A N.A

Actualización
N.A N.A N.A N.A Norma ISO N.A
9001/2015

N.A N.A N.A N.A N.A N.A

N.A N.A N.A N.A N.A N.A

APLICATIVO
PC TALLER
CREADO EN
TICS
ACCES
DIGITAL (PROFESIONAL N.A N.A N.A
"CONTROL Y
UNIVERSITARI
SEGUIMIENTO
O)
DE EQUIPOS"
APLICATIVO
PC TALLER
CREADO EN
TICS
ACCES
DIGITAL (PROFESIONAL N.A N.A N.A
"CONTROL Y
UNIVERSITARI
SEGUIMIENTO
O)
DE EQUIPOS"
APLICATIVO
PC TALLER
CREADO EN
TICS
ACCES
DIGITAL (PROFESIONAL N.A N.A N.A
"CONTROL Y
UNIVERSITARI
SEGUIMIENTO
O)
DE EQUIPOS"
APLICATIVO
PC TALLER
CREADO EN
TICS
ACCES
DIGITAL (PROFESIONAL N.A N.A N.A
"CONTROL Y
UNIVERSITARI
SEGUIMIENTO
O)
DE EQUIPOS"
 APLICATIVO
PC TALLER
CREADO EN
TICS
ACCES
DIGITAL (PROFESIONAL N.A N.A N.A
"CONTROL Y
UNIVERSITARI
SEGUIMIENTO
O)
DE EQUIPOS"
APLICATIVO
PC TALLER
CREADO EN
TICS
ACCES
DIGITAL (PROFESIONAL N.A N.A N.A
"CONTROL Y
UNIVERSITARI
SEGUIMIENTO
O)
DE EQUIPOS"