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Sistema e-Profit
2 e-Profit Manual de Usuario
La información de este manual está sujeta a modificaciones sin preaviso alguno. A menos que sea
especificado de otra manera, las compañías, nombres y datos utilizados en los ejemplos son ficticios.
Ninguna parte de este manual puede ser reproducida ni transmitida bajo forma alguna, ni por
cualquier medio, ya sea electrónico o mecánico, para ningún propósito, sin el consentimiento por
escrito de Softech Consultores.
Microsoft, Windows, Windows 95, Windows 98, Windows 2000, Windows XP, Windows CE,
Office, Word, Excel, NT Server, Windows 2000 Server, NT Workstation, SQL Server, SQL Server
2000, SQL Server CE, Visual Foxpro, Visual Studio y el logotipo de Windows son marcas registradas
de Microsoft Corporation.
Pentium, Pentium II, Pentium III, Pentium IV son marcas registradas de Intel Corporation.
Contenido
Bienvenido................................ ..........................................................7
Bienvenido
Softech le da la bienvenida al Sistem a web e-Profit.
e- Profit fue desarrollado por un grupo de excelentes profesionales venezolanos, usando las
herramientas más modernas (plataforma Microsoft) para el desarrollo de software y teniendo
como norte el proveer una herramienta, versátil y completa, para la gestión de las ventas en
Internet.
Características Generales
FLEXIBLE: el cliente podrá configurar su perfil de gestión de negocio de acuerdo a sus
necesidades. e-Profit será diseñado para cubrir las modalidades de ventas a través de Internet:
b2c y b2b. Estas modalidades serán configurables a través de una serie de parámetros que
definirán el comportamiento de la aplicación.
CONFIABLE: las transacciones que sean realizadas a través de e-Profit, serán actualizadas
automáticamente en el sistema Profit Plus Administrativo.
CONSISTENTE: la información que se mostrará en esta aplicación cumple con todos los
requerimientos para gestionar las ventas a través del comercio electrónico.
AMIGABLE: e- Profit es de fácil acceso y navegación, por lo cual está dirigido a cualquier
usuario.
INTEGRABLE: e- Profit se integrará de forma muy sencilla a la gestión de ventas del sistema
Profit Plus Administrativo.
No deje de leer los términos de la licencia de uso de e-Profit. Dichos términos aparecen
descritos en el Contrato de licencia de uso y garantía que usted conseguirá dentro de la caja
del producto. Si no está de acuerdo con dichos términos comun íquese con Softech a la mayor
brevedad.
Capítulo 2. Requisitos para la puesta en funcionamiento 11
Hospedaje
El hospedaje (o “hosting”) es un espacio en el disco duro de un servidor que tiene conexión
permanente a Internet y que es alquilado por un usuario que desea publicar información.
Debido a que e- Profit es un sistema web, requiere estar alojado en un servidor que permita el
acceso, a través de Internet, a todos los usuarios que deseen realizar sus compras.
Si ya posee un proveedor de hospedaje que cubra todos los requisitos de hardware y software
de e-Profit , puede instalar el sistema en ese servidor. Asimismo, si tiene su propio servidor
web no requerirá de este servicio (ver: hardware y software en esta misma sección).
Dominio
Un dominio en Internet es el equivalente a una dirección comercial. El dominio actúa como
una dirección única; dando a los clientes un lugar para visitarlo en línea, lo cual le permite
tener presencia en Internet. Por Ej.: www.miempresa.com.
Por lo general, los dominios se registran por un mínimo de un año y el propietario debe pagar
su renovación cada año (como un alquiler).
Hardware y Software
Para el Servidor Web (servidor en el cual se encontrará alojado el
sistema e -Profit):
Para poder instalar y ejecutar e-Profit , el servidor web en el cual se hospedará debe tener
como mínimo las siguientes características:
12 e-Profit Manual de Usuario
Nota: es importante destacar que para el correcto funcionamiento de e-Profit , debe haberse
realizado la instalación del IIS previamente a la instalación del Framework de .NET y el IIS
debe haber estado en ejecución durante la instalación del Framework de .NET
a) Multiplique la cantidad de registros que estima que manejará para cada una de las
tablas que se muestran a continuación, por su correspondiente factor:
Capítulo 2. Requisitos para la puesta en funcionamiento 13
(*) Recuerde que los documentos pendientes y estado de cuenta, se refiere al número estimado de
documentos y documentos pendientes que poseen los clientes que sincronizará con e-Profit
b) Luego sume al “Total A”, 5 Mb correspondientes a los valores por defecto que ya trae la base
de datos:
Total B = Total A + 5
c) Multiplique el “Total B” (obtenido en el paso anterior) por 2 y obtendrá un estimado del
espacio que requerirá para la base de datos de e-Profit. Total espacio requerido = “Total B” x
2
• Componentes para la ejecución del proceso de sincronización: dispo nibles en “Estaciones” del
CD de instalación de e-Profit
Aquellas estaciones en las que se desee ejecutar el proceso de sincronización de forma automática
deben tener instalado además:
Los clientes que ingresarán a e-Profit desde Internet sólo podrán hacerlo a través de Microsoft
Internet Explorer 5 o superior. Adicionalmente, deben tener entre las opciones de seguridad de
Internet la siguiente opción activa: “Ejecutar controles y complementos de ActiveX”. De lo
contrario no se mostrarán correctamente algunos objetos de la página (esta opción viene activa en
la instalación estándar)
Certificado de Seguridad
Es de vital importancia dentro del área del comercio electrónico, proteger la información que viaja
desde el computador del comprador hasta la tienda en Internet. Los certificados de seguridad (o
certificados SSL) contienen mecanismos de encriptación que permiten proteger la información que
será transmitida vía electrónica: los datos personales, datos de tarjetas de crédito, números de
cuenta, contraseña, etc.
Pago Electrónico
e-Profit le permite la opción de que sus clientes pue dan pagar las compras realizadas en línea a
través de tarjetas de crédito. Este sistema de pago se encuentra integrado a la plataforma que
provee la empresa Vencash Corporation (en particular al producto VenCredit). Esta empresa es
líder en Venezuela en materia de cobros por Internet. Se encargan de habilitar de forma segura y
confiable el acceso y manejo de las aplicaciones de comercio electrónico.
Si desea habilitar en e-Profit el pago a través de tarjetas de crédito, debe contactar a Vencash
Corporation para iniciar el contrato de este servicio.
Recuerde que por ser un sistema web, e-Profit debe ser instalado en un servidor web que
cumpla los requisitos mencionados en el ca pítulo anterior. Igualmente, debe verificar que
tenga instalada la versión de Profit Plus Administrativo 6.2.0 o superior.
Tal como se mencionó en el capítulo anterior, e-Profit requiere que se cumplan con una
serie de requisitos de hardware y software. A continuación se presenta una serie de pasos
que le permitirán asegurarse si cuenta con los requisitos necesarios:
instalado y se encuentra activo, se mostrará una página indicando que el servicio web se
encuentra activo:
Forma 1
Forma 2
• Otra forma para verificar si está instalado el IIS, es la siguiente: Ingrese al Panel
de Control/Administrative Tools. Haga doble clic en Services (Servicios) para
ingresar a la siguiente pantalla:
h) Verifique que se encuentre instalado Microsoft . NET Framework 1.1: este programa
es requerido para el funcionamiento de e- Profit. Si se encuentra instalado, el programa
debe aparecer en la lista de sus programas. Si no lo tiene instalado, se encuentra
disponible en el CD de instalación de e-Profit , específicamente en el directorio
. Para iniciar la instalación haga doble clic sobre el archivo
dotnetfx.exe y siga los pasos que le indica el asistente.
i) Verifique que el servidor SQL en el cual instalará la base de datos de e-Profit , posea
autenticación mixta (SQL Server y Windows). Para esto siga los pasos que se indican
a continuación:
2. Haga clic con el botón derecho del mouse sobre el servidor correspondiente para
visualizará el siguiente menú:
j) Para la creación y acceso a la base de datos de e-Profit , se requiere que estén creados
los usuarios en SQL con los permisos correspondientes para realizar estas operaciones.
En este paso asegúrese que este (o estos) usuarios existan, de lo contrario proceda a
crearlos. Si está en su propio servidor de SQL siga los pasos que se indican a
continuación para crear el (los) usuario (s):
1. Ingrese al Menú Inicio/Programas/Microsoft SQL Server/Enterprise Manager (o
Consola de Administración) de SQL.
2. Haga clic en el servidor correspondiente para visualizar las carpetas que lo
componen.
3. Haga clic sobre el directorio Security (Seguridad) del servidor
4. Haga clic con el botón derecho del mouse sobre la opción Logins
5. Seleccione la opción New Logins para visualizar la siguiente pantalla:
24 e-Profit Manual de Usuario
Seleccione el tipo de
autenticación SQL Server (no
debe seleccionar la opción
Windows Indique el password para el
usuario
6. Una vez registrados los datos requeridos, presione la tecla Aceptar. El sistema le
solicitará reconfirmar el password que se ha registrado.
Para el caso del usuario que podrá crear la base de datos se requiere especificar en la
pestaña Server Roles por lo menos el rol Database Creators para que pueda crear la base
de datos en el servidor SQL
Instalación Automática
Instalación de e -Profit por primera vez
Para instalar e-Profit en su servidor web debe seguir los pasos que se indican a continuación:
1. Instalación de la aplicación: para instalar la aplicación en su servidor siga los pasos que se
indican:
1 Indique el nombre del directorio virtual de IIS en el cual se publicarán los archivos de
la aplicación. Por defecto, el directorio se llama e-Profit, sin embargo, puede especificar
el nombre que desee.
2
Indique el puerto que utiliza el IIS para la publicación, por defecto, el puerto que
coloca el sistema es el 80, sin embargo, puede especificar el nombre que desee.
3 Presione este botón, si desea visualizar el espacio en disco que ocupará esta
aplicación, visualizará la siguiente pantalla:
Capítulo 3 Instalación del Sistema 27
g) En este paso se instalarán, automáticam ente, todos los archivos necesarios. Presione el
botón para iniciar la instalación. Se mostrará la siguiente pantalla:
28 e-Profit Manual de Usuario
h) Una vez instalados los archivos, visualizará la pantalla para instalar la base de datos y
para configurar algunos parámetros requeridos para el funcionamiento de la aplicación:
1 3
2 4
5
7
6
8
10
9
2
Indique el nombre que desea asignar para la base de datos de e-Profit .
3
Corresponde al login del usuario SQL que tendrá permisos para acceder a la base de
datos de e- Profit. Debe indicar el login de un usuario ya creado en SQL (en este
parámetro indique el nombre del usuario que creó en el paso previo a la instalación
N° 10).
5 Active esta opción si desea que el instalador cree automáticamente la base de datos
de e- Profit. Si desea crear la base de datos de forma manual no active esta opción y
siga los pasos descritos en la instalación manual para la creación de la base de datos
de este mismo capítulo.
6
Active esta opción si desea conectarse a su servidor de SQL con el usuario Windows
con el cual ha iniciado sesión
7
Esta opción sólo aparece activa cuando no se encuentra marcada la forma de
autenticación con Windows (parámetro 6) y corresponde con el login del usuario que
utilizará para conectarse a su servidor SQL Server (con modo de autenticación SQL).
Debe ser el nombre de un usuario SQL que tenga permisos de lectura y escritura
sobre la base de datos de SQL (en este parámetro indique el nombre del usuario que
creó en el paso previo a la instalación N° 10)
10
Active este parámetro si va a utilizar el certificado de seguridad para el área de pagos
de e-Profit . Si activa este parámetro y no posee certificado de seguridad, la
aplicación no permitirá el ingreso al área de pagos. Si no posee certificado de
seguridad para e-Profit , no active este parámetro
i) Una vez especificados estos parámetros presione el botón para continuar con
la instalación.
j) Si todos los valores indicados son válidos, en este paso el instalador creará la base de
datos de e- Profit y colocará los parámetros indicados en el archivo de configuración de e-
Profit (web.config)
k) Una vez culminada la instalación, se muestra el siguiente mensaje:
30 e-Profit Manual de Usuario
Nota: al instalar de forma automática, los archivos físicos de la aplicación e-Profit quedan
almacenados en el directorio por defecto que utilice IIS. En general corresponde con:
C:\ Inetpub\wwwroot\e-Profit, en donde e-Profit puede variar según el nombre que haya
especificado para el directorio virtual
2. Instalación del Web Service requerido para el proceso de sincronización entre e-Profit y
Profit Plus Administrativo:
1 3
2
Port: Indique el puerto que utiliza el IIS para la publicación, por defecto, el puerto que
coloca el sistema es el 80, sin embargo, puede especificar el nombre que desee.
3 Disk cost: Presione este botón, si desea visualizar el espacio en disco que ocupará esta
1 Indique el nombre del Servidor SQL en el cual instaló la base de datos de e-Profit .
2
Indique el nombre que asignó a la base de datos de e-Profit
3
Indique el nombre del usuario SQL que tiene acceso a la base de datos de e-Profit
4
Indique el password del usuario SQL indicado en el parámetro anterior
Esta imagen indica que no posee aún información de licencia para ingresar a la
aplicación, diríjase a la sección Registro de la Licencia de Uso de este mismo capítulo,
para que pueda licenciar el producto y comenzar a trabajar con e-Profit.
Reinstalación de e -Profit
3. Ubique el ícono “Agregar o Remover Programas” y haga doble click para abrir el
archivo. Se mostrará la siguiente pantalla:
38 e-Profit Manual de Usuario
10. Por último, ubique el programa Syncronization Service Setup y presione el botón
:
Presione este botón para
desinstalar esta aplicación
Una vez desinstalados todos los programas, puede volver a instalar la aplicación, tal
como se explica en la sección Instalación de e-Profit por primera vez de este capítulo.
Instalación Manual
A continuación se describe el proceso para realizar la instalación de forma manual. La
instalación manual es la vía recomendada cuando desee instalar de forma remota en el
servidor web proporcionado por un proveedor de hosting.
A continuación se describen los pasos que debe seguir para realizar la instalación de forma
manual:
El objetivo de este paso es crear dos directorios: uno para e-Profit y uno para el
WebService. Puede colocar el nombre del directorio que desee. Para el ejemplo que
presentaremos a continuación asignaremos los nombres: e-Profit y WebService.
40 e-Profit Manual de Usuario
d. Seleccione la ruta en la cual desea crear el directorio físico dentro de los dominios que
tiene disponible en este servidor web. Por ejemplo: se seleccionó la ruta
softechdesarrrollo.com para crear los directorios dentro de este dominio (haciendo
doble clic sobre este dominio):
42 e-Profit Manual de Usuario
g. Repita los pasos “d”, “e” y “f” para crear el directorio del WebService. Si lo desea
puede crear el directorio del WebService dentro del mismo directorio de e- Profit (tal
como lo hace la instalación automática)
Con esto ya tiene creado los directorios físicos en los cuales instalaremos los archivos
requeridos
Para que la información de e-Profit pueda ser publicada por el servidor web en Internet,
es necesario la creación de dos directorios virtuales para la publicación: un directorio
virtual para e-Profit y uno para el WebService. A continuación se indica la forma de
crearlos para la instalación en servidor local y para la instalación en servidor remoto:
6. Posicione el cursor en la carpeta Default Web Site y presione el botón derecho del
mouse para visualizar el siguiente menú:
Capítulo 3 Instalación del Sistema 45
10. Coloque el nombre que desea asignar al Directorio Virtual donde se instalará la
aplicación. Presione el botón para ir a la siguiente pantalla:
Capítulo 3 Instalación del Sistema 47
11. Indique la ruta en donde se encuentra el archivo e-Profit o el que Ud. haya creado
en el paso No. 1 de la instalación manual
13. Indique los permisos que desea asignar para el directorio. Deben estar asignados
por lo menos los permisos: Read y Run Scripts. Presione el botón para
visualizar la siguiente pantalla:
15. Siga los mismos pasos para crear el directorio virtual del WebService.
Indique el nombre del Servidor SQL en el cual instaló la base de datos de e-Profit
1
Alias for a Virtual Directory: Indique el nombre para el directorio virtual. Por
ej.: e-Profit
3
Allow Anoymus: Marque la opción Allow Anonymous: “Yes”, lo cual indica que
se permitirán usuarios anónimos sobre este directorio
4
Access: Active la opción “Read” para que los usuarios tengan permisos de lectura
sobre este directorio
5
Permissions: Active la opción “Write” para que los usuarios tengan permisos de
escritura sobre este directorio.
6
Utilice el botón “Expand” para ubicar la ruta en la cual desea crear los directorios
52 e-Profit Manual de Usuario
7
Add Virutal Directory: Haga clic sobre el botón “Add Virtual Directory” para
agregar un nuevo directorio virtual
Ejecute nuevamente los pasos mencionados para crear el directorio virtual del
WebService
1. Copie el archivo .bak de la base de datos en una unidad del servidor en el que será instalada. El
archivo se llama y e- Profit.bak se encuentra disponible en el directorio del
CD de instalación
2. Ingrese al Menú Inicio/Programas/Microsoft SQL Server/Enterprise Manager de SQL (o
Consola de Administración)
3. Ubique el Servidor SQL sobre en el cual desea crear la base de datos:
6. Seleccione la opción All Tasks (Todas las Tareas). Se mostrará el siguiente sub- menú:
54 e-Profit Manual de Usuario
1
Indique el nombre que desea asignar para la base de datos de e-Profit . Por ejemplo: e-
Profit
2
Seleccione la opción From Device para visualizar la siguiente pantalla:
Capítulo 3 Instalación del Sistema 55
10. Seleccione la ruta en la cual copió el archivo e-Profit .bak en su servidor. Una vez seleccionado
el archivo, haga clic en la carpeta Options, de la pantalla inicial, para visualizar la siguiente
ventana:
11. Una vez ejecutados los pasos descritos anteriormente, posicione el cursor en la columna Move
to physical file name y seleccione el primer archivo que se encuentre registrado. Seleccione
con el ratón, la ruta que se indica a continuación:
12. Una vez seleccionada la ruta indicada, pegue la información copiada anteriormente. Puede usar
las teclas CTRL+C o de la barra de herramientas seleccione el botón Copiar.
13. Luego, seleccione el segundo archivo que se encuentre registrado y siga los pasos 11 y 12
indicados anteriormente.
14. Una vez copiada la información, seleccione la opción que se indica a continuación:
Con esto se habrá creado la base de datos de e-Profit con la estructura necesaria y los valores por
defecto
7. Seleccione el servidor donde está instalada la base de datos y presione el botón para
visualizar la siguiente pantalla:
Seleccione de la lista
desplegable la base de
datos que se creó
9. Indique la ruta en la cual se encuentra el script e-Profit.sql para la creación de la base de datos.
Este archivo se encuentra en el directorio del CD de instalación.
10. Una vez ubicado el archivo seleccione la opción Ejecutar o presione la tecla F5:
Con estos pasos tendrá creada la base de datos con la estructura y valores por defecto requeridos.
Capítulo 3 Instalación del Sistema 61
1. En el área de administración del servidor web, seleccione la opción que le permite acceder a
las bases de datos de SQL. Para el caso del ejemplo de nuestro servidor web, seleccione la
opción “Add Databases” del menú “SQL Server” que se muestra a la izquierda de la página:
1
Indique el nombre de la base de datos que desea asignar. Por ej.: e-Profit
2
Indique el nombre del usuario SQL que asignará con permisos de lectura y escritura sobre
esta base de datos. Este proveedor de hosting exige que se cree un usuario SQL para cada base
de datos que se cree.
3
Indique el password del usuario SQL con permisos sobre esta base de datos
4
Confirme el password del usuario SQL con permisos sobre esta base de datos
5
Indique la ruta en la cual desea crear la base de datos dentro de sus dominios disponibles
6
Presione el botón “Submit” para crear la base de datos
3. Ingrese al Query Analyzer de SQL en el equipo local desde el cual está realizando la
instalación y proporcione los datos cor respondientes para conectarse al servidor SQL de su
proveedor de hosting:
2
3
1
Indique el nombre del servidor o dominio remoto en el cual está realizando la instalación o
puede indicar la dirección IP del servidor (si la conoce)
2 Seleccione la conexión usando autenticación SQL Server
3 Indique el nombre del usuario con el cual se conectará a la base de datos (el mismo que
asigno al crear la base de datos en el paso anterior)
4
Indique el password que colocó al usuario que creó para esta base de datos en el paso
anterior
Capítulo 3 Instalación del Sistema 63
6. Indique la ruta en la cual se encuentra el script e-Profit.sql para la creación de la base de datos.
Este archivo se encuentra en el directorio del CD de instalación.
7. Una vez ubicado el archivo seleccione la opción Ejecutar o presione la tecla F5:
64 e-Profit Manual de Usuario
Con estos pasos tendrá creada la base de datos con la estructura y valores por defecto requeridos.
2. Asignación del usuario SQL a la base de datos creada: ya sea que haya creado la base de
datos mediante la restauración del archivo o mediante el script, el próximo paso consiste en
asignar a esta base de datos un usuario SQL que tenga permisos de lectura y escritura sobre
esta base de datos. Para ellos siga loa pasos que se indican a continuación:
c. Seleccione la opción Propiedades del usuario SQL que asignará para la base de datos de
e- Profit (el usuario que creó en el paso N° 10 de los pasos previos a la instalación) y
asigne en la pestaña “Database Access” acceso a la base de datos de e-Profit y los roles:
público y db_owner para este usuario:
Tanto la aplicación e-Profit como el WebServices utilizan un archivo xml llamado web.config
para recoger información relacionada con la configuración del producto en cuanto a:
comunicación con la base de datos, envío de correos, reportes, entre otros. Cuando se realiza la
instalación de forma automática, estos parámetros son solicitados por el instalador y son
actualizados en el archivo Web.config automáticamente. Sin embargo, para el caso de la
instalación manual es necesario cambiar cada uno de los parámetros en el archivo
correspondiente. Para realizar estos cambios siga los pasos que se indican a continuación:
Haga clic con el botón derecho del ratón para editar el contenido del archivo con “Bloc
de Notas”:
Capítulo 3 Instalación del Sistema 67
En caso de que no se
muestre la opción Bloc de
Notas, selec cione la opción
Elegir Programa para
ubicar este programa
El archivo debe ser editado con Bloc de Notas o con Visual Studio .NET 2003 (si tiene
instalado este programa). No puede ser editado con WorPad o Word, ya que estos
programas agregan caracteres en este archivo que pueden traer problemas al
momento de ejecutar la aplicación
Si desea modificar la dirección para validaciones con Vencash, cambie el valor por defecto
que viene en el archivo: https://www.vencash.com/servlet/ServletXML con la dirección que
corresponda.
Por defecto el archivo viene sin ningún valor para el servidor de correo. Recuerde que si deja
este valor en blanco, la aplicación buscará el servidor de correo que encuentre en el dominio de
su servidor web y de no encontrar alguno, no permitirá el envío de correos.
Por defecto el archivo viene configurado con false, sustituya este valor por True si tiene
instalado certificado de seguridad en su servidor web.
Debe ubicar el texto que a continuación se indica, para colocar el nombre correspondiente al
site en el cual se encuentra instalado e-Profit:
Este paso sólo aplica en caso de que esté realizando la instalación en un servidor web remoto. El
objetivo de este paso es colocar en los directorios físicos creados en el servido r web (directorio de e-
Profit y directorio del WebService) los archivos que se encuentran en el CD de instalación, en el
Capítulo 3 Instalación del Sistema 73
Para subir est os archivos a su servidor web debe tener un programa que le permita subir los archivos
vía FTP. Existen muchos programas para esto, que puede obtener desde Internet. Para la descripción
del proceso de subir los archivos en este manual se mostrará el programa WS_FTP, el cual puede
comprar desde la página: http://www.ipswitch.com/Products/WS_FTP/
Para subir los archivos siga los pasos que se indican a continuación:
a) Ingrese a su programa FTP y coloque los datos que le proporcionó su proveedor de hosting para
ingresar vía FTP a su servidor web:
Host Name/Address:
Indique la ruta para
acceder a su servidor
Password: Indique el
password proporcionado por
su proveedor de hosting para
acceder de esta forma
b) Seleccione en el programa de FTP la ruta en la cual se encuentran en su equipo local los archivos
que copió del CD para e-Profit :
74 e-Profit Manual de Usuario
c) Seleccione en el programa de FTP la ruta en la cual se encuentra el directorio físico que creó en
su servidor web para e- Profit (creado en el paso 1 de la instalación manual):
d) Comience a transferir uno a uno los archivos que se encuentran en el directorio e-Profit hacia su
servidor web:
Capítulo 3 Instalación del Sistema 75
Después de este paso tendrá todos los archivos de e-Profit en su servidor web
e) Repita el mismo procedimiento descrito para subir los archivos del directorio WebServices. Del
lado del servidor web recuerde seleccionar la ruta en la cual se encuentra el directorio físico
creado para el WebService.
f) Posterior a la instalación, debe verificar la integración con Profit Plus Administrativo. Para esto,
ubique el tópico “Integración de la versión instalada de e-Profit con Profit Plus
Administrativo” y siga los pasos que allí se indican.
g) Una vez verificada la integración con Profit Plus Administrativo, ingrese a la aplicación. Para
esto abra una ventana de Internet Explorer y escriba la ruta correspondiente. Si instaló en local
debe colocar la ruta: http://localhost/e- Profit/home.aspx. Si no instaló en local, sustituya
localhost por el nombre del servidor web correspondiente (por ejm: www.miempresa.com ,
servidor 1 o cualquiera que haya colocado) y sustituy a e-Profit por el nombre que asignó al
Directorio Virtual de e-Profit . Si la instalación fue correcta, al ingresar a esa ruta, debería
visualizar una página como la siguiente:
76 e-Profit Manual de Usuario
Esta imagen indica que no posee aún información de licencia para ingresar a la aplicación, diríjase
a la sección Registro de la Licencia de Uso de este mismo capítulo, para que pueda licenciar el
producto y comenzar a trabajar con e-Profit
Este servicio le permitirá al sistema iniciar el proceso de Sincronización Automática, según los
parámetros que se hayan configurado en el sistema Profit Plus Administrativo. Esta instalación
es opcional, ya que puede ejecutar el proceso de sincronización en forma manual, sin embargo
se recomienda mantener este servicio activo con el fin de garantizar la calidad de los datos que
se intercambian los dos sistemas.
f. En esta ventana se creará una carpeta que, por defecto, se denominará Syncronization
Service Setup. Si desea colocar un nombre distinto, posicione el cursor en Folder e
indique el nombre y la ruta donde desea ubicar el archivo, si no recuerda la ruta, utilice el
botón . También puede indicar si el programa lo podrá ejecutar cualquier
usuario que utilice su equipo o restringirlo para que sólo Ud. tenga acceso a esta opción.
Adicionalmente, si desea visualizar el espacio en disco que ocupará esta aplicación,
presione el botón . Se mostrará la siguiente ventana:
g. Aquí se indica el espacio que ocupará en las unidades que Ud. tenga disponibles. Presione
el botón para salir a la ventana anterior:
84 e-Profit Manual de Usuario
i. Mediante esta ventana, se instalarán, automáticamente, todos los archivos necesarios para
correr el sistema e-Profit . Presione el boton para ejecutar la instalación. Se
mostrará la siguiente ventana:
Capítulo 3 Instalación del Sistema 85
k. Este mensaje indica que la instalación se completó en forma satisfactoria. Todos los
archivos que corresponden al Service se instalarán en la siguiente ruta:
86 e-Profit Manual de Usuario
n. Ubique el ícono de Herramientas Administrativas y haga doble clic para abrir este
archivo. Se mostrará la siguiente pantalla:
r. Haga clic en la pestaña Log On (Iniciar Sesión) para ingresar a la siguiente pantalla:
Capítulo 3 Instalación del Sistema 89
1
Indique la cuenta de usuario que tiene los permisos necesarios para acceder a la base de
datos y salir a internet.
2
Indique el password correspondiente a la cuenta.
3
Confirme el password registrado anteriormente
Forma 1:
Seleccione el servicio y luego haga clic en el link , el cual puede visualizar si
está ubicado en la carpeta Extended, tal como se indica en la pantalla mostrada
anteriormente.
90 e-Profit Manual de Usuario
Forma 2:
Seleccione el servicio y luego presione el botón derecho del mouse. Visualizará el siguiente menú:
Haga clic en la opción Start (o Iniciar si esta en español) para ejecutar el programa. NOTA: Si se
encuentra ubicado en la carpeta Standard, no visualizará el link, por lo que tendrá que iniciar el
servicio únicamente con la Forma 2.
Forma 3
Utilice los botones correspondientes, los cuales se encuentran ubicados en la parte superior de la
pantalla: Reinicia el servicio
Inicia el servicio
Una vez que se haya iniciado el servicio, el estatus cambia a Started (en ingles) o Iniciado (en
español), tal como se muestra a continuación:
Capítulo 3 Instalación del Sistema 91
c. Si desea detener el servicio y que no se realice la sincronización automática, presione el link que
corresponda, utilice los botones correspondientes o seleccione el servicio, presione el botón
derecho del mouse y seleccione la opción deseada:
Detiene temporalmente
el servicio Reinicia el servicio, ya
sea porque esté detenido
temporalmente o
Reinicia el servicio, ya
definitivamente
sea porque esté detenido
temporalmente o
definitivamente Detiene completamente
el servicio
− Ubique la carpeta Service que se creó al momento de instalar el servicio. En este caso se
encuentra en:
92 e-Profit Manual de Usuario
− Configure los parámetros para el funcionamiento del servicio de sincronización, para esto
ubíquese en:
<configuration>
<appSettings>
<add key="Softech.Framework.Service.Interval" value="120" />
− Luego, configure los parámetros para el funcionamiento del servicio de sincronización, para
esto ubíquese en:
<configuration>
<appSettings>
<add key="Softech.Framework.Connectionstring" value="Initial Catalog=DEMO;Data
Source=(local);user id=sa;password=softech;"/>
<configuration>
<appSettings>
<add key="Softech.Framework.Service.ProfitDBPath"
value="C:\profit_a\demo\bldatos.dbc"/>
C:\profit_ae-Profit\demo\bldatos.dbc
− Una vez realizados los cambios, presione el botón para salvar las modificaciones.
− Presione el botón abrir o ingrese en el menú File/Open para ubicar el script correspondiente a
la base de datos, el cual se encuentra en la carpeta Profit Plus, subdirectorio Scripts, archivo
e-Profitplus.sql del CD de instalación . Una vez abierto el archivo, visua lizará la siguiente
pantalla:
a. Ingrese a la empresa de Profit Plus Administrativo que desea integrar con e-Profit
b. Ingrese a la opción “Parámetros de la Empresa” del módulo de mantenimiento de Profit Plus
Administrativo
c. Active el parámetro “Integrar con e-Profit” que se encuentra en la pestaña “Globales” de
“Parámetros de la Empresa”
d. Ingrese a la opción “Parámetros de e-Profit ”, disponible en el módulo de mantenimiento de
Profit Plus Administrativo:
e. El sistema mostrará la siguiente pantalla para ingresar los datos de la licencia de e-Profit (esta
licencia es independiente a su licencia de Profit Plus Administrativo):
100 e-Profit Manual de Usuario
Licenciamiento Automático
f. Ingrese los datos requeridos en esta pantalla:
1
Licencia: Ingrese los datos correspondientes a la licencia que se encuentra en la caja del producto.
2
Nombre del Cliente: Ingrese el nombre correspondiente a la razón social.
Indique el nombre de la
persona que está registrando
la licencia
Licenciamiento Manual
i. Una vez visualizada la pantalla de Registro de Licencia, ingrese los datos solicitados en esta
pantalla:
1
Licencia: Ingrese los datos correspondientes a la licencia que se encuentra en la caja del producto.
2
Nombre del Cliente: Ingrese el nombre correspondiente a la razón social.
j. Una vez indicados los datos indicados anteriormente, comuníquese con el Departamento de
Ventas de Softech Consultores para solicitar el Número de Autorización.
102 e-Profit Manual de Usuario
En caso que esté registrando una nueva versión del sistema, debe registrar la Licencia
que corresponda a la actualización
Indique el Número de
Autentificación recibido por
correo
Antes de iniciar las operaciones en e-Profit , este debe ser configurado con ciertos parámetros
para que funcione correctamente. Igualmente, Ud. puede controlar todos esos parámetros que
deben ser registrados según las necesidades de su negocio. A continuación se describen los
pasos a seguir para configurar y administrar todas las opciones que se presentan en el sistema y
para que sus clientes comiencen a utilizar el sistema de ventas a través de Internet con e-Profit.
Configuración
A través de las opciones que se presentan en esta sección, Ud. podrá adaptar el sistema e-
Profit , según los requerimientos de su negocio. Los parámetros que aquí se explican afectan el
funcionamiento del sistema, por lo que se recomienda hacer una revisión de los procesos y
operaciones que se llevan a cabo en su empresa, con el fin aprovechar al máximo las bondades
que ofrece el sistema. Asimismo, para poder iniciar las operaciones en e-Profit, debe realizar
una configuración inicial en Profit Plus Administrativo, en donde parametrizará las opciones
que determinarán y adaptarán el funcionamiento del sistema según las necesidades de su
empresa.
Parámetros de Conexión
Aquí se determinan los parámetros que permitirán la conexión con el Web Service y
con la base de datos de Profit Plus Administrativo con la cual se hará el intercambio
de datos:
Capítulo 4 Configuración y Administración del Sistema 107
2 3
4 5
6 7
8
1
URL: Indique la dirección que se utilizará para la conexión con el Web Service.
Por defecto el sistema mostrará la siguiente dirección: http://nombre del
servidor/ws/ SynchronizationService.asmx, en donde el nombre del servidor que
se visualizará, será el que tenga designado para su servidor y ws corresponde al
directorio donde está instalado el Web Service.
3
Password: Indique la contraseña que corresponda al usuario administrador. Si
desea cambiar la contraseña por defecto, presione el botón para
visualizar la siguiente pantalla:
Coloque nuevamente la
contraseña que indicó
anteriormente
Presione este botón para
salir de la opción
Estos parámetros son utilizados por el Web Service para ubicar la base de datos de
Profit Plus Administrativo con la cual sincronizará con e-Profit. Aquí se deberán
registrar los datos de la empresa que sincronizará con e-Profit .
4
Servidor: Nombre del servidor en el cual se encuentra la base de datos de Profit
Plus Administrativo que se sincronizará con e-Profit.
5
Base de Datos: Nombre de la base de datos tal como se creó en SQL.
6
Autentificación: Haga clic en la opción que desee:
ü Integrada con Windows: se autenticará con el usuario que se haya
configurado para iniciar la sesión en Windows.
ü SQL Server: Se autenticará con un usuario creado en SQL. En caso que
seleccione esta opción, deberá registrar la siguiente información:
• Usuario SQL: Indique el nombre del usuario SQL
• Password SQL: Indique la contraseña que corresponda al usuario SQL. Si
desea cambiar esta contraseña, presione el botón .
Presione el botón para guardar los cambios. Si desea cancelar los cambios
realizados, presione el botón . Si desea continuar en la misma ventana,
presione el botón .
Aquí se indican los valores que el sistema debe asignar para los valores requeridos
al momento de realizar la creación automática de registros de nuevos clientes desde
e-Profit:
1 2
4 5
6 7
8 9
10 11
12 13
14 15
1
Sucursal: Indique la sucursal a la que estarán asignados todos los clientes y
documentos que se registren desde e-Profit . Se recomienda crear una sucursal
exclusiva para estos registros, de manera que se pueda controlar, con mayor
precisión, toda la información que provenga de las ventas realizadas por Internet
(Ver Manual de Usuario de Profit Plus® Administrativo, Capítulo 8:
Mantenimiento de los Datos, Proceso: Sucursales, Sub-Proceso: Crear una
Sucursal)
2
Almacén: Indique el almacén en el cual se llevará el control del inventario
manejado en e-Profit. Este almacén definirá el stock que estará disponible en el
momento de la venta del artículo a través de la web. Se recomienda crear un
almacén exclusivo para las transacciones que se realicen desde e-Profit, de manera
que se pueda controlar, con mayor precisión, toda la información que se genera en
este sistema
3
Unidad para artículos que manejan unidades múltiples: Dado que en e-
Profit se maneja una sola unidad, debe indicar la unidad que desea manejar para
aquellos artículos que utilizan unidades múltiples:
ü Primaria: Se refiere a la unidad principal en que se maneja un artículo. Por lo
general es la unidad más pequeña utilizada. Por ejemplo: Paquetes de 12
unidades.
ü Alterna 1: Se refiere al tipo de unidad en que se maneja un producto y que es
diferente a la primaria. Esta contiene una vez a la unidad primaria. Por ejemplo:
Cajas de 12 paquetes.
ü Alterna 2: Se refiere al tipo de unidad en que se maneja un producto y que es
diferente a la primaria. Esta contiene dos veces a la unidad primaria. Por
ejemplo: Bultos de 24 paquetes.
4 Zona: Seleccione de la lista desplegable la zona que asignará los clientes que
5
Segmento: Seleccione de la lista desplegable, el segmento que se asignará a los
clientes que sean creados desde e-Profit.
7
Cta. Ingr/Egr: Seleccione de la lista desplegable, el nombre de la cuenta de
Ingresos/Egresos que estará asignada a los clientes que sean creados desde e-Profit .
8
Prefijo del Código: Indique las siglas que precederán al código de los clientes
que se creen desde e-Profit. Si no coloca ningún prefijo, el cliente será creado con
código numérico automático, según un consecutivo.
que contendrá el código de los clientes que sean creados desde e-Profit (longitud
total = prefijo + correlativo). Al generar el código, el sistema completará con ceros
los carateres necesarios según la longitud configurada por el usuario.
11
Cond. de Pag: Seleccione de la lista desplegable, la condición de pago que se
asignará a los pedidos y facturas que se generen desde e-Profit.
Los parámetros que se configuran en esta sección, se refieren a los valores por
defecto que se asignarán a los cobros a los clientes que adquieran productos desde e-
Profit . Esta configuración se refiere a la caja correspondiente en donde se registrarán
los pagos, la cuenta bancaria y las ventas cuya forma de pago se realizará con
tarjetas (Débito o Crédito).
13
Cta. Bancaria: Seleccione de la lista desplegable, la cuenta bancaria en la cual
se realizarán los depósitos desde e-Profit.
14
Visa: Seleccione de la lista desplegable, el tipo de tarjeta VISA que se asignará
a los cobros que se reciban desde e-Profit .
15
Master: Seleccione de la lista desplegable, el tipo de tarjeta MASTER que se
asignará a los cobros que se reciban desde e-Profit .
Presione el botón para guardar los cambios. Si desea cancelar los cambios
realizados, presione el botón o .
11
1
Permitir el registro de nuevos clientes en e- Profit: Active este parámetro, si
desea que los clientes puedan registrarse en e- Profit. Si está inactivo, sólo podrán
realizar operaciones de compra, los clientes que se registren en Profit Plus
Administrativo y que sean sincronizados a e-Profit.
2
Asignar a los clientes sin Login, el código de cliente y generar Password:
Active este parámetro, si desea asignar automáticamente el login y el password a
todos aquellos clientes que se encuentran registrados en Profit Plus Administrativo.
Esta actividad se iniciará cuando se ejecute el proceso de sincronización. Al
momento en que se transfieren los clientes de Profit Plus Administrativo a e-Profit,
se genera automáticamente el login, el cual está conformado por el código del
cliente y el password que será aleatorio. (Ver Capítulo 4: Configuración y
Administración de e- Profit, Proceso: Configuración. Procedimiento: Valores
por Defecto) con su respectivo número correlativo. La contraseña se asign ará en
forma aleatoria. Esta información deberá ser informada, posteriormente, a los
clientes.
3
Permitir que los clientes registrados visualicen su Estado de Cuenta: Active
este parámetro, si desea que los clientes puedan consultar su Estado de Cuenta en e-
Profit. La información que contiene este documento, reflejará las operaciones
realizadas tanto e- Profit como en Profit Plus Administrativo. Si éstá inactivo, no se
Capítulo 4 Configuración y Administración del Sistema 115
En caso que active esté parámetro, deberá indicar la Cantidad de Meses para el
Cálculo del Estado de Cuenta a Enviar, en donde deberá colocar el número de
meses que desea enviar a e-Profit.
4
Permitir que los clientes registrados visualicen sus Documentos Pendientes:
Active este parámetro si desea que los clientes puedan consultar sus Documentos
Pendientes en e-Profit . Si éstá inactivo, no se transferirá la información de los
Documentos Pendientes a e-Profit en el momento de la sincronización.
5 Transferir artículos que no tengan Stock: Active este parámetro, si desea que
los artículos que no tengan stock en el almacén asignado para e-Profit, se transfieran
a e-Profit en el momento de ejecutar el proceso de sincronización. Si éstá inactivo,
no se transferirán los datos correspondientes a los productos que no tienen stock a e-
Profit en el momento de la sincronización.
6
Manejo de Stock Negativo en e-Profit: Active este parámetro, si desea
manejar el stock negativo para sus artículos en e-Profit. Este parámetro es
independiente al que se parametriza en Profit Plus Administrativo, ya que podrá
manejar este concepto en cualquiera de los sistemas, incluso en ambos o en ninguno.
Si está inactivo , se transferirá toda la información de los productos pertenecientes a
Líneas que se hayan activado a e- Profit.
7
Manejo de Descuento por :
• Artículo: Active este parámetro, si desea aplicar, en e-Profit , los descuentos
únicamente a productos específicos. Este parámetro es independiente al que se
parametriza en Profit Plus Administrativo, ya que podrá manejar el concepto en
cualquiera de los sistemas, incluso en ambos o en ninguno. Si está inactivo, no
serán aplicados los descuentos que se encuentren configurados al momento de
la venta.
• Línea: Active este parámetro, si desea aplicar, en e-Profit , los descuentos a las
líneas. Este parámetro es independiente al que se parametriza en Profit Plus
116 e-Profit Manual de Usuario
9
Manejo de Dirección de Entrega: Active este parámetr o, si desea manejar en
e-Profit la dirección de entrega. Este parámetro es independiente al que se
parametriza en Profit Plus Administrativo, ya que podrá manejar el concepto en
cualquiera de los sistemas, incluso en ambos o en ninguno. Si está inactivo, no se
solicitará una nueva dirección de entrega, luego de realizada la venta.
10
Redondeo en el Monto Neto de la Factura: Active este parámetro, si desea
que el monto neto presentado en la factura se aproxime a un número exacto. Este
parámetro es independiente al que se parametriza en Profit Plus Administrativo, ya
que podrá manejar el concepto en cualquiera de los sistemas, incluso en ambos o en
ninguno. Si está inactivo, no se aplicará el redondeo a los montos que se muestren
dur ante la venta.
• 10
• 100
• 1000
• 10000
cliente que se asignará por defecto cuando se registren los usuarios desde e-Profit.
Proceso de Sincronización
2
3
10
1
Idioma base: Este parámetro le permite configurar el idioma en que se visualizará
la página web al momento que los clientes ingresen en ella. Seleccione de la lista
desplegable el idioma base que desea configurar. Por defecto el idioma que se mostrará
es el español.
2
Maneja lenguaje secundario: Al activar este parámetro, se permitirá el uso de un
idioma secundario, diferente al configurado como idioma base. Los clientes podrán
cambiar el idioma en que se inicia la página web, a través las opciones disponibles en
todas las páginas del sistema. El idioma secundario utilizado en e-Profit es el inglés. Si
no se requiere el manejo de dos idiomas, se recomienda mantener el parámetro inactivo.
Capítulo 4 Configuración y Administración del Sistema 121
3
Idioma secundario: Seleccione de la lista desplegable el idioma secundario que
utilizará cuando se requiera hacer el cambio. Esta información se podrá modificar, sólo
si activa el parámetro anterior.
4
Mostrar banner a la derecha: Al activar este parámetro, se visualizarán en la
página web banners publicitarios que se consideren pertinentes. En este caso, el banner
aparecerá en la parte derecha de la página web. Si no desea mostrar el banner, puede
desactivar este parámetro.
5
Archivo para el banner de la derecha: Indique el nombre del archivo que
contiene las especificaciones de los banners que aparecerán en la parte derecha de la
página principal. Al instalar el sistema, se visualizarán por defecto dos archivos tipo
XML, que le servirán de modelo para asignar los banners que correspondan. Estos
archivos se denominan BannerD.xml y BannerS.xml y se encuentran ubicados en la
carpeta XML en donde se encuentre instalada la versión. Los mismos pueden
renombrarse para facilitar su ubicación, sin embargo, por organización de los datos, se
recomienda dejarlos con este mismo nombre.
Los datos que deben ser modificados son los que se encuentran en el recuadro
Cabe destacar que podrá crear un archivo propio que contenga los banners, sin embargo
se recomienda utilizar los que trae el sistema por defecto. Estos deben editarse en
cualquiera de las herramientas que manejan archivos .xml o, en su defecto, en Notepad
122 e-Profit Manual de Usuario
El archivo XML que contiene los banners esté ubicado en la carpeta XML, la cual está ubicada en
la raíz de la carpeta en donde se encuentre instalada la versión del sistema.
Las imágenes que corresponden a los banners, deben estar ubicadas en la carpeta Images, la cual
está ubicada en la raíz de la carpeta en donde se encuentre instalada la versión del sistema.
Restricción: Puede crear una carpeta propia para guardar el archivo que contiene los
banner, sin embargo, ésta debe guardarse en donde se encuentra instalada la versión.
7
Archivo de lista de artículos: Si desea que los clientes puedan descargar un listado
de los artículos y su precios, elabore el archivo en cualquier aplicación e indique la ruta
en la cual se encuentra ubicado.
Capítulo 4 Configuración y Administración del Sistema 123
8
Correo del administrador de la aplicación: Indique el correo electrónico a través
del cual se recibirán las diferentes notificaciones sobre el funcionamiento del sistema e-
Profit.
9
Correo del administrador de contacto: Indique el correo electrónico a través del
cual se recibirán las dudas o problemas que pueda presentar cualquier cliente que
ingrese a la página (autenticado o no). Este campo es obligatorio.
10
Maneja costo de envío: Al activar este parámetro, el sistema calculará los costos
de envío de mercancía a los clientes, según la información que se haya configurado en
la sección correspondiente a los costos de envío (Ver Capítulo 4: Configuración y
Administración de e-Profit, Sección: Administración, Proceso: Crear Nuevos
Métodos de Entrega).
Una vez realizados los cambios, presione el botón . Si desea salir sin realizar
los cambios, presione el botón .
2
3
4
A
PARAMETRIZACION PARA USUARIOSDE E-PROFIT
1
Permitir el registro de nuevos clientes / Permitir a los usuarios ver su estado de
cuenta / Pe rmitir a los usuarios ver documentos pendientes: Estos parámetros sólo se
muestran a nivel informativo, ya que afectan el funcionamiento del sistema. Estos se
configuran directamente en Profit Plus Administrativo, por lo que no podrán ser
modificados en e-Profit.
Si el parámetro Permitir el registro de nuevos clientes se encuentra activo, los clientes podrán
realizar su registro directamente en e-Profit. Si se encuentra inactivo, el sistema solicitará los datos
de registro a excepción del login / contraseña, debido a que estos serán asignados por el usuario
administrador cuando procese el registro. El usuario administrador asigna los datos requeridos y se
comunica con el cliente para indicarle su login y contraseña.
Si el parámetro Permitir a los usuar ios ver su estado de cuenta se encuentra activo, los clientes
registrados podrán visualizar la información contenida en su estado de cuenta. Si se encuentra
inactivo, ningún cliente (registrado o no) podrá ingresar en su estado de cuenta.
126 e-Profit Manual de Usuario
Si el parámetro Permitir a los usuarios ver documentos pendientes se encuentra activo, los
clientes registrados podrán consultar documentos pendientes. Si se encuentra inactivo, ningún
cliente (registrado o no) podrá visualizar esta información.
2 Permitir que los clientes puedan visualizar sus datos de registro: Al activar este
parámetro, cada cliente podrá consultar sus datos de registro, a los cuales se accede a
través del link Mi Cuenta.
3
Permitir la visualización de artículos a clientes no registrados: Al activar este
parámetro, se permite la visualización de los Artículos que ofrece la empresa al ingresar
a la página. Si está inactivo, los clientes ya registrados deberán colocar su
login/contraseña para ingresar y a los que no estén registrados se les mostrará el link
correspondiente para que se registre.
4
Permitir a los usuarios la edición de sus datos de registro: Al activar este
parámetro, se permite la modificación de los datos de registro. Cabe destacar que estos
datos no los modifica directamente el cliente, sino que al momento en que se hacen los
cambios en e-Profit, se envía una solicitud de modificación vía correo electrónico al
administrador, el cual modificará directamente en Profit Plus Administrativo. Si está
inactivo , los clientes no podrán modificar estos datos.
5
Permitir compra a clientes sobregirados / Permitir compra a clientes con
facturas vencidas / Permitir compra a clientes con cheque s devueltos: Estas
opciones le permitirán manejar alguna de las restricciones para las compras que pueden
hacer los clientes según la condición en la que se encuentren. Entre estas condiciones se
tienen las siguientes:
ü Está sobregirado: Este estatus se configura en Profit Plus Administrativo,
mediante éste se restringe el monto de la compra colocando un Límite de Crédito
por cada cliente. Si se activa este parámetro, los clientes podrán ingresar a las
opciones de compra, aún cuando hayan cubierto el cupo que tienen asignado.
ü El cliente tiene facturas vencidas: Al igual que el anterior, el tiempo en que se
vencen las facturas se debe parametrizar en Profit Plus Administrativo. Si se activa
este parámetro, los clientes podrán ingresar a las opciones de compra, aunque
tengan facturas no canceladas en el tiempo establecido.
ü El cliente tiene cheques devueltos: Si se activa este parámetro, los clientes podrán
ingresar a las opciones de compra aunque tengan cheques devueltos. Estos cheques
devueltos se detectan cuando e-Profit hace la revisión en Profit Plus Administrativo
en el momento de la sincronización de los datos.
Presione la tecla de Avance de Pagina (Page Down o Av. Pág) o utilice los botones de
desplazamiento para visualizar la continuación de esta sección:
Capítulo 4 Configuración y Administración del Sistema 127
2
3
4
5
6
7
B
NOTIFICACIONES
En esta sección, se pueden configurar todos los parámetros que se utilizan para el
manejo de comunicaciones o notificaciones que serán enviadas a los clientes o al usuario
administrador.
1
Enviar correo de notificación al usuario cuando se realice un pedido: Si activa
este parámetro, se enviará un correo al cliente cuando haya generado un pedido. La
cuenta a la cual se envía es la que el cliente coloque el formato de registro.
activa este parámetro, se enviará un correo al administrador cuando los clientes generan
un pedido.
3
Dirección de correo del administrador de pedidos: Coloque la cuenta de correo
en la cual el administrador recibirá los correos de pedidos generados por clientes. Esta
información será obligatoria al activar el dato anterior.
5
Enviar correo de notificación al administrador después de registrarse: Si activa
este parámetro, se enviará un correo al administrador cuando los clientes realizan un
pago.
6
Dirección de correo del administrador de pagos: Coloque la cuenta de correo en
la cual el administrador recibirá una notificación cuando los clientes efectúen un pago.
Esta información será obligatoria al activar el dato anterior.
7
Enviar correo de notificación al administrador después de registrarse: Si activa
este parámetro, se enviará un correo al administrador cuando los clientes se registren.
8
Dirección de correo del administrador de registro de usuarios: Coloque la
cuenta de correo en la cua l el administrador recibirá los correos de registro de clientes.
Esta se utiliza cuando los clientes no pueden registrar sus datos directamente en e -Profit;
es decir, cuando está inactivo el parámetro: “Permitir el registro de nuevos clientes”.
Esta información será obligatoria al activar el dato anterior.
C
MAS INFORMACION
1
Tipo por defecto que se va a asignar a los nuevos usuarios: Seleccione de la lista
desplegable, el tipo cliente que se asignará por defecto a los usuarios que se registren en
e- Profit. La información que se visualice en la lista, dependerá de los tipos de clientes
que tenga registrados en Profit Plus Administrativo. Estos datos serán actualizados en e-
Profit mediante el proceso de sincronización (revisión y actualización de e - Profit a Profit
Plus Administrativo).
2
Dirección de correo del administrador para desbloquear las cuentas: Coloque la
cuenta de correo en la cual el administrador recibirá los correos solicitando el
desbloqueo de cuentas. A esta cuenta llegarán las solicitudes de desbloqueo de cuenta
una vez que algún haya introducido incorrectamente sus datos más de tres veces.
Para poder realizar cualquier modificación a los parámetros en e-Profit, el usuario administrador
debe estar registrado en el área de Administración de e-Profit.
Capítulo 4 Configuración y Administración del Sistema 129
Los parámetros que se modifiquen en Profit Plus Administrativo, se actualizan en e-Profit, mediante
el proceso de sincronización.
Configuración del registro de los clientes
1 2 3 4 5 6 7
1
Idioma base: Nombre que aparecerá por defecto en el formato de registro si no se
modifican las etiquetas. Estos aparecen en el idioma base que es el español.
2
Texto personaliz ado base: Indique el nombre que desea personalizar y que
aparecerá en el formato de registro (etiqueta). Si se deja en blanco se mostrará el
nombre que tenga por defecto en el idioma español.
Capítulo 4 Configuración y Administración del Sistema 131
3
Idioma secundario: Nombre que aparecerá por defecto en el formato de registro si
no se modifican las etiquetas. Estos aparecen en el idioma secundario que es el inglés.
5
Visible: Si activa este parámetro, se visualizará el dato, que se haya marcado, en el
formato de registro.
6
Requerido: Si se activa este parámetro, el llenado de la información requerida será
obligatorio.
Una vez que haya realizado los cambios, presione el botón . Si no desea
aplicar los cambios, presione el botón .
Existen datos que siempre deberán ser requeridos y este estatus no podrá cambiarse, ya que son
necesarios para el funcionamiento del sistema. Estos son: Nombre, Login, Contraseña, Confirme la
contraseña, Correo Electrónico.
Esta información siempre estará visible en la página de registro y su llenado será obligatorio, sin
embargo, la etiqueta puede ser modificada y personalizada según la terminología utilizada en su
empresa.
Los datos que tiene disponible e-Profit para colocar en el formato de registro de clientes, son los
siguientes: Nombre, Login, Contraseña, Confirme la contraseña, NIT, RIF/Cédula, Dirección de
Habitación, Dirección de Entrega, Teléfono, Fax, Contacto, Correo Electrónico, Ciudad, Zip y
Estado.
Además, existen ocho campos adicionales en los cuales podrá colocar cualquier dato que no se
encuentre en la lista anterior y que requiera para el registro de sus clientes.
El nombre de estos datos aparecerá por defecto si no configura otra etiqueta diferente para cada
uno de ellos. Adicionalmente podrá seleccionar aquellos que desee agregar o eliminar del formato
de registro (con excepción de los nombrados en el punto anterior). Igualmente podrá colocarlos
como datos obligatorios u opcionales.
Mediante esta opción se podrá parametrizar todo lo relacionado con los Artículos que
ofrece su empresa, es decir, podrá configurar todo los relacionado con el manejo de los
artículos, artículos en promoción, visualización de lista o el catálogo de artículos y
detalle que se mostrará de los artículos en la página. Las opciones que están disponibles
en este menú son las siguientes:
Parametrización de artículos
2
3
4
6
7
8
9
1
Manejar stock negativo / Transferir artículos sin stock: Estos parámetros sólo se
muestran a nivel informativo, ya que afectan el funcionamiento del sistema. Estos se
Capítulo 4 Configuración y Administración del Sistema 133
configuran directamente desde Profit Plus Administrativo, por lo que no podrán ser
modificados desde e-Profit.
2
Visualizar e- Profit en la vista de catálogo de artículos: Si se activa este
parámetro, cuando el cliente ingrese a la página, los Artículos aparecerán en la vista de
catálogo; es decir, se observará una imagen preliminar del Artículo junto con la
información respectiva al mismo. Si está inactivo, los artículos aparecerán en la vista de
listado sin visualizar las imágenes.
4
Visualizar artículos que no tengan stock: Si se activa este parámetro, se
visualizarán en el catálogo, lista, menú de líneas y sublíneas, todos los Artículos, aun
cuando su stock sea menor o igual a cero. Si está inactivo, sólo se visualizarán aquellos
Artículos cuyo stock sea mayor que cero.
5
Utilizar precio 5 siempre y cuando se encuentre en el rango de fecha
correspondiente: El precio 5 es el precio de oferta que se coloca en Profit Plus
Administrativo y el cual tiene definido un rango de fechas en el cual entrará en vigencia
esta oferta. Si se activa este parámetro, se asignará el precio de oferta cuando se
encuentre dentro del rango de fechas. Si está inactivo, siempre se asignará el precio de
oferta, aun cuando esté fuera del rango de fechas.
6
Activar el enlace a detalle de artículos: Si se activa este parámetro, se visualizará
en el catálogo o lista de Artículos, el link Ver Detalles, a través del cual se podrá
obtener información más detallada del Artículo.
7
Visualizar precio de los artículos en: Seleccione de la lista desplegable, la forma
en que se visualizará el precio de los artíc ulos, en cuanto a la moneda se refiere. Puede
seleccionar las siguientes opciones:
8
Registros por página : Seleccione de la lista desplegable, el número de artículos
que desee visualizar en cada página.
Una vez que haya realizado los cambios, presione el botón . Si no desea
aplicar los cambios, presione el botón .
Si desea promocionar sus Artículos y captar clientes nuevos, se recomienda activar el parámetro
“Visualizar e-Profit en la vista de Catálogo de Artículos”. Si por el contrario, la página estará dirigida
a sus clientes fijos, que ya conocen sus Artículos y desean hacer sus compras de una manera más
rápida, se recomienda desactivar dicho parámetro.
Los clientes no registrados sólo podrán visualizar los Artículos, si está activo el parámetro “Permitir
la visualización de Artículos a los clientes no registrados”.
Si desea agregar varios Artículos de la Sub-línea, debe repetir los pasos descritos
anteriormente.
Capítulo 4 Configuración y Administración del Sistema 137
Si está inactivo el parámetro “Visualizar Artículos que no tengan stock” y alguno o todos los
Artículos que están colocando en promoción tienen un stock menor o igual a cero (0), se mostrará
por defecto las que pertenecen a la primera línea y sub-línea según el orden que se encuentre en
la base de datos.
Si está inactivo el parámetro “Visualizar Artículos que no tengan stock” y alguno o todos los
Artículos que están en promoción tienen un stock menor o igual a cero (0), se mostrará por defecto
las que pertenecen a la primera línea y sub-línea según el orden que se encuentre en la base de
datos.
La configuración por defecto será sustituida en el momento en que Ud. agregue otros
artículos a la lista de promociones; es decir, si se agregan Artículos de una sub-línea,
éstos sustituirán los artículos que se visualizan por defecto.
Si desea eliminar varios artículos, debe repetir los pasos descritos anteriormente tantas
veces como artículos desee eliminar.
1 2 3 4 5 6
1
Idioma base: Nombre que aparecerá por defecto en el encabezado de la lista si no
se modifican las etiquetas. Estos aparecen en el idioma base que esté configurado.
2
Texto personalizado base: Indique el nombre que desea personalizar y que
aparecerá en el encabezado de la lista (etiqueta). Si se deja en blanco se mostrará el
nombre que tenga por defecto en el idioma base.
3
Idioma Secundario: Nombre que aparecerá por defecto en el encabezado de la lista
si no se modifican las etiquetas. Estos aparecen en el idioma secundario que esté
configurado.
Capítulo 4 Configuración y Administración del Sistema 143
4
Texto personalizado secundario: Indique el nombre que desea personalizar y que
aparecerá en el encabezado de la lista. (etiqueta). Si se deja en blanco se mostrará el
nombre que tenga por defecto en el idioma secundario.
5
Visible: Si activa este parámetro, se visualizará el dato en la Lista de Artículos.
6 Orden: Indica el orden en el cual aparecerán los datos en la Lista de Artículos.
En el catálogo de Artículos, se pueden mostrar las caract erísticas de los artículos que se
ofrecen en su empresa. A través de esta opción, se podrán parametrizar los campos de la
tabla de artículos que desea mostrar en el catálogo.
1
2 3 4 5 6
144 e-Profit Manual de Usuario
1
Nombre de la imagen “no disponible”: Coloque el nombr e del archivo contentivo
de la imagen que aparecerá por defecto para aquellos artículos que no tengan imagen
asociada en el campo Imagen 1 de la Tabla de Artículos ubicada en Profit Plus
Administrativo. Si este campo se deja en blanco, no se mostrará ninguna imagen y
aparecerá una “X” en el lugar correspondiente.
las etiquetas y cuando el idioma detectado sea el español. Este dato se ubicará en la
primera línea debajo de la imagen. Tal como se muestra a continuación:
Campo Derecho 1
Campo Derecho 2
Campo Inferior 1
Campo Derecho 3
Campo Inferior 2
Campo Inferior 3
Campo Inferior 4
Esto aplica para los demás datos que se encuentren en esta columna, con la diferencia
que cambiará de posición (Campo Inferior 2: segunda línea, Campo Inferior 3: tercera
línea, etc.). Cuando en este dato aparece Campo Derecho 1, la información estará
ubicada en la parte derecha de la imagen, en la primera línea.
Debido a que el Campo Derecho 1 se mostrará en el encabezado del catálogo, se
sugiere colocar la descripción del artículo.
3
Texto personalizado base: Indique el nombre que desea personalizar y que
aparecerá en el Catálogo (etiqueta). Si se deja en blanco se mostrará el nombre que
tenga por defecto en el idioma español (Campo Inferior 1).
4
Idioma Secundario: Nombre del artículo que aparecerá por defecto en el catálogo
si no se modifican las etiquetas y cuando el idioma detectado sea Ingles. Este campo se
ubicará en la primera línea debajo de la imagen. Esto aplic a para los demás campos que
se encuentren en esta columna, con la diferencia que cambiará de posición (Botton
Field 2: segunda línea, Botton Field 3: tercera línea, etc.). Cuando en este campo
aparece Botton Field 1, la información estará ubicada en la parte derecha de la imagen,
en la primera línea.
Capítulo 4 Configuración y Administración del Sistema 145
5
Texto personalizado secundario: Indique el nombre que desea personalizar y que
aparecerá en el Catálogo (etiqueta). Si se deja en blanco aparecerá el nombre que tenga
por defecto en el idioma ingles (Botton Field 1).
6
Columna: Determina que tipo de información se visualizará en el campo.
Seleccione de la lista desplegable el item que corresponda. Si esta información se deja
en blanco, el dato no se most rará en el catálogo. A continuación se muestra la lista
disponible:
Una vez que haya realizado los cambios, presione el botón . Si no desea
aplicar los cambios, presione el botón .
Puede colocar hasta cinco campos a la derecha de la imagen y hasta cinco campos
debajo de la misma. Para cada campo se puede personalizar la etiqueta.
Ud. desea seleccionar, debe estar escrito exactamente igual al que está guardado en la
carpeta mencionada anteriormente; es decir, respetando ortografía, mayúsculas y
colocando la extensión correspondiente. Si no coincide con ningún nombre allí
registrado, se mostrará el mensaje de error: “Imagen no Encontrada” si el idioma es
español o “Image Not Found”, si el idioma es inglés.
1
2 3 4 5 6
1
Nombre de la imagen “no disponible”: Coloque el nombre del archivo contentivo
de la imagen que aparecerá por defecto para aquellos artículos que no tengan imagen
asociada en el campo Imagen 2 de la Tabla de Artículos ubicada en Profit Plus
Capítulo 4 Configuración y Administración del Sistema 147
2
Idioma base: Nombre del artículo que aparecerá por defecto en el detalle si no se
modifican las etiquetas y cuando el idioma detectado sea el español. Este campo se
ubicará en la primera línea debajo de la imagen. Tal como se muestra a continuación:
Campo Derecho 1
Campo Derecho 2
Campo Derecho 4
Campo Derecho 5
Campo Inferior 5
Esto aplica para los demás campos que se encuentren en esta columna, con la diferencia
que cambiará de posición (Campo Inferior 2: segunda línea, Campo Inferior 3: tercera
línea, etc.). Cuando en este campo aparece Campo Derecho 1, la información estará
ubicada en la parte derecha de la imagen, en la primera línea.
3
Texto personalizado base: En este campo se puede personalizar el nombre del
campo que aparecerá en el detalle (etiqueta). Si se deja en blanco se mostrará el nombre
que tenga por defecto (Campo Inferior 1).
4 Idioma secundario: Nombre del artículo que aparecerá por defecto en el detalle si
no se modifican las etiquetas y cuando el idioma detectado sea el ingles. Este campo se
ubicará en la primera línea debajo de la imagen. Esto aplica para los demás campos que
se encuentren en esta columna, con la diferencia que cambiará de posición (Botton
Field 2: segunda línea, Botton Field 3: tercera línea, etc.). Cuando en este campo
aparece Botton Field 1, la información estará ubicada en la parte derecha de la imagen,
en la primera línea.
148 e-Profit Manual de Usuario
5
Texto personalizado secundario: En este campo se puede personalizar el nombre
del campo que aparecerá en el detalle (etiqueta). Si se deja en blanco aparecerá el
nombre que tenga por defecto (Botton Field 1).
6
Columna: Determina que tipo de información se visualizará en el campo.
Seleccione de la lista desplegable el item que corresponda. Si este campo se deja en
blanco, el campo no se mostrará en pantalla. A continuación se mue stra la lista
disponible:
Una vez que haya realizado los cambios, presione el botón . Si no desea
aplicar los cambios, presione el botón .
5 6 7 8
1
Máximo número de órdenes guardadas: Indica el número máximo de órdenes
que podrán almacenar los clientes. Esta parametrización aplicará para todos los tipos de
clientes. El asterisco indica que el llenado de este campo es obligatorio.
2
Tiempo de vida de las órdenes guardadas: Indica el tiempo máximo en días en
que permanecerán almacenadas las órdenes. Una vez superado el tiempo, éstas serán
eliminadas automáticamente. Esta parametrización aplicará para todos los tipos de
clientes. El asterisco indica que el registro de la información es obligatorio.
3
Ver las órdenes en moneda base: Si activa este parámetro, todos los montos de la
orden (ítems y totales) aparecerán en la moneda base que se encuentre configurada en
150 e-Profit Manual de Usuario
los parámetros generales de Profit Plus Administrativo. Si está inactivo, todos los
montos aparecerán en la moneda secundaria que se encuentre configurada en los
parámetros generales de Profit Plus Administrativo.
4
Permitir cambio de moneda base a moneda secundaria: Si activa este
parámetro, se mostrará un botón en el área de compras, en donde los usuarios podrán
cambiar la visualización de la moneda de la orden. Si está inactivo no se permitirá
realizar el cambio de moneda.
5 Idioma base: Nombre que aparecerá por defecto en los botones de la Orden en el
idioma base que corresponda.
6
Texto personalizado base: Indique el nombre que desea personalizar para lo s
botones de la Orden. Si no registra ninguna información, se mostrará el nombre que
tenga por defecto en el idioma base.
7
Idioma secundario: Nombre que aparecerá por defecto en los botones de la Orden
en el idioma secundario que corresponda.
Si desea salir sin realizar ningún cambio, presione el botón . Para aceptar
los cambios realizados, presione el botón .
Mediante esta opción se podrá configurar todo lo referente al manejo las órdenes de
compras en cuanto a visualización. Estos cambios aplicarán, únicamente, para los tipos
de clientes que se seleccionen.
Haga clic en el usuario que desea modificar para visualizar la siguiente página:
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
1
Mostrar IVA total: Si activa este parámetro, se mostrará información sobre el
monto total del IVA aplicado a la compra. Adicionalmente, se mostrará el Total Bruto
de la compra (monto sin aplicar IVA).
152 e-Profit Manual de Usuario
2
Mostrar IVA: Si activa este parámetro, se mostrará una columna que indique el
porcentaje de IVA aplicado a cada item seleccionado.
3 Mostrar Pedido: Si activa este parámetro, se mostrará una columna que indique el
4
Mostrar Descripción: Si activa este parámetro, se mostrará una columna con la
descripción del item seleccionado.
5
Mostrar Unidad: Si activa este parámetro, se mostrará una columna indicando las
unidades de medida del artículo (cajas, botellas, etc).
6
Mostrar Descuento: Si activa este parámetro, se mostrará una columna indicando
el porcentaje de descuento que posee el artículo.
7 Mostrar monto del descuento: Si activa este parámetro, se most rará una columna
indicando el monto de descuento que posee el artículo. Este monto aparecerá en la
moneda que se encuentre configurada.
8 Mostrar monto del IVA: Si activa este parámetro, se mostrará una columna
indicando el monto del IVA aplicado a cada artículo. Este monto se mostrará en la
moneda que se encuentre configurada.
10
Mostrar ID: Si activa este parámetro, se mostrará una columna i ndicando el código
correspondiente a cada artículo.
11
Permitir guardar órdenes: Si activa este parámetro, se mostrará el botón ,
el cual permitirá guardar la orden que se encuentra activa, de manera que el cliente
pueda consultarla posteriormente. Las órdenes guardadas no se tomarán como un
pedido.
Administrativo. Este botón se utilizará para los casos en que los clientes no realizarán el
pago a través de e-Profit.
13
Permitir finalizar órdenes: Si activa este parámetro, se mostrará el botón ,
el cual permitirá generar una factura con la información de la orden, en este caso, el
cliente realizará el pago a través de e-Profit.
Si desea que los cambios apliquen para otros tipos de clientes , presione el botón
. En este último caso, aparecerá la siguiente página:
Seleccione con el cursor, los tipos de clientes a los cuales desea aplicar los cambios
realizados. Si desea seleccionar varios tipos de clientes al mismo tiempo, presione la
Ctrl
tecla ubicada en la parte inferior izquierda/derecha de su tec lado. Una vez
seleccionados los tipos de clientes, presione el botón
.
Mediante esta opción se podrá configurar la información sobre los diferentes métodos
de pago que tenga en su empresa.
1
2
3
1
Habilitar pagos con depósitos bancarios: Si activa este parámetro, los clientes
podrán realizar sus pagos a través de Depósitos Bancarios. Esta forma de pago generará
un pedido en Profit Plus Administrativo con la información del depósito.
2
Habilitar pagos con cheques: Si activa este parámetro, los clientes podrán utilizar
cheques para realizar sus pagos. Esta forma de pago generará un pedido en Profit Plus
Administrativo con la información del cheque.
3 Habilitar pago con tarjetas de crédito: Si activa este parámetro, los clientes
podrán realizar sus pagos a través de sus tarjetas de crédito. Para estos casos, el sistema
solicita la siguiente información:
4 Sitio Web de validación para tarjetas de crédito: Debe registrar la dirección que
corresponde a su empresa.
Capítulo 4 Configuración y Administración del Sistema 155
Adicionalmente, se solicita la clave que otorga Vencash para poder realizar las
operaciones con Tarjetas de Crédito. Para esto, haga clic en el link Cambiar
Contraseña:
5
Contraseña para el sitio Web de validación de tarjetas de crédito: Indique la
contraseña que fue asigna por Vencash para realizar operaciones de pago con Tarjetas
de Crédito.
Una vez realizados todos los cambios, presione el botón para salvar las
modificaciones. Si desea salir sin tomar en cuenta los cambios, presione el botón
.
Para poder realizar operaciones con tarjetas de crédito, previamente debe haber
solicitado a la empresa Vencash, su clave de operaciones, ya que sin esta no podrá
escoger esta forma de pago .
Debe activar, por lo menos, una forma de pago. Si no se escoge ninguna, el sistema
mostrará el siguiente mensaje:
156 e-Profit Manual de Usuario
Las opciones que están disponibles en este menú son las siguientes:
1
2
3
2
Asunto: Coloque el un título explicativo, con el fin de identificar que el correo
contiene información sobre su login y contraseña correspondientes. No tiene
restricciones para el número de caracteres que se pueden registrar.
3
Título del correo: Coloque el texto que desee y que se corresponda con el asunto.
No tiene restricciones para el número de caracteres que se pueden registrar. Cabe
destacar que automáticamente el sistema enviará el login y la contraseña del usuario,
adicionalmente al texto que ud. coloque en esta sección.
4
Cuerpo: Coloque el texto que desee mostrar a los clientes en el correo que reciben
al solicitar su contraseña.
1
2
3
1
Idioma: Seleccione de la lista desplegable el idioma en que desea mostrar el
mensaje.
2
Asunto: Coloque un texto explicativo, con el fin de identificar que el correo
contiene información sobre pedido realizado. No tiene restricciones para el número de
caracteres que se pueden registrar.
3
Título del correo: Coloque un título que identifique al correo de notificación. No
tiene restricciones para el número de caracteres que se pueden registrar.
4 Cuerpo: Coloque el texto que desee mostrar en el correo que recibe el cliente. No
1
2
3
1
Idioma: Seleccione de la lista desplegable el idioma en que desea mostrar el
mensaje.
2
Asunto : Coloque el un texto explicativo, con el fin de identificar que el correo
contiene información sobre el pago realizado. No tiene restricciones para el número de
caracteres que se pueden registrar.
3
Título del correo: Coloque un título explicativo. No tiene restricciones para el
número de caracteres que se pueden registrar.
4 Cuerpo: Coloque el texto que desee mostrar en el correo que recibe el cliente al
realizar un pago.
160 e-Profit Manual de Usuario
1
2
3
1
Idioma: Seleccione de la lista desplegable el idioma en que desea mostrar el
mensaje.
2
Asunto: Coloque el un texto explicativo, con el fin de identificar que el correo
contiene información sobre el registro del cliente. No tiene restricciones para el número
de caracteres que se pueden registrar.
4
Cuerpo: Coloque el texto que desee mostrar en el correo que recibe el cliente al
registrarse.
Una vez regis trados los datos requeridos, presione el botón . Si no desea
realizar cambios, presione el botón .
1
2
3
1
Idioma: Seleccione de la lista desplegable el idioma en que desea mostrar el
mensaje.
contiene una notificación al guardar una orden de compra. No tiene restricciones para el
número de caracteres que se pueden registrar.
4
Cuerpo: Coloque el texto que desee mostrar en el correo que recibe el cliente al
guardar una orden. Si presiona el botón , visualizará una ventana de ayuda en línea
que le indicará qué tipo de información puede registrar en este campo según la acción
que desee realizar. El mensaje que se visualiza es el siguiente:
Una vez regis trados los datos requeridos, presione el botón . Si no desea
realizar cambios, presione el botón .
Capítulo 4 Configuración y Administración del Sistema 163
Administración
En esta sección se explica como crear o eliminar sus usuarios administradores, cambiar
y recordar contraseñas, crear, eliminar y consultar información referente a los métodos
de entrega usados en su compañía.
Administración de usuarios
Los usuarios administradores son aquellos con los tienen acceso a todas las opciones de
configuración del sistema e - Profit, es decir, estos usuarios son los que usan para adaptar
el funcionamiento del sistema, según los requerimientos de su empresa.
1
2
3
4
5
1
Nombre: Coloque el nombre de la persona a la que se asignará el usuario
administrador que se está creando. El asterisco indica que el registro de la
información es obligatorio.
2
Login: Coloque el login que identificará al usuario. Este debe contener un
mínimo de un (1) caracter y un máximo de diez (10). El asterisco indica que el
registro de la información es obligatorio.
3
Contraseña: Coloque la contraseña que corresponda al usuario. Este debe
contener un mínimo de seis (6) caracteres y un máximo de diez (10). El asterisco
indica que el registro de la información es obligatorio.
4
Reconfirme su contraseña: Coloque la misma contraseña que indicó
anteriormente.
5
Prioridad: Indica que el usuario tiene prioridad de administrador. Al crear
usuarios a través de esta opción, aparecerá por defecto el número 100.
Ubique el usuario que desea eliminar y haga clic sobre él. El sistema mostrará la
siguiente página:
Si desea activar nuevamente el usuario, ingrese en el detalle del usuario (tal como se
explicó en el punto anterior) para visualizar la siguiente información:
2
Reconfirme su contraseña: Coloque el mismo password que registró
anteriormente.
Capítulo 4 Configuración y Administración del Sistema 169
Mediante esta opción se podrán controlar y administrar los datos que se originan
durante el proceso de Sincronización y cuando se generan Pedidos, Facturas y Ordenes
Guardadas en e-Profit. Las funciones que se pueden realizar son: borrar los datos que
se han generado y verificar las operaciones que se realizaron durante el proceso de
sincronización. Esta última es muy útil al momento de corregir y ubicar los errores que
puedan ocurrir en la sincronización, ya que se detalla en donde ocurrió el problema de
manera que sea corregido en su debido momento. Las opciones que están disponibles en
este menú son las siguientes:
1
Borrar los datos de log de sincronización: Si activa este campo, se borrarán
todos los datos que se generan en el “Log de Sincronización”. Cabe destacar que los
datos que se eliminan, dependerán de la fecha que coloque en Anteriores a la
Fecha, el cual se describe en el punto No. 3 de esta sección.
2 Borrar datos de facturas, pedidos y órdenes guardadas: Si activa este
campo, se borrarán todos los datos correspondientes a los Pedidos, Facturas y
Ordenes Guardadas que se encuentren registrados en el sistema. Cabe destacar que
los datos que se eliminarán, dependen de la fecha que coloque en Anteriores a la
Fecha, el cual se describe en el punto No. 3 de esta sección.
3
Anteriores a la fecha: Indique la fecha Hasta para la eliminación de los datos.
Todos los registros que sean menores a la fecha indicada, serán borrados. Esta fecha
se debe registrar en el formato DD/MM/AAAA. Por ej.: 01/03/2004.
1 2 3
5 6 7 8
2
Fecha: Indica la fecha en que se realizó la operación que se está visualizando.
3
Tipo: Describe el tipo de operación que se está visualizando.
5
Primero: Presione este botón, si desea ubicarse en la primera operación
registrada.
6
Anterior: Presione este botón, si desea ubicarse en la operación que antecede a
la que se está visualizando.
Capítulo 4 Configuración y Administración del Sistema 173
7
Siguiente: Presione este botón, si desea ubicarse en la operación que sigue a la
que se está visualizando.
• Mensajes de Información:
• Mensajes de Acción:
174 e-Profit Manual de Usuario
Consulta de errores
Mediante esta opción, podrá visualizar una lista de los errores que han ocurrido en el
sistema.
Consulta de estadísticas
Esta opción facilitará el proceso de seguimiento de todas las transacciones
realizadas en e- Profit por los clientes. También permite visualizar el número total de
registros por cada proceso que se haya creado durante los últimos seis (6) meses.
Adicionalmente, permite visualizar el detalle de los encabezados de cada proceso,
entre los que se puede mencionar:
• Ordenes Guardadas
• Pedidos Pendientes
• Pedidos Procesados
• Facturas Pendientes
• Facturas Procesadas
Métodos de Entrega
Mediante esta opción se podrán crear, consultar y eliminar todos los métodos de entrega
que se manejen en su empresa. Esta información permitirá determinar los costos de
envío de la mercancía que sus clientes han solicitado a través de e- Profit. Las opciones
que están disponibles en este menú son las siguientes:
Mediante esta opción se podr án crear los métodos de entrega que se manejan en su
empresa.
1
2
3
1
Descripción: Indique el nombre con el cual identificará la forma en que se
realizará la entrega. El asterisco indica que registro de la información es obligatorio.
2
País: Seleccione de la lista desplegable el país al que desea asociar el costo que
se está configurando. El asterisco indica que registro de la información es
obligatorio.
3
Costo: Indique el costo que corresponde al tipo de entrega configurado. Este
costo debe colocarse en la moneda base que esté configurada. El asterisco indica
que registro de la información es obligatorio.
Mediante esta opción se podrán consultar los métodos de entrega que se manejan en
su empresa y que hayan sido configurados.
1
2
3
1
Descripción: Indica el nombre que identifica la forma en que se realiza la
entrega.
2 País: Seleccione de la lista desplegable el país al que desea asociar el costo que
se está configurando.
3
Costo: Indica el costo que corresponde al tipo de entrega configurado.
Cuando se realiza una búsqueda rápida por descripción, el nombre del método de
entrega debe colocarse exactamente igual al que se encuentra registrado en el
sistema; es decir, deben respetarse las mayúsculas y ortografía tal como se
colocaron el crear el método de entrega.
Clientes no registrados
Para que los clientes puedan realizar operaciones de compras en e-Profit , tales como: “Generar
Pedido”, “Pagar”, “Guardar Ordenes de Compras” o “Restaurar Ordenes” deben estar
registrados. Dichos clientes pueden acceder al link de registro, el cual se encontrará disponible
en la página principal de e-Profit .
A continuación se detallan las operaciones que los clientes no registrados pueden realizar en el
sistema.
Registrarse en e-Profit
Mediante esta opción los clientes podrán registrar sus datos para acceder a las diferentes
opciones que así lo requieran.
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
1
Nombre : Indique el nombre del cliente o de la empresa. El asterisco indica que el
registro de la información es obligatorio.
2
Login: Indique el usuario que utilizará para realizar las operaciones dentro del
sistema. Este dato es alfanumérico. Debe tener como mínimo seis (6) caracteres y como
máximo diez (10). El asterisco indica que el registro de la información es obligatorio.
4
Confirme su contraseña: Debe repetir, exactamente, la contraseña que colocó en
el campo anterior. El asterisco indica que el registro de la información es obligatorio.
5
NIT: Coloque el NIT que corresponde a su empresa. Este dato es alfanumérico y
debe tener como máximo quince (15) caracteres.
Capítulo 5 Ventas en e-Profit 183
6
RIF/Cédula: Indique su número de cédula o de RIF. Este dato es alfanumérico y
debe tener como máximo dieciseis (16) caracteres.
7
Dirección de Habitación: Indique la dirección que corresponde a su lugar de
habitación.
8
Dirección de Entrega: Indique la dirección que corresponde al lugar donde desea
recibir los Artículos comprados.
9
Teléfono: Indique uno o más números telefónicos en donde pueda ser ubicado.
10
Fax: Indique uno o más números de fax.
11
Contacto: Indique el nombre y apellido de una persona contacto. El asterisco
indica que el registro de la información es obligatorio.
12
Correo Electrónico: Indique su dirección de correo en donde recibirá información
desde e-Profit
información será de utilidad para el cálculo del costo de envío al momento de realizar
sus compras.
15
Código postal: Indique el código postal correspondiente a la zona en donde se
encuentra ubicado.
Todos los campos descritos anteriormente, variarán según la configuración que haya
realizado el administrador; es decir, los campos pueden visualizarse en diferente orden,
con nombres distintos o no aparecen en el formato de registro (Ver Capítulo 4:
Configuración y Administración de e-Profit, Proceso: Configuración de Clientes).
Los datos en los cuales se muestre un asterisco (*) son obligatorios, es decir que e-
Profit valida la información requerida en ellos. En caso de encontrar algún campo en
blanco, se mostrará un mensaje de alerta. Asimismo, el sistema valida que los datos se
encuentren en el formato correcto, de lo contrario no podrá continuar con el proceso de
registro.
En caso que haya algún error en el login o la contraseña, el sistema no le permitirá iniciar la
sesión.
Capítulo 5 Ventas en e-Profit 187
En caso que intente ingresar más de tres (3) veces con una contraseña inválida, su cuenta
será automáticamente bloqueada. En este caso, se mostrará un mensaje informando el
bloqueo de su cuenta:
Si intenta ingresar con un login y contraseña igual a otro que esté utilizando el sistema en ese
momento, se mostrará un mensaje informando el motivo por el cual no podrá iniciar la sesión.
En caso que no recuerde su contraseña, puede hacer uso de la opción Olvidó su Contraseña
(Ver Capítulo 5: Ventas en e-Profit, Proceso: Clientes Registrados, Procedimiento:
Recordar Contraseña)
En esta página se muestran los artículos que hayan sido configurados en Promoción.
Cabe destacar que la información que se visualice, puede variar de la que se muestra en
este manual, según las diferentes configuraciones que se realizan en el área de
administración.
Mediante esta opción se podrán ubicar los Artículos disponibles en e-Profit a través
de la línea o sub- línea correspondiente este artículo.
Línea de artículos
existentes en la empresa
Posicione el cursor en la línea que desee para visualizar las sub -líneas que están
registradas en ella:
Posicione el cursor en la sub-línea que desea consultar y haga clic para ingresar a la
siguiente página:
Capítulo 5 Ventas en e-Profit 191
Se proporciona información
sobre cual es la sub- línea que
se está consultando
Al hacer click sobre una línea o sub-línea, se mostrarán los artículos que se
pertenecen a cada una de ellas y según la vista que se haya seleccionado (lista o
catálogo).
Forma 1
Si está en la vista por catálogo, presione el link Ver Detalles, que se encuentra en la
parte inferior derecha del producto:
192 e-Profit Manual de Usuario
Si está en la vista de lista, presione el link Ver Detalles, que se encuentra ubicado
en la parte derecha de la lista:
Forma 2
Desde la vista por catálogo, haga clic sobre la imagen que se presenta del Artículo:
194 e-Profit Manual de Usuario
• Se configuró la promoción por defecto: Mostrará por defecto, los artículos que
pertenecen a la primera línea y sub-línea según el orden almacenado en el
sistema.
Para que los clientes puedan visualizar el detalle de los artículos, debe activar el
parámetro “Activar el enlace a detalle de artículos” (Ver Capítulo 4: Configuración
y Administración de e-Profit, Proceso: Configuración para el manejo de
Artículos)
Buscar Artículos
E-Profit permite a los clientes realizar búsquedas de los Artículos ofrecidos. Mediante
esta opción, el cliente puede ubicar de forma más rápida, el artículo en el que está
interesado.
Escriba el nombre o una palabra que se relacione con el Artículo a ubicar y presione el
botón : Se muestra una lista de los
artículos relacionados con la
palabra colocada
Se muestran todos los artículos que están relacionados con la palabra colocada en el
campo de búsqueda.
Aquí debe indicar el sitio o la ruta en donde desea guardar el archivo de precios.
También puede cambiar el nombre del archivo. Una vez indicada la ubicación y el
nuevo nombre (si realizó este cambio), presione el botón , para guardar el
archivo la ruta indicada. Se most rará la siguiente pantalla, una vez completada la
descarga:
Haga doble clic en el archivo que se encuentra seleccionado para abrirlo y poder ver su
contenido.
Para bajar el archivo, el administrador debe configurar la ubicación del mismo. (Ver
Capítulo 4: Configuración y Administración de e-Profit, Proceso: Configuración
General del Sistema). Si no se especifica la ubicación del archivo, no se mostrará el
link correspondiente.
Clientes registrados
Un cliente registrado puede acceder a las diferentes opciones que ofrece e-Profit, tales
como comprar Artículos, cambiar su contraseña, consultar información sobre su cuenta
y modificar datos.
Capítulo 5 Ventas en e-Profit 201
Cambiar la contraseña
Esta opción permite cambiar la contraseña de su usuario para iniciar la sesión. Por
seguridad se recomienda cambiarla frecuentemente (p.ej.: mensualmente), con el fin de
minimizar el riesgo de que terceras personas puedan acceder a información
confidencial.
Para acceder a esta opción, ingrese a la página que corresponde a la empresa y registre
su login/contraseña. Luego posicione el cursor en el link Cambiar contraseña, tal
como se muestra a continuación:
1
2
3
1
Contraseña anterior: Coloque la misma contraseña que utilizó para ingresar a
esta opción.
2
Nueva contraseña: Coloque una nueva contraseña, diferente a la que utilizó para
entrar a esta opción.
3
Confirmar contraseña: Coloque la misma contrase ña que registró en el campo
anterior.
¿Olvidó su contraseña?
Podrá utilizar esta opción, cuando haya olvidado su contraseña. Cabe destacar que e-
Profit realiza una serie de validaciones internas con el fin de que la operación sea
segura, por l o que los clientes que no registren correctamente la información requerida,
no podrán ingresar al sistema.
Si desea incluir más Artículos a la orden de compra, haga clic en Cerrar. Se agregará el
artículo a la lista que se visualiza en el lado derecho de la página:
Ud. puede realizar varias operaciones en esta página, las cuales se mencionan a
continuación:
210 e-Profit Manual de Usuario
Si desea eliminar varios artículos, repita la operación tantas veces como Artículos vaya
a eliminar. Una vez realizada la selección, presione el botón para visualizar
los cambios.
También puede eliminar artículos fuera de la orden. Para esto haga clic en Eliminar [-]
el cual podrá visualizar en la lista de artículos que se encuentra en el lado derecho de la
página principal:
Para Guardar una Orden de Compras, el cliente debe estar registrado. El sistema
solicitará al cliente su login/contraseña, si aún no ha proporcionado esta información.
Para guardar una orden de compras, debe incluirse, por lo menos, un Artículo a dicha
orden ya que no se permitirá el almacenamiento de órdenes vacías.
Si tiene varias órdenes guardadas, haga clic en la lista desplegable y seleccione la que
desea consultar:
Para Restaurar una Orden de Compras, el cliente debe estar registrado. El sistema
solicitará al cliente su login/contraseña, si aún no ha proporcionado esta información.
Al restaurar una orden, los montos pueden ser diferentes a los que se guardaron
inicialmente, debido a que, al momento de restaurar una orden, se actualizan las
condiciones de la venta, según la fecha. Estas condiciones pueden ser:
• Precio de los artículos
• Porcentaje de descuento aplicado
• Si tienen stock disponible
Una vez finalizada la selección de artículos o restaurada la orden seleccionada, presi one
el botón . Se mostrará la siguiente página:
Si desea agregar un
comentario, haga clic aquí
Siga los pasos que se indican en la parte superior derecha de la página. Si desea agregar
comentarios, haga clic en Agregar Comentario para visualizar la siguiente página:
Capítulo 5 Ventas en e-Profit 217
Registre el texto que de see y haga clic en Guardar. Luego haga clic en el botón
Cerrar.
Si desea imprimir la orden para su control, haga clic en Versión Imprimible para
visualizar la siguiente ventana:
220 e-Profit Manual de Usuario
Si presiona el botón , se eliminarán todos los artículos que no tienen stock. En caso
que se eliminen todos los artículos seleccionados se mostrará el siguiente mensaje:
222 e-Profit Manual de Usuario
2.- Cuando se realiza un pedido, las cantidades de uno o más artículos solicitados son
mayores al stock disponible y los demás artículos tienen existencia suficiente, se
mostrará el mensaje de los artículos que no poseen stock:
7.- Si se encuentra activo el parámetro “Enviar correo de noti ficación al cliente cuando
se realice un pedido”, se enviará un correo a la dirección de correo que el cliente colocó
en el formato de registro (sólo aplica si este campo se configuró como visible en el
formato). Contiene la siguiente información:
• Número de pedido
• Detalle del pedido
• Totales del pedido
• Notificación sobre el tiempo de procesamiento del pedido e informando que podrá
consultar el status en la opción de reportes de e-Profit
9.- El sistema a los totales de la Orden, el total del Costo de Envío calculado (en caso
que aplique este costo).
Capítulo 5 Ventas en e-Profit 225
Este mensaje indica que la orden no se guardará en la base de datos (debido a que es
una orden nueva) y el consecutivo que se asigna a estos documentos, se fijará para otra
orden. Si no desea guardar la orden, presione el botón . Si desea guardar la
226 e-Profit Manual de Usuario
Aquí se indica que los cambios que se hayan realizado en la orden restaurada no serán
guardados, sin embargo la orden conservará los datos iniciales que estaban registrados
al momento de restaurarla y seguirá guardada en la base de datos con el mismo número
consecutivo que fue asignado por el sistema.
Mediante esta opción podrá eliminar ordenes que se encuentren guardadas en la base de
datos, aún cuando la orden sea nueva o una existente que se ha restaurado.
Elabore una orden nueva o restaure una orden guardada (Ver Capítulo 5: Ventas en e-
Profi t, Procesos: Elaborar una Orden o Restaurar una Orden existente):
Aquí se indica que la orden no será guardada en la base de datos (ya sea una orden
nueva o una que se haya restaurado). Si no desea eliminar la orden, presione el botón
. Si desea continuar la operación, presione el botón . Se mostrará la
siguiente página:
Siga los pasos indicados en la ayuda que se encuentra en el lado superior derecho de
la página. Una vez registrados los datos, se mostrará la siguiente página:
230 e-Profit Manual de Usuario
Mediante esta página podrá indicar la forma de pago que utilizará. Seleccione de
la lista desplegable, la forma en que realizará su pago . Según la forma de pago
que seleccione se mostrarán las siguientes páginas:
1
2
3
4
5
6
2
Titular: Indique el nombre y apellido correspondientes al titular de la
tarjeta.
4
Código de Seguridad: Indique los tres últimos dígitos de seguridad que
aparecen al dorso de la tarjeta.
5
Año de Expiración: Seleccione de la lista desplegable, el año en que se
vence la tarjeta.
6
Mes de Expiración: Seleccione de la lista desplegable, el mes en que se
vence la tarjeta.
232 e-Profit Manual de Usuario
1
2
3
1
Número de Cheque : Indique el número del cheque
2
Banco: Indique el Banco al cual pertenece el cheque.
3
Fecha del Cheque: Indique la fecha en que se elaboró el cheque, en el
formato dd/mm/aaaa (p. ej.: 12/03/2004). Si coloca un formato distinto al
descrito, se mostrará el siguiente mensaje:
Capítulo 5 Ventas en e-Profit 233
1
2
1
Número del Depósito: Indique el número que corresponde a la Planilla de
Depósito.
Una vez seleccionada la forma de pago correspondiente, si desea salir sin hacer
ninguna modificación, presione el botón . Si desea aceptar la
operación, presione el botón . Aparecerá la siguiente página:
Facturas de Venta:
Capítulo 5 Ventas en e-Profit 235
Cobros:
Movimientos de Caja:
236 e-Profit Manual de Usuario
1.- Cuando se realiza una compra y las cantidades de todos los artículos solicitados, son
mayores al stock disponible, se mostrará el siguiente mensaje:
238 e-Profit Manual de Usuario
2.- Cuando se realiza una compra, las cantidades de uno o más artículos solicitados son
mayores al stock disponible y los demás artículos tienen existencia suficiente, se
mostrará un mensaje mostrando los artículos que no poseen stock:
3.- Los botones y los datos que aparecen en página (Orden de Compra), podrán variar
según la configuración que haya aplicado el administrador del sistema.
Mi Cuenta
Mediante esta opción se podrán realizar consultas de la información referente a los
documentos pendientes, Estado de Cuenta, Historial de Transacciones y Datos de
Registro. Igualmente, se podrán modificar los datos personales que haya ingresado el
cliente al momento de su registro.
Haga clic con el cursor en el menú Ver Cuenta. Se mostrará la siguiente página:
242 e-Profit Manual de Usuario
Mediante esta página, los clientes pueden consultar sus datos de registro. El detalle de
la información que se presenta puede obtenerla en el Capítulo 4: Ventas en e-Profit,
Proceso: Registrarse en e-Profit.
1. - Para que los clientes puedan modificar sus datos de registro, el administrador debe
activar el parámetro “Permitir a los usuarios la edición de sus datos de registro”.
2.- Debido a que los datos no se modifican directamente en e-Profi t, ésta información
será enviada al administrador, de manera que él aplique los cambios necesarios. Para
que el cliente confirme la modificación de sus datos, debe ingresar a la opción de
consulta y revisar si los datos han tenido variación.
4.- Si se encuentra inactivo el parámetro “Permitir a los usuarios la edición de sus datos
de registro”, los clientes no podrán modificar estos datos. Por consiguiente, sólo podrán
consultar esta información sin posibilidad de hacer cambios.
Capítulo 5 Ventas en e-Profit 243
Aquí debe colocar un rango de fecha Desde/Hasta en el cual desea consultar sus
documentos pendientes. El formato de la fecha debe ser DD/MM/AAAA. Una vez
registrada la información requerida, presione el botón . Se mostrará la
siguiente página:
244 e-Profit Manual de Usuario
Esta opción se visualizará cuando esté activo el parámetro “Permitir a los usuarios ver
documentos pendientes”, el cual se configura desde Profit Plus Administrativo.
Esta opción se visualizará cuando esté activo el parámetro “Permitir a los usuarios ver
su estado de cuenta”, el cual se configura desde Profit Plus Administrativo.
Todas: Presenta una información global de todas las transacciones que se han realizado
en el rango de fechas indicado.
Registro: Mostrará, únicamente, las transac ciones de Registro de Clientes que se han
realizado en el rango de fechas indicado.
Orden Guardada: Mostrará, únicamente, las Ordenes Guardadas dentro del rango de
fechas indicado. La información visualizada, corresponde a los días que restan para el
vencimiento de la orden guardada, tomando en cuenta la fecha en que se realiza la
consulta y la fecha en que se guardó la orden.
Pedido: Mostrará, únicamente, los pedidos que se han realizado en el rango de fechas
indicado. En la información que se visualiza, está el estatus del pedido, el cual puede
ser:
v Sin Procesar
v Parcialmente Procesado
v Procesado
Factura: Mostrará, únicamente, las facturas que se han generado en el rango de fechas
indicado. En la información que se visualiza, está el estatus de la factura, el cual puede
ser:
v Sin Despachar
v Parcialmente Despachada
v Despachada
248 e-Profit Manual de Usuario
Pago: Mostrará, únicamente, los pagos que se han aplicado en el rango de fechas
indicado. La información que se visualiza sobre el pago indicará el estatus de
“Procesado” o “Por Confirm ar”.
Cerrar Sesión
Mediante esta opción los clientes registrados, podrán salir de la sesión en donde se
requiere el login y la contraseña; es decir, donde se requiere que el cliente esté
autenticado (Generar Pedidos, Guardar Ordenes de Compra, Eliminar Ordenes de
Compra, Realizar Pagos, etc.). Esta opción está disponible en cualquier página del
sistema.
Cuando desee terminar la sesión, presione el link Cerrar Sesión, desde cualquier
página en donde se encuentre ubicado:
Se muestran nuevamente el
login y la c ontraseña,
indicando que la sesión ha
sido cerrada
Capítulo 6 Sincronización con Profit Plus Administrativo 251
Debido a que e- Profit opera totalmente integrado a Profit Plus Administrativo, debe existir un
método para transferir a la información relacionada con la venta.
Sincronización General
El proceso de sincronización es muy importante para el funcionamiento de e-Profit , ya
que depende de mucha información que se encuentra registrada en Profit Plus
Administrativo, por lo que constantemente, deben intercambiar datos entre ambos para
realizar las operaciones y mantener actualizada la información.
¶ Lee los datos que son enviados desde Profit Plus Administrativo a e-Profit y
viceversa.
ü Servicio
Este se utiliza para automatizar la ejecución de la sincronización entre Profit Plus
Administrativo y e-Profit. Se ejecuta en intervalos de tiempo establecidos y verifica
en la base de datos de Profit Plus Administrativo si puede iniciar la sincronización,
según lo que se haya configurado en los parámetros de Sincronización de Profit Plus
Administrativo (Ver Capítulo 4: Configuración y Administración de e-Profit.
Proceso: Configuración, Procedimiento: Configuración en Profit Plus
Administrativo, Proceso de Sincronización). Este servicio se crea en el momento
de la instalación de la nueva versión e-Profit.
Desde e -Profit:
ü El Web Service:
En e-Profit existe lo que se llama “Web Service” el cual permite el acceso a internet. Sus
funciones principales son las siguientes:
¶ Permite el intercambio de datos para leer la información que será enviada a Profit
Plus Administrativo.
• Tipos de Clientes
• Clientes
• Status de Clientes
Web
• Estados de Service
COM dll Cuenta
• Documentos
Pendientes
• Ordenes
Generadas
• Cobros
• Líneas y Sub-
Líneas
• Artículos
• Descuentos
• Tipos de
Impuesto
DATOS DATOS
• P aíses
• Parámetros de
Configuración
Sincronización automática:
Seleccione de la lista
desplegable, la unidad de
tiempo que desee.
Coloque el número de días,
Haga clic para semanazas o meses en los
seleccionar la opción cuales se ejecutará el
proceso
256 e-Profit Manual de Usuario
Sincronización manual :
El sistema valida que tenga acceso al Web Service. Para esto se deben configurar en
Profit Plus Administrativo, los campos Server y URL. (Ver Capítulo 4: Configuración y
Administración de e-Profit, Proceso: Configuración en Profit Plus Administrativo,
Parámetros de Conexión)
1. Profit Plus Administrativo envía a e-Profit los nuevos Tipos de Clientes que se ha
creado y los que se han modificado desde Profit Plus Administrativo.
2. e-Profit agrega los nuevos Tipos de Clientes
3. e-Profit actualiza los Tipos de Clientes que han sufrido modificaciones.
ENVIA
Profit Plus Administrativo envía a e-Profit la tabla Tipos de Clientes (Tipo_Cli)con los
datos que han sido modificados.
Sincronización de Clientes
1. e-Profit envía los nuevos clientes registrados a Profit Plus Administrativo. Esta
acción se ejecutará si está activo el parámetro “Permitir el registro e nuevos clientes
en e-Profit ” en Profit Plus Administrativo.
2. Profit Plus Administrativo agrega los nuevos clientes registrados en e-Profit y
genera el código que les corresponde.
3. Profit Plus Administrativo envía a e-Profit los nuevos clientes registrados
(incluyendo los nuevos códigos que se generaron para los clientes creados desde e-
Profit) y los que se han modificado.
4. e-Profit agrega los nuevos clientes creados desde Profit Plus Administrativo.
5. e-Profit actualiza los Clientes que han sufrido modificaciones
Sincronización de Clientes
ENVIA
ENVIA
Para generar los cógidos de los clientes, se debe configurar el parámetro “Prefijo para
los clientes creados en e-Profit”, el cual se encuentra en Profit Plus Administrativo. Si no
se indica ningún prefijo, se asigna un número consecutivo correspondiente,
comenzando por el número “0000000001”
Profit Plus Administrativo envía a e-Profit la tabla Clientes con los datos que han sido
modificados.
Envía confirmación de la
operación realizada Actualiza el Estatus de Clientes
Profit Plus Administrativo envía a e-Profit la tabla Clientes con los datos que han sido
modificados.
del cliente, fechas de emisión y vencimiento, saldos anteriores, saldos deudores y saldos
acreedores.
PREPARA INFORMACIÓN Y
Profit Plus Administrativo envía a e-Profit la tabla Estado de Cuenta con los datos que
han sido modificados.
Para poder sincronizar el Estado de Cuenta, debe estar activo el parámetro “Permitir
que los clientes visualicen su estado de cuenta” de Profit Plus Administrativo.
Profit Plus Administrativo envía a e-Profit la tabla Documentos Pendientes con los
datos que han sido modificados.
Para poder sincronizar los Documentos Pendientes, debe estar activo el parámetro
“Permitir que los clientes visualicen sus documentos pendientes” de Profit Plus
Administrativo.
Sincronización de Órdenes
Facturas:
ü Número de factura
ü Estado de la Factura: Sin Despachar, Parcialmente Despachada, Despachada
Sincronización de Ordenes
ENVIA
Pedidos Generados
Facturas
ENVIA
Códigos correspondientes.
Status de los pedidos y las facturas
Confirmación de los pedidos y facturas procesadas
Profit Plus Administrativo envía a e-Profit las tablas con los datos que han sido
modificados:
Para poder sincronizar las órdenes, es necesario que previamente se ejecute el proceso
de sincronización de Documentos Pendientes y que esta operación tenga un resultado
satisfactorio.
Sincronización de Líneas
En el proceso de sincronización de Líneas, se agregan, eliminan o modifican las líneas
que se han creado para clasificar los diferentes tipos de artículos.
Capítulo 6 Sincronización con Profit Plus Administrativo 267
Sincronización de Líneas
ENVÍ
Líneas Creadas
Líneas eliminadas
Líneas modificadas
Envía confirmación de la
Elimina las líneas
operación realizada
Agrega las líneas
Sincronización de Sub-líneas
1. Profit Plus Administrativo envía a e-Profit todas las sub- líneas que se encuentran
relacionadas a una línea.
2. e-Profit agrega las sub-líneas que correspondan
3. e-Profit elimina las sub-líneas que correspondan
Sincronización de Sub-Líneas
ENVÍA
Sub-Líneas Creadas
Sub-Líneas eliminadas
Sincronización de Artículos
Sincronización de Artículos
(*)
El parámetro N O está activo:
(*)
El parámetro está activo:
No se verifica el stock y envía todos artículos.
Calcula y envía el precio correspondiente a
cada artículo.
Artículos nuevos
Artículos modificados
(*)
Parámetro: “Transferir productos que no ten gan stock”
Sincronización de Descuentos
1. Profit Plus Administrativo envía a e-Profit todos los Descuentos aplicados a las
líneas, sub-líneas y artículos.
2. e-Profit agrega los descuentos que correspondan
3. e-Profit elimina los descuentos que correspondan
Sincronización de Descuentos
ENVÍA
Descuentos Creados
Descuentos eliminados
Profit Plus Administrativo envía a e-Profit la tabla Descuento (descuen) con los datos
que han sido modificados.
Para poder sincronizar Descuentos, previamente se deben sincronizar las líneas, sub-
líneas y artículos y que este proceso haya tenido un resultado satisfactorio.
Sincronización de Países
1. Profit Plus Administrativo envía a e-Profit todos los países que han sido creados,
eliminados o actualizados.
2. e-Profit agrega los nuevos países.
3. e-Profit actualiza países que han sufrido modificaciones
Sincronización de Países
ENVÍ
A
Países Creados
Países modificados
Profit Plus Administrativo envía a e-Profit la tabla Países con los datos que han sido
modificados.
Para poder sincronizar Países, previamente se deben sincronizar las Descuentos y que
este proceso haya tenido un resultado satisfactorio.
ENVÍA
ENVÍ A
Pará
Par ámetros
metros de
de Configuración
Configuración
ENVIA
ENVIA
Información
Información de
de las
lastablas
tablas
actualizadas.
actualizadas.
Confirmación de la operación
Confirmación de la operación
realizada
realizada
Guarda
Guarda archivo
archivo XML
XML en en la
la Actualiza
Actualiza los
los par
paráám etros
metros
carpeta
carpeta donde
donde está
est á instalado
instalado
Profit
Profit Plus
Plus Administrativo
Administrativo
E-Profit envía a Profit Plus Administrativo las tablas que requieren guardarse como
respaldo:
• Parámetros de Configuración General (_e-ProfitSettings)
• Información técnica de las tablas que se manejan en e-Profit (_TableSettings)
• Parámetros para las etiquetas personalizadas (_CustomLabels)
• Parámetros de Clientes (_ClientSettings)
• Parámetros de Artículos (_ProductSettings)
• Parámetros de la Orden (_CartSettings)
• Parámetros de los Renglones que conforman la Orden (_CartItemSettings)
1. Visualización del detalle de errores: Cuando ocurra un error inesp erado al tratar de
ingresar a las páginas de la aplicación y se esté ejecutando en forma remota, estos no
presentarán información detallada del error debido a que el sistema asume que la
persona que está utilizando la aplicación es un cliente, por lo que no debe mostrar más
información de la necesaria. Los errores se visualizarán de la siguiente manera:
Para visualizar los errores en forma más detallada, ingrese en el archivo web.config,
el cual se encuentra ubicado en la raíz de la carpeta donde se encuentra instalada la
aplicación. Luego, ubique el siguiente parámetro:
<customErrors defaultRedirect="Error/ErrorPage.aspx"
mode="RemoteOnly"/>
278 e-Profit Manual de Usuario
Cambie el parámetro mode = “Remote Only” por mode = “Off” y luego intente
ingresar nuevamente en la página que arrojó el error para visualizar el detalle del mismo.
2. Edición del archivo de configuración: Debido a que este archivo tiene un formato
XML, su formato es muy específico en la definición de su contenido. Es por esto que se
debe tener en cuenta lo siguiente:
- Para editar este archivo se recomienda utilizar NOTEPAD, ya que otras
herramientas, como WordPad o MS Word, incluyen caracteres que el archivo de
configuración puede que no los reconozca.
- Al modificar los parámetros de este archivo, sólo se deben hacer cambios en los que
se indican en el Capítulo 3: Instalación del Sistema, Proceso: Instalación
Manual, Paso N° 5, ya que no se recomienda modificar otros parámetros distintos
que puedan alterar el funcionamiento del sistema.
Solución: Verifique si está instalado el IIS (Internet Information Services). Luego ingrese
en el Internet Explorer correspondiente, registre la dirección http://localhost y
presione la tecla Enter para verificar si está activo. Visualizará la siguiente
página:
280 e-Profit Manual de Usuario
En caso que no esté activo, debe activarlo tal como se indica en el Capítulo 3:
Instalación del Sistema, Sección: Pasos Previos a la Instalación.
En caso que no esté instalado, debe instalarlo tal como se indica en el Capítulo 3:
Instalación del Sistema, Sección: Pasos Previos a la Instalación.
Cabe destacar que luego de instalar el IIS, debe instalarse el .Net Framework. Si
está instalado, debe desinstalarlo y luego, reinstalarlo de nuevo.
Solución: Esto ocurre por que no está instalado el .Net Framework . Para solucionar el
problema debe ser instalada esta aplicación.
Solución: Este mensaje aparece cuando se ha ingresado en forma incorrecta, alguno de los
parámetros de conexión a la base de datos en el archivo web.config, como por
ejemplo: se colocó mal el nombre de la base de datos o el login.
Solución: Configure como Directorio Virtual la carpeta donde está instalada la aplicación.
Solución: Esto ocurre porque el sistema requiere enviar un correo a las personas
involucradas en el proceso, para considerarlo como exitoso.
Coloque aquí el
servidor de correo
que corresponda
Misceláneos 285
Misceláneos
En esta sección se presenta información que le permitirá tener una visión general del proceso
de instalación, a través de gráficos que le indicarán como ejecutar, paso a paso, este proceso de
una manera más sencilla. Adicionalmente, se presentan unos formatos que le permitirán
chequear todos los requisitos que son necesarios para el buen funcionamiento del sistema.
Primero se presentará un esquema de instalación del sistema en forma general, luego podrá
visualizar el proceso de instalación automática y de instalación manual. Posteriormente, se
muestran los formatos (check list) para la revisión de los requisitos necesarios para la puesta en
funcionamiento y para la instalación del sistema.
286 e-Profit Manual de Usuario
Listas de Chequeo
CHECK LIST DE LOS REQUISITOS NECESARIOS PARA LA PUESTA EN
FUNCIONAMIENTO DE
¿Cumple las
condiciones
REQUISITO
requeridas?
SI NO
Hospedaje
Posee un servidor que permita acceso a los usuarios que deseen hacer
compras a través de Internet
Dominio
Posee un dominio registrado para que sus clientes puedan visitarlo
Hardware y Software
Para el Servidor Web
• Computador Pentium III 700 mhz o superior
• Unidad de CD ROM
¿Cumple las
condiciones
REQUISITO
requeridas?
SI NO
instalar la base de datos de e- Profit
• Unidad de CD ROM
¿Cumple las
condiciones
REQUISITO
requeridas?
SI NO
• Posee el sistema de pago electrónico (este requisito no es
indispensable)
CHECK LIST DE LOS REQUISITOS NECESARIOS PARA LA
INSTALACIÓN DE
¿Cumple las
condiciones
REQUISITO
requeridas?
SI NO
El servidor cumple con los siguientes requisitos:
• Computador Pentium III 700 mhz o superior
• Unidad de CD ROM
El sistema operativo del servidor web es Windows 2000 o superior
NOTA: Si no cumple con alguno de estos requisitos, debe verificar el motivo y tratar de
solventar la situación, ya que estos son condiciones indispensables para el correcto
funcionamiento del sistema, sin los cuales no se podrá garantizar la calidad de la
información y del servicio.
294 e-Profit Manual de Usuario