Microsoft Excel

es una aplicación de hojas de cálculo que forma parte de la suite de oficina Microsoft Office. Es
una aplicación utilizada en tareas financieras y contables, con fórmulas, gráficos y un lenguaje de
programación.

Historia
Microsoft comercializó originalmente un programa para hojas de cálculo llamado Multiplan en
1982, que fue muy popular en los sistemas CP/M, pero en los sistemas MS-DOS perdió
popularidad frente al Lotus 1-2-3. Microsoft publicó la primera versión de Excel para Mac en 1985,
y la primera versión de Windows (numeradas 2-05 en línea con el Mac y con un paquete de tiempo
de ejecución de entorno de Windows) en noviembre de 1987. Lotus fue lenta al llevar 1-2-3 para
Windows y esto ayudó a Microsoft a alcanzar la posición de los principales desarrolladores de
software para hoja de cálculo de PC, superando al también muy popular1 Quattro Pro de Borland.
Por esta razón Microsoft se solidificó como un competidor válido y mostró su futuro de desarrollo
como desarrollador de software GUI(interfaz gráfica de usuario). Microsoft impulsó su ventaja
competitiva lanzando al mercado nuevas versiones de Excel, por lo general cada dos años. La
versión actual tanto para la plataforma Windows y Mac OS X es el reciente Excel 2017

Tabla de datos
Las tablas de datos forman parte de las herramientas de Análisis Y si que nos permiten cambiar
el valor de algunas celdas para ver cómo es afectado el resultado original. Una tabla de datos analiza
un conjunto de valores y determina posibles resultados.

Tabla de datos de una variable El ejemplo más sencillo de una tabla de datos es aquél que
utiliza una variable para realizar los cálculos. Supongamos el siguiente escenario:
En este ejemplo estoy realizando una proyección de ventas para el año 2011 basándome en las
ventas del año 2010 y esperando una tasa de crecimiento del 2.5%. Lo que deseo hacer es saber
cuál sería la proyección de ventas para el 2011 si la tasa de crecimiento fuera diferente. Para hacer
este análisis colocaré las tasas de crecimiento que deseo utilizar de la siguiente manera:

Para crear la tabla de datos debo seleccionar el rango de celdas tal como se muestra en la imagen
anterior y entonces ir a la ficha Datos, y dentro del grupo Herramientas de datos pulsar el
botón Análisis Y si para posteriormente seleccionar la opción Tabla de datos.
Se mostrará el cuadro de diálogo Tabla de datos y en la caja de texto Celda de entrada
(columna) se debe seleccionar la celda B2 que es la celda que contiene el porcentaje de crecimiento.

Al hacer clic en el botón Aceptar se llenarán las celdas contiguas a las tasas de crecimiento con el
valor de la proyección de ventas correspondiente a cada una de las tasas.
Excel ha creado la tabla de datos en el rango B5:B13 y de esta manera puedo analizar las
diferentes proyecciones de ventas para una tasa de crecimiento diferente. Una vez que he terminado
de analizar la información, si intento eliminar alguna de las celdas pertenecientes al rango de la
tabla de datos, Excel desplegará un mensaje advirtiendo que no se puede cambiar parte de una tabla
de datos. Si deseas eliminar la tabla de datos deberás primero seleccionar el rango completo antes
de oprimir la tecla suprimir

Crear o eliminar una tabla de Excel

Cuando se crea una tabla en una hoja de cálculo de Excel, no solo es más fácil administrar y analizar
los datos, sino que también se obtiene filtrado integrado, ordenación, sombreado de fila
mediante filas con bandas y la posibilidad de usar diferentes fórmulas en una fila de totales.

Notas:

Las tablas de Excel no se deben confundir con las tablas de datos que forman parte de un conjunto
de comandos de análisis de hipótesis (Herramientas de datos, en la pestaña Datos

Las capturas de pantalla en este artículo se tomaron en Excel 2016. Si tiene una versión diferente,
la vista puede ser ligeramente diferente, pero a menos que se indique lo contrario, la funcionalidad
es la misma.

Crear una tabla en el estilo que desee

Seleccione cualquier celda en el rango de celdas que quiere incluir en la tabla.

En la pestaña Inicio, haga clic en Estilos > Dar formato como tabla > seleccione un estilo en
la Galería de estilos de tabla.

Excel resaltará automáticamente el rango de datos de la tabla y, después, la dirección del rango se
mostrará en el cuadro de diálogo Dar formato como tabla, pero se puede ajustar el intervalo si es
necesario. Si la fila superior del rango seleccionado contiene datos que quiere usar como
encabezados de tabla, active la casilla La tabla tiene encabezados. Si no activa la casilla La tabla
tiene encabezados, se agregarán encabezados de tabla con nombres predeterminados
como Columna1 y Columna2 en la parte superior de los datos de la tabla. Se pueden cambiar los
nombres de encabezado predeterminados en cualquier momento.
Una vez que haga clic en Aceptar, Excel dará formato al rango de datos como una tabla con el
estilo seleccionado.

Se puede cambiar el estilo actual en cualquier momento seleccionando uno nuevo en la Galería de
estilos. También se puede crear un estilo de tabla propio para usar en el libro actual
seleccionando Nuevo estilo de tabla en la Galería de estilos. Después de crear un estilo de tabla
personalizado, estará disponible en el libro actual al hacer clic en Dar formato como
tabla > Personalizado en la Galería de estilos.

Crear una tabla mediante el estilo de tabla predeterminado

Seleccione cualquier celda en el rango de celdas que quiere incluir en la tabla.
Haga clic en Insertar > Tabla.

Sugerencia: Método abreviado de teclado: Presione Ctrl+T o Ctrl+L.

Con este método, Excel muestra el cuadro de diálogo Crear tabla. Si la fila superior del rango
seleccionado contiene datos que quiere usar como encabezados de tabla, active la casilla La tabla
tiene encabezados.

Si no activa la casilla La tabla tiene encabezados, se agregarán encabezados de tabla con nombres
predeterminados como Columna1 y Columna2 en la parte superior de los datos de la tabla. Se
pueden cambiar los nombres de encabezado predeterminados en cualquier momento.
Tras crear una tabla, aparecerán las Herramientas de tabla y verá la pestaña Diseño. Puede usar
las herramientas de la pestaña Diseño para personalizar o modificar la tabla. Tenga en cuenta que
la pestaña Diseño está visible únicamente cuando hay una o más celdas seleccionadas en la tabla.

En un equipo Mac, las opciones de tabla están disponibles en la pestaña Tabla en la cinta.

Después de crear una tabla, verá el botón Análisis rápido junto a esta. Haga clic en este botón
para ver las herramientas que le ayudarán a analizar los datos de la tabla, como formato condicional,
minigráficos, gráficos o fórmulas.

Para agregar una fila, simplemente puede empezar a escribir en cualquier lugar de la fila en blanco
inmediatamente debajo de la tabla, o seleccionar la última celda de la última fila de la tabla y
presionar la tecla Tab.
En el ejemplo que se muestra aquí, al presionar la tecla TAB con la celda C4 seleccionada, se
expande la tabla a una quinta fila y se mueve la selección a la primera columna de la nueva fila, la
celda A5.

Eliminar una tabla

Eliminar una tabla sin perder los datos o el formato de la tabla
Después de crear una tabla, es posible que no quiera seguir trabajando con la funcionalidad de tabla
que incluye, o bien que solo quiera usar un estilo de tabla sin la funcionalidad de tabla. Para dejar
de trabajar con los datos de una tabla sin perder el formato de estilo de tabla aplicado, puede
convertir la tabla en un rango de datos común en la hoja de cálculo.
Haga clic en cualquier parte de la tabla.
Se mostrará la pestaña Herramientas de tabla en la cinta.
En la pestaña Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Convertir en intervalo.

Haga clic con el botón derecho en la tabla y seleccione Convertir en rango.

En un equipo Mac, vaya a Tabla > Convertir en rango.

Después de volver a convertir la tabla en un rango, las funciones de tabla dejan de estar disponibles.
Por ejemplo, los encabezados de fila ya no incluyen las flechas de ordenar y filtrar, y las referencias
estructuradas que se usaban en fórmulas se convierten en referencias de celda normales.

Eliminar toda la tabla

Seleccione la tabla completa eligiendo cualquiera de sus celdas del encabezado, y presionando
Ctrl+A para seleccionar todas sus celdas.
Presione Eliminar.

Borrar los datos pero mantener la tabla

Para mantener la estructura y el formato de la tabla, pero eliminar los datos, haga lo siguiente:
Seleccione todas las filas de la tabla excepto los encabezados.
En la pestaña Inicio, vaya a Edición > Borrar > Borrar contenido.

Para borrar los encabezados, seleccione todas las celdas de su fila y seleccione Borrar > Borrar
Contenido.
Cómo modificar los datos de una tabla en Excel

Cuando creas una tabla dinámica, puedes cambiar el rango de sus datos de origen. Esto quiere
decir que puedes expandir el origen de los datos de Excel para así agregar más filas de datos. Sin
embargo, si dichos datos son muy distintos, por ejemplo si llevan más o menos columnas, debes
considerar la posibilidad de crear una nueva tabla dinámica.

Para modificar los datos de Excel de una tabla dinámica, si es una tabla o un rango de celdas,
debes seguir los siguientes pasos:

Paso 1

Haz clic en cualquier parte de tu tabla dinámica para que se reflejen las herramientas de la tabla
dinámica ubicada en la cinta de opciones.
Paso 2

Haz clic en ANALIZAR> CAMBIAR EL ORIGEN DE DATOS.

Paso 3

En el cuadro TABLA O RANGO, escribe el rango que deseas usar.

Recuerda dejar abierto el cuadro de diálogo y selecciona la tabla o el rango en la hoja de cálculo
de Excel. Si los datos que necesitas agregar se encuentran en otra hoja de cálculo, haz clic en sobre
ella y selecciona la tabla de rango.

Modificar datos de una tabla dinámica en Excel

Para modificar los datos de una tabla dinámica de Excel en otro origen externo, es mucho más
práctico crear una nueva tabla dinámica. Si la ubicación de dicho origen de datos externos cambió,
por ejemplo, en caso de que la base de datos de SQL Server tenga el mismo nombre pero no se
ha desplazado hacia un servidor distinto, o la base de datos de Accsess se ha desplazado a otro
recurso compartido de red, podrás cambiar la conexión actual.
Para ello debes seguir los siguientes pasos:

Haz clic en cualquier parte de la tabla dinámica para que se muestren las herramientas de tabla
dinámica en la cinta de opciones de Excel. Posterior a ello, selecciona ANALIZAR > CAMBIAR
EL ORIGEN DE DATOS.

En el cuadro de cambiar origen de datos, haz clic en la opción de ELEGIR CONEXIÓN.

En el cuadro MOSTRAR, debes mantener

seleccionado la opción de TODAS LAS
CONEXIONES o elegir la categoría de la
conexión que contiene el origen de datos al que
necesitas conectarte.
En caso de que la nueva ubicación no aparezca, haz clic en BUSCAR MAS, y después halla el
origen al que deseas conectarte en el cuadro de diálogo SELECCIONAR ORIGEN DE DATOS.

Haz clic en NUEVO ORIGEN. En caso de proceder, sigue los pasos del asistente para la conexión
de datos, y al hacerlo, regresa al cuadro de diálogo SELECCIONAR ORIGEN DE DATOS.

Cambiar el tamaño de una tabla agregando o quitando filas y columnas

Después de crear una tabla de Excel en la hoja de cálculo, puede agregar o quitar columnas y filas
de tabla fácilmente.

Nota: Las imágenes de este artículo se crearon en Excel 2016. Si está usando una versión anterior,
la pantalla puede ser ligeramente diferente.
Puede usar el comando cambiar el tamaño en Excel para agregar filas y columnas a una tabla:
Haga clic en cualquier lugar de la tabla, y se muestra la opción de Herramientas de tabla.
Haga clic en Diseño > cambiar el tamaño de la tabla.
Seleccione todo el rango de celdas que desea que su tabla incluye, comenzando por la celda superior
izquierda.
Sugerencia: También puede hacer clic en Contraer diálogo para ocultar temporalmente el
cuadro de diálogo Cambiar el tamaño de tabla, seleccione el rango en la hoja de cálculo y, a
continuación, haga clic en Expandir diálogo .
Cuando haya seleccionado el rango que desee para la tabla, haga clic en Aceptar.
Otras maneras de agregar filas y columnas

Agregar una fila o columna a una tabla escribiendo en una celda justo debajo de la última fila o a
la derecha de la última columna, pegando datos en una celda o insertar filas o columnas existentes
filas o columnas.
Empiece a escribir

Para agregar una fila en la parte inferior de la tabla, comience a escribir en una celda situada debajo
de la última fila de tabla. La tabla se expande para incluir la nueva fila. Para agregar una columna
a la derecha de la tabla, comience a escribir en una celda situada junto a la última columna de tabla.

En el ejemplo que se muestra a continuación para una fila, escriba un valor en la celda A4 expande
la tabla para incluir esa celda en la tabla junto con la celda adyacente en la columna B.

En el ejemplo que se muestra a continuación para una columna, escriba un valor en la celda C2,
expande la tabla para incluir la columna C, nombres de la columna de tabla Trimestre 3 porque
Excel detecta un modelo de nomenclatura de trimestre 1 y 2 Trim..
Pegar datos

Para agregar una fila al pegar, pegar los datos en la celda situada debajo de la última fila de tabla.
Para agregar una columna pegando, pegue los datos a la derecha de la columna del extremo derecho
de la tabla.

Si tienen la pegar en una nueva fila de datos como columnas muchos o menos que la tabla, la tabla
se expande para incluir todas las celdas del rango pegado. Si los datos se pegan tienen más
columnas que la tabla, las columnas adicionales no forman parte de la tabla, debe usar el
comando Cambiar tamaño para expandir la tabla para incluirlos.

En el ejemplo que se muestra a continuación para las filas, al pegar los valores de A10:B12 en la
primera fila debajo de la tabla (fila 5) expande la tabla para incluir los datos pegados.
En el ejemplo que se muestra a continuación para las columnas, pegar los valores de C7:C9 en la
primera columna a la derecha de la tabla (columna C) se expande la tabla para incluir los datos
pegados, agregar un título, Trimestre 3.

Utilice Insertar para agregar una fila

Para insertar una fila, seleccione una celda o fila que no es la fila de encabezado y haga clic en.
Para insertar una columna, seleccione cualquier celda de la tabla y haga clic en.

Elija Insertar y elija Filas por encima de la tabla para insertar una nueva fila o Columnas de
tabla a la izquierda para insertar una nueva columna.
Si está en la última fila, puede seleccionar Filas de tabla encima o Filas por debajo de la tabla.
En el ejemplo que se muestra a continuación para las filas, se insertará una fila encima de la fila 3.

Para las columnas, si tiene una celda seleccionada en la columna del extremo derecho de la tabla,
puede elegir entre insertar Columnas de tabla a la izquierda o Columnas de tabla a la derecha.
En el ejemplo que se muestra a continuación para las columnas, se insertará una columna a la
izquierda de la columna 1.

Eliminar filas o columnas de una tabla

Seleccione uno o más filas o columnas de la tabla que desea eliminar.

También puede seleccionar una o más celdas en las filas de la tabla o columnas de la tabla que
desea eliminar.

En la ficha Inicio, en el grupo celdas, haga clic en la flecha situada junto a Eliminar y, a
continuación, haga clic en Eliminar filas de tabla o Eliminar columnas de tabla.

También puede haga uno o más filas o columnas, seleccione Eliminar en el menú contextual y, a
continuación, haga clic en Columnas o Filas de la tabla. O puede secundario uno o más celdas en
una fila o columna de tabla, elija Eliminar y, a continuación, haga clic en Filas o Columnas de la
tabla.
Quitar filas duplicadas de una tabla
Como puede quitar duplicados de los datos seleccionados en Excel, puede quitar con facilidad
duplicados de una tabla.
Haga clic en cualquier parte de la tabla.
Se mostrarán las Herramientas de tabla con la pestaña Diseño.
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Quitar duplicados.

En el cuadro de diálogo Quitar duplicados en columnas, seleccione las columnas que contienen
los duplicados que desea quitar.

Puede hacer clic en Anular la selección y, a continuación, seleccione las columnas que desee o
haga clic en Seleccionar todo para seleccionar todas las columnas.

Nota: Se eliminan los duplicados que quite de la hoja de cálculo. Si elimina accidentalmente datos
que desea conservar, puede utilizar Ctrl + Z o haga clic en Deshacer en la Barra de
herramientas de acceso rápidopara restaurar los datos eliminados. También puede usar formatos
condicionales para resaltar los valores duplicados antes de quitarlos. Para obtener más información,
vea Agregar, cambiar o borrar formatos condicionales.
Quitar filas en blanco de una tabla
Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla.

Haga clic en la flecha en el encabezado de columna.

Para filtrar por espacios en blanco, en el menú Autofiltro en la parte superior de la lista de valores,
desactive (Seleccionar todo) y, a continuación, en la parte inferior de la lista de valores,
seleccione (en blanco).

Nota: La casilla de verificación (espacios) solo está disponible si el rango de celdas o columna de
tabla contiene al menos una celda en blanco.
Seleccione las filas en blanco en la tabla y, a continuación, presione CTRL + - (guión).

Puede usar un procedimiento similar para filtrar y eliminar filas de hoja de cálculo en blanco. Para
obtener más información acerca de cómo filtrar filas en blanco en una hoja de cálculo, vea filtrar
datos en un rango o tabla.
Aplicar estilos a una tabla de Excel

En Excel puedes aplicar formatos de tabla a tus datos. El comando Dar formato como
tabla muestra una amplia galería de estilos para tablas y que se encuentran divididos en tres
secciones: claro, medio y oscuro.

Dar formato como tabla

Para dar formato a una tabla haz clic en cualquier celda dentro del rango de celdas que contienen
los datos y posteriormente haz clic sobre el comando Dar formato como tabla que se encuentra
dentro del grupo Estilos de la ficha Inicio y se mostrará la galería de formatos disponibles:

Haz clic sobre la imagen de miniatura del estilo que deseas y se mostrará el cuadro de diálogo Dar
formato como tabla
Estilos de tabla en Excel

Una vez creada la tabla puedes cambiar fácilmente su estilo, solamente haz clic sobre cualquier
celda de la tabla para que aparezca la ficha contextual Herramientas de tabla que contien el
grupo Estilos de tabla.

Con tan solo hacer clic sobre un nuevo estilo la tabla adoptará la nueva configuración. Para ver
más estilos que los mostrados en pantalla puedes hacer uso de los botones de avance o retroceso ó
hacer clic en el botón Más para mostrar toda la gama de opciones de estilos disponibles.

Si necesitas un estilo diferente a los estilos predefinidos puedes crear tu propio estilo. Haz clic en
la opción Nuevo estilo de tabla.
Eso mostrará el cuadro de diálogo Nuevo estilo rápido de tabla.

Realiza las configuraciones que se adapten a tus necesidades y al hacer clic en el botón Aceptar, se
creará un nuevo estilo que se mostrará en la sección Personalizada:

Ahora ya puedes dar formato a las tablas usando tu propio estilo.

Ordenar datos en Excel

En Excel puedes ordenar rápidamente una columna de datos utilizando los comandos Ordenar de
A a Z y Ordenar de Z a A. Pero debes tener cuidado o de lo contrario solamente se ordenarán
algunos de los datos.
Ordenar columnas en Excel

Utiliza esta técnica si no existen filas vacías dentro de los datos. Debes seleccionar una celda de la
columna que deseas ordenar y en la ficha Inicio hacer clic en el botón Ordenar y filtrar y
seleccionar el comando Ordenar de A a Z para ordenar alfabéticamente o en caso de que sean
datos numéricos ordenar del más pequeño al más grande. Si necesitas un ordenamiento del más
grande al más pequeño deberás utilizar el comando Ordenar de Z a A.

Ambos comandos los puedes encontrar también en la ficha Datos dentro del grupo Ordenar y
filtrar. Observa el siguiente ejemplo donde ordenaré los datos de manera ascendente y descendente
utilizando los comandos correspondientes.
Problemas al ordenar datos

Si existe alguna fila o columna vacía en los datos, entonces solamente se ordenará parte de ellos y
la información quedará desordenada. Para ayudar a prevenir estos problemas sigue los siguientes
pasos. Selecciona una celda de la columna que deseas ordenar y presiona la combinación de teclas
CTRL+E lo cual seleccionará la región completa que se ordenará. Verifica que toda la información
está incluida en el área seleccionada. Si no toda la información ha sido seleccionada, corrige
cualquier celda en blanco antes de realizar el ordenamiento.

Si por alguna razón los datos no se ordenaron como esperabas recuerda utilizar el
comando Deshacer para regresar la información a su estado original

Fórmula para ordenar datos en Excel

Excel nos permite ordenar la información rápidamente utilizando el comando Ordenar y filtrar,
pero en ocasiones necesitamos una fórmula para ordenar datos en Excel y en esta ocasión te
mostraré una alternativa para hacerlo.

Los datos que utilizaremos en nuestro ejemplo tienen una columna de texto y otra columna de
números. En el primer ejemplo ordenaremos los datos por los datos numéricos y en el segundo
ejemplo ordenaremos por los valores de texto.

Fórmula para ordenar datos numéricos

Para nuestro primer ejemplo haremos un ordenamiento descendente de la columna Calificación.

La función que nos permitirá hacer esto de una manera sencilla será la función
JERARQUIA.EQV la cual obtiene la posición de un número dentro de un rango. Es importante
mencionar que esta función está disponible a partir de Excel 2010, para versiones anteriores debes
utilizar la función JERARQUIA. Ahora considera la siguiente fórmula:
=JERARQUIA.EQV(B2,$B$2:$B$9)

Esta fórmula obtiene la posición del valor en B2 dentro del rango B2:B9 que para nuestro ejemplo
será la posición 3, observa el resultado:

La columna Posición asigna el número 1 al valor más alto dentro del rango y a partir de ahí se
enumeran todos los registros. Puedes ver que la posición 8 corresponde a la calificación 61 la cual
es la más baja de todas las calificaciones. Ahora que ya tenemos las posiciones podemos ordenar
los datos utilizando como referencia la columna posición y utilizando la función INDICE y
la función COINCIDIR de la siguiente manera:

=INDICE($A$2:$A$9,COINCIDIR(E2,$C$2:$C$9,0))

La función INDICE obtiene un valor dentro de un rango con solo especificar su fila. Con esta
fórmula estamos buscando dentro del rango A2:A9 y la fila la obtenemos al hacer coincidir el
número 1 de la columna E con el número 1 de la columna C (Posición) que para nuestro ejemplo
es Roberto:
Al copiar la fórmula hacia abajo obtenemos automáticamente el nombre de cada alumno de acuerdo
a su posición. Para obtener el dato de la calificación usamos una fórmula idéntica a la anterior con
la diferencia de que la función INDICE hará la búsqueda sobre el rango B2:B9:

Con esto hemos ordenado los datos de manera descendente utilizando una columna numérica. Si
queremos hacer un ordenamiento ascendente debemos hacer un solo cambio en la función
JERARQUIA.EQV de la columna Posición colocando un número 1 como el tercer argumento de
la función lo cual hará que los datos se ordenen de manera ascendente. Observa la fórmula de la
celda C2 y el resultado del ordenamiento en los datos:
En este caso los datos se ordenan comenzando por la calificación de menor valor hasta la de mayor
valor. Así que con solo modificar el tercer argumento de la función JERARQUIA.EQV podrás
controlar el tipo de ordenamiento de los datos.

Desempate de valores numéricos

Nuestro ejemplo anterior funcionó a la perfección porque no tenemos calificaciones repetidas entre
los alumnos pero observa lo que sucede si Ignacio y Brenda tienen la misma calificación:

Al tener dos datos numéricos del mismo valor, la función JERARQUIA.EQV determina un empate
entre ambos y les otorga la misma posición, que en nuestro ejemplo es la posición 5, pero la
siguiente posición otorgada será la posición 7 saltándose la posición 6 y por lo tanto generando un
error en nuestra tabla ordenada.

Para solucionar este problema utilizaré una columna auxiliar donde sumaré a cada calificación el
número de fila donde se encuentran los datos. De esta manera, la calificación 77 de Sonia en la
columna auxiliar tendrá un valor de 77.000002 porque se encuentra en la fila 2 de la hoja de Excel,
la calificación de 72 de Ignacio tendrá un valor de 72.000003. La fórmula utilizada en la columna
auxiliar será la siguiente:

=B2+0.000001*FILA()

Otro cambio que debemos hacer es modificar la fórmula de la columna Posición para que la función
JERARQUIA.EQV haga el ordenamiento utilizando la columna auxiliar. El resultado es el
siguiente: