Problem Solving

Decision Making
memahami konsep dalam pengambilan keputusan & Latihan

Aurelia Anny, SE MM
 Peranan Leader dalam Dunia Kerja

Leading & Managing

People + Task
(Transformational, Situational, Power)

Skill Will Workload

TRUST Prioritizing
Communication Coordination
(Prosdem, Instruct, Report, Inform)
Validasi
Slide 2 dari 15
3 Masalah Kinerja Perusahaan

1. MANUSIA
• Training
• Praktek
• Coaching & Feedback
• Motivasi
• Transfer/Demote

2. ORGANISASI
• Hubungan Atasan-Bawahan
• Hubungan Sesama Rekan Kerja
• Hubungan Antar Unit

3. SISTEMIK
• Sistem Kompensasi, IT, Finance & Accounting, dll
 Kesalahan Paling Umum Ditemui…
• Langsung lompat dari problem ke solusi tanpa
pemahaman yang jelas atas masalah sebenarnya ,
apalagi melakukan analisa terlebih dahulu

PROBLE
M

SOLUSI
 Memahami Kreatifitas
• Tahapan berpikir kreatif : dimulai dengan KEMAUAN
untuk berpikir/mencari CARA BARU.

• Model Kreatifitas:
1. Melakukan hal baru pada proses kerja saat ini
(Inovasi).

2. Melakukan Hal lama dengan cara baru

(Renovasi).
 Finding What Matters !

Data Informasi Knowledge Insight Foresight

Apa HUBUNGAN
yang bisa Anda lihat?

20% hal yang memberi 80% hasil

EKSTRAKSI INFORMASI !

Slide 6 of 14
 20% Hal Yang Penting
80/20 Principles
20% hal memberikan 80% hasil

1. Apa 20% hal yang penting waktu Anda berhasil?

2. Apa 20% hal yang penting waktu Anda gagal?
3. Apa 20% aktivitas yang paling penting buat Anda?
4. Siapa 20% orang (internal) yang paling penting?
5. Siapa 20% orang (eksternal) yang paling penting?
6. Kapan 20% waktu paling penting untuk Anda?

Fokus 80% waktu dan tenaga anda pada 20% pekerjaan penting.
Bekerjalah secara cerdas pada hal-hal yang tepat
Alat Bantu Pertama: VISUAL THINKING
Alat Bantu Kedua: QUESTION THINKING

Change your questions,

change your life !
Questions direct thinking

Thinking directs actions

Actions direct results

Simulasi Membuat Pertanyaan
 The Power Of Question
Sebelum anda mempunyai jawaban yang tepat,
Hal yang penting adalah
MENGAJUKAN PERTANYAAN YANG TEPAT.

Atasan : Kenapa kamu selalu salah buat laporan?

Bawahan : Karena data yang saya terima salah Pak
Atasan : Kamu selalu saja ada alasan !

Pertanyaan KENAPA Akan Selalu DIJAWAB DENGAN ALASAN.

Atasan : Bagaimana caranya laporan kamu tidak salah lagi?

Bawahan : Saya akan verifikasi dulu datanya Pak.

Pertanyaan BAGAIMANA CARANYA Dalam Kasus Ini Akan Lebih

Mungkin MENGHASILKAN PERBAIKAN KINERJA & LEBIH EFEKTIF.
Rubah pertanyaan Anda, berubahlah hasil Anda…
Latihan 5 WHY dengan cara bertanya
yang baru
 Problem Solving Decision making
Keputusan Rasional (Kepner & Tregoe)
SA = SITUATION ANALYSIS

PA = PROBLEM ANALYSIS

DA = DECISION ANALYSIS

PPA = P OTENTIAL PROBLEM

ANALYSIS
 PERAN MANAGER
DALAM MENGHADAPI MASALAH

Mengapa Hal
Apa Yang Sedang Tersebut Terjadi?
Terjadi?

Adakah
Hambatan Dalam
Apa Yang Harus Pelaksanaan?
Dilakukan?
MANAGER

1. Menyelesaikan Masalah
2. Mengambil Keputusan
3. Menentukan Langkah-langkah Dalam
Melaksanakan Keputusan
 Definisi ‘Masalah-Problem’
Situation:
Something s Gone Realisasi turun dibawah
Wrong target yang diharapkan.

Situation: Realisasi flat, yang

Increased – or Changing diharapkan naik.
– Expectations

Situation: Realisasi turun, sedang yang

The Double side-way diharapkan naik.

Realisasi dibanding target

Situation: tidak pernah tercapai, gap
It Never Did Work Right lebar konsisten.

Semua dapat dinilai dengan angka-angka atau dapat dikalkulasikan

jumlah kerugiannya
 Jenis macam ‘Masalah-Problem’
Kriteria ini dapat diperluas
Jenis Luasnya Waktu Kerugian sesuai kebutuhan dalam
(Dampak) (Urgensi) H/M/L
H/M/L
menganalisa problem dan
Biasa Lokal
penyelesaiannya

Kecil Interdepartmental

Sedang Kinerja Perusahaan

Besar Hidup Mati

perusahaan

Yang harus menjadi perhatian adalah; DAMPAK dan

KERUGIAN.
Problem KECIL apabila tidak diselesaikan dengan baik akan
menjadi BESAR dan tak terkendali.
 Frame Work: Problem Solving & Decision Making
PROBLEM SOLVING & DECISION MAKING

PEKERJAAN/ TASK ORANG/ PEOPLE

Area Training

SITUASI LOGIKA EMOSI

RUTIN Simple
Problem
Anticipated Simple – Logical Problem Solving
Complex – Logical Problem Solving
AD-HOC Emotional – Communication Based
Non
Complex
Anticipated
Problem
STRATEGIC
ASSIGNMENT •Menggunakan KEPNER TREGOE
•Menggunakan Disiplin Ilmu Tertentu
(FrameWork), misal Marketing, Arsitektur
 Empat TAHAPAN Pengambilan Keputusan

Tahap 1 : Menilai dan Memperjelas SITUASI.

Tahap 2 : Sebab-Akibat, MENENTUKAN AKAR PENYEBAB.
Tahap 3 : Menentukan Pilihan SOLUSI.
Tahap 4 : Mengantisipasi Masa Depan, IMPLEMENTASI.

Empat Pola Dasar Berpikir tercermin dalam empat pertanyaan

manajer:
1. Apa yang sedang terjadi? (Analisa situasi)
2. Mengapa hal ini terjadi? (Analisa Persoalan)
3. Tindakan apa yang harus kita lakukan? (Analisa Keputusan)
4. Apa yang mungkin akan dihadapi (terjadi) nantinya? (Analisa Persoalan
Potensial)
 Proses dalam Problem Analysis
1. Definisikan Masalah, atau juga disebut dengan istilah Deviation Statement (keterangan
tentang penyimpangan)
• Definisikan terlebih dahulu masalahnya secara tepat, sebelum kita dapat
menggambarkan, menganalisis, serta menjelaskannya.
• Definisikan dengan suatu Deviation Statement, atau dengan nama masalah tersebut.

2. Gambarkan Masalah dalam Empat Dimensi: Identitas, Lokasi, Tempat,

Waktu, dan Besarnya
IDENTITAS (IDENTITY) - Apa yang sedang kita coba jelaskan
TEMPAT (LOCATION) - Dimana lokasi kita menemukannya
WAKTU (TIMING) - Kapan saja terjadinya
DAMPAK (MAGNITUDE) - Seberapa serius, seberapa menyeluruh

3. Buat kesimpulan dari informasi penting yang diperoleh dari Empat Dimensi
Masalah tersebut, untuk menemukan beberapa Kemungkinan
Penyebabnya.
4. Ujilah penyebab yang ada (relevant/tidak relevan – is/is not) untuk
menemukan Penyebab Yang Paling Mungkin.
5. Periksa / Pembuktian atas Penyebab Yang Sesungguhnya.
 Keputusan Partisipatif (Tim)
Diperlukan Tim
• Tim harus orang2 yang mampu dan mau
• Tim harus dari berbagai departemen
• Harus ada Leadernya
• Diangkat resmi dan diberi kewenangan

Memilih tim:
• Dari departemen yang terkait
• Yang mempunyai pengalaman
• Bersedia bekerja keras dan keluar kota
• Mempunyai integritas

Pemilihan tim yang tepat, jobdescription dan

kewenangan yang jelas, akan memudahkan team
bekerja dan masalah dapat cepat terselesaikan.
 8 Langkah Penyelesaian Masalah
1. Cari akar permasalahannya
(definisikan lalu identifikasi)
2. Kumpulkan data2 pendukung
3. Gelar kasusnya
4. Buat opsi penyelesaian
5. Kalkulasikan kerugian
6. Membuat Team
7. Buat perencanaan pemberesan
masalah
8. Evaluasi dan laporan
Problem Closed
 LATIHAN KELOMPOK

Berikan 3 contoh jenis ‘masalah’ yang sering timbul dalam

pekerjaan sehari-hari:

Masalah Mendesak
.........................................................................................

Masalah Dapat Ditunda

........................................................................................

Masalah Potensial
.......................................................................................

PRESENTASIKAN HASIL DISKUSI KELOMPOK ANDA DI KELAS

 Jenis-jenis Masalah menurut Urgensinya

Jenis masalah (mendesak, dapat ditunda,

potensial) yang mana saja yang biasa anda
hadapi?

1. Mendesak. 2. Dapat Ditunda. 3. Potensial.

a. ... a. ... a. ...

b. ... b. ... b. ...
c. ... c. ... c. ...
d. ... d. ... d. ...
e. ... e. ... e. ...

Apa saja yang diharapkan Manajemen Senior (KaDiv, Direktur &

CEO) dari manajer? SHARING dari Fasilitator.
 PRIORITIZING (Dampak vs. Kesulitan)
1. Urutkan derajat dampak dari ide-ide/aktivitas , dengan skala 1
(dampak rendah) s/d 10 (dampak tinggi).
2. Kemudian urutkan derajat kesulitan dari ide-ide/aktivitas, dengan
skala 1 (sulit) s/d 10 (mudah).
3. Urutkan dan plot berdasarkan kuadran – impelentasikan yang
berdampak tinggi & mudah pelaksanaannya lebih dulu. Dahulukan!

10
10 8
9 3 2

8
Dampak

9
7 6
6 10
&1
Group excercise 5
4 4 5

3
2
1
0
0 2 4 6 8 10
Slide 23 dari 15 Kesulitan
Metode Pengumpulan Data untuk Diagnosis
Metode KELEBIHAN POTENSI MASALAH
Kuesioner Mudah dikuantifikasikan hasil
dan ringkasannya; paling cepat dan
murah untuk memperoleh data;
bermanfaat untuk sampel yang
banyak; bisa diulang; data dapat
dibandingkan antar unit; baik untuk
mengukur sikap dan persepsi
karyawan
Interview Dapat mencakup banyak topik dan
fitur; dapat dimodifikasi dalam
proses pelaksanaannya; dapat
menyampaikan empati dan trust;
data bersifat kaya; memberikan
ruang untuk memahami sudut
pandang dan penafsiran responden
Sulit untuk memperoleh data
perilaku aktual; sedikit
informasi tentang konteks
yang mempengaruhi
perilaku; tidak pas untuk isu
yang bersifat subtle dan
sensitif; bersifat impersonal;
dan kadang ada respon yang
bias
Mahal; problem sampel
untuk organisasi yang besar;
bias dari sang pewawancara
dan responden;
membutuhkan waktu dan
energi yang relatif besar
Metode cara pengumpulan Data untuk Diagnosis
Metode KELEBIHAN POTENSI MASALAH
Observasi Data perilaku bersifat aktual/nyata
dan lepas dari bias perasaan atau
opini; kaya akan data tentang
konteks situasi; mampu
mengungkap data yang sulit
didapat melalui kuesioner (actual
practices, culture, ritus riil)
Bermanfaat untuk data yang
Workshop/
bersifat kompleks; proses interaksi
Group
Discussion dapat mendorong munculnya
insight mengenai problem yang
diteliti; keterlibatan dari para
responden tinggi; konsultan dapat
menyampaikan empati dan
membangun trust
Akses kadang sulit; bias dari
observer; mungkin
mempengaruhi perilaku
orang yang sedang
diobservasi; sulit dianalisa;
terkesan tidak saintifik
Bias akan proses interaksi
group; kehadiran pemimpin
dalam diskusi dapat
menyurutkan keterbukaan
respon; membutuhkan level
trust dan kerjasama yang
tinggi dari para anggota
diskusi
Metode Pengumpulan Data untuk Diagnosis

Metode KELEBIHAN POTENSI MASALAH

Analisa Murah dan cepat untuk Akses bisa menjadi problem;

Dokumen- mendapatkan data; data mencakup
dokumen keseluruhan organisasi; data
bersifat kredibel dan sudah familiar
bagi para anggota organisasi;
mampu menunjukkan simptom
problem/tren kinerja
data-data yang ada kurang
bersifat mendalam; kadang
tidak mencakup topik yang
diinginkan
 LATIHAN Kelompok
Dari 1 masalah mendesak, 1 masalah dapat ditunda & 1 masalah
potensial, tuangkan secara lebih rinci sesuai kerangka kerja

..............................................................................................................
.....

..............................................................................................................
......

..............................................................................................................
......

..............................................................................................................
.......

..............................................................................................................
.......
PRESENTASIKAN HASIL DISKUSI KELOMPOK ANDA DI KELAS
Diagnosa :
Penentuan Tujuan

Jenis Masalah

Pengumpulan Fakta

Penyusunan Alternatif
 Terapi :
Pemilihan Alternatif

Penerapan

Evaluasi & Tindak

Lanjut
Video: Burung Pun Belajar dan Berubah…

Apa Pembelajaran yang bisa kita dapat dari video