RELACION DE REQUISITOS NORMA BASC 4.

2012
Ultima Actualización:
25-Oct-2018
Certificación No. COLCTG00053-1-9

Norma Requisitos Proceso Responsable. Procedimiento Registro Fecha Revision Verificado por

Generalidades: La organización debe establecer, documentar, implementar, mantener y

mejorar continuamente el SGCS determinando los siguientes aspectos:
a) Enfoque de procesos aplicado a la seguridad de la organización.
4.1 b) Documentar 23 de June de 2015 E.Romero
la secuencia e interacción de los procesos que realiza, a través de las técnicas de mapa y
caracterización de procesos. Recursos
c) Definir el alcance del SGCS Humanos Contraloria No Aplica Requisitos legales
4.2 Política de Control y Seguridad
La Alta Dirección debe establecer, documentar, comunicar, publicar y respaldar su política de
control y seguridad. Esta política debe estar orientada a la prevención de actividades ilícitas y Capitulo BASC
4.2.1 ser adecuada al propósito, alcance del sistema de gestión y riesgos de la organización, Cartagena y 28 de January de 2013 E.Romero
incluyendo un compromiso con el mejoramiento continuo del sistema de gestión. La política Mexichem Resinas Auditorias del
debe ser marco de referencia para establecer y revisar los objetivos del SGCS. No Aplica Colombia S.A capitulo Informe de auditoría Basc
Logistica y Jefe de Servicios
4.3 Planeación
Abastecimientos Admtivos
28 de January de 2013 E.Romero
Cronograma de charlas
Evidencias de Capacitación en Seguridad

Generalidades: El éxito o fracaso del SGCS depende de una adecuada planificación. Esto
implica el cumplimiento de los requisitos en materia de control y seguridad, estableciendo Logistica y Jefe de Servicios Manual de funciones
4.3.1 criterios de desempeño, definiendo ¿qué se debe hacer?, ¿quién es el responsable?, Abastecimientos Admtivos de coordinadores de 28 de January de 2013 E.Romero
¿cuándo se debe hacer? y ¿cuál sería el resultado esperado? seguriad y cia de
vigilancia Manual de seguridad

Objetivos del SGCS: La Alta Dirección debe establecer y revisar los objetivos del SGCS en
las funciones y los niveles pertinentes dentro de la organización. Dichos objetivos deben ser
4.3.2 coherentes y permitir dar evidencia del cumplimiento de la política de control y seguridad a
28 de January de 2013 E.Romero
través de indicadores de gestión. Revisión
Gerencial Gerencia Planta No Aplica Manual de seguridad

Gestión del Riesgo: La organización debe tener un procedimiento documentado para

establecer e implementar un proceso de gestión de riesgos que permita la determinación del
Logistica y
4.3.3 contexto, identificación, análisis, evaluación, tratamiento, monitoreo y comunicación de los
Abastecimientos
28 de January de 2013 E.Romero
riesgos. Debe realizar una revaluación de los riesgos mínimo una vez al año y/o cuando se
identifiquen nuevas amenazas o vulnerabilidades en el SGCS.
Auditor Interno Basc Plan de auditoriasArchivo de auditorías

Requisitos Legales y de Otra Índole: La organización debe tener un procedimiento

documentado para identificar, actualizar, implementar y comunicar los requisitos legales y
reglamentarios al cual esté sometido y le sea aplicable al SGCS BASC. La organización
4.3.4 debe asegurar el cumplimiento de las disposiciones y normas relativas a proteger la Manual de calidad
28 de January de 2013 E.Romero
propiedad intelectual, incluyendo la propiedad de Norma y Estándares BASC y el uso de Mexichem
adecuado del Logo que identifica la marca y la imagen corporativa de la WBO. Revisión Resinas Colombia
Gerencial Gerencia Planta S.A Mapa de procesos de Mexichem Resinas Colombia S.A

Previsiones: La organización debe hacer previsiones con el fin de cubrir los objetivos, Manual de calidad
4.3.5 planes y controles operacionales para que la organización implemente, mantenga y mejore de Mexichem 28 de January de 2013 E.Romero
continuamente el sistema de gestión en control y seguridad. Revisión Resinas Colombia
Gerencial Gerencia Planta S.A R-SG-0111
4.4 Implementación y Operación
 Estructura, Responsabilidad y Autoridad: La responsabilidad final por el control y
seguridad de la organización, recae en el más alto nivel de la Dirección.
La organización
debe designar un representante de la Alta Dirección con el nivel de autoridad y
responsabilidad para asegurar que el SGCS se implemente, mantenga y mejore
4.4.1 continuamente.
28 de January de 2013 E.Romero
Debe establecer y documentar las responsabilidades, funciones y autoridad del personal que
afecta la seguridad de la organización, identificadas en el análisis de criticidad del recurso
humano, producto de la gestión de riesgos de la cadena de suministro y las actividades
relacionadas con el comercio internacional. Proceso
Recursos Gerencia de
Humanos Recursos Humanos P-SG-0201 Datos y Verificación H. De Vida en el archivo físico Departamento de Relaciones

Entrenamiento, Capacitación y Toma de Conciencia: La organización debe

determinar y demostrar las competencias requeridas del personal y en caso de no disponer
de ellas, debe tomarlas acciones necesarias.
4.4.2 El personal debe ser consciente de la
28 de January de 2013 E.Romero
responsabilidad por el control y seguridad en todos los niveles de la organización y de la
influencia que su acción o inacción pueda tener sobre la eficacia del SGCS BASC. Recursos Gerencia de No está procedimentado.Ver aspecto
Humanos Recursos Humanos legal SRI.

Comunicación: La organización debe establecer condiciones para:

a) Mantener una comunicación abierta y efectiva
4.4.3 de información sobre control y seguridad en el comercio internacional. 28 de January de 2013 E.Romero
b) Lograr la participación y el compromiso
de accionistas, directivos, empleados y asociados de negocio. Recursos Gerencia de
Humanos Recursos Humanos P-SG-0201 No está procedimentado. Verificar

Documentación del Sistema: La documentación es un elemento clave para permitir a una

organización implementar de manera efectiva el SGCS. Es útil para consolidar y conservar
los conocimientos sobre el tema, sin embargo es recomendable mantenerla reducida al
mínimo requerido. La documentación del Sistema de
Gestión en Control y Seguridad BASC debe incluir:
a) El Manual del SGCS que contemple y
4.4.4 describa el alcance y cómo la empresa cumple todos los requisitos de la Norma y los
28 de January de 2013 E.Romero
Estándares, así como las exclusiones debidamente justificadas.
b) Los procedimientos documentados y los registros requeridos por
esta Norma y Estándares de Seguridad.
c) Los documentos que la organización determine sean
indispensables para asegurar la eficacia del SGCS.
Logistica y Jefe de Servicios
Abastecimientos Admtivos No Aplica Plano Perimetral y mapa general de riesgos físicos, oficinas y servicios administr

Control de Documentos: La organización debe tener un procedimiento documentado que

incluyan listados maestros de documentos que le permitan controlar todos los documentos
requeridos para la implementación del SGCS BASC, y garantizar que:
a) Se aprueben los
documentos antes de su emisión.
b) Puedan ser localizados oportunamente
c) Se revisen periódicamente y se actualicen cuando sea necesario.
d) Se encuentren legibles y
4.4.5 disponibles garantizando su preservación, custodia y confidencialidad.
28 de January de 2013 E.Romero
e) Sean oportunamente identificados y retirados
los documentos obsoletos para evitar su uso no previsto; incluyendo aquellos que deban ser
retenidos con propósitos de preservación legal o de conocimiento.
f) Se controlen los documentos de origen externo.
g) Se disponga de un sistema de
protección y recuperación de la información sensible de la organización que incluya medios
magnéticos y físicos.
Superintendente
HSE HSE No Aplica Plan de emeregencia
 Control Operacional: La organización debe asegurar, con base en su evaluación de riesgos,
responsabilidad y participación en la cadena de suministro y las actividades relacionadas con
el comercio internacional, que los planes, programas y controles de seguridad se encuentran
totalmente integrados en todo el ámbito de la organización y dentro de todas sus actividades.
4.4.6
Al implementar la política y la gestión efectiva del control y la seguridad, la organización
debe hacer lo necesario para garantizar que todas las actividades se realicen de manera
segura.

Preparación y Respuesta a Eventos Críticos: La Organización debe tener procedimientos

documentados para: a) Identificar y
responder oportunamente ante amenazas y vulnerabilidades.
b) Responder oportunamente ante situaciones
críticas, para mitigar el impacto y el efecto que estos eventos o situaciones puedan generar
sobre las operaciones o la imagen de la organización mediante procedimientos de
4.4.7 contingencia y emergencia.
28 de January de 2013 E.Romero
c) Realizar ejercicios prácticos y simulacros que prueben la eficacia de las
medidas de protección, así como las medidas previstas para dar respuesta a eventos
críticos.
d) Investigar todos aquellos elementos del sistema que tuvieron relación, directa o
indirecta, con la falla presentada.
Logistica y
Abastecimientos Jefe de Tráfico P-SG-0629 Folders-AZ-Oficinas de tráfico

4.5 Verificación Logistica y Folders-AZ-Oficinas de tráfico 28 de January de 2013 E.Romero

Abastecimientos Jefe de Tráfico P-SG-0629 "Acceso Restringido"

Seguimiento y Medición: La organización debe tener procedimientos documentados para el

seguimiento y medición de las características claves que puedan tener impacto significativo
4.5.1 en el control y seguridad y se debe ajustar a las necesidades de la organización,
28 de January de 2013 E.Romero
estableciendo indicadores y metas que permitan determinar la eficacia del SGCS BASC. Logistica y P-SS-0629-P-SAD-
Abastecimientos Jefe de Tráfico 0211

Auditoría: La organización debe tener un procedimiento documentado para realizar

auditorías internas a los elementos del SGCS con el fin de verificar que esté conforme con:
a) Los requisitos de la
28 de January de 2013 E.Romero
Norma y los Estándares de seguridad BASC.
b) Los requisitos del Sistema de Gestión en Control y Seguridad establecidos e
implementados por la organización. Técnología de la
No aplica Información Back up Back up
La organización debe elaborar y ejecutar un programa de auditorías internas, su enfoque y
periodicidad debe ajustarse a la madurez del SGCS, resultados de auditorías anteriores,
importancia y criticidad de los procesos identificada en el análisis y evaluación de riesgos
4.5.2 con una frecuencia mínima de una vez al año.

Las auditorías internas al SGCS BASC, deben ser realizadas por un equipo de auditores
competentes, independientes a los procesos auditados, formados a través de los capítulos
BASC por instructores aprobados por WBO. Estos Auditores Internos deberían ser propios
de la organización con el fin de garantizar la continuidad del SGCS y el seguimiento de los
resultados obtenidos en los procesos de auditoría.

Los auditores internos deben ser capacitados y entrenados, en temas relacionados con
auditorías de sistemas de gestión y seguridad de la cadena de suministro y reentrenados
cuando existan cambios procedimentales o normativos en WBO.

Control de Registros

4.5.3
 La organización debe llevar los registros necesarios para demostrar conformidad con los
requisitos del SGCS BASC y tener un procedimiento documentado, que incluya listado
maestro de registros, para la identificación, mantenimiento, disposición de estos registros y
para la entrega, control y archivo de la información, teniendo en cuenta los tiempos de
4.5.3 conservación previstos en la legislación y definidos por las necesidades de la organización.

Los registros deben ser legibles, identificables y rastreables de acuerdo con la actividad,
producto o servicio involucrado y se deben almacenar en un lugar adecuado y seguro de
forma que se puedan recuperar fácilmente y proteger contra daños, deterioro, pérdida o
alteración.

4.6 Mejoramiento Continuo del SGCS

Mejora Continua
La organización debe revisar y mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de
4.6.1 Control y Seguridad BASC mediante el cumplimiento de la política y objetivos de control y
seguridad. La organización debe establecer, documentar y mantener objetivos relacionados
con la mejora continua.
Acción Correctiva y Preventiva

La organización debe tener procedimientos documentados para la implementación de

acciones correctivas y preventivas, el cual debe ser aplicado cuando se evidencien no
conformidades reales o potenciales en el SGCS teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

4.6..2 a) Revisar las desviaciones del SGCS

b) Identificar la causa de las situaciones no conformes
c) Identificar y aplicar las medidas pertinentes
d) Registrar las acciones preventivas o correctivas
e) Verificar la eficacia de las acciones tomadas
4.6.3. Compromiso de la Dirección
La Alta Dirección debe realizar a intervalos planificados, mínimo una vez al año, revisiones
del SGCS BASC y debe considerar el análisis de los siguientes aspectos:
a) Desempeño global del sistema
b) Desempeño individual de los procesos del SGCS
c) Resultados de las auditorías
d) Resultados de las acciones preventivas, correctivas y de mejora
4.6.3 e) Cambios que puedan afectar el SGCS
f) Resultados de la gestión de riesgos
g) Revisiones anteriores
La revisión debe estar documentada contemplando las instrucciones y lineamientos
gerenciales para asegurar la eficacia del SGCS y la coherencia con las proyecciones
estratégicas.

Como resultado de la revisión por la Alta Dirección se debe evidenciar la toma de decisiones
y asignación de recursos para el cumplimiento de la Política de Control y Seguridad.
 Estado de la
Próxima revisión
revisión

29 de December de 2015

vencida

29 de November de 2013
vencida

29 de November de 2013
vencida

29 de November de 2013

vencida

29 de November de 2013

vencida

29 de November de 2013

vencida

29 de November de 2013

vencida

29 de November de 2013
vencida
29 de November de 2013

vencida

29 de November de 2013

vencida

29 de November de 2013

vencida

29 de November de 2013

vencida

29 de November de 2013

vencida
29 de November de 2013

vencida

29 de November de 2013
vencida

29 de November de 2013

vencida

29 de November de 2013

vencida
 RELACION DE ESTÁNDARES BASC 4. 2012
Ultima Actualización:
25-Oct-2018
Certificación No. COLCTG00053-1-9

Verificado
Requisitos Norma Proceso Responsable. Procedimiento Registro Fecha Revision
por
Próxima revisión

1 Requisitos de los Asociados de Negocios

1.1. Procedimientos de Seguridad

Debe disponer de la documentación que permita comprobar la Folder de transportadores evaluados (rechazados y
validez y vigencia del certificado de aquellos Asociados de Logistica y Jefe de Contratos/Jefes de aprobados) SAP para proveedores compras.
1.1.1 Negocio certificados BASC
4.3.4, 4.3.5, 4.4.3
Abastecimientos Compras/Jefe de Trafico
P-SG-0604, P-SG-0329
Selección de clientes del exterior, acorde Dpto de
28 de January de 2013 E.Romero 29 de November de 2013
Ventas y Financiero

Debe establecer acuerdos escritos, que garanticen el

cumplimiento de procedimientos de seguridad, para aquellos
Asociados de Negocio que no cuenten con la certificación BASC. Logistica y
1.1.2 Estos acuerdos deben describir el cumplimiento de los criterios de
4.4.3
Abastecimientos
Jefe de Trafico 28 de January de 2013 E.Romero 29 de November de 2013
seguridad que hayan sido establecidos como resultado de la
evaluación de riesgos
N/A Carpetas Físicas y Eléctronicas de Proveedores

Debe verificar que los procedimientos de seguridad que ha

Logistica y
1.1.3 implementado los Asociados de Negocio no certificado BASC, 4.4.3, 4.4.4
Abastecimientos
Jefe de Trafico 28 de January de 2013 E.Romero 29 de November de 2013
estén siendo cumplidos.
P-SG-0604 Folder cada cliente/proveedor en archivo central.

1.2. Punto de Origen y Destino

Debe asegurar que los Asociados de Negocio desarrollen

procesos y procedimientos de seguridad compatibles con el Logistica y
1.2.1 SGCS BASC, a fin de mantener la integridad de la carga desde el
4.4.3
Abastecimientos
Jefe de Trafico 28 de January de 2013 E.Romero 29 de November de 2013
punto de origen hasta el punto de destino. P-SG-0604 Folder cada cliente/proveedor en archivo central.

Debería realizar verificaciones periódicas de los procesos e

instalaciones de los Asociados de Negocio basado en un proceso Logistica y
1.2.2 de gestión del riesgo y éstos deberían mantener las normas de
4.3.6, 4.4.1, 4.4.4
Abastecimientos
Jefe de Trafico 28 de January de 2013 E.Romero 29 de November de 2013
seguridad requeridas por el exportador. Cronograma de
visitas(transportadores) Visitas aleatorias programadas durante el año
Participación/Certificación en un Programa de Seguridad de
Logistica y
1.3. la Cadena de Suministro Administrado por una Autoridad
Abastecimientos
Extranjera
Debe tener conocimiento si un Asociado de Negocio participa o
Logistica y
1.3.1 participará en un programa de seguridad reconocido 4.3.6
Abastecimientos
Jefe de Trafico P-SG-0619, P-SG-0629 /Visto bueno Comodatos-Ordenes de Cargue 28 de January de 2013 E.Romero 29 de November de 2013
internacionalmente. en comodatos

1.4. Procedimientos de Seguridad durante el transporte

Debe verificar que el transportista contratado, así como otras

terceras partes involucradas cumplan con el acuerdo de
seguridad establecido. En caso que ellos subcontraten los
1.4.1 servicios, debe asegurarse que cumplan con los mismos criterios
de seguridad tal como se indica en los requisitos para Asociados
de Negocio.

Como responsable de cargar los contenedores y furgones, debe

trabajar con el transportista para verificar que se aplican
1.4.2 procedimientos y controles de seguridad eficaces durante el
proceso de llenado, cargue y transporte del contenedor o furgón.

1.5. Otros Criterios Internos para la Selección

Luego de haber efectuado una evaluación de riesgos, debería

verificar en sus Asociados de Negocio, solidez financiera,
1.5.1 existencia legal, capacidad de cumplimiento de requisitos Procedimiento de evaluacion y
contractuales y capacidad para identificar y solucionar selección de proveedores P-SG-
deficiencias de seguridad 0329

1.6. Otros Criterios Internos para la Selección

Debe aplicar en su proceso de selección y de evaluación de

Asociados de Negocio, y nuevos socios (accionistas), que
1.6.1 contenga criterios de prevención contra el lavado de activos
y financiamiento del terrorismo tales como

Conocimiento de sus Asociados de Negocio (Identidad y legalidad

1.6.1.1 de la empresa y sus socios)
1.6.1.2 Antecedentes legales, penales, financieros.
 Monitoreo de sus operaciones (actividad económica, origen de
1.6.1.3 sus ingresos características de sus operaciones otros clientes,
cumplimiento de contratos, antigüedad en el mercado)

Reporte oportuno a las autoridades competentes cuando

1.6.1.4 identifique operaciones sospechosas.

Debe contemplar como mínimo los siguientes factores para la

identificación de operaciones sospechosas:

Origen y destino de la operación de comercio internacional

Frecuencia de las operaciones
Valor y tipo de mercancías
1.6.2 Modalidad de la operación de transporte
Forma de pago de la
transacción Inconsistencias
en la información proporcionada por el Asociado de Negocio
Requerimientos que no
son normales o que salen de lo establecido

2 SEGURIDAD DEL CONTENEDOR Y DE LA CARGA

2.1 Integridad del Contenedor

Debe mantener la integridad de los contenedores, furgones,

Logistica y
2.1.1 remolques y la carga para protegerlos contra la introducción de 4.2.4, 4.3.6
Abastecimientos
Jefe de Trafico P-SG-0629 /Visto bueno en R-BDG-018 28 de January de 2013 E.Romero 29 de November de 2013
materiales y personas no autorizados. comodatos
Debe tener procedimientos documentados en el punto de llenado
Logistica y
2.1.2 para sellar correctamente y mantener la integridad de los 4.2.4, 4.3.6
Abastecimientos
Jefe de Trafico 28 de January de 2013 E.Romero 29 de November de 2013
contenedores y furgones. P-SG-0619 Sellos utilizados

Debe diseñar procedimientos para considerar el riesgo en

aquellas áreas geográficas donde las evaluaciones de riesgo Logistica y
2.1.3 justifican inspeccionar los contenedores o furgones para detectar Abastecimientos
Jefe de Trafico 28 de January de 2013 E.Romero 29 de November de 2013
personas escondidas, contrabando u otras actividades ilícitas.
P-SG-0629 Lista de chequeo
2.2 Inspección del Contenedor y Furgón

Debe establecer un procedimiento documentado para verificar la

integridad física de la estructura del contenedor antes del llenado,
2.2.1 esto incluye la confiabilidad de los mecanismos de cerradura de
las puertas.

Debe cumplir un procedimiento de inspección para todos los

contenedores que vayan a ser cargados, para esto se recomienda
la inspección de siete (7) puntos: a) Pared
delantera
b) Lado izquierdo
c) Lado derecho
2.2.2 d) Piso
ARA
e) Techo interior/exterior

f) Puertas interiores/exteriores
g) Exterior/sección
inferior

2.4 Inspección del Camión

Debe cumplir un procedimiento documentado de inspección física

del camión. Se recomienda la inspección de diecisiete (17) puntos
(7+3+7), antes que el camión abandone el punto de llenado con
el contenedor:
a) Parachoques
b) Área del motor
2.4.1 c) Llantas
d) Tanque de combustible
e)
Cabina
f) Litera
g) Tanque de aire

2.5 Sellos del Contenedor y Furgón

Debe instalar un sello de alta seguridad en todos los

contenedores y furgones cargados con destino a la exportación.
2.5.1 El sello debe cumplir o exceder la norma ISO 17712 para sellos
de alta seguridad

Debe establecer procedimientos documentados que especifiquen

2.5.2 cómo se controlan y aplican los sellos a los contenedores y PROCEDIMIENTO DE Isabel
furgones.
--- P-SG-0619
Debe tener procedimientos para reconocer y reportar a la
2.5.3 autoridad competente, cuando los sellos, contenedores o PROCEDIMIENTO DE Isabel
furgones han sido comprometidos. --- P-SG-0619
Debe manejar los sellos, solo con empleados designados, con el PROCEDIMIENTO DE Isabel
2.5.4 fin de mantener la integridad de los mismos --- P-SG-0619
 Debe establecer procedimientos documentados para el registro,
2.5.5 control, almacenamiento, inventario y disposición final de los PROCEDIMIENTO DE Isabel
sellos
--- P-SG-0619
2.6 Almacenaje del Contenedor

2.6.1 Debe mantenerlos en un área segura y controlada. ATLAS P-SG-0630

Debe establecer procedimientos documentados para neutralizar y

2.6.2 denunciar la entrada no autorizada a los contenedores o furgones
en las áreas de almacenaje de éstos.
P-SG-0630

3 CONTROL DE ACCESO FÍSICO

3.1 Empleados
Debe existir un sistema de identificación de empleados con el Logistica y
3.1.1 objetivo de controlar el acceso. Abastecimientos
Jefe de Servicios Admtivos P-SG-0345 Minuta de Vigilancia 28 de January de 2013 E.Romero 29 de November de 2013

Deben tener acceso solamente a aquellas áreas donde

3.1.2 desempeñan sus funciones. P-SG-0345

Debe establecer, procedimientos documentados para la entrega,

3.1.3 devolución y cambio de dispositivos de acceso como tarjetas de P-SG-0345
identificación, llaves, tarjetas de proximidad, etc.

3.2 Visitantes
Debe presentar una identificación vigente y con fotografía al
3.2.1 momento de ingresar a la instalación P-SG-0346
Debe ejercer el control al visitante mientras se encuentre al
3.2.2 interior de las instalaciones. Deberían ser acompañados durante P-SG-0346
su permanencia en la organización

3.2.3 Debe exhibir en un lugar visible su identificación temporal P-SG-0346

Debe existir procedimientos para controlar la entrega, devolución
3.2.4 y cambio de tarjeta de identificación de los visitantes P-SG-0346

3.3 Identificación de Personal de Entregas y Correos

Todos los vendedores, proveedores y contratistas deben

3.3.1 presentar una identificación vigente con fotografía, con fines de P-SG-0346
registrar su ingreso
Debería ser examinado todo correo y paquete recibido, antes de
3.3.2 ser distribuido P-SG-0346
3.4 Inspecciones
Debe inspeccionar todos los vehículos y personas que entren y
3.4.1 salgan de su instalación, manteniendo registros de ingreso y P-SG-0346
salida de personas y vehículos.

Debe establecer procedimientos documentados para inspeccionar

y definir cuándo un contenedor y/o la unidad de transporte no es
3.4.2 apto para ser cargado o para permitir el ingreso y salida de la P-SG-0347
instalación

3.5 Identificación y Retiro de Personas No Autorizadas

Debe establecer un procedimiento para identificar y dirigirse a

3.5.1 personas no autorizadas o no identificadas de acuerdo a las P-SG-0346
circunstancias

SEGURIDAD DEL PERSONAL PROPIO, SUBCONTRATADO Y

4 SUMINISTRADO
4.1 Verificación Preliminar al Empleo
Debe existir un procedimiento documentado para evaluar a los
4.1.1 candidatos con posibilidades de empleo
RH RRHH P-SG-0206 Sistema Control de Acceso 28 de January de 2013 E.Romero 29 de November de 2013

Debe contemplar en el procedimiento la verificación de

4.1.2 referencias personales y laborales y la información contenida en P-SG-0206
la solicitud de empleo.
Debe mantener una lista actualizada de empleados propios y
4.1.3 subcontratados que incluya datos personales de mayor relevancia
de acuerdo a lo que permita la ley.

4.2 Verificación e Investigación

Deben verificar e investigar conforme lo permita la legislación
4.2.1 local los antecedentes penales de los candidatos con P-SG-0206
posibilidades de empleo.
Deben actualizar los datos básicos y antecedentes de los
4.2.2 empleados mínimo una vez al año. ????

Debe mantener registros actualizados de afiliación a instituciones

4.2.3 de seguridad social y demás registros legales de orden laboral. VERIFICAR

Debería realizar pruebas para detectar consumo de alcohol,

drogas y otras adicciones, al personal de áreas críticas, antes de
4.2.4 la contratación, aleatoriamente y cuando haya sospecha NO
justificable.
 Debe contar con un programa de concientización sobre
4.2.5 adicciones al alcohol, drogas, juego, entre otras adicciones, que NO
incluya avisos visibles y material de lectura.
Debe realizar una visita al domicilio del personal que ocupa u
4.2.6 ocupará posiciones críticas o que afectan a la seguridad y NO
actualizarla mínimo cada dos años.
Debe disponer de un archivo fotográfico actualizado del personal
4.2.7 e incluir un registro de huellas dactilares y firma. NO

4.3 Procedimientos de Terminación de Vinculación Laboral

Debe establecer procedimientos documentados para retirar la PROCRD DE RH

identificación y eliminar el permiso de acceso a las instalaciones y
4.3.1 sistemas a los empleados que han sido desvinculados de la PROCEDIM DE CTRL DE
organización. ACCESO:P-SG-0345
Debe controlar el suministro, manejo, entrega y la devolución de
4.3.2 uniformes de trabajo que contengan logos o represente la imagen NO
corporativa de la organización.

5 SEGURIDAD EN LOS PROCESOS

5.1 Procedimientos para la Documentación e Información

Debe contar con procedimientos documentados que establezcan

las medidas de seguridad para controlar la integridad de los
5.1.1 procesos relacionados a la producción, empaque, embalaje, SGC
almacenaje y transporte de la carga, en toda la cadena de
suministro.

Procedimientos para Asegurar Manifiestos Oportunos y

5.2 Exactos

Debe contar con procedimientos para asegurar que la información

DOCS DE
5.2.1 recibida de los Asociados de Negocio en cuanto a la integridad de
TRAFICO/DESPACHO
la carga, sea reportada en forma exacta y oportuna.

5.3 Recepción y Despacho de Carga

Deben describir con exactitud la carga contra la información del
5.3.1 manifiesto. P-SG- 0629 / 0630
Deben describir con exactitud, indicando cantidad, peso,
5.3.2 etiquetas, marcas, frente a los documentos de la carga (facturas, P-SG- 0629 / 0630
certificados, listas de empaque, entre otros).
Deben comparar las órdenes de compra o de entrega frente a la
5.3.3 carga. P-SG- 0629 / 0630
Debe identificar plenamente a los conductores o choferes antes
5.3.4 de que reciban o entreguen la carga. P-SG- 0346 / 0348
Debe establecer un procedimiento para la trazabilidad oportuna
5.3.5 de la carga. P-SG- 0601/0602/0603
Debe existir un registro fotográfico o fílmico antes, durante y
5.3.6 después del proceso de cargue y descargue. CCTV P-SG-0344
5.4 Discrepancias en la Carga
Debe existir un procedimiento para investigar y solucionar todos
5.4.1 los casos de faltantes o sobrantes y otras discrepancias o P-SG-0603
anomalías de la carga.

5.4.2. Debe notificar oportunamente a las autoridades

5.4.2 competentes si se detectan anomalías o actividades ilegales o MG / HA SI PARA REVISION
sospechosas relacionadas a faltantes o sobrantes de carga.

5.5 Control de Materias Primas y Material de Empaque

Debería establecer diferencias del material de empaque de

5.5.1 exportación y del producto nacional. N/A
Debe controlar y revisar el material de empaque y embalaje antes
5.5.2 de su uso.
Debe contar con procedimientos documentados para el manejo y
5.5.3 control de materias primas y material de empaque.
Debe controlar conforme a las regulaciones locales las sustancias
5.5.4 precursoras para la fabricación de los productos utilizadas en los
diferentes procesos.

6 SEGURIDAD FISICA
6.1 Seguridad del Perímetro
Debe implementar una cerca perimétrica en las áreas de manejo
6.1.1 y almacenamiento de carga.
Debe utilizar cercas o barreras interiores para segregar la carga
6.1.2 doméstica, internacional, de alto valor y peligrosa.
Debe inspeccionar periódicamente todas las cercas y barreras
6.1.3 para verificar su integridad e identificar daños.
6.2 Puertas y Casetas
Deben estar controladas, monitoreadas y supervisadas las
6.2.1 puertas de entrada y salida de vehículos y de personal.
 Debe mantener al mínimo necesario la cantidad de puertas
6.2.2 habilitadas para entradas y salidas (cumpliendo estándares de
seguridad industrial).

6.3 Estacionamiento de Vehículos

Deben estar alejados de las áreas de manejo, almacenaje de

carga y de las adyacentes a éstas, los estacionamientos de los
6.3.1 vehículos privados (empleados, visitantes, proveedores y
contratistas).

6.4 Estructura de los Edificios

Las instalaciones deben construirse con materiales que resistan
6.4.1 la entrada forzada o ilegal.
Debe realizar inspecciones y reparaciones periódicas para
6.4.2 mantener la integridad de las mismas.
6.5 Control de Cerraduras y Llaves
Las ventanas, puertas y cercas interiores y exteriores de áreas
6.5.1 críticas deben estar controladas y contar con mecanismos de
cierre.
Debe mantener un control sobre las cerraduras, llaves y claves de
6.5.2 acceso.

6.5.3 Los edificios de oficinas deben tener horarios de acceso limitados.

6.6 Iluminación
Debe existir una adecuada iluminación dentro y fuera de la
instalación, incluso en las siguientes áreas:
a) Entradas y salidas
b) Áreas de manejo y
6.6.1 almacenaje de carga
c) Barreras perimetrales
d) Áreas de
estacionamiento
6.7 Sistemas de Alarmas y Videocámaras de Vigilancia
Debe considerar el uso de elementos de seguridad electrónica en
6.7.1 su evaluación de riesgos.

6.7.2 Debería utilizar sistemas de alarmas y cámaras de vigilancia para

supervisar y monitorear las instalaciones y prevenir el acceso no
autorizado a las áreas críticas.
6.8 6.8. Otros Criterios de Seguridad

6.8.1 Debe tener un jefe o responsable de la seguridad, con funciones

debidamente documentadas.
Debe disponer de un plano con la ubicación de las áreas
6.8.2 sensibles de la instalación.
Deben estar controladas y separadas las áreas de lockers de las
6.8.3 áreas de almacenamiento y operación de carga.
Debe tener un servicio de seguridad competente, propio o
6.8.4 contratado de preferencia certificado BASC

6.8.5 Debe disponer de sistemas adecuados que permitan la

comunicación oportuna con los supervisores, encargados de
seguridad y con las autoridades nacionales y extranjeras.

6.8.6 Debe garantizar una acción de respuesta oportuna y disponible

por parte del personal de seguridad durante 24 horas al día.

Debe establecer procedimientos documentados y dispositivos de

6.8.7 alerta, acción y evacuación en caso de amenaza o falla en las
medidas de protección.

7 SEGURIDAD EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

7.1 Protección con Contraseña

7.1.1 Debe asignar cuentas individuales que exijan un cambio periódico

de la contraseña, para los sistemas automatizados.
Debe establecer políticas, procedimientos y normas de tecnología
7.1.2 de información, utilizadas en la organización, las cuales deben
darse a conocer mediante capacitación.
7.2 Responsabilidad

7.2.1 El control de la documentación y la información en los equipos de

cómputo, debe incluir protección contra el acceso no autorizado.

7.2.2 Deben establecer un sistema para identificar el abuso de los

sistemas informáticos a fin de detectar accesos no autorizados,
manipulación indebida o la alteración de los datos del negocio.
Deben estar sujetos a apropiadas medidas disciplinarias, los
7.2.3 infractores del sistema de seguridad de tecnologías de la
información.
7.2.4
Debe tener copias de respaldo de la información sensible de la
organización y contar con una copia fuera de sus instalaciones.
7.3 Protección a los Sistemas y Datos

7.3.1 Software anti-virus y anti-espía entre otros deben ser instalados y

mantenidos en los sistemas de computación susceptible a la
infiltración.
Debe observar el cumplimiento de las disposiciones y normas
7.3.2 relativas a proteger la propiedad intelectual

8 ENTRENAMIENTO DE SEGURIDAD Y CONCIENCIACIÓN

SOBRE AMENAZAS
8.1 Capacitación
Debe contar con un programa de capacitación anual a fin de que
todo el personal sepa reconocer y reportar amenazas y
8.1.1 vulnerabilidades en la cadena de suministro.
Debe hacer conocer a los empleados los procedimientos para
8.1.2 identificar y reportar una actividad sospechosa.
Debe capacitar a los empleados que laboran en las áreas de
8.1.3 envío y recibo de carga y correspondencia.
Debe disponer de empleados que tengan las competencias
8.1.4 necesarias para implementar y mantener el SGCS BASC.

Debe ofrecer capacitación para mantener la integridad de la carga

durante la producción, empaque, embalaje, almacenaje y
transporte de la carga; reconocer conspiraciones internas y
8.1.5 protección de los controles de acceso.
Deberían ofrecer incentivos por la participación activa de los
8.1.6 empleados.
 Estado de la
revisión

vencida

vencida

vencida

vencida

vencida

vencida
vencida

vencida

vencida
vencida

vencida
 APERTURA Y CIERRE AUDITORIA INTERNA
SGCS BASC

FECHA- HORA: INICIO

SEDE / LUGAR

NOMBRE CARGO FIRMA A C

RESULTADOS COMENTARIOS
HALLAZGO No
FORTALEZA
OPORTUNIDAD DE MEJORA
OBSERVACION
NO CONFORMIDAD MENOR
NO CONFORMIDAD MAYOR

AUDITOR LIDER ___________________________________ NOMBRE:

REPRESENTANTE ___________________________________ NOMBRE: