La planeación es una parte esencial para el éxito de cualquier proyecto de diseño web.

Establece el alcance del proyecto desde el inicio, te permite estar mejor preparado
para identificar y evitar los obstáculos que pueden afectar en tu progreso.

Una de las herramientas más efectivas para planear un proyecto son los cronogramas,
pues estos te permiten estructurar, evaluar y comunicar los elementos esenciales de
cada actividad, incluyendo las metas, los plazos y los recursos asignados.

Existen varias herramientas digitales (aplicaciones) para organizar proyectos que

comúnmente tienen un costo mensual elevado, pero si no quieres gastar parte de tu
presupuesto en una de estas aplicaciones puedes crear un cronograma de trabajo en
cualquier hoja de cálculo.

Este artículo te guiará a través de la importancia en la planificación de proyectos,

ofreciéndote algunos consejos para crear un cronograma de trabajo personalizado, y
algunas plantillas que puedes utilizar en tus proyectos de diseño o desarrollo web.
La importancia de los cronogramas en el
proyecto

Antes de profundizar en cómo crear un cronograma de trabajo, queremos hacer énfasis

en su papel dentro del éxito de un proyecto web.

Los cronogramas de trabajo mantienen el flujo de trabajo lo más organizado posible.

Básicamente, te permiten definir la fecha límite de tu proyecto y determinar los
objetivos individuales que deben cumplirse en ese lapso de tiempo. Identificar estas
fechas claves desde un principio ayudará a que tu equipo de trabajo entregue
responsablemente todos los componentes del proyecto, y a medida de que se avanza a
través de los objetivos, podrás monitorear, evaluar y recalcular las fechas, junto con el
presupuesto del proyecto.

Los cronogramas de trabajo no solo son valiosos en el uso interno, también

desempeñan un papel importante en la gestión de trabajo con clientes. Estos
documentos de planeación te ayudan a establecer expectativas claras con tus clientes
sobre los objetivos previstos y el flujo de trabajo en los proyectos. Además, incluir a los
 clientes en los cronogramas, significa que puedes anticipar con mayor facilidad los
costos excedentes o la extensión de los lapsos.

Ahora que sabemos por qué los cronogramas de trabajo deben ser la parte más
importante en el flujo de trabajo, vamos a sumergirnos en algunos consejos para
crearlos.

Cómo crear un cronogramaIndependientemente de lo emocionado

que puedas estar por dar el siguiente paso, siempre debes comenzar tus proyectos con

la creación de un amplio cronograma. Si no sabes por dónde empezar, te comparto

estos siete pasos para elaborarlo:

1. Identifica las metas individuales. Comienza escribiendo debajo de tu meta final (es
decir, un sitio web o una aplicación), luego desciende y crea una lista de todas las sub-
metas que deben lograrse para completar la meta final. Por ejemplo, si tu meta final es
un sitio web, tus sub-metas serían la entregar el esquema del sitio, los copys, el diseño
 móvil, entre otros. Listar los componentes individuales del proyecto te ayudará a
obtener una mejor idea del alcance de tu proyecto.

2. Define la secuencia de las actividades. Necesitas hacer una secuencia de pasos

para todas las metas que enlistaste (qué va antes y qué va después). Usando el mismo
ejemplo, sabemos que para comenzar a desarrollar, se necesitan crear prototipos antes
de aprobar el prototipo final, en otras palabras se deben crear el esquema del sitio.
Esta organización secuencial te ayudará a definir el flujo del proyecto y te dará una
idea de cuándo introducir a los miembros de tu equipo en el proceso.

3. Determina los recursos necesarios. Una vez que has enumerado cada paso de tu
proyecto, es momento de estimar los recursos que necesitarás para le realización.
Incluye el tiempo que se necesitará para completar cada meta, así como las personas
que intervendrán en cada proceso.

4. Identifica los factores externos que pueden influir en el proyecto. Mientras

determinas los recursos, es necesario que identifiques los factores externos que
podrían influir en el flujo del proyecto. Estos pueden variar de un cliente a otro, pero
siempre incluye si estás realizando otros proyectos al mismo tiempo y las fechas de
descanso.

5. Establece las etapas clave y los plazos finales. Después de compilar las metas y
los recursos, es momento de programar las actividades del proyecto. Utilizando la
 secuencia de las actividades y los plazos definidos con anterioridad, trata de
identificar las etapas claves del proyecto. Estas etapas deben comprender tanto la
fecha para completar determinadas metas, como los periodos de revisión.

6. Crea tu cronograma. Esquematizado todo lo anterior, es momento de crear el

cronograma de trabajo. En la siguiente sección, repasaremos cómo se puede utilizar
esta información para crear un cronograma de trabajo desglosado y un diagrama de
Gantt.

7. Monitorea y reajusta. La creación de un cronograma es solo el primer paso en la

planificación de un proyecto. Debes monitorear constantemente su progreso y evaluar
si ese progreso concuerda con el cronograma. Esto te permitirá dominar el flujo del
trabajo y de ser necesario, podrás reajustar los plazos de entrega.

3 formatos de cronograma para proyectos web

Existen algunas plantillas diferentes que puedes utilizar para organizar tus proyectos
de diseño web. A continuación, comparto tres formados de cronograma, explicando en
qué situaciones es mejor usar cada uno.
1. Cronograma de trabajo desglosado

Un cronograma de trabajo desglosado, es una herramienta de planificación orientado a

organizar visualmente el alcance del proyecto por partes. Lo que significa que, en lugar
de centrarse en realizar acciones necesarias, este cronograma se enfoca en las metas
finales. El diseño de un cronograma de trabajo desglosado, es muy similar al esquema
estándar del sitio, pero en lugar de páginas y carpetas de un sitio web, debes dividir el
proyecto en componentes individuales.
Un cronograma de trabajo desglosado, comienza con la meta principal (nuestro ejemplo
anterior es un sitio web terminado) y se divide en sub-metas, las cuales están
organizadas en “grupos de trabajo”. Los grupos de trabajo los puedes categorizar por
disciplina (si trabajas solo) o por departamento (si cuentas con un equipo de trabajo).
Como puedes ver en el cronograma de arriba, uno de los grupos de trabajo es el “diseño
del sitio web”, y las sub-metas incluyen la creación del esquema, el diseño del fondo y
el prototipo de alta fidelidad.

La estructura de un cronograma de trabajo desglosado, se basa en algo que se llama la

regla del 100%. Bajo esta regla, la meta final representa el 100% del trabajo y los
costos. Para cada sub-meta, se debe aplicar un porcentaje de valor asociado al
presupuesto y a la cantidad total de trabajo. El valor de las sub-metas dentro de un
grupo de trabajo, deben sumar el porcentaje total de ese grupo de trabajo, mientras
que la suma de todos los grupos de trabajo debe representar el 100%.
Este tipo de cronograma de trabajo, define y organiza un proyecto de alto nivel de
manera estratégica. También, proporciona una visión detallada que puede servirte para
identificar los riesgos en el flujo de trabajo antes de que sucedan. Por ejemplo, si una
sub-meta tiene retraso, solo necesitas echar un vistazo en tu cronograma para
identificar cuáles serán los otros componentes del proyecto que se verán afectados.
Como este cronograma te permite calcular el costo y el esfuerzo de cada faceta del
proyecto, te recomendamos usarlo internamente (a menos de que quieras que tu
cliente esté al tanto de tus ganancias).

La visión que obtienes al planificar tu proyecto con un cronograma de trabajo

desglosado, te permitirá establecer los horarios de tu proyecto en un diagrama de
Gantt.

2. Diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt es uno de los cronogramas más populares para la planeación de

proyectos en la industria creativa. Si nunca has usado uno, el diagrama de Gantt es un
cronograma sencillo de dos dimensiones que describe los tiempos de un proyecto. Es
ideal para trabajos que abarcan pocos meses.

A diferencia del cronograma de trabajo desglosado, el diagrama de Gantt se utiliza,

generalmente, en situaciones externas ya que solo exhiben las metas del proyecto y
sus plazos de ejecución, sin mencionar los costos. La estructura de un diagrama de
Gantt es relativamente simple: las metas se organizan en la columna izquierda de la
tabla, mientras que la fila superior ilustra el tiempo que se llevará el proyecto. El
periodo de tiempo se organiza a través de las metas, utilizando el orden secuencial que
se definió anteriormente. Este diagrama te ayudará a organizar el flujo del trabajo,
integrando a los miembros de tu equipo en determinadas metas.
 Los siguientes componentes siempre debes incluirlos en el diagrama de Gantt:

 Metas individuales, el progreso y sus correspondientes plazos.

 Encargados de las metas.

 Las fechas de entrega de los resultados individualmente.

 Las etapas clave como los lapsos de producción, las fechas de aprobación, y los
periodos de correcciones.

 Notas del progreso y actualizaciones.

Una vez que tu equipo y tú aprueben el cronograma de trabajo, antes de comenzar

cualquier trabajo, deberás enviarlo a tu cliente para que lo revise y dé la aprobación
final. Una vez firmado el contrato, el cual se debe apegar al cronograma, registra la
aprobación a través de correo electrónico para que no existan problemas o se
reclamen trabajos adicionales que no están incluidos.

Aunque los diagramas de Gantt son importantes para planificar de manera externa con
el cliente, también desempeñan un papel interno muy importante para seguir
correctamente el progreso de las sub-metas y prevenir los sobrecostos. Si quieres
crear un diagrama más enfocado a los costos, añade una columna adicional al lado de
las sub-metas, donde puedes mostrar la cantidad total de horas laborales. A partir de
ahí, puedes comparar esta columna con el cronograma y el presupuesto para
identificar cualquier riesgo que pueda superar los costos.
3. Cronograma de actualización simple

Los clientes son personas muy ocupadas y no quieren perder su tiempo en una cadena
de correo electrónico para encontrar el cronograma. Por lo que tu trabajo será
actualizarlo de manera proactiva a través de una propuesta simple.

Cuando el proyecto avanza y se implementan cambios en el cronograma, será

necesario que les proporciones una nueva versión del diagrama de Gantt. Aunque la
actualización del diagrama es vital para llevar un registro interno, no es necesario
compartirlo por una actualización en el cronograma simple.

En lugar de enviarle a tu cliente un diagrama de Gantt diferente por cada actualización

(lo cual puede conducir a problemas en el control de tantas versiones), opta por
informarlo únicamente a través de un cronograma simple, el cual, incluso, puedes
redactar dentro de un correo electrónico. Así, el cliente puede revisar fácilmente los
cambios y responder a tus mensajes, independientemente de dónde se encuentre o del
dispositivo que utilice.
Te comparto el ejemplo de un correo simple que puedes enviarle a tu cliente en una
actualización del cronograma:

Hola NOMBRE DEL CLIENTE,

Solo para hablar un poco respecto al proyecto. Tomando en cuenta los avances que
hemos visto en las últimas semanas, te comparto un cronograma actualizado para que
lo revises y lo apruebes.
Avísame si estás de acuerdo con este cronograma. De lo contrario, no dudes en
ponerte en contacto si tienes alguna duda sobre las actualizaciones.

Gracias,

TU NOMBRE

Lleva la planeación de tu proyecto al siguiente

nivel

Ahora que conoces el valor que le puede dar a tus proyectos la implementación de un
cronograma, es momento de que lleves la planificación al siguiente nivel.

Creamos un conjunto de herramientas para planificar proyectos que incluyen las

plantillas de los cronogramas que te mostramos anteriormente. No dudes en
descargarlos y utilizarlos para organizar libremente tus proyectos. Y como siempre,
compártenos tu opinión en los comentarios de abajo.
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