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Administrar tipo de cambio ...................................................................................... 23
5.1.7. Tipo de Cambio .............................................................................................. 24
5.1.8. Descuentos ...................................................................................................... 25
¿Cómo crear un descuento (Predeterminado)? ......................................................... 25
¿Cómo editar un descuento (predeterminado)? .................................................... 25
¿Cómo eliminar un descuento (predeterminado)? ................................................ 26
2.1.9. Descarga Masiva................................................................................................. 26
¿Cómo descargar de manera masiva los XML de Documentos Emitidos y
Aceptación? .............................................................................................................. 26
2.1.10 Ayuda..................................................................................................................... 27
2.2. Clientes ...................................................................................................................... 28
2.2.1. Mantenimiento .................................................................................................... 28
¿Cómo registrar un nuevo cliente? ........................................................................... 28
¿Cómo editar el registro de un cliente? .................................................................... 29
¿Cómo eliminar el registro de un cliente? ................................................................ 30
¿Cómo visualizar todos los clientes o buscarlos de manera avanzada? ................... 30
¿Cómo agregar a un cliente (registrado) en uno o más grupos? ............................... 30
¿Cómo facturar a un cliente (registrado)? ................................................................ 31
2.2.2. Cargar Clientes ................................................................................................... 32
¿Cómo cargar clientes (Masivamente)? ................................................................... 32
2.2.3. Grupos (Clientes)................................................................................................ 33
¿Cómo registrar un grupo de clientes? ..................................................................... 33
¿Cómo editar el registro de un grupo de clientes?.................................................... 33
¿Cómo eliminar el registro de un grupo de clientes? ............................................... 34
2.2.4. Reportes .............................................................................................................. 35
2.2.4.1. Listado de clientes ........................................................................................... 35
2.2.4.2. Listado de grupos............................................................................................. 35
2.2.4.3. Listado de clientes por grupo........................................................................... 36
2.3. Productos .............................................................................................................. 37
2.3.1. Mantenimiento ................................................................................................ 37
¿Cómo registrar un nuevo producto?........................................................................ 37
¿Cómo editar el registro de un producto? ................................................................. 38
¿Cómo eliminar el registro de un producto? ............................................................ 39
¿Cómo visualizar todos los productos o buscarlos de manera avanzada? ................ 39
¿Cómo agregar a un producto (registrado) en uno o más grupos? ........................... 40
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2.3.2. Cargar Productos ............................................................................................ 41
¿Cómo cargar productos (Masivamente)? ................................................................ 41
2.3.3. Grupos (Productos) “TEMPORALMENTE EN MANTENIMIENTO”........ 42
¿Cómo registrar un grupo de productos? .................................................................. 42
¿Cómo editar el registro de un grupo de productos? ................................................ 42
¿Cómo borrar el registro de un grupo de productos? ............................................... 43
2.3.4. Reportes .......................................................................................................... 44
2.3.4.1. Listado de productos ................................................................................... 44
2.3.4.2. Listado de grupos ........................................................................................ 44
2.3.4.3. Listado de productos por grupo .................................................................. 45
2.4. Facturación ........................................................................................................... 46
2.4.1. Facturar ........................................................................................................... 46
2.4.1.1. Factura Electrónica .................................................................................. 46
a. Datos de Emisor.............................................................................................. 46
b. Datos del Receptor.......................................................................................... 47
I. Cliente NO registrado (previamente) en plataforma ................................... 47
II. Cliente registrado (previamente) en la plataforma...................................... 47
¿Cómo facturar en una moneda diferente a colones? ........................................... 48
¿Cómo limpiar el apartado de datos del receptor? ............................................... 49
¿Cómo generar copias de cortesía a la factura? .................................................... 49
¿Cómo adjuntar archivos a la factura? ................................................................. 50
c. Líneas de Detalle ............................................................................................ 51
I. Producto NO registrado (previamente) en la plataforma ............................ 51
II. Producto registrado (previamente) en la plataforma ................................... 52
¿Cómo aplicar una exoneración de impuestos a una factura? .............................. 54
¿Cómo eliminar una Línea de Detalle? ................................................................ 56
¿Cómo editar una Línea de Detalle?..................................................................... 56
d. Totales ............................................................................................................ 57
e. Contingencia (Opcional)................................................................................. 58
f. Información adicional (Opcional) ...................................................................... 59
¿Cómo emitir una Factura Electrónica? ............................................................... 59
¿Cómo guardar una Factura Electrónica? ............................................................. 60
2.4.1.2. Tiquete Electrónico ................................................................................. 60
2.4.2. Facturar cliente ............................................................................................... 61
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2.4.3. Facturar grupo................................................................................................. 62
2.4.4. Generar proforma ........................................................................................... 63
2.4.5. Doc. Emitidos ................................................................................................. 64
¿Cómo ver, imprimir o descargar las facturas, tiquetes o notas (crédito o débito)
emitidas? ................................................................................................................... 65
¿Cómo imprimir un documento en Formato de Punto de Venta? ........................ 66
¿Cómo desbloquear las ventanas emergentes? ..................................................... 67
¿Cómo generar un reporte de las facturas, tiquetes o notas (crédito o débito)
emitidas? ............................................................................................................... 68
¿Cómo aplicar una Nota de Crédito o Débito? ..................................................... 70
¿Cómo Anular una Factura? ................................................................................. 71
¿Cómo ver el Estado del correo enviado al cliente, en Hacienda y la plataforma?
.............................................................................................................................. 72
¿Cómo re-enviar una factura, tiquete o nota (crédito o débito) desde Doc.
Emitidos? .............................................................................................................. 74
¿Cómo descargar el XML enviado y repuesta de Hacienda del documento emitido?
.............................................................................................................................. 75
¿Cómo aplicar un pago parcial o abono a una factura electrónica? ..................... 75
2.4.6. Doc. Proforma ................................................................................................ 77
¿Cómo facturar, eliminar, ver y editar un documento proforma? ............................ 77
2.4.7. Doc. Preliminares ........................................................................................... 79
¿Cómo guardar una factura de manera recurrente? .................................................. 79
¿Cómo visualizar una factura “Recurrente”? ........................................................... 80
¿Cómo facturar un documento (factura) recurrente? ................................................ 81
2.4.8. Aceptación Doc. Receptor .............................................................................. 82
¿Cómo recibir un documento de un proveedor en la plataforma de GTI? ............... 82
¿Cómo generar un reporte de los documentos recibidos por parte de un proveedor?
.............................................................................................................................. 83
2.4.9. Comprobantes de pago ................................................................................... 84
¿Cómo ver y descargar un comprobante de pago emitido? ...................................... 84
¿Cómo generar un reporte de los comprobantes de pagos emitidos? ................... 85
2.4.10. Respuestas de envió .................................................................................... 86
De los Estados (Respuesta de envió) ........................................................................ 86
¿Cómo verificar el estado de entrega de un documento emitido? ............................ 86
¿Cómo reenviar un documento desde el apartado respuesta de envió? .................... 87
2.4.11. Administración de pagos............................................................................. 88
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¿Cómo generar un comprobante de pago? ............................................................... 88
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1. Iniciar sesión
1.1. ¿Cómo iniciar sesión en el sistema de Factura Electrónica de GTI?
Una vez creada su cuenta de usuario, para ingresar al sistema de Factura Electrónica de GTI,
usted debe:
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1.2. ¿Cómo cambiar o recuperar la contraseña de ingreso al sistema de Factura
Electrónica?
1. En la pantalla de inicio de Factura Electrónica, de clic en la opción de “¿Olvidó la
contraseña?”.
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2. Navegación en la plataforma: Menú de Factura Electrónica.
2.1. ADMINISTRACIÓN
2.1.1. Administración de perfiles
En esta sección se le asignan o limitan los permisos a cada uno de los perfiles
(Administrativo, Contable y Facturar) de la cuenta.
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5. Y, proceda a marcar o desmarcar las casillas correspondientes para otorgar o
limitar las funciones del perfil seleccionado.
Facturar: Podrá; editar la información del usuario (perfil facturar); ver el historial del tipo
de cambio: generar listados de usuarios; crear, ver, buscar, modificar o eliminar clientes y
productos (además, de los respectivos grupos para cada categoría); descargar reportes de
clientes, grupos y productos; emitir, guardar, anular e imprimir facturas; generar reportes de
los documentos emitidos (facturas, tiquetes electrónicos, notas de débito y notas de crédito);
generar y ver facturas proformas.
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2.1.2. Mantenimiento de Usuarios
En esta sección se puede crear o editar usuarios vinculados a la cuenta.
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5. Verifique o corrija la información correspondiente.
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¿Cómo generar un reporte de usuarios de una cuenta?
1. Diríjase al apartado de “Administración”, y seleccione la opción de “Mantenimiento
de Usuarios”.
2. Y, de clic en el botón de “Generar Excel”, ubicado en la parte de inferior del recuadro
de usuarios.
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2.1.3. Actualizar mi información
En este apartado la persona usuaria podrá editar su información. De manera que, visualizara
las siguientes pestañas:
IMPORTANTE: Para validar cada uno de los cambios efectuados, se debe dar clic en botón
Información personal:
En esta sección se visualiza la información del usuario y esté podrá editar la misma, según
corresponda.
Seguridad:
En este apartado el usuario podrá cambiar la contraseña de ingreso a la plataforma. Para lo
cual, debe seleccionar una pregunta, asignar una respuesta, y generar y confirmar la nueva
contraseña.
Es importante señalar que, la contraseña debe cumplir con las siguientes características: 1.
Mínimo 8 y máximo 15 caracteres; 2. Al menos una mayúscula; 3. Mínimo un número; y 4.
Al menos un carácter o símbolo especial de los siguientes (@!?$#%). Por ejemplo:
SagV@753
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Sucursales:
En esta sección se administran y visualizan las sub-cuentas o derivaciones de la cuenta.
Usualmente, esta función se utiliza cuando se tiene más de un punto de atención o ventas,
previamente suscrito ante el Ministerio de Hacienda.
IMPORTANTE: Para validar cada uno de los cambios efectuados, se debe dar clic en botón
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2.1.5. Datos de empresa
En esta sección se visualiza la información de la empresa o contribuyente (persona física,
jurídica, DIMEX o NITE). De modo que, los datos registrados conforman el encabezado de
la factura.
Información Básica:
Engloba la siguiente información: nombre, apellidos, nombre comercial, tipo de
identificación, especialización, Tipo de cuenta, Número de Cuenta, entre otros.
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4. Finalmente, de clic en el botón de “Guardar” , ubicado en la parte
superior izquierda de la pantalla, para guardar el registro.
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IMPORTANTE: De acuerdo con el tema seleccionado para el formato de la factura, el
sistema le indicará las dimensiones del logo que deberá cargar a la plataforma.
Además, una vez cargado el logo correctamente, podrá visualizarlo en la estructura de factura
(seleccionada) desde el apartado de “Administración”, opción de “Configuración”, dando
clic en el botón de “Ver reporte”, ubicado en el segundo cuadro del lado derecho de la
pantalla.
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Información Complementaria:
Comprende información adicional que se visualiza en el encabezado de a factura. Además,
permite establecer de manera predeterminada la moneda con la cual se factura y notas por
defecto dentro de la misma (factura). Esta última opción, facilita indicar los números de
cuenta, entre otros datos.
IMPORTANTE: Para validar cada uno de los cambios efectuados, se debe dar clic en el
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Certificado Digital:
Corresponde a la información que firma y valida los documentos electrónicos.
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2.1.6. Configuración
En este apartado podrá, personalizar el formato de factura y determinar el banco de referencia
para transacciones en monedas diferentes a colones.
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4. Y, de clic en el botón de “Aceptar”, para guardar la información.
3. Seleccione el color de preferencia utilizando las dos flechas ubicas entre los recuadros
de la ventana emergente y el circulo de margen blanco, visualizado en el recuadro de
color.
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4. A vez seleccionado el color de preferencia, de clic en el icono para fijar un color.
5. Y finalmente, presione el botón de “Aceptar”, para guardar la información.
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2. Seleccione el “Tema” de Publicidad Horizontal o Publicidad Vertical, en el primer
recuadro del lado izquierdo, para habilitar el cuadro de “Publicidad”.
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2. De clic en el botón de “Ver reporte”, ubicado en el segundo cuadro del lado derecho
de la pantalla.
3. Y el sistema abrirá una ventana emergente con un machote de factura, según el tema
seleccionado.
IMPORTANTE: Si al dar clic en “Ver reporte” no se despliega la factura, se debe a que las
ventanas emergentes están siendo bloqueadas, en tanto, revise la sección de ¿Cómo
desbloquear las ventanas emergentes?, en el manual.
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5.1.7. Tipo de Cambio
En esta sección podrá consultar el histórico de tipo de cambio, según el banco referencia.
Para lo anterior, se debe de realizar la siguiente acción:
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5.1.8. Descuentos
En este apartado, se pueden registrar descuentos de manera predeterminada, para que al
facturar se puedan seleccionar los mismos y sean visibles en el documento (factura, tiquete
electrónico o proforma).
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6. Y finalmente, de clic sobre el botón de “Guardar” y el sistema le mostrará el
siguiente mensaje, “Registro modificado correctamente”.
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4. Además, indique el estado (Enviado o Recibido) de los documentos y un periodo de
tiempo a consultar, utilizando los espacios “Desde” y “Hasta”.
2.1.10 Ayuda
En esta sección podrá descargar los instructivos de: activación de la cuenta, registro como
Emisor – Receptor de Factura Electrónica y Llave criptográfica; además, este manual.
Para cada obtener alguno de los documentos citados anteriormente, debe de:
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2.2. Clientes
2.2.1. Mantenimiento
En esta sección se pueden registrar, editar, buscar o borrar clientes registrados en la cuenta.
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4. En la sub-pestaña de “Grupo”, incluya al cliente en un grupo, según corresponda
(OPCIONAL, TEMPORALMENTE DESHABILITADO).
5. En la sub-pestaña de “Copias de Cortesía”, indique los correos alternativos o
adicionales a los que desea se envíe la factura del cliente a registrar (OPCIONAL).
Para incluir un correo como “Copia de Cortesía”, ingrese el dato el rectángulo
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¿Cómo eliminar el registro de un cliente?
1. Diríjase al apartado de “Clientes”, y seleccione la opción de “Mantenimiento”.
2. De clic sobre la fila con la información del cliente a borrar.
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2. Seguidamente, en la ventana emergente seleccione el o los grupos a los que desea
integrar al cliente.
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2.2.2. Cargar Clientes
Esta pestaña hace referencia a un mecanismo “masivo” para registrar clientes en la
plataforma. Para lo cual, se facilita al cliente una plantilla de Excel que luego cargará al
sistema de Factura Electrónica.
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2.2.3. Grupos (Clientes)
Esta pestaña tiene el objetivo de crear grupos de clientes, a los cuales, se les factura un mismo
producto (mercadería o servicio), monto y fecha. Por ejemplo, se factura a veinte clientes el
cobro de una cuota mensual o membresía de un servicio, en un día específico del mes.
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3. Y, de clic en el botón de “Editar” , ubicado en la parte superior izquierda de la
pantalla.
4. Luego, de clic en el botón de “Aceptar” en la ADVERTENCIA (Desea modificar el
registro?).
5. Verifique o corrija la información correspondiente, según el caso.
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2.2.4. Reportes
Este apartado tiene la función de generar reportes de los clientes, según la información que
se desea obtener desde la plataforma de Factura Electrónica.
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2.2.4.3. Listado de clientes por grupo
1. Diríjase al apartado de “Clientes”, y seleccione la opción de “Listado de clientes por
grupo”.
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2.3. Productos
2.3.1. Mantenimiento
En esta sección se pueden registrar, editar, buscar o borrar productos registrados en la cuenta.
Además, la información (Unidad, Precio, Cantidad, entre otros…) que se guarda del producto
puede editarse al facturar el producto.
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4. En la sub-pestaña de “Grupo”, incluya el producto en un grupo, según corresponda
(OPCIONAL).
Para incluir el producto en grupo, seleccione el grupo en el rectángulo pequeño,
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¿Cómo eliminar el registro de un producto?
1. Diríjase al apartado de “Productos”, y seleccione la opción de “Mantenimiento”.
2. De clic sobre la fila con la información del producto.
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¿Cómo agregar a un producto (registrado) en uno o más grupos?
1. Estando en el apartado de “Productos”, opción de “Mantenimiento”. De clic en botón
de “Agregar producto a un grupo”.
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2.3.2. Cargar Productos
Esta pestaña hace referencia a un mecanismo “masivo” para registrar productos en la
plataforma. Para lo cual, se facilita al cliente una plantilla de Excel que luego cargará al
sistema de Factura Electrónica.
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2.3.3. Grupos (Productos) “TEMPORALMENTE EN MANTENIMIENTO”
Esta pestaña tiene el objetivo de crear grupos de productos, los cuales, se facturan a un mismo
cliente. Como por ejemplo, un paquete de productos que incluye los rubros de honorarios,
gastos y otros montos.
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3. De clic en el botón de “Editar” , ubicado en la parte superior izquierda de la
pantalla.
4. Luego, de clic en el botón de “Aceptar” en la ADVERTENCIA (Desea modificar el
registro?).
5. Verifique o corrija la información correspondiente, según el caso.
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2.3.4. Reportes
Este apartado tiene la función de generar reportes de los productos, según la información que
se desea obtener desde la plataforma de Factura Electrónica.
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2.3.4.3. Listado de productos por grupo
1. Diríjase al apartado de “Productos”, y seleccione la opción de “Listado de productos
por grupo”.
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2.4. Facturación
2.4.1. Facturar
En este apartado se concentra la esencia del servicio brindado por GTI. A continuación se
describe el proceso de facturación en la plataforma.
a. Datos de Emisor
En esta pestaña se visualiza la información de la empresa o contribuyente, por tanto,
corresponde al encabezado de la factura.
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b. Datos del Receptor
En esta sección se ingresa la información del cliente al cual se le realizará la factura.
En caso de facturar a una persona con “Tipo de ID” “Extranjero (Fuera de CR), no se debe
completar el espacio de “Dirección”, ya que, el sistema le indicará que debe señalar los demás
espacio vinculados con este.
botón de “Buscar” .
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2. En la ventana emergente (visualizada), seleccione la fila del cliente a facturar.
3. Y, de manera automatica se completan los espacios solicitado en “Datos del
Receptor”, con la información resgitrada del cliente.
1. Seleccione el “tipo de ID” o cédula del cliente, e ingrese el número de cédula del
cliente a facturar
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¿Cómo limpiar el apartado de datos del receptor?
1. Estando en el apartado de “Factura Electrónica”, diríjase a la pestaña de “Datos del
Receptor”.
2. De clic en el icono de “Limpiar datos del receptor” , ubicado al lado derecho del
apartado “Datos del Receptor”.
3. Y, de manera automática se borra toda la información registrada.
2. De clic en el icono de “Con copia” , ubicado al lado derecho del apartado “Datos
del Receptor”.
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¿Cómo adjuntar archivos a la factura?
1. Estando en el apartado de “Factura Electrónica”, diríjase a la pestaña de “Datos del
Receptor”.
2. De clic en el icono de “Adjuntar archivo al correo” , ubicado al lado derecho del
apartado “Datos del Receptor”.
3. Seguidamente, de clic en el botón de “Seleccionar archivo o examinar”, busque en su
equipo (computadora) el archivo a cargar y enviar al cliente.
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c. Líneas de Detalle
En esta sección se ingresa la información de producto (bien o servicio) a facturar.
1. “Unidad”;
2. “Cant.”,
3. “Precio Unit.”,
4. “Descripción Mercadería/Servicios”
5. Y se selecciona “Otros Descuentos” u “Otros Impuesto”, según corresponda
(OPCIONAL).
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6. Completa la información, de clic en botón de “Agregar Línea” , ubicado
al lado izquierdo del apartado de “Líneas de Detalle”.
Con la acción anterior, se genera una línea de resumen en la parte inferior de los dos
rectángulos visualizados en este apartado, ver la siguiente imagen de ejemplo.
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5. Con la acción anterior, se genera una línea de resumen en la parte inferior de los
dos rectángulos visualizados en este apartado, ver la siguiente imagen de ejemplo.
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¿Cómo aplicar una exoneración de impuestos a una factura?
Al generar una factura que contiene exoneraciones de pago de tributos, es obligación del
contribuyente reflejar en el documento (factura) la aplicación de dicha acción, es decir,
siempre que se realice una venta que contenga algún tipo de exoneración debe constatarse.
Para cumplir con lo dispuesto anteriormente, el cliente debe realizar la siguiente acción:
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5. Complete la información solicitada: Motivo Exoneración (seleccione entre la
opciones presentadas), Numero Documento (generalmente tiene una longitud de
17 campos alfanumércios), Institución (o dependencia que emitió la exoneración),
Fecha emisión Exoneración y Porcentaje Exonerar.
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¿Cómo eliminar una Línea de Detalle?
8. Estando en el apartado de “Factura Electrónica”, diríjase a la pestaña de “Líneas
de Detalle”.
9. De clic sobre la línea a “Eliminar”
10. Seguidamente, de clic en el botón de “Borrar Línea ”, y de manera automatica
se borra el registro de la línea seleccionada.
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d. Totales
En esta opción se visualiza el desglose de la factura.
Asimismo, el espacio de “Notas”, permite ampliar o especificar algún dato sobre la factura.
Para ello, tendrá a disposición un máximo de 1.000 caracteres.
Finalmente, el recuadro del lado derecho, nos permite verificar la información del producto
(bien o servicio) a facturar, y nos brinda un vistazo sobre la transacción desglosa, según los
rubros aplicables al documento.
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e. Contingencia (Opcional)
Esta pestaña tiene la función de respaldar una transacción comercial efectuada fuera del
ambiente digital (Factura Electrónica).
Las facturas emitidas a las cuales se les incluyen la marca de “contingencia”, corresponden
a aquellos comprobantes electrónicos que sustituyen al comprobante físico emitido
provisionalmente (contingencia), conforme lo estipulado en el artículo 15 de la resolución
DGT-R-48.
En caso de contingencia (al no poder utilizar el sistema de Factura Electrónica), las facturas
se hacen en “papel” utilizando para ello los “Comprobantes provisionales” pre-impresos por
una imprenta autorizada, y luego, cuando se tenga acceso al sistema, estos comprobantes
deben digitarse y convertirse en facturas electrónicas, pero indicando que estas facturas
sustituyen a los comprobantes provisionales.
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2. Completar la información solicitada: N°. Documento Consecutivo Contingencia;
Fecha de Contingencia; y Razón de Contingencia.
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¿Cómo guardar una Factura Electrónica?
Si al facturar no se desea emitir el documento, este se puede guardar y quedará como un
documento pendiente de emisión.
o guardarlo en la plataforma.
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2.4.2. Facturar cliente
Esta pestaña es para seleccionar el cliente al cual se le quiere facturar. Aquí aparecerá la lista
de clientes que se encuentran registrados previamente en el sistema.
Adicional, se podrá registrar, editar, borrar, agregar a grupos y buscar de manera avanzada a
los clientes. Para cada una de las acciones citas anteriormente, se debe de visualizar el
apartado de “Clientes”, opción de “Mantenimiento”.
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2.4.3. Facturar grupo
Esta pestaña es para seleccionar el grupo al cual se le quiere facturar. Aquí aparecerá la lista
de grupos que se encuentran registrados previamente en el sistema.
Aunado, dentro de esta pestaña podremos crear un nuevo grupo de clientes, editar el registro
del grupo, eliminar el registro del grupo o aplicar una Búsqueda Avanzada de un grupo. Para
alguna de las acciones anteriores visualice el punto correspondiente en el manual.
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2.4.4. Generar proforma
La función de esta pestaña es generar facturas proformas o cotizaciones sobre los productos,
previo a concretarse la emisión de una factura. A continuación se describe el proceso:
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2.4.5. Doc. Emitidos
En esta sección visualizará todas las Facturas, Notas de Crédito, Notas de Débito y Tiquete
Electrónico, emitidos y enviados correctamente a Hacienda y el cliente.
Por lo cual, podrá ver en una línea de resumen (filas y columnas) la información básica de
factura.
Si los documentos se emitieron el día de hoy podrá visualizarlos en la parte inferior del
recuadro de Doc. Emitidos, acomodadas en filas y columnas, ver la siguiente imagen.
IMPORTANTE: Para visualizar las facturas, tiquetes o notas (crédito o débito) emitidas
días anteriores. En el recuadro de Doc. Emitidos, realice un filtro por tiempo, indicando
“Desde” el día XX “Hasta” el día de Hoy o según corresponda.
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¿Cómo ver, imprimir o descargar las facturas, tiquetes o notas (crédito o débito)
emitidas?
1. Diríjase al apartado de “Facturación”, y seleccione la opción de “Doc. Emitidos”.
2. Para visualizar las facturas, tiquetes o notas (crédito o débito) emitidas días
anteriores. En el recuadro de Doc. Emitidos, realice un filtro por tiempo,
indicando “Desde” el día XX “Hasta” el día de Hoy o según corresponda.
Si los documentos se emitieron el día de hoy podrá visualizarlos en la parte
inferior del recuadro, acomodadas en filas y columnas.
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7. Luego, presione el botón de “Ver” .
8. Al dar clic en “Ver” el sistema abrirá una ventana emergente, donde podrá
visualizar el documento consultado.
9. Desde la ventana emergente podrá “Ver”, “Descargar” y “Imprimir” la factura.
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7. Al dar clic en “Ver” el sistema abrirá una ventana emergente, donde podrá
visualizar el documento consultado.
8. Desde la ventana emergente podrá “Descargar” y “Imprimir” la factura.
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apartado de “Doc. Emitidos” o según corresponda, para visualizar el documento
correspondiente.
¿Cómo generar un reporte de las facturas, tiquetes o notas (crédito o débito) emitidas?
1. Diríjase a la pestaña de “Facturación”, y seleccione la opción de “Doc. Emitidos”.
2. Para visualizar las facturas, tiquetes o notas (crédito o débito) emitidas días anteriores.
En el recuadro de Doc. Emitidos, realice un filtro por tiempo, indicando “Desde” el
día XX “Hasta” el día de Hoy o según corresponda.
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6. Seleccione el tipo de reporte a descargar (Documentos Emitidos PDF, Documentos
Emitidos Excel, Formato SVConta, Formato Auditoría y Documentos Emitidos
Resumido) en el rectángulo que se visualiza en la parte inferior del recuadro de las
facturas, notas (crédito o débito) o tiquete electrónico.
7. Y finalmente, presione el botón de “Descargar Reporte”, para que el sistema genere
un archivo con la información solicitada en formato PDF o XLSX (Excel), según
corresponda.
IMPORTANTE: Para la generación de reportes se podrá hacer uso de los filtros avanzados,
dando clic en el espacio de “Opciones Avanzadas”, tal cual, se muestra a continuación:
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Para lo cual, se cuenta con breve instructivo de uso de los filtros avanzados, dando clic en el
botón de “Presione aquí”, ubicado en la parte inferior del recuadro de las facturas, notas
(crédito o débito) o tiquete electrónico.
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8. Seleccione la razón por la cual se hará la Nota, esto en la opción de “Referencia
Nota”, y presione el botón de “Aceptar”.
10. Una vez realizados los cambios, de clic en “Emitir” , el sistema le indicara
que “La Nota de Crédito o Débito N° XXXX emitida correctamente”. Y de
manera automática el sistema lo direccionará a “Doc. Emitidos”, sección de Notas
de Crédito Débito.
IMPORTANTE: Las Notas de Crédito restan valor a los montos y las Notas de Débito suma
valor a los montos de la factura.
Aunado, al emitir una Nota de Crédito o Débito se descuenta un documento, según el plan
adquirido (No visible en el plan A, Ilimitado).
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5. De clic sobre la fila de la factura a anular.
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4. Al dar clic en “Buscar”, visualizará las facturas emitida en un recuadro
(acomodadas en filas y columnas), tal y como se muestra en la siguiente imaginen.
5. Y, para ver el Estado del correo enviado al cliente y Hacienda, de clic sobre la fila
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¿Cómo re-enviar una factura, tiquete o nota (crédito o débito) desde Doc. Emitidos?
1. Diríjase a la pestaña de “Facturación”, y seleccione la opción de “Doc. Emitidos”.
2. Para visualizar las facturas, tiquetes y notas (crédito y débito) emitidas días
anteriores. En el recuadro de Doc. Emitidos, realice un filtro por tiempo,
indicando “Desde” el día XX “Hasta” el día de Hoy o según corresponda.
Si los documentos se emitieron el día de hoy podrá visualizarlas en la parte
inferior del recuadro, acomodadas en filas y columnas.
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¿Cómo descargar el XML enviado y repuesta de Hacienda del documento emitido?
1. Diríjase a la pestaña de “Facturación”, y seleccione la opción de “Doc. Emitidos”.
2. Para visualizar las facturas, tiquetes o notas (crédito o débito) emitidas días
anteriores. En el recuadro de Doc. Emitidos, realice un filtro por tiempo,
indicando “Desde” el día XX “Hasta” el día de Hoy o según corresponda.
Si los documentos se emitieron el día de hoy podrá visualizarlas en la parte
inferior del recuadro, acomodadas en filas y columnas.
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Si los documentos se emitieron el día de hoy podrá visualizarlas en la parte
inferior del recuadro, acomodadas en filas y columnas.
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9. Finalmente, de clic sobre el botón “Aplicar Pago”, y el sistema le mostrará un
mensaje indicando que “Pago realizado exitosamente.”, y visualizará en la parte
inferior un historial de los pagos parciales aplicados.
Además, al dar clic en el botón de “Ver”, se mostrará el comprobante de pago
enviado al cliente.
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4. Al dar clic en “Buscar”, visualizará los documentos emitidos en un recuadro
(acomodadas en filas y columnas).
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2.4.7. Doc. Preliminares
En esta pestaña se visualizan los documentos guardados durante el proceso de facturación.
De manera que, a los documentos preliminares pueden realizarse las siguientes acciones:
Facturar, Eliminar, Recurrente y Ver.
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7. Presione el botón de “Aceptar” en la advertencia presentada en la pantalla, y luego
de clic en “OK” al mensaje de “Registro modificado correctamente”.
8. Con las acciones anteriores, el sistema guardara la factura generada como
recurrente.
6. Una vez visible el documento, realice la acción desea, entre las tres opciones
ejecutables: Facturar, Eliminar y Ver.
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IMPORTANTE: Si al dar clic en “VER” no nos despliega el documento, se debe a que las
ventanas emergentes están siendo bloqueadas, por tanto, visualice la sección de ¿cómo
desbloquear la ventanas emergentes?, en el manual.
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2.4.8. Aceptación Doc. Receptor
En este apartado podrá recibir, visualizar y controlar las facturas, notas de crédito o débito y
tiquetes electrónicos emitidos por un proveedor.
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6. Una vez visible los documentos, seleccione un archivo y presione el botón de
“Aceptar”, “Aceptar Parcial” o “Rechazar”, según corresponda, e indique un mensaje
sobre el documento a responder.
IMPORTANTE: Se cuentan con ocho días calendario para ejecutar una respuesta sobre la
factura recibida. Superado ese periodo o el no brindar una respuesta a un documento recibido
le expone a una sanción amparada en el código de normas y procedimientos tributarios.
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5. Al dar clic en “Buscar”, visualizará las facturas, tiquetes o notas (crédito o débito)
consultadas en un recuadro (acomodadas en filas y columnas).
6. Y finalmente, presione el botón de “Descargar Reporte”, para que el sistema genere
un archivo con la información solicitada en formato XLSX (Excel).
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4. Al dar clic en “Buscar”, visualizará los comprobantes de pagos generados en un
recuadro (acomodados en filas y columnas).
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5. Y finalmente, presione el botón de “Descargar Reporte”, para que el sistema genere
un archivo con la información solicitada en formato XLSX (Excel).
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2. En el recuadro de Respuestas de envío, realice un filtro por tiempo, indicando
“Desde” el día XX “Hasta” el día de Hoy o según corresponda, para visualizar los
documentos enviados días anteriores.
Si los documentos enviados se generaron el día de hoy no es necesario realizar el
filtro por tiempo.
3. Adicional, en el recuadro de Respuestas de envío, seleccione en el espacio “Tipo” el
documento a consultar (Facturas, Notas de crédito, Notas de débito o Tiquete
Electrónico). Además en el espacio de “Estado” seleccione una de las categorías
posibles: No enviados (Error), En bandeja de salida, Enviados o En bandeja de salida
(Carga Facturas).
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3. Luego, presione el botón de “Ver” .
4. Al dar clic en “Ver” el sistema abrirá una ventana emergente donde podrá visualizar
la factura en formato PDF.
5. Ejecute la acción deseada: 1. Re-enviar (envía una copia de la factura al correo
registrado en el documento); 2. Enviar copia (ingresar un correo diferente al indicado
en la factura).
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4. Seguidamente, de clic en el botón de “Buscar” . Al dar clic en “Buscar”,
visualizará las facturas emitidas en un recuadro (acomodados en filas y columnas).
5. Seleccione una factura dando clic sobre el cuadro , ubicado en la parte izquierda
de la pantalla, a la par de la columna de # Referencia.
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8. Finalmente, de clic sobre el botón “Ejecutar Pago”, y el sistema le mostrará un
mensaje indicando que “Las facturas se han cancelado con éxito”.
Si se marca más de una factura, el sistema generará un solo comprobante de pago a un cliente
con todas las facturas marcadas.
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Revisiones
Control de versiones
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MANUAL DE USUARIO
FACTURA ELECTRÓNICA - GTI
www.facturaelectronica.cr
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